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Capítulo IV. Resultado de la Investigación

2.- DISCUSION DE LOS RESULTADOS

• PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.

Con referencia a los resultados obtenidos por los encuestadores,

se pudo observar que no existen en la empresa notas de pedidos

(facturas) para obtener faltantes de medicamentos, al igual que no existe

un libro de notas donde se registren estos, y de este modo mencionan la

necesidad de un sistema computarizado para tener un mejor control en el

sistema de inventario de medicamentos.

Sin embargo, según una observación directa, se pude determinar

que no solo se debe automatizar el proceso, debería existir un personal

preparado para el despacho de medicamentos, ya que estos auxiliares

que se encuentran trabajando en esta actividad han aprendido de él con

la constancia con que la realizan, más no por estudios realizados o por la

experiencia que se requiere para un cargo como el que desempeñan.

A pesar de esto, los procedimientos son dirigidos y controlados por

la persona encargada de esta actividad (Farmacéutica), por lo que es

indispensable incorporar más personal, para que de esta manera pueda

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haber mayor supervisión y control, pudiendo evitar que exista fugas de

medicamentos y un descontrol en el manejo del inventario.

Estas actividades requieren de mayor atención, en lo que se

refiere a la codificación de medicamentos utilizados, o algún genérico

recomendado por en farmacéutico, para luego ofrecer una información

útil a los pacientes que acuden a este centro asistencial, en cuanto a la

existencia de los medicamentos.

Es importante determinar la modernización de este sistema de

control de inventario ya que este reduce el trabajo, facilita el mismo al

momento de realizar el inventario, cuantificar fallas o determinar las

necesidades de los materiales y de este modo saber o constatar las

fechas de vencimientos de estos medicamentos.

De este mismo modo, existe mayor control en la procedencia o

destino de los medicamentos y equipos, estimando un consumo diario

semanal, mensual y anualmente en cada servicio, para lograr mayor

eficacia en el trabajo y conseguir la eficiencia en el control.

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Según Boscan (1997. p,8) define el almacenaje como lo

fundamental para adoptar los controles estrictos necesarios para el

manejo de todo tipo de producto, así como también para lograr la

adaptación a este importante proceso que sé esta suscitando

actualmente, puesto que sirve de base para el desarrollo de la

organización.

Los almacenistas son personas que dentro de una empresa

llevan a cabo todos los movimientos físicos, que se realizan dentro del

almacén tales como: empacar, etiquetar, descargar y desempacar los

empaques. Estas personas deben estar preparado para dar

mantenimiento a los equipos disponibles y deben cumplir procedimientos

formales de seguridad.

• PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS

FAMACÉUTICOS.

Con referencia a los procedimientos para el despacho de

medicamentos y equipos la mayoría de los encuestados coincidieron que

estos deben ser retirados mediante un formulario denominado proforma

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de pedidos, en el que se identifica la unidad que realiza el

pedido, firmada y sellada por una persona autorizada en cada uno de

estos servicios, para luego poder ser despachado el pedido.

En cuanto a los ingresos de medicamentos, equipos y enseres se

reciben mediante normas preestablecidas por la contraloría general de la

república, a través de una licitación realizada en la junta de compra,

donde los proveedores deben traer su respectiva cotización, para que de

esta manera pueda realizar el pedido de acuerdo el precio ajustado en

cada uno de ellos.

Analizando este procedimiento, se puede mencionar que esta

actividad requiere de un personal amable, cordial y sobre todo, personas

capacitadas para estar en puestos tan importantes como lo es la atención

al público, ya que esta característica es indispensable para la atención al

paciente que busca una ayuda e información indispensable, para que

pueda ser atendido en mejores condiciones física y pueda sentirse

orgulloso de la organización hospitalaria.

Según Polimeni (1994.p,76) establece, que los aspectos en una

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orden de compra son: Nombre impreso y dirección de la compañía que

hace el pedido, número de la orden de compra, nombre y dirección del

proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega requerida, términos de

entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo,

descripción precio unitario y total, costos de envío, de manejo de seguro y

relacionados, costos total de todas las ordenes y firma autorizada.

El original se envía al proveedor (para situar el pedido) las copias

van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el libro diario

de compras, en los libros mayores generales y auxiliares) a cuenta por

pagar(pago eventual, pago en el periodo de descuento)al departamento

de recepción para advertirle de la entrega de la factura y otra copia al

departamento de compra para mantener un archivo de todas las ordenes

de compras expedidas).

• PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.

En lo que se refiere a los procedimientos para la recepción de

medicamentos se pudo conocer a través de los encuestados, que la

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forma de recibir los ingresos de medicamentos, equipos y enseres es a

través de una orden de compra, siendo este una norma establecida por el

departamento administrativo, para que esta pueda luego ser verificada por

la controlaría general de la república y realizar su respectivo informe,

para así poder ser despachada, a través de una codificación ya

establecida por la doctora encargada, para que de está manera se pueda

realizar la búsqueda de los medicamentos con mayor facilidad al

momento de ser despachada y llevada al control de inventario (Kardex).

