makalah Kebijakan.docx

8/18/2019 makalah Kebijakan.docx

1/16

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bab ini berisi prosedur primer dan bentuk yang dibutuhkan untuk menggelar program

kartu pembelian sukses. Sebuah perusahaan mungkin menemukan bahwa pada akhirnyamembeli 25% atau lebih dari akuisisi tahunan dengan kartu pembelian, jadi ini berpotensi area

berisiko tinggi yang memerlukan banyak kontrol dicatat dalam prosedur berikut. Prosedur

menyebutkan peran manajer kartu pembelian, bagaimana karyawan mengajukan permohonan

untuk membeli kartu, membeli barang-barang dengan kartu, mendamaikan laporan bulanan

mereka barang yang dibeli catatan rinci, rekening untuk penerimaan yang hilang, menolak

pembelian mereka mengklaim tidak telah dibuat, permintaan perubahan batas pengeluaran

mereka, laporan kehilangan kartu, dan menangani kartu pengguna terminations.hus, prosedur

yang disajikan di sini dimaksudkan untuk menangani semua aspek dari proses kartu pembelian.

Pembelian Program !artu "khtisar

#. $$&' (&' )"'*!$P(okumen ini memberikan gambaran tentang program kartu pembelian, serta

berbagai prosedur terkait dan bentuk-bentuk yang terkait dengan program.2. *&+B&&'

Program kartu pembelian perusahaan dimaksudkan untuk menyederhanakan pembelian biaya rendah item yang tidak akan membutuhkan permintaan pembelian

dan keterlibatan departemen pembelian. Pembelian di bawah 2.5 pada

umumnya termasuk dalam kategori ini. pengguna kartu dicalonkan oleh manajer

departemen dan disetujui oleh pembelian +anajer kartu. batas pembelian diperluas

memerlukan persetujuan dari berturut-turut lebih tinggi tingkat manajer

perusahaan, tergantung pada batas yang diinginkan./. &'**$'* &0&B P1'**$'& !&$

Penggunaan kartu pembelian pantas dapat mengakibatkan kerugian yang signiikan

bagi perusahaan, sehingga penunjukan penggunaan adalah masalah serius.

Pengguna diharapkan untuk menggunakan kartu ini dengan pengertian etika

Purchasing Card Manual 1


2/16

tertinggi. &turan berikut ini berlaku untuk pengguna pembelian perusahaan

kartu-kartu3

4 angan menggunakan kartu pembelian untuk transaksi pribadi.4 angan gunakan membeli kartu untuk pembelian di situs lelang internet, bahkan

jika pembelian dimaksudkan untuk digunakan perusahaan.4 angan menggunakan kartu pembelian untuk memperoleh barang-barang modal,

seperti mesin, perangkat keras komputer, atau kendaraan.4 angan berbagi kartu dengan orang lain.4 *unakan kartu pembelian hanya untuk membeli barang-barang yang departemen

&nda bertanggung jawab untuk pembayaran.4 angan menerima cash back untuk transaksi kartu kredit pembelian semua kredit

harus diproses melalui kartu pembelian.4 angan membagi biaya ke jumlah yang lebih kecil agar tetap dalam pembelian

pembatasan kartu pembelian &nda.4 laporan rekening Segera maju bulanan dengan penerimaan melekat pada

Pembelian !artu +anager.4 Segera laporkan perbedaan transaksi atau kartu pembelian hilang ke

proses bank. penyalahgunaan membeli kartu akan menghasilkan pencabutan kartu

seseorang dan mungkin tindakan disipliner tambahan.6. P$78&S"'* &'**$'* &0&B 7&( +&'&*1

Program kartu pembelian dikelola oleh Purchasing 7ard +anager 9P7+:.

