Manual de Usuario Mdulo de Compras (PO)
PEOPLESOFT FSCM v 8.9Este documento es nicamente para uso de
personal de FOX Latin American Channel. Ninguna parte de este
documento puede circular o ser reproducida para distribucin fuera
de la organizacin de FOX Latin American Channel sin la aprobacin
escrita de Quanam.
Modulo Compras
ndiceNDICE................................................................................................................................2
INTRODUCCIN................................................................................................................3CICLO
DE
COMPRAS......................................................................................................................................................3
FLUJO DE
COMPRAS.......................................................................................................3CREACIN
DE PEDIDOS DE COTIZACIN
(RFQ)...................................................................................................3DESPACHO
DEL PEDIDO DE
COTIZACIN...........................................................................................................................7
INGRESO DE RESPUESTAS DE
PROVEEDORES....................................................................................................................10
ADJUDICACIN DE
OFERTA...........................................................................................................................................11
CREACIN DE ORDENES DE
COMPRA.................................................................................................................16CREACIN
DIRECTA DE LA
O.C.....................................................................................................................................16
CREACIN DE O.C DESDE EL COPIAR
DE....................................................................................................................17
4.3 DESPACHO DE
O.C...............................................................................................................................................18
TALLER DE CONCILIACION DE
PEDIDOS...........................................................................................................................20
RECEPCIN DE
MATERIALES.............................................................................................................................22
RELACIONES CON OTROS
MDULOS....................................................................................................................24
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IntroduccinEsta gua de formacin tiene como objetivo presentar el
mdulo de Compras de PeopleSoft, de acuerdo al uso y necesidades de
la Empresas FOX. Este manual har un breve recorrido por los
principales puntos del procesos, de manera tal que al finalizar,
los asistentes hayan obtenido una visin global del mdulo,
comprendan sus funcionalidades y como se relaciona con el resto de
los mdulos de PeopleSoft.
Ciclo de ComprasPedido de Cotizacin (RFQ) Creacin de Orden de
Compra Despacho de Ordenes al Proveedor Recepcin de Materiales
Flujo de ComprasCreacin de Pedidos de Cotizacin (RFQ)Una
Cotizacin es el documento por medio del cul se solicitan a un
proveedor las condiciones que ofrece para la compra de un material
o servicio, tales como precio, cantidades, tiempos de entrega,
forma de pago, etc. Existen tres formas de crear una cotizacin,
copindola desde una cotizacin anterior, copindola desde una
solicitud existente o simplemente ingresando los datos desde cero.
Para ello se debe ingresar a la pgina de peticiones de Oferta y
acceder al Link introd/Actualizacin de RFQs
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Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Introd/actualizacion de
RFQs Ingreso la Unidad de Compras a la cual quiero hacer la peticin
de Oferta y presiono Aadir.
Si la cotizacin se crear desde un documento ya existente, se
debe acceder al link Copiar de, para poder especificar los
criterios para ubicar el documento a copiar.
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En esa pgina se puede optar para copiar desde una Solicitud o
desde una Peticin de Oferta (RFQ). En este caso, se optar por
copiar de desde una RFQ ya existente.
Una vez seleccionado el ID de la RFQ se presiona Aceptar y se
pasa directamente a la pantalla principal de introduccin.
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Luego debo asociar a los proveedores desde el link Lista
Proveedores para Despacho RFQs Nota: Si no tengo Proveedores
vinculados a los articulos solicitados, voy al link Proveedores
Articulos y selecciono, mediante un flag en la columna Selec, el o
los proveedores para dichos articulos.
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Despacho del Pedido de CotizacinUna vez asociados los
proveedores, se debe enviar la cotizacin a los mismos, para luego
ingresar las respuestas y seguidamente adjudicar la compra al
proveedor que cumpla con las condiciones ms favorables para la
empresa. Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Despacho de
Ofertas
Para el despacho va Correo-E, debe estar configurada la direccin
de correo del Usuario que est cotizando y el correo del Proveedor.
Una vez seleccionados los parmetros adecuados para la RFQ, se
presiona el botn Ejecutar.
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Luego, selecciono los procesos que quiero ejecutar y acepto. En
la pgina de Despacho de Ofertas, voy al link Gestor Informes y
verifico que termine correctamente. La pgina actualiza la
informacin de los procesos mediante el botn Actualizar.
