Upload
idfisetyaningrum
View
62
Download
7
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Dokumen kualitas untuk sistem pendidikan perguruan tinggi
Citation preview
1 | P a g e
MANUAL MUTU
UNIVERSITAS SURABAYA
QUALITY ASSURANCE UNIT
UNIVERSITAS SURABAYA (QA UBAYA)
Gedung A. Ruang NA.01.13
Kampus I. Ngagel Jaya Selatan 169
Surabaya
Telp.(031)2981019, 2981029
Email:[email protected]
2 | P a g e
KATA PENGANTAR
Manual Mutu Universitas Surabaya ini disusun sebagai acuan bagi pengembangan Manual Mutu
Tingkat Fakultas yang berfungsi sebagai pedoman bagi penyusunan Spesifikasi Program Studi (SP),
Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) pada unit pelaksana akademik, penunjang akademik,
pelaksana administrasi-layanan teknis, dan pendukung strategis.
Landasan penyusunan manual mutu mengacu pada STATUTA dan Rencana Strategis (Renstra)
Ubaya sebagaimana tertuang pada SK Rektor No. 292 Tahun 2003 dengan strategis yang terkait
dengan pengembangan Ubaya ke depan sesuai visinya. Manual mutu ini mencakup Kebijakan Mutu,
Standar Mutu, Sasaran Mutu, Sistem Penjaminan Mutu dan Sistem Monitoring dan Evaluasi
Internal Ubaya.
Manual ini dimaksudkan sebagai panduan bagi para pengelola program, staf pengajar, staf
penunjang (teknisi, laboran, pustakawan), staf administrasi layanan teknis dan mahasiswa dalam
rangka upaya untuk mengembangkan proses pembelajaran yang diselenggarakan.
Surabaya, Juli 2007
Rektor
Prof. Drs. ec. Wibisono Hardjopranoto, M. S.
3 | P a g e
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
BAB I. KEBIJAKAN MUTU UBAYA 4
A. Pendahuluan 4
B. Pernyataan Mutu Ubaya 2007-2010 5
C. Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 6
1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan 6
2. Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian 8
3. Kebijakan Mutu di Bidang Pengabdian Pada Masyarakat 8
4. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan 9
5. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia 9
6. Kebijakan Mutu di Bidang Manajemen Internal 10
D. Standar Mutu Ubaya 2007-2010 10
E. Sasaran Mutu Ubaya 2007-2010 13
BAB II. SISTEM PENJAMINAN MUTU UBAYA 16
A. Konsep 16
B. Keberadaan Unit Jaminan Mutu 16
C. Pelaksanaan Penjaminan Mutu di Ubaya 17
BAB III. ORGANISASI PENJAMINAN MUTU UBAYA 19
A. Tingkat Universitas 19
B. Tingkat Fakultas/Pascasarjana 19
C. Tingkat Jurusan/Bagian/Program Studi 20
BAB IV. SISTEM MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL 22
4 | P a g e
BAB I
KEBIJAKAN MUTU UNIVERSITAS SURABAYA
2007-2010
A. Pendahuluan
Universitas Surabaya (Ubaya) adalah sebuah perguruan tinggi swasta yang berada di jajaran
depan penyelenggara pendidikan tinggi khususnya di Indonesia bagian Timur. Sejak awal
berdirinya (11 Maret 1968), Ubaya memiliki komitmen tinggi dalam penyelenggaraan program
pendidikan tinggi mempersiapkan para lulusannya memasuki era global yang penuh tantangan
dan kompetisi terbuka. Sebagaimana termaktub dalam Statuta Ubaya Bab IV, Bagian Ketiga, Pasal
19 menyatakan pendidikan tinggi di Ubaya diarahkan untuk menghasilkan lulusan dengan
kualifikasi andal serta dapat menjadikan pesertadidik sebagai warga negara yang cakap dalam
memenuhi kebutuhan kehidupan masyarakat, khususnya masyarakat bisnis dan industri, dengan
kata lain Ubaya memiliki karakteristik untuk membangun masyarakat rasional dan ilmiah yang
mampu mengembangkan komunitas bisnis dan industri dalam memajukan kesejahteraan
manusia.
Dalam melaksanakan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, Universitas Surabaya
berusaha untuk menghasilkan mutu yang tinggi. Oleh karena itu upaya-upaya peningkatan mutu
harus dilaksanakan oleh seluruh elemen yang bertanggungjawab dalam menghasilkan keluaran
berbentuk layanan tri-dharma. Dalam konteks itu maka perlu dikeluarkan Pernyataan Mutu Ubaya
2007-2010 yang nantinya dijabarkan dalam Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 yang berisi
komitmen Ubaya dalam menjaga mutu dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan. Kebijakan
Mutu Ubaya 2007-2010 diharpkan menjadi pegangan yang terbaik dalam melaksanakan proses
penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Selain merupakan pilihan-pilihan pegangan yang terbaik, Kebijakan Mutu Universitas
Surabaya juga merupakan media komunitas yang berisi komitmen institusi untuk meningkatkan
mutu secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Kebijakan mutu ini dijabarkan lebih lanjut
dengan penetapan berbagai indikator dan target-target yang revelan. Selain itu, melalui
monitoring dan evaluasi internal akan dapat dipelihara dan dikembangkan langkah-langkah
peningkatan mutu dan capaiannya.
Komitmen dan partisipasi setiap sivitas akademika Universitas Surabaya merupakan sebuah
prasyarat tidak saja bagi rangkaian proses penyusunan Kebijakan Mutu tetapi juga dalam
keseluruhan mekanisme implementasi sistemnya hidup di tengah-tengah dinamika kehidupan dan
perkembangan Ubaya dari waktu ke waktu. Penekanan pada prinsip kebersamaan dalam proses
penyusunan Kebijakan Mutu juga dimaksudkan agar kebijakan yang ditetapkan sungguh-sungguh
menjadi milik seluruh anggota komunitas.
5 | P a g e
B. Pernyataan Mutu Ubaya 2007-2010
Masalah mutu atau kualitas merupakan salah satu program penting yang ingin diwujudkan di
Universitas Surabaya ini. Sehubungan dengan hal tersebut perlu diterbitkan Pernyataan Mutu
Ubaya. Pernyataan Mutu ini meliputi berbagai bidang yang menjadi kegiatan operasional Ubaya
keseharian yaitu pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, kemahasiswaan,
pengembangan sumberdaya manusia, dan Manajemen Internal. Maksud dari diterbitkannya
Pernyataan Mutu ini ialah untuk digunakan sebagai rujukan bagi seluruh warga Ubaya dan
kelembagaan yang ada di dalam lingkungan Ubaya dalam melaksanakan tugasnya agar dapat
menjadi akuntabel. Selain itu dengan adanya pernyataan mutu ini, unit kerja menjadi memiliki
panduan yang dapat digunakan sebagai pengendali utama untuk melakukan perencanaan,
penganggaran, pelaksanaan kegiatan, pemantauan dan evaluasi serta dalam mengatur
pemanfaatan sumberdaya yang diperlukan.
