MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN … FLOTA SUGAMUXI/DOC… · Las cuestiones externas e internas (partes interesadas) que son pertinentes para el propósito

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

Código: FS.161

Versión: 5

Fecha de actualización:

31/05/2019

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

NTC ISO 45001: 2018 – DECRETO 1072/2015

FLOTA SUGAMUXI S.A.



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31/05/2019

Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................4 1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................5 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA .......................................................................................................5

2.1. Actividad Económica ................................................................................................................... 5 2.2. Información Legal. ........................................................................................................................ 5 2.3. Información demográfica del personal .................................................................................... 6

2.3.1 NúmerodeTrabajadores. ............................................................................................................... 6 2.4. Jornadas laborales. ...................................................................................................................... 6 2.5. Estructura organizacional. .......................................................................................................... 6 2.6. Procesos desarrollados. ............................................................................................................. 6 2.7. Materias primas e insumos. ...................................................................................................... 7 2.8. Maquinaria y equipos. ................................................................................................................. 7 2.9. Reglamento interno de trabajo .................................................................................................. 7 2.10. Reglamento de higiene y seguridad industrial .................................................................. 8

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ....................................................................................................................8 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................................8

4.1. Comprensión de la organización y de su contexto ................................................................... 8 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas ................................................................................................................................................. 10 4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST .............................................. 10 4.4. Sistema de gestión de la SST .................................................................................................... 11

5. LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES ........................................................ 11 5.1. Liderazgo y compromiso ............................................................................................................. 11 5.2. Política de la SST ......................................................................................................................... 12 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización .................................................. 13 5.4. Consulta y participación de los trabajadores ........................................................................... 13

5.4.1. Procedimiento de comunicación, participación y consulta ................................................... 13 5.4.2. Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo – COPASST ....................................... 14 5.4.3. Comité convivencia laboral ....................................................................................................... 14

6. PLANIFICACIÓN ...................................................................................................................................... 15 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades ..................................................................... 15 6.2. Objetivos de la SST y planificación para lograrlos .................................................................. 16

7. APOYO ..................................................................................................................................................... 17 7.1. Recursos ................................................................................................................................... 17

7.1.1. RecursosHumanos. ............................................................................................................. 17 7.1.2. Recursos Técnicos. ............................................................................................................ 17 7.1.3. Recursos Financieros. ........................................................................................................ 17

7.2. Competencia ................................................................................................................................. 18 7.3. Toma de conciencia ..................................................................................................................... 18 7.4. Comunicación ............................................................................................................................... 19 7.5. Información documentada .......................................................................................................... 19

8. OPERACIÓN ............................................................................................................................................ 20 8.1. Planificación y control operacional ....................................................................................... 20 8.1.1. Generalidades...................................................................................................................... 20 8.1.2. Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST ............................................................. 20 8.1.3. Gestión del cambio ............................................................................................................. 20 8.1.4. Compras ............................................................................................................................... 20 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias........................................................................ 20

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .......................................................................................................... 21 9.1. Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño ......................................... 21 9.1.1. Generalidades...................................................................................................................... 21 9.1.2. Evaluación del cumplimiento ............................................................................................. 22



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9.2. Auditoria interna ....................................................................................................................... 22 9.3. Revisión por la dirección ........................................................................................................ 22

10. MEJORA ................................................................................................................................................... 23 10.1. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo ......................................................... 23 10.2. No conformidades y acciones correctivas ........................................................................... 24 10.3. Mejora continua ....................................................................................................................... 24

11. LISTADO DE DISTRIBUCIÓN Y/O DIVULGACIÓN ................................................................................ 24 12. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 24 13. APROBACIONES ..................................................................................................................................... 25



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INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene la finalidad de establecer y describir el sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo basado en la norma NTC ISO 45001:

2018, con el fin de permitir y facilitar la dirección y evaluación de Flota Sugamuxi

S.A. en términos de la gestión en seguridad y salud en el trabajo para lograr

mantener las condiciones laborales de los trabajadores.

La salud de la población trabajadora esunodeloscomponentesfundamentalesdel

desarrollodeunpaís ya suvezreflejael estadodeprogresodeuna sociedad;vistoasí,

unindividuosanoseconstituyeen elfactormásimportantedelosprocesos productivos.

