MANUAL PROSEDUR KERJA( MPK )

KANDUNGAN MPK

1. Latar Belakang Jabatan2. Objektif Jabatan3. Carta Organisasi Jabatan4. Fungsi-fungsi Utama Jabatan5. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Jabatan6. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti7. Carta Aliran Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Utama8. Senarai Borang-borang Yang Digunakan

1. LATAR BELAKANG JABATAN

Catatan mengenai sejarah penubuhan jabatan yang mengandungi : Tujuan & Matlamat penubuhan Akta dan Perundangan Penubuhan

TUJUANSemua anggota tahu mengenai mengapa jabatan ditubuhkan dan apakah harapan jabatan daripada mereka

LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN ( FAMA )

LATAR BELAKANGLembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 Di Bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusun strategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaran hasil-hasil pertanian melalui:• Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran;• Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri;• Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran;• Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan• Menambahkan saluran pasaran.

2. OBJEKTIF JABATAN

Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh jabatan selaras dengan matlamat penubuhan

Setiap kakitangan jabatan tahu mengenai arah tuju yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing.

Bagaimana membentuk objektif

• Memberi halacara yang jelas kepada agensi supaya segala usaha yang dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan

• Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah agensi supaya selaras dengan matlamat penubuhan

• Menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian/unit

CONTOH :

Objektif MAMPU

“Meningkatkan kualiti, kecekapan, keberkesanan dan keutuhan

Perkhidmatan Awam Malaysia”

3. Carta Organisasi Jabatan Struktur yang tunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki Jelaskan aktiviti yang dijalankan olej Jabatan melalui

pewujudan Unit/ Seksyen/ Bahagian Rantaian perintah/hierarki – siapa ketua yang boleh beri

arahan/buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja Alat perancangan

+ Keperluan anggota+ Perluasan fungsi+ Keperluan latihan

CARTA ORGANISASI MAMPU (Contoh)

KETUA PENGARAH

TIMB. KETUA PENGARAH TEKNOLOGI MAKLUMAT

DAN KOMUNIKASITIMB. KETUA PENGARAH PEMODENAN TADBIRAN

Bhg. Pembangunan Kerajaan Elektronik

Bhg. Keselamatan ICT

Bhg. Dasar dan Perancangan ICT

Cawangan Sabah dan Cawangan Sarawak

Bhg. Dasar dan Korporat

Bhg. Khidmat Pengurusan &

Sumber Manusia

Bhg. Inspektorat Perundingan Pengurusan

Bhg. Keutuhan Pengurusan

Bhg. Dasar dan Pengurusan Kualiti

Fungsi-fungsi Utama Jabatan

Tugas-tugas utama Jabatan ke arah mencapai matlamat penubuhan

Terdiri daripadaFungsi KhususFungsi Am

Fungsi Khusus

Contoh:Jabatan Fungsi Khusus

Universiti Pelaksanaan Program Pra Siswazah

SPA Pelantikan Anggota P.A

JPPH Perkhidmatan Penilaian Harta

Jab. Audit Negara Pengauditan Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan

Mahkamah Perusahaan Pengendalian Kes Pertikaian Perusahaan

Jabatan Penjara Pengurusan Penahanan Banduan Sabitan

Fungsi Am

• Pengurusan Perkhidmatan

• Pengurusan Kewangan

• Pengurusan Pentadbiran

5. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama

Kegiatan/ kerja yang dilaksanakan berkaitan dengan setiap fungsi utama

Contoh Fungsi Khusus dan Aktiviti-aktiviti

Fungsi Khusus Aktiviti-aktivitiPelaksanaan Program Pra Siswazah

• Pembangunan Program dan Kursus• Penyediaan Prospektus• Penjadualan Kursus• Pendaftaran Kemasukan Pelajar• Pelaksanaan Suai Kenal• Pendaftaran Kursus• Pelaksanaan/ Penyampaian Kursus• Pengurusan Perpustakaan• Perkhidmatan Kaunseling• Pengendalian Tatatertib• Penggubalan dan Penyediaan Kertas Soalan

Peperiksaan Akhir Semester• Pengendalian Peperiksaan• Penggredan dan Pemarkahan• Majlis Konvokesyen & Pengijazahan

Contoh Fungsi Khusus dan Aktiviti-aktiviti

Fungsi Khusus

Aktiviti-aktiviti

Pengurusan Penahanan Banduan Sabitan

• Pendaftaran Banduan• Pemeriksaan Kesihatan Banduan• Pengurusan Harian banduan• Pengiringan Banduan Ke Mahkamah• Pengiringan Banduan Ke Hospital• Pemindahan Banduan• Lawatan Keluarga Banduan• Penyediaan Makanan Banduan• Pengendalian tatatertib Banduan• Pelaksanaan Hukuman Sebat Rotan• Pengurusan Kematian Banduan• Pembebasan Banduan