Por esto la recepción se realiza en una junta de compra efectuada

antes de finalizar el mes, elaborándose un formato que contiene nombre

del proveedor, número de orden de compra, fecha en que se recibe el

pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la

orden de compra y forma autorizada. Las copias se envían al

departamento de cuentas por pagar para confrontar con la orden de

compra y la factura del proveedor, si esto esta en regla entonces se

autoriza el pago.

Esta recepción de pedidos no se realiza en lo servicios que presta

la farmacia, ya que cada uno de los servicios que necesita algún

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pedido, elabora la proforma para realizar el pedido por día. Si el pedido

efectuado no llega a la farmacia, por ser pedidos para un sólo servicio

especial, este realiza dicho pedido en hojas de fallas sólo para sus

necesidades y es llevada a la junta de compra para su elaboración.

Es de suma importancia realizar la recepción de medicamentos

porque a través de esta se compran los medicamentos mas económicos,

ya que en la junta de compra gana el articulo que tenga menor costo y

que reúna las necesidades exigidas por el experto.

Es por esto que al utilizar la proforma de pedido para el despacho

de medicamentos y equipos, se puede llevar un mejor control de la salida

conociendo el destino y estimando la cantidad que se usa en cada

servicio, o realizando estas según las necesidades de cada uno de ellos o

según la existencia de medicamentos en la farmacia.

En tal sentido Polimeni (1994.p,77) pude definir este proceso

“cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de

recepción, los desempaca y los cuenta (es interesante tener en cuenta

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que la cantidad solicitada no apárese en la copia de la orden de compra

enviada a este departamento. Esta omisión intencional garantiza que los

artículos entregados sean realmente contados). Se revisan los artículos

para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las

especificaciones de compras y de la lista de empaque (una lista

preparada por el proveedor que adjunta al pedido y que detalla lo que hay

en el envío), luego el departamento recepción emite un informe de

recepción.

• NIVELES DE INVENTARIO MAXIMO

En relación con los niveles de inventario máximo se observó

que la mayoría de los encuestados respondieron que si se llevan un

control máximo por productos farmacéuticos por pacientes, en donde

existen medicamentos muy costosos y con poca existencia. En cuanto a

los métodos para facilitar este nivel de inventario se puede decir que un

buen método para facilitar éste nivel es el sistema computarizado, pero

según ellos no existe ningún otro método.

Cabe destacar que este nivel máximo solo esta establecido

entre dos (02) y tres (03) medicamentos de un solo uso por paciente,

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tomando en cuenta que la existencia de estos productos es muy escasos

por el presupuesto que se obtiene en el hospital. Analizando las

respuestas de los encuestados se puede decir que estos pueden

ocasionar costo en cuento a la especialización del personal en el manejo

del sistema computarizado.

Según Patón (1.966 p. 478) establece que la cantidad máximo que

se almacena para un periodo dado, no debe exceder de la cantidad

prevista en el presupuesto de ventas mas cierta cantidad que se conservé

para mayor seguridad. Así mismo Gómez R.(1968.p,6-6) afirma que “el

nivel de inventario máximo ha de constituir un limite para evitar el producir

el exceso y el abaratamiento de productos en los almacenes, los riesgos y

costos que lo conllevan al producir cualquier tipo de materiales.

• NIVELES DE INVENTARIO MÍNIMO

Con referencias al nivel de inventario mínimo se observó que

gran parte de los encuestados respondieron que el nivel de inventario

mínimo lo realiza la doctora encargada de la farmacia, siendo esta, la que

establece la distribución de los medicamentos por paciente y por pisos.

En cuento a las fallas obtenido durante el mes, se elaboran un formato

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estableciendo y comparando la cantidad suministrada a los pacientes

por mes para luego realizar el pedido para el siguiente mes.

Este nivel mínimo es utilizado con muy poca frecuencia, ya que

sólo se lleva cuando la existencia es insuficiente y falta mucho tiempo

para el abastecimiento de los mismos. Cuando esto sucede el mínimo

de medicamentos establecidos en la proforma es uno por medicamento.

Según Francisco Gómez Rondón (1989, p.6-5) define el nivel de

inventario mínimo como el volumen de la existencia, por debajo de las

cuales no debe encontrarse nunca en la empresa por correr los riesgos de

poder satisfacer, en un momento dada los pedidos de su clientela. Este

mínimo ha de ser determinado por la gerencia de ventas, tomando en

consideración los hábitos de la clientela, posibilidades de los pedidos

extraordinarios, urgencias de las entregas, etc.

