Manual de Procedimientostransparencia.esonora.gob.mx/NR/rdonlyres/4DE649B5-855E-4798-8… · Técnico y Consejo Directivo Comité Técnico del FITMES y Consejo Directivo del Fondo

Manual de Procedimientos

0


1


1

Introducción

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de

instrumento de apoyo en el funcionamiento del Fondo Estatal para la

Modernización del Transporte, al compendiar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones realizadas en las áreas administrativas que conforman al

Organismo.

La utilidad práctica del manual de procedimientos consiste en que permite

conocer detallada y secuencialmente la forma en que se desarrollan las

actividades que tienen asignadas las distintas áreas para cumplir con sus objetivos.

Se contempla además las políticas de operación que rigen para cada procedimiento

y los actores en el mismo, así como una guía gráfica a través del diagrama de flujo

correspondiente.


2

I

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION GENERAL


3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

SESIONES DE COMITE TECNICO Y CONSEJO DIRECTIVO


4

POLITICAS DE OPERACIÓN

� Para efectuarse una sesión de Comité Técnico y Consejo Directivo se tendrá que notificar con cinco días de anticipación a los miembros del Comité Técnico del Fideicomiso de Transporte Metropolitano del Estado de Sonora (FITMES) y del Consejo Directivo del Fondo.


5

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección General / Secretario Nombre del Procedimiento: Sesiones de Comité Técnico y Consejo Directivo

Dirección General / Secretario Coordinación Técnica Dirección General / Secretario

1.- Realiza reuniones del Comité Técnico del FITMES y del Consejo Directivo del Fondo de acuerdo a lo estipulado en el decreto y en el contrato del fideicomiso. 2.- Solicita a las Direcciones del Fondo los asuntos a tratar. 3.- Elabora las presentaciones de cada asunto a tratar en la sesión. 4.- Entrega al Secretario las presentaciones para su revisión y análisis. * Si todo está correcto 5.- Determina el Comité Técnico del Fideicomiso y el Consejo Directivo del Fondo la fecha para la reunión 6.- Convoca la Dirección General / Secretario a los integrantes del Comité Técnico y del Consejo Directivo.

Oficio Oficio Oficio Oficio

Original Original Original Original y copia

Responsable Actividad Formato Tantos


6

Dirección General / Secretario Coordinación Técnica

7.- Realiza la reunión de acuerdo al orden del día 8.- Prepara el proyecto de acta. 9.-Envía a los integrantes del Comité Técnico del Fitmes y del Consejo Directivo del Fondo para su aprobación y firma. 10.- Regresa y archiva el acta en las oficinas del Fondo.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Oficio Oficio

Original y copia Original y Copia



7

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Sesiones de Comité Técnico y Consejo Directivo

Dirección General / Secretario de Comité

Técnico y Consejo Directivo

Comité Técnico del FITMES y Consejo Directivo

del Fondo

No

Si

Inicio

Realiza reunión de Comité

Técnico del Fitmes y Consejo

Directivo del Fondo

Solicita a las Direcciones del

Fondo los asuntos a tratar en

la sesión.

Elabora la presentación de

cada asunto a tratar en la

sesión

Entrega al Secretario las

presentaciónes para su

revisión y análisis.

Está

Correcto

? A

Determina la fecha para

la reunión

H

. 2

A


8

Dirección General / Secretario de Comité

Técnico y Consejo Directivo

Comité Técnico del FITMES y Consejo Directivo

del Fondo

H

. 2

Realiza reunión de

acuerdo al orden del

día

Prepara proyecto de

acta

Envía acta a los integrantes del

Comité Técnico del Fideicomiso y

del Consejo Directivo del Fondo

para su autorización y firma

Fin

Archiva el acta firmada

correspondiente a la

reunión

Convoca a los integrantes

del Comité Técnico y del

Consejo Directivo


9

II

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE OPERACIÓN FINANCIERA


10


ADMINISTRACION DE CREDITOS


11


� Se concilia la información recibida por medio de archivo electrónico, con los depósitos reales en el estado de cuenta, determinando las inversiones, rendimientos y comisiones que generen dichos movimientos.


12

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Operación Financiera Nombre del Procedimiento:Administración de Créditos

Dirección de Operación Financiera Dirección de Administración y Control

1.- Recibe la Información de los movimientos bancarios diarios que pasa el Departamento de Informática y Sistemas 2.- Revisa la Información proporcionada por el Departamento de Informática y Sistemas * Si está correcto 3.- Elabora un reporte diario de cobranza de cartera y movimientos bancarios 4.- Turna el reporte diario de movimientos a la Dirección de Administración y Control. 5.- Recibe reporte diario de movimientos y realiza afectación contable.