Berikut adalah pernyataan mutu yang ditetapkan :
1. Bidang Pendidikan
Program-program pendidikan yang ditawarkan oleh Ubaya hendaknya memiliki mutu akademik
yang tinggi dan didasarkan pada penelitian dan layanan kepada masyarakat yang dikembangkan
oleh dosen Ubaya.
2. Bidang Penelitian
Penyelenggaraan penelitian diarahkan untuk menerapkan, menyebarluaskan, mengembangkan,
dan/atau memperkaya kasanah ilmu, teknologi, dan/atau kesenian guna meningkatkan taraf hidup
masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dalam rangka mengembangkan secara
berkesinambungan universitas sebagai wadah masyarakat ilmiah.
3. Bidang Pengabdian Pada Masyarakat
Penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat bertujuan untuk meningkatkan taraf
hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional melalui layanan penerapan ilmu,
teknologi, dan/atau kesenian, dalam rangka melakukan proses belajar untuk mengetahui, belajar
untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama, dan belajar untuk menjadi diri sendiri.
4. Bidang Kemahasiswaan
Penyelenggaraan program dan kegiatan kemahasiswaan diarahkan untuk mewujudkan
terciptanya peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan, peningkatan partisipasi dan prestasi
mahasiswa dalam kegiatan ilmiah mahasiswa, serta peningkatan partisipasi dan prestasi
mahasiswa dalam bidang bakat, minat di tingkat lokal, nasional maupun internasional.
5. Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia
Pengembangan sumberdaya manusia hendaknya terarah dan terencana guna mendukung
pencapaian visi Ubaya melalui pelaksanaan program dan kegiatan yang bermutu.
6. Bidang Manajemen Internal
Sistem Manajemen Internal Ubaya diarahkan pada sistem perencanaan dan anggaran yang
berdasar pada hasil evaluasi capaian mutu dan target mutu yang akan dicapai serta perencanaan
yang dibuat diupayakan agar layak dan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, tepat sasaran,
tepat spesifikasi dan dapat dipertanggungjawabkan.
6 | P a g e
C. Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010
Program-program pendidikan tinggi yang ditawarkan oleh Ubaya harus memiliki mutu yang
tinggi yang difasilitasi oleh otonomi universitas dan kebebasan akademik sebagaimana diatur
dalam Statuta 2002 Bab IV tentang Penyelenggaraan Tri-dharma Perguruan Tinggi Bagian Pertama
Pasal 17. Agar universitas kuasa untuk menupayakan dan menjamin kebebasan akademik maka
universitas harus memiliki otonomi. Dalam implementasinya, seluruh proses kegiatan tri-dharma
perguruan tinggi di Ubaya harus didasari dengan paradigma akademik yang harus menjadi
komitmen, penjiwaan dan panduan sivitas akademika dalam kehidupan masyarakat ilmiah.
Ruang lingkup dari Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 meliputi 6 bidang yaitu bidang
pendidikan, bidang penelitian, bidang pengabdian kepada masyarakat, bidang kemahasiswaan,
bidang pengembangan sumberdaya manusia, dan bidang Manajemen Internal. Berikut ini adalah
uraian kebijakan yang lebih rinci untuk masing-masing bidang.
1. Kebijakan Mutu Bidang Pendidikan
Kebijakan mutu bidang pendidikan di Ubaya termuat dalam Statuta 2002 dan Rencana
Strategis 2003-2010. Hal ini didukung pernyataan sebagaimana ditetapkan dalam STATUTA Ubaya
pasal 19, huruf (a) dan (b) sebagai berikut:
a. pendidikan diarahkan untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi andal serta dapat
menjadikan pesertadidik sebagai warga negara yang cakap dalam memenuhi kebutuhan
kehidupan masyarakat, khususnya masyara-kat bisnis dan industri;
b. penyediaan kesempatan pendidikan tinggi dan pembelajaran berkelanjut-an, dengan
memberikan rentang pilihan optimal dan persyaratan masuk maupun persyaratan lulus
yang sesuai dengan sistem akademik yang berlaku, termasuk penyediaan kesempatan
pendidikan karakter bagi pengembangan individu yang mendukung pendidikan
kewarganegaraan dan partisipasi aktif warga negara dalam masyarakat.
Selanjutnya, layanan pendidikan tinggi yang diberikan Ubaya diselenggara-kan secara
terencana dan memiliki indikator mutu yang terukur serta akuntabel. Untuk kepentingan itu,
Pasal 20 Statuta Ubaya 2002 menyatakan ketentuan-ketentuan berikut.
(1) Penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan dengan mengacu pada pilar pembe-lajaran:
belajar untuk mengetahui, belajar untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama dan
belajar untuk menjadi diri sendiri.
(2) Penyelenggaraan pendidikan didasarkan pada kurikulum dan kekhususan program
pendidikan yang berlaku pada masing-masing program studi sebagai satuan inti kegiatan
akademik, dan diarahkan sesuai dengan ciri kebutuhan kompetensi lulusan yang
diharapkan.
(3) Rancang bangun dan pengembangan kurikulum bercirikan tegas, jelas, dan aplikatif, serta
berorientasi akademik yang inovatif bagi kebutuhan masyarakat bisnis dan industri, serta
relevan dengan tuntutan masyarakat global.
(4) Pengoperasian kurikulum dalam kegiatan pembelajaran dilaksanakan secara terpantau,
terukur, dan wajib divalidasi dengan berbagai cara di tingkat fakultas/jurusan/program
7 | P a g e
studi, yang mampu memproyeksikan pilihan-pilihan bentuk dan cara pengukuran kinerja
yang diperlukan untuk evaluasi pembelajaran.
Terkait dengan implementasinya, selain ketentuan tentang keluwesan metode
penyampaian/pencapaian dan fasilitasi pembelajaran, pasal 21 ayat (4) Statuta 2002 menetapkan
tentang pemantauan kualitas penyelenggaraan pendidikan tingginya sebagai berikut.
