Manual Vtiger

Manual de Usuario y Administrador de vtiger CRM v5.x

Escrito por Alejandro HernandezDomingo 18 de Enero de 2009 01:05

Nota: Este manual es la traducción de la versión disponible en inglés. Este proyecto se hainiciado el día 17 de Enero del 2009 y se espera que este completado para antes de Abril.Sentimos mucho si aún no hemos incluido la información que tú buscas. Regresa pronto ya queseguiremos avanzando.El personal de Tecnotipcrm-now y Frank Piepiorra

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Historial de Revisión

Revisión 02: Segunda Edición 28 de Junio del 2007Revisión 03: Tercer Edición14 de Marzo del 2008

PREFACIO

El manual del CRM vtiger es una guía completa paso a paso para usar estepoderoso sistema CRM, proyecto de fuente abierta de sistema de manejo derelaciones con los clientes. El CRM vtiger es uno de los productos más exitantesy de mayor calidad profesional para compañías en el negocio BTB que tienenciclos de venta más largos y un producto o portafolio de servicios estable.

Vtiger proporciona a tu organización una solución poderosa, completa e integradapara manejar las relaciones con los clientes, ya que es fuente abierta yproporciona funciones profesionales. El sistema de CRM vtiger ha sido adoptadopor una comunidad grande y creciente. CRm vitiger es fácil de entender yampliamente utilizado.

Nota: Este manual está basado en la liberación de la versión oficial 5.0.4 defuente abierta.

Por qué leer este manual

Este manual está diseñado para ser una referencia clara y de apoyo para elsistema CRM vtiger. Sin embargo este manual no es un documento oficial.

Espero responder todas las preguntas que puedas tener acerca de todas lasfunciones y módulos del CRM vtiger. Los siguientes temas quedanparticularmente cubiertos:

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- El enfoque general del CRM vtiger. Con todos sus módulos y su relaciónuno con otro, el CRM vtiger puede ser un poquito abrumador al principio.Rápidamente te voy a informar como es que todas las piezas embonan. - Cómo empezar a usar el CRM. Qué debes hacer primero. - Automatización de la fuerza de ventas. Después de haber capturadoinformación en el sistema, cómo es que éste te ayuda automáticamente. - Manejo de cuentas. Cómo trabajar con cuentas y contactos ¿Qué puedeshacer con ellas? - Cómo entender todas las relaciones. La mayor parte de la información quese captura en un sistema CRM está relacionada de alguna manera. Estasrelaciones se documenta de manera extensa, incluido su propósito. De serapropiado se da ejemplos del uso adecuado. - Importar y exportar. Detallo todos los puntos que necesitarás par importarinformación de otras fuentes como Word y Excel o para exportar informción de tuCRM para otro uso. - Reportes. Casi todo te lo da el CRM si utlizas sus capacidades de reporteo.Encontrarás pistas muy útiles. - Acomodar el sistema a tus necesidades. Cada compañía es diferente;explico como puedes hacer un traje a la medida con el sistema para satisfacer tusnecesidades. - Ajustes de seguridad. Explico los principios y la implementación de laseguridad basada en realismo. - Herramientas. El sisteman CRM incluye un set de herramientas que ayuda ala organización de equipos de ventas así como a la elaboración de reportes. Temuestro cómo usar estas herramientas. - Recursos adicionales. Finalmente te dirijo a otros lugares dónde puedesconseguir la información más reciente y te ofrezco una gama de referencias enlínea.

Para quién es este manual

Este manual se escribió para los usuarios y administradores del CRM vtiger.Espero que la mayoría de los lectores tengan alguna familiaridad con el CRM. SIbien proporciono una descripción de todas las funciones según se implemetna eldía de su liberación, este libro puede no ser suficiente como única referenciaacerca del CRM vtiger, esto depende de tus necesidades y experiencia, perotambien del progreso que haga el CRM vtiger. Para ver una lista de otros buenosrecursos consulta el apéndice de recursos.

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Organización de este manual

Esta manual se divide en cuatro partes y apéndices.

