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Contenido

Envío y Recepción de Correos: .............................................................................................................. 3

Salvar un correo como borrador: .......................................................................................................... 3

Copia Oculta: ......................................................................................................................................... 4

Acuse de recibo: .................................................................................................................................... 5

Retrasar la entrega de un mensaje: ...................................................................................................... 5

Adjuntos: ............................................................................................................................................... 6

Insertar una firma: ................................................................................................................................ 9

Recuperar un correo: .......................................................................................................................... 10

Respuestas automáticas: .................................................................................................................... 11

Delegar Permisos: ............................................................................................................................... 12

Crear una cita en el calendario: .......................................................................................................... 14

Programar una reunión: ...................................................................................................................... 15

Agregar un contacto: .......................................................................................................................... 15

Formato condicional ........................................................................................................................... 16

Acceso a MS Outlook desde el browser OWA: ................................................................................... 18

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Manual de Usuario Outlook 2013

Bienvenido a Outlook 2013, a continuación se presenta una vista general del entorno.

Cambiar el tema en Outlook: Use la configuración y vaya a File, Options, General, Office theme, para cambiar la combinación de colores de su equipo. Puede elegir entre Blanco, Gris claro o Gris oscuro.

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Envío y Recepción de Correos: Para crear un nuevo correo vaya a: Inicie Outlook, Mail, New Email. También puede presionar el shortcut Ctrl + N.

Se despliega una ventana nueva para la redacción del correo.

Salvar un correo como borrador: Si usted no desea enviar el correo en ese momento puede salvarlo como borrador y enviarlo en otro momento, para esto tiene que ir a File, presione Save. Predeterminadamente Outlook salva los correos cada minuto. O también puede presionar el botón de Salvar desde la barra de acceso rápido.

Este correo se guardará en la carpeta Drafts del panel de carpetas.

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Para agregar los destinatarios del correo usted puede escribir la dirección completa de correo de la persona, o puede escribir parte del nombre y seleccionar de la lista de autocompletar, o presionar el botón “To:” para que Outlook le muestre el directorio global. Para buscar un contacto solo escriba el nombre y automáticamente Outlook le mostrará todas las coincidencias.

Utilice el símbolo “ ;” para separar la diferentes cuentas de correo.

Copia Oculta: De forma predeterminada Outlook no muestra la opción Bcc, para habilitar esta opción abra un correo nuevo, busque en el menú la pestaña Options, and press Bcc.

Puede presionar la combinación de teclas Ctrl + S para salvar un

correo

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Usted vera la nueva opción de Bcc.

Acuse de recibo: Usted también puede habilitar la confirmación de entrega y de lectura de un correo. Para habilitar esta opciones vaya a crear un correo nuevo, busque la pestaña Options, y marque Request a Delivery Receipt si solo desea la notificación de que el correo fue recibido en el buzón del destinatario y Request a Read Receipt si desea notificación de lectura de su correo.

Retrasar la entrega de un mensaje: Muchas veces queremos escribir un mensaje pero no queremos enviarlo en ese momento, para que el mensaje se envíe en una fecha predeterminada, abra un nuevo mensaje, vaya a la pestaña Options, y seleccione Delay Delivery,

Vaya a la sección Delivery options, y marque la opción Do not deliver before, seleccione la fecha en que desea que su correo sea enviado.

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Después presione Send, y el correo estará en la bandeja de salida o Outbox, hasta la fecha que sea enviado. La carpeta Outbox es la carpeta donde se guardan temporalmente los correos para ser enviados, una vez enviado el correo pasa a la carpeta Sent Items.

Adjuntos: En Outlook se pueden adjuntar archivos, tarjetas de contactos, elementos del calendario y otros correos.

Para adjuntar un archivo en su correo presione el acceso Attach File

Aparecerá una ventana para que usted pueda seleccionar el o los archivos que desea adjuntar.

Para adjuntar una tarjeta de un contacto, elementos de calendarios y otros correos presione Attach

Item.

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Para enviar un elemento del calendario presione Calendar, usted puede seleccionar enviar el calendario del día en curso, el del siguiente día o seleccionar una fecha predeterminada. Usted puede determinar qué información desea compartir, si solo las horas en las que tiene disponibilidad, enviar una vista limitada de su calendario o enviar una vista completa y detallada de su día.

Al destinatario le aparecerá una copia del calendario en el cuerpo del mensaje, y archivo adjunto extensión ics que se puede abrir desde varios programas.

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Usted también puede adjuntar correos recibidos, para esto seleccione Attach Item, y la opción Outlook Item.

Se abrirá una ventana en la cual usted puede seleccionar el o los correos que desea reenviar, si está marcada la opción Attachment se adjuntarán también los documentos que acompañan ese correo.

Otra manera de enviar documentos adjuntos es desde cualquiera de las aplicaciones de MS Office, usted solo necesita ir al menú File, selecciones Save and Send, Sending using E-mail, Send as Attachment, en la imagen de abajo se está enviado un documento desde MS Word, esto abrirá un nuevo correo con el documento adjunto.

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Insertar una firma: Para agregar una firma automáticamente a todos nuestro correos, primero tenemos que ir a File, Options, Mail, Signatures.

Al presionar Signatures, se abre una ventana donde creará su forma nueva, presione el botón New, introduzca un nombre para su firma, y en el espacio en blanco escriba su firma con formato y presione Ok.