(4) Penilaian penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan melalui audit kualitas internal.
Komitmen Ubaya terhadap kualitas pendidikan tinggi tercermin pada ketetapan-ketetapan
sebagaimana diuraikan di atas. Melengkapi hal itu, Renstra Universitas Surabaya 2003-2010,
menetapkan kualifikasi pendidikan tinggi yang diselenggarakan sebagai berikut.
Untuk mahasiswa (peserta pendidikan reguler maupun continuing education) dan
lulusannya, Ubaya berketetapan untuk memberikan pengetahuan, keterampilan, dan
bimbingan karir yang sesuai dengan potensi yang dipunyai dan oleh karenanya
mahasiswa dan lulusan berpeluang besar dan memiliki kemampuan akses yang lebih
besar untuk berkembang dalam masyarakat. Pada gilirannya ia akan dapat menduduki
posisi kunci dalam perkembangan masyarakat di masa yang akan datang. Melalui
pengambilan keputusan lulusan dapat mengembangkan kepribadian, mengaktualkan
diri dalam meniti karir dan memiliki kebebasan berpikir dan/atau melanjutkan ke strata
pendidikan yang lebih tinggi.
Bagi masyarakat bisnis dan industri, Ubaya kerketetapan agar hasil pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dicari, menjadi incaran dan dibutuhkan
oleh masyarakat bisnis dan industri karena dapat berperan untuk mengantarkannya
menjadi maju dan terkemuka.
Dengan berketetapan seperti itu, Ubaya memiliki tekad kuat untuk tidak sekedar memberi
pengetahuan dan keterampilan kepada para pesertadidiknya tetapi menghasilkan lulusan pada
jenjang pendidikan tinggi yang berkarakter dan memiliki soft skills yang sesuai dengan tuntutan
kebutuhan untuk memajukan masyarakat bisnis dan industri.
Metode pendidikan di Ubaya secara bertahap mengalami perubahan dari proses pembelaan
berpusat pada dosen menjadi proses pembelajaran berpusat pada mahasiswa. Dengan metode
yang baru itu, mahasiswa mempunyai peran dan tanggung jawab yang lebih besar dalam
menentukan apa yang dipelajari serta keleluasaan untuk mengembangkan diri termasuk
menumbuhkembangkan kepribadian dan keterampilannya. Untuk itu dosen Ubaya diupayakan
untuk memiliki kualifikasi dan kompetensi dalam mengajar dan memandu pembelajaran sesuai
dengan perkembangan itu. Salah satu indikasi dari reputasi perguruan tinggi dicerminkan oleh
keterserapan lulusannya di masyarakat (graduate employability). Melalui program akademik dan
kemahasiswaan yang ditawarkan, Ubaya berusaha memberikan kesempatan seluas-luasnya
kepada mahasiswa agar setelah lulus mereka mampu bekerja, belajar dan mengembangkan diri
sesuai dengan atau bahkan melebihi harapan para penggunanya.
8 | P a g e
2. Kebijakan Mutu Bidang Penelitian
Sebagaimana ditetapkan dalam STATUTA pasal 27,
Penyelenggaraan penelitian diarahkan untuk menerapkan, menyebarluaskan,
mengembangkan, dan/atau memperkaya kasanah ilmu, teknologi, dan/atau kesenian guna
meningkatkan taraf hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dalam rangka
mengembangkan secara berkesinambungan universitas sebagai wadah masyarakat ilmiah.
Penyelenggaraan penelitian di Ubaya diwujudkan untuk penelitian bidang ilmu, teknologi
dan/atau kesenian: (1) dalam rangka proses belajar-mengajar; (2) dalam rangka pengembangan
ilmu, teknologi, dan/atau kesenian; (3) dalam ruang lingkup masalah lokal, regional, nasional,
maupun internasional, dan diarahkan sebagai layanan penelitian yang efektif dan efisien bagi
dunia bisnis dan industri, maupun kebutuhan lain dari masyarakat; dan (4) untuk pengembangan
kelembagaan universitas.
Sesuai dengan renstra Ubaya, program-program penelitian diarahkan pada terwujudnya
kerjasama penelitian dan pemberdayaan lintas unit dan lintas keilmuan secara integral. Kerjasama
ini meliputi: (1) sinergi fasilitas, aktivitas, sumberdaya manusia, prosedur operasi standar (SOP),
dan sistem informasi database; (2) terwujudnya jaringan kerjasama yang dapat menjadi sarana
untuk diperolehnya dana mandiri.
Proses penelitian yang diselenggarakan tidak hanya dilakukan secara mandiri melainkan juga
dilaksanakan melalui kolaborasi dengan lembaga-lembaga pemerintah, swasta maupun Lembaga
Swadaya Masyarakat dalam dan luar negeri dalam penelitian dan pemberdayaan masyarakat.
Selain itu penelitian diharapkan dapat mewujudkan optimalisasi dari sumberdaya di lingkungan
Ubaya guna menghasilkan produk-produk yang berdaya-saing serta dapat mewujudkan penelitian-
penelitian terapan yang unggul, mendapatkan hak cipta dan hak patent, serta banyak dirujuk oleh
masyarakat.
3. Kebijakan Mutu Bidang Pengabdian Pada Masyarakat
Penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat bertujuan untuk meningkatkan taraf
hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional melalui layanan penerapan ilmu,
teknologi, dan/atau kesenian, dalam rangka melakukan proses belajar untuk mengetahui, belajar
untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama, dan belajar untuk menjadi diri sendiri.
Selanjutnya penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan dalam berbagai
kegiatan meliputi penyediaan informasi ilmiah, jasa, hasil rekayasa, dan hasil rancang bangun
teknologi, dan/atau kesenian; penerapan hasil penelitian sebagai sumbangan yang dapat memberi
nilai tambah bagi masyarakat maupun sebagai kelengkapan yang diperlukan oleh masyarakat
dalam meningkatkan kesejahteraan bersama; penyusunan konsep dan perencanaan untuk
pengembangan wilayah secara terpadu dan membantu pelaksanaan program/projek
pengembangan wilayah di tingkat lokal, regional, nasional, dan internasional.