Capútulo 1: Introducción

Describe cómo debe leerse este manual.

Capítulo 2: Entrada de información

Explica cómo se define los contactos de clientes y como usar el sistema CRMpara reunir la información del cliente. También muestra que tipo de actividades deventas puede administrar el CRM y también muestra como capturar estaactividades.

Capítulo 3: Trabajando con el sistema CRM

Describe cómo es que todo embona y cómo el sistema CRM puede utilizarsepara coordinar el trabajo de ventas, mercadeo y personal de servicio, y paraincrementar la productividad de cada usuario individual; Explica todas lasfunciones automáticas disponibles, cómo se puede definir los procesos de ventasy que servicio postventa se puede ofrecer.

Capítulo 4: Tareas administrativas

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Describe a detalle cómo manejar accesos de usuario y privilegios, cómopersonalizar los formatos predeterminados (plantillas) y cómo configurar elsistema CRM.

Apéndice: Ejemplos de administración

Proporciona algunas configuraciones muestra y preguntas frecuentes deseguridad. Explica en detalle como asignar privilegios de acceso basado en unaestructura jerárquica.

Capítulo 1: Introducción

Este capítulo explica cómo leer este manual y proporciona una visión general detodas las consideraciones que un usuario debe revisar antes de comenzar atrabajar con el sistema CRM.

Acerca del manual

Con la ayuda de este manual rápidamente te familiarizarás con el sistema. Sumeta es reunir el conocimiento acerca de las funciones y aplicaciones delCRM vtiger con los procesos de ventas según los definen las compañías que yalo usan. Explicaré como configurar el sistema para apegarse a tus necesidades ydarle el uso más efectivo.

Por favor ten presente que este sistema de CRM es una herramienta para ventas,marketing y organizción de servicio, funciona especialmente para compañías queestán en el negocio de BTB o BTC, que tiene ciclos de venta largos, que nocambian de producto o servicios frecuentemente y que operan con equipos de

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ventas, servicios y marketing que no están en la misma ubicación.

Creo que la mayoria de los usuarios y administradores del sistema sebeneficiaran al leer este manual de principio a fin. También creo que si estásinvolucrado con un CRM hoy, tu apretado horario puede hacer que hojees estemanual para obtener las partes más importantes hasta que puedas tener unmomento tranquilo y revisarlo más a fondo, por ello es que he tratado de hacerlofácil. El documento tiene una estrucutura clara. Empieza con lo básico y es másdetallado conforme avanzas. Además se hace referencia a otros recursos útiles.

Los nombres de organizaciones y contactos que se usan en los ejemplos sonimaginarios. Cualquier parecido con personas o compañías reales es solamentecoincidecia.

El uso del software del CRM vtiger y sus docuemtos relacionados está sujeto alos términos y condiciones de las licencias aplicables.

Instrucciones del manual

Este manual usa los siguientes términos y orden al explicar procedimientos ypasos.

Entradas de los usuario en el navegador

- Todas las instrucciones que los usuarios introducen en el navegador seescriben en cursivas y se ponen entre brackets

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Ejemplo: Por favor haz clic en el botón [guardar]

Instrucciones del menú

- Las instrucciones que se eligen del menú también se escriben en cursivas yse ponen entre brackets, las instrucciones múltiples se separa por el símbolo>

Ejemplo: Por favor haz clic [contactos] > [nuevo]

Más aún se usa diferentes íconos para marcar comentarios especiales:

Nota

Comentarios especiales que deberías recordar al leer el manual.

Importante

Reglas que debes seguir al trabajar con el sistema CRM.

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PrecauciónTe informa acerca de lo que puede suceder si haces algo mal. TipProporciona claves para hacer algo más rápido o mejor.Primeros pasos

Cómo convertirse en usuario

Antes de que puedas comenzar a trabajar con el sistema CRM, debesidentificarte ante el sistema como un usuario autorizado. Esto se hace con unprocedimiento de inicio de sesión que requiere un nombre de usuario y unacontraseña, ambos los proporciona el administrador del sistema CRM.