Eltrabajotieneuna función constructora dela individualidadyserelaciona

estrechamentecon lasalud,dadoquelas condiciones laboralespredominantes enun

lugardetrabajoafectarán,modificando el estadodesaluddelindividuo;detalmanera

quetrabajandosepuedeperder lasalud,circunstanciaqueconllevaalapérdidadela

capacidaddetrabajaryportantorepercutetambiéneneldesarrollosocioeconómico de

un país.

Loanteriorseevidenciaen la situacióndelapersona, yatodaenfermedad eincidente

dejasecuelas eincapacidades queinciden enlos procesosdeproduccióny sobreel

bienestar dela familia,lasociedad yel país.

Lascircunstanciasmencionadasjustificanla existenciadeunSISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJOalinterior de FLOTA SUGAMUXI

S.A,que planee,

ejecuteyevalúelasaccionesencaminadasaasegurarelbienestarintegraldetodos

susempleados y su ambiente.



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1. OBJETIVO El presentemanual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG -

SSTha sido elaborado basándose enla NTC ISO 45001 versión 2018, teniendo en

cuenta el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6y la resolución 0312 de 2019, y tiene por

objeto describir lasdisposiciones aplicables tomadas por laorganización para:

planear, organizar y orientar todas las actividades que contribuyan al bienestar

integral del trabajador y generen procesosdeculturaenseguridad y salud en el

trabajo con énfasisenla prevenciónyel control delos riesgos asociados a las

actividades y operaciones desarrolladas porFLOTA SUGAMUXI S.A.

2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1. Actividad Económica

LaactividadeconómicaprincipaldeFLOTA SUGAMUXI S.A,eslaprestacióndel

transporte intermunicipal colectivo regular de pasajeros; de acuerdo con el

Decreto 1607 de 2002.

2.2. Información Legal

CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa FLOTA SUGAMUXI S.A

NIT: 891.800.075 –8

Representante Legal OSCAR JAVIER CUADROS QUIROZ

Departamento Boyacá

Municipio Sogamoso

Dirección cede principal Cra 12 N° 47 – 85

Teléfono 770 24 40

ARL Positiva compañía de seguros S.A

Clase de Riesgo I y IV

ACTIVIDAD ECONÓMICA

Código 4602201 Transporte intermunicipal colectivo regular de

pasajeros; de acuerdo con el Decreto 1607 de 2002.



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2.3. Información demográfica del personal

2.3.1 NúmerodeTrabajadores.

FLOTA SUGAMUXI S.Acuentaconun totalde trabajadores, distribuidos

delasiguiente manera:

Área Hombres Mujeres Total

Administración 16 25 41

Operativa 575 0 575

Total 591 25 616

2.4. Jornadas laborales.

Área Días Horarios Descansos

Administración Lunes a Viernes

Sábados

8:00 ama5:30 pm

8:00 ama12:00 m

UnaHoray media

dealmuerzodiaria

Operativa

Conductores Lunes aDomingo

Turnos mixtos de acuerdo

a rotación. De acuerdo a rotación

2.5. Estructura organizacional.

En el organigrama de Flota Sugamuxi S.A, se evidencia que la empresa ha

designado el cargo de Coordinador de Seguridad y Salud en el trabajo para la

coordinación de las actividades relacionadas con seguridad y salud en el trabajo:

DOCUMENTO Código documento

Organigrama FS.005

2.6. Procesos desarrollados.

Flota Sugamuxi S.A, empresa de transporte terrestre de pasajeros y carga, el

serviciodetransporte de pasajeros se divide en servicio especial y básico

siempre utilizando vehículos en óptimas condiciones no solo estéticas si no

también mecánicas, además de esto siempre cuenta con personal

especializado en la operación de vehículos de transporte intermunicipal en

busca de prestar siempre el mejor de los servicios para todos nuestros

clientes.



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2.7. Materias primas e insumos.

La empresapara eldesarrollo de su actividad laboralutiliza productosterminados,

aun así utiliza una diversa cantidad de insumos para dar cumplimiento a la misión

de principal entre los más destacados están:

ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS

Implementos de Papelería Buses

Perforadoras Busetones

Calculadoras Busetas

Tónerpara fotocopiadora Taxis

Cartuchos paraimpresoras ACPM

Cintaparaimpresoradepunto Repuestos varios para vehículos

Tónerpara fotocopiadora

Losmaterialeseinsumosque seutilizancomoproductosquímicosseencuentranen el

programadealmacenamientoy manipulación desustancias químicas.

