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INTRODUCCIÓN
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad
de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos
y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y
corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar
dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la
organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. De
cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la
guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica
de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en
la empresa se llevan a cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos
inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un
manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las
políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas
para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
¿Qué es un manual administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.
Diferentes definiciones sobre manuales de la administración
Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales
administrativos, entre ellos tenemos a:
Agustín Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo empírico,
variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los
que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie
de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”.
Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o
de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades
específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
método estándar para ejecutar algún trabajo.”
Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren
habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no
se aprenden en la escuela o en el trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que, partiendo de los objetivos
fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y
cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento
determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de
desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que
constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se
utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar,
delegar, supervisar y vitalizar o estimular.
El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del
método.
Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio
en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal.
Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes
y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la
empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.
Importancia de los manuales administrativos
Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en
forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar
y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios
de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada. Los Manuales Administrativos representan una guía
práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la
empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces para la
toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una
de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de
cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno
de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance
se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a
revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes
de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad
creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse
constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la
eficiencia de la empresa. Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido
permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta
útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de la misma.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos.
Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras
organizaciones.
Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.
Beneficios de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos
destacan:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la
organización
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y
funciones de cada área integrante de la organización
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los
servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes,
así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno
de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación
con los demás integrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y
evita los conflictos inter-estructurales
Limitantes en la elaboración de manuales administrativos
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos
también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos
son de menor importancia:
Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y
dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión
por ser muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y
en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como
herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada
adicional sino está establecido debidamente en el Manual.
El porqué de la necesidad de utilizar los manuales
Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado.
Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y
opera conforme a las mismas reglas.
Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los
procedimientos de la organización, de modo que esta información no
queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas
personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las
personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un
manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas
o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las
respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin
necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.
Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente
especificada en un manual oficial tiene más impacto que en un
memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo,
o cuyo originador ha dejado la compañía.
Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los
reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.
Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los
empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien
que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.
Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos
empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde
el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como
auxiliares de adiestramiento.
Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo
lugar.
Ventajas y desventajas de su uso
Ventajas
Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los
demás de la organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de
cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
más antiguos.
Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Desventajas
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
Tipos de Manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance
Generales o de aplicación universal.
Departamentales o de aplicación específica.
De puestos o aplicación individual.
Por su contenido
De historia de la empresa o institución.
De organización.
De políticas.
De procedimientos.
de contenido múltiple (manual de Técnicas)
Por su función específica o área de actividad.
De personal.
De ventas.
De producción o ingeniería.
De finanzas.
Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
Otras funciones.
Manuales de historia de la empresa
Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”:
“Muchos patrones sienten que es importante darle a los empleados información
con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros,
administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista
introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que
está asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta
la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la
compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a
sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se
incluye como parte de la presentación a un manual de políticas o de
organización, o de un manual de personal.
Manuales de organización
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los
puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y
actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de
organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre
otras cosas.
Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se
usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de
organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la
organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes
puestos inscritos en el cuadro.
Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en
atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de
relaciones con los demás.”
Manuales de política
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular
ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se
exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellog, los
manuales muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y
otros “slogans” que expresan una política.
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede
haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de
personal, etc., o uno sobre políticas generales.
Manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de
prácticas, de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de
trámites y métodos de trabajo.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
las actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participación.
Además, se cataloga como el libro de los “comos”. “Como resolver una
reclamación de un cliente”.
Manuales de contenido múltiple
Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos
mencionados no resulten siempre bien definidos. Algunos de los manuales de
oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.
Manuales de técnicas
Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y
técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de
referencia para el órgano responsable de la actividad y como información
general para todo el personal interesado en esa actividad.
Manuales de puestos
También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las
labores, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando
el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores, sino que
explica cómo deben ejecutarse, es un manual de organización y
procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido múltiple.
Manuales de personal
También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de
oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo,
que tratan sobre administración de personal, puede elaborarse destinados tres
clases de usuarios:
Para el personal en general.
Para los supervisores.
Para el personal de departamento o unidad de personal.
Manuales de producción o ingeniería
Estos se utilizan para coordinar el control de la producción, fabricación,
inspección y personal de ingeniería.
Manuales de finanzas
Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den
instrucciones numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de
alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus
deberes en todos los niveles de la administración.
Manuales generales
Es usual que un manual no trate solo en un área de actividad exclusivamente,
sino que aborde dos o más características específicas. Puede darse el caso de
que una empresa tenga un solo manual general, que abarque todos los
aspectos mencionados para los diferentes tipos de manuales.
