LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE … · y en el cuerpo del documento, los títulos ... claro y sencillo. La redacción de la descripciónde cada activi- ... Para la integración

LINEAMIENTOS PARA LAELABORACIÓN DE MANUALES

DE PROCEDIMIENTOS

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos - Dirección de

Modernización Administrativa

PRIMERA VERSIÓNOaxaca - Junio 2015

AUTORIZÓ:

EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN

LIC. ALBERTO VARGAS VARELA

Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos

Secretaría de Administración

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos Dirección de Modernización Administrativa

Tlalixtac de Cabrera, Oax., Junio de 2015

ÍNDICE

Introducción

I.

3

3

3

4

44

6

677

8

888

99

1112

Objetivo de los lineamientos

II. Marco teórico

III. Proceso de elaboración, revisión y autorización del Manual de Procedimientos

IV. Formato general

V. Diseño del procedimiento

VI. Integración del procedimiento

Pág.

1) Elaboración del proyecto2) Envío y recepción del proyecto

45

3) Revisión4) Autorización

65) Publicación y difusión

33

1) Definición de procedimiento2) Definición de Manual de Procedimientos

43) Objetivos del Manual de Procedimientos

1) Páginas2) Tipografía

1) Delimitación del procedimiento2) Criterios básicos para establecer un procedimiento3) Recolección de la información

88

4) Análisis y diagnóstico5) Redacción del procedimiento

1) Identificación e información complementariadel procedimiento

2) Formato para la descripción del procedimiento3) Representación gráfica del procedimiento

3) Apartados

1PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página

1818181818

1919

19

Pág.

1) Portada2) Contenido3) Introducción4) Objetivo del manual

Marco jurídicoSimbología

5)

6)

Procedimientos7)

Directorio1919

8)

Foja de firmas9)

10) Control de cambios

121214

a) Diagrama de flujob) Simbologíac) Criterios para su elaboración

16d) Formato para el diagrama de flujo

18VII. Integración del Manual de Procedimientos

20VIII. Disposiciones Generales


INTRODUCCIÓN

II. MARCO TEÓRICO

La Secretaría de Administración a través de la Dirección de Modernización Administrati-va, en uso de las facultades que le confiere el artículo 46 fracción XXVIII de la Ley Orgá-nica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, ha emitido los Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimien-tos, cuyo propósito es proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administra-ción Pública Estatal, las herramientas que faciliten la elaboración de estos instrumen-

recaheuq us ne selitú sovitartsinimda sotcotidiano.

Los presentes Lineamientos también tienen el propósito de unificar y homogenizar la presentación y contenido de los Manuales de Procedimientos, mismos que mediante su observación, facilitará el desarrollo de las actividades, operaciones y tareas de los servidores públicos, además de servir de apoyo para la mejora continua de los procesos que se realizan en la Administración Pública Estatal.

Es una serie de actividades relacionadas euq ,etnemacigólonorc sadanedro y ís ertne

muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades.

I. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS

Los Lineamientos tienen como objetivo principal, proporcionar a los servidores públi-cos del Gobierno del Estado de Oaxaca, la metodología necesaria para facilitar el

proceso de elaboración, revisión y actualiza-ción de los Manuales de Procedimientos de cada una de las Dependencias y Entidades, ayudando a evitar la discrepancia de presen-tación y contenido.

Así mismo, establece las políticas específi-cas de coordinación institucional entre la Secretaría de Administración, a través de la Dirección de Modernización Administrati-va, con los Enlaces encargados de coordi-nar e integrar la elaboración del Manual de Procedimientos.

1) Definición de procedimiento

Instrumento de apoyo administrativo integrado por procedimientos específicos que sustentan la realización de las funciones, atribuciones y/o facultades de las diferentes áreas administrativas de una Dependencia o Entidad.

2) Definición de Manual de Procedimientos


Constituye una fuente formal y perma-nente de información para servidores públicos y ciudadanos.Mejora los procedimientos de trabajo. (sirviendo como base para la realización de estudios y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las Dependencias o Entidades).Sirve como medio de orientación al personal de nuevo ingreso.Evita la duplicidad de funciones y pasos innecesarios dentro de los procedimientos.

y onretni lortnoc led serobal sal atilicaFauditoría administrativa.

El Enlace será la persona que designe el titular de la Dependencia o Entidad, notifi-cando por oficio su designación a la Secreta-ría de Administración; el Enlace tendrá la responsabilidad de coordinar e integrar el proyecto del Manual de Procedimientos de su Dependencia o Entidad, con base en los presentes Lineamientos.