2.8. Maquinaria y equipos.

Para la prestación del servicio de transporte la empresa cuenta con un parque

automotor compuesto de la siguiente forma:

TIPO DE VEHÍCULOS UTILIZADOS

Bus

Busetas

Microbús

Camioneta

Automóvil

2.9. Reglamento interno de trabajo

La empresa cuenta con un reglamento interno de trabajo el cual se encuentra

publicado en lugares visibles de la empresa.

DOCUMENTO

Reglamento interno de trabajo



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2.10. Reglamento de higiene y seguridad industrial

Se tiene elaborado el reglamento de acuerdo a las normas emitidas por la

Dirección de Empleo y Seguridad Social del Ministerio de la Protección Social y se

encuentra publicadoen dos lugares de la empresa, es visible para todos los

trabajadores.

DOCUMENTO

Reglamento de higiene y seguridad industrial.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES Consultar capítulo 3 Norma NTC ISO 45001:2018 y Artículo 2.2.4.6.2 del decreto 1072 de 2015 capítulo 6. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1. Comprensión de la organización y de su contexto

Las cuestiones externas e internas (partes interesadas) que son pertinentes para el propósito de Flota Sugamuxi S.A. y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo se han identificado mediante la herramienta TASCOI que por las iniciales del acrónimo significa:

Transformación Son las actividades que la organización hace día a día para producir sus bienes y/o servicios

Actores Son las personas de la organización que hacen la transformación.

Suministradores o Proveedores

Personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación.

Clientes o Usuarios Aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización.

Organizadores / Owners (Dueños)

Pueden decidir cambios en la transformación de la organización.

Intervinientes Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor.

Y se relacionan en el siguiente cuadro:



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TRANSFORMACIÓN

Administración de rutas habilitadas por el ministerio de transporte y de una flota de vehículos de unos inversionistas para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros y servicio de transporte terrestre automotor especial

ACTORES

Empleados

Representantes de agencia

Asesor jurídico

Coordinador de calidad

Supervisor de ruta

SUMINISTRADORES

Propietario de vehículos (Afiliados - inversionistas)

Ministerio de transporte

Ministerio de trabajo

Estaciones de servicio

Corredores de seguros

Empresas de mantenimiento

Instituto de tránsito (licencia de conducción)

IPS exámenes médicos

Centros de reconocimiento de conductores CRC

Centros de diagnóstico automotriz CDA

Fabricantes de carrocerías

proveedores de equipos y repuestos

Contratistas y proveedores de servicios

CLIENTES Usuarios de los servicios

ORGANIZADORES

Junta directiva

Gerente general

Subgerente administrativo

Subgerente operativo

INTERVINIENTES

Ministerio de transporte

Ministerio de trabajo

Administradora de riesgos laborales

Superintendencia de puertos y transportes

Asociaciones de terminales de transportes

Policía nacional de carreteras

Competencia (Flota Macarena)

Entes certificadores

Policía de transito

Agencia nacional de seguridad

Organismos de Socorro



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Flota Sugamuxi S.A. ha identificado los procesos, actividades y funciones de la organización que afectan la seguridad y salud en el trabajo, determinando como primera instancia las interacciones de sus procesos. Los procesos asociados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentran identificados en el documento FS.004 Cadena de Valor (Mapa de procesos) y sus caracterizaciones en el Sistema de Gestión de Calidad.

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los

trabajadores y de otras partes interesadas Una vez definidas todas las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, la organización define sus necesidades y expectativas en el documento FS. 216 matriz de identificación de necesidades y expectativas de las partes interesadas, el seguimiento de esta matriz se realizará anualmente en la actividad de revisión por la dirección, si llegasen a surgir nuevas partes interesadas o necesidades y expectativas que afecten a la organización se tomaran acciones y se actualizara el documento. Los requisitos legales de la organización y de la norma NTC ISO 45001: 2018, sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, se han definido a través de la matriz de requisitos legales que hace parte de cada uno de los procesos. Ver FS. 019 Matriz de requisitos legales y de otra índole.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST

Los límites y aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo en Flota Sugamuxi S.A. se especifican en el siguiente alcance: U Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la empresa, cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma NTC ISO 45001:2018, respondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR DE PASAJEROS POR CARRETERA TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL



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4.4. Sistema de gestión de la SST

