Manual Mutu Up Date13 Juni

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU

Judul : MANUAL MUTU Penanggungn JawabNo. : MM/PYG/001 Disiapkan

Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR

dr. G. Anung Trihadi

DisahkanKa Puskesmas

drg. Dyak Widoyoko

No Revisi : 0Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005Halaman : 1- 37

DAFTAR ISI Halaman

DAFTAR ISI............................................................................................................1 - 36

1 - 27

1. PENDAHULUAN..............................................................................................4 - 36

2. PROFIL PUSKESMAS.....................................................................................4 - 36

2.1 Visi - Misi Puskesmas............................................................................5 - 36

2.2. Budaya Puskesmas...............................................................................6 - 36

2.3 Peta Proses Di Puskesmas...................................................................7 - 36

3. LINGKUP APLIKASI.........................................................................................8 - 36

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU ..................................................................... 8 - 36

4.1 Persyaratan Umum ...............................................................................8 - 36

4.2 Persyaratan Dokumen...........................................................................9 - 36

4.2.1 Umum...........................................................................................9 - 36

4.2.2 Manual Mutu.................................................................................9 - 36

4.2.3 Sistem Pengendalian Dokumen.................................................10 - 36

4.2.4 Pengendalian Catatan................................................................10 - 36

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN...............................................................11- 36

5.1 Komitmen Top Manajemen.................................................................11 - 36

5.2 Fokus Pelanggan.................................................................................12 - 36

5.3 Kebijakan Mutu....................................................................................12 - 36

5.4 Perencanaan.......................................................................................13 - 36

5.4.1 Sasaran Mutu.............................................................................13 - 36

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu......................................14 - 36

5.5 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang...........................................14 - 36

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang..............................................14 - 36

5.5.2 Wakil Manajemen.......................................................................15 - 36

5.5.3 Komunikasi Internal....................................................................16 - 36

5.6 Tinjauan Manajemen...........................................................................17 - 36

5.6.1 Umum.........................................................................................17 - 36

5.6.2 Review In Put.............................................................................17 - 36

5.6.3 Review Out Put...........................................................................18 - 36

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA.................................................................18 - 36

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


6.1 Penyediaan Sumber Daya...................................................................18 - 36

6.2 Sumber Daya Manusia........................................................................18 - 36

6.3 Sarana Kerja........................................................................................19– 36

6.4 Lingkungan Kerja.................................................................................20 - 36

7. REALISASI PELAYANAN..............................................................................21 - 36

7.1. Perencanaan Pelayanan Rawat Jalan................................................21 - 36

7.2. Proses Yang Berubungan Dengan Pelanggan....................................22 - 36

7.2.1 Menentukan persyaratan Yang Berhubungan Dengan

Pelayanan..................................................................................22 - 36

7.2.2 Meninjau Ulang Persyaratan Yang Berhubungan Dengan

Pelayanan...................................................................................23 - 36

7.2.3 Komunikasi Pelanggan...............................................................23 - 36

7.3 Desain Dan Pengembangan...............................................................24 - 36

7.4 Pembelian...........................................................................................24 - 36

7.4.1 Proses Pembelian......................................................................24 - 36

7.4.2 Informasi Pembelian...................................................................24 - 36

7.4.3 Verifikasi Barang Yang Dibeli.....................................................25 - 36

7.5 Proses Pelayanan Dan Penyediaan Jasa...........................................25 - 36

7.5.1 Pengendalian Proses Pelayanan Dan Penyediaan Jasa...........25 - 36

7.5.2 Validasi Proses Pelayanan Rawat Jalan....................................26 - 36

7.5.3 Identifikasi Dan Ketelusuran.......................................................26 - 36

7.5.4 Barang Milik Pelanggan..............................................................27 - 36

7.5.5 Penyimpanan Barang/Produk.....................................................27 - 36

7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran/Pemantauan.............................28 - 36

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN...............................................29 - 36

8.1. Umum ...............................................................................................29 - 36

8.2. Pengukuran Dan Pemantauan............................................................29 - 36

8.2.1 Kepuasan Pelanggan.................................................................29 - 36

8.2.2 Audit Internal..............................................................................30 - 36

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses Pelayanan.....................31 - 36

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Hasil Pelayanan........................31 - 36

8.3. Pengendalian Proses Pelayanan Yang Tidak Sesuai.........................32 - 36

8.4. Analisa Data........................................................................................32 - 36

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


8.5. Perbaikan............................................................................................33 - 36

8.5.1 Perbaikan Terus Menerus..........................................................33 - 36

8.5.2 Tindakan Koreksi Dan Prevensi.................................................34 - 36

9 PENUTUP ...............................................................................................35 - 36

10 REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN............................................................36 - 36

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


1. PENDAHULUAN

Manual ini menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu

Puskesmas Piyungan. Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang

tertuang dalam manual ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan

operasional puskesmas. Sistem manajemen mutu ini mulai berlaku 1 April

2005.