Del análisis realizado se puede decir que los niveles de inventario

inciden notablemente en el funcionamiento de una empresa y sus costos,

puesto que si mantiene inventarios en exceso, acarrearían la

inmovilización innecesaria de gran parte del capital de trabajo, con el

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aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tales inventarios,

como de los intereses del capital invertido.

• CONTROL DE DESPERDICIO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

Con relación a los desperdicios de productos farmacéuticos la

mayoría respondió que no existen desperdicios de productos

farmacéuticos, debido que los medicamentos son comprados

mensualmente verificando que estos no estén vencidos o en mal estado.

Para tener un control de desperdicio estos utiliza el Kardex y un conteo

físico como método para obtener un Stock del total de la existencia de

los medicamentos, utilizando notas de fallas como registro interno, para

llevar el control de medicamentos existente y tratar en lo posible el

desperdicio, teniendo como equipos obsoletos el Kardex, máquina de

escribir y máquina sumadoras.

Del mismo modo estos coincidieron que no existen irregularidades

en el control de inventario en la farmacia, pero pudieran existir estas fugas

de medicamentos en los servicios, dotados de materiales médicos, en

ellos no existe un control o una supervisión constante.

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En cuento a una observación directa se pudo notar, que los

desperdicios realizados son en cuento a ampollas rotas, lesiones en las

pipas del alcohol, entre otros, es decir que existe un mínimo de

desperdicios pero controlado inmediatamente. Con referencia a las

irregularidades de los medicamentos, pudieran establecer una vigilancia

estricta en cada piso, para poder tener un mejor control de los

medicamentos o equipos y de esta manera poder evitar que esto ocurra.

De hechos es indispensable que exista un control y supervisión,

para evitar la fuga de medicamentos ya que esto ocasiona pérdida de

materiales, de dinero tanto para el hospital como para el país.

Munch Galindo (1992 p-178) establece la corrección, como la

utilidad concreta y tangible del control en una acción correctiva para

integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar una

acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo, no obstante,

antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un

síntoma o una causa.

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Este mismo autor (p,186) establece que un buen sistema de control

de inventario permite, disponer de cantidades adecuadas de materiales

y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa, evitar

perdidas considerables en las ventas, evitar perdidas innecesarias por

deterioro u obsolencia o por exceso de material almacenado, reducir al

mínimo las interrupciones de la producción, reducir costos (en materiales

ociosos, retraso de producción, entre otros).

• CANTIDAD DE PEDIDO PARA EL INVENTARIO DE

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

La mayoría de los encuestados respondieron que si se lleva un

control de la cantidad en los diferentes fármacos y equipos ya que esta

cantidad a pedir lo establece la doctora encargada al realizar la hoja de

fallas y las realiza por la cantidad de medicamentos que salieron durante

el mes, para luego ser llevadas a la junta de compra y ser discutida de

acuerdo al presupuesto establecido, pero por lo general se efectúa

alrededor de un 60% del pedido de medicamentos realizando un control

primero en el Kardex, luego un conteo físico para ver si ambas

concuerdan, si esto no concuerdan inmediatamente se busca la razón de

la existencia.

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Al analizar la cantidad de pedido para el inventario se observó que

estas cantidades en algunos medicamentos son muy pocas, con relación

a los pacientes que acuden a este centro hospitalario, pero tomando en

cuenta las respuestas de los encuestados se pudo notar que la doctora

encargada efectúa esta actividad con mucha eficiencia, ya que es una

persona responsable que le gusta su trabajo y lo defiende para poder

cubrir con las metas establecidas.

Esta cantidad de pedido se realiza a los distintos laboratorios que

acuden a esta junta de compra con sus respectivas cotizaciones y el

pedido se realiza al laboratorio de menor costo.

Según Patón (1996. P, 39) que la cantidad de pedido en “el

presupuesto de compras para el año o la temporada depende

principalmente de los análisis y los programas de ventas, mas bien que de

la contabilidad de almacenes”.

Este autor afirma que saber comprar la mercancía y tener bien

abastecido los almacenes, son dos aspectos importantes en una buena

administración, y la organización de los métodos y los registros para el

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Al analizar estos consumos se observa la necesidad tan urgente que

tienen las personas que trabajan en la farmacia, como los pacientes que

acuden a este centro asistencial pudiéndose visualizar que estos son

pacientes de bajo recursos que necesidad la ayuda inmediata y

desinteresada que le puedan brindar en este hospital.

Es necesario, realizar correcciones en el prepuesto tomando en

cuenta los resultados de la investigación, debido a que este representa un

elemento importante que influye en la adquisición de medicamentos y

equipos.

Según Munch Galindo (1992 p.178) desarrolla el establecimiento de

estándares como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o

patrón con base en la cual se efectúa el control.

