1

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

JALAN YONG SHOOK LIN

46675 PETALING JAYA

Telefon : 03-7956 3544

Ruj. Kami: MBPJ/990302/T/M9/4

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

BIL. 3 / 2018

TARIKH : 26HB MAC 2018 (ISNIN)

MASA MULA : 2.30 PETANG

MASA TAMAT : 5.00 PETANG

TEMPAT : BILIK MESYUARAT BUNGA TANJUNG,

IBU PEJABAT MBPJ

KEHADIRAN : SEPERTI DILAMPIRAN

1. PERUTUSAN PENGERUSI

Y. Bhg Datuk Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada Ketua Jabatan / Unit

yang telah hadir ke Mesyuarat Pengurusan MBPJ Bil 3 / 2018. Beliau

memaklumkan beberapa perkara seperti berikut:

1.1 PERASMIAN SIDANG DEWAN UNDANGAN NEGERI SELANGOR

1.1.1. Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan Duli Yang Maha Mulia Sultan

Sharafuddin Idris Shah Alhaj Ibni Almarhum Sultan Salahuddin Abdul

Aziz Shah Alhaj akan merasmikan Sidang Dewan Undangan Negeri

Selangor pada 26hb Mac 2018.

1.1.2. Jadual pegawai bertugas bagi menghadiri Persidangan Dewan

Undangan Negeri Selangor masih kekal dan tiada perubahan.

Tindakan : Makluman

2

1.2 LAWATAN KE LUAR NEGARA

1.2.1 Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan semua lawatan ke luar negara

dibekukan buat sementara waktu bagi menghadapi Pilihan Raya

Umum Ke-14 dan semua lawatan akan dilaksanakan selepas

berakhirnya Pilihan Raya Umum Ke-14.

Tindakan : Makluman

1.3 INFO / MAKLUMAT YANG TEPAT

1.3.1 Y. Bhg Datuk Pengerusi memaklumkan semua Jabatan/Bahagian/Unit

mestilah memberikan info dan maklumat yang tepat, lengkap dan padat

supaya beliau dapat membuat keputusan bagi sesuatu perkara dengan

tepat kepada umum.

Tindakan : Makluman

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL. 02/2018

YANG TELAH DIADAKAN PADA 21HB FEBRUARI 2018.

2.1 Minit mesyuarat telah disahkan tanpa sebarang pindaan.

Tindakan : Makluman

3. PERKARA – PERKARA BERBANGKIT.

- Tiada –

3

4. PERKARA – PERKARA YANG DIBENTANGKAN

4.1 LAPORAN STATUS PELAKSANAAN KUALITI, KIK DAN INOVASI

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN B)

4.1.1 Penolong Pengarah Kanan Unit Komunikasi Korporat

membentangkan Laporan Status Pelaksanaan Kualiti, KIK dan

Inovasi Majlis Bandaraya Petaling Jaya.

4.1.2 Pengauditan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Bil 1/2018

telah diadakan pada 27hb Februari 2018 sehingga 1hb Mac 2018

yang telah diketuai oleh Jawatankuasa Audit EKSA.

4.1.3 Taklimat Anugerah Inovasi Negeri Selangor (AINS) 2018 dan Majlis

Persada Inovasi Perkhidmatan Awam 2018 telah dilaksanakan pada

13hb Mac 2018 bertempat di SUK Selangor. Tarikh tutup penyertaan

kedua-dua pertandingan ini adalah pada 31hb Mei 2018.

4.1.4 Pengauditan Susulan Ekosistem Kondusif Sektor awam (EKSA) akan

dilaksanakan pada 28hb hingga 29hb Mac 2018 yang diketuai oleh

Jawatankuasa EKSA.

Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.

Tindakan : Makluman

4

4.2 KERTAS CADANGAN PELANTIKAN PEGAWAI MAKLUMAT, MAJLIS

BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN C)

4.2.1 Timbalan Pengarah Jabatan Khidmat Pengurusan membentangkan

Kertas Cadangan Pelantikan Pegawai Maklumat, Majlis Bandaraya

Petaling Jaya.

4.2.2 Tuan Haji Ahmad Mohaayen Bin Haji Said telah dilantik sebagai

Pegawai Maklumat MBPJ pada 5hb Mac 2013 dan beliau telah

bersara wajib 10hb Mac 2018 dan Jawatan Pegawai Maklumat telah

dikosongkan.

