Manual Modul Perwalian

Buku Manual

SIMPATI-2000i

Modul Perwalian

Soft-@! Inc. www.solusipintar.com

[email protected]

Manual SIMPATI-2000i Halaman 2

Daftar Isi

DAFTAR ISI 2

PENGANTAR 3

PROSEDUR PERWALIAN 3 LOGIN KE MODUL 3 MENU MODUL 4

MENGISI DATA TRANSAKSI 6

PENENTUAN DOSEN WALI 6 PENGISIAN DATA KRS 8 PENGISIAN DATA PRS 11 KRS MAHASISWA BARU 13

MENCETAK LAPORAN 14

MENCETAK DAFTAR MAHASISWA PER DOSEN WALI 14 MENCETAK DAFTAR KRS 16

MENGGUNAKAN UTILITAS 17

PENUTUP 18


Pengantar

Modul Perwalian merupakan salah satu modul dalam kelompok Akademik. Modul ini dikembangkan untuk mengadministrasikan proses perwalian mahasiswa secara online. Aturan lembaga yang terkait dengan perwalian dapat diset lebih lanjut melalui modul Konfigurasi (syarat SPP, syarat batas SKS, kalender akademik KRS/PRS).

Prosedur Perwalian

Sub-modul perwalian ini dibangun berdasarkan prosedur perwalian yang umum terjadi di perguruan tinggi. Dengan fasilitas online pada modul Layanan Mahasiswa, setiap mahasiswa akan memilih mata kuliah yang akan dijalaninya di semester berikutnya. Pemilihan akan diijinkan oleh sistem setelah persyaratan akademik (prasyarat lulus/tempuh, jumlah SKS maksimum) dan keuangan (prosentase SPP) perwalian dipenuhi.

Berdasarkan pilihan tersebut (setelah konsultasi dengan dosen wali), staf akademik berwenang dapat memprosesnya lebih lanjut. Sejumlah laporan telah disiapkan untuk mendukung layanan ini. Dalam kondisi tertentu, staf akademik dapat melihat isian KRS (Kartu Rencana Studi) mahasiswa dan melakukan perubahan seperlunya.

Pada modul ini juga terdapat layanan perubahan rencana studi (PRS) yang memungkinkan mahasiswa mengubah (tambah/kurang) mata kuliah yang akan dijalaninya di semester berjalan.

Login ke Modul

Setelah membuka tampilan awal untuk SIMPATI-2000i, pilihlah kelompok Akademik sehingga muncul daftar modul-modul di dalam Akademik. Pilih modul Perwalian sehingga muncul dialog login sebagai berikut :


Dialog Login Modul Perwalian

Menu Modul

Setelah login dan password valid, maka akan dimunculkan tampilan lengkap menu-menu pada modul ini sbb. :

Transaksi

Plot Dosen Wali

Manual

Otomatis

Pindah Dosen Wali

KRS

PRS

KRS Mahasiswa Baru

Utilitas

Pemakai

Ganti Password


Laporan

Mhs Per Dosen Wali

Daftar Hadir Mahasiswa

Surat Tugas Wali

KRS

PRS

Mhs Per Jurusan

Rekap Mhs Per Dosen Wali

Daftar Mhs Aktif

Rekap Mhs Per Mata Kuliah

Daftar Mhs Tidak Perwalian

Daftar Mhs PRS

Informasi

Logout


Mengisi Data Transaksi

Pada bagian ini Anda dapat memilih untuk melakukan penentuan Dosen Wali, Mengecek KRS/PRS dan Mengeset KRS untuk mahasiswa baru.

Penentuan Dosen Wali

Penentuan dosen wali dapat dilakukan dengan cara manual (satu persatu diset) atau otomatis (diset otomatis secara merata). Bergantung pada kebijakan lembaga, kdua cara diatas dapat dilakukan dengan bantuan menu ini. Anda dapat membuka menu Transaksi | Plot Dosen Wali | Manual sehingga muncul dialog sbb.:

Dialog penentuan dosen wali secara manual

Untuk menentukan dosen wali manual, lakukan sbb.:

• Pilih parameter terkait (jurusan, jenjang studi, tahun, semester, tahun masuk mahasiswa, dosen wali, tgl surat keputusan dan nomor surat)

• Klik tombol Proses. Akan muncul daftar mahasiswa terkait.

