MANAJEMEN AUDIT ISO 19011:2002INDAH KARYA Register Certification Services

AUDIT

PROSES YANG SISTEMATIS, MANDIRI DAN TERDOKUMENTASI UNTUK MEMPEROLEH BUKTI AUDIT DAN PENILAIAN SECARA OBYEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT DIPENUHI AUDIT EKSTERNALAUDIT INTERNALAUDIT PIHAK PERTAMA (AUDIT INTERNAL)AUDIT PIHAK KEDUAAUDIT PIHAK KETIGA

ETHICAL CONDUCT (Kode Etik)FAIR PRESENTATION(Penyajian yang adil)DUE PROFESIONAL CARE (Taat secara profesional)EVIDENCE BASED APPROACH (Pendekatan berdasarkan bukti)INDEPENDENCE (Independen)PRINSIP-PRINSIP BAGI AUDITOR

Ethical Conduct (Kode Etik)

Prinsip-prinsip bagi AuditorConfidentiality (Kerahasiaan)Trust (Kepercayaan)Discretion (Tidak terpengaruh)Integrity (Integritas)

Fair Presentation (Presentasi yang adil)

Prinsip-prinsip bagi AuditorHarus mencerminkan kebenaran dan ketepatan dari kegiatan auditAudit finding (Temuan audit)Audit Conclusion (kesimpulan audit)Audit report (Laporan audit)

Due Professional Care (Menjaga profesionalisme) Prinsip-prinsip bagi AuditorThe importance of the task (Pentingnya tugas yang dilaksanakan)The Confidence (Percaya diri)Competence (Memiliki kompetensi)

Independence (Independen)Prinsip-prinsip bagi AuditorIndependent of the activity being audited (Independen selama kegiatan audit)Free from bias and conflict of interest (Bebas dari keberpihakan)

Maintain the objective state of mind (Memelihara pemikiran yang obyektif)

Memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan pada bukti audit

Evidence-based Approach (Pendekatan berdasarkan bukti) Prinsip-prinsip bagi AuditorAudit evidence is verifiable (Bukti audit dapat diverifikasi) Audit conclusion related to the appropriate use of sampling (Kesimpulan audit memperhatikan penggunaan sampling yang sesuai)Base on samples of information (Berdasarkan pada sampel informasi)

MANAJEMEN PROGRAM AUDITPROGRAMAUDIT PLAN DO CHECK ACTIONPROSEDUR

ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT Penanggung Jawab Sasaran & jangkauan Tanggung jawab Sumber daya Prosedur Jadual audit Penilaian auditor Seleksi tim audit Pengarahan aktivitas audit Record Pantau dan kaji ulang Identifikasi kebutuhan perbaikan & pencegahan Identifikasi improvementKompetensi AuditorAktivitasAuditPlanDoCheckActionPerbaikan program audit

SASARAN PROGRAM AUDITAtas dasar pertimbangan Prioritas Manajemen Maksud komersial Persyaratan sistem manajemen Peraturan perundangan, persyaratan kontrak Kebutuhan evaluasi pemasok Persyaratan pelanggan Kebutuhan pihak yang berkepentingan Resiko terhadap organisasiSASARANAUDITMengarahkan perencanaan dan pelaksanaan audit

JANGKAUAN PROGRAM AUDITAUDITPROGRAMPerhatian pihak yang berkepentinganRuang lingkup, Sasaran,DurasiProblem bahasa,Sosial, budayaStandar, regulasi,kriteriaKebutuhan sertifikasi/registrasiFrekuensi auditHasil audit sebelumnyaKompleksitasaktivitasPerubahan significantdari operasi

TANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDITPrinsip-prinsip auditKompetensi auditor Penerapan dari teknik audit Ketrampilan manajemen Memahami hal teknis dan bisnis usaha yang diaudit Tanggung jawab untuk mengelola program audit yang memahami :

Menetapkan sasaran dan jangkauan program audit Menetapkan tanggung jawab dan prosedur Menjamin tersedianya sumber dayaMemastikan penerapan program audit Memastikan rekaman program audit dipeliharaMemantau, meninjau dan memperbaiki program audit TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT

SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT Mempertimbangkan :

Sumber daya financial Teknik mengaudit Proses mencapai dan memelihara kompetensi auditor & meningkatkan kinerja auditorKetersediaan Auditor dan Tenaga AhliJangkauan program audit Akomodasi, transportasi dll.

KEGIATAN AUDIT

Pre - AuditOn site Audit Post - Audit

Persiapan audit Ketua tim audit Sasaran, kriteria, lingkup Kelayakan Tim auditKontak awalTinjauan Dokumen Persiapan audit lapangan Rencana auditPenugasan Tim auditDokumen kerjaRapat PembukaanProses audit: Komunikasi Peran Pemandu & Obs Pengumpulan & Verifi- kasi information Persiapan kesimpulan auditRapat PenutupanLaporan auditDistribusi laporan auditPenyelesaian auditTindak lanjut audit

PENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASIHanya informasi yang dapat di verifikasi Bukti audit Temuan AuditSumber informasiPengumpulan dengan contoh yang sesuai dan verifikasiPenilaian terhadap kriteria auditTinjauanKesimpulan auditMetoda Pengumpulan Informasi Wawancara Observasi Lapangan Tinjauan Dokumen

