Mapa de Procesos PDF

FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje

MAPA DE PROCESOS

SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

1

Mapa conceptual ------------------------------------------------------------02

Introduccin----------------------------------------------------------------03

1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por Procesos------------04

2. Mapa de Procesos--------------------------------------------------------05

3. Tcnicas para Identificar Procesos--------------------------------------065.1 Diagrama de Bloques----------------------------------------------065.2 Modelo Integrado---------------------------------------------------065.3 Cadena de Valor----------------------------------------------------075.4 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------07

4. Tcnicas para caracterizar procesos------------------------------------086.1 Ficha de Procesos--------------------------------------------------096.2 Flujograma Integrado----------------------------------------------096.3 Modelo de Procesos------------------------------------------------106.4 Modelo de Crosby--------------------------------------------------106.5 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------116.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de Formacin-11

5. Elaboracin del Mapa de Proceso------------------------------------------12

Glosario---------------------------------------------------------------------18

Bibliografia -----------------------------------------------------------------18

Crditos---------------------------------------------------------------------19


MAPA DE PROCESOS


2

Modelar Organizacin

Mediante

Mapa de Procesos

Una

Con tcnicas

como

Ficha de

procesos

Modelo

Integrado

Modelo a seguir para la

caracterizacinde procesos del

proyecto de formacin

Organizacin

Organizacionales

Estableciend o los

Modelo Alemn( Icontec )

Modelo de Crosby

Modelo de procesos

Misionales

De apoyo Estratgicos

Enfoque por procesos

Enfoque de

estructura

funcional

Para lo que se requiere

Con tcnicas como

ModeloAlemn

( Icontec )

Diagrama

de Bloques

Cadenade Valor

Es necesario conocer

De una

Que puede ser

Para diagnosticar la

Situacin Actual

Flujograma integrado

Una

Un inventario

El enfoque

organizacional

de los PROCESOS

Mapa Conceptual


MAPA DE PROCESOS


3

IntroduccinEl diagnstico (del griego diagnostiks, a su vez del prefijo da-, a travs, y gnosis, conocimiento o apto para conocer) hace referencia al anlisis que se aplica para determinar cualquier situacin, su estado actual y cules son las tendencias o posibles soluciones si se requieren.

Determinar el estado actual de la gestin de la informacin en una organizacin o en un punto especfico de esta, requiere conocer previamente la forma en que esta organizacin est estructurada y la forma como funciona, esto con el fin de tener una visin sistmica y juzgar mejor lo que est sucediendo.

Para lo anterior dos son los enfoques organizacionales que se pueden considerar: enfoque de estructura funcional y enfoque por procesos.

Tomando el enfoque por procesos se debe modelar la organizacin mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar su situacin actual.


MAPA DE PROCESOS


4

1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por Procesos

Dentro de las estructuras organizacionales dos de los enfoques organizacionales que se pueden considerar son: El enfoque de estructura Funcional y el Enfoque por Procesos.

Organizacin Funcional (Vertical)

Los empleados son el problemaEmpleados Hacer mi trabajoComprender mi trabajoEvaluar los individuosCambiar a la personaSiempre se puede encontrar un mejor empleadoMotivar a las personasControlar a los empleadosNo confiar en nadieQuin cometi el error?Corregir erroresOrientado al servicio

Los empleados son el problemaEmpleados Hacer mi trabajoComprender mi trabajoEvaluar los individuosCambiar a la personaSiempre se puede encontrar un mejor empleadoMotivar a las personasControlar a los empleadosNo confiar en nadieQuin cometi el error?Corregir erroresOrientado al servicio

Centrado en la estructura

Centrado en el proceso

Organizacin por Procesos (Horizontal)


MAPA DE PROCESOS


5

2. Mapa de Procesos

Tomando el enfoque por procesos se debe entonces modelar la organizacin mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar su situacin actual. La construccin del Mapa de Procesos se encuentra dentro de la Gestin por procesos.

Sin embargo, como notamos en la grfica anterior, previo a la realizacin del Mapa de Procesos, estos se deben haber identificado y caracterizado, para lo cual existen diferentes tcnicas.

Porque en la estructura Funcional las reas o departamentos son relativamente autnomos y poseen un enfoque interno ms que externo, lo cual propicia que el departamento realice muy bien su trabajo especfico, pero esto no necesariamente significa que los miembros del departamento se percaten de la forma en que sus actividades repercuten en la organizacin en su conjunto.

Contrario a lo anterior, el Enfoque por Procesos, permite una visin sistmica, que impacta positivamente toda la organizacin, a la hora de plantear la mejora o desarrollo de un sistema de informacin como solucin a una necesidad.

La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

Por qu hacer uso del enfoque por procesos para levantar requerimientos en una Organizacin Empresarial?

Mapa de procesos

Seleccin de procesos

Inventario de procesos


MAPA DE PROCESOS


6

3. Tcnicas para Identificar Procesos.

Determinar cules son los procesos en una organizacin, e identificarlos, permite dar gestin, administracin y control, eficaz y eficiente, sobre la informacin que fluye a travs de ellos, de tal forma que la toma de decisiones tenga un soporte slido.

