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Francois BUREAU
Formation PMI® / PMP®
MANAGEMENT DES APPROVISIONNEMENTS
DU PROJET
PMBOK ® 5th edition 2013 339
Management des approvisionnements du projet
Ce chapitre comprend les processus d'achat ou d'acquisition des
produits, services ou résultats nécessaires et externes à l'équipe
de projet.
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Les processus du management des approvisionnements
approvisionnements du projet 12.1 Planifier le managementdes approvisionnements
12.2 Procéder aux approvisionnements
12.3 Manager les approvisionnements
12. 4 Clore les approvisionnements
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Management des approvisionnements du projet
Les processus du management des approvisionnements
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Management des approvisionnements du projet
Contrat : engagement juridique mutuel qui oblige le vendeur à fournir les produits, services
ou résultats spécifiés, et oblige l'acheteur à fournir une contrepartie ( monétaire ou autre ).
Il comprend : des termes et des conditions, et peut inclure toute documentation sur
laquelle s'appuie l'acheteur pour définir ce que le vendeur doit exécuter ou fournir.
L'équipe de management de projet aide à adapter le contrat aux besoins spécifiques du
projet.
La plupart des organisations ont une politique interne et des procédures documentées
qui identifient spécifiquement la personne habilitée à signer et administrer de tels accords
pour leur compte. PMBOK ® Guide
A contract can also be called :
agreement, understanding, subcontract, purchase order
The seller can also be called :
vendor, supplier, service provider, contractor, sub-contractor
The buyer can also be called :
client, customer, purchaser, service requestor, prime contractor,
contractor, acquiring organization, governmental agency
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1.Planifier les approvisionnements12.1 Planifier les approvisionnements
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C'est le processus qui consiste:
– à documenter les décisions d'approvisionnement du projet,
– à spécifier les méthodes et approches qui seront utilisées,
– et à identifier les vendeurs potentiels.
12.1 Planifier le management des approvisionnements
Le plan d'approvisionnement du projet :
•
•
•
ce qu'il faut acheter ou sous-traiter, en quelle quantité, à quel moment,
type de contrat, type de marché et d'appel au marché
quelle documentation.
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Données d'entrée– Référence de base du contenu (scope baseline)
– Documentation des exigences (requirements documentation)
– Accords de constitution d'équipe (teaming agreements)
– Registre des risques (risk register)
– Décisions contractuelles relatives aux risques (risk-related contract decisions)
– Besoins en ressources nécessaires aux activités (activity resource requirements)
– Echéancier du projet (project schedule)
– Estimation du coût des activités (activity cost estimates)
– Référence de base de performance des coûts (cost performance baseline)
– Facteurs environnementaux de l'entreprise (enterprise environmental factors)
– Actifs organisationnels (organizational process assets)
12.1 Planifier les approvisionnementsIN
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12.1 Planifier le management des approvisionnements
Outils et techniques
– Analyse « produire ou acheter » (make-or-buy analysis)
– Jugement d'expert (expert judgment)
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– Réunions
12.1 Planifier le management des approvisionnements
Outils et techniques
– Consultation du marché (recherche des partenaires)
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Outils et techniques
– Types d'appels au marché :
• IFB invitation for bid (objective : best price) items purchase described clearly, no
negotiation lowest wins (appel d'offres)
• RFQ request for quotation for low monetary items (demande de devis)
• RFP request for proposals complex on nonstandard items or services of relatively
high monetary value (appel à proposition)
• RFI request for information précède l'appel au marché proprement dit (demande
d'information
12.1 Planifier les approvisionnementsIN
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1.Planifier les approvisionnements12.1 Planifier les approvisionnements
Outils et techniques
– Types de contrats : Fixed price (FP) aussi appelé : lump sum (forfaits) - risque plus élevé pour le vendeur
• FFP firm fixed price (prix forfaitaires)
• FPIF fixed price incentive fee ( prix final fixé en fonction performance du vendeur par exemple par
rapport à une date butée)
• FP-EPA fixed price with economic price adjustment (indexation des prix)
Cost reimbursable (régie) remboursement des coûts + honoraires - risque plus élevé pour
l'acheteur.
