MANUAL DEL USUARIO SPMyE (Sub -Proyectos) · 2 Manual de Usuario SPMyE - Delia Baltazar Ver04. El proyecto contribuye a mejorar las condiciones de vida de las familias y comunidades

MANUAL DEL USUARIO

SPMyE (Sub -Proyectos)

Sistema Integral de Seguimiento,

Monitoreo y Evaluación- (SISME)

del Proyecto: Biocultura y Cambio Climático

Elaborado por:

QUATRIM S.R.L.

Calle Lanza N° 182 entre Ramón Rivero y Oruro

Edificio SHACHELLY Piso 1-A · Zona Norte

Teléfono: 4521548 - Celular: 70727196

MANUAL DE USUARIO DEL SISME – Biocultura y CC

I

Manual de Usuario SPMyE - Delia Baltazar Ver04.

ÍNDICE

I. ANTECEDENTES ............................................................................................................................ 1

II. INTRODUCCION AL SISTEMA ........................................................................................................ 3

III. SPMyE - SISTEMA DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN ............................................ 4

1. ¿Cómo ingresar al SPMyE – Sistema de Planificación, Monitoreo y Evaluación? ........................................4

2. Mapa del Sistema SPMyE. ............................................................................................................................5

3. Registro de Proyectos ...................................................................................................................................1

4. Registro del Marco Lógico ............................................................................................................................4

5. Registro de la Matriz de Rastreo de Indicadores – MARIN ....................................................................... 11

6. Registro del Plan Operativo Anual – POA .................................................................................................. 18

7. Registro del Seguimiento a Actividades del POA - (Actividades operativas) ........................................... 27

8. Registro de Monitoreo a Indicadores de Producto (Output) .................................................................... 32

9. Registro de Evaluación a Indicadores de Finalidad, Impacto y Efecto (Outcomes). ................................ 34

10. Gestión de Informes .................................................................................................................................. 37

11. Generación de Reportes ............................................................................................................................ 46

11.1. Documentos .......................................................................................................................................... 46

11.2. Reportes de Avance .............................................................................................................................. 51

1. Seguimiento al POA.- ................................................................................................................................................................. 52

2. Monitoreo a indicadores de Producto ....................................................................................................................................... 55

3. Evaluación a indicadores de Impacto y Efecto ........................................................................................................................... 55

4. Ejecución Financiera y Física de Efecto/Producto ...................................................................................................................... 63

5. ICE (Índice Costo Eficiencia) ....................................................................................................................................................... 71

12. Registro de Usuarios .................................................................................................................................. 74

13. Registro de Permisos ................................................................................................................................. 77


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Sistema Integral de Seguimiento, Monitoreo y Evaluación del

Proyecto: BIOCULTURA y Cambio Climático

I. ANTECEDENTES

La Asociación Boliviana para el Desarrollo Rural (Pro-Rural) a través del contrato establecido con la

Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE), ha adquirido el mandato de facilitar la

implementación de 27 sub-proyectos locales o Sistemas de Vida (SdV) en el marco del Proyecto

Biocultura y Cambio Climático (PBCC).

Chuquisaca – 4 Municipios: Mojocoya, Presto, Villa Abecia y Villa Serrano

Cochabamba – 8 Municipios: Bolívar, Colomi, Independencia, Mizque – Raqaypampa, Morochata, Pojo, Totora y Vacas

La Paz – 6 Municipios: Apolo, Charazani, Huatajata, Puerto Acosta, Puerto Pérez y Santiago de Huata

Oruro – 1 Municipios: Curahuara de Carangas - Turco

Potosí – 3 Municipios: Sud Lípez, Toro Toro y Villazón.

Tarija – 2 Municipios: El Puente y Yunchara. En este sentido, se han gestado contratos de co-gestión con Gobiernos Municipales, Beneficiarios y

Socios Ejecutores. Cada uno de estos contratos incorpora los alcances de cada sub-proyecto en el marco

lógico del mismo.

Como parte del mandato establecido con COSUDE, Pro-Rural ha desarrollado instrumentos de

acompañamiento que permiten asesorar a Gobiernos Municipales, Beneficiarios y Socios Ejecutores en la

ejecución de los SdV. Así, como parte de la etapa de transición se ha diseñado el Sistema Integral de

Seguimiento, Monitoreo y Evaluación (SISME), que articulado a la planificación de la estrategia de

cooperación de COSUDE y los indicadores del Mecanismo Conjunto de Adaptación y Mitigación del

Cambio Climático (MCAM), presenta los conceptos y procedimientos que permiten asegurar el logro de

los impactos, efectos, resultados y productos planteados en los marcos lógicos de cada sub-proyecto.

Una buena parte de la implementación del SISME se realizará en el seno de Pro-Rural, no obstante se

hace necesario complementar las capacidades institucionales propias con otras desarrolladas por

instituciones socias y con apreciaciones externas que retroalimenten el desarrollo de los SdV.

En este marco, es necesario contar en una institución que brinde el soporte a la UAT de Pro-Rural en el

diseño e implementación posterior de una plataforma informática para el SISME. Esta plataforma,

deberá ser el instrumento de planificación y retroalimentación a diferentes niveles de la implementación

del Proyecto Biocultura.


