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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN
NACIONAL DE MUNICIPALIDADES
1
La elaboración y diseño de este material fue posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos
de América proporcionado a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
(USAID). El contenido aquí expresado es responsabilidad de ANAM, y el mismo no necesariamente
refleja las opiniones de USAID o del Gobierno de los Estados Unidos de América.
2
TABLA DE CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACION NACIONAL DE
MUNICIPALIDADES ........................................................................................................................................................ 3
MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLITICOS DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE
MUNICIPALIDADADES –ANAM ................................................................................................................................. 5
MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TECNICO Y ADMINISTRATIVO DE ANAM ................... 21
MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION DE CAPACITACION DE SECRETARIA
OPERATIVA DE ANAM ................................................................................................................................................ 52
MANUAL PARA SISTEMATIZACION DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ANAM ...................... 60
MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACION DE ANAM ..................................................................... 66
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN
NACIONAL DE MUNICIPALIDADES
INTRODUCCION
En el proceso de Fortalecimiento Institucional de la ANAM, se han desarrollado diversos
instrumentos, especialmente el Plan Estratégico 2016 – 2024 el cual contiene lineamientos de
trabajo para alcanzar resultados concretos en ese periodo.
Para facilitar la aplicación de los Planteamientos del Plan Estratégico, es necesario revisar y
adecuar otros instrumentos institucionales, como los Manuales de funciones, especialmente para
alinear las funciones de los distintos órganos, para focalizar esfuerzos, potenciar acciones y
resultados, mejorando así la efectividad de la Asociación, así como de procedimientos de
procesos específicos con cierta prioridad institucional.
Este documento contiene el Manual de Funciones y de Procedimientos, como instrumentos que
coadyuvarían al cumplimiento de las actividades para cumplir con los objetivos institucionales de
ANAM.
Uno de ellos es un manual de las funciones de los órganos políticos de la ANAM, el cual no
pretende ser un manual complejo, sino más bien tiene un enfoque pragmático, con el fin de
facilitar su aplicación y que además, pueda ser retroalimentado en el curso de su aplicación.
Dado a que las instituciones son dinámicas, las funciones también son cambiantes y sujetos a
modificarse a los cambios institucionales, en este caso las funciones se definieron adaptarse a los
planteamientos del Plan Estratégico, y por ello en este manual se incluyen diversos elementos
basados en los estatutos vigentes, sin embargo, contiene elementos nuevos que modifican
funciones, acciones o aspectos que a su vez retroalimentan esos estatutos, es decir que
representan propuestas para modificar los estatutos en aspectos puntuales, y por ello será
necesario modificar los Estatutos para que varios de los planteamientos contenidos en ese
manual, cobren vigencia.
Asimismo, también se plantean órganos, especialmente las Comisiones de Trabajo, proyectadas
a los cambios que la ANAM haría variando su estructura actual para adaptarla a las tres grandes
líneas de acción generando equipos de trabajo en función de los objetivos estratégicos definidos,
como se plantea en el Plan Estratégico.
Asimismo, se incluye el Manual de Funciones del Personal Técnico y Administrativo de ANAM
que fue actualizado, especialmente agregando funciones, y especificando otras, y agregando
otros elementos del descriptor de puestos, todo adicionado al contenido del Manual de
funciones ya existente en ANAM, previo al inicio de esta consultoría.
Además, se incluye un manual de procedimientos, con tres procesos que han sido priorizados
por personeros de la ANAM, para orientar la implementación de procesos que han sido
priorizados en esta entidad, que contribuirían a la preservación de la información y su posterior
uso para retroalimentar las acciones institucionales.
4
MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLÍTICOS DE LA ASOCIACIÓN
NACIONAL DE MUNICIPALIDADES –ANAM
5
MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLITICOS DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL
DE MUNICIPALIDADADES –ANAM
1. OBJETIVOS DEL MANUAL
Este manual se construye, con el objetivo general de definir las funciones de los órganos
políticos de la ANAM, para orientar el accionar de cada uno de los órganos responsables de la
dirección política y estratégica de ANAM.
En general, se busca coadyuvar a que cada uno de los integrantes de los distintos órganos de los
niveles jerárquicos más altos en la estructura organizativa de esta entidad, cuenten con
lineamientos definidos respecto a lo que deben realizar y conseguir, como su aporte concreto a
los objetivos institucionales.
2. VISÓN DE LA ANAM
De acuerdo con su Plan Estratégico 2016 – 2024, la Visión de la ANAM, como sus expectativas
de largo plazo, tanto a lo interno de la institución como sus aspiraciones del ámbito en que se
desenvuelve, y además orientadora de sus acciones, se ha definido de la siguiente manera:
3. MISIÓN DE LA ANAM
La ANAM ha definido como su principal accionar, de la manera siguiente:
4. LÍNEAS DE ACCIÓN
La ANAM ha definido tres grandes líneas de acción o componentes, en las cuales centra sus
acciones:
LINEA DE ACCION 1: FORTALECIMIENTO A LAS MUNICIPALIDADES
Será el conjunto de acciones que se implementen en busca de fortalecer las capacidades
de las autoridades y funcionarios municipales, y superar las actuales debilidades de las
municipalidades en general. Esto requerirá de un proceso que inicie con la detección
precisa de esas necesidades de fortalecimiento municipal, y luego implementar las
acciones para ese fortalecimiento, en el entendido que la ANAM promoverá de manera
ANAM es una entidad incluyente, moderna, autónoma,
democrática, con capacidad instalada, personal especializado
en el ámbito municipalista, que contribuye al fortalecimiento
de la democracia y el desarrollo socioeconómico de los
municipios de Guatemala.
Defender la autonomía Municipal y los intereses de las
municipalidades de la República de Guatemala,
propiciar la Descentralización del Estado y el
Fortalecimiento de las municipalidades con procesos
coordinados e incluyentes.
6
subsidiaria, es decir, como complemento y soporte de las acciones que las propias
municipalidades pueden impulsar por sí mismas, sin intentar sustituir la función de las
dependencias de las municipalidades que existan y que desarrollan acciones en función
de sus propio desarrollo, sino más bien fortaleciendo las funciones de esas dependencias
para adquirir capacidades propias, y promoviendo sinergias entre las municipalidades.
LINEA DE ACCION 2: INCIDENCIA
Es el proceso permanente y ordenado, que llevará a la ANAM a incidir en las agendas y
políticas públicas para la creación o modificación de normas, instrumentos, y generación
de condiciones en general, propicios para el fortalecimiento municipal, y efectiva
descentralización y vigencia plena de la autonomía municipal, y que no sean solamente
enunciados. Para este proceso, se requiere que se generen al menos con dos
condiciones importantes: La primera es que la construcción de propuestas sean
técnicamente bien elaboradas que aborden ámbitos prioritarios de las municipalidades y
los municipios; la segunda condiciones es que cuente con el respaldo social de todas las
municipalidades del país y de otras entidades relacionados con el desarrollo local,
incluyendo a sectores de la sociedad civil organizada.
LINEA DE ACCIONES 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Para implementar las acciones en busca de los fines y objetivos institucionales, de
manera más eficiente y efectiva, planteados en los dos líneas de acción anteriores, es una
condición indispensable que la ANAM se fortalezca a lo interno, generando mayor
capacidad técnica, financiera y política, y en general, cuente con los insumos necesarios
para poder impulsar las acciones que se ha propuesta, y esta es una condición
directamente proporcional: a mayor fortalecimiento interno de la ANAM, mayor será su
capacidad de conseguir los objetivos que buscan beneficiar a sus asociados y aportar al
desarrollo de los municipios y del país.
Estas acciones se implementarán priorizando las distantes áreas de fortalecimiento
institucional en que se tienen oportunidades de fortalecimiento priorizándolas de
manera que se alcancen de manera real y efectiva.
5. LA ESTRUCTURA ORGANICA DE ANAM
De acuerdo con los estatutos de la ANAM en su artículo 12, define a los órganos permanentes
de esta entidad, a los siguientes:
- La Asamblea Nacional
- La Junta Directiva
- El Consejo Consultivo
- La Secretaría Ejecutiva
- Las Asociaciones Departamentales de Municipalidades y otras formas de
Asociación Municipal
En el proceso de reestructuración que se inicia en el nuevo periodo de Junta Directiva 2016-
2018 se define una nueva estructura que se ajusta a las nuevas necesidades de ANAM, cambios
que se formalizaran en los respectivos estatutos. Esta nueva estructura se sintetiza en el
organigrama siguiente.
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En este organigrama, se puede establecer que en la estructura organizativa de ANAM, se
encuentran dos grandes grupos de órganos: Los órganos políticos de autoridad, y los órganos
Administrativos y Técnicos.
Los órganos políticos están integrados por socios de la ANAM, es decir, alcaldes municipales en
representación de cada una de las municipalidades socias de esa entidad, y los órganos
Administrativos y Técnicos, agrupados en un grupo de puestos que los estatutos denominan la
Secretaría Ejecutiva, y están integrados personal contratado para ejecutar las acciones derivados
de sus distintos planes, en busca de los objetivos institucionales.
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6. LOS ORGANOS POLITICOS DE LA ANAM
Los órganos políticos se ubican en la parte superior de la estructura orgánica, y por ello tienen
los mayores niveles de autoridad en toda la estructura. La importancia de estos órganos, es que
de estos emanan los principales lineamientos políticos y estratégicos que definen la naturaleza y
el curso de la organización.
Los órganos políticos en ANAM, son:
La Asamblea Nacional
La Junta Directiva
Consejo Consultivo
Comisiones
Representaciones
Como se mencionó, estos órganos se integran por los socios de la ANAM, que de acuerdo a sus
estatutos “integran la ANAM, las municipalidades legalmente constituidas en el país.”1 “Las
municipalidades que integran la ANAM, están representadas por su respectivos Alcaldes
Municipales, o por quienes los sustituyan de conformidad con la ley.”2 Por su calidad de alcaldes,
son electos directa y popularmente en cada municipio de conformidad con la ley en la materia, y
esta condición hace que no se fije un perfil de ingreso de los miembros de estos órganos, pues
no son sujetos de selección como socios, sino que su ingreso está sujeto a los procesos de
elección popular en cada municipio.
Por lo tanto, para los integrantes de los órganos políticos de ANAM se establecen
principalmente las funciones que desempeñaran, cada uno desde el órgano en que participe, de
acuerdo a criterios establecidos en sus estatutos y criterios basados en los principales
objetivos, estrategias y acciones establecidos en el Plan Estratégico que guían el accionar de la
ANAM de manera que sus acciones no se dispersen sino que respondan a esos fines y objetivos
institucionales planteados.
Para algunos órganos en los que se requiere de elección interna para ser parte de ellos, se
establecen requisitos y algunas calidades, con la intención de orientar los criterios para
proponer y elegir a socios para que integren esos órganos con mayores posibilidades de éxito
en su accionar.
En los apartados siguientes, se definen las principales funciones de cada uno de estos órganos.
6.1 ASAMBLEA NACIONAL
6.1.1 NATURALEZA E INTEGRACIÓN
En los estatutos de la ANAM definen a la Asamblea Nacional como el órgano superior de
ANAM, ya que es “el órgano supremo de la ANAM y se integra con las municipalidades
asociadas reunidas en sesión convocada de conformidad con este Estatuto y siempre que se
alcance el quórum requerido.”3
Lo anterior significa que este órgano es el que tiene la mayor autoridad en la organización, pero
visto como un órgano colectivo, no así a lo individual de cada uno de sus integrantes. Son las
1 Estatutos de la ANAM, artículo 6
2 Estatutos de la ANAM, artículo 8
3 Artículo 13, Estatutos de ANAM
9
decisiones colectivas, tomas por consenso o por mayoría en una votación, las que se constituyen
en las decisiones superiores.
Las municipalidades que integran la ANAM, están representadas por sus respectivos Alcaldes
Municipales o por quienes los sustituyan de conformidad con la ley. El Alcalde o su sustituto,
sólo podrá delegar su representación en otro miembro del respectivo Concejo, previo acuerdo
del mismo.4
Para los efectos de las sesiones ordinarias y las extraordinarias convocadas por la Junta
Directiva, el quórum se integra con la tercera parte de las municipalidades asociadas. Cuando la
Asamblea Nacional Extraordinaria es convocada por al menos una tercera parte de las
municipalidades asociadas, en la integración del Quórum deberá comprobarse la inscripción de
por lo menos dos terceras partes de las municipalidades solicitantes.5
La Asamblea Nacional es presidida por el Alcalde del municipio donde la Asamblea Nacional se
celebre, o por quien lo represente de conformidad con estos Estatutos. De forma supletoria,
será presidida por el Presidente de la Junta Directiva.
6.1.2 FUNCIONES
Se reconocen dos tipos de Asambleas: La Ordinaria y la Extraordinaria, y a cada una
corresponde funciones diferenciadas.
Las atribuciones de la Asamblea Nacional Ordinaria, son:
a. Definir o validar la misión, visión y los fines de la ANAM, que definan su razón de ser y
enmarque el accionar de esta entidad
b. Proponer la construcción o actualización de instrumentos que contengan los lineamientos
políticos y estratégicos de la ANAM, que orienten las acciones de todos los socios, así como el
personal de la Secretaría Ejecutiva.
c. Definir las grandes áreas de inversión de los recursos financieros de la ANAM, que lleven a
priorizar áreas de interés general.
d. Definir los criterios generales de control en el uso de los recursos para garantizar la
transparencia en la Asociación.
a. Fijar el monto de cuotas ordinarias y extraordinarias de los socios de ANAM
b. Solicitar informes específicos a los demás órganos de la ANAM, para evaluar los avances o
resultados y proponer acciones de mejora.
c. Elegir, juramentar y dar posesión de sus cargos a los miembros de la Junta Directiva de la
Asociación por intermedio de quien la preside, para legitimar su autoridad.
d. Crear Comisiones de Trabajo de la Asamblea Nacional, temporales o permanentes, dándoles
un mandato específico, su objetivo, integración y resultados a entregar en un periodo
determinado.
e. Aprobar la creación de cualquier otro órgano político en la ANAM, o acordar la disolución de
alguno existente, de acuerdo a las necesidades propias de la entidad.
f. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la Asociación que le presente la Junta
Directiva. En caso de improbarlo regirá el presupuesto del año anterior.