Oficio Oficio

Original Original



13

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Administración de Créditos

Dirección de Operación Financiera

No

Si

Departamento de Informática y

Sistemas

Dirección de

Administración y Control

Inicio

Turna información de

los movimientos

bancarios diarios

Recibe información

de los movimientos

bancarios diarios

Revisa información

proporcionada por el

Departamento de

Informática y Sistemas

Está

Correcto

?

A

A

Elabora reporte diario

de cobranza de cartera y

movimientos bancarios

Turna reporte diario de

movimientos a la Dirección

de Administración y Control

Recibe reporte

diario de

movimientos y

realiza afectación

contable

Fin


14


PAGO AMORTIZACION CREDITO BANOBRAS


15


� Conciliada y verificada la información mensual de los movimientos en la cartera, se instruye al fiduciario en este caso a Bital, para el pago puntual de la amortización.


16

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Operación Financiera Nombre del Procedimiento:Pago Amortización Crédito BANOBRAS

Dirección de Operación Financiera Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Operación Financiera

1.- Concilia todos los abonos del mes por créditos. 2.- Verifica con el Departamento de Informática y Sistemas la conciliación de los abonos del mes por crédito. 3.- Elabora listados con los acreditados que abonaron durante el mes a su adeudo por crédito. 4.- Totaliza el monto recaudado por crédito. 5.- Realiza la instrucción de pago al Fiduciario de Bital, para cubrir el pago de la amortización del crédito a Banobras. 6.- Verifica con el Banco emisor de la orden de pago, en este caso Bital, el envío de los recursos a Banobras. * Posteriormente 7.- Verifica con BANOBRAS haber recibido el pago. * Si se hizo


Oficio

Original



17

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Administración de Créditos

Departamento de Informática y Sistemas


Inicio

Concilia los

abonos del mes

por Crédito.

Verifica

conciliación con el

Departamento

Informática y

Sistemas Archivo

Elabora listados con los

acreditados que

abonaron durante el mes

Totaliza el monto

recaudado por

crédito

Realiza la instrucción de

pago a la Fiduciaria, Bital

Verifica con el Banco emisor

de la orden de pago, Bital, el

envío de los recursos a

Banobras

A

H

. 2


18

Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Operación Financiera

A

H

. 2

Verifica con Banobras

haber recibido el pago.

Fin

Está

Listo

?


19


COBRANZA DE CARTERA


20


� Unicamente despúes de haber verificado los estados de

cuenta individuales de cada acreditado del Fideicomiso de Transporte Metropolitano del Estado de Sonora y del Fondo Estatal para la Modernización del Transporte, se podrá iniciar la recuperación de capital e interés vencido.


21

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Operación Financiera Nombre del Procedimiento: Cobranza de Cartera

Dirección de Operación Financiera Departamento de Cobranza y Seguimiento

1.- Verifica la situación de la cartera actual del Fideicomiso y del Fondo. 2.- Determina la cartera vencida a recuperar. * Si se encontró cartera vencida 3.- Instruye al Departamento de Cobranza y Seguimiento mediante un listado de acreditados a la recuperación de la cartera vencida individualmente. 4.- Efectúa recordatorio telefónico para el pago vencido. * Si no da resultado 5.- Notifica por escrito al acreditado sus pagos vencidos. 6.- Solicita el apoyo de la Dirección General de Transporte para llevar a cabo la detención de la unidad. * Si el acreditado pertenece al Fideicomiso de Transporte Metropolitano del Estado de Sonora

Oficio Oficio Oficio

Original y una copia Original y una copia Original y una copia



22

Tantos Formato

Departamento de Cobranza y Seguimiento Dirección de Operación Financiera

7.- Cita al concesionario a las oficinas del Fondo para arreglar la situación 8.- Negocia con el acreditado el pago vencido, dependiendo de la situación individual * Si desea liquidar el adeudo 9.- Dictamina la situación de su crédito. 10.- Recibe la propuesta de pago. * Si la negociación incluye un descuento 11.- Prepara y presenta al Comité Técnico del Fitmes para su aprobación o rechazo. 12.- Elabora oficio de contestación de aprobación o rechazo para el acreditado * Si no desea liquidar el adeudo 13.- Propone ante el acreditado un traspaso de la unidad para que el acreditado pueda ceder su crédito. * Posteriormente

Oficio Oficio Oficio Oficio

Original y Copia Original Original Original

Responsable Actividad


23


14.- Dictamina la situación del crédito. 15.- Analiza al candidato a quien se va a ceder el crédito para asegurar de que éste cumpla con los requisitos para continuar con el crédito

16.- Verifica el seguimiento de pagos de los acreditados y supervisa las actividades del departamento de Cobranza y Seguimiento.




