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MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
CÓDIGO: FAR-FO-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 17/12/2017 TRD:
MANUAL PARA EL
MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE
CONTROL ESPECIAL
2.017
MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
CÓDIGO: FAR-FO-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 17/12/2017 TRD:
Índice
1 ADQUISICIÓN. 2. RECEPCIÓN. 3. FARMACOVIGILANCIA. 4. MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.
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E.S.E HOSPITAL SAN
JOSE DE ISNOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Adquirir, medicamentos de control especial para garantizar el stock de los mismos.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Oficio para solicitud en el primer trimestre para provisión del siguiente año. Cotización de medicamentos de control Especial. Verificación de registro INVIMA. Factura- orden de compra. Acta de Recepción y verificación de MCE. Comprobante de Entrada en el sistema. Registro de entrada en el libro de control especial.
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Área Financiera Farmacia
3.2 CARGOS
Gerente Técnico almacén Tesorero Regente Farmacia Auxiliar de Facturación
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
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1 2 2
Farmacia Administración-Farmacia Gerencia
Regente de Farmacia Almacén-Regente Farmacia
Verificación de existencias de Medicamentos. El Regente de Farmacia oficia a la Secretaria de Salud Departamental de Huila para la provisión del próximo año. El Almacenista y Regente de Farmacia solicitan cotización a los Distribuidores autorizados. Cuando ya se tiene cotización de M.C.E. El Regente procede a pasar cotización a área Financiera. El Gerente autoriza la compra de los Medicamentos.
Procedimiento que se debe realizar en primer trimestre del año.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CÓDIGO: FAR-FO-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 17/12/2017 TRD:
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO RECEPCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
CÓDIGO: FAR-FO-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 17/12/2017 TRD:
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Administración Farmacia Farmacia Farmacia
Almacén
Regente de Farmacia –
Aux. de Apoyo
Facturador – Regente Farmacia
Facturador
El Almacenista recibe original de la factura para su respectivo ingreso al sistema, dejando copia de la misma para Farmacia. Revisa y confronta la orden de compra, la factura y los M.C.E. físicos: Separa, cuenta y confronta cada clase de medicamentos con la factura. Verifica el registro expedido por el INVIMA. Verifica que la fecha de vencimiento sea superior a dos (2) años. Verifica que los medicamentos estén en buen estado. Ubica en el sitio dispuesto para el almacenamiento, teniendo en cuenta la seguridad dispuesta para tal fin. Registra en el sistema la entrada de los medicamentos con los precios de costo, con base en la factura. Regente ingresa al libro de control. Entrega a almacén soporte de entrada de medicamentos al sistema.
La recepción de medicamentos debe realizarse en la droguería y se ingresan en el acta de Recepción de medicamentos. Está prohibido guardar medicamentos de propiedad particular dentro de la Farmacia.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
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UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar el almacenamiento y farmacovigilancia de los medicamentos
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Control de registros sanitarios y fechas de vencimiento de medicamentos. Control de reacciones adversas. Registro INVIMA. Registro control de temperatura. Inventario de medicamentos.
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Farmacia.
3.2 CARGOS
Regente de Farmacia. Auxiliar de apoyo y Auxiliar de Facturación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Farmacia
Regente de Farmacia –
Aux. de Apoyo
Registro de fechas de vencimiento en formato sistematizado (aplicando manual de semaforización). Almacena los medicamentos. Los jueves hace limpieza general. Lleva el control diario de temperatura al área de Farmacia en los horarios de 9:00 am y 2. pm Semanalmente verifica en Internet las alertas farmacológicas, los lotes y registros sanitarios suspendidos. Cuando se presenten reacciones adversas debe llenar el respectivo formato institucional.
Los medicamentos se encuentran
almacenados en el gabinete, los cuales
están bajo llave, presentación del
medicamento de control Tabletas-ampollas.