• CPFF cost plus fixed fee (honoraires fixes)
• CPIF cost plus incentive fee (remboursement coûts + honoraires fixés en fonction performance du
vendeur par rapport à un montant de référence )
Par ex. au-dessus du montant de référence : seuls 80% des coûts sont remboursés
en dessous du montant de référence : l'acheteur paie en plus 20% (montant référence – coûts réels)
• CPAF cost plus award fee (remboursement coûts + prime au mérite, selon l'appréciation de
l'acheteur)
Time and Material (T&M) (pièces et main d'œuvre) contrats hybrides (quantités variables, mais taux
unitaire fixe)
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12.1 Planifier le management des approvisionnements
Données de sortie
– Plan de management des approvisionnements (procurement management plan)
– Enoncés des travaux d'approvisionnement (procurement statements of work)
– Documents d'approvisionnement (procurement documents)
– Critères de sélection des sources (source selection criteria)
– Décisions de « produire ou d'acheter » (make-or-buy decisions)
– Mises à jour des documents du projet (project document updates)
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12.1 Planifier le management des approvisionnements
Contenu du plan de management des approvisionnements :
• types de marchés
• types de contrats
• modalités de passation des marchés
• qui prépare les critères d'évaluation
• rôles et responsabilités
• documents d'approvisionnement
• formulaires à utiliser
• fournisseurs pré sélectionnes (short list)
• planning, contraintes et directives
Le Procurement statement of work (SOW) décrit le bien ou service à
acquérir de manière suffisamment détaillée pour que les fournisseurs
potentiels puissent déterminer s'ils sont en mesure de le fournir.
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12.2 Procéder aux approvisionnements
approvisionnementsC'est le processus qui consiste:
– à solliciter et à obtenir les réponses des vendeurs,
– à sélectionner un vendeur,
– et à attribuer un contrat.
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Données d'entrée
– Plan de management des approvisionnements (procurement management plan)
– Documents d'approvisionnement (procurement documents)
– Critères de sélection des sources (source selection criteria)
– Offres des vendeurs (seller proposals)
– Documents du projet (project documents)
– Décisions de « produire ou d'acheter » (make-or-buy decisions)
– Enoncés des travaux d'approvisionnement (procurement statements of work)
– Actifs organisationnels (organizational process assets)
12.2 Procéder aux approvisionnementsIN
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12.2 Procéder aux approvisionnements
Outils et techniques
– Conférence des soumissionnaires réunion avec les vendeurs potentiels en
vue de s'assurer de la parfaite compréhension des clauses du marché et de
veiller à une parfaite égalité de traitement.
– Techniques d'évaluation des propositions techniques de dépouillement et
évaluation des offres, avec ou sans pondération ( critères pondérés) et avec ou
sans exigences minimales pour certains critères ( Screening system)
– Estimations indépendantes évaluation des offres par une tierce partie
– Jugement d'expert
– Publicité publicité du marché, diffusion etc.
– Techniques analytiques (examen des performances passées dessoumissionnaires, etc.)
– Négociations d'approvisionnement techniques de négociation avant lasignature du contrat.
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12.2 Procéder aux approvisionnements
Exemples de critères d'évaluation
Expérience dans le secteur de l’audit bancaire
Nombre de missions d’audit légal ou contractuel réalisées au cours des 3
dernières années dans le secteur bancaire
Qualité de la méthodologie proposée et du programme de mission pour la
réalisation des prestations objet du marché
compréhension des tâches à réaliser
prise en compte de la problématique
prise en compte de la volumétrie
la capacité technique
qualité des CV
réactivité,
l'approche du management
l'approche technique
la taille et le type de l'entreprise
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12.2 Procéder aux approvisionnementsIN
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Negotiation
12.2 Procéder aux approvisionnements
principles
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•
•
•
•
•
•
•
•
Know what you want, and what you would be prepared to accept
Be open
Listen, seek to understand, then seek to be understood
Seek win-win
Keep positive
Keep respect
Keep calm
Use reason and logic, not dogma
Look for shared goals
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12.2 Procéder aux approvisionnements
Les étapes de la négociation
Negotiation generally progresses through Five Stages.
1. PROTOCOL - During this stage, both parties meeting in the Negotiation
setting. If two teams of negotiating, members of each team are introduced.
