“LINEAMIENTOS DE MONITOREO Y CONTROL VISUAL DE …

“LINEAMIENTOS DE MONITOREO Y CONTROL VISUAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI.”

LILIANA MARÍA ANTE

CARLOS ANDRÉS GIRALDO

MARÍA ISABEL RAMÍREZ

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA – CALI

FACULTAD DE INGENIERIA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

SANTIAGO DE CALI

2014

“LINEAMIENTOS DE MONITOREO Y CONTROL VISUAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI.”

LILIANA MARÍA ANTE

CARLOS ANDRÉS GIRALDO

MARÍA ISABEL RAMÍREZ

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de

ESPECIALISTA EN GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

Director

LUIS FELIPE GRANADA AGUIRRE

PHD en Ciencias Técnicas

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA – CALI

FACULTAD DE INGENIERIA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

SANTIAGO DE CALI

2014

Santiago de Cali, Marzo de 2014

Nota de aceptación El trabajo de grado titulado LINEAMIENTOS DE MONITOREO Y CONTROL VISUAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN EN LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI, presentado por las estudiantes LILIANA MARIA ANTE, CARLOS ANDRES GIRALDO y MARIA ISABEL RAMIREZ, cumple con los requisitos exigidos por la UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA CALI para optar al título de ESPECIALISTA EN GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS.

Firma del presidente del jurado Firma del jurado Firma del jurado

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 9

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 10

1.1 PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA 10

2. OBJETIVOS 12

2.1 OBJETIVO GENERAL 12

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 12

3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 13

4. MARCO REFERENCIAL 14

4.1 MARCO CONTEXTUAL 14

4.1.1 Monitoreo y control en la Dirección de Investigación de la Univesidad

de San Buenaventura Cali. 14

4.1.2 Monitoreo y control con enfoque PMI. 14

4.2 MARCO CONCEPTUAL 15

4.2.1 Estándares monitoreo y control de referencia. 15

4.3 ANTECEDENTES 19

4.4 MARCO TEÓRICO 28

4.4.1 Síntesis de los elementos comunes de monitoreo y control visual de

proyectos, para los autores de estudio. 28

5. METODOLOGÍA 32

5.1 TIPO DE ESTUDIO 32

5.1.1 Recolección de información. 32

5.1.2 Revisión del proceso actual. 32

5.1.3 Fase de análisis de los datos recolectados, para estructurar

lineamientos. 32

6. ANÁLISIS DE RESULTADOS 33

6.1 ANÁLISIS DE REVISIÓN TEÓRICA EN EL MONITOREO Y CONTROL

VISUAL DE PROYECTOS 33

6.2 ANÁLISIS DE LA REVISIÓN DEL PROCESO SOBRE LA GESTIÓN DE LOS

PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 33

6.3 ESTRUCTURACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN

SOBRE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 35

6.3.1 Indicadores de gestión del desempeño. 35

6.3.2 Seguimiento al desempeño de proyectos. 37

6.3.3 Evaluación de Proyectos. 39

7. CONCLUSIONES 41

BIBLIOGRAFIA 42

ANEXOS 44

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Comparativo estándares frente al monitoreo y control de proyectos 18

Tabla 2. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos industriales 19

Tabla 3. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos de informática

¡Error! Marcador no definido.

Tabla 4. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos académicos 24

Tabla 5. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos de construcción 26

Tabla 6. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos sociales 27

Tabla 7. Elementos comunes para indicadores de gestión 28

Tabla 8. Elementos comunes para el seguimiento del desempeño de proyectos 29

Tabla 9. Elementos comunes para la evaluación de proyectos 31

Tabla 10. Gestión del desempeño de un proyecto en función de indicadores 35

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Gráfica 1. Estado proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali 11

Gráfica 2. Grupo de proceso que interactúan en una fase de vida útil de un proyecto 16

Gráfica 3. Estado del desempeño del proyecto 38

Gráfica 4. Tablero visual sobre la gestión de proyectos de investigación 39

LISTA DE GRAFICAS

Pág.

Figura 1. Diagrama SIPOC 34

Figura 2. Formato para el registro de reportes de avance de proyectos 37

RESUMEN

Este capítulo presenta los lineamientos de monitoreo y control visual de proyectos de investigación como respuesta a la necesidad identificada en la Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura Cali donde actualmente el seguimiento está enfocado en dos etapas del proceso: inicio y cierre; mientras que la ejecución no está siendo monitoreada periódicamente. En ese sentido se planteó este estudio, teniendo en cuenta que el seguimiento a los proyectos es de gran importancia para medir el grado de cumplimiento de los objetivos con respecto a los entregables que determinan el cierre exitoso de los mismos.

El estudio realizado fue de tipo descriptivo y propositivo, se basó en la construcción de una base de datos para el análisis de los métodos de monitoreo y control en proyectos de distintos sectores; el levantamiento del proceso de investigación en la Dirección de Investigaciones a través de una herramienta donde se plantean los pasos del proceso, las entradas, proveedores, las salidas y el cliente. Finalmente, la elaboración de una propuesta de registro para los reportes que permitirán visualizar el avance de proyectos, que alimentarán datos estadísticos para determinar el estado general del portafolio de proyectos, así como el estado individual de cada uno de ellos. Se concluyó que los componentes para la gestión exitosa o no de un proyecto, se miden con respecto a la triple restricción de alcance, costo y tiempo, por esto la gestión del desempeño del proyecto se planteó en relación a los indicadores de: costo CPI (Cost performance index), tiempo SPI (Schedule Performance Index) y alcance, en este caso enfocado a los productos, siendo estos los entregables en proyectos de investigación, se propone este indicador PPI (Product performance index).

Palabras claves. Monitoreo y control visual, indicadores de desempeño, evaluación de proyectos, triple restricción: alcance, tiempo, costo.

9

INTRODUCCIÓN

Este estudio tiene como propósito construir los lineamientos que faciliten la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación en la Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura. El monitoreo y control visual a los resultados parciales y finales es necesario, no sólo para que esta información sea del conocimiento de los grupos que lideran los proyectos; sino para todos los interesados en el tema, toda vez que la investigación es un proceso misional de la universidad que incide en su acreditación como institución de educación superior de alta calidad. El estudio permite dilucidar el monitoreo y control aplicado en proyectos de distintas áreas: de construcción, educación, sociales e industriales; tomando como referencia la bibliografía de los diferentes enfoques de varios autores. Para la identificación de estos elementos se tuvieron en cuenta los lineamientos que se relacionan directamente con el tema de investigación, siendo estos: Indicadores de Gestión, Seguimiento del desempeño de Proyectos y Evaluación de Proyectos. Para determinar la situación actual del proceso de gestión de los proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali, se realizó el levantamiento del proceso empleando un diagrama para representar las entradas y salidas del proceso, este ejercicio permitió identificar el enfoque específico de la presente monografía; que se enfoca en los siguientes procesos: presentación de informe a compromisos de producción investigativa y entrega de productos del proyecto de investigación, siendo estos los procesos claves que dan cabida a los Lineamientos para el monitoreo y control de proyectos. Otro aspecto del presente estudio es la construcción de una herramienta sobre los “Lineamientos de monitoreo y control visual de proyectos de investigación”, generando de forma práctica, precisa y sobre todo sencilla un referente que permita tomar decisiones que lleven a cumplir los compromisos adquiridos en el plan de dirección del proyecto. Estos elementos visuales además de mostrar el estado real a una fecha específica, permitirán evaluar de forma gráfica el comportamiento histórico del avance de los proyectos, para identificar el estado a través de la ejecución de los mismos y así tomar decisiones que permitan cumplir con los objetivos trazados.

