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MACRO PARA EL CÁLCULO DEL VALOR Y LA PROGRAMACIÓN GANADA

Germán Gutiérrez Pachecoi

Diana Carolina Vargas Sollaii

german.gutierrez@escuelaing.edu.co

RESUMEN

La recientemente desarrollada técnica de Programación Ganada (Earned Schedule) corrige las deficiencias de la técnica de Valor Ganado (Earned Value), en lo relacionado con el seguimiento a la programación y con la realización de pronósticos para las fechas de terminación de proyectos; hasta ahora, esta nueva técnica podía realizarse mediante una “Calculadora de ES” en Excel, que requiere la exportación de la información de MS Project.

En la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito se ha diseñado e implementado una macro que permite obtener, directamente en MS Project , para cada tarea y para el proyecto, la fecha correspondiente a la Programación Ganada con una adecuada precisión, a través de movimientos dinámicos de la fecha de estado. Con base en esta fecha, se calculan confiablemente los índices de desempeño en programación y pronósticos para las fechas de terminación, tanto para el proyecto global, como para cada una de sus tareas.

Palabras clave: Valor Planeado, Valor Ganado, Costo Actual, Desviación en Costos, Índice de Desempeño en Costos, Índice de Desempeño en Costos para Finalizar, Fecha Actual, Programación Ganada, Desviación en Programación, Índice de Desempeño en Programación, Índice de Desempeño en Programación para Finalizar, Estimado al Finalizar, Estimado para Finalizar, Planned Value, Earned Value, Actual Cost, Cost Variance, Cost Performance Index, To Complete Cost Performance Index, Actual Time, Earned Schedule, Schedule Variance, Schedule Performance Index, To Complete Schedule Performance Index, Estimate to Complete, Estimate at Completion, Macro, MS Project , Excel.

DESARROLLO DE LA PONENCIA

Objetivos.

Encontrar una forma de calcular el Valor de la Programación Ganada, de tal manera que sea aplicable a cualquier proyecto, con un margen de error mínimo.

Facilitar la elaboración de reportes a través del cálculo del Valor y la Programación Ganada con MS Project.

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Metodología.

Partiendo de los conceptos básicos de Valor Ganado, el tema de Programación Ganada surgió de dos inquietudes: la primera, sobre la posibilidad de conocer las desviaciones en programación en unidades de tiempo, a diferencia de lo que plantea la teoría de Earned Value, presentándolas en unidades de costos; y la segunda, solucionar la paradoja del Earned Value, la cual consiste en que al calcular el Schedule Variance al terminar realmente el proyecto se obtiene un valor de cero, indicando erróneamente que el proyecto ha terminado a tiempo. La investigación inició con el estudio de los conceptos teóricos de Valor y Programación Ganada, y con el análisis de las herramientas existentes para calcular el Earned Schedule (ES). A continuación, se estudiaron las facilidades de MS Project para calcular y presentar los campos correspondientes al Valor Ganado (CPTP, CPTR, CRTR, VC, IRC, IRPC, etc.); luego, se realizó el estudio de la calculadora de ES desarrollada en Excel por Walt Lipke

1 y la macro desarrollada por

Diego Navarro2.

Posteriormente se analizó la capacidad de MS Project para obtener el valor de Earned Schedule (ES) y para la búsqueda histórica de los valores de Planned Value (PV), encontrando que no existen facilidades similares a las de la calculadora de ES, debido a que MS Project calcula dinámicamente todos los valores de PV, EV, AC en la fecha de estado, con base en las actualizaciones realizadas hasta el momento. Surgió entonces la idea de variar dinámicamente en MS Project, la Fecha de estado hasta encontrar la fecha para la cual el CPTP (PV) corresponde con el valor ganado actual CPTR (EV), para cada una de las tareas y para el proyecto total. La duración del proyecto (o de la tarea) en esa fecha es el Earned Schedule (ES). Con base en este concepto, se desarrolló la macro utilizando Visual Basic for Applications. La macro fue probada haciendo el seguimiento del trabajo de grado del “Montaje del Centro de Idiomas de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito” y otros cronogramas suministrados por el Director del Trabajo de Grado. A lo largo de las pruebas fueron surgiendo ideas para afinar la macro, las cuales fueron implementadas y están incluidas en los resultados que se presentan a continuación.