2. PROFIL PUSKESMAS

Nama Puskesmas : PUSKESMAS PIYUNGAN

Alamat : Jl. Yogya - Wonosari Km 12 Piyungan Kab. Bantul

Daerah Istimewa Yogyakarta - Indonesia

Produk : Jasa pelayanan kesehatan dasar

Fasilitas Pelayanan :

a) Puskesmas memiliki fasilitas fisik bangunan terdiri dari :

Gedung Rawat Jalan: Ruang Pendaftaran, Ruang periksa BP

Umum, Ruang periksa BP Gigi, Ruang periksa KIA, Ruang

Farmasi, Ruang Laboratorium, Aula, Ruang Kepala Puskesmas,

Ruang Rontgen.

Gedung Rawat Inap: Ruang UGD, Ruang Bersalin, Ruang

Bangsal, Ruang Post Partum, Dapur, Ruang Jaga Perawat,

Ruang Jaga Dokter, Ruang Farmasi, Gudang Obat, Ruang Klinik

Konsultasi.

Gedung Administrasi.

Gedung Incenerator.

b) Fasilitas Puskesmas pembantu: 3 gedung

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


c) Fasilitas alat berupa: set gigi, unit radiologi, set puskesmas keliling,

set balai pengobatan, set kamar bersalin, set gawat darurat, set EKG,

set Incenerator,

d) SDM terdiri atas: dokter umum 3 orang, dokter gigi 2 orang, bidan 10

orang, perawat 6 orang, perawat gigi 3 orang, sanitarian 2 orang,

nutrisionis 1 orang, assisten apoteker 1 orang, penata rontgen 1

orang, analis 2 orang, pekarya 2 orang, TU 3 orang, sopir 1 orang,

juru masak 2 orang, petugas kebersihan 4 orang, petugas jaga malam

2 orang

e) Fasilitas kendaraan terdiri atas : Pusling 1 mobil, sepeda motor 5

buah

2.1. VISI – MISI PUSKESMAS

PUSKESMAS PIYUNGAN

V I S I

Menjadi puskesmas pilihan

bagi masyarakat Piyungan dan sekitarnya

M I S I

Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang berorientasi

kepada kepuasan pelanggan

Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang terjangkau

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang komprehensif

(pelayanan dasar yang lengkap sesuai standar puskesmas)

2.2. BUDAYA PUSKESMAS

PROFESIONAL : memahami tuntutan pekerjaan dan

meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan secara dinamis

TANGGUNG JAWAB : menjalankan pekerjaan secara

konsekuen dengan sepenuh hati

SADAR BIAYA : efisien dalam setiap tindakan kerja

SADAR MUTU : sejak awal mencegah terjadinya

ketidaksesuaian

SADAR WAKTU : melaksanakan setiap tindakan sesuai

komitmen waktu yang telah

direncanakan.

INISIATIF : Melakukan tindakan pencegahan,

pengendalian dan perbaikan secara

terus menerus tanpa menunggu

perintah.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


2.3 PETA PROSES DI PUSKESMAS

Kegiatan operasional dan interaksi fungsi-fungsi dalam menjalankan

kegiatannya dipetakan sebagaimana tampak dalam PETA PROSES DI

PUSKESMAS sbb:

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


3. LINGKUP APLIKASI

Manual Sistem Manajemen Mutu ini digunakan pada PROSES

PELAYANAN RAWAT JALAN Puskesmas Piyungan, yaitu Pendaftaran, BP

Umum, BP Gigi, KIA-KB, Klinik Konsultasi, Laboratorium, Farmasi, Logistik

Kasir.

Puskesmas mengecualikan klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan,

karena Puskesmas tidak melakukan desain dan pengembangan. Meskipun

demikian pengecualian ini tidak mempengaruhi kemampuan, dan tanggung

jawab untuk menyediakan pelayanan sesuai dengan persyaratan pelanggan

dan peraturan yang berlaku

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umum

a) Sistem Manajemen Mutu Puskesmas dibuat berdasarkan

persyaratan standar ISO-9001:2000.

b) Seluruh fungsi/kegiatan termasuk kegiatan yang dikontrakkan pada

pihak luar dikendalikan sesuai sistem manajemen mutu ini.

c) Sumberdaya/informasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem

manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumberdaya untuk

mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang ingin dicapai.

d) Manajemen memantau / mengukur / menganalisa setiap proses /

kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan.

e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen:

Plan–Do–Check–Action dan pengendalian proses dilakukan sejak

awal.

