MANAJEMEN DATA YANG

HANDAL DALAM

MENDUKUNG AKUNTABILITAS

PELAKSANAAN PROGRAM

HIBAH AIR MINUM DAN

SANITASI

Batam, 08 Mei 2018

• Manajemen Data

• Hirarki Data

• Siklus Informasi

• Sistem Informasi

• Komponen Sistem Informasi Dan Peranan Sistem

Informasi Dalam Proses Manajemen

• Sistem Basis Data

• Sistem Informasi Manajemen (SIM)

• Mekanisme Pelaksanaan

• Timeline Program Hibah

• Portal Data Prohamsan

• Konfigurasi Sistem & Pengguna Sim Prohamsan

• Produsen Data Dalam Pelaksanaan Kegiatan Prohamsan

• Siklus Aliran Data

• Pelaporan Pj-sim

• Tahapan Dalam Pengolahan Data

OUTLINE

➢ Manajemen adalah suatu pencapaian sasaran-sasaran organisasi

dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan

pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya

organisasi.

➢ Data merupakan bahan yang berupa huruf, simbol, angka gambar, suara

atau penggambaran dari kejadian.

➢ Manajemen data merupakan suatu bentuk kegiatan pengelolaan

sumber daya informasi yang meliputi, pertama proses pengumpulan

data dan pencatatatn ke dalam dokumen yang berfungsi sebagai

masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya

informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses

penambahan data baru dan perubahan data yang ada supaya sumber

daya informasi tetap mutakhir. Keempat, mengatur (organize) proses

penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan

informasi para pemakai. Dalam konteks ini Manajemen data yang

dilakukan dari ketiga proses manajemen.

MANAJEMEN DATA

MANAJEMEN DATA

• Manajemen Data merupakan bagian dari manajemen sumberdaya

informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa

data :

1. Data Akurat

2. Up to Date (mutakhir)

3. Aman

4. Tersedia bagi pemakai (user)

HIRARKI DATA

1. Bit, merupakan unit data terkecil yang bisa disimpan

komputer dalam suatu database. Diwakili dengan 0

atau 1

2. Karakter (Byte), Merupakan sebuah huruf, angka,

atau simbol dan merupakan gabungan dari beberapa

bit.

3. Field, Merupakan unit data yang berisi satu atau lebih

karakter(byte).Contoh : Nim, Nama, Alamat, dsb.

4. Record, Merupakan kumpulan field-field yang

berhubungan.

5. Tabel, Merupakan kumpulan record-record yang

saling berhubungan.

6. Database, Merupakan kumpulan dari tabel / file.1

Bit

Byte

Field

Record

File/Tabel

Basis Data

SIKLUS INFORMASI

• Suatu informasi akan memiliki

manfaat dalam proses

pengambilan keputusan

apabila informasi tersebut

mempunyai kualitas dan nilai.

• Kriteria kualitas informasi

adalah :

1. Akurat, yang berarti

informasi harus tidak bias

atau menyesatkan dan

bebas dari kesalahan.

2. Tepat Waktu, informasi

yang sampai kepada

penerima tidak boleh

terlambat.

Proses

(Model)

Input (Data)

Data

Lengkap

Hasil

Tindakan

Output

(Informasi)

Penerima

Keputusan

Tindakan

Dasar

Data

SISTEM INFORMASI

• Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata (fact) yang

digunakan untuk pengambilan keputusan;

• Sistem merupakan sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang

saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga

tahapan yaitu INPUT-PROSES-OUTPUT.

• Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan

dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan

informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga

menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

SISTEM INFORMASIPada dasarnya sesuatu dapat disebut “Sistem” apabila memenuhi dua

syarat:

(i) Harus memiliki bagian–bagian yang saling bernteraksi dengan

maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu

disebut sub-sistem adapula yang menyebutnya sebagai

prosedur.

(ii) Suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu

INPUT,PROSES,OUTPUT.

• Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana

sistem itu dioperasikan.

• Sedangkan Proses adalah aktivitas yang mengubah input

menjadi output.

• Output adalah hasil operasi, tujuan, sasaran atau target

pengorganisasian suatu sistem.

Input Proses Output

KOMPONEN SISTEM INFORMASI DAN

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES

MANAJEMEN

Komponen Sistem Informasi

• Hardware : CPU, Disk, Terminal,

Printer

• Software : Sistem operasi, sistem

basis data, program aplikasi

• Personil : Operator sistem,

Penyedia masukan, Pengguna

keluaran (PJ SIM)

• Data : data yang tersimpan dalam

jangka waktu tertentu

• Prosedur : instruksi dan

kebijaksanaan untuk

mengoperasikan sistem

Peranan Sistem Informasi Dalam

Proses Manajemen

Menyediakan informasi untuk

menunjang proses pengambilan

keputusan yang dilakukan

menajemen.

