Upload
paulo-mp-harianja
View
1.427
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Disusun Oleh: Paulo M.P. Harianja, Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen, Universitas Darma Agung, Medan, 2012.
Citation preview
Disusun Oleh:
PAULO M.P. HARIANJANPM: 11.032.111.006
Fakultas EkonomiJurusan Manajemen
Universitas Darma AgungMedan2012
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas
berkah dan rahmatNya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang
berjudul “Makalah Komunikasi Bisnis”. Dimana penulisan ”Makalah Komunikasi
Bisnis” ini adalah merupakan salah satu tugas dan persyaratan dalam menyelesaikan tugas
mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Dalam penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik
pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis.
Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan
pembuatan makalah ini.
Dalam penulisan makalah komunikasi bisnis ini penulis menyampaikan ucapan terima
kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan
penelitian ini, khususnya kepada :
1. Bapak Dosen
2. Teman-teman dan keluarga
Secara khusus penulis menyampaikan terima kasih kepada keluarga tercinta yang telah
memberikan dorongan dan bantuan serta pengertian yang besar kepada penulis, baik
selama mengikuti perkuliahan maupun dalam menyelesaikan makalah komunikasi bisnis
ini. Dan juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah
memberikan bantuan dalam penulisan makalah ini.
Akhirnya penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan
karunia yang setimpal pada mereka yang telah memberikan bantuan, dan dapat
menjadikan semua bantuan ini sebagai ibadah, Amin.
Medan, 08 Januari 2012
Penulis
PAULO MP HARIANJA
NPM :11.032.111.006
DAFTAR ISI
2
Kata Pengantar .................................................................................................. 2
Daftar Isi .............................................................................................................. 3
BAB 1.PENDAHULUAN
1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis .................................................. 4
1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis ............................................................... 5
1.3 Komponen-komponen dalam proses komunikasi ................................... 5
BAB 2.TINJAUAN UMUM
2.1 Bentuk Dasar Komunikasi .................................................................... 7
2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications ) ......... 7
2.1.2. Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications ) ..... 9
2.1.3 Komunikasi Verbal ......................................................................... 13
2.1.4 Komunikasi Nonverbal ................................................................... 14
2.2 Proses Komunikasi ………………………………………………….... 16
2.3 Permasalahan dalam Komunikasi ......................................................... 17
2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien ................................................... 19
BAB 3.PENUTUP ................................................................................................ 21
Daftar Pustaka ..................................................................................................... 22
BAB 1
PENDAHULUAN
3
1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi,
mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali.Sebelum berangkat kerja atau
sekolah,berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan musik atau
radio, menonton acara televisi, membaca koran, majalah atau tabloid,atau bercengkerama
dengan anggota keluarga.
Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi
yang ada, baik media komunikasi nonelektronik / konvensional ( penggunaan bahasa lisan,
bahasa isyarat / bahasa tubuh, surat menyurat, surat kabar majalah dan tabloid ), maupun
media komunikasi elektronik ( media audio visual, interkom, internet, telepon seluler dan
telepon biasa ).
Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, para pelaku bisnis tidak
dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor
yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan suatu
organisasi bisnis, pada dasarnya dapat memberikan perintah kerja kepada bawahannya
secara lisan ( penyampaian pesan bisnis melalui telepon, interkom, rapat-rapat, dan
pengarahan ) dan secara tertulis ( memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat
pengumuman, surat edaran umum dan lain lain ).pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut
merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.
Sebagai awal, akan dibahas dasar-dasar komunikasi bisnis yang mencakup pengertian
dasar komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ),
komunikasi lintas budaya ( intercultural / cross cultural communications ), bentuk dasar
komunikasi ( komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal ), proses-proses komunikasi,
permasalahan dan kesalahpahaman yang timbul dalam komunikasi serta cara-cara
memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis
Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and
Methods, komunikasi adalah suatu pertukaran informasi antara individu melalui suatu
4
sistem yang biasa ( lazim ), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman
dan penerimaan pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan
dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan
menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan,
tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Sedangkan komunikasi bisnis secara sederhana
dapat dikemukakan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi
nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang
baik disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, juga harus mampu
menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien sehingga tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai. Para komunikator harus memahami
dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti dan
makna, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan
( menghidupkan suasana ), mampu mengatur serta memilih media komunikasi secara
tepat, dan juga mampu menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk
memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.