2. INQUIRING - At this stage, both parties exchange information and discuss
concerns. The objective here for both the teams is to Identify strengths and
weaknesses.
3. BARGAINING- At this stage, both parties makes offers and Tradeoffs
4. CLOSURE - At this stage, both parties restate their positions and confirm their
trade offs they are willing to negotiate.
5. ACCEPTANCE - Finally both parties reach an agreement or decide to
suspend negotiations.
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12.2 Procéder aux approvisionnements
Données de sortie
– Vendeurs sélectionnés (selected sellers)
– Attribution des contrats d'approvisionnement (agreements)
– Calendriers des ressources (resource calendars)
– Demandes de modification (change requests)
– Mises à jour du plan de management du projet (project management plan updates)
– Mises à jour des documents du projet (project document updates)
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Données d'entrée Données de sortie
Plan de management du projet Informations sur la performance du travail
Documents d'approvisionnement Demandes de modification
Accords et contrats Mises à jour du Plan de management du projet
Demandes de modification approuvées Mises à jour des documents du projet
Informations sur la performance du travail Actifs organisationnels
Données sur la performance du travail
PMBOK ® 5th edition 2013 360
12.3 Manager les approvisionnements
C'est le processus qui consiste:
– à gérer les relations avec les fournisseurs
– à suivre les performances contractuelles et, le cas échéant, à effectuer
les modifications et les corrections nécessaires.
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12.3 Suivre les approvisionnements
Suivi du contrat
•
•
•
suivi administratif (exécution des obligations du contrat)
suivi de l'acceptation formelle des livrables par le client.
suivi du respect des échéances contractuelles.
Suivi qualité
• suivi assurance qualité tel que prévu dans le PQP (plan qualité du projet)
Suivi administratif et financier
• bon de commande, relevés d'activités, facturation, règlements clients
Suivi de la relation client
•
•
niveau de satisfaction du client quant à la prestation et quant aux prestataires
gestion des incidents au plus près.
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12.3 Suivre les approvisionnements
Outils et techniques
– Système de maîtrise des modifications du contrat (contract change
control system)
– Revues des performances des approvisionnements (procurement
performance reviews) revue de performances conduite par le fournisseur
lui-même..
– Inspections et audits (inspections and audits)
– Etablissement du rapport d'avancement (performance reporting)
– Systèmes de paiement (payment systems) système de paiement des
fournisseurs (généralement la comptabilité fournisseurs)
– Gestion des réclamations (claims administration) réclamations, litiges.
– Système de gestion des enregistrements (records management system)
procédures et outil informatique de gestion et suivi des contrats.
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12.3 Manager les approvisionnements
Quelques termes de vocabulaire liés à la gestion des contrats
Warranty (garantie)
Doctrine of waiver (clause de renonciation)
o Breach (non respect d'une obligation du contrat : carence)
o Bonds performance bond (Cautions, Provisions si pénalités)
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12.4 Clore les approvisionnements
C'est le processus qui consiste à achever l'exécution des contrats
et à clore les contrats.
Il comporte des activités administratives, telles que la mise à jour des
enregistrements pour refléter les résultats finaux et l’archivage de ces
informations pour un usage futur.
Les réclamations non résolues peuvent faire l’objet de litiges après la clôture du
contrat.
Attention aux clauses de résiliation prématurée d'un contrat.
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vérifier le bonne exécution des obligations contractuelles
vérifier la présence des livrables attendus
contrôle qualité éventuel
le point sur les règlements fournisseurs
débriefing, post-mortem et capitalisation
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Outils et techniques
– Audit des approvisionnements (procurement audits)
– Règlements négociés (negotiated settlements)
– Systèmes de gestion des enregistrements (records management systems)
12.4 Clore les approvisionnements
Données d'entrée
– Plan de management des approvisionnements (procurement management plan)
– Documents d'approvisionnement (procurement documents)
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Données de sortie
– Approvisionnements clos (closed procurements)
– Mises à jour des actifs organisationnels (organizational process assets
updates)
• Le dossier d'approvisionnement
• L'acceptation des livrables
• La documentation des leçons apprises
12.4 Clore les approvisionnementsIN
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