4.2.3 Bagi melantik Pegawai Maklumat MBPJ yang baru, pihak SUK telah

memaklumkan bahawa Pegawai Maklumat hendaklah dilantik

dikalangan Pegawai Gred N48 dan ke atas dan pihak SUK telah

mencadangkan agar Tuan Timbalan Pengarah (Sumber Manusia)

dilantik sebagai Pegawai Maklumat yang baru kerana tarikh lantikan

sebagai Pegawai maklumat di dalam warta akan backdated mengikut

tarikh pegawai maklumat baru menjalankan tugas sebagai Pegawai

Maklumat.

Keputusan : Mesyuarat bersetuju melantik Tuan Timbalan

Pengarah (Sumber Manusia) Jabatan Khidmat Pengurusan bagi

menggantikan Pegawai Maklumat yang telah bersara wajib pada

10hb Mac 2018.

Tindakan : Makluman

5

4.3 KERTAS CADANGAN PENAMBAHBAIKAN SKOP BAGI KEPERLUAN

PENSIJILAN SEMULA ISO/IEC 27001:2013 INFORMATION SECURITY

MANAGEMENT SYSTEM (ISMS) SISTEM PENGURUSAN

KESELAMATAN BAGI MAKLUMAT ELEKTRONIK CUKAI TAKSIRAN

MAJLIS BANDARYA PETALING JAYA BAGI TAHUN 2018. (LAMPIRAN

D)

4.3.1 Pengarah Unit Teknologi Maklumat membentangkan Kertas

Cadangan Penambahbaikan Skop Bagi Keperluan Pensijilan Semula

ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management System

(ISMS) Sistem Pengurusan Keselamatan Bagi Maklumat Elektronik

Cukai Taksiran Majlis Bandarya Petaling Jaya Bagi Tahun 2018.

4.3.2 Tarikh pensijilan ISMS akan berakhir ada 21 Oktober 2018 dan bagi

mengekalkan pensijilan ISMS, pasukan ISMS pada tahun ini perlu

memastikan skop pensijilan dinilai serta dikaji semula dan melaporkan

dalam Mesyuarat Pengurusan untuk memastikan kesesuaian,

kecukupan dan keberkesanan ISMS dan Majlis Banraya Petaling

Jaya akan menerima kunjungan Audit SIRIM pada 27hb hingga 28hb

Ogos 2018.

4.3.3 Terdapat beberapa isu dalaman dan luaran yang telah dikenalpasti

adalah seperti yang berikut:-

Ketiadaan Disaster Recovery Centre (DRC) MBPJ.

Perkongsian ID bagi capaian Pangkalan Data.

Sistem Pengurusan Perhubungan Pelanggan tidak dilengkapi

dengan penggunaan SSL.

Pengurusan kata laluan Pentadbir Sistem bagi Sistem

Penilaian, Sistem Cukai Taksiran dan Sistem Kutipan di dalam

pangkalan Data dipaparkan secara jelas.

Kekangan terhadap limitasi bagi Sistem CCTV di Pusat Data.

Perkongsian ID bagi Sistem Pengurusan Perhubungan

Pelanggan.

Ketidaksahihan bagi butiran aduan dan butiran pengadu.

Keputusan : Mesyuarat bersetuju berkenaan cadangan

penambahan skop bagi keperluan Pensijilan Semula ISO/IEC

27001:2013 (ISMS) Sistem Pengurusan Keselamatan Bagi

Maklumat Elektronik Cukai Taksiran Majlis Bandaraya Petaling

Jaya yang akan berakhir pada 21hb Oktober 2018.

Tindakan : Unit Teknologi Maklumat

6

4.4 KERTAS CADANGAN PELAKSANAAN PELAN PENGURUSAN

KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN (PKP) MAJLIS BANDARAYA

PETALING JAYA. (LAMPIRAN E)

4.4.1 Pengarah Unit Teknologi Maklumat membentangkan Kertas

Cadangan Pelaksanaan Pelan Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya.

4.4.2 Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) Agensi Sektor

Awam adalah bertujuan untuk memastikan fungsi-fungsi kritikal,

perkhidmatan, sistem dan proses-proses utama agensi dapat segera

dipulihkan dalam masa yang ditetapkan sekiranya berlaku gangguan

atau bencana.