1.3 Komponen - Komponen dalam Proses Komunikasi
Dalam komunikasi sehari-hari, ada beberapa komponen yang menjadi dasar pembentuk
terciptanya proses komunikasi, antara lain :
1. Komunikator
Yaitu subyek / pihak yang mengirim ide, pesan, gagasan kepada pihak lain ( penerima /
receiver / komunikan ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu.
2. Ide, Pesan atau Gagasan ( Message )
Yaitu informasi berupa huruf, angka, gambar, yang disampaikan oleh pihak komunikator
( pengirim ) kepada pihak komunikan ( penerima ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu
5
( untuk menarik minat, mempromosikan, mempresentasikan sesuatu hal, barang ataupun
jasa kepada pihak penerima ide, pesan atau gagasan tersebut / komunikan ).
3. Komunikan
Yaitu pihak yang menerima ide, pesan atau gagasan dari komunikator ( pengirim ).
4. Feedback ( Respon / Umpan Balik )
Yaitu tanggapan atas ide, pesan atau gagasan yang diterima ( perbedaan reaksi atau respon
antara suatu pesan ).
5. Channel ( Media )
Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam menyampaikan informasi.Pada dasarnya
ada dua bentuk, yaitu :
a.Media cetak ( surat kabar, majalah )
b.Media elektronik ( telepon, radio, televisi, dan lainnya )
Dimana dalam penyampaian suatu ide, pesan atau gagasan, perlu diperhatikan
kompleksitas ( kerumitan ) dari ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan. Apabila
ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan bersifat sederhana dan dari pribadi ke
pribadi ( personal ), maka media yang digunakan dapat berupa telephon, handphone, surat
( pos ), maupun text. Namun apabila ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan
bersifat kompleks dan kepada banyak orang ( umum ), maka media yang digunakan dapat
berupa telavisi, radio, suratkabar, majalah, dan lain sebagainya.
6. Effect ( Pengaruh )
Yaitu perbedaan antara yang dirasakan dengan apa yang dipikirkan.
7. Lingkungan
Yaitu pengaruh lingkup sosial budaya yang meliputi kepribadian, tingkah laku,
pendidikan, adat istiadat, pergaulan, usia, kebiasaan ( tradisi ) dan lainnya.
BAB 2
TINJAUAN UMUM
6
2.1.Bentuk Dasar Komunikasi
Selain dalam bentuk komunikasi bisnis, didalam dunia praktis, kita juga mengenal bentuk
komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ), dan juga komunikasi lintas
budaya ( intercultural/cross cultural communications ).Namun pada lazimnya, ada dua
bentuk dasar komunikasi yang dipergunakan dalam dunia bisnis,yaitu komunikasi verbal
dan nonverbal.
2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications )
Setiap individu dalam suatu organisasi, tidak dapat dilepaskan dengan dunia
komunikasi.Salah satu jenis komunikasi adalah komunikasi antarpribadi ( interpersonal
communications ), dimana komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan
antara seseorang dengan orang lain ,secara langsung ( dalam situasi tatap muka ) maupun
tidak langsung ( menggunakan media komunikasi tertentu ), dalam suatu masyarakat
maupun organisasi, dengan bahasa yang mudah dipahami ( informal ) untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan ciri-ciri
komunikasi antar pribadi :
a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih secara langsung maupun tidak
langsung
b. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler dan lain-lain.
c. Bahasa yang digunakan bersifat informal ( tidak baku ), dapat menggunakan
bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.
d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat pribadi ( personal ) bila komunikasi
terjadi dalam suatu masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila
komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.
