Manual Prosedur Kerja - Pk1

PENGHARGAAN******************************************

Setinggi-tinggi penghargaan kepada

Semua Pengetua

Dan

Semua Penolong Kanan

Pentadbiran dan Akademik

Sekolah Menengah Bahagian Sibu

yang telah sama-sama berusaha

ke arah menyediakan

Manual Prosedur Kerja

dan

Fail Meja ini.

KANDUNGAN MUKA 1

1. PENDAHULUAN

1.1 Misi Kementerian Pelajaran

“Mewujudkan sistem pendidikan yang terbaik untuk menghasilkan insan yang mempunyai daya ketahanan tinggi bagi memenuhi aspirasi dan kehendak individu, masyarakat dan negara”.

1.2 Wawasan 2020 - Sembilan Cabaran

1.2.1 Mewujudkan Negara Malaysia bersatu yang mempunyai matlamat dikongsi bersama.

1.2.2 Mewujudkan masyarakat yang berjiwa bebas, tenteram dan maju dengan keyakinan terhadap diri sendiri, bangga dengan apa yang ada dan yang dicapai serta gagah menghadapi pelbagai masalah.

1.2.3 Mewujudkan dan membangunkan masyarakat demokratik yang matang, mengamalkan satu bentuk persefahaman matang, demokrasi Malaysia berasaskan masyarakat yang boleh menjadi contoh kepada banyak negara membangun.

1.2.4 Mewujudkan masyarakat yang sepenuhnya bermoral dan beretika.1.2.5 Mewujudkan masyarakat liberal dan bertolak ansur, rakyat pelbagai kaum

bebas mengamalkan idea, kebudayaan dan kepercayaan agama masing-masing dan pada masa yang sama, meletakkan kesetiaan mereka kepada satu negara.

1.2.6 Mewujudkan masyarakat saintifik dan progresif, mempunyai daya perubahan tinggi dan memandang ke depan, yang bukan sahaja pengguna teknologi tinggi tetapi juga menyumbangkan kepada tamadun saintifik dan teknologi masa depan.

1.2.7 Mewujudkan masyarakat penyayang dan budaya menyayangi, iaitu sistem sosial yang mengutamakan kepentingan masyarakat, kebajikan insan tidak akan berkisar kepada negara atau orang perseorangan, tetapi sekeliling sistem keluarga yang kukuh.

1.2.8 Memastikan masyarakat yang adil dalam bidang ekonomi.1.2.9 Mewujudkan masyarakat makmur yang mempunyai ekonomi bersaing,

dinamik, giat dan kental.

1.3 Teras Perkhidmatan Cemerlang

Berazam meninggikan mutu perkhidmatan Bekerja dengan penuh tanggungjawab Berusaha mengikis sikap mementingkan diri sendiri Berkhidmat dengan penuh muhibah dan kemesraan Bekerja ke arah memajukan pemikiran rakyat dan pembangunan negara Berpegang teguh kepada ajaran agama.

2

2. OBJEKTIF

2.1 Objektif Umum

2.1.1 Pengurusan berkualiti merupakan perkara penting dalam sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja ini memaparkan tugas, proses kerja, carta aliran dan borang yang perlu dilaksanakan dan digunakan oleh sesebuah sekolah. Fail Meja pula menggariskan proses kerja, carta aliran kerja, borang digunakan dan senarai semakan kerja yang terperinci yang perlu dilaksanakan oleh Penolong Kanan Pentadbiran dalam melaksanakan tugas-tugas harian.

2.1.2 Dengan adanya buku Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini diharapkan semua urusan dapat dilaksanakan dengan lancar dan teratur serta dapat mewujudkan pengurusan yang cekap dan berkualiti.

2.2 Objektif Jabatan

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmoni dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, berakhlak mulia, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran masyarakat dan negara.

2.3 Objektif Sekolah

2.3.1 Objektif Umum

VISI

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN PAKU AKAN MENJADI SEKOLAH CEMERLANG MENJELANG 2010.

MISIWarga SMK Paku akan berusaha bersungguh-sungguh untuk meningkatkan imej sekolah melalui pemastian kecemerlangan dalam bidang-bidang berikut:(1) KURIKULUM - pengajaran dan pembelajaran(2) KORKURIKULUM - semua pelajar bergiat aktif(3) SAHSIAH - pelajar berakhlak mulia(4) BUDAYA KERJA - kerja berpasukan, komited, proaktif, telus

dan efisien(5) IKLIM SEKOLAH - persekitaran yang kondusif(6) SUMBER - dimanfaatkan secara optimum

3

3. MATLAMAT STRATEGIKMatlamat Misi 1KURIKULUM – pengajaran dan pembelajaran berkesan1. Memastikan guru-guru mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi.2. Menjalankan proses kawal selia agar sentiasa berkualiti.3. Memastikan semua kandungan sukatan pelajaran disampaikan dua bulan sebelum

peperiksaan awam.4. Memastikan prasarana sekolah lengkap dan kondusif.5. Menggalakkan penyertaan ibu bapa dan masyarakat untuk membimbing pelajar-

pelajar.

Matlamat Misi 2KOKURIKULUM – semua pelajar bergiat aktif1. Memastikan semua warga sekolah melibatkan diri secara aktif.2. Menjalankan proses kawal selia.3. Menyediakan prasarana sekolah yang lengkap.4. Menyediakan latihan terancang dan berterusan.5. Memastikan setiap kelab dan persatuan, badan beruniform serta sukan dan permainan

dirancang dan dilaksanakan dengan sistematik.

Matlamat Misi 3SAHSIAH – pelajar berakhlak mulia1. Menjiwai prinsip-prinsip Rukun Negara, Lagu Kebesaran, ikrar sekolah dan lagu

sekolah2. Memastikan semua warga sekolah mengamalkan nilai-nilai murni.3. Memastikan penerapan nilai-nilai murni melalui pengajaran dan pembelajaran.4. Mengadakan pelbagai program.5. Memastikan program Bimbingan dan Kaunseling dijalankan dengan berkesan.6. Memastikan penglibatan menyeluruh daripada ibu bapa dan komuniti.

Matlamat Misi 4BUDAYA KERJA – budaya berpasukan, komited, proaktif, telus dan efisien1. Melahirkan budaya kerja berpasukan, komited, proaktif, mesra, penyayang, telus dan

tulus.2. Memastikan organisasi sekolah menunjukkan hierarki jawatan.3. Memastikan struktur organisasi sekolah kemas kini dan berfungsi.4. Memastikan semua kakitangan sokongan kompeten dalam menjalankan tugas.

Matlamat Misi 5IKLIM SEKOLAH – persekitaran yang kondusif1. Memastikan program 3K (keceriaan, kebersihan, keselamtan) dilaksanakan.2. Mengamalkan konsep sekolah penyayang.3. Menyediakan prasarana yang lengkap dna selesa.4. Memupuk semangat cintakan sekolah.

Matlamat Misi 6SUMBER – dimanfaatkan secara optimum1. Mengadakan program perkembangan staf.2. Memastikan pengurusan kewangan mengikut Arahan Perbendaharaan.3. Menjalankan kawal selia staf berdasarkan Perintah Am.4. Mengagihkan tugas mengikut kompetensi dan potensi individu.5. Mengamalkan budaya kitar semula.

4

4. CONTOH CARTA ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH (GRED A )

- Seperti di Rajah 1 -

5. CONTOH CARTA ORGANISASI SEKOLAH ( Kedudukan PK I )

5.1 Unit Pentadbiran Am Sekolah Menengah Harian


5.2 Unit Pentadbiran Am Sekolah Menengah Berasrama Penuh


5.3 Jawatankuasa Kurikulum


5.4 Jawatankuasa Pusat Sumber


5.5 Jawatankuasa Projek 3K


6. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGANPEGAWAI-PEGAWAI LAIN DALAM JABATAN

- Seperti di Jadual 1 -( 3 )

CARTA ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH GRED A.xls CARTA ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH HARIAN.docCARTA ORGANISASI SEKOLAH ASRAMA.xls CARTA ORGAINISASI JAWATANKUASA KURIKULUM.xls CARTA ORGANISASI PUSAT SUMBER.xlsCARTA ORGANISASI JAWATANKUASA 3K.xlsPK1-SENARAI TUGAS KUASA.doc

FAIL-FAIL “LINK” DI ATAS (YANG BERWARNA BIRU) MENGANDUNGI CARTA-CARTA YANG MERUPAKAN SEBAHAGIAN BAHAN DARIPADA MEJA PROSEBUR KERJA INI.

PENGGUNA OFFICE XPTEKAN KEKUNCI CTRL DAN KETIK (SECARA SERENTAK) FAIL “LINK” YANG HENDAK DIBUKA.

PENGGUNA OFFICE 2000 DAN LAINKETIK FAIL “LINK” YANG HENDAK DIBUKA.

JIKA “LINK” TERSEBUT DI ATAS TIDAK BERFUNGSI, SILA TERUS BUKA FAIL-FAIL TERSEBUT DALAM CD INI.

5

6

MANUALPROSEDUR KERJA

URUSANPENTADBIRAN AM

7. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PENTADBIRAN AM

7.1 Pengurusan Jadual Kedatangan Staf Akademik Dan Staf Sokongan

7.1.1 Proses Kerja

JAWATAN PROSES KERJA

Penolong Kanan I / Ketua Pembantu Tadbir

1. Menyediakan Buku Rekod Kedatangan staf akademik / staf sokongan (berasingan).

Semua staf 2. Merekod kehadiran dalam Buku Rekod Kedatangan (waktu datang / waktu balik) dengan menurunkan tandatangan mereka.

Pengetua / Penolong Kanan I / Penyelia Petang / Ketua Pembantu Tadbir

3. Memantau dan mengesahkan kehadiran semua staf setiap hari.


4. Menyimpan Buku Rekod Kedatangan yang telah digunakan sebagai rujukan apabila diperlukan.

7

7.1.2 Carta Aliran

Buku Rekod Kedatangan disediakan olehPenolong Kanan I / Ketua Pembantu Tadbir.

Buku Rekod Terkini. Tidak

Ya

Staf merekodkan kehadiran.

Pengetua / Penolong Kanan I / Penyelia Petang /Ketua Pembantu Tadbir mengesahkan kehadiran.

Menyimpan Buku Rekod Kedatangan yang telahpenuh untuk rujukan dan rekod.

Tamat

7.1.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. Menyediakan Buku Rekod Kedatangan

2. Semak Buku Rekod Kedatangan setiap hari

3. Mengesahkan kehadiran dalam Buku Rekod Kedatangan

4. Menyimpan Buku Rekod Kedatangan

8

Tindakan diambil

7. MANUAL PROSEDUR URUSAN PENTADBIRAN AM

7.2 Pengurusan Takwim Sekolah

7.2.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I / Penolong Kanan (HEM) / Penolong Kanan Kokurikulum / Guru-guru Kanan

Penolong Kanan I /Ahli Jawatankuasa Takwim Sekolah

1. Menubuhkan Jawatankuasa Induk Takwim Sekolah yang terdiri daripada :- Pengetua Penolong Kanan I Penolong Kanan (HEM) Penolong Kanan Kokurikulum Guru-guru Kanan.

2. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Takwim Sekolah setelah menerima Akta Pendidikan 1996 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Penggal Institusi Pendidikan Tahun berkenaan). Berdasarkan Perincian Hari Persekolahan Mengikut Penggal dan membuat keputusan untuk :-2.1 menentukan tarikh pendaftaran murid2.2 menentukan tarikh mesyuarat staf / staf sokongan2.3 menentukan tarikh mesyuarat Exco PIBG2.4 menentukan tarikh mesyuarat Jawatankuasa

Kurikulum / Kokurikulum2.5 menentukan tarikh sukan tahunan sekolah2.6 menentukan tarikh peperiksaan sekolah2.7 memastikan tarikh peperiksaan umum berdasarkan

Perincian Hari Persekolahan2.8 menetapkan tarikh aktiviti-aktiviti sekolah 2.9 mengenal pasti tarikh perayaan untuk pelbagai

kaum dan agama2.10 mengambil kira cuti-cuti umum dan peristiwa.

3. Menyusun aktiviti-aktiviti sekolah mengikut tarikh-tarikh yang telah ditetapkan.

4. Menyemak draf dan membuat pindaan sekiranya perlu.

5. Menetap dan menentukan Takwim Sekolah.

6. Takwim Sekolah didokumentasikan dan dipamerkan.

7. Satu salinan diedarkan kepada semua kakitangan sekolah.

9

7.2.2 Carta Aliran

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Takwim Sekolah.

Menentukan tarikh-tarikh aktiviti sekolah.

Menyusun aktiviti-aktiviti sekolah mengikut tarikh yang sesuai.

Menyemak draf Takwim Sekolah.

Ya

Perlu pindaan?

Menetapkan dan menentukan Takwim Sekolah.

Dokumentasikan Takwim Sekolah dan untuk dipamerkan.

Satu salinan diedarkan kepada semua kakitangan sekolah.

Tamat

10

Pindaan Tidak

7.2.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan ( √) Catatan

1. Penubuhan Jawatankuasa Takwim Sekolah

2. Tempat dan tarikh mesyuarat

3. Surat panggilan mesyuarat

4. Papan Kenyataan Takwim Sekolah

5. Tarikh Pendaftaran Murid

6.

7.

8.

Mesyuarat Staf / Staf Sokongan

Mesyuarat Exco PIBG

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum / Kokurikulum

9. Sukan Tahunan Sekolah

10. Cuti Umum

11. Cuti Peristiwa

12. Cuti Penggal

13. Peperiksaan Penggal

14. Ujian bulanan / topikal (tertakluk kepada sekolah masing-masing )

15. Peperiksaan Percubaan

16. Hari Ibubapa dan Guru

11

17. Hari Penyampaian Hadiah Dan Sijil

18. Tarikh Program Motivasi

7. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PENTADBIRAN AM 7.3 Urusan Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan Sekolah

7.3.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Lantikan Jawatankuasa Kewangan Sekolah yang terdiri daripada:

- Pengetua- Penolong Kanan I / Penolong Kanan (HEM) / Penyelia Petang / Penolong Kanan Kokurikulum- Semua Guru Kanan mata pelajaran- Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir - Pembantu Makmal.

Pembantu Tadbir 2. Menyediakan anggaran pendapatan tahunan berkenaan berasaskan murid termasuk baki tahun lepas.

Pembantu Tadbir 3. Memaklumkan kepada semua Guru Kanan mata pelajaran:-3.1 Anggaran pendapatan tahun berkenaan.3.2 Menyediakan anggaran perbelanjaan tahun berkenaan.

Guru Kananmata pelajaran

4. Mengadakan mesyuarat dengan guru panitia dan jawatankuasa mata pelajaran masing-masing bagi menyediakan anggaran perbelanjaan tahun berkenaan.

Pengetua 5. Terima dan bersama dengan Jawatankuasa Kewangan Sekolah menyemak dan meluluskan anggaran perbelanjaan.

Pembantu Tadbir 6. Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran peruntukan yang ada sebelum membuat pembelian.

7. Failkan satu salinan anggaran perbelanjaan yang telah diluluskan.

12

7.3.2 Carta Aliran

Lantikan Jawatankuasa Kewangan Sekolah.

Sediakan anggaran pendapatan bagi tahun berkenaan termasuk baki akhir tahun lepas.

Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran bagi menyediakan anggaran perbelanjaan.

Guru Kanan mata pelajaran mengadakan mesyuarat dengan guru panitia bagi mendapatkan anggaran perbelanjaan.

Hantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatankuasa Kewangan Sekolah.

Semak yang diterima.

Sediakan semula anggaran Tidak Lulus

13

Ya

Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran / Ketua Panitia peruntukan yang ada sebelum membuat penbelian.

Memfailkan satu salinan anggaran perbelanjaan yang telah diluluskan.

Tamat

7.3.3 Senarai Semak

Bil. Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Lantikan Jawatankuasa Kewangan Sekolah

2. Menyediakan anggaran pendapatan tahun berkenaan

3. Guru Kanan mata pelajaran menyediakan anggaran perbelanjaan

4. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah untuk menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan

5. Pengetua dengan Jawatankuasa Kewangan Sekolah menyemak dan meluluskan anggaran perbelanjaan

6. Pembantu Tadbir memaklum kepada Guru Kanan mata pelajaran peruntukan yang ada sebelum membuat pembelian

7. Satu salinan anggaran perbelanjaan yang telah diluluskan difailkan

14

7.3.4 Borang Digunakan:-

i. Borang MEN/ABM2003 ii. DSA 2003 (BK.1) iii. DSA 2003 (BK – 2a) iv. Lampiran Sewaan v. DSA 2003 (PS) vi. Lampiran AKS/MEN vii. Lampiran GG/MEN viii. Lampiran Tukar/Pindah


7.4 Menyelia Urusan Pembelian

7.4.1 Proses Kerja


Pengetua

Pengetua / PKI / PK(HEM) / PKKK / PP / KPT / Guru-guru Kanan

1.

2.

Mengadakan mesyuarat dengan Jawatankuasa Kewangan Sekolah bagi membuat perancangan pembelian untuk setahun.

Memastikan pembelian dibuat berdasarkan :-- Mengikut keperluan- Kedudukan kewangan mencukupi dengan jumlah

tanggungan diambil kira- Kedudukan stok, kuantiti berdasarkan

i) baki stokii) penggunaan bulananiii) kekerapan keperluaniv) tarikh barangan dapat dibekalkanv) dapatkan jumlah setahun bagi tiap-tiap bekalan /

perkhidmatan yang disenaraikan.

Pengetua / Ketua Pembantu Tadbir

3. Memastikan barang-barang dibeli daripada pembekal yang berdaftar dengan kontrak pusat. Jika tiada dalam kontrak pusat, dapatkan pembekal yang boleh memberi harga yang berpatutan dengan mengambil kira kualiti barang.

Pengetua / Pembantu Tadbir

4. Mematuhi kaedah pembelian bagi perolehan bekalan / perolehan perkhidmatan berdasarkan SPP Bil. 5/1994.- Pembelian secara terus dengan pembekal tidak berdaftar- Pembelian secara terus dengan pembekal berdaftar

15

Pengetua / Ketua Pembantu Tadbir

Pengetua / Pembantu Tadbir

5.