10

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la Universidad de San Buenaventura Cali se desarrollan proyectos de investigación en distintas áreas del conocimiento, lo anterior implica una inversión económica y de capital humano de gran importancia, por ende genera expectativas de cumplimiento acorde a los compromisos previstos. Es así como el monitoreo y control eficiente de todos y cada uno de esos proyectos resulta prioritario para minimizar el fracaso y potencializar las condiciones de éxito de los mismos. Por lo anterior, dado el impacto y la relevancia que tiene el monitoreo y control a lo largo del ciclo de vida de los proyectos, requiere no solo del involucramiento de los responsables asignados sino del compromiso de los equipos investigadores y de la universidad en general. La Dirección de Investigaciones de la universidad cuenta con una herramienta llamada SIB, una plataforma disponible para el registro de los avances de los proyectos de investigación, que no es usada con frecuencia para registrar los avances de los proyectos. Actualmente, se cuenta con 64 proyectos en marcha, que iniciaron entre el 2012 y 2013, de esos 64 proyectos, sólo 18 han diligenciado el informe de seguimiento y la mayoría se encuentran sin reporte alguno tanto de las actividades como de los entregables planteados en la propuesta, lo que significa que hasta el momento un 30% de los proyectos han diligenciado el informe de seguimiento en el sistema SIB y un 70% de los proyectos no han registrado reportes de avance. Partiendo de estos datos se evidencia que el “proceso de monitoreo y control de proyectos de investigación” es deficiente en la Universidad San Buenaventura Cali. (Ver gráfica 1) Es preciso mencionar que la inversión económica en los proyectos es significativa y sus resultados impactan directamente a los grupos de investigación que son reconocidos y avalados por Colciencias, gracias a las publicaciones de alto nivel como artículos en revistas indexadas, publicación de libros, patentes, registros de derechos de autor, entre otros productos que dan cuenta periódicamente del estado de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos, pues de ello depende el éxito de los perfiles de los investigadores.

11

Gráfica1. Estado de proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali

Fuente: Base de datos SIB –Dirección de Investigaciones

Teniendo en cuenta que la relevancia de los proyectos de investigación académica, enfoca actualmente como Hitos principales del proceso investigativo, el inicio y el cierre de la investigación, dando menos prelación a los procesos intermedios de administración de proyectos, como lo son la planeación, ejecución y monitoreo y control. Para esto se emplearon dos herramientas metodológicas para determinar las causas que originan esta condición: A. Proceso de lluvia de ideas direccionado, conocido como cinco por qué

“Herramienta empleada para encontrar la causa raíz de una problemática determinada” (Ver anexo 1).

B. Diagrama ES – NO ES para la determinación de problemas (Ver anexo 2).

1.1 PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA

¿Qué lineamientos de monitoreo y control visual facilitarán la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, en la Universidad San Buenaventura Cali?

0

20

40

60

80

Año 2010 Año 2011 Año 2102 Año 2013

42 42

64 64

41 41

64 64

15 15

0 0 4 4 5 5

No

de

Pro

yect

os

Status proyectos de investigación 2010 - 2013

Aprobados Iniciados Cerrados Cancelados

12

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos de monitoreo y control que faciliten la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación a través de herramientas visuales, en la Universidad San Buenaventura Cali.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Revisar la teoría de la literatura especializada, con respecto al monitoreo y control visual de proyectos, para determinar los lineamientos que faciliten la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, en la Universidad San Buenaventura Cali.

• Levantar el proceso actual sobre la gestión de los proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali.

• Construir los lineamientos para la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, en la Universidad San Buenaventura Cali.

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3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Este trabajo dará respuesta a la actual problemática que enfrenta la Universidad San Buenaventura Cali, en cuanto al proceso de seguimiento de los proyectos de investigación, el cual es deficiente en lo que respecta a la medición del grado de avance y la gestión de los recursos, en contraste con los productos a entregar. Lo anterior conlleva a plantear los “Lineamientos para el monitoreo y control a la gestión de los proyectos de investigación de la Universidad San Buenaventura Cali”.

El monitoreo y control a los resultados parciales y finales de los proyectos adscritos a la Dirección de Investigaciones, es necesario para que esta información sea del conocimiento de todos los interesados. En este orden de ideas, dichos lineamientos para el monitoreo y control de proyectos de investigación” facilitarán:

• El cumplimiento del plan de trabajo. • El seguimiento a la entrega de productos con respecto al alcance inicial. • El monitoreo de desviaciones y cambios en el alcance. • La gestión de recursos asignados.

En la medida que estos aspectos tengan mayor claridad, serán de fácil comprensión tanto para el personal administrativo como para los investigadores, quienes podrán establecer a través de los lineamientos de monitoreo y control cómo ha sido la gestión del proyecto en los distintos aspectos: académico, económico, así como el impacto social.

14

4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO CONTEXTUAL 4.1.1 Monitoreo y control en la Dirección de Investigación de la Universidad de San Buenaventura Cali. La Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura Cali, de acuerdo a lo expuesto en el Sistema de investigaciones (2011) es la “unidad académica y administrativa, encargada de generar las políticas de la investigación formativa y en sentido estricto; sus funciones son: Gestionar y hacer seguimiento a los procesos investigativos, así como velar por el cumplimiento de los objetivos y productos de investigación. Orienta la convocatoria interna de proyectos en lo que respecta a la presentación, ejecución y aprobación de recursos a los proyectos de investigación” (p. 77). Para ello, la oficina tiene una herramienta informática en línea como plataforma de almacenamiento de todos los documentos generados en proceso investigativo llamada SIB disponible para el registro de los avances de los proyectos de investigación, que es alimentado por cada líder de proyecto; sin embargo, éste no es usado con frecuencia.

Con respecto a los proyectos de investigación radicados actualmente en la Dirección de Investigaciones, se encuentran:

Número de proyectos: 64 proyectos en marcha que iniciaron entre el 2012 y 2013

Informes de seguimiento: el 30% de los proyectos han diligenciado el informe de avance en el sistema SIB.

El 70% de los proyectos no cuentan con información registrada en cuanto a reportes de avance.

4.1.2 Monitoreo y control con enfoque PMI. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es permitirle a los interesados comprender el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el alcance. La base fundamental de estudio para este modelo se toma a partir de estándares internacionales como PMI (Fundamento para la dirección de proyectos), ISO 10006: 2003, Sistema de Gestión de Calidad, Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos y la Metodología de Marco Lógico.

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Lo anterior conduce a seleccionar las prácticas recomendadas por el PMI, como fundamento del presente proyecto de investigación, en virtud de los siguientes componentes:

Técnicas Analíticas (Numeral 4.4.2.2 del PMBoK Edición 5)

Reglas para la medición del desempeño (Numeral 4.5.1 del PMBoK Edición 5)

Informes de Desempeño del Trabajo (Numeral 4.4.3.2 del PMBoK Edición 5)

El monitoreo continuo es un aspecto de la dirección del proyecto que trae como beneficio conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial.

