Manual Biblioteca

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008

1 GENERALIDADES 131.1 INTRODUCCIN 131.2 NATURALEZA 131.3 RESEA HISTRICA 131.4 ESTRUCTURA INTERNA 141.5 MISIN 151.6 VISIN 151.7 OBJETIVOS 151.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA 151.9 SIMBOLOGA 161.10 OBJETIVO DEL MANUAL 172 SERVICIOS 192.1 CIRCULACIN Y PRSTAMO 192.1.1 Generalidades 192.1.1.1 Definicin 192.1.1.2 Objetivo 192.1.1.3 ndice de procesos 192.1.2 Prstamo a Domicilio 192.1.2.1 Objetivo 192.1.2.2 Polticas y lineamientos 192.1.2.2.1 Usuario Internos 192.1.2.2.2 Usuario Externos 202.1.2.3 Descripcin del procedimiento 202.1.2.4 Diagrama de flujo 212.1.3 Prstamo en Sala 222.1.3.1 Objetivo 222.1.3.2 Polticas y lineamientos 222.1.3.2.1 Usuario Internos 222.1.3.2.2 Usuarios Externos 222.1.3.3 Descripcin del procedimiento 222.1.3.4 Diagrama de flujo 232.1.4 Paz y salvos Estudiantes 242.1.4.1 Objetivo 242.1.4.2 Polticas y lineamientos 242.1.4.2.1 Usuario Internos 242.1.4.3 Descripcin del procedimiento acadmico 242.1.4.4 Diagrama de flujo 252.1.5 Paz y salvos Administrativos y Docentes 26

CONTENIDO

2.1.5.1 Objetivo 262.1.5.2 Polticas y lineamientos 262.1.5.2.1 Usuario Internos 262.1.5.3 Descripcin del procedimiento 262.1.5.4 Diagrama de flujo. 272.1.6 Multas 282.1.6.1 Objetivo 282.1.6.2 Polticas y lineamientos 282.1.6.2.1 Usuario Internos 282.1.6.2.2 Usuario Externos 282.1.6.3 Descripcin del procedimiento 282.1.6.4 Diagrama de flujo 292.1.7 Reposicin por prdida 302.1.7.1 Objetivo 302.1.7.2 Polticas y lineamientos 302.1.7.2.1 Usuario Interno 302.1.7.2.2 Requisitos de reposicin 302.1.7.3 Descripcin del procedimiento. 302.1.7.4 Diagrama de flujo 312.1.8 Libro por multa 322.1.8.1 Objetivo 322.1.8.2 Polticas y lineamientos 322.1.8.2.1 Usuario Internos 322.1.8.3 Caractersticas de entrega de Libro. 322.1.8.4 Descripcin del procedimiento 322.1.8.5 Diagrama de Flujo 332.1.9 Expedicin del carn de egresado 342.1.9.1 Objetivo 342.1.9.2 Polticas y lineamientos 342.1.9.3 Documentacin Requerida 342.1.9.3.1 Graduados 342.1.9.3.2 Terminacin de materias 342.1.9.4 Descripcin del procedimiento 342.1.9.5 Diagrama de flujo 352.2 FORMACIN DE USUARIOS 362.2.1 Generalidades 362.2.1.1 Definicin 362.2.1.2 Objetivo 362.2.1.3 ndice de procesos 362.2.2 Induccin a usuarios de primer semestre 362.2.2.1 Objetivo 362.2.2.2 Polticas y lineamientos 362.2.2.3 Descripcin de procedimiento 362.2.2.4 Diagrama de flujo 372.2.3 Induccin a usuarios durante el semestre. 382.2.3.1 Objetivo 382.2.3.2 Polticas y lineamientos 382.2.3.3 Descripcin del procedimiento 382.2.3.4 Diagrama de flujo 392.3 REFERENCIA A USUARIOS 40

2.3.1 Generalidades 402.3.1.1 Definicin 402.3.1.2 Objetivo 402.3.1.3 ndice de procesos 402.3.2 Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin informacin 402.3.2.1 Objetivo 402.3.2.2 Polticas y lineamientos 402.3.2.3 Descripcin del procedimiento 402.3.2.4 Observaciones 412.3.2.4.1 Anlisis de la necesidad de informacin 412.3.2.4.2 Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin 412.3.2.4.3 Evaluacin de tipo de bsqueda 422.3.2.4.4 Entrega de resultados 422.3.2.4.5 Almacenamiento de Informacin 422.3.2.5 Diagrama de flujo 432.3.3 Realizacin de Bibliografas 442.3.3.1 Objetivo 442.3.3.2 Polticas y lineamientos 442.3.3.3 Descripcin del procedimiento 442.3.3.4 Observaciones 442.3.3.4.1 Presenta necesidad informativa 442.3.3.4.2 Evaluacin solicitud 442.3.3.4.3 Desarrolla bsqueda y evala las diferentes fuentes 442.3.3.4.4 Entrega resultados 452.3.3.4.5 Desarrollo del proceso pertinente 452.3.3.5 Diagrama de flujo 452.3.4 Diseminacin Selectiva de Informacin 462.3.4.1 Objetivo 462.3.4.2 Polticas y lineamientos 462.3.4.3 Descripcin del procedimiento 462.3.4.4 Diagrama de flujo 462.3.5 Conmutacin Bibliogrfica 472.3.5.1 Objetivo 472.3.5.2 Polticas y lineamientos 472.3.5.3 Descripcin del procedimiento 472.3.5.3.1 Descripcin documentos A 472.3.5.3.2 Descripcin del procedimiento B 472.3.5.4 Observaciones 482.3.5.5 Diagrama de flujo 482.3.5.5.1 Procedimiento A 482.3.5.5.2 Procedimiento B 492.4 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 492.4.1 Generalidades 492.4.1.1 Definicin 492.4.1.2 Objetivo 492.4.1.3 ndice de procesos 492.4.2 Carta de Presentacin 502.4.2.1 Objetivo 502.4.2.2 Polticas y lineamientos 502.4.2.2.1 Usuarios internos 50

2.4.2.2.2 Usuarios externos 502.4.2.3 Descripcin del procedimiento 502.4.2.4 Diagrama de flujo 512.4.3 Prstamo Interbibliotecario 522.4.3.1 Objetivo 522.4.3.2 Polticas y lineamientos 522.4.3.2.1 Usuarios internos 522.4.3.2.2 Usuarios externos 522.4.3.3 Descripcin del procedimiento 522.4.3.4 Diagrama de flujo 532.4.4 Prstamo Interbibliotecario Biblioteca Lus ngel Arango. 542.4.4.1 Objetivo 542.4.4.2 Polticas y lineamientos 542.4.4.2.1 Usuarios internos 542.4.4.3 Descripcin del procedimiento 542.4.4.4 Diagrama de flujo 552.5 SIARED 562.5.1 Generalidades 562.5.1.1 Definicin 562.5.1.2 Objetivo 562.5.1.3 ndice de procesos 562.5.1.4 Requerimientos 562.5.1.4.1 Tcnicos 562.5.1.4.2 Personal 572.5.1.5 Descripcin del procedimiento 572.5.1.6 Observaciones 572.5.1.6.1 Usuarios 572.5.1.7 Diagrama de flujo 582.5.2 Prstamo de Equipos 592.5.2.1 Objetivo 592.5.2.2 Poltica / Lineamientos 592.5.2.3 Descripcin del procedimiento 592.5.2.4 Observaciones 602.5.2.5 Diagrama de flujo 602.5.3 Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de Informacin 612.5.3.1 Objetivo 612.5.3.2 Polticas/Lineamientos 612.5.3.3 Descripcin del procedimiento 612.5.3.4 Observaciones 612.5.3.4.1 Anlisis de la necesidad de informacin 612.5.3.4.2 Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin 612.5.3.4.3 Evaluacin de tipo de bsqueda 622.5.3.4.4 Entrega de resultados 622.5.3.4.5 Almacenamiento de Informacin 622.5.3.5 Diagrama de flujo 632.5.4 Consulta de pginas Web, revistas electrnicas, y BD. 642.5.4.1 Objetivo 642.5.4.2 Polticas/Lineamientos 642.5.4.3 Descripcin del procedimiento 642.5.4.4 Observaciones 64