6.

-Sebut harga- Tender.

Memastikan pembelian yang melebihi RM3,000.00 bagi satu jenis item atau kelas jenis item bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan perlu meminta kebenaran daripada pusat tanggungjawab.

Memastikan pembelian yang melebihi RM100.00 menggunakan Pesanan Tempatan (AM 75). Pembelian yang kurang daripada RM100.00 boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit.


Pembantu Tadbir 7. Memastikan Pesanan Tempatan disediakan 3 salinan :-- Salinan asal dan salinan kedua dihantar kepada

pembekal- Salinan ketiga difailkan- Rekodkan dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang.

Pembantu Tadbir 8. Memastikan apabila menerima barang-barang:-- Salinan asal Pesanan Tempatan dikembalikan- Bil / invois asal disertakan- Semak barang-barang dengan nota serahan dan

bandingkan dengan Pesanan Tempatan asal- Perakuan penerimaan di Pesanan Tempatan diisikan.

9. Turunkan tandatangan perakuan pada Pesanan Tempatan asal.

Pembantu Tadbir 10. Dimasukkan stok- Kew 312 (Daftar Stok Harta Modal)- Kew 313 (Daftar Stok Inventori)- Kew 314 (Daftar Stok Bekalan Pejabat).

Pembantu Tadbir 11. Merekodkan dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang.

16

7.4.2 Carta Aliran

Mengadakan mesyuarat dengan Jawatankuasa Kewangan Sekolah bagi membuat perancangan pembeian setahun.

Membuat keputusan pembelian barang / perkhidmatan.

Dapatkan jumlah setahun bagi tiap-tiap bekalan/perkhidmatan yang disenaraikanuntuk membuat pilihan pembekal.

Pilihan pembekal - berdaftar/tidak berdaftar- sebut harga- Tender.

Dapatkan kelulusan daripada pusat tanggungjawab jika pembelian melebihi RM3,000 bagi satu jenis item atau kelas jenisitem bagi perolehan bekalan / perkhidmatan.

Cara pembelian

Pembelian Pembelian melalui Pesanan melalui panjar Tempatan jika melebihiwang runcit RM100.00.jika kurang daripada

17

RM100.00. Sediakan Pesanan Tempatan 3salinan - salinan asal dan kedua kepada pembekal dan salinan ketiga difailkan.

Rekodkan butir Pesanan Tempatan dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang:-- nama pembekal- rujukan pesanan- jenis pembelian.

Terima barang dan semak dengan:-- salinan asal Pesanan Tempatan- Bil / invois- Nota serahan.

Tindakan Memuaskan dengan pembekal minta penjelasan Ya

Turunkan tandatangan perakuan di Pesanan Tempatan yang asal bagi tujuan pembayaran.

Masukkan stok kemas kini Buku Stok, lengkapkan Daftar Stok

- Kew 312- Kew 313- Kew 314.

18

Tidak

Rekod butir-butir penerimaan dalam Daftar pembelian dan sipiutang

- no. Bil /invois- rujukan / pesanan- tarikh bil diterima.

Tamat

7.4.3 Senarai Semak


1. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah untuk membuat perancangan pembelian

2. Kedudukan kewangan mencukupi

3. Kedudukan stok

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Pembekal berdaftar dengan kontrak pusat

Sebut harga

Tender

Pembelian melebihi RM3000.00 perlu kebenaran daripada pusat tanggungjawab

Pembelian melebihi RM100.00 menggunakan Pesanan Tempatan

Pembelian kurang daripada RM100.00 boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit

19

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Tiga salinan Pesanan Tempatan10.1 salinan asal dan kedua kepada pembekal

10.2 salinan ketiga difailkan

Rekodkan butir Pesanan Tempatan dalam Daftar Pembelian dan Sipiutang

Apabila menerima barang-barang, pastikan12.1 salinan asal Pesanan Tempatan

dikembalikan

12.2 Bil / Invois asal disertakan

12.3 Semak barang dengan Nota Serahan dan banding dengan Pesanan Tempatan asal

Turunkan tandatangan perakuan di Pesanan Tempatan asal

Buku Stok dikemaskinikan

Lengkapkan Daftar Stok

7.4.4 Borang Digunakan

i. Borang Sebut Harga

ii. Borang Pesanan

iii. Buku Stok

iv. Daftar Pembelian dan Sipiutang

v. Borang Senarai Pembelian

vi. Daftar Harta Modal (Kew 312)

20

vii. Inventori (Kew 313)

viii. Stok Bekalan Pejabat (Kew 314)


7.5 Urusan Pengumpulan Dan Pemprosesan Serta Pengemaskinian Maklumat Sekolah

7.5.1 Pengurusan Surat Tinjauan Daripada Jabatan

7.5.1.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I

1. Menerima surat tinjauan daripada Jabatan berkenaan.

Penolong Kanan I 2.

3.

Mengumpul data yang diperlukan dan mengisi ke dalam salinan fotostat.

Berbincang dengan Pengetua tentang maklumat yang dikumpul.

Pembantu Tadbir Rendah

4. Menaip maklumat ke dalam borang asal @ menyediakan borang dengan menggunakan komputer.

Penolong Kanan I 5. Menyemak maklumat yang telah ditaip.

Penolong Kanan I / Pembantu Tadbir Rendah

6. Menentukan fail dan folio yang sesuai untuk perkara berkenaan.


7. Menyediakan surat iringan.

21


8. Surat ditandatangani oleh Pengetua atau Penolong Kanan I ( jika Pengetua tiada ).


9. Surat diserahkan kepada kerani untuk direkodkan dan diposkan.( Sekiranya perlu, boleh difakskan sebelum diposkan ).

10. Satu salinan difailkan.

7.5.1.2 Carta Aliran

Menerima surat tinjauan.

Mengumpul maklumat dan mengisi ke dalam salinan fotostat.

Bincang dengan Pengetua tentang maklumat yang dikumpul.

Buat pembetulan Tidak

Diluluskan.

22

YaMenaip maklumat ke dalam borang asal @ menyediakan borang dan maklumat yang diperlukan dengan menggunakan komputer.

Semak maklumat yang ditaip.

Sediakan surat iringan dengan rujukan fail dan folio yang betul.

Surat ditandatangani oleh Pengetua / Penolong Kanan I.

Surat diserahkan kepada kerani untuk direkodkan dan diposkan. ( Sekiranya perlu, boleh difakskan sebelum diposkan).

Tamat

7.5.1.3 Senarai Semak


1. Surat tinjauan ada

2. Mengumpul maklumat selengkapnya dan rekod ke dalam salinan fotostat

23

3. Bincang dengan Pengetua tentang hasil dapatan

4. Menaip maklumat

5. Menyemak maklumat yang ditaip

6. Mengenalpasti fail dan folio untuk perkara yang ditinjau

7. Menyediakan surat iringan

8. Tandatangan Pengetua / Penolong Kanan I

9. Pembantu Tadbir Rendah merekod surat yang akan dipos

10. Surat asal dipos

11. Satu salinan difailkan

7.5.1.4 Borang Digunakan:-

Bergantung kepada jenis tinjauan


7.5 Urusan Pengumpulan Dan Pemprosesan Serta Pengemaskinian Maklumat Sekolah

7.5.2 Pengurusan Sistem Maklumat Staf / EMIS


24



1. Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru Tingkatan pada setiap hujung bulan dan menyediakan data enrolmen bulanan.

Guru Data EMIS 2. Memasukkan enrolmen murid ke dalam sistem EMIS / SMPP berdasarkan kepada pulangan / enrolmen bulanan.

3. Memasukkan maklumat guru / staf sokongan yang baru masuk, membuang maklumat guru / staf sokongan yang keluar dan menyelenggarakan data.

Penolong Kanan I / Guru Data EMIS

4. Memastikan semua maklumat guru dan kakitangan bukan guru, murid asrama dan sebagainya dikemaskinikan.

5. Mengemaskinikan semua maklumat tentang profil, bangunan, kemudahan sekolah, PCG ( Bantuan Perkapita ), program-program dan data-data lain yang berkenaan.

6. Mencetak perkara berikut:6.1 Senarai guru6.2 Senarai kakitangan bukan guru6.3 Jadual 1A – 9.

7. Membuat salinan EMIS / DATA ke dalam 2 disket.

8. Membuat salinan fotostat bagi setiap cetakan.


9. Menaip surat iringan.

10. Menghantar perkara berikut ke Jabatan Pendidikan Bahagian pada minggu pertama setiap bulan:-10.1 Disket EMIS 10.2 Cetakan Laporan - senarai guru - senarai bukan guru - jadual 1A – 9.

Guru Data EMIS 11. Menghantar maklumat yang sama ke JPNS melalui e-mel @ pos.


12. Menyimpan satu salinan maklumat yang sama ke dalam fail EMIS.

13. Menyimpan satu salinan disket sebagai rekod sekolah.


Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru Tingkatan.

25

Memasukkan data enrolmen murid ke dalam sistem EMIS / SMPP.

Memastikan semua maklumat guru / kakitangan bukan guru, kemudahan sekolah, murid asrama dan sebagainya dikemaskinikan.

Mencetak perkara berikut:- - senarai guru- senarai kakitangan buku guru - jadual 1A – 9.

Membuat salinan EMIS / DATA ke dalam 2 disket.Membuat salinan fotostat bagi setiap cetakan.

Menaip surat iringan.

Menghantar perkara berikut ke Jabatan Pendidikan Bahagian pada minggu pertama setiap bulan.- Disket EMIS - Cetakan laporan

senarai guru senarai bukan guru jadual 1A – 9

dan ke JPNS melalui e-mel @ pos.

Memfailkan satu salinan maklumat EMIS.

Menyimpan satu salinan disket.

Tamat


26

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Enrolmen bulanan daripada Guru Tingkatan

2. Maklumat berikut dimasukkan ke dalam sistem EMIS:• enrolmen murid

• maklumat guru

• maklumat staf sokongan

3. Maklumat EMIS dikemaskinikan sekiranya perlu

4. Mencetak maklumat EMIS• senarai guru

• senarai staf sokongan

• jadual 1A – 9

5. Maklumat EMIS dipindah ke dalam 2 disket

6. Surat iringan

7. Hantar maklumat ke JPB• Disket EMIS

• Cetakan Laporan (dari No. 4)

8. Hantar maklumat EMIS ke JPNS melalui e-mel.

9. Salinan maklumat EMIS difailkan ke dalam fail EMIS

27

10. Satu salinan disket disimpan


7.6 Urusan Kawalan Keselamatan Pejabat

7.6.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I / Kaunselor

Jawatankuasa

Pengetua / Penolong Kanan I / Ketua Pembantu Tadbir

Pengetua


Penolong Kanan I /Ketua Pembantu Tadbir

Pengetua / Jawatankuasa

1. Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan pejabat dengan Pengetua selaku Pengerusi.

2. Mengenal pasti tempat-tempat yang perlu dibina geriji besi dan barang-barang yang perlu disimpan ke dalam peti besi keselamatan.

3. Menyimpan anak-anak kunci, geriji besi, almari / kabinet besi dan peti besi keselamatan di tempat yang selamat.

4. Mengarah pengawal keselamatan membuat rondaan dan pemantauan dari semasa ke semasa.

5. Menerima laporan sebarang kerosakan kunci, almari / kabinet besi dan geriji besi.

6. Mengenal pasti pihak berkenaan untuk membaiki sebarang kerosakan ke atas kunci almari / kabinet besi dan geriji besi.

7. Melapor kepada pihak polis sebarang pencerobohan ke atas pejabat.

28

7.6.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan pejabat.

Mengenal pasti tempat-tempat yang perlu dibina geriji besi dan barang-barang yang perlu disimpan ke dalam peti keselamatan.

Menyimpan anak-anak kunci geriji besi, almari / kabinet besi dan peti besi keselamatan di tempat yang selamat.

Mengarah pengawal keselamatan membuat rondaan dan pemantauan dari semasa ke semasa.

Menerima laporan sebarang kerosakan kunci, almari / kabinet dan geriji besi.

Membaiki sebarang kerosakan ke atas kunci, almari / kabinet besi dan geriji besi.

Melapor kepada pihak polis sebarang pencerobohan ke atas pejabat, almari / kabinet dan peti besi keselamatan.

Tamat

29

7.6.3 Senarai Semak


1. Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan pejabat

2. Tempat yang perlu dibina geriji besi

3. Barang-barang yang perlu disimpan ke dalam petikselamatan

4. Anak-anak kunci simpan di tempat yang selamat

5. Pengawal Keselamatan membuat rondaan

6. Laporan kerosakan kunci, almari / kabinet dangeriji besi

7. Pembaikan ke atas kerosakan kunci, almari / kabinet dan geriji besi

8. Laporan polis jika terdapat pencerobohan ke atas pejabat, almari / kabinet dan peti besi keselamatan

30


7.7 Menyelia Urusan Surat-Menyurat

7.7.1 Urusan Penerimaan Surat




1. Menerima surat.

2. Membuka surat (kecuali yang sulit) dan mengecop tarikh penerimaan.

3. Merekod ke dalam Buku Daftar Masuk.

4. Menyerahkan Buku Daftar Masuk dan surat / pekeliling yang telah direkodkan kepada Pengetua untuk semakan dan ditandatangani.


5. Meminitkan surat / pekeliling.

Pembantu Tadbir Rendah / PegawaiBerkenaan

6. Mengedar surat kepada pegawai berkenaan untuk ditandatangani dan diambil tindakan selanjutnya.( Salinan fotostat dibuat untuk kegunaan individu. )

Semua Staf

7.(a)

7.(b)

Menyediakan salinan fotostat sekiranya ia memerlukan perhatian semua guru atau staf sokongan dan kemudian dipamerkan.

Tertakluk kepada sekolah masing-masingMasukkan salinan surat / pekeliling yang memerlukan makluman semua kakitangan sekolah ke dalam Fail Edaran.

Mengedar fail tersebut kepada guru-guru / staf sokongan berserta senarai staf untuk mendapatkan tandatangan mereka selepas ianya dibaca.


8. Merekod nombor rujukan fail ke dalam Buku Daftar Masuk.

31

9. Memfailkan surat / pekeliling asal mengikut folio yang dicatat.


Menerima surat. Surat Sulit

Surat biasa / berdaftar.Untuk

tindakan Pengetua Membuka dan merekod ke dalam Buku Daftar Masuk.

Menghantar kepada Pengetua untukdisemak, ditandatangani dan diminitkan.

Minitkan surat / pekeliling.

32

Memerlukan makluman / tindakan individu

Salinanfotostatdiserahkankepadapegawaiberkenaan.

Pegawaiberkenaanmengambiltindakan.

Tamat

Salinan asal ditandatangani oleh pegawai berkenaan.

Merekod nombor rujukan fail ke dalam Buku Daftar Masuk.

Memfailkansalinan asal.

Tamat

Menyediakansalinan fotostat.

Dipamerkan di papan notis umum.

Simpan di dalam Fail Edaran & diedarkan berserta senarai staf.

Membacaedaran & menurunkantandatangan pada senarai staf.

Tamat

Salinan asal ditandatangani oleh pegawai –pegawai Pentadbiran.

Memerlukan makluman / tindakan semua


Bil Tindakan Tandakan( √ ) Catatan

1. Menerima surat

2. Rekod Buku Daftar Masuk

3. Pengetua mengesahkan dan meminitkan surat / pekeliling

4. Surat / Pekeliling diedar kepada pegawai berkenaan

5. Menyediakan salinan fotostat jika perlu

6. Tindakan yang sewajarnya diambil oleh pegawaiberkenaan (jika perlu)

7. Mempamerkan salinan pada papan notis jika perlu

8. Menyimpan salinan di dalam Fail Edaran untukdiedarkan & ditandatangani pada senarai staf(Tertakluk kepada sekolah masing-masing)

9. Merekod nombor rujukan fail ke dalam Buku DaftarMasuk

10. Memfailkan surat / pekeliling

33


7.7 Menyelia Urusan Surat-Menyurat

7.7.2 Urusan Pengiriman Surat



Pengetua / Pegawai berkenaan

1. Mendraf surat dengan rujukan fail yang betul.


2. Menaip surat.


3. Menyemak dan menandatangani surat.


4. Menyediakan sampul surat dengan alamat yang betul.Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat.

5. Menimbang surat dan melekat setem (kecuali untuk JPB).

6. Mengepos surat.

7. Menyimpan resit jika surat berdaftar.

8. Menghantar surat untuk JPB melalui hantaran tangan.

34


Mendraf Surat dengan rujukan fail yang betul.

Menaip Surat.

Tidak

Menyemak Surat.

Betul

Membuat Pembetulan

Ya

Menandatangani surat ( oleh Pengetua / PK I ).

Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat.

35

Memfailkan salinan.

Surat JPB dihantar melalui hantaran tangan.

Melekat setem dan mengepos surat.

Terima dan simpan resit surat berdaftar.

Tamat

Tamat



1. Mendraf surat

2. Menaip surat

3. Menyemak dan menandatangani surat

4. Menyediakan sampul surat

5. Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat

6. Sesalinan difailkan

7. Menimbang surat

8. Melekat setem

36

9. Mengepos surat

10. Merekod dan menyimpan resit surat berdaftar

11. Surat JPB dihantar melalui hantaran tangan


7.8 Pengurusan Sistem Fail

7.8.1 Proses Kerja


Penolong Kanan I /Pembantu Tadbir Rendah

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menyenaraikan dan menyediakan fail-fail mengikut jenis.

Menyerahkan kepada Pengetua untuk mendapatkan ulasan dan persetujuan.

Menetapkan jenis fail, iaitu terbuka, timbul dan sulit.

Menyediakan fail dengan menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk.

Menyediakan Buku Panduan Sistem Fail.

Membuka sebuah Buku Rekod, SDP (Simpan Dalam Penglihatan).

Membuka sebuah Fail Edaran untuk mengedarkan surat pekeliling yang memerlukan perhatian semua staf.

Membuka sebuah Fail Timbul sekiranya perlu (Tertakluk kepada

37

Pengetua



9.

10.

11.

12.

13.

14.

sekolah masing-masing).