Configuración de la PC y otros requerimientos

Para usar el sistema CRM no necesitas instalar ningún software en tucomputadora. Operas el sistema de CRM con tu navegador favorito.

Nota

Si quieres tener tu ambiente de Office enlazado al sistema CRM puedes instalaralgunas extensiones en tu computadora más tarde. Para ello, por favor consultael manual apropiado dentro de los que se enlistan en el Apéndice: Recursos.

Por favor nota los requerimientos mínimos que a continuación se mencionan ysigue las instrucciones de instalación en el navegador.

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Requerimientos de hardware:

- PC o terminal de acceso con navegador y una resolución de pantallamínima de 1024 x 768 pixeles.

Navegador

- Firefox 1.5 o superior (nuestro favorito), MS IE 6.0 o posterior, Netscape 7.0o superior, Opera 7.01 o posterior.

Tip

Información para usuarios de Internet Explorer (MS IE). Según la versión del IEpuede haber un error de programación menor dentro de la memoría caché de lapágina que puede afectar el desempeño del cliente AJAX en algun caso. Si tusistema CRM se alenta, te recomiendo que borres el historial de tu navegador.

La configuración de tu navegador debe cumplir con lo siguiente.

Cookies:

- Debes permitir cookies.

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Java:

- Debes tener Java Script habilitado en los ajustes de seguridad de tunavegador.

Inicio de sesión

El administrador de tu sistema CRM te proporcionará un URL que usarás como ladirección de acceso para el sistema CRM en tu navegador. También requerirásdel nombre de usuario y contraseña de tu cuenta.

Figura 1.1 - Pantalla de Inicio

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Después de haber iniciado el CRM, la pantalla de incio aparecerá como semuestra en la figura 1.1 - Pantalla de inicio. El usuario debe ingresar un nombre yuna contaseña en los campos disponibles para continuar con el sistema. Elusuario puede elegir un tema o lenguaje diferentes. El administrador del sistemaproporciona nombre de usuario y contraseña, así como tema y lenguaje pordefault. Despúes de ingresar el nombre de usuario y contraseña presiona o elbotón de Sign In.

Importante

La mayoría de los navegadores pueden guardar tu nombre de usuario ycontraseña para simplificar el uso, sin embargo esto puede representar un riesgode seguridad si no es posible asegurar que nadie tiene acceso a tu computadora.Personas no autorizadas podrían acceder a tu información confidencial. Estotoma mayor importancia si usted utiliza un dispositivo móvil.

Página de inicio del CRM

Después de iniciar la sesión verás la página de inicio com se muestra en la figura1.2 - Página de inicio del CRM.

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Figura 1.2 - Página de Incio de CRMSegún el tema que hayas seleccionado, los ajustes del sistema que ponga tuadministrador y la información almacenada en el sistema CRM, tu pantalla puedeverse diferente. Los cápítulos siguientes te explicarán como puedes personalizaresta pantalla y como puedes usar la funciones del CRM.Contenido de la página de inicioEl área principal de la página de inicio, como se muestra en el centro de la figura1.2 - Página de inicio, tiene un resumen de la información más importante delCRM. Puedes cambiar el orden de estos bloques arrastrándolos yacomodándolos. También puedes cambiar el contenido de tu página de iniciocomo se explica en la sección: Mis preferencias.

Tabla 1.1 - Lista de bloques de información en la página de inicio

Indicadores de Incio

Estos indicadores muestran la información almacenada en el sistema CRM en forma de gráfica. Esta gráfica resume toda la información relacionada con el usuario que esta conectado.

Mis cuentas principales

Aquí puedes ver una lista de tus cuentas principales. El contenido de esta lista se genera al incluir los montos de oportunidades de cuentas individuales.

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Mis oportunidades abiertas

Esta es una lista de tus oportunidades. No incluye las oportunidades de otros usuarios.

Ubicación de mi grupo

Esta es una lista de las entradas del CRM que se han asignado a un grupo del que eres miembro.

