Manual de Sap Business One

Introducir el usuario y la contraseña

Después pulsar OK Esta es la venta que me saldrá al dar Clic en Ok

Departamento de TI 1 Pesa Sacos de PolipropilenoLSI Marichuy García

Usuario

Contraseña

Clic

Ahora se escoge la opción para dar de alta un Socio de Negocio


Esta es la pestaña que hay que abrir para poder capturar los datos de los socios de negocios.

Ahora se nos mostrara la siguiente información….Hay que escoger la opción de Datos Maestros Socio de Negocios

Al dar clic en Datos Maestros de Socio de Negocios esta es la ventana que se me abrirá

Los campos a llenar son los que están marcados con rojo

Código: se asigna el número consecutivo correspondienteNombre: Razón Social o nombre de nuestro cliente, tiene que ser tal y como esta dado de alta ante hacienda.Grupo: En esta opción hay que asignar si nuestro cliente es nacional o exportación.Departamento de TI 3 Pesa Sacos de PolipropilenoLSI Marichuy García

Moneda: A todos los clientes hay que ponerle la opción de multimoneda para que no limitemos al cliente en solo un tipo de moneda.RFC: En este campo hay que tener mucho cuidado ya que tal y como lo demos de alta es como saldrá el RFC en las facturas de nuestro cliente, y de haber algún error nos regresaría la factura.Teléfono 1: No. de teléfono de la empresa Teléfono 2: si fuera necesario dar de alta otro númeroTeléfono móvil: si nuestro cliente tuviera algún teléfono móvil para localizaciónCorreo Electrónico: en caso de que la empresa maneje algún correo electrónico para su contactoTipo de Socio Negocios: hay que establecer si nuestro cliente es una sociedad o es persona.Comisión definida a: aquí hay que elegir o establecer a que Ejecutivo de Ventas pertenece nuestro cliente para que siempre que se haga algún documento en donde se este relacionando el cliente nos ponga por default el nombre del Ejecutivo.Territorio: hay que definir en que territorio esta nuestro clienteIdioma: por lo regular el idioma se definirá como español.

Nota: para saber cual número sigue hay que hacer lo siguiente:Hay que irnos a la opción de búsqueda


Poner en el campo un asterisco y dar un enter después nos aparecerá otra pantalla que es:

En esta lista esta los códigos de los socios de negocios, solo hay que ver cual es el ultimo código que esta dado de alta, para nosotros saber que consecutivo darle al que queremos dar de alta

En la siguiente pestaña que es la de Personas Contacto:

Hay que dar de alta los siguientes

Nombre: De la persona con la que tendremos el contacto y es la que aparecerá en la cotización, se pueden dar de alta varias personas de contactoTitulo: Se debe de poner lic., sra. srita. sr. ing….etc. según sea el caso.Posición: puesto que ocupa en la empresaDirección: Domicilio del trabajoTeléfono: Teléfono del trabajo, personal o el que nos proporcione para localizaciónFax: Teléfono para envió de documentos vía faxCorreo electrónico: este es muy importante ya que este deberá de estar dado de alta para poder enviar los documentos vía correo electrónico desde Sap.


Ahora para dar de alta los datos de la dirección de nuestro cliente:

Solo hay que definir que dirección es la que vamos a dar de alta, ya que se puede manejar la dirección fiscal o dirección de entregaSolo hay que ponernos en definir nuevo y en el lado derecho podremos poner los siguientes datos:

Nombre de la Dirección: como reconoceremos la dirección… una manera de identificar las diferentes direccionesCalle: en este campo pondremos la calle y númeroCiudad: Estado:País:Indicador de Impuestos: aquí se definirá con que tasa de impuesta se va a facturar al cliente. Es importante llenar todos estos datos, ya que son los que saldrán en la factura y de haber errores nos podrían regresar la factura o hacer una entrega errónea por tener mal el domicilio de entrega.


Ahora vamos a llenar la pestaña de Condiciones de pago

Este es muy sencillo ya que solo hace falta determinar:

Condiciones de Pago: Se pondrá el periodo te tiempo que se dará a nuestro cliente para que nos pago.