4.4.3 Cadangan pelaksanaan Pasukan Pelan Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti

berikut:-

NAMA JAWATAN

Peneraju Pengarah Teknologi Maklumat

Koordinator

PKP

Unit Teknologi Maklumat

Ahli-ahli 1. Wakil Jabatan Perancangan Pembangunan

2. Wakil Jabatan Perbendaharaan

3. Wakil Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta

4. Wakil Jabatan Kejuruteraan

5. Wakil Jabatan Kawalan Bangunan

6. Wakil Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan

7. Wakil Jabatan Landskap

8. Wakil Jabatan Pelesenan

9. Wakil Jabatan Penguatkuasaan

10. Wakil Jabatan Perkhidmatan Kesihatan Dan

Persekitaran

11. Wakil Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal dan

Pembersihan Awam

12. Wakil Jabatan Khidmat Pengurusan

13. Wakil Unit Teknologi Maklumat

14. Wakil Unit Audit Dalam dan Integriti

15. Wakil Unit Perundangan

16. Wakil Unit Komunikasi Korporat

17. Wakil Unit Pesuruhjaya Bangunan

18. Wakil Unit Pusat Setempat

7

4.4.4 Jadual Pelaksanaan Tindakan Pelan Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti

berikut:-

BIL. PERKARA AKTIVITI

A Perancangan Pengurusan

Kesinambungan Perkhidmatan

- Wujudkan struktur pengurusan

- Sesi pendedahan kepada

pengurusan

- Penyediaan terma rujukan

B Penentuan Strategik

Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan

- Penilaian risiko

- Analisis impak perkhidmatan

- Strategi PKP

C Pembangunan Pelan

Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan

- Penyediaan Pelan Pengurusan

Krisis

- Pewujudan lokasi alternatif

- Penyediaan pelan pemulihan

D Pelaksanaan Pengurusan

Kesinambungan Perkhidmatan

- Program kesedaran, latihan dan

lawatan organisasi

pembelajaran dalam atau luar

negara

- Program pengujian simulasi

- Program penyelenggaraan

- Pengauditan

4.4.5 Kaedah Pelaksanaan Tindakan Pelan Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti

berikut:-

Pelan Tindak Balas Kecemasan (ERP)

Pelan Komunikasi Krisis (CCP)

Pelan Pemulihan Bencana (ICT)

4.4.6 Komponen Dokumentasi Pelan Pengurusan Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP) Majlis Bandaraya Petaling Jaya adalah seperti

berikut:-

Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)

Untuk mempertahankan kesinambungan proses dan fungsi kritikal, misalnya:Perkhidmatan pelanggan, pentadbiran dan kewangan

Pelan Pemulihan Bencana (DRP)

Pemulihan ke atas sistem dan aplikasi kritikal

8

Pelan Komunikasi Krisis (CCP)

Untuk menjelaskan rancangan yang perlu dilakukan untuk menanggani krisis komunikasi

Pelan Tindak balas Kecemasan (ERP)

Kemampuan organisasi untuk menguruskan setiap

situasi kecemasan ketika gangguan / bencana

Keputusan: Mesyuarat meminta Pengarah Unit Teknologi Maklumat untuk mengadakan Bengkel Pelan Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) dengan kadar segera. Tindakan : Unit Teknologi Maklumat.

4.5 KERTAS PEMBENTANGAN ISU KENDERAAN TERBIAR DI KAWASAN PENTADBIRAN MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA. (LAMPIRAN F) 4.5.1 Pengarah Jabatan Penguatkuasaan membentangkan Isu Kenderaan

Terbiar di Kawasan Pentadbiran Majlis Bandaraya Petaling Jaya.

4.5.2 Beliau memaklumkan sebanyak 45% peningkatan aduan yang diterima dari tahun 2014 hingga tahun 2017 di mana status tindakan penguatkuasaan telah selesai bagi tahun 2014 sehingga 2017 dan bagi tahun 2018 sebanyak 87 kes belum selesai.

4.5.3 Analisa menunjukkan jumlah dan peratusan kenderaan dipindahalih seperti yang berikut:-

Tempat Awam – 635 buah kenderaan dpindahalih (68.54%)

Bengkel – 286 buah kenderaan dpindahalih (20.61%)

Kawasan Persendirian (JMB) – 135 buah kenderaan dpindahalih (9.51%)

Kes Polis – 57 buah kenderaan dpindahalih (0.7)

Kes Kemalangan – 22 buah kenderaan dpindahalih (0.6%)

4.5.4 Beberapa cadangan bagi menyelesaikan masalah ini telah dibentangkan kepada KSN pada 10 November 2017 dan antaranya adalah seperti berikut:-

Merekayasa proses pelupusan kenderaan terbiar daripada 6-12 bulan kepada 1 bulan.