Para llevar a cabo el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo en FLOTA SUGAMUXI S.A. se aplicó el enfoque de ciclo PHVA para los capítulos auditables de la norma NTC ISO 45001:2018 así: PLANEAR: Capítulo 4, 5 y 6 (Contexto de la organización, Liderazgo y participación de los trabajadores, Planificación). HACER: Capítulo 7 y 8 (Apoyo y Operación). VERIFICAR: Capitulo 9 (Evaluación de desempeño). ACTUAR: Capítulo 10 (Mejora). Flota Sugamuxi S.A. a través de su sistema de gestión de calidad define los procesos en el documento FS.004 Cadena de valor de Flota Sugamuxi S.A, en donde se evidencian las interacciones generales entre los procesos. Para todos los procesos de Flota Sugamuxi S.A. se ha diseñado unas fichas de caracterización donde se evidencia la interacción de cada proceso con sus proveedores internos – externos, entradas, actividades, salidas y clientes. Ver caracterizaciones de cada proceso. (Ver caracterizaciones de cada proceso). 5. LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

5.1. Liderazgo y compromiso

Deseando responder a los desafíos que se presentan en el sector transporte, La gerencia de Flota Sugamuxi S.A. ve la necesidad de implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que le ayude a proyectarse como una empresa enfocada en el cuidado de sus trabajadores y en busca de su bienestar integral. Siguiendo el enfoque que da el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se ha planeado lo siguiente:

Designar como representante de la alta dirección para sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, al subgerente administrativo.

Asumir la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de lesiones y el deterioro de la salud relacionada con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables.

Definir y dar a conocer a cada uno de los colaboradores de Flota Sugamuxi S.A. sus responsabilidades con relación al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo – SGSST.



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Promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo en los trabajadores de la empresa, creando la conciencia de que la seguridad y salud en el trabajo es responsabilidad de todos.

Asignar los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Asegurar que la metodología de mejoramiento continuo: Ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) se aplique en todos los procesos de la empresa.

Establecer canales de comunicación claros que permitan que la información llegue a todos los niveles de la empresa y demás partes interesadas.

Revisar periódicamente el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para determinar oportunidades de mejora, realizar cambios y asegurar la adecuación del mismo en la empresa.

5.2. Política de la SST

La gerencia con la participación del COPASST han definido la siguiente política

de SST, directriz fundamental para la correcta gestión de aspectos relacionados

con la Seguridad y salud en el trabajo la cual es comunicada y divulgada a través

de procesos de inducción, re inducción, y por medio de carteleras informativas de

la sede de trabajo.

La política es revisada periódicamente en la revisión por la dirección; en caso que

se requiera y de acuerdo con los cambios que se presenten en materia de SST

será actualizada.


Política de seguridad y salud en el trabajo FS.065

Adicionalmente se han establecido las siguientes políticas de control y

prevención:


Política de prevención de consumo de alcohol drogas y tabaco

FS.066

Política de seguridad vial FS.067

Política de orden y aseo FS.068

Política de prevención de acoso laboral FS.069



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El área de seguridad y salud en el trabajo es la responsable de mantener actualizadas las copias de la política de SST distribuidas por la empresa y dadas a conocer a todo el personal propio y subcontratado.

5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización Lasresponsabilidadesenseguridadysalud en el trabajodetodosloscolaboradoresde

Flota Sugamuxi S.A,se encuentran establecidas enlos perfiles de cada uno de los

cargos. Ver listado maestro – perfiles de cargo.

De la misma manera la Gerencia GeneraldeFLOTA SUGAMUXI S.A

hadesignadocomo responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo ala coordinadora de seguridad y salud en el trabajo quien cuenta con

licencia de salud ocupacional vigente, a través de la siguiente acta:


Acta de nombramiento responsable del SG SST FS.074

Rendición de cuentas: A todos los trabajadores que se les hayan delegado

responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación

con su desempeño, según lo establece el siguiente procedimiento.


Procedimiento de rendición de cuentas en SST FS.166

5.4. Consulta y participación de los trabajadores

5.4.1. Procedimiento de comunicación, participación y consulta Flota Sugamuxi S.A busca fomentar la participación activa de todos los

trabajadores por medio de buenas prácticas en todo lo relacionado con seguridad

y salud en el trabajo,

Para esto cuenta con el procedimiento comunicación, participación y consulta,

dentro del cual se contempla la matriz de comunicación del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo que describe los mecanismos de comunicación en

SST (información a comunicar, Emisor, Canal, Frecuencia y Receptor) de los

diferentes aspectos a socializar, incluyendo la comunicación interna entre los



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diferentes niveles y funciones de la organización; la comunicación con

contratistas, visitantes y partes interesadas externas.


