Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(1/30)

http://PollEv.com/erkkileego

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

IT dokumentatsioon ja teadmushaldus

Erkki Leego

juhtivpartner

Leego Hansson

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(2/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Teadmiste jätkusuutlikkus

Ma ei mäleta, mida ma ei mäleta

Ma ei tea, mida ma ei tea

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(3/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Erinevad infoallikad

• Dokumendid– Elektroonilised– Paberdokumendid

• E-kirjad• Koosolekute märkmed -

salvestused• Telefonivestlused• Chat vestlused• Tööde register• Fotod• Faktid ja nipid

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(4/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Teadmus on ettevõtte vara

Kolm põhiülesannet:

1. Koguda jooksvalt kokku teadmiste “kuhi”

2. Leida “kuhjale” mõistlik jätkusuutlik vorm ja struktuur

3. Kasutada teadmust efektiivselt

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(5/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Informatsiooni kättesaadavus

Õige informatsioon õigel ajal õiges kohas

MIS? Milline info? Volitused?

KES? Isiklik, perekond ja sõbrad, meeskond, avalik

KUNA? Kohe, tööajal, 24/7, aastaid hiljem

KUS? Minu seadmes, arvutivõrk, reisil online ja offline

SEADE? Lauaarvuti, sülearvuti, nutiseade, veebilehitseja

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(6/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Informatsiooni sünkroniseerimine

• Erinevad asukohad, rakendused, teenused, seadmed

– Sama rakendus/teenus ja erinevad seadmed

– Sama info ja erinevad rakendused/teenused

– Võrgus / võrguta / mõlemad

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(7/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Säilimise tagamine

• Milline info on tähtis?

• Kus on originaalid?

• Kuidas on korraldatud varundamine?

– Mis info?

– Kui sageli?

– Kes ja kuidas?

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

INTERNET

WAN ISP- Elion

(4 Mb/s Sync)

Tallinn

Uniper VPN

Domeeni-

kontroller

Tallinn LAN

Kokku

67 tööjaama

77 aktiivset kasutajakontot

8 võrguprinterit

VmWare

Failiserver

DOKU

Infrastruk-

tuuri serverid

E-post

MS ExchangeLADU TELLIMINE

TOODE 2

Finants

MS Dynamics AX

EMC

andmemassiiv

Tartu

Uniper VPN

Paide

Uniper VPN

Viljandi

Uniper VPN

WAN ISP- Elion

(2 Mb/s)

WAN ISP- Elion

(2 Mb/s)

WAN ISP- Elion

(8Mb/s sync)

Tartu LAN

Domeeni-

kontrollerTOODE

Terminali-

server

Kokku

35 tööjaama

43 aktiivset kasutajakontot

6 võrguprinterit

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(8/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Teadmiste jätkusuutlikkus

• Kuidas leida info 2 aastat hiljem?

– Eralda teadmine

informatsioonist

– Loo kogutud teadmusele

loogiline ülevaade ja

struktuur

– Jäta endale vihjeid …

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(9/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Teadmushalduse põhimõtted

• Teadmus on hallatud nii, et teema, asjaajamine või projekt on päevapealt ülevõetav teise töötaja poolt

• Teadmushaldus peab olema terviklik ja tegelema kõigi infovaradega– Dokumendid, plaanid-ideed, e-kirjad, vestlused, …

• Jätkusuutlik teadmus koguneb tavapärase töö osana

• Teadmushaldus on pidevas arengus ja vajab koordinaatorit

• Soovitus – Wiki-põhine Atlassian Confluence

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(10/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kasutajatoe korraldus

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(11/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kasutajatoe korraldus

• Kasutajatoe korraldust mõjutab tugevasti ettevõtte rütm

– Abisoovide elektrooniline edastamine leevendab kättesaadavust

• Arvutiabi tööd saab üldistatult jagada kaheks:

1. Operatiivtööd

• Kohe lahendatavad

• Lihtsamad juhendamised, väikesemahulised administreerimis- ja seadistustööd, avariide likvideerimine

2. Plaanitud tööd

• Hiljem lahendatavad

• Tööd, mille tegemist saab rahulikult plaanida kõige sobivamale ja efektiivsemale ajale ning prioriteetsuse järjekorras

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(12/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Tööde register

• Aitab tagada, et abisoove ja toimetusi ei unustata ära

• Aitab planeerida tööde teostamist kõige efektiivsemale

ajale

• Aitab analüüsida sageli esinevaid probleeme ja

planeerida muudatusi, mis süsteemselt neid vähendaks

• Tööde registri pidamise levinumad viisid:

– Spetsiaalne e-postkast (nt. arvutiabi@ettevõte.ee)

– Käsitsi täiendatav nimekiri (Excel, Word, …)

– Tööde registri rakendus

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(13/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kasutajatoe viisid

• Kasutajatoe spetsialist

– Abitelefon, vastuvõtt kindlatel kellaaegadel (nt. 9-17)

• Tugiisik

– Kogenud arvutikasutajad. Aitavad kuidas oskavad.