Medicamentos ordenados
alfabéticamente y semaforizados de
acuerdo a su fecha de vencimiento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
REGENTE DE FARMACIA
Inicio
Diligencia el formato de control de fechas de vencimientos de
medicamentos y el registro sanitario de los mismos
Almacena los medicamentos
Los jueves hace limpieza general
Lleva el control diario de temperatura al área de farmacia en los
horarios de 9.00 am y 2. Pm
Semanalmente verifica en Internet las alertas farmacológicas, los
lotes y registros sanitarios suspendidos.
Cuando se presenten reacciones adversas debe llenar el respectivo
formulario
Diligencia el formato de control de registros sanitarios y fechas de
vencimientos de los dispositivos médicos
Diligencia el formato de control de reacciones adversas
presentadas
Al ingresas los dispositivos médicos debe:
Registrar en el control de fechas de vencimientos
Clasifica el riesgo en la tabla dinámica
Verifica en Internet el registro medico del INVIMA
Almacena los dispositivos según el riesgo de su uso
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A LOS USUARIOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Entregar los medicamentos de control especial formulados a los usuarios afiliados a los regímenes subsidiado, contributivo, vinculado y/o particular, de conformidad con los contratos pactados con las aseguradoras y de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Formula médica Recetario de control especial
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Consulta Externa. Farmacia
3.2 CARGOS Médico Usuario Regente de Farmacia
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES RIESGOS
Y TIEMPO
1
Consulta Externa
Médico
Diligencia y firma la fórmula médica y el recetario de control especial Entrega al usuario la fórmula médica y recetario
2
Consulta Externa Usuario
Recibe fórmula médica y recetario Entrega al Regente de Farmacia la fórmula médica y el recetario de control especial
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
3
Farmacia
Regente de Farmacia
Recibe fórmula médica y recetario de control especial Verifica que las dos fórmulas se encuentren bien diligenciadas con cedula y datos pertinentes. Hace firmar las fórmulas médicas por el usuario Digita y factura en el sistema la fórmula correspondiente. Entrega los medicamentos, informa y da instrucciones al usuario sobre dosificación de los medicamentos Registra los datos en el libro de M.C.E de medicamentos de control. Confrontar los saldos en los registros del sistema con las existencias físicas y el libro de registro de M.C.E.
El Regente de Farmacia lleva el formato de farmacodependencia en donde se lleva el control de dosificación de los pacientes que suministra los medicamentos de control especial
4
Farmacia
Usuario
Recibe medicamentos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
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PROCEDIMIENTO: : DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIOS
MEDICO USUARIO REGENTE FARMACIA
Inicio
Diligencia y firma fórmula
médica y recetario de control
especial
Entrega al usuario
Fórmula médica
Recetario
control especial
Fórmula
médica
Recetario
control
especial
Recibe fórmula médica y
recetario control especial
Revisa fórmula, recetario
y documentos
Hace firmar formulas del
usuario
Digita en el sistema la
fórmula y registra en el
libro de control especial
Entrega medicamentos y
copia fórmula, da
instrucciones al usuario
Fin
Recibe
medicamentos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL AL AREA
DE URGENCIAS -HOSPITALIZACION
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Entregar y facturar de manera eficiente, eficaz y oportuna los medicamentos de control especial formulado a los usuarios hospitalizados y de urgencias, afiliado al régimen subsidiado, contributivo, vinculado y/o particular, de conformidad con los contratos pactados con las aseguradoras y con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Formula médica, recetario de control especial. Factura.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: ATENCION AL USUARIO
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIO HOSPITALIZADO Y DE URGENCIAS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES RIESGOS Y TIEMPO
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Hospitalización Urgencias Facturación Farmacia
3.2 CARGOS
Auxiliar de Facturación Regente de Farmacia Médico Auxiliar de Enfermería.
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1
Urgencias u
Hospitalización
Médico
Diligencia formula médica de control especial y formulario de control. Entrega a la Auxiliar de Enfermería la formula médica de control especial y formulario de control.
La fórmula médica se diligencia en el formato establecido
2
Urgencias u
Hospitalización
Auxiliar de Enfermería
Recibe formula médica de control especial y formulario de control.