Los Enlaces enviarán el proyecto de Manual de Procedimientos por medio de oficio firmado por el titular de la Dependencia o Entidad que representen, a la Secretaría de Administración, con atención a la Dirección de Modernización Administrativa, de manera impresa en blanco y negro, así como de manera electrónica en CD o a la siguiente dirección: [email protected]

3) Objetivos del Manual de Procedimientos

1) Elaboración del proyecto

2) Envío y recepción del proyecto

La Dirección de Modernización Administrati-va será la encargada de revisar el proyecto del Manual de Procedimientos, designando a un Revisor para tal efecto. El Revisor, se coordinará con el Enlace para programar reuniones de trabajo en las que dará a cono-cer las observaciones necesarias, en un término no mayor a cuatro días hábiles después de su revisión; los Enlaces se encargarán de hacer las correcciones seña-ladas. Este proceso se llevará a cabo de manera consecutiva hasta llegar a la versión definitiva.

3) RevisiónIII. PROCESO DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En términos del Artículo 30 de la Ley Orgáni-ca del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, es obligación de los titulares de las Dependencias y Entidades elaborar sus Manuales de Procedimientos, a través de los Enlaces; este proceso inicia una vez autoriza-da su Estructura Orgánica, Reglamento Interno y Manual de Organización.


Una vez solventadas las observaciones ante la Dirección de Modernización Adminis-trativa, el Revisor solicitará al Enlace las firmas de aprobación de los Manuales de Procedimientos, de la siguiente forma:

La Dependencia o Entidad, se encargará de enviar mediante oficio dirigido al Secretario de Administración, la versión definitiva del Manual de Procedimientos, impreso a color para firma del Secretario de Administración.

4) Autorización

Serán los Titulares de las Dependencias y los Órganos Auxiliares quienes emitan su Manual y la validación será suscrita por el Secretario de Administración.Serán los Titulares de los Órganos

le nárad seneiuq sodartnecnocseD

Vo.Bo., el Titular de la Dependencia a la que pertenece lo emitirá y la validación será suscrita por el Secretario de Admi-nistración.Será el titular de la Entidad quien emita el Manual, el Secretario de Administra-ción la validación y el Órgano de Gobier-no autorizará su publicación en el Periódi-co Oficial del Gobierno del Estado.

Ejemplo: Foja de Firmas

Vo.Bo

____________Titular del Órgano Desconcentrado

Órganosdesconcentrados

Validó_____________

Secretario de Administración

Emitió

____________Titular de la

Dependencia a la que pertenece

Fecha, mes y año

Dependencias y Órganos Auxiliares

Emitió

____________Titular de la

Dependencia u Órgano Auxiliar

Validó

_____________Secretario de

Administración


Fecha, mes y año

Entidades paraestatales

Validó

Lic. Alberto Vargas Varela

Secretario de Administración

(Nombre del titular)

(Cargo del titular)

Emitió

Se autorizó la publicación del presente Manual de Procedimientos por el (nombre del Órgano de Gobierno) en sesión (ordinaria o extraordinaria) de fecha (día, mes y año).

Ejemplo: Foja de Firmas

La Dependencia o Entidad, enviará el Manual de Procedimientos con las firmas originales respectivas, así como en CD a la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado para su publicación en el Periódico Oficial.

De acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca, será obligación de la Dependencia o Entidad poner a disposición del público, el Manual de Procedimientos así

como las actualizaciones que se realicen al mismo, difundiéndose a través de la página electrónica oficial y en la página electrónica de transparencia gubernamental.

Los titulares de las Dependencias o Entida-des deberán realizar la difusión del Manual de Procedimientos al interior de las mismas, asegurándose de que todo su personal conozca y tenga acceso a este documento.

Con el propósito de unificar la presentación y el contenido de los Manuales de Procedi-mientos, se deberán considerar los siguien-tes elementos:

5) Publicación y difusión

Ejemplo del encabezado:

Manual de Procedimientos

1) Páginas

IV. FORMATO GENERAL

En el encabezado del lado izquierdo lleva-rá el escudo oficial del Estado de Oaxaca, acompañado del nombre de la Dependen-cia o Entidad con el color oficial.En el encabezado del lado derecho lleva-rá el logotipo y slogan del Gobierno del Estado.En la parte superior central del encabeza-do, irá el nombre del documento, en fuente Constantia, tamaño 14 en mayús-culas y minúsculas.


ne res árebed otnemucod led lareneg otxet lEmayúsculas y minúsculas fuente arial, tamaño 11, color negro, sin negritas (excepto los títulos y subtítulos de los apartados asi como las alternativas de las decisiones del procedimiento) el tamaño de los títulos y subtítulos será número 12. Los párrafos debe-rán ser justificados, con interlineado de 1.15, margen de 3 cm a la izquierda, 3 cm a la derecha, 3 cm superior y 2 cm inferior.

