LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACIÓN, ORGANIZACIÓN HORIZONTAL Y VERTICAL:

Para adoptar un enfoque basado en procesos, la organización debe identificar todas y cada una de las actividades que realiza. Al gráfico ordenado y secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le llama mapa de procesos y sirve para tener una visión clara de las actividades que aportan valor al producto/servicio recibido finalmente por el cliente. Una característica importante de los procesos, es que las actividades que lo constituyen no pueden ser ordenadas de una manera predeterminada, atendiendo a criterios sólo de jerarquía o de adscripción departamental.  Una organización por procesos se orienta al resultado, alineando los objetivos de la organización con las necesidades y expectativas de los clientes, sin atender en sentido estricto a las relaciones funcionales clásicas. 

Las actividades de la organización son generalmente horizontales y afectan a varios departamentos o funciones (comercial, tráfico, administración, etc.), como ilustra el siguiente gráfico. La organización horizontal, recibe el nombre también de por actividades ó, procesos y es totalmente contraria a la organización tradicional vertical, por departamentos ó, funciones. La gestión por procesos consiste en dotar la organización de una estructura de carácter horizontal siguiendo los procesos internos de sus funciones y con una clara visión de orientación al cliente final. Los procesos deben estar definidos y documentados, señalando las responsabilidades de cada miembro, debe de haber un responsable y un equipo de personas asignado. 

La organización “vertical” se visualiza como una agregación de departamentos independientes unos de otros y que funcionan autónomamente. La Dirección marca objetivos, logros y actividades independientes para cada departamento y la suma de los logros parciales da como resultado el logro de los objetivos globales de la organización. La descripción gráfica de la organización vertical es el organigrama. En el organigrama cada casilla representa departamentos y jerarquías dentro de la organización. 

Podemos resumir en los siguientes puntos las diferencias entre una organización vertical tradicional y una organización por procesos ó, horizontal:  

ORGANIZACIÓN POR PROCESOS Ó, HORIZONTAL: 

- Procesos.  - Objeto de procesos: añadir valor. - Autonomía-autocontrol. - Responsable del procesos, coordina y apoya.  - Compromiso con los resultados de la organización. - Qué tareas hacer y para qué. - Trabajo en equipo.  

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PROCESOS VS ORGANIZACIONES VERTICALES

- Mejoramiento continúo. - Delegación de autoridad. - Se habla de representantes, no de responsables, de trabajo en equipo. - Nunca se habla de errores, si no de desviaciones con datos numéricos. - Qué es un proceso: algo que añade valor. Ejemplo: instalaciones, preparación pedidos entrada-salida, carga, imagen, devoluciones. 

ORGANIZACIÓN TRADICIONAL VERTICAL: 

- En departamentos. - Objetivos internos de cada departamento.  - Control jerárquico. - Cumplimiento de la tarea asignada. - Cómo hacer mejor las tareas. - Tareas y objetivos individuales. - Trabajo individual y fragmentación de tareas. - Movilidad en sentido ascendente y descendente. - Departamentos fragmentados, que desempeñan funciones separadas y donde la política dominante es la no intervención. - El esfuerzo se centra en conseguir objetivos internos de cada departamento. - Control de arriba/abajo. - Sistemas comunicación ineficientes sólo funcionan en sentido descendente. 

ORGANIZACIÓN FORMAL E, INFORMAL: 

Dentro de la empresa van a coexistir dos tipos de organizaciones. Organización formal, representada por el Organigrama, planificada por los responsables de la empresa, en función de objetivos y medios disponibles. La Organización formal recoge: - Los flujos de autoridad. - Roles excluyentes. - Redes de comunicación unipersonales y en sentido descendente. Debería recoger: - Flujos de trabajo y relaciones funcionales. - La coordinación de los roles. - Redes de comunicaciones funcionales y sociales. 

“El rol de un operario es un conjunto de normas de comportamiento que los otros miembros de la organización esperan de él. El rol formal es el comportamiento que la empresa exige al trabajador de acuerdo con el conjunto de tareas encomendadas.” 

Organización informal, es aquella que surge de manera espontánea por las interrelaciones que se establecen entre los distintos miembros de la empresa. Un elemento que influye decisivamente en la aparición de la organización informal es la existencia de

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PROCESOS VS ORGANIZACIONES VERTICALES

líderes o sujetos carismáticos que, sin formar parte de la dirección de la empresa, consiguen influir sobre el resto de los trabajadores. Las características de una organización informal son: - No está planificada, surge de manera espontánea. - A través de ella se van a canalizar ciertas informaciones que no tienen cabida dentro de la organización formal, por ejemplo los rumores. - Funcionan de acuerdo con los valores, las ideas y los sentimientos del grupo. La manera de representar la distribución de los poderes informales de la empresa es a través del sociograma. Un sociograma no es más que una fotografía instantánea tomada del funcionamiento real de la organización. Cuando el grupo está compuesto de gran número de miembros, el sociograma se hace confuso con multiplicidad de flechas e indicaciones. Es necesario, entonces, recurrir a otro tipo de representación: la sociomatriz.La sociomatriz es un cuadro de doble entrada que expresa el conjunto de las relaciones entre los individuos o los departamentos que se encuentran situados al lado de la matriz. Es decir, que el organigrama es un gráfico que representa unidades organizativas, las relaciones entre ellos. Y, el sociograma informa. 

OTROS TIPOS DE ORGANIZACIONES:

Organización lineal: directamente relacionadas con objetivos de la empresa. Organización centralizada: exceso de trabajo del personal directivo, que debe ocuparse de todo. Organización procesual: tareas ordenadas en un flujo ó, flujos de actividades temporalmente diferenciadas. Ejemplo: “a escribir una carta, le antecede: buscar el papel……)

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