Manual de Procedimientos de Logística 2005 - … · Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia de Desarrollo Empresarial Oficina

MMaannuuaall ddee PPrroocceeddiimmiieennttooss ddee LLooggííssttiiccaa 22000055 GGeerreenncciiaa ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn yy FFiinnaannzzaass

GGeerreenncciiaa ddee DDeessaarrrroolllloo EEmmpprreessaarriiaall OOffiicciinnaa ddee RRaacciioonnaalliizzaacciióónn yy CCoonnttrrooll ddee GGeessttiióónn

��

�� !"� �� #��$�"� %�� &��#��&�� '�#��(��'��)�� *��&��)��+��"��,��%��#��'��-�.��"��,��/��-��-�� 0��1!�� 1� 2�� !"�'�%��#��#��*��)��+��#��'��'��-��-�.��+��"��&��%��-��.��,��3��"��*��)��"�$��,�� &�� 4� *,��"� ��',�� '��.��'��3��5)��6�'�(��+��


GGeerreenncciiaa ddee DDeessaarrrroolllloo EEmmpprreessaarriiaall OOffiicciinnaa RRaacciioonnaalliizzaacciióónn yy CCoonnttrrooll ddee GGeessttiióónn

2

�� )��)7��8�9�� 2�

�� 9� � � � � � � � � � � �� 1��

2� (�7�� 1�� 9��9)8�� *��:�� )7�9 �*��8�� 1�;� ��<8�=�� *��:�� )7�9 �*��8�� 1�!� 97�87��89��9��)�7�� >�� )7�9 �*��8�� ?�1� ��9��9� � � � � � � � � � ?�

�� @�

�� A��=� �� 2 ��

�� 22�

��

2� �� 2��

2�2� ��9�8�9��)B��9�� C:��9�� D�� 2;�

2�� 9�8�9��)B��9��9��87�8�9�� 7��

�� ;2�

��2� 9��9:7��)B��9��9��87�8�9�� 7=��E�9��:�8�� ;��

�

;� �� !2�

;�2� � <: �9�9�� 798��)B��9�� !��

;�� <: �9�9�� 798��98�=�� 12�

�!� �� ? �

!�2� � <: �9�9�� *��7�9:��8��F�� C:��9�� "�� ?2��:*��87��E��7=�9��

!�� <: �9�9�� *��7�9:��8��F�� C:��9�� ?A��7=�9�� ):��9� � �



3

�

1� �� @@�

1�2� � C:��9�� E��:*��87�� @G�

��=� �� G2��

1. ��7�9�� )��:�� C:��9�� G��

2. ��(7�� *�87��)�7�� <: �9�9�� 798�� G1�

3. ��(7�� *�87��)�7�9�<��9H�9�� GG�

4. ��(7�� *�87��)�7� =��:9�� A �

5. ��(7�� *�87��)�7�I��7�9�9�� A;�

6. 87��I7�9�� *�87��87��*�9�� A?�

� ��

7. �)�9H�� *�87�� AG�

8. *�� J��8�� ) � �K�)�7�� 2 �

�

�

=�� 2 ;��

2� ��(7��"�9� �I�9�9��E�7(��87��8*��9�*):8�7�L� �� 2 !�

��)�87�*��

�� 9��87�� 87��I7�9��E�87�� )�87�*�� 22 �

;� ��=�8�7��I��9��)�87�*��:�� 22!�

!� )7�9�� <�� )�87�*�� 22@�

1� ��*��8��I��9��(�� *:�� 2� �

?� 9��87��E��:)7=�� )�(�� 87��:8�� 2�;�

��*:��

�



4

�=�� 2�?�

��

2� �8�9�� :*��87��E��7=�9��7��:�:�7�� 2�@�

�� :)7=��87��<��*)�L�� I�9��"�<�7 ��7��E�� 2;!�

(��I�87��

;� =��9�� 9�*)7��8�� )�(��)�7��7=�9�� 2;@�

��*)�L�"�<�7 ��7��"�(��I�87��"�I�8�9�)�� "�8�I��"��

��C:��7� �9�*��8��E�*��8��*��8�� *:��

!� 9��87�� 7�� 7=�9�� =H�9:�� 2! �

1� 9��87��9��:*�� 9�*�:�8�� 2!��

?� 87�*�8��9�� 99� �8� �87��8�� 2!!�

@� 9��87��)�(�� :L��987�9�"�8�I��E��77�� 2!@�

��9��

G� �7=�9�� I�8�9�)��"��L�� "�� E��I�� 2!A�

��



5

I. DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA

1. GENERALIDADES :

La EPS SEDALIB S.A. se encuentra organizada formalmente de acuerdo al Organigrama vigente aprobado por en Sesión Ordinaria de Directorio Nº 254 de fecha 05.01.2004, en la que se muestra la ubicación orgánica de la Oficina de Logística materia del presente Manual de Procedimientos. (Ver Organigrama adjunto). La configuración de procesos de la oficina de Logística de acuerdo al Reglamento y Manual de Organización y Funciones 2004 son:

• Compras • Almacén • Servicios Generales y Transportes • Patrimonio

Los montos y modalidades de adquisición aplicados en la EPS, están establecidas a través de los dispositivos legales vigentes.

2. CONCEPTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un documento técnico normativo que presenta en forma ordenada y sistemática los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de acuerdo a métodos previstos; desarrollándose en base a la Estructura Orgánica vigente y tiene carácter instructivo e informativo.

3. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS � Guiar u orientar el trabajo, formalizando los procesos y procedimientos

racionalizados en tiempo presente–futuro; dándoles un ordenamiento y coherencia en lograr resultados y rendimientos óptimos.

� Reforzar el modelo de la estructura, diseñando los procesos y procedimientos

para que respondan al manejo de resultados a través de los procesos.

� Agilizar la toma de decisiones, buscando que cada Unidad Orgánica pueda tomar decisiones sin la intermediación de las Unidades Orgánicas superiores.

� Buscar la eficacia en los resultados y la eficiencia en lograr la reducción de los

costos.



6

4. CRITERIOS TECNICOS PARA EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Todos los procedimientos tienen las siguientes características comunes:

� En el Manual de Procedimientos de Logística se ha optado por desarrollarlo por

puestos de trabajo, sus acciones u operaciones que inciden en el proceso acompañado de los reportes y formatos que se deben realizar para mejorar la gestión en términos de reducción de costos, simplificar trámites y mejorar el resultado con mayores rendimientos.

� Pertenecen a un proceso que los globaliza y se limitan de acuerdo al nivel donde

operan y que adquieren la categoría de procedimientos

� Lograr la simplicidad y facilitar su comprensión. � Tienen una Unidad Orgánica o proceso responsable de su ejecución ubicadas a

nivel central y se encarga de planear y controlar los resultados de todas las actividades.

5. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación en todo el ámbito jurisdiccional de SEDALIB S.A.



7

II. APROBACION, ACTUALIZACION Y DIFUSION DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA

1. APROBACION

• La Gerencia de Desarrollo Empresarial elevará los proyectos definitivos de los Manuales de Procedimientos a la Gerencia General previa opinión favorable de la Jefatura de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión y de la SubGerencia de Asesoría Jurídica, en materia legal.

• La aprobación de los Manuales de Procedimientos será mediante Resolución

de Gerencia General. El Gerente General lo pondrá en vigencia, siendo su potestad informar al Directorio.

• Es requisito previo para la aprobación del Manual de Procedimientos, la

visación de la Gerencia de Administración y Finanzas, previo V°B° de Jefatura de la Oficina de Logística, en señal de conformidad.

2. ACTUALIZACION

El Manual de Procedimientos se evaluará y revisará, en su nivel, por lo menos una vez al año. También podrá ser actualizado en los siguientes casos:

• Por disposición del Directorio y/o Gerencia General. • A solicitud de la Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de Oficina de

Logística. • A solicitud de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión. • Cuando se apruebe o modifique una disposición administrativa o legal que

afecte la funciones generales y atribuciones de la Oficina de Logística.

3. DIFUSION

La difusión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo Empresarial, a través de la Jefatura de Oficina de Racionalización y Control de Gestión, debiendo distribuirse los Manuales de Procedimientos a la Gerencia de Administración y Finanzas, División Zonal Norte, Oficina de Logística y Órgano de Control interno. Así mismo se difundirá preferentemente por correo electrónico a las áreas y estará disponible en la red como herramienta de consulta.



8

• Un ejemplar de cada Manual de Procedimientos, deberá ser elevado a la Gerencia General, Auditoria Interna, Gerencia de Desarrollo Empresarial y Jefe de Oficina de Racionalización y Control de Gestión.

• La Jefatura de Oficina de Logística deberá publicar a través de los medios

necesarios (vitrina, periódico mural u otro) aquellos procedimientos o guías de interés para los proveedores en pro de lograr un entendimiento mutuo y de mejor servicio.



9

II. BASE LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA

a. Estatuto vigente de la Empresa SEDALIB S.A., Ficha 4936 C-2 del Registro de Sociedades Mercantiles de la Libertad de fecha 14.10.96.

b. Reglamento Interno de Trabajo vigente.

c. Directiva Nº 007-98-SEDALIB S.A.-0400-GG ¨ Lineamientos para la formulación y

actualización del Manual de Procedimientos en SEDALIB S.A.¨

d. Directiva N° 002-77-INAP/DNR “Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos”.

e. Resolución Jefatural N° 092-92-INAP/DTSA – Aprueba la Directiva N° 003-92-

INAP/DTSA, que establece las “Pautas Metodológicas para la Formulación de los Textos Unicos de Procedimientos Administrativos” (TUPA) del 12.05.92.

f. Texto único ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, modificado por la ley Nº 28267.

g. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado

mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

h. Ley 27444 “Procedimiento Administrativo General”



10

IV. DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA

Los Procedimientos descritos en la Oficina de Logística ha sido estructurados en base

al “Texto Unico Ordenado” de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

(Decreto Supremo N° 083 – 2004- PCM, modificado por la ley 28267 y el Reglamento

de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del estado (Decreto Supremo N° 084 – 2004-

PCM) y teniendo en cuenta el objetivo del proceso, secuencia de actividades,

responsables de su ejecución, flujograma de actividades y los formatos rediseñados que

se utilizará a partir de su aprobación mediante Resolución de Gerencia General..