24

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Cobranza de Cartera

Departamento de Cobranza y Seguimiento

Si

No

Si

No

No

Si


Inicio

Verifica la

situación de la

cartera

Determina la cartera

vencida a recuperar.

Archivo

Instruye al Departamento de

cobranza y seguimiento

mediante un listado de

acreditados para la

recuperación de la cartera

vencida

Pagan

?

H

. 2

Efectúa recordatorio telefónico a

los acreditados que tienen cartera

vencida

B

Notifica por escrito a los

acreditados con cartera vencida

Pagan

?

C

Pertenece

al FITMES

?

D

Encontró

cartera

vencida?

A


25


No

Si

Si

No

Si


H

. 2

Cita al concesionario a las

oficinas del Fondo para

arreglar la situación

D

E

Recibe y estudia la

propuesta de pago

Negocia con el acreditado su

pago vencido. Dependiendo

de la situación individual

Desea

Liquidar

?

Descuento

?

H

. 3

F

Solicita el apoyo de la

Dirección General de

Transporte para llevar a cabo la

detención de la unidad.

Dictamina situación del

crédito


26


No

Si

H

. 3

Propone un traspaso de

la unidad y crédito

Analiza al candidato

a ceder el crédito

Verifica el seguimiento de

pagos y supervisión al

Departamento de Cobranza y

Seguimiento

Fin

C

G

Prepara y presenta al

Comité Técnico para

su aprobación

Elabora oficio de

aprobación

Aprobado

?


A

E

F

G

B


27

II.I

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y SISTEMAS


28


MANTENIMIENTO DIARIO AL SISTEMA INTERNO DEL FONDO


29


� Se validará la información que contenga el archivo electrónico que se recibe diariamente del banco con los movimientos diarios de todos los acreditados del Fideicomiso y Fondo, únicamente si esta información es similar a la reflejada en el estado de cuenta enviado de la misma forma por el banco al Director de Operación Financiera.


30

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Departamento de Informática y Sistemas

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Diario al Sistema Interno del Fondo

Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Operación Financiera Departamento de Informática y Sistemas

1.- Recibe los depósitos diarios del banco. 2.- Descomprime y revisa la información. 3.- Envía la información a la Dirección de Operación Financiera. 4.- Coteja contra estados de cuenta bancarios la información enviada por el Departamento de Informática y Sistemas * Si está correcta 5.-Carga la información enviada por el banco al sistema interno. 6.-Genera el reporte diario de movimientos.


Electrónico E-Mail

Original



31

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Mantenimiento diario al Sistema

Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Operación Financiera

Si

No

Inicio

Recibe Información

bancaria

Descomprime y revisa

la información

Coteja contra estados de

cuenta la información

enviada

Si está

correcta

? Carga la

información

al sistema

Genera el reporte

diario de

movimientos

Solicita al banco

envíe de nuevo el

archivo.

Fin

A

A


32


ELABORACIÓN DE REPORTE DE CORTE MENSUAL


33


� El reporte de Corte Mensual de los movimientos en la cartera del Fideicomiso y Fondo sólo se realiza a final de cada mes, y se envía a la Dirección de Operación Financiera para su revisión y autorización, para que a su vez lo turne a la Dirección de Administración y Control con el fin de realizar el cierre mensual.

� La Dirección de Administración y Control cerrará el mes únicamente si el reporte de corte mensual no tiene diferencias.


34


Nombre del Procedimiento: Elaboración de Reporte de Corte Mensual

Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Operación Financiera Dirección de Administración y Control Departamento de Informática y sistemas

1.- Realiza el filtro de depósitos mensuales, una vez cargados en el sistema interno todos los movimientos del mes. 2.-Transfiere la información del sistema a una hoja de cálculo.

3.-Revisa y compara la información del reporte de corte mensual con la información de la Dirección de Operación Financiera. *Si todo está correcto 4.-Pasa el reporte de corte mensual a la Dirección de Administración y Control. 5.-Revisa y verifica si hay diferencia 6.-Pasa el corte mensual al Departamento de Informática y Sistemas. 7.- Realiza el reporte para el cierre de mes.