Por ultimo tenemos la pestaña de Comentarios


En este espacio podrán poner comentarios con respecto al cliente en caso de necesitarlo.Bueno lo anterior es para dar de alta un nuevo Socio de Negocio, ahora vamos a seguir con la explicación de cómo se llena una cotización:

• Primero nos vamos al menú principal y nos vamos a la pestaña de Ventas- Deudores• Le damos un clic y nos aparecerán las opciones de esa categoría:• Ahora nos vamos a la que dice Cotización


En la barra de herramientas nos vamos a la opción de Crear Nuevo Documento, le damos Clic y después nos aparecerá la ventana de la cotización en blanco….. para iniciar con la captura de los datos

Debemos irnos al menú Vista y palomear la opción de Campos definidos por el usuario para que nos aparezcan los campos que también se le han añadido al formato de captura


Cliente se pone la clave del cliente o se puede elegir de un listado al posicionarse en el campo y presionar la tecla de tabulador en el teclado. Se elige el cliente y se da un clic en el botón de. El resto de la información del cliente se llenará automáticamente, pudiendo además entrar a mayor información del deudor o la persona de contacto a través de las flechas naranjas, desplegando la ventana Datos maestros socio de negocios. Además tiene un campo de número de referencia, con el cual se puede identificar más fácilmente la operación y darle seguimiento.

No. muestra el nombre de la serie numérica escogida y el campo derecho muestra el número de cotización.

Fecha de contabilización es la fecha en que se realiza la cotización

Válido hasta refleja la vigencia de la cotización.

Moneda: Moneda local o Moneda de sistema esta depende de cual sea la que tiene dada de alta nuestro cliente

Clase de documento se elige si se trata de un Artículo o Servicio.

Al escoger esa opción nos aparecerá:

Aquí deberemos de indicar en el campo de Dirección las Condiciones de Pago para que salga en la impresión de la cotización.

Ahora en la pestaña de contenido vamos a describir que datos se deberán de poner en cada campo:


No de Articulo: se pone el código del articulo que se desea cotizar, si no lo sabemos hay que darle tabulador y se nos mostrara el listado de los artículos… solo hay que escoger el que vamos a cotizar…Si la cotización es para un cliente nuevo lo mas probable es que no tengamos dada de alta la impresión del cliente por que debemos de seleccionar algún articulo que cumpla con la medida que el nos esta solicitando ya que en la cotización solo sale la medida… no el numero de articulo ni la impresión.Cantidad: se puede poner cuantas piezas se le van a cotizar al cliente pero no es algo necesario ya que con solo poner 1 en la cantidad nos dará la cotización.Precio tras el descuento: aquí vamos a indicar el precio al que le vamos a cotizar al cliente Comentarios: de haber alguna especificación para esta cotización se puede poner en este campo, y saldrá impreso en el formato.

Una vez ya completa la información nos vamos a la barra de herramientas al botón de vista preliminar


Y este será el formato que saldrá impreso.

Ya que estamos seguros de que están correctos los datos damos clic al botón Crear!!!!

Pero si lo que queremos es enviarlo por correo lo que demos hacer es lo siguiente

Nos vamos al lapicito


Hay que seleccionar Cotización Correos y Fijarlo como estándar para que sea el formato predeterminado. Ojo!!! Después hay que regresar a poner como estándar el formato de Cotización… ya que es el fijo para la impresión…. Si al escoger algún formato nos sale un mensaje de que lo queremos establecer como estándar para todos los usuarios. Hay que escoger la opción de Solo el usuario Actual.

Ahora vamos a la barra de herramientas y nos vamos al botón de Correo Electrónico

Le damos Clic y nos aparecerá un mensaje que nos dice que si deseemos adjuntar la cotización que tenemos desplegada en el documento… le damos clic en SI... después nos abrirá un documento en PDF con este formato.


Después nos aparecerá una ventana de Enviar Mensaje


Aquí podemos agregar al contacto o al usuario de sap al que deseamos enviar el correo.

Solo hay que poner una palomita en la opción de correo electrónico

Hay que poner palomita en la opción de Enviar correo med.MSOutlook

Ya que hayamos llenado todo damos clic al botón Enviar. Y listo!!!!!!

Para realizar un pedido • Primero nos vamos al menú principal y nos vamos a la pestaña de Ventas- Deudores• Le damos un clic y nos aparecerán las opciones de esa categoría:• Ahora nos vamos a la que dice Orden de Venta


En la barra de herramientas nos vamos a la opción de Crear Nuevo Documento, le damos Clic y después nos aparecerá la ventana del pedido en blanco….. para iniciar con la captura de los datos


Cliente se pone la clave del cliente o se puede elegir de un listado al posicionarse en el campo y presionar la tecla de tabulador en el teclado. Se elige el cliente y se da un clic en el botón de. El resto de la información del cliente se llenará automáticamente, pudiendo además entrar a mayor información del deudor o la persona de contacto a través de las flechas naranjas, desplegando la ventana Datos maestros socio de negocios. Además tiene un campo de número de referencia, con el cual se puede identificar más fácilmente la operación y darle seguimiento.

No. muestra el nombre de la serie numérica escogida y el campo derecho muestra el número de pedido.

Fecha de contabilización es la fecha en que se realiza el pedido

Fecha de Entrega: Fecha probable de entrega al cliente

Moneda: Moneda local o Moneda de sistema esta depende de cual sea la que tiene dada de alta nuestro cliente

Clase de documento se elige si se trata de un Artículo o Servicio.