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El proyecto contribuye a mejorar las condiciones de vida de las familias y comunidades rurales vulnerables de la región andina de Bolivia en un entorno de CC. Su objetivo es: Fomentar las capacidades institucionales para la implementación y el financia-miento sostenible de la Resiliencia Climática y el desarrollo integral de comunidades rurales vulnerables a los efectos del CC de Bolivia a través de la implementación de Planes de CC con enfoque de resiliencia para vivir bien. Los objetivos específicos del Proyecto Biocultura en su Fase 2, son los siguientes:

a) Fortalecer al MMAyA en sus capacidades institucionales para la implementación de los Consejos Sectoriales de Medio Ambiente y el seguimiento a la implementación de los mecanismos conjunto y de adaptación a través de planes de resiliencia climática para vivir bien.

b) Fortalecer a la APMT en la implementación de la Ley 300, especialmente en cuanto al buen funcionamiento del FPMT y la implementación de los mecanismos adaptación y el mecanismo conjunto de mitigación y adaptación para la gestión integral de bosques y la madre tierra.

c) Posicionar el modelo boliviano del Vivir Bien en armonía y equilibrio con la Madre Tierra en el ámbito internacional, visibilizando las experiencias de terreno en la aplicación concreta del Mecanismo Conjunto y Adaptación referente al CC.

d) Apoyar a los Gobiernos Departamentales con AT y con acompañamiento de la APMT en la formulación e implementación de planes departamentales de cambio climático para vivir bien con enfoque de resiliencia climática, incluyendo la aplicación de los mecanismos conjunto, y adaptación para la gestión integral de bosques y la madre tierra.

e) Apoyar la gestión local para la implementación de Planes de Resiliencia climática para el vivir bien en 25 territorios / sistemas de vida y su adscripción a los Mecanismos Conjunto y de Adaptación en 400 comunidades con 15.000 familias vulnerables.

En este marco, UAT PRO-RURAL contrata los servicios de nuestra Empresa QUATRIM SRL para desarrollar e implementar el Sistema de Monitoreo y Evaluación del proyecto Biocultura y Cambio Climático a nivel municipal, vinculando los sistemas de monitoreo de la Cooperación Suiza (financiador)


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II. INTRODUCCION AL SISTEMA

El SISME ver 1.2 es un Sistema Integral de Planificación, Seguimiento, Monitoreo y Evaluación de Proyectos sociales desarrollado en PHP y MySql (software libre). El Sistema del proyecto Biocultura y Cambio Climático, está diseñado en 3 módulos los cuales son:

MÓDULO 1. SPMyE – Sistema de Planificación, Monitoreo y Evaluación, en este primer módulo

se le permite a los usuarios, primero registrar TODOS los datos vinculados a la PLANIFICACION,

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN de los indicadores. Segundo el usuario también

puede revisar los INFORMES y REPORTES de los sub proyectos y la valoración de los indicadores

procesados.

MÓDULO 2. SED – Sistema de Entrada de Datos, en este segundo módulo se le permite a los

usuarios registrar TODA la información recolectada en las evaluaciones y monitoreo realizadas

en el año a través de herramientas (formularios) llamados TOOL’s, las cuales están relacionadas

a los indicadores del Marco Lógico de cada sub proyecto.

MÓDULO 3. SISME GLOBAL – Sistema Integral de Seguimiento, Monitoreo y Evaluación, en este

tercer módulo también se le permite al usuario, primero registrar TODOS los datos vinculados a

la PLANIFICACION, MONITOREO Y EVALUACIÓN de los indicadores. Segundo el usuario también

puede revisar los INFORMES y REPORTES de los sub proyectos y la valoración de los indicadores

procesados. Los módulos 1 y 2 alimentan el Proyecto global que es BIOCULTURA.

En este manual veremos el MÓDULO 1. SPMyE – Sistema de Planificación, Monitoreo y Evaluación.


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III. SPMyE - SISTEMA DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN

1. ¿Cómo ingresar al SPMyE – Sistema de Planificación, Monitoreo y Evaluación?

Ingresar al Sistema.-

a) Link: http://quatrim.org/sisme/biocultura_cc/spmye/

b) Introducir el nombre de Usuario y Contraseña del USUARIO

Cuenta de Usuario Visitante General:

Invitado y/o visitante:

Usuario: visitante

Contraseña: 123

c) Se observa la siguiente interface:, los menús de : Sub Proyectos, Marco Lógico, MARIN,

Línea Base, POA, Seguimiento, Monitoreo, Evaluación, Gestión de Informes, Reportes,

Usuarios y Permisos.

http://quatrim.org/sisme/biocultura_cc/spmye/

mailto:[email protected]


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2. Mapa del Sistema SPMyE.

a) El siguiente grafico nos muestra la estructura y como están relacionados los menús

entre sí.

b) Existen tipos de menús, los cuales son:

Menús de Planificación: Subproyecto, Marco Lógico, MARIN (Línea Base –

interno) y POA.

Menús de Mantenimiento (ejecución): Seguimiento (act. POAs), Monitoreo (ind.

Producto) y Evaluación (ind. Efecto, Impacto y Finalidad)

Menús de datos Cualitativos: Gestión de Informes (Informes subidos al sistema –

en la nube – se puede descargar en cualquier momento y lugar)

Menú de Reportes: El sistema genera de forma automáticamente los reportes de

avance, haciendo una comparación entre lo ejecutado (mantenimiento) versus lo

Planificado.


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3. Registro de Proyectos

a) Seleccionar el menú: Sub Proyectos (Ficha de Proyectos)


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b) Clic izquierdo en: + Insertar Ficha de Sub Proyecto

c) Llenar la información correspondiente del proyecto en la ficha.

d) Si el proyecto ya existe y se quiere EDITAR clic en el segundo icono de opciones, para

VER (visualizar) clic en el primer icono y para ELIMINAR toda la ficha clic en el tercer

icono (basurero).


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Secciones:

Título del Sub proyecto: escribir el nombre del sub proyecto.

Datos generales: se debe completar los campos con nombre del Responsable del proyecto,

Duración del proyecto, Cobertura, Presupuesto, Número de beneficiarios, Socios y Acciones

estratégicas.

Nota: Al introducir los datos del presupuesto, tomar en cuenta q el sistema considera el punto (.) como número

decimal (10000.59), si el número es entero (100000) escribir sin punto ni coma (con coma (,) lo considera un

Texto/palabra).

Archivo: en este campo se puede subir archivos de cualquier tipo y también eliminar si se

requiere.