PELAKSANAAN TINDAK LANJUTKesimpulan audit untuk mengidentifikasi keperluan tindakan koreksi, pencegahan dan peningkatanDitetapkan dan dilaksanakan oleh auditee dalam jangka waktu yang disepakatiInformasi auditee kepada klien audit tentang status tindakanPenyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan diverifikasiVerifikasi dapat dilakukan pada audit selanjutnya

ATRIBUT PERSONILSeorang auditor sebaiknya :Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus hati, jujur dan bijaksanaTerbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatifDiplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi setiap orangSuka memperhatikan, yaitu cara aktif menyadari kegiatan fisik yang ada disekitarnyaCerdik, yaitu secara insting menyadari dan mampu memahami situasiVersatile, yaitu selalu siap menyesuaikan diri dalam situasi yang berbeda.Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian sasaranTegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis.Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara mandiri meskipun aktif berinteraksi dengan yang lain

KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITORPengetahuan danKetrampilan bidangMutuPengetahuan dan Pengetahuan danKetrampilan umum Ketrampilan bidang Mutu & Lingkungan LingkunganPendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman Kerja Auditor AuditAtribut Personel

PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, PELATIHAN AUDITOR DAN PENGALAMAN AUDIT

ParameterAuditorAuditor di kedua disiplinKetua tim auditPendidikanPendidikan tingkat dua (lihat cacatan 1)Sama seperti auditorJumlah pengalaman kerja5 tahun (lihat cacatan 2)Sama seperti auditorSama seperti auditorPengalaman kerja bidang manajemen mutu atau manajemen mingkunganMin 2 tahun dari jumlah 5 tahun24 hari pelatihan dalam disiplin kediua (lihat catatan 4)Sama seperti auditorPelatihan auditor40 hari pelatihan auditor2 tahun dalam dua disiplinSama seperti auditorPengalaman audit4 auidt lengkap hingga jumlah min. 20 hari pengalaman magang audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat catatan 3)3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit dalam disiplin kedua dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim audit (lihat cacatan 3)3 audit lengkap hingga jumlah min 15 hari pengalaman audit bertindak dalam peran Ketua tim audit dibawah arahan dan panduan auditor berkompetensi sebagai ketua tim auditCatatan 1 Pendidikan tingkat dua adalah bagian dari sistem pendidikan nasional sesudah tahap awal atau dasar, tetapi diselesaikan sebelum masuk ke universitas atau lembaga pendidkikan serupa.Catatan 2 Jumlah hatun pengalaman kerja dapat dikurangi 1 tahun jika orangnya telah menyelesaikan proses pendidikan kedua yang sesuai.Catatan 3 Pengalaman kerja dalam disiplin kedua dapat bersamaan dengan pengalaman kerja dalam disiplin pertama.Catatan 4 Pelatihan dalam disiplin kedua adalah untuk mendapat pengetahuan dari standar, hokum, peraturan, prinsip, metode dan teknik yang relevan.Catatan 5 Audit lengkap adalah audit yang mencakup semua langkah yang diurutkan dalam 6.3 sampai 6.6. Pengalaman audit menyeluruh hendaknya mencakup seluruh stndar system manajemen

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUMPrinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit yang sesuai dan menjamin bahwa audit dilaksanakan konsisten dan sistematis.Sistem manajemen dan dokumentasi referensi untuk menjamin auditor memahami ruang lingkup audit dan menerapkan kriteria audit.Situasi organisasi untuk menjamin auditor memahami konteks oprasional organisasi.Hukum, regulasi dan persyaratan lain yang berlaku untuk disiplin yang relevan untuk menjamin auditor bekerja sesuai dan memperhatikan persyaratan yang diterapkan pada organisasi yang diaudit.

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM KETUA TIM AUDITKetua tim audit mampu :Merencanakan audit dan sumber daya yang efektif selama auditMewakili Tim audit berkomunikasi dengan klien audit dan auditeeMengorganisir dan mengarahkan anggotaMengarahkan dan memandu auditor magangMemimpin Tim audit mencapai kesimpulan auditMencegah dan mengatasi konflik yang terjadiMenyiapkan dan melengkapi laporan audit

PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN KHUSUS AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTUMetode dan teknik yang terkait dengan mutu, untuk menjamin auditor menguji sistem manajemen mutu dan mendapatkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai.Proses dan produk, termasuk jasa, untuk menjamin auditor memahami konteks teknologi dari audit yang dilaksanakan.

METODA EVALUASI AUDITOR

Metoda evaluasiSasaranContohTinjauan rekamanVerifikasi latar belakang auditorAnalisis rekaman pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan pengalaman auditUmpan balik positif dan negativeMendapatkan informasi kinerja auditorSurvai, keesioner, referensi personil, penghargaan, keluhan, kinerja, evaluasi, tinjauan pembandingWawancanaEvaluasi atribut peronil dan ketrampilan berkomunikasi, verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan informasi tambahanTatap muka dan wawancara teleponObservasiEvaluasi atribut personil dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan ketrampilanRole playing, audit witness, kinerja penugasanPengujianEvaluasi atribut personil, pengetahuan, ketrampilan dan penerapannyaUjian lisan dan tertulis, tes psykhologiTinjauan audit sebelumnyaMendapatkan informasi bahwa observasi langsung tidak memungkinkan untuk dilakukan atau yang sesuaiTinjauan pada laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega dan auditor

Terima KasihAudit Mutu Internal