Apabila saat seseorang melakukan komunikasi dengan orang lain dalam konteks
komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ), biasanya ada beberapa tujuan
yang ingin dicapai, antara lain :
a. Menyampaikan informasi
Saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, tentu saja seseorang tersebut bertujuan
untuk menyampaikan dan berbagi informasi yang dimilikinya kepada orang lain, agar
7
orang tersebut juga mengetahui informasi yang dimilikinya..Sebagai contoh, seseorang
menyampaikan informasi kepada temannya bahwa akan diselenggarakan pameran
otomotif pada tanggal 1 hingga 5 Mei 2012 di Lapangan Merdeka Medan. Salah satu
alasan mengapa pesan tersebut perlu disampaikan kepada temannya adalah karena
temannya tersebut adalah salah satu penggemar dunia otomotif, sehingga akan sangat
disayangkan kalau kesempatan langka tersebut tidak disampaikan kepada temannya
tersebut.
b. Berbagi pengalaman
Selain menyampaikan informasi, komunikasi antar pribadi juga memiliki tujuan untuk
saling membagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai hal-hal yang dirasakan
oleh seseorang. Saling berbagi rasa ini pada umumnya tidak disampaikan kepada setiap
orang, tetapi hanya kepada seseorang yang dapat dipercaya atau kepada teman dekat
maupun kepada anggota keluarga. Komunikasi antarpribadi ini bukan saja merupakan cara
untuk mencurahkan perasaan pribadi ( baik yang menyenangkan maupun yang
menyedihkan ), tetapi juga merupakan cara mencari jalan keluar atau alternatif solusi
masalah yang dihadapi.
c. Menumbuhkan simpati
Komunikasi antarpribadi dapat juga digunakan untuk menumbuhkan rasa simpati
seseorang kepada orang lain, dimana rasa simpati ini dapat berupa suatu sikap positif yang
ditunjukkan oleh seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut
merasakan bagaimana beban derita, musibah, kesedihan, dan kepiluan yang sedang
dirasakan oleh orang lain., berupa dalam bentuk dukungan moril, nasehat, bantuan dana,
obat-obatan, bahan bangunan dan menjadi sukarelawan. Rasa simpati tumbuh dari lubuk
hati yang paling dalam dari siapa saja tanpa melihat asal usul suku, agama, daerah, negara,
maupun golongan.
d. Melakukan kerja sama
Tujuan komunikasi antarpribadi yang lainnya adalah untuk melakukan kerjasama antara
seseorang dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk melakukan
sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah pihak. Dengan adanya kerja sama yang baik
antara sesorang dengan orang lain tersebut, akan semakin mempermudah dan
mempercepat penyelesaian suatu pekerjaan.
8
e. Menumbuhkan motivasi
Melalui komunikasi antar pribadi,seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan
sesuatu yang bersifat baik dan bernilai positif, berupa dorongan kuat dari dalam diri
seseorang untuk melakukan sesuatu dengan sebaik-baiknya. Motivasi ini dapat berupa
pujian dan pengakuan atas prestasi kerja seseorang maupun pemberian insentif yang
bersifat finansial maupun non finansial.
2.1.2 Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications )
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang
atau lebih, yang masing masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan
geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar
wilayah maupun antar negara.
Sedangkan bagi para pelaku bisnis, pemahaman yang baik terhadap kebudayaan di suatu
daerah, wilayah atau negara menjadi sangat penting artinya bagi pencapaian tujuan
organisasi bisnis.Sehingga secara sederhana, apabila komunikasi lintas budaya dipandang
dari segi bisnis, dapat disimpulkan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis, baik dengan komunikasi verbal maupun nonverbal, dengan memperhatikan faktor-
faktor budaya disuatu daerah, wilayah atau negara.
Setiap orang hidup, tumbuh, dan berkembang dalam suatu kelompok-kelompok tertentu,
baik yang berkaitan dengan kelompok keagamaan, profesi, dan bisnis. Mereka masing-
masing menerapkan suatu aturan maupun perilaku yang sesuai dengan budayanya.
Sehingga dengan demikian, perlu adanya pemahaman yang mendasar mengenai definisi
kebudayaan. Dari beberapa sudut pandang beberapa ahli, budaya dapat didefinisikan
sebagai berikut :
a. Menurut Lehman, Himstreet dan Baty , budaya diartikan sebagai sekumpulan
pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri, termasuk didalamnya
perilaku dan keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.
b. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran
yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya.
c. Menurut Bovee dan Thill, budaya adalah sistem sharing atas simbol-simbol,
kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk untuk berperilaku.Dalam
9
hal ini, semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi yang serupa tentang
bagaimana seseorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi, serta cenderung untuk
bertindak dan bertingkah laku berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.
d. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik
perilaku dalam suatu kelompok, yang mengindikasikan bahwa komunikasi verbal dan
nonverbal dalam suatu kelompok juga merupakan tipikal dari kelompok tersebut dan
cenderung unik atau berbeda dengan yang lainnya.
e. Menurut Mitchel, budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan,
standar, pengetahuan, moral, hukum dan perilaku yang disampaikan oleh individu-
individu dan masyarakat, yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan,
dan memandang dirinya serta orang lain.
