MANUAL DEL PROCESO ANÁLISIS, DESARROLLO E … de proc… · UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN

MANUAL DEL PROCESO

ANÁLISIS, DESARROLLO E

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el

20/12/2017

[Versión 1.0]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS

Versión: 1.0

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Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ............................................................................................................................... 4

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO .................................................................................................................... 5

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................................ 6

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ................................................................................................... 6

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS .......................................................................................................... 7

5.1. SUBPROCESO: DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS ........................... 7

5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO ........................................................................................................... 7

5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................... 8

5.2. SUBPROCESO: CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE ACCESOS A SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............... 9

5.2.1. FICHA DEL SUBPROCESO ........................................................................................................... 9

5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................. 10

5.3. SUBPROCESO: ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS .................................................................. 10

5.3.1. FICHA DEL SUBPROCESO ......................................................................................................... 10


5.4. SUBPROCESO: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE AMBIENTES VIRTUALES Y SITIOS WEB ............ 11



5.5. SUBPROCESO: SOPORTE A USUARIOS DE APLICACIONES INFORMÁTICAS .................................... 13



6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO................................................................................................. 14

7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS..................................... 15

8. ANEXOS .................................................................................................................................................... 15



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PROCESO DE ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE

SISTEMAS

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso:

Análisis, desarrollo e implementación de sistemas

Código del Proceso: GA-GTI-ADIS

Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Desarrollar y dar mantenimiento a los aplicativos informáticos de la Universidad de Guayaquil, así como administrar la base de datos de la institución y los accesos de usuarios a sistemas de información.

DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de Fecha ❖ Necesidad Institucional ❖ Recepción de requerimiento de usuario

ENTRADAS:

❖ Requerimientos ❖ Necesidades institucionales

SUBPROCESOS:

1. Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos 2. Creación o eliminación de accesos a Sistemas de Información 3. Administración de base de datos 4. Creación y Mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web 5. Soporte a usuarios en aplicaciones informáticas

Productos/Servicios del Proceso:

❖ Aplicativos desarrollados e implementados ❖ Cuentas de correo electrónico y Quipux creadas ❖ Cuentas de Correo electrónico eliminadas y respaldadas ❖ Accesos a sistemas de información configurados ❖ Accesos a sistemas de información eliminados ❖ Base de datos segura y respaldada ❖ Aulas virtuales y sitios web creados y actualizados

❖ Usuarios capacitados en manejo de aplicativos

❖ Seguimiento de control a sistemas implementados

❖ Sistemas operativos y aplicativos verificados

Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo

Responsable del Proceso:

❖ Dirección de Gestión Tecnológica de la Información

Tipo de cliente: ❖ Interno




Marco Legal:

Reglamento orgánico de gestión por procesos de la Universidad de Guayaquil

Estatuto Orgánico de la Universidad de Guayaquil Reglamento de Régimen Académico Ley de Comercio Electrónico Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública Reglamentos de matriculación Reglamento de Calificaciones, Resoluciones de la Comisión Académica Órgano Colegiado Académico Superior

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá cumplir los lineamientos y metodologías de la Secretaría Nacional de

Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT).

Los requerimientos de automatización deben ser remitidos a la Jefatura de procesos y Gestión de la calidad para su análisis y planificación para el desarrollo e implementación.

El desarrollo y la actualización de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionan las áreas usuarias del mismo, por medio de entrevistas con el personal involucrado, y con base en los documentos de definiciones funcionales elaborados por la Jefatura de Procesos y Calidad de la Gestión institucional.

Los tiempos para el análisis, desarrollo e implementación de un sistema informático dependerán de la complejidad de las definiciones funcionales, las prioridades establecidas y las actividades planificadas.

Los únicos autorizados por este manual a solicitar creación de cuentas de correo electrónico y Quipux son los Jefes de cada área y las Coordinaciones o Directores de Carrera de las facultades, adjuntando la copia del contrato.