Oficio

Original



35

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Reporte de Corte Mensual


Sistemas

Dirección de Operación

Financiera

Dirección de Administración

y Control

No Si

Inicio

Filtra la

información.

Exporta la

información a

una hoja de

cálculo

Correcto

?

Revisa y compara

la información.

Entrega el corte a la

Dirección de

Administración y

Control

Regresa el corte

mensual para

localizar la

diferencia

A

A

Elabora el

reporte para el

cierre de mes

Fin

Archivo


36


ELABORACION DE ESTADOS DE CUENTA MENSUALES


37


� Los Estados de Cuenta de los acreditados del Fideicomiso y del Fondo se elaboran una vez que los cálculos de la información recibida en el mes estén revisados, cuadrados y se confirme con la Dirección de Operación Financiera la entrada del efectivo a las cuentas bancarias.


38


Nombre del Procedimiento:Elaboración de Estados de Cuenta Mensuales

Dirección de Oiperación Financiera Departamento de Informática y Sistemas

1.- Revisa que el cierre de mes esté finalizado * Si está correcto 2.- Filtra la información de los estados de cuenta mensuales en el sistema interno del Fondo. 3.- Separa por entidad la información. 4.- Genera los estados de cuenta mensuales. 5.- Genera un acuse de recibo correspondiente a cada entidad. 6.- Envía por mensajería los estados de cuenta a los concesionarios adheridos a la fecha.


Oficio Oficio

Original Original



39


DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Elaboración de Estados de Cuenta Mensuales


Si

No


Inicio

Revisa si el

cierre de mes

está listo

Listo

?

A

A

Se filtra la

información del

sistema

Separa la

información por

entidad

Genera los

estados de cuenta

Genera acuse de

recibo de los

estados de cuenta

Envía los estados

de cuenta

Fin


40


ELABORACION DE POLIZA MENSUAL


41


� La Póliza Mensual se canaliza a la Dirección de Operación Financiera para su aplicación, únicamente si está perfectamente terminada y cuadrada.

� Se envía la Póliza Mensual a la Dirección de Administración y Control para realizar su afectación y con esto cerrar el mes contable.


42


Nombre del Procedimiento: Elaboración de Póliza Mensual

Departamento de Informática y Sistemas Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Administración y Control Departamento de Informática y Sistemas

1.- Realiza el Reporte de Corte Mensual 2.- Verifica que el reporte de corte mensual esté cuadrado con la información de la Dirección de Operación Financiera. * Si está correcto 3.- Turna y verifica la información del corte mensual a la Dirección de Operación Financiera. * Si está correcto 4.- Vacía la información del corte mensual a las pólizas mensuales. 5.- Coteja que la póliza mensual cuadre con la información proporcionada diariamente por la Dirección de Operación Financiera. 6.- Elabora la póliza mensual y los movimientos de la cartera en el mes.

Reporte Oficio Oficio

Original Original Original y una copia



43


7.- Turna la Información a la Dirección de Administración y Control para que se realice el cierre de mes


Oficio

Original



44

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento:Elaboración de Póliza Mensual


Sistemas


Financiera

Dirección de Administración y

Control

Si

No

Si

No

Inicio

Elabora

reporte de

corte Mensual

Verifica corte con la

información de la


Financiera.

Está

Correcto

?

Coteja información de la

póliza mensual con la

información recibida

diariamente de la Dirección

de Operación Financiera

Está

Correcto

?

A

B

A

B

Vacia la inf. del

corte mensual a la

póliza

Archivo

Revisa la póliza

mensual

Elabora la

póliza mensual

Turna la póliza

mensual para el

cierre del mes

Fin

Turna y verifica la

información del corte

mensual.


45


SERVICIO A LA RED DE COMPUTO INTERNA


46


� Se autorizará un servicio o la compra de un nuevo equipo de cómputo únicamente si éste es necesario y no se cuenta con los recursos para solucionar el problema dentro de la organización.

� Para adquirir material, equipo o servicios debe presentarse por escrito una solicitud a la Dirección de Administración y Control y ésta debe ser autorizada.


47


Nombre del Procedimiento:Servicio a la Red de Cómputo Interna

Departamento de Informática y Sistemas Departamento de Informática y Sistemas

1.- Revisa el funcionamiento de la red de cómputo interna. 2.- Verifica su funcionamiento * Si es incorrecto. 3.- Identifica el problema y aplica una solución adecuada * Si se requiere material. 4.- Elabora solicitud del material necesario. * Si se requiere equipo 5.- Elabora solicitud del equipo necesario. * Si se requiere servicio 6.- Elabora solicitud de material, equipo o servicio necesario. * Posteriormente 7.- Turna solicitud a la Dirección de Administración y Control. * Si es aprobada 8.- Adquiere y aplica material, equipo o servicio necesario.

