MANUAL LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO) Leo.pdf · Auditoria ordenantes ... CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN SERFINCO ... un número de unidades o una parte del patrimonio de una

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Revisó: Operador Bursátil

Aprobó: Gerente de Operaciones

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MANUAL LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO)

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Contenido

1. GLOSARIO .................................................................................................................................................. 4

2. ROLES SERFINCO ..................................................................................................................................... 7

3. MACRO PROCESO DE NEGOCIACIÓN ................................................................................................... 8

3.1. Descripción de canales ..................................................................................................................... 8

3.2. Medios verificables por tipo de orden ............................................................................................. 9

3.3. Estructuración de colas .................................................................................................................. 10

3.4. Diagramación de colas por producto ............................................................................................ 11

3.5. Rutas y pasos generales de negociación ...................................................................................... 13

3.6. Libreto de cierre de negocio ........................................................................................................... 14

4. PROCESO Y REGLAS DE JUEGO PARA EL TRATAMIENTO DE ÓR DENES ..................................... 19

4.1. Ordenantes ....................................................................................................................................... 19

4.2. Órdenes permanentes ..................................................................................................................... 20

4.3. Deber de abstención ........................................................................................................................ 20

4.4. Recepción de órdenes en salas de inversionistas ....................................................................... 20

4.5. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y ho rarios de negociación ............................ 21

4.6. Definición del principio “a la mayor brevedad posib le” .............................................................. 22

4.7. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la ma yor brevedad posible” ......................... 23

4.8. Modificación y anulación de órdenes ............................................................................................ 25

4.9. Reglas de juego por tipo de negociación ...................................................................................... 26

5. MEDIOS DE NOTIFICACIÓN A CLIENTES ............................................................................................. 43

5.1. Órdenes ejecutadas ......................................................................................................................... 43

5.2. Órdenes no ejecutadas .................................................................................................................... 44

6. CONTROL INTERNO LEO (AUDITORÍA ) ............................................................................................... 44

6.1. Información a clientes y políticas para el procesam iento de órdenes ....................................... 45

6.2. Auditoria ordenantes ....................................................................................................................... 46

6.3. Control de valores y recursos de clientes: ................................................................................... 47

7. CONTROL Y PUBLICACIÓN DE FUNCIONARIOS APROBADOS Y R EGISTRADOS ANTE AMV Y BVC ............................................................................................................................................................ 48

7.1. Registro de funcionarios ante la bolsa de valores d e Colombia ................................................ 48

7.2. Certificado y registro de funcionarios ante AMV .......................................................................... 49

7.3. Información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV 49

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7.4. Actualización e información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV ................................................................................................................................. 50

8. PLAN DE CONTINUIDAD ......................................................................................................................... 50

9. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN SERFINCO ............................................................................ 55

10. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD DEL MANUAL ...................................................................................... 56

11. ANEXOS .................................................................................................................................................... 57

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1. GLOSARIO

BPM: Sistema electrónico de órdenes y administración de flujos de trabajo, desarrollado en Serfinco y bajo el cual se llevará a cabo la administración del LEO.

Calce: Se denomina calce el momento en el cual una punta que se encuentra en los sistemas de negociación es agredida por la punta contraria generando una operación.

Canales: Según el reglamento de AMV los canales son las personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro.

Centro de acopio de órdenes: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes recibidas, para su posterior remisión al (los) LEO.

Cesión de Derechos de Carteras Colectivas: corresponde a la venta total o parcial de los derechos sobre un número de unidades o una parte del patrimonio de una cartera colectiva escalonada.

Cliente: Según el reglamento de AMV se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores.

Cliente Inversionista: Quien no ostente las características del INVERSIONISTA PROFESIONAL será categorizado como “Cliente Inversionista”.

Cliente segmento Institucional: Grupo de clientes inversionistas de Serfinco caracterizados por ser fondos de pensiones, compañías de seguros, compañías de financiamiento comercial, compañías fiduciarias, compañías de leasing, Bancos, corredores de Bolsa y todas aquellas definidas como vigiladas por la Superfinanciera.

Cliente segmento Inversionistas: Grupo de clientes inversionistas de Serfinco caracterizados por ser personas naturales y PYMES.

Colas: Agrupación de órdenes por canal de recepción y por oficina con mesa de negociación que conforman un LEO.

Equipo Gestión de activos: equipo de administradores de portafolios enfocado en la optimización de la rentabilidad de los recursos invertidos por los clientes bajo políticas claras de inversión y manejo del riesgo en productos estructurados tales como las Carteras Colectivas y APT.

Inversionista profesional: Es aquel que cuenta con la experiencia y conocimiento necesario para comprender, evaluar y gestionar adecuadamente los riesgos inherentes a cualquier decisión de inversión, tiene un patrimonio igual o superior a 10000 smlmv, es propietario de un Portafolio superior a 5000 smlmv, ha realizado durante un período de 60 días por lo menos 15 o más operaciones con un valor agregado igual o superior a 35000 smlmv.

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Libro electrónico de órdenes (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente.

Medio verificable: Según el reglamento de AMV es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas de las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).

Operación convenida: Operación donde cada una de las puntas de negociación, oferta o demanda, es registrada por Firmas diferentes. En ese caso en los sistemas transaccionales solo se podrá observar la punta de la operación que fue registrada por la Compañía. Las operaciones convenidas pueden ser convenidas por compra (cuando solo se tiene la punta compradora) o convenidas por venta (cuando solo se tiene la punta vendedora). A las operaciones convenidas por compra se les llama operaciones activas y a las operaciones convenidas por venta se les llama operaciones pasivas.

Operación cruzada: Operación donde cada una de las puntas de negociación, tanto la oferta como la demanda, son registradas por la misma Firma. En ese caso en los sistemas transaccionales se observan ambas puntas, registradas y facturadas.

Operación de venta con pacto de recompra (REPO) en acciones:

Acuerdo o contrato de compra - venta de títulos mediante el cual el comprador adquiere la obligación de transferir nuevamente al vendedor inicial la propiedad de los títulos negociados, ya sean los mismos u otros de la misma especie, dentro de un plazo y bajo las condiciones fijadas de antemano en el negocio inicial. Es un vehículo para un crédito a corto plazo en el cual la propiedad del título es temporalmente trasladada a quien recibe el crédito. Este tipo de operaciones requieren de garantías por parte del cliente vendedor inicial. De acuerdo a la posición del cliente en la operación se clasifican en:

-Repo pasivo: Es la persona que requiere liquidez y coloca en garantía los títulos al comprador con el fin de que estos le sean devueltos nuevamente en una fecha futura.

-Repo activo: Es la persona que da liquidez y que a cambio le es constituida una garantía a su nombre equivalente al valor invertido en el negocio y que en una fecha futura está obligado a devolverlo nuevamente al vendedor.

Operación definitiva: Este tipo de operación se lleva a cabo, cuando se compra o se vende un título de manera permanente y definitiva, sin existir compromisos de por medio para ninguna de las partes que obliguen a la devolución del título valor.

Operación simultánea: Son aquellas compuestas por 2 operaciones de compraventa, la primera denominada operación de salida y la segunda operación de regreso, celebradas en un mismo momento, sobre el mismo valor nominal y título de la misma clase y especie, y por los mismos agentes, quienes asumen en la operación de regreso la posición contraria que han asumido en la operación de salida y las respectivas obligaciones de comprar y vender según corresponda. Conocidas como “fondeos”. Es una operación de liquidez, en la cual se realizan cuatro operaciones simultáneamente. Operación de salida: es

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cuando un cliente vende y otro compra el título valor, cumpliéndose esta operación el mismo día de registro. Operación de regreso: es cuando un el cliente que vendió en la de salida recompra los títulos y el que compraba los vende; de esta manera se nombran las dos posiciones del cliente en la simultánea de la siguiente manera:

-Simultánea Pasiva: Esta operación corresponde a un cliente que desea obtener liquidez (préstamo) a través de la venta temporal más no definitiva de un título valor de su portafolio, por lo cual en la operación de salida estará vendiendo el titulo valor y en la operación de regreso estará recomprando el titulo valor. (El costo del préstamo será una tasa de interés denominada tasa de fondeo).

-Simultánea Activa: Es la persona que está dispuesta a comprar un titulo valor temporalmente más no de forma definitiva, con el fin de obtener unos interés por la venta del título en una fecha futura; de esta maneta el cliente en la operación de salida estará comprando un titulo valor y en la operación de regreso estará vendiendo el titulo valor. (La tasa de fondeo determinara los intereses a recibir).

Orden: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.

Ordenante: Según el reglamento de AMV es la Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este último.

Persona natural vinculada (PNV): Según reglamento de AMV son los Administradores y demás funcionarios vinculados a los miembros o a un asociado autorregulado voluntariamente, independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en la realización de actividades propias de la intermediación de valores y a la gestión de riesgos y de control interno asociada a ésta, aún cuando tales personas no se encuentren inscritas previamente en el Registro Nacional del Profesionales del Mercado de Valores o no hayan sido inscritas en el organismo autorregulador.

Posición propia (PP): Unidad estratégica de negocios enfocada en la generación de ingresos a través de la compra y venta de títulos de la cuenta propia de la firma y trading, basados en las políticas de riesgos de la compañía y la legislación vigente compuesta por un equipo Elite de Traders.

Productos: Comprende los activos financieros del mercado de valores ofrecidos por Serfinco como intermediario a sus clientes. Estos productos son:

-Acciones -Renta fija

-Definitivas. -Simultaneas. -Repos. -Cesiones de Derechos Carteras Colectivas Escalonadas.

-Derivados -Futuros.

Segmento: Conjuntos de clientes que reúnen ciertas características similares que los permite identificar al interior de SERFINCO de acuerdo a su perfil de riesgo y conocimiento del mercado, para así poder ofrecer una asesoría y servicios especializados.

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Segmento Instituc ional: Segmento de negocios que agrupa los clientes inversionistas institucionales a los cuales se les brinda una asesoría y servicio especializado diseñado a la medida de sus necesidades por unos canales específicos.

Segmento Inversionistas: Segmento que agrupa las estrategias para la generación de negocios que cumplan las especificaciones del cliente inversionista, los requisitos legales y los objetivos institucionales.

Sistema de administración de clientes (SAC): Sistema electrónico que administra y almacena la información de los clientes vinculados a Serfinco; además de replicar esta información en los demás sistemas internos de la compañía.

Sucursal: Sedes habilitadas por Serfinco a nivel nacional de atención al cliente y de operaciones. En la actualidad Serfinco cuenta con sedes en Medellín, Bogotá, Cali, Barranquilla, Cartagena y Bucaramanga.

Tasa de fondeo: Es la tasa de interés que están dispuestos a pagar los clientes que requieren liquidez, y la tasa de interés que están dispuestos a recibir los clientes que dan la liquidez a través de una operación simultánea. La tasa de fondeo determinara el valor al cual se recompra el titulo valor en la operación de regreso de una simultánea.

2. ROLES SERFINCO

Asistente comercial: Persona natural vinculada a Serfinco que brinda asistencia comercial a los gerentes de inversión. En este caso son un apoyo al gerente de inversión, más no tienen la responsabilidad de la asesoría al cliente. Las asistentes no pueden asesorar clientes en cuanto a información relacionada con recomendaciones de inversión o información de precios o tasas de mercado, solo podrán tomar órdenes específicas de clientes cuando éstos ya tienen clara la decisión de inversión a tomar y el gerente de inversión no se encuentra en la oficina.

Asistente Operativo : Sus funciones están enmarcadas en el soporte operativo de la relación con el cliente. Estos no pueden asesorar clientes en cuanto a información relacionada con con recomendaciones de inversión o formación de precios o tasas de mercado, tampoco pueden tomar ningún tipo de ordenes de clientes.

Gerente de inversión o Asesor Financiero (Segmento Inversionistas): Persona natural vinculada a Serfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento inversionistas.

Gerente de inversión Especialista: Persona natural vinculada a Serfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador con acceso directo).

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Gerente de inversión (Segmento Corporativo): Persona natural vinculada a Serfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento corporativo.

Gerente de inversión (Segmento Institucional): Persona natural vinculada a Serfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento institucional.

Operador bursátil: Persona natural vinculada a Serfinco quien cumple funciones de Digitador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV. En este orden de ideas es quien recibe órdenes de negocio de un operador (Gerente de Inversión o Gerente de Inversión Especialista) a través de un LEO para ser registradas y complementadas en un sistema de negociación de valores o de registro.