4 Artículo 8, Estatutos de ANAM
5 Artículo 16, Estatutos de ANAM
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g. Definir las prioridades de Trabajo de la Junta Directiva, para contribuir a la focalización de las
acciones institucionales.
h. Conocer y aprobar o improbar los informes indicados en su agenda mínima.
i. Analizar la ejecución presupuestaria del último ejercicio contable, para su aprobación o
improbación.
j. Aprobar, improbar o dictar medidas para modificar el Plan de Trabajo propuesto por la Junta
Directiva electa, de manera que se ajuste a los prioridades institucionales
k. Acordar Órdenes, distinciones o condecoraciones a otorgarse a personas o entidades que
contribuyan a los mismos objetivos institucionales de la ANAM.
l. Delegar en Junta Directiva, cuando lo estime pertinente, facultades que por ley o reglamento le
son propias.
m. Otras funciones que se acuerden en Asamblea General, y que correspondan de conformidad
con los Estatutos o las leyes aplicables
Las funciones de la Asamblea Nacional Extraordinaria, son:6
a. Conocer cualquier asunto que sea atribución de la Asamblea Nacional Ordinaria pero cuya
resolución no puede esperar la periodicidad anual de esta, siempre que sea convocada para ese
asunto con exclusividad.
b. Aprobar con por lo menos el voto favorable de las dos terceras partes del total de
municipalidades asociadas, la modificación de los Estatutos.
c. Revocar, con por lo menos el voto favorable de las dos terceras partes del total de
municipalidades asociadas, el mandato de la Junta Directiva.
d. Pronunciarse sobre la disolución y liquidación de la Asociación
6.1.3 ACTIVIDADES
Para el cumplimiento de sus funciones, a los socios integrantes de la Asamblea General, les
corresponde realizar las actividades siguientes:
a. Asistir a las reuniones de Asamblea que se realicen para opinar, para proponer, solicitar, y
participar activamente en las decisiones colectivas de este órgano.
b. Informarse de las acciones institucionales que se realicen, por medio de los canales de
información que estén establecidos
c. Participar activamente en las actividades de los demás órganos de la ANAM para los que
fueron electos, para aportar sus conocimientos, capacidades y habilidades a los fines
institucionales
d. Estar pendiente de convocatorias de la ANAM para participar en actividades propias de
ANAM.
e. Revisar periódicamente el cumplimiento de los deberes y obligaciones de su municipalidad
como socio de ANAM
f. Revisar los distintos documentos que ANAM genere, para analizar el curso de las acciones de
ANAM y generar propuestas de mejora.
g. Participar en actividades de análisis y capacitación de la ANAM, para fortalecer sus capacidades
para el desarrollo de sus funciones en la Municipalidad, o de la ANAM.
6.1.4 RELACIÓN DE AUTORIDAD
La Asamblea General es la autoridad máxima en la ANAM, y le corresponde ejercer de manera
directa autoridad, dirección y supervisión hacia la Junta Directiva de la ANAM.
6 Artículo 21 de os Estatutos de ANAM
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6.2 JUNTA DIRECTIVA
6.2.1 NATURALEZA E INTEGRACION
La Junta Directiva es el órgano de dirección y administración de la ANAM de conformidad con
este Estatuto. Se integra con socios activos de la ANAM electos en Asamblea Nacional, de
acuerdo a los procedimientos establecidos en los Estatutos.
Los cargos de la Junta se desempeñan ad honorem. Sin embargo, se les podrá reconocer dietas
y viáticos, según acuerdo de la Junta Directiva con base en las posibilidades financieras de la
ANAM.
6.2.2 FUNCIONES
A la Junta Directiva le corresponde:
GOBIERNO Y EMISIÓN DE NORMAS
a. Ejercer la dirección de la ANAM, adoptando medidas y dictando las disposiciones
que estime convenientes para el mejor cumplimiento de sus fines, tomando en
cuenta los lineamientos recibidos de la Asamblea Nacional.
b. Ejecutar todos los acuerdos de la Asamblea Nacional que le correspondan, y delegar
a otros órganos bajo su autoridad, la ejecución de acuerdos específicos.
c. Crear o cancelar las comisiones de Trabajo de Junta Directiva que considere
necesarias para el mejor cumplimiento de su objeto y fines, promoviendo mayor
involucramiento de sus socios.
d. Dictar los reglamentos u otros instrumentos en que se desarrollen o detalle la
aplicación de los Estatutos.
e. La iniciativa para el análisis y construcción de propuestas de mediano y largo plazo
para el fortalecimiento institucional de la ANAM.
f. Resolver conjuntamente con el Consejo Consultivo, los asuntos no previstos en los
Estatutos mientras esté en receso la Asamblea Nacional, dando cuenta a ésta de su
gestión en la próxima Asamblea Nacional
g. Convocar a asamblea Nacional, ordinaria o extraordinaria, de acuerdo a los
Estatutos
ADMINISTRATIVAS (personal, finanzas, mecanismos)
h. Nombrar y remover al Secretario Ejecutivo de la Asociación Nacional, tomando
principalmente las capacidades e idoneidad al puesto, así como los resultados de
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evaluación de desempeño que se realicen.
i. Recibir, analizar y resolver sobre las propuestas técnicas y administrativas generadas
desde la Secretaría Ejecutiva, encaminadas a mejorar la eficacia y eficiencia en
ANAM.
j. Brindar los lineamientos a la Secretaría Ejecutiva para la construcción o actualización
de instrumentos que contengan los lineamientos políticos y estratégicos de la
ANAM, que orienten las acciones de todos los socios, así como el personal de la
Secretaría Ejecutiva.
k. Fijar las remuneraciones para la Secretaria Ejecutiva, Secretaria Administrativa, y de
asesores de Junta Directiva y Secretaría Ejecutiva.
l. Anualmente, en las sesiones ordinarias, proponer ante la Asamblea Nacional los
planes de trabajo anual y multianual (cuando corresponda) y el proyecto de
presupuesto programático que contenga la estimación de los ingresos y egresos de
la ANAM.
m. Rendir a la Asamblea Nacional en su sesión ordinaria o cuando le sea requerido,
informe de sus actividades realizadas y sus resultados alcanzados, con justificación
de los recursos empleados para su financiamiento.
n. Aprobar el proyecto de presupuesto anual y los estados contables que les presente
la Secretaría Ejecutiva, previo a elevarlo a la Asamblea Nacional
o. Aceptar o rechazar herencias, legados o donaciones.
RELACIONES EXTERNAS
p. Ser el órgano de comunicación de la Asamblea Nacional con los Organismos del
Estado, y demás entidades nacionales e internacionales para el desarrollo de su
objeto y fines
q. Designar a los representantes de la ANAM para integrar las Juntas Directivas,
Consejos Directivos y Comisiones u otros órganos similares a lo externo de la
ANAM, que corresponda por ley, estatutos o reglamentos. También le corresponde
revocarlas si los representantes incumplen con sus obligaciones como tales, al tenor
del reglamento respectivo y de las estipulaciones que se establecieron en el
Acuerdo de su designación. La representación durará un año, contado a partir de la
fecha de su nombramiento, prorrogable por Acuerdo de la Junta Directiva. No se
podrá ejercerse más de una representación.
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r. Designar representantes para concurrir a toda clase de actos o reuniones, en
representación de ANAM.
RELACIONES INTERNAS
s. Servir como órgano de mediación en los conflictos de cualquier naturaleza que se
susciten entre los miembros de la Asociación. La Junta Directiva está facultada para
delegar esta atribución en una comisión especial, la que se integrará para este único
propósito
t. Conocer las faltas de las asociadas y resolver la aplicación de las sanciones que
estime pertinentes
u. Conocer el recurso de revocatoria contra las disposiciones del Presidente de la
Junta Directiva
v. Solicitar la presencia de alguno de los representantes de la ANAM o de los
presidentes de Comisiones para que informen personalmente sobre algún asunto a
la Junta Directiva o bien para que presenten por escrito algún informe relacionado
con sus funciones
OTROS
w. Todas las demás atribuciones que le correspondan conforme a los Estatutos de
ANAM, sus reglamentos y las que le sean fijadas por la Asamblea Nacional.
6.2.3 RELACION DE AUTORIDAD
Depende directamente de la autoridad de la Asamblea Nacional, y los lineamientos que
provengan de esta. La Junta Directiva ejerce autoridad directa sobre el (la) Secretario(a)
Ejecutivo (a).
6.2.4 CALIDADES
Para ser integrante de Junta Directiva, se deben tomar en cuenta las calidades siguientes:
a) Ser alcalde Municipal de un municipio dela República de Guatemala. El municipio al que
represente, debe estar activo, al día en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones como
socio de la ANAM
b) Estar en pleno goce de sus derechos ciudadanos.
c) Haber demostrado diligencia, responsabilidad y puntualidad en el cumplimiento de las
obligaciones y compromisos como alcalde o en áreas de trabajo anteriores
d) Conocimiento sobre organizaciones gremiales o de segundo nivel.
e) Disposición de tiempo para aportar decididamente a los fines institucionales
f) No representar intereses contrarios a los intereses de la ANAM y del municipalismo de
Guatemala.
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6.3 CONSEJO CONSULTIVO
6.3.1 NATURALEZA E INTEGRACIÓN
Es el órgano colegiado de consulta y seguimiento de la ANAM, y se integra con dos tipos de
integrantes: Plenos, y honorarios.
Plenos
Los integrantes plenos, son los Presidentes o Representantes de estos, de las Asociaciones
Departamentales de Municipalidades de la República
Honorarios
Son personas que han ejercido puestos en una Junta Directiva de ANAM en periodos
anteriores y por lo tanto cuentan con experiencia en la dirección de esta entidad. Estos
participaran por invitación de los integrantes plenos, previo acuerdo de este Consejo, a
participar en algunas reuniones de este Consejo para aportar su experiencia en temas
puntuales que les sea requerido.
Se reunirá en sesión ordinaria una vez cada dos meses y extraordinariamente las veces que sea
necesario, por convocatoria de su Coordinador o por siete o más de sus miembros. El
Quórum para la validez de sus sesiones es de la mitad más uno de sus miembros. La presencia
de los integrantes honorarios no afecta el Quorum del Consejo Consultivo.
6.3.2 FUNCIONES
a. Emitir opinión colegiada, sobre los temas en específico que le sea requerido, a efecto de
orientar la toma de decisiones del órgano que requiere de su opinión.
b. Proponer iniciativas y formular recomendaciones a los órganos de la ANAM, de manera
directa para la Asamblea General, y por medio de la Junta Directiva para los demás órganos
c. Asesorar la realización de actividades específicas que se realicen en ANAM, para
garantizar el logro de los objetivos de la actividad.
d. Mantener contacto permanente con los órganos de la ANAM a efecto de proveerse de
la información necesaria para la generación de iniciativas, formulación de recomendaciones y
dar seguimiento de las actividades de la misma.
e. Dar cuenta de sus acciones, a los asociados que se lo soliciten, a la Junta Directiva y
ponerlas en conocimiento de la Asamblea Nacional en su más próxima sesión
f. Todas aquellas que le encomiende la Asamblea Nacional.
6.3.3 RELACION DE AUTORIDAD
El Consejo Consultivo no ejerce autoridad sobre algún otro órgano de la ANAM, sin embargo,
está sujeta al mandato y lineamientos de la Asamblea Nacional, órgano al cual debe presentar
resultados en el cumplimiento de sus funciones.
6.3.4 CALIDADES
a) Ser alcalde Municipal de un municipio dela República de Guatemala. El municipio al que
represente, debe estar activo, al día en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones como
socio de la ANAM
b) Estar en pleno goce de sus derechos ciudadanos.
c) Haber demostrado diligencia, responsabilidad y puntualidad en el cumplimiento de las
obligaciones y compromisos como socio de ANAM o como integrante de alguna Junta
Directiva.
d) Disposición de tiempo para aportar decididamente a los fines institucionales
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e) No representar intereses contrarios a los intereses de la ANAM y del municipalismo de
Guatemala
6.4 COMISIONES DE TRABAJO
Las Comisiones de trabajo, son órganos de apoyo para distintos órganos de la ANAM. Son
Comisiones de la Asamblea Nacional, y Comisiones de Junta Directiva, y estas pueden ser
Comisiones Permanentes o temporales, dependiendo el objetivo de su conformación o el
asunto específico que debe desarrollar.
6.4.1 Comisiones de trabajo de la Asamblea Nacional
Las Comisiones de trabajo de la Asamblea General, son aquellas que desarrollan acciones por
encargo de la Asamblea Nacional, y que deben rendir sus informes a esta Asamblea.
Entre estas están:
o Comisión de apoyo a la Incidencia
o Comisión de apoyo al Fortalecimiento Municipal
o Comisión de apoyo al Fortalecimiento Interno
o Comisión de Vigilancia
o Comisión electoral
Las tres primeras guardan correspondencia con los tres ejes de trabajo de ANAM, son las que
darán el impulso político a las acciones planteadas en esos ejes de trabajo. La Comisión se
vigilancia es la responsable por velar por la transparencia en la Asociación, y la Comisión
Electoral, tiene funciones específicas, especialmente a cada dos años, cuando se elige a la Junta
Directiva.
6.4.1.1 Comisión de Incidencia
Naturaleza e integración
Esta comisión es la encargada de garantizar que las acciones se implementen enmarcadas en la
filosofía de trabajo, los planteamientos políticos y estratégicos que se han definido en este Plan
Estratégico, y velar por la implementación de las acciones y los resultados planteados en ese
Plan.
Se integra con al menos 5 integrantes de la Asamblea Nacional, electos en reunión de la
misma.
