of 31/31
i Rezha Muhabid Shofian (MTR0212/S1/NG/0297) Ardhyan Fajar Kristantya Installment Management System Olimpiade Sains dan Teknologi

Makalah IMS

  • View
    153

  • Download
    1

Embed Size (px)

Text of Makalah IMS

Installment Management SystemOlimpiade Sains dan Teknologi

Rezha Muhabid Shofian Ardhyan Fajar Kristantya

(MTR0212/S1/NG/0297) (YGY0312/DS/S1/NG/0064)

i

KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan Alhamdulillah dan memanjatkan puja dan puji syukur kami kepada Allah SWT. Karena telah memberikan kemudahan dan kelancaran kepada kami dalam membuat dan menyelesaikan sebuah karya inovasi yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan tempat kami bekerja yaitu PT PLN (persero). Ucapan terima kasih juga tidak lupa kami sampaikan kepada bapak Giovany, bapak Syahrianto, dan rekan-rekan pegawai PT PLN di Rayon Muntok yang telah membantu kami dan memberikan kemudahan kepada kami dalam menyelesaikan karya inovasi yang telah diwajibkan kepada kami untuk dapat mengikuti evaluasi siswa OJT angkatan 31 di PT PLN (persero). Kami berharap semoga karya inovasi yang telah kami ciptakan ini bisa bermanfaat banyak kepada perusahaan dan bisa membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan. Jika ada masukan dan saran untuk dapat memperbaiki karya inovasi ini menjadi lebih baik, kami akan menerima dengan senang hati.

Pangkalpinang, 10 November 2012

Penyusun

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................i KATA PENGANTAR .......................................................................................... ii DAFTAR ISI... ..................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR... ........................................................................................ iv DAFTAR TABEL ................................................................................................. v I. II. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 ISU STRATEGIS ............................................................................................ 3

III. PERUMUSAN OFI......................................................................................... 6 IV. USULAN AFI ................................................................................................. 9 V. PENUTUP ..................................................................................................... 14

LAMPIRAN...... .................................................................................................... 15

iii

BAB I PENDAHULUAN1. Latar Belakang Kebutuhan terhadap energi listrik saat ini telah menjadi suatu kebutuhan pokok yang tidak terbantahkan. Dengan adanya listrik, perekonomian di enegeri ini akan berjalan lebih baik dan akan meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. Hal ini sesuai dengan salah satu misi PT. PLN (Persero) yaitu Menjadikan temaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat dan slogan Listrik untuk kehidupan yang lebih baik. PT. PLN (Persero), sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di dalam bidang pengelolaan listrik, terus berusaha untuk meningkatkan elektrifikasi di seluruh Indonesia agar semua lapisan masyarakat dapat menikmati listrik. PT. PLN (Persero) juga terus-menerus berusaha meningkatkan profesionalisme dan menjadikan kepuasan pelayanan terhadap pelanggan sebagai acuan. Perkembangan teknologi di Indonesia saat ini mengalami banyak kemajuan, hal ini dapat terlihat dari penggunaan teknologi-teknologi terbaru di setiap perusahaan dalam rangka peningkatan kinerja yang lebih baik sehingga perusahaan tersebut dapat bersaing di era globalisasi saat ini. Penggunaan teknologi-teknologi terbaru menjadi tren di kalangan perusahaan dalam rangka meningkatkan gengsi perusahaan. Sesuai dengan visi perusahaan yaitu Diakui sebagai Perusahaan kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani, salah satu kriteria yang harus dipenuhi adalah pemanfaatan teknologi. mengembangkan dan memanfaatkan PT. PLN(Persero) saat ini terus teknologi-teknologi terbaru untuk

meningkatkan mutu dan kinerja perusahaan. Dalam program transformasi PT. PLN (Persero), dikemukakan bahwa pada tahun 2012 ini merupakan tahun untuk melakukan optimalisasi TI (Teknologi Informasi) sebagai pondasi dari program World Class Service yang dicanangkan pada tahun 2014 nanti. Untuk mencapai itu semua, PT. PLN(Persero) juga bersiap untuk menghadapi tantangan dengan

1

mempersiapkan insan-insan terbaik yang dilatih dan dibina menggunakan konsep Human Capital Management System. Seiring dengan perkembangan teknologi, kualitas pelayanan juga menjadi hal penting yang perlu dilakukan. Untuk menciptakan pelayanan yang memuaskan dan memberikan kemudahan pelanggan telah banyak inovasi-inovasi dan terobosan baru diciptakan oleh karyawan-karyawan PLN, contohnya website PLN agar dapat memudahkan pelanggan yang berada dimanapun bisa melakukan proses pendaftaran tenaga listrik dan call centre 123 untuk melayani pelanggan yang menggunakan saluran telepon.