3
Facturación
Auxiliar Facturación Urgencias
Digita, imprime y firma el documento equivalente de venta (DEV). Entrega a la auxiliar de enfermería el DEV y envía a farmacia.
4 Facturación y Farmacia
Auxiliar de Enfermería
Recibe el DEV Entrega al Regente de Farmacia el DEV y la formula médica de control especial.
5
Farmacia
Regente de Farmacia
Recibe el DEV y la fórmula medica de control especial y formulario de control. Revisa las dos fórmulas médicas con cedula del paciente, que estén bien diligenciadas con los datos del paciente y médico tratante. Registra la entrega de medicamentos en el sistema y en el libro de control especial Entrega a la auxiliar de enfermería los medicamentos y el DEV.
6
Urgencias u
Hospitalización
Auxiliar de Enfermería
Recibe medicamentos y el DEV Suministra medicamentos.
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IDENTIFICACION
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIO HOSPITALIZADO Y DE URGENCIAS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
MEDICO AUXILIAR DE ENFEREMERIA
AUXILIAR DE FACTURACION
AUXILIAR DE DROGUERÍA
Inicio
Diligencia y firma la
fórmula médica de
control especial y
formulario de control
Fórmula médica
y formulario
control
Recibe y entrega
Fórmula médica y
formato de control
Digita, imprime y
firma el DEV. Guarda
fórmula médica
DEV Recibe y entrega
DEV
Revisa Fórmula
médica y formato de
control especial,
verifica existencias
Registra libro control
Entrega medicamentos
DEV
Suministra
medicamentos
Hace firmar el DEV
Fin
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UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO:MEDICAMENTOS DE CONTROL VENCIDOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar los vencimientos de medicamentos y devolución al proveedor para su reemplazo
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Listado de medicamentos Control de vencimiento de medicamentos
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Farmacia Administración
3.2 CARGOS
Regente de farmacia Gerente Técnico de almacén
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES RIESGOS Y
TIEMPO
1
Farmacia
Regente de farmacia
Periódicamente se realiza verificación
de fecha de vencimiento, en caso de
existir cantidades próximas a vencer
se solicita colaboración a otras
instituciones para su rotación y/o
cambio.
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2
Farmacia
Regente de farmacia-auxiliar
facturación
Los medicamentos vencidos se ubican
en un sitio apartado dentro del área,
y posteriormente se realiza acta de
baja, se hace el respectivo descargo
en el sistema.
3
Farmacia
Regente farmacia
Descargue de medicamentos en el
libro de control especial.
4
Farmacia
Regente farmacia
Elaboración de acta de solicitud de
destrucción de medicamentos de
control especial la cual es enviada
junto con los medicamentos físicos y
soporte de acta de baja de la
institución, a Secretaria de Salud
Departamental.
5
Farmacia
Regente de
farmacia
Despacho de acta de
desnaturalización de los
medicamentos de control vencidos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: FARMACIA
PROCESO: APOYO TERAPEUTICO
PROCEDIMIENTO: MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR REGENTE FARMACIA TECNICO
Inicio
Diligencia libro control
Devuelve medicamentos a
proveedor
Hace reporte de devolución
Reporte de devolución Recibe reporte devolución
Recibe medicamentos a vencerse
Hace nota de contabilidad
Despacha nuevos medicamentos
Nota contabilidad
Recibe Nota de contabilidad y nuevos
medicamentos
Registra los medicamentos
Fin
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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Realizar inspección permanente de las fechas de vencimiento de los medicamentos
Informar permanentemente al personal asistencial de los medicamentos por vencerse
Separar inmediatamente los medicamentos vencidos
Realización de acta de baja de los medicamentos vencido.
Realizar acta de solicitud de destrucción de medicamentos de control especial vencidos.
Elaborar comprobante de salida de medicamentos del inventario sistematizado.
Realizar descargue del libro de control especial.
Archivar copiar en orden consecutivo del comprobante de salida de farmacia
Confrontar los saldos en los registros del carde con las existencias físicas.