Resultados obtenidos.

Como resultado de la investigación, se pudo observar que el concepto aplicado por los diferentes autores (Walt Lipke, Kim Henderson, Diego Navarro, entre otros) que han incursionado en este tema, consiste en encontrar la fecha en la cual el Planned Value (PV) es igual al Earned Value (EV) obtenido en la fecha de estado. La duración del proyecto en esa fecha se denomina Earned Schedule (ES) y con base en ella se puede calcular el Schedule Variance (SV) en unidades de tiempo. De la misma manera, se pueden calcular el Schedule Performance Index (SPI) y el To Complete Schedule Performance Index (TSPI) y, adicionalmente, se pueden pronosticar el tiempo restante para finalizar el proyecto y la fecha de finalización del mismo. Una vez ha sido encontrado el Earned Schedule (ES), los demás valores se calculan como se presenta a continuación:

SV(Schedule Variance) = ES – AT SPI (Schedule Performance Index) = ES/AT

ETC (Estimate to Complete) = (PD-ES)/SPI EAC (Estimate at Completion) = AT + ETC

TSPI (To Complete Schedule Performance Index) = (PD - ES) / (PD-AT)

1 Earned Schedule. An extension to Earned Value Management. http://www.earnedschedule.com/Calculator.shtml.

2 Cómo calcular la Programación Ganada con Microsoft Project. http://direccion-proyectos.blogspot.com/2007/04/cmo-

calcular-la-programacin-ganada-con.html.

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Una de las partes a las cuales se le ha dedicado mayor esfuerzo, es la forma de encontrar el valor del Earned Schedule (ES), el cual, aunque conceptualmente es sencillo, desde el punto de vista práctico resulta tedioso debido a que la “curva“ del Planned Value no obedece a una función, sino que es una suma de rectas que representan el costo acumulado de todas y cada una de las tareas que constituyen el proyecto, como se puede observar en la Figura 2 - Planned Value para el

proyecto.

Walt Lipke ha propuesto una serie de calculadoras de ES (Earned Schedule)3, desarrolladas en

Excel, las cuales fundamentalmente llevan la historia de los valores de Planned Value (PV), Earned Value (EV) y Actual Cost (AC) a lo largo del proyecto y con base en estos encuentran los valores de los indicadores de Earned Value y calculan el correspondiente valor de Earned Schedule (ES) haciendo una búsqueda del valor correspondiente al EV actual en la historia del PV. Lo tedioso de este procedimiento ha llevado a calcular para cada fecha de estado únicamente el ES del proyecto total. En otras palabras, no se hace el esfuerzo de calcular el ES para cada una de las tareas del proyecto.

Figura 1 - Valor y Programación Ganada

Fuente: elaborado por Germán Gutiérrez Pacheco, PMP.

Figura 2 - Planned Value para el proyecto.

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3Tarea 4

Tarea 5

Tiempo

Costo

Proyecto

BAC

PV

Fuente: elaborado por Germán Gutiérrez Pacheco, PMP y Diana Carolina Vargas Solla.

3 Earned Schedule. An extension to Earned Value Management. http://www.earnedschedule.com/Calculator.shtml

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Por su parte, Diego Navarro elaboró una “macro realizada en VBA para MS Project (MSP) que prepara informes mensuales en Excel de los indicadores del AVG y de la PG con el propósito de que pueda ser útil para proyectos de pequeña y mediana entidad cuya programación se lleva con MSP. Y solamente su programación, es decir que el coste se lleva aparte –práctica nada extraña por otro lado.”