Berdasarkan beberapa pengertian budaya tersebut,ada beberapa hal penting yang perlu
diperhatikan, antara lain bahwa budaya mencakup sekumpulan pengalaman hidup,
pemrograman kolektif, sistem sharing, dan tipikal karakteristik perilaku setiap individu
yang ada dalam suatu masyarakat, termasuk didalamnya tentang bagaimana sistem nilai,
norma, simbol-simbol dan kepercayaan atau keyakinan mereka masing-masing. Dengan
kata lain perbedaan antara satu budaya dengan budaya yang lain terletak pada tingkat
keunikan masing-masing budaya.
Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya tertentu sebenarnya
merupakan suatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan menerima
pesan-pesan lintas budaya secara efektif. Sehingga dalam mempelajari keterampilan
komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam
setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki
budaya yang berbeda. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dan perlu
diketahui dalam memahami perbedaan budaya :
A. Nilai-nilai sosial
Negara-negara maju seperti USA dan negara Eropa, didalam mengelola industrinya, lebih
memilih menggunakan teknologi maju daripada tenaga kerja kasar ( padat karya ) . Namun
negara-negara dengan jumlah penduduk yang besar dan jumlah pengangguran yang besar,
10
misalnya Indonesia dan India, lebih memilih menggunakan tenaga kerja kasar ( padat
karya ) daripada teknologi maju demi mengurangi tingkat pengangguran dinegara tersebut.
B. Peran dan status
Di negara maju seperti USA dan negara Eropa, yang pada dasarnya telah memiliki pola
berpikir yang lebih maju, peran dan status seorang perempuan dianggap lebih rendah dari
seorang pria. Yang sebaliknya terjadi di Indonesia, peran dan status baik pria dan
perempuan dianggap sama, bahkan untuk memberikan perempuan peluang karir yang
sama dengan pria, di Indonesia dibuat peraturan bahwa minimal 30 % dari anggota Dewan
Perwakilan Rakyat adalah perempuan.
C. Adat membuat keputusan ( adat pengambilan keputusan )
Di USA dan dinegara-negara Eropa, seorang pimpinan dari perusahaan maupun negara,
dalam membuat atau pengambilan keputusan, hanya mengambil satu keputusan inti (
primer ), dan keputusan lain yang bersifat sekunder maupun pelaksanaan dari keputusan
inti yang telah dibuat, didelegasikan kepada bawahannya. Tapi dinegara berkembang
seperti Indonesia, seorang pimpinan membuat keputusan secara menyeluruh, dan para
bawahannya hanya bertugas untuk menjalankan keputusan yang telah dibuat pimpinannya.
D. Konsep ruang waktu
Dinegara-negara maju seperti USA dan Eropa, kemampuan seseurang dalam
menyelesaikan suatu tugas dan pekerjaan secara efektif dan efisien, adalah hal yang utama
dan merupakan faktor penentu dari keberhasilan suatu usaha atau bisnis. Namun dinegara
berkembang seperti Indonesia, faktor yang menentukan kelancaran maupun kesuksesan
dari suatu usaha atau bisnis adalah apakah sipemilik usaha atau bisnis memiliki relasi yang
baik dengan pengusaha lainnya maupun dengan pejabat pemerintahan setempat.
E. Konsep ruang pribadi
Dalam melakukan dan membicarakan transaksi bisnis, pengusaha-pengusaha dari negara
maju seperti USA dan dari negara Eropa, cenderung membuat jarak antara seorang pelaku
bisnis dengan pelaku bisnis lainnya. Namun dinegara Arab, jarak tersebut tiada maupun
ditiadakan. Sehingga apabila pelaku bisnis dari negara-negara dengan budaya yang
berbeda tersebut bertemu, mereka harus bisa memahami perbedaan budaya tersebut, saling
menunjukkan sikap toleransi agar bisnis mereka dapat berjalan dengan lancar.