4.2 MARCO CONCEPTUAL

4.2.1 Estándares monitoreo y control de referencia

A. ISO 10006:2003 Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la gestión de Calidad de los proyectos. Esta Norma internacional proporciona orientación sobre la gestión de la calidad en los proyectos. Entrega los principios y prácticas del sistema de gestión de la calidad, cuya implementación es importante para el logro de los objetivos con respecto a la calidad en los proyectos, y causa un impacto sobre los mismos. En cuanto al monitoreo y control, en su numeral 5.2.8 la norma relaciona el “Enfoque basado en hechos para la toma de decisión” del cual se desprende que la información relativa al progreso y el desempeño del proyecto deberia registrarse en algún medio. Con el objeto de evaluar el estado del proyecto, deberían llevarse a cabo evaluaciones del desempeño y del avance. La organización encargada del proyecto debería analizar la información derivada de las evaluaciones del desempeño y del avance para tomar decisiones eficaces en lo que respecta al proyecto y revisar el plan de gestión del proyecto. En el numeral 5.3.2 se especifica la forma de realizar las evaluaciones del logro con respecto al alcance planteado.

B. Fundamentos para la Dirección de proyectos (PMBoK Edición 5). Dentro de las actividades claves en la gerencia de proyectos se encuentran el monitoreo y control, los cuales son transversales al ciclo de vida del proyecto (iniciación, planeación, ejecución y cierre). Existen distintos sectores en los que se realizan proyectos y establecen criterios para el monitoreo y control, a saber: construcción, social, industrial, tecnología, educación, entre otros, por esta razón es relevante incluir dentro de los proyectos académicos este proceso. (Ver gráfica 2)

16

Gráfica 2. Grupos de proceso que interactúan en una fase de vida útil de un proyecto

Fuente: Guía del PMBoK – Edición 5, 2012

Partiendo del concepto establecido por el Project Management Institute (2012) el monitoreo y control del proyecto, se define como “El proceso de monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto” (P. 363). Se toma como referente esta definición dado que el PMI es el eje central del presente estudio. Ahora bien, al profundizar en los tres componentes que definen la gestión exitosa o no de un proyecto, se encuentran los siguientes elementos:

La gestión del Alcance. Incluye los procesos necesarios para garantizar que el

proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. Uno de los objetivos de este componente es definir y controlar qué se incluye y qué no, en el proyecto, contemplando los siguientes aspectos:

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la WBS (Work Breackdown Struture)

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La gestión del Tiempo. se encarga de los procesos requeridos para administrar la normal ejecución del proyecto. Se contemplan los siguientes aspectos:

Definición de las Actividades

Secuenciar las Actividades

Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar la Duración de las Actividades

Desarrollar el Cronograma

Controlar el Cronograma

La gestión del Costo. se dedica a estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Los puntos relevantes en esta gestión son:

Estimación de los Costos

Determinación de Presupuesto

Controlar los Costos

C. Metodología de Marco Lógico de Proyectos. La metodología de marco lógico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está centrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios, facilitar la participación y comunicación entre las partes interesadas. Con el objeto de reducir la diferencia entre la planificación o formulación de los proyectos y la realidad, es decir, su implementación y resultados, es necesario llevar a cabo actividades de monitoreo y evaluación. “Medir y analizar el desempeño, a fin de gestionar con más eficacia los efectos y productos que son los resultados en materia de desarrollo”. Hoy en día, los gerentes de programas y/o proyectos deben desarrollar actividades de monitoreo y evaluación de tal manera que puedan analizar las contribuciones de los distintos factores al logro de un determinado efecto de desarrollo y mejorar así estrategias, programas y otras actividades. En la Tabla 1 se muestra el comparativo frente al monitoreo y control de Proyectos de acuerdo a la propuestas realizadas por los diferentes estándares estudiados. A continuación, en la tabla 1 se plantea el comparativo de estos tres estándares (PMI, ISO 10006:2003 y la metodología de marco lógico), frente al monitoreo y control de proyectos:

18

Tabla 1. Comparativo estándares frente al monitoreo y control de proyectos

Estandar Concepto

PMI El grupo de procesos de monitoreo y control se refiere a aquellos procesos de rastreo, revisión, regulación del progreso y desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios. El beneficio clave radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, a fin de identificar variaciones respecto al plan para la dirección del proyecto. Lo anterior implica:

Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas.

Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y con la línea base para la medición del desempeño.

Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión de la configuración, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.

ISO 10006:2003 La organización encargada del proyecto se encarga de analizar la información derivada de las evaluaciones del desempeño y del avance para tomar decisiones eficaces sobre el proyecto y revisar el plan de gestión del mismo. Las evaluaciones del avance abarcan los procesos del proyecto y proporcionan la oportunidad de evaluar el logro de los objetivos. Los resultados de las evaluaciones del avance pueden aportar información sobre el desempeño del proyecto como información de entrada en futuras revisiones por la dirección.

Metodologia de Marco Lógico

Con el objeto de reducir la diferencia entre la planificación o formulación de los proyectos y la realidad, es decir su implementación y resultados; es necesario llevar a cabo actividades de monitoreo y evaluación. “Medir y analizar el desempeño, a fin de gestionar con más eficacia los efectos y productos que son los resultados en materia de desarrollo” es su objetivo general. El seguimiento o monitoreo como proceso sistemático tiene que ver con:

Determinar el progreso en la ejecución del proyecto.

Dar retroalimentación a los involucrados sobre el proyecto.

Recomendar acciones correctivas a problemas que afectan al proyecto para mejorar el desempeño e incrementar la probabilidad de alcanzar el logro propuesto.

Fuente: Elaboración propia.

19

4.3 ANTECEDENTES

Las tablas 2, 3, 4 y 5 describen los antecedentes planteados por algunos autores sobre los elementos constitutivos del monitoreo y control, alineadas a sus respectivas actividades de gestión: Tabla 2. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos industriales.

Periodo Autor Elementos

Constitutivos Actividades de Gestión

2003 Kendrick, Brooks, 2003, p. 272-291

Monitoreo Inicia en el momento que se valida la línea base.

Para proyectos grandes y múltiples equipos los datos serán administrados por la oficina de proyectos.

Es requerido un plan de comunicaciones estructurado para divulgar la información recolectada y analizada.

Ciclo del monitoreo

Salida de comunicación y recogida de información del status.

Comparación estado del proyecto con el plan.

Respuesta a cuestionamientos y problemas.

Comunicación de salida

Project status Es realizado a través de dos tipos de datos: datos duros y datos blandos

Datos duros Evolución del cronograma

Administración de los recursos

Problemas y controles de cambio

Datos blandos Conflictos

Falencias de productividad de los miembros del equipo.

Potenciales problemas situacionales

Indicadores El EVM (Earned Value Management) El CPI (Cost Performance Index) y El SPI (Schedule Performance Index)

20

Tabla 2. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos industriales. (Continuación)

Fuente: elaboración propia

Tabla 3. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos de informática



2006 Denis, 2006, p. 56-63

Gestión de procesos

El monitoreo y control de procesos son componentes de la fase de verificación del ciclo PHVA. Seguimiento generalizado de procesos.

Medidas de eficacia de los proyectos

Satisfacción de clientes y usuarios.

Logro de resultados.

Funcionalidad del proyecto y ajuste con el propósito

Libre de defectos.

Valor del dinero por lo recibido.

Rentabilidad.

Ausencia de reclamaciones legales.

Generación de reputación positiva.



2005 Barchini, 2005, p. 16-24

Métodos cuantitativos

Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno.

Recoger y analizar datos cuantitativos sobre variables. Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno.

Métodos cualitativos

Evitar la cuantificación. Los investigadores cualitativos, generalmente, hacen registros narrativos de los fenómenos que son estudiados mediante técnicas como la observación participante y las entrevistas no estructuradas.