• Rakenduse tugiisik

– Mõne spetsiifilise rakenduse ekspertkasutaja (nt. dokumendihaldus)

• Elektrooniline suhtlus

– Eemalolev spetsialist läbi e-posti või skype

• Kasutajajuhendid

– Juhendid, korduma kippuvad küsimused, artiklid siseveebis, tegevuste kontrollnimekirjad

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(14/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kasutusjuhendid

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(15/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kasutusjuhendid

• Abi peab olema alati “käepärast”

• Aktiivse kasutaja paradoks

– Innukas kasutaja ei taha kulutada aega “ainult” õppimisele ja teadmised jäävad puudulikuks

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kasutaja vajadus Paber Online

Ma soovin osta Müügimaterjalid Animeeritud demod

Ma soovin õppida Õpetus Käsiraamat, õpetus, juhend, animeeritud demo

Ma soovin kasutada Kasutaja käsiraamat Käsiraamat, õpetus, kontekstipõhine help

Ma soovin probleemi lahendada

FAQ Help, FAQ, võrgukogukonnad

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(16/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Lugemise omapärad

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

• Soojuskaardid silmaliikumise jälgimise uuringutest

• Punane tähistab sagedast, kollane vähem ja sinine kõige vähem vaatamist

• Halli ala ei vaadatud üldse

• Vasakpoolne pilt on “About us” alalõik ühe firma veebist

• Keskmine pilt on ühe e-kaubanduse veebi toote lehekülg

• Parempoolne pilt on otsingumootori tulemuste lehekülg

© 2010 Pearson Addison-Wesley. All rights reserved.

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(17/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Juhendi vormi valikud

Paberil juhend

• Loetavus– Ekraanilt lugemine 15-30%

aeglasem

• Raamat on võimalik “kätte võtta” ja “kaasa võtta”

• Paberil võib ühele lehele paigutada rohkem infot kui ühele ekraanile

• Online abisüsteemid algajatele keerulised

• Lihtsam teha tegevusi arvutist ja vaadata kõrval õpetust

Online juhendid

• Füüsilised eelised– Ligipääsetavus, ei võta palju ruumi,

kiiresti uuendatavad

• Navigeerimise omadused– Juhendites ja materjalides viidetelt-

viidetele liikumise võimalus– Otsinguvõimalused

• Interaktiivsed teenused– Graafika, heli, värvid, animatsioonid– Uudisgrupid, võrgukogukonnad, e-kiri

• Majanduslikud eelised– Paljundamine ja levitamine odavam

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(18/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Dokumentide vormistamine

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(19/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Failisüsteem/dokumendihoidla

• Kõik dokumendid esimesest mustandist alates ettevõtte serveris/dokumendihoidlas

• Iga faili jaoks üks õige koht– Peab kehtima eeldus – kui faili selles

asukohas ei ole, siis teda ei ole olemas

• Struktuur hoolega läbi mõeldud – Võimalikult lame - mitte rohkem kui

3 taset– Arvestatud juurdepääsuõigusi ja

töökorralduse mugavust

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(20/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Tsentraliseeritud hoidla

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

• Wiki-põhine teadmushalduslahendus Atlassian Confluence

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(21/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Asjakohane struktuur

Hetkeolukorra kirjeldus

1. Sissejuhatus– Valdkondlik taust– Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd

2. Üldised tähelepanekud ja järeldused3. IT organisatsioon (hetkel)4. Infosüsteemi ülevaade5. IT põhidokumentatsioon6. IT-valdkonna tööprotsesside tugevused,

nõrkused ja riskitegurid– IT organisatsioon ja juhtimine– Kasutajatugi– Infosüsteemide arendamine– Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning

süsteemide monitooring– Andmeturbe tagamine, andmete varundamine ja

taastamine– Lahendused

7. Dokumentatsiooni tähelepanekud

Arengusoovitused

1. Sissejuhatus

– IT strateegilised prioriteedid

– Edutegurid

2. IT organisatsiooni visioon

3. Soovitavad IT valdkonna arendustegevused

4. Hea tava juhised

– Arenduste juhtimise hea tava

– IT dokumentatsiooni hea tava

– Taristu halduse hea tava

– Kasutajatoe hea tava

– Andmeturbe hea tava

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(22/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Dokumendi välimus

• Metaandmed päises ja jaluses– Väljatrükk peab olema ka jätkusuutlik

– Pealkiri, autor, versioon, aeg, asukoht, muutuste logi

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(23/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Failinimi teadmuse kandjana

• Failinimi mõistetav erinevate inimeste poolt erinevatel aegadel– Unikaalne, sisu peegeldav, praktiline

– Hea praktika – failinimes on dokumendi pealkiri

• Muster kolmest elemendist– “Pealkiri” “Versioon” “Muutja”

• Näited:– “Teadmushalduse põhialused 2016-04-05 0.01 Leego.pptx”– “Leego Hansson IT taristu kirjeldus 1.0 Leego.docx”

• Versioneerimine toetab meeskonnatööd ja vähendab segadusi

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(24/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Visualiseerimine

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

© 2010 Pearson Addison-Wesley. All rights reserved.