Incidencias

Esta es una lista de las incidencias asignadas a ti a al grupo del que eres miembro

Estadísticas

Las estadísticas son una herramienta poderosa. Su función depende de tus preferencias en la vista de listas. Para la información que se muestra en cada módulo del CRM debes crear vistas de listas basado en los criterios que cumplan tus necesidades. Esto criterios se pueden cumplir, por ejemplo, usando las funciones de filtro. Las estadísticas sumarán el número de entradas del CRM que cumplan estos criterios. Por ejemplo, diseñas una vista de lista de todos los presupuestos que se han preparado, entonces la estadística mostrará el número total de presupuestos.

Mis presupuestos pendientes

Aquí está una lista de tus presupuestos abiertos. Todas las entradas están acomodadas por monto.

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Mis pedidos pendientes

Aquí hay una lista de tus pedidos pendientes. Todas las entradas están acomodadas por monto.

Mis órdenes de compra pendientes

Aquí hay una lista de tus órdenes de compra pendientes. Todas las entradas están acomodadas por monto.

Mis facturas pendientes

Aquí hay una lista de tus facturas pendientes. Todas las entradas están acomodadas por monto.

Mis pre-contactos

Aquí se muestra los nuevos pre-contactos. Puedes seleccionar en el menú de Mis preferencias lo que consideras nuevo.

Eventos programados y pendientes

Es una lista de los eventos programados y pendientes de tu calendario. Los eventos pendientes estan vencidos y no cerrados.

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Mis preguntas frecuentes pendientes

Esta es una lista de tus entradas en la base del conocimiento (información acumulada de las incidencias y su resolución).

Importante

Por favor recuerda que toda la información contenida en el sistema CRM tiene unpropietario. El propietario tiene una marca que dice "[asignado a]". Si haces unanueva entrada la información automáticamente se te asignará a menos que lomodifiques de manera intencional. La página de incio solo mostrará lainformación asignada a ti.

En la parte derecha de la página de inicio del CRM puedes ver una lista con tuseventos programados y pendientes, así como una Tag Cloud (nube de palabrasclave). Las funciones de actividades del sistema CRM se define en la sección: Calendario y actividades.El propósito y funciones del Tag Cloud se explican en la sección: Tag cloud.

Navegación

El diseño inteligente del sistema CRM te permitirá tener la mayor informaciónrápidamente. Puedes navegar dentro del CRM como si estuvieras navegando ensitios de internet.

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ImportanteNo es recomendable usar los botones "atrás" y "adelante" de tu navegador. Estosbotones pueden causar problemas al navegar en páginas del CRM con contenidogenerado dinámicamente. Se recomienda usar los íconos y ligas que el sistemaCRM proporciona. Los usuarios avanzados pueden cambiar a navegación porpestañas (con el navegador Firefox o IE 7) para acelerar el proceso. Puedesllegar a cualquier página del CRM con pocos clics. Todas las páginas del CRMestán en orden jerárquico. Puedes cambiar entre páginas del mismo niveljerárquico o puedes acceder a una página directamente. Según el contenido decada página, puedes usar los siguientes atajos con el teclado:[Alt+E:] Editar[Alt+S:] Guardar[Alt+Q:] Buscar[Alt+C:] Vaciar[Alt+G:] Seleccionar[Alt+D:] Borrar[Alt+U:] CopiarEn la parte superior del sistema CRM como se ilustra en la Figura 1.3 - Áreasuperior, tienes acceso a diferentes tipos de área y funciones para navegar ytrabajar con el CRM.

Figura 1.3 - Área superior de la pantalla.Área de inicio de sesión: En esta área puedes accesar a tu información definida,pedir ayuda, liberar información o abandonar el sistema CRM.Área de navegación: Aquí puedes cambiar entre las funciones y listas deinformación que ofrece el sistema CRM.Menú rápido: Aquí puedes conseguir páginas de acceso de informaciónrápidamente.Búsqueda: Aquí puedes buscar en tu base de datos completa.Herramientas: Al hacer clic en estos íconos, puedes acceder rápidamente alcalendario, el reloj, la calculadora y otras funcones. Además puedes usar el íconode menú de selección abierta para tener acceso rápido a todos los módulos deacceso rápido. Estos íconos están disponibles en el menú del CRM.Mis preferenciasCuando haces clic en Mis preferencias se abre una nueva ventana como semuestra en la Figura 1.4 - Mis preferencias. Esto te permite ver y editarinformación de usuario, y editar tus preferencias.

