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MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO,
DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
SOMMARIO
1.PREMESSA......................................................................................................................1
1.1. Ambito di applicazione................................................................................................................................................1
1.2. Definizioni.....................................................................................................................................................................1
1.3. Principale normativa di riferimento..........................................................................................................................5
2.ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE........................ .........................................................7
2.1. Area Organizzativa Omogenea..................................................................................................................................7
2.2. Responsabile del Servizio............................................................................................................................................7
2.3. Unicità del Registro di Protocollo Informatico.........................................................................................................8
2.4. Servizi addetti alla protocollazione............................................................................................................................8
2.5. Formazione...................................................................................................................................................................8
2.6. Caselle di posta elettronica.........................................................................................................................................8
3.PIANO DELLA SICUREZZA............................ ...............................................................10
4.MODALITÀ DI FORMAZIONE E DI SCAMBIO DEI DOCUMENTI ................................10
4.1. Formazione di documenti.........................................................................................................................................10
4.2. Caratteristiche del documento informatico............................................................................................................11
4.3. Documenti in partenza..............................................................................................................................................12
4.4. Documenti interni......................................................................................................................................................13
4.5. Documenti in arrivo...................................................................................................................................................144.5.1 Modalità di ricezione documenti informatici .......................................................................................................144.5.2 Modalità di ricezione documenti cartacei..............................................................................................................15
4.6 Documenti erroneamente pervenuti, documenti privi di firma e lettere anonime...............................................16
4.7 Posta Elettronica certificata.......................................................................................................................................174.7.1 Come comunicare con il Comune di Rubano attraverso la PEC...........................................................................18
5.FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI: REGISTRAZION E E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI................................. ..................................................................20
5.1 Modalità di registrazione dei documenti..................................................................................................................205.1.1 Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo...............................................................................................205.1.2 Documenti soggetti a forme di registrazione particolare.......................................................................................215.1.3 Protocollo riservato................................................................................................................................................215.1.4 Differimento dei tempi della registrazione............................................................................................................21
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
5.2 Segnatura di protocollo..............................................................................................................................................22
5.3 Rilascio della ricevuta di protocollazione.................................................................................................................22
5.4 Procedura di annullamento o modifica di una registrazione.................................................................................23
5.5 Regole di assegnazione e di smistamento dei documenti ricevuti..........................................................................245.5.1 Assegnazione della competenza attraverso il sistema informatico di protocollazione..........................................245.5.2 Smistamento della corrispondenza in formato cartaceo........................................................................................245.5.3 Attività in carico all’utente....................................................................................................................................25
5.6 Sistema di classificazione e formazione dei fascicoli...............................................................................................265.6.1 Il Titolario di classificazione.................................................................................................................................265.6.2 Formazione e gestione dei fascicoli.......................................................................................................................26
6.DESCRIZIONE FUNZIONALE E OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO..................................................................................................................28
6.1. Descrizione.................................................................................................................................................................28
6.2. Sistema di Protocollo Informatico............................................................................................................................28
6.3. Abilitazioni di accesso ..............................................................................................................................................286.3.1. Ripristino dei codici d’accesso.............................................................................................................................29
6.4. Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema.........................................................................29
6.5. Annullamento delle informazioni registrate in forma non modificabile .............................................................29
6.6. Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema............................................................30
6.7. Registro di emergenza...............................................................................................................................................30
7.DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI....................... ..............................................................31
7.1. Archivio – definizioni................................................................................................................................................31
7.2. Tenuta dei documenti ...............................................................................................................................................327.2.1. Modalità per lo sfoltimento e versamento fascicoli dall’archivio corrente a quello di deposito presso UOR.....327.2.2. Modello di trasferimento degli atti dagli archivi correnti o di deposito presso le UOR all’archivio di deposito o all’archivio storico presso ex casa del fascio..................................................................................................................337.2.3. Selezione e scarto archivistico di documenti cartacei..........................................................................................337.2.4. La movimentazione dei fascicoli presenti nell’archivio ”ex casa del fascio”......................................................34
7.3. Accesso ai locali di conservazione archivio storico e di deposito presso “ex casa del fascio”.............................357.3.1. Per utenti interni all’Amministrazione.................................................................................................................357.3.2. Per Utenti esterni all’Amministrazione................................................................................................................35
7.4. Consultazione documenti d’archivio da parte di utenti esterni all’Amministrazione........................................367.4.1. Accesso agli atti....................................................................................................................................................36
8.NORME TRANSITORIE E FINALI....................... ...........................................................38
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Allegati:
1 −−−− Documento programmatico sulla sicurezza
2 −−−− Manuale utente del sistema informatico di protocol lo
3 −−−− Titolario di classificazione
4 −−−− Prontuario di classificazione
5 −−−− Piano di conservazione:
sub a −−−− modello elenco di scarto
sub b −−−− modello scheda memoria
sub c −−−− modulo per la consultazione dei documenti dell’arc hivio comunale
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
1. Premessa
1.1. Ambito di applicazione
Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi costituisce
revisione del Manuale approvato con deliberazione della Giunta n. 153 del 22/12/2008 ed
è adottato ai sensi dell’art. 3, comma c) e dell’art. 5 del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo
informatico. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione,
fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali
ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Rubano.
Lo stesso è inoltre strumento di attuazione del decreto del Presidente della Repubblica n.
445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa), così come
modificato ed integrato nel tempo dal legislatore, laddove stabilisce che le pubbliche
amministrazioni debbano perseguire obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale
rispetto i sistemi di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli
archivi. Tali obiettivi, specificati e confermati dall’insieme delle circolari susseguitesi nel
tempo, possono così essere riassunti:
• individuazione delle aree organizzative omogenee e dei relativi uffici di riferimento;
• nomina del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi;
• adozione di un manuale di gestione;
• eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal decreto del
Presidente della Repubblica n. 445/2000.
1.2. Definizioni
Ai fini del presente manuale di gestione, si intende per:
allegato : documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria;
l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la
stessa segnatura di protocollo;
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allineamento dei dati : il processo di coordinamento dei dati presenti in più archivi
finalizzato alla verifica della corrispondenza delle informazioni in essi contenute;
documento amministrativo : ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di
atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa. Per rappresentazione comunque formata si intende ogni
rappresentazione grafica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti,
fatti o cose giuridicamente rilevanti secondo quanto prevede la Legge n. 241 del 2
agosto 1990, articolo 22 comma 2.
documento analogico : la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti;
documento informatico : la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti;
gestione informatica dei documenti : l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione
e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, ssegnazione,
reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato,
effettuate mediante sistemi informatici;
posta elettronica : messaggi contenenti testi, voci, suoni o immagini trasmessi attraverso
una rete pubblica di comunicazione, che possono essere archiviati in rete o
nell’apparecchiatura terminale ricevente, fino a che il ricevente non ne ha preso
conoscenza;
posta elettronica certificata : sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e
l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute
opponibili ai terzi;
firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione
informatica;
firma digitale : un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato
qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata,
correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici;
fruibilità di un dato : la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi
informativi automatizzati di un'altra amministrazione;
scarto : eliminazione fisica e irreversibile di documenti. Nell’ordinamento italiano lo scarto
di documenti di una pubblica amministrazione locale è operazione soggetta ad
autorizzazione del Ministero per i Beni culturali ed ambientali;
segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in
forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento
stesso;
scopi storici : le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figure, fatti e
circostanze del passato;
scopi statistici : le finalità di indagine o di produzione di risultati statistici, anche per
mezzo di sistemi informativi;
scopi scientifici : le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle
conoscenze scientifiche in uno specifico settore;
titolare del trattamento: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono,
anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità
del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della
sicurezza;
titolario (piano di classificazione) : sistema logico ordinato gerarchicamente, individuato
sulla base dell’analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell’archivio
che permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti
amministrativi in maniera omogenea;
piano di conservazione: strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto
archivistico dei documenti prodotti e ricevuti. Riproduce l’elenco delle partizioni e
sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata dei
procedimenti/procedure attivate per le funzioni cui ciascuna partizione si riferisce e
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
della natura dei relativi documenti. Indica per ciascun procedimento/procedura,
quali documenti debbano essere conservati permanentemente e quali invece
possono essere destinati al macero dopo un tempo prestabilito. Permette la
conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
trattamento: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza
l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione,
l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la
modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il
blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati,
anche se non registrati in una banca di dati;
Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente:
CAD: Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 “Codice dell’Amministrazione digitale”
PEC: Posta elettronica certificata
AOO: Area Organizzativa Omogenea;
MdG: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e degli Archivi;
RPA: Responsabile Procedimento Amministrativo - il personale che ha la responsabilità
dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi e/o degli affari;
RSP: Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei
flussi documentali e degli archivi;
UOP: Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici della
AOO che svolgono attività di registrazione di protocollo;
UOR: Unità Organizzativa Responsabile - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato
istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di
attività svolta, presentano esigenze di gestione unitaria e coordinata della
documentazione.