3. MACRO PROCESO DE NEGOCIACIÓN

3.1. Descripción de canales

Los clientes que hayan realizado el proceso de vinculación en Serfinco y se encuentren activos en los sistemas internos, podrán impartir sus órdenes a través de los siguientes canales de recepción:

� Recepción a través de operador con acceso directo:

En este canal se encuentran los gerentes de inversión especialistas, quienes tendrán contacto con los clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Serfinco. A través de este canal se atienden los clientes especialistas (aquellos que tienen un alto volumen de operación en el mercado accionario, o todos aquellos que tengan un contrato de producto apalancado con Serfinco. Para pertenecer a este esquema de servicio, los clientes deben ser aprobados previamente por la Gerencia Comercial y Gerencia de Riesgos, y de esta forma tendrán acceso a un Trader o gerente de inversión especialista como canal para la recepción de sus órdenes)

� Recepción a través de operador sin acceso directo:

En este canal se encuentran los gerentes de inversión de cada segmento, quienes tendrán contacto con los clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Serfinco.

� Sistema electrónico de ruteo de órdenes:

Por el momento no está disponible este canal de recepción.

� Recepción a través de funcionarios de redes de ofic inas:

Por el momento no está disponible este canal de recepción.

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3.2. Medios verificables por tipo de orden

� Órdenes verbales:

Cuando se trate de órdenes verbales, el medio verificable debe ser un mecanismo de grabación de voz que registre la orden directamente impartida por el cliente.

El medio verificable utilizado para las órdenes verbales en Serfinco son las líneas telefónicas grabadas.

� Órdenes escritas por medio digital:

Los medios verificables para órdenes escritas en medios digitales son la mensajería instantánea, el correo electrónico y el portal Serfinco virtual (Internet).

• Mensajería Instantánea: Toda orden impartida por el cliente a través de este medio, debe enviarse desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración de clientes de Serfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través del sistema oficial de mensajería instantánea de Serfinco y a la cuenta de correo electrónico corporativa del canal.

• Correo Electrónico: Toda orden impartida por el cliente a través de este medio, debe enviarse desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración de clientes de Serfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través de la cuenta de correo electrónico corporativa del canal.

• Portal Serfinco virtual (Internet): Corresponde a las órdenes impartidas por los clientes a través del portal Serfinco Virtual, ubicado en la página web de Serfinco (www.serfinco.com.co); este medio verificable únicamente está disponible para impartir órdenes del producto apalancado renta fija; los clientes que pertenecen a este producto requieren la firma de un contrato especial y previa aprobación por parte de Serfinco.

Todos los medios digitales registrados en Serfinco se encuentran grabados y los registros derivados de ellos, son almacenados en bases de datos de la Compañía y poseen una estrategia de Back-up que garantiza su conservación.

� Órdenes escritas en formato físico:

Este tipo de órdenes solamente estarán disponibles a los clientes cuando el gerente de inversión está realizándoles una visita de asesoría o en casos de contingencia, cuando por eventos de fuerza mayor no estén disponibles ni habilitados los medios verificables para impartir órdenes, descritos previamente (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea, Portal Serfinco virtual).

Este tipo de órdenes serán presenciales o recibidas vía fax, y tendrán como medio verificable una orden física (Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Serfinco, la cual debe ser diligenciada y firmada por el cliente u ordenante, este formato asegura el contenido mínimo de la orden para su ejecución El mecanismo establecido por SERFINCO para asegurar que la fecha, hora y minuto en

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que fue diligenciada y confirmada la orden sea real y objetiva, es exigiendo su radicación previo ingreso al sistema de registro de órdenes

En el caso de visitas a clientes o recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gerentes de inversión podrán utilizar la orden física, para lo cual deben cumplir las políticas descritas en el numeral 4.5 del presente manual.

3.3. Estructuración de colas

Con el fin de dar cumplimiento al artículo 51.30 del libro 2 del reglamento de AMV, los LEO generados por canal en Serfinco han sido estructurados en el siguiente orden:

Por Tipo de producto

Por sucursal

Por canal

Por operador con acceso directo o Digitador

En la actualidad SERFINCO cuenta con 6 LEO, 2 por cada producto. Los productos son Acciones, Renta y Fija. Los 2 tipos de LEO con los que se cuenta por cada producto son cuando quien toma la orden es un operador con acceso directo, o cuando quien toma la orden es un operador sin acceso directo. Para el primer caso el operador directamente ingresa la orden al mercado y posteriormente ingresa la orden a nuestro sistema electrónico, y en el segundo caso el operador ingresa la orden a nuestro sistema electrónico para que posteriormente un digitador la ingrese al mercado.

Donde i representa el número del LEO generado por la estructura de colas.

LEOi

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3.4. Diagramación de colas por producto

� Acciones

� Renta Fija: Definitivas

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� Derivados: Futuros

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3.5. Rutas y pasos generales de negociación

� Recepción de orden a través de operador sin acceso directo (Gerente de inversión o Asistente comercial como back-up): • Cliente vinculado y activo en Serfinco imparte orden a través de un medio verificable a su gerente de

inversión o asistente comercial (Back-up).

• El gerente de inversión o asistente comercial confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).

• El gerente de inversión o asistente comercial ingresa orden en LEO.

• El operador bursátil (digitador), ejecuta la orden que se encuentra en LEO en el sistema de negociación, respetando su prelación y a la mayor brevedad posible.

� Recepción de orden a través de operador con acceso directo (Gerente de inversión especialista):

• Cliente vinculado y activo en Serfinco imparte orden a través de un medio verificable a un gerente de inversión especialista.

• El gerente de inversión especialista confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).

• El gerente de inversión especialista procede a ejecutar la orden a la mayor brevedad posible sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

• Posterior a la ejecución en el sistema de negociación, el gerente de inversión especialista debe ingresar al sistema de órdenes las operaciones ejecutadas (calzadas).

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� Negociación Posición propia y Carteras colectivas:

• Operador con acceso directo ejecuta órdenes en los sistemas de negociación, por cuenta propia o en

administración de portafolios de terceros, sin necesidad de ingresar orden el LEO previamente.

3.6. Libreto de cierre de negocio

A continuación se describen los libretos para cerrar un negocio entre los clientes y los canales de recepción de órdenes, a través de cada uno de los medios verificables habilitados por Serfinco:

� Teléfono: • Recepción de información:

Los gerentes de inversión especialistas, gerentes de inversión o asistentes comerciales (Back-up) al momento de recibir una orden vía telefónica del cliente deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información por parte del cliente para cerrar la negociación:

• Datos mínimos solicitados al cliente:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio.

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6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro de operación. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la

orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

• Validación de información (cierre de negocio):

Para dar por cerrado el negocio, los gerentes de inversión especialistas, gerentes de inversión o asistentes comerciales al final de la conversación, deben seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto, (Ver capítulo 10 del manual); en el momento que el cliente confirme toda la información del libreto, se considerará como cerrado el negocio, de lo contrario se debe repetir el libreto hasta obtener una confirmación completa de la información de la orden por parte del cliente.

• Ingreso orden a LEO y transmisión:

Los gerentes de inversión (Operador sin acceso directo) o asistentes comerciales, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.

En el que caso que la orden sea recibida por un gerente de inversión especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

� Correo electrónico: • Recepción de información:

Los clientes que deseen utilizar este medio verificable para impartir órdenes en Serfinco, deben especificar al momento de su vinculación el correo electrónico designado para tal fin.

Los gerentes de inversión especialistas, gerentes de inversión y asistentes comerciales al momento de recibir una orden vía e-mail del cliente, deben asegurarse de recibir mínimo la siguiente información para cerrar la negociación:

• Datos mínimos de la orden:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir.

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7. Fecha de registro. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la



El gerente de inversión especialista, gerente de inversión o asistente comercial, procede a verificar el correo electrónico del cliente, éste debe ser el mismo que el cliente ingresó al momento de su vinculación a Serfinco, de lo contrario la orden debe ser rechazada.

Para dar por cerrado el negocio, los gerentes de inversión especialistas, los gerentes de inversión o asistentes comerciales (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto (ver capítulo 10 del manual LEO Serfinco), a través del cual validarán que la información obtenida en el correo electrónico sea la mínima requerida para el procesamiento de la orden; si la orden enviada contiene todos los datos requeridos, el canal de recepción enviará un correo electrónico al cliente informando la confirmación de la orden y se considerará cerrado el negocio; de lo contrario, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta en la orden para dar por cerrado el negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes responderá al cliente mediante correo electrónico (u otro medio verificable) la confirmación de cierre de negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de correo electrónico con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que éste la confirme; en el instante que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el negocio.

Como es de notarse, siempre debe existir una respuesta de confirmación por parte de quien recibe el correo electrónico a través de un medio verificable para que la orden del cliente pueda considerarse válida, esto debido a que el correo electrónico es un medio de comunicación asincrónico.


Los gerentes de inversión (Operador sin acceso directo), procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.

En el caso la orden sea recibida por un gerente de inversión especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

� Mensajería Instantánea:

• Recepción de información: Los gerentes de inversión especialistas, gerentes de inversión y asistentes comerciales al momento de recibir una orden a través de mensajería instantánea deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información para cerrar la negociación:

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• Datos mínimos de la orden:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio según aplique. 6. Cantidad o monto. 7. Valor de giro aproximado. 8. Fecha de registro. 9. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la



El gerente de inversión especialista, gerente de inversión o asistente comercial; procede a verificar el origen del mensaje instantáneo, validando que proviene de la cuenta de correo electrónico del cliente, el cual debe ser el mismo que el cliente ingresó al momento de su vinculación a Serfinco, de lo contrario la orden debe ser rechazada.

Para dar por cerrado el negocio; los gerentes de inversión especialistas, los gerentes de inversión o asistentes comerciales (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo producto (ver capítulo 10 del manual LEO Serfinco), a través del cual validarán que la información obtenida a través de la mensajería instantánea sea la mínima requerida para el procesamiento de la orden; se considerará cerrado el negocio cuando el canal de recepción confirme al cliente los datos mínimos de la orden a través de la mensajería instantánea, si la orden no contiene los datos requeridos, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta para cerrar el negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes responderá al cliente a través de la mensajería instantánea (u otro medio verificable) la confirmación del cierre de negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de la mensajería instantánea con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que este la confirme; en el instante en que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el negocio.

Dado que la mensajería electrónica es un medio de comunicación asincrónico, siempre debe existir una respuesta de confirmación por parte de quien recibe el correo electrónico a través de un medio verificable para que la orden del cliente pueda considerarse válida.


Los gerentes de inversión (Operador sin acceso directo) o asistentes comerciales, procederán a ingresar la orden al sistema BPM, el cual actuará como administrador del LEO, y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.

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En el caso en que la orden sea recibida por un gerente de inversión especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

� Presencial (orden física): • Recepción de información:

Este tipo de órdenes solamente estarán disponibles a los clientes en casos de contingencia, cuando por eventos de fuerza mayor no estén disponibles ni habilitados los medios verificables para impartir órdenes, descritos en el numeral 3.2 (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea, Portal Serfinco virtual) o en el caso de recepción de órdenes por fuera de las oficinas en visitas a clientes.

Serfinco cuenta en cada una de sus sucursales con líneas de FAX independientes a la planta telefónica; el cliente confirmará las condiciones de negociación a través de un documento firmado (Formato único de orden o carta del cliente), dicho documento debe contener los datos mínimos requeridos de la orden según los datos solicitados en el libreto de cierre de negocio del respectivo producto. La fecha y hora de recepción de la orden será considerada la que marque el FAX. Para guía y facilidad del cliente, este podrá descargar el formato único de orden desde la sucursal virtual serfinco.com.

Este tipo de órdenes serán por fax o presenciales y tendrán como medio verificable una orden física (Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Serfinco, la cual debe ser diligenciada y firmada por el cliente u ordenante.

Los gerentes de inversión especialistas, los gerentes de inversión y los asistentes comerciales, deben asegurarse al momento de recibir órdenes por este medio verificable que la orden contenga la siguiente información por parte del cliente:

• Datos mínimos solicitados al cliente:

1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la


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Para dar por cerrado el negocio; los gerentes de inversión especialistas, gerentes de inversión o asistentes comerciales (canales de recepción) deben validar que la información este correctamente diligenciada en el formato único de orden, para luego poder proceder a cerrar el negocio solicitando al cliente que firme la orden física y anule los campos en blancos no utilizados.


Los gerentes de inversión (Operador sin acceso directo) o asistente comercial, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.

En el caso en que la orden sea recibida por un gerente de inversión especialista, este debe proceder a transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar la orden en LEO.

Las órdenes presenciales tomadas fuera de oficina (visitas domiciliarias a clientes) podrán ser ejecutadas al día hábil siguiente a su recepción.

4. PROCESO Y REGLAS DE JUEGO PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES

A continuación se describen las reglas de juego dispuestas por Serfinco para el tratamiento de órdenes, con el fin de dar cumplimiento a la reglamentación del libro electrónico de órdenes.