Melabel setiap kabinet besi dengan nombor-nombor siri mengikut nombor siri fail.

Menyimpan fail sulit di tempat yang selamat dan berkunci.

Menerima surat-surat daripada pelbagai sumber.

Memberi arahan mana-mana surat / dokumen yang perlu difailkan.

Menentukan fail untuk semua surat / dokumen yang diterima.

Memasukkan surat / dokumen ke dalam fail-fail yang betul.


Pembantu TadbirRendah

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

Menyimpan fail ke dalam kabinet berkenaan.

Mengedar Fail Edaran kepada guru-guru / pegawai-pegawai yang berkenaan untuk makluman / perhatian mereka.

Menerima balik Fail Edaran untuk disimpan.

Merekod pergerakan keluar masuk fail di dalam Buku Rekod Keluar-Masuk.

Menutup fail yang telah penuh dan mengikat dengan tali.

Membuka fail baru menggunakan nombor rujukan fail dan tajuk yang sama dengan menambahkan ‘No. Jilid’.

Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang mudah dirujuk bagi fail timbul.

38

7.8.2 Carta Aliran

Menyenaraikan keperluan fail mengikut jenis.

Mendapatkan ulasan dan persetujuan daripada Pengetua mengenai senarai yang dicadangkan.

Menetapkan dan menyediakan jenis fail.

Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk.

Menyediakan Buku Panduan Sistem Fail.

Membuka fail-fail :-

39

Fail SulitFail Timbul Fail Terbuka

i. Fail Rekod SDPii. Fail Edaraniii. Fail / Buku Rekod Keluar-Masuk.

Melabelkan kabinet besi.

Menguruskan fail apabila menerima surat dan menentukan fail yang sesuai untuk menyimpan surat / dokumen berkenaan.

Mengambil tindakan menutup fail apabila ianya penuh.

Membuka fail baru.

Menyimpan fail yang sudah ditutup dan juga fail-fail lain.

Tamat

7.8.3 Senarai Semak


1. Senarai keperluan fail:-1.1 Fail Sulit1.2 Fail Terbuka1.3 Fail Timbul1.4 Fail SDP1.5 Fail Edaran

2. Ulasan dan persetujuan Pengetua tentangsenarai fail mengikut jenis

3. Melabel fail dengan:-

3.1 nombor rujukan

3.2 tajuk fail

4. Buku Panduan Sistem Fail

5. Kabinet besi mencukupi

40

6. Buku Rekod Keluar-Masuk

7. Pengedaran Fail Edaran apabila perlu

8. Merekod Pergerakan Fail

9. Menutup fail apabila penuh

10. Membuka fail baru apabila yang lama sudah ditutup

11. Tempat yang sesuai untuk menyimpan fail yang sudah ditutup


7.9 Menyelia Urusan Pelupusan Stok

7.9.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Lembaga Pemeriksa yang terdiri daripada Pengetua, Penolong Kanan I, Guru-guru Kanan, Ketua Pembantu Tadbir.

Ketua Pembantu Tadbir / Guru-guru Kanan / Penyelia Stok

2. Menyediakan laporan barang-barang yang tidak boleh digunakan dalam Borang Laporan Penghapusan Barang-Barang Kecil(Lampiran A).

Lembaga Pemeriksa

3. Memeriksa barang-barang yang perlu dilupuskan.

Pengetua 4. Menyemak dan megesahkan Lampiran A.


5. Menghantar Lampiran A ke Jabatan Pendidikan Negeri untuk mendapatkan kelulusan.

6. Menerima kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri.

41

Ketua Pembantu Tadbir

7. Mengisi Sijil Pelupusan Barang-Barang dan Sijil Saksi (Kew 300 – X).


8. Menghantar Kew 300 – X dan Sijil Saksi kepada Jabatan Pendidikan Negeri untuk rekod.


9. Mendokumentasikan surat, sijil dan Lampiran A.

7.9.2 Carta Aliran

Menubuhkan Lembaga Pemeriksa. .

Menyediakan laporan barang-barang yang

tidak boleh digunakan lagi dengan mengisiLampiran A.

Memeriksa barang-barang yang perlu dilupuskan.

Lampiran A disemak dan disahkan olehPengetua.

Mendapat maklumat lengkap

Lengkap

Menghantar Lampiran A ke JPN untuk

42

Tidak

Ya

mendapat kelulusan.

Menerima kelulusan daripada JPN.

Mengisi Sijil Pelupusan Barang-Barangdan Sijil Saksi.

Menghantar Sijil-Sijil tersebut ke JPN untuk rekod.

Mendokumentasikan surat, sijil dan Lampiran A.

Tamat

7.9.3 Senarai Semak


1. Laporan Ketua Unit / Penyelia Stok (Lampiran A)

2. Penyemakan dan pengesahan Pengetua (Lampiran A)

3. Pengiriman Lampiran A ke JPN mendapatkanuntuk kelulusan

4. Menerima kelulusan JPN

5. Mengisi Sijil Kew 300 –X dan Sijil Saksi

9. Menghantar Sijil-sijil ke JPN

10. Mendokumentasikan surat, sijil dan Lampiran A

43


i. Laporan Penghapusan Barang-Barang Kecil (Lampiran A)

ii. Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew 300 – X)

iii. Sijil Saksi


7.10 Urusan Penerimaan Bekalan

7.10.1 Proses Kerja


Pengetua / Guruberkenaan / Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

Menerima barang / peralatan.

Menyemak bilangan dan mutu berdasarkan invois pembekalan ( uji jika jentera / mesin ).

Mengecop tarikh terima barang.

Pengetua / Wakil Pengetua

4. Menandatangani Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

Guru berkenaan / Pembantu TadbirPembantu Tadbir Rendah

5.

6.

Merekod penerimaan ke dalam dokumen stok.

Mengirim SAP mengikut arahan.

44

7. Menyimpan salinan SAP sekolah di dalam fail berkaitan.

7.10.2 Carta Aliran

Terima bekalan.

Semak / cop dan tulis tarikh penerimaan ( uji jika Jentera / mesin ).

Terima?

Ya

Puas hati, terima tandatangani borang SAP.

45

Pemulangan penggantian

Tidak

Rekod ke dalam dokumen stok.

Hantar borang SAP kepada pembekal.

Simpan salinan Borang SAP dalam fail berkenaan.

Tamat

7.10.3 Senarai Semak


1. Menerima nota hantar

2. Menyemak bekalan ( bilang & mutu )

3. Menandatangani SAP

4.

5.

Merekod ke dalam dokumen stok

Mengurus pengiriman SAP kepada syarikat pembekal

46

6.

7.

Merekod pengiriman

Failkan salinan SAP sekolah

7 MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PENTADBIRAN AM

7.11. Urusan Penyerahan Tugas

7.11.1 Proses Kerja


Pengetua

Penolong Kanan I


Penolong Kanan I

Pengetua

Pembantu Tadbir

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Menerima arahan bertukar daripada Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.

Memaklumkan kepada pegawai berkenaan.

Menyerahkan Lampiran “A” 1.1 hingga 1.8 kepada pegawaiyang akan bertukar.

Dapatkan balik borang-borang tersebut daripada pegawai berkenaan untuk disemak.

Sediakan surat iringan.

Dapatkan tandatangan Pengetua.

Merekodkan dan mengemukakan kepada Pengarah Pendidikan

47

Rendah

8.

9.

Negeri.

Memfailkan 1 salinan ke dalam fail peribadi dan 1 salinan dalam fail Nota Serah Tugas.

Menyerahkan 1 salinan kepada pegawai yang mengambil alih tugas.

7.11.2 Carta Aliran

Menerima arahan bertukar.

Maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisiborang-borang Lampiran “A” 1.1 hingga 1.8.

Dapatkan balik borang serah tugas.

Kemukakan semula Kepada pegawai berkenaan untuk dilengkapkan

Tidak Lengkap Semak kesemua butir-butir diperlukan.

Lengkap

48

Taip surat iringan.

Dapatkan tandatangan Pengetua.

Kemukakan ke Pejabat Pendidikan Negeri dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Tugas hendaklahdikemukakan kepada pegawai yangmengambil alih tugas.

Tamat


Bil. Tindakan Tandakan ( √ ) Catatan

1. Menerima arahan perpindahan

2. Memberitahu pegawai yang berpindah

3. Sediakan borang-borang sebagaimana di bawah:

3.1 Lampiran “A” 1.1 – 1.8 (Disediakan dalam 5 salinan)

4. Serahkan borang berkenaan kepada pegawaiyang akan berpindah untuk diisi

5. Semak borang-borang berkenaan

6. Sediakan surat iringan

49

7. Satu salinan Nota Serah Tugas dihantar ke Pejabat Pendidikan Negeri

8. Satu salinan Nota Serah Tugas difailkan


i. Lampiran “A” – Format Nota Serah Tugas

50

51

MANUAL PROSEDUR

KERJA URUSAN

KURIKULUM

8. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN KURIKULUM

8.1 Pengurusan Jadual Waktu Induk, Kelas dan Persendirian

8.1.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Mengadakan mesyuarat dengan Jawantankuasa Induk Kurikulum sebulan sebelum sesi persekolahan berakhir untuk membincangkan perkara-perkara berikut:-

1.1 menentukan sidang persekolahan1.2 membentuk jawatankuasa jadual waktu1.3 menyediakan senarai guru dan opsyen, aliran mata pelajaran

elektif dan bilangan kelas1.4 menyediakan tugasan guru1.5 menetapkan bahawa jadual waktu hendaklah disiapkan untuk

digunakan mulai hari pertama persekolahan.

Penolong Kanan I 2. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa jadual waktu.

(Tertakluk kepada sekolah masing-masing)2.1 menyediakan dan mengedarkan borang survei untuk mengenal

pasti mata pelajaran dan kelas yang hendak dihajati oleh setiap guru.

2.2 Menerima borang survei yang telah lengkap diisi oleh semua guru.

Penolong Kanan I 3.

4.

Menyediakan senarai guru dan opsyen aliran mata pelajran elektif dan bilangan kelas.

Menetapkan dan menentukan peruntukan masa / waktu bagi setiap mata pelajaran yang diajar oleh guru berpandukan borang survei atau melalui perbincangan dengan Pengetua.

Penolong Kanan I /Ahli Jawatankuasa

5.

6.

7.

Membuat jadual waktu bersama ahli jawatankuasa jadual waktu sebelum sesi persekolahan baru bermula.

Mengedar jadual waktu kelas dan jadual waktu persendirian semasa Mesyuarat Staf Pertama pada tahun berikutnya. (Sebelum sesi persekolahan bermula)

Menyemak dan memantau kelancaran jadual waktu selama seminggu.

52


Penolong Kanan I 8.

9.

10.

11.

Membuat pindaan jika ada pertindihan waktu.

Dokumentasikan jadual waktu induk.

Memastikan jadual waktu induk yang sudah ditandatangani oleh Pengetua dipaparkan di pejabat / bilik guru.

Menyerahkan satu salinan jadual waktu induk kepada Pengetua.

53

8.1.2 Carta Aliran Mesyuarat Jawatankuasa Induk Kurikulum dan menubuhkan Jawatankuasa Jadual Waktu.

Mesyuarat Jawatankuasa Jadual Waktu.

Menyediakan dan mengedar borang survei untuk mengenal pasti mata pelajaran dan kelas yang hendak dihajati oleh guru. (Tertakluk kepada sekolah masing-masing).

Menerima borang survei yang telah lengkap diisi oleh guru.

Menyediakan senarai guru dan opsyen aliran mata pelajaran elektif dan bilangan kelas.

Menetapkan dan menentukan peruntukan masa / waktu bagi setiap mata pelajaran yang diajar oleh guru.

Membuat jadual waktu bersama Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu sebelum sesi persekolahan bermula.

Mengedar jadual waktu kelas dan jadual waktu persendirian guru mata pelajaran pada mesyuarat pertama staf sebelum sesi persekolahan bermula.

Menyemak dan memantau kelancaran jadual waktu selama seminggu.

Perlu Pindaan

Dokumentasikan Jadual Waktu Induk.

Memaparkan satu salinan Jadual Waktu Induk di pejabat am / bilik guru.

Menyerahkan satu salinan kepada Pengetua.

54

Ya

Membuat pindaan

Tidak

Tamat

8.1.3 Senarai Semak


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

Penubuhan Jawatankuasa Induk Kurikulum dan Jawatankuasa Jadual Waktu

Tarikh mesyuarat Jawatankuasa Jadual Waktu

Surat panggilan mesyuarat

Papan Kenyataan Jadual Waktu

Borang-borang Jadual Waktu

Mesyuarat Panitia dengan guru kanan mengenai pengagihan tugas

Senarai tugas dan opsyen

Senarai kelas

Kelas mata pelajaran elektif

Jadual penggunaan makmal dan bilik-bilik khas

Pengurusan mata pelajaran tambahan dalam KBSM

Mengenal pasti kelas terapung / di luar jadual waktu

Jadual kelas Agama / Pendidikan Moral

Jadual Blok (jika perlu)

Jadual waktu anjal (jika perlu)

Peruntukan Jadual Waktu Guru-Guru Khas

Jadual Waktu dipaparkan di pejabat am / bilik guru

55


8.2 Pengurusan Penilaian / Peperiksaan Dalaman

8.2.1 Proses Kerja


Pengetua

Pengetua / PK I / PK(HEM) / Penyelia Petang /Guru-guru Kanan

PK I/ Penyelia Petang

Guru mata pelajaran

PRA / PAR

Guru mata pelajaran

Pengetua / PK I / PK (HEM) / Penyelia Petang

Semua guru

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Menubuhkan Jawatankuasa Peperiksaan yang terdiri daripada Pengetua, PKI, PK(HEM), Penyelia Petang dan Guru-guru Kanan.

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan untuk menentukan dasar peperiksaan dalaman.

Menentukan jenis-jenis peperiksaan, ujian dan tarikh melaksanakannya semasa menyediakan takwim sekolah.

Menyediakan draf jadual waktu ujian/peperiksaan (termasuk jadual pengawasan) dan mempamerkannya untuk semakan dan pembetulan.

Memajukan draf jadual waktu ujian/peperiksaan kepada Pengetua untuk kelulusan.

Mengedar jadual waktu ujian/peperiksaan kepada semua guru, setiap kelas dan mempamerkannya pada papan notis di bilik guru dan pejabat am.

Taklimat ringkas kepada semua guru.

Menyedia dan menaip soalan yang telah diluluskan oleh Ketua Panitia.

Mencetak kertas soalan.

Menyimpan kertas soalan di tempat yang selamat.

Menyelia perjalanan ujian/peperiksaan.

Memeriksa kertas jawapan dan menyerahkan markah kepada Guru Tingkatan pada / sebelum tarikh yang ditetapkan.

Membincang pembetulan di dalam kelas dan murid dikehendaki untuk membuat pembetulan secara bertulis.

56


Guru Tingkatan


Pengetua

Guru Tingkatan

Setiap Jabatan

Guru Mata Pelajaran

Jawatankuasa Analisis Peperiksaan

Pengetua

Setiap Jabatan


14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26

Memastikan Guru Tingkatan mengisi keputusan ke dalam Buku Rekod Kemajuan dan Buku Perancangan Pelajaran.

Menyerahkan satu salinan ‘mark sheet’ kepada Pembantu Tadbir Rendah untuk difailkan.

Menyerahkan Buku Rekod Kemajuan kepada Pengetua untuk ditandatangani.

Memastikan Guru Tingkatan mengedarkan Buku Rekod Kemajuan kepada murid untuk ditandatangani oleh ibu bapa / penjaga.

Memastikan Guru Tingkatan mengumpul semula Buku Rekod Kemajuan dan menyimpan di tempat yang ditetapkan.

Memastikan setiap jabatan membuat analisis dan menghantarkannya kepada Jawatankuasa Analisis Peperiksaan.

Memastikan analisis terperinci dimasukkan ke dalam Buku Rancangan Pelajaran berserta senarai markah mengikut kelas yang diajar.

Menyediakan laporan analisis dan menyerahkannya kepada Pengetua dan PKI untuk diedarkan dan dipamerkan pada papan notis murid.

Mengumumkan keputusan ujian / peperiksaan semasa perhimpunan sekolah.

Memastikan ‘Post Mortem” dijalankan oleh setiap jabatan.

Merancang dan menjalankan strategi / program demi meningkatkan prestasi.

Memastikan kertas soalan difailkan dalam Bank Soalan.

Mendokumentasikan keputusan setiap ujian / peperiksaan.

57

8.2.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Peperiksaan.

Menyediakan takwim sekolah untuk menentukan jenis ujian / peperiksaan dan tarikh pelaksanaan.

Mengedarkan takwim sekolah kepada semua guru.

Menyediakan draf jadual ujian / peperiksaan dan mempamerkannya untuk semakan.

Mendapat kelulusan pengetua.

Mengedar jadual ujian / peperiksaan kepada semua guru dan setiap kelas dan mempamerkan pada papan notis bilik guru dan pejabat am.

Taklimat ringkas kepada semua guru.

Menyedia soalan untuk diluluskan oleh Ketua Panitia.

Tidak Lulus

Ya

Menaip soalan.

Mencetak kertas soalan.

Menyimpan kertas soalan di tempat yang selamat.

Ujian / peperiksaan dalaman dijalankan.

Menyelia perjalanan ujian / peperiksaan.

58

Memperbaiki Soalan.

Memeriksa kertas soalan.

Menyerahkan markah kepada Guru Tingkatan.

Pembetulan di dalam kelas.

Mengisi keputusan ke dalam Buku Rekod Kemajuan dan Buku Rancangan Pelajaran, sSatu salinan diserahkan kepada Pembantu Tadbir Rendah.Analisis terperinci juga direkod ke dalamBuku Rancangan Pelajaran.

‘Post Mortem’ Buku Rekod Kemajuan dijalankan oleh diserahkan kepada Pengetua setiap jabatan. untuk ditandatangani.

Strategi Mengedarkan Buku Rekod peningkatan Kemajuan kepada murid dan memberikanprestasi dijalankan nasihat yang sewajarnya.

Kertas soalan Buku Rekod Kemajuan difailkan dalam ditandatangani oleh ibu Bank Soalan. bapa / penjaga.

