Upload
monaliza-sekar-rini
View
387
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang
dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam hal penulisan surat.
Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat khususnya
surat dinas sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada
pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang
penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau
menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat
tersebut.
Dari latar belakang di atas, maka disusunlah makalah yang berjudul
“Surat Dinas (Penulisan Surat Lamaran Kerja dan Teknik Wawancara)”.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian surat dinas?
2. Bagaimanakah tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yang baik
dan benar?
3. Bagaimanakah teknik wawancara kerja?
1.3 TUJUAN
1. Untuk menyampaikan pengertian surat dinas.
2. Untuk menyampaikan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yang
baik dan benar.
3. Untuk menyampaikan teknik-teknik wawancara pekerjaan.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Surat Dinas
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang
satu dan kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh
seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah
sehingga surat ini disebut juga surat jabatan (Agus, 2012).
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena
dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun,
surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas (Agus, 2012).
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis
surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas
harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat
(Agus, 2012).
2.1.1 Syarat sebuah surat dinas
Syarat-syarat dari surat dinas menurut Agus (2012), antara lain:
1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan
tidak diletakkan seenaknya,
2. Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak
bertele-tele,
3. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus
komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak
menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
2.1.2 Macam-macam Surat Dinas
3
Adapun macam-macam dari surat dinas menurut Agus
(2012) antara lain surat lamaran kerja, surat undangan rapat, surat
edaran, surat permohonan, surat penolakan, surat tugas, surat
perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.
2.2 Penulisan Surat Lamaran Kerja
2.2.1 Prinsip-prinsip Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan surat yang digunakan untuk
melamar pekerjaan atau surat penjualan yang berhubungan dengan
bagaimana anda menjual segala potensi diri kepada lembaga yang
menyediakan lowongan pekerjaan. Menurut Kuntarto (2009),
prinsip 3A (Attraction, Attention, dan Action) dapat dijadikan
landasan ketika akan membuat lamaran.
1) Attraction (Daya Tarik)
Sampul surat berwarna coklat sudah biasa digunakan
untuk membungkus surat lamaran kerja, tetapi sampul surat
yang berwarna sekain coklat jarang digunakan. Untuk
memunculkan daya tarik atau prinsip A yang pertama yaitu
Attraction, kemaslah surat lamaran kerja dengan sampul surat
yang bukan berwarna coklat. Tampilkan surat lamaran kerja
dengan sampul surat yang eksklusif, berbeda dari yang lain.
Namun, sebelum dikemas ke dalam sampul yang menarik,
lembaran-lembaran surat lambaran, curriculum vitae, surat
keterangan, fotokopi ijazah-ijazah, kartu identitas, foto,
trasnskrip nilai, dan sertifikat yang sebaiknya dijilid dengan rapi
dan menarik sehingga pada saat penerima surat membaca surat
lamaran kerja ia akan merasa nyaman dan surat pun tidak
berceceran. Selain itu, daya tarik dapat Anda wujudkan melalui
bahasa surat yang menarik, sopan, dan efektif.
2) Attention (Perhatian)
4
Prinsip kedua dalam menulis surat lamaran kerja adalah
attention (perhatian). Kemukakan dalam surat lamaran kerja
bagaimana cara Anda mendapatkan informasi lamaran kerja dan
apa alasan ketertarikan Anda pada posisi tersebut. Yakinkan
penerima lamaran kerja bahwa Anda memiliki sesuatu yang
barmanfaat. Perkenalkan ide-ide yang membuat pembaca
antusias untuk memperhatikan tulisan Anda.
3) Action (Tindakan)
Melalui prinsip ketiga ini diharapkan penerima lamaran
kerja dapat menindak lanjuti dan memutuskan sesuatu yang
Anda harapkan. Kemukakan bahwa Anda berharap lembaga
atau perusahaan dsapat memberi kesempatan kepada Anda
untuk melakukan wawancara kerja.
2.2.2 Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja
Kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja
perlu diperhatikan oleh calon pelamar. Artinya pelamar kerja harus
memahami dan mempersiapkan dengan baik hal-hal yang harus
dituliskan dalam surat lamaran kerja dan cara mengorganisasikan.