4.1. Ordenantes

Mediante el proceso de vinculación única de clientes y apertura de cuentas en Serfinco, los clientes deben informar los Autorizados (apoderados, ordenantes, cotitulares o representantes legales) que podrán impartir órdenes a su nombre. Para esto, el cliente relacionará los autorizados en el formulario de apertura, indicando el tipo de autorizado y sus datos básicos, así mismo deberá anexar copia del documento de identidad y en el caso de clientes personas naturales deberá adjuntar un Formulario de Autorizado por cada uno. Si el autorizado, además de impartir órdenes de negociación de valores, también puede autorizar pagos, el cliente tendrá que registrar la firma del autorizado en la tarjeta de firmas. Dentro de este proceso, se aplica un análisis de SARLAFT a cada autorizado, así mismo se valida el número de clientes que posee el ordenante y la relación de éstos entre sí (si son o no parte relacionada).

Una misma persona no podrá figurar como ordenante en más de 5 clientes, excepto en los casos de partes relacionadas por grupos familiares.

Desde el proceso de aperturas se validará que no haya autorizado que figure como ordenante en más de 5 clientes que no sean partes relacionadas. En caso que el ordenante posea más de 5 clientes que no sean

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partes relacionadas entre sí, se procederá a devolver la apertura o actualización al gerente de inversión del cliente.

Para regularizar la situación en los clientes ya vinculados, la Unidad de Riesgos Operacionales realizará una revisión de ordenantes con más de 5 clientes que no son partes relacionadas entre sí, para proceder a comunicar la situación al comercial y darle un plazo para regularizar la situación del ordenante o del cliente (inicialmente se hará una depuración de la base de datos actual durante todo el segundo semestre de 2009 donde se registrará la relación entre clientes y ordenantes, para luego poder acoplar los ordenantes actuales que no cumplen con el número de clientes máximo a la nueva normatividad).

Por política interna ningún gerente de inversión que realice operaciones a clientes bajo el contrato de comisión, puede figurar como ordenante de los clientes que atiende, ni tampoco podrá figurar como ordenante de sí mismo.

Se realizará un proceso de auditoría especial para el control de operaciones de empleados que son clientes de la Compañía, y de partes relacionadas en que empleados figuran como ordenantes, con el fin de identificar cualquier conflicto de interés que se pueda presentar y tomar los correctivos del caso.

4.2. Órdenes permanentes

Se considera una orden permanente aquella donde el cliente autorice explícitamente a dejar una orden en el mercado hasta que ésta sea ejecutada; las políticas dispuestas por Serfinco para este tipo de órdenes son:

1. Si el cliente no especifica que la orden sea permanente ésta tendrá una duración en el mercado de un día.

2. Si el cliente especifica que la orden sea permanente, ésta tendrá una duración en el mercado máximo de 5 días, y si al final de este plazo la orden no se ha calzado y el cliente no ha solicitado o manifestado intención de renovar la orden, esta será retirada del mercado.

4.3. Deber de abstención

Para todas las órdenes los gerentes de inversión y gerentes de inversión especialistas deberán abstenerse de procesar órdenes según lo planteado en el artículo 51.46 del libro 2 del reglamento de AMV cuando:

1. Conozca que el cliente u ordenante está involucrado en cualquier tipo de actividad ilícita, o la orden hace parte de una actividad ilícita.

2. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden haciendo uso de información privilegiada. 3. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden para manipular el mercado. 4. Conozca que la orden contravenga el régimen de inversiones de las entidades públicas. 5. La orden constituya una infracción a la normatividad aplicable.

4.4. Recepción de órdenes en salas de inversionista s

Serfinco tiene a disposición de sus clientes las “salas de inversionistas” en las diferentes sucursales a nivel nacional; desde estas salas los clientes podrán tener conocimiento del comportamiento del mercado y podrán

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impartir órdenes a los diferentes canales de recepción de órdenes a través de los medios verificables habilitados en estas salas.

Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior los siguientes medios verificables para que los clientes impartan sus órdenes:

• Líneas telefónicas: A través de las cuales podrán contactar a su respectivo gerente de inversión; quien cuenta con una línea telefónica grabada.

• Acceso a internet: A través del cual los clientes podrán impartir órdenes a través de correo electrónico o mensajería instantánea a su respectivo gerente de inversión.

Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior la siguiente información:

• Instructivo de utilización de las salas de inversio nistas: Contiene los pasos a seguir al momento de impartir una orden desde estas salas.

• Advertencia: Ninguna orden será recibida sino es impartida a través de alguno de los medios verificables autorizados en la sala (teléfono, correo electrónico, mensajería Instantánea)

• Listado de las extensiones (líneas telefónicas) de los diferentes canales de recepción de órdenes (gerentes de inversión y gerentes de inversión especialistas).

• No se aceptará el medio verificable físico para las órdenes impartidas desde estas salas, excepto en

contingencia (cuando los otros medios verificables habilitados en la sala no están disponibles)

4.5. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y horarios de negociación

� Recepción de órdenes por fuera de las oficinas: Para la recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gerentes de inversión tendrán la posibilidad de solicitar a los clientes que impartan dichas órdenes a un asistente comercial que se encuentre en las oficinas a través de un medio verificable, de lo contrario o según las características del negocio, podrán recibir una orden física a través del formato único de orden autorizado por Serfinco. Para garantizar que la orden sea atendida según su prelación, este formato exigirá la fecha y hora de recepción de la orden, los cuales deben ser diligenciados por el cliente. Si el gerente de inversión realiza diferentes visitas y en cada una de ellas recibe órdenes de clientes, se debe proceder a agrupar las órdenes en el orden en que se realizaron las visitas (según la fecha y hora en la cual fue recibida y diligenciada la orden por parte del cliente). Con el objetivo de respetar la prelación de las órdenes, éstas deben ser ingresadas en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO) en el mismo orden en el cual se encuentran agrupadas. Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas se considerarán recibidas en el momento en que éstas sean ingresadas en LEO, máximo al día hábil siguiente a la visita.

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Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas serán susceptibles de ser consolidadas con órdenes de otros clientes; dicha condición de ejecución de la orden será informada al cliente al momento de diligenciar la orden y debe quedar expresa en el formato físico de orden. Para garantizar la inalterabilidad de la orden, el cliente deberá asegurarse de anular los campos en blanco o no utilizados en ésta.

� Recepción de órdenes por fuera del horario de negoc iación: El sistema electrónico de órdenes habilitado por Serfinco (Administrador de LEO), estará habilitado en todo momento del día para el ingreso de órdenes por parte de los canales de recepción de órdenes; de esta forma todas las órdenes impartidas por los clientes a través de un medio verificable, a los diferentes canales de recepción por fuera de los horarios de negociación y al interior de las oficinas, deben ser ingresadas a la mayor brevedad posible (Según el numeral 4.6 del manual LEO Serfinco) al LEO respectivo. Las órdenes que son ingresadas en LEO por fuera de los horarios de negociación serán ingresadas como órdenes programadas (el sistema exigirá una fecha programada); de esta forma si el cliente no informa la fecha en la cual desea que la orden sea registrada en los sistemas de negociación, se considerará como fecha programada el día hábil siguiente a la fecha de recepción de la orden. Estas órdenes tendrán prelación sobre las órdenes recibidas durante la fecha programada. Las órdenes recibidas por fuera de los horarios de negociación serán susceptibles de ser consolidadas con órdenes de otros clientes; dicha condición de ejecución de la orden será informada al cliente al momento de impartir la orden a través del medio verificable.

4.6. Definición del principio “a la mayor brevedad posible”

A continuación se define el tiempo máximo del cual dispondrán los diferentes canales de recepción de órdenes, para el registro de las órdenes en el sistema electrónico de órdenes BPM (administrador LEO): � Gerentes de inversión o asistentes comerciales (Bac k-up):

Desde el instante en que cierren el negocio a través del medio verificable (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea) con el cliente; dispondrán de máximo 30 minutos para el registro de la orden en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO).

� Gerentes de inversión especialistas:

Desde el instante en que cierren el negocio a través del medio verificable (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea) con el cliente; dispondrán de máximo 15 minutos para la transmisión de la orden al sistema de negociación o registro.

� Órdenes físicas por fuera de las oficinas (Visitas) :

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Los gerentes de inversión que reciban órdenes de clientes por fuera de las oficinas, a través de una orden física, tendrán como máximo hasta las 9:00 AM del día hábil siguiente al día de recepción de la orden, para su ingreso al sistema electrónico de órdenes (administrador LEO).

� Órdenes por fuera del horario de negociación:

Los gerentes de inversión que reciban órdenes de clientes al interior de las oficinas y por fuera de los horarios de negociación a través de un medio verificable autorizado; tendrán como máximo hasta las 8 am del día hábil siguiente para el registro de la orden en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO); dicha orden será programada para el día siguiente a la fecha de recepción de la orden o según la fecha programada estipulada por el cliente.

4.7. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la mayor brevedad posible”

Los gerentes de inversión especialistas y los operadores bursátiles, podrán ejecutar las órdenes sin aplicación del principio “a la mayor brevedad posible”, haciéndolo de manera parcial o en un orden distinto al del registro en el LEO en los siguientes casos, y con autorización expresa del cliente para el efecto, a través de medio verificable, para todas las operaciones:

� Órdenes con condiciones determinables por el mercado (VWAP)

� Órdenes de Grandes Montos:

Bajo las políticas de Serfinco, se considera una orden de grandes montos cuando el valor de giro de la orden supera doscientos millones de pesos (COP$200,000,000.oo) para operaciones de compra o venta de acciones, de quinientos millones (COP$500,000,000.oo) de pesos (o su equivalente en otra denominación) de valor nominal para operaciones definitivas de compra o venta de renta fija, y de quinientos millones (COP$500,000,000.oo) de pesos (o su equivalente en otra denominación) para el valor de giro en la compra o venta de contratos de derivados (futuros, OPCF, Swaps, Opciones, Forwards).

Las órdenes de grandes montos se podrán fraccionar o ingresar parcialmente al sistema de negociación, siempre que dicho fraccionamiento o ingreso parcial estén en el mejor interés del cliente y éste lo autorice.

� Consolidación de órdenes:

Los operadores y los digitadores podrán consolidar órdenes de diferentes clientes que hayan sido registradas previamente en el(los) LEO, siempre que cada cliente lo autorice; de igual forma los operadores con acceso directo podrán consolidar órdenes de diferentes clientes siempre que estos lo autoricen.

Políticas y procedimientos para la consolidación de órdenes:

• Parámetros consolidación órdenes de acciones: Solo se podrán consolidar órdenes de acciones con igual fecha de registro, especie y precio límite de la acción.

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• Parámetros consolidación órdenes de Renta fija: Solo podrán consolidarse órdenes de títulos de renta fija de la misma especie, características faciales, fecha de registro, fecha de cumplimiento e igual tasa o precio de negociación.

La transmisión de las órdenes que serán consolidadas en el LEO, no serán atendidas a la mayor brevedad posible, dado que su ejecución se retrasará hasta el momento en el cual sea registrada en LEO la última orden producto de la consolidación; es decir, una vez se consoliden todas las órdenes del negocio, se procederá con la transmisión de la orden consolidada.

Los operadores con acceso directo, deberán complementar las operaciones respetando la prelación dada al momento de cerrar las operaciones con los clientes por el medio verificable; para esto los operadores con acceso directo luego de transmitir las órdenes al sistema de negociación o registro, deberán dejar registro en los sistemas internos del medio verificable, fecha y hora de recepción de las órdenes; en base a los cuales otorgarán las fracciones de las operaciones en la complementación.

Los operadores con acceso directo y los digitadores al momento de realizar la complementación de las órdenes consolidadas que fueron ejecutadas en los sistemas de negociación; deben realizar el fraccionamiento en el orden en que fueron recibidas las órdenes; para esto los operadores bursátiles podrán identificar en el sistema electrónico de órdenes la hora de recepción de la orden.

Dado que es posible que las operaciones calzadas dejen un parcial sin calzar; se procederá al momento de la complementación de las operaciones, a tener en cuenta la prelación de las órdenes según su fecha y hora de registro en LEO para su fraccionamiento.

Aspectos importantes para la consolidación y fracci onamiento:

• Todas las órdenes objeto de consolidación con órdenes de otros clientes deben ser autorizadas por los clientes a través de un medio verificable.

• Dicha consolidación debe realizarse en el mejor interés y beneficio del cliente. • Solo se consolidarán órdenes que cumplan con los parámetros de consolidación del respectivo

producto. • En la complementación se debe realizar el fraccionamiento de las operaciones calzadas según la

fecha y hora de recepción de las órdenes consolidadas (respetando prelación de las órdenes). • Existe la posibilidad que una operación consolidada no sea calzada totalmente en el mercado,

quedando un saldo faltante, por tanto al fraccionar en el orden de recepción de las órdenes, los últimos clientes de la orden consolidada podrán quedar sin asignar.

. � Cuando se trate de emisiones primarias de valores, procesos de democratización, OPAs, martillos o

cuando las normas vigentes requieran del lapso de un término para proceder con la transmisión.

� Cuando los canales de recepción de órdenes determinen que el inversionista pueda verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden; para lo cual deben informar la decisión al cliente a la mayor brevedad posible.