Este mismo autor hace énfasis en la retroalimentación, que es el

proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información

obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Al analizar las mismas, es indispensable el establecimiento de los

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estándares que sirve como un seguimiento de un modelo para que se

efectúe un control, dando una sucesión a la medición de los resultados

definidos por un estándar, para la corrección e integración de las

desviaciones en relación con los estándares en donde es importante

conocer si es un sistema o una causa.

• METAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO

Según la población encuestada se observó que no existen

metas para el control de inventario, ya que estos no están en su alcance

sino en manos de las personas encargadas de elaborar el presupuesto,

el cual es insuficiente y no se logra lo que se quiere, teniendo siempre en

cuenta mantener el Stock establecido para los medicamentos y tratando

de utilizar en lo posible el método PEPS, pero este es tomado en cuenta

con muy poca frecuencia por los despachadores al momento de ser

retirados los medicamentos.

Al analizar los resultados obtenidos, se pudo observar la

necesidad de diseñar un sistema de control de inventario automatizado,

de tal manera que los procedimientos puedan ser coordinados de una

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manera eficaz y eficiente en el desenvolvimiento de los procesos.

Para Tawfit (1987 p.64) define un sistema de control como la

función de administrar eficazmente los recursos materiales, humanos

y financieros de una unidad productiva. Esto significa aplicar los cincos

grandes principios administrativos: Prever, planificar, organizar, dirigir,

controlar.

Puede considerarse el control como un sistema administrativo. Se

trata aquí de definir los objetivos, establecer los medios para alcanzarlo,

medir los resultados, evaluar las variaciones y tomar las medidas

correctivas que sean necesarias.

• REGISTROS DE PEDIDOS

De acuerdo con los encuestados los registros de

pedidos son elaborados en forma manual en el Kardex, teniendo como

soporte un informe elaborado con todos los datos de la mercancía,

considerando que el mecanismo utilizado para este control de inventario

se encuentra muy obsoleto, en lo que se propone que éste sistema

pueda ser computarizado o automatizado.

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Al analizar estos registros se puede observar que es una forma

inadecuada de llevar el control, pero este trabajo es elaborado sólo en las

partes donde existe todo el manejo de materiales y equipos, porque existe

un único piso denominado departamento de informática encargado de

llevar el control de las entradas de medicamentos de la forma

computarizada, tomando en cuenta que únicamente se llevan las

entradas, más no las salidas.

Según J.M. Rosemberg, (1994, p.356) los registros de pedidos

son descripciones escritas de los cargos de un embarque y de las

mercancías.

Karold Koontz y Heinz Weihrich (1.990, p.32) define un sistema

mecanista como el apropiado para el ambiente organizacional

relativamente estable. Este sistema se caracteriza por una diferenciación

especializada de tareas, por individuos que consideran que sus tareas

son distintas de la mayoría por derecho y obligaciones definidos con

precisión, por unas estructuras jerárquicas por una interacción vertical

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entre el superior y los subordinado y por tener instrucciones y

decisiones que provienen del superior.

Del mismo modo define un sistema de administración orgánico,

como aquello que se caracteriza por el desempeño individual basado

en los conocimientos de las tareas de todos los interesados, una

redefinición continua de las tareas mediante interacción con otros,

mucha interacción y consulta laterales. Este sistema es más adecuado

para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y problemas que

no pueden predecirse.

Tomando en cuenta lo planteado los mismo autores coincide en

que un sistema es algo que se visualiza para controlar, medir, tomar

decisiones gerenciales para el logro de los objetivos planeados, así

como también es un sistema de computo o de información sencilla que

ayuda a los gerentes, supervisores y persona para el almacenamiento

de cualquier información que sirva de apoyo para la toma de

decisiones.

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manejo de los costos de la mercancía y materiales, se deben basar en el

reconocimiento de su hecho.

De todo lo anterior expuesto por los diferentes autores se puede

decir que la adquisición de materiales, el abastecimiento y servicios esta

estimulado por la necesidad y usos, en la que es indispensable

pronosticar las compras abarcando aspectos como programar la demanda

futura, determinar las oportunidades de los procesos mas económicos,

cálculos, los niveles de inventarios, planear la utilización de espacios para

el almacenamiento, supervisar las cantidades de mercancías, el tiempo

de reposición y el manejo de materiales.

• CONSUMO DE MATERIALES Y EQUIPOS

Tomando en cuenta los parámetros establecido, por la doctora para el

retiro de materiales de consumo, esta va de acuerdo a las necesidades de

los paciente, con un pedido autorizado por el jefe de cada unidad de

servicio, pero siempre cumpliendo con lo establecido. Este parámetro

abarca entre (1 ó 3) medicamentos por paciente, pudiéndose notar que no

existe metas para el control de inventario, ya que se trabaja a base de un

presupuesto insuficiente.

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