4.2 Persyaratan Dokumen

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


4.2.1 Umum

Sistem manajemen mutu Puskesmas didokumentasikan dalam bentuk

dan terdiri dari:

a) Manual Mutu

b) Prosedur kerja

c) Sasaran mutu

d) Instruksi kerja

e) Program pendukung

f) Struktur organisasi .

g) Dokumen eksternal terkait

h) Sistem kearsipan

4.2.2 Manual Mutu

Manual ini disiapkan oleh Tim Mutu dan disahkan oleh Kepala

Puskesmas serta didelegasikan kepada Koordinator Rawat Jalan

selaku Wakil Manajemen (Management Representative).

Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menjamin sistem

manajemen mutu dengan semua kebijakan/persyaratan yang tertuang

di dalamnya dipahami oleh karyawan dan pimpinan serta dilaksanakan

secara konsisten dan konsekuen.

DOKUMEN TERKAIT

1. SK Tim Mutu

2. SK Wakil Manajemen

4.2.3 Sistem Pengendalian Dokumen

Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang

memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk

melaksanakan sistem manajemen mutu.

b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem

manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat

dan benar.

c) Cara pengendalain dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami

oleh semua pihak terkait.

d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb:

• Cara pembuatan dokumen

• Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan

• Peninjauan ulang & revisi dokumen

• Penempatan /penggunaan dokumen

• Identifikasi dan ketelusuran dokumen

• Penanganan dokumen eksternal

• Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku

d) Manual Mutu dan prosedur mutu serta dokumen-dokumen eksternal

dikendalikan oleh Wakil Manajemen sedangkan Instruksi kerja dan

dokumen pendukung lainnya seperti uraian tugas, rencana inspeksi

dikendalikan oleh masing-masing sub unit.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Pengendalian Dokumen

4.2.4 Pengendalian catatan

Semua catatan/arsip dikelola dengan baik .

a) Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari

kegiatan yang telah dilaksanakan.

b) Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data

kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


c) Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas dan ditata

dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.

d) Arsip yang ada pada sub unit dikendalikan oleh masing-masing sub

unit.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Pengendalian Arsip

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Top Manajemen

Manajemen bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu

secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian

sasaran-sasaran yang diinginkan. Untuk itu maka puskesmas

mewajibkan semua koordinator sub unit untuk:

a) Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara

konsisten.

b) Mengkomunikasikan kepada karyawan (pelaksana) tentang

pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan.

c) Mensosialisasikan Kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin

dicapai

d) Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen

mutu.

e) Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung

pelaksanaan sistem

f) Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek

kegiatan .

5.2 Fokus Pelanggan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


Karyawan dan pimpinan khususnya sub unit- sub unit terkait dengan

pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang

persyaratan pelanggan puskesmas. Tim mutu bertanggung jawab

untuk :

a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh

setiap pelanggan.

b) Menginformasikan persyaratan pelanggan tersebut kepada sub unit-

sub unit terkait secara tercatat dan tiap sub unit bertanggung jawab

untuk :

1. Mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali.

2. Mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai target-

target/persyaratan pelanggan dan memastikan semua terpenuhi.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas yang memuat

komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan.

b) Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi - misi atau tujuan

puskesmas.

c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu,

mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan.

d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh

seluruh personil puskesmas.

e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin

kesesuaiannya.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


PUSKESMAS PIYUNGAN

KEBIJAKAN MUTU

Memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan

Pelayanan terhadap pelanggan dilakukan oleh tenaga

yang profesional.

Peningkatan kompetensi karyawan melalui pelatihan.

Semua karyawan wajib memperhatikan masalah

lingkungan dan keselamatan kerja

Inovasi karyawan untuk perbaikan dihargai dan ditindak

lanjuti.

5.4. Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

a) Setiap sub unit menetapkan sasaran-sasaran secara spesifik dan

terukur termasuk sasaran mutu layanan yang dihasilkan oleh sub

unit tersebut.

b) Koordinator sub unit bertanggung jawab untuk memastikan sub unit

yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk memastikan

sasaran-sasaran sub unit kerjanya tercapai.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


c) Sasaran mutu harus dibuat secara spesifik dan terukur dan sesuai

dengan kebijakan mutu

d) Sasaran-sasaran setiap sub unit dipastikan terdokumentasi.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Setiap Koordinator sub unit berkewajiban membuat perencanaan kerja

untuk sub unit kerjanya termasuk :

a) Merencanakan sistem manajemen mutu untuk sub unit kerjanya.

b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan

secara efektif .

c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

dicapai

d) Memelihara/mempertahankan sistem manajemen mutu pada sub

unitnya

c) Melakukan perbaikan /penyempurnaan sistem manajemen mutu

d) Merencanakan peningkatan hasil kerja (objectives & targets)