Procedimiento de comunicación, participación y

consulta. FS.167

5.4.2. Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo – COPASST

Flota Sugamuxi S.A cuenta con un Comité Paritario de Seguridad y salud en el

trabajo, dandocumplimiento a la resolución 2013 de 1986, el Decreto 1072 de 2015

y la resolución 0312 de 2019.El comité paritario se reúne mensualmente y

desarrolla actividades en seguridad y saluden el trabajo participando de manera

activa en el funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el

trabajo.


Acta de conformación del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo Copasst

N/A

Manual de conformación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo - Copasst

FS. 000

5.4.3. Comité convivencia laboral

La empresa cuenta con un comité de convivencia laboral dando cumplimiento a

loestablecido en las resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como medida

preventiva parael acoso laboral y los riesgos psicosociales. Sesiona de manera

trimestral o en casos que requieran intervencióninmediata. El comité de

convivencia cuenta con un manual en donde se establecen lasfunciones y

responsabilidades de los miembros y describe el funcionamiento del mismo.


Acta de conformación comité de convivencia laboral

N/A

Manual de conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral

FS. 000



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6. PLANIFICACIÓN

6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades La gestión de riesgos en Flota Sugamuxi S.A. se documenta y se hace seguimiento en la “herramienta de gestión de riesgos, identificación de riesgos y oportunidades FS. 217”. Con esta herramienta se hace la identificación de riesgos que permite a la organización poner en descubierto situaciones y tomar conciencia de las posibilidades y peligros que pueden enfrentar al prestar los servicios, una vez identificados los riesgos, es necesario determinar su magnitud, es decir, establecer qué tan representativos son para la organización. Para ello se analiza la probabilidad de ocurrencia o frecuencia y el impacto o potencial de pérdida que puede causar en caso de su materialización. De esta evaluación se identificaran las opciones de tratamiento (no afrontar el riesgo, reducir la posibilidad de la ocurrencia, reducir las consecuencias, transferir el riesgo, retener el riesgo) de acuerdo a lo descrito en la matriz de respuesta. Igualmente como punto de partida necesario de todo Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo la empresa cuenta conla identificacióndepeligros, valoración delriesgoydeterminacióndecontroles queconstituyeelproceso ydiagnósticoparareconocer si existenpeligros, situacionesde riesgospotencialesqueconelaportedeunfactordesencadenantepuedanproducir incidentes,enfermedades o causardañosalasaludintegraldeltrabajador,al sistema productivo, equipos o instalaciones físicas. La matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos FS. 070 Esel

resultado de la aplicación de técnicasy procedimientosparala recolección de la

informaciónsobre los factoresderiesgolaborales,la deltiempode

exposiciónaqueestánsometidos

losdistintosgruposdetrabajadores,asícomoloscontrolesexistentesalmomentode

laevaluación,lacualserealiza con el apoyo de la encuesta de identificación de

peligros FS. 160 y se realiza bajo la metodología GTC 45y se detalla en el

procedimiento IPVRDC FS. 163.


Matriz IPVRDC FS. 070

Matriz de condiciones inseguras FS. 071

Formato de reporte de actos, condiciones inseguras y sugerencias al Copasst

FS. 072

Encuesta de identificación de peligros FS.160

Procedimiento de actos y condiciones inseguras FS.162

Procedimiento IPVRDC FS.163



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FLOTA SUGAMUXI S.A en cabeza del Gerente general cumple y atiende los

requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo, como los exigidos en la

parte legal y de otra índole para el desarrollo de sus actividades.

La identificación de los requisitos legales y de otra índole aplicable a la

organización garantizando su inclusión, análisis, comunicación y evaluación

oportuna, para asegurar su cumplimiento.