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El operador está en la libertad de abstenerse de transmitir las órdenes de varios clientes que puedan verse afectados, para lo cual debe proceder a comunicarse a la mayor brevedad posible con cada uno de los clientes afectados en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes, para informar los hechos y consultar al cliente si desea ratificar la orden. Si el cliente ratifica la orden, ésta será trasmitida respetando la prelación y a la mayor brevedad posible. Si no es posible ubicar al cliente, el gerente de inversión podrá solicitar autorización al gerente producto quien determinará si se debe abstener de registrar la orden en el mercado, siempre con el objetivo de buscar el mejor interés para el cliente.

4.8. Modificación y anulación de órdenes

� Modificación de órdenes sin calzar:

Ver numeral 4.9 del presente capitulo, en el cual se incluyen las reglas de juego para la modificación de órdenes sin calzar en los sistemas de negociación, según el tipo de negociación y producto.

� Modificación de operaciones calzadas sin cumplir:

Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas en los sistemas de negociación o registro que se encuentren sin cumplir (acciones, renta fija, operaciones de liquidez), son susceptibles de modificaciones únicamente en los datos ingresados en la complementación de la operación. También se podrá anticipar o aplazar de común acuerdo entre las partes el cumplimiento de las mismas.

� Modificación de operaciones calzadas cumplidas:

Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas que ya se han cumplido, son susceptibles de modificaciones en los datos de la complementación descritos a continuación. Por políticas internas de Serfinco, el plazo máximo para modificar una operación será de 5 días hábiles posterior a la fecha de cumplimiento de la operación. Los datos que se pueden modificar en una operación cumplida, según el mercado, son:

• Acciones: Las operaciones de acciones cumplidas, solo permitirán modificaciones en comisión o beneficiario (titular) de la operación con carta del cliente.

• Renta Fija: Las operaciones de Renta fija cumplidas, solo permitirán modificaciones en la constancia de enajenación y en la comisión.

• Operaciones de liquidez: Las operaciones repos y simultáneas, una vez cumplida la operación inicial o de salida, solo permiten corrección sobre los datos de la retención en la fuente de la operación de regreso respectiva o anticipar el cumplimiento de ésta.

� Anulación de operaciones:

Sólo podrán efectuarse anulaciones en operaciones de renta fija definitivas, simultáneas y repos antes de su cumplimiento en el sistema de la BVC. Las anulaciones no se pueden realizar después de cumplida la

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operación, solo después de la fecha de registro, solicitando una carta al emisor (donde se informe que el título negociado no existe) para que la BVC anule la operación. Las operaciones de acciones no se podrán anular en ningún momento después de calzadas.

Las anulaciones de operaciones de renta fija se pueden presentar cuando hay errores en:

• Fecha de emisión y vencimiento • Nemotécnico • Periodicidad • Tasa facial • Valor nominal • Precio • Tipo de operación • Mercado

4.9. Reglas de juego por tipo de negociación

A continuación se describen las reglas de juego para cada producto bursátil ofrecido por Serfinco, según su respectivo esquema de negociación, para lo cual se deben tener presente las reglas de juego expuestas previamente en este capítulo:

Acciones : Segmento Institucional Segmento: Institucional Canal: Gerente de Inversión Especialista Tipo operador: Operador con acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –

Mensajería instantánea REGLAS

1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Cl iente por medio verificable: Los clientes institucionales a nivel nacional impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión Especialista (Operador con acceso directo). El Gerente de Inversión especialista deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1). Información importante a Notificar a los clientes: • Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan

a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gerentes de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

2. Lanzar oferta al mercado:

• El Gerente de Inversión Especialista en calidad de operador con acceso directo, procederá

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a ejecutar la orden en el sistema de negociación y/o de registro, respetando el orden cronológico de recepción de las órdenes y a la mayor brevedad posible.

• Por ser operador con acceso directo no hay necesidad de registrar previamente la orden en el LEO.

• El Gerente de Inversión Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente institucional puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente institucional implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

3. Registrar las operaciones en LEO

El Gerente de Inversión Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Serfinco, para efectos de control de las mismas, órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Serfinco. Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones Institucionales son:

DATOS NEGOCIACIÓN FUENTE

1 Tipo de orden Cliente

2 Fecha operación Cliente

3 Especie Cliente

4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente

6 Tipo de operación Cliente

7 Tipo de negociación Cliente

8 Tipo de calce Cliente

9 Medio verificable( Extensión si es necesario) Gerente de inversión

10 Persona que recibió orden Gerente de inversión

11 Fecha cumplimiento Automático

12 Fecha generación orden Automático

14 Numero de orden Automático

DATOS CLIENTE RESPONSABLE

1 Nombre Cliente

2 Identificación Cliente

3 Tipo identificación Cliente

4 Cuenta Cliente Cliente

5 Comisión Gerente de inversión

6 Cuenta Deposito DVL Gerente de inversión

7 Nombre del ordenante Automático

8 Identificación del ordenante Automático

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9 Distribución comisiones Gerente de inversión

4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gerentes de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.

5. Modificaciones El Gerente de Inversión Especialista podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes Institucionales bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá modificar órdenes si la solicitud fue realizada por el cliente Institucional a través de un medio verificable.

• Las órdenes calzadas en su totalidad no podrán ser modificadas, a excepción de las reglas dispuestas en el numeral 4.8 del presente capítulo.

• Las órdenes calzadas parcialmente solo permitirán modificaciones en la parte de la orden que esté pendiente por calzar en el mercado, para dicho proceso el operador con acceso directo retirará la parte de la orden que no ha calzado en el sistema de negociación y procederá a ingresar una nueva orden impartida por el cliente (modificación) al sistema de negociación. (La parte de la orden calzada no podrá ser modificada, a excepción de las reglas dispuestas en el numeral 4.8 del presente capitulo).

• Las órdenes ya transmitidas al sistema de negociación y que aún no han sido calzadas, podrán ser modificadas por parte del gerente de inversión especialista directamente en el sistema de negociación.

Acciones : Segmento Inversionistas y Corporativo a través de operador con acceso directo Segmento : Inversionistas - Canal: Gerente de Inversión Especialista Tipo operador: Operador con acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –


1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Clien te por medio verificable: Los clientes Inversionistas Individuales y clientes corporativos impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión Especialista (Operador con acceso directo) de cada sucursal. El Gerente de Inversión especialista deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1). Información importante a Notificar a los clientes: • Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan

a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gerentes de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

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2. Lanzar oferta al mercado: • El Gerente de Inversión Especialista en calidad de operador con acceso directo, procederá

a ejecutar la orden en el sistema de negociación y/o de registro, respetando el orden cronológico de recepción de las órdenes y a la mayor brevedad posible.

• Por ser operador con acceso directo no hay necesidad de registrar previamente la orden en el LEO.

• El Gerente de Inversión Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

3. Registrar las operaciones en LEO El Gerente de Inversión Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Serfinco, para efectos de control de las mismas; órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Serfinco. Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones Inversionistas Individuales y corporativos son:




3 Especie Cliente

4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente










1 Nombre Cliente






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4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gerentes de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.

5. Modificaciones El Gerente de Inversión Especialista podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por lo clientes Inversionistas o Corporativos bajo las siguientes condiciones:

• Solo se podrá modificar órdenes si la solicitud fue realizada por el cliente Inversionista o Corporativo a través de un medio verificable.

• Las órdenes calzadas en su totalidad no podrán ser modificadas, a excepción de las reglas dispuestas en el numeral 4.8 del presente capítulo.

• Las órdenes calzadas parcialmente solo permitirán modificaciones en la parte de la orden que esté pendiente por calzar en el mercado, para dicho proceso el operador con acceso directo retirará la parte de la orden que no ha calzado en el sistema de negociación y procederá a ingresar una nueva orden impartida por el cliente (modificación) al sistema de negociación. (La parte de la orden calzada no podrá ser modificada, a excepción de las reglas dispuestas en el numeral 4.8 del presente capitulo).

• Las órdenes ya transmitidas al sistema de negociación y que aún no han sido calzadas, podrán ser modificadas por parte del gerente de inversión especialista directamente en el sistema de negociación.

Acciones : Segmento Inversionistas y Corporativo a través de operador sin acceso directo Segmento: Inversionistas - Canal: Gerente de Inversión Tipo operador: Operador sin acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –

Mensajería instantánea Cantidad de LEO: 1 a nivel nacional

REGLAS 1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Clien te por medio verificable:

Los clientes Inversionistas Individuales y clientes corporativos impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión (Operador sin acceso directo) de cada sucursal. El Gerente de Inversión deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1). Información importante a Notificar a los clientes: • Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan

a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será registrada en LEO para ser consolidada con otras órdenes de

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clientes, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se consolida el negocio completo o se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

2. Registrar las operaciones en LEO

Cada Gerente de Inversión debe de ingresar cada orden impartida por el cliente Inversionista Individual o Corporativo al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas. Cada Gerente de Inversión podrá delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les). Un ordenante podrá impartir una orden en lote a través de un medio verificable y posteriormente a que ésta sea calzada en el sistema de negociación, podrá realizar la asignación de los clientes de los cuales es el ordenante; siempre y cuando el ordenante informe esta asignación a través de un medio verificable. El Gerente de Inversión podrá abstenerse de ingresar la orden al LEO a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV). Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones, en LEO Acciones Inversionistas Individuales y corporativos son:




3 Especie Cliente

4 Cantidad Cliente

5 Precio Cliente




9 Hora recepción orden Gerente de Inversión







1 Nombre Cliente




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3. Lanzar oferta al mercado: • Los digitadores deben ejecutar las órdenes en el sistema de negociación y/o de registro de

acuerdo al LEO que les sea asignado y cumpliendo los siguientes principios: o Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible. o Evitar conflictos de interés, por lo tanto, un digitador solo puede atender las órdenes

de un solo LEO. Excepto cuando se entre en plan de contingencia. • El Gerente de Inversión podrá solicitarle al digitador abstenerse de transmitir la orden a la

mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los digitadores (operadores bursátiles), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron registradas las órdenes consolidadas en el sistema electrónico de órdenes (LEO); para lo cual el sistema electrónico de órdenes permite identificar la hora de ingreso de las órdenes.

5. Modificaciones El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes Inversionistas o Corporativos siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable. Los pasos a seguir por el gerente de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:

1. Consultar en el sistema administrador de LEO si la orden aún se encuentra en un paso susceptible de modificación. Si es así, consultar con el digitador si ésta no se ha ejecutado (operación calzada) en el sistema de negociación o registro.

2. Si la orden no ha sido calzada, el gerente de inversión debe solicitar al digitador encargado la anulación de la orden a modificar, según el paso en el cual se encuentra la orden.

3. Esperar la notificación de la anulación de la orden por parte del digitador. 4. Ingresar orden nueva (modificación) al sistema administrador de LEO, donde en las

observaciones de la orden se especifica que se está reemplazando una orden anterior.

• Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

Renta Fija Definitivas : Segmentos Inversionistas-Corporativo-Instituciona l Segmento : Inversionistas –- Institucional Canal: Gerente de Inversión

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Tipo operador: Operador sin acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –

Mensajería instantánea Cantidad de LEO: 2 a nivel nacional:

-Uno para las órdenes de las sucursales Medellín - Barranquilla. -Uno para las órdenes de las sucursales Bogotá - Cali.

REGLAS

1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Clien te por medio verificable: Los clientes de los segmentos Inversionistas, Corporativo e Institucional impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión de cada sucursal. El Gerente de Inversión deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 2). Durante la concertación del negocio, el Gerente de Inversión debe cumplir con las políticas establecidas por Serfinco y la regulación vigente. Información importante a Notificar a los clientes: • Operaciones cruzadas con la posición propia: Para este tipo de operaciones, las cuales se

ejecutan inicialmente como un preacuerdo entre el cliente y la posición propia; los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha operación se ejecutará en el momento en que Serfinco (posición propia) revise y aprueba la operación. (Estas órdenes en el momento en que son ingresadas en el LEO, entrarán a competir en la fila para su ejecución, solo en el momento en que es aprobada por la mesa de posición propia).

• Operaciones cruzadas entre clientes de Serfinco: Para este tipo de operaciones, las cuales se

ejecutan inicialmente como un preacuerdo entre clientes de Serfinco; los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha operación se considerará recibida para proceder con su ejecución, en el momento en que ambas puntas sean registradas en el LEO, informando el medio verificable de cierre de negocio de cada una de las órdenes. (Para el ingreso de estas órdenes en LEO, solo uno de los gerentes de inversión será el encargado de registrar ambas puntas (quien tenga la punta vendedora); para lo cual solo podrá ingresarlas una vez obtenga los medios verificables y hora de cierre de las órdenes).

• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan

a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será registrada en LEO para ser consolidada con otras órdenes de clientes, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser transmitida al sistema de negociación mientras se consolida el negocio completo o se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).

