LECIA 1

LUCRUL N MEDIUL EXCEL

Componentele ferestrei Excel

Fereastra Excel figura 1.1.- are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows:

o bar de meniuri - de unde se pot selecta comenzi; o bar de stare care indic starea activitii curente; bare de instrumente care conin butoane i liste derulante prin care se obine acces

rapid la comenzile utilizate rapid.

Figura 1.1 Fereastra Excel

n plus, o fereastr Excel conine cteva elemente unice, care vor fi explicate pe parcursul leciei.

Configurarea unui nou registru de calcul

Cnd se lanseaz n execuie programul Excel, pe ecran apare o fereastr care conine un registru de calcul nou. Registrul (Workbook) este principalul document folosit n Excel pentru stocarea i prelucrarea datelor. Un registru este format din foi de calcul

Bara de meniuri Bare de instrumente Celul

Bara de stare Suprafaa foii de calcul

individuale, fiecare din acestea putnd conine date. n configuraia prestabilit fiecare registru de calcul creat conine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3), dar ulterior se pot aduga mai multe foi (pn la 255).

Foile de calcul pot conine diverse tipuri de informaii. n mod obinuit foile dintr-un registru de calcul conin informaii legate ntre ele. De exemplu, la un buget, fiecare foaie poate conine bugetul pentru un anumit departament din cadrul companiei.

n partea de jos a registrului exist o bar de derulare a foilor de calcul (figura 1.2). n aceast bar sunt afiate numele foilor de calcul. (Dac aceast bar nu apare, din meniul Tools se selecteaz comanda Options. n caseta de dialog Options se selecteaz butonul View i se marcheaz caseta Sheet Tools). La un registru nou, foaia de calcul curent este Sheet1. Se poate trece la o alt foaie fcnd clic pe numele ei. De exemplu pentru a trece pe foaia Sheet 2 se face clic pe deasupra numelui ei.

Figura 1.2 Bara de derulare a foilor de calcul

n bara de derulare a foilor de calcul, nu pot apare numele tuturor foilor de calcul. De aceea, n bara de derulare a foilor au mai fost prevzute 4 butoane care permit deplasarea printre foile registrului. Aceste butoane nu realizeaz selectarea foilor de calcul, ele permit doar derularea numelor lor.

Tabelul de mai jos descrie operaiile pe care le realizeaz aceste butoane:

Buton Operaie Deplasarea la prima foaie de calcul a registrului Deplasarea la ultima foaie de calcul a registrului Deplasarea spre stnga cu o foaie Deplasarea spre dreapta cu o foaie

Dac un registru conine mai multe foi de calcul, numele acestora sunt importante pentru identificare. Chiar i atunci cnd exist o singur foaie n registrul de calcul, numele acesteia este important, deoarece poate fi folosit n formule i furnizeaz antetul prestabilit pentru pagina tiprit. De aceea este recomandabil ca foilor de calcul s li se acorde nume mai sugestive dect Sheet 1, Sheet2 etc.

Pentru a denumi o foaie de calcul se execut urmtorii pai: 1. Se aplic un dublu clic pe eticheta foii de calcul (n bara de derulare a foilor de

calcul). Numele foii de calcul va fi afiat n video invers; 2. Se introduce noul nume, dup care se apas . n mod prestabilit un registru conine 3 foi de calcul. Dac este necesar se pot

aduga noi foi de calcul. Pentru a introduce o nou foaie de calcul trebuie parcuri urmtorii pai:

1. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (n bara de derulare a foilor de calcul);

2. Se aplic un clic folosind butonul drept al mouse-ului;

Bara de derulare a foilor de calculEtichetele foilor de calcul

3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaz comanda Insert. Foile de calcul suplimentare pot fi eliminate prin operaia de tergere astfel: 1. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (n bara de

derulare a foilor de calcul); 2. Se aplic un clic folosind butonul drept al mouseului; 3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaz comanda Delete.

Deplasarea n cadrul foii de calcul

ntr-o foaie de calcul informaiile sunt prezentate n cadrul unei interfee grafice formate din linii i coloane (figura 1.3). Coloanele au ataate litere, iar liniile sunt numerotate cu cifre. O foaie de calcul conine 256 coloane i 65536 de linii. Coloanele au etichetele dispuse n partea superioar a ferestrei documentului i sunt notate cu litere (A, B, ..., Z), apoi combinaii de dou litere (AA, AB pn la IV). Liniile sunt numerotate de la 1 la 65536 n partea stng a ferestrei documentului.

Figura 1.3

Figura 1.3 Structura unei foi de calcul

Bara de derulare orizontal

etichetele liniei

etichetele coloanei celul activ

Bara de derulare vericala

Casete de derulare

La intersecia dintre o coloan i o linie se gsete o celul. Celula este unitatea fundamental pentru stocarea datelor. Ea poate fi referit folosind litera coloanei i cifra liniei la intersecia crora se afl (de exemplu A5, B7). ntr-o celul se pot introduce mai multe tipuri de informaii:

Texte - capete de tabel, etichete, note, texte explicative; Valori numere, date calendaristice i ore, valori logice; Formule formule de calcul cu ajutorul crora este calculat o nou valoare n

funcie de informaiile din alte celule. Celula activ este celula care este marcat. Informaiile tastate apar n celula

activ. Pentru a introduce date n alt celul mai nti se activeaz celula respectiv. Dup introducerea datelor se iese din celul cu , altfel exist posibilitatea ca urmtoarele comenzi s nu poat fi aplicate.

Foile de calcul pot avea uneori dimensiuni foarte mari. n aceste situaii pentru a gsi sau introduce informaii trebuie folosite metode speciale de deplasare prin foile de calcul. Deplasarea se poate efectua cu mouse-ul sau prin intermediul tastaturii. Pentru a efectua deplasarea (prin foaie) cu mouse-ul se folosesc barele de derulare vertical i orizontal care se gsesc n partea dreapt i de jos a fiecrei foi de calcul (figura 1.3).

Fiecare bar conine dou sgei. Prin executarea unui clic pe o sgeat se pot realiza urmtoarele operaii:

5 Derulare o linie n sus 6 Derulare o linie n jos 3 Derulare o coloan la stnga 4 Derulare o coloan la dreapta

Pentru deplasare mai rapid prin foaie se pot folosi casetele de derulare (prin tragerea lor n bara de derulare). Locul ocupat de caseta de derulare n cadrul barei de derulare indic poziia relativ a ferestrei fa de ntreaga zon a foii de calcul.

O celul se poate activa rapid plasnd cursorul mouse-ului pe celula respectiv i executnd un clic pe butonul din stnga al mouse-ului.

Deplasarea prin foaia de calcul cu ajutorul tastaturii se poate face cu urmtoarele taste:

Tast Aciune Deplasare o celul la stnga Deplasare o celul la dreapta Deplasare o celul n sus Deplasare o celul n jos Deplasare o celul la dreapta Deplasare n celula din extrema

stng a unui rnd + Deplasare n celula A1 a foii de

calcul + Deplasare n ultima celul folosit

din foaia de calcul (colul din dreapta jos)

Deplasare n sus cu un ecran

Deplasare n jos cu un ecran + Deplasare la dreapta cu un ecran + Deplasare la stnga cu un ecran

Utilizarea barelor de instrumente

Barele de instrumente (afiate sub meniu) permit un acces mai rapid la procedurile i comenzile des utilizate. Pentru a lucra cu barele de instrumente este necesar mouse-ul. Pentru utilizarea unei anumite comenzi se execut un clic pe butonul asociat comenzii sau funciei de care avei nevoie.

n Excel exist mai multe bare de instrumente, dar nu trebuie folosite toate n acelai timp deoarece se ncarc prea mult ecranul. Este bine s fie vizualizate doar barele care conin comenzi ce trebuie folosite. Exist mai multe bare de instrumente predefinite care pot fi afiate selectnd din meniul View comanda Toolbars. Cele mai folosite bare de instrumente sunt prezentate n continuare: Bara Standard.

Conine butoane pentru comenzi de formatare, administrare fiiere i tiprire.

Bara Formatting

Conine butoane utilizate pentru formatarea fonturilor, comenzi de aliniere, formate numerice, formatarea marginilor, stabilire culori.

Bara Chart. Conine butoane pentru formatarea graficelor.

Bara Pivot Table

Conine butoane folosite pentru crearea, actualizarea i organizarea tabelelor pivot

Bara Drawing. Conine butoane pentru desenare.

Bara Forms. Conine butoane prin intermediul crora se pot aduga foii de calcul obiecte cum ar fi: casete de validare, butoane de opiuni, liste de derulare.

Bara Stop Recording. Conine dou butone care produc ncheierea i oprirea/repornirea nregistrrii unei comenzi macro.

Bara Audit. Conine butoane cu comenzi pentru detectarea erorilor uzuale din foile de calcul Excel.

Bara Full Screen. Aceast bar de instrumente apare atunci cnd Excel a fost configurat pentru lucrul pe ntreg ecranul. Apsarea butonului produce ntoarcerea la modul de lucru anterior.

Afiarea/ascunderea barelor de instrumente

Pentru a avea acces la alte comenzi sau pentru a mri spaiul de lucru, barele de

instrumente pot fi afiate sau ascunse. Paii care trebuiesc efectuai pentru afiarea/ascunderea barelor de instrumente sunt: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize. 2. Pe ecran este afiat caseta de dialog Customize (figura 1.4) care este alctuit din

trei seciuni: Toolbars, Commands i Options. Aceste seciuni sunt activate la apsarea butoanelor corespunztoare din partea superioar a ferestrei. Se selecteaz butonul Toolbars.

Figura 1.4 caseta de dialog Customize - seciunea Toolbars 3. n lista Toolbars sunt afiate numele tuturor barelor de instrumente din Excel. Vor fi

afiate numai barele de instrumente care sunt marcate. Marcarea/demarcarea se face aplicnd un clic n dreptul casetei din dreptul numelui barei.

4. Se aplic un clic pe butonul Close.

Adugarea/ascunderea butoanelor dintr-o bar de instrumente

Componena unei bare de instrumente se poate modifica. Exist situaii n care la o bar de instrumente trebuie adugat un buton nou sau trebuie ters un buton. Aceste modificri se pot face n seciunea Commands a casetei Customize (figura 1.5). Aceast seciune conine: - lista Categories. n aceast list apar toate titlurile de meniuri verticale. - lista Commands. La selectarea unui meniu din lista Categories, n lista Commands

apar toate comenzile care pot fi aplicate din meniul respectiv.

Figura 1.5 fereastra de dialog Customize - seciunea Commands Pentru a aduga un buton nou pe o bar de instrumente: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se selecteaz din lista Categories comanda asociat butonului 4. innd butonul stnga al mouse-ului apsat, se trage mouse-ul n poziia n care

trebuie inserat butonul. n poziia n care butonul poate fi adugat cursorul mouse-ului i modific forma apare un cursor n forma literei I

5. Se elibereaz butonul mouse-ului 6. Se selecteaz butonul Close Pentru a terge un buton de pe o bar de instrumente: 1. Se aplic comanda View, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se aplic un clic pe butonul care trebuie ters dintr-o bar de instrumente 4. innd butonul stng al mouse-ului apsat, se trage de mouse n interiorul casetei

Customize (n orice poziie !) 5. Se elibereaz butonul mouse-ului 6. Se selecteaz butonul Close.