Oficio Oficio Oficio

Original Original Original



48

Departamento de Informática Y Sistemas Dirección de Administración y Control

13.- Revisa el funcionamiento de la red de cómputo interna. * Si está correcto 14.- Recibe factura del material, equipo o servicio adquirido. 9.- Turna factura a la Dirección de Administración y Control. 10.-Recibe factura y se procede a su pago.




49

||||

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Servicio a la Red de Cómputo Interna

Departamento de Informática y Sistemas Dirección de Administración y Control

No

Si

Si

No

Es

Incorrecto

?

A

Identifica el problema y

aplica una solución.

Inicio

Revisa el funcionamiento

de la red de cómputo

interna

Verifica su funcionamiento

Fin

Se requiere

material

?

C

H

2

F

E


50


Si

No

No

Si

Dirección de Administración y Control

No

Si

Requiere

equipo

?

H

. 2

Requiere

servicio

?

Elabora solicitud para la

Dirección de

Administración y Control

A

B

C

B

Turna solicitud para su

aprobación

Aprobada

?

D

D

Adquiere y aplica el

material, equipo o servicio

requerido

Revisa el funcionamiento de

la Red Interna de Cómputo

H

. 3


51


No

Si


Correcto

? E

Recibe factura por

material, equipo o

servicio proporcionado

Turna factura a la dirección

de Administración y Control

Recibe factura y se procede a

su pago

F

H

. 3


52

II.2

DEPARTAMENTO DE COBRANZA Y SEGUIMIENTO


53


ORGANIZACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DE ACREDITADOS


54


� Se archivarán los expedientes de acreditados recibidos en el Fondo por el Fiduciario Bital, de una forma consecutiva de acuerdo al número de concesión que aparece en el contrato de adhesión incluido en el expediente.


55

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Departamento de Cobranza y Seguimiento

Nombre del Procedimiento:Organización y Resguardo de Archivos de Acreditados

Departamento de Informática y Sistemas Departamento de Cobranza y Seguimiento

1.- Solicita directamente al Fiduciario BITAL los expedientes de los concesionarios del Fideicomiso. * Posteriormente 2.- Recibe los expedientes con copia del contrato de adhesión, copia de la factura de la unidad y la concesión. * Si está correcto 3.- Organiza los expedientes de forma consecutiva de acuerdo al número de concesión para facilitar su manejo. 4.- Resguarda bajo llave la información del archivo de los concesionarios.


Oficio

Copia



56

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Organización y Resguardo de Archivos de Acreditados


No

Si

Inicio

Recibe los expedientes

solicitados al

fiduciario

Organiza los expedientes de

forma consecutíva de acuerdo

al número de concesión para

facilitar su manejo.

Resguarda la

información de los

archivos de los

concesionarios

Está

Correcto

? A

Fin

Solicita directamente al

Fiduciario los expedientes de

los concesionatios

A


57


TRAMITE DE COBRANZA


58


� La detención de unidades pertenecientes al Fideicomiso de Transporte Metropolitano del Estado de Sonora (FITMES), se llevarán a cabo con el apoyo de la Dirección General de Transporte.


59


Nombre del Procedimiento:Trámite de Cobranza


1.- Envía listado de los acreditados y sus depósitos bancarios en el mes. 2.- Recibe listado del Departamento de Informática y Sistemas, con los datos de los acreditados y sus depósitos bancarios * Posteriormente 3.- Selecciona a los concesionarios con cartera vencida en el listado. 4.- Localiza vía telefónica al concesionario invitándolo a que se presente en las oficinas del Fondo. * Si da resultado 5.- Visita personalmente al concesionario para notificarle por escrito mediante una carta en donde se le especifica que cuenta con 3 días hábiles para cubrir sus pagos vencidos. * Si no da resultado y pertenece al FITMES

Oficio Oficio

Original Original



60

Departamento de Cobranza y Seguimiento Dirección de Operación Financiera Departamento de Cobranza y Seguimiento

6.- Solicita el apoyo de la Dirección General de Transporte, para que en coordinación con el Departamento de Cobranza del Fondo se proceda a la detención de la unidad, localizándola en la ruta que le corresponde. 7.- Cita al acreditado a las oficinas del Fondo para tratar la situación. 8.- Trata con el acreditado las posibilidades de solucionar el problema de sus pagos vencidos 9.- Da seguimiento a los pagos del acreditado. * Si hay incumplimiento 10.- Hace del conocimiento de la Dirección de Operación Financiera para que proceda jurídicamente.