Funciones
a. Revisar los planteamientos establecidos en el Plan Estratégico vigente, para el
componente de Incidencia, de manera que se cuente con claridad para la proyección de
sus acciones
b. Mantener reuniones de trabajo con la Secretaría Ejecutiva y la Dirección de
Incidencia, para informarse de manera directa, sobre los avances de las acciones y sus
resultados.
c. Analizar las acciones implementadas y los resultados, para construir propuestas de
mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario.
d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva
e. Presentar sus informes en la Asamblea Nacional, con propuestas de mejor, cambio de
estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales.
f. Participar en actividades de cabildeo y negociación, apoyando al Presidente de la Junta
Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal técnico en actividades concretas, a fin de
dar soporte político a esas acciones.
g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal
técnico en la construcción de propuestas de incidencia.
16
h. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Incidencia, por
encargo de la Asamblea Nacional.
i. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.
Calidades
a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con preparación y experiencia previa
en el ámbito de la incidencia
b. Habilidades de comunicación, negociación y cabildeo
c. Conocimiento de las instituciones del Estado y sus funciones
d. Conocimiento sobre relaciones de poder y autoridad en el sector publico
6.4.1.2 Comisión de Fortalecimiento Municipal
Es la Comisión encargada de velar por la implementación de las acciones y los resultados
planteados en el Componente de Fortalecimiento Municipal, contenidos en el Plan Estratégico.
Se integra con al menos 5 integrantes de la Asamblea Nacional, electos en reunión de la
misma.
Funciones
a. Revisar los planteamientos establecidos en el Plan Estratégico vigente, para el
componente de Fortalecimiento Municipal, de manera que se cuente con claridad para la
proyección de sus acciones.
b. Mantener reuniones de trabajo con la Secretaría Ejecutiva y la Dirección de
Fortalecimiento Municipal, para informarse de manera directa, sobre los avances de las
acciones y sus resultados
c. Analizar las acciones implementadas y los resultados, para construir propuestas de
mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario
d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva.
e. Presentar sus informes en la Asamblea Nacional, con propuestas de mejor, cambio de
estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales de este componente.
f. Participar en las acciones de gestión de recursos para el Fortalecimiento Municipal.
g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal
técnico en actividades concretas encaminadas al Fortalecimiento de las Municipalidades, a
fin de dar soporte político a esas acciones.
h. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal
técnico en la construcción de propuestas de Fortalecimiento de las Municipalidades.
i. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Fortalecimiento
de las Municipalidades, por encargo de la Asamblea Nacional.
j. Promover estudios de la realidad del Municipalismo en Guatemala, tendencias y
desafíos, que soporten las acciones de la ANAM.
k. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.
Calidades
a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con experiencia previa en el ámbito
Municipalista
b. Conocimientos básicos de Desarrollo Local y fortalecimiento del Poder local
c. Compromiso y dedicación por el Municipalismo.
17
6.4.1.3 Comisión de Fortalecimiento Institucional
Es la Comisión responsable de la implementación de acciones que lleven a la mejora continua
institucional de la ANAM, de manera que constantemente mejore sus capacidades
institucionales para el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos.
Se integra con al menos 5 integrantes de la Asamblea Nacional, electos en reunión de la
misma.
Funciones
a. Revisar los planteamientos establecidos en el Plan Estratégico vigente, para el
componente de Fortalecimiento Institucional, de manera que se cuente con claridad para
la proyección de sus acciones.
b. Mantener reuniones de trabajo con la Secretaría Ejecutiva y la Dirección de
Fortalecimiento Institucional, para informarse de manera directa, sobre los avances de las
acciones y sus resultados
c. Analizar las acciones implementadas y los resultados, para construir propuestas de
mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario
d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva.
e. Presentar sus informes en la Asamblea Nacional, con propuestas de mejor, cambio de
estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales de este componente.
f. Participar en las acciones de gestión de recursos para el Fortalecimiento Interno de la
ANAM.
g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal técnico
en la construcción de propuestas de Fortalecimiento Institucional.
h. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Fortalecimiento de
la ANAM, por encargo de la Asamblea Nacional.
i. Mantener espacios de comunicación con los socios, de manera que constantemente se
reciban inquietudes, sugerencias y propuestas de las municipalidades, para el
fortalecimiento institucional.
j. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.
Calidades
a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con experiencia previa en el ámbito
Municipalista
b. Conocimientos básicos de funcionamiento y fortalecimiento de organizaciones
gremiales.
c. Compromiso y dedicación por el Municipalismo.
6.4.1.4 Comisión Electoral
Naturaleza e integración
El órgano rector de los procesos electorales y toma de decisiones por sufragio de la ANAM, lo
constituye una comisión integrada por siete miembros de la Asamblea Nacional, quien para
dichos efectos se denominará Comisión Electoral.
Esta comisión elegirá de entre sus miembros un presidente, un vicepresidente y un secretario.
Los demás miembros tendrán la calidad de vocales, para lo cual se elaborará el reglamento
respectivo.
18
Funciones
a. Elaborar el Reglamento electoral en que se detallen procesos, requisitos, resolución de
inconformidades, y en general todo lo relacionado al proceso electoral, y someterlo a
aprobación de la Asamblea Nacional.
b. Mantener actualizado el padrón electoral, basado en el listado de socios y socios
activos de la ANAM, al menos un mes previo al evento electoral
c. Divulgar entre los socios los requisitos, procesos, fechas, lugares, y todo lo relacionado
al proceso de elección, con al menos 15 días de la fecha de realización del proceso.
d. Recibir documentación de las planillas que quieran participar en el proceso, revisar su
documentación e inscribirlas formalmente, cuando se determine que llenan los requisitos
establecidos.
e. Comunicar por escrito sobre la inscripción o la denegatoria de la misma, al
representante de la planilla en cuestión.
f. Calificar las credenciales y acreditaciones de los socios electores el día de la elección
g. Crear las Juntas Receptoras de votos con la participación de delegados de Asamblea
Nacional y representantes de las planillas inscritas.
h. Realizar el anuncio formal de apertura de elecciones el día fijado para el efecto.
i. Supervisar cada mesa de votación, para garantizar que los procesos sean ajustados a las
normas previamente establecidas.
j. Declarar finalizado el proceso electoral, en la hora previamente establecida, cerrar las
urnas y proceder contar los votos.
k. Certificar y dar a conocer el resultado de las votaciones
l. Declarar la validez de la elección mediante actas firmadas por todos los integrantes de
la Comisión Electoral.
m. Adjudicar los cargos de acuerdo a los resultados de la elección.
n. Conocer y resolver las impugnaciones que se presenten relacionados con los procesos
de elección
6.4.1.5 Comisión de Vigilancia
Naturaleza e integración
El objetivo primordial de esta Comisión es el de velar por el uso adecuado de los recursos en
la ANAM. Sus acciones de vigilancia y fiscalización periódicas promoverán la transparencia en
todos los procesos y acciones.
Se integra por al menos 8 personas de la Asamblea Nacional que no tengan otro cargo en
algún otro órgano, quienes serán electos en una asamblea Nacional, y durarán en su cargo por
un período de dos años prorrogable o revocables, de acuerdo a lo que la asamblea general
estime. Si por cualquier razón algún miembro deje de integrar la comisión, la asamblea elijará el
sustituto quien complementará el período para el cual fue electo el miembro a sustituir.
Las acciones de esta Comisión pueden ser realizadas en cualquier momento, y contará con la
colaboración obligada de la personas o personas involucradas del órgano, componente, oficina,
u acción a fiscalizar
19
Funciones:
a. Velar por el uso adecuado de los bienes de la Asociación, procurando que estén
adecuados a los fines y objetivos plasmados en estos estatutos y Plan Estratégico
b. Revisar los libros contables, estado de cuentas bancarias, informes financieros, etc.
c. Revisar el inventario y el estado de los bienes muebles e inmuebles de la asociación.
d. Revisar los procedimientos de compras y contrataciones que realice la Anam
e. Realizar un informe de los hallazgos encontrados en cada supervisión o verificación, y
se dará a conocer en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria que se
programe
f. Darle seguimiento a las recomendaciones dadas por la asamblea general
g. Sugerir medidas correctivas o preventivas para que la asamblea las apruebe, y sean de
observancia general para la ANAM.
6.4.1.6 Comisiones de trabajo de la Junta Directiva
Las comisiones de trabajo de Junta Directiva son órganos de apoyo encargadas de
complementar las actividades de las diferentes vocalías, integrándose por al menos 3 miembros
de Junta Directiva electos en reunión de este órgano, y duran en sus funciones dos años.
Inmediatamente después de ser electos, la Junta Directiva les dará posesión.
Estas comisiones se organizan para el estudio y dictamen de los asuntos de la Junta Directiva
en áreas específicas de su competencia y sus atribuciones serán las que señale la Junta
Directiva de acuerdo a la naturaleza de su denominación.
20
MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TÉCNICO Y
ADMINISTRATIVO DE ANAM
21
MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TECNICO Y ADMINISTRATIVO DE
ANAM
1. OBJETIVOS DEL MANUAL
Este Manual de Puestos y funciones de la ANAM ha sido actualizado con el objetivo de definir las
funciones del personal técnico y administrativo de esta entidad, tomando en cuenta los lineamientos de
trabajo para los próximos ocho años, definidos en su Plan Estratégico Institucional.
2. CODIFICACION DE DEPARTAMENTOS Y PUESTOS DE ANAM
CODIGOS DEPARTAMENTOS Y PUESTOS
010000 SECRETARIA EJECUTIVA
010001 Secretario ejecutivo
010002 Asistente
020000 SECRETARÍA ADMINISTRATIVA (GERENCIA TECNICA
ADMINISTRATIVA)
020001 Secretaria Administrativa (Director técnico administrativo)
020002 Recepción
020003 Conserje
020004 Piloto
020005 Piloto de presidencia
030000 DEPARTAMENTO FINANCIERO
030001 Jefe financiero
030002 Auxiliar financiero
040000 DEPARTAMENTO JURIDICO
040001 Director Jurídico
040002 Analista jurídico
050000 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
050001 Director de Comunicación
050002 Protocolo
050003 Camarógrafo
050004 Fotógrafo
060000 UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS
060001 Encargado de la Unidad de Gestión de Proyectos
3. PUESTOS Y FUNCIONES
010000 SECRETARIA EJECUTIVA
La Secretaría Ejecutiva es el órgano permanente de la Asociación encargada de la ejecución de las
resoluciones y acuerdos que le encomiende la Junta Directiva por conducto de su Presidente, su
22
objetivo primordial es ser la encargada del control del personal y patrimonio de la Asociación nacional
de Municipalidades –ANAM-, y de la programación de reuniones y actividades en beneficio de todas las
municipalidades del país y en general, de operativizar por medio de sus distintas Direcciones y Unidades,
los planteamientos de su Plan Estratégico Institucional.
010001 - SECRETARIO EJECUTIVO
DATOS GENERALES DEL PUESTO
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO BASE:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Secretaría Ejecutiva
Secretario/a Ejecutivo/a
010001
Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00
Podrá laborar en horarios adicionales por actividades
extraordinarias.
Indistinto
Dirección
Presidente de Junta Directiva
Todos los Puestos Técnicos y Administrativos de la
Secretaría Ejecutiva, y las Coordinaciones de las Sedes
Regionales
PRINCIPALES RELACIONES DE
TRABAJO INTERNAS:
PRINCIPALES RELACIONES DE
TRABAJO EXTERNAS:
Presidente de Junta Directiva, Secretario/a
Administrativa (Director Técnico administrativo.),
Dirección Financiera, Dirección Jurídica, Dirección
Tecnológica
Todas las municipalidades del país, Presidencia del
INFOM, Organismos Ejecutivo, Vicepresidencia de la
República, Organismo Judicial y Organismo Legislativo.
Sedes Regionales de ANAM
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Planificar y Dirigir administrativamente todas las
actividades definidas en el Plan Estratégico de la ANAM,
y los asignados por La Junta Directiva por medio de su
Presidente
PRINCIPALES FUNCIONES a. Planificar y dirigir las acciones planteadas en el
Plan Estratégico de ANAM, para el
cumplimiento de sus fines y objetivos de
mediano y largo plazo.
b. Formular las políticas de la ANAM, y procurar
su actualización constante, de manera de
garantizar su aplicabilidad.
c. Definir las normas y procedimientos en materia
de recursos humanos, adquisiciones, financieros
y las acciones de la ANAM, que garanticen
eficiencia y transparencia.
d. Revisar y aprobar el Plan Operativo Anual POA,
en el mes de octubre de cada año, con insumos
23
brindados por el Secretario Administrativo,
incluyendo su respectivo presupuesto, para
presentarlo a la Junta Directiva de la ANAM
para su revisión y aprobación, previo a elevarlo
a la Asamblea Nacional.
e. Elaborar, presentar y entregar el informe anual,
con sus respectivas recomendaciones a la Junta
Directiva, durante la primera quincena del mes
de diciembre de cada año.
f. Seleccionar y nombrar, y remover al
Secretario/a Administrativo/a de acuerdo a
procedimientos preestablecidos.
g. Revisar y avalar las selección y remoción del
personal técnico y administrativo que realice el
Secretario/a Administrativo/a
h. Establecer, organizar y mantener un sistema de
registro y control del patrimonio de ANAM.
i. Representar a la ANAM en actividades públicas,
por delegación de la Junta Directiva por medio
de su Presidente.
j. Iniciar y mantener las relaciones de
cooperación con entidades nacionales e
internacionales, para conseguir recursos
externos adicionales para el cumplimiento de
los fines y objetivos de ANAM
k. Ser el enlace Ejecutivo – Administrativa con
entidades con las que ANAM establezca
relaciones de coordinación
l. Asistir a las sesiones de la junta Directiva con
voz pero sin voto.
m. Apoyar de manera directa el trabajo del
Secretario de la Junta Directiva
n. Supervisar y coordinar las actividades de las
sedes regionales de ANAM.
o. Las demás que le sean encomendadas por la
Asamblea Nacional por medio de la Junta
Directiva.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS:
Título Universitario, en Administración, Ciencias
Sociales, o similar
Dirección de Organizaciones Gremiales de alcance
nacional
Gestión Municipal
Leyes aplicables a las actividades desarrolladas por las
municipalidades
Administración
24
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
Gestión de Recursos
Gestión por resultados
Análisis, Negociación, Comunicación, Organización
Todos, los recursos de ANAM
Proactivo
Orden
OTROS:
Tipo de contrato
Lugar de trabajo
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, y lugares en que ANAM realice
actividades propias para el cumplimiento de sus fines y
objetivos institucionales
010002 - ASISTENTE DE SECRETARIO/A EJECUTIVO/A
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Secretaría Ejecutiva
Asistente
010002
Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00
Indistinto
Apoyo Administrativo
Secretario/a Ejecutivo/a
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Ejecutivo Jefe Financiero, Director Técnico
Administrativo, Director de Asesoría Jurídica.