5.5 Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang

5.5.1 Tanggung Jawab dan wewenang

Tugas, tanggung jawab & wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan

jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan

pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan

a) Setiap karyawan /pimpinan dipastikan memahami tugas, tanggung

jawab dan wewenangnya.

b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh atasan

karyawan yang bersangkutan dibantu oleh pelaksana unit

administrasi dan kerumahtanggaan.

c) Kepala Puskesmas menentukan karyawan mana saja yang

disyaratkan memiliki uraian tugas.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


d) Dokumen Uraian tugas dipegang oleh karyawan yang bersangkutan

dan copy disimpan oleh sub unit kepegawaian pada unit administrasi

dan kerumahtanggaan.

e) Dokumen Uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila

terjadi perubahan pekerjaan.

f) Uraian tugas dibuat berdasarkan nama nama posisi yang ada dalam

struktur organisasi pada masing-masing unit

g) Penggunaan nama posisi/job title dikoordinasikan oleh Koordinator

Administrasi.

DOKUMEN TERKAIT :

1. Struktur Organisasi Puskesmas

2. Job Description karyawan

3. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi)

5.5.2 Wakil Manajemen

Wakil manajemen seorang anggota puskesmas yang ditunjuk oleh

kepala puskesmas dan bertanggung jawab untuk menjamin

kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan

tugas dan tanggung jawabnya sbb :

a) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan

standar.

b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.

c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan

d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.

e) Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada kepala

Puskesmas

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


f) Mengupayakan peningkatan kesadaran /pemahaman karyawan

dalam sistem manajemen mutu

g) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang

berkaitan dengan sistem manajemen mutu.

h) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan

kesadaran mutu (mutu-biaya dan ketepatan waktu ) kepada

seluruh karyawan

i) Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh

karyawan berkerjasama dengan unit terkait.

j) Memberikan penghargaan kepada koordinator unit/karyawan yang

berprestasi dalam kegiatan sistem manajemen mutu

k) Melakukan sosialisasi dan komunikasi kepada seluruh karyawan

l) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit

DOKUMEN TERKAIT

1. Uraian tugas dan tanggung jawab MR

2. Prosedur tinjauan manajemen

5.5.3 Komunikasi Internal

Komunikasi internal antar pimpinan/karyawan merupakan kegiatan

yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya

sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-

hal sbb:

a) Kepala Puskesmas mengupayakan agar komunikasi dengan

bawahannya dipastikan berjalan lancar.

b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahannya

mengenai sistem manajemen mutu.

e) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target

pekerjaan yang ingin dicapai .

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


f) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah

ditetapkan dipenuhi.

g) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.

h) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu

kepada karyawan

i) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan

pelanggan

j) Penyelenggaraan rapat koordinasi diatur dengan baik.

k) Koordinator sub unit mengadakan briefing harian limabelas menit

sebelum mulai dan mengakhiri pekerjaan.

l) Briefing ditekankan untuk merapikan tempat kerja/ evaluasi hasil

kerja/koordinasi.

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum

Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam

rangka pengendalian suatu pelayanan termasuk evaluasi dalam

implementasi Sistem Manajemen Mutu.

5.6.2 Review In put

a) Wakil manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen

minimal 6 bulan sekali.

b) Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi/dinotulenkan

d) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi

dilaksanakan.

e) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb:

• hasil audit internal

• umpan balik /keluhan pelanggan

• kinerja proses/hasilpelayanan

• Hasil tindakan koreksi/pencegahan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


• tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya

• Rencana perubahan/perbaikan Sistem manajemen Mutu

5.6.3 Review out put

a) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan

b) Hasil tinjauan manajemen memuat

keputusan-keputusan/kesimpulan mengenai tindakan tindakan

yang perlu diambil.

c) Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam

prosedur tinjauan manajemen

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Tinjauan Manajemen

6. PENGELOLAAN SUMBERDAYA

6.1. Penyediaan Sumberdaya

a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta

untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.

b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh koordinator sub unit

dan disampaikan kepada kepala Puskesmas melalui mekanisme

yang telah diatur /dibahas dalam tinjauan manajemen

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Pembelian Barang Sub Unit Logistik

2. Prosedur Pembelian Obat Sub unit Logistik

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


3. Prosedur Usulan Permintaan Sumber Daya

6.2. Sumber Daya Manusia

Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar

sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus

dipastikan dipenuhi.