4. Esta macro ha tenido varias versiones, y se encuentra publicada en la página

http://direccion-proyectos.blogspot.com/2007/04/cmo-calcular-la-programacin-ganada-con.html. En vista de las opciones existentes hasta el momento, y en búsqueda de una opción más sencilla y precisa, se emprendió, dentro del trabajo de grado del “Montaje del Centro de Idiomas de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito”

5, el desarrollo de una macro que permitiera

obtener directamente desde MS Project , el valor del Earned Schedule (ES), para cada una de las tareas, moviendo dinámicamente la fecha de estado, hasta obtener el Planned Value (PV) más cercano al Earned Value (EV) actual, como se puede observar en la Figura 3 - Búsqueda del Earned

Schedule.

Figura 3 - Búsqueda del Earned Schedule.

costo

PV

AC

EV

SV$

ATESt

ES = Earned Schedule

AT = Actual Time

SVt Fuente: elaborado por Germán Gutiérrez Pacheco,

PMP. Aplicando la metodología enunciada previamente, se elaboró la Macro para Calcular el Valor y la Programación Ganada, la cual, calcula la Programación Ganada desde MS Project, moviendo dinámicamente la fecha de estado del proyecto hasta el punto donde el valor ganado a la fecha de seguimiento es aproximadamente igual al valor planeado. De esta manera se logra obtener la programación ganada con un margen de error de ± 1 día, independientemente de la periodicidad de los seguimientos realizados.

La macro fue desarrollada de tal manera que permite hacer seguimiento en MS Project o en Excel con las técnicas de Valor y Programación Ganada, calculando los valores que se presentan en la Tabla 1 - Valores calculados por la macro.

Tabla 1 - Valores calculados por la macro

Valor Forma de cálculo Unidades

Generales

BAC Obtenido de MS Project para el proyecto o para la tarea específica. M$

PD Obtenida de MS Project para el proyecto o para la tarea específica. Días

Día Corresponde al día de seguimiento, diferencia entre la fecha de estado y la fecha de inicio del proyecto.

Día

Fecha Fecha de estado. Fecha

Valor Ganado

CPTP / PV / BCWS (Planed Value) Obtenido de MS Project para el proyecto o para la tarea específica. M$

4 Cómo calcular la Programación Ganada con Microsoft Project. http://direccion-proyectos.blogspot.com/2007/04/cmo-

calcular-la-programacin-ganada-con.html. 5 Montaje del Centro de Idiomas de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. Elaborado por: Natalia Galeano

Rodríguez, María Carolina Gómez Reyes, Sabrina Isaza Ferro y Diana Carolina Vargas Solla.

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Tabla 1 - Valores calculados por la macro

Valor Forma de cálculo Unidades

CPTR / EV / BCWP (Earned Value) Obtenido de MS Project para el proyecto o para la tarea específica. M$

CRTR / AC / ACWP (Actual Cost) Obtenido de MS Project para el proyecto o para la tarea específica. M$

CV$ (Cost Variance) EV – AC M$

CPI$ (Cost Performance Index) EV / AC

TCPI$ (To Complete Performance Index)

(BAC – EV) / (BAC – AC)

EAC$ (Estimate at Competion) BAC / CPI M$

ETC$ (Estimate to Complete) EAC$ - AC M$

Programación Ganada

AT (Actual Time) Obtenida de MS Project , corresponde a la diferencia entre la fecha de estado y la fecha de inicio del proyecto. Se mide en forma relativa al comienzo de la tarea.

Días

ES (Earned Schedule)

Calculada en MS Project moviendo la fecha de estado hasta que el valor ganado actual es aproximado al valor planeado. Una vez obtenida la fecha en la que el valor ganado actual es aproximado (margen de ± 1 día) al valor planeado le resta la fecha de inicio de la línea base del proyecto. Se mide en forma relativa al comienzo de la tarea.

Días

FechaES Fecha para la cual el valor ganado actual (BCWP) es igual al valor planeado (BCWS).