Sesuai dengan Renstra Ubaya, program pengabdian pada masyarakat diarahkan pada
peningkatan jumlah masyarakat dampingan dalam bidang pemberdayaan serta bertambahnya
model-model pendampingan yang dimanfaatkan oleh masyarakat; terwujudnya jaringan
kerjasama yang dapat menjadi sarana untuk diperolehnya dana mandiri. Adanya kolaborasi
dengan lembaga-lembaga pemerintah, swasta maupun Lembaga Swadaya Masyarakat dalam dan
luar negeri dalam penelitian dan pemberdayaan masyarakat; bertambahnya akses masyarakat
9 | P a g e
yang didampingi terhadap informasi dan pengetahuan. Meningkatkan daya tawar masyarakat
dampingan; meningkatnya kesejahteraan masyarakat dampingan melalui model-model
pendampingan yang telah dikembangkan
4. Kebijakan Mutu Bidang Kemahasiswaan
Sesuai dengan kebijakan pokok penyelenggaraan pendidikan, pendidikan di Ubaya diarahkan
untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi andal serta dapat menjadikan peserta didik sebagai
warga negara yang cakap dalam memenuhi kebutuhan kehidupan masyarakat, khususnya
masyarakat bisnis dan industri, maka program dan kegiatan kemahasiswaan di Ubaya, pada
dasarnya adalah bagian yang integral dari proses pendidikan. Program dan kegiatan
kemahasiswaan Ubaya diarahkan pada empat bagian utama yaitu:
a. Pemenuhan layanan kesejahteraan untuk mahasiswa
b. Penguatan kemampuan akademik dan keprofesian mahasiswa
c. Pengembangan diri, bakat dan kepribadian mahasiswa
d. Panduan karier mahasiswa
Sebagai bagian dari sivitas akademika, mahasiswa mempunyai hak menggunakan kebebasan
akademik secara bertanggungjawab sesuai dengan norma dan etika akademik; memperoleh
layanan pembelajaran sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan; memanfaatkan fasilitas
universitas yang tersedia dalam rangka kelancaran proses belajar serta mendapatkan fasilitas
berupa pendampingan mahasiswa dalam proses pembelajaran melalui penyelenggaraan
academic advising dan student counseling dengan tujuan menciptakan lingkungan belajar yang
sehat dan partisipatoris.
Program dan kegiatan kemahasiswaan dilaksanakan untuk mewujudkan terciptanya
peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan, peningkatan partisipasi dan prestasi mahasiswa
dalam kegiatan ilmiah mahasiswa, serta peningkatan partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam
bidang bakat, minat di tingkat lokal, nasional maupun internasional.
5. Kebijakan Mutu Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pengembangan sumberdaya manusia yang terarah dan terencana tentunya menjadi bagian
penting dalam pencapaian visi Ubaya melalui pelaksanaan program dan kegiatan yang bermutu.
Selain peningkatan kualifikasi dosen, perlu juga dilakukan langkah strategis untuk peningkatan
jabatan akademik dosen untuk mengemban tugas dan kewajiban akademik.
Saat ini rasio jumlah dosen tetap yang bergelar Doktor dengan jumlah dosen tetap di Ubaya
relatif masih sedikit yaitu 0,088. Tentunya kondisi ini perlu ditingkatkan, untuk itu secara
bertahap dosen yang belum berkualifikasi doktor akan difasilitasi untuk mengikuti program doktor
baik di perguruan tinggi dalam negeri maupun luar negeri. Selain itu akan ada program
pemantauan perkembangan karir akademik dosen serta disesuaikan dengan rencana peningkatan
mutu akademik di Ubaya.
Selain dukungan dari dosen yang bermutu, tentunya dukungan dari karyawan non dosen atau
karyawan non akademik yang kompeten dan bermutu. Karena itu secara bertahap kinerja pegawai
dosen dan non dosen akan dievaluasi dan selanjutnya ditingkatkan melalui pelatihan, peningkatan
kualifikasi dan profesionalisme, serta penataan penugasan. Sistem evaluasi kinerja dosen dan
pegawai non dosen akan terus disempurnakan sehingga benar-benar dapat meninkatkan motivasi
dan mutu kerjanya. Saat ini sedang dikembangkan sistem penilaian berbasis kinerja.
10 | P a g e
6. Kebijakan Mutu Manajemen Internal
Dalam institusi pendidikan dukungan sistem manajemen dan administrasi yang handal sangat
diperlukan dalam menjalankan aktivitas akademik yang menjadi kegiatan utamanya. Oleh karena
itu unit-unit penunjang akademik, pelaksana administrasi-layanan teknis, dan pendukung strategis
secara bertahap akan diintegrasikan menjadi bagian dari sistem Manajemen Internal Ubaya yang
mampu mendukung terselenggaranyaaktivitas akademik yang bermutu. Sistem Manajemen
Internal Ubaya mensyaratkan adanya sistem perencanaan dan anggaran yang berdasar pada hasil
evaluasi capaian mutu dan target mutu yang akan dicapai oleh Ubaya. Perencanaan haruslah
diupayakan agar layak dan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, tepat sasaran, tepat spesifikasi
dan dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna, sistem Manajemen Internal haruslah ramah,
terintegrasi, akurat dan tepat waktu. Masing-masing unit dalam sistem Manajemen Internal yang
memiliki sistem informasi berbasis teknologi informasi dan memiliki mekanisme untuk menangani
keluhan.
Secara berkala masing-masing unit yang ada di lingkungan Ubaya akan menjalani proses
monitoring dan evaluasi terhadap kinerja pencapaian mutunya secara internal.
D. Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010
Landasan Penetapan Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010
Standar Mutu Akademik Universitas Surabaya (Ubaya) berisikan standar mutu akademik yang
apabila terlaksana dengan baik dan dapat diukur secara akurat, diharapkan akan mampu
mengindikasikan kinerja universitas baik menyeluruh maupun sektoral (fakultas, program studi,
lembaga, departemen, dan unit-unit pendukung lainnya). Tujuan dari penyusunan Standar Mutu
Akademik Ubaya adalah agar dapat digunakan sebagai acuan dan panduan bagi manajemen
universitas dalam menyusun program-program kerja rutin yang berkesinambungan dan
berorientasi pada perbaikan berkelanjutan untuk mendukung tercapainya visi universitas.