Pengorganisasisan surat lamaran pekerjaan menurut Kuntarto
(2009) antara lain sebagai berikut:
1. Paragraf Pembuka
Untuk membuka surat lamaran kerja, awalilah dengan
kualifikasi yang Anda miliki dan yang saling sesuai dengan
jabatan yang diinginkan. Kemudian, jelaskan bahwa kualifikasi
tersebut akan menguntungkan atau memberi manfaat kepada
lembaga. Anda juga dapat mengawali surat lamaran kerja
dengan menyebut nama atau sumber publikasi, misalnya rekan
kerja, surat kabar, majalah, raadio, televisi atau internet.
2. Paragraf Isi
5
Setelah menarik perhatian penerima surat lamaran kerja
pada paragraf pembuka, Anda dapat mempromosikan diri
Anda pada paragraf isi. Perkenalkan diri Anda dan tunjukan
bahwa Anda mempunyai latar belakang pendidikan
Perkenalkan diri Anda dan tunjukan bahwa Anda mempunyai
latar belakang pendidikan yang relevan dengan jenis pekerjaan
yang ditawarkan. Anda juga perlu menjelaskan pendidikan
nonformal sebagai pengetahuan tambahan di luar bidang studi
yang Anda dapatkan melalui jalur formal.
Untuk memperkuat kualifikasi Anda, nyatakan secara
jelas sikap, minat, dan aktivitas berbagai pekerjaan, kegiatan
yang pernah Anda lakukan, terutama yang berhubungan
dengan pekerjaan yang Anda lamar.
3. Paragraf Penutup
Untuk menutup surat lamaran kerja, Anda dapat
mengemukakan harapan dan tindakan yang Anda inginkan.
Beri tahu dengan jelas keinginan Anda untuk melakukan
wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan
lembaga. Agar pihak lembaga mudah menghubungi Anda,
berikan alamat yang jelas, termasuk nomor telepon, faksmile,
dan e-mail yang Anda miliki.
2.2.3 Resume (Curiculum Vitae)
Resume atau curriculum vitae merupakan laporan perincian
kualifikasi pelamar yang kehadirannya tidak dapat dipisahkan dari
surat lamaran kerja. Kemukakan poin-poin penting tentang
kemampuan Anda dimulai dari tujuan karier, infomasi pribadi,
pendidikan, penguasaan bahasa asing, presentasi, dan referensi.
Kemukakan hal-hal tersebut dengan memperhatikan kerapian,
kesederhanaan, keakuratan, dan kejujuran. Serta gunakan bahasa
yang jelas dan tidak bertele-tele (Muzakka, 2008).
6
Contoh Surat Lamaran Kerja dan Resume:
7
2.3 Teknik Wawancara Kerja
Setelah mempelajari surat lamaran kerja dan resume, langkah
selanjutnya adalah mempersiapkan wawancara kerja. Wawancara kerja
merupakan bagian kegiatan penting dalam proses mencari kerja. Persiapan
yang baik, mulai dari berpakaian, cara duduk, nada suara, cara memasuki
8
ruangan , cara menjawab pertanyaan, dan lain-lain harus diperhatikan.
Jangan sampai wawancara yang merupakan kesempatan emas hilang
begitu saja karena Anda tidak mempersiapkan dengan baik (Surono,
2008).
2.3.1 Persiapan wawancara
Berikut ini merupakan berbagai hal yang perlu diperhatikan
pada saat melakukan wawancara kerja menurut Surono (2008).
1. Bagian pembuka
Datanglah tepat waktu, berpakaianlah yang rapi dan
sopan, bersikap yakin dan tenang, ketuk pintu sebelum
memasuki ruang wawancara, ingat nama pewawancara, dan
tersenyumlah. Jangan duduk sebelum dipersilahkan, jangan
membungkuk atau menundukkan kepala, jangan melipat
tangan, jangan mengulum permen, jangan membuka
pembicaraan dan jangan tersenyum terus menerus.
2. Bagian isi
Ketika pewawancara mulai memberikan beberapa
pertanyaan, jawablah dengan baik. Perhatikan intonasi,
volume, dan artikulasi suara. Berbicaralah dengan jelas, atur
nada suara dan tunjukkan kemampuan diri anda dengan
percaya diri. Dukunglah jawaban-jawaban anda dengan bahasa
tubuh. Jangan memotong kalimat pewawancara, jangan
emosional, jangan memberikan informasi yang tidak relevan,
jangan mengeritik, jangan membuka rahasia perusahaan, dan
jangan membual.