11

TOPES PARA CADA PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

AÑO FISCAL 2005 Y EN NUEVOS SOLES

��

BIENES

SERVICIOS

OBRAS

LICITACION PUBLICA

Mayor o igual : 450,000

Mayor o igual 1’150,000

CONCURSO PUBLICO

Mayor o igual 200,000

PUBLICA

Menor a: 450,000 Mayor a: 225,000

Menor de: 200,000 Mayor de: 100,000

Menor de: 1’150,000 Mayor a: 575,000

ADJUDICACION

DIRECTA SELECTIVA

Menor o igual de: 225,000 Mayor o igual de: 45,000



OBRAS

Menor de: 115,000 Mayor o igual de: 3,300 (**)

MENOR CUANTIA

BIENES Y SERVICIOS



(**) Decreto Supremo Nº 177-2004-EF, Publicado en el Diario Oficial el Peruano el 07.12.2004 y articulo 2º, numeral 2.3 g) del texto único ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.



12

1. LICITACION PÚBLICA

1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros)

1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras)



13


HOJA

1/ 8

14

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :

Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.

CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO

LICITACIONES Y CONCURSOS

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA

1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a

Almacén a través de la nota de pedido.

ASISTENTE DE ALMACEN

2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.

AREA USUARIA

4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de

Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta

nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.

ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL.

6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido. 7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de Pedido

con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística

AUXILIAR DE LOGISTICA

8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia. 9. Registra y tramita a Jefatura.

JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA

10. Determina proceso de compra según montos establecidos

por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal.

11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos.

HOJA

2/ 8

15

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS.

12. Recepción de expediente y determina el proceso de

licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC

aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.

14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso

incluido. 15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y

Concursos. 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para

nombramiento de Comité Especial. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para

aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento

de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asuntos Jurídicos y Gerente de Administración y Finanzas.

19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente

General 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y

Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores.

21. Organiza y tramita expediente a comité especial

adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial.

HOJA

3/ 8

16

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL

22. Recibe Resolución de Gerencia General de

nombramiento 23. Elabora Bases de licitación. 24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta antes

de la suscripción del contrato.

ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS

25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se realiza a

través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.

POSTORES

26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en

la convocatoria. 27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: cinco

días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución.

COMITÉ ESPECIAL

28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: 5 días

de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y

Contratos.


30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el

SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores.

HOJA

4/ 8

17

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


POSTORES

31. Si no hay observación presentación de propuestas. 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el

vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas.



SEACE sobre Observaciones de los Postores.

COMITÉ ESPECIAL

34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo

máximo de 5 días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través

del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro

de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas.

CONSUCODE

37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10

días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento

que se publica en el SEACE.

HOJA

5/ 8

18

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL

39. Integración de las bases (tiempo 01 día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores. 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso,

si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE.

POSTORES

42. Presentación de propuestas.

COMITÉ ESPECIAL

43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de

Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación.

45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de

otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos.


46. Registra buena pro y cuadro de calificación en

SEACE 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística

para su Vº Bº.

HOJA

6/ 8

19

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


JEFE OFICINA DE LOGISTICA

48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al

Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes.

49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.

POSTORES

50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al

Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada.

52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y

suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para

Vº Bº del Asistente de Almacén.


54. Interna los bienes y suministros chequeando estos

minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago.

55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria

responsable para verificar calidad de bienes y suministros.

56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de

conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados.

HOJA

7/ 8

20

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


POSTORES

57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de

Logística para su cancelación.


58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato. 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que

corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº.

60. Recepciona de Jefe de Logística copia de Contrato y

tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.


61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al

Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS

64. Procesa Factura en el Sistema de compras

interconectado con Contabilidad. 65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el

Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable

HOJA

8/ 8

21

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.

CODIGO

SA/PLC – 01

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005


66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado

del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso.

67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de

selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna.

ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL

69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a

la ejecución presupuestal y contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de

pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su

cancelación al proveedor. 72. TERMINO

22


HOJA

1/8

23

PROCESO


CODIGO

SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005







AREA USUARIA


Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y

adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.


6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota de

pedido. 7. Devuelve al Área Usuaria expediente con nota de

pedido con respectivo VºBº y términos de referencia.


8. Recepciona nota de pedido y términos de referencia. 9. Registra y tramita a Jefatura.


10. Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal.

11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y

Concursos.

HOJA

2/8

24

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO



12. Verifica si el proceso se encuentra incluido en

PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.


incluido. 14. Recepción de expediente y determina el proceso

de licitación por el monto

15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y Concursos.

16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para

nombramiento de Comité Especial.

17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación.

18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de

nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de la Jefatura de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas.

19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante

Gerente General.

20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores.



HOJA

3/8

25

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO


COMITÉ ESPECIAL


nombramiento 23. Elabora Bases de licitación.

24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta

antes de la suscripción del contrato.


25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se

realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.

POSTORES

26. Adquisición de las Bases en el lugar

especificado en la convocatoria.

27. Si hay consultas, envió de consultas (tiempo: cinco días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución.

COMITÉ ESPECIAL

28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo:

5 días de recibidas las consultas).

29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Concursos.


30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos

en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores.

HOJA

4/8

26

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO


POSTORES

31. Si no hay observación presentación de

propuestas.

32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas.


33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos

en el SEACE sobre Observaciones de los Postores.

COMITÉ ESPECIAL

34. Evaluación de observaciones a las bases

(Tiempo máximo de 5 días de recibidas las consultas).

35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a

través del SEACE y correos electrónicos.

36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas.

CONSUCODE

37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo

máximo 10 días.

38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE.

HOJA

5/8

27

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO


COMITÉ ESPECIAL

39. Integración de las bases (tiempo 01 día).

40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los

postores

41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE.

POSTORES


COMITÉ ESPECIAL

43. Evaluación de propuestas técnicas y

económicas.

44. Otorgamiento de Bueno Pro y alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos para su publicación en el SEACE indicado orden de calificación.

45. Notifica inmediatamente a Postores con el acta

de otorgamiento de buena pro y alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos.



SEACE

47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº.

HOJA

6/8

28

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO



48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace

firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes.


POSTORES

50. Recepciona el contrato debidamente firmado.

51. Despacha y transporta bienes y suministro al



suministros.

53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén.


54. Interna los bienes y suministros chequeando

estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago.



56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal

de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados.

HOJA

7/8

29

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


CODIGO



OBJETIVO


POSTORES




58. Recepciona y Registra Factura, adjunta

contrato.

59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº.

60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de

Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.


61. Toma conocimiento Da Vº Bº de Factura

62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato

al Asistente de Licitaciones y Concursos.

63. Tramita a Auxiliar de Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS


interconectado con Contabilidad.

65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable.

HOJA

8/8

30

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 01

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

ASISTENTE LICITACIONES Y CONTRATOS

66. Recepciona copia de contrato del postor

adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso.

67. Ingresa datos en el SEACE.

68. Ordena expediente una vez concluido el

proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna.


69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre

afectación a la ejecución presupuestal y Contable.

70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante

de pago vía Sistema Contable.

71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor.

72. TERMINO

31

2. Concurso Público

2.1. Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría)

32


HOJA

1/8

33

PROCESO


PROCEDIMIENTO

2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría)

OBJETIVO

Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos.

CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005



1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o

Suministros a Almacén a través de la nota de pedido.


2. Consulta stock en almacén.

3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de

pedido.

AREA USUARIA

4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente

de Almacén

5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.


6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota de pedido.

7. Tramita a Logística expediente con nota de

pedido y términos de referencia.


8. Recepciona nota de pedido y términos de referencia.

9. Registra y tramita a Jefatura.


10. Determina proceso de compra según montos establecidos por CONSUCODE para el año fiscal.


Concursos.

HOJA

2/8

34

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02


12. Recepción de expediente y determina el proceso

de licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en

PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME

14. Recepción de expediente y determina el proceso

de licitación por el monto.

15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y Concursos.

16. Proyecta la Resolución de Gerencia General

para nombramiento de Comité Especial.



nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas.

19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante

Gerente General

20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores.



HOJA

3/8

35

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

COMITÉ ESPECIAL


nombramiento 23. Elabora Bases de licitación.

24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta

antes de la suscripción del contrato.

ASISTENTE DE LICITACIONES Y CONCURSOS

25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se

realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.

POSTORES

26. Adquisición de las Bases en el lugar

especificado en la convocatoria.

27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: cinco días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución.

COMITÉ ESPECIAL

28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo:

5 días de recibidas las consultas).

29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Concursos.


30. Recepciona toma conocimiento e ingresa

datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores.

HOJA

4/8

36

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

POSTORES

31. Si no hay observación presentación de

propuestas.

32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas.


33. Recepciona toma conocimiento e ingresa

datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores.

COMITÉ ESPECIAL

34. Evaluación de observaciones a las bases

(Tiempo máximo de 5 días de recibidas las consultas).

35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores

a través del SEACE y correos electrónicos.

36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas.

CONSUCODE

37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo

máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del

pronunciamiento que se publica en el SEACE.

HOJA

5/8

37

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

COMITÉ ESPECIAL

39. Integración de las bases (tiempo 01 día).

40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los

postores.

41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han tramitado las bases integradas en el SEACE.

POSTORES


COMITÉ ESPECIAL

43. Evaluación de propuestas técnicas y

económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al

Asistente de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación.

45. Notifica inmediatamente a los Postores con el

acta de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos



SEACE


HOJA

6/8

38

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005





POSTORES


51. Despacha y transporta bienes y suministro al



suministros.



54. Interna los bienes y suministros chequeando

estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago.



56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal

de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados.

HOJA

7/8

39

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

POSTORES




58. Recepciona y Registra Factura, adjunta

contrato.

59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº.

60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de

Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.


61. Toma conocimiento dá Vº Bº de Factura

62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato

al Asistente de Licitaciones y Concursos.


AUXILIAR DE COMPRAS



65. Alcanza comprobante de pago y coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable.

HOJA

8/8

40

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PLC – 02





68. Ordena expediente una vez concluido el

proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna.



afectación a la ejecución presupuestal y Contable.

70. Toma conocimiento del ingreso de

comprobante de pago vía Sistema Contable.

71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor.