• Órdenes para negocio en lote de Serfinco: Para las órdenes de clientes que hagan parte de un

negocio en lote de Serfinco; los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, que dicha orden será objeto de una consolidación y que será ejecutada en el momento que se consolide el negocio por completo. Si la

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operación (negocio por lote) está programada para ser transmitida en una fecha diferente a la del cierre del negocio con el cliente, los gerentes de inversión deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de los medios verificables, la fecha en la cual está programada la ejecución de la orden; si esta fecha llegase a cambiar se le notificará al cliente dicho cambio.

2. Registrar las operaciones en LEO Cada Gerente de Inversión debe de ingresar cada orden impartida por el cliente al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas. Cada Gerente de Inversión podrá delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les). El Gerente de Inversión podrá abstenerse de ingresar la orden al LEO a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV). Los datos mínimos que debe contener una orden de renta fija definitiva, en LEO Renta fija definitivas son:



2 Especie Cliente

3 Cantidad o Nominal Cliente

4 Precio o Tasa Cliente









1 Nombre Cliente





6 Cuenta Deposito DVL/DCV Gerente de inversión




3. Lanzar oferta al mercado:

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• Los digitadores deben ejecutar las órdenes en el sistema de negociación y/o de registro de acuerdo al LEO que les sea asignado y cumpliendo los siguientes principios:

o Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible. o Cada LEO podrá ser atendido por un grupo de digitadores (Ver diagramación de

colas numeral 3.4 ) • El Gerente de Inversión podrá solicitarle al digitador abstenerse de transmitir la orden a la

mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gerente de Inversión deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).

4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los digitadores (operadores bursátiles), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron registradas las órdenes consolidadas en el sistema electrónico de órdenes (LEO); para lo cual el sistema electrónico de órdenes permite identificar la hora de ingreso de las órdenes. 5. Modificaciones El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable. Los pasos a seguir por el gerente de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:



3. Esperar la notificación de la anulación de la orden por parte del digitador. 4. Ingresar orden nueva (modificación) al sistema administrador de LEO.

• Si la orden ya ha sido trasmitida al sistema de negociación, es posible que la orden no pierda la

prelación en la pila en el sistema de negociación MEC, dependiendo del dato que se modifique y las condiciones operativas del sistema de negociación dispuestas por la BVC en el Reglamento de MEC.


Renta Fija Simultaneas y TTV: Segmentos Inversionistas-Corporativo-Institucional Por disposiciones de AMV, están exentas de LEO las operaciones de liquidez. Por tanto, no es indispensable el previo registro en LEO para la posterior trasmisión al mercado. Sin embargo, en Serfinco se debe llevar el siguiente proceso para su ejecución: Segmento: Inversionistas e Institucional

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REGLAS

1. Recepción de orden : Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gerente de Inversión o al asistente comercial (Back-up) de cada sucursal.

2. Registro de orden en el sistema electrónico de órdenes: Cada Gerente de Inversión debe de ingresar cada orden impartida por los clientes al sistema electrónico de órdenes, para que esta sea atendida por los operadores bursátiles, exceptuando el caso especial de las simultáneas activas el cual es explicado en el numeral 7. Cada Gerente de Inversión puede delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les).

3. Validación de políticas de riesgos: Los operadores bursátiles recibirán las órdenes a través del sistema electrónico de órdenes y procederán previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación, a validar que la orden cumpla con las siguiente políticas de riesgos de Serfinco:

• Tasas de mercado: Las órdenes deben contener tasas de registro que se encuentren a mercado, para lo cual el área de riesgos de mercado periódicamente suministrará el listado de las tasas entre las cuales deben encontrarse las órdenes impartidas por los clientes; si las tasa de la orden no se encuentra a mercado la orden es rechazada.

• Emisores autorizados: No se ejecutarán órdenes de títulos de emisores no autorizados por Serfinco, para lo cual el área de riesgos de mercado de Serfinco suministrará el listado de los emisores autorizados; si la orden impartida por el cliente no corresponde a una especie de un emisor autorizado, esta será rechazada.

4. Transmisión de orden al sistema de negociación o re gistro: Las órdenes que cumplan las políticas de riesgos y posean los datos mínimos requeridos, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el sistema electrónico de órdenes. (No se transmitirán órdenes si estas no son ingresadas previamente en el sistema electrónico de órdenes a excepción de los casos especiales).

5. Complementación de ordenes calzadas: Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema electrónico de órdenes.

6. Modificaciones: El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente.

La solicitud de modificación debe realizarla el gerente de inversión al operador bursátil.

Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

7. Caso Especial:

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Simultáneas activas: Las órdenes de simultáneas activas no requieren ser ingresadas al sistema electrónico de órdenes previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación o registro. El proceso a seguir por parte del gerente de inversión o asistente comercial (Back-up) es el siguiente:

• El cliente solo requiere informar al gerente de inversión o asistente comercial la cantidad de dinero que desea invertir (opcional la tasa mínima de fondeo).

• El gerente de inversión procede a informar al operador bursátil la cantidad de dinero del cual dispone el cliente para invertir y la tasa mínima de fondeo a obtener si el cliente la informo.

• El operador bursátil procederá a buscar en el mercado una punta de venta que cumpla con las características dadas por el cliente y al mismo tiempo que el titulo ofrecido pertenezca a un emisor autorizado por parte del comité de riegos de Serfinco.

• Si el operador bursátil encuentra una punta con dichas condiciones en la pantalla, procederá a agredirla.

• Una vez calzada la operación, el operador bursátil informará al gerente de inversión o al asistente comercial los datos del título tomado en pantalla y las demás características necesarias de la operación.

• Luego el gerente de inversión procederá a ingresar en el sistema electrónico de órdenes la orden completa para los procesos operativos posteriores a la ejecución de la orden.

Renta Fija Repos en Acciones : Segmentos Inversionistas-Corporativo-Institucional Por disposiciones de AMV, están exentas de LEO las operaciones de liquidez. Por tanto, no es indispensable el previo registro en LEO para la posterior trasmisión al mercado. Sin embargo, en Serfinco se debe llevar el siguiente proceso para su ejecución:

Segmento: Inversionistas e Institucional Canal: Gerente de Inversión Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –


1. Recepción de orden: Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gerente de Inversión o al asistente comercial (Back-up) de cada sucursal.

2. Generación de orden (formato orden REPO en accio nes): El gerente de inversión o el asistente comercial debe generar la orden para repos en acciones según el formato autorizado por Serfinco para esta clase de operaciones (Calculadora REPOS En Excel); luego de diligenciar la orden en el formato autorizado, deben enviar ésta por correo electrónico al operador bursátil encargado. En caso de contingencia la orden debe ser enviada vía fax o entregada física al Operador Bursátil.

3. Registro de orden en sistemas internos y validación de políticas de riesgos:

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Los operadores bursátiles recibirán las órdenes en el formato de Excel autorizado por Serfinco y procederán previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación, a validar que la orden cumpla con las siguientes políticas de riesgos de Serfinco:

• Documentos legales firmados por el cliente para la celebración de operaciones de venta con pacto de recompra.

• Especie autorizada para la celebración de REPOS en acciones. • Verificar aprobación del REPO según monto de la Operación. • Validar existencia de pagaré en blanco por parte del vendedor del REPO.

Los operadores bursátiles una vez realizado el proceso de validación de políticas de riesgos, deben proceder a ingresar las órdenes que cumplan con dichas políticas en los sistemas internos para llevar a cabo la transmisión de la orden.

4. Transmisión de la orden al sistema de negociación o registro: Las órdenes que cumplan las políticas de riesgos y posean los datos mínimos requeridos, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el formato de orden de Excel. (No se transmitirán órdenes si estas no son enviadas previamente en el formato de orden Excel o si no han sido ingresadas en los sistemas internos; a excepción de los casos especiales).

5. Complementación: Los operadores bursátiles complementarán las operaciones calzadas, con base en la información suministrada a través del formato de orden física.

6. Modificaciones: El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente.

La solicitud de modificación debe realizarla el gerente de inversión al operador bursátil.

Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

7. Caso Especial : Repos activos Las órdenes de REPOS activos no requieren el envió de orden física previo a la transmisión de la orden al sistema de negociación o registro. El proceso a seguir por parte del gerente de inversión o asistente comercial (Back-up) es el siguiente:

• El cliente solo requiere informar al gerente de inversión o asistente comercial la cantidad de dinero que desea invertir.

• El gerente de inversión procede a informar al operador bursátil la cantidad de dinero del cual dispone el cliente para invertir.

• El operador bursátil procederá a buscar en el mercado una punta de venta que cumpla con las características dadas por el cliente y al mismo tiempo que la especie ofrecida este autorizada por parte del comité de riegos de Serfinco.

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• Si el operador bursátil encuentra una punta con dichas condiciones en la pantalla, procederá a agredirla.

• Una vez calzada la operación, el operador bursátil informará al gerente de inversión o al asistente comercial los datos de la operación.

• Luego el gerente de inversión procederá a enviar la orden física en el formato autorizado con la información completa para los procesos operativos posteriores a la ejecución de la orden.

Renta Fija Cesiones de derecho de carteras colectivas escalonadas: Segmentos Inversionistas-Corporativo-Institucional

Segmento : Inversionistas e Institucional Canal: Gerente de Inversión Tipo operador: Operador sin acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –


REGLAS

1. Recepción de orden: Los clientes impartirán sus órdenes directamente al Gerente de Inversión o al asistente comercial (Back-up) de cada sucursal.

2. Generación de orden ( Formato orden Cesiones Derecho ): El gerente de inversión o el asistente comercial debe generar la orden para cesiones de derecho de Carteras Colectivas, según el formato autorizado por Serfinco para esta clase de operaciones (Calculadora CESIONES En Excel); luego de diligenciar la orden en el formato autorizado, deben enviar ésta por correo electrónico al operador bursátil encargado. En caso de contingencia la orden debe ser enviada vía fax o entregada física al Operador Bursátil.

3. Registro de orden en sistemas internos y validación de políticas de riesgos: Los operadores bursátiles recibirán las órdenes en el formato de Excel autorizado por Serfinco y procederán previos a la transmisión de la orden luego de validar que la orden cumpla con los procedimientos internos definidos por Serfinco para la cesión de derechos de sus Carteras Colectivas.

4. Transmisión de la orden al sistema de negociación o registro: Las órdenes que cumplan con los procedimientos internos definidos por Serfinco, serán transmitidas a los sistemas de negociación o registro, por parte de los operadores bursátiles; quienes tomarán como referencia la información suministrada en el formato de orden de Excel. (No se transmitirán órdenes si estas no son enviadas previamente en el formato de orden Excel o si no han sido ingresadas en los sistemas internos; a excepción de los casos especiales).

5. Complementación Los operadores bursátiles complementarán las operaciones calzadas, con base en la información

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suministrada a través del formato de orden física. 6. Modificaciones

El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente. La solicitud de modificación debe realizarla el gerente de inversión al operador bursátil. Si la orden fue calzada en el mercado, solo se podrá modificar los campos descritos en el numeral 4.8 del presente capitulo.

Derivados OPCF: Segmentos Inversionistas-Corporativo-Institucional Segmento : Inversionistas e Institucional Canal: Gerente de Inversión Tipo operador: Operador sin acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –


REGLAS

1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Cl iente por medio verificable: Los clientes impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión (Operador sin acceso directo) de cada sucursal. El Gerente de Inversión deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 3).

2. Registrar las operaciones en LEO Cada Gerente de Inversión debe de ingresar cada orden impartida por los clientes al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas. Cada Gerente de Inversión podrá delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les). Los datos mínimos que debe contener una orden para OPCF son:




3 Fecha de cumplimiento (plazo) Cliente

4 Nemotécnico (Subyacente) Cliente

5 Número de contratos Cliente

6 Precio de registro Cliente


8 Valor Nominal Automático


10 Número de orden Automático


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1 Nombre (Vendedor y/o Compradores) Cliente

2 Identificación (Vendedor y/o Compradores) Cliente

3 Tipo identificación (Vendedor y/o Compradores) Cliente

4 Cuenta Cliente (Vendedor y/o Compradores) Cliente


6 Nombre del ordenante (Vendedor y/o Compradores) Automático

7 Identificación del ordenante (Vendedor y/o Compradores) Automático


3. Lanzar oferta al mercado: • Las órdenes deben ejecutarse por un Digitador a nivel nacional, en el sistema de

negociación y/o de registro cumpliendo los siguientes principios. o Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible.

4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los digitadores (operadores bursátiles), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron registradas las órdenes consolidadas en el sistema electrónico de órdenes (LEO); para lo cual el sistema electrónico de órdenes permite identificar la hora de ingreso de las órdenes.

5. Modificaciones El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable. Los pasos a seguir por el gerente de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:




• Si la orden ya ha sido trasmitida al sistema de negociación, es posible que la orden no pierda la prelación en la pila en el sistema de negociación MEC, dependiendo del dato que se modifique y las condiciones operativas del sistema de negociación dispuestas por la BVC en el Reglamento de MEC.