Encargados: este campo rescata los nombres de usuarios guardados con tipo de usuario

“SUB PROYECTO”, al darle check al nombre, esa persona solo podrá ver su proyecto y no

la de los demás.

Finalmente, clic izquierdo en Insertar o Guardar (para guardar nuevo sub proyecto o si se

está editando el sub proyecto) o Cancelar (para cancelar edición del sub proyecto).


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4. Registro del Marco Lógico

a) Seleccionar el menú: Marco Lógico

b) Seleccionar el segundo icono EDITAR de la columna Opciones para introducir la

información del marco lógico del sub proyecto en cuestión. Para VER (visualizar) el

primer icono y ELIMINAR el tercer icono.


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c) Clic izquierdo en Insertar Nivel Finalidad

d) Introducir el nombre de la finalidad –Insertar


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e) Se observa una tabla con 6 columnas, esta estructura es para los 3 niveles: FINALIDAD,

IMPACTO (Objetivo General), EFECTO (Outcomes) y PRODUCTO (Outputs). De las 6

columnas 4 de ellas tienen cajas de texto en blanco (EDITABLES), las columnas son:

1. Nombre, rescata el nombre del nivel

2. Descripción, se debe introducir la descripción y/o objetivo general de los

indicadores relacionados con este nivel.

3. Indicadores, se debe introducir los indicadores relacionados con este nivel.

4. Medios de verificación, introducir los medios de cómo se verificara el avance

del indicador.

5. Supuestos, introducir las herramientas con las que se cuenta y la información

de referencia que se tiene del indicador.

6. Opciones: tiene 4 iconos, para introducir más indicadores y medios de

verificación usar el primer icono y para eliminar los indicadores y medios de

verificación usar el segundo icono; para guardar por nivel usar el tercer icono

(disquet) y finalmente para eliminar todo el nivel usar el cuarto icono

(basurero). Se recomienda ir guardando en cada nivel a medida que se va

avanzando al introducir la información.


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f) Clic izquierdo en Insertar Nivel Impacto (Impacto - objetivo general), seleccionar e

Insertar.


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g) Clic izquierdo en Insertar a Nivel Efecto (outcomes), seleccionar e Insertar


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h) Clic izquierdo en Insertar a Nivel Producto (outputs).

i) Se observa una lista con los efectos registrados en el Marco Lógico, se debe seleccionar

el EFECTO al cual este producto esté vinculado. – Insertar


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j) Se observa la misma tabla con 6 columnas, que vimos en los otros niveles con una

diferencia en la columna de OPCIONES (1 icono mas):

1. Opciones: tiene los iconos, para introducir más indicadores y medios de

verificación usar el primer icono; para eliminar los indicadores y medios de

verificación usar el segundo icono; para crear Actividades Estratégicas, estas

trascienden el año o sea abarcan todo el ciclo del proyecto, usar el tercer icono

(+Act.); para guardar por nivel clic en el cuarto icono (disquet) y finalmente

para eliminar todo el nivel usar el quinto icono (basurero).

k) Al insertar una actividad estratégica, se creara una nueva tabla con 5 columnas las

cuales son:

Nombre: escribir el nombre de la actividad estratégica

Fecha Inicio: La fecha en que iniciara esta actividad, seleccionar del calendario (día, mes y año).

Fecha Final: La fecha en que se finalizara la actividad, seleccionar del calendario (día, mes y año).

Monto Presupuesto Bs.: Escribir el monto del presupuesto asignado para esta actividad.

Opciones: 2 iconos por cada actividad, para guardar la actividad clic en el primer icono (disquet)

y para eliminar la actividad usar el segundo icono (basurero).

l) Clic izquierdo en GUARDAR al final de la Matriz del Marco lógico para guardar todo en

general o en CANCELAR para salir sin guardar.


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5. Registro de la Matriz de Rastreo de Indicadores – MARIN

a) Seleccionar el menú: MARIN (Matriz de Rastreo de Indicadores).

b) Seleccionar el segundo icono de la columna Opciones para introducir (editar) la

información de la MARIN del proyecto en cuestión. Para ver (visualizar) el primer icono

y eliminar el tercer icono.

c) Se observa una tabla con 4 pestañas: Finalidad, Impacto, Efectos y Producto.


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d) Para introducir las fechas de evaluación y/o monitoreo en cada indicador respectivamente, primero se debe poner el número de fechas que se harán dichos eventos en todo el tiempo que dure la Fase del Proyecto. Clic izquierdo en Insertar y Ok para confirmar las fechas o clic en Cancelar.

e) El punto d) se realiza en cada uno de los indicadores de las 4 pestañas mencionadas anteriormente.


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f) Seleccionar una opción de tipo de indicador de la lista desplegable “Tipo de valor del

Indicador” (se tiene 5 opciones) de cómo se calculara el indicador, esto dependiendo

del tipo de valor que el indicador requiere reportar:


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1: Si / 2:No (existe / no existe)

Porcentaje % (5, 10, 15,….50, 100)

Índice 0 – 1 (0.2, 0.5, 0.7, … 1)

Escala (0, 1, 2, ...n) (bajo, medio,.. alto)

Valor absoluto (0.5, 1, 3.5, 3, …etc.)

g) Introducir una fecha y valor para cada año creado

Nota: en los tipos de valor del indicador llamado Valor absoluto e Índice pueden ser

números decimales – con punto (.) no coma (,).

h) Seleccionar una opción (1 - 2) esto es para tener los datos de la Situación actual y la

Situación esperada en MALIB - Línea Base.

Nota: 1 es igual a Acumulativo: suma todos los valores de cada año; 2 es igual a No

Acumulativo: retiene el valor del primer año y del último año.

i) Clic izquierdo en el primer icono (disquet) para guardar y el segundo (basurero) para

eliminar, por fila.


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j) Clic izquierdo GUARDAR o en CANCELAR, al final para guardar en global (todas las

pestañas) o cancelar edición.

k) Clic en el primer mensaje que dice: “¿Está Seguro de guardar todos los datos?” - OK.

l) Clic en el segundo mensaje que dice: Desea crear MALIB? - OK.