Monitoreo de proyectos

Analizar resultados e impacto de un proyecto.

Usar una herramienta como parte de un nuevo proyecto y recoger datos para determinar la efectividad de éste.

21

Tabla 3. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos de informática (Continuación)



2011 Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p. 10-18

Proceso de ejecución del proyecto

Identificación de las actividades críticas de manera que se pueda dar más atención o prioridad a estas actividades. Esto implica la clasificación de las actividades con algunas características a diferenciar (críticos y no críticos).

Revisión preliminar para comprobar si se cumplen las condiciones y pre-requisitos necesarios para la ejecución de una actividad y evaluar el modo de fallo.

La ejecución de las actividades y la revisión. Esto involucra todas las entradas de la organización y la solución de problemas que surgen durante la ejecución.

Clasificación de actividades y prioridades

El uso del concepto del valor ganado es una herramienta de seguimiento de proyectos útil para los altos directivos. Sin embargo, el monitoreo es también necesario a nivel operativo, por lo que un gran número de actividades tienen que ser monitoreadas bajo algunas técnicas, como se mencionan a continuación:

La técnica Delphi para identificar las actividades críticas en varios grupos, ordenados por su importancia para el éxito del proyecto.

Modelo para la gestión de proyectos con criterio múltiple, este método ayuda a la decisión clasificando las actividades que merecen una atención especial.

Esquema de clasificación de actividades sobre la base de cómo rígidamente una actividad está ligada a otras actividades.

La criticidad de una actividad se determina a partir de las características del proceso.

22




2011 Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p. 10-18

Revisión previa para la ejecución de la actividad

La necesidad de seguimiento para comprobar la disponibilidad de los insumos y recursos importantes antes de realizar una actividad para ejecución. Se requiere una lista de control para este fin: (estado de las actividades anteriores, la disponibilidad de materiales, disponibilidad de las personas claves, disponibilidad de equipos/máquinas)

Plan, problemas y decisiones

Plan (Diseño, definir el proceso/metodología, Identificar entradas/salidas, realizar cronograma).

Problemas: Realizar un análisis para identificar los posibles problemas que se puedan presentar durante la ejecución de las tareas.

Decisiones: Tomar acciones para mitigar los posibles problemas.

Toma de decisiones para la ejecución de actividades

Resolución de problemas implica tres pasos: (1) analizar el problema para determinar las posibles soluciones, (2) seleccionar la mejor solución y elevar la propuesta a la autoridad superior que sea requerido, (3) obtener la aprobación.

Acciones de control no son más que las decisiones que se toman o bien para resolver ciertos problemas o para aprovechar ciertas oportunidades.

Documentación estructurada

Documentos que ayudan a reportar datos cuantitativos y cualitativos.

23





2012 Palacios, Proaño, Hinojosa, Martínez, 2012, p. 2-9

Monitoreo El análisis de la información generada al evaluar un proyecto es sumamente delicado por lo que debe llevarse a cabo de forma minuciosa y real.

Disponer de un dispositivo de recolección y análisis de la información que aporte a la dirección de un programa.

Reportar con cierta frecuencia con datos precisos para verificar lo que se está logrando para compararlo con lo inicialmente esperado.

Indicadores de evaluación

Recolección de datos cuantitativos y cualitativos sobre los indicadores de impacto acordados. Este análisis puede determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos, dinamizar el manejo de la información generada en indicadores de evaluación y presentar los beneficios obtenidos con la implantación del software, a través de la visualización de los resultados en gráficas de barras y tablas estadísticas haciendo dinámica la evaluación y monitoreo de los proyectos.

Evaluación de proyectos

Retroalimentar y guiar la estrategia general de acción para obtener el máximo impacto acerca del objetivo principal perseguido.

Crear un entorno de aprendizaje y de confianza que estimule la reflexión crítica y las propuestas de mejora por parte de todos los actores involucrados.

Asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de la operación verificando el desempeño y el cumplimiento de los planes de acción acordados.

Recolectar información acerca de lo que se ha cumplido y cómo, y la dificultad que se detectó.

Registro de la evolución en función de algunos parámetros

24

Tabla 4. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos académicos



2008 Sánchez, 2008, p. 32-50

El seguimiento del plan como parte del proceso administrativo

El seguimiento consiste en evaluar periódicamente los resultados obtenidos comparándolos con los indicadores iniciales programados a fin de introducir los ajustes que sean necesarios para alcanzar la meta propuesta.

El control, implica tres etapas: Establecimiento de estándares – medición del desempeño en comparación con los estándares – corrección de desviaciones respecto a estándares y planes.

Condiciones mínimas que se consideran necesarias para implantar un sistema de seguimiento

Considerar las condiciones específicas de su realización, a fin de adaptarse a las limitaciones y posibilidades de su ejecución.

Un equipo capacitado, de elevada calidad humana, mente abierta y sobre todo dirigida por un líder comprometido con la realidad que se quiere transformar.

Programación y ejecución de jornadas periódicas que actualicen y retroalimenten los planes, las acciones y los ejecutantes.

Registros adecuados y oportunos para las acciones realizadas, tanto en sentido cuantitativo como cualitativo y su comparación con lo planificado (sistema de información eficiente).

Las salas como instrumento de seguimiento

a) Sala “D” (de decisiones) donde se reúne la alta dirección. b) Sala “T” (de trabajo) conformada por un sistema de información (Software) c) Sala “C” (de comando) media entre la sala “D” y “T”.

25

Tabla 4. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos académicos (Continuación)




2008 Sánchez, 2008, p. 32-50

Proceso del proyecto

Datos de identificación (Misión, visión)

Diagnóstico interno y externo

Identificación objetivos, metas, estrategias y políticas.

Identificación de aspectos referidos a la situación inicial y la imagen futura.

Representación gráfica de escenarios que reflejen el pasado, el presente y el futuro.

Analizar supuestos, bajo el esquema de posibles escenarios; optimista, moderado, pesimista.

Evaluación del avance a través de un cronograma de actividades.

Evaluación del proceso, abordando los responsables y los recursos

Evaluación del proceso con respecto evaluación de los resultados

Retroalimentación, contiene: ajustes, acciones nuevas, programadas, redimensionadas y reorientadas, fechas asignadas, ejecutadas, responsable, progresos y limitaciones

26

Tabla 5. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos de construcción




2008 Takim, Adnan, 2008, p. 74-81

Grado de éxito del proyecto

La medición es realizada en función del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente - Costo, Tiempo, Misión del Proyecto. La eficiencia del mismo es en relación directa al cronograma, costo y cumplimiento a las expectativas de desempeño; mientras que la eficacia se mide en relación a los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente.

Medidas de eficacia de los proyectos



Funcionalidad del proyecto y ajuste con el propósito

Libre de defectos.


Rentabilidad.

Ausencia de reclamaciones legales.

Generación de reputación positiva.

27

Tabla 6. Elementos constitutivos del monitoreo y control en proyectos sociales

Fuente: Elaboración propia



2010 Chong, Suryawati, 2010, p. 39-50

Monitoreo y control

Establecimiento de un departamento de evaluación de proyectos que es asignado para evaluar los gerentes de cada proyecto de acuerdo a su gestión.

Estudios para demostrar los resultados de los proyectos con la presencia o ausencia de un seguimiento y control adecuados.

Las empresas pueden establecer una compensación que incluya el pago de sustanciales bonos a un gerente de proyecto después de una finalización con éxito del proyecto.

Monitoreo y control tiene como fin identificar un proyecto que no está siendo productivo para definir su cancelación.