Fecha

SVt (Schedule Variance) ES – AT Días

SPIt (Schedule Performance Index) ES / AT

TSPIt (To Complete Performance Index)

(PD – ES) / (PD – AT)

ETCt (Estimate to Compete) (PD – ES)/ SPIt Días

EACt (Estimate at Completion) AT + ETCt Días

EAC (Fecha) Fecha estimada para la finalización del proyecto. Es igual a Fecha Inicio de la tarea + EACt

Fecha

Estos valores, a excepción de la FechaES y la EAC(fecha), son los mismos que se presentan en la Calculadora de ES desarrollada por Walt Lipke, con la diferencia de que la macro presenta los valores correspondientes a periodos de tiempo en días y no en semanas; adicionalmente, calcula desde MS Project la programación ganada, permitiendo tener una precisión de ± 1 día, independientemente de que los periodos de tiempo entre cada seguimiento sean diferentes.

Adicionalmente, la macro realiza los cálculos tanto para el consolidado del proyecto como para cada una de las tareas, permitiendo guardarlos en MS Project o exportarlos a Excel.

La macro cuenta con tres opciones principales, que serán detalladas a continuación:

Exportar a Excel.

o Esta opción obtiene de MS Project los campos correspondientes a PV, EV, AC y los exporta Excel, guardándolos en un archivo y permitiendo calcular el CV, el CPI, el TCPI, el EAC y el ETC por la técnica de Valor Ganado.

o Adicionalmente, calcula por el método de Programación Ganada, los valores correspondientes al ES, AT, SV, SPI, TSPI, EAC, EAC(Fecha) y ETC.

El Earned Schedule (ES) lo calcula cambiando en MS Project dinámicamente la fecha de estado hasta llegar al punto en el que el Valor Ganado (EV) en la Fecha de estado es lo más cercano posible al Valor Planeado (PV) para la fecha cambiada, y de esta manera se obtiene la duración para la cual el Valor Planeado es aproximadamente igual al Valor Ganado actual.

o Todos estos cálculos los realiza, tanto para el proyecto en forma consolidada, como para cada una de las tareas que tienen un EV, PV o AC mayor que cero.

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Una vez se realiza la exportación a través de esta opción, el archivo recién creado, presenta dos hojas de cálculo con las siguientes características:

o Hoja de Consolidado

En esta hoja se encuentra la información consolidada del proyecto, a saber:: el BAC y el PD para el proyecto, y una línea con todos los campos: Día, Fecha, PV, EV, AC, CV, CPI, TCPI, EAC, AT, ES, FechaES, SV, SPI, TSPI, EAC, EAC(Fecha) y ETC, para la fecha de estado.

A continuación de la línea con el seguimiento para la fecha de estado se encuentra, en las columnas Fecha y CPTP, cada 7 días calendario, el valor planeado para el proyecto (valor planeado en la línea base). Esto permite que la primera vez que se realiza la exportación, si la fecha de estado es menor o igual a la fecha de inicio del proyecto, se obtenga el presupuesto base del mismo.

Más abajo se presentan cuatro gráficas con la siguiente información:

Estado del Proyecto: presenta el CPTP, el CRTR, el CPTR y el EAC calculados por la técnica de valor ganado.

Índices de desempeño: presenta el CPI por la técnica de valor ganado y el SPI por la técnica de programación ganada.

CV Desviación en Costos: presenta la gráfica de desviación en costos calculada por la técnica de valor ganado.

SV(T) Desviación en Programación: presenta la gráfica de desviación en programación, calculada por la técnica de programación ganada.

o Hoja cuyo nombre corresponde a la fecha de estado:

En esta hoja se presenta para todas las tareas que en la fecha de estado deberían tener un EV, PV o AC mayor que cero, los mismos campos que en la hoja de consolidado. Cuando la fecha de estado es igual a la fecha de inicio del proyecto, esta hoja se presenta vacía.

Tabla EV, ES Consolidado.

Esta opción crea o actualiza en MS Project una tabla con nombre EVConsolidado, en la cual adiciona un registro con el cálculo de todos los valores de Programación y Valor Ganado para el proyecto en la fecha de estado. Para esta tabla se utilizan varios de los campos tipo Texto de MS Project.