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m) El sistema redirecciona la MARIN y abrirá el menú Línea Base, en este menú no se

puede editar es solo una vista de la Situación Actual y la Situación Esperada (a donde

se quiere llegar), si se quiere modificar la línea base, clic en Ver MARIN, y volverá al

menú MARIN para editar las fechas y valores de cada indicador.


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n) También se puede seleccionar la opción de volver y retornas a la lista de los sub

proyectos. Puedes seleccionar otro proyecto para ver su línea base en Ver MALIB.


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6. Registro del Plan Operativo Anual – POA

a) Seleccionar el menú: POA, seleccionar el proyecto al cual se introducirán los datos del

POA.

b) Se observa en la tabla: el nombre del proyecto, su duración, presupuesto. En la

columna estado (1: No hay) y en la columna opciones 2 iconos. El primer es para la

visualización (vista) del POA y el segundo es para crear un POA.

c) Si no existe un POA, se debe crear uno (clic izquierdo en el segundo icono de opciones),

si ya existe una versión de POA y se quiere editar (continuar introduciendo datos en el

mismo POA), clic izquierdo en el segundo icono de opciones y seleccionar la versión del

POA. Si se quiere eliminar el POA, clic en el último icono (basurero) de opciones.


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d) El POA rescata las actividades estratégicas que se introdujeron en el Marco Lógico, y

debajo de las mismas aparece una fila para introducir actividades operativas, si se

requiere más filas de actividades operativas, clic izquierdo en el icono que se encuentra

en la última columna (+OP).


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Los datos que se debe introducir en la ACTIVIDAD OPERATIVA son:

Descripción de la actividad estratégica/operativa – ej. Capacitación

(Capacitación en temas de cambio climático)

Responsable – quien estará a cargo de desarrollar y/o reportar dicha actividad.

Unidad de medida – como se medirá la actividad (presupuesto - pagos, cantidad

– número de talleres, etc.). Ej. Nro. capacitaciones

Meta fase – dependiendo la unidad, se introduce un valor de cuanto costara o

cantidad que se realizaran en el transcurso del proyecto (4 años). Ej. Gestión

2016 al 2019 – 50.

Meta año actual – esto depende de la meta fase, pero solo se introduce lo que

se realizara en la gestión actual. Ej. Gestión 2017 – 10.

Cronograma – se debe introducir los valores en los meses que se realizara la

actividad (datos numéricos, no letras). Ej. Feb – 2, Abr – 2, Jun – 2, Ago – 2 y Oct

– 2.

Fuentes de financiamiento – introducir los montos en Bs. en las columnas de las

fuentes de financiamiento, esto si financian dicha actividad (considera

recomendaciones 1 y 3). Ej. COSUDE – 7000, GAM – 2000, BENEFICIARIOS – 500

y SOCIO EJECUTOR – 700.

Total – el sistema calcula automáticamente los montos TOTALES de las fuentes

de financiamiento por actividad operativa. Esto es para las actividades

estratégicas va lo mismo, suma todos los montos de las actividades operativas

dentro de una misma y a nivel de producto, suma todos los totales de las

actividades estratégicas. Finalmente a nivel total del POA Global, suma el

financiamiento de cada fuente.


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e) Para guardar la primera versión del POA: Si ya se terminó de introducir los datos y/o se

quiere guardar para luego continuar introduciendo otro día, clic izquierdo en el botón

GUARDAR al final de la planilla, saldrá una ventana escribir la gestión a la que

pertenece el POA (por defecto del sistema, siempre aparecerá el año actual (cambiar si

se requiere) – el sistema guardara con versión 1. (Ej. Poa 2017 v1).


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f) Si se quiere editar un POA existente, seguir los siguientes pasos: seleccionar el segundo

icono de la columna opciones – en la ventana que aparecerá seleccionar el POA (Por

defecto el sistema solo mostrara los Poas que estén con estado de elaboración (2.-En

Elaboración).


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g) Cuando se edita un POA, el sistema nos despliega un comando de botones el cual nos

ayudara a desplazarnos de izquierda a derecha (paso a paso - inicio y fin) y abajo un

botón de guardar, para ir guardando la información en la misma versión. Se recomienda

cambiar de versión si se hizo una introducción de datos masiva, esto para tener un

respaldo si por error se borrara una versión.


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h) El sistema Preguntara si se quiere remplazar de versión (Poa 2017 v1), si la respuesta

es OK, se remplazara la versión a v2.

Nota 1: no se debe escribir nada, el sistema automatiza las versiones

Nota 2: El sistema permite crear los POAs y versiones que uno requiera, pero los

proyectos solo deberían tener 2 los que iniciaron en 2016 y 1 los que iniciaron en 2017.

i) Y cuando se cambia de gestión se guardara como una versión inicial de otro POA en la

lista de versiones (POA 2018 v1).


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j) Una vez que se finalizó de introducir toda la información del POA para la gestión actual.

El responsable de monitoreo debe validar la información cambiando el estado del POA

de (2.- En Elaboración) a aprobado (3.- Aprobado). Al hacer este cambio el usuario solo

podrá visualizar el POA, y no podrá hacer cambios, es decir no podrá editar ni eliminar

el POA.


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k) Si hubiera algún cambio se debe seguir un protocolo: enviar una solicitud al

responsable de monitoreo de que actividades se realizaran cambios y su justificación

(por que el cambio). Si el cambio es justificado, se cambiara el estado a EN

ELABORACION, y una vez que se realice el cambio se deberá cambiar el estado a la

opción 4: AJUSTADO APROBADO. Esta opción es para decir que se hizo ajustes, pero

que está aprobado.