3. Bagian penutup
Ucapkan terima kasih kepada pewawancara atas waktu
yang telah disediakan pewawancara untuk anda akhiri dengan
pernyataan berupa harapan untuk memperoleh keputusan
sesegera mungkin.
9
2.3.2 Pertanyaan penting dan cara menjawab dalam wawancara kerja
Berbagai jenis pertanyaan akan diberikan kepada anda dan
anda harus benar-benar mempersiapkan diri untuk dapat menjawab
semua pertanyaan dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa
contoh pertanyaan yang sering ditanyakan dalam wawancara
menurut Muzakka (2008):
1. Siapakah diri anda? Silahkan memperkenalkan diri anda!
2. Mengapa anda tertarik bergabung dengan perusahaan ini?
3. Mengapa anda ingin meninggalkan pekerjaan saat ini?
4. Ceritakan pengalaman anda di perusahaan atau organisasi!
5. Ceritakan kegiatan ekstrakurikuler anda saat kuliah!
6. Bagaiman cara mengatasi situasi sulit yang pernah anda hadapi
di perusahaan anda sebelumnya?
7. Apakah kelebihan dan kekurangan anda?
8. Bila anda menghadapi masalah dengan bawahan atau rekan
kerja yang sulit diatur, bagaiman sikap anda untuk
mengatasinya?
9. Apa pendapat anda bila pekerjaan yang anda tangani melampaui
berat dan tidak sebanding dengan penghasilan yang anda
terima?
10. Apa harapan anda pada 5 tahun yang akan datang tentang
pekerjaan , jabatan, dan penghasilan?
Untuk menjawab pertanyaan pertama, perkenalkan anda,
umur, tempat tanggal lahir, pendidikan terakhir, pengalaman kerja
atau organisasi, dan informasi tentang keluarga. Untuk menjawab
pertanyaan kedua, pelajari (dengan berbagai cara) tentang latar
belakang kegiatan perusahaan, produk perusahaan, posisi perusahaan
dibanding perusahaan lain. Jelaskan diaspek mana anda tertarik
untuk bergabung dengan perusahaan tersebut. Gunakan jawaban
10
yang mengesankan keinginan anda untuk mengembangkan karier.
Hindari jawaban yang mengesankan, menjelekkan manajemen
perusahan, menghindari konflik, menghindari beban kerja (Muzakka,
2008).
Untuk menjawab pertanyaan keempat, tonjolkan tentang
lingkup tanggung jawab anda. Tekankan prestasi atau kinerja yang
anda telah lakukan. Kemudian ketika menjawab pertanyaan kelima,
jelaskan tentang kualitas dan kuantitas yang Anda bawahi. Jawablah
pertanyaan keenam dengan menonjolkan kapasitas manajerial Anda
yang didukung dengan daya analisis dan tindakan yang sistematis
(Muzakka, 2008).
Untuk menjawab pertanyaan ketujuh, pahamilah jawaban
berikut ini. Insan yang baik adalah yang mengetahui dirinya sendiri
seutuhnya, baik yang menyangkut potensi dirinya maupun
kekurangan. Begitu pula dengan diri anda, kenalilah diri Anda, baik
kelebihan maupun kekurangan. Jangan segan-segan menceritakan
kelebihan yang Anda miliki, misalnya :
1. Saya adalah orang yang tekun
2. Saya adalah orang yang suka memimpin
3. Saya umumnya unggul dalam kerja kelompok
4. Saya orang yang cerdas dan cekatan.
Anda juga menyampaikan kelemahan. Namun, kemukakan
hal itu secara taktis sehingga secara tidak langsung justru
mengesankan kelebihan yang tersembunyi. Contoh :
1. Saya terlalu teliti dalam bekerja sehinnga memerlukan waktu
yang lebih lama
2. Saya sering bersikap terlalu hati-hati
3. Saya terlalu cepat dalam bekerja
4. Sering kali dalam bekerja saya melupakan waktu
Selanjutnya, untuk menjawab pertanyaan kedelapan,
jelaskan cara mengatasi masalah melalui dua pendekatan, yaitu
11
pendekatan organisasi dan pendekatan informal. Untuk menjawab
pertanyaan kesembilan, jelaskan bahwa Anda suka bekerja.