2.

Tujuan Pembuatan Makalah a) Karya Inovasi sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi perusahaan dimana siswa OJT ditempatkan. b) Peningkatan kinerja perusahaan dimana siswa OJT ditempatkan.

2

BAB II ISU STRATEGIS1. Analisis Permasalahan Setelah kami tiba di daerah penempatan On the Job Training (OJT) di Muntok, kami mencoba untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa permasalahan yang terdapat di PLN Rayon Muntok. Dari pengamatan yang kami lakukan di Rayon Muntok, kami menyimpulkan bahwa permasalahanpermasalahan yang ada bukan hanya berasal pihak eksternal tetapi juga dari pihak internal. Beberapa masalah timbul karena tidak dipatuhinya SOP dan beberapa lagi timbul karena tidak adanya sistem aplikasi yang memudahkan proses bisnis. Bebarapa masalah yang kami dapatkan selama OJT di Rayon Muntok antara lain: 1. Kurang tersedianya sumber daya manusia untuk menangani beberapa pekerjaan yang ada. 2. Arsip pelanggan yang tercecer dan tidak tersusun rapi sehingga sulit dalam pencarian data pelanggan. 3. Pelayanan yang lama oleh petugas PLN misalnya untuk pemasangan baru. 4. Terbatasnya KWH Meter Listrik Prabayar sehingga banyak daftar antri bagi pelanggan baru yang akan mamasang listrik. 5. Kurangnya kontrol terhadap pemasangan listrik baru dan migrasi. 6. Banyak pelanggan yang tidak memiliki alamat yang jelas. 7. Data survey gardu pelanggan tidak tepat, sehingga menghambat pencarian alamat pelanggan. 8. Kesulitan pemasangan baru dan migrasi listrik bagi masyarakat di daerah yang terpencil. Dari beberapa permasalah di atas kami menyoroti tentang pelayanan pasang baru maupun migrasi yang lama. Pelayanan terhadap calon pelanggan yang ingin pasang baru dan pelanggan yang melakukan migrasi dari listrik pascabayar menjadi prabayar masih kurang dalam hal waktu pelayanan. Rentang waktu dari permohonan pasang baru hingga pemasangan kWh lama, sehingga pelanggan sering mengeluh terhadapa lamanya pelayanan untuk pasang baru maupun

3

migrasi. Apabila permasalahan tersebut tidak segera diatasi akan menimbulkan citra buruk terhadap PLN. Meskipun sudah ada standar mengenai standar Tingkat Mutu Pelayanan (TMP), seringkali proses pelayanan melebihi standar TMP yang telah ditetapkan. Untuk lebih memudahkan dan mempercepat respon yang akan diberikan kepada calon pelanggan yang ingin melakukan proses pemasangan baru, maka kami membuat sebuah inovasi yang dapat memantau proses pemasangan baru kepada calon pelanggan. Sehingga sejak calon pelanggan mendaftar untuk mendapatkan aliran listrik dari PLN sampai calon dinyatakan layak pasang dan pada akhirnya listrik dialirkan ke rumah pelanggan dapat dipantau melalui inovasi ini, oleh karena itu kami menyebut inovasi ini dengan nama Installment Management System atau Aplikasi Pemantauan Pasang Baru. Melalui aplikasi ini juga kita dapat memantau kinerja dari karyawan yang ada di kantor ataupun di lapangan.