Pentru a reveni la structura standard a unei bare de instrumente, n seciunea Toolbars a casetei de dialog Customize se selecteaz bara de instrumente respectiv se verific dac este marcat i se aplic comanda Reset.

Este bine ca pentru nceput s fie afiate doar dou bare de instrumente: Standard i Formating.

Opiuni suplimentare de afiare a butoanelor Forma butoanelor din barele de instrumente poate fi stabilit n seciunea Options a ferestrei Customize (figura 1.6).

Figura 1.6 - fereastra de dialog Customize - seciunea Options Aceast seciune conine: - opiunea Show Standard and Formatting toolbars in two rows - opiunea Always show full menus - opiunea Show full menus after a short delay. Dac opiunea este marcat, opiunea

Always show full menus este inactiv, iar la selectarea unui meniu sunt afiate toate comenzile componente abia dup cteva secunde.

- opiunea Large Icons. Dac opiunea este marcat butoanele vor fi mari, dac nu este marcat butoanele vor fi mici

- opiunea List font names in their font. Dac aceast opiune este marcat la apsarea butonului Font fiecare font este afiat cu caracteristicile sale, altfel va fi afiat doar lista de fonturi.

- opiunea Show Screen Tips on toolbars. Screen Tips reprezint suprafaa mic de culoare galben n care este afiat numele butonului deasupra cruia este poziionat cursorul mouse-ului. Dac opiunea este marcat numele butonului va fi afiat, dac nu este marcat numele butonului nu va fi afiat. Recomandm ca aceast opiune s fie marcat

- lista Menu animations. Din aceast list se selecteaz modul de deschidere a meniurilor. Opiunile sunt: None modul normal de deschidere. Nu se aplic nici un efect Random meniurile se deschid aleator (o parte oarecare mai nti) Unfold modul de deschidere seamn cu o despturire

Slide deshiderea d senzaia de alunecare

LECIA 2

INTRODUCEREA I EDITAREA DATELOR

Introducerea i editarea datelor Pe msur ce datele sunt introduse de la tastatur ele apar n celula activ dar i

ntr-o zon de deasupra foii de calcul, numit bar de formule (Figura 2.1). Dac bara de formule nu este afiat din meniul View se selecteaz comanda Formula Bar.

Figura 2.1 bara de formule

n bara de formule apare o bar clipitoare care indic locul unde va aprea urmtorul caracter tastat.

Introducerea datelor se termin fie apsnd tasta , fie activnd o alt celul (cu mouse-ul, cu sgei, cu Tab etc.). Dac introducerea nu se termin corect urmtoarele comenzi nu vor mai putea fi aplicate.

Introducerea textelor Datele de tip text includ caractere alfabetice, numere i simboluri. Pentru a

introduce text ntr-o celul se selecteaz celula, se scrie textul i apoi se valideaz prin apsarea tastei Enter. ntr-o celul se pot introduce cel mult 255 caractere. Textul introdus este aliniat n celul la stnga.

Dac un numr uie introdus ca text (de exemplu un cod potal) naintea datelor trebuie introdus un apostrof.

Dac textul este prea lung i nu ncape n celula activ partea n exces va fi afiat n celula adiacent dreapt dac aceasta este liber; dac nu este liber va fi afiat doar textul care ncape n celula activ. Pentru a putea afia textul n ntregime trebuie mrit dimensiunea coloanei active.

Pentru a modifica dimensiunea unei coloane se poziioneaz cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei coloanei. Forma cursorului se va modifica ( ). Se trage de acest cursor i se elibereaz butonul mouse-ului cnd se ajunge la dimensiunea dorit. O alt metod este aplicarea unui dublu clic cnd apare acest cursor; n acest mod coloana va avea dimensiunea textului de lungime maxim din coloan.

Introducerea numerelor Numerele sunt valori care conin caracterele 1 2 3 5 6 7 8 9 0 - + /. E e. Pentru a introduce un numr, se selecteaz celula dorit se scrie numrul i se

apas . Dac ntr-o celul se introduce un numr prea lung, Excel ncearc s-l afieze n format exponenial (1.53 E+08 sau 1.53 * 108). Dac numrul nu poate fi afiat nici n format exponenial atunci n celul apare ####. n acest caz pentru a putea vizualiza numrul se va mri dimensiunea coloanei folosind metoda prezentat la introducerea textelor.

n Excel exist mai multe formate numerice. Cteva din acestea sunt prezentate n tabelul de mai jos:

Format

Afiare

General 12345.6 Number 12345.60 Currency $1,234.78 Comma 12,345.6 Percent 123.454 % Scientific (Exponential) 1.23E+04 Fraction 12 3/4 Time/False True/False

Pentru introducerea unei fracii, trebuie scris numrul ntreg, urmat de un spaiu i

fracia respectiv. Dac trebuie introdus numai partea fracionar se scrie zero, spaiu i fracia. Astfel, Excel poate interpreta datele introduse ca fiind n format dat.

ntr-o celul numerele sunt aliniate la dreapta.

Introducerea datelor i orelor Valorile de tip or pot fi introduse n urmtoarele formate:

Ora Format

15:31 h:mm 15:31:45 h:mm:ss 8:31 PM h:mm:AM/PM

3.31:45 PM h:mm:ss AM/PM La introducerea datelor trebuie s fim ateni ce sistem de introducere a datelor este folosit pe calculatorul pe care l folosim. n continuare vom folosi sistemul american de introducere a datelor, marea majoritate a calculatoarelor fiind setate pe sistemul respectiv. Valorile introduse corect vor apare n bara de formule n formatul lun/zi/an, indiferent de stilul de formatare a celulei.

Alte formate de introducere a datelor sunt:

Date Format 7/8/98 M/d/yy

8-Jul-98 d-mmm-yy 8 -Jul d-mmm (va fi folosit anul din data sistemului de calcul)Jul-98 mmm-yy

7/8/98 09 09:45 M/d/yy h:mm

Excel nregistreaz datele i orele sub form de numere. Fiecrei date i ore i este ataat un numr. Aceste numere se numesc numere seriale. Numai formatul de afiare este de tip dat sau or. Folosind aceast codificare, o dat reprezint numrul de zile care despart data de 1.01.1900 de data specificat; ora reprezint o fraciune zecimal din 24 de ore.

Numerele seriale au proprietatea c permit calcularea zilelor scurse ntre dou date specificate sau a duratelor dintre dou momente de timp. Numerele seriale ataate datelor sunt numere ntregi, cele ataate orelor sunt numere subunitare.

Exemple:

Data Numr serial Ora Numr serial

1-01-1900 1 0:0:0 0 2-01-1900 2 12:00:00 0.5 1-08-1998 36008 23:59:59 0.99

Implicit datele i orele se aliniaz n celule la dreapta. Dac o dat nu este introdus corect ea este transformat n text i informaia din celul va fi aliniat la stnga. Acest mod reprezint o metod foarte simpl de a verifica dac datele sau orele au fost introduse corect.

n unele cazuri, dei a fost utilizat un format corect pentru valori de tip dat sau or rezultatul afiat apare sub form de numr. Acest lucru se ntmpl cnd celula respectiv a fost formatat anterior cu un format altul dect General. n acest caz celulei respective trebuie s i se aplice formatul dat sau or corespunztor (vezi lecia 3).

Efectuarea modificrilor Dac datele dintr-o celul au fost introduse greit acestea se pot corecta n modul

urmtor: 1. Se activeaz celula care conine datele care trebuie modificate. 2. Se apas tasta sau se aplic un clic n linia de formule n dreptul locului

unde trebuie fcute modificri. 3. Se fac operaiile de tergere i inserare necesare. Pentru a muta punctul de inserie

se folosesc tastele sgei. Pentru tergere se pot folosi tastele - pentru a terge un caracter la stnga - i - pentru a terge un caracter la dreapta.

4. Se apas tasta .

Selectarea, copierea i mutarea celulelor Cnd o celul este activ cursorul mouse-ului poate lua trei forme:

-

Acest form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat n interiorul celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de selecie a celulelor

-

Acest form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat pe conturul celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de mutare a celulelor

-

Acest form de cursor apare dac cursorul mouse-ului este poziionat n colul din dreapta-jos celulei. Cu acest cursor se realizeaz operaia de copiere a celulelor

Selectarea celulelor Celulele pot fi selectate n dou moduri: cu tastatura i cu mouse-ul.

Selectarea celulelor cu tastatura Pentru a selecta un domeniu de celule cu ajutorul tastaturii, se vor efectua urmtorii pai:

1. Se activeaz celula din colul din stnga-sus al domeniului. 2. Celulele se selecteaz folosind combinaiile de taste: +,

+, +, +. Celulele selectate apar n video-invers. Excepie face prima celul selectat.

Selectarea celulelor cu mouse-ul Pentru a selecta un domeniu de celule alturate, se vor efectua urmtorii pai:

1. Se aplic un clic pe celula din colul din stnga-sus al domeniului. 2. innd butonul stng al mouse-ului apsat, se trage de mouse spre colul din

dreapta-jos al domeniului. Celulele selectate apar n video-invers. Excepie face prima celul selectat.

3. Se elibereaz butonul mouse-ului. Pentru a selecta celule care nu sunt alturate se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se aplic un clic de mouse pe celulele individuale. Pentru a selecta un rnd ntreg sau o coloan de celule se aplic un clic pe eticheta de rnd sau de coloan.

Copierea datelor Prin copiere, datele originale rmn la locul lor, copia lor fiind plasat n locul indicat de utilizator. Pentru a realiza operaia de copiere, se vor efectua urmtorii pai:

1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie copiate. 2. Se aplic comanda Edit, Copy. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste.

Pentru a copia date n celule alturate, se poate utiliza i o alt metod mai rapid:

1. Se selecteaz celula care trebuie copiat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta-jos al celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei cruci subiri, se apas butonul stng al

mouse-ului i se trage de mouse peste celulele n care se vor copia datele.

Mutarea datelor Prin mutare datele sunt luate din poziia iniial i sunt plasate n noua locaie. Pentru a realiza operaia de mutare, se vor efectua urmtorii pai:

1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie mutate. 2. Se aplic comanda Edit, Cut. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste.

O alt metod mai rapid este urmtoarea: 1. Se selecteaz celula care trebuie mutat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe conturul celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei sgei, se apas butonul stng al

mouse-ului i se trage de mouse n noua poziie a datelor.

LECIA 3

FORMATAREA FOILOR DE CALCUL

Formatarea foilor de calcul Aspectul informaiilor din celulele unei foi de calcul poate fi modificat prin utilizarea comenzii Format, Cells. La lansarea acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Format Cells (figura 3.1).

Figura 3.1 caseta de dialog Format Cells

Coninutul casetei variaz n funcie de butonul selectat n partea superioar a ferestrei. Opiunile posibile sunt:

Number pentru modificarea formatului numerelor Alignment pentru modificarea tipului de aliniere din celul Font pentru modificarea fonturilor Borders pentru adugarea de chenare n jurul celulelor Patterns pentru stabilirea culorii de fond n celul Protection pentru protejarea informaiilor din celul

Modificarea formatului numerelor

Excel ofer o palet larg de formate numerice, care sunt prezentate n tabelul urmtor:

Format numeric Exemple Descriere General 10.7

-10.7 Excel afieaz valoarea aa cum este introdus.