Posisi ini bertanggung jawab untuk metode pembayaran yang mungkin mencakup

lebih dari 25% dari semua pengeluaran perusahaan karena alasan itu, ini adalah

posisi yang sangat bertanggung jawab. "tu mengikuti aturan berlaku untuk P7+3

4 8ati-hati menyelidiki pengguna kartu pembelian dinominasikan sebelum otorisasi

kartu emisi mereka.4 +emantau hasil biaya transaksi yang disengketakan untuk memastikan bahwa

perusahaan tidak membayar untuk item yang tidak bertanggung jawab.

4 penggunaan kartu +onitor untuk memastikan bahwa kartu yang digunakan secara

tepat.4 +emantau tersisa anggaran departemen yang tidak terpakai untuk memastikan

bahwa manajer sadar mendekati batas anggaran.4 Pastikan bahwa kartu pembelian digunakan oleh berangkat atau mentranser

karyawan benar dibatalkan dan penerimaan terkait diteruskan ke manajer

departemen.5. P;S1($

Prosedur berikut berlaku untuk program kartu pembelian3

etrie


3/16

P7+-2 Permohonan !artu

Pembelian

(igunakan pada perusahaan untuk mengajukan

kartu pembelian dari departemen pembelian

P7+-/ Pembelian dengan

!artu Pembelian

(igunakan untuk menginstruksikan dalam

penggunaan sehari-hari kartu pembelian

P7+-6 Pernyataan

ekonsiliasi bulanan

(igunakan untuk merekonsiliasi laporan kartu

pembelian bulanan ke catatan pembayaran

P7+-5 )imit !artu

Pembelian-"tem

Penolakan

(igunakan untuk menolak suatu transaksi pada

item tagihan bulanan

P7+-= Permintaan (iubah-

Batas Pengeluaran

(igunakan untuk meminta perubahan pengeluaran

batas pada kartu pembelian

P7+-> )aporan !ehilangan

!artu Pembelian

(igunakan untuk memberikan inormasi yang

diperlukan untuk pengolahan bank mengenai

kehilangan kartu pengadaan yang dicuri

P7+-? (ipindahkan atau

dihentikan-!artu

Pengguna

(igunakan untuk menggambarkan prosedur yang

benar untuk menangani kartu pembelian jika

mereka pengguna mengubah suatu departemen atau

meninggalkan perusahaan

&plikasi untuk !artu Pembelian

#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengajukan pembelian

perusahaan kartu dari departemen pembelian.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'

!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu

/. P;S1($

/.# !&@&0&'

&kses Aorm Pembelian !artu &plikasi Pergi ke situs intranet perusahaan dan

mengakses !aryawan Bentuk tombol. 7etak Pembelian !artu &plikasi

ormulir. Bentuknya yang disimpan dalam ormat &dobe P(A, sehingga men-

download &dobe &crobat eader dari www.adobe.com jika komputer &nda

tidak bisa membaca dokumen P(A. Bentuknya yang ditampilkan di

pameran >.#/.2 !&@&0&'

)engkapi Aormulir Pembelian !artu &plikasi



4/16

#. (alam Bagian & dari orm, melengkapi semua bidang yang berisi inormasi

tentang nama, judul, departemen, (epartemen kode, dan alamat departemen

mailing. uga termasuk &nda inormasi kontak3 &lamat e-mail, nomor telepon,

dan nomor aC. Selain itu, masukkan tanggal lahir &nda dan Sosial 'omor

keamanan. Selanjutnya, masukkan beban bawaan nomor rekening yang &nda

ingin memiliki pembelian &nda Biaya kartu didebet. &khirnya, tanda dan

tanggal di mana ditunjukkan di bagian bawah bagian, dan memiliki departemen

+anajer melakukan hal yang sama.2. Bagian B berisi batas pengeluaran yang berwenang untuk &nda

kartu pembelian, seperti yang ditetapkan oleh manajer kartu pembelian.

"ni termasuk jumlah pembelian tunggal maksimum, otal jumlah pembelian

bulanan, dan jumlah total transaksi otorisasi diperbolehkan per hari./. Bagian 7 dari ormulir berisi persetujuan dan pengolahan inormasi, yang

digunakan oleh manajer kartu pembelian.6. eruskan ormulir yang telah dilengkapi dengan manajer kartu pembelian

di alamat mencatat di bagian bawah ormulir././ P7+Proses &plikasi#. Pastikan bahwa nomor rekening pengeluaran standar yang terdatar di

ormulir adalah nomor rekening yang


5/16

6. "su kartu pembelian untuk pemohon di orientasi rapat, serta salinan kartu

pembelian aplikasi.