Secara garis besar terdapat empat referensi utama yang digunakan dalam proses perumusan
standar mutu Ubaya. Referensi pertama adalah Rencana Strategis (Renstra) Ubaya 2010
sebagaimana tertuang pada SK Rektor No. 292 Tahun 2003 yang memuat isu-isu strategis yang
terkait dengan pengembangan Ubaya ke depan sesuai dengan visi yang dituju. Isu-isu strategis ini
diformulasikan sebagai perspektif-perspektif dalam Standar Mutu Ubaya di mana hubungan
kausal antar-isu dirumuskan pada gambar 1.1. Pola hubungan kausal yang dirumuskan di sini mirip
dengan model pengukuran kinerja berdasarkan metode balanced scorecard, tetapi penamaan
perspektifnya berbeda. Perbedaannya adalah jika dalam balanced scorecard terdapat 4 perspektif
yaitu keuangan (financial), pelanggan (customer), proses bisnis internal (internal business process),
dan belajar dan tumbuh (learning and growth), dalam standar mutu Ubaya ini keempat perspektif
tersebut dianalogikan dengan isu-isu strategis dalam Renstra Ubaya. Analogi yang dimaksud
diuraikan sebagai berikut:
Pelanggan = Kualitas dan Kredibilitas Tri-dharma Perguruan Tinggi
Proses bisnis internal = Ekstensifikasi Unit-Unit Pelaksana Akademik & Jejaring Kerjasama
Keuangan = Manajemen Sumber Dana
Belajar dan Tumbuh = Manajemen Organisasi
11 | P a g e
Kualitas dan Kredibilitas Tri-dharma Perguruan Tinggi
Ekstensifikasi Unit-UnitPelaksana Akademik Jejaring Kerjasama
Manajemen Sumber Dana
Manajemen Organisasi
Gambar 1.1 Hubungan kausal antar-isu strategis dalam Renstra Ubaya
Referensi kedua adalah SK Rektor No. 193 Tahun 2004 tentang Struktur Organisasi Menurut
Unsur-Unsur: Pimpinan Universitas, Pelaksana Akademik, Penunjang Akademik, Pelaksana
Administrasi-Layanan Teknis, dan Bidang Pendukung Strategis di Lingkungan Universitas Surabaya.
Pada referensi ini diuraikan mengenai pengelompokan unit-unit pada universitas secara garis
besar menjadi fungsi-fungsi pelaksana akademik, penunjang akademik, pelaksana administrasi-
layanan teknis, dan pendukung strategis. Selain itu inter-relasi antar-fungsi beserta pembagian
tugas koordinasi antar-pimpinan universitas (Rektor, Wakil Rektor 1 dan Wakil Rektor 2) pada
masing-masing fungsi juga diuraikan di sini.
Referensi ketiga adalah uraian mengenai Deskripsi Jabatan (Job Description) dari unsur-unsur
pada Struktur Organisasi Universitas Surabaya. Referensi ini diperlukan untuk menyelaraskan
Indikator Kinerja yang akan dibebankan pada unsur-unsur dalam Struktur Organisasi Ubaya
dengan apa yang menjadi ruang lingkup pekerjaan dari unsur-unsur tersebut.
Referensi keempat adalah format Sasaran Pokok-Pokok Program (SPP) versi tahun anggaran
2004/2005 yang digunakan untuk keperluan penyusunan program-program kerja dalam rangka
pengajuan anggaran tahunan dari unit-unit organisasi yang ada di Ubaya. Tim perumus
menggunakan format SPP yang sudah ada untuk mempermudah unit-unit organisasi yang sudah
terbiasa melakukan pengisian pada format tersebut.
12 | P a g e
Tabel 1. Konsep Dasar Penetapan Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010
Isu
Strategi
s
Sasaran yang Ingin Dicapai
Bidang
Pendidikan
Bidang
Penelitian
Bidang
Pengabdia
n Kepada
Masyaraka
t
Bidang
Kemahasiswa
an
Bidang
Pengembang
an Sumber
Daya
Manusia
Bidang
Manajemen
Internal
Kualitas &
kredibilita
s Tri-
dharma
Perguruan
Tinggi
Proses
pembelajar
an yang
baik harus
tercapai
melalui
pro-gram-
pro-gram
yang
berkualitas
dan bernilai
untuk
terca-
painya
learning
excellence
Pengembang
an keahlian
di bidang
keilmuan
(academic
fields of
expertise)
harus
tercapai
dalam rangka
mewujudkan
visi-misi
Ubaya
- Pengayaan
kehidupan
ma-hasiswa
dan
perbaikan
pe-layanan
kema-
hasiswaan
ha-rus dapat
dica-pai
- Keragaman
sivitas
akademika
(Diverse
community)
dalam latar
belakang
eko-nomi,
sosial dan
budaya
harus dapat
dicapai
Pengembang
an keahlian di
bidang
keilmuan
(academic
fields of
expertise)
harus
tercapai
dalam rangka
mewujudkan
visi-misi
Ubaya
Jejaring
kerjasama
Jejaring de-
ngan
berba-gai
pihak di
tingkat
regi-onal,
nasi-onal
dan
internasion
al harus
terlak-sana
dalam
rangka
memperku
at
kelembaga
an
Manajem
en
organisasi
Etos kerja
dosen dan
karyawan
yang
profesional
harus
tercapai
- Suasana kerja
yang nyaman
dan aman
harus dapat
terwujud
- Sistem
pengem-
bangan karir
harus
diadakan
13 | P a g e
Isu
Strategi
s
Sasaran yang Ingin Dicapai
Bidang
Pendidikan
Bidang
Penelitian
Bidang
Pengabdia
n Kepada
Masyaraka
t
Bidang
Kemahasiswa
an
Bidang
Pengembang
an Sumber
Daya
Manusia
Bidang
Manajemen
Internal
- Budaya organ-
isasi yang kuat
sesuai dengan
nilai-nilai
budaya
organisasi
Ubaya harus
terwujud
Catatan: Untuk saat ini Isu strategis kedua dan keempat tidak dijadikan dasar untuk penetapan standar mutu Ubaya 2007-2008
dikarenakan sistem evaluasi serta indikator pencapaian masih belum terdefinisikan.