Digivaldkonna rollid ja maht

IT juht

Juhtkond

Veebitoimetaja

Juhtimine

Kasutajatoe spetsialistid

Süsteemiülema tööd

Spetsialistid

Süsteemi A haldur

Süsteemi D haldur

Süsteemi B haldur

Süsteemi C haldur

Süsteemi E haldur

Projektijuht

Turbejuht

Legend

Kooli IT ekspert

Väline IT ekspert

Kooli töötaja

ArvutiõpetajaHaridustehnoloog

Rakendus K peakasutaja

Rakendus L peakasutaja

Rakendus M peakasutaja

Skeem

iseloomustab

pädevuste

killustatust ja

töömahu

jagunemist

rollide kaupa.

Ülevaated ja plaanid

· Infosüsteemi ülevaade

· IT taristu visuaalne skeem

· IT meeskonna kirjeldus

· IT arengukava

· IT tegevuskava

· Ülevaade andmetest ja nende liikumisest

· Ülevaade projektidest

· Tööde register

· Riskianalüüs

· Turvameetmete ülevaade

· Toimepidevusplaan

· IT eelarve

· Arvutivõrgu skeemid

· Tööjaamade loend

· Võrguseadmete loend

· Serverite loend

· Kasutajate loend

· Hooldus- ja arengupartnerite loend

· Tarkvara loend

· Litsentside loend

· Lisaseadmete loend

LoendidTöökorrad

· Infosüsteemi kasutamise kord

· Arvutiklassi kasutamise kord

· Muudatuste haldamise kord

· Kasutajaõiguste haldamise kord

· Andmete varundamise kord

· Avariide likvideerimise kord

· Riistvarastandard

· Tarkvarastandard

Juhendid

· Rakenduste ja teenuste juhendid

· E-õppe juhendid

· Serverite installeerimise juhend

· Võrguseadmete konfigureerimise juhend

· Tööjaama installeerimise juhend

· Koolitusmaterjalid

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(25/30)

http://PollEv.com/erkkileego

IT dokumentatsioon

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(26/30)

http://PollEv.com/erkkileego

IT põhidokumentatsioon

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Legend:

+ Heal tasemel

- Puudulik

~ Vajab täiendamist

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(27/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Optimaalne dokumentatsioon (näide)

• Juhised– Infosüsteemi haldamise kord– Infosüsteemi kasutamise kord– VPN kasutamise juhend– Arvutite hankimise protseduur

• Kirjeldused– IT valdkonna korraldus– Koolitusplaan– Riistvara ja tarkvara standard– Seadmete dokumentatsioon

• Nõuded– Nt. infoturbe poliitika

• Ülddokumendid– Nt. sisekord

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(28/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Kodutöö edenemine?

Hetkeolukorra kirjeldus

1. Sissejuhatus– Valdkondlik taust– Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd

2. Kokkuvõtvad tähelepanekud ja järeldused3. IT organisatsioon (hetkel)4. Ettevõtte infosüsteemi ülevaade5. Arengusoovid6. IT põhidokumentatsioon7. Ettevõtte IT-valdkonna tööprotsesside tugevused,

nõrkused ja riskitegurid– IT organisatsioon ja juhtimine– Kasutajatugi– Infosüsteemide arendamine– Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning süsteemide

monitooring– Andmeturbe tagamine, andmete varundamine ja

taastamine– Lahendused

8. Dokumentatsiooni tähelepanekud

Arengukava

1. Sissejuhatus

– IT strateegilised prioriteedid

– Edutegurid

2. Visioonid

1. IT organisatsiooni visioon

2. Infosüsteemi visioon

3. Taristu visioon

4. Kasutajatoe visioon

5. Infoturbe visioon

3. IT valdkonna arengutegevused

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(29/30)

http://PollEv.com/erkkileego

Grupitöö – dokumentatsiooni planeerimine

• Kogune oma grupiga või liitu vabade inimestega

– Valige analüüsiks ettevõte

• Kirjeldage:

– Milline on dokumentatsiooni seisund ja vajadus

– Teadmushalduse ja dokumentatsiooni ettepanekud IT arenguplaani

• Esitlus kuni 5 minutit

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(30/30)

http://PollEv.com/erkkileego

IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002

Tänan!

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

Erkki.Leego@LeegoHansson.com

www.LeegoHansson.com