Los apartados se identificarán mediante números romanos (I, II, III); en el odinetnocy en el cuerpo solutít sol ,otnemucod led irán alineados al lado izquierdo y los subtítu-los de la misma forma con tabulador de 1.5 centímetros.

2) Tipografía 3) Apartados

Ejemplo:

Manual de Procedimientos


Ejemplo: Elabora, recibe, emite, etc.jurídico-administrativas que rigen el funcio-

Para delimitar el procedimiento se deben contestar las siguientes preguntas ¿cuál es el proceso que se va a analizar?, ¿dónde inicia?, ¿dónde termina?, para fijar el objetivo de estudio; éste servirá de guía para la inves-tigación, análisis y diseño del procedimiento.

árebed es ,otneimidecorp nu rarobale araPtomar en cuenta los siguientes criterios:

Se deberá analizar la información que se integró durante la recolección de informa-ción, con el propósito de diagnosticar la situación de los procedimientos actuales de la Dependencia o Entidad; para el análisis de la información recabada, es conveniente responder las siguientes preguntas: ¿qué trabajo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cómo se hace?, ¿cuándo se hace?, ¿dónde se hace?, ¿con qué se hace? y ¿en qué tiempo se hace?.

Para la redacción de los Procedimientos se deberán observar las siguientes reglas:

namiento y actividades de la Dependencia o Entidad, como la Estructura Orgánica, el Reglamento Interno y Manual de Organiza-ción; entrevistar a los servidores públicos que puedan aportar información adicional, así como a las áreas de trabajo que implementan

nóisiv al renet arap ,sotneimidecorp sotsereal de las condiciones, medios y personal que opera los mismos; siguiendo todo el procedimiento, desde el inicio hasta su fin.

V. DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO

Debe derivar de las facultades y/o atribucio-nes sustantivas establecidas en el Regla-mento Interno de la Dependencia o Entidad y que sean de impacto en la Admi-nistración Pública Estatal.Debe tener como mínimo ocho activida-des.Los procedimientos deben dar una proyec-ción general en forma clara y cronológica de las actividades.El nombre del procedimiento debe dar una idea clara de su contenido.

La descripción del procedimiento debe redactarse en un lenguaje común, claro y sencillo.La redacción de la descripción de cada activi-dad debe iniciar con un verbo en tiempo presente, en tercera persona de singular.

1) Delimitación del procedimiento

2) Criterios básicos para establecer un procedimiento 4) Análisis y diagnóstico

Se deberá recurrir a los archivos documen-tales, en los que se localizan las bases

3) Recolección de la información

5) Redacción del procedimiento


Para la integración de un procedimiento deberá considerarse los siguientes elementos:

NombreObjetivoMarco jurídicoResponsablesPolíticas de operaciónFormatos e instructivosDescripción del procedimientoDiagrama de flujo Anexos

La redacción será tipo libreto, es decir en el orden en que las áreas administrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y así la redacción tendrá un orden secuencial y lógico.Deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memorándums, formatos e instructivos) para el trámite.Cada actividad del procedimiento debe indicarse en números arábigos (1,2,3…) de forma consecutiva.Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instrucción se usarán notas en el procedimiento, éstas deben ser breves e irán al final de la actividad referida, no incluir demasiadas.Se usará paréntesis, para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copia de un formato o para proporcionar información adicional que se juzgue conveniente.Se utilizarán comillas cuando se transcriba textualmente un párrafo de algún documento, para alguna leyenda o para resaltar alguna referencia.Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se señalará con las palabras “retorna” o “continúa” y el número de la actividad donde se dirige. Se indica entre paréntesis al final de la actividad donde sea requerida. Ejemplo: No aprueba solicitud, (retorna a la actividad No. 3)

Las decisiones o alternativas que se nárebed ,dadivitca anu ed nevired

describirse en el procedimiento en letras negritas.