Mendokumentasikan Mengumpul semula Buku Keputusan dan Rekod Kemajuan dan analisis ujian / menyimpan di tempat peperiksaan yang ditetapkan.

Tamat Tamat

59

Menyerahkan markah kepada Ketua Panitia

Analisis ujian / peperiksaan

Mengumumkan keputusan ujian / peperiksaan semasa perhumpunan dan dipamerkan pada papan notis murid

8.2.3 Senarai Semak


1. Penubuhan Jawatankuasa Peperiksaan

2. Mesyuarat Jawatankuasa

3. Takwim Sekolah

4. Draf jadual waktu ujian / peperiksaan

5. Draf jadual waktu disemak oleh guru dan diluluskan oleh Pengetua

6. Jadual waktu diedar kepada semua guru, kelas dan dipamerkan

7. Taklimat ringkas kepada semua guru

8. Menyedia soalan dan diluluskan oleh Ketua Panitia

9. Menaip dan mencetak soalan

10. Kertas soalan disimpan di tempat yang selamat

11. Menyelia perjalanan ujian / peperiksaan

12. Memeriksa kertas soalan

13. Pembetulan di dalam kelas

60

14. Markah diserahankan kepada Guru Tingkatandan Jawatankuasa Analisis Peperiksaan

15. Mengisi keputusan ke dalam Buku Rekod Kemajuan dan Buku Rancangan Pelajaran

16. Analisis terperinci direkodkan ke dalamBuku Rancangan Pelajaran

17. Satu salinan ‘Mark Sheet’ diserahkan kepada Pembantu Tadbir Rendah

18. Hantar Buku Rekod Kemajuan kepada Pengetua

19. Mengedar Buku Rekod Kemajuan kepada murid

20. Mengumpul balik Buku Rekod Kemajuandaripada murid dan pastikan tandatangan ibu bapa / penjaga ada

21. Analisis ujian / peperiksaan

22. ‘Post Mortem’ setiap jabatan

23. Tindakan susulan setiap jabatan

24. Bank Soalan diuruskan

25. Analisis ujian / peperiksaan difailkan

61


8.3 Urusan Penilaian / Peperiksaan Awam

8.3.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Penilaian & Peperiksaan (terdiri daripada Pengetua, Penolong Kanan I, Setiausaha Peperiksaan).

2. Menerima surat pekeliling dan borang-borang pendaftaran daripada Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak (JPNS), Jabatan Pendidikan Bahagian (JPB), Lembaga Peperiksaan Malaysia (LPM), Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM).

3. Mengedarkan surat pekeliling kepada Penolong Kanan I dan Setiausaha Peperiksaan.

Penolong Kanan I /Setiausaha Peperiksaan

4. Mengedar Borang Pendaftaran / Kemasukan kepada semua calon melalui Guru Tingkatan.

5. Memberi taklimat kepada calon bersama Guru Tingkatan tentang cara mengisi Borang Kemasukan dan menjelaskan jumlah yuran peperiksaan yang dikenakan.

Guru Tingkatan 6. Membimbing calon mengisi borang pendaftaran.

7. Mengumpul dan menyemak borang yang telah diisi oleh calon.

8. Mengutip yuran peperiksaan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Guru Tingkatan /Pembantu Tadbir

9. Membayar yuran peperiksaan melalui Guru Tingkatan, kemudian serah kepada Pembantu Tadbir.

Guru Tingkatan 10. Menyerahkan borang-borang yang telah lengkap diisi dengan betul kepada Setiausaha Peperiksaan.

Setiausaha Peperiksaan

11. Mengisi Borang Pendaftaran dan Borang Permohonan Kad Perakuan (bagi murid yang tidak ada Kad Pengenalan).

12. Mengumpul Borang Pendaftaran Peperiksaan calon dan Borang Permohonan Kad Perakuan.

13. Menyemak Borang Pendaftaran yang telah dilengkapkan.

14. Memasukkan data / maklumat calon ke dalam disket pendaftaran peperiksaan dan mencetak Kenyataan Kemasukan / Semakan (PMR) ataupun secara ‘On-Line’ @ ‘Off-Line’ melalui internet (SPM).

62


15. Mengedarkan Kenyataan Kemasukan / Semakan Pendaftaran Calon kepada Guru-guru Tingkatan kelas peperiksaan.

Guru Tingkatan 16. Membimbing murid menyemak Kenyataan Kemasukan / Semakan, membuat pindaan sekiranya perlu dan menurunkan tandatangan pada Kenyataan Kemasukan / Semakan dan Kad Perakuan, seterusnya menyerahkan kepada Setiausaha Peperiksaan.

Setiausaha Peperiksaan

17. Membuat pindaan sekiranya perlu dalam disket pendaftaran (PMR) ataupun secara ‘On-Line’ @ ‘Off-Line’ melalui internet (SPM).

18. Mencetak dokumen-dokumen pendaftaran untuk pengesahan Pengetua (Ringkasan Kemasukan, Penyata Bayaran Peperiksaan, Cek Pembayaran dan lain-lain).

Pengetua 19. Menyemak semua dokumen pendaftaran dan mengesahkannya.

Pembantu Tadbir 20. Menghantar dokumen-dokumen pendaftaran bersama dengan cek pembayaran dan disket ke Jabatan Pendidikan Bahagian (JPB) (Bahagian Penilaian & Peperiksaan) – Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak (JPNS).

Penolong Kanan I / Setiausaha Peperiksaan

21. Mengurus kes calon pindah / calon menumpang / pendaftaran lewat. Mengisi Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan dan membeli Bank Draf untuk yuran perpindahan pusat sekiranya ada calon yang berpindah dari sekolah asal ke sekolah lain @ dari sekolah lain ke sekolah calon berpindah. Menghantar Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan dan Bank Draf ke Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak (JPNS). (* Pastikan tarikh sah belum luput.)

Pembantu Tadbir 22. Menghantar Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan yang telah ditandatangani oleh Pengetua dan Bank Draf ke Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak (JPNS).

23. Menerima Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan dan Bank Draf untuk yuran perpindahan daripada sekolah berkenaan jika ada.

Penolong Kanan I 24. Menerima ‘Computer print-out’ Senarai Kemasukan PMR / SPM dari Jabatan Pendidikan Bahagian. (calon menyemak maklumat dan menurunkan tandatangan. Sekiranya ada kesilapan dibetulkan dengan dakwat merah.

25. Memaklumkan kepada Bahagian Penilaian & Peperiksaan, Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak sekiranya terdapat calon yang tercicir dan tersilap maklumat. Contoh: Nama calon yang lewat mendaftar tidak dimasukkan.


63

Penolong Kanan I/ Guru Tingkatan

26. Menerima Jadual Waktu Peperiksaan dan slip Kenyataan Peperiksaan daripada Jabatan Pendidikan Bahagian dan mengedarkan kepada calon.

Penolong Kanan I / Setiausaha Peperiksaan

27. Mengumpul dan menyelenggarakan markah kerja kursus (PMR), PAFA (PMR & SPM), PEKA Sains (SPM & STPM), markah Percubaan, Ujian Lisan Berasaskan Sekolah – UBLS (SPM) dan menghantarnya ke JPB, JPBS, LPM dan MPM.

28. Menyediakan sijil PEKA dan menyerahkannya kepada Pengetua untuk pengesahan dan tandatangan.

Penolong Kanan I 29. Menerima pekeliling garis panduan pengurusan Peperiksaan Awam.

30. Menyediakan Pusat Peperiksaan – bilik peperiksaan, bilik kebal, bilik untuk taklimat pengawas dan lain-lain bahan yang diperlukan untuk peperiksaan.


31. Memberi taklimat peperiksaan kepada calon berhubung peraturan dan persediaan.

32. Menyelia peperiksaan.

33. Mengambil keputusan peperiksaan daripada Jabatan Pendidikan Bahagian dan mengedarkan Sijil PEKA Sains dan slip keputusan kepada calon serta mempamerkannya pada papan notis murid.

Penolong Kanan I / Jawatankuasa Analisis Peperiksaan

34. Membuat analisis keputusan dan menyerahkan kepada Pengetua- satu salinan kepada Jabatan Pendidikan Bahagian.

35. Menjalankan ‘Post Mortem’ terhadap analisis keputusan dengan mengenal pasti kekuatan dan kelemahan serta strategi meningkatkan pencapaian.

36. Mendokumentasikan keputusan dan analisis peperiksaan.

37. Menerima Laporan Prestasi Peperiksaan PMR / SPM / STPM dari Lembaga Peperiksaan Malaysia (LPM) dan Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM) – bercetak ataupun dalam CD – dan mengedarkannya kepada setiap jabatan untuk makluman.

Pembantu Tadbir Rendah / Guru Pusat Sumber

38. Memfailkan Laporan Prestasi Peperiksaan bercetak dan menyimpan CD di Pusat Sumber Sekolah.

8.3.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Penilaian & Peperiksaan.

64

. Menerima surat pekeliling / bahan-bahan daripada

JPNS – JPB.

Mengedar Borang Pendaftaran / Kemasukan kepada semua calon melalui Guru Tingkatan.

Memberi taklimat kepada calon bersama Guru Tingkatan & Setiausaha Peperiksaan.

Menerima bayaran yuran peperiksaan melalui Guru Tingkatan. Kemudian serah kepada Pembantu Tadbir

berkenaan.

Mengisi Borang Pendaftaran dan Borang Permohonan Kad Perakuan (bagi murid yang tidak ada kad pengenalan).

Menerima Borang Pendaftaran Peperiksaan calon dan Borang Permohonan Kad Perakuan.

Dapatkan maklumat Menyemak Borang Pendaftaran yang telah dihantar tambahan oleh calon.

Tidak

Maklumat lengkap.

Ya

Memasukkan data / maklumat calon ke dalam disketpendaftaran peperiksaan dan mencetaknya (PMR) /secara ‘On-Line’atau ‘Off-Line’ – melalui internet (SPM).

Menyemak Kenyataan Kemasukan, membuat pindaansekiranya perlu dan menurunkan tandatangan pada Kenyataan Kemasukan dan Kad Perakuan.

Membuat pindaan dalam disket pendaftaran (PMR)ataupun secara ‘On-Line @ Off-Line’ (SPM) melalui internet.

65

Mencetak dokumen-dokumen pendaftaran untukpengesahan Pengetua (Ringkasan Kemasukan,Penyata Bayaran Peperiksaan / Cek Pembayaran dll).

Pengetua menyemak semua dokumen pendaftarandan mengesahkannya.

Menghantar dokumen pendaftaran bersama cekpembayaran dan disket ke JPB (Bahagian Peperiksaan).

Mengurus kes calon pindaan / calon menumpang / pendaftaran lewat. Mengisi Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan dan membeli Bank Draf untuk yuran perpindahan pusat sekiranya ada calon yang berpindah dari sekolah asal ke sekolah lain @ dari sekolah lain ke sekolah calon berpindah dan tarikh sah belum luput.

Menghantar Borang Perpindahan Pusat Peperiksaanyang telah ditandatangani Pengetua dan Bank Draf ke JPNS.

Menerima Borang Perpindahan Pusat Peperiksaandan Bank Draf untuk yuran perpindahan daripadasekolah berkenaan jika ada.

Menerima ‘Computer print-out’ Senarai KemasukanPMR / SPM dari JPB, calon menyemak maklumat dan menurunkan tandatangan.

Membuat pembetulan dengan dakwat merah dalam‘Computer print-out’ sekiranya terdapat kesilapan.Contohnya nama calon yang tercicir (jika ada) ditulispada hujung senarai dengan dakwat merah.

Memaklumkan kepada Bahagian Penilaian danPeperiksaan secara bertulis tentang pembetulan yangdibuat.

Menerima Jadual Waktu Peperiksaan dan slipKenyataan Peperiksaan daripada JPB dan mengedarkan kepada calon.

66

Mengumpul dan menyelengarakan markah kerjakursus (PMR), PAFA (PMR & SPM), PEKASains (SPM & STPM) markah Percubaan, UjianLisan Berasaskan Sekolah – UBLS (SPM) danmenghantarnya ke JPB, JPNS, LPM dan MPM.

Menyediakan sijil PEKA dan menyerahkankepada Pengetua untuk pengesahan dan tandatangan.

Menerima pekeliling garis panduan pengurusanPeperiksaan Awam.

Menyediakan pusat peperiksaan – bilik peperiksaan, bilik kebal, bilik untuk taklimat pengawas dll.

Memberi taklimat peperiksaan kepada calonberhubung peraturan dan persediaan

Menyelia peperiksaan.

Menerima keputusan peperiksaan daripada JPBdan mengedarkannya kepada calon sertamempamerkannya pada papan notis murid danSijil PEKA Sains juga diedarkan kepada murid.

Membuat analisis keputusan dan menyerahkannya kepada Pengetua dan JPB.

Menjalankan ‘Post Mortem’ terhadap analisiskeputusan dengan mengenal pasti kekuatan & kelemahan serta strategi meningkatkanpencapaian.

Mendokumentasikan keputusan dan analisis peperiksaan.

Menerima Laporan Prestasi Peperiksaan dariLembaga Peperiksaan Malaysia (LPM) dan MajlisPeperiksaan Malaysia (MPM) – bercetak ataupundalam CD – dan mengedarkannya kepada setiapjabatan untuk makluman.

Memfailkan Laporan Prestasi Peperiksaan bercetak danmenyimpan CD di Pusat Sumber Sekolah.

Tamat

8.3.3 Senarai Semak


67

1. Menubuhkan Jawatankuasa Peperiksaan

2. Menerima surat pekeliling dan borang pendaftaran

3. Borang Pendaftaran diedar kepada semua calon

4. Taklimat kepada calon dan Guru Tingkatan

5. Guru Tingkatan mengutip yuran peperiksaandan serahkan kepada Pembantu Tadbir

6. Mengisi Borang Permohonan Kad Perakuan(bagi murid yang tidak ada Kad Pengenalan)

7. Mengumpul Borang Pendaftaran Peperiksaandan Borang Permohonan Kad Perakuan

8. Menyemak Borang-borang yang diterima

9. Masukkan maklumat calon ke dalam disket (PMR)@ secara ‘On-Line’ / ‘Off-Line’ (SPM)

10. Calon menyemak Kenyataan Kemasukan dan membuat pindaan sekiranya perlu dan menurunkan tandatangan

11. Membuat pindaan dalam disket pendaftaran (PMR)ataupun secara ‘On-Line’ @ ‘Off-Line’ melaluiinternet (SPM)

12. Mencetak dokumen-dokumen pendaftaran untukpengesahan Pengetua (Ringkasan Kemasukan,Penyata Bayaran Peperiksaan, Cek Pembayaran dan lain-lain)

13. Pengetua menyemak semua dokumen pendaftaran dan mengesahkannya

14. Menghantar dokumen pendaftaran bersama cekpembayaran dan disket ke Jabatan Pendidikan Bahagian (Bahagian Penilaian & Peperiksaan)

68


15. Kes Perpindahan / Calon Menumpang / Pendaftaran Lewat. Isi Borang Perpindahan Pusat Peperiksaan / Calon Menumpang / Pendaftaran Lewat dan membeli Draf Bank

16. Hantar Borang dan Bank Draf ke JPNS

17. Menerima pengesahan Perpindahan / Calon Menumpang / Pendaftaran Lewat dari JPNS sekiranya ada

18. Menerima ‘Computer print-out’ Senarai Kemasukan PMR / SPM

19. Calon menyemak maklumat dalam ‘Computer print-out’ dan menurunkan tandatangan ( pembetulan dibuat dengan dakwat merah )

20. Bagi calon yang tercicir, catatkan namanya pada hujung senarai dan maklumkan kepada BahagianPenilaian dan Peperiksaan, JPNS

21. Menerima Jadual Waktu Peperiksaan dan Slip Kenyataan Peperiksaan dan edarkan kepada calon

22. Mengumpul dan menyelenggarakan markah kerjakursus (PMR), PAFA (PMR & SPM), PEKA Sains(SPM & STPM), markah Percubaan, Ujian LisanBerasaskan Sekolah – UBLS (SPM) danMenghantarnya ke JPB, JPNS. LPM dan MPM

23. Menyediakan Sijil PEKA dan menyerahkan kepada Pengetua untuk pengesahan dan tandatangan

24. Menerima pekeliling garis panduan pengurusanPeperiksaan Awam

25. Mengambil keputusan peperiksaan daripadaJPB dan mengedarkan Sijil PEKA Sains danslip keputusan kepada calon serta mempamerkannyapada papan notis

26. Membuat analisis keputusan dan serah kepadaPengetua

69


27. Menjalankan Post Mortem dan kenal pasti kekuatandan kelemahan serta strategi meningkatkan pencapaian.

28. Mendokumentasikan keputusan dan analisispeperiksaan

29. Memfailkan Laporan Prestasi Peperiksaan dariLPM dan MPM.


i. Borang Pendaftaran LPM/PMR 1 Pin.5/97 (PMR) / LPM/SPM 27 Pin.6/2001 (SPM)

ii. Borang Perpindahan Calon ( PMR & SPM )

iii. Borang Calon Cacat

PMR SPMA – Calon Cacat SPM A3 – Calon CacatA2 – Calon Cacat/ Buta / Rabun SPM B3 – Calon Bermasalah PendengaranB – Calon Rabun SPM C3 – Calon Buta / RabunC – Calon Spastik / Kecacatan Lain SPM D3 – Calon Spastik / Kecacatan Lain ] –

(SPM)MPK – Maklumat Peruntukan Khas Calon Cacat / Rabun C – Calon Spastik / Kecacatan Lain

iv. Borang Permohonan Kad Perakuan (Borang PBKP / 93 ) - ( PMR & SPM )

v. Borang SKP – Senarai Calon Yang Menggunakan Kad Perakuan ( PMR & SPM )

vi. Kad Perakuan ( PMR & SPM )

vii. Borang Kemasukan Data Sekolah (Borang Kawalan) - (LPM/DS 1 Pin.4/99 ) - ( PMR & SPM )

70


8.4 Urusan Perkembangan Staf

8.4.1 Urusan Perkembangan Staf Anjuran Jabatan Pendidikan / Badan Luar




Guru Berkenaan

Penolong Kanan I / Guru Yang Berkenaan

1.