La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

3.1 Diagrama de Bloques

3.2 Modelo Integrado

Cada proceso identificado debe tener una lnea completa de bloques.

Un diagrama de bloques es una representacin grfica y abreviada de la relacin de causa y efecto entre la entrada y la salida de un sistema. Proporciona un mtodo til y conveniente para caracterizar las relaciones funcionales entre diversos componentes de un sistema.

El interior del rectngulo, que representa el bloque, usualmente contiene la descripcin o el nombre del elemento.

El modelo Integrado busca lograr una representacin grfica de la forma como se agrupan y se relacionan las funciones en las diferentes secciones del sistema (reas, departamentos, etc.), segn su naturaleza.

EvaluarConsignar Inscribir

Evaluar

Gestin docenteGestin Administrativa

ConsignarI nscribir


MAPA DE PROCESOS


7

Se descompone en partes constitutivas como forma de anlisis.

3.3 Cadena de Valor

3.4 Modelo Alemn (Icontec)

La cadena de valor es una herramienta de anlisis, que facilita la comprensin de algo tan dinmico e interactivo como es la estrategia de una empresa. Es esencialmente una forma de anlisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.

Entre otros rasgos este modelo presenta una descomposicin de una empresa en sus partes (procesos) constitutivas, agrupndolas en macro procesos denominados Estratgicos, Misionales o de realizacin y de Apoyo.

ExtensinDocencia I nvestigacin Formar en programas de pregrado y de posgrado

Macroproceso MisionalMacroproceso Apoyo

Propiciar el cambio y avance de la sociedad

Formador en el rea de la salud a la comunidad

Direccionamiento

Administracin

Comunicacin

Retroa limentacin con el cliente

Quejas y reclamos

Comunicacin

Retroa limentacin

ExtensinDocenciaR2 R2 R3

Investigacin

CLIENTE

NECESIDADES

REQUISITOS

CLIENTE

SATISFACCIN

PLANIFICACI N ESTRATGICA Y DEL S.G.C DIRECCIONAMIENTO

GestinLogstica

GestinAdministrativa

GestinFinanciera

GestinInformatica

GestinDocumenta l

GestinMejora

E1 E2

A1 A2 A3

A4 A5 A6

MACROPROCESO DE REALIZACIN

MACROPROCESOS DE APOYO

SERVICIO

AL

CLIENTE


MAPA DE PROCESOS


8

4. Tcnicas para caracterizar procesos

Caracterizar un proceso es identificar

Qu es caracterizar un Proceso?

1. Nombre del proceso2. Responsable y objetivo (alcance)

4. Proveedores

5. Entradas

8. Recursos 9. Controles

6. Salidas

7. Salidas6. Salidas

3. Actividades (PHVA)3. Actividades (PHVA)

El siguiente cuadro resume parte de la informacin que se debe suministrar en la caracterizacin de un proceso:

Informacin DescripcinNombre del Proceso.

Responsable Dueo o lder del procesoObjetivo Finalidad del proceso en cuestinAlcance Lmites del proceso en trminos de actividades. Ejemplo: comprende desde...hasta...

Ejecucin

Retroalimentacin o actuarCorreccinAcciones correctivasAcciones preventivasAcciones de mejora

Proveedores. Organizacin o persona que suministra un producto: bien o servicio

Entradas.

Salidas.

Cliente Organizacin o persona que recibe un producto: bien o servicio.

Recursos.

Controles

1.

2.1.2.2.2.3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

3.

Materiales, documentos, datos, formularios diligenciados, informacin necesarios para ejecutar ciertas acciones o para ser transformados y generar las salidas. Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso

Elementos como Equipos, servicios, personas, hardware, software, bases de datos que intervienen en el proceso sin ser transformados.


MAPA DE PROCESOS


9

4.1 Ficha de Procesos

4.2 Flujograma Integrado

Una vez identificados los procesos debemos caracterizarlos, es decir pasamos a describir sus rasgos o caractersticas, esto se logra a travs de alguna o varias de diferentes tcnicas.

Modelos normalizados de fichas, que incluyen informacin relativa a los procesos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos de toda la organizacin

Este tipo de flujograma presenta de forma grfica el modelo del procedimiento, adicionando, a cada paso de la secuencia, informacin relevante como el responsable, la descripcin, etc.

Proceso:Objetivo:Alcance:

Para que?

Qu? Con qu?

Inicio

No

Si

Registrarcontrato

Aprobarcontrato

Aprobarcontrato

RegistrarAprobacin

ControlarGestin

GenerarReportes

Fin

1

Paso ActividadR esponsable Descripccin ...

2

3

4

5

SecretariasFNSP

Decano

...


MAPA DE PROCESOS


10

4.3 Ficha de Procesos

4.4 Modelo de Crosby

Insumos Proveedor Salida Cliente

Inicio

No

Si

Registrarcontrato

Aprobarcontrato

Aprobarcontrato

RegistrarAprobacin

ControlarGestin

GenerarReportes

Fin

Actividad

El modelo de procesos en su representacin sencilla muestra una descripcin de los elementos bsicos de un proceso como son: insumo (entrada), Proveedor, Actividad (procedimiento), salida, Cliente.