Pembelian dengan !artu Pembelian

#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menentukan pengolahan

yang benar dari pembelian setiap hari dengan kartu pembelian.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'

!aryawan

/. P;S1($

/.# !&@&0&'

Bayar dengan !artu Pembelian



6/16

#. !etika pertama kali melakukan pembelian dengan kartu pembelian, menanyakan jika

pemasok menerima pembayaran kartu kredit. ika demikian, membayar

dengan kartu jika pembelian kurang dari transaksi per-pembelian maksimum untuk

kartu. !etika membuat transaksi, memberikan pemasok alamat yang tercantum pada

pembelian tagihan kartu.

2. ika pembelian ditolak oleh pemasok, merujuk hal tersebut kepada +anager

Purchasing 7ard. "ni mungkin panggilan untuk peningkatan di batas pengeluaran

yang berwenang pada kartu 9lihat Permintaan (iubah Batas Pengeluaran

prosedur:.

/. Selalu mendapatkan tanda terima terperinci untuk semua pembelian yang dilakukan

dengan kartu pembelian. Penerimaan akan digunakan pada akhir bulan ke

mem.2. he rans. idak adalah sekuensial penomoran transaksi pada

halaman. anggal lapangan untuk tanggal transaksi pembelian seperti yang

tercantum pada penerimaan pemasok. uga mengisi sisa deskripti inormasi seperti

yang tercantum dalam ormulir. Aormulir ini tersedia di situs perusahaan intranet.

5. Pastikan barang pesanan yang benar-benar diterima. 8al ini paling mudah untuk

melakukan hal ini dengan mensyaratkan bahwa semua pembelian akan dikirimkan

langsung kepadamu. ika ada bukti nonreceipt, pemasok sengketa tagihan seperti

dicatat kemudian di Pembelian !artu "tem Baris Penolakan prosedur.

'o. (ate Supplier 'ame Purchased "tem

(escription

otal Price 7omments

# 5D#D? &cme 1lectricSupply

2w loodlights ?2E,

2 5D2D? 0iley 0ire

Supply

Breaker panels >6#,/2

/ 5D5D? 7oyote

1lectrical

#2 *auge 7able 5?,?# eturned or

7redit

6 5D>D? oadrunner

1lectric

Aoot light trim E6,#6

Bulanan Pernyataan ekonsiliasi

#. $$&' (&' )"'*!$P



7/16

Prosedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mendamaikan pembelian

bulanan laporan kartu catatan pembayaran mereka.

2. &'**$'* &0&B !&@&0&'!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($ /.# !&@&0&'Pernyataan Bulanan Penagihan#. &nda akan menerima laporan rekening kartu pembelian di akhir setiap bulan

9pernyataan sampel ditunjukkan pada Bukti >./:. !etika tiba, membandingkan item

garis pada pernyataan untuk log transaksi kartu pembelian panduan &nda

9Seperti yang ditunjukkan di awal pameran >.2:. Feriikasi semua item yang sesuai

dan melampirkan tanda terima untuk pernyataan untuk item-item.2. ika ada penerimaan yang hilang, hubungi pemasok dan upaya untuk mendapatkan

tanda terima pengganti./. ika ada penerimaan masih hilang, datar mereka di Pembelian tersebut !artu 8ilang

bentuk eceipt 9seperti yang ditunjukkan pada 1Chibit >.6:, yang terletak di situs

perusahaan intranet. (alam Bagian & ini membentuk, datar inormasi kontak &nda,

termasuk nama &nda, alamat, nomor telepon, dan nomor aC. (alam Bagian B,

datar bulan dan tahun dari rekening kartu pembelian Pernyataan dan nomor

reerensi di mana item yang tercantum yang &nda tidak memiliki tanda terima.