2

3.

4.

5.

6.

Menerima surat arahan pencalonan peserta kursus daripada JPN dan JPB.

Meneliti / merujuk Borang Nilaian Prestasi Tahunan berhubung kursus / latihan yang diperlukan oleh kakitangan.

Mencalonkan kakitangan yang bersesuaian berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh JPN dan JPB.

Menghadiri kursus yang telah ditetapkan.

Memberi kursus dalaman kepada guru-guru berkenaan.

Membuat laporan tentang kursus yang telah dijalankan dan menyerahkannya kepada Penolong Kanan I untuk rekod sekolah.


Menerima arahan pencalonan peserta kursus

Meneliti Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

Mencalonkan kakitangan yang sesuai

Menghadiri kursus

Memberi kursus dalaman

Membuat laporan tentang kursus / memberikursus dalaman

71

Tamat



1. Surat Arahan Pencalonan kursus

2. Borang LPPT

3. Nama kakitangan berkursus

4.

5.

6.

Kursus dalaman

Bahan edaran untuk kursus dalaman

Laporan kursus / kursus dalaman

8.4.1.4 Borang Digunakan

i. Contoh Borang Pelaporan Kursus Dalaman

72

BORANG PELAPORAN KURSUS DALAMAN ( PERKEMBANGAN STAF )

Nama Guru : _______________________________________________________

Mata Pelajaran : _______________________________________________________

Tarikh Menghadiri Kursus : ______________________________________________

Tarikh Kursus Dalaman : ____________ Hari : _________ Masa : ____________

Tajuk /Tema : __________________________________________________________

A. RINGKASAN KANDUNGAN KURSUS

BIL. PERKARA / BUTIRAN / ISI

Catatan : Sila lampirkan nota / edaran yang diberi kepada peserta kursus.

B. SENARAI GURU YANG MENGHADIRI KURSUS DALAMAN (Sila senaraikan atau lampirkan senarai kehadiran)

1.

2.

3.

73

4.

5.


8.4 Urusan Perkembangan Staf

8.4.2 Urusan Perkembangan Staf Anjuran Peringkat Sekolah



Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Perkembangan Staf.

Jawatankuasa Perkembangan Staf

2.

3.

Menyedia dan mengedarkan Borang Senarai Keperluan Perkembangan Staf kepada guru-guru dan mengumpul kembali.

Memproses maklumat yang diterima dan menyediakan laporan untuk tindakan selanjutnya.

Pengetua 4. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Perkembangan Staf bagi menentukan bentuk dan pengurusan program yang dijalankan.

Jawatankuasa Perkembangan Staf

5.

6.

7.

Mesyuarat persediaan menentukan:

5.1 Takwim Perkembangan Staf5.2 Tajuk kursus dalaman5.3 Penceramah / fasilitator5.4 Bahan-bahan kursus5.5 Kewangan.

Menjalankan aktiviti perkembangan staf.

Memberikan laporan keberkesanan program (Penilaian).

Pengetua / Penolong Kanan I / Jawatankuasa Perkembangan Staf

8. Semak semua program perlaksanaan dan penilaian secara berterusan.

74


Penubuhan Jawatankuasa Perkembangan Staf.

Menyediakan borang senarai keperluan perkembangan staf.

Mengedarkan borang-borang di atas kepada guru-guru.

Memproses maklumat dan menyediakan laporan.

Mesyuarat Jawatankuasa Perkembangan Staf untuk menerima laporan, membincang dan menentukan bentuk program perkembangan staf

Merancang pelaksanaan program perkembangan staf

Perlaksanaan program

Penyeliaan dan penilaian

Laporan dan cadangan/tindakan susulan

Perlaksanaan dan penilaian berterusan

Tamat

75



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Pembentukan Jawatankuasa Perkembangan Staf

Borang menyenaraikan keperluan-keperluan perkembangan staf

Mesyuarat Jawatankuasa Perkembangan Staf

Program Perkembangan Staf

Senarai nama penceramah / fasilitator

Instrumen penilaian program

Laporan Jawatankuasa Perkembangan Staf

Penilaian Pengetua / Penolong Kanan / Guru mata pelajaran

Semak semula program

Takwim perkembangan staf

Peruntukan kewangan

76


8.5 Pengurusan Buku Rancangan Pelajaran / Buku Rekod

8.5.1 Proses Kerja


Pengetua

Guru-guru mata pelajaran


Penolong Kanan I

Pengetua / Penolong Kanan I / Penyelia Petang / Guru-guru Kanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mesyuarat staf memaklumkan penyediaan Buku Rancangan Pelajaran / Buku Rekod haruslah mengandungi :1.1 Sukatan dan huraian sukatan terkini1.2 Rancangan Pelajaran Tahunan1.3 Rancangan Pelajaran Harian

Rancangan Pelajaran Harian hendaklah mengandungi bahagian-bahagian utama :- (Tertakluk kepada jabatan masing-masing)2.1 Tema Pembelajaran2.2 Bidang Pembelajaran2.3 Hasil Pembelajaran2.4 Kemahiran Berfikir & Strategi Berfikir2.5 Nilai2.6 Bahan Bantu Belajar2.7 Cara mencapai objektif2.8 Tugasan2.9 Pencapaian.

Merekod dan mengedar Buku Rekod kepada guru-guru.

Menetapkan tarikh penghantaran Buku Rekod dan dipamerkan di Bilik Guru.

Menentukan pegawai yang menyemak buku rekod mengikut giliran dengan menyediakan satu jadual.

Memastikan guru-guru menghantar Buku Rekod mengikut tarikh yang ditetapkan dengan menurunkan tandatangan pada senarai staf.

Menyemak Buku Rekod dengan perhatian khas kepada format baru. (Semakan Semula).

77


8.

9.

10.

11.

12.

Memberi peringatan / tunjuk cara kepada guru yang tidak mengikut format baru (catatkan dalam memo).

Menurunkan tandatangan dan tarikh pada ruang yang sesuai.

Mengembalikan Buku Rekod secepat yang mungkin.

Membuat laporan dan penilaian yang bersesuaian.

Perlaksanaan berterusan.

78

8.5.2 Carta Aliran

Mesyuarat Staf.

Pemberitahuan tentang isi kandungan yang perlu dicatat dalam Buku Rekod.

Menetapkan tarikh penghantaran Buku Rekod.

Menyediakan Jadual Penyemakan mengikut Giliran.

Penghantaran Buku Rekod untuk semakan.

Lengkap

Pengembalian Buku.

Laporan dan Penilaian.

Perlaksanaan berterusan.

Tamat

79

Nasihat /peringatan diberikan

Ya

Tidak

8.5.3 Senarai Semak


1. Mesyuarat staf

2. Pemberitahuan isi kandungan Buku Rancangan Pelajaran / Buku Rekod

3. Buku Rancangan Pelajaran diedarkan

80

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

Jadual Penghantaran Buku Rekod

Maklumat peribadi lengkap

Sukatan Pelajaran

Huraian Sukatan Pelajaran

Rancangan Pelajaran Tahunan

Rancangan harian

Semakan dan rekod penghantaran

Tandatangan dan tarikh

Nasihat / peringatan jika perlu

Pengembalian

Laporan

Penilaian

Perlaksanaan berterusan

8 MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN KURIKULUM

8.6 Urusan Pencerapan Proses Pengajaran Dan Pembelajaran

8.6.1 Proses Kerja


Pengetua 1 Merancang program pelaksanaan pencerapan proses pengajaran dan pembelajaran.

81

2.

3.

4.

5.

6.

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum dan menubuhkan Jawatankuasa Penyeliaan dan Pencerapan yang terdiri dari Penolong Kanan I, Penyelia Petang, Guru Kanan mata pelajaran dan Ketua Panitia untuk:-

2.1 menetapkan sistem pengurusan penyeliaan dan pencerapan2.2 pengagihan tugas mengikut tingkatan atau mata pelajaran2.3 menetapkan jadual dan kekerapan pencerapan 2.4 menetapkan instrumen pencerapan

Penolong Kanan I /Guru Kanan /Ketua Panitia

Membuat jadual pemantauan dan menyediakan Borang Pencerapan.

Mengadakan perjumpaan dan perbincangan dengan guru-guru untuk menerangkan sistem penyeliaan dan pencerapan.

Mencerap proses pengajaran dan pembelajaran.

Berbincang dan menerima maklum balas dengan guru-guru mengenai pencerapan dan penyeliaan yang telah dibuat.

Guru yang menjalankan pencerapan

7. Memfailkan satu salinan Borang Pencerapan yang telah dibuat sebagai rekod sekolah dan menyerahkan satu salinan kepada guru yang dicerap.

Pengetua / Penolong Kanan I / Guru-guru Kanan

8. Menyerahkan satu salinan Borang Pencerapan kepada Pengetua dan satu salinan kepada Penolong Kanan I.

9. Sekiranya terdapat masalah, penyelesaian dilakukan melalui sesi perkembangan staf, latihan dalaman dan pencerapan klinikal.


TAMBAHAN ( JIKA PERLU )

Pengetua /Penolong Kanan I

1. Berbincang untuk mengenal pasti guru contoh atau guru pakar.

82

2. Bermesyuarat dengan Guru Kanan mata pelajaran atau Ketua Panitia untuk menetapkan jadual pemerhatian dan penyeliaan guru yang boleh dicontohi (dirakamkan / divideokan )

83

8.6.2 Carta Aliran

Pengetua bermesyuarat dengan Jawatankuasa Kurikulum dan menubuhkan Jawatankuasa Penyeliaan dan Pencerapan.

Menyediakan jadual pemantauan dan instrumen pencerapan.

Jawatankuasa Penyeliaan & Pencerapan mengadakan perjumpaan / perbincangan dengan guru untuk menerangkan sistem penyeliaan dan pencerapan.

Memulakan pencerapan.

Berbincang dan menerima maklum balas daripada guru yang telah dibuat pencerapan selepas selesai sahaja pencerapan.

Jawatankuasa Penyeliaan / Pencerapan berbincang dan

bermesyuarat untuk mengenal pasti masalah yang timbul.

Ya Ada masalah

Tindakan susulan disyorkan

Tidak PencerapanTambahan

Sediakan laporan (Borang Pencerapan).

Sampaikan laporan kepada Pengetua dan guru-guru yang dicerap.

Tambahan Jawatankuasa bermesyuarat untuk mengenal pasti guru (jika perlu) yang boleh dicontohi proses pengajaran dan pembelajarannya.

Guru contoh membuat demonstrasi / menjalankan sesi pengajaran di bilik darjah untuk tontonan guru-guru

atau divideokan.

Tamat

84

8.6.3 Senarai Semak


1. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum bagi menubuhkan Jawatankuasa Penyeliaandan Pencerapan

2. Sistem pengurusan penyeliaan dan pencerapan

3. Tugas-tugas pencerapan diagihkan

4. Jadual penyeliaan dan pencerapan

5. Instrumen penyeliaan dan pencerapan

6. Taklimat kepada guru-guru yang dicerap

7. Menjalankan penyeliaan dan pencerapan

8. Perbincangan pra dan pos penyeliaan dan pencerapan

9. Masalah dikenal pasti

10. Tindakan klinikal (jika perlu)

11. Penyeliaan dan pencerapan berterusan

12. Menyerahkan satu salinan Borang Pencerapankepada guru yang dicerap

13. Menyerahkan satu salinan Borang Pencerapankepada Pengetua dan satu salinan kepadaPenolong Kanan I

14. Satu salinan Borang Pencerapan difailkan

85


8.7 Pengurusan Program Bimbingan Dan Pemulihan ( CONTOH: CAKNA, PROBIM )

8.7.1 Proses Kerja


Pengetua 1 Mengadakan mesyuarat dengan Penolong Kanan I dan Guru-guru Kanan pada awal tahun tentang masalah buta huruf dan penguasaan matematik di kalangan murid.

Guru matapelajaran

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Meminta guru-guru mata pelajaran Bahasa dan Matematik mengenal pasti murid-murid dari kelas yang lemah.

Guru Kanan Memaklumkan ibu bapa / penjaga murid-murid tentang jadual Kelas Bimbingan / Pemulihan.

Menentukan tahap dan sukatan pelajaran yang bersesuaian dengan kebolehan murid.

Menyediakan senarai guru dan murid yang sanggup menjadi petugas dan mentor. (Buku-buku bimbingan dibekalkan).

Menyediakan perancangan dan menetapkan tempoh pemulihan( jadual pelaksanaan ).

Menetapkan waktu yang bersesuaian untuk mengadakan kelas pemulihan

Penolong Kanan I Menyediakan bilik khas untuk Kelas Pemulihan.

9. Memantau aktiviti sepanjang tahun.

Guru Kanan 10. Menyediakan bahan / alat untuk Pengajaran & Pembelajaran

11. Memantau perlaksanaan.

Guru mata pelajaran

12. Menerima maklum balas daripada guru-guru mata pelajaran Bahasa dan Matematik tentang pencapaian murid yang telah dikenal pasti.

13. Mengenal pasti murid yang masih buta huruf / lemah penguasaan matematik.

Guru petugas dan mentor

14. Proses pemulihan diulangi sehingga mencapai FASA 3

15. Memberi sijil penghargaan kepada guru petugas dan mentor.

86

8.7.2 Carta Aliran

Mesyuarat khas untuk merancang program bimbingan dan pemulihan.

Mengenal pasti senarai murid (mentee), petugas dan mentor.

Menghantar surat makluman kepada ibu bapa / penjaga.

Menetapkan sukatan pelajaran yang bersesuaian.

Menyediakan jadual pelaksanaan dan tempat yang dikhaskan.

Perlaksanaan FASA I ( 2 bulan ).

Tidak Penilaian 1. Lulus

Lulus

Perlaksanaan FASA 2 ( 2 bulan ).


Lulus

Perlaksanaan FASA 3 ( 2 bulan ).


Lulus

Guru petugas & mentor mendapat sijil penghargaan.

Tamat

87

8.7.3 Senarai Semak


1. Mesyuarat Penolong Kanan I, Guru-guru Kanandengan Pengetua

2. Mengenal pasti dan menyenaraikan namamurid yang lemah

3. Menghantar surat makluman kepada ibubapa / penjaga

4. Mengenal pasti sukatan yang bersesuaian

5. Menyediakan jadual waktu dan tempat khas

6. Perlaksanaan FASA I

7. Penilaian FASA I

8. Perlaksanaan FASA 2

9. Penilaian FASA 2

10. Perlaksanaan FASA 3

11. Penilaian FASA 3

12. Sijil penghargaan kepada guru petugas dan mentor

88


8.8 Merancang Dan Menyelaras Kursus Motivasi, Kemahiran Dan Ceramah Teknik Menjawab Soalan Peperiksaan

8.8.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I / Penolong Kanan (HEM) / Kaunselor / Guru-guru Kanan


Pengetua


Kaunselor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Mesyuarat diadakan untuk menentukan perkara-perkaraberikut :-1.1 Keperluan kursus motivasi1.2 Tema dan tajuk1.3 Tarikh, masa dan tempat1.4 Anggaran kos1.5 Penceramah / fasilitator1.6 Sasaran murid.

Menyediakan garis panduan menentukan :-2.1 Atur cara2.2 Pengerusi majlis2.3 Anggaran perbelanjaan2.4 Jamuan ringan2.5 Tempat2.6 Bahan edaran.

Menghantar surat pemberitahuan ibu bapa / jemputan penceramah.

Membuat pengumunan tentang program motivasi.

Menyediakan atur cara kursus / bengkel / ceramah.

Perlaksanaan program.

Menyelia untuk memastikan kursus / bengkel / ceramah berjalan lancar seperti dirancang.

Mengambil kehadiran murid untuk mengenal pasti mereka yang tidak hadir supaya hukuman dapat diberikan.

Membuat penilaian program.

Memberi Sijil Penghargaan / cenderahati kepada penceramah / fasilitator.

Menganalisis borang penilaian untuk memperbaiki kursus / bengkel / ceramah.

89


Guru-guru Kanan 12. Membantu dalam perlaksanaan program.

Kaunselor 13. Mengakhiri dengan sesi penilaian supaya tindakan susulan dapat diambil.

8.8.2 Carta Aliran

Perbincangan dengan Pengetua / PK I / PK (HEM) / Guru-guru Kanan tentang kursus motivasi / ceramah / bengkel.

Penetapan butir-butir kursus motivasi / ceramah / bengkel :-1. Tarikh dan masa program2. Topik-topik ceramah / kemahiran yang ingin

disampaikan3. Sasaran pelajar4. Anggaran kos5. Tempat.

Mengenal pasti penceramah / pengerusi majlis / fasilitator.

Menyediakan atur cara program.

Menghantar surat pemberitahuan ibu bapa / membuat pengumuman semasa perhimpunan sekolah.

Menghantar surat jemputan penceramah dan memaklumkan pihak berkenaan.

Menempah penggunaan Bilik APD / bilik lain yang akan digunakan.

90

Memastikan perhiasan bilik dan penyediaan sistem PA.

Menempah makanan untuk penceramah dan para murid (bergantung kepada peruntukan yang tersedia).

Memastikan kursus motivasi / ceramah / bengkel berjalan mengikut perancangan pada hari tersebut.

Mengambil kehadiran para murid untuk kursus motivasi / ceramah / bengkel.

Mengenal pasti para murid yang tidak hadir dan memberi nama murid untuk hukuman.

Membuat penilaian program.

Memberi Sijil Penghargaan / cenderahati kepada penceramah / fasilitator.

Menganalisis borang penilaian.

Tamat

8.8.3 Senarai Semak

91


1. Perbincangan antara pihak pentadbir sekolah dan Guru-guru Kanan tentang keperluan kursus / bengkel / ceramah

2. Menetapkan topik dan para penceramah / fasilitator

3. Atur cara program disediakan

4. Surat pemberitahuan ibu bapa

5. Surat jemputan penceramah

6. Memberitahu murid tentang program yang akan dilaksanakan semasa perhimpunan

7. Tempahan Bilik APD / bilik lain yang akan digunakan

8. Perhiasan bilik dan persediaan sistem PA

9. Makanan (bergantung kepada peruntukan yang tersedia)

10. Mengambil kehadiran para murid

11. Bahan edaran kepada murid (jika ada)

12. Borang penilaian program

13.