2.5.4.5 Diagrama de flujo 652.5.5 Alerta bibliogrfica 662.5.5.1 Objetivo 662.5.5.2 Polticas / Lineamientos 662.5.5.3 Descripcin del procedimiento 662.5.5.4 Observaciones 662.5.5.5 Diagrama de flujo 662.5.6 Diseminacin Selectiva de Informacin 672.5.6.1 Objetivo 672.5.6.2 Polticas/Lineamientos 672.5.6.3 Descripcin del procedimiento 672.5.6.4 Observaciones 672.5.6.5 Diagrama de flujo 673 ADQUISICIONES 693.1 Generalidades 693.1.1 Definicin 693.1.2 Objetivo 693.1.3 ndice de procesos 693.2 Compra de material bibliogrfico 693.2.1 Objetivo 693.2.2 Poltica / Lineamientos 693.2.3 Descripcin del procedimiento 703.2.4 Diagrama de flujo 714 PROCESOS TCNICOS 734.1 Generalidades 734.1.1 Definicin 734.1.2 Objetivo 734.1.3 ndice de procesos 734.2 Procesamiento tcnico de material bibliogrfico 734.2.1 Objetivo 734.2.2 Poltica / Lineamientos 734.2.3 Descripcin del procedimiento 744.2.4 Diagrama de flujo 75

TABLA DE ANEXOS

Anexo 1 Ficha de solicitud de prstamo 79Anexo 2 Paz y Salvo 79Anexo 3 Solicitud paz y salvo (Departamento de Desarrollo Humano) 80Anexo 4 Recibo de pago de multa 81Anexo 5 Carn de egresado 81Anexo 6 Formato asistencia a inducciones 82Anexo 7 Formato referencia a usuarios 83Anexo 8 Carta de presentacin 84Anexo 9 Prstamo interbibliotecario 85

Anexo 10 Formato Lus Angel Arango 86Anexo 11 Formato SIARED 87Anexo 12 Polticas desarrollo de colecciones 88Anexo 13 Formato solicitud de material bibliogrfico 99Anexo 14 Manual ingreso de material a OLIB 100Anexo 15 Formato entrega de libros a servicios 112Anexo 16 Carta de agradecimiento 113Anexo 17 Formato registro de donaciones 114Anexo 18 Formato recepcin de donaciones 115Anexo 19 Informacin general. Gua de uso 116

ACUERDO No. 001Junio 17 de 2008

Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca.

La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en especial las conferidas por el Artculo 24, numeral 4, de los Estatutos de la Universidad, y

C O N S I D E R A N D O:

Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del Departamento de Biblioteca que facilite el uso ptimo de los servicios que ofrece a la comunidad universitaria.

Que en la actualidad no existe formalmente un documento que describa las actividades, procesos, polticas y normas que debe cumplir el Departamento de Biblioteca, para la prestacin de un servicio eficiente y pertinente.

Que es necesario cumplir con las normas exigidas en los procesos de Alta Calidad para Instituciones de Educacin superior.

Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca.

Que el contenido del presente acuerdo fue estudiado y aprobado por el Consejo Acadmico de la Universidad, segn acta No. 02 de fecha 29 de abril de 2008, previo trmite de revisin, adecuacin y concepto favorable de una comisin destinada para tal fin.

A C U E R D A:

ARTCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia, con la siguiente normativa.

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1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIN

El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripcin de actividades y tareas que deben seguirse en la realizacin de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia.

La elaboracin del manual es de suma importancia para la optimizacin de la organizacin interna de la dependencia dentro de la universidad, para que las actividades realizadas tengan un mtodo previamente establecido.

Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios tcnicos, con metodologas unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participacin de los funcionarios de la dependencia.

El establecimiento y estandarizacin de procedimientos hace ms viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente sealadas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y as asegurar que cada paso est bien hecho antes de continuar con el siguiente.

1.2 NATURALEZA

El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de informacin para el aprendizaje, la docencia, la investigacin, la cultura y dems actividades relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad.

El Departamento de Biblioteca est constituido por fondos bibliogrficos y documentales adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos acadmicos y formativos de la comunidad Grancolombiana.

1.3 RESEA HISTRICA

La Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, fue creada para satisfacer las necesidades improrrogables de la comunidad universitaria teniendo como objetivo primordial el aumento de su cultura mediante la adecuada implantacin de sus servicios giles y dinmicos con la finalidad de procurar la mxima incorporacin de informacin relevante sobre los procesos de enseanza-aprendizaje, e investigacin conforme a la planeacin educativa.

Este estamento, se inicia hacia la dcada de 1960, cuando se centralizaron los diferentes recursos bibliogrficos existentes en las dependencias de cada una de las Unidades Docentes, situndola en la parte posterior de la sede central de la Biblioteca Central, asignndole 173.01 metros cuadrados y para comenzar sus labores se destin una planta de personal compuesta por un tcnico y dos secretarias, la

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coleccin contaba con cerca de 2.300 volmenes de diversas reas. Con dichos recursos se dio inicio a la prestacin del servicio.

Posteriormente la Biblioteca de la Gran Colombia presentaba la siguiente organizacin administrativa:

Direccin Coordinacin de Seleccin y AdquisicionesCoordinacin de Procesos Tcnicos Coordinacin de Servicios al Pblico.

Estos cuatro niveles administrativos, desarrollaban actividades soporte para que las cinco (5) unidades de informacin, a saber: Economa y Contadura, Arquitectura, Derecho, Educacin Ingeniera y dos (2) bibliotecas satlites: Liceo y Armenia, brindaran servicios de referencia, pregunta-respuesta, bibliografa y referencia general con el fin de atender las necesidades acadmicas de la comunidad universitaria.

Actualmente el departamento de biblioteca de Bogot esta constituido por tres (3) unidades de informacin a nivel de educacin superior (Biblioteca Central, Ingeniera Civil y Postgrados) y se encuentra en miras de implementar un proyecto de modernizacin que lo consolide como un sistema de bibliotecas.

1.4 ESTRUCTURA INTERNA

En su interior, el Departamento de Biblioteca est bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien depende de la Vicerrectora Acadmica con quien coordina las polticas relacionadas con su funcionamiento.

Comprende dos reas: Tcnica y Servicios al usuario.El rea tcnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Tcnicos. En

el rea de servicios al pblico se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca, Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografa, bibliografas especiales a solicitud del usuario y la Sala de investigacin Acadmica de Recursos Electrnicos y Digitales (SIARED).

ORGANIGRAMA

RECTORA

JEFE DEPARTAMENTODE BIBLIOTECA

DESARROLLO DECOLECCIONES SERVICIOS

CONSULTA Y PRSTAMO MATERIAL

HEMEROTECA

SIARED

REFERENCIA

MEDIOS AUDIVISUALES

VICERRECTORA ACADMICA

VICERRECTORA ADMINISTRATIVA

ADQUISICIONES PROCESOS TCNICOS

Fuente: Biblioteca Universidad la Gran Colombia

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1.5 MISIN

Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad Grancolombiana a travs de recursos y servicios integrados de informacin con alta calidad que conduzcan a la consolidacin dinmica y pertinente del vnculo con la academia, la investigacin y la cultura.

1.6 VISIN

Consolidar a corto plazo un Sistema de Bibliotecas integral, eficiente, pertinente y actualizado que va a la vanguardia en la prestacin de productos, servicios y medios de informacin eficaces, con los procesos y procedimientos claramente planificados, sumados al talento humano calificado como pilares de la prestacin y funcionamiento de un servicio de excelente calidad.

1.7 OBJETIVOS

El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el acceso y difusin de informacin pertinente acorde a los programas acadmicos e investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundizacin cientfica, tcnica y profesional adquirida en las diferentes reas del conocimiento.

Proveer servicios de informacin que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinmico.

Desarrollar tecnolgicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de acuerdo con las tendencias globales para lograr una organizacin eficiente y eficaz en sus procesos y procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios con altos estndares de calidad.

1.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

Son funciones del Departamento de Biblioteca:1. Asesorar a la Vicerrectora Acadmica y a las Facultades en la formulacin de polticas sobre

seleccin, adquisicin y actualizacin de material bibliogrfico.2. Seleccionar, adquirir y organizar sistemticamente el material bibliogrfico para satisfacer las

necesidades de informacin de la comunidad universitaria.3. Actualizar peridicamente la informacin disponible en los diferentes medios, teniendo en

cuenta los requerimientos de los programas acadmicos.4. Fomentar el uso de los recursos de informacin existentes en la Biblioteca, mediante guas,

induccin a usuarios, exhibicin del material y carteleras informativas, boletn de nuevas adquisiciones, difusin por medios electrnicos, entre otros.

5. Procurar el desarrollo de hbitos de lectura e investigacin en los usuarios, mediante la creacin de ambientes que estimulen la vocacin de la lectura.