Contoh Fungsi Am dan Aktiviti-aktiviti

Fungsi Aktiviti-aktiviti

Pengurusan Perkhidmatan

• Pengisian Jawatan• Pengesahan dalam Jawatan & Perlanjutan

Tempoh Percubaan• Kemasukan Ke Perjawatan Berpencen• Peperiksaan Dalam Perkhidmatan• Kursus Dalam Perkhidmatan• Urusan Pertukaran• Penyediaan Laporan Prestasi• Urusan Kenaikan Pangkat/ Memangku dan

Menanggung Kerja• Tindakan Tatatertib• Pelepasan/Perletakan Jawatan• Persaraan

6. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti• Rangkaian tindakan secara berturutan mengikut peraturan yang

ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti

TUJUAN

• Mengelakkan kesilapan peraturan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas

• Memperlihatkan tindakan yang lengkap yang diperlukan semasa menjalankan tugas

• Bantu kerja penyeliaan• Mudahkan semakan/pindaan ke atas proses kerja semasa

kemaskinian

SAMB…..

• Kurangkan arahan lisan yang berulang-ulang• Pendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja

baru• Kekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan

kerja individu• Memudahkan dan melicinkan urusan hal pejabat• Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui

standard kerja yang telah ditetapkan

Langkah-langkah Sediakan Proses Kerja

PilihAktiviti

Kenal pasti tindakan-tindakan yang perlu diambil

Susun tindakan ikut turutan dan mulakan ayat dengan perkataan “perbuatan”

Tentukan Pegawai yang bertanggungjawab bagi setiap tindakan

1 2 3 4

CONTOH PROSES KERJAFUNGSI : PENGURUSAN PEMBERIAN

ANUGERAH KUALITIM/SURAT :

AKTIVITI : MENYEDIAKAN KERTAS KERJA/ KERTAS KONSEP TENTANG PRODUKTIVITI DAN KUALITI

NO. RUJUKAN :

TARIKH :

JAWATAN PROSES

Pengarah (P)

Pegawai BertanggungjawabPegawai BertanggungjawabPegawai BertanggungjawabPegawai Bertanggungjawab

1. Terima arahan untuk menyediakan kertas kerja/kertas konsep dari Ketua Pengarah dan tugaskan pegawai untuk menyediakan Kertas Kerja/Kertas Konsep

2. Buat Rujukan/literature survey

3. Sediakan rangka kertas kerja /kertas konsep

4. Bincangkan rangka kasar dengan Pengarah (P) untuk mendapat persetujuan

5. Sediakan draf kertas kerja/kertas konsep

SAMB……

JAWATAN PROSES

Pegawai Bertanggungjawab

Pegawai Bertanggungjawab

Pengarah (P)

Ketua Pengarah

Pengarah (P)

6. Bincangkan draf kertas kerja/kertas konsep dengan Pengarah (P)

7. Sediakan kertas kerja/kertas konsep akhir

8. Bincangkan kertas kerja/ kertas konsep akhir dengan Ketua Pengarah

9. Lulus Kertas kerja/kertas konsep untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan

10. Bentang Kertas kerja/kertas konsep dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan

7. Carta Aliran Kerja bagi Setiap Aktiviti

Gambaran secara grafik tindakan-tindakan yang terlibat dalam melaksanakan sesuatu altiviti dari mula hingga akhir proses tersebut

Disediakan selepas penyediaan proses kerja

Simbol-simbol Yang Digunakan Dalam Carta Aliran Kerja

A

Tindakan / langkah

Aliran

Pilihan/ keputusan

Tindakan serentak

Penyambung

CONTOH CARTA ALIRAN KERJA

A

Terima arahan untuk menyediakan Kertas kerja/kertas konsep

Membuat rujukan/literature survey

Sediakan rangka besar

Bincangkan rangka kasar dengan Pengarah (P)

SAMB…..

ASediakan draf kertas kerja/kertas konsep

Bincangkan draf kertas kerja/kertas konsep dengan Pengarah (P)

Ada pindaan

Siapkan kertas kerja/kertas konsep

Bincangkan dengan Ketua Pengarah untuk mendapat kelulusan

Bentangkan kertas kerja/kertas konsep dalam Mensyuarat Pengurusan Jabatan

Buat pindaan

Ada

Tidak

8. Senarai Borang-borang Yang Digunakan

Kandungkan senarai borang-borang yang digunakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti

Kandungkan contoh borang-borang (di mana sesuai atau perlu)

TUJUAN

• Proses kerja lebih jelas• Borang-borang terkumpul dalam satu tempat• Tugas dijalankan lebih berkesan• Memudahkan rujukan