F. Konteks budaya
11
Negara-negara maju ( USA ) yang menganut paham kebebasan individu, pada umumnya
memiliki konteks budaya yang rendah. Berbeda dengan negara-negara yang masih
menganut paham kebudayaan tradisional seperti Korea Selatan dan Taiwan, memiliki
konteks budaya yang tinggi.
G.Bahasa atau gerakan tubuh
Pada umumnya apabila seseorang menjulurkan lidahnya, akan dianggap sedang mengejek
orang lain dan merupakan suatu tindakan yang tidak sopan. Namun di Papua, penduduk
lokal akan menjulurkan lidahnya untuk menyambut kedatangan famili atau keluarga yang
sedang berkunjung, dan bukannya sebagai sikap saat sedang mengejek seseorang.
H. Tingkah laku sosial dan sopan santun
Hal ini dapat terlihat pada wisatawan mancanegara yang sedang berwisata ke negara-
negara dengan budaya yang berbeda. Mereka akan memakai pakaian yang menurut norma
setempat ’ terbuka ’ dan tidak sopan, dan berperilaku dan bertindak jorok bahkan akan
dianggap oleh penduduk setempat sebagai hal yang memalukan. Misalnya berciuman bibir
ditempat publik.
I. Tingkah laku etis
Dinegara-negara maju seperti di USA dan negara-negara Eropa, sesorang tidak boleh
ditahan tanpa adanya surat penahanan, yang berarti bahwa pihak berwajib sudah memiliki
bukti konkrit yang mendukung dakwaan terhadap seseorang tersebut. Namun di Indonesia,
seseorang dapat ditahan terlebih dahulu, sementara bukti yang mendukung dakwaan yang
digunakan sebagai dasar penahanan, baru tersedia setelahnya.
J. Budaya perusahaan
Pada umumnya terdapat pada perusahaan–perusahaan asing, berupa peraturan-peraturan
kedisiplinan karyawan misalnya jam masuk dan keluar kerja, ruangan kusus untuk
merokok, makan dan minum, dan juga dapat berupa sistem kesejahteraan dan sistem
keselamatan kerja para karyawan perusahaan tersebut.
2.1.3 Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam
dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara
tertulis ( written ) maupun lisan ( oral ). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur
12
yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan
bisnis dapat tercapai dengan baik. Contoh-contoh komunikasi verbal, antara lain :
o Membuat dan mengirim surat pengantar barang kesuatu perusahaan.
o Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayaran kredit.
o Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada perusahaan lain.
o Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
o Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain.
o Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
o Membuat dan mengirim surat lamaran pekerjaan.
o Membuat dan mengirim surat pengumuman ke msdia massa.
o Berdiskusi dalam suatu kerja tim.
o Melakukan wawancara kerja dengan pelamar kerja.
o Melakukan presentasi atas proposal dihadapan tim penguji.
o Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.
o Dan lain sebagainya.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam
mengirim maupun menerima pesan. Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam
berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional, kita harus
menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi secara verbal, yaitu :
a. Menulis (writing): Persentase penggunaan saluran komunikasi 9%
b. Mendengarkan (listening): Persentase penggunaan saluran komunikasi 45%
c. Membaca (reading) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 16%
d. Berbicara (speaking) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 30%
Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal
tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering
dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita
tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif dan efisien.
13
2.1.4 Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka
telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi
nonverbal, antara lain :
A.Gerakan tubuh atau bahasa tubuh
o Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
o Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap
orang lain
o Menggelengkan dan menganggukkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak
dan menunjukkan tanda setuju.
o Gerakan kaki dan tangan secara tidak beratur, menunjukkan bahwa seseorang
sedang grogi atau gugup.
o Melambaikan tangan untuk menyatakan selamat tinggal
o Dan lain sebagainya.
B.Mata
Mata adalah cerminan hati atau jiwa seseorang, melalui mata seseorang dapat mengetahui
dan mengerti isi hati dari orang lain, Misalnya, apabila seseorang memandang suatu objek
yang dikaguminya maupun disenanginya, maka orang tersebut akan memandang objek
tersebut dengan antusias dan dalam waktu yang lebih lama.