Grafik Pertumbuhan Pelanggan PLN Rayon Muntok

2. Batasan Masalah Dalam makalah ini, permasalahan hanya dibatasi pada pemantauan proses pasang baru calon pelanggan PLN Rayon Muntok. Karena pada implementasinya

4

nanti manajer rayon dapat memantau kinerja karyawan dalam pelayanan pelanggan khususnya dalam hal proses permohonan pasang baru.

5

BAB III PERUMUSAN OFI (OPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) DAN PEMBAHASANPermasalahan-permasalahan yang kami temukan selama OJT di PLN Rayon Muntok sangatlah bermacam-macam. Untuk itu, kami mencoba untuk menyoroti masalah mengenai pemantauan pemasangan baru calon pelanggan di PLN Rayon Muntok. Permasalahannya sangat sederhana, namun apabila dibiarkan akan menimbulkan dampak yang besar terhadap kinerja dan pencitraan bagi PLN Rayon Muntok. Masalahnya adalah ketika calon pelanggan telah mendaftar untuk menjadi pelanggan, respon time yang diberikan oleh karyawan PT PLN Rayon Muntok masih lambat, kurang terkoordinasi, sehingga calon pelanggan hanya menunggu dan menunggu tanpa ada kepastian apakah mereka bisa menjadi pelanggan atau tidak. Dari hal diatas dapat kami simpulkan bahwa permasalahan pemantauan pemasangan tenaga listrik untuk pelanggan baru yang kami temukan selama OJT di PLN Rayon Muntok adalah : 1. Pelayanan pasang baru yang tidak dapat diawasi dengan baik. 2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan 3. Berkas calon pelanggan baru yang terkadang hilang atau terselip. 4. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan baik. Kami melihat bahwa permasalahan mengenai proses pemasangan baru dan respon yang diberikan kepada calon pelanggan sangat tidak diperhatikan oleh PLN Rayon Muntok. Walaupun sangat sederhana, tetapi permasalahan ini bisa menciptakan citra yang buruk kepada perusahaan apabila tidak diberikan perhatian dan penanganan yang serius, karena calon pelanggan akan terus bertanya-tanya sampai kapan mereka harus menunggu jawaban dari pihak PLN. Kami menyimpulkan bahwa hal seperti ini perlu mendapatkan perhatian khusus, untuk itulah kelompok kami mencoba untuk membuat sebuah aplikasi yang berfungsi agar manager rayon bisa mengetahui kinerja proses pasang baru calon pelanggan mulai dari permohonan hingga pemasangan di rumah pelanggan.

6

Sehingga pemantauan bisa dilakukan dengan mudah. Nama aplikasi kami ini adalah Installment Management System (IMS). Aplikasi ini diharapkan dapat diterapkan diseluruh kantor PLN Wilayah Babel untuk jangka panjang, agar kedepannya dapat membantu kinerja perusahaan dalam mengatasi permasalahan mengenai pemantauan terhadap pelayanan proses pasang baru.

Analisa SWOT Dari permasalahan yang ada dapat dirumuskan SWOT guna mengatasi permasalahan proses pelayanan pasang baru yaitu sebagai berikut: Strenght ( Kekuatan ) 1. Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru. 2. Dukungan sistem IT yang sudah digunakan di Kantor PLN Rayon Muntok.

Weaknesses ( Kelemahan ) 1. Pelayanan proses pasang baru yang kurang baik. 2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan. 3. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan baik. Opportunities ( Peluang ) 1. Penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena belum terlayani. 2. Jumlah calon pelanggan baru yang terus bertambah. 3. Perkembangan teknologi yang semakin memberi kemudahan kepada petugas lapangan dan administrasi dalam memberi laporan. Threats ( Ancaman ) 1. Calon pelanggan masih berpikir bahwa proses pasang baru itu membutuhkan waktu lama. 2. Adanya keterlibatan oknum calo dalam proses pasang baru. 3. Masih tingginya kepercayaan masyarakat terhadap calo daripada langsung datang ke kantor PLN dalam hal permohonan pasang baru.