Berdasarkan Konsep Dasar penetapan standar mutu akademik Ubaya, maka ditetapkan
ada 124 butir standar mutu akademik dengan rincian sebagai berikut :
1. Standar Mutu Akademik Bidang Pendidikan, meliputi
a. Standar Kurikulum Program Studi (3 butir )
b. Standar Sistem Pembelajaran (12 butir)
c. Standar Lulusan (5 butir)
d. Standar Penilaian Pendidikan (4 butir)
e. Standar Suasana Akademik (7 butir)
f. Standar Mutu Program Studi (6 butir)
2. Standar Mutu Akademik Bidang Penelitian (14 butir)
3. Standar Mutu Akademik Bidang Pengabdian Pada Masyarakat (4 butir)
4. Standar Mutu Akademik Bidang Kemahasiswaan
a. Standar rekrutmen Mahasiswa (2 butir)
b. Standar Administrasi Kemahasiswaan (2butir)
c. Standar Kegiatan Kemahasiswaan (3 butir)
d. Standar Kegiatan Bimbingan dan Konseling (1 butir)
e. Kode etik (1 butir)
5. Standar Mutu Akademik Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia
a. Standar Pengembangan Dosen (6 butir)
b. Standar Pengembangan Tenaga Penunjang Akademik (4 butir)
c. Standar Pengembangan Tenaga Administrasi (4 butir)
d. Kode Etik (1 butir)
6. Standar Mutu Akadmeik Bidang Manajemen Internal
a. Standar Prasarana dan Sarana (14 butir)
b. Standar Sistem Pengelolaan (12 butir)
c. Standar Pembiayaan (8 butir)
d. Standar Sistem Informasi (6 butir)
e. Standar Sistem Penjaminan Mutu (5 butir)
14 | P a g e
Secara lengkap standar mutu akademik dapat dilihat pada dokumen Standar Mutu
Akademik Ubaya 2007-2010.
E. Sasaran Mutu Ubaya 2007-2010
Dalam sistem penjaminan mutu Ubaya ada dua jenis sasaran mutu yang ditetapkan yaitu
sasaran mutu yang bersifat strategis (sasaran mutu utama) dan sasaran mutu yang bersifat
operasional (sasaran mutu penunjang). Sampai saat ini sebagian penetapan sasaran mutu yang
bersifat operasioanal (sasaran mutu penunjang) menjadi kewenangan masing-masing pimpinan
subsistem, sedangkan sasaran mutu yang bersifat strategis (sasaran mutu utama) ditetapkan oleh
pimpinan universitas bersama dengan unit jaminan mutu.
Dalam menetapkan sasaran mutu diperlukan indikator sebagai acuan pencapaian sasaran
mutu. Berikut ditetapkan 18 indikator mutu utama beserta target mutunya untuk periode 2007-
2010. Dari delapan belas indikator mutu strategis, ditetapkan 4 indikator mutu untuk bidang
pendidikan, 2 indikator mutu untuk bidang penelitian, 2 indikator mutu untuk bidang pengabdian
pada masyarakat, 3 indikator mutu untuk bidang kemahasiswaan, 3 indikator mutu untuk bidang
pengembangan sumberdaya manusia dan 4 indikator mutu untuk bidang Manajemen Internal.
Sebagian indikator mutu tersebut dirancang sesuai dengan kebutuhan dan isu-isu strategis yang
dihadapi oleh Ubaya, dengan mempertimbangkan dan memilih aspek-aspek yang spesifik, terukur,
dan dapat dicapai, ketersediaan sumberdaya serta waktu.
Tabel 2. Indikator Mutu Utama Ubaya 2007-2010 dan Target 2007-2010.
No Indikator Mutu Utama Baseline (Capaian
2006-2007)
Target
2008
Bidang Pendidikan
1.
2.
3.
4.
Rasio antara jumlah mahasiswa yang lulus tepat waktu
dengan jumlah mahasiswa seangkatannya
Persentase lulusan dengan IPK 3.00
Persentase lulusan dengan masa studi < n tahun
Rata-rata First Job Salary (juta Rp)
0,32
8,87%
31%
Rp1,40
0,5
10%
40%
Rp1,50
Bidang Penelitian
5.
6.
Rasio penelitian yang didanai pihak ketiga terhadap seluruh
penelitian yang dihasilkan
Rasio makalah yang dipublikasikan baik internasional
maupun nasional terakreditasi terhadap seluruh penelitian
yang dihasilkan
0,037
0,132
0,05
0,3
Bidang Pengabdian Pada Masyarakat
7.
8.
Jumlah komunitas dampingan yang berdaya
Jumlah kerjasama kontinyu jangka panjang
8
6
10
9
Bidang Kemahasiswaan
9.
10.
11.
Jumlah provinsi asal mahasiswa
Jumlah beasiswa yang dibagikan kepada mahasiswa
Rasio jumlah kemenangan tim mahasiswa Ubaya pada ajang
kompetisi tingkat nasional terhadap jumlah kesertaan tim
mahasiswa Ubaya pada kompetisi/perlombaan
26
915
0,429
30
920
0,6
Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia
15 | P a g e
No Indikator Mutu Utama Baseline (Capaian
2006-2007)
Target
2008
12.
13.
14.
Persentase Dosen dengan Indeks Pembelajaran bernilai 4
(Skala 1-4)
Rasio jumlah dosen tetap yang bergelar Doktor dengan
jumlah dosen tetap
Persentase Tenaga Non Akademik dengan nilai Performance
Appraisal (PA) 16,67 (Skala Nilai 3,125 25)
24%
0,088
67,29%
30%
0,107
70%
Bidang Manajemen Internal
15.
16.
17.
18.
Jumlah Down Time seluruh jaringan Ubaya
Banyaknya informasi baru pada portal perbulan
Rata-rata persentase standar mutu (indikator dan target
mutu) subsistem yang berhasil dicapai
Persentase Manajemen Internal yang memenuhi standar
waktu yang dijanjikan
4 kali
NA*
NA*
NA*
2 kali
25
75%
60%
Catatan:
(*) NA (not available). Data bagi indikator tersebut ada namun masih bersifat parsial dan karenanya belum bisa
dikonsolidasikan pada tingkat Universitas.
Indikator dan Target Mutu Penunjang
Untuk mengukur kinerja unit kerja di lingkungan Ubaya selain indikator mutu utama juga
digunakan indikator mutu penunjang yang lebih spesifik dan berlaku secara terbatas di lingkungan
unit kerja yang bersangkutan, mengingat heterogenitas jenis pekerjaan. Untuk penetapan
indikator mutu penunjang pihak unit kerja diminta mengkoordinasikan terlebih dahulu kepada
unit Jaminan Mutu untuk meyakinkan bahwa indikator mutu penunjang yang diusulkan
bersesuaian dan bersifat melengkapi indikator mutu utamanya.
16 | P a g e
BAB II
SISTEM PENJAMINAN MUTU UBAYA
A. KONSEP
Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar, kesesuaian dengan janji dan
pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan di Ubaya dipahami sebagai pencapaian
tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai Statuta, Renstra,
Kebijakan Mutu serta Standar Mutu Ubaya. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan,
proses dan keluaran serta nilai tingkat kebaikan, keutamaan dan keunggulan.
Mutu pendidikan di Ubaya diarahkan untuk meningkatkan mutu berkelanjutan, berarti bahwa
lulusan Ubaya secara terus menerus mampu menyesuaikan diri terhadap perkembangan ilmu
pengetahuan, teknologi, dan seni dalam berkarya dan berkehidupan bermasyarakat.