Seluruh koordinator sub unit bertanggung jawab untuk :

a) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya

b) Memastikan pelatihan dilaksanakan

c) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan

permasalahan

d) Mengevaluasi efektif/tidaknya tindakan yang telah diambil

e) Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan

setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran

mutu dan kepuasan pelanggan

Pengelolaan data base karyawan yang memuat informasi mengenai

pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja karyawan dilakukan oleh

sub unit kepegawaian pada unit administrasi dan kerumahtanggaan.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur usulan permintaan sumberdaya

2. Prosedur usulan pelatihan

3. Prosedur Pelatihan Internal

5. Data base karyawan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


6.3. Sarana Kerja

a) Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan

mencapai sasaran dan proses pelayanan dipastikan terpenuhi.

b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat-alat kesehatan

maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik

dan siap digunakan untuk pelayanan

c) Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan

ditindak-lanjuti sesuai prosedur yang berlaku.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Pengelolaan Barang Inventaris Sub Unit Logistik

2. Prosedur Perawatan

3. Prosedur Kalibrasi

6.4. Lingkungan Kerja

a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan

b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja

senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.

c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin

agar lingkungan kerjanya terkendali.

d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung

komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai

kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah

ditetapkan.

e) Kepala puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan

program tata graha (5R= Ringkas-Rapi-Resik -Rawat – Rajin)

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


f) Setiap koordinator sub unit bertanggung jawab untuk memastikan

program 5 R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada

setiap sub unit kerjanya.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Kegiatan 5R

7. REALISASI PELAYANAN

7.1 Perencanaan Pelayanan Rawat Jalan

a) Proses pelayanan rawat jalan untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan mengacu buku Pedoman Puskesmas, memperhatikan

hasil survei persyaratan pelanggan dan dibahas dalam Loka Karya

Mini Puskesmas yang dilakukan oleh Tim Mutu. Untuk pelayanan

baru mekanisme diawali dari permintaan/kebutuhan pelanggan

dan/atau Dinas Kesehatan.

b) Berdasarkan SK kepala Puskesmas dibentuk tim untuk

merencanakan proses pelayanan rawat jalan dengan membuat

POA rawat jalan.

c) Proses perencanaan mencakup perencanaan jumlah, jenis

pelayanan, persyaratan material/bahan kebutuhan volume

material/bahan, pengalokasian fasilitas pelayanan dan pengaturan

waktu dan urutan prioritas penyelesaian pelayanan.

d) Berdasarkan POA tim perencana melakukan koordinasi dan

persiapan untuk merealisasikan proses pelayanan. Tim perencana

meminta kebutuhan material/bahan dan semua komponen lain

yang diperlukan untuk realisasi proses pelayanan pada sub unit

logistik.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


e) Perencanaan dilaksanakan sesuai sistem manajemen mutu dan

persyaratan kendali mutu yang ditentukan oleh Tim.

f) Pelayanan rawat jalan dimulai di bagian pendaftaran, kemudian

menuju ke pelayanan yang diinginkan dan di akhir pelayanan

pelanggan diwajibkan menyelesaikan pembayaran di bagian kasir,

sebelum pulang atau memperoleh obat.

g) Pengendalian proses pelayanan dilakukan dalam dua lapis. Pada

lapis pertama proses pelayanan dikendalikan sesuai persyaratan

dari Koordinator Unit, Pada lapis kedua pengendalian proses

pelayanan dilakukan oleh wakil manajemen.

h) Tim Mutu menyediakan rencana monitoring dan instrumen

monitoring untuk pelayanan rawat jalan (daftar tilik).

i) Prosedur Kerja dan Instruksi kerja disiapkan oleh sub unit

pelayanan yang bersangkutan dan diperiksa minimal oleh

koordinator unit dan disahkan oleh kepala Puskesmas sebelum

digunakan oleh pelaksana.

j) Catatan-catatan mengenai hasil pelayanan, kondisi pelayanan

/kejadian selama pelayanan disimpan oleh masing-masing sub unit

pelayanan.

k) Catatan-catatan dimaksudkan untuk pengendalian proses dan

untuk membuktikan bahwa proses dan pelayanan yang

dihasilkannya memenuhi persyaratan.

DOKUMEN TERKAIT

1.SK Kepala Puskesmas

2.POA

3.Alur Pelayanan Rawat Jalan

7.2 Proses yang berhubungan dengan Pelanggan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


7.2.1 Menentukan persyaratan yang berhubungan dengan

pelayanan

Sebelum merealisasikan proses pelayanan, koordinator sub unit

pelayanan harus lebih dahulu:

a) Memahami secara jelas semua persyaratan yang diminta

pelanggan

b) Melakukan koordinasi dengan sub unit terkait untuk pembahasan

semua persyaratan pelanggan.

c) Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia.

d) Bilamana ada perubahan persyaratan pelayanan baik atas

permintaan pelanggan maupun atas inisiatif fungsi intern

puskesmas, maka harus ada persetujuan dari kepala Puskesmas

sebelum perubahan dilaksanakan.

e) Bila perubahan disetujui maka fungsi-fungsi yang terkait

diberitahukan mengenai perubahan persyaratan tersebut.

f) Setiap perubahan mengenai persyaratan pelanggan/pelayanan

dipastikan dicatat.