Estrategias de apaciguamiento

Son importantes para las empresas, ya que pueden ser utilizados para reducir sobre- asignación de recursos a los administradores, disminuir fallas o proyectos improductivos.

Tres procedimientos de control fueron efectivos en reducir escala de compromisos:

Proporcionar información inequívoca sobre gastos previos.

Preparación de un informe sobre el avance del proyecto.

Proporcionar información sobre los beneficios de gastos adicionales

Indicadores de gestión

Análisis de 2x2 de la varianza (ANOVA)

Análisis de media y desviación estándar para evaluar la continuidad del proyecto

Las comparaciones múltiples (Bonferroni t-estadísticas)

Gráfica de las variables

28

4.4 MARCO TEÓRICO

4.4.1 Síntesis de los elementos comunes de monitoreo y control visual de proyectos, para los autores de estudio. Las tablas 7, 8 y 9 respectivamente, muestran la síntesis de los elementos comunes de monitoreo y control, como los aportes de mayor relevancia en los diferentes proyectos, siendo estos: Indicadores de Gestión, Seguimiento del desempeño de Proyectos y Evaluación de Proyectos.

Tabla 7: Elementos comunes para indicadores de gestión

Autores Indicadores de gestión: PMBoK Edición 5. Numeral 4.4.2.2 Técnicas analíticas

Palacios, Proaño, Hinojosa, Martínez, 2012, p. 2-9

Recolectar datos cuantitativos y cualitativos sobre los indicadores de impacto acordados.

Registrar como está evolucionando el entorno en función de algunos parámetros.

Los indicadores de evaluación pueden determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos y dinamizar el manejo de la información.

Ashok, Biswajit, ibitesh, 2011, p. 10-18

Sin información relevante

Barchini, 2005, p. 16-24

Métodos cuantitativos: Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno. Son aquellos en los que se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno.

Sánchez, 2008, p. 32-50

Establecimiento de estándares, medición del desempeño en comparación con los estándares, se encuentra dentro de la etapa del control.

Chong, Suryawati, 2010, p. 39-50

Análisis de media y desviación estándar para evaluar la continuidad del proyecto

Gráfica de las variables

Kendrick, Brooks, 2003, p. 272-291

El EVM (Earned Value Management) El CPI (Cost Performance Index) y El SPI (Schedule Performance Index)

Takim, Adnan, 2008, p. 74-81

Medidas de eficacia de los proyectos:



Libre de defectos.


Rentabilidad.

Generación de reputación positiva. Fuente: Elaboración propia

29

Tabla 8: Elementos comunes para el seguimiento del desempeño de proyectos

Autores Seguimiento del desempeño de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral 4.5.1 Reglas para la medición del desempeño


Disponer de un dispositivo de recolección y de análisis de la información que aporte a la dirección de un programa.

Recolecta información acerca de lo que se ha cumplido y la dificultad que se detectó.

Reportar con cierta frecuencia datos precisos para verificar lo que se está logrando y compararlo con lo inicialmente esperado.

Presentar los beneficios obtenidos con la implantación del software, a través de la visualización de los resultados en gráficas de barras y tablas estadísticas haciendo dinámica la evaluación y monitoreo de los proyectos.

Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p. 10-18

El uso del concepto del valor ganado es una herramienta de seguimiento de proyectos útil para los altos directivos. Sin embargo, el monitoreo es también necesario a nivel operativo, por lo que un gran número de actividades tienen que ser monitoreados bajo algunas técnicas, como se mencionan a continuación:

La técnica Delphi para identificar las actividades críticas en varios grupos, ordenados por su importancia para el éxito del proyecto.

Modelo para la gestión de proyectos con criterios múltiples, este método ayuda a la decisión, clasificando las actividades que merecen una atención especial.

Esquema de clasificación de actividades sobre la base de cómo rígidamente una actividad está ligada a otras actividades.

La necesidad de seguimiento para comprobar la disponibilidad de los insumos y recursos, es importante antes de realizar una actividad para ejecución. Se requiere una lista de control para este fin: (estado de las actividades anteriores, la disponibilidad de materiales, la disponibilidad de las personas claves, disponibilidad de equipos / máquinas).

Barchini, 2005, p. 16-24

Usar una herramienta como parte de un nuevo proyecto

Recoger datos para determinar la efectividad de este.

30

Tabla 8: Elementos comunes para el seguimiento del desempeño de proyectos

(Continuación)

Autores Seguimiento del desempeño de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral 4.5.1 Reglas para la medición del desempeño

Sánchez, 2008, p. 32-50

El seguimiento consiste básicamente en evaluar periódicamente los resultados obtenidos comparándolos con los indicadores iniciales programados a fin de introducir los ajustes que sean necesarios para alcanzar la meta propuesta.

Identificación de aspectos referidos a la situación inicial y la imagen futura.

Representación gráfica de escenarios que reflejen el pasado, el presente y el futuro.

Analizar supuestos, bajo el esquema de posibles escenarios: optimista, moderado, pesimista.


Establecimiento de un departamento de evaluación de proyectos que es asignado para evaluar los gerentes de cada proyecto de acuerdo a su gestión.

Estudios para demostrar los resultados de los proyectos con la realización de un seguimiento y control adecuados.


Inicia en el momento que se valida la línea base.

Para proyectos grandes y múltiples equipos los datos serán administrados por la oficina de proyectos.

Es requerido un plan de comunicaciones estructurado para divulgar la información colectada y analizada.

El seguimiento es realizado a través de dos tipos de datos: datos duros y datos blandos. Datos duros:

Evolución del cronograma

Administración de los recursos.

Problemas y controles de cambio. Datos blandos:

Conflictos

Falencias de productividad de los miembros del equipo.

Potenciales problemas situacionales. Takim, Adnan, 2008, p. 74-81

Grado de éxito del proyecto: Se mide en función del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente - Costo, Tiempo y Misión del Proyecto.

Denis, 2006, p. 56-63 El monitoreo y control de procesos son componentes de la fase de verificación del ciclo PHVA.

Fuente: Elaboración propia

31

Tabla 9: Elementos comunes para la evaluación de proyectos

Autores Evaluación de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral 4.4.3.2 Informes de desempeño del trabajo


El análisis de la información generada al evaluar un proyecto es sumamente delicado por lo que debe llevarse a cabo de forma minuciosa y real.

Asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de la operación verificando el desempeño y el cumplimiento de los planes de acción acordados.

Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p. 10-18

Resolución de problemas implica tres pasos: (1) analizar el problema para determinar las posibles soluciones, (2) seleccionar la mejor solución y elevar la propuesta a la autoridad superior que sea requerido, (3) obtener la aprobación.

Acciones de control no son más que las decisiones que se toman o bien para resolver ciertos problemas o para aprovechar ciertas oportunidades.

Barchini, 2005, p. 16-24

Analizar resultados e impacto de un proyecto.

Sánchez, 2008, p. 32-50

El control, implica tres etapas: Establecimiento de estándares, medición del desempeño en comparación con los estándares, corrección de desviaciones respecto a estándares y planes.

Registros adecuados y oportunos para las acciones realizadas, tanto en sentido cuantitativo como cualitativo y su comparación con lo planificado (sistema de información eficiente).


Monitoreo y control tiene como fin identificar un proyecto que pretenda ser improductivo en el futuro para definir su cancelación.


Salida de comunicación y recogida de información del Status.

Comparación del estado del Proyecto con el Plan.