UU: Ufficio utente − ufficio che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di
protocollo informatico e che risulta destinatario dei documenti (così come risulta
dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali);
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
1.3. Principale normativa di riferimento
� Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 - Regolamento recante norme per la
gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. Provvedimento abrogato e
sostituito dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo
informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.
� Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
� Decreto del Presidente della repubblica 08 gennaio 2001 n. 37 − Regolamento di semplificazione dei
procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei
documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999).
� Direttiva 9 dicembre 2002 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie – Trasparenza dell’azione
amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.
� Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di
coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002,
n. 10.
� Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 − Codice in materia di protezione dei dati personali.
� Decreto della Presidenza del consiglio dei ministri 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per
l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
� Direttiva 27 novembre 2003 del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie − Impiego della posta
elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni.
� Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 − Codice dei beni culturali e del paesaggio.
� Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 − Codice dell’Amministrazione digitale.
� Direttiva 18 novembre 2005 del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie − Linee guida per la
pubblica amministrazione digitale.
� Decreto Legislativo 24 marzo 2006 n. 157 − Disposizioni correttive ed integrative al D.Lgs 22 gennaio 2004
n. 42 in relazione al paesaggio.
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
� Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 −−−− Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale.
� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso
della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.
� DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 − Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno
2009, n. 69
� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 luglio 2011 - Comunicazioni con strumenti informatici
tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 5-bis del Codice dell’amministrazione digitale, di
cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni.
� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27 settembre 2012 − Regole tecniche per
l’identificazione, anche in via telematica, del titolare della casella di posta elettronica certificata, ai sensi dell’art.
65, comma 1, lettera c−bis) del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005
n. 82 e successive modificazioni
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2. Organizzazione del Comune
2.1. Area Organizzativa Omogenea
Si individua all’interno del Comune un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) da
considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei flussi documentali e degli archivi.
A questa AOO afferiscono tutte le Unità Organizzative Responsabili (UOR).
2.2. Responsabile del Servizio
E’ istituito il Servizio Comunale per la gestione informatica dei documenti, dei flussi
documentali e degli archivi ai sensi dell’art. 61, comma 1, del D.P.R. 445/2000.
Il servizio è istituito nell’ambito della Direzione Servizi Amministrativi, Area Affari Giuridici,
Sportello polifunzionale − Protocollo − Comunicazione.
Il servizio è affidato al Dirigente Servizi Amministrativi, che può delegare per un periodo di
tempo determinato, con atto scritto e motivato, alcune delle competenze previste dal
presente manuale al dipendente incaricato di posizione organizzativa preposto all’Area da
cui dipende l’ufficio Protocollo-Archivio Generale.
Il responsabile del servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi
documentali e degli archivi (RSP) deve:
a) predisporre lo schema del manuale di gestione ed i suoi aggiornamenti;
b) organizzare la fase di versamento dei documenti dagli uffici all’Archivio generale;
c) curare e garantire la conservazione dell’archivio nella fase di deposito;
d) favorire l’attuazione del piano di conservazione dei documenti;
e) favorire la selezione periodica dei documenti in funzione dello scarto o del
trasferimento del materiale destinato alla conservazione permanente nella separata
sezione d’archivio;
f) curare e gestire le forme di accesso all’archivio e di consultazione ai documenti
archivistici secondo le regole stabilite nel presente manuale. Il manuale contempla
e legittima comunque anche l’accesso autonomo e indipendente ai locali
dell’Archivio da parte degli uffici appartenenti alla Direzione Servizi Tecnici, che in
tal caso ne sono responsabili.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
2.3. Unicità del Registro di Protocollo Informatico
Dal 01.01.2006 tutti i documenti in uscita, in entrata e i documenti interni del Comune di
Rubano sono acquisiti nel Registro di Protocollo Informatico. Dalla stessa data sono
eliminati tutti i protocolli di settore, di reparto, di telefax, ecc… e sono cessati sistemi di
registrazione diversi dal protocollo informatico (fatto salvo quanto previsto al cap. 5.1.2
“Documenti soggetti a forme di registrazione particolare” e al cap. 6.7 “Registro di
emergenza”).
Il registro di Protocollo Informatico è unico, ha il carattere della generalità e deve essere
utilizzato dagli utenti dell’Area Organizzativa Omogenea per compiere le operazioni di
registrazione così come disciplinate dal D.P.R. 445/2000, dal DPCM 31.10.2000 e dal
presente Manuale.
2.4. Servizi addetti alla protocollazione
Il presente titolo indica le Unità Organizzative Responsabili delle attività di registrazione di
protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno della AOO.
L’organizzazione del Comune prevede le seguenti competenze:
Unità Organizzativa Responsabile(UOR)
Protocollazione
Sportello Polifunzionale - Protocollo Archivio Generale
Protocolli in Entrata, Interni e in Uscita, annullamento e modifiche
Tutti gli altri settori del Comune Protocolli Interni e in Uscita
2.5. Formazione
Nell’ambito dei piani formativi stabiliti per il personale comunale, viste le direttive del
Ministro della Funzione Pubblica, l’Amministrazione stabilisce un percorso formativo
specifico che riguarda il personale coinvolto dalla gestione documentale e dal protocollo
Informatico.
2.6. Caselle di posta elettronica
L’AOO del Comune di Rubano è dotata di caselle di posta elettronica istituzionali relative
agli uffici di competenza:
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
[email protected] [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it (alias: [email protected]) [email protected]@rubano.it [email protected]@cert.ip-veneto.net
E’ possibile l’implementazione di nuove caselle di posta elettronica istituzionale su
richiesta del responsabile dell’UOR interessata e previa autorizzazione di RSP.
RSP cura la pubblicazione e aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica
istituzionale sul sito internet comunale, all’interno dell’apposita sezione in
“Amministrazione Trasparente”.
Possono essere istituite altre caselle di posta elettronica non istituzionali ad uso
meramente interno all’ente su richiesta del responsabile dell’UOR interessata. Le caselle
ad uso interno non sono pubblicate sul sito internet ma solamente nella rete intranet
comunale.
Ciascun dipendente è dotato di una propria casella di posta elettronica non istituzionale
che può usare sia per le comunicazioni intra−ente che extra−ente. L’elenco delle caselle di
posta elettronica assegnate ai dipendenti è pubblicato sul sito internet comunale
nell’apposita sezione di “Amministrazione Trasparente”.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
3. Piano della sicurezza
Per le misure di sicurezza dei documenti informatici si rinvia all’allegato 1 del presente
Manuale.
4. Modalità di formazione e di scambio dei documenti
4.1. Formazione di documenti
Il Comune forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto
previsto dalla normativa e dalle regole tecniche vigenti (art. 40 del D.Lgs. 83/2005 − CAD).
La redazione di documenti originali su supporto cartaceo o la copia di documenti
informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel
rispetto del principio dell’economicità.