6. Difundir la informacin y prestar servicios con calidad y excelencia.7. Realizar planes de mantenimiento, conservacin de equipos y elementos, lo mismo que

actualizar y renovar las colecciones con el fin de garantizar servicios de calidad.8. Generar informes y estadsticas histricas y semestrales sobre el uso y consulta del material

bibliogrfico, adquisicin de libros y revistas especializadas, bases de datos y suscripcin a publicaciones peridicas por Facultades y programas.

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9. Identificar reas crticas, producidas por la demanda y consulta de estudiantes, docentes e investigadores y proponer estratgicas de mejoramiento.

10. Coordinar con las unidades acadmicas de las Facultades, las estrategias y mecanismos para asegurar la actualizacin y suficiencia del material bibliogrfico que soporta los programas acadmicos.

11. Llevar registros de los materiales adquiridos por compra, canje y donacin.12. Controlar los prstamos de los distintos materiales bibliogrficos, aplicar el reglamento y

expedir paz y salvos de Biblioteca a los usuarios.13. Promocionar y administrar los servicios bsicos de Biblioteca para egresados, de acuerdo con

el reglamento.14. Facilitar las herramientas y el adecuado entrenamiento para el uso y acceso a la informacin,

contenida en las bases de datos, redes de informacin nacional e internacional y ejercer control para que su utilizacin se realice en funcin de los programas pertinentes.

15. Realizar anualmente los inventarios y presentarlos a las dependencias correspondientes.16. Informar a las directivas acerca de los avances e innovaciones tecnolgicas para el desarrollo

apropiado de los servicios Bibliotecarios en la Institucin.17. Participar en los comits de Bibliotecas universitarias, a nivel nacional y local, establecer

conexiones y convenios que permitan la vinculacin de la universidad a redes y organizaciones que correspondan.

18. Ofrecer a la comunidad universitaria una unidad de informacin organizada sistemticamente en una planta fsica amplia, flexible y armoniosa, que ofrezca seguridad, funcionalidad y esttica y que cumpla con los lineamientos establecidos oficialmente para los procesos de acreditacin integral.

19. Realizar la auto evaluacin de la dependencia, identificar reas crticas y elaborar el plan de mejoramiento, segn las directrices trazadas por el Comit Central de auto evaluacin institucional

20. Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecucin del plan de desarrollo de la dependencia, sealando los logros en los indicadores de procesos y de resultados, segn el caso, en los formatos que para el efecto se expidan.

21. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual har parte del mensaje institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.

22. Las dems que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que le asigne el Rector.

1.9 SIMBOLOGA

Para una mayor comprensin, la simbologa utilizada en la elaboracin de los diferentes procedimientos del Departamento de Biblioteca es:

SMBOLO DESCRIPCIN

INICIOIndicador de inicio de un

procedimiento.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o

actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad

de decisin o de conmutacin.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad

combinada.

SMBOLO DESCRIPCIN

Conector. sese para representaren un Diagrama de Flujo una

entrada o una salida de una partede un Diagrama de Flujo a otra

dentro de la misma pgina.

Documento. Representa la informacin escrita pertinente

al proceso.

Conector utilizado para representar el fin de un

procedimiento. FIN

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1.10 OBJETIVO DEL MANUAL

Este documento tiene como propsito fundamental describir los procedimientos con base en los procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misin de la Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad.

El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del autocontrol.

Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente la trayectoria de las distintas operaciones.

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2. SERVICIOS

2.1 CIRCULACIN Y PRSTAMO

2.1.1 GENERALIDADES

2.1.1.1. Definicin: Servicio mediante el cual se dispone el material bibliogrfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y prstamo al usuario por un tiempo determinado.

2.1.1.2. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el prstamo de los materiales bibliogrficos, para el apoyo de su actividad cultural y acadmica.

2.1.1.3. ndice de procesos

1. Prstamo externo 2. Prstamo en Sala3. Paz y Salvos

3.1. Estudiantes3.2. Administrativos-Docentes

4. Multas4.1. Multas4.2. Reposicin por prdida4.3. Libro por Multa

5. Carn de Egresados

2.1.2. PRSTAMO A DOMICILIO

2.1.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos el prstamo de publicaciones o materiales bibliogrficos diversos a domicilio. 2.1.2.2. Polticas y lineamientos 2.1.2.2.1. Usuarios Internos1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1)

da en la coleccin de reserva con renovacin.2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio.3. La multa generada de los materiales de la coleccin general y la coleccin de Reserva ser

conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deber ser cancelado por cada da de mora en la entrega del material.

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4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega.

2.1.2.2.2. Usuarios Externos1. nicamente se le prestara material bibliogrfico a los usuarios externos con los que se tenga

convenio nter bibliotecario el departamento.2. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das nicamente para la coleccin general sin renovacin.3. Se prestarn nicamente dos (2) libros para prstamo a domicilio.4. La sancin generada por la mora en la devolucin del material prestado ser de ocho (8) das por da

en la demora en la devolucin.5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser

entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega.

2.1.2.3. Descripcin del procedimiento

No.

1

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3

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9

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RESPONSABLE

USUARIO

USUARIO

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

AUXILAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

ACTIVIDAD

Consulta del Catlogo y seleccin del material.

Solicitud del material.

Diligencia Ficha de Solicitud de Prstamo. (Ver Anexo 1)

Se identifica y solicita material.

Recepcin de carn y solicitud.

Verifica estado de usuario en el sistema.

Si tiene multa o no tiene registro se enva a pagar

multa o se registra en el sistema.

Busca material solicitado.

Verifica disponibilidad de material.

Carga y entrega del material al usuario (Segn Coleccin).

Recibe Material.

Lleva material a domicilio.

Devuelve material.

Decide renovar o no.

Descarga del material en el sistema

Organiza material en la coleccin

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2.1.2.4. Diagrama de flujo

INICIO

Consulta catlogoy seleccin de

material

Diligenciaficha

Identificacin y solicitud de

material

Dirige a ventanillade reserva

Paga multa o se registra como

usuario

Recibe material

Lleva material a domicilio

Renovar1 vez

Devuelve material

Recepcin de carn estudiantil

y solicitud

Verificacin de registro

Multa o no registro

Bsqueda de material

Verificacin de disponibilidad

de material

Carga y entregadel material

Descarga material del sistema

Organizar material en la coleccin

FIN

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PRSTAMO A DOMICILIO USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)

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2.1.3. PRSTAMO EN SALA

2.1.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos el prstamo de publicaciones o materiales bibliogrficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca. 2.1.3.2. Polticas y lineamientos 2.1.3.2.1. Usuarios Internos1. El prstamo en sala ser por tres (3) horas con renovacin.2. Se prestarn nicamente tres (3) materiales para prstamo sala.3. La multa generada por la mora en la entrega del material ser conforme al valor estipulado

anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deber ser cancelado por cada hora de mora en la entrega del material.

4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo en sala, ste deber ser entregado el mismo da y en la misma biblioteca y/o coleccin en la hora estipulada para su entrega.


convenio nterbibliotecario el departamento.2. El prstamo a domicilio ser por tres (3) das con renovacin.3. Se prestarn nicamente dos (2) libros para prstamo en sala.4. La sancin generada por la mora en la devolucin del material prestado ser de ocho (8) das en la

demora en la devolucin.5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo en sala, ste deber ser

entregado el mismo da y en la misma biblioteca y/o coleccin en la hora estipulada para su entrega.


No.

1

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3

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RESPONSABLE

USUARIO

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

ACTIVIDAD

Consulta del Catlogo y seleccin del material.

Diligencia ficha de solicitud. (Ver Anexo 1)

Se identifica y solicita material.

Recepcin de carne y solicitud de prstamo.

Verificacin de estado de usuario en el sistema.

Si tiene multa o no tiene registro se enva a pagar multa

o se registra en el sistema.

Bsqueda del material

Verifica disponibilidad de material

Carga y entrega del material al usuario (Segn Coleccin)

Recibe Material.

Consulta en Sala.

Devuelve material

Descarga material en el sistema

Organiza material en la coleccin

Univ

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a

22


INICIO

Consulta catlogoy seleccin de

material

Diligenciaficha

Identificacin y solicitud de

material

Dirige a ventanillade reserva

Paga multa o se registra como

usuario

Recibe material

Consulta en Sala

Devuelve material


y solicitud


Multa o no registro

Bsqueda de material

Verificacin de disponibilidad

de material

Carga y entregadel material

Descarga material del sistema

Organizar material en la coleccin

FIN

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PRSTAMO EN SALAUSUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)

NO

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2.1.4. PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES

2.1.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad estudiantil de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como acadmicos. 2.1.4.2. Polticas y lineamientos 2.1.4.2.1. Usuarios Internos1. La verificacin de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deber en primera instancia ser

buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el cdigo con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homnimos.