Oficio Oficio

Original Original



61

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Trámite de Cobranza


Sistemas


Seguimiento

Si

Si

No

Inicio

Selecciona a los concesionarios

con cartera vencida en el

listado proporcionado por el


Sistemas.

Localiza vía telefónica al

concesionario invitándolo a

que se presente en las

oficinas del Fondo

Da

Resultado

? A

A


Financiera

Envía listado de acreditados

y sus depósitos bancarios

Recibe listado del Departamento

de Informática y Sistemas con

los datos de los concesionarios y

sus movimientos

H

. 2


62


Sistemas


Seguimiento

Si

No

No

Si

Visita personalmente al

concesionario para notificarle

por escrito mediante una carta en

donde se le especifica que

cuenta con 3 días hábiles para

cubrir sus pagos vencidos.


Financiera

H

. 2

Da

resultado

?

Pertenece

al

FITMES C

B

Solicita apoyo de la Dirección

General de Transporte para que

en coordinación con el

Departamento de Cobranza del

Fondo procedan a la detención

de la unidad.

H

. 3


63


Sistemas


Seguimiento

Si

No

Cita al acreditado a las oficinas

del Fondo para tratar la situación


Financiera

H

. 3

Trata con el acreditado las

posibilidades de solucionar el

problema de sus pagos

vencidos.

Da seguimiento a los pagos

de los acreditados

Hay

incumplimiento

?

Fin

Hace del conocimiento de la


Financiera para que actúe

jurídicamente

C

B A


64


APOYO EN LA DEPURACION Y MANTENIMIENTO DE LOS DATOS EN EL SISTEMA INTERNO DEL FONDO


65


� Para mantener actualizados los datos generales de los acreditados, es necesario que el Departamento de Cobranza y Seguimiento, esté en contacto constante con los acreditados, mediante vía telefónica, visita o asistencia a las revisiones que realiza la Dirección General de Transporte.


66


Nombre del Procedimiento:Apoyo en la depuración y mantenimiento de datos en el sistema interno del Fondo.


1.- Envía listado de concesionarios con la información general de cada uno. 2.- Verifica información general de los concesionarios mediante las llamadas telefónicas * Si no da resultado 3.- Verifica la información general de los concesionarios en las revisiones en coordinación con la Dirección General de Transporte. * Si no está correcta 4.- Toma nueva información. 5.- Pasa información recaudada al Departamento de Informática y Sistemas para mantener actualizada la información de los concesionarios.


Oficio Oficio

Original Original



67

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Organización y Resguardo de Archivos de Acreditados


Si

No

Si

No

Inicio

Verifica la información

general de los

concesionarios mediante

las llamadas telefónicas

Verifica la información en las

revisiones en coordinación

con la Dirección General de

Transporte.

Toma nueva información

Está

Correcta

? A

Fin

Envía listado de

concesionarios con la

información general de cada

uno.

Está

Correcta

?

B

Recibe información

actualizada de los

concesionarios y actualiza

el sistema interno

A

B


68

III

PROCESOS DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y CONTROL


69


AFECTACION CONTABLE / LIQUIDACION DE FACTURAS


70


� El pago de una factura se podrá realizar únicamente si contiene correctamente los datos fiscales requeridos y si se autoriza por la Dirección General.


71

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Administración y control

Nombre del Procedimiento:Afectación Contable / Liquidación de Facturas


1.- Recibe facturas de proveedores y servicios generales. 2.- Revisa que las facturas cumplan con los requisitos fiscales. * Si cumple con todo 3.- Turna a la Dirección General para la autorización de pago. * Posteriormente 4.- Elabora el cheque correspondiente efectuando la retención del 10 % de impuesto a los pagos por honorarios profesionales y por arrendamiento cuando procede.


Factura Cheque

Original



72

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Afectación Contable / Liquidación de Facturas


No

Si

Inicio

Recibe factura de

proveedores y

servicios generales

Revisa que las

facturas cumplan

con los requisitos

fiscales

Turna factura a la

Dirección General

para la autorización

de pago

Cumple

con los

requisitos

A

Elabora cheque

correspondiente y

realiza pago.

Fin

Solicita factura al proveedor

por material o servicio

proporcionado

A


73


ELABORACION DE NOMINA QUINCENAL


74


� El pago se efectúa en base al puesto previamente autorizado y respetando los niveles de sueldos establecidos en el presupuesto de gastos del ejercicio.

