MANUAL PROSEDUR KERJA( MPK )
KANDUNGAN MPK
1. Latar Belakang Jabatan2. Objektif Jabatan3. Carta Organisasi Jabatan4. Fungsi-fungsi Utama Jabatan5. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Jabatan6. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti7. Carta Aliran Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Utama8. Senarai Borang-borang Yang Digunakan
1. LATAR BELAKANG JABATAN
Catatan mengenai sejarah penubuhan jabatan yang mengandungi : Tujuan & Matlamat penubuhan Akta dan Perundangan Penubuhan
TUJUANSemua anggota tahu mengenai mengapa jabatan ditubuhkan dan apakah harapan jabatan daripada mereka
LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN ( FAMA )
LATAR BELAKANGLembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 Di Bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusun strategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaran hasil-hasil pertanian melalui:• Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran;• Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri;• Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran;• Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan• Menambahkan saluran pasaran.
2. OBJEKTIF JABATAN
Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh jabatan selaras dengan matlamat penubuhan
Setiap kakitangan jabatan tahu mengenai arah tuju yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing.
Bagaimana membentuk objektif
• Memberi halacara yang jelas kepada agensi supaya segala usaha yang dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan
• Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah agensi supaya selaras dengan matlamat penubuhan
• Menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian/unit
CONTOH :
Objektif MAMPU
“Meningkatkan kualiti, kecekapan, keberkesanan dan keutuhan
Perkhidmatan Awam Malaysia”
3. Carta Organisasi Jabatan Struktur yang tunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki Jelaskan aktiviti yang dijalankan olej Jabatan melalui
pewujudan Unit/ Seksyen/ Bahagian Rantaian perintah/hierarki – siapa ketua yang boleh beri
arahan/buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja Alat perancangan
+ Keperluan anggota+ Perluasan fungsi+ Keperluan latihan
CARTA ORGANISASI MAMPU (Contoh)
KETUA PENGARAH
TIMB. KETUA PENGARAH TEKNOLOGI MAKLUMAT
DAN KOMUNIKASITIMB. KETUA PENGARAH PEMODENAN TADBIRAN
Bhg. Pembangunan Kerajaan Elektronik
Bhg. Keselamatan ICT
Bhg. Dasar dan Perancangan ICT
Cawangan Sabah dan Cawangan Sarawak
Bhg. Dasar dan Korporat
Bhg. Khidmat Pengurusan &
Sumber Manusia
Bhg. Inspektorat Perundingan Pengurusan
Bhg. Keutuhan Pengurusan
Bhg. Dasar dan Pengurusan Kualiti
Fungsi-fungsi Utama Jabatan
Tugas-tugas utama Jabatan ke arah mencapai matlamat penubuhan
Terdiri daripadaFungsi KhususFungsi Am
Fungsi Khusus
Contoh:Jabatan Fungsi Khusus
Universiti Pelaksanaan Program Pra Siswazah
SPA Pelantikan Anggota P.A
JPPH Perkhidmatan Penilaian Harta
Jab. Audit Negara Pengauditan Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan
Mahkamah Perusahaan Pengendalian Kes Pertikaian Perusahaan
Jabatan Penjara Pengurusan Penahanan Banduan Sabitan
Fungsi Am
• Pengurusan Perkhidmatan
• Pengurusan Kewangan
• Pengurusan Pentadbiran
5. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama
Kegiatan/ kerja yang dilaksanakan berkaitan dengan setiap fungsi utama
Contoh Fungsi Khusus dan Aktiviti-aktiviti
Fungsi Khusus Aktiviti-aktivitiPelaksanaan Program Pra Siswazah
• Pembangunan Program dan Kursus• Penyediaan Prospektus• Penjadualan Kursus• Pendaftaran Kemasukan Pelajar• Pelaksanaan Suai Kenal• Pendaftaran Kursus• Pelaksanaan/ Penyampaian Kursus• Pengurusan Perpustakaan• Perkhidmatan Kaunseling• Pengendalian Tatatertib• Penggubalan dan Penyediaan Kertas Soalan
Peperiksaan Akhir Semester• Pengendalian Peperiksaan• Penggredan dan Pemarkahan• Majlis Konvokesyen & Pengijazahan
Contoh Fungsi Khusus dan Aktiviti-aktiviti
Fungsi Khusus
Aktiviti-aktiviti
Pengurusan Penahanan Banduan Sabitan
• Pendaftaran Banduan• Pemeriksaan Kesihatan Banduan• Pengurusan Harian banduan• Pengiringan Banduan Ke Mahkamah• Pengiringan Banduan Ke Hospital• Pemindahan Banduan• Lawatan Keluarga Banduan• Penyediaan Makanan Banduan• Pengendalian tatatertib Banduan• Pelaksanaan Hukuman Sebat Rotan• Pengurusan Kematian Banduan• Pembebasan Banduan
Contoh Fungsi Am dan Aktiviti-aktiviti
Fungsi Aktiviti-aktiviti
Pengurusan Perkhidmatan
• Pengisian Jawatan• Pengesahan dalam Jawatan & Perlanjutan
Tempoh Percubaan• Kemasukan Ke Perjawatan Berpencen• Peperiksaan Dalam Perkhidmatan• Kursus Dalam Perkhidmatan• Urusan Pertukaran• Penyediaan Laporan Prestasi• Urusan Kenaikan Pangkat/ Memangku dan
Menanggung Kerja• Tindakan Tatatertib• Pelepasan/Perletakan Jawatan• Persaraan
6. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti• Rangkaian tindakan secara berturutan mengikut peraturan yang
ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti
TUJUAN
• Mengelakkan kesilapan peraturan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas
• Memperlihatkan tindakan yang lengkap yang diperlukan semasa menjalankan tugas
• Bantu kerja penyeliaan• Mudahkan semakan/pindaan ke atas proses kerja semasa
kemaskinian
SAMB…..