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7. Registro del Seguimiento a Actividades del POA - (Actividades operativas)

a) Seleccionar el menú: Seguimiento.

b) Seleccionar el proyecto al cual se introducirán los datos del Seguimiento. Clic izquierdo

en Versiones Poa (1), si hubiera más de una versión de POA, seleccionar la versión en

la cual se hará el seguimiento.

Nota: Como el sistema nos permite crear los POAs y versiones que uno requiera, pero los

proyectos solo deberían tener 2 los que iniciaron en 2016 y 1 los que iniciaron en 2017,

lo mismo va para los seguimientos, ya que la información que rescata es del POA.


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c) Seleccionar el segundo icono (editar) de la columna opciones.


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d) El sistema rescata las actividades operativas introducidas en el POA, considerar que si

se introdujo muchas actividades operativas se deberá hacer seguimiento a todas ellas.

e) Se observa que también rescata la variable Meta año actual (cantidad de

capacitaciones) y el presupuesto Total Bs. que cuesta cada actividad (como referencia

del POA).

Debajo de cada actividad aparece una tabla para introducir los datos de ejecución FISICA y FINANCIERA

para todos los meses del año (Enero a Diciembre).

Nota: Se recomienda introducir los avances al final de cada mes, esto para realizar un seguimiento

eficiente del avance FISICO y FINANCIERO de la actividad y tomar medidas a futuro

f) En E. FISICA - Se debe introducir valores numéricos, es decir cuánto de la actividad se

realizó hasta la fecha actual. Siguiendo el ejemplo anterior (Capacitación en temas de

cambio climático) Ej. Mar – 2, May – 2, Jul – 1, Ago – 2.

g) En E. FINANCIERA - se debe introducir valores numéricos en bolivianos y

preferiblemente números enteros sin decimales, es decir cuánto se invirtió (costo) en la

actividad para realizarlo cada mes hasta la fecha actual. Siguiendo el mismo ejemplo:

(Capacitación en temas de cambio climático) Ej. Mar – 1000, May – 1000, Jul – 700, Ago

– 1200.


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h) Para guardar los datos del seguimiento de las actividad operativas, clic izquierdo en el

icono (forma de DISQUET) al final de cada Actividad Estratégica. Se guardara todas las

actividades operativas vinculadas a la actividad estratégica. Para retornar a la lista de

Poa’s, seleccionar la variable Lista de POA’s.

i) Si se quiere visualizar el seguimiento, seleccionar el primer icono de la columna

opciones.


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8. Registro de Monitoreo a Indicadores de Producto (Output)

a) Seleccionar el menú: Monitoreo

b) Clic izquierdo en el segundo icono de la columna Opciones, para editar y/o introducir

los datos de Fecha y Valor.


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c) Clic izquierdo en el icono (+) para incrementar fecha y valor en el indicador; y Clic en (-)

para disminuir/eliminar.

d) En la última columna se puede ver el tipo de valor del indicador (en este caso es:

Porcentaje %), es decir cómo se va a reportar (Ver punto 5. Registro de MARIN).

e) Clic izquierdo en el icono (disquet) por ir guardando las fechas y los datos de todos los

indicadores de producto, por producto.

f) Clic izquierdo en GUARDAR para guardar todo y/o en CANCELAR, para cancelar

edición.


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9. Registro de Evaluación a Indicadores de Finalidad, Impacto y Efecto (Outcomes).

a) Clic izquierdo en el menú: Evaluación

b) Clic izquierdo en el segundo icono de la columna Opciones, para editar y/o introducir

los datos de Fecha y Valor


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c) Clic izquierdo en el icono (+) para incrementar fecha y valor en el indicador; y Clic en (-)

para disminuir/eliminar.

d) En la última columna se puede ver el tipo de valor del indicador (en este caso es:

Porcentaje %), es decir cómo se va a reportar (Ver punto 5. Registro de MARIN).


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e) Clic izquierdo en el icono (disquete) para guardar las fechas y los valores de los

indicadores, por nivel de finalidad, Propósito y Efecto.

f) Clic en GUARDAR, para guardar de forma global; o clic en CANCELAR, para cancelar la

edición.


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10. Gestión de Informes

a) Seleccionar el menú: Gestión de Informes

Nota.- en este menú se visualiza los informes subidos al sistema (DATOS CUALITATIVOS), los

cuales se pueden descargar, comentar y enviar a otros a través del correo electrónico (email).

b) Clic izquierdo en el icono de opciones (Ver detalle), para entrar a los informes del

proyecto.


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c) Existe 4 tipos de informes por cada proyecto: Trimestral, Semestral, Visita de campo y

Visita de Visibilización. Cada tipo de informe tiene un submenú interno donde se

observa las veces que se debería subir el informe, los cuales son: Trimestral (trimestre

1 y 3), Semestral (Semestral 1 y 2), Visita de Campo (varios por gestión) y Visita de

Visibilización (varios por gestión). Ver tabla

Tipo de Informes Primera Entrega 1 Segunda Entrega 2 Tercera Entrega 3 Cuarta Entrega 4

1. Trimestral Final Marzo Final Septiembre

2. Semestral Final Junio Final Diciembre

3. Visita de campo Por gestión actual

4. Visita de Visibilización Por gestión actual

d) Para ver los informes, seleccionar en Ver para ver los informes de algún tipo. En

ejemplo: Informes Trimestrales


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e) Se visualiza los 2 trimestres, seleccionar uno y clic en Ver informes (0), si hubiera algún

informe diría (1).


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f) Clic en la opción Cargar informe.

g) Llenar la ficha con la información correspondiente:

Titulo – es el nombre del documento que se está enviando

Email Destinatarios – para quien está dirigido, pueden ser varias personas

(separar con una coma)

Email Responsable –quien es el que envía (EMAIL)

Archivo – clic en examinar para buscar el archivo (Word, Excel, Imagen, Power

point) en el computador.

Fecha - seleccionar en el calendario la fecha que se está enviando el informe.