14.

Semakan semula program / tindakan susulan

Sijil penghargaan / cenderahati kepada penceramah / fasilitator

92


8.9 Urusan PRAKTIKUM Latihan Mengajar Diploma Perguruan Malaysia (DPM) Kursus Perguruan Lepasan Ijazah (KPLI) Kursus Perguruan Lepasan Diploma (KPLD)

8.9.1 Proses Kerja



1. Menerima surat Kelulusan Program Latihan Mengajar daripada Sektor Perguruan Sekolah, Jabatan Pendidikan Sarawak bersama Surat Penempatan Latihan Mengajar dari universiti / maktab (mengenai nama pelatih dan tempoh latihan mengajar dll).

Penolong Kanan 1 2.

3.

4.

5.

6.

7.

Menyediakan jadual waktu yang akan diguna oleh guru pelatih.

Melantik guru pembimbing.

Penolong Kanan I / Guru Pembimbing

Memberi bimbingan dan tunjuk ajar kepada guru pelatih tentang:-4.1 jadual waktu4.2 rancangan kerja semester, mingguan dan persediaan mengajar4.3 sumber pengajaran-pembelajaran4.4 pengurusan bilik darjah4.5 pengelolaan kurikulum dan4.6 hal-hal yang berkaitan.

Menyemak jadual kedatangan guru pelatih.

Menyemak dan menandatangani persediaan mengajar dan rancangan kerja harian guru pelatih.

Memberi bimbingan ke arah perkembangan sahsiah, pergaulan, ketahanan diri, nilai-nilai profesion perguruan.

8. Membantu guru pelatih menyesuaikan diri dengan budaya sekolah dengan memberi penjelasan, panduan dan nasihat yang berfaedah dan yang akan membolehkannya menjalankan tugasnya dengan baik.

Guru Pembimbing 9. Menyelia dan membimbing guru pelatih secara berterusan.

10. Mencerap proses pengajaran dan pembelajaran.

93

11. Berbincang dengan guru pelatih tentang kekuatan dan kelemahannya dalam proses P & P.

Pengetua 12. Memberi sijil penghargaan kepada guru pelatih.

8.9.2 Carta Aliran

Menerima surat Kelulusan Program Latihan Mengajar dan surat Penempatan Latihan Mengajar.

Mengenal pasti mata pelajaran yang diajar oleh guru pelatih.

Menyediakan jadual waktu yang akan diguna oleh guru pelatih.

Melantik guru pembimbing.

Guru pelatih melaporkan diri kepada Pengetua dan PK I.

Memberikan taklimat ringkas kepada guru pelatih.

Menyemak jadual kedatangan guru pelatih.

Guru pelatih mengajar mengikut jadual waktu yang ditetapkan

Guru pelatih menjalankan aktiviti kokurikulum mengikut jadual yang ditetapkan

Mencerap dan menilai oleh guru pembimbing / penyelia

Berbincang dengan guru pelatih tentang kekuatan dan kelemahannya dalam proses P & P.

Menyediakan laporan pencerapan dan bimbingan yang sewajarnya.

Sijil penghargaan diberikan kepada guru pelatih.

94

Tamat tempoh PRAKTIKUM

8.9.3 Senarai Semak


1. Surat kelulusan latihan mengajar dari Jabatan Pendidikan Sarawak

2. Surat pemberitahuan latihan mengajar dari institusi /maktab

3. Jadual waktu latihan mengajar

4. Guru pembimbing dikenal pasti

5. Taklimat ringkas oleh Pengetua / PK I kepada gurupelatih

6. Jadual kedatangan guru pelatih

7. Penyeliaan dan bimbingan secara berterusan oleh guru pembimbing

8. Pencerapan oleh Pengetua / PK I / guru pembimbing

9. Sesi perbincangan selepas pencerapan

10. Laporan pencerapan

11. Sijil penghargaan


95

i. Borang penilaian guru pelatih (Disediakan oleh institusi / maktab)


8.10 Pengurusan Jadual Waktu Gantian (‘Sit-in’)

8.10.1 Proses Kerja


Penolong Kanan I / Penyelia Petang / Guru berkenaan

Penolong Kanan I / Penyelia Petang

Guru berkenaan

Penolong Kanan I

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Memaklumkan kepada Penolong Kanan I / Penyelia Petang tentang ketidakhadiran.

Mengenal pasti jadual waktu guru yang tidak hadir bertugas.

Mengenal pasti guru pengganti berasaskan kriteria berikut:-(Pekeliling JPNS 52/JP/2028/GSTT/1)

3.1 Guru Kaunseling diberikan keutamaan. 3.2 Jumlah waktu mengajar per minggu setiap guru.3.3 Guru yang mengajar kelas berkenaan.3.4 Bilangan waktu ‘sit-in’ yang telah diberikan.

(* Merujuk kepada Rekod ‘sit-in’.)

Menyediakan senarai ‘sit-in’.

Merekodkan ‘sit-in’ yang diberikan.

Mempamerkan pada papan notis Bilik Guru ataupun memaklumkan kepada guru berkenaan dengan menggunakan Slip Pemberitahuan.

Melaksanakan ‘sit-in’.

Memantau perjalanan ‘sit-in’.

96

8.10.2 Carta Aliran

Memaklumkan ketidakhadiran.

Mengenal pasti jadual waktu guru yang tidak hadir.

Mengenal pasti guru pengganti berasaskan kriteria yang telah ditetapkan.

Menyediakan senarai ‘sit-in’.

Merekodkan ‘sit-in’ yang diberikan.

Mempamerkan senarai ‘sit-in’ ataupun memaklumkan dengan Slip Pemberitahuan.

Melaksanakan ‘sit-in’.

Memantau perjalanan ‘sit-in’.

Tamat

97



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Makluman daripada guru yang tidak dapat hadir bertugas

Jadual waktu guru tidak hadir

Jadual waktu induk

Rekod ‘sit-in’

Borang ‘sit-in’ atau Slip Pemberitahuan atau kedua-duanya

Borang / senarai ‘sit-in’ dipamerkan

Slip Pemberitahuan diedarkan sekiranya perlu

Perlaksanaan ‘sit-in’

Memantau perjalanan ‘sit-in’

98

99

100

MANUAL

PROSEDUR KERJA

URUSAN

PERKHIDMATA

9. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

9.1 Urusan Pengisytiharan Harta

9.1.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Pengisytiharan Harta.

Penolong Kanan I 2. Semak senarai pegawai yang belum membuat laporan pengisytiharan harta @ membuat laporan terkini.10 Pastikan kumpulan / kategori jawatan.


3. Mengedarkan 3 salinan borang pengisytiharan harta kepada kakitangan berkenaan.

4. Terima dan menyemak borang permohonan- Pastikan permohonan / pengisytiharan kali pertama- Pastikan permohonan / pengisytiharan tambahan- Diisi dalam 3 helaian / salinan.

Penolong Kanan I 5. Menghantar borang permohonan pengisytiharan harta kepada Penolong Kanan I.

6. Mengeluarkan surat akuan penerimaan [Lampiran III(a) ].

Penolong Kanan I /Jawatankuasa Pengisytiharan Harta

7. Menyemak borang permohonan.

8. Mengemukakan laporan harta untuk pertimbangan Pengetua.

Pengetua 9. Meluluskan pengisytiharan harta.

Jawatankuasa Pengisytiharan Harta

10. Mengeluarkan surat ambil maklum pemilikan harta (Lampiran ‘E’) dan laporan harta kepada pelapor.

11. Satu salinan Lampiran ‘E’ berserta satu salinan borang pengisytiharan harta bagi setiap pelapor yang telah ditandatangani oleh Urus Setia dan Ketua Jabatan hendaklah dikembalikan ke Jabatan Pendidikan Negeri untuk direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai berkenaan.


12. Memfailkan satu salinan Lampiran ‘E’ serta satu salinan laporan harta ke dalam fail peribadi pegawai / pelapor dan satu salinan fotostat ke dalam Fail Sulit Pejabat (iaitu Fail Pengisytiharan Harta).

Guru Data EMIS 13. Mengemaskinikan rekod Kenyataan Perkhidmatan / EMIS pegawai berkenaan.

101

9.1.2 Carta Aliran

Semak senarai kakitangan yang perlu membuat. pengisytiharan harta.

Mengedarkan borang pengisytiharan harta kepada kakitangan berkenaan (3 salinan).

Terima dan menyemak borang pengisytiharan harta - pastikan permohonan pertama - pastikan permohonan tambahan. Dapatkan maklumat lengkap

Lengkap

Ya Hantar laporan harta kepada PK I

- 3 salinan

Mengesahkan penerimaan borang permohonan.

Hantar borang kepada Pengetua untuk diluluskan. .

Mengeluarkan surat ambil maklum pemilikan harta

(Lampiran ‘E’) & laporan harta kepada pelapor.

Satu salinan Lampiran ‘E’ berserta satu salinan borang pengisytiharan harta bagi setiap pelapor yang telah ditandatangani oleh Urus Setia dan Ketua Jabatan hendaklah dikembalikan ke Jabatan Pendidikan Negeri untuk direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai berkenaan.

Failkan- 1 salinan fotostat ke dalam Fail Pengisytiharan Harta (Fail Sulit Pejabat).- 1 salinan ke dalam fail peribadi pegawai.

Mengemaskinikan Rekod Kenyataan Perkhidmatan / EMIS pegawai berkenaan.

Tamat

102

Tidak

9.1.3 Senarai Semak


1. Penubuhan Jawatankuasa Pengisytiharan Harta

2. Senarai guru / staf sokongan(i) permohonan kali pertama

(ii) permohonan tambahan

(iii) permohonan terkini (Tamat tempoh 5 tahun)

3. Senarai keperluan (borang) diedarkan

4. Penerimaan borang permohonan

5. Surat akuan penerimaan [Lampiran III(a)]

6. Semak maklumat

7. Kelulusan Pengetua

8. Keputusan diberitahu kepada pelapor( Lampiran ‘E”) dan satu salinan laporan hartadikembalikan kepada pelapor

9. Satu salinan Lampiran ‘E’ berserta satu salinan borang pengisytiharan harta bagi setiap pelapor yang telah ditandatangani oleh Urus Setia dan Ketua Jabatan dikembalikan ke Jabatan Pendidikan Negeri untuk direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai berkenaan

10. Memfailkan satu salinan Lampiran ‘E’ dan salinan laporan harta ke dalam:-(i) Fail Sulit Pejabat (salinan fotostat)

(ii) Fail peribadi pegawai / pelapor 11. Kemaskinikan maklumat EMIS pegawai berkenaan

103


i. Lampiran ‘A’

ii. Lampiran ‘B’ Borang JPA(T) 1/02

iii. Lampiran ‘C’ Borang JPA(T) 2/02

iv. Lampiran ‘D’ Borang JPA(T) 3/02

v. Lampiran ‘E’

vi. Lampiran ‘G’

vii. Lampiran II

viii. Lampiran III (a)

104


9.2 Urusan Pengisian Jawatan Guru Sandaran

9.2.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Penyelaras Pengambilan Guru Sementara / Guru Sandaran


2. Sesi perbincangan untuk mengenal pasti jawatan kosong yang sedia ada / jawatan kosong yang wujud kerana guru berkursus / cuti bersalin.

3. Mengenal pasti keperluan opsyen guru dan bilangan.

Pengetua 4. Memaklumkan dan mendapat kelulusan daripada Bahagian Sekolah, Jabatan Pendidikan Negeri untuk mengisi jawatan kosong.

5. Merujuk kepada surat pekeliling yang kemas kini tentang syarat pengambilan guru sandaran / pengganti / sambilan (52/JP/2028/GSTT/1 dd. 29.01.2002).


6. Merujuk kepada fail permohonan Guru Sandaran dan mengenal pasti calon yang sesuai dari segi opsyen dan mempunyai kelayakan yang memenuhi syarat-syarat.



7. Menghantar surat kepada calon yang terpilih dan dipanggil untuk temuduga atau melalui panggilan telefon sekiranya kesuntukan masa.

8. Mengadakan temuduga.

9. Mengadakan perbincangan untuk mengenal pasti calon yang berjaya.


10. Menghantar surat tawaran kepada calon yang berjaya untuk melaporkan diri bertugas.

Guru Sandaran 11. Calon melaporkan diri.

12. Mengisi borang permohonan Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dan lengkapkan dengan sijil-sijil akademik dan sijil-sijil

lain.

105


Pembantu Tadbir Rendah 13. Borang permohonan yang telah ditandatangani oleh Pengetua / Penolong Kanan I diproses dan dihantar ke Jabatan Pendidikan Negeri (JPN).

Pengetua

Guru Sandaran


14. Menerima surat penempatan dari Bahagian Pengurusan Sekolah (JPN).

15. Mengeluarkan surat tawaran sementara kepada Guru Sandaran berkenaan.

16. Menerima surat tawaran daripada Bahagian Perkhidmatan Pendidikan.

17. Guru menjalani pemeriksaan kesihatan / angkat sumpah.

18. Menghantar surat penerimaan tawaran dan dokumen-dokumen yang dikehendaki dengan lengkap ke JPN.

Pembantu Tadbir Kewangan

19. Menyediakan gaji berdasarkan skel yang ditetapkan oleh JPN (Kew. 8) mengikut tarikh sebenar melapor dan status

tawaran.

9.2.2 Carta Aliran

Mengenal pasti jawatan kosong dengan merujuk kepada staf Kuota.

Mendapat kelulusan daripada Bahagian Sekolah Jabatan Pendidikan Negeri.

Mengenal pasti beberapa calon yang sesuai berdasarkan syarat-syarat pengambilan Guru Sandaran.

Beberapa calon-calon yang terpilih ditemuduga.

Perbincangan sebelum melantik calon.

106

Calon yang berjaya dimaklumkan melalui surat tawaran / telefon (daripada pihak sekolah).

Calon melaporkan diri.

Guru mengisi borang permohonan Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT).

Dapatkan

Hantar kepada Pembantu Tadbir Rendah untuk diproses.

maklumat tambahan

Ya

Lengkap

Surat penempatan dari Bahagian Pengurusan Sekolah.

Tawaran Sementara dikeluarkan oleh pihak sekolah mengikut kelulusan tertinggi.

107

Tidak

Surat Tawaran dari Bahagian Perkhidmatan Pendidikan untuk penetapan lanjut.

Guru menjalani pemeriksaan kesihatan / angkat sumpah.

Menghantar surat penerimaan tawaran dan dokumen-dokumen yang dikehendaki dengan lengkap ke JPN.

Penyediaan gaji berdasarkan skel yang ditetapkan.

Tamat

9.2.3 Senarai Semak


1. Menubuhkan Jawatankuasa Penyelaras Pengambilan Guru Sementara / Guru Ganti

2. Mengenal pasti jawatan kosong

3. Memilih calon-calon yang berkelayakan untuk mengisi kekosongan.

4. Mengeluarkan surat temuduga / melalui panggilan telefon mengikut tarikh / masa yang ditetapkan.

5. Jawatankuasa menemuduga calon-calon dengan menitikberatkan 5.1 Personaliti

5.2 kebolehan mengawal kelas

5.3 kefasihan berbahasa BM / BI

108

5.4 Pengetahuan tentang jawatan dipohon

6. Menghantar surat perlantikan kepada calon yang berjaya.

7. Calon melapor diri dan mengisi maklumat peribadi.

8. Menghantar dokumen / sijil ke JPN untuk tindakan lanjut.

9. Menerima surat penempatan dari Bahagian Pengurusan Sekolah

10. Mengeluarkan surat tawaran sementara

11. Calon dikehendaki menjalani pemeriksaan kesihatan / mengangkat sumpah

12. Menghantar surat penerimaan tawaran dan dokumen – dokumen yang telah lengkap diisi ke JPN

13. Unit Gaji memohon Waran tambahan untuk membayar elaun guru baru mengikut status jawatan

14 Menerima surat tawaran rasmi daripada JPN dan membatalkan tawaran sementara

9.2.4 Borang Digunakan : -

i. Borang Permohonan Jawatan Guru Sandaran Tidak Terlatih Sekolah Menengah

ii. Borang GS/G (Pengambilan Guru Sandaran / Ganti Tidak Terlatih)

iii. Borang Tawaran sementara jawatan sebagai Guru Pengganti Tidak Terlatih Siswazah / Bukan Siswazah sesi persekolahan

iv. Surat kebenaran pemeriksaan kesihatan

109

v. Borang Am 402 Pin. 8/87 – Pemeriksaan Doktor untuk Perlantikan ke Perkhidmatan Kerajaan

vi. Surat Akuan Sumpah

vii Kew. 8

viii Baucar bayaran Kew. 304 – Pin. 1/92, baucar bayaran (perihal cek berganda – Kew. 304A Pin. 1/92

ix Borang kawalan kelompok – Kew. 302 – Pin. 1/92


9.3 Pengurusan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

9.3.1 Proses Kerja


Penolong Kanan I

Pengetua

Penolong Kanan I

1. Memastikan semua guru dan staf sokongan menerima Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) dan Borang SKT (jika berkenaan) daripada Pembantu Tadbir Rendah.

2. Memberi taklimat mengenai pengisian borang LPPT dan SKT kepada semua guru dan staf sokongan.

3. Menerima Borang LPPT dan Borang SKT (jika berkenaan) daripada semua guru dan staf sokongan dan memastikan semua maklumat telah dilengkapkan serta betul.

110

4. Menilai setiap pegawai (Guru Biasa dan Staf Sokongan) mengikut prosedur yang telah ditetapkan. (Kecuali pegawai Gred DG48 dan Guru-guru Kanan.)

5. Menyerahkan semua Borang LPPT dan SKT kepada Pengetua sebagai penilai kedua.

6. Memastikan borang BMA dan Kembaran B diisi dengan lengkap dan dikemukakan kepada Unit PA & K, Jabatan Pendidikan Bahagian sebelum tarikh tutup.(Peringatan : Senarai pegawai hendaklah disusun mengikut markah tertinggi dan terendah).