72. TERMINO

41

3. ADJUDICACION DIRECTA

3.1. Adjudicación Directa Pública

3.2. Adjudicación Directa Selectiva

42


HOJA

1/8

43

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :

Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.

CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO

ADJUDICACION DIRECTA

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005







AREA USUARIA


Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta

nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.


6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido.

7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de

Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística


8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia. 9. Registra y tramita a Jefatura.




Concursos.

HOJA

2/8

44

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO




licitación por el monto.

13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.


incluido.

15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones Directas Públicas.







General

20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de selección como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores.

21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial


HOJA

3/8

45

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL


nombramiento

23. Elabora Bases de proceso de selección.

24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes de la suscripción del contrato.


25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa,

se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.

POSTORES


la convocatoria.

27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres días contados desde el día siguiente de la Convocatoria de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución.

COMITÉ ESPECIAL

28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres

días de recibidas las consultas).

29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Contratos.




HOJA

4/8

46

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


POSTORES

31. Si no hay observación presentación de propuestas.

32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el

vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Contratos para respuestas.




COMITÉ ESPECIAL


máximo de tres días de recibidas las consultas).

35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos.

36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,

dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas.

CONSUCODE


días.


HOJA

5/8

47

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL

39. Integración de las bases (tiempo: un día).

40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores.

41. No se puede continuar con la tramitación del

proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE.

POSTORES


COMITÉ ESPECIAL

43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente

de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación.

45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta

de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos.



SEACE






HOJA

6/8

48

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


POSTORES


51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada.


suministros.









POSTORES



HOJA

7/8

49

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO



58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato.

59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo

que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº.

60. Recepciona de Jefe de Logística copia de

Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.


61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura

62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al

Asistente de Licitaciones y Concursos.


AUXILIAR DE COMPRAS




HOJA

8/8

50

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO






68. Ordena expediente una vez concluido el proceso

de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna.



afectación a la ejecución presupuestal y contable.

70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable.

71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería

para su cancelación al proveedor.

72. TERMINO

51


HOJA

1/8

52

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :

Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.

CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005






2. Consulta stock en almacén.

3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.

AREA USUARIA


Almacén

5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.


6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido.

7. Devuelve al Área Usuaria expediente con Nota de

Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística


8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia.

9. Registra y tramita a Jefatura.




Concursos.

HOJA

2/8

53

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO




licitación por el monto.

13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.


incluido.

15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones Directas Selectivas.







General

20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de selección como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores.

21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial


HOJA

3/8

54

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL


nombramiento

23. Elabora Bases de proceso de selección.

24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes de la suscripción del contrato.


25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa,

se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.

POSTORES


la convocatoria.

27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres días contados desde el día siguiente de la Convocatoria de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución.

COMITÉ ESPECIAL

28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres

días de recibidas las consultas).

29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Contratos.




HOJA

4/8

55

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


POSTORES

31. Si no hay observación presentación de propuestas.

32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el

vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Contratos para respuestas.




COMITÉ ESPECIAL


máximo de tres días de recibidas las consultas).

35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos.

36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,

dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas.

CONSUCODE


días.


HOJA

5/8

56

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


COMITÉ ESPECIAL

39. Integración de las bases (tiempo: un día).

40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores.

41. No se puede continuar con la tramitación del

proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE.

POSTORES


COMITÉ ESPECIAL

43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente

de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación.

45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta

de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos.



SEACE






HOJA

6/8

57

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


POSTORES


51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada.


suministros.









POSTORES



HOJA

7/8

58

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO



58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato.

59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo

que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº.

60. Recepciona de Jefe de Logística copia de

Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.


61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura

62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al

Asistente de Licitaciones y Concursos.


AUXILIAR DE COMPRAS




HOJA

3/8

59

OBJETIVO :


CODIGO

SA/PLC – 03

PROCESO


PROCEDIMIENTO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio del 2005





68. Ordena expediente una vez concluido el proceso

de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna.



afectación a la ejecución presupuestal y contable.

70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable.

71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería

para su cancelación al proveedor.

72. TERMINO

60

4. ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes,

Suministros y Servicios)

61

4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes,

Suministros y Servicios)

HOJA

1/7

62

PROCEDIMIENTO

4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)

OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.

CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:


10´

1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén

Central.


4´

2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario. 4. Requerimiento atendido

AREA USUARIA

15´

5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido 6. Si hay activo fijo, autorización Gerente de

Administración y Finanzas pasa a Almacén. 7. Si no hay activo fijo pasa a Almacén.


3´

8. Verifica si Pedido esta en el Plan Anual de

Adquisiciones. 9. Si no esta OK, pasa al área usuaria para gestionar

transferencia de partida presupuestal e incorporar en el Plan Anual de Adquisiciones.

AREA USUARIA

2 días

10. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial

/ Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la inclusión de su requerimiento y/o solicitará autorización a la Gerencia de Administración y Finanzas. Pasa la Almacén para su consolidación.

HOJA

2/7

63

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO



5´

11. Si esta OK, consolidación de Requerimientos

recibidos y elaboración de Nota de Pedido general, por lote y por familia, pasa a Contabilidad.


5´

12. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna

partida presupuestal, coloca su V°B°. 13. Entrega a Auxiliar de Logística.


5´

14. Recepciona, registra Nota de Pedido. 15. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su

Vº Bº y conformidad.


5´

16. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido. 17. Tramita a Asistente de Compras.

ASISTENTE DE COMPRAS

5´

18. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de

solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de Compras para compras mayores de 1 UIT.

AREA USUARIA

1 día

19. Prepara términos de referencia para elaboración de

Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura.

HOJA

3/7

64

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO



1 día

20. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia

para elaboración de las Bases. 21. Para la compras de Bienes y Servicios mayores a 01

UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán los términos de referencia preparados por el área usuaria para la elaboración de las bases.

22. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT,

se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el momento del proceso de selección.

23. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras

ingresar al SEACE. 24. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo

establecido.

POSTORES

1 día

25. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres

días para presentación de propuestas. 26. .Envía propuestas

AUXILIAR DE LOGISTICA (SECRETARIA)

5´

27. Recepciona, registra Propuestas


5´

28. Convoca a responsable de área usuaria para apertura

de sobres.

HOJA

4/7

65

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


AUXILIAR DE COMPRAS

30´

29. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la

relación de propuestas del proceso de selección convocado.

30. Imprime FORMATO DE REGISTRO DE

PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE.

AREA USUARIA ASISTENTE DE COMPRAS

1 hora

31. Participa con Asistente de Compras en apertura de

sobres para determinar postor adjudicado. 32. Evalúan y califican propuestas 33. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para

evaluación de parámetros indicados en las bases. 34. Se asignan puntajes por postor 35. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y

se procede a la apertura de la Propuesta Económica (Sobre Nº 2)

36. Se procede a calificar la propuesta económica con la

aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi Donde: Pi = Puntaje de la Oferta económica Oi =Oferta económica del postor OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo. PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica. i = Propuesta.

37. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del proceso de selección.

HOJA

5/7

66

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


38. Consolidación y elaboración de cuadros de

calificación técnica y puntaje total según corresponda. 39. Calificación del postor ganador o adjudicado. 40. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación

con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el responsable del área Usuaria

41. Culmina y se cierra el proceso de evaluación.


5´

42. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los

datos del o los postores adjudicados al sistema SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y contrataciones del estado).

AUXILIAR DE COMPRAS

30´

43. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de

otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente de Compras.


5 días

44. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo

establecido por ley (05 días hábiles para consentimiento) a efectos de absolver posibles impugnaciones.

45. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días

hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración de la orden de compra al Auxiliar de Compras.

HOJA

6/7

67

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


AUXILIAR DE COMPRAS

15´

46. Elabora y alcanza Orden de Compra a Asistente de

Compras.


5´

47. Firma y sella Orden de Compra de bienes o servicios

y tramita a jefe de Oficina de Logística.


5´

48. Recepciona Orden de Compra de bienes o servicios y

tramita al Asistente de Compras.


5´

49. Entrega Orden de Compra al postor adjudicado.

POSTOR

Variado

50. Recepciona orden de compra u orden de servicio para

la atención correspondiente. 51. Si es orden de compra de bienes o suministros, se

interna en Almacén Central en los plazos establecidos.

52. Si es orden de servicios se presenta ante el área

usuaria para realizar el trabajo respectivo.


53. Recepciona y verifica guía de remisión, factura y

bienes o suministros a internar. 54. Da conformidad y Vº Bº en la guía de remisión y

factura y tramita a Auxiliar de Logística.

HOJA

7/7

68

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO



55. Recepciona y registra comprobantes de pago. 56. Tramita comprobantes de pago a Auxiliar de

Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS

30´

57. Recepciona comprobantes de pago y registra en el

Sistema de Compras para el procesamiento contable. Anota monto facturado para programación de pagos.

58. Coordina con Tesorería programación de pago de

proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de factura.

59. Emite reporte de comprobante de pago 60. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística

para Vº Bº respectivo. 61. Organiza expediente adjuntando orden de compra,

factura, reporte de comprobantes de pago pasando a:

ASISTENTE DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL

5´

62. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente. 63. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la

cancelación de factura,

POSTOR

Variado

64. Cobra factura. 65. TERMINO

69

4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de

Publicidad)

HOJA

1/7

70

PROCEDIMIENTO

4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad)

OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.

CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION TECNICO OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL

5´

1. Elabora Nota de Pedido, en coordinación con su

Jefatura y se asegura de que exista Partida Presupuestal.


3´

2. Verifica si Pedido está en el Plan Anual de

Adquisiciones de Servicios. 3. Si no esta OK, la Oficina de Imagen Institucional

gestiona transferencia de partida presupuestal.

JEFE OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL

2 días

4. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial

/ Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la inclusión de su requerimiento y/o solicitará autorización a la Gerencia de Administración y Finanzas. Pasa al Almacén para su consolidación.


5´

5. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna

partida presupuestal, coloca su V°B°. 6. Entrega a Auxiliar de Logística.

HOJA

2/7

71

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


5´

7. Recepciona, registra Nota de Pedido. 8. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su

Vº Bº y conformidad.


5´

9. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido. 10. Tramita a Asistente de Compras.


5´

11. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de

solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de Compras para compras mayores de 1 UIT.