Manuales de otras funciones
Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate
(correspondencia, intendencia, conserjería.)
¿Qué contiene un manual de descripción de puestos?
Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación
se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
Partes de la estructura de un manual administrativo
Tabla de contenido.
Introducción.
Instrucciones para el uso de manual.
Cuerpo.
Flujograma(s).
Glosario, con términos importantes.
Conclusiones.
Recomendaciones.
Anexos.
Estructura de un manual
Como se prepara un manual
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr.
Para hacer esto, el interesado se deberá hacer las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo de la organización al crear este manual?
Su propósito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan
ciertas normas y procedimientos de personal.
¿Qué beneficios proporcionara el manual a los usuarios?
Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo
sistema con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta
inmediata para las preguntas del personal.
¿Qué espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?
Además de alcanzar los objetivos de la organización, el manual debe ayudar
también a su departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendrá que
hacer maneo preguntas y hacer manos reparaciones.
Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene
una meta en común: obtener resultados. El propósito del manual es asegurar
que sus usuarios se comporten de una manera específica, ya sea que se trate
de obedecer las reglas de la compañía o seguir un procedimiento en particular.
Si un manual alcanza esta meta es un éxito definitivo.
¿De quién es la responsabilidad de crear los manuales?
Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el
organigrama de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces
forman parte del área de servicios administrativos o de comunicaciones de la
corporación. Sin embargo, con demasiada frecuencia están dispersos por la
organización y cada departamento genera sus propios manuales.
Cuando la producción del anual no está centralizada, la organización termina
con una proliferación de manuales de todos los tamaños y formas.
Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseño y estilo y, lo que es
peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre sí.
La solución de estos problemas es crear un departamento centralizado que se
encargue de producirlos.
Indicadores de planeación
He aquí algunos indicadores sobre como planear el manual.
Disponga del tiempo suficiente para la plantación. A la larga esto
representara un ahorro de tiempo.
haga que otras personas revisen sus planes. La revisión no solo debe
incluir a su supervisor, cuya aprobación puede ser obligatoria, sino
también a personas que hayan participado directamente en la
producción de manuales o que tengan una relación estrecha con el que
está haciendo.
Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y
personal. Muchas personas hacen estimaciones verbales “de
momento”, y posteriormente se olvidan de ellas.
Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual
necesitara revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses
siguientes a su distribución.
Anticípese a los problemas. Descubrirá que reparar los problemas
antes que se presenten da como resultado un gran beneficio.
Como planear la redacción
El primer paso para planear la redacción es definir la materia de que se trata.
¿De qué va a tratar el manual? Es fácil definir el tema si se hace una lista de
todos los grupos posibles de usuarios del manual, y después se determina que
información necesita cada uno.
El segundo paso consiste en determinar quién recopilara los datos. Existen dos
alternativas básicas:
Usted mismo o su personal recabara los datos.
Los departamentos usuarios recopilarán los datos y referirán a los
redactores.
El tercer paso es, decidir quién escribirá el manual. también en este
caso cuentan con dos alternativas:
Los departamentos que lo usaran escribirán su manual, y usted o su
personal la revisaran y redactaran.
Usted mismo o su personal redactaran el manual.
El último paso en la plantación de la redacción es establecer un programa
temporal de trabajo. De ser posible, deje un periodo amplio para el proceso de
redacción.
Métodos de recolección de datos
La información para elaborar su manual se obtendrá utilizando uno o
varios de estos métodos:
Investigación.
Observación.
Cuestionarios escritos.
Entrevistas.
Proceso de redacción
Principios de la redacción eficaz:
Uso de la voz activa.
Escriban en tiempo presente.
Omita las palabras innecesarias.
Usen la estructura paralela de ideas coordinadas.
Evítese incorrecciones y los adjetivos desplazados.
Evítese los participos mal situados y confusos.
Eviten las palabras rimbombantes y la jerga
Exprésense con claridad.
Sean humanos.
La gran controversia entre los géneros
Redacten las frases para que los nombres estén en plural.
Reemplacen los pronombres con los nombres que representan.
Omita los pronombres de tercera persona.
Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre
paréntesis.
Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a
ambos géneros.
Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino.
Obras de consulta sobre redacción.
Técnicas de redacción.
Lista por pasos.
Guiones.
Lógicas de acción y condición.
Proceso de revisión
¿Quién debe revisar el manual?
En primer lugar, alguien que conozca el tema deberá revisar el texto, para
verificar su contenido y exactitud. Esa persona no tendrá necesariamente
autoridad suficiente para aprobar que el manual se use en la empresa; sin
embargo, tendrá que ser u experto en el campo y tener la capacidad de
suficiente para determinar si el contenido del manual es exacto.