SISTEM BASIS DATA

• Merupakan sistem yang terdiri dari

basis data dan sekumpulan program

/ Data Base Management System

(DBMS) yang memungkinkan

pengguna mengakses dan

memanipulasi data tersebut.

• DBMS merupakan perangkat lunak

yang didisain untuk melakukan

penyimpanan dan pengaturan basis

data, juga menerapkan mekanisme

pengamanan data, pemakaian data

secara bersama, pemaksaan

keakuratan data, dll.

• DBMS igunakan untuk

mengelola database yang

umumnya berukuran besar

dan kompleks.

• DBMS merupakan program

intermediet antara basis data

(database) dengan aplikasi.

• DBMS bertugas mengatur

aliran data keluar masuk

database sehingga tidak akan

terjadi inkonsistensi data.

• DBMS juga memastikan pihak

yang mengakses data adalah

pihak-pihak yang berwenang.

SISTEM BASIS DATA

• Sistem informasi Manajemen (SIM) merupakan istilah yang umum

dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu

(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi

operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah

organisasi

• Sistem informasi Manajemen (SIM) merupakan serangkaian sub-

sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara

rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi

informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas

yang sesuai dengan kebutuhan.

• Sistem informasi Manajemen (SIM) menggunakan perangat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur

pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “basis

data”.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Tujuan SIM

Memenuhi kebutuhan informasi umum seluruh pemangku

kepentingan dalam organisasi serta menyediakan informasi bagi

pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi

model matematika.

Manfaat SIM

1. Dapat memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau

perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk

memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan

melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

2. Dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan

pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga

memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan

masalah standar dan situasi terkini

3. Dapat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan

dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang

berkaitan dengan hasilnya.

MEKANISME PELAKSANAAN

No Jenis Data Produsen Data

1 Surat Minat Bupati PEMDA

2 Surat Pernyataan Idle Capacity PEMDA

3 Surat Usulan Permohonan SPPH CPMU

4 SPPH Kabupaten/Kota DJPK

5 PHD Kab/Kota DJPK

6 SK PIU (Project Implementation Unit) PEMDA

7 Data MBR PDAM/PEMDA

8 Surat Kesiapan Data MBR PEMDA (PIU)

9 Jadwal Survey Baseline (Konsultan Baseline dan Verifikasi) CPMU

10 Surat Pelaksanaan Survey Baseline CPMU

11 BA Survey Baseline PEMDA, KONSULTAN

12Surat Pemasangan SR (AMD) / Sambungan Tanki Septik (ALS) CPMU

13 Surat Penyelesaian Konstruksi Fisik PEMDA

14 Lampiran Data MBR untuk Verifikasi PEMDA, KONSULTAN

15 Penyampaian Data Verifikasi Kepada Konsultan PEMDA

16 Penyampaian Jadwal Verifikasi Konsultan Baeline dan Verifikasi

17 Surat Pelaksanaan Survey Verifikasi CPMU

18 BA Verifikasi PEMDA, PPMU, Konsultan

19 Laporan Reviu BPKP BPKP

20 Laporan Rekomendasi PPMU PPMU

21 Rekomendasi Teknis CPMU

JENIS DATA

YANG

DIHASILKAN

SESUAI

MEKANISME

PROGRAM

TIMELINE PROGRAM HIBAH AIR

MINUM DAN SANITASI TA 2018

PORTAL DATA PROHAMSAN

• Portal Data Prohamsan dapat

diakses melalui

www.prohamsan.com

• Web Prohamsan memberikan

gambaran umum tentang

progres Hibah Air Minum dan

Sanitasi dari tahap awal hingga

tahap pencairan (AMK,AMD, dan

ALS).

• Meliputi Proges Kemajuan,

Berita / Informasi Acara yang

telah dan akan berlangsung,

hingga menu untuk

mendownload materi dan bahan

pendukung lainnya.

Website Prohamsan

Web server

BPKP :• Akses Data/informasi (sesuai

kewenangan)

PUSATPUBLIK :•Akses Data/informasi

Aplikasi & Database SIM PROHAMSAN

STAKE HOLDER :• User• Akses Data/informasi (full

akses)

KONSULTAN ADVISORY CPMU :• Administrator (pengelola)• Akses Data/informasi• Rekapitulasi Data• Monev

DJPK-Kementerian Keuangan:• Akses Data/informasi (sesuai

kewenangan)

Pj-SIM :• User

• Upload Data (sesuai kewenangan)

• Akses Data/informasi (sesuaikewenangan)

KONS. BASELINE & VERIFIASI :• User• Upload Data (sesuai kewenangan)• Akses Data/informasi (sesuai

kewenangan)

KONFIGURASI SISTEM & PENGGUNA

SIM PROHAMSAN

PRODUSEN DATA DALAM

PELAKSANAAN KEGIATAN

PROHAMSAN• PJ SIM, dalam progres pelaksanaan Hibah Air Minum dan Sanitasi PJ

sebagai salah satu produsen data bertugas untuk memberikan data

dan informasi kepada CPMU melalui web yang telah tersedia;

• CPMU melakukan olahan data yang berasal dari beberapa produsen

data lain sehingga menghasilkan keluaran yang mendukung

kegiatan Hibah Air Minum dan Sanitasi ;

• PEMDA, sebagai salah satu produsen data memberikan data dan

informasi sesuai kebutuhan untuk kelancaran progres progres

pelaksanaan Hibah Air Minum dan Sanitasi ;

• DJPK, dalammendukung progres pelaksanaan PROHAMSAN, DJPK

juga menjadi produsen data berupa data-data terkait SPPH hingga

kegiatan pencairan.