Figura 1.4 - Mis preferenciasLa mayoría de los campos no necesitan explicación los campos iluminados en laFigura 1.4 - Mis preferencias son campos que tienen propósitos especiales quese explican en la siguiente tabla.Tabla 1.2 - Lista de campos especiales en mis preferencias Inicio de sesión y rol de usuario / AdminSi esta marcada la casilla de verificación el usuario tiene privilegios de administrador. Este campo no lo puede editar el usuario, solo lo puede cambiar el administrador.Inicio de sesión y rol / RolEste campo muestra el rol o el papel asigando al usuario. Este campo no lo puede editar el usuario, solo lo puede cambiar el administrador. Inicio de sesión y rol / EstatusEste campo muestra si el usuario está activo (esto solo es importante para los administradores). Los usuarios inactivos no pueden acceder al CRM. Este campo no lo puede editar el usuario, solo lo puede cambiar el administrador. Inicio de sesión y rol / Definición del pre-contactoEste campo muestra cuanto tiempo un pre-contacto se considera nuevo y aparece en la página de inicio. Más información / FirmaEsto define la firma que se agrega automáticamente a correos electrónicos enviados. Más información / Cliente de correo electrónico internoEsto define si el cliente de correo electrónico interno del CRM se usa al hacer clic en una dirección de correo electrónica. Si está apagado el cliente de correo electrónico instalado en tu computadora entra en acción. Más información / Informa aAqui se define el supervisor de cada usuario. Esto no afecta los ajustes de seguridad. Fotografía del usuarioAquí se almacena una foto del usuario. Componentes de la página de inicioAquí se define que información del CRM se muestra en la página de inicio de cada usuario.Visualización del Tag cloudAquí se define si se muestra o no el Tag cloud. Mis gruposSi el usuario es miembro de algún grupo, se muestra una lista de membresías. Historial de accesoAquí se muestra el historial de acceso del usuario al sistema del CRM Cada usuario puede definir y modificar su contraseña. Es recomendablecambiar la contraseña constantemente. ImportanteLos nombres de usuarios y contraseñas deben ser una combinación de letras mayúsculas o minúsculas y números. Es recomendable que utilices al menos 8dígitos, mientras más dígitos tengas, más seguro será el acceso al sistema CRM.El uso de signos de puntuación o símbolos (= ? * ° # >) no está permitido. Unabuena contraseña es similar a esto: 43We32B6y. Los nombres de usuario no sepueden modificar una vez que han sido creados. Si fuera necesario deberiascrear un nuevo usuario y transferir toda la información a es nuevo usuario.Haz clic en el botón [Editar] para hacer cambios. Coloca el puntero del mousesobre un campo. La función de editar aparecerá en el campo. Deberás usarlapara modificar ese campo en particular.El botón Ver Auditoria de Usuarios solo funciona si el administrador del sitemaCRM habilita esta función. Por favor refierase a la sección: Auditoria de usuariopara obtener más información a este respecto.

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El orden y contenido de los bloques mostrados en la página de inicio o portadapueden personalizarse a cada usuario. Puedes cambiar la posición de dichosbloques arrastrando y soltando cada uno de ellos. Puedes modificar el contenidohaciendo clic en [Mis preferencias] y posteriormente en el botón [Editar], seleccionando los bloques en el camponúmero cinco.

Adicionalmente, puedes definir la forma en que se muestran las entradas, comoson, la vista por default de pre-contactos o la vista por default del calendario.

Función de búsqueda global

La página de inicio de provee de una poderosa función de busqueda que rastreatoda la base de datos. Pudes buscar cualqueir término. Escribe en el campo debúsqueda y oprime el botón [Buscar] como se muestra en la figura 1.5 -Búsqueda global.