Format numeric Exemple Descriere Number 3400.50

(-120.39) Formatul prestabilit Number are dou zecimale Numerele negative apar scrise cu rou i ntre paranteze, precedate de semnul minus.

Currency (Valut)

$3,400.50 ($3,400.50)

Formatul prestabilit Currency are dou zecimale i simbolul dolarului.Numerele negative apar scrise cu rou i ntre peranteze.

Accounting (Contabilitate)

$3,400.00 $978.21

Acest format este folosit pentru a alinia simbolul dolarului i zecimalele n coloan. Formatul Accounting prestabilit conine dou zecimale i simbolul pentru dolar.

Date (Dat)

11/7 Formatul Date prestabilit cuprinde ora i ziua separate de o bar oblic(/); se poate selecta ns i un alt format din cele disponibile.

Time (Ora) 10:00 Formatul Time prestabilit conine ora i minutele separate de dou puncte; se poate opta ns i pentru afiarea secundelor, sau a indicatorilor AM i PM.

Percentage (Procent)

99.50% Formatul Percentage prestabilit cuprinde dou zecimale. Excel nmulete valoarea din celul cu 100 i afieaz rezultatul nsoit de simbolul pentru procent

Fraction (Fracie)

Formatul Fraction permite afiarea numerelor sub form de fracie.

Scientific (tiinific)

3.40E 03 Formatul Scientific prestabilit cuprinde dou zecimale. Folosii acest format pentru afiarea numerelor n format tiinific.

Text 135RV90 Folosii formatul text pentru a afia att text ct i numere, n aceeaI celul. Excel va afia exact exact ceea ce introducei dumneavoastr.

Special 02110 Acest format este conceput special pentru afiarea codurilor potale, a numerelor de telefon i a codurilor personale, astfel nct s nu fie necesar folosirea unor caractere speciale, cum ar fi liniuele

Custom (Personalizat)

00.0% Formatul Custom este folosit pentru a crea propriul format numeric. Se pot folosi codurile pentru formatare din lista Type, care pot fi modificate. Simbolul # reprezint un marcaj de rezervare pentru un numr, 0 reprezint un marcaj de rezervare pentru zero, ? pentru adugarea unui spaiu

Dup ce se stabilete formatul numeric adecvat, se efectueaz paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule ce conine valorile care trebuie formatate. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Format

Cells figura 3.2). 3. Se aplic un clic pe butonul Number. 4. Din lista Category, se selecteaz formatul numerelor care va fi folosit. 5. n partea dreapt a casetei se efectueaz modificrile dorite pe formatul selectat. De

exemplu se poate stabili numrul de zecimale cu care va fi afiat numrul (n lista

Decimal places), sau modul n care vor fi afiate numerele negative (n lista Negative numbers).

6. Se aplic un clic pe butonul OK, sau se apas tasta . Excel va reformata celulele selectate conform opiunilor alese.

Figura 3.2 caseta de dialog Format Cells - seciunea Number Dac se introduce o dat calendaristic ntr-o celul formatat cu formatul

Number, data va aprea ca numr (numrul serial al datei). Pentru a rezolva problema, se modific formatul celulei din Number n Date.

Eliminarea formatului numeric dintr-o celul sau domeniu de celule se realizeaz aplicnd formatul Genaral.

Utilizarea butoanelor pentru formatarea numerelor Bara de instrumente de formatare conine mai multe butoane pentru stabilirea formatelor numerice:

Buton Denumire Exemplu

Currency Style $1200.90

Percent Style 20.90%

Comma Style 1,200.90

Increase Decimal Adaug o zecimal

Decrease Decimal Elimin o zecimal

Pentru a folosi unul dintre aceste butoane, se selecteaz celula sau domeniul care

trebuie formatate, apoi se aplic un clic pe butonul dorit.

Modificarea tipului de aliniere din celule

La introducerea datelor ntr-o foaie de calcul din Excel, acestea sunt aliniate n mod automat: textul este aliniat la stnga, iar numerele la dreapta. Att textul ct i numerele sunt plasate iniial la baza celulelor. n Excel se poate modifica alinierea datelor din celule att pe vertical ct i pe orizontal. Modul de aliniere a informaiilor se poate modifica din seciunea Alignment a casetei de dialog Format Cell.

Pentru a schimba modul de aliniere a informaiilor, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care conine datele care trebuie aliniate 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells. 3. Se aplic un clic pe butonul Alignment. Pe ecran vor aprea opiunile pentru aliniere (figura 3.3):

Figura 3.3 caseta de dialog Format Cells - seciunea Alignment Elementele acestei casete sunt: seciunea Text alignment care conine: caseta Horizontal - n care se specific modul de aliniere pe orizontal. Opiunile

cele mai folosite sunt: General modul de aliniere implicit

Left aliniere la stnga n celul Center centrare n celul Right aliniere la dreapta n celul Center Across Selection centrare ntr-un domeniu de celule.

caseta Vertical - n care se specific modul de aliniere pe vertical n celul. Opiunile cele mai folosite sunt: Top textul se aliniaz fa de marginea de sus a celulei. Bottom textul este centrat pe verical. Center - textul se aliniaz fa de marginea de jos a celulei.

seciunea Orientation. n aceast seciune se specific unghiul sub care va fi afiat textul n celul.

seciunea Text control. Aceast seciune conine trei opiuni: Wrap Text. n mod normal Excel afieaz textul dintr-o celul pe un singur

rnd. Cu opiunea Wrap Text, textul dintr-o celul poate fi afiat pe mai multe rnduri, fr a modifica limea celulei.

Shrink to Fit. Aceat opiune adapteaz fontul textului la limea celulei curente. Dac se modific limea celulei, mrimea fontului crete sau se micoreaz n mod corespunztor.

Merge Cells. Cu aceat opiune se unesc mai multe celule. 4. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta .

Utilizarea butoanelor pentru aliniere

O metod rapid pentru alinierea informaiilor din celule presupune folosirea butonelor de aliniere de pe bara cu instrumente de formatare. Aceste butoane sunt:

- Aliniere la stnga

- Centrare

- Aliniere la dreapta

- Unire i centrare

Modificarea fonturilor

Cnd se introduc date n Excel, acestea sunt formatate automat folosind fontul implicit (de obicei Arial). Aspectul textului poate fi modificat folosind caseta de dialog Format Cells. Pentru a modifica fonturile n Excel, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule ce conine datele care trebuie formatate. 2. Se aplic comanda Format, Cells. 3. Se selecteaz butonul Font din partea superioar a casetei. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 3.4):

Elementele acestei casete sunt: - caseta Preview. n aceast caset pot fi observate modificrile care se fac n

celelalte cmpuri ale casetei de dialog.

- lista Font. Aceast list conine toate fonturile disponibile. De aici se selecteaz fontul dorit.

- lista Font Style. Aceast list conine stilurile corpului de liter care pot fi aplicate caracterelor: Bold, Italic, Regular, Bold Italic.

- lista Size. n aceast list se stabilete nlimea n puncte a caracterelor. - lista Underline. Aceast list conine mai multe stiluri de subliniere. Lista

conine i opiunea None, a crei selectare are ca efect anularea unei sublinieri. - lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea de scriere a literelor. - zona Effect. n aceast zon pot fi specificate o serie de efecte speciale, prin

marcarea uneia sau mai multor opiuni propuse de Excel: Strikethrough - este trasat o linie la mijlocul literelor. Superscript - caracterele sunt scrise mai sus i mai mici, ca un exponent. Subscript - caracterele sunt scrise mai jos i mai mici, ca un indice..

Figura 3.4 caseta de dialog Format Cells - seciunea Font 4. Se selecteaz opiunile dorite. 5. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta .

Modificarea fonturilor cu ajutorul butoanelor O metod mai rapid de modificare a atributelor textului presupune folosirea butoanelor de pe bara de instrumente de formatare: Butonul Font: La apsarea acestui buton apare lista fonturilor disponibile, din care se poate selecta fontul dorit.

Butonul Size: La apsarea acestui buton apare o list din care se stabilete nlimea n puncte a caracterelor.

Butonul Bold: Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere ngroate, dac nu textul este scris normal.

Butonul Italic: Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere aplecate, dac nu textul este scris normal.

Butonul Underline: Dac acest buton este apsat are loc scrierea cu litere subliniate, altfel textul este scris normal. Folosind butoanele Bold, Italic i Underline se pot aplica mai multe stiluri de scriere (orice combinaie dintre ele). Activarea/ dezactivarea unui stil se face aplicnd un clic pe butonul respectiv.

Butonul Font Color : La apsarea acestui buton apare o list din care se selecteaz culoarea de scriere a literelor. Pentru a modifica atributele textului cu ajutorul butoanelor se vor efectua paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul ce conine textul al crui aspect trebuie modificat. 2. Se selecteaz butonul corespunztor.

Adugarea de chenare la celule

n mod normal liniile de reea din jurul celulelor nu sunt tiprite. Excel ofer facilitatea de a aduga chenare celulelor selectate sau unui ntreg domeniu de celule. Chenarul poate aprea pe cele patru laturi ale celulei sau numai pe laturile specificate. Pentru a aduga chenare la o celul sau unui domeniu de celule, trebuie efectuai urmtorii pai : 1. Se selecteaz celula (celulele) n jurul creia (crora) se va trasa chenarul. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells

(figura 3.5), din care se selecteaz butonul Borders.

Figura 3.5 caseta de dialog Format Cells - seciunea Border

Elementele din aceast seciune sunt: lista Line. Din aceast list se selecteaz tipul liniilor cu care va fi trasat

chenarul. lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea liniilor cu care va fi trasat

chenarul. zona Presets. n aceast zon exist trei butoane: None. Dac n jurul unei celule sau a unui domeniu exist un chenar, acesta

este anulat cu opiunea None. Outline. n cazul n care a fost selectat un domeniu de celule, liniile de reea

vor fi trasate doar n jurul zonei selectate. Nu sunt trasate liniile din interiorul domeniului. Inside. Acest buton este activ doar dac este selectat un domeniu de celule.

Efectul obinut este trasarea liniilor de reea n interiorul zonei selectate. zona Border. n aceast zon exist mai multe butoane, cu ajutorul crora se

poate modifica aspectul chenarului. Simbolul fiecrui buton sugereaz linia din chenar asupra creia se vor efectua modificri. Dac butonul este apsat linia va fi trasat dac nu este apsat linia nu va fi trasat. Pentru a modificarea culorii sau a tipului de linie se selecteaz din listele Style i Color aceste atribute, dup care se folosete butonul corespunztor din zona Border.

3. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta .

Adugarea chenarelor cu ajutorul butoanelor

Pentru a aduga rapid chenare n jurul celulelor, se poate utiliza butonul Borders - de pe bara de instrumente de formatare. La apsarea sgeii din dreptul acestui

buton apare o list din care se selecteaz tipul de chenar care trebuie aplicat. Dac se apas pe buton (nu pe sgeat) se va aplica ultimul tip de chenar selectat.

Stabilirea culorii de fundal din celule Pentru a obine diverse efecte, n Excel se pot aduga culori de fundal celulelor din foile de calcul.