Kenikmatan bekerja adalah keberhasilan dalam menyelesaikan tugas,
kemampuan, dan mencapai target, akan memberikan kepuasan batin.
Pertanyaan terakhir, berikan penjelasan yang menggambarkan
pencapaian ambisi atau cita-cita, peningkatan jenjang karier yang
meningkat, dan peningkatan penghasilan yang signifikan
12
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.1.1 Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang
satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi.
3.1.2 Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis
mengikuti syarat-syarat, yaitu :
1. Tidak mengandung makna ganda,
2. antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. sederhana,
4. tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya,
5. tulisannya tersusun rapi dan berurutan.
3.1.3 Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:
1. Mengutamakan sama derajat,
2. tegas,
3. mudah dimengerti oleh pembaca,
4. menggunakan bahasa yang sopan
5. jelas antara penulisan dan makna.
2.3.2 Teknik-teknik wawancara pekerjaan meliputi persiapan wawancara
dan cara menjawab dalam wawancara.
2.4 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah
penting dalam suatu instansi negeri dan swasta karena surat-menyurat
merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi yang berbentuk
tulisan. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan seseorang dari surat lamaran pekerjaan
yang dibuatnya.
13
DAFTAR PUSTAKA
Agus, Edi, Surat Dinas. basindomd.blogspot.com/2010/03/surat-dinas.html.
diakses tanggal 3 Oktober 2012.
Kuntarto, Niknik. 2009.Cermat dalam Berbahasa, Teliti dalam Berpikir. Jakarta:
Mitra Media Wacana
14
LAMPIRAN
Pertanyaan dan Jawaban
A. Pilihan Ganda
1. Berikut adalah contoh surat dinas, kecuali...
A. Surat Permohonan Ijin
B. Surat Delegasi
C. Surat Cinta
D. Surat Undangan Rapat
2. Syarat yang harus dipenuhi untuk membuat surat dinas, kecuali...
A. Isi panjang, tidak tepat sasaran dan bertele-tele
B. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak
diletakkan seenaknya
C. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif,
sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung
perasaan penerima
D. Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
3. Prinsip 3A yang dijadikan landasan dalam membuat lamaran pekerjaan
terdiri dari..
A. Attractive, Allowance, dan Active
B. Attraction, Attention, dan Action
C. Active, Attractive, dan Audience
D. Audience, Active, dan Attention
4. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menjawab pertanyaan
wawancara kerja antara lain, kecuali...
A. Perhatikan intonasi, volume, dan artikulasi suara.
B. Berbicaralah dengan jelas, atur nada suara dan tunjukkan
kemampuan diri anda dengan percaya diri.
C. Dukunglah jawaban-jawaban anda dengan bahasa tubuh.
15
D. Membuka Rahasia Perusahaan
5. Cara menjawab pertanyaan “Bagaimana cara mengatasi situasi sulit
yang pernah anda hadapi di perusahaan anda sebelumnya?” adalah...
A. dengan menjelaskan diaspek mana anda tertarik untuk bergabung
dengan perusahaan tersebut
B. dengan menonjolkan tentang lingkup tanggung jawab anda
C. dengan menonjolkan kapasitas manajerial Anda yang didukung
dengan daya analisis dan tindakan yang sistematis
D. dengan memberikan penjelasan yang menggambarkan pencapaian
ambisi atau cita-cita, peningkatan jenjang karier yang meningkat,
dan peningkatan penghasilan yang signifikan
B. URAIAN
1. Apa saja yang harus dituliskan dalam membuat CV?
16
JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
1. C
2. A
3. B
4. D
5. C
B. URAIAN
Dalam membuat CV, kemukakan poin-poin penting tentang kemampuan
Anda dimulai dari tujuan karier, infomasi pribadi, pendidikan, penguasaan
bahasa asing, presentasi, dan referensi. Kemukakan hal-hal tersebut
dengan memperhatikan kerapian, kesederhanaan, keakuratan, dan
kejujuran. Serta gunakan bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele
17