2. El Recibo de verificacin debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Cdigo, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable, campos de proceso a tramitar por el usuario.

3. Los Paz y Salvos estarn en responsabilidad de el auxiliar de la coleccin de reserva as como tambin estos debern incluir de manera adicional el visto bueno del Coordinador de Servicio de Biblioteca.

4. Los Paz y Salvos sern entregados de inmediato al momento de su solicitud.

2.1.4.3. Descripcin del procedimiento acadmico

No.

1

2

3

4

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RESPONSABLE

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

COORDINADOR

COORDINADOR

USUARIO

AUXILIAR

ACTIVIDAD

Realiza solicitud en ventanilla.

Se Identifica

Verifica informacin y estado del Usuario (OLIB)

Informa al usuario estado del usuario

Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca

(Continua proceso de multa)

Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2)

Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios

Verifica Nuevamente estado del usuario.

Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.

Solicita entrega paz y salvo.

Entrega paz y salvo.

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INICIO

Realiza solicitud

Se identifica con carn estudiantil

Paga multa

Paz y salvo

Recibe paz y salvoautorizado

Pone sellos y fecha correspondiente

Entrega paz y salvoa usuario

Verificacin deestado de usuario

(OLIB)

Informa a usuario estado

Mora

Entrega paz y salvo a

coordinador

Verifica estado usuario

Entrega paz y salvo revisado

y firmado

Recibe pazy salvo

FIN

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ESTUDIANTESUSUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)

NO

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COORDINADOR

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2.1.5. PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES

2.1.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad administrativa y docente de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como acadmicos. 2.1.5.2. Polticas y lineamientos2.1.5.2.1. Usuarios Internos1. Debe llegar una solicitud del Departamento de Desarrollo Humano con el requerimiento de liquidar

al funcionario.2. La verificacin de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deber en primera instancia ser

buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el cdigo con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homnimos.

3. El Recibo de verificacin debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Cdigo, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable.

4. Los Paz y Salvos estarn en responsabilidad de el auxiliar de la coleccin de reserva as como tambin estos debern incluir de manera adicional el visto bueno del Director de Biblioteca.

5. Los Paz y Salvos sern entregados al da siguiente de su solicitud despus del medio da.6. Una vez elaborado el paz y salvo la secretaria lo debe enviar con un memo gil al Departamento de

Desarrollo Humano.


No.

1

2

3

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5

6

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RESPONSABLE

DESARROLLO

HUMANO

SECRETARIA

SECRETARIA

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

COORDINADOR

COORDINADOR

AUXILIAR

SECRETARIA

ACTIVIDAD

Enva solicitud con el requerimiento de liquidar el funcionario a

secretaria del Departamento de Biblioteca. (Ver Anexo 3)

Recibe solicitud del Departamento de Desarrollo Humano.

Enva solicitud al rea de circulacin y prstamo.


Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca se informa

a departamento de Desarrollo humano.

Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2)

Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios

Verifica Nuevamente estado del usuario.

Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.

Entrega Paz y salvo a Secretaria.

Enva Paz y Salvo a Departamento de Desarrollo

Humano con un memo gil.

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INICIO

Solicitudliquidacin

Recibe paz y salvoautorizado

Pone sellos y fecha correspondiente

Entrega paz y salvoa usuario

Mora

Entrega paz y salvo a

coordinador Verifica estado usuario

Entrega paz y salvo revisado y firmado

Recibe pazy salvo

FIN

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ADMINISTRATIVOS Y DOCENTESDEPARTAMENTO DE

DESARROLLO HUMANO

NO

SI

SECRETARIA AUXILIAR DE BIBLIOTECACOORDINADOR DE

SERVICIOS FUNCIONARIO

Recibe solicitud

Envia solicitud a circulacin y

prstamoVerificacin de

estado de usuario(OLIB)

Informa al Departamento de

Desarrollo Humano

Informa al Funcionario de

Mora

Paz y Salvo

Paga multa

Enva paz y salvoa Departamento de Desarrollo Humano

con memo

Memo gil

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2.1.6. MULTAS

2.1.6.1. Objetivo: Realizar cobros a los usuarios por un monto determinado generado por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliogrfico. 2.1.6.2. Polticas y lineamientos2.1.6.2.1. Usuarios Internos1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1)

da en la coleccin de reserva con renovacin.2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio.3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser conforme al valor estipulado

anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deber ser cancelado por cada da de mora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva

4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber cancelarse el valor anual estipulado por las Directivas de la Universidad, por hora en retraso en la entrega del material bibliogrfico.



convenio nterbibliotecario el departamento.2. El prstamo a domicilio ser por tres (3) das con renovacin.3. Se prestarn nicamente dos (2) libros para prstamo en sala.4. La sancin generada por la mora en la devolucin del material prestado ser de ocho (8) das en la

demora en la devolucin. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo en sala, ste deber ser

entregado el mismo da y en la misma biblioteca y/o coleccin en la hora estipulada para su entrega.


No.

1

2

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RESPONSABLE

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

ACTIVIDAD

Se dirige a ventanilla a conocer su estado.

Entrega documento al auxiliar.

Informa el monto de la multa.

Realiza recibo de pago de multa. (Ver Anexo 4)

Entrega al usuario copia original.

Entrega monto de la multa.

Firma recibo de cobro.

Recibe monto de la multa.

Realiza descarga de la multa en el sistema OLIB.

Ubica en carpeta de morosos el usuario, resalta datos y enun-

cia el nmero de recibo expedido con la fecha de su elaboracin.

Solicita Paz y Salvo.

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INICIO

Dirige a ventanillaa conocer su

estado

Recibo de cobro


y solicitud


SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE MULTASUSUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA

Entrega carnestudiantil

Informa monto de la multa

Entrega al usuario copia original

Entrega monto de la multa

Verificacin de disponibilidad de

material

Firma recibo de cobro

Recibo monto de la multa

Realiza descargade multa en el

material

Realiza descarga manual de carpeta

de morosos

Paz y salvo

Paz y salvo

Entrega paz y salvo

FIN

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2.1.7. REPOSICIN POR PRDIDA

2.1.7.1. Objetivo: realizar la reposicin de material bibliogrfico por parte de los usuarios que reporten perdida del mismo. 2.1.7.2. Polticas y lineamientos2.1.7.2.1. Usuarios Internos1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1)

da en la coleccin de reserva con renovacin.2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio.3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser la estipulada por las directivas de

la Universidad, por cada da de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva por cada da de demora en la entrega del material.

4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliogrfico.


2.1.7.2.2. Requisitos de reposicin1. El material bibliogrfico en efecto repuesto debe corresponder al mismo titulo del material perdido y

la ltima edicin que se encuentre en el mercado.2. La factura de compra del material bibliogrfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y

el nmero de factura.3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con los

datos del libro perdido, datos del libro repuesto, nombre y apellidos del usuario, cdigo estudiantil, documento de identificacin y anexar datos de la factura de compra.


No.1234567

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10111213

14

RESPONSABLEUSUARIOUSUARIOAUXILIARAUXILIARAUXILIARAUXILIARAUXILIAR

USUARIOAUXILIARAUXILIARUSUARIOAUXILIARAUXILIAR

AUXILIAR

ACTIVIDADAvisa perdida de material bibliogrfico.

Se identifica.Descarga manual del ejemplar del sistema OLIB

Modifica estante, categora y disponibilidad del ejemplar perdido.Genera alerta al usuario con la fecha de compromiso de reposicin del libro

Informa al usuario sobre las caractersticas de reposicin.La multa generada por el sistema hasta el momento de avisar la perdida

se negocia por libro o se paga.Realiza reposicin del libro con lo requisitos establecidos.

Recibe copia de la carta y hace un recibido para el usuario.Cobra la multa generada hasta la fecha. (Ya sea en libro o en pesos)

Solicita Paz y Salvo.Elabora Paz y Salvo. (Ver Anexo No. 2)

Ingresa al ejemplar perdido y en sistema modifica estado, categora y disponibilidad a perdido y reposicin por otro titulo o nuevo titulo.

Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, cdigo de barras y nmero de acceso.