DOKUMEN TERKAIT

1. Hasil Survei Identifikasi Persyaratan Pelanggan

7.2.2 Meninjau ulang persyaratan yang berhubungan dengan

pelayanan

Puskesmas melakukan peninjauan terlebih dahulu untuk memastikan

kemampuannya dalam memenuhi permintaan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


a) Sub unit Promkes dan Wakil Manajemen melakukan komunikasi

dengan pelanggan / calon pelanggan. Setiap kali melakukan

komunikasi harus selalu dicatat .

b) Komunikasi dengan pelanggan diarahkan untuk memahami

kebutuhan/persyaratan pelanggan antara lain untuk :

• Mendapatkan konfirmasi persyaratan pelayanan rawat jalan

yangdi inginkan pelanggan

• Menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan,

• Mengklarifikasi ketidak jelasan mengenai persyaratan pelanggan

• Membahas masukan/usul/saran/keluhan pelanggan

c) Catatan hasil komunikasi dengan pelanggan disimpan.

7.3 Desain dan Pengembangan

Klausul ini dikecualikan dalam penerapan sistem manajemen ISO

9001:2000 di Puskesmas Piyungan

7.4. PEMBELIAN

7.4.1 Proses Pembelian

a) Sub unit Logistik bertanggung jawab untuk memastikan fungsi

pembelian dilaksanakan secara terkendali.

b) Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian harus memahami

prosedur pembelian.

c) Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur pembelian yang telah

ditetapkan.

7.4.2 Informasi Pembelian

a) Sebelum melaksanakan pembelian, informasi tentang berbagai

persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan oleh sub unit

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


pelayanan harus dibuat secara jelas untuk menghindari

kesalahan /ketidak-sesuaian dengan kebutuhan.

b) Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan

mengenai semua persyaratan bahan/barangyang akan dibeli

termasuk :

• Kejelasan mengenai jumlah barang yang akan dibeli

• persyaratan spesifikasi /mutu barang yang akan dibeli

• Persyaratan waktu pengiriman

• Persyaratan pembayaran

7.4.3 Verifikasi Barang yang Dibeli

a) Sub unit Logistik dan sub unit terkait bertanggung jawab melakukan

verifikasi terhadap barang yang masuk.

b) Sub unit Logistik dan sub unit terkait memiliki kewenangan untuk

memutuskan apakah barang yang datang memenuhi persyaratan

mutu atau tidak.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Pembelian Sub Unit Logistik

2. Blangko Verifikasi Barang Masuk Sub Unit Logistik

3. Prosedur Pembelian Darurat Sub Unit Logistik

7.5 Proses pelayanan dan penyediaan jasa

7.5.1 Pengendalian Proses Pelayanan dan Penyediaan Jasa

a) Proses Pelayanan rawat jalan dipastikan dijalankan secara

terkendali.

b) Pengendalian proses pelayanan rawat jalan dilaksanakan sesuai

perencanaan

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


c) Sub Unit Pelayanan menyediakan instruksi kerja untuk setiap

tindakan yang dilaksanakan dan alat yang digunakan.

d) Instruksi kerja dibuat untuk membimbing pelaksana agar dapat

melaksanakan proses pelayanan sesuai yang direncanakan.

e) Peralatan yang diperlukan untuk proses pelayanan dipastikan

tersedia dan memenuhi persyaratan.

DOKUMEN TERKAIT:

1.Prosedur Kerja setiap sub unit

2.Instruksi kerja setiap sub unit

7.5.2 Validasi Proses Pelayanan Rawat Jalan

a) Proses pelayanan rawat jalan dipastikan divalidasi melalui

monitoring dan evaluasi tk koordiantor sub unit tiap bulan

b) Monitoring dan evaluasi diarahkan untuk memastikan bahwa

proses pelayanan yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk

mencapai hasil yang diisyaratkan

c) Monitoring dan evalusi dilaksanakan oleh masing-masing

koordinator sub unit

d) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi melibatkan seluruh karyawan

puskesmas

7.5.3 Identifikasi dan Ketelusuran

a) Semua catatan medis pasien, spesimen dan catatan lain yang

terkait dengan pelayanan pasien rawat jalan harus dipastikan

diberikan identifikasi secara jelas.