Figura 3.6 caseta de dialog Format Cells - seciunea Patterns Pentru a aplica culori n fundalul celulelor, se vor efectua paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule creia la care se va aplica o culoare de

fundal. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Format

Cells (figura 2.6), din care se selecteaz butonul Patterns. Elementele din aceast seciune sunt: lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea pentru fundal. lista Pattern. Din aceast list se selecteaz textura i culoarea texturii care se

aplic deasupra culorii de fudal. zona Sample. n aceast zon se poate observa efectul opiunilor selectate.

3. Se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta .

Stabilirea culorii de fundal cu ajutorul butoanelor

Pentru a aduga rapid culoarea de fundal ntr-o celul sau domeniu, se poate utiliza butonul Fill Color - de pe bara de instrumente de formatare. La apsarea sgeii din dreptul acestui buton apare o list din care se selecteaz culoarea de fundal care trebuie aplicat. Dac se apas pe buton (nu pe sgeat) se va aplica ultima culoare selectat.

LECIA 4

UTILIZAREA FORMULELOR N EXCEL

Utilizarea formulelor n Excel

Microsoft Excel a fost creat special pentru efectuarea de calcule numerice. Pentru a indica programului modul de calcul trebuie scrise formule. Formulele sunt formate, de regul din adrese de celule, valori i operatori matematici. La efectuarea calculelor sunt respectate toate regulile algebrice: prioritatea operaiilor de nmulire i mprire, a parantezelor etc.

Toate formulele se introduc cu semnul = n fa. Dac se omite semnul =, Excel consider c n celula respectiv a fost introdus un text.

n continuare sunt prezentai principalii operatori utilizai n Excel.

Operatori aritmetici Operator Scop

scdere + adunare * nmulire / mprire

% procente ^ ridicare la putere

Operatori de text Folosind operatorii pentru text se pot concatena texte cuprinse ntre ghilimele ()

sau texte din celule diferite. De exemplu dac se scrie formula =Total vnzri: $B4 rezultatul este Total vnzri: 28, dac celula B4 are valoarea 28.

Operatori pentru comparaii Pentru a compara rezultatele se pot folosi operatorii pentru comparaii:

Operator Scop

= egal cu < mai mic dect > mai mare dect = mai mare sau egal cu diferit de

Pentru introducerea unei formule se execut paii urmtori:

1. Se selecteaz celula n care trebuie s apar rezultatul formulei; 2. Se scrie formula precedat de semnul =. 3. Se apas tasta

Dup apsarea tastei n celul apare automat rezultatul calculelor. Dac celula care conine formula este selectat din nou, se constat:

n bara de formule este afiat formula de calcul; n celul apare rezultatul.

Exemplu:

O foaie de calcul conine urmtoarele valori: n celula A1 valoarea 7; n celula B1 valoarea 3.

Dac n celula C1 se scrie formula =A1+B1, dup apsarea tastei n celul se va afia rezultatul 10 (=7+3).

Excel poate fi setat astfel nct i n celule s fie afiate formulele. Pentru aceasta

trebuie efectuai paii urmtori: 1. Se aplic comanda Tools, Options. 2. Se selecteaz butonul View (figura 4.1).

Figura 4.1 - caseta de dialog Options - seciunea View

3. n zona Window Options se aplic un clic n cmpul Formulas, pentru a-l marca. 4. Se selecteaz butonul OK.

Vizualizarea formulelor din celulele unei foi de calcul ar fi necesar doar n cazul n care trebuie vizualizate toate formulele deodat (pentru tiprire sau corecii).

Pentru revenirea la situaia n care n celule apar rezultatele formulelor se aplic procedura anterioar numai c se va demarca cmpul Formulas.

Copierea formulelor

La copierea unei formule aceasta este adaptat pentru a corespunde poziiei celulei n care va fi copiat.

De exemplu, dac se copiaz formula =A1+B1 din celula C1 n celula D1, aceasta va fi adaptat pentru coloana D, devenind =B1+C1. La copierea n celula C2, aceasta devine =A2+B2.

Dac se copiaz o formul pe aceeai linie, toi indicatorii de linie din celulele formulei rmn neschimbai. Indicatorii de coloan se modific. Peste o coloan la dreapta, indicatorii de coloan se modific cu o liter peste dou coloane cu dou litere etc.

Dac se copiaz o formul pe aceeai coloan prin copiere rmn neschimbai indicatorii de coloan. n schimb se modific indicatorii de linie. Cu o linie mai jos indicatorii de linie cresc cu 1, peste dou linii cu 2 etc.

Exemplu:

n celula A5 se introduce formula =B2. Excel tie c n celula A5 este folosit o celul care se gsete cu trei rnduri mai sus i o coloan la dreapta.

Prin copierea formulei din A5 n C8, Excel actualizeaz indicatorii de linie i de coloan astfel nct n celula C8 va fi referit o celul care se gsete tot cu trei rnduri mai sus i o coloan la dreapta, dar fa de C8. Deci formula din aceast celul va fi =D5.

Pentru a copia o formul ntr-un domeniu de celule alturat, se efectueaz urmtorii pai:

1. Se aplic un clic pe celula care conine formula ce trebuie copiat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta jos al celulei. 3. Cnd cursorul i modific forma (apare un cursor de forma unei cruci mici) se

apas butonul stng al mouse-ului i se trage de cursor peste celulele n care trebuie copiat formula.

Formulele pot fi copiate i n celule neadiacente, folosind comenzile Copy i Paste:

1. Se aplic un clic pe celula care conine formula; 2. Se aplic comanda Edit, Copy; 3. Se aplic un clic pe celula n care se face copierea; 4. Se aplic comanda Edit, Paste.

Aplicaie

Un fond mutual deine aciuni la mai multe societi comerciale. Pentru fiecare tip de aciune se cunosc: valoarea de cumprare, valoarea curent de pe pia i numrul de aciuni cumprate. S se calculeze profitul (sau pierderea) pentru fiecare tip de aciune.

Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 4.2)

Figura 4.2

Foaia de calcul creat conine urmtoarele informaii:

n coloana A numele aciunilor; n coloana B numrul de aciuni cumprate; n coloana C valoarea la cumprare a aciunilor; n coloana D valoarea curent a aciunilor; n coloana E se va calcula profitul sau pierderea pentru fiecare aciune.

n celula E2 se va introduce formula =B2*(D2-C2). Se copiaz formula din E2 n domeniul E3:E4, astfel:

1. Se aplic un clic n celula E2; 2. Se poziioneaz cursorul n colul din dreapta jos al celulei; 3. Cnd cursorul i modific forma (apare un cursor de forma unei cruci mici

+) se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de cursor peste celulele E3 i E4.

Utilizarea adreselor absolute Aa cum am vzut, la copierea unei formule Excel adapteaz indicatorii de linie i

de coloan ai celulelor (referinele celulei) n funcie de noua poziie din foaia de calcul. Modul de adresare al celulelor folosit pn n prezent (notaia A7) folosete

sistemul de adresare relativ. Exist multe situaii n care, prin copierea unor formule, unele celule trebuie s

rmn fixe (nu trebuie s se modifice indicatorii de linie/coloan). n acest caz se folosete sistemul de adresare absolut. n faa indicatorilor care nu trebuie s se modifice se pune simbolul $. De exemplu $A$7.

Exemplu: n celula A5 se introduce formula =$B$2. Dup copierea formulei din A5 n C8, n celula C8 formula va fi tot =$B$2. Prin copiere nu s-a modificat nici indicatorul de linie, nici cel de coloan.

La copierea pe linie/coloan indicatorii de linie/coloan nu se modific. n aceste cazuri formulele pot conine referiri mixte:

A$7 linia este adresat absolut, coloana relativ.

$A7 - linia este adresat relativ, coloana absolut.

Aplicaie

La firma XYZ preurile sunt stabilite n $. Datorit modificrii cursului de schimb, trebuie s recalculeze destul de frecvent preul n lei al produselor sale. S se proiecteze o foaie de calcul astfel nct preul n lei s se calculeze automat la modificarea cursului de schimb. Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 4.3):

Figura 4.3

Dac n celula C4 s-ar introduce formula =B4*B1 (preul n lei * cursul de schimb) i acest formul s-ar copia n C5 i C6, rezultatele nu ar fi corecte. n C5 s-ar obine valoarea 0, iar n C6 #N/A.

Dac analizm formulele din aceste celule constatm c:

celula C5 conine formula =B5*B2 (B4 s-a transformat n B5, iar B1 n B2); celula C6 conine formula =B6*B3 (B4 s-a transformat n B6, iar B1 n B3). Formulele corecte din aceste celule ar trebui s fie =B5*B1, respectiv =B6*B1. Deci celula B1 nu trebuie s se modifice atunci cnd este copiat. Pentru a realiza

acest lucru celula B1 trebuie referit absolut. Deci trebuie introdus simbolul $ n faa indicatorului de linie. Formula corect care trebuie introdus n celula C4 este =B4*B$1. La copierea acestei formule n C5 i C6 se constat c formulele din aceste celule sunt corecte. Celula C5 conine formula =B5*B$1, iar celula C6 conine formula =B6*B$1.

LECIA 5

INTRODUCEREA I EDITAREA DATELOR

Utilizarea funciilor n Excel Excel ofer peste 200 de funcii (formule predefinite), care permit crearea unor formule complexe pentru o mare diversitate de aplicaii: tiinifice, inginereti, de afaceri etc. O funcie este definit de numele i argumentele ei. Argumentele unei funcii se introduc ntre paranteze. n cazul n care se folosesc mai multe argumente, acestea se separ prin virgul. Funcia SUM, de exemplu, adun toate numerele dintr-un domeniu de celule. Adresa celulelor specificate formeaz argumentul funciei:

Dac o funcie nu are nici un argument, se scriu totui parantezele, numai c ntre ele nu se va mai nota nimic. De asemenea, funciile pot conine att argumente obligatorii ct i argumente opionale. Cel mai folosit tip de argument este cel numeric, dar argumentele pot fi i de tip text, dat or sau matrice. Dac un text este folosit ca argument ntr-o funcie, el trebuie introdus ntre ghilimele. Datorit numrului mare de funcii ncorporate n Excel acestea au fost grupate n mai multe categorii:

- Funcii matematice - Funcii financiare - Funcii logice - Funcii de cutare - Funcii de lucru cu texte - Funcii pentru lucrul cu date i ore. - Funcii statistice, etc. etc.

Pentru a introduce o funcie n Excel se poate utiliza una din urmtoarele metode: 1. Funcia este scris de utilizator. n acest caz se presupune c utilizatorul tie

sintaxa funciei.

=SUM(A1:B2)

numele func\iei

argumentul func\iei

Figura 5. 1 caseta de dialog Insert Function

2. Funcia este introdus folosind aplicaia Function Wizard, care se lanseaz la

aplicarea comenzii Insert, Function. Pe ecran va aprea caseta de dialog Insert Function (figura 5.1).

n lista Or select a category sunt afiate toate categoriile de funcii ncorporate n Excel. La selectarea unei categorii n caseta Select a function sunt afiate n ordine alfabetic funciile existente n categoria selectat.

Dup selectarea unei funcii, se aplic un clic pe butonul OK pentru a trece la urmtoarea caset de dialog (figura 5.2).