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INICIO

Avisa prdida de material bibliogrfico

Descarga manual del ejemplar en el sistema OLIB

Modificacin de informacin del

ejemplar

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE REPOSICIN POR PRDIDAUSUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA

Se identifica

Genera alterta de usuario

Negocia multa generada

Entrega libro y carta de reposicin

con copiaRecibo libro copia

de la carta

Realiza y entrega recibido

Cobra multa generadaPaz y salvo

Paz y salvo

Entrega carta libro y factura a

secretara

FIN

SI

NO

Informa al usuariocaractersticas de reposicion

Compra libro

Carta de reposicin

Modifica en el sistema ejemplar

perdido con su reposicin

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2.1.8. LIBRO POR MULTA

2.1.8.1. Objetivo: comprar un libro cuando el usuario tiene una multa superior a un monto determinado, el cual es establecido de acuerdo a parmetros administrativos, esta multa es generada por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliogrfico. 2.1.8.2. Polticas y lineamientos2.1.8.2.1. Usuarios Internos1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1)

da en la coleccin de reserva con renovacin.2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio.3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser la estipulada por las directivas de

la Universidad, por cada da de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva por cada da de demora en la entrega del material.

4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliogrfico.


2.1.8.2.2. Caractersticas de entrega de Libro1. Titulo de libro a comprar, el libro que se compre debe ser nuevo y ltima edicin en el mercado.2. La factura de compra del material bibliogrfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y

el nmero de factura.3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con el titulo

del libro entregado por multa, valor de la multa por la cual se entrega el libro, nombre y apellidos del usuario, cdigo estudiantil, documento de identificacin y anexar datos de la factura de compra.


No.123456789

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RESPONSABLEUSUARIOUSAURIOAUXILIARAUXILIARAUXILIARAUXILIARAUXILIARUSUARIOAUXILIARUSUARIOUSUARIOUSUARIOAUXILIARAUXILIARUSUARIOAUXILIARAUXILIAR

ACTIVIDADUsuario se acerca a ventanilla.

Se identifica.Verifica estado de usuario en el sistema.

Informa valor de la multa. (Exceda $40.000)Verifica listado de libro necesario para la coleccin.

Selecciona segn el valor de la multa el libro necesario para la coleccin.Acuerda con usuario el titulo del libro que a reemplazar el valor de la multa.

Decide si comprar libro o pagar multa.Informa los requerimientos de la entrega del libro por multa.

Compra el libro.Elabora carta de libro por multa.

Entrega libro al auxiliar.Realiza recibo para el usuario.

Descarga multa del sistema seleccionado la opcin libro por multa.Solicita Paz y Salvo.

Elabora Paz y Salvo (Ver Anexo No. 2)Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del

libro pedido, cdigo de barras y nmero de acceso.

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INICIO

Acerca a ventanilla

Verifica estado de usuario en

sistema

Informa valor de la multa (superior

de $40.000)

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE LIBRO POR MULTAUSUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA

Se identifica

Verifica listado de libro necesario para coleccin

Informa al estudiante ttulo

del libro a comprar

Entrega libro y carta de reposicin

con copia

Paz y salvo

Realiza y entregarecibido

FIN

SI

NO

Selecciona libros segn monto de la

multa

Compra libro

Carta libro por multa

Recibe libro, copia de la carta

Comprar

Paga multa

Descarga multaen el sistema

Paz y salvo

Entrega carta libroy factura a secretaria

Informa requerimientos decompra del libro

NO

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2.1.9. EXPEDICIN DEL CARN DE EGRESADO

2.1.9.1. Objetivo: expedir carne a los estudiantes egresados de los diferentes programas acadmicos para que puedan acceder a los servicios que ofrece el Departamento de Biblioteca. 2.1.9.2. Polticas y lineamientos2.1.9.2.1. Documentacin Requerida2.1.9.2.1.1. Graduados1. Fotocopia de la cedula de ciudadana2. Fotocopia de la tarjeta profesional o acta de grado3. Una foto 3x4

2.1.9.2.1.2. Terminacin de materias1. Fotocopia de la cedula de ciudadana2. Paz y salvo acadmico o constancia de terminacin de materias3. Una foto 3x4


No.

1

2

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RESPONSABLE

EGRESADO

AUXILIAR

EGRESADO

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

SECRETARIA

SECRETARIA

DIRECTOR

DIRECTOR

SECRETARIA

AUXILIAR

AUXILIAR

EGRESADO

ACTIVIDAD

Realiza solicitud del carn.

Informa documentacin requerida.

Entrega documentacin requerida.

Recibe documentacin.

Verifica documentacin recibida.

Elabora carn de egresado. (Ver Anexo 5)

Entrega a secretaria para la firma del Director.

Recibe carn y documento de soporte.

Entrega carn a Director.

Firma carn de egresado

Entrega carn firmado a Secretaria.

Entrega carn firmado con documentacin a Auxiliar.

Archiva documentacin

Entrega carn aprobado.

Recibe carn aprobado.

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SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE EXPEDICIN CARN DE EGRESADO


INICIO

Solicitacarn

Informa documentacin

requerida

EGRESADO AUXILIAR DE BIBLIOTECA

FIN

SECRETARIA DIRECTOR

Entrega documentacin

Recibe documentacin

Verificadocumentacin

Carne

Entrega a secretara para

firma de direccin

Recibe carn

Recibe carn y documentacin

Entrega carn a director

Firma carn deegresado

Entrega a carnfirmado a secretaria

Entrega carn firmado y

documentacin aauxiliar

Archivadocumentacin

Entrega carnaprobado

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2.2 FORMACIN DE USUARIOS

2.2.1 GENERALIDADES

2.2.1.1. Definicin: los usuarios tanto estudiantes de todos los programas que ingresan a primer semestre, son informados de generalidades de la Biblioteca y son capacitados en el uso de los servicios que ofrece la misma, as mismo los estudiantes de otros semestres, profesores e investigadores que requieran de capacitacin.

2.2.1.2. Objetivo: orientar y capacitar a estudiantes, profesores e investigadores sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia y la forma de usarlos, para el apoyo y fortalecimiento en el desarrollo de sus actividades.


1. Induccin a usuarios de primer semestre.2. Induccin a profesores y estudiantes durante el semestre.

2.2.2. INDUCCIN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE

2.2.2.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes de primer semestre de los diferentes programas acadmicos. 2.2.2.2. Polticas y lineamientos 1. Los estudiantes deben asistir a la induccin de Biblioteca dependiendo la jornada, ya sea diurna o

nocturna y la fecha programada por la facultad al Auditorio Simn Bolvar.2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo,

programa, correo electrnico y firma de cada estudiante.3. El formato de control de asistencia servir para elaborar estadsticas con respecto al proceso de

orientacin y capacitacin de usuarios.

No.

1

2

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4

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6

7

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11

RESPONSABLE

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

DIRECTOR

USUARIO

AUXILIAR

USUARIO

AUXILIAR

SECRETARIA

SECRETARIA

ACTIVIDAD

Actualiza presentacin.

Imprime formato de asistencia.

Organiza carpeta de asistencia.

Asiste a induccin.

Diligencia formato de asistencia. (Ver Anexo No. 6)

Realiza Induccin.

Entrega carpeta de asistencia.

Recoge carpetas de asistencia.

Decide abrir registro de usuario.

Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.

Recibe carpeta de asistencia.

Archiva planillas de asistencia.

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36

SERVICIO DE FORMACIN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE


INICIO

Actualiza presentacin

AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO DIRECTOR SECRETARIA

Imprime formatode asistencia

Organiza carpetade asistencia

Asiste a induccin

Diligencia formato de asistencia

Solicita material bibliogrfico

Realiza induccin

Entrega carpetade asistencia

Recibe carpetasde asistencia

Abrir registro

Abre registro en circulacin y

prstamo

Entrega a secretaria carpeta

de induccin

Recibe carpetade asistencia

Archiva planillasde asistencia

FIN

SI

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2.2.3. INDUCCIN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE

2.2.3.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes, docentes e investigadores de los diferentes programas acadmicos en el transcurso del periodo acadmico. 2.2.3.2. Polticas y lineamientos1. Este tipo de inducciones se realizaran teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo y actividades

que se tengan programadas durante el periodo acadmico. 2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo,

programa, correo electrnico y firma de cada estudiante.3. El formato de control de asistencia servir para elaborar estadsticas con respecto al proceso de

orientacin y capacitacin de usuarios.


No.

1

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RESPONSABLE

USUARIO

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

DIRECTOR

USUARIO

AUXILIAR

AUXILIAR

SECRETARIA

SECRETARIA

ACTIVIDAD

Realiza solicitud de induccin.