� El pago de la nómina únicamente se realizará si es autorizado por la Dirección General del Fondo Estatal para la Modernización del Transporte.


75

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Administración y Control

Nombre del Procedimiento: Elaboración de nómina quincenal


1.- Elabora la nómina con el pago quincenal del personal que labora en el Fondo. 2.- Turna la nómina a la Dirección General para la autorización del pago. * Posteriormente 3.- Elabora la póliza de diario afectando las partidas correspondientes. 4.- Transmite la nómina quincenal a la banca electrónica. 5.- Acredita el pago quincenal a las cuentas personales de los empleados.




76

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Elaboración de nómina quincenal


No

Si

Inicio

Recibe nómina

quincenal para su

autorización

Elabora la póliza de

diario realizando las

partidas

correspondientes

Autoriza

el pago

?

Acredita el pago

quincenal a las

cuentas personales de

los empleados.

Fin

Elabora la nómina quincenal

del personal que labora en el

Fondo

A

A

Transmite la nómina

quincenal a la Banca

Electrónica


77


ELABORACION DE PRESUPUESTO DE GASTO ANUAL


78


� Para la elaboración del presupuesto de gasto anual se requiere que exista congruecia con lo gastado en el ejercicio inmediato anterior, aplicando la inflación acumulada del año, a la vez considerando los gastos directos por la creación de nuevas plazas cuando se justifiquen y las necesidades de mobiliario y equipo.


79


Nombre del Procedimiento: Elaboración del presupuesto de gasto anual

Dirección de Administración y Control Dirección General Dirección de Administración y Control

1.- Elabora el presupuesto de gasto anual de acuerdo al programa de objetivos y metas. 2.- Turna el presupuesto de gasto anual a la Dirección General para su revisión y autorización. * Una vez autorizado 3.- Canaliza a la Secretaría de Gobierno para su aprobación. * Si es aprobado 4.-Recibe y turna a la Dirección de Administración y Control. 5.- Recibe el presupuesto anual y controla su distribución del gasto a las diferentes áreas del Fondo.


Oficio Original y dos copias



80

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Elaboración del presupuesto de gasto anual

Dirección de Administración y Control Dirección General

No

No

Si

Inicio

Elabora el presupuesto de

gasto anual de acuerdo al

programa de objetivos y

metas.

Pasa el presupuesto de

gasto anual a la Dirección

General para su revisión

Está

Correcto

?

Archivo

Recibe el presupuesto

anual y controla su

distribución del gasto a

las diferentes áreas del

Fondo Trata con la

Secretaría de

Gobierno

Fin

A

A

Aprobado

? B

B


81


DETERMINACION PARA EL PAGO DE IMPUESTOS FEDERALES


82


� Para realizar el pago mensual de Impuestos Federales es necesario que en la Dirección de Administración y Control se llene correctamente el formato 1D.


83


Nombre del Procedimiento: Determinación para el Pago de Impuestos Federales

Dirección de Administración y Control Dirección General Dirección de Administración y Control

1.- Elabora el formato 1D para el entero de impuestos federales. 2.- Elabora el cheque para el entero de impuestos federales. 3.- Pasa el formato y cheque elaborados para las firmas legales. 4.- Revisa, autoriza y firma el formato y cheque para el pago mensual de impuestos federales 4.-Realiza el pago correspondiente a los impuestos federales mensuales. 6.- Archiva la documentación y el recibo de pago de impuestos federales mensuales.


1D

Original



84

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Determinación para el entero de Impuestos Federales

Dirección de Administración y Control Dirección General

Inicio

Elabora el formato “1D”

para el pago de los

impuestos federales

mensuales

Elabora el cheque para

el entero de los

impuestos federales

Pasa el formato “1D” y

el cheque para recaudar

las firmas legales.

Realiza pago

correspondiente a los

impuestos federales

mensuales

Fin

Revisa, autoriza y firma

el formato y cheque para

el pago de los impuestos

federales mensuales.

Archiva la documentación y

el recibo de pago de los

impuestos federales

mensuales


85


ELABORACION DE RESGUARDOS DE MOBILIARIO

Y EQUIPO


86


� Para tener un adecuado control sobre el mobiliario y equipo dentro de las instalaciones del Fondo es necesario hacer anualmente un inventario de los mismos y responsabilizar a cada área de que éste se mantenga en buen estado.


87


Nombre del Procedimiento: Elaboración de resguardos de mobiliario y equipo.