Seguimiento por Actividad.

Ésta opción calcula y crea, en MS Project, una tabla con nombre Seguimiento_Actividad, en la cual se almacenan todos los valores calculados por Valor y Programación Ganada para cada una de las tareas del proyecto en la fecha de estado. Para esta tabla se utilizan varios de los campos tipo Texto, Número y Fecha de MS Project.

Conclusiones y recomendaciones.

Se ha encontrado una forma mejor y más precisa de establecer el Earned Schedule (ES) desde MS Project , aplicado, tanto al proyecto, como a cada una de las tareas, lo cual permitirá mejorar sustancialmente el seguimiento a los proyectos.

El hecho de poder conocer los valores de Programación Ganada, para todas las tareas del proyecto, permite tener un control más específico sobre cada una de ellas y aplicar acciones focalizadas, evitando gastar un tiempo adicional en buscar las causas de las desviaciones en la programación del proyecto.

La macro puede ser aplicada en cualquier momento del proyecto, generando resultados precisos, sin depender de resultados guardados anteriormente.

A pesar de que la macro permite calcular con exactitud el Earned Schedule (ES), independientemente de la frecuencia con la que se realice el seguimiento, es recomendable

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hacerlo constante y periódicamente de acuerdo con las necesidades del proyecto, de tal manera que permita tomar acciones oportunas.

Aunque la macro permite hacer seguimiento en cualquier momento y sin depender de la historia generada, se recomienda guardar los seguimientos realizados periódicamente, para poder realizar pronósticos sobre los valores y fechas de finalización del proyecto.

Se recomienda utilizar la Macro para Calcular el Valor y la Programación Ganada para hacer seguimiento a los proyectos, obteniendo resultados precisos que permitirán tomar acciones correctivas y/o preventivas oportunas con base en la Programación del Ganada.

Aporte o propuestas concretas de los autores

Las opciones de la macro, para generar vistas en MS Project, permiten conocer todos los valores de Programación y Valor Ganado para el proyecto y para cada una de las actividades, en cualquier fecha de estado, sin depender de que se haya guardado previamente la historia de dichos valores

La exportación a Excel de la macro, permite llevar fácilmente en un mismo archivo todos los seguimientos realizados al proyecto y guardar la evolución histórica de las actividades que tienen un valor ganado (EV), valor planeado (PV) o costo actual (AC) mayor que cero para cada una de las fechas de estado en las cuales se realizó la exportación.

Referencias bibliográficas.

Germán Gutiérrez Pacheco. Planeación y Control de Proyectos con MS Project. Julio 2009.

Walt Lipke. Earned Schedule. An extension to Earned Value Management. ES calculator. Disponible en: http://www.earnedschedule.com/Calculator.shtml.

Dirección de Proyectos. Cómo Calcular la Programación Ganada con Microsoft Project. Publicado por Diego Navarro. Disponible en: http://direccion-proyectos.blogspot.com/2007_04_01_archive.html.

i Germán Gutiérrez Pacheco (Colombia). Ingeniero civil, Maestría en ingeniería de sistemas,

Master of Science in Engineering. Master´s Certificate in Project Management. Project Management Professional (PMP®). Consultor en gerencia de proyectos. Ex gerente nacional de Ingeniería de Sistemas de IBM de Colombia, del Programa de Sistemas Mayores de IBM para Latinoamérica y de Servicios Profesionales de NCR. Miembro y ex presidente de la Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas (ACIS) y del Project Management Institute (PMI®). Cofundador del capítulo Santafé de Bogotá del PMI®. Ex Director de la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito.

ii Diana Carolina Vargas Solla (Colombia). Ingeniera de sistemas. Especialización en desarrollo y

gerencia integral de proyectos. Certificaciones: Sun Certified Web Component Developer; Sun Certified Programmer for the Java 2 Platform; y Aplicación De Herramientas Informáticas para la Automatización de Proyectos: Microsoft® Project. Ingeniera de Desarrollo - Heinsohn Business Technology. Experiencia en desarrollo de software.