Apoyar las actividades del /la Secretario/a Ejecutivo/a,
para el cumplimiento de las funciones de ese puesto.
FUNCIONES a. Agendar actividades del Secretario Ejecutivo, para
garantizar la realización de las actividades de ese
puesto.
b. Acompañar al Secretario Ejecutivo a sus
diferentes actividades, para tomar notas de
memoria de las mismas.
c. Enviar las convocatorias a los socios, para la
asistencia a actividades propias de la ANAM.
25
d. Confirmar participación de los socios a
actividades convocadas.
e. Elaborar la agenda general de las actividades de la
asociación.
f. Redacción de correspondencia que se envíe desde
la Secretaría Ejecutiva para diferentes
dependencias internas o externas.
g. Elaboración de documentos requeridos por el
Secretario Ejecutivo
h. Asistir al Presidente de la Junta Directiva, en
acciones específicas, por instrucciones del
Secretario Ejecutivo.
i. Todas las actividades designadas por el / la
Secretario/a Ejecutivo/a
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS
ACTITUDES
Título de Secretaria en cualquiera de LAS
diferentes especialidades.
Como mínimo 1 año en puesto similar
- Conocimientos básicos de Microsoft Office o
software similar
- Conocimientos del uso de planta telefónica.
- Técnicas de atención telefónica y servicio al
cliente.
- Comunicación
- Redacción (Buena ortografía)
Mobiliario y equipo asignado en su respetiva
Tarjeta de Responsabilidad.
- Orden
- Puntualidad
- Honestidad
- Discreción
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, y lugares en que ANAM realice
actividades propias para el cumplimiento de las
funciones del Secretario Ejecutivo
26
020001 - SECRETARIA ADMINISTRATIVA (GERENCIA TECNICA ADMINISTRATIVA)
Su objetivo primordial es coordinar y dirigir al personal que integra el grupo de trabajo de ANAM, así
como redactar los compromisos entre ANAM y los alcaldes y el Ejecutivo, como también fomentar la
comunicación y desarrollo entre las asociaciones Departamentales, Municipales y ANAM a través de la
promoción de reuniones interinstitucionales.
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Gerencia Técnica Administrativa
Secretaria/o Administrativo (Director técnico
Administrativo)
020001
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Dirección Técnica-administrativa
Secretario Ejecutivo
Dirección Financiera
Dirección Jurídica
Dirección de Comunicación
Dirección de Tecnología
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Ejecutivo, Presidente de Junta Directiva,
Dirección Financiera, Dirección Jurídica, Dirección de
Comunicación, Dirección de Tecnología
Las representaciones interinstitucionales que le sean
delegadas por el Secretario Ejecutivo.
Coordinar y dirigir al personal que integra las cuatro
Direcciones de trabajo de ANAM, para garantizar el
cumplimiento de los objetivos institucionales plasmados
en sus planes operativos
FUNCIONES a. Impulsar la realización de las actividades del
Componente de Fortalecimiento Institucional, para
conseguir los resultados planteados para ese
componente.
b. Elaborar el Plan Operativo Anual POA, en el mes
de octubre de cada año, con insumos de cada
Dirección, incluyendo su respectivo presupuesto,
para presentarlo al Secretario Ejecutivo para su
revisión y aprobación.
c. Asistir y proponer reuniones interinstitucionales,
planificar las actividades de fortalecimiento
municipal
d. Supervisar las actividades de los Directores de
ANAM.
e. Seleccionar, nombrar y remover al personal de las
Direcciones de ANAM.
f. Aplicar el Reglamento interno de personal de
ANAM, para garantizar la eficiencia y eficacia de las
27
acciones que se implementen
g. Realizar evaluaciones de rendimiento al personal y
aplicar acciones correctivas para mejorar el
rendimiento.
h. Genera lineamientos Administrativos a los
Directores, para garantizar la eficiencia y
transparencia.
i. Cubrir al Secretario Ejecutivo en su ausencia
temporal de este.
j. Asistir a reuniones de Junta Directiva para brindar
detalles técnicos o administrativos solicitados por
esta Junta.
k. Elaborar informes periódicos de la realización de
las actividades y sus resultados, para enviarlos al
Secretario/a Ejecutivo/a.
l. Realizar reportes técnicos periódicos para los
cooperantes
m. Otras que le asigne el Secretario Ejecutivo y/o la
Junta Directiva inherentes a su cargo.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
ACTITUDES
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
Profesional Universitario en las áreas de Ciencias
Económicas, o Ciencias Sociales.
Al menos 2 años de experiencia en puestos similares, en
organizaciones de desarrollo o entidades públicas.
- Administración de personal
- Fortalecimiento Institucional
- Incidencia en el Estado
- Fortalecimiento municipal
- Habilidad organizativa
- Habilidad de gestión
- Comunicación
- Capacidad de negociación interna y externa y
establecimiento de nuevos contactos nacionales
e internaciones
Proactivo
Orden
Mobiliario y equipo de la oficina de Secretaría
Administrativa, y los indicados en su tarjeta de
responsabilidades
OTROS
TIPO DE CONTRATO
Contrato por tiempo indefinido
28
LUGAR DE TRABAJO
Sede de ANAM, y lugares en que ANAM realice
actividades propias para el cumplimiento de las
funciones del Secretario Ejecutivo
020002 - RECEPCIONISTA
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Gerencia Técnica Administrativa
Recepcionista
020002
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Apoyo Logístico y Atención a usuarios
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica Administrativa)
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
De comunicación con todo el personal Técnico y
Administrativo, Integrantes de Junta Directiva
Alcaldes de las municipalidades del país.
Instituciones con las que coordinan acciones
Facilitar la comunicación del personal de ANAM, y de
atención al público en sus requerimientos de información.
FUNCIONES - Operar la central telefónica, para realizar y recibir
comunicación telefónica entre el personal de la
ANAM, los socios y con entidades con quienes se
coordinan actividades
- Llevar el Registro y control de llamadas.
- Atender el area de Recepción en la sede de ANAM
para recibir a visitantes y brindarles información
relacionada con ANAM u orientarles para dirigirse a
otras oficinas de la sede.
- Atender al público que solicita información general
relacionada con la ANAM, por la vía telefónica,
pagina web, por escrito y medios de enlace
establecidos.
- Coordinar con la Dirección de Comunicación, la
divulgación de información institucional, por los
medios que se le han asignados, previa autorización
de la Secretaria Administrativa.
- Generar estadísticas sobre la comunicación
realizada, para retroalimentar las acciones de
comunicación de ANAM
- Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
REQUISITOS DEL PUESTO:
29
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
Graduada de Nivel Medio, como Secretaria, o carrera similar
Al menos 1 año de experiencia en puestos similares
- Manejo de centrales telefónicas.
- Atención a usuarios de servicios
- La estructura de ANAM y sus principales funciones
- De comunicación verbal o escrita
- Ordenada
Mobiliario y equipo asignado al area de recepción, y las
que le asigne la Secretaria Administrativa
Amabilidad
Cortesía
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
020003 - CONSERJE
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Conserje
020003
Lunes a viernes de 7:00 a 15:00 horas
Indistinto
Operativa
Gerencia Técnica Administrativa
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Personas de diferentes instituciones que visitan las
instalaciones de ANAM, personal de INFOM.
Velar por el orden, la limpieza y la conservacion de las
instalaciones de la sede de ANAM
FUNCIONES - Ordenar mobiliario, equipo, y en general los
30
enseres existentes en la sede de ANAM
- Mantener limpias las instalaciones de ANAM.
- Revisar y reportar daños, o alteraciones en las
instalaciones de la sede de ANAM
- Realizar reparaciones menores en las instalaciones
de la sede
- Pintar las instalaciones, mobiliario y otros
enceres, cuando así se le requiera
- Sugerir el mantenimiento preventivo o correctivo
de las instalaciones de la sede, en áreas específicas
- Asistir al personal de ANAM, en actividades
concretas que requieran de las funciones de ese
puesto.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
Educación primaria, mínimo
Al menos 1 año en puestos similares
Limpieza de instalaciones y mobiliario
Mantenimiento preventivo de instalaciones
Ninguna
Mobiliario, equipo y utensilios asignados a su
area de trabajo, consignados en su Tarjeta de
Responsabilidad
Honradez
Discreción
Colaboración
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
31
020004 - PILOTO MENSAJERO
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO BASE
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Piloto- Mensajero
020004
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas, y las horas que se
utilicen al realizar viajes a diversos lugares
Indistinto
Operativo
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Administrativo,
Directores de Area.
Contraloría general de Cuentas, empresas varias,
diferentes instituciones del gobierno, y otras con relación
con el trabajo de ANAM
Facilitar la movilización del personal de ANAM y apoyar la
logística de los demás puestos.
FUNCIONES a. Transportar al personal y equipo de la institución de
acuerdo a la programación respectiva.
b. Realizar compras de insumos necesarios para las
distintas actividades de la institución, de acuerdo a
requerimiento de cada area de trabajo, con aval de
Secretaria Administrativa
c. Entrega de correspondencia a personas y entidades
relacionadas con las actividades de la ANAM.
d. Velar por el buen estado de los vehículos a su cargo.
e. Realizar el programa de mantenimiento preventivo de
los vehículos
f. Llevar registro de las reparaciones realizadas a los
vehículos
g. Elaborar bitácora de cada vehículo
h. Elaborar la programación mensual del uso de los
vehículos, con aprobación de la Secretaria
Administrativa.
i. Elaborar informes mensuales de las actividades
realizadas.
j. Colaborar en las actividades específicas de cada
unidad, a solicitud de la Secretaria Administrativa
k. Apoyar las actividades del Piloto de Presidencia,
cuando le sea requerido por la Secretaria
Administrativa
32
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES NECESARIAS
Nivel Basico, como mínimo
Curso teórico y práctico como piloto
automovilístico habiendo obtenido licencia de
conducir tipo “B”
Al menos 2 años en puestos similares
Conducir vehículos livianos
Mantenimiento preventivo de vehículos
De las principales rutas en todo el país
De conducción de vehículos motorizados
Orientación
Los vehículos y sus accesorios, asignados, y todos
los que consten en su Tarjeta de Responsabilidad
Muy responsable
Colaborador
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM y los lugares en que sea necesario
movilizar a personal, correspondencia o insumos
para actividades
020005 - PILOTO DE PRESIDENCIA
DATOS GENERALES DEL PUESTO:
DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Piloto de presidencia
020005
Flexible a las necesidades del puesto
Indistinto
Operativo
Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica
Administrativa)
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretaria
33
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Administrativo
Con instituciones con las que ANAM coordine sus
acciones
Facilitar la movilización del Presidente de Junta directiva
en el cumplimiento de sus funciones como tal
FUNCIONES a. Transportar al Presidente de la Junta Directiva
de acuerdo a la programación respectiva.
b. Velar por el buen estado de los vehículos a su
cargo.
c. Realizar el programa de mantenimiento
preventivo de los vehículos
d. Llevar registro de las reparaciones realizadas a
los vehículos
e. Elaborar bitácora de cada vehículo
f. Elaborar la programación mensual del uso de los
vehículos, con aprobación de la Secretaria
Administrativa.
g. Elaborar informes mensuales de las actividades
realizadas.
h. Apoyar las actividades del Piloto-Mensajero,
cuando le sea requerido por la Secretaria
Administrativa
i. Colaborar en las actividades específicas de cada
unidad, a solicitud de la Secretaria
Administrativa
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
Nivel Basico, como mínimo
Curso teórico y práctico como piloto
automovilístico habiendo obtenido licencia de
conducir tipo “B”
Al menos 2 años en puestos similares
Conducir vehículos livianos
Mantenimiento preventivo de vehículos
De las principales rutas en todo el país
De conducción de vehículos motorizados
Orientación
Los vehículos y sus accesorios, asignados, y
todos los que consten en su Tarjeta de
Responsabilidad
34
ACTITUDES NECESARIAS
Muy responsable
Prudente
Colaborador
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM y los lugares en que sea
necesario movilizar a personal, correspondencia
o insumos para actividades
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Su objetivo primordial es llevar registro y control de los ingresos y egresos monetarios y de la
contabilidad general de la institución.
030001 - DIRECTOR FINANCIERO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Dirección Financiera
Director Financiero
030001
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Administrativo
Secretario Ejecutivo
Auxiliares Financieros
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Ejecutivo, Secretario Administrativo Auxiliar
Financiero, Recepción, Departamento Jurídico, Asesoría
Forestal, Relaciones Publicas.
Contraloría general de Cuentas
Directores financieros de las municipalidades del país
Proveedores de productos y servicios necesarios para
las actividades de ANAM
Bancos del sistema
Registro y control general financiero de la institución.
FUNCIONES a. Elaborar el presupuesto anual de la Institución,
con los lineamientos dados por el Secretario
Ejecutivo a través del Secretario Administrativo
b. Elaborar con el Secretario Administrativo y el
Tesorero de la Juta Directiva los informes
financieros de la asociación.
c. Reportar al Secretario Administrativo
mensualmente sobre el uso de los recursos
materiales de la asociación.