Ahora en la pestaña de contenido vamos a describir que datos se deberán de poner en cada campo:

No de Articulo: se escoge el código de la impresión que nos pidió el clienteCantidad: se puede poner de cuantas unidades va a ser nuestro pedidoPrecio tras el descuento: aquí vamos a indicar el precio al que le vamos a vender al cliente Comentarios: de haber alguna especificación para este pedido se puede poner en este campo, y saldrá impreso en el formato.


Una vez ya completa la información nos vamos a la barra de herramientas al botón de vista preliminar

Y este será el formato que saldrá impreso.


Pero si lo que queremos es enviarlo por correo lo que demos hacer es lo siguiente


Nos vamos al lapicito

Ahora vamos a la barra de herramientas y nos vamos al botón de Correo Electrónico

Le damos Clic y nos aparecerá un mensaje que nos dice que si deseemos adjuntar la cotización que tenemos desplegada en el documento… le damos clic en SI... después nos abrirá un documento en PDF con este formato.


Hay que seleccionar Pedidos Correos y Fijarlo como estándar para que sea el formato predeterminado. Ojo!!! Después hay que regresar a poner como estándar el formato de Pedido Pesa… ya que es el fijo para la impresión…. Si al escoger algún formato nos sale un mensaje de que lo queremos establecer como estándar para todos los usuarios. Hay que escoger la opción de Solo el usuario Actual.

Después nos aparecerá una ventana de Enviar Mensaje


Aquí podemos agregar al contacto o al usuario de sap al que deseamos enviar el correo.

Solo hay que poner una palomita en la opción de correo electrónico

Hay que poner palomita en la opción de Enviar correo med.MSOutlook

Ya que hayamos llenado todo damos clic al botón Enviar. Y listo!!!!!!

Oportunidades de Venta: es esta sección es donde manejaremos lo que es el CRM, como se detalla a continuación:

Ahora vamos a ver que es lo que se hace para llenar las Oportunidades de Venta… Solo tenemos que tener en cuenta que estas pueden ser manejadas con clientes ya dados de alta en Socios de Negocios… y otros a los que apenas estemos prospectando… de ser así lo primero que debemos de hacer es darlo de alta en el sistema… como se describe en la parte de Socios de Negocios… es importante que se le de el seguimiento a cada una de las etapas ó en caso de ser necesario dar por perdida la oportunidad para que esta no quede abierta y que se puedan sacar los informes correspondientes…


Nos vamos al menú principal y nos vamos a la pestaña de Oportunidades de Ventas en la opción de Oportunidades.

En la barra de herramientas nos vamos a la opción de Crear Nuevo Documento, le damos Clic y después nos aparecerá la ventana de la Oportunidad en blanco….. para iniciar con la captura de los datos

Nombre de la Oportunidad: nombre descriptivo para esta oportunidadNúmero de Oportunidad: consecutivo asignado por el sistemaFecha de Inicio: fecha en que da comienzo la relación con el cliente con referencia a la oportunidad

En la pestaña de Potencial hay que llenar los siguientes datos:

Cierre planificado: Tiempo estimado que tardara en cerrar la oportunidadFecha de cierre prevista: se calcula automáticamente al poner el cierre planificadoMonto Potencial: Cantidad de unidades a negociaciónNivel de Interés: Aquí definimos el nivel que tiene nuestro cliente Rango de Interés: Los ámbitos que a nuestro cliente le interesan respecto a nuestro producto


SN se pone la clave del cliente o se puede elegir de un listado al posicionarse en el campo y presionar la tecla de tabulador en el teclado. Se elige el cliente y se da un clic en el botón de. El resto de la información del cliente se llenará automáticamente, pudiendo además entrar a mayor información del deudor o la persona de contacto a través de las flechas naranjas, desplegando la ventana Datos maestros socio de negocios. Además tiene un campo de número de referencia, con el cual se puede identificar más fácilmente la operación y darle seguimiento.

En la pestaña de General solo utilizaremos el espacio de comentarios en caso de ser necesario… ya que los demás campos no están relacionados con nuestro proceso.

Comentarios: este espacio esta designado para poner cualquier especificación que tenga que ver con algo relacionado a lo que se ha estado tratando con nuestro cliente.