b) Cara identifikasi/pelabelan harus dituangkan dalam prosedur

identifikasi dan pelabelan.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


c) Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau

ketidaksesuaian yang tidak diinginkan.

d) Identifikasi juga diberikan berdasarkan hasil pemeriksaan/

pengukuran dan pemantauan terhadap proses pelayanan.

e) Cara identifikasi diatur dalam prosedur identifikasi dan labelisasi

7.5.4 Barang Milik Pelanggan

a) Barang milik pelanggan adalah barang-barang milik pasien yang

berada di wilayah tanggung jawab Puskesmas, yang termasuk

barang milik pasien adalah spesimen pasien, catatan medik dan

catatan lain yang berkait dengan pemeriksaan pasien.

b) Barang milik pelanggan harus ditangani dengan hati- hati untuk

mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.

c) Semua fungsi/pihak yang secara langsung atau tidak langsung

terlibat dengan penggunaan, penyimpanan,pemeriksaan barang

milik pelanggan harus melakukan identifikasi, verifikasi, melindungi

dan mengamankan barang-barang milik pelanggan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan.

d) Bilamana diketahui adanya kehilangan, kerusakan /

ketidaksesuaian maka harus dipastikan dicatat dan dilaporkan

kepada Kepala Puskesmas.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Identifikasi Barang Milik Pelanggan

7.5.5 Penyimpanan barang/produk

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


a). Yang dimaksud dengan produk adalah barang yang digunakan oleh

puskesmas untuk memberikan pelayanan dan hasil dari pelayanan.

b) Hasil pemeriksaan pasien, rekam medis dan catatan lain pada

semua tahapan dijaga kondisinya dan dipertahankan

kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses pelayanan.

c) Hasil pelayanan tersebut ditangani secara internal, harus dilengkap

identifikasi secara jelas.

d) Penyimpanan produk yang digunakan untuk memberikan pelayanan

dilakukan berdasarkan FEFO (first ED first out) yaitu barang yang

masa kadaluawarsanya paling dekat menjadi barang yang terlebih

dahulu keluar.

7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran / Pemantauan

a) Peralatan yang dipergunakan untuk

pemantauan/pengukuran/pengujian proses pelayanan harus

dikendalikan.

b) Pengendalian diarahkan untuk memastikan peralatan yang

dipergunakan berada dalam kondisi laik pakai.

c) Peralatan pemantauan/pengukuran/pengujian diinventarisasikan

d) Prosedur pemantauan /pengukuran/pengujian harus dibuat .

e) Peralatan pengukuran / pemantauan harus dikalibrasi atau

diverifikasi pada interval waktu yang telah ditentukan.

f) Bila dipandang perlu kalibrasi harus dilakukan setiap kali peralatan

akan dipergunakan/dioperasikan.

g) Kalibrasi dilakukan dengan cara membandingkan alat kerja/standar

kerja terhadap alat standard.

h) Bila kalibrasi dilakukan, maka catatan kalibrasi harus dapat

ditelusuri ke standard nasional / internasional

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


i) Bilamana puskesmas/lembaga kalibrasi tidak memiliki standard

yang lebih tinggi dan sesuai, maka cara pengecekan ketepatan

peralatan harus ditentukan dalam prosedur.

j) Peralatan pengukuran/pemantauan harus dilindungi dari kerusaka

selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan.

k) Bila terjadi penyimpangan terhadap akurasi peralatan, maka harus

diambil tindakan terhadap peralatan tersebut dan terhadap produk

yang mungkin telah terkena akibatnya.

l) Bilamana software komputer dipergunakan dalam kegiatan

pemantauan dan pengukuran, maka kemampuan komputer

tersebut diverifikasi sebelum digunakan.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Kalibrasi

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

8.1 Umum

a) Semua sub unit pelayanan melakukan pengukuran dan

pemantauan terhadap kegiatannya.

b) Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan

c) Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa .

d) Hasil pengukuran,pemantauan, dan analisa dipakai untuk :

• Membuktikan kesesuaian proses pelayanan

• Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu

• Melakukan perbaikan secara terus-menerus

• Memastikan tercapainya sasaran mutu

e) Metoda pengukuran, pemantauan, analisa, dan perbaikan

dipastikan sesuai dengan tujuan.

f) Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan mengikuti

kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam prosedur.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


DOKUMEN TERKAIT :

1. Prosedur Analisa Data

2. Prosedur Pengendalian Arsip

8.2 Pengukuran dan Pemantauan

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

a) Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap proses pelayanan

dan pelayanan yang diberikan puskesmas harus dipantau

secara berkala.

b) Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja

sistem manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan

pelanggan telah dipenuhi.

c) Metoda untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan

informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur.