Descripción – una breve explicación de que trata el informe (opcional). Pero al

tener la descripción en la notificación que llega al correo electrónico se puede

entender un poco de que trata el informe que se subió al sistema

Clic en Insertar para guardar y enviar o clic en Cancelar para cancelar él envió.


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g) A los destinatarios (Email) que se introdujo en la ficha les llega un mensaje a su correo

para notificarles que se subió un informe, con los siguientes datos: quien lo envió

(usuario), título, fecha y la descripción. Si no se encuentra en la bandeja de Entrada,

revisar SPAM (correo no deseado).


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h) Cuando se lee el informe en el sistema hacer un clic en el icono No leído (rojo),

aparecerá un mensaje: Quiere Marcar el informe como leído? – OK y se cambiara a

leído (verde). En la columna de lado: “Leído Por” apareceré el nombre de la persona

que ha leído el informe


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PLANILLA DE OBSERVACIONES. Los informes que se suben y presentan tiene un formato específico de

los títulos/secciones (Campos de análisis) que cada informe debe tener, es decir los 4 tipos de informes

(todos lo tienen).

En esta planilla se puede introducir los comentarios generales y las medidas que se tomó para

solucionar por cada sección (Campos de análisis), el sistema guarda estos datos con el nombre del

usuario que introduce los datos.

i) Para ver la planilla, Seleccionar el primer icono (Check list) de la columna opciones, esto

si se quiere dar observaciones y comentarios.

j) Seleccionar la opción de +Obs. Para crear más filas de comentarios y medidas a tomar.

k) Si se quiere eliminar el comentario, seleccionar el icono al final de la fila (basurero).

l) Seleccionar el botón de Guardar, para guardar los datos. El sistema enviara una

notificación al responsable que subió el informe para que pueda revisar y responder

con las medidas que tomo para subsanar la observación.

m) Por ultimo si se quiere IMPRIMIR, seleccionar el botón de Imprimir, en la parte de

arriba y el sistema exportara la planilla en formato Excel.


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De vuelta en el menú, en la columna de opciones se tiene otros iconos que son:

n) Si se quiere VER la información del informe y comentar, hacer clic en el segundo icono

(Ver detalle) de opciones, para DESCARGAR el informe (archivo adjunto) seleccionar el

tercer icono (nube) y para ELIMINAR todos los datos del informe subido (adjunto,

planilla de observaciones y comentarios), seleccionar el ultimo icono (basurero).


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11. Generación de Reportes

a) Seleccionar el menú: Reportes

b) En la columna Opciones se observa 2 tipos de reportes: Reportes de Avance y

Documentos.

11.1. Documentos

Nota.- En este menú se puede descargar e imprimir en Excel (.xlsx) la información de planificación del

proyecto que se introdujo en el sistema.

Se tiene los siguientes reportes:

Ficha de proyectos

Marco lógico

MARIN (Matriz de Rastreo de Indicadores)

Línea base

POA


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Seleccionar Documentos

Seleccionar la impresora, para descargar el reporte que se requiera en Excel (.xlsx)


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1. Ficha de proyecto.-

2. Marco Lógico.-


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3. MARIN – Matriz de Rastreo de Indicadores.-

4. Línea Base – Matriz de Línea Base.-


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5. POA – Plan Operativo Anual.-

Nota: para imprimir el POA (puede haber más de un POA, ya que este reporte se guarda por versiones y

por cada gestión). Primero, seleccionar la versión del POA que se quiere imprimir, el sistema siempre nos

mostrara la última versión de cada gestión.


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11.2. Reportes de Avance

Son reportes que toman los datos que se introdujo en la planificación y los datos que se introdujeron

en la ejecución para finalmente darnos los resultados (%, gráficos, números, etc.) con todos los

cálculos ya realizados. Se exportan en formato Excel y son los siguientes:

Nota.- se puede ver los reportes de: Seguimiento, Monitoreo, Evaluación, Ejecución Financiera e ICE

de cada proyecto.

a) Seleccionar el menú: Reportes de avance


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1. Seguimiento al POA.-

a) Seleccionar el icono (impresora), saldrá una lista de POAs, si hubiera más de una versión

de POA, seleccionar la versión de la cual se quiere ver el reporte (seleccionar: Ver

Reporte).


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b) Aparecerá una planilla (ver figura anterior), el sistema rescata a nivel de la actividad

operativa los datos de Meta año actual (10) y el presupuesto Total Bs. (10200) y por

cada actividad operativa se visualiza 3 tablas, que son:

1. Planificación.- son los datos introducidos en el Cronograma del POA (anual).

2. Ejecutado.- son los datos introducidos en el Menú seguimiento, en las filas de

ejecución Física y Financiera.

3. Reporte.- son los cálculos que hizo el sistema, tomando los datos de lo planificado y

lo ejecutado. El resultado que se obtiene es en porcentajes (%), y es para cada mes

si hubiera dato. El cálculo es el siguiente:

o E. Física % - (2/10 = 0,20 * 100 = 20 %), entonces, decimos lo siguiente: si en

marzo se hizo 2 Capacitaciones, y la meta año actual es de 10 capacitaciones,

se debe dividir dando un total de 0,20; este dato es decimal así que lo

multiplicamos por 100, para obtener un dato en porcentaje (20 %).

o E. Financiera % - (1000/10200 = 0,0980n * 100 = 9,8 %), entonces, decimos lo

siguiente: si en marzo se gastó un monto de 1000 bs, y el presupuesto Total

para esa actividad es de 10200 bs. Se debe dividir dando un total de 0,0980....;

este dato es decimal así que lo multiplicamos por 100, para obtener un dato

en porcentaje (9,8).

o Se realiza el mismo cálculo para cada mes.

o Para el total de cada actividad operativa. En la columna Total podemos ver

que hasta la fecha solo se realizó 7 capacitaciones de las 10 capacitaciones

programadas (70 %) y que se gastó (costo de la actividad) un monto de 3900

bs. (38,2 %) del presupuesto asignado a esa actividad.

c) Para Imprimir el seguimiento (imagen), seleccionar el botón de Imprimir.

d) O seleccionar el botón Lista de POAs, para volver atrás a la lista de POAs


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e) Una vez en la lista de POAs (punto d), seleccionar el botón Reportes avance, para volver

atrás a la lista de reportes de avance


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2. Monitoreo a indicadores de Producto

3. Evaluación a indicadores de Impacto y Efecto

Estos reportes nos dan el avance “Planificado vs. Ejecutado” de los indicadores de Producto

(Monitoreo) y de Efecto, Impacto y Finalidad (Evaluación), a través de gráficas y tablas por cada

indicador.