Ogni documento dell’Amministrazione che deve essere inoltrato in modo formale,
all’esterno o all’interno, deve rispettare le seguenti caratteristiche:
a) deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le
seguenti informazioni:
1) la denominazione e il logo dell’Amministrazione;
2) l’indirizzo completo ed il codice fiscale dell’Amministrazione;
3) l’indicazione completa dell’ufficio che ha prodotto il documento corredata dai
numeri di telefono, fax ed e−mail e dagli eventuali orari di apertura al pubblico.
b) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo nello
spazio riservato all’oggetto. L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e
quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione per garantire l’efficacia delle
operazioni di recupero dell’informazione. Criteri cui attenersi nella redazione
dell’oggetto sono: ricerca di un equilibrio tra analisi e sintesi, individuazione di parole
chiave che esprimono l’azione (o le azioni) descritte dal documento, attenzione alle
disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali.
c) le firme necessarie alla sua perfezione giuridica devono essere apposte prima
della sua protocollazione e comunque entro la stessa giornata. Deve esser presente,
se trattasi di documento informatico, la firma digitale da parte del RPA e/o del
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento cartaceo, la firma
autografa da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.
d) deve inoltre recare le seguenti informazioni:
1) il luogo e data di redazione del documento;
2) il numero e anno di protocollo;
3) il numero degli allegati (se presenti), e possibilmente una loro sintetica
descrizione.
4.2. Caratteristiche del documento informatico
La formazione e conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata secondo
quanto descritto nei provvedimenti del CNIPA, ora DigitPA, e precisamente deve garantire:
• identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e
dell’amministrazione di riferimento;
• sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale;
• idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere
registrati mediante il protocollo informatico;
• accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
• leggibilità e interscambiabilità dei documenti.
Il formato dei documenti informatici deve avere le seguenti caratteristiche descritte nei
provvedimenti del CNIPA, ora DigtPA:
• consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione,
l’archiviazione, la leggibilità, l’interoperabilità e l’interscambio dei documenti;
• la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione;
• la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di
archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti;
• l’immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti
informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da
attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto;
• la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video,
purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti precedenti.
A titolo meramente esemplificativo non possono essere gestiti come documenti
amministrativi informatici documenti in formato word, excel, openoffice, writer e simili.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Prima dell’apposizione della firma digitale e della protocollazione tali documenti debbono
esser convertiti in un formato del tipo Pdf, Pdf/A, Tiff, Jpg, Xml, o altro formato conforme
alle regole tecniche adottare ai sensi del CAD, al fine di garantire la leggibilità per altri
sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel
tempo del contenuto e della struttura del documento.
Per attribuire in modo certo la titolarità del documento informatico, la sua integrità e, se del
caso, la riservatezza, il documento è sottoscritto con firma digitale
4.3. Documenti in partenza
I documenti in partenza sono tutti i documenti inviati all’esterno dal Comune di Rubano,
secondo le seguenti modalità: PEC, posta elettronica, fax, servizio postale, notifica, a
mano, pubblicazione all’albo pretorio on−line.
I documenti informatici (aventi le caratteristiche di cui al precedente paragrafo 4.2) e i
documenti elettronici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici o elettronici,
sono inviati di norma per mezzo della posta elettronica certificata o sistema interoperabile
tra pubbliche amministrazioni, oppure per mezzo della posta elettronica convenzionale. In
alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non
modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.
L’invio di documenti tramite PEC da parte dell’UOR/UOP mittente avviene attraverso le
apposite funzionalità del sistema informatico di protocollo utilizzato dall’AOO.
I documenti su supporto cartaceo sono inviati con i seguenti mezzi:
a) notifica;
b) posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
c) telefax o telegramma;
d) consegna diretta al destinatario.
Tutte le comunicazioni di documenti tra pubbliche amministrazioni devono avvenire
esclusivamente attraverso PEC o sistema interoperabile come disposto dall’art. 47 del
D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e recepito con disposizione di
servizio del Direttore generale del 15/01/2013 e del 18/01/2013.
I provvedimenti e gli atti dell’ente possono essere resi noti ed efficaci all’esterno tramite
pubblicazione all’albo pretorio on−line.
Tutti i documenti destinati all’esterno redatti dai singoli uffici devono:
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
• avere le caratteristiche indicate ai paragrafi 4.1 e 4.2
• essere registrati nel sistema informatico di protocollo dalla stessa UOR che li ha
prodotti nello stesso giorno.
Nel caso di spedizione tramite posta convenzionale i documenti devono essere depositati
presso l’ufficio protocollo con le seguenti modalità:
• inseriti in busta chiusa riportante l’indirizzo completo del destinatario (via o piazza,
numero civico, CAP − ricercabile da http://www.poste.it/online/cercacap/home.do,
località, provincia);
• nel caso di raccomandate RR, la UOR mittente compila anche la ricevuta di ritorno
aggiungendo a margine i dati identificativi dell’ufficio e del documento in esse
contenuto (per esempio: ufficio contratti prot. n. 321 del 2005 = CO 321/05) al fine
della restituzione della ricevuta;
• entro le ore 9.00 di ogni giornata lavorativa per la loro affrancatura e spedizione a
mezzo posta nella stessa giornata. La corrispondenza che deve essere spedita
urgentemente e che viene portata all’ufficio protocollo dopo le ore 9.00, deve
essere presentata all’ufficio postale a cura dell’UU interessato.
I documenti prodotti dagli uffici del Comune, che non siano destinati ad altra Pubblica
amministrazione, ove se ne ravvisi l’opportunità o quando sia necessario farli pervenire
con sollecitudine possono essere spediti al destinatario tramite fax. In ogni caso tale
inoltro sostituisce l’invio tramite posta ordinaria e allo stesso non deve far seguito la
trasmissione del documento originale.
Le comunicazioni inviate tramite normali caselle di posta elettronica non PEC istituite dal
Comune di Rubano di norma non sono protocollate. L’utilizzo dell’e-mail non PEC è
suggerito per le comunicazioni a carattere non formale, per la trasmissione di informazioni
o notizie richieste all’Ente tramite lo stesso mezzo.
4.4. Documenti interni
Sono chiamati documenti interni i documenti redatti dai singoli uffici e destinati ad altri
uffici od organi all’interno dell’ente.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Dei documenti e degli atti interni prodotti vengono registrati nel sistema di protocollo solo
quelli realmente rilevanti ai fini giuridici o del procedimento amministrativo. In tal caso il
documento dovrà avere le caratteristiche indicate ai paragrafo 4.1 e 4.2.
I documenti interni, acquisiti o meno a protocollo, vengono di norma trasmessi mediante
l’utilizzo della posta elettronica interna, non PEC (secondo le indicazioni fornite dalla
Direttiva del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie 27 novembre 2003, Impiego della
posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, Paragrafo II – Contenuti).
4.5. Documenti in arrivo
I documenti in arrivo sono tutti i documenti pervenuti dall’esterno al Comune di Rubano.
I documenti informatici possono essere recapitati all’Amministrazione:
a) a mezzo posta elettronica semplice o certificata;
b) tramite sistema di protocollo interoperabile tra le pubbliche amministrazioni;
c) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato
direttamente all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o
corriere;
d) tramite servizi di e-government on line (suap, mepa, ecc…).
I documenti su supporto cartaceo possono essere recapitati:
a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
b) a mezzo fax o telegramma;
c) a mezzo consegna diretta all’Amministrazione.
4.5.1 Modalità di ricezione documenti informatici
I documenti ricevuti sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale, che
possiedono tutti i requisiti formali, vengono registrati automaticamente dal sistema di
protocollo.
Il sistema di protocollo segnala le eventuali anomalie (ad esempio provenienza da e−mail
non PEC, mancanza della firma digitale, mancanza del documento o illeggibilità dello
stesso) e richiede in tal caso la registrazione manuale del documento. L’addetto dell’ufficio
protocollo, verificato che l’anomalia non riguardi l’integrità/leggibilità del messaggio o del
documento allegato, procede alla registrazione manuale. L’ammissibilità e la valenza
giuridico−probatoria di un messaggio così ricevuto viene valutata dall’RPA secondo i casi
e le regole stabilite dal CAD.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
I documenti ricevuti sulle diverse caselle di posta elettronica non certificata istituite dal
Comune di Rubano e ritenuti rilevanti dall’RPA ai fini della gestione degli affari e dei
procedimenti amministrativi vengono inoltrati alla casella [email protected] con
richiesta di acquisizione al protocollo. L’ufficio protocollo provvederà alla registrazione
entro il giorno lavorativo successivo. La valenza giuridico−probatoria di un messaggio così
ricevuto viene valutata dall’RPA secondo i casi e le regole stabilite dal CAD.