TECNICO OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL

1 día

12. Elabora Orden de Avisaje para el medio de

comunicación, a fin de ejecutar el servicio. 13. Presenta a su Jefatura para Vº Bº.


1 día

14. Prepara términos de referencia para elaboración de

Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura y adjunta Orden de Avisaje, tramitando a Asistente de Compras.

HOJA

3/7

72

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


1 día

15. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia

para elaboración de las Bases., mas Orden de Avisaje 16. Para la compras de Servicios de Publicidad mayores

a 01 UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán los términos de referencia preparados por el Jefe de la Oficina de Imagen Institucional.

17. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT,

se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el momento del proceso de selección.

18. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras

ingresar al SEACE. 19. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo

establecido.

POSTORES 1 día

20. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres días para presentación de propuestas.

21. .Envía propuestas


5´

22. Recepciona, registra Propuestas


5´

23. Convoca a Jefe Oficina Imagen Institucional para

apertura de sobres.

AUXILIAR DE COMPRAS

30´

24. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la

relación de propuestas del proceso de selección convocado.

25. Imprime FORMATO DE REGISTRO DE

PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE.

HOJA

4/7

73

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


1 hora

26. Participa con Asistente de Compras en apertura de

sobres para determinar postor adjudicado. 27. Evalúan y califican propuestas 28. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para

evaluación de parámetros indicados en las bases. 29. Se asignan puntajes por postor 30. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y

se procede a la apertura de la Propuesta Económica (Sobre Nº 2)

31. Se procede a calificar la propuesta económica con la

aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi Donde: Pi = Puntaje de la Oferta económica Oi =Oferta económica del postor OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo. PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica. i = Propuesta.

32. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del proceso de selección.

33. Consolidación y elaboración de cuadros de

calificación técnica y puntaje total según corresponda. 34. Calificación del postor ganador o adjudicado. 35. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación

con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el responsable del área Usuaria

36. Culmina y se cierra el proceso de evaluación.

HOJA

5/7

74

PROCEDIMIENTO

4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición Servicios de Publicidad)

OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía.

CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


5´

37. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los

datos del o los postores adjudicados al sistema SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y contrataciones del estado).

AUXILIAR DE COMPRAS

30´

38. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de

otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente de Compras.


5 días

39. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo

establecido por ley (05 días hábiles para consentimiento) a efectos de absolver posibles impugnaciones.

40. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días

hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración de la orden de compra al Auxiliar de Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS

15´

41. Elabora y alcanza Orden de Servicio a Asistente de

Compras.


5´

42. Firma y sella Orden de Servicio y tramita a jefe de

Oficina de Logística.


5´

43. Recepciona Orden de Servicio y tramita al Asistente

de Compras.


5´

44. Entrega Orden de Servicio y Orden de Avisaje al

postor adjudicado.

HOJA

6/7

75

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

POSTOR (MEDIOS DE COMUNICACIÓN)

Variado

45. Recepciona orden de Servicio para la atención

correspondiente. 46. Se presenta ante el Jefe Oficina de Imagen

Institucional para realizar el trabajo respectivo. 47. Tramita Factura y Orden de Avisaje a SEDALIB S.A.

vía Trámite Documentario.

TECNICO OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL

48. Recepciona Factura con Orden de Avisaje. 49. Hace visar Factura por su Jefatura.

JEFE OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL

50. Da Vº Bº a Factura del Medio de Comunicación,

previa conformidad del servicio de acuerdo a la Orden de Avisaje.

51. Tramita a través de Técnico Oficina Imagen

Institucional a Auxiliar de Logística.


52. Recepciona y registra comprobantes de pago. 53. Tramita comprobantes de pago a Auxiliar de

Compras.

HOJA

7/7

76

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PAMC – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

AUXILIAR DE COMPRAS

30´

54. Recepciona comprobantes de pago y registra en el

Sistema de Compras para el procesamiento contable. Anota monto facturado para programación de pagos.

55. Coordina con Tesorería programación de pago de

proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de factura.

56. Emite reporte de comprobante de pago 57. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística

para Vº Bº respectivo. 58. Organiza expediente adjuntando orden de compra,

factura, reporte de comprobantes de pago pasando a:

ASISTENTE DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL

5´

59. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente. 60. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la

cancelación de factura,

POSTOR

Variado

61. Cobra factura. 62. TERMINO

77

5. ADQUISICION DE CAJA CHICA

5.1. Adquisición de Bienes y Suministros

78

5.1. Adquisición de Bienes y Suministros

HOJA

1/ 2

79

PROCEDIMIENTO

5.1. Adquisición de Caja Chica (Adquisición de Bienes y Suministros)

OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Proceso de Caja Chica.

CODIGO

SA/PAMC – 05

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005



1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén

Central.


2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario.

AREA USUARIA

4. Requerimiento atendido 5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido y pasa

al Asistente de Compras.


6. Recepción, verificación, conformidad, Nota de pedido

carácter urgente, si Monto <= a S/. 300.


7. Adquisición por Caja chica, se deberá solicitar factura

respectiva.

AREA USUARIA

8. Verifica calidad de materiales, firma factura y vale de

salida de almacén y pasa al Asistente de Compras para la rendición de adquisiciones.


9. Rendición Adquisiciones por Caja Chica facturas,

vales de salida firmadas por el área usuaria y pasa a Tesorería.

HOJA

2/ 2

80

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO

5.1. Adquisición de Caja Chica (Adquisición de Bienes y Suministros)

OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Proceso de Caja Chica.

CODIGO

SA/PAMC – 05

PROCESO


TESORERIA

10. Verificación, rendición de cuentas. 11. Elaboración de rendición compras colectivas y pasa

al Auxiliar de Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS

12. Elaboración de rendición compras colectivas bienes y

servicios, pasa al Asistente de compras.


13. Autorización de Rendición de Compras Colectivas

Bienes y Servicios y pasa al Auxiliar de Compras.

AUXILIAR DE COMPRAS

14. Recepción y separación de órdenes colectivas de

bienes y pasa al Almacén.

ALMACEN CENTRAL

15. Recepción y firma vales de salida de materiales y

pasa al Auxiliar de Compras. .

AUXILIAR DE COMPRAS

16. Consolidación Ordenes de Compra colectivas Bienes

y Servicios, pasa a Contabilidad.

CONTABILIDAD

17. Codifica y efectúa los asientos contables, pasa a

Tesorería.

TESORERIA

18. Rembolsar por concepto Adquisición por Caja Chica. 19. Termino.

81

V. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE

ALMACEN

82

1. PROCEDIMIENTO:

ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

HOJA

1/ 2

83

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES”

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para SEDALIB S.A.

CODIGO

SA/PAL – 01

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

1) DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

CARGO TIEMPO DESCRIPCION COMITÉ FORMULADOR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

3 días

1. Se nombra mediante Resolución de Gerencia

General al Comité, el mismo que tendrá como miembro nato al Responsable de Compras. El Comité se desempeñará dentro del marco de los dispositivos legales vigentes.

2. Comunica a las áreas el inicio de la elaboración del

Plan Anual de Adquisiciones y dispone que las áreas de la empresa determinen sus consumos anuales.

AREAS DE SEDALIB S.A.

8 días

3. Determinan sus requerimientos anuales, en forma

mensualizada, utilizando el software instalado para tal fin.

COMITÉ FORMULADOR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

15 días

4. Formula y elabora el CUADRO DE

REQUERIMIENTOS, consolidando los pedidos de bienes, servicios y obras que las áreas usuarias han señalado en el software.

5. Coordina con la Oficina de Planificación y

Presupuesto los techos presupuestales, para no excederse en los requerimientos.

6. Una vez finalizada su elaboración, remite un Informe

a la Gerencia General con el sustento debido, a fin de obtener su aprobación.

HOJA

2/ 2

84

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES”

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para SEDALIB S.A.

CODIGO

SA/PAL – 01

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

GERENCIA GENERAL

4 horas

7. Aprueba el Plan Anual de Adquisiciones mediante

Resolución de Gerencia General.

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1 día

8. Toma conocimiento del Plan Anual de

Adquisiciones, debidamente aprobado. 9. Remite copia a la Oficina de Logística y al Asistente

de Almacén.


10 min.

10. Recepciona copia del Plan Anual de Adquisiciones

para la emisión de los pedidos de materiales por lote.

11. TERMINO.

85

2. PROCEDIMIENTO:

INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA

HOJA

1/2

86

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante el proceso de Adjudicación Directa.

CODIGO

SA/PAL – 02

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION PROVEEDOR

Variable (20 min a 1 hora)

1. Entrega los materiales solicitados al Almacén,

adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura.

AUXILIAR DE ALMACEN

Varía en función a cantidades y peso (20 min a 1 hora)

2. Verifica los ítems y cantidades atendidas. 3. Si los materiales recibidos concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra original, Guía de Remisión y Factura, continua con el procedimiento.

4. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra, devuelve materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de Almacén.

5. Si los materiales recibidos concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra, pero hay discrepancias entre lo consignado en la Orden de Compra y la Guía de Remisión o Factura, se devolverá al Proveedor para su corrección, quedando los materiales en Almacén, en calidad de custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén.

6. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le

solicita su opinión técnica (en caso de materiales con especificaciones técnicas).

7. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista,

continua con el procedimiento. 8. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los

materiales al Proveedor con respecto a lo indicado en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión.

HOJA

2/2

87

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante el proceso de Adjudicación Directa.

CODIGO

SA/PAL – 02

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROVEEDOR

10 min

9. Si el Proveedor ha entregado todos los materiales

indicados en la ORDEN DE COMPRA, da VºBº a la Guía de Remisión (sella y coloca fecha).

10. Entrega al Auxiliar de Almacén la Guía de Remisión

en original y copia, Factura y Orden de Compra en original.

AUXILIAR DE ALMACEN

Variable 10 min a 25 min

11. Da VºBº a la Factura. 12. Entrega al Proveedor copia de la Guía de Remisión,

Orden de Compra y Factura al Proveedor (para seguir con el trámite de pago), quedando el original de la Guía de Remisión para el archivo del Almacén.

13. Registra ingreso de los materiales en el Software. 14. Emite BIND CARD registrando el ingreso efectuado. 15. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem. 16. Emite NOTA DE INGRESO mecanizada y entrega el

original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas, copia para Compras, quedando archivada una copia.

17. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el

Software.

ANALISTA CONTABLE

5 min

18. Verifica en pantalla que los ASIENTOS

CONTABLES estén correctos. 19. TERMINO.

88

3. PROCEDIMIENTO:

INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA

HOJA

1/1

89

PROCEDIMIENTO

INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales adquiridos mediante Caja Chica.

CODIGO

SA/PAL – 03

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION ENCARGADO DE CAJA CHICA

5 min

1. Remite al Almacén:

• Orden de Compra Colectiva de Bienes • Vale de salida

AUXILIAR DE ALMACEN

Variable 10 min 2 25 min

2. Verifica y contrasta las órdenes de compra colectiva

de bienes con los vales de salida que lo sustenten, V°B° sella y coloca fecha “Atención Directa”.

3. Sella y coloca fecha al VALE DE SALIDA con

“Atención Directa” y anota el N° de O/Colectiva que corresponde.

4. Registra ingreso de materiales en el Software. 5. Emite PARTE DE INGRESO mecanizado. Original a la

Oficina de Contabilidad y Finanzas para su archivo, copia a Compras y copia para su archivo en Almacén.


Software.

ANALISTA CONTABLE

5 min

7. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES

estén correctos. 8. TERMINO.

90

4. PROCEDIMIENTO:

INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION

HOJA

1/2

91

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de sobrantes o deteriorados.

CODIGO

SA/PAL – 04

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION USUARIO


1. Emite PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES. 2. Devuelve los materiales sobrantes al Almacén,

adjuntando EL PARTE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES.

AUXILIAR DE ALMACEN

25 min

3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según

PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES, codifica y valoriza c/precio de software.

4. Si no está conforme, devuelve el PARTE DE

DEVOLUCION DE MATERIALES al Usuario, para su corrección.

5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continúa

con el procedimiento. 6. Si los materiales recibidos no son necesarios,

obsoletos o inservibles, son ingresados al Almacén de Recuperos.

7. Si los materiales recibidos son nuevos (necesarios y

no obsoletos), son ingresados al Almacén Central. 8. Registra ingreso de materiales en el Software. 9. Emite BIND CARD registrando ingreso. 10. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 11. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el

Software.

HOJA

2/2

92

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de sobrantes o deteriorados.

CODIGO

SA/PAL – 04

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

ANALISTA CONTAB LE

5 min



93

5. PROCEDIMIENTO:

INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION

HOJA

1/2

94

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres de SEDALIB S.A.

CODIGO

SA/PAL – 05

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005




1. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES. 2. Entrega los materiales fabricados al Almacén,

adjuntando el formato respectivo. AUXILIAR DE ALMACEN

25 min

3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según

PARTE DE FABRICACION. 4. Si no está conforme, devuelve el PARTE

FABRICACION al Usuario. 5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continua

con el procedimiento, ingresan materiales al almacén. 6. Registra ingreso de materiales en el Software. 7. Emite BIND CARD registrando ingreso de materiales. 8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 9. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES,

mecanizado quedando una copia archivada; y, entrega el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para su archivo.


Software.

HOJA

2/2

95

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres de SEDALIB S.A.

CODIGO

SA/PAL – 05

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

ANALISTA CONTABLE

5 min



96

6. PROCEDIMIENTO:

TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE

ALMACENES DE SEDALIB S.A.

HOJA

1/1

97

PROCEDIMIENTO

TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE ALMACENES DE SEDALIB S.A.

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se realizan por la transferencia de materiales entre almacenes.

CODIGO

SA/PAL – 06

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION ALMACEN SOLICITANTE

20 min

1. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA entre Almacenes.

ALMACEN RECEPTOR


2. Verifica que los materiales requeridos estén en su

stock. 3. Despacha los materiales solicitados. 4. Registra despacho de materiales en el Software. 5. Emite BIND CARD registrando ingreso. 6. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 7. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA, mecanizado; y,

entrega el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas.


Software.

ANALISTA CONTABLE

5 min



98

7. PROCEDIMIENTO:

DESPACHO DE MATERIALES

HOJA

1/1

99

PROCESO

ALMACEN

PROCEDIMIENTO

DESPACHO DE MATERIALES

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el despacho de los materiales hacia el Usuario.

CODIGO

SA/PAL – 07

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005



10 min

1. Emite requerimiento de materiales, mediante el

formato VALE DE SALIDA al Almacén.

AUXILIAR DE ALMACEN


2. Verifica la existencia de los materiales requeridos y

que el pedido esté dentro del Cuadro de Requerimientos del Area solicitante.

3. Si no es conforme devuelve Vales de Salida al usuario. 4. Si es conforme, despacha los materiales solicitados. 5. Anota la cantidad despachada sella, firma y coloca

fecha en el formato VALE DE SALIDA. 6. Registra despacho de materiales en el Software. 7. Emite BIND CARD registrando la salida. 8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem. 9. Emite VALE DE SALIDA, mecanizado; y, archiva con

el formato manual. 10. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el

Software.

ANALISTA CONTABLE

5 min



100

8. PROCEDIMIENTO:

EMISION “NOTA DE PEDIDO” POR BIENES

HOJA

1/2

101

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO

EMISION “NOTA DE PEDIDO” (POR BIENES)

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén.

CODIGO

SA/PAL – 08

PROCESO

ALMACEN



10 min

01. Elabora Vale Salida de Almacén 02. Jefe firma y sella Vale de Salida, entrega el original al

responsable de Almacén y la copia se queda para ser archivada por el usuario.


10 min

03. Verifica Vale de Salida, si los materiales solicitados

están dentro de un cuadro anual de requerimiento. 04. Si hubiera stock, se continúa según el procedimiento

“Despacho de Materiales”.

AREA USUARIA

15 min

05. Si no hubiera stock y no está en cuadro de

requerimiento, usuario emite en NOTA DE PEDIDO con especificaciones técnicas.

06. Elabora la NOTA DE PEDIDO mecanizado, firma y

sello de Jefatura. 07. Entrega NOTA DE PEDIDO al Asistente de Almacén

y la copia se queda archivada.


Variable 10 min

08. Verifica Cuadro de Necesidades de cada usuario.

HOJA

2/2

102

PROCEDIMIENTO

EMISION “NOTA DE PEDIDO” (POR BIENES)

OBJETIVO

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén.

CODIGO

SA/PAL – 08

PROCESO

ALMACEN

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

a 2 horas

09. Archiva NOTA DE PEDIDO por áreas usuarias 10. Elabora y consolida NOTA DE PEDIDO mecanizada

de usuarios (Lote Económico). 11. Visa formato de NOTA DE PEDIDO y entrega el

original y una copia al Analista de Costos y Control Presupuestal, quedando una copia archivada.

ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL

5 min

12. Verifica Partida Presupuestal. 13. Si no existe partida presupuestal devuelve a Almacén

y concluye procedimiento. 14. Si existe partida presupuestal codifica (partida

presupuestal y contable), da V°B° y entrega al Asistente de Compras quedando una copia archivada.


Variable Procedi- miento de compras

15. Realiza procedimiento de Adquisición de Bienes. 16. TERMINO.

103

VI. PATRIMONIO

104

1. PROCEDIMIENTO:

INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS

BIENES PATRIMONIALES

HOJA

1/ 7

105

PROCEDIMIENTO

INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES

OBJETIVO

Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa.

CODIGO

SA/PATRI – 01

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


A) Cuando el Bien Patrimonial es Adquirido

CARGO TIEMPO DESCRIPCION TECNICO DE COMPRAS

20´

1. Elabora ORDEN DE COMPRA y entrega al

Asistente de Patrimonio, quedando archivada una copia.

ASISTENTE DE PATRIMONIO

05´

2. Verifica que la ORDEN DE COMPRA contenga los

datos y características necesarias del bien y las firmas autorizadas.


03´

3. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén

Central, el responsable del mismo comunica en el momento al Asistente de Patrimonio, a fin de que éste se apersone a dicho Almacén para la patrimonización del bien.


15´

4. Solicita copia fotostática de la guía de remisión y

factura de dicho ingreso a fin de adjuntar a la Orden de Compra correspondiente. Consigna otras características del bien si las hubiere.

5. Ingresa al sistema computarizado y asigna código

patrimonial.

HOJA

2/ 7

106

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 01

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

6. Después de identificado el bien patrimonial, se

coloca el Stickert con el código patrimonial correspondiente a dicho bien, según el registro que se hizo en la ORDEN DE COMPRA y GUÍA DE REMISIÓN.

7. Luego de etiquetado dicho bien, se organiza el

expediente adjuntando ORDEN DE COMPRA y copia de la Guía de Remisión.

8. Término.

HOJA

4/ 7

107

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 01

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

B) Cuando el Bien Patrimonial es Donado por Empresas o Instituciones.

CARGO TIEMPO DESCRIPCION


03´

DONACIONES 1. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén

Central, el responsable del mismo comunica al Asistente de Patrimonio, a fin de que éste se apersone a dicho Almacén para la patrimonización del bien.

ASISTENTE PATRIMONIO

01 semana

2. Una vez recibida la donación, se debe obtener el

Acta de Transferencia de la entidad que nos donó o transfirió cualquier bien patrimonial: Se verifica que cuente con las firmas del funcionario que entrega el bien patrimonial y en el caso de SEDALIB S.A del Gerente General que recibe dichos bienes. Efectuar las coordinaciones con la Oficina de Contabilidad y Finanzas, con la finalidad de patrimonizar dichos bienes. (Registro en el Sistema de Control Patrimonial, previa codificación y levantamiento de características principales: marca, modelo, serie, color, medidas, etc.).

3. Luego de asignado el código patrimonial se procede

a coordinar la asignación del bien al Usuario que va utilizar el bien.

4. Se actualiza en el Sistema de Control Patrimonial la

nueva ubicación, descargando con el vale de salida de almacén.

5. Término.

HOJA

7/ 7

108

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 01

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

C) Cuando el Bien Patrimonial es repuesto por la Compañía de Seguros.


AREA USUARIA

01 día

SINIESTRO DE BIENES PATRIMONIALES 1. Informa a la Oficina de Logística sobre el siniestro

ocurrido. Adjunta el Certificado de Denuncia Policial, en donde se debe indicar la descripción y el código patrimonial del bien siniestrado.