Cuando el estado del proceso me queda en Enviado, accedo al link
Det. En la pgina siguiente, voy al link que tiene extensin PDF. El
mismo me muestra la versin imprimible de la peticin de oferta.
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Ingreso de Respuestas de ProveedoresEl panel de ingreso de
respuestas permite definir la informacin que nos ha enviado el
proveedor a nivel de cada lnea de la cotizacin. Ruta: Compras /
Peticiones de Ofertas / Introd/Actz Respuestas de Prove
Definiciones:Condiciones Moneda Muestra las condiciones de pago
de la respuesta del proveedor. Muestra la moneda de la respuesta
del proveedor.
Ficha Datos Lnea Respondido Active la casilla para indicar que
el proveedor ha respondido y que se puede adjudicar la RFQ. Si
activa la casilla, puede introducir datos en la mayora de los
campos del rea de desplazamiento. La casilla no est disponible
cuando la RFQ se ha adjudicado. Si desea volver a abrir la lnea
para una nueva respuesta del proveedor, desactive la casilla
Respondido y haga clic en Guardar. Tambin puede optar por cambiar
los valores de los campos Cantidad, Precio o F LnEnv, pero debe
desactivar la casilla Respondido para cambiar el estado de la RFQ a
Nueva y que est disponible para futuras respuestas de proveedor en
eConexin de Proveedores. Cuando se ponga en contacto con un
proveedor en este escenario, se recomienda que genere un correo
electrnico mediante el vnculo Envo Correo-E en vez de introducir
comentarios mediante el vnculo Comentarios Respuesta. La pgina
Comentarios respuesta permite que el comprador introduzca
manualmente los comentarios de proveedor recibidos de otro origen;
estos aparecen como comentarios de cabecera de proveedor (no como
comentarios de comprador) en la pgina de respuestas a RFQ de
PeopleSoft eConexin de Proveedores.
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Precio Solic (precio de solicitud)
Muestra el precio de la solicitud para este artculo. Slo aparece
si la lnea de artculos se ha copiado de una solicitud; en caso
contrario, aparece en blanco.
Ficha Datos Lnea Cantidad Adjudicada Cantidad Total Adjudicada
Cantidad Pedido Cant Min Introduzca cantidades para adjudicarlas al
proveedor. Puede adjudicar toda la cantidad de lnea de RFQ a un
solo proveedor o compartirla entre varios. Muestra la cantidad
total adjudicada a todos los proveedores. Muestra la cantidad total
solicitada a los proveedores. Cantidad informada por el Proveedor
como cantidad mnima por l exigida.
Adjudicacin de OfertaUna vez ingresadas las respuestas de los
proveedores, se procede a la evaluacin de condiciones y adjudicacin
de la compra. Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Adjudicacin
de Oferta
Se debe colocar la cantidad Adjudicada en la columna
correspondiente. Una vez ingresada la cantidad adjudicada, se
dispara el siguiente mensaje.Quanam CONFIDENCIAL
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En este paso se crean los datos cruzados entre tems y
proveedores si es que los mismos no existen. Luego de finalizado
esto me deja en la pantalla para crear el pedido Finalmente debe
activarse el flag Crear para que la informacin quede lista para ser
convertida en una Orden de Compra, una vez ejecutados los procesos
POCALC y POCREATE.
Y presiono Guardar. Proceso POCALC Crea la cabecera, lnea y lnea
envo provisionales de pedidos y generar los pedidos finales.Quanam
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Ruta: Compras / Pedidos / Peticiones Ubic Temp/Origen / Clculo
de Pedidos
Una vez seleccionados los parmetros adecuados al pedido, se
presiona el botn Ejecutar. Ir al link monitor de proceso y
verificar que termine correctamente. La pgina actualiza la
informacin de los procesos mediante el botn Actualizar.
Proceso POCREATE
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Permite generar pedidos utilizando los datos de la tabla
temporal. Ruta: Compras / Pedidos / Peticiones Ubic Temp/Origen /
Creacin de Pedidos
Cargo los parmetros necesarios y presiono el botn Ejecutar. Voy
al link monitor de proceso y verifico que termine correctamente.