Respuesta a cuestionamientos y problemas.

Comunicación de Salida Takim, Adnan, 2008, p. 74-81

Grado de éxito del proyecto: La eficiencia del mismo es relación directa del cronograma, costo y cumplimiento a las expectativas de desempeño; mientras que la eficacia se mide en relación a los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente.

Denis, 2006, p.56-63 Sin información relevante


32

5. METODOLOGIA

5.1 TIPO DE ESTUDIO

La metodología planteada en la investigación es de carácter Descriptivo, al enfocarse en recoger información teórica para especificar cómo se realiza el monitoreo y control en proyectos de distintos tipos y Propositivo, al presentar una propuesta de los lineamientos que permitan realizar la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación. La información se obtuvo a través del rastreo en bases de datos, documentos de internet, artículos científicos, estándares de referencia y libros usados en la industria tomados como referencia en proyectos implementados.

5.1.1. Recolección de información. En primer lugar, la teoría encontrada sobre monitoreo y control de proyectos se seleccionó y organizó en una base de datos para clasificarla de acuerdo al periodo, autor, elementos constitutivos de su teoría y sus respectivas actividades de gestión. La clasificación de los datos permitió precisar los elementos constitutivos de mayor enfoque, para esto se diseñó un esquema visual. (Ver anexo 3) 5.1.2 Revisión del proceso actual. Para determinar la situación actual sobre la gestión de los proyectos de investigación (Línea base) en la Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura Cali, se revisó y estructuró gráficamente el proceso identificando las etapas, entradas y salidas del mismo; integrando así los proveedores, entradas principales, detalles del proceso, salidas y cliente. 5.1.3 Fase de análisis de los datos recolectados, para estructurar lineamientos. Al caracterizar y revisar los atributos de los lineamientos de monitoreo y control encontrados en la revisión teórica, se plantea un diagnóstico que aportará al análisis de la información y elaboración de lineamientos de monitoreo y control en proyectos académicos, que son el objeto de estudio. El análisis de la información se realizó a partir de los elementos comunes y de mayor relevancia en los lineamientos de monitoreo y control planteados por los diferentes autores y referenciados en las actividades de gestión enmarcados por el PMI, siendo estos: Indicadores de gestión, seguimiento del desempeño del proyecto, evaluación de proyectos. Para la identificación de los elementos comunes del monitoreo y control en proyectos, se elaboró un esquema que permitiera la consolidación de la información, bajo la siguiente estructura: Autores en relación con los elementos comunes (Ver anexo 3).

33

6. ANÁLISIS DE RESULTADOS

6.1 ANÁLISIS DE REVISIÓN TEÓRICA EN EL MONITOREO Y CONTROL VISUAL DE PROYECTOS

Al plantear el presente estudio se tomaron como referencia varios autores, sobre los cuales se analizaron los lineamientos utilizados en el monitoreo y control, aplicados en proyectos sociales, de construcción, educación e industriales. Se creó una base de datos que consolida los elementos constitutivos más relevantes por autor (Ver tabla 2), estos datos fueron analizados y constituyeron un gran aporte para la construcción de los lineamientos que facilitarán la evaluación sobre los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali. Para la identificación de estos elementos se tuvieron en cuenta los lineamientos que se relacionan directamente con el tema de investigación, siendo estos:

Indicadores de Gestión

Seguimiento del desempeño de Proyectos

Evaluación de Proyectos

El esquema visual de interrelación entre los autores y los elementos comunes del monitoreo y control se encuentran en el anexo 4.

6.2 ANÁLISIS DE LA REVISIÓN DEL PROCESO SOBRE LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

Para realizar el análisis del proceso sobre la gestión de los proyectos de investigación, se utilizó una herramienta conocida como Diagrama SIPOC (Diagrama que representa los elementos de entrada y salida de un proceso), el diagrama muestra en primer lugar los proveedores y las entradas principales; la parte media del diagrama se enfoca en el detalle de las diferentes etapas del proceso y finalmente aparecen las salidas y los clientes a quienes impacta el proceso. Cabe resaltar que se determina el alcance específico de la monografía (zona demarcada en el diagrama) haciendo énfasis en los pasos seis (presentación de informe de seguimiento a compromisos de producción investigativa) y siete (entrega de productos de la línea de investigación), puesto que son los pasos principales que dan cabida a los lineamientos para el monitoreo y control de proyectos, tal como aparece en la siguiente figura:

34

Figura 1. Diagrama SIPOC


35

6.3 ESTRUCTURACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN SOBRE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Teniendo en cuenta que para la Dirección de Investigaciones los resultados parciales y finales de los proyectos de investigación son de mayor relevancia, se proponen unos lineamientos en la etapa de ejecución que facilitarán la evaluación sobre la gestión de proyectos en la Universidad San Buenaventura Cali, con el fin de “medir el desempeño”, en este orden de ideas, dichos lineamientos aportarán al cumplimiento del plan de trabajo, seguimiento a la entrega de productos con respecto al alcance inicial y al monitoreo de desviaciones y cambios en el alcance.

6.3.1 Indicadores de gestión del desempeño. Considerando que la eficacia de los proyectos se mide de acuerdo al logro de resultados, cumplimiento del alcance, así como la satisfacción de los interesados, se propone tomar los indicadores cuantitativos y cualitativos, registrarlos y analizarlos con respecto a los indicadores de impacto planteados. Este análisis facilita la presentación de resultados de manera visual en gráficas y barras, lo que dinamiza el monitoreo y control de proyectos. La gestión de proyectos se enfoca en evaluar las actividades que necesitan un seguimiento especial. Por lo tanto, los indicadores de gestión permiten evaluar el avance del proyecto en cuanto al cronograma (SPI- Schedule Performance index), el costo (CPI- Cost Performance index) y el alcance, en ese sentido se analizan los resultados y se enfocan los esfuerzos para ajustar las desviaciones que determinan la continuidad del proyecto.

Teniendo como base fundamental la gestión en la etapa de ejecución, para medir el desempeño frente al alcance y la línea de base planeada, se definen los indicadores que permiten esta medición en los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali. (Ver tabla 10)

Tabla 10. Gestión del desempeño de un proyecto en función de indicadores

Descripción Restricciones Métricas Indicadores

Lineamientos

para medir el

Desempeño de

proyectos

Costo - Presupuesto de Gastos.

- Inversiones

CPI

(Cost Performance Index)

Tiempo - Descripción de Actividades WBS

SPI

(Schedule Performance Index)

Alcance - Productos a Entregar PPI

(Products Performance Index)


36

Como se aprecia en la tabla anterior la Gestión del Desempeño de un Proyecto es función del Alcance, Tiempo y Costo ó lo que es conocido como la Triple restricción. A continuación se especifican las fórmulas para calcular los indicadores de gestión:

CPI: (1) Costo Real en el Período N Costo Presupuestado en el Período N

SPI: (2) Actividades completadas en el Período N Actividades Presupuestado a ejecutar en el Período N

Fuente: PMBoK Edición 5.

*PPI: (3) Productos entregados en el Período N Productos Previstos a entregar en el Período


.

(1) CPI: Índice de Desempeño de Costos, mide la eficiencia del uso de recursos o eficiencia de costos para un proyecto.

(2) SPI: Índice de Desempeño del Cronograma, mide la eficiencia del trabajo y el progreso de un proyecto, comparando el trabajo real

realizado con el trabajo planeado del proyecto.

(3) PPI: Índice de Desempeño de productos, mide la eficiencia de los productos entregados.