Recibe solicitud.

Programa realizacin de la induccin.

Responde solicitud de usuario.

Recibe respuesta de solicitud.

Decide si la programacin de induccin es apropiada

Imprime formato de asistencia.

Organiza carpeta de asistencia.

Asiste a induccin.

Diligencia formato de asistencia.(Ver Anexo No. 6)

Realiza Induccin.

Entrega carpeta de asistencia.

Recoge carpetas de asistencia.

Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.

Recibe carpeta de asistencia.

Archiva planillas de asistencia.

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SERVICIO DE FORMACIN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE


INICIO

Realiza solicitudde induccin

AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO DIRECTOR SECRETARIA

FIN

Recibe solicitud

Programa realizacin de

induccin

Responde solicitud

Recibe respuestade solicitud

Realizarinduccin

Imprime formato de asistencia

Organiza carpetade asistencia

Asiste a induccin

Diligencia formatode asistencia

Realizainduccin

Entrega carpetade asistencia

Recibe carpetade asistencia

Entrega carpetade asistencia a

secretariaRecibe carpetade asistencia

Archiva planillas

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2.3 REFERENCIA A USUARIOS

2.3.1 GENERALIDADES

2.3.1.1. Definicin: servicio de orientacin, asesora y apoyo en bsqueda, localizacin y recuperacin de informacin dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliogrficas internas, locales, nacionales e internacionales as como el uso de otras fuentes bibliogrficas e informativas de otras instituciones.

2.3.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin precisa y actualizada de manera gil y pertinente a todo usuario que as lo requiera, por medio de las diferentes herramientas de bsqueda y recuperacin de informacin que proporciona el Universidad para tal fin.


1. Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de informacin. 2. Realizacin de bibliografas.3. Diseminacin Selectiva de Informacin4. Conmutacin Bibliogrfica

2.3.2. ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA Y RECUPERACIN DE INFORMACIN

2.3.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos la asesora y orientacin necesaria para satisfacer sus necesidades informativas. 2.3.2.2. Polticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deber presentar el carn actualizado y/o documento interbibliotecario

para poder acceder al servicio.2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientacin y

asesora en bsqueda y recuperacin de informacin a la comunidad toda vez que lo requiera.3. Los equipos de bsqueda y recuperacin de informacin son de consulta y uso individual.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

USUARIO

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

Solicitud de informacin.

Anlisis de la necesidad de informacin

Consulta fuentes internas

Evala informacin obtenida

Entrega resultados

Evala informacin de fuentes internas

Pasa a proceso de CYP

Sino encuentra la informacin requerida busca en el SIEG


Entrega resultados

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USUARIO

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

USUARIO

USUARIO

REFERENCISTA

Evala informacin de fuentes internas

Pasa a proceso de SIEG

Sino encuentra informacin requerida acude

a relaciones interinstitucionales


Entrega resultados

Evala informacin de obtenida

Pasa a proceso de RI

Entrega de resultados


2.3.2.4. Observaciones

2.3.2.4.1. Anlisis de la necesidad de informacin: Retroalimentar y conocer la necesidad de informacin requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la informacin solicitada. En este sentido es necesario tener en cuenta:

1. Tema Principal de la bsqueda y temas relacionados.2. Objeto o finalidad de la bsqueda.3. Tipo de datos y bsquedas previas tiene el usuario para no redundar en informacin.4. Cantidad de Informacin requerida por el usuario.5. Idioma preferente de consulta.6. Lmites cronolgicos y geogrficos.7. Formato en el que el usuario prefiere recibir la informacin, a saber verbalmente, por e-mail, en

alguna unidad de almacenamiento, entre otros.8. Tiempo disponible para la recepcin de la informacin.

Es de aclarar que la interaccin entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los resultados.

2.3.2.4.2. Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin de informacin: Permite por medio del uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y trminos que reflejen la estrategia de bsqueda como descriptores, encabezamientos de materia, especificidad de trminos y los lenguajes de bsqueda y recuperacin de informacin, dentro de las fuentes de informacin o sistemas de informacin que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las siguientes, a saber:

1. Catlogos bibliogrficos.2. Bases de datos bibliogrficas.3. Tesauros especializados.

Es funcin del personal de biblioteca cubrir las necesidades de informacin demandadas principalmente con las fuentes y recursos bibliogrficos internos del departamento de biblioteca, de lo contrario ser necesario el uso de las salas especializadas para la bsqueda y recuperacin de

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informacin en otros formatos (Digital y/o Electrnico), de no poder ser atendida la necesidad de informacin con los anteriores recursos ser necesario apoyarse del servicio de relaciones interinstitucionales.

2.3.2.4.3. Evaluacin de tipo de bsqueda: Conforme a la especificidad de la informacin requerida por el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una bsqueda especializada donde ser necesario la bsqueda en bases de datos bibliogrficas, revistas, conmutacin bibliogrfica, relaciones interinstitucionales y dems necesarios para localizar los artculos y materiales solicitados.

Los artculos y materiales bibliogrficos localizados sern conservados en la Referencia hasta tanto el usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrnico ser copiado a un medio de almacenamiento proporcionado por el usuario.

2.3.2.4.4. Entrega de resultados: Conforme a la necesidad de la informacin el referencista brindara al usuario la informacin que dio como resultado si as lo requiere, a saber; analticas, abstrac, bibliografas, cartas de presentacin, prestamos de material, artculos electrnicos y/o digitales y dems productos resultantes de la bsqueda realizada.

2.3.2.4.5. Almacenamiento de Informacin: El referencista registrara en una base de datos la informacin relacionada con el usuario y su consulta, identificando los trminos relacionados para la recuperacin de informacin, as como los documentos y bibliografa producto de la bsqueda que fueron recuperados.

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SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA DE INFORMACIN

USUARIO REFERENCISTA

INICIO

Solicita informacin

Analiza la necesidadde informacin

Fuentesinternas

Evalainformacin

Entrega resultados

Evalainformacin

SIEG

Evalainformacin

Pasa a proceso de CYP

Entrega resultados

Evalainformacin

Proceso SIEG

Relacionesinterinstitu-

cionales

Evalainformacin

Entrega resultados

Evalainformacin

Proceso RI

FIN

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NO

SI

NO

NO

SI

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2.3.3. REALIZACIN DE BIBLIOGRAFAS

2.3.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la bsqueda, clasificacin y descripcin de los documentos e tems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a la realizacin de sus actividades acadmicas e investigativas cada vez que as lo requiera. 2.3.3.2. Polticas y lineamientos1. El Departamento de Biblioteca actualizara las bibliografas de los diferentes programas

acadmicos en un periodo no superior de dos aos.2. El desarrollo de bibliografas especializadas deber incluir todo tipo de documento en cualquier

soporte y fuente. 3. El tiempo de respuesta en el desarrollo de bibliografa no debe sobrepasar cinco (5) das hbiles.4. El usuario deber suministrar el medio de almacenamiento donde ser conservado o asumir el

costo de impresin.


No.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

RESPONSABLE

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

USUARIO

ACTIVIDAD

Presenta necesidad informativa.

Evala especificidad solicitud.

Desarrolla bsqueda.

Busca en fuentes internas.

Evala informacin obtenida de FI.

Entrega informacin a usuario.

Sino encuentra informacin requerida busca en CIEG.

Evala informacin obtenida de CIEG.


Sino encuentra informacin requerida busca en

Relaciones Interinstitucionales.

Evala informacin obtenida de Relaciones Interinstitucionales.


Desarrolla proceso pertinente.

2.3.3.2. Observaciones

2.3.3.4.1. Presenta necesidad informativa: El usuario presenta su necesidad de informacin especificando los descriptores y trminos relacionados que orienten al referencista en la bsqueda y desarrollo de la bibliografa.

2.3.3.4.2. Evaluacin solicitud: Conforme al nivel de especificidad y los resultados arrojados en la bsqueda inicial desarrollada por el referencista, este determinara el tiempo necesario para el desarrollo de la bibliografa.

2.3.3.4.3. Desarrolla bsqueda y evala las diferentes fuentes de informacin: El referencista desarrolla la bsqueda de informacin bibliogrfica principalmente agotando las posibilidades internas para posterior mente desarrollar el apoyo de fuentes externas a la Universidad.

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2.3.3.4.4. Entrega resultados: Conforme a las necesidades del usuario este determinara el soporte o medio de almacenamiento en que desee recibir la informacin.