35
d. Elaborar y mantener actualizada las tarjetas de
responsabilidad del personal contratado.
e. Reportar semestralmente a la Junta Directiva,
por medio de la Secretaria Administrativa, sobre
el estado patrimonial de la asociación.
f. Colaborar con la Secretaria Administrativa para
los procesos de compra de bienes y servicios de
la asociación.
g. Mantener disponibilidad de recursos financieros
necesarios para las acciones de cada
departamento.
h. Atender los procesos de requerimiento y
liquidación de cheques de cada unidad de la
manera establecida.
i. Mantener recursos y registrar los movimientos
de caja chica.
j. Realizar inventarios anuales del patrimonio de la
asociación
k. Registrar y archivar los documentos del
patrimonio de la asociación que le sean
asignados
l. Supervisar las actividades y rendimiento del
personal a su cargo.
m. Suplir a la Secretaria Administrativa por ausencia
temporal de esta, por delegación del Secretario
Ejecutivo.
n. Elaborar planes e informes mensuales,
trimestrales, semestrales y anuales de su unidad.
o. Elaborar informes financieros específicos para
agencias de cooperación, que se deriven por la
ejecución de programas o proyectos específicos
p. Mantener actualizados todos los sistemas
financieros.
q. Supervisar la revisión de cheques, voucher
(proveedoras, Planilla de trabajadores, etc.)
r. Mantener actualizados los datos bancarios de las
municipalidades para un eficiente proceso de
débitos automático en el pago de cuotas
ordinarias y extraordinarias de las
municipalidades.
s. Enviar por correo electrónico los recibos de los
débitos a las municipalidades.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
- Contador Público y Auditor
- Perito Contador Registrado ante la SAT.
Al menos 2 años en puestos similares
36
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
- Registro y control financiero institucional
- Procesos, requisitos y normas establecidos por
la Contraloría General de Cuentas para
entidades que administren fondos públicos
- Conocimiento de aspectos fiscales
- Uso de sistemas automatizados de registro y
control financiero
- Procesos de transferencias financieras en línea
(electrónicos)
- Habilidad numérica
- Altamente organizado
- Análisis
- Redacción
Mobiliario, equipo asignado al Departamento
financiero
De los recursos financieros de la ANAM
Solidariamente responsable con el Tesorero,
Secretario Ejecutivo y Secretario Administrativo,
por el control de los recursos de ANAM
Altamente responsable
Disciplina
Honradez
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
37
030002 - AUXILIAR FINANCIERO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Financiero
Auxiliar Financiero
030002
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Administrativo
Jefe Financiero
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Director Financiero.
Directores financieros de las
municipalidades del país
Proveedores
Bancos del Sistema
Apoyar en el control y registro financiero
general de la institución.
FUNCIONES a. Elaboración de cheques, Boucher
(proveedores, planilla de trabajadores,
etc…)
b. Pago de impuestos: ISR y Timbres
fiscales.
c. Elaboración de órdenes de compra y
pago.
d. Llevar control de cuentas por cobrar
de Municipalidades.
e. Elaboración de listado de
municipalidades para débitos de cuotas
asociadas para envió de bancos.
f. Elaboración de recibos de pago de
cuotas.
g. Elaboración e impresión de caja fiscal.
h. Envió de sobres de recibos a
Municipalidades.
i. Control de inventario.
j. Control de caja chica y caja de
viáticos.
k. Control y despacho de papelería y
suministros de oficina.
l. Coordinar la entrega de documentos
varios a distintas entidades, con el
Piloto Mensajero
m. Coordinar la compra de insumos para
las distintas Direcciones de ANAM,
38
con el Piloto Mensajero
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO, VEHICULOS
U OTROS
ACTITUDES
Perito Contador y estudiante
universitario de administración de
empresas o auditoria.
Al menos un año en puesto similar
- Contabilidad Fiscal, Financiera y
Administrativa
- Conocimiento de requisitos y trámites
de pago de impuestos.
- Tener en orden, ya que se trabaja con
facturas y papeles importantes que no
deben de ser extraviados.
- Habilidad numérica.
Mobiliario y equipo de su uso, y los
que se le asigne en su respectiva
Tarjeta de Responsabilidad
Altamente responsable
Orden
Honradez
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
DIRECCIÓN JURÍDICA
Su objetivo primordial es brindar asesoría legal a los alcaldes y funcionarios municipales que lo requieran
ya sea de forma personal, vía telefónica o vía correo electrónico.
040001 - DIRECTOR JURÍDICO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Dirección Jurídica
Director Jurídico
040001
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Administrativo
Secretario Administrativo
Analista Jurídico
39
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Administrativo
Secretario Ejecutivo
Presidente de Junta Directiva
Alcaldes socios de ANAM
Dependencia publicas
Asesorar en materia jurídica a los órganos de ANAM,
y a las Municipalidades que lo requieran
FUNCIONES a. Elaborar y presentar al Secretario
Administrativo, el Plan Operativo Anual de
Este componente, incluido su respectivo
presupuesto, los aspectos temáticos de
Género y Ambiente, en base a las acciones y
metas del Departamento y las acciones de
incidencia, definidas en el Plan Estratégico. Este
se elaborará en el mes de octubre de cada año
b. Elaborar informes mensuales consolidado de
las acciones a su cargo
c. Elaborar, presentar y entregar al Secretario
Ejecutivo, el informe anual del Componente
Jurídico, durante la primera quincena de
noviembre de cada año.
d. Coordinar con el(la) Director del
Componente de Comunicación y Dirección de
Tecnología, las acciones conjuntas que se
realizaran en el año
e. Coordinar con la Junta Directiva de ANAM, la
elaboración del diagnóstico de necesidades de
asesoría a las municipalidades
f. Generar lineamientos de trabajo para el
personal a su cargo
g. Crear mantener y fortalecer el mecanismo y
canales para atender las dudas de carácter
técnico del personal de ANAM y los socios de
esta entidad
h. Apoyar al Secretario Administrativo, en la
elaboración de los Términos de Referencia
para la contratación de personal de esta
Dirección
i. Realizar evaluaciones periódicas del
desempeño del personal a su cargo
j. Supervisar las actividades del personal a su
cargo
k. Revisar los planes e informes elaborados por
el personal del componente jurídico, para
garantizar el cumplimiento de los lineamientos
de planificación e informes.
40
l. Diseñar y ejecutar el programa de
actualización técnica del personal del
componente legal y de incidencia.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS
ACTITUDES
Abogado y Notario graduado de alguna
Universidad nacional, con especialidad en el
area de Municipalismo o Gobiernos locales.
Al menos dos años en puesto similar
Desarrollo local
Legislación aplicada al municipalismo
Incidencia
Descentralización
- Comunicación
- Negociación
Mobiliario y equipo del Departamento Jurídico
y los que se le asigne en su respectiva Tarjeta
de Responsabilidad
Altamente responsable
Orden
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
040002 - ANALISTA JURIDICO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Jurídico
Analista Jurídico
040002
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Asesor
Director Jurídico
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
Director Jurídico, Presidente, Secretario Ejecutivo.
41
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Algunos Alcaldes de las 340 municipalidades del país que
requieran asesoría.
Brindar asesoría legal a los alcaldes y funcionarios
municipales que lo requieran ya sea de forma personal,
vía telefónica o vía correo electrónico.
FUNCIONES a. Elaborar el programa de apoyo a las
municipalidades, trimestral, semestral y anual.
b. Prestar asesoría legal a todas las municipalidades
y funcionarios que lo requieran.
c. Revisión y asesoría para la elaboración de actas
de Junta Directiva y consejo consultivo de
ANAM.
d. Apoyar la elaboración de acuerdos de
presidencia y certificados de puntos de acta.
e. Diseñar y Elaborar los documentos con las
temáticas principales que dan los lineamientos
generales y específicos para el desempeño de las
funciones de los alcaldes, tomando en cuenta las
normas jurídicas existentes
f. Procurar la retroalimentación de las acciones en
base al monitoreo y evaluación de las acciones
g. Generar los formatos de información específica
a recopilar para la sistematización de
experiencias
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
Abogado y notario, graduado de alguna universidad
nacional
Al menos dos años en el ámbito Municipalista
Legislación guatemalteca relacionada con el
ámbito municipal
Comunicación
Análisis
Mobiliario y equipo asignado para el
cumplimiento de su funciones, de acuerdo a su
tarjeta de responsabilidad
- Ser proactivo.
- Ser diligente.
42
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Su objetivo primordial es dejar evidencia por medios audiovisuales de todas las actividades programadas
por la institución, así como la divulgación a través de los diferentes medios de comunicación que sean
requeridos, del accionar de ANAM.
050001 – DIRECTOR DE COMUNICACIÓN
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Dirección de Comunicación
Director de Comunicación
050001
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Administrativo
Secretario Administrativo
Técnico en Protocolo, Camarógrafo, Fotógrafo
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Administrativo
Secretario Ejecutivo
Presidente de Junta Directiva
Alcaldes socios de ANAM
Dependencia publicas
Asesorar en materia jurídica a los órganos de ANAM,
y a las Municipalidades que lo requieran
FUNCIONES a. Revisar y actualizar constantemente las estrategias
de comunicación de la ANAM, para el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
b. Coordinar con los Directores Financiero, Jurídico y
de Tecnología, las estrategias de comunicación para
el soporte de las acciones de esos componentes.
c. Realizar monitoreo de medios de comunicación,
para retroalimentar las acciones de ANAM.
d. Elaborar y presentar al Secretario Administrativo,
el Plan Operativo Anual de Este componente,
incluido su respectivo presupuesto, y los aspectos
temáticos de Género y Ambiente, en base a las
acciones y metas del Departamento derivadas de
las estrategias de comunicación definidas en el Plan
Estratégico. Este se elaborará en el mes de octubre
43
de cada año
e. Elaborar informes mensuales consolidados de las
acciones a su cargo
f. Elaborar, presentar y entregar al Secretario
Ejecutivo, el informe anual del Componente de
Comunicación, durante la primera quincena de
noviembre de cada año.
g. Coordinar con el(la) Director Jurídico y Director
de Tecnología, las acciones conjuntas que se
realizaran en el año
h. Generar lineamientos de trabajo para el personal a
su cargo
i. Crear mantener y fortalecer el mecanismo y
canales de comunicación con las municipalidades
del país.
j. Apoyar al Secretario Administrativo, en la
elaboración de los Términos de Referencia para la
contratación de personal de esta Dirección
k. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del
personal a su cargo
l. Supervisar las actividades del personal a su cargo
m. Revisar los planes e informes elaborados por el
personal a su cargo, para garantizar el
cumplimiento de los lineamientos de planificación e
informes.
n. Diseñar y ejecutar el programa de actualización
técnica del personal del componente.
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS
Licenciatura en Comunicación de alguna
Universidad nacional.
Al menos dos años en puesto similar
Estrategias de comunicación
Medios masivos y medios alternativos de
comunicación
Ámbito Municipalista del país
- Comunicación
- Análisis
Mobiliario y equipo del Departamento de
Comunicación y los que se le asigne en su
respectiva Tarjeta de Responsabilidad
44
ACTITUDES
Altamente responsable
Ordenado
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, y lugares en que se realicen
actividades públicas y de comunicación de
ANAM
050002 - TECNICO EN PROTOCOLO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Comunicación social.
Técnico Protocolo
050002
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Técnico
Director de Comunicación
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Director de Comunicación, Presidente, Secretario
Ejecutivo, Jefe Financiero, recepción, Departamento
Jurídico, Asesoría Forestal.
Municipalidades del país
Propiciar que las actividades institucionales tengan el
orden y la formalidad debida y contribuir así a conseguir
los resultados esperados de la actividad con mayor
eficiencia.
FUNCIONES a. Mantener actualizado los contactos de las
municipalidades y de los alcaldes socios de
ANAM.
b. Elaborar convocatorias para reuniones y
distintas actividades institucionales.
c. Enviar comunicación previa a los socios de
ANAM respecto a los objetivos de las
actividades a desarrollar y los resultados que se
esperan.
d. Organizar las reuniones, eventos, actos
protocolarios, de acuerdo a la programación
institucional
e. Seleccionar lugares para las actividades, realizar
cotizaciones y recomendarlos al Departamento
financiero, en coordinación con el Director de
45
Comunicación
f. Elaborar los programas específicos de las
eventos institucionales
g. Elaborar el listado de insumos necesarios para
cada evento.
h. Comunicar con la suficiente antelación, la
participación de autoridades y funcionarios de
ANAM, y su función en el evento.
i. Elaborar el esquema de ubicación de personas
en cada evento
j. Envío de misivas a los socios de ANAM, por
diferentes fechas especiales.
REQUISITOS DEL
PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES
O AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES
ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD
SOBRE MOBILIARIO,
EQUIPO, VEHICULOS
U OTROS:
ACTITTUDES
Nivel medio, como mínimo
Formación técnica referente a protocolos y Relaciones
Públicas
1 año de experiencia en un puesto similar
- Relaciones Públicas.
- Organización de eventos.
- Comunicación
- Respeto
- Amabilidad
- Excelentes relaciones interpersonales.
Mobiliario y equipo asignado al puesto, de acuerdo a su
respectiva Tarjeta de Responsabilidades
Proactivo
Ordenado
Respetuoso
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en que se
realicen reuniones, actos y eventos institucionales en
general
46
050003 - CAMAROGRAFO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Dirección de Comunicación.
Camarógrafo
050003
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Indistinto
Técnico
Director de Comunicación
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Director de Comunicación, Presidente, Secretario
Ejecutivo, Secretario Administrativo, Directores.
Municipalidades del país, e instituciones que trabajan
con gobiernos locales.
Documentar de manera audio visual las reuniones que
la Junta Directiva y consejo Consultivo y las actividades
en general que realice la ANAM.