Tutte le fatture pervenute a questa amministrazione attraverso la posta elettronica
istituzionale non PEC vengono trattate come fattura cartacea e registrate nel sistema di
protocollazione, non è necessario far seguire l’originale cartaceo del documento, a norma
del nuovo art. 21 del DPR 633/72.
I certificati e le comunicazioni pervenute attraverso servizi di e−government (portali
istituzionali quali Suap o MePa) vengono estratti dalla UOR interessata, stampati e
depositati presso l’ufficio protocollo che provvederà alla registrazione entro il giorno
lavorativo successivo a quello di deposito.
Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file
digitali l’Amministrazione si impegna ad acquisire e trattare tutti i documenti informatici
ricevuti su supporto rimovibile sempre che riesca a decifrarli ed interpretarli con le
tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso
documentale dell’ente tramite protocollazione della sola lettera di accompagnamento
qualora non sia possibile il caricamento anche dei documenti informatici inclusi nel
supporto.
4.5.2 Modalità di ricezione documenti cartacei
La corrispondenza cartacea viene consegnata la mattina all’Ufficio protocollo, il cui
personale provvede a firmare per ricevuta la posta registrata in consegna. Durante gli orari
di chiusura dell’ufficio protocollo i corrieri o addetti di servizi postali privati possono
consegnare la corrispondenza direttamente agli sportelli dello sportello polifunzionale.
Gli addetti dello sportello polifunzionale sono abilitati a ricevere i documenti consegnati
direttamente dall’utente e provvedono alla registrazione nel protocollo generale.
Gli uffici comunali ricevono i documenti direttamente dagli utenti durante l’orario di
apertura al pubblico ed appongono sugli stessi un apposito timbro con la dicitura ”Comune
di Rubano, ricevuto dall’ufficio ……. in data ……., visto del ricevente……” completato a
penna dal personale addetto. Questi documenti devono essere depositati presso l’ufficio
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
protocollo entro il termine della giornata lavorativa: la loro registrazione verrà effettuata a
cura dell’ufficio protocollo entro il successivo giorno lavorativo dal deposito del documento.
Il timbro apposto dall’ufficio non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione e
all’assegnazione del documento.
L’Ufficio protocollo provvede all’apertura di tutta la corrispondenza, ad eccezione di quella
con la dicitura “messo di conciliazione” oppure ”messo del giudice di pace”, sulle quali
viene apposto il timbro di protocollo all’esterno della busta.
I plichi relativi a gare sia formali che informali, sui cui sia riportata la denominazione della
gara, vengono protocollati chiusi apponendo la segnatura sulla busta, tramite timbro di
protocollo o etichetta con le caratteristiche di cui all’art. 55 del D.P.R. 445/00. Qualora la
consegna avvenga il giorno di scadenza del bando viene annotata anche l’ora di consegna
del plico. Gli uffici promotori sono tenuti a comunicare preventivamente all’ufficio protocollo
la data di inizio e termine della gara. L’ufficio protocollo raccoglie i plichi relativi a ciascuna
gara fino alla scadenza del termine e quindi le consegna all’ufficio competente, unitamente
ad una stampa dell’elenco dei protocolli collegati alla gara.
I documenti ricevuti tramite fax e i telegrammi ricevuti nel corso della giornata lavorativa,
devono essere valutati nel loro contenuto in merito all’urgenza dalla persona addetta al
protocollo e, eventualmente dandone contestuale comunicazione telefonica alla UOR
competente, la registrazione al protocollo generale verrà effettuata quanto prima.
La persona del Sindaco riceve atti a lui notificati dal messo comunale, il quale provvederà
anche attraverso i suoi collaboratori a depositare l’atto all’ufficio protocollo che provvederà
alla registrazione quanto prima.
4.6 Documenti erroneamente pervenuti, documenti priv i di firma e
lettere anonime.
Per ogni documento ricevuto la UOP verifica che il Comune di Rubano sia l’effettivo ente
destinatario. In caso contrario restituisce la corrispondenza all’ufficio postale o all’utente
dichiarando l’errore e se possibile fornisce all’utente/mittente le informazioni sulla pubblica
amministrazione o il gestore di pubblici servizi competente o sul corretto destinatario.
Nei casi di certezza l’ufficio protocollo per celerità dei tempi può trasmettere la
corrispondenza direttamente all’effettivo destinatario.
Le lettere anonime vanno protocollate indicando come mittente “anonimo”.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Le lettere prive di firma vanno protocollate. Gli addetti alla registrazione annotano che quel
documento è pervenuto privo di firma. L’RPA competente valuterà caso per caso il valore
del documento privo di firma. E’ fatta eccezione per i servizi erogati dallo Sportello
Polifunzionale e inseriti nel Sistema Gestione Qualità, che verificano sempre la presenza
della firma prima di protocollare il documento ricevuto.
4.7 Posta Elettronica certificata
La normativa vigente attribuisce valenza giuridico-probatoria ai documenti inviati via posta
elettronica che soddisfano i requisiti previsti agli articoli 21, 24, 45 e 48 del CAD.
Ai messaggi scambiati tra caselle di posta elettronica certificata mittente e ricevente la
norma attribuisce lo stesso valore della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.
Attraverso comunicazioni senza carta, validamente opponibili in giudizio, si possono
inoltrare istanze e documenti alla pubblica amministrazione e ricevere direttamente
riscontro telematico della loro avvenuta consegna.
Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la posta elettronica
certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al registro di protocollo generale,
per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di
competenza. Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso
la consultazione dei siti www.indicepa.gov.it o www.paginepecpa.gov.it.
Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici, hanno l’obbligo di
dotarsi di casella di PEC per lo scambio di comunicazioni e documenti con la pubblica
amministrazione. Dal 1 luglio 2013, ai sensi dell’art. 5/bis del CAD, la trasmissione di
istanze, dichiarazioni, dati, informazioni e documenti tra i predetti soggetti economici e le
amministrazioni pubbliche devono avvenire esclusivamente in modalità telematica.
Gli uffici del Comune di Rubano destinatari di documenti presentati da professionisti ed
imprese su supporto analogico si riservano la facoltà di richiedere, all’occorrenza, la
trasmissione digitale di quanto già acquisito a protocollo. Sono fatte salve le modalità di
trasmissione cartacea, se espressamente previste nei bandi di gara, nelle procedure di
appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice Appalti).
Il privato cittadino può, a sua volta, dotarsi di una casella PEC, per ricevere e trasmettere
comunicazioni alle pubbliche amministrazioni: tale facoltà, disciplinata ora dall’articolo 3-
bis del CAD, gli consente di indicare un proprio indirizzo di posta elettronica certificata,
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
quale suo domicilio digitale. Tale indirizzo digitale sarà inserito nell'Anagrafe nazionale
della popolazione residente e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni; una
volta dichiarato il domicilio digitale, dunque, salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa
una diversa modalità di comunicazione, le amministrazioni pubbliche sono tenute a
comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dichiarati, senza oneri di
spedizione a loro carico.
Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono attribuite ad un’unica persona fisica
(cittadino) o giuridica (ente pubblico, ditta, professionista).
Ai fini della corretta individuazione del mittente del documento, gli uffici danno indicazione
ai soggetti titolari di PEC affinché trasmettano a questo Comune comunicazioni e
documenti di cui siano direttamente gli autori. Non risulta, infatti, contemplata dalla norma,
la possibilità di spedire documenti per conto di un soggetto diverso da quello a cui la
casella PEC sia stata rilasciata, fatta salva la possibilità di esplicito mandato di
rappresentanza previsto dall'art. 38, comma 3 del DPR n. 445/2000.
4.7.1 Come comunicare con il Comune di Rubano attrav erso la PEC
Il Comune di Rubano, ha attivato un’unica casella PEC collegata al Registro di Protocollo
Generale: [email protected].
Il messaggio e i documenti allegati vengono ricevuti dal Protocollo Generale del Comune e
inoltrati agli uffici competenti.