Ahora pasamos a la pestaña de Etapas:


1. Se establece la fecha en la que se esta tratando la etapa… 2. Se escoge la etapa con la que estamos trabajando… la lista la pueden desplegar dando

clic en la fechita negra que aparece a un lado del nombre de la etapa..3. El porcentaje de avance se pone automáticamente… ya que cada etapa tiene estipulada

que porcentaje equivale…4. Monto potencial nos aparece también automáticamente y de inicio es el que pusimos en

la pestaña de Potencial….5. Importe ponderado se pone automático y es el porcentaje según la etapa en que estemos

y el monto potencial… es decir.. si pusimos que el monto potencial es de 100 y vamos en un avance de 10% en importe ponderado nos pondrá 10

6. Clase de documento este hace referencia a que en algunas etapas esta vinculado algún documento que se maneja en sap como lo son las cotizaciones, los pedidos y las facturas… por lo que podemos hacer referencia a alguno de estos documentos.

7. Visualizar Documento aquí nosotros podemos poner una palomita en la casilla para que nos pueda ligar documentos de nuestro cliente y poder referenciarlos en la etapa.

8. No. de Documento en este campo al estar posicionados en el y darle con tabulador nos desplegara un listado de documentos que son de nuestro cliente por lo que podremos seleccionar el documento tratado en la etapa.

9. Operaciones en este campo al dar clic en la fecha amarilla nos desplegara una ventana llamada Actividades en donde nosotros podremos programar alguna llamada, una reunión, alguna nota o un comentario… ¡!!!mas adelante detallaremos el llenado de la ficha de Actividades

Nota: para agregar otra línea y poder trabajar con otra etapa hay que dar clic derecho sobre el renglón de la etapa en la que estamos trabajando y escoger la opción de agregar línea…

En la pestaña de Interlocutor no trabajaremos con ninguna información


En la pestaña de Competidores la información a trabajar es la siguiente:

Nombre: si damos clic en la fechita negra nos aparecerá un listado de competidores y podemos seleccionar el que tenga relación con nuestro cliente, de ser necesario se puede hacer referencia a varios competidores.Nivel de Amenaza: esta catalogada en 3 niveles.Comentarios: aquí podemos poner detalles del por que es considerado nuestro competidor o en lo que el nos lleva ventaja.


En la pestaña de Resumen se trabajara con la siguiente información:

Estado de Oportunidad: aquí podemos manejar las siguientes opciones:

• Abierta: es el estado de todas las oportunidades cuando se esta trabajando con ellas.• Ganada: en caso de que al cerrar la oportunidad con algún prospecto de cliente y

hayamos logrado y podemos detallar las razones por las cuales hemos ganado dicha oportunidad.

• Perdida: en caso de que la oportunidad la hayamos perdido seleccionamos esta opción y al igual que en la Ganada ponemos las razones por las cuales perdimos al cliente.


NOTA: en Oportunidades de Venta no es necesario llenar todos los datos al mismo tiempo, ya que muchas de las etapas se van a manejar en diferentes días, por lo que podemos crear el documento y después i añadiendo datos según los vayamos sacando del cliente.


Como ya lo vimos anteriormente en las Oportunidades de Venta hay un documento que son las Actividades y estas las encontramos en las Etapas en el campo de Operaciones.

Esta opción no es necesario manejarla en todas las etapas de nuestra Oportunidad, solo en las que sea indispensable.


Al dar clic en la fecha amarilla nos aparecerá la ventana de Actividad

Actividad: Se selecciona si será o fue una llamada, una reunión, nota, etc.Tipo: se puede definir la categoría de la actividad.Asunto: solo se hace mención para saber de que trata la actividad

En lo que se refiere a los campos de:Numero Código SNNombre de Socio de NegociosPersona de ContactoNumero de Teléfono… estos datos los pone automáticamente, ya que los jala de la Oportunidad.

En la pestaña de General:

Comentarios: una breve descripción o detalle con respecto a la actividadHora de Inicio: se asigna la fecha y hora en la que inicia la actividadHora de Fin: se asigna la fecha y hora en la que termina la actividadDuración: periodo de tiempo que en que transcurre la actividadPrioridad: se puede determinar, si es alta, media o bajaLocalidad: esta se utiliza para que en caso de una reunión al escoger la opción de Dirección de SN, nos pondrá la dirección de nuestro cliente que tenemos dada en el sistema o definir nuevo para otra dirección


Aunque varia según la actividad ya que en el caso de una reunión además de los campos antes mencionados, también tenemos la dirección, que en caso de tener todos los datos en el Socio de Negocio, también la pone automáticamente si en Localidad escogemos la opción de Dirección SN

En la pestaña de contenido hay un espacio más grande para poner comentarios mas detallados en donde podemos especificar lo acontecido en la actividad


En esta pestaña la podemos utilizar para vincula algún documento que maneja el sap y que esta relacionado con la actividad, solo tenemos que:Escoger la clase de documentoEn el campo de número de documento con tabulador nos dará los números de los documentos que pertenecen al cliente.Al escoger algún número de documento los demás campos se llenaran automáticamente



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