Figura 5. 2

n caseta de dialog a funciei alese (figura 5.2), trebuie introduse argumentele necesare pentru funcia respectiv. Casetele text pentru argumente trebuie s conin valori sau referine de celule.

Funcia se termin de introdus selectnd butonul OK.

n continuare vor fi prezentate funciile Excel ntlnite mai frecvent, grupate pe categorii.

Funcii matematice Funciile matematice constituie infrastructura oricrei foi de calcul. Majoritatea funciilor tiinifice i inginereti pot fi regsite n grupele funciilor matematice.

ABS (numr) Funcia ABS returneaz valoarea absolut a unui numr.

Exemple: ABS (5) va returna valoarea 5 ABS (5) va returna valoarea 5 EXP (numr) Funcia EXP calculeaz exponeniala unui numr (e ridicat la puterea specificat

de argumentul numr). Exemplu: EXP (0) va returna valoarea 1 LN (numr) Funcia LN calculeaz logaritmul natural al numrului specificat. Exemplu: LN (1) va returna valoarea 0 INT (numr) Funcia INT rotunjete un numr pn la cea mai apropiat valoare ntreag. Exemple: INT (7.6) va returna valoarea 7 INT (7.6) va returna valoarea 8 MOD (a, b) Funcia MOD calculeaz restul (modulul) lui a mprit la b. Dac b este 0, se va

afia valoarea de eroare #DIV/0. Exemplu: MOD (7, 6) va returna valoarea 1 MOD (32, 15) va returna valoarea 2 POWER (a, b) Funcia POWER efectueaz ridicarea unui numr a la puterea b. Exemplu: POWER (2, 2) va returna valoarea 4 RAND ( ) Funcia RAND furnizeaz un numr aleator ntre 0 i 1. Funcia nu accept

argumente. Apsarea tastei F9 va produce generarea altor numere. ROUND (numr, numr de zecimale) Funcia ROUND rotunjete numrul specificat n primul argument la numrul de

zecimale specificat n al doilea argument. Exemplu: ROUND (753.345, 2) va returna valoarea 753.35 ROUND (753.342, 2) va returna valoarea 753.34 ROUNDUP (numr, numr de zecimale) Funcia ROUNDUP rotunjete n sus numrul specificat n primul argument, cu

numrul de zecimale specificat n al doilea argument.

Exemplu: ROUNDUP (7.49, 1) va returna valoarea 7.5 ROUNDDOWN (numr, numr de zecimale) Funcia ROUNDDOWN rotunjete n jos numrul specificat n primul argument,

cu numrul de zecimale specificat n al doilea argument. Exemplu: ROUNDDOWN (7.49, 1) va returna valoarea 7.4 SQRT (numr) Funcia SQRT extrage rdcina ptrat din argumentul specificat. Exemplu: SQRT (4) va returna valoarea 2 SUM (numr1, numr2, ) Funcia SUM calculeaz suma tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori,

celule individuale sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele numerice sunt ignorate.

Un domeniu de celule este specificat prin celula din colul stng sus al domeniului, separatorul : i celula din colul drept jos al domeniului.

Exemplu: SUM (A1:B3) va calcula suma valorilor din celulele A1, A2, A3,B1,B2, B3 AVERAGE (numr1, numr2, ) Funciile AVERAGE calculeaz media aritmetic a tuturor argumentelor.

Argumentele pot fi valori, celule sau domenii de celule, dar numrul lor este limitat la 30. Argumentele nenumerice sunt ignorate.

Exemplu: AVERAGE (A1:B3) va calcula media aritmetic a valorilor din celulele A1, A2, A3, B1, B2, B3.

COUNT (numr1, numr2, ) Funcia COUNT numr n argumentele specificate celulele care conin numere.

Funcia poate avea ntre 1 i 30 de argumente. Exemplu: COUNT (A2:A5) va returna valoarea 3 atunci cnd domeniul A2:A4

conine numerele 2,3,4, iar celula A5 este goal. MAX (numr1, numr2, ) Funcia MAX returneaz valoarea celui mai mare argument. Funcia poate avea

cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MAX (A1:A3) va returna valoarea 10, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

MIN (numr1, numr2, ) Funcia MIN returneaz valoarea celui mai mic argument. Funcia poate avea cel

mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MIN (A1:A3) va returna valoarea 1, dac numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

IF (condiie, valoare adevrat valoare fals)

Funcia IF evalueaz o condiie. Dac condiia este adevrat funcia va returna al doilea aergument- valoarea adevrat. Dac condiia este fals funcia va returna al treilea argument - valoarea fals.

Exemplu: IF (A1A2, mai mic, mai mare) va returna textul mai mic dac celula A1 conine valoarea 7 i celula A2 conine valoarea 10.

Funcii logice Funciile logice sunt folosite n cazurile n care trebuie evaluate mai multe condiii. n general, aceste funcii nu se folosesc singure, ele apar ca argumente la alte funcii (de exemplu n funcia IF). AND (condiia1, condiia2, ) Funcia AND returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac toate condiiile

specificate n argumente sunt adevrate. Dac cel puin o condiie nu este adevrat funcia AND va returna valoarea fals (FALSE).

Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. OR (condiia1, condiia2, ) Funcia OR returneaz valoarea adevrat (TRUE) dac cel puin o condiie din

cele specificate n argumente este adevrat. Dac nici o condiie nu este adevrat funcia OR va returna valoarea fals (FALSE).

Funcia poate avea cel mult 30 de argumente. NOT (condiie) Funcia NOT returneaz valoarea adevrat dac condiia este fals i dac

condiia este adevrat.

Funcii text Funciile text permit manipularea informaiilor de tip text. Datele din foile de calcul pot fi concatenate pentru a alctui titluri, propoziii, etichete. CHAR (numr) Funciile CHAR returneaz caracterul care corespunde codului ASCII specificat

ca argument. Exemplu: CHAR (65) va returna caracterul A. CONCATENATE (text1, text2, ) Funcia CONCATENATE efectueaz reuniunea tuturor argumentelor (cel mult 30). Exemplu: CONCATENATE ("Microsoft", "Excel") va returna textul Microsoft

Excel. EXACT (text1, text2) Funcia EXACT compar textele text1 i text2. Dac acestea sunt identice funcia

va returna valoarea adevrat (TRUE), astfel se va reine valoarea logic FALSE. Funcia face distincie ntre literele mici i mari.

FIND (text-cutat, surs start-num) Funcia FIND caut primul argument, text-cutat n textul din al doilea argument

surs ncepnd cu poziia specificat de start-num. n cazul n care acesta este gsit, funcia FIND returneaz poziia de nceput a textului cutat. Dac argumentul start-num este n afara limitelor sau dac nu este gsit o valoare, se va afia codul de eroare #VALUE. Dac argumentul start-num nu este specificat, se presupune c acesta are valoarea 1.

Exemplu: FIND (B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dac celula B12 conine caracterul C.

LEFT (text, num-car)

Funcia afieaz primele num-car caractere din partea stng a unui text.

Argumentul num-car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va

presupune c este egal cu 1.

Exemplu: LEFT (A1, 5) va returna valoarea Micro dac n celula A1 se gsete textul Microsoft.

RIGHT (text, num-car)

Funcia afieaz primele num-car caractere din partea dreapt a unui text.

Argumentul num-car trebuie s fie mai mare ca 0. Dac se omite introducerea sa se va

presupune c este egal cu 1.

Exemplu: RIGHT (A1, 4) va returna valoarea soft dac n celula A1 se gsete textul Microsoft.

LEN (text) Funcia LEN calculeaz numrul de caractere din textul specificat de argument. Exemplu: LEN ("Microsoft") va returna valoarea 9. MID (text, start-num, num-car) Funcia MID extrage un numr de num-car caractere din text, ncepnd cu poziia start-num. Exemplu: MID ("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel. LOWER (text) Funcia LOWER convertete eventualele majuscule din text n litere mici. Exemplu: LOWER ("Microsoft Excel") va returna microsoft excel PROPER (text) Funcia PROPER determin afiarea textului cu litere mici, nceputurile de

cuvinte fiind scrise cu majuscule. Exemplu: PROPER ("MICROSOFT EXCEL") va returna Microsoft Excel.

TRIM (text) Funcia TRIM terge toate blank-urile din text, astfel nct ntre cuvinte s

rmn un singur spaiu. Exemplu: TRIM ("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel. TEXT (valoare, format-text) Funcia TEXT convertete o valoare numeric n text i o afieaz corespunztor

formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afiat ca un numr formatat, dar n realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din formatele numerice predefinite sau personalizate, prezentate n lecia Formatarea foilor de calcul.

Exemplu: TEXT (457989, "$#, ##0.00") va returna $4,579.89

Funcii pentru date i ore Programul Excel ataeaz fiecrei date calendaristice i ore cte un numr serial. Numerele seriale ataate datelor calendaristice sunt mai mari ca 1, cele ataate orelor sunt subunitare. Cnd efectueaz calcule cu date i ore, Excel folosete aceste numere seriale, numai formatul de afiare este de tip dat sau or. Cele mai folosite funcii de lucru cu date i ore sunt: DATE (an, lun zi) Funcia DATE returneaz numrul serial pentru data specificat. Exemplu: DATE (1900, 1, 1) va returna 1 (numrul serial al datei 1.1.1900) NOW ( ) Funcia NOW calculeaz numrul serial al datei i al orei extrase din ceasul intern

al calculatorului. Excel actualizeaz data i ora doar la deschiderea sau recalcularea foii. Aceast funcie nu are argumente, ns este necesar introducerea parantezelor.

Exemplu: NOW ( ) va returna 9/ 10/ 99 10:43, dac aceasta este data curent. Dac rezultatul nu apare sub forma unei date, nseamn c este afiat numrul

serial ataat. Pentru afiarea sub form de dat calendaristic celula respectiv trebuie

formatat de tip dat (vezi lecia Formatarea foilor de calcul).

YEAR (dat calendaristic) Funcia YEAR extrage anul din data specificat. Exemplu: YEAR ( 7/ 3/ 1999) va returna 1999. MONTH (dat calendaristic) Funcia MONTH extrage luna din data specificat. Exemplu: MONTH ( 7/ 3/ 1999) va returna 7 (se consider c data este introdus

n formatul lun/ zi/ an)

DAY (dat calendaristic) Funcia DAY extrage ziua din data specificat. Exemplu: DAY (7/ 3/ 1999) va returna 3. TIME (or minut, secund) Funcia TIME calculeaz numrul serial corespunztor numrului de ore, minute

i secunde indicate. Exemplu: TIME (18, 4, 19) furnizeaz valoarea 0,752998. HOUR (or) Funcia HOUR returneaz numrul de ore corespunztoar orei specificate. Exemplu: HOUR (19:10:30) va returna valoarea 19. MINUTE (or) Funcia MINUTE returneaz numrul de minute corespunztoare orei specificate. Exemplu: MINUTE (19:10:30) va returna valoarea 10. SECOND (or) Funcia SECOND returneaz numrul de secunde corespunztor orei specificate. Exemplu: SECOND (19:10:30) va returna valoarea 30.

Funcii financiare Programul Excel pune la dispoziie i o serie de funcii financiare. FV (dobnd reper, plat vp, tip) Funcia FV calculeaz valoarea viitoare pentru o serie de ncasri/ pli egale (specificate n argumentul plat), fcute ntr-un numr de perioade reper, cu o anumit dobnd (primul argument). Dobnda trebuie s aib aceeai unitate de msur ca reper. De exemplu, dobnda anual trebuie s se mpart la 12 dac ncasrile/ plile se fac lunar.