FUNCIONES a. Grabar las actividades que realiza la asociación.
b. Divulgar la información en la página web de la
ANAM, redes sociales, boletines, etc. con el aval
del Director de Comunicación
c. Apoyar al Director de Comunicación con la
información básica, para la generación de
boletines de prensa.
d. Archivar las fotografías y videos de cada evento,
clasificándolas de acuerdo a las fechas y temáticas
de cada uno.
e. Monitorear los medios de comunicación, para
verificar cobertura de medios a las actividades de
ANAM
f. Encargado de amplificación de sonido en las
actividades en que se requiera.
-
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
Nivel medio como mínimo
Preferiblemente con estudios de Técnico en
Comunicación
2 años de experiencia en un puesto similar.
Teórico práctico para operar el equipo de fotografía y
cámara de video, digitales.
Divulgación de información por medios electrónicos y
escritos
47
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO,
VEHICULOS U OTROS:
ACTITUDES
Comunicación
Equipo audiovisual asignado, de acuerdo a su
respectiva Tarjeta de Responsabilidad.
Dinámico
Comunicativo
Amable
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en que se
realicen reuniones, actos y eventos institucionales en
general
050004 - FOTÓGRAFO
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Comunicación social.
Fotógrafo
050004
Lunes a viernes de 7:00 a 16:00 horas
Indistinto
Técnico
Director de Comunicación
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Director de Comunicación, Camarógrafo,
Presidente, Secretario Ejecutivo, Gerencia
Técnica Administrativa, Jefe Financiero,
recepción, recepción, Departamento Jurídico,
Asesoría Forestal.
Municipalidades del país, Recepción
Documentar actividades de ANAM y
mantener informados a los Alcaldes
cooperantes y personal de ANAM del
acontecer noticioso del país
FUNCIONES a. Documentar con fotografías, las
distintas actividades de ANAM
b. Elaborar notas de resumen de las
actividades, como insumo para los
boletines institucionales
48
c. Archivar y clasificar el material
fotográfico generado, por fechas y
temas
d. Monitoreo diario de las noticias
nacionales e internacionales, en áreas
de interés institucional
e. Elaborar síntesis de noticias
relacionadas con el quehacer
institucional, y trasladarlo al Director
de Comunicación
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD SOBRE
MOBILIARIO, EQUIPO, VEHICULOS
U OTROS:
ACTITUDES:
Estudiante universitario de Ciencias de la
Comunicación.
Al menos 1 año en puestos similares
- Relaciones Públicas.
- Fotografía.
- Edición.
- Redacción.
Redacción
Comunicación
Mobiliario
Equipo audiovisual asignado al puesto, de
acuerdo a su respectiva Tarjeta de
Responsabilidad
Dinámico
Comunicativo
Amable
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en
que se realicen reuniones, actos y eventos
institucionales en general
49
UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS
Responsable de la formulación de iniciativas institucionales financiadas con recursos de fuentes externas,
apoyar la diversificación de recursos y el fortalecimiento financiero de la ANAM
060001 – RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS
DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:
DEPARTAMENTO:
PUESTO:
CODIGO DEL PUESTO:
HORARIO:
GENERO:
NATURALEZA DEL PUESTO:
DEPENDENCIA JERARQUICA:
UNIDADES BAJO MANDO:
Unidad de Gestión de Proyectos.
Encargado de Unidad de Gestión de Proyectos
060001
Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas
Administrativo
Secretario Administrativo
Ninguna
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS:
EXTERNAS:
PROPOSITO GENERAL DEL
PUESTO:
Secretario Administrativo, Director Financiero,
Presidente, Secretario Ejecutivo
Municipalidades del país e instituciones que trabajan con
los gobiernos locales.
Agencias de cooperación, nacionales e internacionales
Gestión de recursos externos para el apoyo de
iniciativas institucionales
FUNCIONES a. Coordinar con la Secretaria Administrativa, la
priorización de acciones a gestionar recursos
externos
b. Elaborar el plan de trabajo anual, estableciendo
metas de recaudación financiera
c. Coordinar con el Director Financiero, el costeo de
las iniciativas institucionales
d. Elaborar y mantener actualizado la base de datos de
entidades de cooperación, relacionadas con el area
del municipalismo y desarrollo local
e. Formular proyectos que complementan las
iniciativas institucionales planteadas en el Plan
Estratégico Institucional
f. Preparar la información de soporte institucional
que se requiera para la gestión de recursos
g. Enviar y dar seguimiento a las propuestas
presentadas a las agencias de cooperación
h. Elaborar los informes de avances y de resultados de
los proyectos ejecutados, a las entidades
cooperantes
i. Elaborar los informes para la Junta Directiva,
respecto a las acciones ejecutadas, resultados
obtenidos y retos de esta Unidad.
j. Promover la evaluación interna de las iniciativas
implementadas por esta Unidad, para
50
retroalimentar la generación de nuevas iniciativas
k. Generar análisis de las tendencias de las agencias de
cooperación, que permitan identificar
oportunidades para la gestión de las iniciativas de
ANAM
REQUISITOS DEL PUESTO:
ACADEMICOS:
EXPERIENCIA (MESES O
AÑOS)
CONOCIMIENTOS:
HABILIDADES
ESPECIALES:
RESPONSABILIDAD
SOBRE MOBILIARIO,
EQUIPO, VEHICULOS
U OTROS:
ACTITUDES
Al menos nivel Técnico Universitario, en Ciencias
sociales o Ciencias Económicas.
Al menos 3 años en puestos similares
Formulación, ejecución y evaluación de
proyectos sociales
Recaudación de fondos
Ámbito de las agencias de cooperación para el
desarrollo
Desarrollo local
o Redacción
o Comunicación
o Negociación
Mobiliario y equipo asignado, de acuerdo a Tarjeta de
Responsabilidad.
Proactivo
Dinámico
OTROS
TIPO DE CONTRATO
LUGAR DE TRABAJO
Contrato por tiempo indefinido
Sede de ANAM
51
MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE
CAPACITACIÓN DE SECRETARIA OPERATIVA DE ANAM
52
MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION DE CAPACITACION
DE SECRETARIA OPERATIVA DE ANAM
1. OBJETIVO DE ESTE MANUAL
Este manual se elabora con el objetivo de orientar el proceso de sistematización de la información de la
Secretaría Operativa de la ANAM, para documentar, clasificar y aprovechar la experiencia de los
procesos implementados y retroalimentar así las acciones de este departamento, con un enfoque
pragmático de manera que su aplicación sea efectiva, que pueda ser implementado aplicado por el personal de este departamento.
2. DEFINICIÓN DE SISTEMATIZACIÓN
Para fines de guiar el proceso, se revisan definiciones de Sistematización, que servirán como referencia
de los procesos que se plantean:
La sistematización de información se refiere al ordenamiento y clasificación de todo tipo de datos e
información, bajo determinados criterios, categorías, relaciones, etc. Su materialización más extendida es
la creación de las bases de datos.7
La sistematización es la interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su
ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han
intervenido en dichos procesos, la manera que se han relacionado entre sí y porqué lo han hecho de ese
modo. La sistematización es entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo
permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar.8
El mismo autor de esta definición, explica también que sin que exista la experiencia anterior no es
posible una sistematización. Una vez acontecida una práctica, la sistematización es un proceso
participativo que permite ordenar lo acontecido, recuperar así la memoria histórica, interpretarla,
aprender nuevos conocimientos y compartirlos con otras personas.
En general, entonces, los procesos de sistematización se centran en recuperar información, ordenarla,
analizarla y a partir de ello se derivan conclusiones que se traducen en aportes para los procesos que se
implementen posteriormente, con el fin de mejorar los procesos y sus resultados.
3. PROCEDIMIENTO A SEGUIR
Para sistematizar la información de capacitación generada por la Secretaria Operativa, se seguirá el
proceso siguiente:
a. Definir el objetivo de la sistematización
Para definir el objetivo de la sistematización, se puede realizar mediante las preguntas básicas
siguientes:
¿Qué vamos a sistematizar?
¿Para qué sistematizar?
¿Qué uso se le dará a la sistematización de la información?
Con las respuestas obtenidas, se puede establecer el objetivo general de la sistematización.
7 PESA-FAO, Sistematización, p. 15
8 Sistematización. Renzo Veliz.
53
Este objetivo puede ser determinado entre la Secretaria
Administrativa y el Secretario Operativo, con el visto
bueno del Secretario Ejecutivo de la ANAM.
b. Definir los responsables del proceso de sistematización
Serán quienes dirijan el proceso, y que deben ser
personas involucradas de manera directa en los procesos
de capacitación que serán sistematizados. Por ello es
importante la participación del Secretario Operativo y las
personas que le han acompañado es estos procesos.
Idealmente se debe conformar un equipo de trabajo para
desarrollar las acciones descritas en este proceso.
c. Establecer criterios para clasificación de la información
Para clasificar la información se deben establecer los
criterios basados especialmente en el objetivo de la
sistematización.
Para la información de este Departamento, se sugiere
establecer los criterios para clasificación de la
información, siguientes:
Por orden cronológico
Clasificar de acuerdo a las fechas de realización de los
procesos de capacitación. Estos pueden ser por
meses, años, periodos de Junta Directiva, etc.
Los grandes ámbitos de acción de las Municipalidades
Estos serán por los ámbitos de acción de las
municipalidades, o los temas macro, de los que a su
vez se derivan una diversidad de temas específicos.
Por temas
De acuerdo a los temas específicos impartidos en
cada actividad de capacitación.
Por participantes
De acuerdo a las personas a quienes estaba dirigido
el curso, pudiendo ser principalmente autoridades
municipales o empleados municipales.
Por regiones
En lugar en que se impartió el proceso de formación
o el lugar o lugares de los cuales provenían los
participantes a quienes se dirigió la actividad.
Por los objetivos de capacitación
De acuerdo a lo que se espera conseguir con la
realización de la actividad de capacitación.
Por Modalidad
EJEMPLOS PARA CLASIFICAR
INFORMACIÓN
Algunos ejemplos de cada uno de los
criterios para clasificar la información,
pueden ser:
POR ÁMBITOS DE ACCIÓN DE LAS
MUNICIPALIDADES:
- Aspectos Fiscales
- Recursos Humanos
- Legislación Municipal
- Consejos de Desarrollo
POR TEMAS
- Mejorar los ingresos propios
- Funciones del Concejo Municipal
- Organización Interna
POR PARTICIPANTES
- Alcaldes Municipales
- Síndicos
- Concejales
- Consejos Municipales en pleno
- Directores de Planificación
Municipal
- Etc.
POR REGIONES Estas pueden coincidir con las Regiones ya
establecidas en el país:
- Región I
- Región II
- Región Metropolitana
- Etc. O también se puede utilizar las regiones
establecidas de acuerdo las sedes
regionales de ANAM
POR OBJETIVOS DE CAPACITACION
- Inducción a nuevas autoridades
municipales
- Fortalecimiento financiero de las Municipalidades
- Generar análisis sobre
propuestas de ley
54
Esta puede ser por la manera o el método en que se implementó esa actividad de
capacitación, pudiendo ser Talleres de capacitación, Foros, Seminarios, Talleres de análisis,
etc.
A cada una de estos criterios se les puede asignar un Código, de manera que puede hacerse una
clasificación con uno o varios criterios. Por ejemplo: participantes por región, corresponderá el
código de integre a los dos criterios.
d. Recopilar información y/o documentos:
Se recopilará la siguiente información o documentos existentes, relacionados con los procesos
de capacitación:
Material generado o utilizado
Son los documentos de lectura para los procesos de capacitación, generalmente por escrito, que
se construyeron específicamente para este fin, o material existente que se utilizó para soporte, y
entregados a los participantes. Estos pueden ser cuadernos de trabajo, folletos, trifoliares,
compendios, y otros.
Además se incluyen presentaciones de los expositores, conferencistas o facilitadores de los
procesos, que contiene los temas desarrollados.
Métodos de trabajo utilizados
Lo que comúnmente se ha denominado “metodología” de las actividades de capacitación, que
siguieron para los talleres de capacitación, conferencias, foros, etc. los cuales están
generalmente contenidos en los planes de cada actividad, o las propuestas técnicas de personal
externo que ha participado dirigiendo esas actividades.
Instrumentos
Las herramientas de apoyo para cada actividad, como los test de entrada (pre-test) test de salida
(post- test), guías de trabajo, y otros.
Sobre Participantes
Esta información está contenida en los listados de capacitación, en que se especifica el tema,
lugar, datos de los participantes otra información adicional que puede ser de utilidad para el
proceso.
Resultados
Pueden ser los resultados que se haya obtenido en cada actividad, expresado en indicadores
concretos, como los resultados de la aplicación de test de inicio contra los resultados de los test
de salida de cada participante o por grupos específicos.
Facilitadores
Datos de las personas particulares, profesionales privados o de entidades públicas, o de
empresas de consultoría o de capacitación que facilitaron los procesos. Con esta información
puede generarse un banco de datos de consultores, facilitadores de procesos de capacitación,
identificando especialidades, ventajas y desventajas de cada uno, como referencia para los
procesos posteriores.
55
Otros
Todos aquellos que sean necesarios de acuerdo a los objetivos de la sistematización y los
criterios que se hayan establecido, y los que ANAM considere que puede ser de interés.
e. Ordenamiento de la información
Al contar con toda la información recopilada, se procede a ordenarla, de acuerdo a los criterios
que se hayan establecido. Este ordenamiento puede ser:
En físico
Los documentos propiamente dicho, que se organizan en estantes, archivadores u otra
forma, de acuerdo al volumen de la misma
En digital
Elaborando una base de datos en que se ingresa la información recopilada.