7. Menghadiri mesyuarat Panel LPPT bersama Pegawai Pendidikan Bahagian.

8. Mengeluarkan surat keputusan LPPT pada tarikh yang ditetapkan.

9.3.2 Carta Aliran

Semua guru / staf sokongan diberi borang LPPT dan borang SKT (jika berkenaan).

Memberi taklimat.

Menerima borang LPPT dan borang SKTDapatkan daripada guru / staf sokongan.

dokumen / maklumat lengkap

Tidak Lengkap

111

Ya

Menilai pegawai mengikut prosedur yang ditetapkan.

Menyerahkan borang LPPT dan borang SKT kepada Pengetua (Penilai Kedua).

Melengkapkan Borang BMA dan Kembaran B. (Susunan hendaklah mengikut markahtertinggi dan terendah.)

Menghadiri Mesyuarat Panel LPPT.

Mengeluarkan Surat Keputusan LPPT.

Tamat

9.3.3 Senarai Semak


1. Borang LPPT dan Borang SKT mencukupi

2. Borang LPPT dan Borang SKT diedarkan

3. Taklimat diberi kepada semua guru danstaf sokongan

4. Kutipan balik Borang (LPPT/SKT)

5. Semakan maklumat dalam Borang (LPPT/SKT)

6. Penilaian mengikut prosedur yang ditetapkan

112

7. Penyerahan Borang yang telah dinilai kepadaPengetua

8. Lengkapkan Borang BMA dan Kembaran B

9. Menghadiri mesyuarat Panel LPPT

10. Mengeluarkan Surat Keputusan LPPT


i. Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT)

ii. Borang SKT

iii. Borang BMA

iv. Kembaran B

113

114

MANUALPROSEDUR

KERJAURUSAN

KEMUDAHAN & SUMBER

10. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN KEMUDAHAN DAN SUMBER

10.1 Urusan Pengoperasian Pusat Sumber Sekolah

10.1.1 Proses Kerja


Pengetua

Penolong Kanan I / Jawatankuasa Induk PSS

Penyelaras PSS dan Jawatankuasa Kecil

Penyelaras PSS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Menubuhkan Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah (PSS) yang terdiri daripada Pengetua, PK I, PK (HEM), Penyelia Petang, Guru-guru Kanan, Kaunselor.

Membentuk beberapa Jawatankuasa Kecil PSS seperti berikut:-2.1 perpustakaan2.2 alat pandang dengar (radio, TV, video, LCD)2.3 bahan bantuan belajar (BBB)2.4 komputer2.5 bank soalan2.6 penerbitan.

Berbincang dan mendokumentasikan tugas setiap Jawatankuasa Kecil.

Setiap jawatankuasa kecil merancang aktiviti masing-masing seperti berikut:-4.1 perancangan kemudahan fizikal dan keceriaan4.2 perolehan alat-alat dan bahan bacaan (beli / bantuan dari

agensi-agensi lain)4.3 Bengkel penyediaan BBB4.4 Merancang aktiviti-aktiviti lain seperti pertandingan,

penjilidan dan kempen keahlian.4.5 Pelantikan jawatankuasa pembantu perkhidmatan PSS

(pengawas perpustakaan).

Membanci keperluan semasa bagi tiap-tiap mata pelajaran.

Pengurusan perolehan / pembelian bahan-bahan.

Menyediakan jadual / prosedur penggunaan PSS kepada guru-guru dan murid.

Mengoperasikan PSS seperti yang dirancang.

Menyediakan instrumen pengesahan penggunaan PSS.

Mengumpulkan dan merekodkan data-data penggunaan PSS.

115


Jawatankuasa Induk PSS / Penyelaras PSS

11. Bermesyuarat dengan ahli Jawatankuasa Induk PSS untuk:-11.1 menilai keberkesanan penggunaan PSS11.2 menyusun semula program dan strategi pembangunan

dan penggunaan PSS.11.3 Membuat laporan untuk pendokumentasian (simpanan

sekolah dan dihantar ke JPB).

10.1.2 Carta Aliran

Penubuhan Jawatankuasa Induk PSS.

Menyediakan garis panduan penubuhan dan pengurusan.

Pembentukan Jawatankuasa Kecil dan menentukan tugas setiap jawatankuasa.

Jawatankuasa Kecil merancang aktivitimasing-masing.

Perlantikan jawatankuasa pembantuPerkhidmatan PSS (Pengawas perpustakaan).

Membanci keperluan semasa bagi setiap mata pelajaran.

Menyediakan dokumen-dokumen pentadbir: jadual waktu / prosedur penggunaan PSS / kad-kad pinjaman / instrumen pengesahan danpenilaian penggunaan PSS.

Taklimat penggunaan PSS kepada guru-guru dan murid-murid.

Mengoperasikan PSS seperti yang dirancang.

116

Penyeliaan, pengumpulan rekod penggunaandan penilaian.

Memuaskan?

Pembaikan Ya

Tindakan susulan / menyusun dan mengubahsuai program dan strategi pembangunan dan penggunaan PSS.

Membuat laporan tentang kegiatan PSS ke JPB (Bahagian Teknologi Pendidikan).

Mendokumentasikan laporan.

Tamat



1. Penubuhan Jawatankuasa Induk PSS

2. Mesyuarat pengurusan PSS

3. Menyediakan carta organisasi

4. Kemudahan fizikal dan ruang ditentukan

5. Jawatankuasa Kecil PSS ditetapkan

6. Menentukan peruntukan kewangan yang mencukupi

117

Tidak

7. Buku Stok PSS

8. Daftar perolehan

9. Buku pesanan

10. Kelengkapan seperti perabot / peralatan mencukupi

11. Mengadakan rekod dan inventori

12. Menyediakan peraturan penggunaan PSS

13. Menyediakan jadual penggunaan

14. Menyediakan kad keahlian

15. Menyediakan kad pinjaman

16. Melantik pengawas perpustakaan

17. Mempamerkan poster kempen galakanpenggunaan PSS

18. Mengadakan kursus penyelenggaran PSS bagiguru / pustakawan / pengawas PSS

19. Menyediakan borang pengesanan penggunaan PSS

20. Menyediakan buku rekod penggunaan PSS

21. Mengadakan analisis penggunaan PSS

22. Mengadakan tindakan susulan

118


10.2 Pengurusan Bekalan Kemudahan Asas Sekolah

10.2.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Pembangunan yang terdiri daripada Pengetua, Penolong Kanan I, PK (HEM), PK KK, Penyelia Petang, Guru-guru Kanan, Ketua Pembantu Tadbir.

2. Membuat angggaran / penentuan tentang jumlah murid sesi persekolahan tahun hadapan sebelum tamat penggal 2.

Jawatankuasa Pembangunan

3. Bermesyuarat untuk menentukan keperluan fizikal asas mencukupi:-

3.1 Bilik Darjah3.2 Tandas3.3 Perabot3.4 Kelengkapan Bilik Khas3.5 Kantin3.6 Makmal3.7 Bengkel3.8 Pusat Sumber Sekolah.

Setiausaha Jawatankuasa Pembangunan

4. Melaporkan kedudukan keperluan fizikal kepada Pengetua.

Pengetua 5. Melaporkan kekurangan ke Jabatan Pendidikan Negeri dan memohon keperluan tambahan.

6. Mendapatkan maklum balas mengenai keperluan fizikal yang boleh dibekalkan.

PIBG / Lembaga Pengurusan Sekolah

7. Melapor kepada PIBG, Lembaga Pengurusan Sekolah (Sekiranya ada) dan lain-lain sumber tentang kekurangan fizikal dan memohon bantuan.

8. Mengemukakan permohonan bantuan dalam mesyuarat AJK PIBG untuk diluluskan.

9. Mendapatkan maklum balas daripada PIBG dan mengambil tindakan sewajarnya.

119

10.2.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Pembangunan..

Membuat anggaran bilangan murid dan

jumlah kelas untuk tahun berikutnya.

Mengenal pasti keperluan fizikal asas.

Tidak

Mencukupi ?

Memohon kepada JPN / PIBG / Lembaga Pengurusan Sekolah dan lain-lain sumber Ya untuk mendapatkan sumber kewangan atau sumbangan. Merekod penerimaan bekalan baru.

Keperluan mencukupi.

Tamat

120



1. Menubuhkan Jawatankuasa Pembangunan

2. Anggaran bilangan murid dan jumlah kelas untuktahun berikutnya

3. Mengadakan mesyuarat

4. Senarai keperluan

5. Senarai punca sumber

6. Surat permohonan

7. Laporan maklum balas

8. Rekod penerimaan

9. Rekod Inventori


i. PM/Menengah 1

ii. PM/Menengah 2

iii. Daftar Inventori Kew.313

iv. Daftar Harta Modal Kew 312

v. Daftar Stok Bekalan Pejabat Kew 314

vi. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori Kew 315

121


10.3 Urusan Penyelenggaraan Kemudahan Dan Kelengkapan

10.3.1 Proses Kerja


Pengetua / PenolongKanan I / Guru Kanan / Ketua Pembantu Tadbir


Semua Pegawai di Pejabat Am


Ketut Pembantu Tadbir / Penyelia Stor / Guru Kanan



Pengetua


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Merancang dan mengawasi stok dan alat-alat kelengkapan sekolah (dari segi penyimpanan dan pengagihan).

Memastikan semua dokumen - kad inventori (Kew 313) dan Harta Daftar Modal (Kew 312 dan Kew 312A) adalah mencukupi.

Menerima barangan.

Mengklasifikasikan barangan.

Merekod ke dalam buku Daftar Stok Bekalan (Kew 314) dan Kad Inventori (Kew 313) atau Daftar Harta Modal (Kew 312/Kew 312A).

Melabel barangan dengan nombor siri yang betul.

Merekod pengeluaran / pinjaman / pemulangan dalam buku Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (Kew 315).

Menerima laporan kerosakan dan membuat tindakan lanjutan.

Mempamerkan senarai inventori di bilik/lokasi berkaitan.

Memastikan buku stok sentiasa kemaskini.

Membuat penyemakan stok dua kali setahun.

Menghantar buku stok untuk semakan dan pengesahan Pengetua.

Memfailkan semua dokumen.

122

10.3.2 Carta Aliran

Memastikan semua dokumen – contohnyaKad Inventori (Kew 313) dan Daftar Harta Modal (Kew 312/312A) mencukupi.

Menerima barangan.

Mengklasifikasikan barangan.

Merekodkan ke dalam Buku DaftarBekalan Stok (Kew 314) dan Kad Inventori /Daftar Harta Modal.

Melabel barangan dengan nombor siri yang betul.

Merekod pengeluaran / peminjaman / pemulangan dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315).

Menerima laporan kerosakan dan membuattindakan lanjut.

Mempamerkan senarai inventori.

Memastikan Buku Stok kemas kini.

Lengkapkan maklumat

Kemas kini Tidak Ya

123

Menyemak stok dua kali setahun.

Menghantar Buku Stok untuk semakan dan pengesahan Pengetua.

Memfailkan dokumen.

Tamat



1. Kad Inventori dan Daftar Harta Modal

2. Rekod penerimaan barangan

3. Klasifikasi barangan dibuat

4. Label nombor siri barangan betul

5. Buku Rekod Pergerakan Stok kemas kini

6. Rekod Pergerakan Stok kemas kini

124

7. Laporan kerosakan dan tindakan lanjut

8. Senarai Inventori dipamerkan

9. Penyemakan stok (dua kali setahun)

10. Pengesahan Buku Stok oleh Pengetua

11. Dokumen difailkan


10.4 Pengurusan Program 3K (Keselamatan, Kebersihan Dan Keindahan)

10.4.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan, Kebersihan dan Keindahan Alam Sekitar Sekolah (3K).

Pengetua / Penolong Kanan I /PK (HEM) / PKKK / Penyelia Petang /

2. Merancang projek-projek keceriaan dan kebersihan sekolah.(*Aspek keselematan diuruskan di bawah Jawatankuasa Keselamatan)

JawatankuasaKebersihan dan

3. Menyusun jadual tugas harian pekerja / projek murid.

Keceriaan 4. Menyusun jadual tugas ganti pekerja semasa cuti.

5. Menyediakan senarai tugas pekerja-pekerja (PRA dan Pekerja-pekerja Kontrak).

125

6. Memastikan alat keperluan mencukupi.

7. Menyediakan buku-buku rekod bertugas.

8. Menyediakan buku rekod penyeliaan.

9. Menulis laporan.

10. Menyelaras pertandingan / pameran.

PK (HEM) / PP 11. Memberi penerangan yang jelas tentang rancangan projek-projek dan tugas-tugas kepada semua pekerja dan semua murid.

Pekerja-pekerja /Murid

12. Melaksanakan projek-projek dan tugas harian tersebut mengikut jadual tugas.

13. Menyelia aktiviti-aktiviti yang dijalankan.

14. Mencatat tugas / projek yang telah dilaksanakan mengikut perancangan dan jadual dalam buku-buku rekod.

Pengetua 15. Menyemak laporan / projek / buku rekod bertugas dan menandatanganinya.

16. Menilai, meninjau dan membaiki / meminda aktiviti-aktiviti kebersihan dan keceriaan sekolah.

Pengetua / Penolong Kanan I / PK (HEM) / PP

17. Memastikan aktiviti berjalan berterusan sepanjang tahun mengikut perancangan.

Pengetua 18. Sijil Penghargaan kepada pihak yang terlibat.

10.4.2 Carta AliranMenubuhkan Jawatankuasa Keselamatan, Kebersihan dan Keindahan Alam Sekitar Sekolah (3K).

Jawatankuasa merancang projek keceriaan dan kebersihan.

Menyusun jadual tugas harian / gantian pekerja.

Menyusun jadual projek murid.

Memastikan alat keperluan mencukupi.

Memberi penerangan kepada staf dan murid.

126

Melaksanakan tugas dan projek.

Menyelia dan memastikan aktiviti berjalan dengan lancar.

Merekod, melapor perjalanan kemajuan dan perkembangan aktiviti keceriaan & kebersihan.

Menyelaras pertandingan dan pameran.

Menyemak laporan. .

Menilai aktiviti-aktiviti yang dijalankan.

Tidak Pencapaian memuaskan.

Ya

Ubahsuai Program diteruskan.

Sijil Penghargaan kepada pihak yang terlibat.

Tamat10.4.3 Senarai Semak


1. Jawatankuasa Keselamatan, Kebersihan dan KeindahanAlam Sekitar Sekolah (3K)

2. Mesyuarat AJK – 3K

3. Senarai aktiviti dan projek-projek

4. Senarai alat / kelengkapan yang diperlukan

5. Senarai keperluan:

127

5.1 Senarai tugas

5.2 Jadual tugas harian

5.3 Jadual tugas gantian

5.4 Buku rekod bertugas

5.5 Jadual gotong-royong

5.6 Jadual tugas kelab / persatuan

5.7 Jadual penyeliaan

5.8 Senarai tugas penyelia

6. Penerangan kepada warga sekolah

7. Jadual pelaksanaan projek

8. Menyediakan buku stok


9. Laporan penyeliaan tugas dan projek yang telah dilaksanakan

10. Penilaian

11. Sijil Penghargaan


128

i. Borang penyertaan Pertandingan 3K

ii. Skema pemarkahan Pertandingan 3K

129

130

MANUALPROSEDUR

KERJAURUSAN

PERHUBUNGAN

11. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERHUBUNGAN LUAR

11.1 Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan

11.1.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I / Ketua Pembantu Tadbir

1. Menerima Pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan ( dari JPN ).

Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir Rendah

2.

3.

Melaksanakan program pada Hari Sabtu ke – 2 setiap bulan jam 9.00 – 11.30 pagi.

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar Pelawat ( Lampiran A ).

4. Melengkapkan maklumat di dalam Borang Laporan Program Hari Bersama Pelanggan ( Lampiran B ).

5. Menghantar Borang Laporan – Lampiran B ke JPN, Kuching( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau sebelum 25 hb setiap bulan untuk tindakan selanjutnya.

6. Memfailkan satu salinan Lampiran B.

131

11.1.2 Carta Aliran

Menerima pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan.

Melaksanakan Program pada Hari Sabtu ke – 2 setiap bulan jam 9.00 – 11.30 pagi.

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar Pelawat ( Lampiran A ).

Mengisi Borang Laporan Program Hari Bersama Pelanggan ( Lampiran B ).

Menghantar Borang Laporan ( Lampiran B ) ke JPN, Kuching ( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau sebelum 25 hb setiap bulan.

Memfailkan satu salinan Lampiran B.

Tamat

132



1. Pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan

2. Buku Daftar Pelawat ( Lampiran A )

3. Borang Laporan Program Hari Bersama Pelanggan ( Lampiran B )

4. Borang Laporan Lampiran B dihantar ke JPN, Kuching

5. Satu salinan Lampiran B difailkan


i. Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)

ii. Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)

133


11.2 Urusan Program PIBG

11.2.1 Proses Kerja



1. Memastikan AJK PIBG mengadakan mesyuarat pada awal tahun untuk berbincang tentang program-program yang ingin dilaksanakan sepanjang tahun.

Setiausaha PIBG 2. Memastikan Setiausaha PIBG mengemukakan kepada pihak sekolah program-program yang ingin dilaksanakan berserta anggaran belanjawan.

Pengetua 3. Menerangkan objektif-objektif program yang dirancang kepada murid, guru dan ibu bapa menerusi mesyuarat staf, surat- menyurat dan perhimpunan.

4. Menggalakkan ibu bapa / penjaga dan guru menyertai program yang dirancang.

Setiausaha PIBG / Penolong Kanan I

5. Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat dan laporan aktiviti yang telah dilaksanakan kepada Pengetua dan Yang Dipertua PIBG.

6. Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit Mesyuarat Agung Tahunan ke Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan yang berkaitan.

134


7. Memfailkan dokumen.

11.2.2 Carta Aliran

Memastikan Setiausaha PIBG menetapkan tarikh mesyuarat . AJK Tertinggi PIBG pada awal tahun.

Menyemak aktiviti / program serta anggaran belanjawanyang dirancang sepanjang tahun.

Menerangkan objektif serta menggalakkan penglibatan ibu bapa / penjaga, guru dan murid menerusi mesyuarat staf,perhimpunan serta surat-menyurat.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat dan laporan aktiviti kepada Pengetua dan Yang Dipertua PIBG.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit MesyuaratAgung Tahunan kepada Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan yang berkaitan.