• BPKP dalammendukung progres pelaksanaan PROHAMSAN, BPKP

melakukan verifikasi dimana data laporan hasil verifikasi kemudian

akan diterima oleh CPMU.

• Tim Konsultan Baseline dan Verifikasi menjadi produsen data

SIKLUS ALIRAN DATA DARI PEMDA, DJPK,

DAN BPKP

Koordinasi

Aliran Data

SIKLUS ALIRAN DATA KONSULTAN

BASELINE DAN VERIFIKASI

Koordinasi

Aliran Data

SIKLUS ALIRAN DATA PJ SIM

Koordinasi

Aliran Data

PELAPORAN PJ-SIM

1. Pemasangan SR (April-Oktober)

2. Pembangunan Tanki septick (April-Oktober)

3. Verifikasi Eligible (Juli-November)

4. Rekomendasi Pencairan (ALS Okt-Des, AMD Des)

5. Pencairan

• Laporan progres kegiatan kepada CPMU, setiap hari maksimal

pukul 16.00 WIB.

• Data yang masuk akan di publish di web PROHAMSAN pada pukul

08.00 WIB keesokan harinya.

• Untuk data yang tidak valid / Ineligible, maka akan diupload Lusa

keesokan harinya (menunggu revisi dari PJ SIM).

TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA

1.EDITING

• Merupakan kegiatan untuk melakukan pengecekan isian

formulir/kuisioner, apakah jawaban dikuisioner telah :

• Lengkap, semua pertanyaan sudah terisi jawabannya.

• Jelas, Jawaban pertanyaan cukup jelas terbaca.

• Relevan, jawaban yang tertulis apakah relevan dengan pertanyaan.

• Konsisten, apakah antara beberapa pertayaan yang berkaitan isi

jawabannya konsisten.

✓ Pada CPMU Program Hibah, Tahap Editing dilakukan dalam pengelolaan

data yang masuk dari Pemda, Konsultan, dan PJ-SIM. (Data MBR, Data

Baseline, Data Pemasangan SR, Pembangunan Tanki septick)

2. CODING

• Coding merupakan kegiatan merubah data berbentuk huruf menjadi

data berbentuk angka/bilangan. Kegunaan coding adalah untuk

mempermudah pada saat analisis data dan juga mempercepat pada

saat entry data.

✓ Pada CPMU Program Hibah, setelah pengeditan data yang valid

maka dilakukan coding dengan pemberian coding untuk data MBR,

maupun ID Baseline pada masing-masing SR.

TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA

3. PROCESSING

• Pemrosesan data dilakukan dengan cara meng-entry data dari

kuisioner ke paket program komputer. Ada bermacam-macam paket

program yang dapat digunakan untuk pemrosesan data dengan

masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.

✓ Tahap Processing data pada CPMU Hibah dan Air Minum terdapat

pada tim Manajemen Data dan Web

TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA

4.CLEANING

• Cleaning / pembersihan data merupakan kegiatan pengecekan

kembali data yang sudah di entry apakah ada kesalahan/tidak.

Kesalahan tersebut mungkin terjadi saat kita meng-entry data ke

komputer.

• Cara meng-cleaning data:

1. Mengetahui Missing Data

2. Mengetahui Variasi Data

3. Mengetahui Konsistensi Data

✓ Tahap Processing data pada CPMU Hibah dan Air Minum terdapat

pada tim Sanitasi, Air Minum dan Monitoring dan Evaluasi.

TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA

POHON DATA PROHAMSAN

CATATAN

• PJ SIM berperan penting dalam memberikan data dan informasi yg

akurat kedalam portal data PROHAMSAN;

• PJ diwajibkan untuk menyampaikan laporan progres kegiatan setiap

harinya sesuai dengan kewajibannya maksimal pukul 16.00 WIB,

sehingga data dalam portal data PROHAMSAN tetap up to date dan

handal;

• Data yang akan di-publish oleh PJ SIM ke dalam website prohamsan

sebagai sumber informasi resmi bagi para pengambil keputusan di

tingkat pusat, maupun Kab/Kota dan juga kepada khalayak umum

sebagai bagian dari penyebarluasan informasi publik terkait kegiatan

PROHAMSAN.