Generalmente se utilizan matrices construidas específicamente para este fin, utilizando
diversos programas, que entre los mas comunes y de fácil acceso y utilización esta Excel
y Acces, para bases de datos sencillas, o SSPS para otras con gran cantidad de
información y que puede generar diversos tipos de reportes. En esta area será
importante coordinar con la Dirección de Tecnología de la ANAM, para orientar mejor
la construcción de la base de datos que mejor se adapte a las necesidades
institucionales.
f. Identificar insumos utilizados
Además de lo descrito en el apartado anterior, pude ser de suma utilidad recopilar otra
información relacionada con otros insumos, como la información de los costos de cada
actividad, que puede ser de utilidad para determinar el costo beneficio de la actividad.
g. Análisis de la información
i. Origen de la actividad
Un análisis inicial parte desde la idea inicial de la actividad, si esta se organizó por
demanda de un grupo de alcaldes, o por iniciativa de los técnicos de ANAM,
condicionados por el contexto, por necesidad de resolver problemas, y en general las
actividades previas que llevaron a tomar la decisión de realizar las actividades.
ii. Definir las fuentes de los documentos
Determinando las entidades que los proporcionaron, en la cual es importante especificar
la forma en que se obtuvieron, especialmente los procedimientos de gestión realizados
para obtenerlos, si fuera el caso que por aporte externo a estos procesos, de manera
que se genere información importante sobre gestión de estos procesos.
iii. Los actores involucrados
Determinando aspectos como el nivel de participación de los actores, la cantidad de
participantes, contrastado con la cantidad de convocados, características de los
participantes, etc.
iv. Definir el uso que se le dio a la información
En esta parte es importante la participación y opinión de los participantes en las
actividades de capacitación, en la cual pueden establecer el uso específico en cada una
de sus municipalidades de los conocimientos adquiridos, la utilización de procesos o
herramientas técnicas proporcionadas.
56
v. Resultados
Con la participación de los participantes en los procesos de capacitación, se podrá
definir los resultados obtenidos con la aplicación de conocimientos adquiridos, y el
impacto correspondiente en casos específicos.
vi. Valoración
Tanto de los aspectos negativos, que representaron obstáculos en el proceso de
transmisión de la información, que no permitieron conseguir los resultados o
mejorarlos, pero también las valoraciones positivas, es decir, de aquellos factores que
facilitaron los procesos de capacitación, que fueron importantes para sortear
obstáculos, o que permitieron tener mejores resultados de los previstas.
vii. Análisis de aplicación de información en nuevos contextos
Parte importante del análisis, será la valoración de quienes analizan la información, sobre
la aplicación de los procesos de capacitación en nuevos contextos, y de alguna manera
proyectar los resultados similares aplicando los mismos procedimientos, técnicas, temas,
etc. que facilitará la generación de propuestas de modificación a los procesos actuales
para adaptarlos a nuevos contextos.
viii. Otros
Ya que los ámbitos de análisis mencionados anteriormente no son cerrados, ni los
únicos, sino los que de manera general pueden generar información para la toma de
decisiones, y generar las lecciones aprendidas de los procesos de sistematización. Por
ello, se pueden agregar otras áreas de análisis que se consideren relevantes, de acuerdo
a los objetivos de sistematización que se determinen.
¿Cómo hacer el análisis?
Esto se realizara mediante talleres de análisis para el cual se elabora una
agenda específica, basados en los puntos destacados en el apartado de
análisis
¿Quiénes participan?
Los actores que estuvieron involucrados en esos procesos: facilitadores,
los técnicos o profesionales quienes elaboraron documentos, manuales,
folletos, presentaciones, etc. y especialmente los participantes sujetos de
los procesos de capacitación. De este grupo, para fines prácticos y
reducción de costos, se puede extraer una muestra que sea
representativa del grupo de participantes para que participen en esta
jornada de análisis
Materiales a utilizar:
Guías con preguntas generadoras
Boletas con preguntas directas
Fichas de comentarios
Etc.
57
h. Determinar las lecciones aprendidas
Uno de los fines de este proceso de sistematización, es extraer lecciones aprendidas, sobre la
base de la experiencia de procesos anteriores.
Estas se pueden determinar al establecer especialmente en base a buenas practicas que se
identificaron, determinadas así por los resultados obtenidos, que comparativamente son mejores
que otros.
Lo que se busca es evitar cometer los mismos errores de procesos anteriores, y aprovechar el
conocimiento de prácticas que la experiencia ha demostrado que han sido efectivos en
situaciones específicas, y que por ello pueden servir para ser tomados en cuenta para la
planificación de procesos posteriores.
Por ello, hay que planificar dedicarle mucha atención a esta parte, y quien dirija los procesos de
análisis de la información, debe tenerlo como objetivo principal de su función.
i. Propuestas para mejorar
No menos importante, es la generación de propuestas de mejora, no solamente para la
información de capacitación, sino para los procesos en general que se implementan para cumplir
con uno de los objetivos institucionales: el fortalecimiento de las municipalidades mediante la
estrategia de capacitación.
Estas propuestas, también aportadas por los participantes en el proceso de análisis colectivo,
pero también de quienes han estado dirigiendo estos procesos. Las propuestas generadas
pueden ser recopiladas en un primer momento por grupos, y luego deben se integrarse.
j. Recomendaciones generales
Se incluirán todas las recomendaciones de carácter general que se generen durante todo el
proceso, incluyendo algunas otras que aunque no sean acciones directas de capacitación, pueden
ser de áreas relacionadas, y que de alguna u otra manera tienen incidencia en la manera en que
se realicen estos procesos.
4. Redacción del Documento
La información analizada y las conclusiones del proceso, formarán parte del documento de
sistematización, en el cual se detalle el proceso realizado y la diferente información que se fue
generando en cada etapa. Esto requiere delegar a al menos una persona que se encargue de
redactar la información relevante en cada una de las etapas.
Este documento plasmará como conclusiones, la información valiosa que retroalimentará los
procesos posteriores.
5. Generar lineamientos y supervisión
El proceso de sistematización no termina con la redacción del documento final, sino que continúa
con la toma de decisiones en los niveles administrativos y superiores, que pueden generar
lineamientos de trabajo para la Secretaría Operativa y para otros departamentos relacionados, en
los cuales estén incluidos las modificaciones a las prácticas actuales, la incorporación de los
conocimientos generados y en general las buenas prácticas y recomendaciones generadas.
La responsabilidad directa por la aplicación de los lineamientos que se generen, estarán a cargo de
la Secretaria Administrativa, quien supervisará su aplicación y evaluará los resultados de esa
aplicación.
Estas decisiones y lineamientos deben estar plasmados en memos, manuales de procedimientos,
planes de trabajo, incluso reglamentos relacionados, para garantizar su aplicación.
58
6. Seguimiento
Luego de este primer ejercicio de sistematización se requiere que esto se convierta en una práctica
constante que genere información, análisis y retroalimente constantemente las acciones de este
componente, y así promover la mejora continua.
Por ello se requiere que se planifiquen periódicamente, actividades de análisis y retroalimentación,
una vez al año.
En lo sucesivo será un proceso más corto, debido a que la información a incorporar es la del último
año, y además que se va generando experiencia en el personal a cargo de este proceso, y por ello
menos difícil.
59
MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO DE ANAM
60
MANUAL PARA SISTEMATIZACION DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE
ANAM
1. Objetivo del manual
Este manual se elabora con el objetivo de orientar el proceso para sistematización del Departamento
Financiero de la ANAM, en que se busca recuperar información relevante, para ser analizada, y
retroalimentar así las acciones de este departamento, que coadyuve a la eficiencia del mismo.
El proceso a realizar, tiene un enfoque pragmático de manera que su aplicación sea efectiva, que pueda
ser implementado aplicado por el personal de este departamento.
2. Definición de sistematización
Para fines de guiar el proceso, se revisan definiciones de Sistematización, que servirán como referencia
de los procesos que se plantean:
La sistematización de información se refiere al ordenamiento y clasificación de todo tipo de datos e
información, bajo determinados criterios, categorías, relaciones, etc. Su materialización más extendida es
la creación de las bases de datos.9
La sistematización es la interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su
ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han
intervenido en dichos procesos, la manera que se han relacionado entre sí y porqué lo han hecho de ese
modo. La sistematización es entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo
permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar.10
El mismo autor de esta definición, explica también que sin que exista la experiencia anterior no es
posible una sistematización. Una vez acontecida una práctica, la sistematización es un proceso
participativo que permite ordenar lo acontecido, recuperar así la memoria histórica, interpretarla,
aprender nuevos conocimientos y compartirlos con otras personas.
En general, entonces, los procesos de sistematización se centran en recuperar información, ordenarla,
analizarla y a partir de ello se derivan conclusiones que se traducen en aportes para los procesos que se
implementen posteriormente, con el fin de mejorar los procesos y sus resultados.
3. PROCEDIMIENTO A SEGUIR
Para sistematizar las acciones de la Dirección Financiera, se seguirá el proceso siguiente:
3.1 Definir el objetivo de la sistematización
Para definir el objetivo de la sistematización, se puede realizar mediante las preguntas básicas
siguientes:
¿Qué vamos a sistematizar?
¿Para qué sistematizar?
¿Qué uso se le dará a la sistematización de la información?
9 PESA-FAO, Sistematización, p. 15
10 Sistematización. Renzo Veliz.
61
Con las respuestas obtenidas, se puede establecer el objetivo general de la sistematización.
Este objetivo puede ser determinado entre la Secretaria Administrativa y el personal de la
Dirección Financiera, con el visto bueno del Secretario Ejecutivo de la ANAM.
3.2 Definir los responsables del proceso de sistematización
Otra decisión al inicio del proceso será definir a quienes dirijan el proceso, y que deben ser
personas involucradas de manera directa en los procesos que serán sistematizados. Por ello
es importante la participación del Director Financiero y las personas que le han acompañado
es estos procesos. Idealmente se debe conformar un equipo de trabajo para desarrollar las
acciones descritas en este proceso.
3.3 Definición del periodo de análisis
Uno de los retos para este proceso, es la recuperación de la información de años anteriores,
para lo cual previamente habrá que explorar con que información se cuenta en los archivos
de ANAM, y establecer el periodo desde el cual se recuperará esa información, tomando en
cuenta el año a partir de cual se cuenta con información completa y que pueda servir para el
análisis.
3.4 Recuperar registros históricos
La principal información a recuperar de cada año del periodo que se haya definido, es:
- Estado de resultados
- Balance General
- Presupuestos de ingresos y egresos
- Informes de ejecución financiera
- Detalle de ingreso por cuotas ordinarias
- Fuentes de financiamiento externas
3.5 Elaborar estadísticas
Se elaborarán tablas en que se integre la información recopilada, para luego ser procesadas y
generar estadísticas generales y específicas, en las cuales se pueda establecer al menos por
año, el comportamiento de cada una de las cifras mostradas en los estados financieros o
reportes. Será también importante será graficar estas estadísticas.
3.6 Base de datos
La información integrada y tabulada, constituye una base de datos, como un primer producto
de este proceso, que puede quedar a la disposición de ANAM ser consultada para fines
varios, dando un soporte más a las decisiones que se pueden tomar, especialmente para el
area financiera.
3.7 Análisis de la estadísticas
Las tablas y graficas elaboradas, identificarán picos, fluctuaciones o tendencias, que generarán
interrogantes sobre las causas de cada comportamiento.
Para revisar de manera práctica esos picos, fluctuaciones o tendencias, los datos podrán
graficarse año con año, por cada estado financiero y reporte en específico, de dos o más
estados o reportes, para encontrar alguna relación entre uno y otro así como integrando a
más de dos de acuerdo a las hipótesis que vayan surgiendo (hipótesis emergente) sobre esos
comportamientos.
62
Luego, se empezarán a definir las razones o causas de cada resultado obtenido en el análisis.
3.8 Análisis de administración financiera
Para este análisis, inicialmente se enumerarán y describirán al menos:
Tipos de registros utilizados
Programas contables
Instrumentos utilizados (manuales, normas, etc.)
Principales decisiones
Políticas implementadas
Personal dedicado a estas funciones
Procedimientos especiales
Etc.
Luego, se debe analizar como su aplicación ha incidido en cada uno de los estados financieros
y resultados mostrados en el análisis anterior, lo cual permitirá establecer variables y su
relación
3.9 Inventario de procesos, instrumentos y prácticas actuales
De la misma manera, será importante enumerar y describir los procesos, instrumentos y
prácticas actuales,
Tipos de registros utilizados
Programas contables
Instrumentos utilizados (manuales, normas, etc.)
Principales decisiones
Políticas implementadas
Personal dedicado a estas funciones
Procedimientos especiales
Etc.
Con esto se podrá tener un primer acercamiento de como los aspectos de la administración
financiera anteriores, ha influido en la administración actual, y a partir de ello empezar a
definir las modificaciones necesarias.
3.10 Definir ventajas y desventajas de los procesos actuales
Para esto, de manera práctica se puede construir una tabla de doble entrada, en la cual se
puedan contrastar ventajas y desventajas de la administración financiera anterior, y la actual,
y con ello empezar a diferenciar los procesos, instrumentos y demás ítems que
comparativamente muestren mejores resultados.
3.11 Definir procesos críticos
En esta fase, es necesario involucrar a la mayoría del personal de ANAM, que podrá opinar
sobre cuáles son los procesos críticos han identificado, desde sus propias perspectivas, en
el desempeño de sus funciones.
Esto servirá para complementar el análisis de las prácticas que deben modificarse.
Otra parte será el propio análisis del personal de esta Dirección, para plasmar las
dificultades propias que han encontrado en el desempeño de sus funciones, pero más
importante es aún, que describan como han ido sorteando esos obstáculos y encontrado las
soluciones a cada dificultad.
63
3.12 Extraer lecciones aprendidas y buenas practicas
Lo descrito en el segundo párrafo del apartado anterior, es ya la base para extraer
lecciones aprendidas y buenas prácticas. A ello hay que sumarle el análisis realizado en las
otras fases, para integrarlas, y plasmarlas en este apartado.
Lo que se busca es evitar cometer los mismos errores de procesos anteriores, y
aprovechar el conocimiento de prácticas que la experiencia ha demostrado que han sido
efectivos en situaciones específicas, y que por ello pueden servir para ser tomados en
cuenta para la planificación de procesos posteriores.
Por ello, hay que planificar dedicarle mucha atención a esta parte, y quien dirija los procesos
de análisis de la información, debe tenerlo como objetivo principal de su función.