Listado maestro de requisitos legales FS. 019

Procedimiento Identificación Requisitos Legales y de otra Índole

FS.165

6.2. Objetivos de la SST y planificación para lograrlos

Teniendo en cuenta la política de seguridad y salud en el trabajo, se tiene los

siguientes objetivos:



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Con el fin de lograr los objetivos de la seguridad y salud en el trabajo Flota

Sugamuxi S.A. mantiene los planes para lograrlos mediante los documentos:


Matriz de planificación de indicadores de gestión FS. 163

Plan de trabajo FS.034

7. APOYO

7.1. Recursos

7.1.1. Recursos Humanos

Losrecursoshumanosquegarantizanelcumplimiento estrictoyla planeacióny

programacióndecadaunadelasactividadesquesedesarrollarandentrodelmarco

delsistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,seráncontratadospor

laempresadeacuerdoa las necesidades y crecimientodelaempresa y tendrán un

perfil acorde a las actividades a desarrollar.

7.1.2. Recursos Técnicos

Los recursos técnicoscon quecuentalaorganización son:

Documentaciónlegalytécnica aplicable seguridad y salud en el trabajo

yoperacional requerida.

Serviciodemantenimientovehicular.

Programademantenimientoparqueautomotor.

Asesoríatécnicapermanentede laARL POSITIVA

Recursos técnicos paralacontingenciaporemergencias

Sistemade control de vehículos porGPS.

7.1.3. Recursos Financieros.

La asignación de recursos es responsabilidad de la Gerencia General, para el

desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en

concordancia con las actividades planteadas, para la parte administrativa y

operativa y losdiferentes centros de trabajo a nivel nacional. Se cuenta con un

presupuesto, el cual se puede consultar en el documento presupuesto de

seguridad y salud en el trabajo Flota Sugamuxi S.A



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Presupuesto del SG SST FS.073

7.2. Competencia

Flota Sugamuxi S.A. determina la competencia del personal a través delos perfiles de cargo, la selección, formación y evaluación, acorde a lo establecido en los procesos de talento humano. Así mismo con el fin de garantizar que todo el personal que labora en la empresa

sea idóneo para desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes

a su perfil de cargo. Flota Sugamuxi S.A en el reclutamiento exige que los

aspirantes cumplan con los atributos, formación mínima y se encuentren dentro

del perfil establecido para el cargo a ocupar.

7.3. Toma de conciencia

Flota Sugamuxi S.A. garantiza la toma de conciencia del personal a través diversos mecanismos de comunicación, sensibilización y formación, acerca del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST y la importancia de prevenir los riesgos presentes en las actividades diarias. De igual forma se debe tomar en consideración las capacitaciones que deberá

suministrársele de acuerdo a los riesgos a que está expuesto según el trabajo a

realizar, para lo cual se han definido las competencias organizacionales, de

proceso y de nivel del personal de acuerdo a los requisitos del sistema de

gestión en seguridad y salud en el trabajo y están descritas dentro del Programa

de capacitación y formación funcionarios Flota Sugamuxi S.A. liderado por el

área de Talento Humano.

Los temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo, se han definido según

los resultados obtenidos en la matriz de identificacióndepeligros,valoraciónde

riesgosydeterminacióndecontroles, el diagnóstico de condiciones de salud entre

otros.


Cronograma de programa de capacitación FS. 035

Programa de capacitación y formación

funcionarios Flota Sugamuxi S.A. FS. 044



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7.4. Comunicación Para promover la eficacia de las comunicaciones, Flota Sugamuxi S.A. ha desarrollado una matriz en la que se presentan la información a comunicar, quién, cómo y cuándo se desarrollan los procesos de comunicación en la empresa, la cual se presenta dentro del procedimiento comunicación, participación y consulta.


Procedimiento de participación, comunicación y consulta

HSEQ.10

7.5. Información documentada

Sehanestablecidolasdirectricesparala elaboración,presentación, modificación,

controlyeliminacióndelosdocumentosdelsistemadegestiónde FLOTA SUGAMUXI

S.A, bajolosrequisitosde la Norma ISO9001:2015, y el SistemadeGestión en

Seguridad y salud en el trabajo, se cuenta con un listado maestro de documentos

y registros de SST quepermite controlar las versiones vigentes de los mismos, y

define directrices dealmacenamiento, conservación y disposición final de los

registros de acuerdo a sucriticidad e importancia para el sistema, mediante


Subproceso administración documental de los procesos de la empresa

HSEQ.1

Procedimiento control de documentos HSEQ 1.1

Listado Maestro de Documentos FS.009

Igualmente FLOTA SUGAMUXI S.Ahadeterminadolospasosparalaidentificación,

elalmacenamiento,la protección, larecuperación,

eltiempoderetenciónyladisposicióndelosregistrosdel sistemadegestióndecalidad,

sistemadegestióndeSeguridady Salud en el trabajo,medianteeldocumento:


Subproceso administración documental de los

procesos de la empresa HSEQ.1



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8. OPERACIÓN

8.1. Planificación y control operacional

8.1.1. Generalidades Flota Sugamuxi S.A. planifica, implementa, controla y mantiene los procesos necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

8.1.2. Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST

Se establecelametodologíaquepermita identificaryaplicarlasmedidasdecontrol necesarias identificadas para operaciones yactividadesasociadas con riesgosy peligrosacordea laactividad económicadela empresa,paragarantizarlagestióndel riesgoentiempoymagnitud bajoeldocumentoprocedimientodecontrol operacional.

8.1.3. Gestión del cambio

Los cambios identificados en el contexto organizacional, la revisión por la dirección o planeación estratégica, se planificarán a través del procedimiento gestión del cambio y su registraran en el formato para tal fin, en el cual se plasmarán el cambio, su impacto, las actividades que se deben desarrollar, con fechas, recursos y responsables de su ejecución. De la misma manera, se dispondrán fechas para realizar seguimientos parciales y evaluación final de la gestión del cambio.


Procedimiento de gestión del cambio FS.164

Formato de Gestión del Cambio FS.194

8.1.4. Compras

Para garantizar una adecuada gestión de compras de bienes y de servicios, se ha definido, documentado y aplicado el subproceso de compras.


Subproceso compras GA.1

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias

Identificarlassituacionesdeemergencia posibles,paraconstruirlacapacidadde

respuestaacordecon losriegosypeligrosquesegeneran en la ejecucióndelas



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actividades propias de Flota Sugamuxi S.A,quepuedan potencializar una

emergencia.

Elplan deemergencia, seestructura comomodelodeaplicación en losdiferentes

centrosdetrabajo, perocaberesaltar quepara cada unodeellosse establece la

matriz de vulnerabilidadde acuerdo a lasactividades,

instalacioneslocativas,riesgosy peligros identificados.

Losdiferentesplanes de emergenciaspara cada unodelos centrosdetrabajo

establecidos enelalcancedelsistema degestiónenseguridadysalud en el trabajo.


Análisis de vulnerabilidad FS.168

Plan de emergencias Flota Sugamuxi FS.169

Pons de emergencias FS.171

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1. Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño

9.1.1. Generalidades Todas las actividades realizadas para el adecuado funcionamiento del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser medibles de tal manera

que en cualquier momento se pueda evaluar el cumplimiento de los objetivos

trazados, así como de la eficacia de los controles establecidos con el fin de

garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores de Flota Sugamuxi S.A.

Dentro del marco del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el Trabajo se

estableció una Matriz en la cual se relacionan los objetivos junto con sus

indicadores de gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del

sistema.

El seguimiento al desempeño se realiza también por medio del diagnóstico de

condiciones de salud de los trabajadores según las patologías encontradas en los

exámenes de ingreso, exámenes periódicos.




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Sub proceso gestión de indicadores. HSEQ.4

Matriz de planificación de indicadores de gestión FS.032

Herramienta del sistema de gestión en SST FS.184

Adicionalmentealsistemaselehacenseguimientosperiódicos almomentodela

realizacióndemediciones higiénicasy la implementacióndelasrecomendaciones,la

realizaciónde los exámenesmédicos deingreso y periódicos,remisión a EPSde

acuerdoacondicionesdesalud, lasjornadasdesalud en el trabajoyseguridadvial, la

implementacióndelas inspeccionesa instalaciones,EPP,botiquines, larealizaciónde

lossimulacros, entrelosmétodosdecontrol, seguimientoyverificaciónmásrelevantes

del sistema.

9.1.2. Evaluación del cumplimiento

La evaluación de requisitoslegalesse realiza utilizando el formato listado maestro

de requisitos legales FS.019 con una frecuencia semestral.