• Pilih mahasiswa yang walinya adalah dosen tersebut dengan men-check kotak pilihan.

• Tekan tombol Simpan


Daftar mahasiswa untuk dosen wali secara manual

Untuk cara kedua, penentuan dosen wali secara otomatis, Anda dapat membuka menu Transaksi | Plot Dosen Wali | Manual sehingga muncul dialog sbb.:

Isian penentuan dosen wali otomatis


Penentuan dosen wali secara otomatis akan mengeset jumlah mahasiswa secara merata untuk jurusan dan tahun masuk tertentu kepada semua dosen yang statusnya dosen tetap pada jurusan tersebut.

Bila karena satu hal terjadi pergantian dosen wali (misal dosen tersebut tuas belajar ke luar negeri atau pindah kerja), maka Anda dapat melakukan pergantian dosen wali untuk mahasiswa tertentu. Pilih menu Transaksi | Plot Dosen Wali | Pindah Dosen Wali sehingga muncul dialog sbb.:

Pindah Dosen Wali

Untuk pindah dosen wali, lakukan sbb.:

• Pilih mahasiswa yang akan dipindahkan dosen walinya

• Isi tahun dan semester terkait.

• Klik tombol Proses. Bila ybs telah perwalian di tahun dan semester tsb, maka akan dimunculkan daftar berikutnya yang dapat diisi.

• Pilih dosen wali pengganti, tgl mulai dan nomor surat keputusan penggantiannya.

• Klik tombol Proses. Update data dosen wali akan dilakukan.

Lakukan hal yang sama untuk mahasiswa lainnya yang akan dipindahkan dosen walinya.

Pengisian Data KRS

Pengisian data KRS mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa ybs. di modul Layanan Mahasiswa. Hasil pengisian data terseburt dapat dilihat dan diperiksa lebih lanjut oleh staf akademik di menu ini. Pilih menu Transaksi | KRS untuk memunculkan dialog ini.


Dialog Isi KRS : bagian awal

Setelah Anda mengisi NRP mahasiswa, tahun dan semester terkait, maka sistem akan memunculkan isian data KRS mahasiswa ybs. secara lengkap (data mhs ybs, mata kuliah yg dapat diambil dan KRS yang telah diisi). Pada tahap ini, jika diperlukan, Anda dapat melakukan pengubahan isian sesuai kebutuhan.


Dialog isi KRS : bagian berikutnya

Untuk menambah data MK yang akan diambil, lakukan sbb.:

• Pilih mata kuliah yang akan diambil dengan men-check list dari daftar yang ada.

• Tekan tombol Proses. Mata kuliah yang dipilih akan dimasukkan dalam daftar Matakuliah yang Diambil pada tabel bagian bawah.

Untuk menghapus mata kuliah yang diambil, lakukan sbb.:

• Pada tabel Daftar Matakuliah yang Diambil, klik icon Hapus pada baris data yang akan dihapus.

• Jika yakin, lakukan penghapusan.

Perhatikan, jika Layanan Mahasiswa dengan isian KRS online sudah berjalan, staf akademik cukup melihat isinya saja dan tidak disarankan untuk melakukan peruhan apa pun pada dialog ini.


Untuk melihat mata kuliah yang pernah diambil berikut nilainya untuk mahasiswa tersebut, klik icon Lihat Daftar Mata Kuliah pada grup tampilan Data Mahasiswa sehingga muncul dialog pop up sbb.:

Mata kuliah dengan nilainya

Pengisian Data PRS

Perubahan Rencana Studi (PRS) dapat dilakukan setelah perkuliahan berjalan Pengisian data KRS mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa ybs. PRS dilakukan pada jadwal yang telah ditetapkan (pada Modul Konfigurasi) untuk mahasiswa yang telah melakukan KRS sebelumnya.