Derivados Futuros : Segmentos Inversionistas-Corporativo-Institucional

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Segmento : Inversionistas e Institucional Canal: Gerente de Inversión Tipo operador: Operador sin acceso directo Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico –

Mensajería instantánea Cantidad de LEO: 1 a nivel nacional.

REGLAS

1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Clien te por medio verificable: Los clientes impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Serfinco para tal efecto, directamente al Gerente de Inversión (Operador sin acceso directo) de cada sucursal. El Gerente de Inversión deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 3).

2. Registrar las operaciones en LEO: Cada Gerente de Inversión debe de ingresar cada orden impartida por los clientes al sistema de administración de órdenes electrónicas, administrador de LEO, en el mismo orden en que fueron recibidas. Cada Gerente de Inversión podrá delegar el ingreso de las órdenes a su(s) asistente(s) comercial (les). Los datos mínimos que debe contener una orden para Futuros son:




3 Plazo del futuro Cliente

4 Subyacente Cliente

5 Número de contratos Cliente

6 Precio de registro Cliente


8 Nemotécnico Gerente de inversión

9 Valor Nominal Automático


11 Número de orden Automático





1 Nombre (Vendedor y/o Compradores) Cliente

2 Identificación (Vendedor y/o Compradores) Cliente

3 Tipo identificación (Vendedor y/o Compradores) Cliente

4 Cuenta Cliente (Vendedor y/o Compradores) Cliente


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6 Nombre del ordenante (Vendedor y/o Compradores) Automático

7 Identificación del ordenante (Vendedor y/o Compradores) Automático


3. Lanzar oferta al mercado: • Las órdenes deben ejecutarse por un Digitador a nivel nacional, en el sistema de

negociación y/o de registro cumpliendo los siguientes principios. o Primero en tiempo, primero en derecho. o A la mayor brevedad posible.

4. Complementación Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Serfinco, administrador de LEOs; por lo cual se asignará a la cuenta respectiva del cliente en el sistema de la cámara de riesgo central de contraparte las operaciones ingresadas al LEO.

5. Modificaciones

El Gerente de Inversión podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes siempre y cuando la solicitud de la modificación sea realizada por el cliente a través de un medio verificable. Los pasos a seguir por el gerente de inversión, para modificar órdenes sin calzar en el mercado son:




• Si la orden ya ha sido trasmitida al sistema de negociación, es posible que la orden no pierda la prelación en la pila en el sistema de negociación MEC, dependiendo del dato que se modifique y las condiciones operativas del sistema de negociación dispuestas por la BVC en el Reglamento de MEC.


5. MEDIOS DE NOTIFICACIÓN A CLIENTES

5.1. Órdenes ejecutadas

Las órdenes calzadas en los sistemas de negociación, son liquidadas y facturadas por Serfinco; proceso en el cual se informa a los clientes de estas operaciones máximo 3 días después de la fecha de la operación a través de los siguientes medios de notificación:

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� Físico:

Este medio permite a los clientes recibir la información de sus operaciones por medio físico (papeletas de bolsa), esta información es enviada a una dirección autorizada por el cliente al momento de su vinculación a Serfinco (dirección de correspondencia de su cuenta).

� Correo electrónico:

Este medio permite a los clientes recibir la información de sus operaciones por medio electrónico (papeleta virtual); esta información es enviada a una dirección de correo electrónico autorizada por el cliente al momento de su vinculación a Serfinco. Para acceder a este servicio el cliente debe suscribirlo a través de Serfinco virtual o en el formulario de vinculación notificar que prefiere recibir esta información vía correo electrónico y no físico.

� Serfinco VIRTUAL:

Por este medio los clientes solicitarán una clave personal que les dará acceso, a través de la página web de Serfinco, al portal Serfinco VIRTUAL, por el cual podrán acceder al servicio de información de todas sus operaciones visualizando en línea las imágenes de cada una de sus liquidaciones de bolsa (papeletea virtual). El cliente podrá seleccionar la opción de no envió de liquidaciones de bolsa (papeleta) física.

La información enviada a los clientes de sus operaciones incluirá como mínimo:

1. Si se ejecutó en el sistema de negociación o en el mercado mostrador. 2. Tipo de operación. 3. Si la operación fue cruzada contra otro cliente del miembro, o ejecutada contra la cuenta propia. 4. Valor de la comisión. 5. Precio o tasa efectiva a la que se ejecutó la orden. 6. Número consecutivo con el que se identificó la orden en el (los) LEO. 7. Cualquier otra información que deba darse de conformidad con la normatividad aplicable.

5.2. Órdenes no ejecutadas

La notificación de las órdenes no ejecutadas en los sistemas de negociación estarán a cargo de los gerentes de inversión especialistas, los gerentes de inversión y los asistentes comerciales, quienes enviarán a los clientes a través de un medio verificable la información de las órdenes no ejecutadas; para lo cual los gerentes de inversión especialistas identificarán en los sistemas de negociación, las órdenes que no fueron ejecutadas; y en el caso de los gerentes de inversión y los asistentes comerciales, deberán consultar en el sistema electrónico de órdenes (LEO) o en los sistemas internos de Serfinco, las órdenes que no fueron ejecutadas en los sistemas de negociación, para su posterior información a los clientes.

6. CONTROL INTERNO LEO (AUDITORÍA )

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El área de auditoría interna realizará los siguientes controles al cumplimiento de lo establecido en el manual de LEO de la compañía:

6.1. Información a clientes y políticas para el pro cesamiento de órdenes

Anualmente se revisará que el manual de LEO actualizado se encuentre publicado en la página web de SERFINCO..

Semanalmente se solicitarán de manera aleatoria las órdenes impartidas para operaciones ya facturadas en cabeza de los operadores sin acceso directo, y se verificará para cada una:

1. Registro adecuado del medio verificable y hora en que consta la orden del cliente en el correspondiente campo del sistema de recepción de órdenes

2. Existencia de registro de la orden del cliente para la operación realizada. 3. Cumplimiento del contenido mínimo de la orden establecido por el LEO (libreto). 4. Respeto de la secuencia; recepción – registro – ejecución (logs). 5. Informe al cliente sobre condiciones en que se procesó la orden. 6. Validar que quien haya impartido la orden figure como ordenante o titular en el formato de apertura.

El propósito de esta revisión es validar que la información registrada en los sistemas de recepción de órdenes es consistente con la que consta en el medio verificable, y se cumple con los principios del LEO.

Semanalmente se solicitarán de manera aleatoria las órdenes impartidas para operaciones ya facturadas en cabeza de los operadores con acceso directo, y se verificará para cada una:

1. Registro adecuado del medio verificable y hora en que consta la orden del cliente en el correspondiente campo del sistema de recepción de órdenes

2. Existencia de registro de la orden del cliente para la operación realizada. 3. Cumplimiento del contenido mínimo de la orden establecido por el LEO (libreto). 4. Respeto de la secuencia; recepción – ejecución (logs). 5. Informe al cliente sobre condiciones en que se procesó la orden. 6. Validar que quien haya impartido la orden figure como ordenante o titular en el formato de apertura.

El propósito de esta revisión es validar que el operador respeta la prelación y secuencia de órdenes recibidas directamente de los clientes.

Para realizar los anteriores controles se dependerá de la oportunidad con que la BVC y el área de Tecnología suministren la siguiente información:

1. Secuencia con horario de las operaciones registradas en la pantalla por operador. 2. Secuencia con horario de las órdenes registradas en el LEO por comercial. 3. Recuperación de chats, e-mails y llamadas telefónicas por comercial.

Mensualmente se verificará que se mantenga actualizado un listado con los nombres de:

1. Operadores con acceso directo. 2. Operadores sin acceso directo. 3. Personas naturales vinculadas autorizadas para recibir órdenes.

Comentario [j1]: Esta es una revisión que actualmente no se realiza pero que es importante ver como se incorpora.

Comentario [j2]: Esta es una revisión que actualmente no se realiza pero que es importante ver como se incorpora.

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Se validará que cuentan con la certificación correspondiente a las operaciones que realizan y que se cumplan las políticas de información hacia los clientes del retiro e ingreso de funcionarios que reciben órdenes.

� Aspectos claves a considerar: • Se entiende que no existe orden si no fue impartida a través de un medio verificable o en caso de ser

por escrito que se encuentra debidamente radicada. • Serfinco no puede recibir órdenes, ni modificaciones o cancelaciones de órdenes, sin que quede

registro de la misma en un medio verificable. • Cada gerente de inversión debe verificar que el cliente cuenta con los recursos suficientes para cumplir

la orden impartida. • Las personas naturales vinculadas deben informar a los clientes que no pueden recibir órdenes

verbales salvo que se impartan por una línea telefónica grabada. • Las personas naturales vinculadas no pueden procesar una orden que no cumpla con el contenido

mínimo establecido en el presente Manual de LEO. • Serfinco deberá establecer y dar a conocer a los clientes los costos asociados con el uso de cada

canal.

Los hallazgos de las auditorías realizadas se incluirán dentro del indicador de cumplimiento de políticas del Balance Score Card (BSC) y se comunicarán a los gerentes regionales. En caso de identificar incumplimientos recurrentes por parte de un funcionario a pesar de las advertencias y llamados de atención efectuados, se tratarán con el funcionario reincidente en el Comité de Conductas, y dependiendo de la gravedad de los hechos se determinará la sanción por aplicar que no afecte el servicio al cliente pero que sea ejemplar para el funcionario.

6.2. Auditoria ordenantes

Mensualmente se validará que una misma persona no figure como ordenante en más de 5 clientes, excepto en los casos de partes relacionadas por grupos familiares.

Para este proceso se generará un reporte de los clientes relacionados que poseen los ordenantes y se validará su relación entre sí; si la auditoría muestra que un ordenante posee más de 5 clientes que no pertenecen a partes relacionadas por grupos familiares se procederá a romper la relación con el ordenante (autorizado) y se informará al respectivo gerente de inversión.

Mensualmente se auditará aleatoriamente las operaciones realizadas por los ordenantes en nombre de sus clientes; esta auditoría pretende validar que las operaciones realizadas por los ordenantes hayan sido impartidas en el mejor interés del cliente según las condiciones del mercado en la fecha de la operación y se tendrá principal énfasis en las operaciones entre la posición del ordenante y la posición del cliente.

Se realizará auditoría especial para el control de operaciones de empleados de la Compañía o de sus partes relacionadas.

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Los hallazgos de las auditorías realizadas se comunicarán a los gerentes regionales y casos de incumplimientos se llevarán al Comité de Riesgos o se tratarán con el funcionario reincidente en el Comité de Conductas, dependiendo de la gravedad de los hechos.

6.3. Control de valores y recursos de clientes:

A continuación se describen los mecanismos y procesos implementados por Serfinco para verificar los valores y recursos con los que cuenta el cliente para cumplir la orden impartida:

� Control de valores:

• El sistema electrónico de órdenes (Administrador LEO), tiene la capacidad de consultar los valores que posee el cliente; de esta forma al momento de diligenciar e ingresar la orden en LEO, el sistema en el caso del producto acciones informará al gerente de inversión si el cliente cuenta con los valores; de no ser así el sistema generará una alerta al usuario para que revise si la orden está correcta y autorice sin embargo el registro de la misma en LEO; en el caso del producto renta fija, el sistema permitirá seleccionar en la orden los títulos que el cliente posee en los depósitos, asegurando que no se generen órdenes de clientes que no poseen los valores.

• Cumplimiento preventivo: Permite validar en fechas previas al cumplimiento de la operación ejecutada en el mercado, que el cliente cuente con los valores con los cuales debe cumplir la operación; si el cliente no posee los valores, el sistema arroja una alerta que debe ser informada al gerente de inversión del respectivo cliente.

• Controles de Administración valores: El proceso de administración valores refleja diariamente en el

sistema interno de Serfinco los movimientos de títulos valores en cada depósito de valores por cada cliente. En este proceso se actualizan los portafolios de los clientes y se mantienen al día (t+1 a la fecha de cumplimiento). Así mismo este proceso ejecuta un arqueo diario, que garantiza que los movimientos realizados en el depósito sean producto de operaciones en un sistema de negociación y/o registro, y que los títulos que tiene cada cliente en su portafolio del sistema interno, sean los mismos que figuran en cada depósito.

� Control de recursos:

• Para validar que el cliente cuenta con los recursos suficientes para cumplir la orden de compra

impartida, Serfinco cuenta con un sistema llamado Cartera Web al cual tiene acceso toda el área comercial, en éste aparecen los recursos disponibles en cartera por cada cliente. Adicionalmente, Serfinco cuenta con políticas y un monitoreo diario de los saldos en cartera para identificar oportunamente casos que se hayan podido presentar de financiación de clientes con recursos propios para que sean cubiertos de manera inmediata.