9.2. Auditoria interna

Laempresahaestablecidolametodologíaparahacerseguimientoyverificacióna

travésdeauditoríasinternas,alaimplementacióneficazdelSistemadeGestiónbajolosr

equisitosdelaNormaNTC ISO 45001: 2018 y el decreto 1072 de 2015 y

resolución 0312 de 2019bajo elprocedimiento:


Subproceso gestión de auditorías internas HSEQ.2

9.3. Revisión por la dirección

Para garantizar una adecuada planificación y revisión del Sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo se ha documentado e implementado el

subproceso de seguimiento y evaluación empresarial, Flota Sugamuxi S.A.

teniendo en cuenta la legislación vigente,asume la frecuencia de realización del

mismo mínimo una vez al año. De esta manera, se asegura la mejora continua y

la eficacia del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, también se

incluye la revisión de la política y los objetivosdel sistema.

De esta revisión se deja constancia en el Acta de Revisión del sistema de gestión.



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Subproceso de seguimiento y evaluación

empresarial. PESG.2

Acta de Revisión del sistema de gestión FS. 043

10. MEJORA

10.1. Generalidades La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestión establecidos en cada proceso y para ello se ha desarrollado una matriz de planificación en la que se interrelacionan la política de seguridad y salud en el trabajo, los objetivos, los procesos del sistema de gestión que están relacionados con los objetivos y los indicadores de los procesos que miden el logro de los objetivos. Para cada indicador se define la periodicidad de medición y la meta en un período determinado, de acuerdo con lo documentado en la ficha técnica del Indicador. Periódicamente y de acuerdo con la frecuencia de medición de cada indicador, esta matriz se mantiene actualizada desde cada uno de los procesos involucrados y en general desde el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Flota Sugamuxi S.A. realiza un completo esquema de medición, control y seguimiento mediante los indicadores establecidos en la matriz de planificación e integrados a los objetivos integrales.

10.2. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo Flota Sugamuxi S.A. establece, implementa y mantiene unos procedimientos para

reporte e investigación de accidentes laborales y analizar de incidentes con el fin

de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicables con miras a

salvaguardar la salud de los trabajadores.

Por lo anterior se establece un procedimiento para la Investigación de Incidentes y

accidentes de trabajo mediante un formato diseñado teniendo en cuenta los

parámetros establecidos en la resolución 1401 de 2007 para tal fin.


Procedimiento de reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo.

FS.172



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Formato para investigación de accidentes e incidentes

FS.173

10.3. No conformidades y acciones correctivas Lametodologíapara eliminar lascausasde noconformidadesreales opotenciales,a

travésdeaccionescorrectivas,preventivasodemejora eficaces enprodeuna

implementacióneficazdelSistemadeGestiónbajolosrequisitosdelaNormaISO

9001:2015, elsistemadegestiónycontroldeseguridad y salud en el trabajo bajola

normaNTC ISO 45001: 2018Seencuentraestablecidoeneldocumento:


Registro de acciones para la mejora FS.015

Subproceso de acciones de mejora HSEQ. 3

10.4. Mejora continua

La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicadas, el control a los objetivos del sistema de gestión, los resultados de las auditorías internas, seguimiento al desempeño de los procesos, acciones correctivas y de mejora y los resultados de la Revisión por la Dirección mejorando así el comportamiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con el fin de evitar la materialización de los riesgos. 11. LISTADO DE DISTRIBUCIÓN Y/O DIVULGACIÓN

VERSIÓN CARGO VERSIÓN CARGO

5 Junta directiva. 5 Gerencia General.

5 Subgerente Administrativa 5 Subgerente Operativo

5 Todos los empleados

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO



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1 12/12/2014 Original según decreto 1443 2014

2 06/11/2015 Se realizan modificaciones según decreto 1072 2015

3 10/09/2016 Se adiciona los requisitos de OSHSAS 18001

4 20/10/2017 Se cambian algunos códigos de documentos, y se cambia el nombre al documento “documento que contiene los programas de salud ocupacional”

5 27/05/2019

Actualización del documento de acuerdo a la estructura de la norma NTC ISO 45001: 2018, en la articulación con el decreto 1072 de 2015 y la resolución 0312 de 2019. Se cambia el nombre del documento.

13. APROBACIONES

ELABORO REVISO APROBÓ

Leydi Geraldine Rodríguez Coordinadora SST

Segundo Emiliano Ramírez Subgerente Administrativo

Ing.Oscar Javier Cuadros Gerente General

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN … FLOTA SUGAMUXI/DOC… · Las cuestiones externas e internas (partes interesadas) que son pertinentes para el propósito