Seperti pada KRS, posisi staf akademik di menu ini lebih bersifat memonitor saja karena dara PRS telah dimasukkan oleh mahasiswa ybs. melalui Layanan Mahasiswa. Untuk membuka menu ini, Pilih menu Transaksi | PRS untuk memunculkan dialog ini.


Dialog PRS : awal

Pada dialog bagian ini, Anda diminta untuk mengisi NRP, Tahun dan Semster terkait serta tanggal proses (biarakan default jika sekedar melihat data). Klik tombol Proses akan memunculkan informasi data mahasiswa, daftar mata kuliah yang bisa diambil, trasaksi PRS dan KRS akhir setelah proses PRS.

Penambahan mata kuliah dilakukan di grup data Daftar Mata Kuliah Yang Bisa Diambil. Check isian dari list yang tersedia lalu klik tombol Tambah di bawahnya. Untuk pengurangan mata kuliah, dari daftar mata kuliah yang telah diambil sebelumnya (lihat daftar KRS di tabel paling bawah), akan dimunculkan daftar mata kuliah terkait. Isi alasan pengurangan jika perlu. Jika selesai, klik tombol Kurang untuk mengurangi mata kuliah di KRS akhir.


Dialog PRS : bagian berikutnya

Perhatian, isian PRS ini dilakukan secara online oleh mahasiswa pada Layanan Mahasiswa. Staf akademik cukup memonitor saja data yang telah ada. Pada kasus tertentu (Layanan Mahasiswa tidak berjalan karena LAN atau PC mahasiswa tidak berfungsi misalnya), Anda dapat mengisi data PRS mahasiswa melalui menu ini.

KRS Mahasiswa Baru

Khusus mahasiswa baru, pengisian KRS pertama kali (tahun pertama), dapat dilakukan secara otomatis sesuai dengan kurikulum yang berlaku untuk jurusan terkait. Untuk mengeset KRS bagi mahasiswa baru, pilih saja menu Transaksi | KRS Mahasiswa Baru sehingga muncul dialog sbb.:


KRS Mahasiswa Baru

Tombol Proses akan mengeset secara otomatis KRS untuk mahasiswa di jurusan yang dipilih. Pastikan Anda telah mengeset mata kuliah dengan benar di modul KURKULUM.

Mencetak Laporan

Berdasarkan data yang telah dimasukkan, Anda dapat mencetak laporan sesuai kebutuhan. Laporan akan dicetak dikertas A4 dengan kop laporan sesuai dengan lisensi pengguna.

Mencetak Daftar Mahasiswa Per Dosen Wali

Pilih menu Laporan | Daftar Mhs Per Dosen Wali sehingga muncul dialog sbb. :

Pilihan dalam laporan

Isi parameter sesuai kebutuhan (tahun, semester dan dosen wali yang diinginkan). Selanjutnya akan muncul laporan tersebut.


Preview laporan

Untuk melihat format siap cetaknya lengkap dengan logo, klik icon printer yang ada sehingga muncul sbb.:

Laporan siap cetak


Mencetak Daftar KRS

Pilih menu Laporan | KRS sehingga muncul dialog sbb. :

Pilihan mencetak

Isi NRP, tahun dan semester terkait sehingga muncul tampilan sbb.:

Laporan KRS mahasiswa

Lakukan dengan cara yang sama (isi parameter ssuai kebutuhan) untuk melihat laporan lainnya.


Menggunakan Utilitas

Menu utilitas berguna untuk melakukan set password dan melihat daftar pemakai untuk model terkait. Pilih menu Utilitas lalu pilih sub menu sesuai kebutuhan sehingga akan muncul dialog sbb. :

Daftar pemakai

Ubah password


Penutup

Jika Anda selesai menggunakan modul ini, jangan lupa untuk melakukan LOGOUT dari sistem. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian oleh mereka yang tidak berhak.

Berdasarkan data di modul ini, Anda dapat memanfaatkan modul-modul lain di bidang akademik sesuai kebutuhan.

Documents

Manual Modul Perwalian