VI. INTEGRACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Para identificar un procedimiento, se deberá conocer el nombre, el área administrativa responsable del procedimiento, área de adscripción, fecha de elaboración y de actua-lización, tiempo de ejecución, clave y el total de páginas del procedimiento.

Con el fin de dar sustento jurídico y adminis-trativo a la operatividad del procedimiento, debe considerarse su objetivo, marco jurídi-co, responsables involucrados, políticas de operación y formatos e instructivos utiliza-dos en el mismo. Para su descripción se usará el formato siguiente:

1) Identificación e información complementaria del procedimiento


Instructivo de llenado del formato “A”

Nombre del campo Se anotará

Nombre del procedimiento:

Área administrativa responsabledel procedimiento:

Área de adscripción:

Fecha de elaboración:

Fecha de actualización:

Tiempo de ejecución:

Clave:

Total de páginas:

Nombre del procedimiento que se escribe.

Nombre del área que desarrolla el procedimiento.

El nombre de la Unidad, Coordinación, Dirección de área, Subse-cretaría o equivalente a la que pertenece el área administrativa responsable del procedimiento.

El mes y año en que se elabora el procedimiento.

El mes y año en que se actualiza o modifica el procedimiento.

El tiempo total efectivo en que se desarrolla el procedimiento expresado en horas y minutos.

Las siglas de la Dependencia o Entidad, las siglas de la Dirección de área responsable o su equivalente, la letra P de procedimiento seguida por el número consecutivo. Todos los elementos separa-dos por un guión (-).Ejemplo: SA-DRH-P001 El número total de páginas del procedimiento.


Formato “A”

2. Objetivo:

3. Marco jurídico:

4. Responsables:

5. Políticas de operación:

6. Formatos e instructivos:

1. Nombre del procedimiento:

Área administrativa responsable del procedimiento:

Área de adscripción:Fecha: Tiempo de ejecución:

De elaboración: De actualización: Clave:Total de Páginas:

Formato “B”


Objetivo:

Marco jurídico:

Responsables:

Políticas de operación:

Formatos e instructivos:

El propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

En forma de lista los ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que regulan al procedimiento.Ejemplo:Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.Publicada el 01 de diciembre del 2010.Última reforma publicada el 22 de abril del 2015.Artículo 46, fracción XVIII.

Las áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el desarrollo del procedimiento.

Los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar el ámbito de responsabilidad de las áreas administrati-vas que participan en los procedimientos.

Una lista del nombre y clave (en su caso) de las formas impresas que se utilizan en el procedimiento. Ejemplo: Nombre Clave 1. Formato de incidencias. 2. Comisión. 3. Prórroga de contrato. 4. Permiso económico.

Para la descripción del procedimiento se utilizará el formato siguiente:

2) Formato para la descripción del procedimiento

Responsable Descripción de la actividad

7. Descripción del procedimiento

Tiempo (min/hrs)


Instructivo de llenado del formato “B”


Responsable:

Descripción de la actividad:

Tiempo (min/hrs):

Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el procedimiento.

En forma narrativa y secuencial las operaciones que se realizan en un procedimiento, enumerando cada una de éstas.

El tiempo en que se ejecuta cada una de las operaciones del procedimiento expresado en minutos y/o horas según la naturaleza de cada una de las actividades del procedimiento.

Los diagramas de flujo representan en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones y/o recorrido de las personas, formas o los materiales. Muestran las áreas administrativas responsables de la atribución y puestos que intervienen para cada operación descrita y pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada caso. Se emplean principalmente en el análisis de los procedimientos.

Los símbolos que a continuación se seña-lan, son los que convencionalmente se han tomado para representar las operaciones de un procedimiento, por lo que deberán aplicar-se en todas las Dependencias o Entidades.

3) Representación gráfica del procedimiento

a) Diagrama de flujo b) Simbología


Inicio o término del diagrama de flujo

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Señala donde inicia o termina un procedi-miento. Se escribe dentro del símbolo la palabra “inicio o fin”.

Actividad Describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del símbolo.

Conector depágina

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Documento Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se envíe, se reciba, se genere o salga del procedimiento.

Documento múltiple Representa cualquier documento con copia.

Decisión oalternativa

Indica un punto dentro del flujo las alternativas derivadas de una decisión, es decir, en una situación en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas.

Conector deoperación

Representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Simbología ANSI para diagramas de flujo


Archivo definitivo

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Representa un archivo de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente.

Archivo temporal Representa la guarda o almacenamiento de documentos de forma temporal.