• Diariamente la Unidad de Riesgos Operacionales hace un seguimiento a los saldos en cartera, y para las operaciones que hayan generado una financiación se tiene una política de pérdida de la comisión por parte del comercial y el compromiso de cubrir en el menor tiempo posible el saldo presentado.

� Otros Controles:

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• Se cuenta con diversos controles automáticos en nuestros sistemas electrónicos de órdenes. En acciones se cuenta con los siguientes:

o Para la negociación de acciones de emisores que se encuentran en LEY 550, se tiene un control el cual consiste en restringir la orden si el cliente no tiene firmada una carta en donde reconoce el riesgo asociado a la inversión.

o Se cuenta con un control de comisiones máximas, el cual consiste en desviar la orden para autorización de un supervisor, si la comisión cobrada excede los límites establecidos por SERFINCO.

o Si el inversionista final que imparte la orden está bloqueado por nuestra área SARLAFT por alguna causal determinada, no permite continuar con la negociación.

o SERFINCO cuenta con unas políticas internas que establecen límites al monto de la negociación, por orden y según el tipo de cliente. Si una orden ingresada al LEO no cumple con estas políticas, la orden será desviada para aprobación de una supervisor.

• En Renta Fija se cuenta con los siguientes controles automáticos: o Si el valor a negociar es de un emisor no autorizado por política interna de la compañía, el

sistema no permite que la orden continúe. o Si la orden tiene una tasa de intereses de negociación que no está acorde a los limites

mínimo y máximo establecidos por SERFINCO, permite continuar con el negocio, pero advierte al operador y envía notificación al área de riesgo con el fin de hacer seguimiento y auditoria especial al negocio.

o Se cuenta con un control de comisiones máximas, el cual consiste en restringir la orden, si la comisión cobrada excede los límites establecidos por SERFINCO.

o Si el inversionista final que imparte la orden está bloqueado por nuestra área SARLAFT por alguna causal determinada, no permite continuar con la negociación.

o SERFINCO cuenta con unas políticas internas que establecen límites al monto de la negociación, por orden y según el tipo de cliente. Si una orden ingresada al LEO no cumple con estas políticas, la orden se restringirá.

7. CONTROL Y PUBLICACIÓN DE FUNCIONARIOS APROBADOS Y REGISTRADOS ANTE AMV Y BVC

Los funcionarios de Serfinco que de acuerdo a sus funciones requieran ser aprobados y registrados ante AMV y BVC para efectuar operaciones en el mercado de capitales y recibir órdenes de clientes, deberán realizar los siguientes procedimientos:

7.1. Registro de funcionarios ante la bolsa de valo res de Colombia

Ante la Bolsa de Valores de Colombia los funcionarios de Serfinco se encuentran registrados como operadores o como digitadores. Los operadores son los funcionarios que obrando en nombre y representación de Serfinco tienen asignada una clave de operador, confidencial, individual e intransferible, a través de la cual pueden acceder a las diferentes funcionalidades del sistema, incluidas las sesiones de negociación y /o registro, que se encuentren certificados. Los digitadores son los funcionarios que por

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asignación de Serfinco accedan a cualquier sistema de negociación y/o registro, circunscribiendo su actividad exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas siguiendo instrucciones de operadores debidamente certificados y sin discrecionalidad para tomar decisiones diferentes a aquellas relacionadas con la operación misma del Sistema, que no tienen ningún tipo de contactos con clientes de Serfinco y que se encuentren certificados.

Los requisitos que se siguen para la inscripción de funcionarios ante la Bolsa de Valores son los siguientes:

1. El funcionario debe certificarse ante AMV. 2. El funcionario debe ser registrado en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores

(RNPMV). 3. Se envía carta en la que el representante legal de Serfinco solicita la inscripción y manifiesta que a juicio

de la entidad el aspirante posee las condiciones morales y profesionales necesarias para desempeñar las funciones establecidas para las que se encuentra postulado.

4. Se envía copia del aplicativo de AMV Y RNPMV a la Bolsa de Valores. 5. Adicionalmente en caso de que el funcionario tenga la calidad de representante legal de Serfinco, deberá

presentarse ante la Bolsa de Valores de Colombia copia del acto de posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia o ante la entidad que haga sus veces.

7.2. Certificado y registro de funcionarios ante AM V

Ante la AMV los funcionarios de Serfinco se encuentran certificados como directivos, asesores comerciales, operadores y digitadores. Para obtener la certificación de cada uno de los funcionarios, Serfinco realiza el siguiente procedimiento:

1. Ingresa información del funcionario al Sistema de Información de AMV – SIAMV. 2. Una vez se ingresan los datos del aspirante, y se responde a las preguntas formuladas, se preinscriben

en el sistema SIAMV los exámenes que se requieran para la certificación. 3. Al elegir los exámenes que sea necesarios y/o el componente de verificación de antecedentes el

aplicativo factura los conceptos elegidos y brinda la opción de realizar el pago. 4. Serfinco aporta la siguiente documentación para obtener la certificación:

1) Formato de inscripción en el Sistema de Información de AMV – SIAMV.

2) Fotocopia del documento de identidad. En caso de ser extranjero, fotocopia de la cédula de

extranjería o pasaporte.

3) Carta de presentación de Serfinco.

4) Fotocopia de certificado judicial y de policía vigente expedido por el Departamento Administrativo de

Seguridad (DAS).

5) Formato de manifestaciones o autorizaciones a AMV.

6) Comprobante de pago (verificación de antecedentes y/o examen (s)).

7.3. Información a clientes del listado de funciona rios registrados y aprobados por BVC y AMV

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Serfinco tendrá a disposición de los clientes a través de su página web, el listado de funcionarios registrados y aprobados por la BVC y AMV para efectuar operaciones en el mercado de capitales y recibir órdenes de clientes; la información disponible es la siguiente:

1. Listado de todos los funcionarios de Serfinco registrados por la BVC y AMV con la siguiente información: • Nombres y apellidos. • Cedula. • Certificación ante AMV.

2. Información de los funcionarios que se han retirado de Serfinco y no forman parte de la lista.

3. En la lista estará adjunto un link a la página web de AMV donde el cliente podrá consultar por la cédula del

funcionario si éste se encuentra legalmente registrado ante dicho organismo y la calidad de su certificación.

7.4. Actualización e información a clientes del lis tado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV

� Gerencia de gestión humana:

Con la aprobación del área jurídica se encargará de informar al interior de la compañía sobre el ingreso o retiro de funcionarios, para que cada una de las aéreas encargadas ejecute los procesos respectivos de información a clientes.

� Analistas de Mercadeo por cada segmento: � Cuando un gerente de inversión no continúe siendo funcionario de Serfinco, enviará un comunicado a

cada uno de los clientes por éste gerenciados, informándoles el retiro del funcionario y qué nuevo funcionario les será asignado. Adicionalmente, Solicitará al área de tecnología actualizar la lista publicada en Serfinco.com, con el retiro e ingreso de funcionarios.

� Auditoría Interna

Es su proceso de control interno velara por el cumplimiento de actualización del listado de funcionarios.

8. PLAN DE CONTINUIDAD

A continuación se describe el plan de continuidad a implementar por parte de Serfinco ante fallas o desconexiones en alguna de las etapas para el procesamiento de las órdenes; igualmente se describe el plan de contingencia a implementar por parte de Serfinco ante demoras o fallas en la activación del plan de

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continuidad.

� Cierre de orden con el cliente:

Serfinco cuenta con dispositivos electrónicos que le permiten un esquema redundante que soporta los medios verificables que utiliza la firma para el cierre de los negocios.

Para cada medio verificable se tiene:

• Teléfono: Redundancia de la planta telefónica en las dos principales sedes de la entidad (Medellín-san Fernando y Bogotá) contando con dos PBX independientes en cada una de ellas. Las demás sucursales y quien no logre comunicarse ni al PBX principal ni al PBX alternativo, lo podrá hacer a la línea de servicio al cliente de Serfinco.

• Correo electrónico: Este es un medio de comunicación asincrónico; por lo cual solo se considerará recibida la orden una vez el receptor de la orden confirme y acepte la recepción de la misma. Serfinco cuenta con un centro de cómputo alterno, en el cual se tiene un servidor de correo electrónico externo, el cual permite ante caída del servidor principal, seguir recibiendo o enviando los correos electrónicos a los clientes con la misma seguridad. En caso que el correo electrónico definitivamente no esté disponible, los clientes podrán contar con los demás medios verificables como teléfono o mensajería instantánea.

• Mensajería instantánea: Este es un medio de comunicación asincrónico; por lo cual solo se considerará recibida la orden una vez el receptor de la orden confirme y acepte la recepción de la misma. En caso que la mensajería instantánea definitivamente no esté disponible los clientes podrán contar con los demás medios verificables como teléfono o correo electrónico.

En caso que ninguno de los tres medios verificables anteriores no funcionen, se podrá ejecutar el proceso de cierre de negocio de la siguiente forma:

• Orden física enviada por FAX; Serfinco cuenta en cada una de sus sucursales con líneas de FAX independientes a la planta telefónica; el cliente confirmará las condiciones de negociación a través de un documento firmado (Formato único de orden o carta del cliente), dicho documento debe contener los datos mínimos requeridos de la orden según los datos solicitados en el libreto de cierre de negocio del respectivo producto. La fecha y hora de recepción de la orden será considerada la que marque el FAX. Para guía y facilidad del cliente, este podrá descargar el formato único de orden desde la sucursal virtual serfinco.com.

• Orden física presencial: El cliente en presencia del gerente de inversión o del asistente comercial, podrá diligenciar un documento firmado (Formato único de orden), el cual debe contener los datos mínimos requeridos de la orden según los datos solicitados en el libreto de cierre de negocio del respectivo producto. La fecha y hora de recepción de la orden corresponderá a los datos diligenciados

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por el cliente en el formato único de orden. Para asegurar la inalterabilidad de la orden el cliente deberá en todo momento anular los espacios en blanco del formato.

A sí mismo, para velar por un adecuado cumplimiento del proceso, semanalmente se verificará qué órdenes registradas en LEO, utilizaron como medio verificable para el cierre del negocio una orden física diligenciada por el cliente (enviada por FAX o presencial utilizando el formato único de orden o carta del cliente), luego se exigirá a los gerentes de inversión estas órdenes físicas para proceder a validarlas y enviarlas al archivo.

� Registro en sistema electrónico de órdenes (LEO):

Serfinco como plan de continuidad contará a partir del 1 de julio con un centro de cómputo alterno, el cual estará ubicado en una sucursal diferente al centro de cómputo principal; este permitirá tener una infraestructura tecnológica redundante con servidores espejos, los cuales serán activados ante eventuales caídas del centro de cómputo principal.

• Proceso de activación del plan de continuidad: 1. Recepción de casos : El personal de Serfinco reportará los casos relacionados con fallas en el

sistema electrónico de órdenes (LEO) al coordinador de operaciones y coordinador de SIT para su análisis.

2. Validación: El coordinador de operación y coordinador de SIT analizarán los casos de fallas del sistema electrónico de órdenes para validar la necesidad de activar el plan de continuidad.

3. Autorización de activación: Coordinador de operaciones y SIT luego de analizar los casos y de encontrar necesario activar el plan de continuidad, procederán a activar el sistema electrónico de órdenes desde el centro de computo alterno.

4. Pasos para validar continuidad: PASO Actividad Responsable

1

Verificar que la activación del plan de continuidad (activación del sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno) sea posible de activar según las fallas o daños encontrados; de no ser posible la activación del plan de continuidad en el corto plazo, solicitar activación del plan de contingencia.

Coordinador SIT

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2

Informar a los gerentes de inversión, asistentes comerciales y operadores bursátiles la activación del plan de continuidad y el tiempo de activación; informándoles que no podrán ingresar órdenes hasta que se active y valide la información del sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno.

Coordinador operaciones

3

Solicitar a tecnología el reporte de las órdenes del sistema electrónico de órdenes que fueron ingresadas durante el día de las fallas (diariamente las órdenes ingresadas en LEO son almacenadas en los servidores de cada sucursal como prevención y para validación del plan de continuidad o contingencia ante daños en las bases de datos del sistema electrónico de órdenes).


4

Una vez activado el sistema electrónico de órdenes desde el centro de cómputo alterno se procederá a validar la información contenida en este, identificando que órdenes no se encuentran registradas o poseen un estado diferente según el reporte de órdenes ingresadas a LEO durante el día. Las inconsistencias encontradas se procederán a corregir según el estado de la orden mostrado en el reporte, para lo cual se consultará con el gerente de inversión que registro la orden o el operador bursátil que la atendió para proceder con la corrección.

Coordinador operaciones y operadores bursátiles.

5

Una vez se valide el contenido del LEO activado desde el centro de computo alterno, se procederá a informar a los gerentes de inversión, asistentes comerciales y operadores bursátiles continuar con el proceso de registro y transmisión de órdenes normalmente.