Numrul vp reprezint valoarea prezent sau suma care se investete/ mprumut in momentul iniial. Dac vp este omis se consider c este 0.

Tip poate lua valoarea 0 sau 1. Dac are valoarea 0 se consider c plile se fac la sfritul perioadei, dac are valoarea 1, plile se fac la nceputul perioadei. Dac argumentul tip este omis se consider c are valoarea 0.

Banii care sunt pltii sunt reprezentai prin numere negative, iar cei ncasai sunt reprezentai prin numere pozitive. Exemplu: S presupunem c o persoan vrea s investeasc bani pentru un proiect care va fi realizat peste 1 an. De aceea, depune 1 000 $ ntr-un cont de economii cu o dobnd de 6% pe an (dobnda lunar va fi 6%/ 12, adic 0.5%). De asemenea, s presupunem c persoana respectiv va depune cte 100 $ la nceputul fiecrei luni, n urmtoarele 12 luni. Ci dolari vor fi n cont la sfritul celor 12 luni? Aplicm funcia =FV(0.5%, 12, 100, 1000, 1) obinem 2301.40 $. PV (dobnd reper, plat vv, tip) Funcia PV calculeaz valoarea prezent a unui flux de ncasri/ pli viitoare. Argumentele funciei au aceeai semnificaie ca i n funcia FV.

Argumentul vv reprezint valoarea viitoare, obinut dup efectuarea ultimei pli/ ncasri. Dac vv este omis, se consider c este 0. De exemplu, dac vrei s economisii 100 000 000 lei pentru un proiect de 20 de ani, atunci 100 000 000 lei este valoarea viitoare. Banii pltii sunt reprezentai prin numere negative, cei ncasai prin numere pozitive. Exemplu: O persoan tie c i poate permite s plteasc 220 $ pe lun n urmtorii 4 ani. Dobnda curent de pia este de 9%. Ct de mare este mprumutul pe care i-l permite persoana ? Funcia necesar pentru calcul este: =PV (0.09/12, 48, 220) care returneaz valoarea 8840.65 $. PMT (dobnd reper, vp, vv, tip) Funcia PMT calculeaz suma care trebuie achitat periodic pentru un mprumut/ economie, dac se indic dobnda, numrul perioadelor de plat (reper).

Argumentele funciei au aceeai semnificaie ca i n funciile precedente. Pentru a determina suma total de pltit pe durata mprumutului se nmulete

valoarea returnat de funcia PMT cu numrul de perioade. Exemple:

1. Ce sum trebuie pltit lunar pentru un mprumut de 10 000 $ cu o dobnd anual de 8%, care trebuie achitat n 10 luni. Formula de calcul este: =PMT (8%/ 12, 10, 10000) care returneaz valoarea $ 1037.03 dac plile se fac la sfritul lunii. sau =PMT (8%/ 12, 10, 10000, 0, 1) care returneaz valoarea $ 1,030.16 dac plile se fac la nceputul lunii. S-au obinut valori negative pentru c sunt pli care trebuie efectuate.

2. Urmtoarea formul returneaz suma pe care cineva trebuie s o primeasc lunar, dac a mprumutat 5 000 $ cu o dobnd anual de 12% pe o perioad de 5 luni. =PMT (12%/12, 5, 5000) returneaz valoarea 1,030.20. S-au obinut valori pozitive pentru c sunt sume ce trebuie ncasate.

3. O persoan dorete s strng 50 000 $ n 18 ani prin economisirea unei sume lunare constante. Dobnda annual este de 6%. Formula de calcul este: =PMT (6%/ 12, 18*12, 0, 50000) care returneaz valoarea 129.08 $.

NPV (dobnd valoare1, valoare2, ) Funcia NPV calculeaz valoarea prezent actualizat a unui flux de venituri/ cheltuieli. Dac n este numrul de argumente din irul de valori ( n nu poate fi mai mare de 29), atunci valoarea net actualizat se calculeaz cu formula:

Valorile trebuie s fie echidistante n timp i s fie valori pltite/ ncasate la sfritul fiecrei perioade. Dobnda- reprezint dobnda anual.

= +=n

ii

i

dobandaV

NPV1 )1(

Funcia NPV este asemntoare cu PV. Deosebirea const n faptul c valorile utilizate de PV trebuie s fie constante, iar PV accept valori fie la nceputul, fie la sfritul perioadei. Exemplu: Pentru o investiie trebuie pltii 10 000 $ timp de 1 an. n urmtorii trei ani se obin venituri anuale de 3 000 $, 4 200 $ i 6 800 $. Dobnda anual este de 10%. S se calculeze valoarea net actualizat a investiiei. Formula de calcul este: =NPV (10%, 10 000, 3 000, 4 200, 6 800) care returneaz valoarea 1,188.44 $ Al doilea argument este negativ pentru c reprezint o cheltuial. IRR (valori, aproximaie) Funcia IRR calculeaz rata intern de rentabilitate a unei proiect. Rata intern de rentabilitate este valoarea coeficientului de actualizare (dobnzii) pentru care venitul net actualizat este 0. Valori este o matrice sau un domeniu de celule care conine numerele pentru care trebuie calculat rata intern de rentabilitate. Pentru a putea calcula IRR n domeniu trebuie s fie cel puin o valoare negativ i cel puin una pozitiv. Aproximaie este un numr care se consider a fi cel mai apropiat de rezultatul furnizat de ctre funcia IRR. Microsoft Excel folosete un algoritm iterativ pentru calcularea valorii IRR. ncepnd cu aproximaia, funcia IRR verific toate posibilitile de calcul pn cnd rezultatul este dat cu o aproximaie de 0.00001%. Dac funcia IRR nu gsete un rezultat care s fie bun dup 20 de ncercri, se va returna valoarea de eroare #NUM!. n cele mai multe cazuri nu este nevoie de acest argument. Dac aproximaie este omis, se va considera valoarea implicit 10%. Dac IRR returneaz eroarea #NUM! Se va ncerca din nou cu alte valori pentru aproximaie. Exemplu: O persoan vrea s fac o afacere. Pentru nceperea afacerii are nevoie de 70 000 $. Veniturile estimate din primii cinci ani sunt: 12 000, 15 000, 18 000, 21 000 i 26 000 de dolari. n domeniul B1:B6 se introduc urmtoarele valori: -70 000, 12 000, 5 000, 18 000, 21 000, 26 000. Pentru a calcula rata intern de rentabilitate a investiiei se folosete formula: =IRR (B1:B6) care returneaz valoarea 8.66%.

Funcii de cutare Dou din cele mai utilizate funcii de cutare din Excel sunt VLOOKUP i HLOOKUP. VLOOKUP (valoare, domeniu, index-linie, tip-cutare) HLOOKUP (valoare, domeniu, index-coloan tip-cutare) Funciile VLOOKUP/ HLOOKUP caut valoarea specificat n primul argument n prima coloan/linie din domeniul specificat n al doilea argument. Apoi funcia extrage din linia/coloana corespunztoare valorii gsite elementul indicat n coloana/linia specificat n al treilea argument- index coloan/index linie. Valorile din prima coloan/linie a domeniului trebuie s fie ordonata cresctor sau alfabetic.

Argumentul tip-cutare are o valoare logic. El este opional. Dac lipsete se consider c are valoare TRUE (adevrat). Dac acest argument are valoare TRUE este gsit valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat. Dac are valoarea FALSE, este cutat valoarea exact. Dac aceast valoare nu este gsit n prima linie/coloan din domeniul specificat este returnat eroarea #N/A. Aceste funcii sunt folositoare n aplicaii de calcul a impozitelor i a comisioanelor. Exemplu: Distribuitorii unei firme sunt plii n funcie de valoarea vnzrilor. Dac valoarea vnzrilor este mai mic de 5 000 000 comisionul este de 0%, ntre 5 000 000 i 30 000 000 comisionul este de 4%, ntre 30 000 000 i 70 000 000 comisionul este de 7%, peste 70 000 000 comisionul este de 10%.

Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.3):

Figura 5.3

n B2 se introduce formula =VLOOKUP (B1, A5:B8, 2). Dac n B1 se introduce valoarea 80000000, Excel caut aceast valoare n prima coloan din domeniul A5:B8, deci n celulele A5, A6, A7, A8, B5, B6, B7, B8. Cum aceast valoare nu este gsit funcia gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea cutat deci 70000000. Aceast valoare se gsete pe a patra linie din tabel (linia 8 din Excel). Din aceast linie Excel returneaz valoarea gsit n coloana 2 (al treilea argument), deci 10%.

Introducerea referinelor la alte foi de calcul ntr-o celul se pot introduce i referine la date din alte foi ale registrului de calcul. Pentru aceasta se introduce denumirea foii respective, un semn de exclamare i referina la celul. De exemplu: =Sheet1!A1 nseamn c se face referire la celula A1 din foaia Sheet1. Dac denumirea foii de calcul conine spaii libere, numele acesteia trebuie ncadrat ntre ghilimele. De exemplu: Buget 2001!A1.

Introducerea de referine la alte fiiere Exist situaii n care sunt necesare date care se afl n alt registru de calcul. Pentru a referi date din alt registru se introduce nt numele registrului ntre paranteze drepte, numele foii de calcul, semnul exclamrii i referina la celul. De exemplu:

formula =vanzari.XLS!Sheet1!A10, face referire la celula A10 din foaia de calcul Sheet1 coninut n registrul vanzri.XLS.

Aplicaii

1. Un ntreprinztor vrea s fac o investiie i face cteva estimri privind valoarea investiiei, cheltuielile anuale i veniturile anuale. S se determine anul n care investiia devine profitabil (anul n care venitul total depete cheltuielile totale).

Pentru rezolvarea problemei se va crea foaia de calcul din figura 5.4. Celulele B1, B2, B3 vor conine valorile pentru investiie, cheltuielile anuale i

venitul anual. Se genereaz n coloana A, ncepnd cu celula A6 o serie de numere ncepnd cu

valoarea 0 i pasul seriei 1. n anul 0 cheltuielile totale sunt cele cu investiia, iar venitul total este 0, deci n

celula B6 se va introduce formula =B1, iar n celula C6 valoarea 0. n anii urmtori la cheltuielile totale i venitul total din anul precedent se adaug

cheltuielile anuale, respectiv venitul anual. Deci formulele din celulele B7 i C7 sunt =B6B$2, respectiv =C6B$3. Pentru celulele B2 i B3 s-a folosit referirea absolut deoarece aceste celule trebuie s rmn fixe la copiere (ele conin cheltuielile anuale i venitul anual).

Se copiaz aceste formule pe coloan.

Figura 5. 4

n coloana D se calculeaz profitul total (venit total - cheltuieli totale). Se va introduce n celula D6 formula =C6-B6. Se copiaz aceast formul pe coloan.