2.3.3.4.5. Desarrollo del proceso pertinente: De acuerdo a los resultados y disponibilidad de los materiales bibliogrficos arrojados en la bibliografa el usuarios desarrollara el respectivo procedimiento para poder acceder a los materiales, a saber; Prstamo en sala y/o domicilio, Carta de presentacin, Prstamo de equipos, entre otros.


SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE REALIZACIN DE BIBLIOGRAFASUSUARIO REFERENCISTA

INICIO

Presenta necesidadinformativa

Evala especificidadde solicitud

Desarrolla bsqueda

Fuentesinternas

Evala informacin

Entrega informacina usuario

SIEG

Evala informacin

Entrega informacina usuario

Relacionesinterinstitu-

cionales

Evala informacin

Entrega informacin

Desarrolla proceso pertinente

FIN

SI

SI

SI

NO

NO

NO

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2.3.4. DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN

2.3.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin respecto a las nuevas adquisiciones, artculos y dems documentos que amplen e informen acerca de los temas de su inters previamente solicitados. 2.3.4.2. Polticas y lineamientos 1. Este servicio ser desarrollado con apoyo de los funcionarios encargados de las Salas de Estudio e

Investigacin Electrnica Grancolombiana (SEIEG).2. El usuario deber previamente desarrollar la inscripcin directamente en referencia para acceder

al servicio de manera manual y automatizada, o a travs del Web Opac.


1

2

3

4

5

USUARIO

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA


Solicita Formulario de Inscripcin.

Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7)


Carga Informacin en bases de datos DSI

Enva informacin pertinente peridicamente.


SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACINUSUARIO REFERENCISTA

INICIO

Solicita formulario de inscripcin

Formulario

Verifica informacin

Verifica estado de usuario (OLIB)

Carga informacin en base de datos DSI

Enva informacin peridicamente

Recibe informacin

Desarrolla proceso pertinente

FIN

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2.3.5. CONMUTACIN BIBLIOGRFICA

2.3.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, as como usuarios externos la obtencin de documentos que puedan encontrase en otras unidades de informacin a nivel, local, nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrnico, fax o Internet. 2.3.5.2. Polticas y lineamientos 1. Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor.2. El usuario que lo requiera deber diligenciar el formulario de solicitud.3. El costo de este servicio deber ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensin del

documento, soporte, envo, destino.

2.3.5.3. Descripcin del procedimiento 2.3.5.3.1. Descripcin del procedimiento A: documentos obtenidos de otras instituciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

USUARIO

USUARIO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

UNIDAD DE

INFORMACIN

REFERENCISTA

USUARIO

No. RESPONSABLE ACTIVIDADPresenta necesidad informativa.

Recibe y evala necesidad.

Desarrolla proceso A.

Sugiere Servicio.

Solicita Formulario de Inscripcin

Diligencia Formulario. (Ver Anexo No. 7)

Desarrolla Bsqueda y Recuperacin de la Informacin.

Solicita el artculo a travs del software Ariel o medio a la

institucin con convenio establecido.

La unidad de informacin verifica solicitud y enva informacin

a travs del software Ariel o medio de comunicacin.

Recibe informacin enviada y enva informacin al usuario.

Recibe Informacin.

1

2

3

4

5

6

7

8

USUARIO

REFERENCISTA- EXT.

REFERENCISTA

EXTERNO

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA

REFERENCISTA


Presenta necesidad informativa en la Institucin.

Recibe y verifica existencia de informacin BUGC.

Solicita el artculo a travs del software Ariel o medio

de comunicacin preferible.

Verifica solicitud.

Realiza bsqueda de informacin.

Recibe Informacin.

Desarrolla procesamiento de informacin. (Digitaliza,

Scannea, Fotocopia, entre otros)

Enva Informacin.

2.3.5.3.2. Descripcin del procedimiento b: proporcionar documentos y o artculos requeridos por otras instituciones

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2.3.5.4. Observaciones: el Departamento de Biblioteca deber previamente establecer convenio con las redes e instituciones existentes para el desarrollo de este servicio.

El usuario deber consultar y agotar todas las posibilidades que le ofrece la Biblioteca para satisfacer sus necesidades informativas.

El referencista deber ubicar la unidad de informacin con el fin de solicitar el servicio.

El artculo es solicitado a travs del software Ariel o por otro medio de comunicacin tanto fsico como electrnico, previa autorizacin y cancelacin del servicio.

2.3.5.5. Diagrama de flujo 2.3.5.5.1. Procedimiento A

INICIO

Presenta necesidadinformativa

Formulario

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN DOCUMENTOS OBTENIDOS DE OTRAS INSTITUCIONES

USUARIO REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACION

Recibe y evalanecesidad

Desarrolla proceso A

Sugiere servicio

Solicita formulario de inscripcion

Desarrolla bsqueda y recuperacin de

informacin

Solicita artculo a travs de software o institucin

con convenio

Verifica solicitud

Enva informacin a travs de software o medio de

comunicacin

Recibe informacin

Enva informacin a usuario

Recibe informacin

FIN

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2.3.5.5.2. Procedimiento B

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN DOCUMENTOS REQUERIDOS POR OTRAS INSTITUCIONES

USUARIO REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA

2.4 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

2.4.1 GENERALIDADES

2.4.1.1. Definicin: servicio que permite establecer un convenio recproco entre Bibliotecas, Instituciones, Centros de Documentacin, entre otros. Con el fin de facilitar el prstamo de material bibliogrfico y la consulta de material bibliogrfico a la comunidad universitaria.

2.4.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el prstamo de y la consulta de material bibliogrfico en otra entidades o instituciones, para el apoyo de su actividad cultural y acadmica.


INICIO

Presenta necesidadinformativa en la

institucin

Recibe y verifica informacin

existencia de informacin de la

Biblioteca UGC

Solicita artculo por medio de

software o medio de comunicacin

Verifica solicitud

Realiza bsqueda de informacin

Recibe informacin

Desarrolla procesamiento de informacin

Enva informacinRecibe informacin

FIN

1. Carta de Presentacin2. Prstamo Interbibliotecario3. Prstamo Interbibliotecario Biblioteca Lus ngel Arango

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2.4.2. CARTA DE PRESENTACIN

2.4.2.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de consulta materiales bibliogrficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las cuales se tengan convenio interinstitucional. 2.4.2.2. Polticas y lineamientos 2.4.2.2.1. Usuarios internos1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva

solicitud en la Secretaria de la Biblioteca.2. En la planilla de solicitud de Carta de Presentacin deben diligenciar la biblioteca o entidad

destinataria, nombre completo del usuario, cdigo de usuario, telfono, facultad y tema a investigar.3. Se elaboran un original y dos copias de cada Carta de Presentacin.4. El coordinador de prstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentacin. 5. Mientras dure el prstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la

Universidad y el de la institucin prestataria.6. La Carta de Presentacin tiene una vigencia de ocho (8) das hbiles a partir del momento de su

elaboracin, si el usuario desea volver a realizar una consulta lo puede hacer durante la fecha de expiracin y si la fecha ya ha expirado debe volver a solicitar la Carta.

7. El usuario esta sujeto a polticas de la entidad donde solicita el servicio.

2.4.2.2.2. Usuarios externos1. Se facilita el prstamo mediante identificacin del usuario y carta de presentacin de la biblioteca

solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados.2. Mientras dura el prstamo, la institucin se hace responsable del material y en caso de prdida

debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas


No.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

RESPONSABLE

USUARIO

SECRETARIA

USUARIO

SECRETARIA

SECRETARIA

SECRETARIA

COORDINADOR

COORDINADOR

SECRETARIA

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

ACTIVIDAD

Solicita Carta de Presentacin.

Entrega formato de solicitud.

Diligencia formato de solicitud de Carta de Presentacin.

Recepcin de la solicitud.

Elabora Carta de Presentacin original y dos copias.

(Ver Anexo 8)

Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar.

Firma Carta de Presentacin.

Entrega Carta de Presentacin firmada a Secretaria.

Entrega Carta elaborada a Auxiliar de Circulacin y prstamo.

Registra Carta de Presentacin al Usuario.

Entrega original y una copia al Usuario

Archiva una copia.

Entrega Carta de Presentacin al Usuario.

Realiza consulta.

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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE CARTA DE PRESENTACIN


INICIO

Solicita carta de presentacin

Entrega formato de solicitud

USUARIO SECRETARIA

FIN

COORDINADOR AUXILIAR

Diligencia formato de solicitud

Recibe solicitud

Carta de presentacin

Entrega cartaa coordinador

Realiza consulta

12

Firma carta

Entrega carta firmada a secretaria

Entrega carta autorizada a

auxiliar

Registra carta de presentacin

Entrega original y 1 copia al usuario

Archiva 1 copia

Entrega carta a usuario

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2.4.3. PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

2.4.3.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de prstamo externo de materiales bibliogrficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las cuales se tengan convenio interinstitucional.