Notis pengalihan hanya dikeluarkan ke atas kenderaan di dalam petal atau kawasan terpencil manakala bagi kenderaan di atas jalan raya dipindahalih serta merta.

Memperluas paparan maklumat MySikap JPJ secara NBOS.

9

Pemilik kenderaan diberi tempoh 14hari sahaja bagi membuat tuntutan.

Pindaan Akta Jalan Parit dan Bangunan (Akta 133)

Mewujudkan One Stop Centre pelupusan kenderaan.

4.5.5 Beberapa cadangan jangka pendek dan jangka panjang telah dirangka antaranya seperti yang berikut:-

Cadangan Jangka Pendek. - Siasatan semula ke atas 22 bengkel yang membuat

halangan kenderaan terbiar. - 55 kes kenderaan yang mempunyai rekod polis dihantar

semula ke Bahagian Siasatan Jenayah. - JPJ dan PDRM membantu mempercepatkan semakan

daftar pemilik serta rekod kenderaan. - Laporan polis bagi kenderaan klon. - Kenderaan terbiar di kawasan JMB akan dikenakan caj.

Cadangan Jangka Panjang. - Pindaan kaedah peruntukan undang-undang sediada. - Bengkel membaiki kenderaan ditempatkan dikawasan

zon khas. - Cadangan melantik pihak ketiga bagi tindakan

pindahalih dan penyimpanan. - Menjalinkan kerjasama dengan pihak JPJ dan pihak

terlibat bagi memulakan One Stop Centre. - Penempatan depoh kenderaan terbiar di tanah kosong.

Keputusan: Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut. Tindakan: Jabatan Penguatkuasaan

5 HAL – HAL LAIN

5.1 PILIHAN RAYA UMUM KE-14

5.1.1 Pengarah Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan memaklumkan

telah menerima cadangan daripada RO Bahagian Subang bagi

memindahkan Pusat Penamaan Calon dari Dewan Bandar Utama ke

Dewan Kota Damansara.

5.1.2 Persempadanan semula menyebabkan Dewan Bandar Utama tidak

termasuk dalam kawasan yang telah ditetapkan.

10

5.1.3 ARO Bahagian Sri Setia meminta menggunakan dewan di PJS6,

PJS10, SS6 dan Dewan D’Kelana bagi penggunaan Pilihan Raya

Umum ke 14.

Keputusan : Mesyuarat meminta Pengarah Jabatan

Pembangunan Kemsyarakatan menyelesaikan permasalahan

berkaitan penggunaan dewan di kawasan pentadbiran Majlis

Bandaraya Petaling Jaya bagi kegunaan Pilihan Raya Umum Ke-

14.

Tindakan : Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan.

5.2 ISU CUACA SEMASA

5.2.1 Pengarah Jabatan Penguatkuasaan memaklumkan cuaca yang tidak

menentu menyebabkan banyak kes antaranya 82 kes pokok

tumbang, 1 kes banjir, 1 kes kerosakan bumbung kediaman dan

mengucapkan terima kasih kepada semua Jabatan yang terlibat

dalam menghadapi kes-kes ini.

Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.

Tindakan : Makluman

5.3 PERMOHONAN TAPAK BAZAR RAMADHAN.

5.3.1 Pengarah Jabatan Pelesenan memaklumkan permohonan telah tamat

dan sebanyak 77.7% permohonan dan tapisan sedang dijalankan.

5.3.2 Jabatan telah menerima teguran daripada Unit Audit Dalam dan

Integriti bagi menambahbaik SOP.

Keputusan : Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut.

Tindakan : Makluman

11

5.4 DEWAN SIVIK

5.4.1 Timbalan Pengarah Jabatan Khidmat Pengurusan bertanyakan

berkenaan bahan pameran yang diletakkan di Dewan Sivik semasa

Perhimpunan Bulanan (Hari Kualiti) Bil 3/2018 yang dihoskan oleh

Jabatan Perancangan Pembangunan perlu dikekalkan atau

dikeluarkan bagi memberi ruang kepada Majlis Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang.