10´

2. Toma conocimiento del asunto y comunica a la

Compañía de Seguros, al Asistente de Patrimonio y a la Oficina de Contabilidad y Finanzas.


10´

3. Toma conocimiento del asunto y lo incluye en los

expedientes a tratar en el Comité de Baja y Enajenación de Bienes.

COMPAÑÍA DE SEGUROS

02 meses

Como resultado de la comunicación del siniestro por parte de la Oficina de Logística se desprende: REPOSICION DEL BIEN PATRIMONIAL 4. Deberá ingresar el bien patrimonial al Almacén

Central con su respectiva Guía de Remisión, copia de la factura, Informe sobre la causal del siniestro y la reposición del mismo, valor del bien, a fin de ingresarlo al patrimonio de SEDALIB S.A.

INDEMNIZACION POR EL BIEN PATRIMONIAL 5. La Compañía de Seguros emite el cheque

correspondiente.

HOJA

7/ 7

109

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 01

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

CUANDO EL SEGURO NO CUBRE EL SINIESTRO 6. Deberá emitir un Informe, en donde se especifique

el motivo de la no reposición o indemnización del bien siniestrado.


03´

7. Recepciona el bien repuesto, con la Guía de

Remisión, copia de la factura, Informe sobre la causal del siniestro y la reposición del mismo, indicación del valor del bien, y comunica al Asistente de Patrimonio a fin de que sea patrimonizado.


15´

8. Recaba toda la documentación entregada por la

Compañía de Seguros. 9. Coordina con la Oficina de Contabilidad y Finanzas

para la patrimonización del bien cuando éste es depreciable.

10. Término.

110

2. PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES PATRIMONIALES

HOJA

1/ 6

111

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos. Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de la Empresa.

CODIGO

SA/PATRI – 02

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


A) Transferencia de un Bien Patrimonial de un usuario a otro

CARGO TIEMPO DESCRIPCION USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN

15´

1. Coordina la transferencia con el usuario que es

responsable del bien. 2. Gestiona la transferencia del bien mediante la

formulación del Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales, en donde se anota el día, la hora, el nombre de quien entrega el bien, el nombre del nuevo responsable que recibe el bien, el código patrimonial, la descripción de bien, la serie, el modelo, estado de conservación, etc. Observaciones que puedan existir, la firma y sello del trabajador que entrega, firma y sello del trabajador que recibe el bien.


05´

3. Firma el Acta de Transferencia de Bienes

Patrimoniales y procede a la actualización en el sistema computarizado. Las copias se distribuyen de la siguiente manera: Original Usuario de origen Copia Usuario de destino Copia Asistente de Patrimonio

4. Término.

HOJA

3/ 6

112

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 02

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

B) Transferencia de un Bien Patrimonial de un local a otro


USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN

15´

1. Coordina la transferencia del bien con el usuario que

es responsable del mismo. Firman el Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales.

2. Solicita la Guía de Remisión-Remitente al Asistente

de Patrimonio.


05´

3. Emite la Guía de Remisión-Remitente, indicando las

características del bien a trasladar.

USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN

05´

4. Hace firmar la Guía de Remisión-Remitente por

usuario que tiene asignado el bien, así como por el Responsable de las Áreas que velan por el uso y mantenimiento de los activos (SubGerencia de Informática e Información, Servicios Generales y Transportes, División de Mantenimiento Electromecánico, etc.), según sea el caso.


02´

5. Firma la Guía de Remisión-Remitente autorizando el

traslado del bien. Las copias se distribuyen de la siguiente manera: Destinatario Usuario que requiere el bien Remitente Asistente de Patrimonio SUNAT Usuario que requiere el bien Vigilancia

6. Término.

HOJA

5/ 6

113

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PATRI – 02

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

C) Transferencia de todos los Bienes Patrimoniales cuando se trata de trabajadores en situación de rotación o retiro


ASISTENTE DE PERSONAL

10´

1. Comunica al Asistente de Patrimonio y al usuario

responsable de la custodia y uso de los bienes sobre su situación de rotación o retiro.

USUARIO RESPONSABLE

30´

2. En los casos de transferencia de todos los bienes

que están a cargo de un trabajador a otro que lo va a reemplazar, no se utilizará el formato Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales, sino que se redacta un “Acta de Entrega de Bienes” en donde firman el usuario que era responsable de la custodia y uso de los bienes y el nuevo responsable.

3. El Acta de Entrega de Bienes es alcanzada al

Asistente de Patrimonio, para verificación y firma.


20´

4. Verifica el contenido del Acta de Entrega de Bienes

Patrimoniales con el Sistema de Control Patrimonial. Firma el Acta si están conforme todos los bienes que figuran a cargo del usuario en situación de retiro y en base a esta labor se informa a la SubGerencia de Recursos Humanos para realizar las apreciaciones a que hubiere lugar. Como es el caso del pago o no de los beneficios sociales del trabajador que se retira definitivamente de la Empresa.

5. Luego de recibida una copia del “Acta de Entrega de

Bienes”, registra en el sistema computarizado al nuevo responsable de los bienes que han sido entregados de un usuario a otro.

6. Término.

114

3. PROCEDIMIENTO:

INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL ANUAL

HOJA

1/ 3

115

PROCEDIMIENTO

INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL

OBJETIVO

Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la Empresa.

CODIGO

SA/PATRI – 03

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION ASISTENTE DE PATRIMONIO

01 día

SOLICITUD DE SERVICIO DE TERCEROS 1. Prepara términos de referencia para la ejecución del

proceso para la adquisición del servicio. 2. Remite a Jefatura de la Oficina de Logística para

que lleve a cabo el concurso.


03 días

3. Luego de terminado el proceso comunica al

Asistente de Patrimonio el postor que obtuvo la Buena Pro, haciendo las coordinaciones del caso para la ejecución del Inventario físico.

4. Se informa al Órgano de Control Interno sobre la

fecha de inicio del servicio de inventario físico patrimonial.

5. Se hace conocimiento a todas las áreas mediante

Informe de Gerencia de Administración y Finanzas, del inicio del inventario y el requerimiento del apoyo respectivo.


01 día

IMPRESIÓN DE REPORTE 6. Se imprime el reporte “Padrón General de Activos”

que contiene los datos necesarios para el levantamiento de información en campo:

HOJA

2/ 3

116

PROCEDIMIENTO

INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL

OBJETIVO

Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la Empresa.

CODIGO

SA/PATRI – 03

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

6.1. Código patrimonial 6.2. Descripción del bien 6.3. Fecha de ingreso del bien 6.4. Centro de costos 6.5. Estado del bien / tipo del bien 6.6. Código del área 6.7. Código del trabajador 6.8. Nombre del trabajador 6.9. Localidad 6.10. Valor del bien

7. Efectúa las coordinaciones y lineamientos necesarios

con la empresa de servicios de terceros para el levantamiento del inventario.

EMPRESA DE SERVICIOS DE TERCEROS

02 meses

8. Ejecuta inventario físico, coordinando personalmente

con el Asistente de Patrimonio, debiendo cumplir dicho inventario dentro de los plazos establecidos.

9. Alcanza al Asistente de Patrimonio un informe

definitivo indicando la conciliación física de los bienes patrimoniales, así como la conciliación contable con la Oficina de Contabilidad y Finanzas, firmado y sellado.


03 días

10. Eleva un Informe a la Oficina de Logística sobre los

resultados del inventario físico. 11. Si se presentaran diferencias en el inventario deberán

ser analizadas. Si se trata de faltantes que no se han localizado, se notificará al último usuario responsable de su uso y conservación para que indique su ubicación. De no obtenerse respuesta se notificará al Comité de Baja y Enajenaciones, quién tomará una decisión. En el caso de bienes patrimoniales que no cuenten con código patrimonial, se tramitará su tasación previa a su incorporación al patrimonio.

12. Término.

117

4. PROCEDIMIENTO:

PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES

HOJA

1/ 3

118

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica, reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada.

CODIGO

SA/PATRI – 04

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION COMITÉ DE BAJA Y ENAJENACION DE BIENES PATRIMONIALES

Según programación

1. Cumplirá y ejecutará cada uno de los artículos del

Reglamento del Comité de Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales de SEDALIB S.A. vigente.



2. Participará en calidad de Secretario del Comité de

Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales. 3. Toda propuesta de Baja deberá estar acompañada

del Informe justificatorio y será dirigido al Presidente del Comité de Bajas y Enajenación de Bienes Patrimoniales. Dicho Informe explicará para cada bien los motivos por lo que solicita la Baja del bien patrimonial y consignará al detalle las características de los bienes, la valorización de inventarios y precio base de remate.

4. Para todos los casos de Baja de Bienes de Capital,

además del Informe Técnico firmado por el funcionario o técnico correspondiente, la Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá, a través del Asistente de Patrimonio, la verificación del estado del bien, informando al respecto.

COMITÉ DE BAJAS Y ENAJENACION DE BIENES PATRIMONIALES

01 día

5. Toma conocimiento, revisa y emite pronunciamiento

sobre las solicitudes de Baja que se presentan, propone a la Gerencia General en base a los Acuerdos adoptados en sesión, la aprobación de las bajas solicitadas.

6. Solicita, en caso necesario, a la oficina

correspondiente el asesoramiento técnico que pudiera requerirse.

HOJA

1/ 3

119

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica, reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada.

CODIGO

SA/PATRI – 04

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

7. Dispone y/o efectúa las inspecciones y

verificaciones que estime conveniente de los bienes propuestos para baja.

8. Absuelve las consultas que formulen al Comité

sobre los casos de Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales.


30´

9. Los Bienes Patrimoniales dados de baja por

SEDALIB S.A., sea cual fuera la naturaleza, valor o modalidad de su dominio, quedarán bajo la responsabilidad y custodia del Almacén Central, los mismos que figuran en inventario aparte, con sus respectivos valores de inventario, de tasación, siendo éste último el que servirá de base para su remate.

10. Los vehículos y maquinarias dados de baja no

podrán ser desmantelados para la reparación de otros.

COMITÉ DE BAJAS Y ENAJENACION DE BIENES PATRIMONIALES


11. Los funcionarios que fueran designados para

intervenir en los remates, coordinarán con el comité de Bajas y Enajenación de Bienes Patrimoniales de SEDALIB S.A., a efectos de establecer la localización, ubicación, publicaciones y demás que fueran necesarias para la ejecución del remate.