37

6.3.2 Seguimiento al desempeño de proyectos. El seguimiento de los proyectos se realiza para recopilar datos, a través de alguna herramienta que facilite su evaluación periódica y detallada. La representación gráfica de escenarios que reflejen el pasado, presente y futuro de los datos se compara con los indicadores planteados al iniciar el proyecto, para determinar los cambios o ajustes necesarios y cumplir el alcance del mismo. El seguimiento se puede hacer de manera cuantitativa (recogiendo y analizando datos cuantitativos sobre variables), o cualitativos (no hay datos cuantitativos sino registros narrativos de fenómenos). Se determina si es eficiente teniendo en cuenta su desempeño en cuanto a cronograma, costo y cumplimiento del alcance. La gestión del desempeño puede realizarse de manera visual para facilitar que los interesados conozcan el estado del proyecto, de esta manera el monitoreo y control es dinámico, de fácil comprensión y aplicación para determinar situaciones tanto positivas como aquellas que requieran un manejo especial por su nivel de complejidad, así como un control de cambios. Teniendo en cuenta los planteamientos teóricos acerca del monitoreo y control de proyectos, se encontraron elementos pertinentes para construir lineamientos de monitoreo y control en proyectos académicos. Se establece así, de acuerdo a los fundamentos de este estudio que el control sobre la gestión de proyectos implica la medición como un requisito imprescindible, bajo esta premisa y teniendo en cuenta los aportes de los diferentes autores consultados, se desarrolló la siguiente herramienta para el seguimiento del desempeño de los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali.

Figura 2. Formato para el registro de reportes de avance de proyectos


38

Documento registro de reportes para el avance de proyectos. Es una herramienta diseñada para conocer el estado real del proyecto en una fecha de corte específica, comparándola con la línea base. Los indicadores que determinan el estado real objetivo son el SPI, CPI y PPI (Ver numeral 6.3.1 Indicadores de desempeño). Los campos de contexto se representan por los siguientes campos:

Principales Logros. Metas, hitos ó actividades relevantes culminadas en el periodo de monitoreo.

Desviaciones. Acciones, omisiones o factores que impactaron para el no cumplimiento de los objetivos trazados en el periodo de monitoreo.

Decisiones Claves. Determinaciones necesarias por parte del sponsor, director del proyecto o equipo principal y que impactarán el siguiente periodo de ejecución.

Próximos pasos. Actividades siguientes y relevantes que son necesarias para alcanzar los próximos hitos.

Criterios del semáforo. Los críterios del estado del proyecto (semáforo) para Anbari, T (2003) en su obra Earned Value Project Management Method and Extensions, se presentan en la gráfica 3. Es de anotar que el autor hace referencia a los indicadores de desempeño del CPI y el SPI, adicional dentro del trabajo investigativo se incorpora un indicador propuesto, para la evaluación de la entrega de productos, siendo este PPI.

Gráfica 3. Estado del desempeño del Proyecto

Cost Performance

Index

1.0<CPI<1.1

0.8<CPI<1.0

CPI < 0.8

Schedule Performance

Index

1.0<CPI<1.1

0.8<CPI<1.0

CPI < 0.8

Product Performance

Index

PPI = 1.0

0.8<PPI<1.0

PPI<0.8


Cuadro de avance del proyecto: Es una herramienta diseñada para conocer el estado real del proyecto en una fecha de corte especifica, comparándola con la línea base. Los indicadores que determinan el estado real objetivo son el SPI, CPI y PPI (Ver numeral 6.3.1 Indicadores de desempeño). Los campos de contexto se representan por los siguientes campos: Principales Logros: Metas, hitos ó actividades relevantes culminadas en el período de monitoreo. Desviaciones: Acciones, omisiones o factores que impactaron para el no cumplimiento de los objetivos trazados en el período de monitoreo. Decisiones Claves: Determinaciones que es necesario tomar por parte del Sponsor, Director del proyecto o equipo principal y que impactaran el siguiente período de ejecución Próximos Pasos: Actividades siguientes y relevantes que es necesario ejecutar para alcanzar los próximos hitos. Criterios del Semáforo: [1,00<SPI<1,10] [1,00<CPI<1,10] [ PPI = 1] [0,90<SPI<1,00 y 1,10<SPI<1,20] [0,90<CPI<1,00 y 1,10<CPI<1,20] [0,90<PPI<1] [SPI < 0,90 y SPI >1,20] [CPI < 0,90 y CPI >1,20] [PPI<0,90]




39

6.3.3 Evaluación de Proyectos. La evaluación de proyectos se realiza para asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de la operación, verificando el desempeño y el cumplimiento de los planes de acción acordados. El control de proyectos conlleva a plantear estándares, que a su vez permiten medir el desempeño y así corregir las desviaciones, tomando las decisiones sobre proyectos que no serán productivos en el futuro para definir su cancelación. El grado de éxito de un proyecto se mide a través de la eficiencia en relación directa con el cronograma, costo y cumplimiento de las expectativas del desempeño; mientras que la eficacia se mide en relación a los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente. En la evaluación de proyectos se toman decisiones bien sea para resolver ciertos problemas o aprovechar ciertas oportunidades, con base en el análisis estadístico de tendencias de la salud de los proyectos y su respectiva evolución, tal como se muestra en la gráfica 4.

Gráfica 4. Tablero visual sobre la gestión de proyectos de investigación


40

Tablero visual para la Salud del Portafolio. El gráfico muestra el estado general del portafolio de proyectos tomando como referencia el estado individual de cada uno de ellos, la condición es determinada por el resultado que se visualiza mediante los colores (verde, amarillo y rojo), éstos se encuentran configurados bajo unos parámetros permitiendo visualizar la salud o el avance del portafolio de proyectos. A continuación se describe el significado de cada color:

El proyecto está cumpliendo los indicadores

Desviación no superior al 20% con respecto al cumplimiento de los indicadores

Desviación superior al 20% con respecto al cumplimiento de los indicadores

Evolución del Portafolio. Es la representación gráfica del ciclo de vida del portafolio acorde al grupo de procesos referido por el PMBoK a saber: Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

41

7. CONCLUSIONES

El estudio parte de la revisión teórica sobre el monitoreo y control de proyectos desde varios enfoques. Se logró establecer un mecanismo para la organización, clasificación y análisis de la información obtenida para determinar las características relevantes del monitoreo y control, como objeto de estudio de este trabajo. Al analizar los elementos comunes durante la revisión teórica, se establece la necesidad de contar con unos indicadores que faciliten la medición del desempeño, un documento que soporte el registro sobre el avance de proyectos con una periodicidad definida, y un análisis de los datos obtenidos con respecto a los objetivos trazados.

Durante la revisión del levantamiento del proceso de los proyectos de investigación en la Dirección de Investigaciones de la Universidad San Buenaventura Cali, se concluye que el monitoreo y control se enfoca en las etapas de inicio y fin, dando menos relevancia a la ejecución, monitoreo y control, siendo estas fundamentales para que el desempeño del proyecto se evalúe con alguna periodicidad, a fin de encontrar las variaciones respecto a la línea base y tomar las acciones pertinentes.