Nota Describe dentro del símbolo de manera breve alguna aclaración o instrucción dentro del procedimiento.

Flujo o líneade unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distin-tas operaciones.

T

Para su elaboración se deberán considerar los siguientes criterios:

c) Criterios para su elaboración

Comienza y concluye con un “Inicio/Fin”;El diagrama deberá iniciarse en la parte superior, de arriba hacia abajo y de izquier-da a derecha.Cada símbolo de actividad deberá nume-rarse consecutivamente, dentro del mismo de acuerdo a la descripción del procedimiento.

El símbolo de actividad u operación, contendrá los datos asentados en la descripción del procedimiento de manera breve y sencilla; iniciar con verbo conjuga-do en presente en tercera persona de singular, ejemplo: turna, supervisa, regis-tra, etc.El símbolo de documento, debe contener el nombre del documento o formato que se esté usando.Cuando se mencionen en el procedimien-to, varios documentos, estos se indicarán en un solo símbolo documento, anotando dentro de éste el término “anexos”.


En la distribución o destino del documen-to, las copias se marcarán con el número que les corresponda señalando su desti-no, ya que ningún documento debe quedar suelto.

Ejemplo:

La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento. A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra. Ejemplo:

A cada conector de salida de actividades le corresponde un conector de entrada, marcado con la misma letra. Ejemplo:

Sobre el símbolo de decisión, la opción de la situación se escribirá dentro del símbolo de manera resumida y en forma interroga-tiva. La respuesta a la pregunta planteada será generalmente SI o NO y deberán escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los diferentes caminos. Ejemplo:

-Elabora oficio

Oficio O/3

DirecciónAdministrativa

Departamento deRecursos Humanos Dirección

Finanzas

Unidad deServicios al Personal

Dirección de RecursosHumanos

Oficio 3

Oficio 2

Oficio 1

Oficio O

1- Elabora oficio

Oficio O

2- Recibe oficio

Oficio 1

3- Recibe oficio

A

A

Sale

(Entrada) (Salida)

Entra

A

NO

SI Datos

correctos?

En el símbolo de documento, cuando se trate de originales, se deberá señalar con la letra “O” de original, seguido por una diagonal que significa el número de copias del documento.

Ejemplo:


A

d) Formato para el diagrama de flujo

No debe haber más de una línea de entra-da a cada símbolo y más de una línea de salida de cada uno de ellos, con excep-ción de la entrada y salida de un conector y símbolos de decisión, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento;

Por cuestiones de presentación los símbo-los que se utilicen deberán ser de un mismo tamaño;El símbolo “Nota” se indica sobre la activi-dad que se quiere hacer alguna aclara-ción o instrucción.

Ejemplo:

Para la elaboración de los diagramas de flujo se sugiere utilizar el siguiente softwa-re: Visio, Word, Power Point o Excel, o cualquier otro programa siempre y cuando se cumpla con los criterios señalados en los presentes Lineamientos.

-Elabora oficio

Nota:

Formato “C”

(Responsable)

8.-Diagrama de Flujo

Elaboró:

Responsable del procedimiento Jefe inmediato Jefe superior inmediato

Vo. Bo. Aprobó:

(Responsable) (Responsable)


Para continuar el diagrama de flujo en otra hoja, se utilizará la primera columna del formato describiendo nuevamente al área involucrada, aun cuando sea la misma de la columna y hoja anterior.

Al final de los diagramas de flujo de cada procedimiento, se anexarán los formatos que se utilicen en el mismo, con su corres-pondiente instructivo de llenado.

Instructivo de llenado del formato “C”


Responsable:

Elaboró:

Vo. Bo.:

Aprobó:

Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el procedimiento, reflejando en cada una de las columnas los símbolos correspondientes al diagrama de flujo de las operaciones que se desarrollan.

El nombre completo, cargo y firma del responsable del procedimiento.

El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato del responsable del procedimiento.

El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato superior del que da el visto bueno al procedimiento.


Contiene los datos de identificación del Manual, en la parte central de una hoja en blanco se anotará el nombre “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS” con fuente constantia tamaño 28, en letras mayúsculas y color institucional y abajo el nombre de la Dependencia o Entidad, misma fuente tamaño 20, en letras mayúsculas y minúsculas. En la parte superior izquierda deberá ir el escudo del Gobierno del Estado y en la parte superior derecha el logotipo y slogan del mismo. Centrado a pie de página se indicará la fecha de elaboración, la versión correspondiente y el número de ejemplares impresos en fuente arial, tamaño 11, en letras mayúsculas y en minúsculas.