7

Dari analisis SWOT di atas, strategi yang dapat direncanakan adalah: Strategi SO: Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru serta kemajuan sistem IT maka penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena belum terlayani akan tercapai serta memudahkan petugas dalam memantau proses pasang baru. Strategi ST: Dukungan Manajemen terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru dihilangkan. Strategi WO: Pengembangan aplikasi akan memberikan manfaat terhadap proses pelayanan pasang baru dan akan mempersingkat respon time pelayanan. Strategi WT: Pengembangan aplikasi akan memberikan informasi yang jelas kepada pelanggan mengenai proses pasang baru dan menghilangkan keterlibatan oknum calo. serta kemajuan sistem IT keterlibatan oknum calo akan

8

BAB IV USULAN AFI (ACTION FOR IMPROVEMENT)4.1 Tahap Analisis dan Perancangan Sistem Setelah ditentukan Opportunity for Improvement (OFI) maka dapat dibuat usulan dan langkah kerja Improvement (AFI untuk Action for). Pada tahap ini dilakukan penentuan konsep yang meliputi fitur, menu dan desain tampilan yang akan diimplementasikan ke dalam aplikasi. Fitur yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi adalah: 1. Administrasi Pelanggan Dalam administrasi pelanggan terdapat fasilitas input permohonan, daftar permohonan, daftar pelanggan yang diregistrasi, daftar pelanggan yang sudah dikonfirmasi, daftar pelanggan sudah bayar, dan daftar pelanggan sudah dimutasi. 2. Pelayanan Teknik Pada pelayanan teknik terdapat daftar pelanggan yang akan disurvey dan sudah disurvey, serta daftar pelanggan yang sudah dipasang. 3. Administrasi users Pada administrasi users terdapat fasilitas untuk membuat user baru yang akan digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi dan admin user bisa menghapus daftar permohonan yang salah input ke dalam aplikasi. Menu yang akan diimplementasikan ke dalam aplikasi adalah: 1. Transaksi Pada halaman transaksi ini terdapat menu input permohonan yang fungsinya untuk menambahkan permohonan baru, daftar permohonan sedang disurvey, sudah disurvey, sudah diregistrasi, sudah dikonfirmasi, sudah dibayar, sudah dimutasi, dan sudah dipasang.

9

2. Semua Transaksi Halaman Semua Transaksi digunakan untuk melihat semua transaksi beserta statusnya yang telah diinput ke dalam aplikasi IMS. Pada halaman ini juga terdapat menu untuk melihat transaksi berdasarkan bulan permohonan diajukan dan juga menu untuk mencetak daftar transaksi. 3. Cari Transaksi Halaman ini memuat daftar pelanggan yang telah diinput untuk permohonan pasang barunya dan sampai mana sejauh ini status dari calon pelanggan tersebut. 4. Daftar Tunggu Halaman ini memuat daftar calon pelanggan yang tidak layak untuk dipasang sementara waktu ini dan masuk dalam daftar tunggu permohonan calon pelanggan. 5. UsersHalaman ini memuat daftar user yang menggunakan aplikasi ini dan halaman untuk membuat user baru sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing.

Desain tampilan dibuat sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh pengguna.

Gambar 4.1

10

4.2 Tahap Implementasi Agar penggunaan aplikasi dapat berjalan dengan baik, maka dibuat Standard Operasional Procedure (SOP) sebagai berikut: 1. Pada saat pertama kali Installment Management System diinstall, pengguna harus melakukan setting sebagai berikut: 1. Melakukan installasi web server kemudian menjalankannya. 2. Mengkopi seluruh source code aplikasi dan database ke dalam web server. 3. Setting nama database dalam file konfigurasi database. 4. Menjalankan aplikasi lewat browser dengan alamat

http://localhost/ail/admin. 2. Pada saat memasukkan data pelanggan ke dalam aplikasi 1. Menginput identitas pelanggan dengan lengkap ke dalam permohonan. 2. Jika user ingin melihat jumlah permohonan dapat langsung ke menu daftar permohonan. 3. Pelanggan yang telah disurvey bisa dilihat di menu daftar telah di survey. 4. Apabila pengguna ingin melihat daftar pelanggan yang telah di registrasi dan telah membayar dapat langsung melihat di daftar sudah bayar. 5. Apabila pengguna ingin melihat daftar permohonan yang sudah terpasang dapat melihat langsung di daftar sudah pasang. 6. Pelanggan yang masuk di daftar tunggu karena belum layak untuk terpasang listrik bisa dilihat di daftar tunggu. 7. Jika pengguna ingin mencetak daftar dari masing-masing sub menu bisa dicetak melalui symbol print yang ada di setiap menu.