Failkan minit mesyuarat.

135

Tamat



1. Mesyuarat peringkat AJK PIBG awal tahun

2. Program yang dirancang adalah sesuai

3. Anggaran belanjawan

4. Penerangan objektif kepada murid, guru dan ibu bapa

5. Surat-menyurat

6. Minit mesyuarat dan laporan aktiviti dihantar kepada6.1 Pengetua

6.2 Yang Dipertua PIBG

7. Minit Mesyuarat Agung Tahunan dihantar ke Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan berkenaan

136

8. Failkan dokumen


11.3 Pengurusan Kerjasama Komuniti Luar Dalam Pelaksanaan Program Sekolah : MINGGU KERJAYA

11.3.1 Proses Kerja


Pengetua / Penolong Kanan I / Kaunselor

Kaunselor

1. Berbincang untuk menentukan1.1. tarikh mengadakan Minggu Kerjaya.1.2. institusi luar yang ingin dijemput.1.3. jumlah bayaran / derma dari institusi pengajian

tinggi swasta.

2. Menyediakan dan menghantar surat jemputan kepada institusi untuk menyertai Pameran Kerjaya sekolah (sebulan sebelum Minggu Kerjaya).

3. Menerima maklum balas daripada institusi luar.

4. Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan Jadual Pergerakan Murid-murid Tingkatan Lima untuk melihat pameran.

5. Memaklumkan pelan kepada pihak institusi yang terlibat dan para murid.

6. Menghias bilik / tempat pameran.

7. Menyediakan kelengkapan yang diperlukan.

137


Kaunselor

Pembantu Tadbir

8. Menyediakan jamuan ringan untuk wakil-wakil institusi.

9. Memantau aktiviti Pameran Kerjaya.

10. Menyediakan sijil penghargaan kepada institusi luar yang hadir untuk Pameran Kerjaya.

11. Menyediakan resit bayaran / derma yang disumbangkan oleh institusi luar kepada pihak sekolah.

12. Menghantar surat penghargaan kepada institusi luar yang terlibat berserta resit rasmi.

11.3.2 Carta Aliran

Berbincang dengan pihak pentadbir tentang tarikh Minggu Kerjaya dan institusi-institusi luar yang dijemput.

Menetapkan jumlah bayaran / derma dan objektif mengumpul derma - Tabung Pembangunan Sekolah.

Menghantar surat jemputan dan Borang Penyertaankepada institusi luar Borang Penyertaan (sebulan sebelum tarikh pameran).

Dapatkan maklum balas penyertaan institusi luar(Borang Penyertaan).

Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan Jadual Pergerakan Murid untuk melihat Pameran Kerjaya mengikut kelas masing-masing (Tingkatan 5 sahaja).

Memaklumkan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya danJadual Pergerakan Murid kepada para murid semasa perhimpunan sekolah.

Memastikan perhiasan bilik pameran dan kelengkapanyang diperlukan oleh institusi luar tersedia (contoh: meja, kerusi dan papan notis).

Menempah makanan untuk wakil institusi luar yang hadir.

Memastikan institusi luar dimaklumkan lokasipameran pada hari Pameran Kerjaya.

138

Memantau aktiviti pameran.

Menyediakan sijil penghargaan dan resit bayaran /derma yang disumbangkan oleh setiap institusiluar yang hadir.

Menghantar surat penghargaan kepada institusi luaryang menyertai Pameran Kerjaya berserta resit rasmi.

Tamat



1. Perbincangan dengan Pengetua untuk menetapkan 1.1 Tarikh Minggu Kerjaya

1.2 Institusi-institusi yang dijemput

1.3 Jumlah derma yang dikehendaki

2. Hantar (termasuk Borang Penyertaan) surat jemputan kepada institusi luar

3. Menerima maklum balas daripada institusi luar

4. Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan Jadual Pergerakan Murid-murid

5. Pelan dan Jadual tersebut dimaklumkan kepada pihak institusi dan murid-murid

139

6. Sijil penghargaan disediakan dan diserahkan pada hari pameran diadakan

7. Resit rasmi disediakan

8. Surat Penghargaan berserta resit rasmi dihantar kepada institusi yang terlibat


i. Contoh Borang Penyertaan Pameran Minggu Kerjaya

PARTICIPATION FORM FOR CAREER EXHIBITION

Ref:Date:

To : The Principal,SMK Paku,KM 30,Jalan Kuching/Bau,94000 Kuching,Sarawak.(Attn: School Counsellor)

Dear Sir / Madam,

RE : CAREER EXHIBITION - 12 JUNE 2002 / 13 JUNE 2002 *

With reference to the above matter, we would like to inform that our institution will be able / not be able* to participate in the coming school Career Exhibition held in Sekolah Menengah Kebangsaan Paku.

2. Below are the details of our institution :

Name of Institution : __________________________________________

Address : __________________________________________

__________________________________________

140

(Sample)

Telephone No. : __________________________________________

Fax No. : __________________________________________

Person-In-Charge : __________________________________________

No. Of Persons Attending : __________________________________________

Thank you.

Yours faithfully, Official Stamp :

______________________________( )

* Please delete where applicable.( 154 )

141

142

MANUALPROSEDUR KERJA

URUSANTUGAS-TUGAS

LAIN

12. MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN TUGAS-TUGAS LAIN

12.1 Mempertingkatkan Budaya Membaca Dan Budaya Ilmu (Program Jauhari)

12.1.1 Proses Kerja


Pengetua

Guru Perpustakaan

Guru / Staf Sokongan

Guru Perpustakaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menasihatkan dan menggalakkan semua staf mengamalkan tabiat membaca semasa mesyuarat diadakan.

Menggalakkan guru / staf sokongan untuk meminjam buku dari perpustakaan sekolah.

Menyediakan senarai buku mengikut bahasa, iaitu Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia.

Mempamerkan senarai-senarai buku di Bilik Guru dan sinopsis beberapa buah buku turut dipamerkan.

Merekod nama guru / staf sokongan yang meminjam buku.

Menyediakan sinopsis selepas buku itu dibaca untuk dikongsi semasa mesyuarat staf atau perhimpunan.

Merekod buku yang dipulangkan.

Guru meminjam lagi buku.

Catatan: Bahan-bahan bacaan tidak semestinya diambil dari senarai yang disediakan. Bahan bacaan dari sumber lain juga boleh dikongsi bersama dengan staf.

143

12.1.2 Carta Aliran

Menasihatkan semua staf untuk mengamalkantabiat membaca.

Menyediakan senarai buku bacaan yang terdapatdi perpustakaan sekolah.

Mempamerkan senarai buku di Bilik Guru(termasuk beberapa sinopsis).

Meminjam buku.

Merekod nama guru yang meminjam buku.

Habis membaca buku itu.

Menyediakan sinopsis.

Mengkongsi sinopsis semasa perhimpunan atau mesyuarat.

Tamat

144

Meminjam lagi bukulain.

Meminjam dan membaca buku dari sumber lain.



1. Galakan daripada Pengetua untuk banyak membaca

2. Senarai buku bacaan dari perpustakaansekolah disediakan

3. Senarai buku dipamerkan (termasuk beberapa sinopsis)

4. Rekod peminjaman

5. Rekod pemulangan

6. Sinopsis disediakan

7. Sinopsis dikongsi

8. Buku dipinjam dari sumber lain

145


12.2 Menjaga Keselesaan Pejabat

12.2.1 Proses Kerja


Pengetua 1. Menubuhkan Jawatankuasa Pejabat Am.

Jawatankuasa Keselesaan Pejabat

2. Mengenal pasti keperluan pejabat seperti langsir, perabot, penghawa dingin dan kipas.

3. Mengemukakan cadangan keperluan pejabat kepada Pengetua.

Pengetua 4. Mendapat kelulusan Pengetua.

Jawatankuasa Keselesaan

5. Melaksanakan cadangan keperluan pejabat untuk keselesaan.

6. Membuat laporan tentang keperluan tambahan atau pembaikan yang diperlukan dari semasa ke semasa supaya keselesaan pejabat dapat ditingkatkan.


7. Mengambil tindakan untuk memperkaiki segala kerosakan yang dilaporkan supaya taraf keselesaan sentiasa terjamin.

12.2.2 Carta AliranMenubuhkan Jawatankuasa Keselesaan Pejabat.

Mengenal pasti keperluan pejabat seperti perabot, langsir,penghawa dingin dan kipas.

Mengemukakan cadangan keperluan pejabat kepada Pengetua.

Mendapat kelulusan Pengetua.

Melaksanakan cadangan keperluan pejabat untuk keselesaan jika ianya diluluskan.

146

Membuat laporan tentang keperluan tambahan atau pembaikan yang diperlukan dari semasa ke semasa supaya keselesaan pejabat dapat ditingkatkan.

Mengambil tindakan untuk memperbaiki kerosakan.

Tamat



1. Jawatankuasa Keselesaan Pejabat ditubuhkan

2. Mengenal pasti keperluan pejabat seperti perabot, langsir, penghawa dingin, kipas, lampu

3. Mengemukakan cadangan keperluan tambahan pejabat kepada Pengetua

4. Kelulusan Pengetua

5. Melaksanakan cadangan keperluan tambahan pejabat untuk keselesaan

6. Menerima laporan tentang keperluan tambahan atau pembaikan yang perlu dari semasa ke semasa supaya keselesaan pejabat selalu terjamin

7. Kerosakan diperbaiki

147


12.3 Urusan Kebajikan Staf

12.3.1 Proses Kerja



1. Menubuhkan Jawatankuasa Bilik Guru.

Jawatankuasa Bilik Guru

2. Pengagihan tugas seperti berikut:

- menyelia kebersihan bilik guru- menjaga kekemasan Bilik Rawatan- menjaga kekemasan dan kebersihan Bilik Mesyuarat- menjaga kebajikan staf (Akademik & Sokongan)- menjaga kekemasan papan notis guru.


3. Menyelia tugas yang diagihkan.

Pengerusi Jawatankuasa Bilik Guru

4. Menerima maklum balas bahawa ada pegawai yang akan berpindah tempat bertugas, menerima musibah atau ahli keluarga yang meninggal dunia.

148

5. Mengarah ahli jawatankuasa sama ada:-- mengadakan kutipan derma- menganjurkan majlis jamuan- menyediakan cenderahati.

12.3.2 Carta Aliran

Menubuhkan Jawatankuasa Bilik Guru..

Pengagihan tugas Jawatankuasa Bilik Guru.

Penyeliaan perlaksanaan tugas.

Menerima maklum balas bahawa ada pegawai yangn

akan berpindah / musibah / ahli keluarga yang meninggal dunia.

Mengarahkah ahli jawatankuasa sama ada:-- mengadakan kutipan derma- menganjurkan majlis jamuan- menyediakan cenderahati.

.

Tamat

149



1. AJK Bilik Guru ditubuhkan

2. Pengagihan tugas AJK Bilik Guru

3. Perlaksanaan tugas dengan sempurna

4. Tindakan yang sesuai diambil jika adapegawai yang akan berpindah tempat bertugas,menerima musibah atau ahli keluarga yangmeninggal dunia

13. SENARAI UNDANG – UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PENOLONG KANAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK

13.1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan

13.2 Arahan Perbendaharaan

13.3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

13.4 Pekeliling Kewangan dan Pekeliling Perbendaharaan

13.5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab

13.6 Jadual Potongan Cukai Bulanan (PCB)

14. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

14.1 Timbalan Pengerusi Majlis Pengurusan Sekolah

14.2 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Kewangan Sekolah

14.3 Timbalan Pengerusi Mesyuarat Kakitangan Akademik

14.4 Timbalan Pengerusi Mesyuarat Kakitangan Sokongan

14.5 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah

14.6 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Kurikulum

14.7 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian

14.8 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu

14.9 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah

150

14.10 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Lembaga Tatatertib Sekolah

14.11 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Bimbingan dan Kaunseling

14.12 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Induk Sekolah Bestari

14.13 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Majalah Sekolah

14.14 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Keselamatan Sekolah

14.15 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Keceriaan Sekolah

14.16 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Program Sekolah Sihat

14.17 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Perkembangan Staf

14.18 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Asrama

14.19 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Kokurikulum

14.20 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Waden

14.21 Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Koperasi Sekolah

14.22 Ahli Jawatankuasa PIBG

14.23 Ahli Jawatankuasa Bilik Guru

15. Jadual 2 : NORMA - NORMA KERJA BAGI TUGAS – TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PENOLONG KANAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK

Bil. Jenis Kerja Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1. PENGURUSAN PENTADBIRAN AM

1.1 Menyelia kerja-kerja staf akademik dan staf sokongan.

1.2 Menyediakan jadual tugas staf akademik dan staf sokongan.

1.3 Pengurusan jadual kedatangan staf akademik dan staf sokongan.

1.4 Bertindak selaku pegawai perantaraan / perhubungan di antara Pengetua dengan staf akademik dan staf sokongan.

1.5 Melaksanakan tindakan tatatertib bagi guru dan staf sokongan bersama Pengetua.

151

1.6 Menyedia dan mengawasi perlaksanaan takwim sekolah bersama Pengetua.

1.7 Urusan penyediaan anggaran belanjawan tahunan sekolah.

1.8 Menyelia urusan pembelian.1.9 Mengurus hal-hal tender dan

sebut harga.1.10 Urusan perolehan mesin-mesin

pejabat.1.11 Penyelenggaraan peralatan,

kenderaan, bangunan dan kawasan sekolah.

1.12 Merancang dan mengawasi stok dan alat-alat kelengkapan sekolah (dari segi pembelian, penyimpanan, pengagihan dan pelupusan).

1.13 Penyelenggaraan dan penyelarasan kutipan data / maklumat.

1.14 Menyelia kutipan yuran dan semua sumber pendapatan sekolah.



1.15 Urusan pengumpulan dan pemprosesan serta pengemaskinian maklumat sekolah.

1.16 Urusan kawalan keselamatan.1.17 Pengurusan surat-menyurat.1.18 Menyelia urusan sistem fail.1.19 Menyelia urusan pelupusan

stok.1.20 Urusan penerimaan bekalan.1.21 Urusan penyerahan tugas staf

akademik dan staf sokongan.

2. PENGURUSAN KURIKULUM

2.1 Pengurusan jadual waktu induk, kelas, persendirian dan gantian.

2.2 Pengurusan peperiksaan dalaman dan peperiksaan awam.

152

2.3 Pengurusan data-data pendidikan dari segi kualitatif dan kuantitatif untuk mengesan prestasi akademik.

2.4 Mengawasi perlaksanaan semua aktiviti panitia mata pelajaran untuk menentukan kelicinan dan keberkesanan urusan pengajaran dan pembelajaran (P & P).

2.5 Mengumpul, memproses dan menganalisis serta mengemaskini maklumat mengenai tenaga pengajar, ruang, bilangan murid, jurusan, mata pelajaran serta berbagai-bagai keperluan untuk kegunaan perancangan kurikulum.

2.6 Pengurusan Buku Rancangan Pelajaran.

2.7 Urusan pencerapan proses pengajaran dan pembelajaran.



2.8 Menyemak secara rambang buku nota / latihan murid.

2.9 Mengajar mata pelajaran yang ditetapkan oleh Pengetua.

2.10 Urusan program perkembangan staf.

2.11 Pengurusan program bimbingan dan pemulihan.(Contoh: CAKNA, PROBIM).

2.12 Membantu serta membimbing dalam latihan mengajar bagi guru pelatih, guru yang baru mengajar dan Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dalam menjalankan tugas harian mereka.

153

2.13 Merancang dan menyelaras kursus motivasi dan kemahiran serta ceramah teknik menjawab soalan peperiksaan PMR dan SPM bagi semua murid kelas peperiksaan.

3. PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

3.1 Urusan pengisytiharan harta.3.2 Urusan pengisian jawatan

sementara.3.3 Urusan laporan penilaian

prestasi tahunan (LPPT).3.4 Membantu dalam urusan

pemangkuan dan kenaikan pangkat.

4. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN SUMBER

4.1 Pengoperasian Pusat Sumber Sekolah.

4.2 Pengurusan bekalan kemudahan asas sekolah.



4.3 Penyelenggaraan kemudahan dan kelengkapan.

4.4 Membantu Pengetua untuk memastikan kemudahan dan kelengkapan diguna secara optimum.

4.5 Pengurusan Program 3K (Kebersihan, Keselamatan dan Keindahan).

5. PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

5.1 Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan.

154

5.2 Membantu Pengetua dalam berurusan dengan pelawat yang terdiri daripada pegawai-pegawai kerajaan, ibu bapa dan orang awam.

5.3 Menyelia perlaksanaan program PIBG.

5.4 Pengurusan kerjasama komuniti luar dalam perlaksanaan program sekolah.

6. TUGAS-TUGAS LAIN

6.1 Menjalankan tugas Pengetua semasa ketiadaan Pengetua kerana bercuti, berkursus, bermesyuarat dan sebagainya.

6.2 Mewakili Pengetua dalam mesyuarat tertentu yang tidak dapat dihadiri beliau.

6.3 Menjaga kebajikan staf.6.4 Melibatkan diri secara aktif

dalam persatuan yang berkaitan dengan profesion perguruan.

6.5 Mempertingkatkan Budaya Membaca dan Budaya Ilmu.

6.6 Menjaga keselesaan pejabat am.

16. SENARAI TUGAS HARIAN

Jawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Dan Akademik

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

155

17. PENUTUP

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini

diterbitkan untuk memudahkan Penolong

Kanan Pentadbiran dan Akademik

156

menguruskan aktiviti seharian. Semoga semua

urusan dapat dilaksanakan dengan lancar dan

teratur serta dapat mewujudkan pengurusan

yang cekap dan berkualiti demi meningkatkan

profesionalisme perguruan.

157

158

Guru Berkualiti Aspirasi Negara

Memartabatkan Profesion Keguruan Tanggungjawab Bersama

Bersatu Memartabatkan Profesion Keguruan

Guru Penyemai Tanggungjawab Bersama

Permuafakatan Dan Perpaduan Menjayakan Wawasan

Guru Berkualiti Pemangkin Kegemilangan

Documents

Manual Prosedur Kerja - Pk1