DOKUMEN TERKAIT :

1. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan

8.2.2 Audit Internal

a) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen

mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai

dengan yang telah direncanakan

b) Tim audit dibentuk oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh

Kepala Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum

melaksanakan audit.

c) Program audit direncanakan oleh Ketua Tim Audit dengan

mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit

yang akan diaudit

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


d) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan

terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan

independensi.

e) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah

ditetapkan.

f) Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan

hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.

g) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan

digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal.

h) Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti

ketentuan persyaratan audit.

i) Koordinator sub unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk

menindak-lanjuti temuan audit pada sub unit-nya.

j) Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi

ketidak-sesuaian yang telah ditemukan

k) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap

tindakan tindakan yang telah diambil.

l) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Wakil

Manajemen

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Audit Internal

2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan

a) Metoda pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk

mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan proses

pelayanan harus dipastikan keabsahannya.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


b) Metoda-metoda yang digunakan harus dapat dibuktikan

kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah

direncanakan.

a) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan

koreksi dan pencegahannya harus dilakukan untuk

memastikan kesesuaian terhadapproses pelayanan.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Pelayanan

a) Pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan rawat jalan

dilakukan sesuai prosedur.

b) Tujuan pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan untuk

memastikan semua persyaratan hasil pelayanan terpenuhi.

c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang

telah ditentukan.

d) Pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan dilaksanakan

berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yang tertuang dalam

perencanaan pengendalian yang dibuat oleh Tim Mutu.

e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran harus dicatat

termasuk personil yang melaksanakan.

8.3 Pengendalian Proses Pelayanan yang Tidak Sesuai

a) Proses pelayanan yang tidak sesuai adalah proses pelayanan yang

dijalankan tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

b) Proses pelayanan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah

agar tidak terjadi lagi.

c) Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk

menangani proses pelayanan tidak sesuai harus ditetapkan dalam

prosedur .

b) Proses yang tidak sesuai harus dilakukan tindakan koreksi

c) Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi yang diambil harus dicatat

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


f) Bilamana Puskesmas harus mengambil langkah-langkah yang

sesuai untuk menanggulangi akibat /potensi akibatnya dan proses

pelayanan yang tidak sesuai.

DOKUMEN TERKAIT :

1. Prosedur Pengendalian Pelayanan yang tidak sesuai.

2. Prosedur Pengendalian hasil pelayanan yang tidak sesuai.

8.4 Analisa Data

a) Data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus

dikelola dengan baik

b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai,

misalnya menggunakan teknik statistik.

c) Analisa data dilakukan oleh setiap koordinator sub unit dibantu

oelh tim yang dibentuk oleh MR dan tim mutu, untuk mengetahui

tingkat kinerja masing-masing proses/melihat kesenjangan-

kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan

perbaikan.

d) Prosedur analisa data dibuat oleh Tim Mutu dan menjadi acuan

bagi semua fungsi lainnya.

e) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian

ketidaksesuaian ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan

yang diperlukan.

d) Data dianalisa antara lain untuk memantau :

• Kepuasan pelanggan

• Kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan

• Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan

• Kinerja pelayanan

• Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang

diperlukan.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Analisa Data

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Terus Menerus

a) Seluruh karyawan dan pimpinan wajib melakukan perbaikan

secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen

mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.

b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang

dalam kebijakan mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data

tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Perbaikan Berkesinambungan.

8.5.2. Tindakan Koreksi dan Prevensi

a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidaksesuaian dipastikan

dieliminasi/ dihilangkan dan dicegah tidak terjadi lagi.

b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah

mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk

meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.

c) Upaya tindakan koreksi /prevensi dipastikan sesuai dengan

skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.

d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya

efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang

mencakup:

• Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan.

• Menentukan penyebab-penyebab masalah

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


• Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi

• Menyimpan arsip tindakan koreksi

• Meninjau efektivitas tindakan koreksi

e) Koordinator sub unit bertanggung-jawab memastikan tindakan

koreksi/ prevensi yang telah dilaksanakan efektif

f) Tindakan koreksi/ prevensi harus sesuai dengan dampak dari

masalah

g) Prosedur tindakan koreksi/ prevensi dipastikan dibuat

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan

9. PENUTUP

Demikian manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala

Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil

keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas,

tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang

yang telah diberikan.

Selamat bekerja, seluruh karyawan mendukung sepenuhnya pelaksanaan

sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen yang tidak dapat ditawar-

tawar.

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


10. REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No. Isi Perubahan Tanggal mulai berlaku

PUSKESMASPIYUNGAN

MANUAL MUTU


Ketua Tim Mutu

dr. Erni Rochmawati

DiperiksaMR



drg. Dyak Widoyoko


Documents

Manual Mutu Up Date13 Juni