C. Diam
Sikap diam memiliki konotasi yang positif maupun negatif. Misalnya apabila seseorang
diam dengan tiba-tiba saat sedang melakukan percakapan dengan orang lain, dapat
menandakan bahwa orang tersebut merasa tersinggung terhadap apa yang dikatakan oleh
lawan bicaranya.
D. Bentuk Tubuh
14
Sebuah interpretasi umum akan sifat dan kepribadian sesorang menurut bentuk tubuh yang
dimiliki seseorang tersebut. Misalnya :
o Kurus, Tinggi menunjukkan ciri-ciri pintar dan kritis.
o Tinggi, tegap menunjukkan ciri-ciri cerdas.
o Pendek, gemuk, bulat menunjukkan ciri-ciri cerdik dan humoris.
E. Bau
Berkaitan dengan aroma parfum yang dikenakan seorang pria maupun wanita.
F. Bunyi
o Bunyi beduq menandakan akan dimulainya salat
o Bunyi lonceng gereja menandakan akan dimulainya ibadat misa.
G. Irama
Yaitu menunjukkan jenis jenis suara manusia ( Bass, Alto, Tenor, Sopran )
H. Pakaian
Yaitu menunjukkan ciri khas seorang pria maupun wanita dari pakaian yang
dikenakannya.
I. Waktu
Misalnya papan pengumuman yang menunjukkan waktu tiba maupun keberangkatan
pesawat udara, kapal laut, maupun kereta api.
J, Kedudukan atau tempat
Misalnya seseorang yang memiliki jabatan yang lebih tinggi disuatu perusahaan akan
memiliki ruangan kerja tersendiri ( pribadi ), beda dengan pegawai dengan jabatan yang
lebih rendah dimana ruang kerjanya menyatu dengan pegawai lainnya.
Secara singkat, dalam komunikasi nonverbal, seseorang dapat mengambil suatu
kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, sedih, cinta,
rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya, dimana ekspresi seseorang adalah
merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi
nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal, terutama
15
dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Salah satu
keunggulan komunikasi verbal adalah kesahihannya ( reliabilitas ), yang berkaitan dengan
tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan.
Secara umum, orang akan lebih mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata
daripada menggunakan gerakan tubuh ( bahasa isyarat ) yang relatif lebih mudah untuk
ditafsirkan dan dipahami kesahihannya.
Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering sekali berkaitan erat dengan
ucapan ( lisan ). Ini berarti sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan
nonverbal dalam suatu situasi, dalam mencapai tujuannya untuk menyampaikan pesan
kepada orang lain atau pihak lain.Menurut Thill dan Bovee : Excellence in Business
Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu :
a. Memberikan informasi.
b. Mengatur alur suatu pembicaraan.
c. Mengekspresikan emosi.
d. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
f. Mempermudah tugas-tugas khusus,misalnya,memberi contoh cara mengoperasikan
mesin-mesin berat secara baik dan benar.
2.2 Proses Komunikasi
Menurut Bovee dan Thill : Business Communication Today, Sixth Edition, proses
komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan
ide atau gagasan mengenai apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain, dimana ide atau
gagasan ini dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita.
Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau
tidak relevan dari sumber-sumber tersebut dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang
memang penting, relevan serta signifikan dalam usaha mempersiapkan ide atau
gagasannya.
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
16
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan
sempurna. Agar ide dapat dimengerti dan diterima secara sempurna, pengirim pesan harus
mampu mengubah atau mentransformasikan ide atau gagasan tersebut kedalam bentuk
pesan-pesan, seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah,untuk kemudian disampaikan
kepada orang lain.
c. Pengirim menyampaikan pesan
Setelah mengubah ide-ide kedalam bentuk pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan
atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada sipenerima pesan,
secara efektif dan efisien.
d. Penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat
menafsirkan pesan yang disampaikan. Suatu pesan yang disampaikan, harus mudah
dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran sipenerima pesan, barulah suatu pesan
dapat ditafsirkan secara benar bila sipenerima pesan telah memahami isi pesan
sebagaimana yang dimaksud si pengirim pesan.
e. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ( feedback ) ke pengirim
Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan
memberi sinyal terhadap sipengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh sipenerima pesan
dapat juga disebut sebagai umpan balik ( feedback ), dimana umpan balik ( feedback )
adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi, sebagai tanggapan
sipenerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.
Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan adanya faktor-faktor
penghambat komunikasi.
2.3 Permasalahan dalam Komunikasi
Didalam suatu proses komunikasi, sering ditemukan adanya faktor-faktor penghambat
komunikasi antara sipengirim dan sipenerima pesan, yang dapat mengakibatkan penafsiran
yang salah oleh si penerima pesan atas pesan yang diterima, sebagaimana yang sebenarnya
dimaksudkan oleh sipengirim pesan pada awal proses komunikasi.Faktor-faktor
penghambat komunikasi tersebut, dikelompokkan kedalam empat masalah utama, yaitu :
a. Masalah dalam Mengembangkan Pesan
17
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam
memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat
mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan
situasi yang ada, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan
suatu ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses
komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa
kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.
b. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari
pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik dari media
komunikasi tersebut. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound
systemnya ( antara tersambung atau tidak ), kualitas suara sound system yang kurang baik,
lampu yang tiba-tiba padam, dan lain sebagainya.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan
yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.Bila dua
buah pesan disampaikan sekaligus, atau bila sebuah pesan disampaikan melalui saluran
penghubung yang cukup panjang, akan muncul gangguan dalam arus komunikasi dan
bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.
c. Masalah dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesan pun tidak luput dari
masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya
persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang
terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
Dalam beberapa kasus, masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitab dengan
kesehatan sipenerima pesan. Misalnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang
kabur atau bahkan sakit kepala. Meskipun tidak menghambat jalur komunikasi secara
keseluruhan, tetapi hal-hal tersebut dapat mengurangi kesempurnaan penerimaan pesan.
d. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah
terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima
18
pesan. Permasalahan saat penafsiran pesan tersebut dapat muncul akibat dari beberapa
faktor berikut :
o Perbedaan latar belakang kehidupan
o Perbedaan penafsiran kata
o Perbedaan reaksi emosional
2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien
Dalam melakukan komunikasi, ada kalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak berjalan secara efektif dan
efisien. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif dan efisien,
diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :
a. Persepsi
Seorang komunikator yang baik harus dapat memprediksi apakah pesan yang
disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens
akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar sehingga dapat
mengantisipasi reaksi komunikator dalam menyusun umpan balik, dengan tetap
melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
b. Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi
dapat mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang
ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal tersebut diabaikan, yang muncul adalah
kesalahan komunikasi ( miscommunications ).
c. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang
tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya, dan juga bahwa
substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan, benar-benar akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Disamping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik
apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.
d. Pengendalian
19
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap
pesan yang disampaikan. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan
audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens
bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensinya saat
melakukan komunikasi.
e. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik
dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.
Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang
baik kepada audiensnya.
Komunikasi yang efektif dan efisien dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi
dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut, yaitu :
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-Hati
Langkah utama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan
maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Sampaikan pesan dengan
bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal
yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut.
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat
audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan
Agar pemberian umpan balik ( feedback ) dapat memberikan suatu manfaat yang berarti,
cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator
menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat.
Misalnya, melalui tatap muka atau melalui telepon. Akan tetapi, apabila umpan balik yang
cepat tidak terlalu dipentingkan, sarana tertulis dapat menjadi alternatif yang baik dalam
menyampaikan pesan.
BAB 3
PENUTUP
20
Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam
keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun
masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional.
Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal
( atasan-bawahan ) maupun jalur horisontal ( kolega setingkat ).
Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh
kondisi dan perilaku komunikator sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan,
media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang
disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh
tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para
komunikator merasa senang dan puas, begitu juga para komunikan ( audiens ).
Oleh karenanya, komunikasi merupakan keterampilan yang sangat penting dalam hidup
manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang
kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan
pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat
yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap dan ekspresi kita. Jadi syarat
utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi
etika serta integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau
seberapapun unggulnya kualitas sebuah produk, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa
penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi
yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh
aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk
mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang
baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan
bagian yang sangat penting.
DAFTAR PUSTAKA
21
Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Jakarta: Penerbit Erlangga, 2006
22