Plan de contingencia:

En el caso que la activación del plan de continuidad no sea posible en el corto plazo según las fallas o daños encontrados, Serfinco cuenta con el siguiente plan de contingencia para procesar las órdenes impartidas por los clientes ante fallas en el sistema electrónico de órdenes.

• Pasos:

1. Solicitar a tecnología generar reporte de la base de datos que contenga las órdenes del sistema electrónico de órdenes que estén pendientes por transmitir al mercado, en dado caso que dicho reporte se vea afectado, se debe solicitar a tecnología que genere desde cada servidor de sucursal el listado de órdenes registradas en LEO durante el día; para ello en cada servidor de sucursal se guardará de manera alternativa cada orden ingresada en el LEO.

2. Entregar listado de órdenes pendientes por transmitir al sistema de negociación al respectivo operador bursátil, para que este realice una validación entre lo pendiente por transmitir del LEO y lo efectivamente transmitido al sistema de negociación hasta el momento de la interrupción del proceso.

3. Lanzar al mercado las órdenes pendientes que se identificaron en el paso anterior.

4. Informar a las áreas comerciales que se operará bajo modalidad de contingencia, esto implica que las sucursales que no cuentan con un operador bursátil, deberán generar las órdenes en un formato

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electrónico en el cual deben ingresar los datos exigidos por el formato único de órdenes, luego estas órdenes deben ser enviadas por correo electrónico al operador bursátil respectivo, quien respetará la prelación para la transmisión al sistema de negociación o registro de estas órdenes según la hora mostrada en el correo electrónico; en el caso de no contar con un formato electrónico, deberán utilizar la orden física (formato único de orden) y enviarla vía fax al operador bursátil respectivo, quien respetará la prelación de la orden según la hora que muestre el fax. En las sucursales que cuentan con operadores bursátiles que atienden LEO, los gerentes de inversión deben diligenciar la orden física (formato único de orden) y entregar estas órdenes al operador bursátil, quien debe anotar la hora de recepción de cada una de las órdenes. Los operadores bursátiles procederán a transmitir todas las órdenes recibidas de las diferentes sucursales respetando su prelación según la hora en que recibieron las órdenes.

5. Los operadores bursátiles recopilarán todas las órdenes por correo electrónico y serán guardadas en archivos electrónicos con back up, y en el caso de las órdenes físicas (o enviadas por fax) deben recopilarlas y guardarlas en el archivo.

� Transmisión de órdenes a los sistemas de negociació n:

Los canales de comunicación desde Serfinco hacia la BVC son independientes desde cada sucursal, a si mismo cada uno de ellos cuenta con un canal Back-up redundante, que en caso de caída del principal es activado.

• Proceso de activación del plan de continuidad: 1. Recepción de casos : Operadores con pantalla informarán los casos relacionados con fallas en los

canales de comunicación hacia la BVC.

2. Validación: El coordinador de operación y coordinador de SIT analizarán los casos para validar la necesidad de activar el plan de continuidad.

3. Autorización de activación: Coordinador de operaciones y SIT luego de analizar los casos y de encontrar necesario activar el plan de continuidad, procederán a activar el sistema de comunicación alterno hacia la BVC.

4. Pasos para validar continuidad:

PASO Actividad Responsable

1

Identificar la sucursal y los equipos que están presentando fallas en el canal de comunicación principal hacia la BVC.

Coordinador SIT

2

Una vez se identifique la sucursal con fallas y los equipos afectados; se procederá con la activación del canal de comunicación alternativo de la

Coordinador

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respectiva sucursal hacia la BVC. SIT

3

Una vez restablecida la conexión con los sistemas de negociación de la BVC (a través del canal de comunicación alternativo), se comunicará a los operadores con pantalla el restablecimiento de la conexión para continuar con el proceso de transmisión de órdenes a los sistemas de negociación y registro.


4

Si el canal de comunicación principal y alterno de la sucursal afectada presentan fallas, se procederá con la reasignación del sistema electrónico de órdenes hacia los operadores de otra sucursal. (Serfinco dispondrá de personal certificado en todas las sucursales como digitadores y operadores, para la atención de los sistemas electrónicos de órdenes).

Coordinador SIT

5

Se informará a los digitadores y operadores de la sucursal a la cual será reasignado el sistema electrónico de órdenes, que deben continuar con la transmisión de órdenes a los sistemas de negociación de la BVC.


6

En el caso extremo en el cual todos los canales de comunicación principales y alternativos de todas las sucursales presenten fallas y no permitan tener conexión con los sistemas de negociación de la BVC, se procederá con la activación del plan de contingencia.


Plan de contingencia:

En el caso que la activación del plan de continuidad no sea posible en el corto plazo según las fallas o daños encontrados, Serfinco cuenta con el siguiente plan de contingencia para transmitir las órdenes impartidas por los clientes a los sistemas de negociación.

1. Se transmitirán las órdenes a los sistemas de negociación a través de una firma comisionista aliada. Para lo cual los operadores y digitadores impartirán las órdenes a la firma comisionista aliada en el orden en el cual se encuentran las órdenes en el sistema electrónico de órdenes.

2. Se trasladarán a los operadores bursátiles que se encuentran en la sucursal de Bogotá, hacia la sede principal de la BVC, con el fin de transmitir las órdenes de los clientes a los sistemas de negociación de la BVC; para esto, utilizarán un dispositivo electrónico con conexión a red a través del cual recibirán las órdenes ingresadas en el LEO y procederán con el ingreso a la mayor brevedad posible y respetando su prelación a los sistemas de negociación de la BVC.

9. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN SERFINCO

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN SERFINCO

ACTIVIDAD MES FEBREO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Validación esquema recepción órdenes

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Pruebas e Implementación LEO Renta Fija (Definitivas y Simultáneas)

Capacitación LEO Renta Fija

Planeación LEO Acciones

Desarrollo LEO Acciones

Pruebas e Implementación LEO Acciones

Capacitación LEO Acciones

Planeación LEO Cesiones de derechos carteras colectivas, Repos en Acciones, OPCF y Futuros

Desarrollo LEO Cesiones de derechos carteras colectivas, Repos en Acciones, OPCF y Futuros Pruebas e implementación LEO Cesiones de derechos carteras colectivas, Repos en Acciones, OPCF y Futuros Capacitación LEO Cesiones de derechos carteras colectivas, Repos en Acciones, OPCF y Futuros

Publicación de Manuales

10. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD DEL MANUAL

SERFINCO implementará como mecanismo de divulgación y publicidad del Manual de LEO lo siguiente:

� Al interior de la compañía: • Plegables con un resumen de que es LEO, en qué consiste y donde puede consultar nuestro

Manual. • Correos con boletines informativos que explican la importancia de LEO, su significado, su

impacto y una invitación a ver el Manual. • Capacitaciones a nivel nacional, presentando los nuevos sistemas electrónicos de órdenes,

exponiendo los cambios en los procesos por la implementación de LEO y un resumen de los aspectos más importantes del Manual.

• Para el área comercial se dispuso de una pirámide decorativa para escritorio, la cual tiene por cada lado el guion que se debe seguir con un cliente al momento de cerrar un negocio o tomar una orden.

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• Se colgó el manual en nuestra INTRANET para consulta de cualquier empleado y del área comercial en especial.

� Al exterior de la compañía:

• Plegables con un resumen de que es LEO, en qué consiste y donde puede consultar nuestro Manual. Se entregarán como un inserto en los extractos físicos que reciben periódicamente.

• Correo con lanzamiento del Manual de LEO el cual que explica la importancia del mismo, su significado, su impacto y una invitación a ver el Manual en nuestra página de internet.

• Publicidad en la página WEB por medio de BANNER. • Se colgó el manual en nuestra página WEB para consulta de cualquier inversionista y del público

en general.

11. ANEXOS

ANEXO 1 “LIBRETO CIERRE DE NEGOCIACIÓN ACCIONES”

El gerente de inversión, gerente de inversión especialista o asistente comercial debe pedir confirmación de los siguientes datos al cliente para aceptar la orden:

� Datos de negociación

• Confirmar el tipo de operación: Si es compra o venta.

• Confirmar la cantidad: el cliente debe especificar el número de acciones que desea negociar o el

valor total en pesos a negociar.

• Confirmar la especie: el nombre de la acción que el cliente desea negociar.

• Confirmar el precio: el valor al cual desea negociar las acciones; si no especifica un valor, se debe

aclarar al cliente que se tomara el valor de mercado de la acción.

• Confirmar la fecha de operación: la fecha en la cual será ingresada la orden al sistema de

negociación.

• Confirmar el tipo de negociación: si la orden será por límite, mercado o mercado por lo mejor.

En caso el cliente no especifique una de las opciones, se debe aclarar al cliente que se tomará la

opción a mercado en caso no haya confirmado ningún precio, pero si confirmo un precio se tomara la

opción limite.

• Confirmar el tipo de calce: si la orden es Fill and Kill - Fill or Kill - Cantidad mínima – Ninguna.

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Si el cliente no confirma una de las opciones, le debe ser informado que la orden tendrá como tipo de

calce la opción Ninguna.

� Datos del cliente • Confirmar el nombre y apellidos del cliente (o del ordenante si aplica).

• Confirmar documento y número de identificación del cliente (o del ordenante si aplica).

• Confirmar el número de cuenta del cliente en Serfinco. Esta confirmación es requerida si el cliente

posee más de una cuenta constituida y activa con Serfinco.

• Confirmar el valor o porcentaje de comisión del negocio.

� La confirmación de la operación, utilizando este libreto, se debe realizar al final de cada conversación; si se realiza en un momento diferente al final de la conversación y las características del negocio cambian, se debe realizar la confirmación utilizando el libreto nuevamente.

ANEXO 2 “LIBRETO CIERRE DE NEGOCIACIÓN RENTA FIJA”


� Datos de negociación • Confirmar el tipo de orden: si es definitiva, simultanea, Repo o cesión de derechos de carteras

colectivas.

• Confirmar el tipo de operación: Si es compra o venta.

• Confirmar la cantidad: el monto a invertir o el nominal a vender. Si es una cesión de derechos de

carteras colectivas confirmar el número de unidades.

Para repos y simultáneas se debe confirmar en la parte activa el dinero a invertir, y para la parte pasiva

el monto que se requiere con la operación.

• Confirmar la especie: el vendedor debe confirmar el titulo y las características del mismo, a negociar.

Si la orden es de un Repo pasivo el nombre de la acción. El comprador si lo requiere puede confirmar

la especie o acción.

• Confirmar el precio o tasa: el valor al cual desea negociar los títulos.

En el caso de repos se debe confirmar la tasa repo de la operación (sea efectiva o nominal).

En el caso de simultáneas se debe confirmar la tasa de fondeo de la operación.

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• Confirmar plazo de operación: para simultáneas y repos se debe confirmar el plazo de la operación,

en el caso que el cliente no confirme ningún plazo, se le debe informar que el plazo será uno o varios

de los que ofrezca el mercado.

• Confirmar la fecha de operación: la fecha en la cual será ingresada la orden al sistema de

negociación.

� Datos del cliente

• Confirmar el nombre y apellidos del cliente (o del ordenante si aplica).




• Confirmar el valor de comisión del negocio.

� Si la orden será consolidada con otras órdenes de c lientes, o hace parte de un negocio en lote , se debe notificar al cliente este hecho y que lo autorice, informando al cliente que la orden se registrará en el momento que se tenga consolidado el negocio completo.

� Si la operación es con la Posición Propia de Serfin co: Notificar al cliente que Serfinco Comisionista de Bolsa está actuando como contraparte del negocio, y que la orden será trasmitida al sistema de negociación una vez Serfinco revise y apruebe la operación.


ANEXO 3 “LIBRETO CIERRE DE NEGOCIACIÓN DERIVADOS”


� Datos de negociación

• Confirmar el tipo de orden: si es OPCF o futuros.

• Confirmar el tipo de operación: si es compra o venta.

• Confirmar el Subyacente para futuros: en el caso de OPCF es sobre TRM.

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• Confirmar el precio del derivado: precio al cual desea negociar los derivados; corresponde al

precio de cada contrato.

• Confirmar la cantidad de contratos a negociar: en caso el cliente no especifique el número de

contratos o este no aplique, el cliente debe especificar el valor total en pesos a negociar.

• Confirmar la fecha de la operación: la fecha en la cual será ingresada la orden al sistema de

negociación.

• Confirmar el plazo del futuro o de la OPCF.

• Confirmar si la operación cierra posición.

� Datos del cliente

• Confirmar el nombre y apellidos del cliente (o del ordenante si aplica).




• Confirmar el valor de comisión del negocio.

� Si la operación es con la Posición Propia de Serfinco: Notificar al cliente que Serfinco Comisionista de Bolsa está actuando como contraparte del negocio, y que la orden será trasmitida al sistema de negociación una vez Serfinco revise y apruebe la operación.


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