12. Término.

120

5. PROCEDIMIENTO:

SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES

HOJA

1/ 3

121

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos.

CODIGO

SA/PATRI – 05

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION SUB GERENTE DE ASESORIA JURIDICA

Variable

TITULACIÓN Y REGISTROS 1. Los bienes patrimoniales, en especial los inmuebles

como son terrenos, construcciones y/o edificaciones de propiedad de la empresa, deben de contar con la respectiva titulación de adquisición y estar plenamente saneados.

2. Dichas propiedades deberán ser inscritas en los

Registros Públicos de la Propiedad de Inmuebles, bajo la responsabilidad de la SubGerencia de Asesoría Jurídica.

3. Copia de los documentos generados producto de la

titulación y registro, deben ser enviados a la Oficina de Logística y a la Oficina de Contabilidad y Finanzas.

SANEAMIENTO FISICO DE BIENES INMUEBLES. 4. El saneamiento físico involucra todas las

características de cada propiedad, el mismo que se llevará en fichas registrales numerándose correlativamente; los asientos serán archivados en las tarjetas correspondientes, las mismas que contendrán los siguientes aspectos:

a. Número de ficha b. Departamento c. Provincia d. Distrito e. Ubicación f. Linderos g. Superficie

HOJA

2/ 3

122

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos.

CODIGO

SA/PATRI – 05

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

h. Valor del terreno i. Modalidad de adquisición j. Aplicación. k. Apéndice l. Observaciones.

Las modificaciones que sufran los inmuebles y sus consiguientes variaciones regístrales, como los mandatos que resuelvan su destino o aplicación de los mismos quedarán anotados como apéndice.


01 día

SEGUROS 5. Tramitar la contratación de las pólizas de seguro

que sean necesarias y pertinentes en cada caso, para asegurar los bienes inmuebles.

6. Confeccionar las cartillas de divulgación de los

seguros contratados.


01 día

7. Difundirá, a los responsables de los bienes

inmuebles, sobre los alcances de los seguros contratados.

8. Término

123

6. PROCEDIMIENTO:

CONTROL Y SUPERVISION DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES

HOJA

1/ 3

124

PROCEDIMIENTO

CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES

OBJETIVO

Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha documentación para los fines legales pertinentes.

CODIGO

SA/PATRI – 06

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION JEFE OFICINA DE LOGISTICA

01 día

PAGO DE TRIBUTOS 1. Recepciona los diferentes documentos (impuesto

predial, arbitrios, formularios y otros que estén aprobados por el TUPA) y los remite al Asistente de Patrimonio.


15 días

2. Verifica dicha documentación y da su Vº Bº, para la

cancelación correspondiente. 3. Solicita a la Gerencia Comercial se pronuncie sobre

si dicha Municipalidad nos adeuda a su vez algún monto por cualquier concepto, e informará al Jefe de Logística al respecto.

4. Si el caso lo amerita se llegará a la determinación de

saldos de deudas, compensación de deudas, previo acuerdo con la Gerencia General y la Municipalidad involucrada.

TECNICO DE COMPRAS

10 días

5. Elabora Orden de Servicio para su trámite

correspondiente. Pasa a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para su control, verificación y codificación.

6. Luego se tramita a Tesorería quien emitirá el cheque

respectivo y coordinará con el Asistente de Patrimonio para el pago respectivo.

HOJA

2/ 3

125

PROCEDIMIENTO

CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES

OBJETIVO

Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha documentación para los fines legales pertinentes.

CODIGO

SA/PATRI – 06

PROCESO

PATRIMONIO

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


01 día

7. Se levanta el Acta de Acuerdos para que las partes

involucradas la firmen en señal de conformidad. 8. Procede a los pagos respectivos. 9. Se intercambian cheques por deuda a cancelar tanto

de SEDALIB S.A. por los Tributos como de la Municipalidad por los conceptos adeudados. Se firman los cargos correspondientes.

10. Si existieran saldos a favor o en contra de alguna de

las partes, se negocian los saldos para ser cancelados en forma fraccionada.

11. Término.

126

VII. SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

127

1. PROCEDIMIENTO:

ATENCION DE SUMINISTROS Y SERVICIOS A AREAS USUARIAS

HOJA

1/6

128

PROCEDIMIENTO

ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS

OBJETIVO

Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas, reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal funcionamiento.

CODIGO

SA/PTRANSG – 01

PROCESO

SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005



08´ 02´

01. Elabora NOTA DE PEDIDO por Servicios y

Suministros en hoja mecanizada 02. Hace Firmar y sellar Nota de Pedido al Jefe

responsable, Luego entrega el original y 2 copias al Asistente de Servicios Generales y Transporte si los requerimientos son suministros :

ASISTENTE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

01´ 01´

03. Verifica si el pedido se encuentra dentro del Cuadro

de Requerimientos del Plan Anual de Adquisiciones del Área solicitante.

04. Tramita al Almacén.


01´ 05´ 02´

05. Verifica stock 06. Si existe stock, despacha 07. Si no existe da Vº Bº a Nota de Pedido para su

compra, pasando a Analista de Costos y Control Presupuestal.

HOJA

2/6

129

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PTRANSG – 01

PROCESO



01´ 02´ 01´ 05´ 01´ 03´

08. Recepciona Nota de pedido y archiva una copia. 09. Verifica firma y sello de Almacén y Partida

Presupuestal del requerimiento. 10. Si no existe partida presupuestal devuelve con

proveído a usuario y concluye procedimiento. 11. Si existe partida presupuestal codifica y afecta

(partida presupuestal y contable), da V°B° a NOTA DE PEDIDO.

12. da V°B° y sella a NOTA DE PEDIDO para que

continúa trámite. 13. Tramita personalmente y entrega NOTA DE

PEDIDO en original y copia a usuario para tramitar al Auxiliar de Logística.


02´

14. Recepciona y registra Nota de Pedido y tramita a

Jefe de Logística para Vº Bº.


01´ 02´

15. Da Vº Bº autorizando compra. 16. Tramita a Asistente de Compras.


05´ 05´

17. Define proveedor. 18. Dispone cotización a proveedores mediante

proveído a Técnico de Compras.

HOJA

3/6

130

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PTRANSG – 01

V°B° VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

TECNICO DE COMPRAS

01´ 20´ 10´

19. Recepciona NOTA DE PEDIDO. 20. Elabora cotizaciones, sella y hace firmar al Asistente

de Compras y Jefe Logística. 21. Organiza expediente y entrega al Asistente de

Compras.


01´ 20´ 2 días 20´

22. Inicia el procedimiento de Adquisición de Servicios

y/o Suministros de acuerdo al monto. 23. Remite las cotizaciones a cada uno de los

proveedores 24. Espera respuesta de Proveedores de acuerdo a las

normas vigentes 25. Recepciona cotizaciones de proveedores en el

tiempo establecido, y tramita a Técnico de Compras disponiendo mediante proveído la elaboración de la Orden de Compra.

TECNICO DE COMPRAS

10´ 02´ 05´

26. Recepciona expediente y genera la orden de

compra al ingresar al sistema de compras. 27. Imprime orden de compra. 28. Tramita la orden de compras al Analista de Costos y

Control Presupuestal para su afectación en el sistema contable.

HOJA

4/6

131

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCESO


PROCEDIMIENTO


OBJETIVO


CODIGO

SA/PTRANSG – 01

PROVEEDOR


29. Entrega los materiales solicitados al Almacén,

adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura.

AUXILIAR DE ALMACEN

10´ 02´ 03´ 10´ 10´ 01´ 02´

30. Verifica los ítems y cantidades atendidas. 31. Si los materiales recibidos concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura, continua con el procedimiento.

32. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra, devuelve materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de Almacén.

33. Si los materiales recibidos concuerdan con lo

indicado en la Orden de Compra, pero hay discrepancias entre lo consignado en la Orden de Compra y la Guía de Remisión o Factura, se devolverá al Proveedor para su corrección, quedando los materiales en Almacén, en calidad de custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén.

34. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le

solicita su opinión técnica (en caso de materiales con especificaciones técnicas).

35. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista,

continua con el procedimiento. 36. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los


HOJA

5/6

132

PROCEDIMIENTO

ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS

OBJETIVO

• Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas, servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento.

• Formular el requerimiento de servicio a Logística.

CODIGO

SA/PTRANSG – 01

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


05´ 03´

37. Afecta partida presupuestal y contable. 38. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los


TESORERO

02´ 10´ Según programación

39. Toma conocimiento. 40. Genera cheque. 41. Cancela a Proveedor de acuerdo a plazo

establecido en la orden de compra.

PROVEEDOR DEL SERVICIO

Según programación 05´

42. Entrega a Área usuaria trabajo ejecutado para su

verificación y Vº Bº. 43. Informa a Asistente de Servicios Generales y

Transportes sobre el trabajo realizado.

AREA USUARIA

05´ 01´ 03´

44. Verifica trabajo y/o funcionamiento. 45. Si está OK, da Vº Bº. 46. Si no está OK, no da Vº Bº a Orden de Servicio,

recomendando las correcciones del caso.

HOJA

6/6

133

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO

ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS

OBJETIVO

• Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas, servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento.

• Formular el requerimiento de servicio a Logística.

CODIGO

SA/PTRANSG – 01

PROCESO


ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

01´ 01´ 01´ 05´

47. Recibe Orden de Servicio debidamente firmada por

el responsable del Área usuaria, en señal de que el trabajo se ha realizado a conformidad.

48. Dá Vº Bº a Orden de Servicio. 49. Dá Vº Bº a comprobantes de pago en señal de

conformidad. 50. Si no es conforme el trabajo, se coordinará con el

área usuaria para subsanar con las correcciones del caso.

PROVEEDOR DEL SERVICIO

05´ 05´ 05´ 01´

51. Corrige y levanta observaciones del trabajo

realizado. 52. Informa al Jefe del área usuaria y al Asistente de

Servicios Generales y Transportes para Vº Bº. 53. Tramita Comprobantes a Tesorería para su

cancelación. 54. TERMINO.

134

2. PROCEDIMIENTO:

SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS, JARDINERIA Y GASFITERIA

HOJA

1/2

135

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a la solicitud de servicio emitida por un área específica

CODIGO

SA/PTRANSG – 02

PROCESO

TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES

V°B° VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION AUXILIAR DE LOGISTICA 01´

01. Entrega copia del contrato al Auxiliar de Servicios

Generales y Transportes.