Los soportes a usuarios en sistemas informáticos que tengan que ver con la parte académica deben tener la aprobación del Vicerrectorado de Formación Académica y profesional, caso contrario no será atendido el requerimiento.

Todo requerimiento de soporte a aplicaciones informáticas debe ser remitido a los buzones: [email protected]




✓ Toda actualización requerida por el Jefe del área al presente documento o a los formatos

del mismo deberán ser aprobados por el Director del área y comunicados a la Jefatura de

Procesos y Calidad de la Gestión Institucional para el registro y control correspondiente y

posterior aprobación del Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Término Definición

DDF Documento de definiciones funcionales. Es el documento donde se especifica en detalle las características de las opciones del aplicativo que se requiere desarrollar.

Hardware Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una computadora o un sistema informático.

Software Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas

Redes

Es un conjunto de equipos informáticos y software conectados entre sí por medio de dispositivos físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas electromagnéticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de compartir información, recursos y ofrecer servicios.

Base de datos Bancos de información que contienen datos relativos

Servidor Es un ordenador o máquina informática que está al “servicio” de otras máquinas, ordenadores o personas llamadas clientes y que le suministran a estos, todo tipo de información

SI Sistemas de información

GTI Gestión Tecnológica de la Información

VIFAP Vicerrectorado de Formación Académica y Profesional

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

A continuación se presenta una visión general del proceso de Análisis, desarrollo e implementación

de sistemas:

https://es.wikipedia.org/wiki/Hardware_de_red

https://es.wikipedia.org/wiki/Software

https://es.wikipedia.org/wiki/Hardware_de_red

https://es.wikipedia.org/wiki/Corriente_el%C3%A9ctrica

https://es.wikipedia.org/wiki/Corriente_el%C3%A9ctrica

https://es.wikipedia.org/wiki/Radiaci%C3%B3n_electromagn%C3%A9tica

https://es.wikipedia.org/wiki/Dato

https://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_red




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ÁLI

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Interrelación de Procesos

Desarrollo y mantenimiento de

sistemas informáticos

Creación o Eliminación de Accesos a sistemas

de información

Administración De Base de Datos

-Fecha de Cumplimiento -Requerimiento

-Necesidad institucional Creación y

mantenimiento De ambientes virtuales y

sitios web

Soporte a usuarios en aplicaciones informáticas

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

5.1. SUBPROCESO: DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

INFORMÁTICOS

5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO

Subproceso: Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos

Código del Subproceso: GA-GTI-ADIS-001

Descripción: PROPÓSITO:

❖ Desarrollar nuevos aplicativos informáticos y dar mantenimiento a los existentes para la Universidad de Guayaquil, con la finalidad de optimizar los procesos y asegurar la calidad de los mismos.

DISPARADOR: ❖ Recepción de requerimiento de usuarios ❖ Identificación de Necesidad Institucional ❖ Recepción de Manual de Procesos To-Be

ENTRADAS: ❖ Necesidades institucionales ❖ Requerimiento de la Jefatura de Procesos y Calidad de la Gestión

Institucional ❖ DDF




ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir y analizar documento de definiciones funcionales ❖ Diseñar producto ❖ Desarrollar el aplicativo ❖ Documentar desarrollo del aplicativo ❖ Capacitar y dar soporte

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Aplicativos desarrollados e implementados.

❖ Usuarios capacitados en manejo de aplicativos

❖ Seguimiento de control a los sistemas implementados

Responsable del Subproceso:

❖ Jefe de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas

Tipo de cliente: Interno

5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Gestión Tecnológica de la Información

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Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas

AnalistaDesarrollar

producto de acuerdo a las definiciones funcionales

AnalistaDocumentar el

producto desarrollado.

AnalistaCapacitar a los

usuarios respecto a la utilización adecuada del

producto

AnalistaBrindar el soporte a

los usuarios, de acuerdo a sus

requerimientos

¿Se requiereCambios?