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* Puede copiar su firma desde Lotus notes, abra lotus notes, vaya a File, Preferences, mail Signature y copie el texto. O también puede copiarla desde el Email signature generator:

http://intranet.worldbank.org/WBSITE/INTRANET/UNITS/GSD/INTGSDGRAPHICSMAPDESIGN/0,,contentMDK:23492184~pagePK:216288~piPK:216285~theSitePK:285525,00.html

Recuperar un correo: Es el proceso de subsanar un error en el envío de un correo. Para esto siga los pasos: 1. Vaya a la carpeta Sent Items , dentro del panel de carpetas.

2. Abra el mensaje que desee recuperar y reemplazar.

3. En la ventana del mensaje, en el grupo Actions, seleccione Recall this message.

Usted puede borrar las copias que no han sido leídas marcando la opción 1. Si marca la opción 2, puede reemplazar el correo con uno nuevo.

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Tip: Si va a enviar el mensaje a varias personas, es posible que desee desactivar la casilla de verificación Tell me if recall succeeds or fails for each recipient.

Respuestas automáticas: Para programar que su cuenta de correo envíe respuestas automáticas cuando usted fuera de la oficina realice los siguientes pasos. 1. Vaya a File, seleccione del menú de Info, Automatic Replies.

2. Se abre una ventana donde usted tiene que marcar la opción Send automatic Replies, y seleccione las fechas durante las cuales se enviara este mensaje automáticamente.

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Delegar Permisos: El acceso delegado consiste en algo más que permitir a otros tener acceso a sus carpetas. Los delegados gozan de permisos adicionales, como los de crear mensajes de correo o responder a convocatorias de reunión en su nombre. Se puede conceder permiso a un delegado para que lea los elementos de sus carpetas o para leer, crear, cambiar y eliminar los elementos. De forma predeterminada, si agrega un delegado, este tendrá acceso a su Calendario asimismo puede responder a las convocatorias de reunión en su nombre.

Tipos de permiso: Editor : Pueden enviar correos en nombre de la persona. Cuentan con acceso completo.

Reviewer: Pueden revisar el correo y calendario.

Pasos: Ir a File, Account Settings, Delegate Access.

Presione Add, Seleccionar More columns buscar a la persona por su apellido y presionar Go y seleccione a la a persona y presione Ok.

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En la siguiente configuración se le está dando permisos a Joseph Steven Barone para que pueda tener permisos de Editor al calendario y al Inbox, también le llegara un correo de notificación indicándole los permisos que tiene a esas carpetas.

Después tenemos que dar permisos a esos usuarios las carpetas. Para eso hay que ir a nuestra cuenta de correo, dar botón de la derecha y seleccionar la pestaña Folder Permissions, y presionamos Add y agregamos a nuestro delegado.

Una vez agregado nuestro delegado le damos los permisos necesarios, en la ventana de muestra el usuario tiene permisos de Editor.

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El paso anterior lo tenemos que hacer para las carpetas de Draft, Sent Items y Deleted Items, o para cada carpeta a la cual deseamos que nuestro delegado tenga acceso.

Crear una cita en el calendario: En Outlook, las citas no son lo mismo que las reuniones. Las citas son actividades que se programan en el calendario y que no implica que haya otras personas invitadas o la reserva de recursos, como una sala de reuniones.

Pasos: Vaya a Calendar, haga clic en la pestaña Home. Seleccione New appointment y seleccione la fecha y hora de la cita.

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Programar una reunión: En Outlook, una reunión incluye a otras personas y puede incluir recursos, como salas de reuniones. Obtendrá las respuestas a la solicitud de reunión en la Bandeja de entrada.

Pasos: Vaya a Calendar, y seleccione New Meeting. Se abrirá una ventana en la cual usted incluirá a los participantes, la ubicación, fecha y hora del evento.

Al agregar los participantes usted puede decidir si estos son requeridos u opcionales a la invitación.

Agregar un contacto: Crear contactos le permite capturar y organizar información sobre los usuarios. Los contactos son como tarjetas electrónicas que almacenan información de los usuarios. Esta información puede ser tan básica como un nombre y una dirección de correo electrónico, o bien incluir más detalles como una dirección física, una foto y varios números de teléfono.

Pasos: Para agregar un contacto desde un mensaje de correcto electrónico, abra el mensaje de modo que el nombre de la persona se muestre en una de estas líneas: Desde:, Para:, CC:, o CCO:.

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Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre correspondiente y haga clic en Add to Outlook Contacts, se abrirá una nueva ventana, en la que puede rellenar la información como ser correo electrónico, teléfono, empresa etc.

Formato condicional: El formato condicional permite que los correos que cumplen con ciertas condiciones establecidas previamente se les pueda dar un formato especial.

Por ejemplo, si usted desea que los correos entrantes de su jefe aparezcan en negritas y color rojo, realice los siguientes pasos:

Vaya a la pestaña View, seleccione View settings.

Seleccione, de la ventana que aparece la opción

Conditonal Formatting.

En la ventana de Conditional Formatting, presione el botón Add, y coloque el nombre de la condición.

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Después presione el botón Font, para establecer el formato del correo.

Y por último establezca la condición presionando el botón Condition. Donde seleccionará el nombre de su jefe.

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Acceso a MS Outlook desde el browser OWA: Ms Outlook también permite a los usuarios conectarse de forma remota mediante un navegador web.

Para acceder usted tiene que ingresar en el navegador http://webmail.worldbankgroup.org ,

utilice su UPI y el passcode