• Kurangkan arahan lisan yang berulang-ulang• Pendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja
baru• Kekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan
kerja individu• Memudahkan dan melicinkan urusan hal pejabat• Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui
standard kerja yang telah ditetapkan
Langkah-langkah Sediakan Proses Kerja
PilihAktiviti
Kenal pasti tindakan-tindakan yang perlu diambil
Susun tindakan ikut turutan dan mulakan ayat dengan perkataan “perbuatan”
Tentukan Pegawai yang bertanggungjawab bagi setiap tindakan
1 2 3 4
CONTOH PROSES KERJAFUNGSI : PENGURUSAN PEMBERIAN
ANUGERAH KUALITIM/SURAT :
AKTIVITI : MENYEDIAKAN KERTAS KERJA/ KERTAS KONSEP TENTANG PRODUKTIVITI DAN KUALITI
NO. RUJUKAN :
TARIKH :
JAWATAN PROSES
Pengarah (P)
Pegawai BertanggungjawabPegawai BertanggungjawabPegawai BertanggungjawabPegawai Bertanggungjawab
1. Terima arahan untuk menyediakan kertas kerja/kertas konsep dari Ketua Pengarah dan tugaskan pegawai untuk menyediakan Kertas Kerja/Kertas Konsep
2. Buat Rujukan/literature survey
3. Sediakan rangka kertas kerja /kertas konsep
4. Bincangkan rangka kasar dengan Pengarah (P) untuk mendapat persetujuan
5. Sediakan draf kertas kerja/kertas konsep
SAMB……
JAWATAN PROSES
Pegawai Bertanggungjawab
Pegawai Bertanggungjawab
Pengarah (P)
Ketua Pengarah
Pengarah (P)
6. Bincangkan draf kertas kerja/kertas konsep dengan Pengarah (P)
7. Sediakan kertas kerja/kertas konsep akhir
8. Bincangkan kertas kerja/ kertas konsep akhir dengan Ketua Pengarah
9. Lulus Kertas kerja/kertas konsep untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan
10. Bentang Kertas kerja/kertas konsep dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan
7. Carta Aliran Kerja bagi Setiap Aktiviti
Gambaran secara grafik tindakan-tindakan yang terlibat dalam melaksanakan sesuatu altiviti dari mula hingga akhir proses tersebut
Disediakan selepas penyediaan proses kerja
Simbol-simbol Yang Digunakan Dalam Carta Aliran Kerja
A
Tindakan / langkah
Aliran
Pilihan/ keputusan
Tindakan serentak
Penyambung
CONTOH CARTA ALIRAN KERJA
A
Terima arahan untuk menyediakan Kertas kerja/kertas konsep
Membuat rujukan/literature survey
Sediakan rangka besar
Bincangkan rangka kasar dengan Pengarah (P)
SAMB…..
ASediakan draf kertas kerja/kertas konsep
Bincangkan draf kertas kerja/kertas konsep dengan Pengarah (P)
Ada pindaan
Siapkan kertas kerja/kertas konsep
Bincangkan dengan Ketua Pengarah untuk mendapat kelulusan
Bentangkan kertas kerja/kertas konsep dalam Mensyuarat Pengurusan Jabatan
Buat pindaan
Ada
Tidak
8. Senarai Borang-borang Yang Digunakan
Kandungkan senarai borang-borang yang digunakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti
Kandungkan contoh borang-borang (di mana sesuai atau perlu)
TUJUAN
• Proses kerja lebih jelas• Borang-borang terkumpul dalam satu tempat• Tugas dijalankan lebih berkesan• Memudahkan rujukan