Mutu pendidikan Ubaya juga mencakup aspek pelayanan administrasi, sarana dan prasarana,
organisasi, dan manajemen yang dapat memenuhi harapan seluruh stakeholders. Sistem
penjaminan mutu akademik di Ubaya dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin kompetensi
lulusan yang ditetapkan dalam Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian, universitas juga
menjamin bahwa mahasiswa akan memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di
dalam spesifikasi program studi.
B. KEBERADAAN UNIT JAMINAN MUTU
Universitas Surabaya adalah institusi pendidikan tinggi yang selalu mengedepankan kualitas
yang tinggi pada layanan seluruh kegiatan tri-dharma perguruan tinggi kepada masyarakat. Oleh
karena itu upaya-upaya peningkatan mutu dilaksanakan oleh seluruh elemen yang bertanggung
jawab dalam menghasilkan keluaran berbentuk kegiatan tri-dharma. Untuk mendukung upaya
peningkatan mutu tersebut, Universitas Surabaya membentuk suatu unit yang disebut dengan
Unit Quality Assurance (Jaminan Mutu) pada bulan April 2005. Unit ini bertanggung jawab dalam
mengelola seluruh kegiatan penjaminan mutu dan berfungsi memberikan acuan kepada
universitas dan segenap elemennya dalam berproses dan melangkah ke depan dengan prinsip
perbaikan berkelanjutan, sehingga keluaran-keluaran yang dihasilkan oleh universitas terjamin
kualitasnya sesuai dengan acuan yang telah digariskan. Unit Jaminan Mutu Universitas Surabaya
memiliki visi, misi dan ruang lingkup tugas sebagai berikut :
A. Visi Menjadi unit terdepan di Universitas Surabaya yang bertanggung jawab terhadap penjaminan
kualitas keluaran yang dihasilkan oleh universitas.
B. Misi 1. Membawa Universitas Surabaya menjadi suatu perguruan tinggi yang mampu bersaing di
tingkat nasional maupun internasional melalui penataan proses-proses pembelajaran yang
efektif dan berkualitas.
2. Membantu segenap elemen Universitas Surabaya dalam mengimple-mentasikan prinsip-
prinsip perbaikan berkelanjutan dalam menjalankan tugas dan fungsinya sehari-hari.
3. Menjaga dan meningkatkan standar-standar kualitas yang berlaku baik standar kualitas bagi
unit (subsistem) maupun standar kualitas individu (karyawan).
17 | P a g e
C. Ruang Lingkup Tugas 1. Bekerjasama dengan program studi dalam upaya menjaga atau meningkatkan status
akreditasi sebagai cerminan pengakuan masyara-kat luar terhadap kualitas pembelajaran yang
diselenggarakan.
2. Menetapkan standar-standar kualitas pada berbagai aspek penyeleng-garaan proses
pembelajaran maupun layanan pendukungnya (perpustakaan, kemahasiswaan,
komputer/internet, dan lain-lain).
3. Berdasarkan siklus perbaikan berkelanjutan Plan-Do-Check-Action (PDCA), memantau
penerapan upaya perbaikan berkelanjutan dalam kaitannya dengan standar-standar kualitas
yang telah ditetapkan, serta melakukan langkah-langkah penyesuaian (perbaikan) terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
C. PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU DI UBAYA
Siklus Penjaminan Mutu Akademik Ubaya dimodelkan seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 2. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Ubaya
Gambar di atas menunjukkan hubungan antara visi-misi, rencana strategis dan manual
mutu universitas, visi-misi dan rencana strategis program studi/unit penunjang akademik, dan
ruang lingkup Unit Jaminan Mutu (Quality Assurance Unit). Proses perencanaan tahunan juga
18 | P a g e
tergambar melalui Trilogi Perencanaan Tahunan mulai dari penetapan target jangka panjang pada
Indikator Mutu Strategis, target jangka pendek pada Indikator Mutu Operasional, dan Rencana
Kerja dan Anggaran. Siklus penjaminan mutu berdasarkan prinsip perbaikan berkelanjutan
tergambar pada siklus Plan-Do-Check-Act.
Untuk dapat melaksanakan monitoring dan evaluasi yang efektif dibutuhkan tenaga-
tenaga reviewer/auditor sebagai anggota tim monevin Ubaya yang memiliki kualifikasi khusus.
Unit Jaminan Mutu (Quality Assurance Unit) perlu mengembangkan sumberdaya manusianya
untuk memenuhi kebutuhan ini. SDM yang akan dikembangkan kapasitasnya diambil dari
program-program studi yang ada sehingga tiap program studi memiliki bibit-bibit SDM yang kelak
akan dapat melaksanakan monitoring dan evaluasi internal di dalam program studinya. Selain itu
sistem pendukung seperti database yang akurat maupun pengukuran kinerja yang efektif terhadap
sumberdaya manusia perlu dirancang dengan cermat sehingga dapat diimplementasikan dengan
baik.
19 | P a g e
BAB III
ORGANISASI PENJAMINAN MUTU UBAYA
Tingkat Universitas
1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas: pimpinan
universitas, unit penjaminan mutu universitas, Tim Monitoring dan Evaluasi Internal.
2. Pimpinan universitas adalah Rektor beserta para Wakil Rektor, sebagai lembaga eksekutif
tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
3. Tugas pimpinan universitas adalah menjamin bahwa Standar Mutu Akademik Universitas
dijalankan dengan cara membuat Peraturan Akademik yang dibutuhkan dan membentuk
Unit Penjaminan Mutu Universitas.
4. Unit Penjaminan Mutu adalah unsur penunjang bagi pelaksanaan bidang pendidikan
5. Unit Penjaminan Mutu adalah menyusun langkah-langkah inisiasi dan koordinasi
pelaksanaan sistem penjaminan mutu universitas/fakultas/jurusan/program studi,
termasuk audit mutu akademik internal serta menyusun Sistem Penjaminan Mutu
Akademik yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Rektor.
6. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai
Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi
serta audit mutu akademik.
7. Tugas Tim Monitoring dan Evaluasi adalah menginventarisasi dan mengevaluasi
kegiatan,proses dan hasil pembelajaran jurusan serta menyusun laporan dan rekomendasi
perbaikan untuk peningkatan kualitas berkelanjutan.
Tingkat Fakultas
1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas: pimpinan
fakultas, unit penjaminan mutu fakultas dan Tim Monitoring dan Evaluasi Internal.