Entro en la pgina de Taller de Asignacin, donde muestra el estado
de la Orden de compra y el ID de la misma. Ruta: Compras / Pedidos
/ Peticiones Ubic Temp/Origen / Taller de Asignacin
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Haciendo clic en el mismo, me abre una nueva ventana con sus
detalles. NOTA: Se debe tener presente, que si no sale el ID de
pedido en dicha pgina, es probable que la parametrizacin en el
proceso de calculo de pedido o bien, en el proceso de creacin, no
han sido los correctos. Ya sea, la unidad de negocio, origen del
sistema, nombre del comprador, set de artculos, etc.
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Creacin de Ordenes de CompraPodemos crear OC volcando la
informacin directamente en el sistema, copindola de una OC
existente.
Creacin directa de la O.CRuta: Compras / Pedidos /
introd/Actualizacin Pedidos
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Creacin de O.C desde el Copiar deLa opcin Copiar de permite
crear una OC desde : Una Orden de Compra o pedido Una Solicitud Un
Contrato
Desde una Orden de Compra Solo se ingresa el Nro de Orden de
Compra que se quiere copiar, y los datos sern trasladados a la
nueva OC.
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4.3 Despacho de O.C.Sea cual sea la forma en que se haya creado
una O.C, sta debe ser despachada (enviada al proveedor) para que el
sistema permita luego recibir la mercanca de la misma. En esta
misma pantalla, haciendo click en el boton Despacho, damos curso a
esta accion.
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Tambien podemos despachar una O.C, mediante el proceso de
despacho, como se muestra a continuacin y mediante el PO Workbench.
Ruta: Compras / Pedidos / Despacho de Pedidos
Una vez parametrizado el control de ejecucin, se presiona el
boton Ejecutar. Segn el tipo de despacho que se desee realizar, se
debe seleccionar en la Peticion de Procesos el proceso a ejecutar y
presiono Aceptar.
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Luego voy al link Monitor de Procesos y mediante el botn
Actualizar, verifico que el proceso termine correcto y enviado.
Taller de conciliacion de PedidosDesde esta pgina puedo
visualizar varias Ordenes de Compra a la vez, segn un criterio de
seleccin, y segn el estado de cada una puedo realizar distintas
acciones de una manera simplificada. Ruta: Compras / Pedidos /
Conciliacin de Pedidos / Taller Anlisis Conciliaciones
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Reestablecer Aprobacin Aprobacin Pedido Cancelar Pedido
Despachar Pedido ( No contempla Va Mail)
Revisin Preliminar Pedido
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Recepcin de MaterialesLa recepcin de materiales en el Mdulo de
Compras permite no slo registrar la mercanca como entregada por el
proveedor sino adems almacenarla en las ubicaciones de Inventario a
travs de un solo paso. Para registrar una recepcin debemos
seleccionar las lneas de las OC a recibir. Ruta: Compras /
Recepciones / Introd/Actz de Recepciones (aadir)
Debemos cargar los datos de busqueda necesarios y oprimiendo el
botn Buscar el sistema nos mostrar todas aquellas lneas de OC que
cumplen con los criterios antes definidos.
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Una vez seleccionados los materiales a recibir, mediante un flag
en la columna Sel, oprimimos Aceptar para poder indicar la dems
informacin de recepcin.
Para que los materiales se almacen en las ubicaciones definidas
anteriormente seguidamente de grabar la recepcin, es necesario
marcar la casilla Recepcion interfaz .
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Relaciones con otros mdulos1. Compras Inventarios Permite el
almacenamiento de materiales desde la pgina de recepcin. Tambin
permite asociar costos diversos al costo de material a travs de la
nueva funcionalidad Miscellaneous Charges. 2. Compras Cuentas a
Pagar Creacin de PO Vouchers, copiando la informacin directamente
desde la O.C y/o recepcin hacia el voucher. Matching a 2, 3 y 4
vas. Nueva funcionalidad de emisin automtica de notas crdito al
realizar una devolucin al proveedor. 3. Compras Presupuesto Permite
controlar las compras en funcin al presupuesto, esta integracin se
da a travs de la nueva herramienta Control de Compromisos.
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