3.13 Recomendaciones generales
Se incluirán todas las recomendaciones de carácter general que se generen durante todo el
proceso, incluyendo algunas otras que aunque no sean acciones directas del area financiera,
pueden ser de áreas relacionadas, y que de alguna u otra manera tienen incidencia en la
manera en que se realicen estos procesos.
3.14 Entrenamiento del personal
Las lecciones aprendidas y las buenas prácticas, deben ser transmitidas convenientemente al
personal de este departamento, para lo cual se deben contemplar la realización de actividades
de entrenamiento al personal, para la aplicación de esas buenas practicas, a sus funciones
específicas.
4. Redacción del Documento
La información analizada y las conclusiones del proceso, formarán parte del documento de
sistematización, en el cual se detalle el proceso realizado y la diferente información que se fue
generando en cada etapa. Esto requiere delegar a al menos una persona que se encargue de
redactar la información relevante en cada una de las etapas.
Este documento plasmará como conclusiones, la información valiosa que retroalimentará los
procesos posteriores.
5. Generar lineamientos y supervisión
El proceso de sistematización no termina con la redacción del documento final, sino que continúa
con la toma de decisiones en los niveles administrativos y superiores, que pueden generar
lineamientos de trabajo para la Dirección Financiera y para otros departamentos relacionados, en
los cuales estén incluidos las modificaciones a las prácticas actuales, la incorporación de los
conocimientos generados y en general las buenas prácticas y recomendaciones generadas.
La responsabilidad directa por la aplicación de los lineamientos que se generen, estarán a cargo de
la Secretaria Administrativa, quien supervisará su aplicación y evaluará los resultados de esa
aplicación.
Estas decisiones y lineamientos deben estar plasmados en memos, manuales de procedimientos,
planes de trabajo, incluso reglamentos relacionados, para garantizar su aplicación.
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6. Seguimiento
Luego de este primer ejercicio de sistematización se requiere que esto se convierta en una práctica
constante que genere información, análisis y retroalimente constantemente las acciones de este
componente, y así promover la mejora continua.
Por ello se requiere que se planifiquen periódicamente, actividades de análisis y retroalimentación,
una vez al año.
En lo sucesivo será un proceso más corto, debido a que la información a incorporar es la del último
año, y además que se va generando experiencia en el personal a cargo de este proceso, y por ello
menos difícil.
65
MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN DE ANAM
66
MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACION DE ANAM
1. Objetivo del Manual
Generar normas y procedimientos básicos para garantizar la seguridad de la información
institucional, evitando la pérdida, modificación o destrucción de información, o divulgación no
autorizada de la misma.
2. Definición
Se considera información institucional, toda la que se genere durante el desempeño de las
funciones de todas las personas vinculadas a ANAM, como socios o como personal técnico y
administrativo contratado para desempeñar funciones específicas, incluyendo al personal
externo y/o temporal contratado para actividades y resultados puntuales.
3. Clasificación de la información
4.1 Tipos de información
La primera acción que se implementará, es la clasificación de la información con que se
cuente o genere en ANAM, y esta puede ser clasificada de la siguiente manera:
a. Obligatoria
La información que por mandato de la Ley de Acceso a la información Pública, se debe
divulgar por los medios establecidos.
b. Publica
Información disponible para todos los órganos de ANAM y el público en general,
considerada así por la Secretaría Ejecutiva de ANAM.
Esta información es la relacionada con las actividades que ANAM implementa, y
divulgada por la Dirección de Comunicación de acuerdo a los planes operativos que se
establezcan y al Manual de funciones respectivo.
También es información que se cataloga como de uso interno pero con alguna opción de
brindarse a personal externo, previa autorización de la Secretaria Ejecutiva.
c. Uso exclusivo interno
Es información que está restringida para ser utilizada por las personas de cualquiera de
los órganos de ANAM, y solamente mientras tenga esa relación de socio o personal
contratado.
En esto puede catalogarse en tres tipos:
c.1 De los órganos políticos
Es información que solamente puede ser utilizada por los socios de ANAM de cualquiera
de los órganos políticos.
c.2 De los Secretarios Administrativo y Ejecutivo
Información a la que tengan acceso los Secretarios Administrativo y Ejecutivo. A esta
información puede acceder cualquier persona de los órganos políticos de ANAM en el
cumplimiento de sus funciones y siguiendo los canales establecidos.
c.3 De los Directores
Información para uso de los Directores de cada una de las dependencias de ANAM. Esta
información puede acceder personas de los órganos políticos, Secretarios Ejecutivo y
Administrativo, siguiendo los canales correspondientes.
c.4 General
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Información disponible para todo el personal técnico y administrativo y de los órganos
políticos de ANAM, para uso exclusivo en el cumplimiento de sus funciones.
d. Confidencial
Información que se genere en ANAM y puede ser catalogada así por la Junta Directiva
y/o la Secretaría Ejecutiva para el resguardo de los interés institucionales de ANAM o
para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esta no puede ser divulgada por
ningún medio por el tiempo que estos órganos lo estimen conveniente.
4.2 Decisión de la clasificación
La Secretaria Ejecutiva con el apoyo de la Secretaria Administrativa, determinaran el tipo de
información que se tengan en ANAM, y elaborarán el catálogo de información y su
clasificación
4.3 Aprobación
El catalogo elaborado, será conocido por la Junta Directiva el catalogo para su
aprobación formal.
4.4 Actualización
La Secretaria Ejecutiva con el apoyo de la Secretaria Administrativa, revisarán
constantemente el catálogo de información, y harán las actualizaciones que sean
necesarias. Las actualizaciones cobraran vigencia cuando sean aprobadas por Junta
Directiva.
En caso de urgencia, esta puede ser avalada por el Presidente de la Junta Directiva,
mientras sea conocido por la Junta Directiva.
4. Seguridad de Archivos Digitales
a. Se deben generar contraseñas para todos los archivos clasificados como confidenciales
o de uso exclusivo interno de ANAM.
b. El envío de archivos por correo electrónico, de información clasificada como exclusiva
de uso interno debe contener clave de apertura, y proporcionarlo al destinatario vía
telefónica o desde correo electrónico distinto al que se utilizó para enviar el archivo
adjunto.
c. Todos los archivos guardados en el disco duro de cada computadora que se tenga
asignado, y debe ser respaldados en Discos o memorias externas propiedad de ANAM,
o al servidor principal de la red, de acuerdo a la disponibilidad de estos recursos.
d. Ninguna información digital debe ser llevada fuera de la sede de la ANAM por ningún
medio digital en que se encuentre guardada. En casos considerados especiales, estos
deben ser autorizados por la Secretaria Ejecutiva de la ANAM o la Junta Directiva,
según el caso.
e. El Enrutador (Router) y servidor de acceso a internet de la sede de ANAM, debe estar
limitado a solamente al personal técnico y administrativo. La señal inalámbrica de
internet, debe estar limitado para uso exclusivo interno, y la clave deberá cambiarse
constantemente.
e. Cuando sea necesario llevar computadoras portátiles a eventos fuera de la sede de
ANAM, estas no deben contener archivos considerados como confidenciales o de uso
exclusivo interno para ANAM.
f. Las computadoras deben de contener claves de acceso desde el inicio de cada sesión
de usuario
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g. Evitar conectar las computadoras portátiles que se usan fuera de la sede de ANAM, a
redes públicas. En casos de emergencia o extrema necesidad, se conectará el menor
tiempo posible, y se evitará el envío de información de uso exclusivo interno.
h. Por ninguna razón, el equipo portátil de ANAM debe ser prestado a personas ajenas a
esta entidad.
i. Todas las computadoras deben contar con Antivirus, y es responsabilidad directa de la
persona a quien se le ha asignado, la actualización constante.
j. No se deben descargar programas o aplicaciones a las computadoras de ANAM, a
menos que se cuente con la debida autorización del Director responsable del area de
trabajo, con la asesoría del Director de Tecnología.
k. Todas las computadoras deben ser revisadas constantemente, para garantizar su
funcionamiento adecuado, especialmente para detectar posibles virus, programas
nocivos que puedan dañar o extraer la información.
5. Resguardo de Información en archivos físicos
Esta información generada en ANAM y es la que está contenida por escrito en documentos
como planes, informes, actas, acuerdos, manuales, reglamentos, material de capacitación, etc.
a. Esta información debe ser guardada en los muebles destinados para ese fin, de acuerdo
a la Dirección, Secretaría, Unidad u órgano de Anam a la que pertenece.
b. La información Obligatoria y pública podrá estar en un area de acceso para todo el
personal y para el público en general.
c. La información de uso exclusivo interno, estará ubicada en las oficinas de los
Directores, Secretario Administrativo y Secretario Ejecutivo o de la Junta Directiva.
d. Ningún documento en físico con información de uso exclusivo interno puede ser
llevado fuera de las instalaciones de ANAM, y en casos especiales, se debe contar con
la autorización de la Secretaria Administrativa y el visto bueno del Director del area a
la que corresponda esta información. En todo caso, se deben elaborar un documento
en que conste los datos de la persona que los lleve, la información referente al
documento, los motivos para sacar los documentos, y las condiciones con las que se le
otorgue de manera temporal. Esto debe ser firmado por quien se lleva el documento.
e. Los archivos de acondicionaran de acuerdo a la clasificación temática, por puesto,
actividad, programa, etc. pero en todo caso, se tendrá en cuenta también el tipo de
información de acuerdo a la clasificación del catálogo elaborado
f. En todas las oficinas deben tomarse la precauciones a fin de evitar daños a los archivos,
desde condiciones de humedad, riesgo de incendios, o similares.
g. Los archivos en físico que se consideren sumamente importantes de preservarlos,
deberán ser digitalizados para contar con un respaldo en digital. Esta decisión lo hará el
Director del Area de trabajo a la cual pertenece la información, con el aval de la
Secretaria Administrativa.
Estas copias digitalizadas, deben tener en cuenta todos los lineamientos y
procedimientos establecidos en el apartado 5 de este documento.
h. En el resguardo de archivos físicos inactivos, se deberá observar los lineamientos para
cada caso, especialmente los de tipo fiscal, pero deberán tener cuenta la clasificación
de la información definida en este manual.
i. La información confidencial o de uso exclusivo de los órganos políticos, o aquellos que
lo ameriten, deben resguardarse en cajas de seguridad, pero siempre en las
instalaciones de la sede de ANAM
j. En las instalaciones de ANAM que resguarden información de uso exclusivo interno o
confidencial, será restringido el acceso a personas externas a la ANAM. En casos que
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se necesitara el acceso para labores de mantenimiento, emergencias y otros casos
similares, las personas que accedan a estos lugares, deben ser acompañados por
personal de ANAM designado por el Director respectivo.
6. De la divulgación de Información institucional
Los pronunciamientos, boletines informativos, posturas institucionales de la ANAM,
solamente pueden ser firmados por el Presidente de la Junta Directiva de la ANAM y el
Secretario Ejecutivo.
Cualquier información de alguna Dirección y órgano de ANAM deberá seguir los canales de
comunicación establecidos en el organigrama respectivo, para ser autorizados por las
personas descritas:
Personal técnico y administrativo, directores y asesores deberán canalizarlo hacia el
Secretario Ejecutivo.
Integrantes de comisiones y los demás órganos políticos de la ANAM, deben
canalizarlo al Presidente de la misma, quien evaluará si es necesario que sea
autorizado por la Junta Directiva, según el caso.
7. Otros instrumentos
Los procedimientos que se establecen en este manual, una vez aprobados por la Secretaria
Ejecutiva y la Junta Directiva, deberán incorporarse a los reglamentos correspondientes, para
que cobren vigencia como normas de aplicación general y obligatoria en ANAM.
Los contratos de trabajo de cada persona que se contrate en ANAM, ya sea de manera
indefinida, permanente o temporal, incluyendo a los consultores externos, deben incluir una
cláusula que indique:
“Toda la información a la que tenga acceso en ANAM, no puede ser divulgada sin la
autorización por escrito de las autoridades de ANAM. Toda la información que genere el
contratado en el desempeño de sus funciones en el periodo del contrato, es considerada
propiedad de ANAM, y se prohíbe su divulgación por cualquier medio, a menos que sea
parte de sus funciones así establecidas en el Manual de funciones y el contrato respectivo,
pero en todo caso, debe contar con la autorización de la Secretaría Administrativa, Secretaria
Ejecutiva de la ANAM, según el caso”
8. Responsabilidades
Cada uno de los Directores, Responsable de Unidad será el responsable de aplicar los
procedimientos, y las normas que de este manual se deriven.
La Secretaria Administrativa, supervisará y pedirá los informes que sean necesarios para
verificar el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos derivados de normas que se
fijen.
La Secretaría Administrativa, delegará al Director de Tecnología, las funciones de apoyo al
resto del personal técnico y operativo de ANAM para asesorarlos en la generación de
contraseñas para equipos y archivos, así como el cifrado de la información cuando fuere
necesario.
Cada persona en ANAM, es responsable de la información que genere o se le entregue,
ante lo cual debe observar los procedimientos establecidos, y brindará sugerencias de
mejora a los procedimientos y lineamientos establecidos.
9. Capacitación al personal
La Secretaria Administrativa, promoverá actividades de capacitación para todo el personal de
ANAM, para dar a conocer este Manual, las normas internas, incluso los reglamentos, para
garantizar que se conozcan.
70
Todos los asistentes a estas actividades, deben firmar el documento de constancia que han sido
debidamente informados y capacitados para la aplicación del manual y de los reglamentos
respectivos. –esto puede ser mediante un acta que se elabore al final de la actividad.
Cualquier modificación al Manual debe ser comunicado por escrito a todo el personal, o
mediante actividades de capacitación, según el caso, y la magnitud de los cambios.
10. Actualización
Este manual debe ser revisado y actualizado anualmente, para garantizar que los lineamientos
contenidos, cumplan con los objetivos para los cuales se elaboró. Es responsabilidad de la
Secretaria Ejecutiva la actualización y para ello podrá solicitar colaboración de cualquiera de los
Directores, con la asesoría del Director de Tecnología, para el caso de la información en
archivos digitales.