VII. INTEGRACIÓN DEL MANUALDE PROCEDIMIENTOS

1) Portada

Es una lista ordenada de los apartados que integran el Manual de Procedimientos, mismos que se describirán del lado izquierdo con números romanos.

2) Contenido

Se indicará en forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar al utilizar el Manual; se iniciará con un verbo en infinitivo, evitando el uso de adjetivos calificativos, señalando el qué se hace, como se hace y para qué se hace, sin exceder un párrafo de cuatro renglones.

4) Objetivo del Manual

Es una relación de los ordenamientos jurídi-cos administrativos vigentes, que regulan las facultades y funcionamiento de la Depen-dencia o Entidad, enlistados de manera jerárquica, de acuerdo al siguiente orden:

Nivel Federal: Constitución, Tratados, Leyes, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos y Circulares.

Nivel Estatal: Constitución política local, Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos, Acuerdos y Circulares.

Para cada uno de los ordenamientos se deberá describir:

5) Marco Jurídico

Es una síntesis del contenido del Manual, en la que deberá explicarse de forma clara

y concisa, los objetivos que se pretenden alcanzar a través de este, su alcance, cómo utilizarlo, cuándo y cómo se harán sus revisiones y actualizaciones. Su redacción será en una cuartilla.

3) Introducción


El nombre completo del ordenamiento jurídico administrativo. Fecha de publicación o expedición en el Periódico Oficial.Última reforma (si existiera).

Ejemplo:Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.Publicada el 1 de diciembre de 2010.Última reforma publicada el 22 de abril del 2015.

En este punto se integrarán los Procedimien-tos en el orden en que aparecen las Áreas Administrativas responsables en la Estructura Orgánica indicada en el Reglamento Interno de la Dependencia o Entidad correspondiente.

Para la integración de los Procedimientos se utilizarán los Formatos “A”, “B” y “C” descritos en el apartado VI, de los presentes Lineamientos.

7)

Es una relación de los servidores públicos con nivel de mandos medios y superiores, de la Dependencia o Entidad correspondiente, se deberá ordenar la información de la siguiente manera:

nombre, cargo, dirección de oficina, municipio, entidad, código postal, correo electrónico, número telefónico de oficina y extensión. En caso de las entidades paraestatales, se incluirán los miembros del Órgano de Gobierno.

Procedimientos

En este punto, se plasmarán las firmas correspondientes a lo establecido en el apar-tado III, punto 4, de los presentes Linea-

árecelbatse es roirefni etrap al nE .sotneimla fecha de autorización del Manual, el número y fecha de actualización, nombre y cargo del servidor público encargado de la integración del Manual de Procedimientos.

9) Foja de firmas

Se registrará el número de las revisiones, la fecha de actualización del Manual y la descripción clara y breve de los cambios que se hayan realizado al mismo. El control de cambios se presentará en una tabla. Ejemplo:

10) Control de cambios

8) Directorio

Simbología6)

Se intregrará la simbología previamente establecida en el apartado VI, punto 3, inciso b, de los presentes Lineamientos.


Rev. 01 Agosto 2015 Se modificaron las actividades del número 12 al 16, derivado de la última reforma a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca en su artículo 46 fracción XIV.

Autorización de Estructuras Orgánicas SA-DMA-P005

Número de revisión Fecha de actualización

Control de cambios

Nombre y clavedel procedimiento Justificación del cambio

Instructivo de llenado de la Tabla

VIII. DISPOSICIONES GENERALES

La interpretación y aplicación de los presentes Lineamientos, corresponde a la Dirección de Modernización Administrati-va. Para el caso en que algún documento por sus características particulares no sea viable su aplicación, también la Dirección de Modernización Administrativa será la facultada para autorizar lo que proceda.

Los Lineamientos entrarán en vigor a partir de la fecha de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca.Los presentes Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos, dejan sin vigencia los Lineamientos de esta naturaleza

Nombre del campo

Número de revisión:

Se anotará

El número de veces revisado.

Es la fecha en la cual se aprueba la actualización del Manual.Fecha de actualización:

Justificación del cambio:

El nombre del o de los procedimientos a modificar con su clave respectiva.

Es el motivo de la actualización del Manual, redactado de manera breve.

Nombre y clave del procedimiento:


Documents

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE … · y en el cuerpo del documento, los títulos ... claro y sencillo. La redacción de la descripciónde cada activi- ... Para la integración