Per l’inoltro a mezzo PEC al Comune di Rubano delle istanze, comunicazioni e documenti
è necessario seguire le modalità operative di seguito descritte:
a) a ciascuna istanza trasmessa al Comune di Rubano, dovrà corrispondere un unico
messaggio PEC di trasmissione.
Esempi:
- un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli
allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare
3 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare;
- un soggetto che debba inviare 5 fatture, dovrà inviare 5 messaggi PEC
distinti, uno per ogni fattura.
b) nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta (con eventuale
indicazione del numero di protocollo di riferimento);
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
c) allegare i documenti da trasmettere nei formati ammessi.
Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella PEC del Comune di Rubano, possono essere
allegati esclusivamente file in formati portabili statici non modificabili, che non contengano
macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali
internazionali, che forniscano sulla carta una disposizione grafica uguale a quella
rappresentata sullo schermo del computer. Si richiedono, per documenti di testo o
scansionati, i seguenti formati: pdf, pdf/A, odf, txt, jpg, gif, tiff, xml o altro formato conforme
alle regole tecniche adottate ai sensi del CAD. I messaggi contenenti allegati in formati
diversi (es. doc, xls, ecc.) verranno comunque registrati e inoltrati all’ufficio competente,
che effettua la valutazione circa l’ammissibilità e valenza giuridico−probatoria dei
documenti.
Altre caratteristiche preferenziali richieste per gli allegati sono:
1. riportare nel proprio nome file una sintetica descrizione del contenuto, ad esempio
“domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf";
2. non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o
accenti;
3. non superare la dimensione massima di totali 40 Mb
4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di
scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina”
(formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale).
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
5. Flusso di lavorazione dei documenti: registrazion e e gestione dei flussi documentali
5.1 Modalità di registrazione dei documenti
La registrazione a protocollo si effettua, così come prescritto dall’art. 53 del D.P.R. 445/00,
mediante la memorizzazione nel sistema in forma non modificabile delle seguenti
informazioni obbligatorie:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema;
c) mittente/destinatario del documento;
d) oggetto;
e) data e n. di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) impronta del documento informatico.
Vengono inoltre memorizzate nel sistema le seguenti informazioni:
g) indice di classificazione;
h) smistamento per competenza;
i) smistamento per conoscenza.
E’ obbligatoria la produzione e stampa del registro giornaliero di protocollo.
5.1.1 Documenti esclusi dalla registrazione a protoc ollo
Sono escluse dalla registrazione a protocollo, ai sensi del citato art. 53, comma 5 del
D.P.R. 445/00 le seguenti tipologie di documenti:
• bolle di accompagnamento merci;
• comunicazioni di bonifici bancari o postali;
• fascicoli personali degli elettori inviati da altri Comuni;
• richieste di documenti e relative forniture degli stessi inerenti pratiche di
pubblicazione di matrimonio;
• ricevute delle notifiche di cancellazione dalle liste elettorali;
• cartoline di ricevuta delle raccomandate;
• inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
• biglietti d’auguri;
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
• materiale pubblicitario e cataloghi;
• materiale informativo riguardante corsi di formazione;
• giornali, riviste, libri.
5.1.2 Documenti soggetti a forme di registrazione pa rticolare
Sono esclusi dall’obbligo di registrazione a protocollo in quanto già soggetti ad altre forme
di registrazione particolare i seguenti documenti:
• Deliberazioni del Consiglio comunale;
• Deliberazioni della Giunta comunale;
• Ordinanze sindacali;
• Decreti sindacali;
• Determinazioni dei dirigenti e responsabili d’Area;
• Ordinanze dei dirigenti e responsabili d’Area;
• Atti rogati dal Segretario comunale e repertoriati.
5.1.3 Protocollo riservato
Il sistema di protocollo prevede la possibilità di utilizzo di procedure particolari a tutela
della riservatezza delle informazioni e dei dati sensibili, in conformità con quanto previsto
dal D.Lgs. 196/03.
Tali procedure producono un protocollo riservato, ad accesso controllato e disponibile solo
agli utenti abilitati. Le abilitazioni all’uso del protocollo riservato sono definite da RSP.
5.1.4 Differimento dei tempi della registrazione
Nel caso in cui un eccezionale e temporaneo evento, verificato da RSP, impedisca di
effettuare la registrazione dei documenti nei tempi definiti dal presente manuale, e nei casi
in cui dal differimento di questa operazione possano derivare danni a terzi RSP può dare
autorizzazione, attraverso e-mail, al differimento dei termini per la registrazione dei
documenti, indicando nello stesso provvedimento il giorno entro il quale le registrazioni
dovranno essere effettuate. Nella maschera di registrazione verrà inserita la data di arrivo
effettiva del documento.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
5.2 Segnatura di protocollo
Contestualmente alla registrazione di protocollo deve essere effettuata la segnatura dei
documenti. Questa operazione è definita dall’art. 55 del D.P.R. 445/00 come l’apposizione
o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle
informazioni riguardanti il documento stesso, che consente di individuarlo in modo
inequivocabile.
La segnatura di protocollo avviene con le seguenti modalità:
� per i documenti in arrivo la segnatura, a seconda del formato e del mezzo di arrivo del
documento, viene o associata al file o apposta mediante etichetta o timbro che reca le
seguenti informazioni:
• Identificazione dell’Amministrazione (Comune di Rubano);
• Data di protocollo;
• Numero di protocollo;
• Indice di classificazione.
� per i documenti in partenza e per i documenti interni la segnatura, a seconda del
formato e del mezzo di invio del documento, viene o associata al file o apposta
mediante la riproduzione, nella parte superiore del documento delle seguenti
informazioni:
• Identificazione dell’Amministrazione (Comune di Rubano)
• Data di protocollo
• Numero di protocollo
5.3 Rilascio della ricevuta di protocollazione
Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica
certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli
specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO.
Inoltre, il sistema di protocollazione informatica dei documenti, in conformità alle
disposizioni vigenti relative all’interoperabilità tra pubbliche amministrazioni, provvede alla
formazione e all’invio al mittente di uno dei seguenti messaggi:
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
• messaggio di conferma di protocollazione: un messaggio che contiene la conferma
dell’avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre
forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica in quanto segnala
l’avvenuta protocollazione del documento;
• messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una
anomalia in un messaggio ricevuto.
Nel caso di documento cartaceo consegnato direttamente allo Sportello polifunzionale o
all’ufficio protocollo, se è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna,
l’operatore, dopo aver effettuato la registrazione a protocollo, stampa tramite la procedura
informatica il modulo di ricevuta, che riporta il numero di protocollo, l’oggetto, la data e
l’ora di registrazione, e lo sigla. Qualora sia diversamente previsto dallo specifico
procedimento o se non sia possibile stampare la ricevuta di protocollo per motivi tecnici,
l’operatore fotocopia gratuitamente la prima pagina del documento e vi appone il timbro
dell’amministrazione, riportando a penna la data e l’ora d’arrivo ed il numero di protocollo
assegnato, ed appone la propria sigla.
Gli altri uffici comunali non abilitati alla registrazione in entrata che ricevono direttamente
dagli utenti documenti cartacei soggetti a registrazione (come indicato al paragrafo 4.5.2),
se richiesta una ricevuta di avvenuta consegna appongono sulla fotocopia delle prima
pagina del documento (o sulla copia del documento presentata dall’utente) un apposito
timbro con la dicitura ”Comune di Rubano, ricevuto dall’ufficio ……. in data ……., visto del
ricevente……” completato a penna dal personale addetto. Allo stesso modo si comportano
gli addetti dello sportello polifunzionale nel caso di impossibilità tecnica alla immediata
registrazione a protocollo del documento ricevuto.
L’apposizione del semplice timbro di pervenuto che non riporta la segnatura di protocollo
non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione ed assegnazione del documento.
5.4 Procedura di annullamento o modifica di una regi strazione
Ai sensi della normativa vigente, l’annullamento o la modifica anche di uno solo dei dati
obbligatori della registrazione di protocollo (elencati al precedente paragrafo 5.1) devono
essere richieste ad RSP con specifica motivazione. La richiesta di annullamento o di
modifica può essere effettuata tramite l’apposita funzionalità prevista dal sistema
informatico. RSP, previa verifica dei dati da annullare o modificare, dispone
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
l’autorizzazione all’annullamento o modifica tramite apposita e−mail con cui da indicazione
agli operatori abilitati di procedere.