Keputusan : Mesyuarat memaklumkan bahan pameran yang

berada di luar Dewan Banquet dikekalkan dan bahan pameran

yang berada di dalam Dewan Banquet perlu diubah atau dibuka

dan gunakan semula di program yang akan datang.

Tindakan : Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan.

5.5 SISTEM ICT MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

5.5.1 Y.Bhg Datuk Pengerusi membangkitkan soal isu sistem ICT di Majlis

dimana satu sistem boleh memantau kesemua Jabatan yang

berkaitan dalam memperolehi dan mengesan maklumat pelanggan

Majlis berkaitan kompaun, lesen, permit dan sebagainya supaya

pelanggan yang mempunyai kompaun tidak boleh memohon lesen

atau permit sehingga kompaun tersebut diselesaikan.

Keputusan : Mesyuarat meminta Unit Teknologi Maklumat untuk

membina satu sistem yang boleh mengesan semua maklumat

kesalahan pelanggan Majlis dalam memperbaharui lesen atau

permit.

Tindakan : Unit Teknolgi Maklumat

Disediakan oleh:

SEKSYEN KORPORAT DAN INOVASI

UNIT KOMUNIKASI KORPORAT

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

Bertarikh: 7hb April 2018

12

LAMPIRAN KEHADIRAN

HADIR :

1. Dato’ Mohd Azizi b Mohd Zain - Datuk Bandar (Pengerusi)

2. Tn. Johary b Anuar - Timbalan Datuk Bandar

3. Pn. Haniza bt Abdul Hamid - Pengarah Unit Komunikasi Korporat

Harta

4. En.Samsul Bahari b Nonchi - Pengarah Unit Teknologi Maklumat

5. Pn. Hamidah bt Arifin - Pengarah Kawalan Bangunan

6. Pn. Hjh. Sharinaz Bt Samsudin - Pengarah Pelesenan

7. Dr. Abdul Ghalib Bin Sulaiman - Pengarah Perkhidmatan Kesihatan &

Persekitaran

8. Pn. Norlida bt. Mohd Isa - Pengarah Audit Dalam & Integriti

9. Pn. Hairulliza bt Abdul Rahman - Pengarah Unit OSC

10. Pn. Zuraidah bt Sainan - Pengarah Landskap & Kehijauan

11. En. Aznan b. Hj.Hassan - Pengarah Pembangunan

12. En. Ir. Ismail b Syafie - Pengarah Kejuruteraan

13. En. Lee Lih Shyan - Pengarah Pengurusan Sisa Pepejal dan

Pembersihan Awam

14. En. Mohd Fauzi bin Maarop - Pengarah Penguatkuasaan

15. Cik. Nor Shabani bt. Johari - Ketua Unit Pesuruhjaya Bangunan

16. En. Mohamad Rosnani Bin Hj Hamid - Timb. Pengarah Khidmat Pengurusan

TIDAK HADIR DENGAN MAAF :

1. Pn. Hjh Sharipah Marhaini bt Syed Ali - Pengarah Perancangan Pembangunan

2. Datin.Sr. Amreeta Kaur a/p Pretham Singh - Pengarah Penilaiandan Pengurusan

3. Pn. Norzita bt Mokhtar - Pengarah Unit Perundangan

4. Pn. Hjh Sa’diyah bt Khasiman - Pengarah Perbendaharaan

5. Pn. Rasyidah Bte Zulkafli - Ketua Pejabat Cawangan Kota

Damansara

TURUT HADIR

1. En. Zain Azly Abdul Rahman - Timbalan Pengarah Perancangan

Pembangunan

2. En. Ahmad Faizal Ismail - Penolong Pengarah Penilaian

3. Pn. Ruzaida Tormodi - Penolong Pengarah Kanan

Perundangan

4. Pn. Farizan Afifah - Penolong Pengarah Jabatan

Perbendaharaan

URUSETIA (UNIT KOMUNIKASI KORPORAT) :

1. En. Ku Mustafa Bin Ku Mohamad - Penolong Pengarah Kanan (Korporat)

2. En. Mohd Khairie Bin Tumin - Penolong Pegawai Tadbir

3. Cik Veronica Lourdsamy - Penolong Pegawai Tadbir

4. Pn. Hashimah Bt Hashim - Pembantu Tadbir

5. En. Nasharudin Md Shali - Pembantu Tadbir