05´ 1 hora 30´

02. Toma conocimiento 03. Supervisa los trabajos periódicamente en forma

inopinada y ejecutando las recomendaciones y correctivos del caso.

04. Organiza, dosifica y dispone el trabajo

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

05´ 10´ 05´ 30´ 02´ 05´ 10´ 01´ 05´ 01´ 05´

05. Toma conocimiento del contrato. 06. Dispone la organización del trabajo en turnos, días y

horas. 07. Supervisa el ingreso de personal del servis, uniforme,

herramientas de trabajo y equipo. 08. Verifica los trabajos de limpieza de oficinas, baños,

jardines y gasfitería en general. 09. Si esta OK el trabajo, se da la conformidad. 10. Si no esta OK el trabajo, se recomienda los correctivos

del caso en primera instancia. 11. Luego verifica la aplicación de las correcciones. 12. Si esta OK se da la conformidad. 13. Si no esta OK, se informa al Supervisor del Proveedor

recomendando los correctivos necesarios. 14. Si esta OK, trabajo correctamente ejecutado. 15. Si no esta OK, procede a informar al Asistente de

Servicios Generales y Transportes para las sanciones pertinentes.

HOJA

2/2

136

V°B° VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a la solicitud de servicio emitida por un área específica

CODIGO

SA/PTRANSG – 02

PROCESO



10´ 30´ 05´ 01´

16. Procede a efectuar la llamada de atención al

Proveedor y sanciones de acuerdo a los dispositivos normativos.

17. Si es grave la llamada de atención será la

separación del service y aplicación del contrato (previo conocimiento de la Oficina de Logística.

18. Si no es grave, nuevamente regresa a la verificación

de aplicación de correcciones. 19. TERMINO

137

3. PROCEDIMIENTO:

VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA,

GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE

CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES

HOJA

1/2

138

PROCEDIMIENTO

VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA, GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE


OBJETIVO

Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería, fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados.

CODIGO

SA/PTRANSG – 03

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION PROVEEDOR

05´ 01´

01. Presenta Expediente, conteniendo:

- Comprobantes de pago - Informe de trabajo realizado - Copia del Contrato - Copia Orden de Compra/Servicios.

02. Entrega al Técnico de Trámite Documentario,

Comunicaciones y Archivo, haciendo firmar cargo.

TECNICO TRAMITE DOCUMENTARIO, COMUNICACIONES Y ARCHIVO

02´ 02´

03. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de

recepción con indicación de hora y fecha. 04. Entrega al Asistente de Servicios Generales y

Transportes el Expediente.


02´ 1 día 05´

05. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de

recepción con indicación de hora y fecha. 06. Verifica el trabajo realizado. 07. Si no esta OK dispone los correctivos del caso y

devuelve al Proveedor el Expediente completo.

HOJA

2/2

139

PROCEDIMIENTO

VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA, GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE


OBJETIVO

Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería, fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados.

CODIGO

SA/PTRANSG – 03

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROVEEDOR

10´

08. Ejecuta los correctivos y vuelve a presentar al

Técnico de Trámite Documentario, Comunicaciones y Archivo el Expediente, conteniendo: - Comprobantes de pago - Informe de trabajo realizado - Copia del Contrato - Copia Orden de Compra/Servicios


02´ 10´ 02´

09. Recepciona el Expediente y visa cargo, coloca sello

de recepción con indicación de hora y fecha. 10. Verifica la ejecución de los correctivos . 11. Si esta OK da V°B° al Comprobante de Pago, hace

firmar cargo y entrega al Auxiliar de Logística el Expediente.


02´ 02´ 01´

12. Recepciona el Expediente y visa cargo indicando

fecha y hora. 13. Entrega al Técnico de Compras el Expediente para

su trámite correspondiente. 14. TERMINO

140

4. PROCEDIMIENTO:

CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS

HOJA

1/1

141

PROCEDIMIENTO

CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS

OBJETIVO

Realizar un control de Ingreso y Salida de los vehículos en forma diaria, así como del servicio de movilidad brindado a las diferentes áreas y verificar las ocurrencias o averías que se han producido por la operación de los vehículos motorizados.

CODIGO

SA/PTRANSG – 04

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION CHOFER Y/O EMPLEADO DE SEDALIB S.A.

10´

01. Verifica operatividad de vehículo motorizado a

través de un mantenimiento preventivo.

ASISTENTE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

20´ 05´

02. Programa actividades de trabajo diario (solo de las

unidades que tiene en el pool). 03. Autoriza la salida de los vehículos en la Boleta de

Control Vehicular y asigna a los conductores.

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

10´

04. Retorno del vehículo, control a través de vigilancia y

el Auxiliar.

VIGILANTE

05´ 01´ 05´ 01´

05. Si hay observaciones, registra en el libro

ocurrencias y en la boleta de control vehicular. 06. Si no hay observaciones, continua el proceso. 07. Interna vehículo al garaje. 08. TERMINO

142

5. PROCEDIMIENTO:

CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE

HOJA

1/1

143

PROCEDIMIENTO

CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE

OBJETIVO

Brindar un adecuado abastecimiento de combustible en forma oportuna, llevando un control y evaluación del consumo periódicamente.

CODIGO

SA/PTRANSG – 05

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION MECANICO

02´ 30´

01. Recepciona cuadro estadístico y verifica vehículos

con bajo rendimiento. 02. Cuadro estadístico consolidado de consumo,

Ordenes de trabajo, y evalúa.

AUXILIAR SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

02 días 02 horas 01 día 01 día

03. Verifica información, registro de planillas control de

combustible. 04. Si no esta OK el registro de planilla, nuevamente

regresa a verificar la información. 05. Si esta OK el registro de planilla, consolida la

información. 06. Elabora cuadro estadístico consumo de combustible.

CONDUCTOR

10´ 01´

07. Realiza control de reconocido Km. Diario a fin de

abastecer en forma oportuna. 08. TERMINO

144

6. PROCEDIMIENTO:

TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO

HOJA

1/1

145

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa

CODIGO

SA/PTRANSG – 06

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION CHOFER

30´ 05´

01. Realiza la denuncia policial. 02. Comunica a Servicios Generales y Transportes,

este a su vez comunica a la CIA de Seguros.

POLICIA / COMPAÑÍA DE SEGUROS

30´ 02 horas 01 hora 01 hora 02 días 01 día 03 días 01 día

03. Verifica lo sucedido por la policía y a la vez realiza la

investigación policial y comunica a transportes a cargo del chofer.

04. Realiza la prueba de dosaje etílico y peritaje técnico

vial. 05. Si es positivo el informe del resultado peritaje,

dosaje etílico, autoriza pago de accidente por SEDALIB S.A. y continua proceso.

06. Si no es positivo el informe del resultado peritaje,

dosaje etílico, declaración del accidente en Cía Seguros.

07. Cía de Seguros investiga el accidente para

comprobar los hechos y pruebas. 08. Cía de Seguros cubre los gastos de accidente. 09. Si no cubre todos los gastos SEDALIB S.A. paga

parte de los gastos de accidente coordinando con Finanzas.

10. Si cubre todos los gastos, reparación de unidad y

otros gastos son cubiertos por la Cía de Seguros.

HOJA

2/2

146

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa

CODIGO

SA/PTRANSG – 06

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


10´ 02 días 01 día 01´

11. Informa los resultados a Logística. 12. Apoya en todas las gestiones. 13. Realiza seguimiento de la reparación del vehículo. 14. TERMINO.

147

7. PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE PAGO DE LUZ ELECTRICA, TELEFONO Y ARRIENDO DE LOCAL

HOJA

1/1

148

PROCEDIMIENTO

CONTROL PAGOS DE LUZ ELECTRICA, TELEFONO Y ARRIENDO DE LOCAL

OBJETIVO

Llevar un control de los pagos de luz eléctrica, teléfono y arriendo de local previa revisión y verificación de los comprobantes de pagos debidamente cancelados

CODIGO

SA/PTRANSG – 07

PROCESO


V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005


CARGO TIEMPO DESCRIPCION AUXILIAR SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

02´ 01 día 02´ 02 horas Según programación

01. Recepción de los comprobantes de pago Luz

eléctrica, teléfono, arriendo de local, listado de pagos.

02. Verificación y supervisión de campo de los servicios. 03. Si no esta OK, nuevamente recepción de los

comprobantes de pago. 04. Si esta OK, da V°B° a comprobantes de pago. 05. Coordina con Tesorería los pagos de servicio, luz

eléctrica.

TESORERO

Según programación 10´ 30´ 01´

06. Comprobantes de pago cancelados. 07. Verifica pago del mismo, a través de los

comprobantes. 08. Informa a la División de Logística el pago de los

mismos. 09. TERMINO

149

8. PROCEDIMIENTO:

SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES

HOJA

1/1

150

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control y evaluación del mismo en forma periódica (mensual).

CODIGO

SA/PTRANSG – 08

PROCESO




05´

01. Entrega Orden de Servicio al Responsable de

Servicios Generales.


02´ 10´ 10´

02. Verifica si la Orden de Servicio es visada con el

respectivo V°B° del Jefe de Area. 03. Si no esta OK, regulariza V°B° de Logística y

nuevamente regresa al área usuaria para su respectiva regularización.

04. Si esta OK, se va a Terceros.

SERVICIOS DE TERCEROS

Según programación 05´

05. Saca copias. 06. Visa Orden de servicio y entrega al Responsable de

Servicios Generales.


10´ Según programación 02´ 02´ 30´ 01´

07. Verifica cantidad y calidad de las fotocopias a través

de la Orden de Servicio. 08. Si no esta conforme, vuelve a sacar las copias. 09. Si esta conforme, firma del usuario responsable. 10. Registra cantidad de fotocopias diarias. 11. Reporta al Jefe de Logística cuadro de copias de

calidad. 12. TERMINO

HOJA

1/1

151

V°B°

VERSION 3ra

FECHA

Junio 2005

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control y evaluación del mismo en forma periódica (mensual).

CODIGO

SA/PTRANSG – 08

PROCESO


Documents

Manual de Procedimientos de Logística 2005 - … · Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia de Desarrollo Empresarial Oficina