Le richieste di modifica relative al mittente/destinatario o all’oggetto dovute a semplici
errori di battitura, che però possono compromettere l’esatta identificazione del
mittente/destinatario o comunque rendere difficile la ricerca del documento, possono
essere operate direttamente dagli operatori di protocollo a cioè delegati da RSP ed abilitati
alle operazioni di modifica/annullamento.
I dati annullati o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo
informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo del
soggetto che effettua l’operazione di annullamento o modifica, nonché alla motivazione ed
agli estremi dell’autorizzazione rilasciata da RSP. In tale ipotesi la procedura riporta la
dicitura “annullato” o “modificato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte
le informazioni originarie.
L’annullamento del numero di protocollo comporta l’annullamento di tutta la registrazione
di protocollo.
5.5 Regole di assegnazione e di smistamento dei docu menti ricevuti
5.5.1 Assegnazione della competenza attraverso il si stema informatico di
protocollazione
Facendo riferimento al censimento dei procedimenti approvato ed aggiornato annualmente
con deliberazione della Giunta comunale, ogni documento registrato al protocollo viene
contestualmente assegnato all’UOR/UU di competenza attraverso la specifica funzione del
sistema informatico adottato dall’AOO (fatte salve diverse disposizioni scritte − anche a
mezzo e−mail − da parte dei dirigenti).
Allo stesso modo possono essere assegnate copie informatiche per competenza o per
visione ad altre UOR/UU interessati, alle PO o ai dirigenti.
5.5.2 Smistamento della corrispondenza in formato ca rtaceo
Lo smistamento del documento cartaceo denota il trasferimento della responsabilità e
della pertinenza del documento stesso dal Protocollo generale/Sportello Polifunzionale
che l’ha registrato alla UOR/UU destinataria.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
La posta cartacea viene smistata alla P.O. competente ed in caso di sua assenza al
Dirigente competente. In caso di assenza del Dirigente la posta di competenza va smistata
al Segretario – Direttore generale, fatte salve altre disposizioni scritte (anche a mezzo
e−mail).
Ai Dirigenti ed al Segretario − Direttore generale che lo richiedono può essere consegnato
un report di fine mattinata che riassume tutti i protocolli assegnati alle UOR da loro
sovrintese. Il Segretario − Direttore Generale prende visione inoltre della corrispondenza
in cartacea del Sindaco.
I documenti indirizzati al Sindaco e agli Assessori vengono assegnati e smistati in originale
alla UOR/UU destinataria per competenza. Al Sindaco e agli Assessori viene consegnata
una copia del documento (cartacea o a mezzo e−mail semplice), a cura dell’ufficio
protocollo per il primo, a cura della segreteria per i secondi Fanno eccezione i documenti
che non hanno rilevanza giuridica probatoria.
5.5.3 Attività in carico all’utente
Ogni utente del protocollo è abilitato all’uso della procedura attraverso l’autenticazione con
la propria user-id e password.
Il sistema riconosce ogni utente già autorizzato all’uso della procedura, i cui diritti sono
collegati al gruppo di appartenenza, e ne traccia ogni operazione effettuata.
Ogni utente, secondo il gruppo (UOR/UU) di appartenenza, visualizza sulla propria lista
attività i documenti assegnati all’UOR/UU e/o a se stesso.
Gli utenti del protocollo, secondo le indicazioni di organizzazione interna proprie di
ciascuna UOR, provvedono a:
a) visualizzare i documenti presenti nella lista attività dell’UOR/UU e propria;
b) prendere in carico i documenti di competenza;
c) smistare il documento ad altri membri dello stesso gruppo;
d) rifiutare il documento in caso di assegnazione all’UOR/UU errata, con restituzione
dell’originale al Protocollo generale (nel caso di documento cartaceo deve essere
restituito anche l’originale cartaceo) affinché provveda alla riassegnazione del
documento;
e) inserire i documenti nei fascicoli attraverso le apposite funzioni
f) indicare il completamento dell’attività con l’apposita funzione.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Operativamente ogni UOR è responsabile della predisposizione delle copie e della
trasmissione dei documenti loro assegnati e destinati ad organi distaccati, commissioni
comunali o enti esterni strettamente correlati o coinvolti nei procedimenti della stessa UOR
(per esempio: protezione civile, consiglieri comunali, consulte, Consorzio Vigili, ecc.).
5.6 Sistema di classificazione e formazione dei fasc icoli
5.6.1 Il Titolario di classificazione
Il titolario individuato è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di
proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei comuni, nominato con decreto
del direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18
luglio 2002 (allegato n. 3 e Prontuario allegato n. 4 ).
Esso viene aggiornato in caso di rilevata necessità su proposta dell’Archivio generale e le
eventuali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1° gennaio dell’anno seguente alla
loro approvazione. Tali modificazioni ed integrazioni devono tenere conto delle indicazioni
provenienti dal Ministero per i beni e le attività culturali e del mantenimento delle
necessarie caratteristiche di interoperabilità con altre strutture della pubblica
amministrazione. Con la stessa procedura sono redatti e aggiornati anche gli indici.
Il Titolario, strutturato sulle funzioni e competenze dell’Amministrazione si suddivide in
Titoli e in Classi.
Il Titolo individua e corrisponde ad aggregazioni di funzioni e si indica con il numero
romano. La Classe corrisponde e definisce specifiche competenze all’interno del Titolo e si
individua con la cifra araba.
L’allegato n 3 riporta il Titolario (Piano di classificazione) completo adottato dal Comune.
L’allegato n 4 riporta il Prontuario per la classificazione definito dal Gruppo di lavoro
nazionale sulla base del Titolario stesso.
5.6.2 Formazione e gestione dei fascicoli
Il fascicolo è individuato da quattro elementi:
• Anno di istruzione (anno di inizio della pratica)
• Titolo e classe di appartenenza
• Numero di repertorio, cioè un numero sequenziale (da 1 a n), attribuito con cadenza
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
annuale, all’interno dell’ultimo grado divisionale del titolario (es. classe)
• Oggetto, cioè una stringa di testo solitamente normalizzata per descrivere compiu-
tamente un affare e/ o un procedimento amministrativo
Devono poi essere indicati la UOR e il nominativo del RPR.
L’anno va separato dalla classificazione con un trattino ( - ), la classificazione dal numero
del fascicolo con un punto ( . ) e i gradi divisionali della classificazione vanno distinti tra
loro con una barra ( / ), indicando il titolo con cifra romana (I, II, III, etc.) e la classe con
cifra araba (1, 2, 3, etc.). L’oggetto, infine, deve essere scritto tra virgolette in minuscolo.
Un esempio frontespizio di fascicolo per affare:
27
Ufficio Segreteria
2006 − VI/5.1
”richieste di informazioni bibliografiche”ANNO 2006
Ufficio produttore
Anno del fascicolo − Titolo/Classe. Numero progressivo all’interno del
titolo e classe
“Oggetto del fascicolo”ANNO DI RIFFERIMENTO
Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
6. Descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico
6.1. Descrizione
L’allegato 2 al presente Manuale riporta il manuale utente per l’utilizzo del sistema di
protocollo informatico adottato dall’AOO. Esso illustra le principali funzionalità del
Protocollo Informatico in esercizio.
6.2. Sistema di Protocollo Informatico
Il sistema operativo dell'elaboratore su cui viene realizzato il sistema di protocollo
informatico deve assicurare:
• l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
• la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
• la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
• la registrazione delle attività rilevanti fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in
modo tale da garantirne l’identificazione.
Il sistema di protocollo informatico consente il controllo differenziato dell'accesso alle
risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti.
Il sistema di protocollo informatico consente il tracciamento di qualsiasi evento di modifica
delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore.
Le registrazioni di protocollo sono protette da modifiche non autorizzate.