Nota: Ambos reportes tienen la misma estructura, así que sus instrucciones de manejo son similares.

b) Seleccionar la opción de Ver, en cualquiera de los 2 reportes se puede ver la siguiente

tabla:


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c) Se observa 2 filas, en la primera el dato está generando una gráfica y en la segunda una

tabla, para visualizar cualquier opción, seleccionar el icono (impresora).


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d) Se observa una tabla con los siguientes datos: código y descripción de indicadores

(introducidos en el marco lógico), Fecha y Valores (introducidos en el menú monitoreo y

evaluación respectivamente), el tipo de indicador (Ej. Porcentaje %) introducidos en la

MARIN, y finalmente 2 iconos.


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e) Seleccionar uno de los 2 iconos:

Primer icono - Gráfica: te muestra lo introducido en MARIN (Planificado) y lo

introducido en el menú Monitoreo y/o en el menú Evaluación (Ejecutado)

respectivamente en cada una de ellas.


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Segundo icono: si se quiere IMPRIMIR, seleccionar el segundo icono (impresora).

f) Clic izquierdo en Volver atrás, para volver atrás a la tabla de Grafica y tabla.


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g) Seleccionar el icono (impresora) en: Registro Monitoreo (Tabla). o en: Registro

Evaluación (Tabla).


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h) Se puede ver una planilla con el detalle de las fechas y valores introducidos en el menú

MARIN y en los menús de Monitoreo y/o Evaluación. También se puede imprimir

haciendo clic en Imprimir. Y exportar a excel haciendo clic en Excel


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4. Ejecución Financiera y Física de Efecto/Producto

a) Seleccionar la palabra (Ver), saldrá la siguiente tabla.

b) Seleccionar Generar Reporte, se debe seleccionar una versión de POA y finalmente si

el reporte a generar es de Producto o Efecto, clic en Generar


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c) El sistema por defecto siempre pondrá en primera fila el último reporte generado (actual). Para

poder ver el reporte, clic en la palabra Descargar (ya sea de Producto y/o Efecto), se descargara

en una planilla de Excel (ver la fecha descargada: Lunes, 25 Septiembre 2017).

d) Para eliminar el reporte, seleccionar el icono de la columna den opciones (basurero).


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Cálculos para este reporte:

Para el Cálculo de Ejecución FISICA, el sistema va calculando desde el nivel de actividades operativas,

actividades estratégicas, producto, efecto y finalmente el total Global de avance por sub proyecto.

Actividades operativas: como ya vimos anteriormente, si se introdujo varias actividades

operativas en el POA se debe hacer el seguimiento a todas ellas. Para el cálculo se toma los

datos del menú Seguimiento (Ejecución Física y financiera)

Cálculo E. Física.- Q7 = (SUMA (B7:M7)/O5)*100

Se suma todo el avance físico de los meses (1+0+1+0+1+0+1) y se divide por la Meta año actual

(4) y el resultado se multiplica por 100. El resultado de la actividad operativa 1.1.1 seria 100 %.

Si no hubiera datos en alguna actividad operativa el resultado seria 0 %

Actividades estratégicas: una vez que se tenga todos los datos de las

actividades operativas en porcentaje de avance (%).

Cálculo E. Física.- R5 = SUMA (Q7:Q11)/2

Promedio aritmético, es decir se suma todas las actividades operativas

(100+0) y se divide por la cantidad de actividades que haya dentro de

una actividad estratégica (2). El Resultado de la actividad estratégica

1.1 es igual a 50 % de avance. Y de la actividad estratégica 1.2 es igual a

60 %, ya que no se tiene otra actividad con cual sumar ni dividir.


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Producto: una vez que se tenga todos los datos a nivel

de las actividades estratégicas, se realiza el siguiente

cálculo a nivel de producto. Dato en porcentaje (%).

Cálculo E. Física.- S4 = (R5+R14) /2n)

Se suma todas las actividades estratégicas (50+60) y se

divide por la cantidad de actividades estratégicas que

haya dentro de un producto (2 act. estratégicas). El

resultado por producto 1 seria 55,0 %.

Efecto: una vez que se tenga todos los datos a

nivel de producto, se realiza el siguiente cálculo a nivel

de efecto. Dato en porcentaje (%).

Cálculo E. Física.- T3 = (S4+S19) /2n)

Se suma todos los productos (55+25) y se divide por la

cantidad de productos que haya dentro de un efecto (2

Productos). El resultado del efecto 1 seria 40,0 %.

Total: una vez que se tenga todos los datos a nivel

de efecto, se realiza el siguiente cálculo a nivel de

global. Dato en porcentaje (%).

Cálculo E. Física.- U2 = (T3+T25) /2n)

Se suma todos los efectos (40+100) y se divide por

la cantidad de efectos que haya dentro del Marco

Lógico (2). El resultado TOTAL seria 70 % de avance

físico.


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Para el Cálculo de Ejecución FINANCIERA, el sistema realiza los siguientes cálculos por sub proyecto.

Presupuesto Planificado: el sistema suma todos los Montos Presupuestarios (Bs.) de las

actividades estratégicas que se tiene a nivel de Producto (50102+65445 = 115547), los cuales se

introdujeron en la Planificación del Marco Lógico, es decir actividades que van en todo el ciclo

del proyecto (ver figura de abajo).