Pentru a determina pragul de rentabilitate (anul n care venitul total depete cheltuielile totale), n celula E6 se introduce formula:

=if (D6>=0, =0,D6

Figura 5. 5

Prima parte a foii de calcul conine datele de intrare n problem: numele cumprtorului ( B1), valoarea obiectului cumprat (B3), data de cumprare (B4) dobnda anual (B5) i numrul de rate(B6). n a doua parte a foii de calcul se va calcula rata lunar ce trebuie pltit n ideea c dobnda nu se va modifica. Tot aici se calculeaz totalul de plat i valoarea total a dobnzii. Se vor introduce urmtoarele formule: B9:= -PMT(B5/12,B6,B3-B7) (rata lunar) B10:=B11B3 (totalul de plat - valoarea iniial) B11:=B6*B9 +B7 (numrul de rate*rata lunar + avansul) n a treia parte a foii de calcul se va crea un tabel care va conine pentru fiecare lun data la care trebuie pltit rata, rata dobnzii n luna respectiv restul de plat valoarea dobnzii i rata lunar. Restul de plat n luna a doua este egal cu restul de plat n prima lunvaloarea dobnzii -rata lunar.Se vor introduce urmtoarele formule: B14:=DATE(year(B$4),MONTH(B$4)+A14,DAY(B$4)) D14:=B3-B7 D15:=D14+F14E14 E14:= -PMT(C14/12,B$6-A14+1,D14) F14:=D14*C14/12

Se copiaz pe coloan formulele din celulele D15, E14, F14, A14. n domeniul A14:A25 se genereaz o serie numeric care ncepe de la valoarea 1 i cu pasul seriei de 1.

3. Un agent economic i propune s-i dezvolte activitatea i are nevoie de un capital de 240000000 lei. Acest capital este mprumutat de la BRD cu o dobnd de 45% i trebuie restituit n 5 ani. Care este suma lunar care trebuie pltit aici fiind inclus att dobnda compus ct i plata mprumutului?

Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.6):

Figura 5.6

Celulele B1:B3 conin datele de intrare n problem: valoarea mprumutului,

dobnda anual i perioada de restituire. n celula B4 se calculeaz numrul de pli nmulind perioada de restituire cu 12.

Formula din B4 va fi =12*B3. n B6 se calculeaz rata lunar cu formula = -PMT (B2/12, B4, B1)

4. Un proiect necesit un volum de investiii de 45.000.000 lei. Durata de execuie a proiectului este de doi ani, iar durata de via economic este de 7 ani. Fluxul tranelor anuale pentru investiii, cheltuielile de exploatare i ncasrile sunt cele din tabelul urmtor:

Anul 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Investiii 15 30 Cheltuieli de exploatare - - 20 25 25 25 24 24 22 ncasri 40 45 45 47 47 48

S se calculeze:

1. Venitul net actualizat cumulat pentru o rat de actualizare de 20% 2. Rata intern de rentabilitate a proiectului.

Figura 5. 7

Se calculeaz pentru fiecare an fluxul de numerar scznd din ncasri cheltuielile de exploatare i cheltuielile cu investiii (figura 5.7). n celula B7 se introduce formula =B6B5B4. Se copiaz formula la domeniul C7:J7.

n celula C9 se calculeaz venitul net actualizat cumulat cu formula =NPV(B1,B7:J7).

n celula C10 se calculeaz rata intern de rentabilitate cu formula =IRR(B7:J7). 5. Un ntreprinztor care face o investiie ntr-un obiectiv economic ctig un venit net anual de 200000 lei, timp de 12 ani ct este durata de funcionare a obiectivului. Care este valoarea prezent a acestui flux de venituri n momentul investiiei, la o valoare de discontare de 14%.

Se va crea urmtoarea foaie de calcul (figura 5.8):

Figura 5. 8

n celula B5 se va introduce formula: = PV (B3, B2, B1), unde B3 reprezint dobnda, B2 perioada n care se obin veniturile, B1 valoarea venitului anual. 6. O echip de muncitori este pltit n funcie de numrul de ore lucrate. Orele lucrate peste programul normal de lucru (8 ore) sunt pltite dublu. S se calculeze cu ct este pltit zilnic fiecare muncitor, cunoscnd tariful orar i orele de intrare i ieire din tur. Pentru rezolvarea problemei se va folosi foaia de calcul din figura 5.9.

Pentru fiecare muncitor, se calculeaz n coloana E numrul de ore lucrate. Formula utilizat n celula E4 este =D4-C4, formul care se copieaz n domeniul E5:E8.

n coloana F se afieaz salariul calculat pentru orele lucrate n fiecare zi. Formula din celula F4 este: =IF(HOUR(E4)

7. Un registru Excel este alctuit din dou foi de calcul. O foaie de calcul cursuri - conine cursurile de schimb pentru mai multe valute, cealalt foaie casa este folosit pentru a calcula echivalentul n lei al sumelor schimbate. Foaia de calcul cursuri are structura din figura 5.10.

Figura 5.10

Foaia de calcul casa are structura din figura 5.11.

Figura 5.11 n coloana Nume se introduce numele persoanei care realizeaz o tranzacie, iar n coloana Tranzacie se introduce tipul tranzaciei efectuate. Valorile permise n aceast coloan sunt C pentru cumprare i V pentru vnzare. n coloana Tip valut se introduce numele monedei schimbate (atenie, numele monedei trebuie s fie identic cu cel din foaia de calcul cursuri). n coloana Suma schimbat se introduce suma care se schimb. n coloana Echivalent lei se calculeaz echivalentul n lei al sumei schimbate (n funcie de valut suma schimbat i tipul tranzaciei). Formula utilizat n celula E2 este:

=D2*VLOOKUP(C2, cursuri!A$2:C$9, IF(B2=C,2,3)) Se copieaz formula pe coloan i pe msur ce se introduc date n foaia de calcul, echivalentul n lei al sumei schimbate se va calcula automat.

LECIA 6

CALCULE CU MATRICI

Calcule cu matrici Matricile sunt domenii dreptunghiulare de formule sau valori pe care Excel le

trateaz ca fiind un grup. Unele funcii i formule care lucreaz cu astfel de elemente returneaz rezultate care sunt plasate n mai multe celule. Altele, dei prelucreaz matrici de valori, pot furniza un rezultat afiat ntr-o singur celul.

Pentru a introduce o formul de tip matrice se parcurg urmtoarele etape:

1. Se selecteaz domeniul care va conine formula de tip matrice. 2. Se introduce formula. 3. Dup introducerea formulei se apas combinaia de taste + +

. Foaia de calcul urmtoare (figura 6.1) conine un exemplu cu datele care sunt introduse

ntr-o factur:

Figura 6.1

Pentru a calcula totalul n coloana D se pot folosi i metodele anterioare (n celula D4 se introduce formula =B4*C4, care apoi se copiaz n celelalte celule din coloana D). n locul acestor formule se poate introduce o singur formul valabil n tot domeniul D4:D6, care va ocupa mai puin memorie.

Pentru a calcula totalul utiliznd formule de tip matice:

1. Se selecteaz domeniul D4:D6. 2. Se introduce n linia de formul formula B4:B6*C4:C6 3. Se tasteaz combinaia de taste + + .

n bara de formul formula va fi afiat ntre acolade {}. Fiecare celul a domeniului D4:D6 conine aceeai formul. Acoladele simbolizez c formula este o matrice i c domeniul matrice trebuie s fie tratat ca o entitate unic. Nu se pot introduce linii sau coloane n acest domeniu dup cum nu este posibil tergerea componentelor sale sau editarea unei singure celule. Formula nu multiplic valorile din dou celule, ci valorile din dou matrici, B4:B6 i C4:C6, fcnd corespondena corect a elementelor acestora B4*C4, B5*C5, B6*C6.

Rezultatele sunt plasate n celulele matricei D4:D6 selectat anterior. Domenii de tip matrice se pot utiliza i ca argumente la funcii. Funciile cu

argumente de tip matrice se introduc la fel ca i formulele de acest tip. 1. Se selecteaz un domeniu de dimensiuni corecte. 2. Se introduce funcia specificnd domeniile de celule asupra crora opereaz. 3. Se apas combinaia + + .

De exemplu, dac n exemplul anterior trebuie calculat totalul general fr a calcula totalurile pariale, n celula D7 trebuie introdus formula

{=SUM(B4:B6*C4:C6)}. Introducerea se termin cu + + pentru ca formula s fie considerat ca formul de tip matrice.

n mod uzual domeniul utilizat pentru introducerea formulelor sau funciilor de tip matrice trebuie s fie corect selectat. Dac domeniul de tip matrice selectat este prea mic, nu se pot vedea rezultatele; dac este prea mare, celulele care nu au fost utilizate vor conine mesajul #N/A.

Funcii pentru matrici Funciile de lucru cu matrici cele mai utilizate sunt:

MDETERM (matrice) Funcia MDETERM calculeaz determinantul unei matrici.

MINVERSE (matrice)

Funcia MINVERSE calculeaz inversa unei matrici.

MMULT (matrice1, matrice2) Funcia MMULT efectueaz nmulirea a dou matrici. Numrul de coloane din matrice1 trebuie s fie egal cu numrul de linii din matrice2.

TRANSPOSE (matrice)

Funcia TRANSPOSE efectueaz operaia de transpunere a unei matrici.

Dac ntr-o formul intervine o funcie de tip matrice, introducerea formulei se termin tastnd combinaia de taste + + .

Exemplul urmtor prezint modul n care se poate calcula inversa unei matrici. Matricea iniial este cuprins n domeniul A2:C4 (figura 6.2).

Figura 6.2 Pentru a calcula inversa matricei se selecteaz domeniul A7:C9 (n acest domeniu se va afia rezultatul), se introduce formula i =MINVERSE(A2:C4) i se apas + + .

Aplicaie Firma ABC vinde ap mineral sucuri i vin n Romnia i Moldova. Foaia de

calcul din figura 6.3 conine situaia vnzrilor din anii 1999 i 2000. S se calculeze valoarea medie a vnzrilor pentru Romania i Moldova pe ce doi

ani.

Figura 6.3

Pentru a calcula valoarea medie a vnzrilor pentru Romnia i Moldova se introduc formulele: Celula C18: = AVERAGE(IF($B5:$B14=Romania,C5:C14)). Se termin formula de introdus cu + + . Se copieaz formula n D18. Deci se va calcula media aritmetic doar a valorilor care n domeniul B5:B14 conin textul Romania.

Celula C19: = AVERAGE(IF($B5:$B14=Moldova,C5:C14)). Se termin formula de introdus cu + + . Se copieaz formula n D19. Deci se va calcula media aritmetic doar a valorilor care n domeniul B5:B14 conin textul Moldova.

LECIA 7

SISTEMUL DE GESTIUNE AL GRAFICELOR

Sistemul de gestiune al graficelor

Utiliznd Excel, datele din tabele pot fi reprezentate sub form grafic. Un grafic este un instrument eficient pentru prezentarea clar a datelor, ntr-un mod care ofer un impact vizual imediat. Cu alte cuvinte, graficele sunt mai uor de neles dintr-o privire dect liniile i coloanele de date. n Excel se pot crea mai multe tipuri de grafice. Unele din ele sunt bidimensionale (2D), altele tridimensionale (3D). Principalele tipuri de grafice sunt:

Arie - Area Bar - Bar Coloan - Column Linie - Line Circulare - Pie Inel - Doughnut Radar - Radar XY (Dispersate) Scatter Suprafa - Surface Cilindru Cylinder Cone Con Piramid Piramid

Tipuri de grafice tridimensionale: Zon Bar Coloan Linie Plcint Suprafa

Pentru majoritatea tipurilor de grafice, exist cel puin dou variante sau subtipuri. Un grafic bidimensional este desfurat pe dou axe:

axa orizontal - axa X, numit i axa categoriilor axa valorilor axa Y, pe care sunt reprezentate seriile de date. O serie de date este un

set de valori care descriu evoluia unei mrimi. La graficele 3D este utilizat pentru a treia dimensiune axa Z.