4.3 Tahap Pemrograman atau Coding Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem secara keseluruhan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Untuk melakukan tahap coding, digunakan software dan hardware dengan spesifikasi:

11

Software: 1. Macromedia Dreamweaver 8 2. Adobe Photoshop CS3Hardware:

1. Laptop Thosiba Core i3, Ram 2Ghz

4.4 Program Jangka Pendek dan Jangka Panjang Program Jangka Pendek 1. Digunakan untuk memonitor kegiatan pasang baru Dengan mulai digunakannya aplikasi ini dalam kegiatan operasional pemasangan baru maka akan memudahkan manager atau pihak yang berkepentingan untuk memonitor kegiatan pasang baru yang ada di rayon Muntok. Target : Program pemasangan baru bisa dilakukan dengan waktu yang telah ditentukan dan termonitor dengan baik. 2. Merubah system pelayanan pasang baru Dengan menerapkan aplikasi ini maka system pelayanan yang akan dilakukan oleh setiap orang yang bertanggung jawab dalam proses pasang baru akan selalu di update dalam aplikasi ini. Target : System pelayanan pasang baru menjadi jelas alurnya.

Program Jangka Panjang. 1. Memonitor kinerja pegawai yang bertanggung jawab dalam proses pemasangan baru di rayon Muntok, sehingga bisa diketahui kendala apa saja yang dihadapi dalam proses yang dijalankan baik di lapangan maupun di kantor rayon Muntok.

12

Target : Kendala-kendala dalam proses pasang baru pelanggan dapat diketahui dan kinerja pegawai bisa dikontrol.. 2. Membuat SOP yang mengatur pengoperasian aplikasi IMS. Membuat SOP (Standart Operation Procedure) yang mengatur mengenai input data seluruh pelanggan kedalam aplikasi IMS yang kemudian diajukan kepada Manager Rayon. Target : Penerapan aplikasi IMS secara terpadu dan adanya control system yang mengatur mengenai proses input data pelanggan sehingga dapat diterapkan secara konsisten oleh pegawai PLN yang diberikan tanggung jawab tersebut.

4.5 Benefit Installment Management System ini bermanfaat untuk memudahkan user dalam memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan pelanggan kepada PLN dari saat pengajuan sampai kwh meter terpasang di rumah pelanggan. Aplikasi ini juga dapat digunakan untuk menilai kinerja pegawai rayon dalam hal pelayanan pelanggan.

13

BAB V PENUTUP5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan tentang Installment Management System makalah ini, aplikasi ini dapat membantu PLN dalam hal: 1. Memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan calon pelanggan 2. Memonitor kinerja pegawai di rayon oleh manager rayon 5.2 Saran Saran yang dapat kami berikan untuk aplikasi ini adalah : 1. Fitur keamanan lebih ditingkatkan sehingga mengurangi risiko cracking oleh pihak luar. 2. Integrasi aplikasi dengan aplikasi lain yang sudah diterapkan di PLN misalnya AP2T. 3. Penerapan Installment Management System secara konsisten pada Rayon Muntok, 4. Selalu memonitor admin yang dipercayakan untuk menjalankan aplikasi ini agar terhindar dari hal-hal yang tidak bertanggung jawab. 5. Aplikasi ini bisa dikembangkan untuk bisa dimonitor secara online dan langsung dari kantor wilayah ataupun kantor pusat. pada

14

LAMPIRANStart

Input Data Permohonan

Survey

Layak

Tidak

SMS Pemberitahuan

Daftar Tunggu

Ya Registrasi Ke AP2T

Konfirmasi SMS pemberitahuan No. Registrasi

Bayar

Ya Mutasi

Tidak Pelanggan

End

Flowchart IMANES

15

Halaman awal

Input permohonan

16

Input data survey

Input registrasi AP2T

17

Konfirmasi ke pelanggan

18

Siap mutasi

Sudah dipasang

19