En segundo lugar, también debe revisar el manual un miembro del personal
especializado en asuntos legales de la organización. Si su empresa no tiene
personal experimentado en leyes, se encargará de la revisión quien sirva como
asesor a ese respecto. La revisión asegura que el manual respete las leyes
pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias reguladoras que
tenga jurisdicción sobre la empresa. El no revisar cuidadosamente la legalidad
puede dar como resultado acciones judiciales importantes.
El tercer tipo de revisión se refiere a la calidad y a la claridad de la redacción.
La persona encargada de esta revisión debe estar muy familiarizada con los
principios de la buena redacción.
Responsabilidades de los revisores
Revisión justa y objetiva de los materiales.
Concentración en el tema o el campo que se le pide que revisen.
Proporcionar criticas específicas y constructivas.
Tienen que mostrarse positivos en sus críticas, indicando lo que está
bien hecho, así como también los puntos que necesitan corrección.
Revisar cuidadosamente la primera vez, y hacer todos los cambios
entonces.
Se debe evitar solicitar cambios solo explicables con base en gustos
personales.
Revisión y devolución rápidas del material dentro del plazo acordado.
Como asegurarse de que los revisores cumplan con los plazos
establecidos
Destaquen el hecho de que el manual tiene el respaldo de la gerencia.
Negocien los programas de revisión en lugar de establecer fechas
arbitrarias.
Confirme por escrito el plazo acordado.
Proporciones a los revisores un “recordatorio amistoso” unos días antes
de la fecha límite.
Quizás convenga indicar en su memorando de confirmación que se
consideran aprobados los materiales que no se han devuelto a la fecha
límite.
Supervisión de la producción del manual
Como trabajar con el centro de procesamientos de palabras o las
mecanógrafas.
Revisen el formato y la composición del manual con la mecanógrafa o el
operador del sistema de procesamiento de palabras.
Si es posible, trabajen solo con uno o dos operadores o mecanógrafos,
en lugar de todo un centro.
Aprenda a dictar, sobre todo si cuentan con procesamiento de palabras.
Revisen su propio trabajo.
Para los proyectos importantes, como los manuales, confirmen por
escrito todos los compromisos de tiempo del centro.
Denle al centro de procesamiento de palabras toda su cooperación,
entregándole los cambios y los textos con prontitud.
Impresión del manual
La primera se refiere a sí la impresión se realizará en la empresa o en una
imprenta exterior.
Después de escoger una imprenta, deberá tomar una decisión respecto a sí se
reproducirán el manual a partir de las copias mecanografiadas o si usaran
tipografías, en cualquiera de las condiciones siguientes:
El manual se distribuirá fuera de la negociación.
La negociación tiene sus propios equipos tipográficos.
El manual se imprimirá como folleto.
Su tercera decisión, la elección del método de impresión, se debe tomar con la
ayuda de su proveedor de o de la imprenta de la empresa. Los factores que
afectan su elección son:
La cantidad de ejemplares que se imprimirán.
Los tipos de equipos disponibles.
La inclusión del trabajo artístico especial, por ejemplo, fotografías.
Distribución física
Envíen los manuales en cajas de cartón corrugados.
No inserten el contenido en el empastado antes de su envió.
Si envían una gran cantidad de manuales, avisen de ello con tiempo al gerente
de la oficina de correspondencia.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos
lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente
forma:
Recopilación de información
Interpretación y diseño de la información
Elaboración del manual
Aprobación y actualización del manual
Recopilación de información
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a
quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos
aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares
del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la
información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras
que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser
recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones
objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable
utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una
de ellas.
Interpretación y diseño de la información
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle
forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del
personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su
importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la
información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar
que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede
determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información
recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a
los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no
elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que
toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea
revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de
cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador
que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los
ajustes necesarios para su mejor comprensión.
Elaboración del manual
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la
metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos
claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y
de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para
una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del
mismo.
Aprobación y actualización del manual
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico
para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es
que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa
forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes
de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez
ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el
respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que
no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables
de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso
omiso a las mismas.
CONCLUSIÓN
Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es múltiple, en virtud de ser
un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecución; de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar
un manual se justifica cuando se presenta.
BIBLIOGRAFÍA
Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial
Interamericana, México.1983.
Gómez Ceja, Guillermo, Planeación Y Organización De Empresas, Mc Graw
Hill, México. 1994.
Gómez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos “Análisis Y Diseño, Mc Graw
Hill, México 1997.