Solicitar correcciones

Si

Jefe Recibir definiciones

y asignar analista

Analista Revisar definiciones

y establecer cronograma de

desarrollo

Realizar pruebas de usuario

Elaborar documento de autorización de paso a producción

AnalistaRealizar el paso a

producción del aplicativo

desarrollado

Elaboración de Documento de

definiciones funcionales

Revisar y sumillar Documento de

definiciones funcionales

Analista Realizar pruebas

internas y funcionales

No

AnalistaElaborar o actualizar manual de usuario

JefeSolicitar Pruebas

para paso a producción

Analista Realizar

modificaciones solicitadas

Analista Revisar avances del aplicativo con área

requirente y área de Procesos. Realizar

correcciones al aplicativo de ser

necesario

¿Se requieren ajustes en definiciones funcionales?

Si

No

• Recepción de Requerimiento de usuario

• Manual de procesos to be

Realizar alcance la DDF en conjunto

con el usuario

En conjunto con Procesos y Gestión de la calidad

institucional



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5.2. SUBPROCESO: CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE ACCESOS A SISTEMAS

DE INFORMACIÓN


Subproceso: Creación o Eliminación de Accesos a Sistemas de Información

Código del Subproceso:

GA-GTI-ADIS-002


❖ Administrar de manera eficiente los accesos a los sistemas de información de la Universidad de Guayaquil.

DISPARADOR: ❖ Identificación de necesidad de creación o eliminación de accesos

ENTRADAS: ❖ Requerimiento vía correo electrónico ❖ Contrato firmado del personal que ingresa ❖ Notificación de terminación de contrato

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Creación de cuenta de correo electrónico y Quipux

❖ Creación de cuentas a sistemas informáticos

❖ Respaldo de cuentas de usuario

❖ Notificación al Usuario


❖ Cuenta de correo electrónico y Quipux creadas

❖ Cuentas de Correo electrónico y Quipux eliminadas y respaldadas

❖ Accesos a sistemas de información otorgados a usuario

❖ Accesos de usuario a sistemas de información eliminados









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Jefe

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Creación o Eliminación de Accesos a Sistemas de Información

Revisar el tipo de trámite a

realizar

¿Creación oEliminación de accesos a SI?

Crear cuenta de correo del servidor o

funcionario

Colocar cuenta en grupo de

trabajo correspondiente

Notificar la atención del

requerimiento

Recibir notificación y comunicar al

usuario

Sacar copia de respaldo de la

cuenta

Eliminar cuenta del grupo de

trabajo correspondiente

Eliminar cuenta del usuario

Solicitar creación o eliminación de accesos a SI para

usuario

Creación

Eliminación

Asignar analista Responsable

¿Tipo de acceso?

Correo electrónico/Quipux

¿Tipo de acceso?

Correo electrónico/

Quipux

Verificar rol y accesos requeridos

Aplicativo Accesos solicitados se ajustan al usuario?

SiCrear accesos

solicitados para usuario

No

Eliminar accesos de usuario

Aplicativos

Identificación de necesidad de accesos a SI

Notificar al usuario la negación del requerimento

5.3. SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS


Subproceso: Administración de base de datos



❖ Manejar de manera clara, sencilla, segura y ordenada la

información que se genera de los distintos procesos, así como la

creación y mantenimiento de base de datos

DISPARADOR:

❖ Cumplimiento de fecha planificada

❖ Recepción de requerimiento de usuario

ENTRADAS:

❖ Información de base de datos.

❖ Modelo de datos de las aplicaciones nueva





❖ Verificación de funcionalidad de base de datos

❖ Gestión de usuarios y roles de la base de datos

❖ Conservación de copias de respaldo


❖ Base de datos segura y respaldada


❖ Administrador de base de datos




Jefe

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Sist

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Sist

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Administración de bases de datos

Realizar afinamiento a

estructuras de base de datos

Verificar funcionalidad

Gestionar y documentar

bases de datos

Gestionar usuarios y roles

de la base de datos

Generar copia de respaldo de la

información de la base de datos

Conservar copias de respaldo

Crear estructura (modelo de datos) y dar permisos a los

desarrolladores

Analizar modelo de datos propuesto

¿Autoriza o rechaza?