Figura 1.5 - Búsqueda global

Tip

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El carácter % pude ser usado como comodín para realizar una búsqueda. Porejemplo, si tienes un contacto de nombre "Xavier" y otro de nombre "Javier"puedes buscar ambos introduciendo "%avier" como el término de búsqueda.

Menú rápido

El Menú rápido que se encuentra en la página de incio o portada, te permite ir deforma directa a una nueva entrada. El menú desplega una lista, dónde puedesseleccionar que tipo de entrada necesitas. (Nueva cuenta, nuevo contacto, nuevoticket, etc.)

Nota

El Menú rápido tiene capacidades limitadas para registro de datos. Para conocertodas las opciones disponibles consulta el Capítulo 2: Registro de datos.

Privilegios de acceso

Tus privilegios de acceso al sistema CRM han sido dispuestos por eladministrador al momento de configurar el sistema. Los diferentes privilegiosdisponibles son:

- Autorización para usar algunos módulos del sistema CRM - Autorización para ver datos en algunos módulos del sistema CRM - Autorizacion para editar o cambiar datos en algunos módulos del sistemaCRM - Autorización para eliminar datos en algunos módulos del sistema CRM - Autorización para importar y exportar datos de algunos módulos del sistema

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CRM

El sistema CRM se asegura de que únicamente puedas llevar a cabo accionespara las cuales tienes los privilegios adecuados. Puedes obtener más informaciónal respecto en el Capítulo 4: Tareas administrativas.

¿Cómo comenzar?

Para un mejor uso del sistema CRM, éste debe ser configurado en base a lasnecesidades de tu compañía. Todo usuario con privilegios de administradorpuede modificar la configuración básica. Todas las posibilidades están descritasen el Capítulo: Administración de usuarios de este manual. Además, existenmuchas funciones disponibles que permiten al usuario configurar la presentaciónde la información sin necesidad de modificar la configuración básica y sin requerir privilegios de administrador. Todas las alternativas serán explicadas enlas secciones siguientes.

Aún sin grandes cambios en la configuración tendrás la capacidad de utilizar elsistema CRM muy pronto. La información referente a los clientes es el corazóndel sistema CRM. Así bien, debes comenzar introduciendo esta información.Debido a que el sistema CRM es mucho mas que un sistema de almacenamientode información, te recomiendo mucho que te familiarices con los procesos deventa como se describen en la sección: Los procesos de venta. Comienzaintroduciendo los datos de tus clientes como "pre-contactos". Posteriormenteconvierte ese pre-contacto en una "oportunidad". Observa como los contactos,cuentas y oportunidades son generados automáticamente. También podrásimportar la información de tus pre-contactos de tu ambiente de Office paraacelerar el proceso.

Como primer paso, te recomiendo introducir la información más importante de tusclientes activos. Puedes añadir el resto de la información más adelante. Tambiénrequerirás dar de alta tu compañía como una "cuenta" y tus empleados como

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"contactos". Esto es necesarios para hacer más eficiente la comunicación conotros usuarios. Para más informacion consulta la sección Contactos. Una vez quehayas ingresado tus contactos, tendrás una amplia variedad de funcionesautomáticas del sistema CRM a tu disposición.

Como segundo paso te recomiendo introducir la información de tus productos yservicios. En la sección Entradas relacionadas con los productos, encontrarásinformación detallada para ingresar los datos realtivos a tus productos, servicios ylistas de precios. Nuevamente comienza ingresando la información másimportante, puedes agragar el resto más tarde.

En el caso de que varios usuarios comiencen a utilizar el sistema CRM, ten encuenta que solo es necesario ingresar la información una vez, sin importar quetipo de información sea. Mantente en comunicación con ellos.

Usa los datos de tu sistema CRM de inmediato cuando hayas agendado a algúncontacto en tu calendario. Familiarizate con las funciones de actividades como sedescriben en la sección Calendario y actividades y define tus procesos de ventapara diferentes etapas de la venta.

Con el tiempo vas a incrementar tu capacidad de operar el sistema. En pocotiempo experimentarás el uso del sistema como un hábito.