!emudian datar di biaya matriks jumlah item baris pernyataan untuk setiap hilang

penerimaan, serta tanggal dan dolar jumlah biaya seperti yang tercantum pada

pernyataan itu. uga mengisi nama pemasok dan deskripsi biaya. +asuk Bagian 7

untuk menyatakan bahwa pengeluaran dengan penerimaan yang hilang itu

pengeluaran bisnis yang sah, dan juga mendapatkan tanda tangan dari manajer

departemen.6. Setelah semua item baris telah ditinjau, kembali ke Bagian 7 dari pernyataan dan

menulis nomor rekening pengeluaran di kolom 'omor ekening di sebelah setiap

item baris yang berbeda dari rekening pengeluaran deault yang digunakan

untuk kartu.5. ika &nda bertengkar setiap item baris, lingkaran mereka dalam Bagian 7 dari

pernyataan dan menulis dalam sengketa di samping mereka.=. anda dan tanggal laporan penagihan.>. Buatlah salinan dari seluruh paket biaya dan menyimpannya dalam tempat yang

aman. kebijakan perusahaan mengharuskan &nda mempertahankan ini

mendokumentasikan selama tiga tahun. 8al ini juga berguna untuk meneliti

mungkin tagihan ganda yang mungkin muncul di beberapa laporan rekening.

?. e


8/16

E. +aju pernyataan, dengan penerimaan terpasang dan Pembelian !artu bentuk

Penerimaan 8ilang, dengan kartu Pembelian +anager untuk ulasan. 7atatan3 ika

&nda tidak meneruskan paket selesai ke rekening hutang departemen dengan

tanggal yang diperlukan, semua biaya dilakukan selama bulan akan dikenakan biaya

untuk departemen bawaan rekening pengeluaran dan departemen akan dikenakan

Biaya pengolahan # dengan departemen akuntansi./.2 P7+ $lasan (iteruskan Beban Packet#. Setelah menerima paket beban setiap karyawan, memindai datar barang yang dibeli

untuk menentukan apakah pantas pembelian dilakukan, atau jika ada bukti

perpecahan pembelian yang dibuat. ika demikian, membahas masalah dengan

+anajer karyawan untuk melihat apakah tindakan lebih lanjut harus diambil.2. Segera meneruskan paket biaya ke rekening departemen hutang untuk pembayaran.



9/16



10/16

Pembelian !artu "tem Baris Penolakan

#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menolak spesiik item baris

transaksi pada tagihan bulanan mereka.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'

!aryawan

/. P;S1($

/.# !&@&0&'

Pernyataan Bulanan Penagihan !etika &nda menerima tagihan bulanan dari pembelian

penyedia kartu, hati-hati meninjau semua item baris dan mem


11/16

mencatat di bagian bawah bagian, dan mengirim salinan ke manajer kartu

pembelian.



12/16

Permintaan Perubahan Batas Pengeluaran

#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk meminta perubahan

pengeluaran

batas pada kartu pembelian mereka.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'

!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($ /.# !&@&0&'

Pernyataan Bulanan Penagihan#. Setiap kartu pembelian dibatasi dalam hal total belanja yang diijinkan bulanan, serta

batas harian yang lebih kecil dan dalam hal jumlah pembelian yang berwenang per

hari. ika pola pembelian rutin &nda sedang terkena dampak oleh batas-batas ini,

mengisi Batas Pengeluaran Pembelian !artu Permintaan Perubahan Aorm

9ditampilkan di pameran >.=:.2. (alam Bagian & dari ormulir, masukkan nama &nda, nomor telepon, nomor aks,

dan alamat./. (alam Bagian B dari ormulir, masukkan nomor kartu pembelian dalam kotak yang

disediakan.6. (alam Section7o ormulir, masukkan batas pengeluaran yang diminta perubahan.