6.3. Abilitazioni di accesso
L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la
ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei
documenti e le abilitazioni, loro estensioni e modificazioni, sono stabilite del Responsabile
del Servizio Protocollo e attivate del CED comunale.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
Ad ogni utente è assegnato un sistema di autenticazione costituito da un elemento
identificativo dell’utente stesso e da una credenziale di autenticazione.
Ulteriormente ad ogni tipologia di credenziali sono assegnate delle autorizzazioni che sono
semplificate nella tavola che segue:
SETTORE ABILITAZIONIUfficio Protocollo−archivio/Sportello Polifunzionale;
Entrata, Uscita, Interna, Annullamento e modifica
Tutti gli altri settori Uscita, Interna
6.3.1. Ripristino dei codici d’accesso
In caso di necessità, l’Amministratore del sistema di gestione del protocollo informatico,
procede a rassegnare la credenziale di autenticazione all’utente che la smarrisce.
6.4. Funzioni di accesso ai documenti e alle informa zioni del sistema
La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su
tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da
espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di
operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la
specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel
testo.
Il sistema offre la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo
scopo di favorire le attività di controllo.
6.5. Annullamento delle informazioni registrate in f orma non
modificabile
Per le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema, l'annullamento
anche di una sola di esse determina l'automatico e contestuale annullamento della intera
registrazione di protocollo.
Per le altre informazioni registrate in forma non modificabile, l'annullamento anche di un
solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di
immissione di dati, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito
unitamente alla data, l'ora e all'autore della modifica, nonché alla motivazione ed agli
estremi dell’autorizzazione rilasciata da RSP.
In tali ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” o “modificato” in posizione visibile e
tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.
6.6. Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del
sistema
Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti provvede
alla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
6.7. Registro di emergenza
L’art. 5, comma 2 - lettera o) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, definisce che il manuale di
gestione debba disciplinare le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi
dell'art. 14 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, inclusa la funzione di
recupero dei dati protocollati manualmente.
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo
informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato
Registro di emergenza.
Su questo registro, anche cartaceo, devono essere riportate la causa, la data e l’ora di
inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora di ripristino della piena funzionalità del
sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo
informatico.
Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e
termina il 31 dicembre di ogni anno. L’ufficio protocollo dovrà annotare nel protocollo
informatico unico i periodi di attivazione del Registro di emergenza.
Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel Registro di emergenza, UOR,
anno di registrazione, numero di protocollo in formato AIPA; ad esempio: RE01-2005-
denominazione UOR- Numero di registrazione.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
7. Disposizioni sugli archivi
Sono considerati beni archivistici sottoposti a tutela da parte degli organi del Ministero per
i Beni e le attività culturali sia glia archivi correnti e di deposito che gli archivi storici.
Gli articoli 67, 68 e 69 del D.P.R. 445/00 recano disposizioni per la conservazione e per il
trasferimento di documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito e da questo
all’archivio storico dell’Ente. L’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione del
proprio archivio nella sua organicità e di ordinarlo, nonché inventariare la parte storica è
sancito anche dal Codice dei beni culturali e del paesaggio.
La richiesta di consultazione di documenti d’archivio può essere avanzata da appartenenti
all’amministrazione, da dipendenti di altra amministrazione o da esterni
all’amministrazione, con le modalità di seguito riportate.
7.1. Archivio – definizioni
L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall’ente nell’esercizio delle sue
funzioni nell’ambito dell’attività istituzionale.
In relazione alle diverse fasi di organizzazione si distingue in:
A. Archivio corrente (archivio in formazione) : l’insieme di documenti prodotti,
acquisiti e conservati per l’espletamento degli affari e procedimenti
amministrativi in corso di trattamento.
B. Archivio di deposito : insieme di documenti archivistici relativi ad affari e
procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni,
conservati dall’ente in osservanza degli obblighi di legge.
C. Archivio storico : insieme dei documenti archivistici selezionati per la
conservazione permanente esauriti da oltre quarant’anni.
Il termine “Archivio” indica anche il luogo fisico nel quale si conservano i documenti
archivistici nelle diverse fasi di gestione.
L’archivio storico del Comune di Rubano, unitamente a parte degli archivi di deposito e
correnti in carico alle UOR, sono ubicati in un locale al primo ed ultimo piano dello stabile
di proprietà comunale denominato “ex casa del fascio” in Via A. Rossi n. 35.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
7.2. Tenuta dei documenti
Ogni UOR si occupa della gestione e conservazione del proprio Archivio corrente e di
deposito. Essa ha il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso,
registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il
responsabile del Servizio archivistico nella selezione della documentazione per lo scarto
ed il versamento all’archivio storico, quindi alla redazione di elenchi di scarto e di elenchi
di versamento.
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta l’anno),
ogni singolo RPR conferisce all’Archivio di deposito della propria UOR i fascicoli relativi ad
affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una
trattazione corrente.
Relativamente alla tenuta dei documenti l’organizzazione delle attività del Comune
prevede la seguente distribuzione degli archivi:
UNITÀ ORGANIZZATIVA RESPONSABILE (UOR)
CONSERVAZIONE
Protocollo Generale e Archivio Generale Archivio storico Tutti i settori del Comune Archivi correnti e di deposito
7.2.1. Modalità per lo sfoltimento e versamento fasc icoli dall’archivio corrente a
quello di deposito presso UOR
Il Responsabile del procedimento amministrativo (RPR), trascorso un congruo periodo di
tempo dalla cessazione degli affari che sta trattando, ed almeno una volta l’anno,
provvede:
• allo sfoltimento dei fascicoli che si sono formati intendendendosi per “sfoltimento” lo
scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile
l’eliminazione al fine di garantire la presenza di tutti e soli i documenti relativi alla
pratica trattata senza inutili duplicazioni;
• alla verifica che il materiale da riversare sia correttamente organizzato e corredato
da strumenti che ne garantiscano l’accesso organico;
• alla redazione di un elenco dei fascicoli oggetto da versare all’archivio di deposito;
• al loro versamento presso l’archivio di deposito.
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
In nessun caso possono essere versati all’archivio di deposito fascicoli contenenti
documenti i cui termini per la presentazione di ricorsi amministrativi o giudiziari non sono
ancora scaduti.
7.2.2. Modello di trasferimento degli atti dagli arc hivi correnti o di deposito presso
le UOR all’archivio di deposito o all’archivio stor ico presso ex casa del fascio.
Ai fini del riversamento degli archivi correnti all’archivio di deposito o storico, i fascicoli
trasferiti sono elencati in apposite distinte come nel modello di seguito indicato.
Elenco di versamento dei fascicoli cessati e sfoltiti dall’archivio c/o UOR all’archivio c/o “ex casa del fascio” (n° progressivo elenco versamenti)/(anno)
N°busta
Titolo esterno della busta Titoli dei fascicoli contenuti
e loro classificazione
AnnoInizio
AnnoFine
Note
1.2.
7.2.3. Selezione e scarto archivistico di documenti cartacei
L’operazione di riordino degli archivi consiste nella valutazione della documentazione,
organizzazione delle serie e creazione di elenchi di materiale omogeneo e nella
sistemazione fisica del materiale con riferimento al Titolario vigente alla data di produzione
della documentazione.
Nell'ambito dell’archivio di deposito o dell’archivio storico vengono effettuate le operazioni
di selezione e lo scarto degli atti che il Comune non ritiene più opportuno conservare
ulteriormente (perché privo sia di rilevanza amministrativa che di rilevanza storica). Tali
operazioni devono essere effettuate sulla base di piano di conservazione (allegato 5 ) che
indica per ogni titolo e classe i termini per la conservazione delle relative aggregazioni
documentali, i documenti e i tempi decorsi i quali si può prevedere lo scarto.
Il Piano di conservazione adottato è quello prodotto dal Gruppo di lavoro nazionale già
citato, che costituisce l’allegato n. 5 .
L’Amministrazione provvede all'eliminazione fisica dei documenti e degli atti sottoposti a
procedura di scarto, individuando una ditta che si occupi della distruzione dei documenti e
che sia in grado di certificarla, ad eccezione dei documenti contenenti dati sensibili ai quali
è riservato la distruzione in proprio da parte dell’ente al fine di evitare la diffusione illecita
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
di documenti, con particolare riferimento a quelli riservati e tenendo presente il decreto
legislativo n. 196/2003 ”Codice in materia di protezione dei dati personali”.