2.4.3.2. Polticas y lineamientos2.4.3.2.1. Usuarios internos1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva

solicitud en la Secretaria.2. En la planilla de solicitud de Prstamo Interbibliotecario se debe diligenciar la biblioteca o entidad

prestamista, nombre completo del usuario, cdigo de usuario, telfono, facultad y material solicitado, especificando titulo del material a solicitar, nmero topogrfico del material solicitado y autor del mismo.

3. Se elaboran un original y dos copias del Prstamo interbibliotecario.4. El coordinador de prstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentacin.5. Mientras dure el prstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la

Universidad y el de la institucin prestataria.6. El usuario esta sujeto a polticas de la entidad donde solicita el servicio.

2.4.3.2.2. Usuarios externos1. Se facilita el prstamo mediante identificacin del usuario y carta de presentacin de la biblioteca

solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados.2. Mientras dura el prstamo, la institucin se hace responsable del material y en caso de prdida

debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas.


No.

1

2

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5

6

7

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9

10

11

12

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15

RESPONSABLE

USUARIO

SECRETARIA

USUARIO

SECRETARIA

SECRETARIA

SECRETARIA

COORDINADOR

COORDINADOR

SECRETARIA

AUXILIAR

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIO

USUARIO

AUXILIAR

ACTIVIDAD

Solicita Prstamo Interbibliotecario.

Entrega formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario.

Diligencia formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario.

Recepcin de la solicitud

Elabora Prstamo Interbibliotecario original y 2 copias (Ver Anexo 9).

Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar.

Firma Prstamo Interbibliotecario.

Entrega Prstamo Interbibliotecario firmado a Secretaria.

Entrega Prstamo Interbibliotecario a Auxiliar de Circulacin y prstamo.

Registra Prstamo Interbibliotecario al Usuario con PIB en el sistema.

Entrega Prstamo Interbibliotecario al Usuario original y una copia.

Archiva y controla copia restante.

Realiza Prstamo Interbibliotecario.

Devuelve copia con sello y cancelado del material solicitado.

Descarga el PIB correspondiente en el sistema.

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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO


INICIO

Solicita prstamo interbibliotecario


USUARIO SECRETARIA

FIN

COORDINADOR AUXILIAR


Recibe solicitud

Prstamointerbibliotecario

Entrega cartaa coordinador

Realiza prstamointerbibliotecario

12

Firma prstamo

Entrega prstamofirmado a secretaria

Entrega prstamo autorizado a

auxiliar

Registra prstamo interbibliotecarion en el sistema (PIB)

Entrega original y 1 copia al usuario

Archiva y controla copia restante

Descarga PIB correspondiente

del sistema

Devuelve copia con sello y cancelado

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2.4.4. PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUS NGEL ARANGO

2.4.4.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de prstamo externo de materiales bibliogrficos por medio del convenio interinstitucional con la Biblioteca Lus ngel Arango.

2.4.4.2. Polticas y lineamientos2.4.4.2.1. Usuarios internos1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva

solicitud en la ventanilla de circulacin y prstamo.2. Al momento de solicitar el material de LABLAA el usuario debe diligenciar un formato en el cual debe

ir los siguientes datos: nombre del solicitante, Faculta, Cdigo, Telfono, Titulo de material a solicitar, Autor de material y Nmero topogrfico.

3. El formato de solicitud de prstamo adicionalmente lleva la fecha de prstamo, fecha de devolucin del estudiante, fecha de devolucin en LABLAA, auxiliar que reclama con fecha y hora, auxiliar que entrega con fecha y hora, para el respectivo control del material.

4. El material solicitado en LABLAA debe aparecer disponible y estar ubicado en la sede de Bogot.5. El material prstamo al usuario ser cargado al sistema por medio de un PIB, y ser tomado como si

tuviera material de la Biblioteca U.G.C cargado a la cuenta de usuario. 6. El material solicitado por el usuario se trae directamente de la Biblioteca Lus ngel Arango por el

auxiliar de Biblioteca U.G.C que este a cargo.7. El material estar disponible de un da para otro una vez realizada la solicitud siempre y cuando el

material se encuentre disponible para prstamo a domicilio.


No.1

2

34

56789

10

1112131415

16

RESPONSABLEUSUARIOAUXILIARUSUARIO

AUXILIARAUXILIAR

AUXILIARAUXILIARLABLAALABLAA

AUXILIAR

AUXILIAR

USUARIOAUXILIARUSUARIOAUXILIARAUXILIAR

AUXILIAR

ACTIVIDADSolicita Prstamo Interbibliotecario.

Entrega formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario. Diligencia formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario.

(Ver Anexo No.10)Recepcin de la solicitud

Accede como usuario institucional en la pgina Web de la Biblioteca Luis ngel Arango.

Busca disponibilidad de material solicitado. Solicita material bibliogrfico.

Recibe solicitud.Carga material a Usuario Institucional.

Reclama material en el punto de prstamo institucional de la Biblioteca Luis ngel Arango.

Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis ngel Arango la fecha de prstamo, hora de prstamo y fecha de devolucin.

Reclama material en ventanilla de Circulacin y Prstamo.Carga prstamo al sistema (PIB).

Devuelve material.Descarga PIB del sistema.

Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis ngel Arango la fecha y hora de devolucin.

Devuelve material a la Biblioteca Luis ngel Arango en el punto de devolucin de libros de la Biblioteca Luis ngel Arango.

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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRSTAMO INTERBIBILIOTECARIO BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO

USUARIO AUXILIAR BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO

INICIO

Solicita prstamo interbibliotecario

FIN



Accede pgina web Lablaa

Busca disponibilidadde material

Solicita material bibliogrfico

Recibe solicitud

Carga material a usuario institucional

Reclama material solicitado

Registra en formato de solicitud de

prstamo con Lablaafecha de devolucin

Reclama material en ventanilla de

circulacin y prstamo

Carga prstamo al sistema (PIB)

Entrega material al usuario

Recibe material

Devuelve materialDescarga PIB del

sistema

Registra en formato de solicitud de

servicios a Lablaadatos de devolucin

del prstamo

Devuelve material a Lablaa

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2.5 SIARED

2.5.1 GENERALIDADES

2.5.1.1. Definicin: servicio orientado a facilitar a la comunidad universitaria acceso a los diferentes recursos electrnicos y digitales existentes para la elaboracin de bsqueda y recuperacin de informacin con fines investigativos y acadmicos, con el fin de contribuir a los procesos formacin dados por la Universidad.

2.5.1.2. Objetivo: Suministrar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a los usuarios externos recursos tecnolgicos para apoyar las actividades de investigacin, docencia y academia, facilitando acceso y consulta a diferentes medios y formatos, por medio de las diferentes fuentes electrnicas y digitales existentes para tal fin.


1. Prstamo de equipos2. Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de Informacin3. Consulta de paginas Web, revistas electrnicas y bases de datos4. Consulta de materiales multimediales5. Alerta bibliogrfica6. Diseminacin Selectiva de Informacin D.S.I

2.5.1.4. Requerimientos 2.5.1.4.1. Tcnicos: Para la implementacin de este servicio en el Departamento de Biblioteca es necesario: 1. Una sala con conectividad con un mnimo de 20 computadores por biblioteca para la consulta de la

comunidad universitaria, con las siguientes caractersticas: Computador para el encargado o monitor de la sala por biblioteca, con las siguientes caractersticas: Acceso a Internet Paquete de Office Sistema Operativo Windows Sistema de Informacin OLIB Disk Drive Compilador de programas Unidad de disco Quemador Multimedia Impresora Escner Telfono

2. 1 Fichero u Organizador de carns por sala con capacidad segn nmero de equipos. 3. 1 lectora de cdigo de barras por sala.4. 1 escritorio de trabajo para el encargado de sala.5. Segn nmero de equipos, fichas de prstamo codificadas para realizar carga de equipos.6. Segn el numero de equipos su respectivo mobiliario.7. Segn el numero de equipos sus respectivas sillas y dos ms para usuarios en espera.

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2.5.1.4.2. Personal: Por el nivel de especificidad de la sala es necesario contar con (2) monitores por sede con conocimientos y nociones en recuperacin

Documents

Manual Biblioteca