Autorizar

Rechazar

* Recepción de Requerimiento

* ActividadProgramada

Creación

Notificar rechazo al analista responsable

Asignar recurso del area

Notificar al analista desarrollador la

creación del modelo de base de datos

¿Creación o Mantenimiento de

base de datos?

Manteamiento

5.4. SUBPROCESO: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE AMBIENTES

VIRTUALES Y SITIOS WEB


Subproceso: Creación y mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web


Descripción: PROPÓSITO: ❖ Crear ambientes virtuales y web de acuerdo a los requerimientos

institucionales

DISPARADOR: ❖ Recepción de requerimiento. ❖ Cumplimiento de fecha planificada



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ENTRADAS: ❖ Requerimientos de área interesada ❖ Planificación académica

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Creación de aulas virtuales ❖ Creación de usuarios (docentes y estudiantes) ❖ Publicación de avisos y notificaciones


❖ Aulas virtuales y publicaciones creadas ❖ Sitios web institucional creados y actualizados


❖ Administrador web




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Máx

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Creación y mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web

Solicitar creación de ambiente web o

multimedia

JefeDesignar analista

responsable

AnalistaCrear Curso o

publicación ambiente web o

multimedia

Jefe Comunicar que el requerimiento fue

atendido

Comunicar al área requirente

Verificar curso o publicación creado

¿Es conforme al requerimientos de

usuario?

Si

AnalistaCorregir publicación

o curso

AnalistaDocumentar curso o publicación creada

Notificar conformidad con el curso o publicación

creado

Necesidad de crear curso, usuario o publicación

Enviar requerimiento a


Sumillar requerimiento

Solicitar cambios necesarios

no



Versión: 1.0

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5.5. SUBPROCESO: SOPORTE A USUARIOS DE APLICACIONES

INFORMÁTICAS


Subproceso: Soporte a usuarios de aplicaciones informáticas

Código del Subproceso:

GA-GTI-ADIS-005


❖ Gestionar y brindar soporte a los usuarios en aplicaciones informáticas

DISPARADOR:

❖ Identificación de fallas en el sistema

ENTRADAS:

❖ Requerimientos de usuario


❖ Ejecución de mantenimiento y soporte a aplicación informática

❖ Notificación de Ejecución de mantenimiento y soporte a aplicación

informática


❖ Sistemas y aplicativos funcionando correctamente

❖ Sistemas y aplicativos operativos y verificados






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Dirección Tecnológica de la Información

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Sist

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Soporte a Usuarios en aplicaciones informáticas

Realizar requerimiento

Asignar Recurso al requerimiento

Verificar autorización de

Vicerrectorado de Formación

Universitaria

¿Cuenta con La autorización de

VIFA?

NoDevolver

requerimienoSi

Ejecutar mantenimiento y

soporte en la aplicación

Notificar ejecución de mantenimiento y

soporte

¿Requerimiento académico ?

Si No

Fallas en el sistema

Revisar el tipo de requerimiento que

se solicita

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Análisis, Desarrollo e Implementación de

Sistemas son los siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de

Medición Fuente de la

Medición Frecuencia

de Medición

1

Porcentaje de

requerimientos

atendidos

(# de requerimientos

atendidos / # de

requerimientos

recibidos)*100

Porcentaje

Jefe de Análisis,

Desarrollo e

Implementación

de Sistemas

Base de datos de

Requerimientos Mensual

2

Porcentaje de

cumplimiento de

los desarrollos

planificados

(# de desarrollos realizados

/ total de desarrollos

planificados) *100

Porcentaje

Jefe de Análisis,

Desarrollo e

Implementación

de Sistemas

Base de datos de

desarrollos Semestral

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