L’operazione di scarto viene promossa periodicamente dall’ufficio Protocollo − Archivio
sulla base delle richieste pervenute dalle UOR.
La procedura di scarto prevede:
1. la redazione da parte di ciascuna delle diverse aree competenti per materia in
relazione alla tipologia di atti da scartare, di un elenco descrittivo del materiale
documentale da eliminare in base al modello allegato al piano di conservazione
(allegato 5 sub a ); tale modello viene trasmesso a cura dell’ufficio protocollo, alla
Soprintendenza Archivistica per il Veneto per l’ottenimento dell’autorizzazione allo
scarto da parte del Ministero dell’Interno, a norma dell’art. 21 del D.Lgs nr. 42 del
22.01.2004;
2. l’emanazione della determinazione di scarto del Responsabile del Servizio
Archivistico o suo delegato, con allegato elenco dei documenti da eliminare previo
ottenimento dell’autorizzazione da parte del Ministero dell’Interno;
3. spedizione del materiale al macero e/o distruzione in proprio, ai sensi del DPR
37/01 e trasmissione della nota di riepilogo delle operazioni di distruzione alla
Soprintendenza Archivistica del Veneto;
4. aggiornamento dell’inventario dell’archivio, qualora esistente, in relazione
all’eliminazione del materiale documentario.
7.2.4. La movimentazione dei fascicoli presenti nell ’archivio ”ex casa del fascio”
L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio presso ex casa del fascio
ad un ufficio deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario
all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
Ogni UOR provvede in base alla competenza per materia alla movimentazione.
L’affidamento temporaneo avviene previa compilazione di apposito modello (allegato 5
sub b ) contenente gli estremi identificativi della documentazione prelevata, il nominativo
del dipendente, la sua UOR o ufficio di appartenenza e la sua firma.
Un esemplare del modello viene conservato all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione
fisica occupata dal fascicolo in archivio.
Tale movimentazione viene registrata in un apposito Registro di carico e scarico presso
l’ufficio Protocollo o presso la segreteria della Direzione Tecnica. In esso sono riportati,
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oltre ai dati contenuti nel modello allegato 5 sub b , anche la data di restituzione, nonché
delle eventuali note sullo stato della documentazione.
7.3. Accesso ai locali di conservazione archivio sto rico e di deposito
presso “ex casa del fascio”
Le chiavi dei locali sono custodite presso l’ufficio Protocollo − Archivio Generale e presso
la segreteria della Direzione Tecnica.
Ciascuna persona autorizzata all’accesso ai locali d’archivio è responsabile
dell’osservanza delle norme antincendio contenute nelle disposizioni comunali in materia,
nonché della posizione delle scaffalature sui binari come indicata nello schema all’interno
dei locali stessi.
7.3.1. Per utenti interni all’Amministrazione
Consegna delle chiavi. L’utente deve compilare l’apposito registro di accesso presso
l’ufficio Protocollo o presso la segreteria della Direzione Tecnica con i seguenti dati: data
di accesso, ufficio richiedente, orario ritiro chiavi, firma del dipendente.
Restituzione chiavi. L’utente deve compilare la seconda parte dell’apposito registro con i
seguenti dati: orario consegna chiavi, descrizione del documento estratto, posizione in
archivio (titolo/classe/numero scaffale), faldone di appartenenza, ufficio di conservazione
del documento.
Restituzione documento estratto. L’utente dopo aver riposto il fascicolo nell’esatta
posizione deve compilare la terza parte dell’apposito registro con la data di restituzione e
la propria firma.
7.3.2. Per Utenti esterni all’Amministrazione
L’utente esterno privato o Consigliere comunale, può accedere ai locali dell’Archivio solo
se accompagnato da un’appartenente all’amministrazione, in genere persona
appartenente all’ufficio che ha autorizzato l’accesso agli atti, il quale deve compilare
l’apposito registro come descritto al paragrafo precedente.
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7.4. Consultazione documenti d’archivio da parte di utenti esterni
all’Amministrazione
La documentazione d’archivio è liberamente consultabile per scopi storici di ricerca
eccetto i seguenti casi:
• documenti di carattere riservato relativi all’attività politica, consultabili dopo 50 anni
dalla data della loro redazione;
• documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone, consultabili
dopo 70 anni;
• documenti afferenti processi penali, consultabili dopo 70 anni dalla data di
conclusione del procedimento
E’ consentita la consultazione ai fini di ricerca scientifica, anche prima della scadenza dei
suddetti termini, essa è soggetta a due criteri:
• la gratuità e la libertà della ricerca, diritto costituzionalmente sancito;
• l’accettazione da parte del consultatore del codice di Deontologia e buona condotta
(provvedimento 14.03.2001 n. 8 del Garante per la protezione dei dati personali,
ora allegato A2 del D.Lgs. 30.06.2003 n. 196 “codice in materia di protezione dei
dati personali”), che dovrà sottoscrivere ogni consultatore.
Il Responsabile del Servizio Archivistico Comunale autorizza la consultazione per scopi
storici di documenti facenti parte dell’archivio storico, mentre la consultazione dei
documenti a carattere riservato prima della scadenza dei termini deve essere autorizzata
anche dal Soprintendente Archivistico.
Non è consentita l’asportazione di materiale dall’archivio storico da parte di persone
esterne all’Amministrazione Comunale.
7.4.1. Accesso agli atti
Ciascun Responsabile del Servizio o suo delegato autorizza l’accesso agli atti di propria
competenza negli archivi in conformità alle norme stabilite dalla L. 241/90 e successive
modifiche e integrazioni e relativo regolamento comunale.
7.4.2. Prestito
E’ consentito il prestito per motivi culturali di documenti d’archivio per mostre o
esposizioni, esso è soggetto ad autorizzazione da parte del Soprintendente Archivistico
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Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE
competente.
7.4.3. Riproduzioni
Possono essere rilasciate fotocopie dei documenti d’archivio a chi ne faccia apposita
richiesta scritta, con spese di riproduzione a carico del richiedente sulla base delle tariffe
comunali vigenti.
Non sono consentite fotocopie dei seguenti tipi di materiale:
• in non buono stato di conservazione;
• pergamenato;
• rilegato;
• anteriore al XIX secolo;
• qualsiasi documento che potrebbe essere danneggiato nella fotocopiatura.
E’ consentito ad uno studioso per volta fotografare documenti d’archivio con mezzi propri,
previa domanda scritta autorizzata dal responsabile del Servizio Archivistico Comunale o
suo delegato.
Non possono essere usati flash per fotografare atti anteriori al XIX secolo.
E’ fatto salvo, in ogni caso, il rispetto delle norme sul diritto d’autore ed in materia di tutela
dei beni archivistici.
7.4.4. Riproduzioni per uso commerciale ed eventuali sanzioni
E' consentita la pubblicazione dei documenti conservati presso l’Archivio generale del
Comune di Rubano, con autorizzazione scritta da richiedersi al Responsabile del Servizio
Archivistico.
La pubblicazione deve riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "Su
concessione dell’Archivio generale del Comune di Rubano" e l’espressa avvertenza del
divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
All’Amministrazione devono essere consegnate tre copie della pubblicazione per cui è
stata chiesta l’autorizzazione.
Non è dovuto il pagamento dei diritti nel caso in cui la pubblicazione avvenga all’interno di:
• un volume con tiratura inferiore alle 2.000 copie e con prezzo di copertina inferiore
a euro 77,47;
• una rivista periodica a carattere storico o scientifico.
L’inosservanza delle norme indicate comporta l’esclusione dall’accesso ai documenti
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dell’archivio storico comunale e le altre sanzioni previste ai sensi di legge.
8. Norme transitorie e finali
Con l’entrata in vigore del presente manuale sono abrogate tutte le norme regolamentari
interne all’Amministrazione/AOO con esso contrastanti.
Il presente manuale è pubblicato sul sito internet e nella rete intranet ad esclusione degli
allegati n. 1 e 2 che riportano rispettivamente informazioni relative alla sicurezza del
Comune e informazioni sul software in uso.
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