ika &nda tidak meminta perubahan dalam ketiga daerah batasan, masukkan ' D &

di bidang yang tidak terpakai.5. (alam Bagian ( ormulir, mendapatkan tanda tangan persetujuan Sesuai dengan

kebijakan persetujuan dalam tabel tanda tangan.=. +empertahankan salinan ormulir dan meneruskan asli ke manajer pembelian kartu./.2 P7+

)engkapi Aorm Penolakan "tem Baris#. Pastikan bahwa tingkat persetujuan yang ditandatangani pada ormulir cocok batas

pengeluaran yang diminta, sesuai dengan kebijakan perusahaan pada kartu

pembelian batas pengeluaran bulanan, yang berikut34 #, batas-departemen persetujuan manager 4 #,#- 25, batas-;perasi persetujuan FP4 25, G persetujuan batas-7;;



13/16

2. ika tanda tangan diperlukan yang hilang, mengembalikan ormulir ke manajer

departemen terkait dengan sebuah penjelasan. ika tidak, menandatangani dan

tanggal bentuk dan membuat salinan. +eneruskan asli ke bank kartu pembelian

untuk memiliki tingkat pembelian dire


14/16

)aporan Pembelian !artu 8ilang

#. $$&' (&' )"'*!$PProsedur ini digunakan oleh karyawan perusahaan untuk menyediakan inormasi

yang diperlukan untuk memproses bank mengenai kartu pengadaan hilang atau

dicuri.2. &'**$'* &0&B !&@&0&'

!aryawan +anajer P7+ Pembelian !artu/. P;S1($

/.# !&@&0&'Beritahu Bank +engenai !artu 8ilang Beritahu bank penerbit kartu segera setelah

&nda menyadari bahwa &nda kartu pembelian hilang. uliskan nama orang

&nda menghubungi, serta tanggal dan waktu saat kontak itu

terbuat. Aorm 7omplete +issing Pembelian !artu/.2 !&@&0&'

#. (ownload ormulir Purchasing 7ard 8ilang dari perusahaan situs intranet9seperti yang ditunjukkan dalam ampilan >.>:.

2. )engkapi inormasi kontak ditampilkan dalam Bagian & dari bentuk./. Pada Bagian B, memeriksa kotak yang sesuai untuk menunjukkan apa yang

terjadi ke kartu.6. Pada Bagian 7, masukkan nomor kartu dalam kotak yang disediakan. ika &nda

tidak memiliki inormasi ini, centang kotak segera di bawah tempat yang

tersedia untuk nomor kartu.5. Berdasarkan pemberitahuan panggilan &nda ke bank, masukkan dalam Bagian

( nama dari orang yang dihubungi, serta tanggal dan saat panggilan terjadi.



15/16

=. Pada Bagian 1, centang kotak yang menunjukkan bagaimana &nda ingin

memiliki kartu pengganti dikirimkan kepada &nda. ika pengiriman

adalah dengan pengiriman semalam, termasuk akun departemen &nda nomor

yang biaya pengiriman akan dikenakan biaya.>. +asuk dan tanggal ormulir.?. eruskan ormulir yang telah dilengkapi kepada +anajer Pembelian !artu.E. ika &nda menemukan kartu pembelian asli &nda di kemudian hari, memotong

menjadi dua dan mengirimkannya kepada +anajer Pembelian !artu././ )aporan P7+ dan ekam 8ilang Pembelian "normasi !artu#. Setelah menerima !artu Pembelian 8ilang selesai bentuk dari karyawan,

meninjau untuk akurasi dan maju ke bank.2. Berkas ormulir dalam ile kartu tersebut hilang. Pada basis bulanan,

mentranser inormasi dari semua baru diterima 8ilang Pembelian ormulir

7ard untuk kartu hilang pelacakan spreadsheet./. injau spreadsheet untuk menentukan apakah beberapa karyawan kehilangan

jumlah yang tidak proporsional dari kartu pembelian. ika demikian, membahas

situasi dengan manajer karyawan untuk menentukan apakah membeli hak card

harus dicabut.



16/16

Documents

makalah Kebijakan.docx