Un grafic conine mai multe obiecte care pot fi selectate i modificate individual. Figura urmtoare (figura 7.1) prezint unele din aceste obiecte.

Legenda

Titlu

Axa X

Axa Y

Grafic

Figura 7.1

n continuare este prezentat o descriere sumar a principalelor tipuri de grafice.

Graficele de tip arie - Area

Un grafic arie ilustreaz continua schimbare n volum a unor serii de date. Acest tip de grafic nsumeaz datele din toate seriile individuale pentru a crea linia de vrf care cuprinde zona, oferind privitorului o imagine asupra modului n care diferitele serii contribuie la volumul total. Utilizai graficul arie pentru cifrele referitoare la vnzri i la producie, pentru a arta modul n care volumul se modific n timp i pentru a evidenia cantitatea sau volumul schimbrii.

Figura 7.2

Grafice bar - Bar

Un grafic bar este utilizat pentru compararea obiectelor neconectate n timp. Acest tip de grafic nu ofer o imagine prea bun a evoluiei n timp, el utilizeaz bare orizontale pentru a arta variaia pozitiv sau negativ fa de un punct de referin. Barele aflate la stnga punctului de referin arat o variaie negativ iar cele din dreapta arat o variaie pozitiv.

Figura 7.3

Grafice coloan - Column

Graficele coloan sunt n general folosite pentru a arta variaia n timp a unor mrimi necontinue. Acest tip de diagram utilizeaz bare verticale pentru a da impresia de

msurtori fcute la intervale de timp diferite. Graficele coloan sunt folosite frecvent pentru comparea diferitelor elemente prin plasarea lor unele lng altele. Asemntoare cu graficele coloan sunt graficele de tip cilindru, con i piramid numai c la aceste grafice valorile nu mai sunt reprezentate prin coloane ci prin cilindre, conuri,

respectiv piramide.

Figura 7.4 Asemntoare sunt graficele de tip cilindru, con, piramid. Diferena este c valorile nu mai sunt reprezentate prin coloane, ci prin cilindrii, conuri, piramide.

Grafice linie - Line

Un grafic linie ilustreaz evoluia unei mrimi la care intervalele de variaie sunt egale. Dac intervalele de variaie sunt neegale se va utiliza un grafic (dispersat) XY. Pentru fiecare serie de date se va obine n grafic o linie.

Figura 7.5

Grafice circulare - Pie

ntr-un grafic circular se evideniaz mrimea prilor n raport cu ntregul. ntr-un astfel de grafic se poate reprezenta o singur serie de date. Pentru a scoate mai bine n eviden valorile pe care le reprezint sectoarele din grafic pot fi scoase n afara cercului.

Pentru a scoate n afar un sector dintr-un grafic circular, se aplic un clic pe suprafaa sectorului pentru a selecta ntregul grafic, apoi un al doilea clic pentru a selecta numai sectorul, dup care se trage sectorul n afara cercului. Se elibereaz butonul mouse-ului atunci cnd sectorul este poziionat n locul dorit.

Figura 7.6

Grafice inel - Doughnut

La fel ca i graficele circulare, graficele inel scot n eviden mrimea prilor dintr-un ntreg. Deosebirea este c structura diagramelor inel permite reprezentarea mai multor serii de date. Fiecare inel concentric conine datele dintr-o serie de date.

Figura 7.7

Grafice radar - Radar

Fiecare categorie (fiecare etichet care ar fi afiat pe axa X la un grafic n dou dimensiuni) are propria ax. Punctele de date sunt plasate de-a lungul acestor axe. Un grafic radar rezult prin unirea punctelor de date care au aceeai semnificaie pe toate axele.

Figura 7.8

Grafice XY (Dispersate) - Scatter

Un grafic XY (Dispersat) este asemntor cu unul linie, numai c ilustreaz evoluia unor mrimi la care intervalele de variaie nu sunt egale.

Figura 7.9

Crearea unui grafic

O metod pentru realizarea automat pas cu pas, a unei diagrame pornind de la datele din foaia de calcul este folosirea aplicaiei Chart Wizard. Graficele se pot crea n foaia de calcul curent sau se pot plasa ntr-o nou foaie de calcul din registrul curent.

Foaia de calcul urmtoare (figura 7.10) conine vnzrile dintr-o librrie pentru cteva articole, pe durata unei sptmni.

Figura 7.10

Pe baza acestui tabel se pot construi dou grafice

Primul grafic (figura 7.11) conine trei serii de date: vnzrile pentru creioane, caiete i pixuri. Pentru fiecare zi valorile fiecrei serii sunt reprezentate prin bare colorate n mod diferit. Barele de aceeai culoare fac parte din aceeai serie.

Figura 7.11

Al doilea grafic (figura 7.12) conine cinci serii de date: vnzrile efectuate luni, mari, miercuri, joi i vineri. n grafic sunt reprezentate vnzrile efectuate n fiecare zi pentru fiecare articol.

Figura 7.12

Dac analizm modul n care sunt generate seriile constatm c la primul grafic

seriile sunt generate pe linii, la al doilea grafic seriile sunt generate pe coloane. Deci, n funcie de cum se genereaz seriile se obin grafice diferite.

Dac numrul de linii este mai mare dect numrul de coloane Excel va ncerca s genereze seriile pe coloane, altfel va genera seriile pe linie. Acesta este modul n care Excel ncearc automat s genereze graficele, dar modul n care se se vor genera seriile poate fi specificat de ctre utilizator.

Primul pas n crearea unui grafic este selectarea datelor din foaia de calcul. Pentru selectarea datelor se vor respecta urmtoarele reguli:

Datele pentru grafic trebuie s fie introduse n linii i coloane, care nu trebuie neprat s fie adiacente(celulele nediacente se selecteaz innd apsat tasta ).

Etichetele (textele) ce vor fi folosite n grafic vor fi plasate primele linii i primele coloane ale tabelului.

Pentru exemplul nostru vom selecta domeniul A1:F4. Dup selectarea datelor se face un clic pe butonul Chart Wizard. Pe ecran va apare prima fereastr din Chart Wizard Step 1 of 4 (figura 7.13).

Din aceast fereastr se va selecta tipul graficului. n fereastr exist dou butoane: Standard Types i Custom Types. Cnd este selectat butonul Standard Types apare o list cu toate tipurile standard de grafice. Pentru fiecare tip de grafic exist mai multe subtipuri. Dac este selectat butonul Custom Types apare o list de grafice predefinite. Din una din cele dou liste se selecteaz tipul de grafic dorit. Pentru exemplul nostru vom selecta un grafic de tip coloan (Column). n partea de jos a ferestrei apar trei butoane: Next pentru a trece la pasul urmtor. Back pentru a reveni la pasul anterior. Finish se creaz graficul folosind opiunile selectate pn la acel moment. Cancel se renun la crearea graficului

figura 7.14 caseta Chart Wizard Step 1 of 4

Se selecteaz butonul Next pentru a trece la urmtoarea fereastr din ChartWizard Step 2 of 4.

Aceast caset de dialog are dou butoane n partea de sus a casetei. Se selecteaz butonul Data range. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.14):

Figura 7.14 - ChartWizard Step 2 of 4

n caseta Data range este afiat domeniul de celule din care se va genera graficul.

Dac nu apare domeniul corect, se poate introduce alt domeniu (cu n fa). Din lista de opiuni Series in se selecteaz Rows dac seriile de date se vor genera pe linii i Columns dac seriile de date se vor genera pe coloane. Pentru exemplul nostru n Data range trebuie s avem domeniul A1:F4. Vom genera seriile pe linie, deci se selecteaz opiunea Rows. Se selecteaz butonul Series. Pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.15):

Figura 7.15 Step 2 of 4 Chart Source Data

n lista Series sunt afiate seriile de date ale graficului. Dac se selecteaz o serie

n caseta text Name apare sau numele seriei, sau celula care conine numele seriei, iar n caseta Values este afiat domeniul de valori din care se genereaz seria. Pentru exemplul nostru, dac selectm seria caiete, n caseta Name va apare = Sheet1!$A$3 (A3 este celula care conine numele seriei), iar n caseta Values va apare = Sheet1!$B$3:$F$3 (setul de valori din care se genereaz seria).

n caseta text Category(x) axis labels se introduce domeniul care conine informaiile ce vor fi afiate pe axa x (a categoriilor). n cazul nostru n aceast caset apare = Sheet1!$B$1:$F$1. Aceste celule conin zilele sptmnii ce vor fi afiate pe axa x.

O serie poate fi tears dac atunci cnd este selectat se apas pe butonul Remove. Pentru a aduga o serie nou se apas pe butonul Add; n caseta Name se scrie numele seriei, iar n caseta Values valorile care genereaz seria.

n casetele Name, Values i Category(x) axis labels celulele sau domeniile trebuie s aib specificate n fa i numele foii de calcul (numele foii de calcul este separat de referinele celulelor prin !). Se apas pe butonul Next.

Pe ecran apare caseta de dialog Step 3 of 4 - Chart Options. Aceast caset de dialog are n partea de sus mai multe butoane din care pot fi setate diferite caracteristici ale graficului.

Butonul Axes Cnd este apsat acest buton apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.16):

Figura 7.16

Dac este selectat opiunea Category(x) axis n grafic vor fi afiate informaiile de pe axa X, n caz contrar pe axa X nu se va afia nimic.

Dac este selectat opiunea Value(y) axis n grafic vor fi afiate informaiile de pe axa Y, n caz contrar pe axa Y nu se va afia nimic.

Butonul Titles Cnd este apsat acest buton pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.17):

Figura 7.17

n caseta Chart title se introduce titlul graficului. n caseta Category(x) axis se introduce titlul axei x. n caseta Category(y) axis se introduce titlul axei y. n cazul n care graficul are dou axe X sau Y, n urmtoarele dou casete text se introduc titlurile asociate acestora.

Butonul Gridlines Cnd acest buton este apsat, pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.18):

Figura 7.18

n aceast caset se specific dac sunt afiate sau nu liniile de reea. Liniile de

reea sunt linii orizontale i verticale dispuse pe ntreaga suprafa a graficului. Ele sunt folosite pentru a citi mai uor valorile de pe grafic. Exist dou tipuri de linii de reea: Principale (Major Gridlines)-pentru delimitarea intervalelor principale de pe axe. Secundare (Minor Gridlines)-pentru a insera linii de reea ntre intervalele principale

de pe axe. Dac trebuie afiate liniile de reea principale se vor marca casetele Major Gridlines,

dac trebuie afiate liniile de reea secundare se vor marca casetele Minor Gridlines.

Butonul Legend La apsarea acestui buton pe ecran apare urmtoarea caset de dialog (figura 7.19):

Figura 7.19

Dac opiunea Show Legend este setat graficul va avea ataat o legend. Poziia n grafic a legendei se stabilete cu una din opiunile din domeniul Placement.

Opiune Locul de plasar