1.- Elabora el resguardo de mobiliario y equipo. 2.- Turna el resguardo a cada departamento para su firma. * Posteriormente 3.-Recibe y archiva para su Control.


Resguardo Original y una copia



88

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Elaboración de resguardo de mobiliario y equipo

Inicio

Elabora el resguardo

de mobiliario y equipo

Turna el resguardo a

cada departamento

para su firma

Recibe y archiva para su

control

Fin



89

IV

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS


90


DESARROLLO DE PROYECTOS


91


� Para la implementación de un nuevo proyecto es necesario

realizar un análisis de factibilidad de aplicación y un análisis de factibilidad financiera y presentarlos ante la Dirección General y el Consejo Directivo del Fondo para su autorización.


92

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Proyectos. Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Proyectos

Dirección de Proyectos.

1.- Realiza investigación dentro y fuera de la ciudad sobre tendencias para mejorar y modernizar el servicio de transporte. 2.- Analiza la factibilidad de aplicación de las tendencias para mejorar y modernizar el servicio de transporte, mediante entrevistas a los concesionarios en el estado, a los usuarios del servicio etc. * Si es factible 3.- Turna el proyecto a la Dirección de Operación Financiera para un análisis presupuestal y financiero * Posteriormente, si hay recursos y es factible. 4.- Recibe la investigación y turna el proyecto a la Dirección General para su aprobación. * Si es aprobado.



93


5.- Elabora detalladamente la presentación del proyecto y lo expone al Consejo Directivo del Fondo para su aprobación. 6.- Realiza la implementación del proyecto dentro del servicio de transporte.




94

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Desarrollo de Proyectos

Dirección de Proyectos Dirección de Operación

Financiera

Dirección General

Si

No

Si

No

Inicio

Hay

recursos

?

Analiza la factibilidad

presupuestal y financiera para

la implementación del

proyecto.

Es

aprobado

?

A

A

Realiza investigación sobre

tendencias para mejorar y

modernizar el servicio de

transporte.

Analiza la factibilidad de

aplicación de las tendencias

para mejorar y modernizar el

servicio de transporte.

Turna investigación y análisis de

factibilidad a la Dirección de

Operación Financiera

Recibe y turna a la

Dirección General para su

aprobación No

E

B

H

. 2

Es

factible

?

D

Si

B

E

C

C


95

Dirección de Proyectos Dirección de Operación

Financiera

Dirección General

No

Si

Es

aprobado

F

F

H

. 2

Realiza la implementación del

proyecto dentro del servicio de

transporte.

Fin

D

Elabora detalladamente la

presentación del proyecto y

lo expone ante el Consejo

Directivo del Fondo para su

aprobación


96


IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS


97


� Para llevar un control sobre los proyectos implementados es

necesario que el Departamento de Seguimiento y Control realice mensualmente reportes que contengan detalladamente el desarrollo de cada proyecto en marcha y los presente a la Dirección de Proyectos y a su vez al Consejo Directivo del Fondo.


98

Entidad:Fondo Estatal para la Modernización del Transporte Unidad Administrativa:Dirección de Proyectos. Nombre del Procedimiento: Implementación y Seguimiento de Proyectos.


1.- Promueve la implementación de proyectos aprobados para mejorar y modernizar el servicio de transporte entre los acreditados del Fondo. * Posteriormente 2.- Supervisa la implementación del proyecto. * Posteriormente 3.- Supervisa el funcionamiento del proyecto implementado en el servicio de transporte. * Posteriormente 4.- Realiza reportes de informes mensuales sobre el desarrollo de cada proyecto implementado. 5.- Mantiene contacto directo entre los acreditados involucrados en el proyecto para fungir como intermediario entre ellos y el Fondo.


Oficio

Original



99

DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento: Implementación y seguimiento de proyectos

Dirección de Proyectos

Inicio

Promueve la implementación

de proyectos aprobados para la

mejora y modernización del

servicio de transporte

Supervisa la implementación del

proyecto

Supervisa el funcionamiento

del proyecto implementado

al servicio de transporte

Realiza reportes de informes

mensuales sobre cada

proyecto implementado

Mantiene contacto directo entre

los acreditados involucrados en

el proyecto para fungir como

intermediario entre ellos y el

Fondo

Fin

Documents

Manual de Procedimientostransparencia.esonora.gob.mx/NR/rdonlyres/4DE649B5-855E-4798-8… · Técnico y Consejo Directivo Comité Técnico del FITMES y Consejo Directivo del Fondo