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Presupuesto Ejecutado: el sistema suma todos los Ejecuciones Financieras (Bs.) de las

actividades operativas que se tiene a nivel de actividades estratégicas y posteriormente a nivel

de Producto (según el ejemplo solo hay 1 act. Operativa con datos: 1000+1000+700+1200 =

3900), los cuales se introdujeron en el menú de Seguimiento cada año. (ver figura de abajo).


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CALCULO FINANCIERO %: el sistema realiza el siguiente calculo: Presupuesto Ejecutado (anual)

sobre Presupuesto Planificado (ciclo del proyecto) y lo multiplica por 100, para darnos así el

porcentaje de avance. Calculo: (3900 / 115547)*100 = 3,38 %

Este cálculo se realiza a nivel de Producto, Efecto y Global del Sub proyecto.

Si se realizó una buena planificación (Marco Lógico y POA) y se hizo un buen mantenimiento

(Seguimiento) a las actividades del POA. Los datos de la ejecución física y financiera son correctos.


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5. ICE (Índice Costo Eficiencia)

a) Seleccionar el icono (impresora), saldrá la siguiente tabla.

b) En la tabla se puede observar dos columnas: Planificado y Ejecutado. En las dos columnas el

sistema rescata información del ICE y lo exporta en una hoja de Excel. Seleccionar cualquiera de

las dos columnas.


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c) ICE Planificado: En el Excel, el sistema rescata los códigos y la descripción de las actividades

estratégicas y los montos por Producto y por Efecto; en la columna TOTAL ANUAL (10200), el

monto introducido en el POA (suma de presupuesto por fuentes por act. operativas) y en la


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columna TOTAL META (50102+65445=115547), el sistema rescata lo introducido en el Marco

lógico (Monto presupuestario de las actividades estratégicas).

d) ICE Ejecutado: En el Excel, el sistema rescata los códigos y la descripción de las actividades

estratégicas y OPERATIVAS, además de los montos por Producto y por Efecto, esto lo rescata

mensualmente (ver hojas del Excel); en la columna TOTAL Bs. (3900), aparece el monto

introducido en el menú de Seguimiento (actividades operativas del POA) las cuales se suman a

nivel de actividades estratégicas, a nivel de producto y de efecto. Estos datos aparecen en hoja

del mes donde fueron introducidos, es decir si la actividad se ejecutó en Marzo, en Enero y

febrero el monto aparecería 0, posteriormente se va sumando (acumulando) los datos de los

otros meses hasta llegar a Diciembre.


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12. Registro de Usuarios

Se debe definir los usuarios para el sistema, al cual se le otorga permisos de: ver, insertar, editar y

eliminar; dependiendo el tipo de usuario Ej.:

Administrador – tiene todos los permisos abiertos.

Digitador – solo los menús/variables donde se debe introducir datos.

Invitado – solo puede ver la información.

Proyecto – solo puede acceder a su Proyecto

Cada usuario debe contar con Email /correo y un Password/contraseña; para ingresar al sistema y

poder acceder a los menús. Dentro de este sistema (SME) se encuentran los siguientes

menús/variables:

Proyectos

Marco lógico

MARIN

Línea base (situación actual y esperada de la MARIN)

POA

Seguimiento

Monitoreo

Evaluación

Gestión de Informes(subir y descargar informes del proyecto)

Reportes(Documentos y reportes de avance – con opción a

imprimir/descargar)

Usuarios

Permisos

a) Clic izquierdo en el menú: Usuarios


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b) En la columna Opciones se puede ver dos iconos: el primero es para EDITAR

(modificar/corregir) la ficha del usuario insertado y el segundo icono es para ELIMINAR

el usuario.

c) Seleccionar el botón Insertar Usuario, para insertar otro Usuario.

d) Llenar la ficha con los datos correspondientes, clic en Insertar para guardar; o en

Cancelar para cancelar edición.

Nota: en la fila que dice Tipo de Usuario, se debe determinar qué tipo de usuario será,

estos están establecidos en el menú PERMISOS si no existiera el que se necesita se debe

crear uno en dicho menú (ver punto 13. Registro de Permisos).


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13. Registro de Permisos

a) Clic izquierdo en el menú: Permisos

b) Se puede ver dos iconos en opciones: el primero es para EDITAR (modificar/corregir) la

ficha del usuario insertado y el segundo icono es para ELIMINAR (basurero) el usuario.

Nota: se puede tener 4 tipos de usuarios generales, los cuales son:

Administradores, Pueden acceder a todos los menús y tienen permiso de:

ver, insertar, editar y eliminar.

Visitante, no puede acceder a todos los menús y tiene solo permiso de ver.

Sub Proyecto, puede acceder a todos los menús, pero solo puede ver su

proyecto y tiene permiso de: ver, insertar, editar y eliminar; dependiendo sus

permisos

Digitador, no puede acceder a todos los menús y tiene solo permiso de ver,

insertar y editar.

c) Si se quiere crear un nuevo Usuario, Seleccionar + Insertar tipo de Usuario, para insertar

otro tipo de Usuario, si se requiere.


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e) Escribir el NOMBRE (Ej. Sub Proyecto) del tipo de usuario, y activar de (NO a YES) las

casillas a las cuales puede acceder y que acción puede hacer en ellos (ver, insertar,

editar y eliminar).

f) Clic izquierdo en Insertar, para guardar el Tipo de Usuario; o Cancelar para cancelar

edición.

g) Ahora el nuevo usuario aparece también en la lista desplegable de la variable Tipo de

Usuario en la ficha de nuevos usuarios en el Menú Usuarios.

Documents

MANUAL DEL USUARIO SPMyE (Sub -Proyectos) · 2 Manual de Usuario SPMyE - Delia Baltazar Ver04. El proyecto contribuye a mejorar las condiciones de vida de las familias y comunidades