Capítulo 2: Registro de datos para el sistema CRM

El sistema CRM ofrece posibilidades casi infinitas para ingresar, procesar ovisualizar los datos de tu negocio. Esto incluye:

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- Una manejo completo de tu proceso de venta comenzando con un clienteprospecto hasta llegar al soporte post venta. - Manejo de contactos para clientes, proveedores y otros a nivel individual,empresarial o de grupo. - Manejo de actividad basada en el tiempo y prioridades. - Un catálogo de productos y servicios.

Debes decidir que funciones son importantes para ti y tu negocio, y cuales deéstas deseas usar. Las siguientes secciones describen a detalle como ingresardatos al sistema CRM y como estos datos son presentados y manejados.

Contactos de cliente

La administración y uso efectivo de los contactos de cliente es el elemento másimportante de un sistema de manejo de relaciones con los clientes. Al final todaslas actividades de negocios están relacionadas con el cliente. El sistema CRMtiene tres diferentes tipos de conctacto:

- Precontactos - Contactos de individuos - Contactos de organizaciones, como son entidades legales, grupos,agencias, etc.

El sistema CRM te permite ingresar cualqueir tipo de información a cada tipo decontacto y enlazar organizaciones o individuos a ontras entradas del CRM segúnsea necesario.

Al trabajar con el CRM los contactos siempre deben estar relacionados con una

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de las diferentes etapas del proceso de venta como son, precontactos,oportunidades o soporte. Al referenciar con las diferentes etapas de la ventapodrás manejar tus contactos de manera eficiente.

El siguiente ejemplo describe un procedimiento típico de venta:

- A partir de un primer contacto con un cliente potencial, se genera unprecontacto. En esta etapa del proceso no está claro si habrá una oportunidad denegocio. Este precontacto contendrá toda la información disponible acerca delcontacto o de la cuenta. - El estátus de precontacto de este contacto se mantendrá hasta que hayauna clara oportunidad de negocio. Todas las actividades relacionadas con esteprecontacto se listarán en el CRM.

Si hay una oportunidad de negocio, el precontacto se convertirá en oportunidad.Al mismo tiempo se creará un contacto y una cuenta y el precontacto seeliminará. Toda la información del precontacto seguirá disponible pero ahora sepresentará de acuerdo a su contenido en contacto, cuentas u oportunidad.

Al usar este procedimiento solo se crean contactos y cuentas que pueden ser unnegocio. No se debe cargar al sistema de información inútil.

Además puedes crear nuevas cuentas o contactos directamente en caso de queno se acoplen al procedimiento descrito. Esto puede aplicar con tus propiosempleados, socios de tu compañía, contactos personales, etc.

Nuevos precontactos

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El proceso de venta con apoyo del CRM se ha dividido en los siguientes pasos:

- Precontacto - Oportunidades - Presupuestos - Pedido y orden de compra - Factura - Servicio

Encontrarás una descripción más detallada en la sección: El proceso de venta.

Los precontactos son tu primer contacto a un posible cliente. Puedes conseguirprecontactos de tus actividades de mercadotecnia, como ferias de producto,publicidad, presentaciones, etc. Es probable que la mayor parte de tusprecontacto no te lleven a un negocio.

Tip

Si das clic en [nuevo precontacto] en el Menú Rápido se despliega unformulario para precontactos, pero solo con nombre, compañía, correo electrónicoy teléfono.

Si quieres ingresar información más detallada da clic en la pestaña [comercial] enel área de navegación que se muestra en la fugura 1.3 - Área superior. Usa el icono de "más"para abrir la visión de edición de un nuevo precontacto, como se muestra en lafigura 2.1 - Nuevo precontacto. Ahora puedes ingresar toda la información que

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tienes.

Importante

Los campos marcados con un asterisco son obligatorios.

Nota

En la version 5.0.4 se incluyó listas de elección desplegables. Por favor visita elcapítuilo: Editor de la lista deplegable.

Da clic en [guardar] para almacenar tus entradas al sistema CRM.

Figura 2.1

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Documents

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