2. Pimpinan fakultas adalah Dekan beserta para Wakil Dekan, sebagai lembaga eksekutif
tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
3. Tugas pimpinan fakultas adalah menjamin bahwa Standar Mutu Akademik dijalankan
dengan cara membuat Peraturan Akademik yang dibutuhkan.
4. Unit Penjaminan Mutu adalah unsur penunjang bagi pelaksanaan bidang pendidikan, saat
ini anggota tim unit penjaminan mutu level fakultas masih diserahkan pada para
pimpinan fakultas dengan pertimbangan efisiensi.
5. Unit Penjaminan Mutu adalah menyusun langkah-langkah inisiasi dan koordinasi
pelaksanaan sistem penjaminan mutu fakultas.
6. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai
Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi
serta audit mutu akademik.
20 | P a g e
Tingkat Jurusan
1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat jurusan terdiri atas: ketua
jurusan, kepala laboratorium serta tim monitoring dan evaluasi proses pembelajaran dan
Evaluasi Internal.
2. Tugas ketua jurusan adalah menjamin terlaksananya sistem penjaminan mutu dengan
menyusun spesifikasi program studi dan kompetensi lulusan, manual prosedur, instruksi
kerja yang sesuai dengan standar mutu akademik yang telah ditetapkan di tingkat
universitas, menyusun evaluasi program studi berbasis evaluasi diri, pencapaian
kompetensi lulusan sesuai dengan spesifikasi program studi dan penyusunan dokumentasi
akreditasi.
3. Tugas kepala laboratorium adalah membantu ketua jurusan dalam pelaksanaan sistem
penjaminan mutu
4. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai
Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi
serta audit mutu akademik atas
21 | P a g e
Tabel 3. Ringkasan tanggungjawab dan kewenangan dalam sistem penjaminan mutu tingkat universitas, fakultas, jurusan di lingkungan Universitas Surabaya
Tingkat Dokumen yang dihasilkan Satuan Kerja
Penanggungjawab
pelaksanaan sistem
penjaminan mutu akademik
Penganggungjawab
MonEvIn dan Audit mutu
akademik internal
Universitas Rencana Strategis Universitas
Peraturan Akademik
Pimpinan Universitas Wakil Rektor I Tim Monitoring dan
Evaluasi Internal
Manual Mutu Universitas
Stndar Mutu Akademik
Manual Prosedur Universitas
Unit Penjaminan Mutu
Universitas
Fakultas Rencana Strategis Fakultas
Peraturan Akademik Fakultas
Pimpinan Fakultas Dekan Wakil Dekan bidang
akademik
Manual Mutu Fakultas
Manual Prosedur Fakultas
Unit Penjaminan Mutu
Fakultas
Jurusan Spesifikasi Jurusan
Kompetensi Lulusan
Ketua Jurusan dan Kepala
Laboratorium
Ketua Jurusan Kepala Laboratorium
Manual Prosedur
Instruksi Kerja
Borang
Dokumen Pendukung
Unit Penjaminan Mutu
Fakultas
22 | P a g e
BAB IV
SISTEM MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
Macam kegiatan monitoring dan evaluasi internal (monevin) ada dua yaitu proses monevin untuk
program pengembangan unit dan monevin program studi yang mendapatkan dana hibah dari pihak
ketiga.
Mekanisme monitoring dan evaluasi untuk program pengembangan (SPP) diatur dalam suatu
konvensi di mana pada waktu itu seluruh unit akan diminta untuk mempresentasikan hasil-hasil yang
dicapai serta kendala-kendala yang dihadapi selama masa implementasi. Dengan demikian selain
bertujuan untuk mengevaluasi pencapaian kinerja dari unit-unit yang ada, konvensi juga berfungsi
sebagai ajang saling memperkaya atas best practices yang terjadi. Hal ini sejalan dengan misi perbaikan
berkelanjutan yang diemban oleh universitas.
Jadwal konvensi ditetapkan dengan mengacu pada kalender manajemen yang berlaku di
universitas. Keselarasan jadwal ini diperlukan untuk mendapatkan efisien kerja. Ilustrasi berikut
keterangan terhadap jadwal dimaksud dapat dilihat pada gambar 2. berikut ini.
Gambar 3. Ilustrasi Pelaksanaan Konvensi
- Periode pengukuran kinerja pertama adalah semester gasal setiap tahun akademik yaitu dari bulan
September s.d. Februari tahun berikutnya;
- Periode pengukuran kinerja kedua adalah semester genap setiap tahun akademik yaitu dari bulan
Maret s.d. Agustus;
- Pada tiap bulan Maret dilakukan persiapan dan pelaksanaan konvensi I untuk pelaporan hasil-hasil
kinerja pada semester gasal;
- Pada tiap bulan September dilakukan persiapan dan pelaksanaan konvensi II untuk pelaporan hasil-
hasil kinerja selama satu tahun akademik terakhir;
- Antara awal Mei hingga akhir Juni setiap tahun terdapat arahan Rektor untuk penyusunan rencana
kerja bagi masing-masing unsur organisasi yang dijadwalkan antara awal Juli hingga akhir
September.
23 | P a g e
Hasil konvensi atau hasil monitoring dan evaluasi dilaporkan secara berkala kepada Rektor.
Selain itu setiap subsistem juga diminta untuk memperbaharui capaian mutunya melalui proses
evaluasi terhadap capaian mutu tersebut secara internal sebagai bahan untuk melakukan
perencanaan, penganggaran, pelaksanaan kegiatan serta pengaturan pemanfaatan sumberdaya pada
tahun anggaran berikutnya.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal dibagi menjadi dua jenis review, yaitu:
1. Minor Review
Minor Review dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun pada bulan Maret-April. Pada Minor Review,
tim reviewer diwajibkan untuk bertemu dan berdiskusi dengan:
Pimpinan subsistem atau Direktur Eksekutif (untuk subsistem penerima hibah)
Tim pelaksana program, seperti Task Force dan PIC.
2. Major Review
Major Review dilakukan satu kali dalam setahun pada bulan September-Oktober. Pada Major
Review, tim reviewer diwajibkan untuk bertemu dan berdiskusi dengan:
Pimpinan subsistem
Direktur Eksekutif (untuk subsistem penerima hibah)
Tim pelaksana program, seperti Task Force dan PIC
Para dosen dan staf administrasi yang ada di subsistem
Para mahasiswa dan/atau pengguna layanan yang ada di subsistem
Pihak-pihak lain yang dianggap berkepentingan (stakeholders).