Con base en el estudio realizado en la teoría y partiendo de la necesidad identificada se proponen unos lineamientos que permitan realizar la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, siendo estos: indicadores de gestión, seguimiento del desempeño y evaluación de Proyectos. Los componentes para la gestión exitosa o no de un proyecto, se miden con respecto a la triple restricción de alcance, costo y tiempo, por esto la gestión del desempeño del proyecto se planteó en relación a los indicadores de: costo CPI (Cost performance index), tiempo SPI (Schedule Performance Index) y alcance PPI (Product performance index). Con respecto a costo y tiempo, se tomaron los indicadores de medida establecidos y usados en la actualidad; no obstante, en términos de la medición del alcance se propone un indicador de productos (PPI), que en el caso de la academia son los entregables en los proyectos de investigación.

La propuesta de lineamientos que permitan monitorear y controlar los proyectos de Investigación de la Universidad de San Buenaventura Cali, se centra en el monitoreo y control como un proceso para conducir el progreso y el desempeño, durante la etapa de ejecución de los mismos, en esta etapa se propone un documento de registro para los reportes de avance de los proyectos.Tomando como referencia el análisis realizado se puede concluir que es necesario realizar monitoreo y control visual para conocer el estado actual de cada proyecto, identificar los cambios para resolver problemas, hacer un manejo adecuado de los recursos y cumplir los objetivos para obtener los resultados esperados, en este sentido, se requiere que ese seguimiento se realice de manera periódica y que se genere la cultura institucional alrededor del monitoreo para evaluar la gestión.

42

BIBLIOGRAFIA

PMI Project management institute (2012). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBoK) Quinta edición, p. 51, 77, 81, 82, 88,176, 189, 363, 384 y 386 Grupo ISO / TC 176 STTG. (2003). Norma 10006 Sistema de Gestión de Calidad. Directrices para la Gestión de la Calidad en los proyectos. ICONTEC. Frank T. Anbari, (Project Management Journal 2003). Earned Value Project Management Method and Extensions, p 15. Ortego, E., Pacheco, J. F., & Prieto, A. (2005). Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Santiago de Chile: Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES). Vincent K Chong, Rindah F Suryawati, (Vol. 8 · No. 2· 2010). De-escalation Strategy: The Impact of Monitoring Control on Managers’ Project Evaluation Decisions, p 39-50. R. Palacios, R. Proaño, C. Hinojosa, D. Martínez (2012). Artículo Científico-Implementación de un sistema informático, orientado a la Web para el monitoreo y evaluación de impacto de proyectos de desarrollo, el caso de la plataforma APOMIPE, p. 2-9 Kendrick T., Brooks F., (2003). Identifying and managing project risk: essential tools for failure-proofing your project. Amacom, p. 272-291 Ashok M., Biswajit S. y Jibitesh M. (2011). Artículo Científico Project management-Structured Approach to Project Execution, Monitoring and Control at Operational Level Vol. 5, No. 1, p. 10-18 Takim R. y Adnan, H. (2008). Analysis of effectiveness measures of construction. Asian social science. Vol. 4 No. 7, p 74-81 Sanchez M. (2008). Artículo Científico - Seguimiento y evaluación de planes y proyectos educativos: un reto y una oportunidad Vol. 14, No. 3, 2008, p. 32-50 Barchini, G (2005). Artículo Científico - Métodos “I + D” de la Informática. Vol. 2, No. 5, 2005, p. 16-24

43

Dennis, P. (2006). Getting the right things done: a leader's guide to planning and execution. Lean Enterprises Inst Incorporated, p. 56-63.

Universidad de San Buenaventura Cali (2011). Sistema de Investigaciones Bonaventuriano, p. 77.

Problema Por qué?

Nivel 1

Por qué?

Nivel 2

Por qué?

Nivel 3

Por qué?

Nivel 4

Por qué?

Nivel 5

Monitoreo y

control visual

deficiente en

proyectos de

investigación

No es claro el seguimiento para la entrega de los avances, que permitan medir el cumplimiento frente a las metas trazadas.

El seguimiento es realizado por equipos que no conocen o dominan las herramientas de Monitoreo y control de proyectos.

Las herramientas disponibles para el monitoreo y control de proyectos son deficientes, para las expectativas.

No hay convicción, ni habito por parte de los investigadores para realizar reportes.

No existen políticas/procedimientos definidos para el reporte periódico de los avances de los proyectos.

Desconocimiento del proceso metodológico de seguimiento a la gestión y avance de los proyectos

Existe un gran interés en el perfil técnico –científico del equipo investigador

Dentro de su grado de experticia e idoneidad científica se cuenta con la competencia para administrar un proyecto. Efecto HALO.

La herramienta en donde se reporta los avances de los proyectos (SIB), no cuenta con unos lineamientos claros para los reportes.

La herramienta disponible SIB no permita registrar los avances de los proyectos, para su respectivo seguimiento en cuanto a: Logros principales Desviaciones/dificultades Decisiones importantes Próximos pasos.

Prelación organizacional por el inicio y cierre de los proyectos de investigación

Estos dos Hitos (Inicio – Cierre) enmarcan los procesos relevantes de la institución.

Son el foco de las retribuciones y beneficios tanto para la institución como para el equipo investigador

Estos dos Hitos son los únicos que tienen visibilidad y relevancia. No se tiene la visibilidad del avance en la etapa de ejecución, de los proyectos.

Los productos comprometidos a entregar por cada proyecto de investigación, no se miden de acuerdo a las restricciones de proyectos (cronograma, costo y cumplimiento).

Anexo 1: Lluvia de ideas para desarrollar 5 por-que´s

Anexo 2: Diagrama ES – NO- ES para la determinación de problemas

ES NO ES

QUE

Monitoreo y control deficiente para el seguimiento de los proyectos de Investigación.

Inexistencia de políticas/ procedimientos que permitan monitorear de forma periódica el desempeño de los proyectos de Investigación.

o Ejecución NO acorde con el plan inicial del proyecto de Investigación.

o Valoración del estado real de avance del proyecto acorde con los procedimientos actuales de seguimiento.

CUANDO

A partir de la aprobación y visto bueno de un proyecto (viabilidad académica, financiera y par evaluador).

o Previo a la aprobación de los proyectos.

DONDE

En la Universidad San Buenaventura Cali

En la Dirección de Investigaciones.

En los proyectos de investigación.

o En las demás sedes de la universidad en el territorio Colombiano.

o En otras dependencias de la universidad.

o En proyectos diferentes a los referentes a la investigación.

EXTENSIÓN Al 100% de los proyectos de

investigación radicados.

o N/A

Anexo 3. Tabla propuesta para analizar los elementos constitutivos del monitoreo

y control.

Esquema planteado para consolidar los elementos comunes del monitoreo

y control en proyectos:

Primer elemento común

Autores Indicadores de gestión PMBok V.5: Numeral 4.4.2.2 Técnicas analíticas

Segundo elemento común

Autores Seguimiento del desempeño de proyectos: PMBok V.5: Numeral 4.5.1 Reglas para la medición del desempeño

Tercer elemento común

Autores Evaluación de proyectos: PMBok V.5: Numeral 4.4.3.2 Informes de desempeño del trabajo


constitutivos Actividades de gestión

Anexo 4: Tabla de interrelación entre los autores y los elementos comunes del monitoreo y control:

Autores Indicadores de

Gestión

Seguimiento del desempeño de

proyectos

Evaluación de proyectos

Palacios Lagos, Rosa Marinella - Proaño Ortíz, Ricardo Daniel

x x x

Mohanty Ashok Satpathy Biswajit Mishra Jibitesh


x x

Graciela Elisa Barchini x x x

Marisela Sánchez x x x

Vincent K Chong Rindah F Suryawati x x x

Fred Brooks x x x

Roshana Takim Hamimah Adnan x x x

Pascal Denis Sin información relevante x


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