El modelo Crosby agrega informacin adicional sobre la gestin y control del proceso.

Lder:Participantes:

Objeto

Nombre del Proceso

Alcance

Entradas Actividad de Seguimientoy control

Salidas

ProveedoresI ndicador Clientes

Requisito sD ocumento sR egistros

Entradas Proveedores Requisito s Actividades Salidas Clientes Registros


MAPA DE PROCESOS


11

4.5 Modelo Alemn (Icontec)

4.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de Formacin.

1. Contenido, 2. Flujograma, 3. Control de Registros, 4. Criterios, 5. Definiciones, 6. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, 7. Anexo

El modelo Alemn, al igual que el modelo Crosby, contiene informacin que permite medir indicadores de gestin del proceso.

El modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de formacin es el presentado en la anterior grfica cuya plantilla encontrar disponible en los materiales bajo el nombre de plantilla_caracterizacion_de_procesos.xls.

Lder:Participantes:

Objeto

Nombre del Proceso

Alcance

Entradas Actividad de Seguimientoy control

Salidas

ProveedoresI ndicador Clientes

Requisito sD ocumento sR egistros

Paso ActividadR esponsable Descripccion ...

PROVEEDORE SE NTRADAS

Recursos Documentos RegistrosR equisito sS eguimiento

Indicado rF ormula FrecuenciaMedicin Metas

Medicin

PROCEDIMIENTOS SALIDASU SUARIO S

OBJETIVOALCANCERESPONSABL E

MACROPROCE SO DE ()PROCESO

INCLUIR AQU UN LINK A LA(S) GRFICA(S) QUE

MODELA(N) ESTE PROCEDIMIENT O

(DIAGRAMAS DE FLUJO O MAPAS DE PROCESOS

CRUZADOS)


MAPA DE PROCESOS


12

5. Elaboracin del Mapa de ProcesoLa Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

Para la elaboracin del Mapa de Procesos Organizacionales se debe:

Mapa de procesos

Seleccin de procesos

Inventario de procesos

Antes de iniciar con la elaboracin de un Mapa de Procesos es necesario tener presente la diferencia entre la finalidad de un Proceso y un Procedimiento: Un Proceso responde a la pregunta QU? mientras que un procedimiento responde a la pregunta CMO?, de ah que sea en los procedimientos donde, entre otras cosas, se solicite un Diagrama de flujo o mapa de proceso cruzado que representa el paso a paso o eventos concatenados que se realizan al interior del proceso.

a. Identificar procesos. Se debe asignar un nombre identificativo a las principales actividades que realiza la organizacin.

b. Inventario de Procesos. Una vez identificados los procesos se debe lograr la lista completa de estos estableciendo, si es el caso, cuales estn contenidos dentro de otros o tienen dependencia directa entre si, esta lista ser el insumo para el siguiente paso.

c. Clasificacin de Procesos. Una vez logrado el inventario de los procesos podemos clasificarlos en los siguientes Macroprocesos Organizacionales teniendo presente a que corresponde cada uno:

Macro - Procesos Estratgicos: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacin, para emitir las guas adecuadas al resto de procesos de la organizacin y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas..

Macro - Procesos Misionales, Clave o de Realizacin: Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibir y valorar la calidad de la organizacin.


MAPA DE PROCESOS


13

Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:

A continuacin se presenta un ejemplo sencillo, a partir de un enunciado para dar inicio a la elaboracin de un mapa de proceso:

Macro - Procesos de Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor aadido deseado por el cliente.

d. Mapa de Procesos. Ya identificados, inventariados (jerarquizados) y clasificados los procesos se puede dar inicio a la construccin del mapa de procesos de forma que se pueda tener una imagen global de las interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de procesos.

Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:

LA ORGANIZACIN COMO CONJUNTO DE PROCESOS

P. ESTRATGICOS(PLANIFICACIN)

P. CLAVE(ATENCIN DIRECTA AL CLIENTE)

P. SOPORTE(GESTIN)

Demandasgrupos inters:-Clientes-Personal-Propiedad-Sociedad-Legislacin

EXTERIOR


MAPA DE PROCESOS


14

Caso de Estudio: La universidad XYZ

Etapa 1: Identificacin de Procesos de La universidad XYZ

Etapa 2: Inventario de Procesos de La universidad XYZ

La universidad XYZ, a travs de su rea de planeacin institucional y la de gestin de control, ha identificado que en su entorno, existe la necesidad de formacin, investigacin y generacin de conocimiento, extensin y proyeccin social, desarrollo humano para el progreso de la comunidad.

Por tal razn a decidido suplir estos servicios a la comunidad mediante su organizacin, comprendiendo que para ello debe soportarse en la gestin financiera, en una gestin de recursos tecnolgicos y de recursos humanos entre otros.

A partir del anterior enunciado podemos identificar varias actividades que estn implicadas dentro de la misin de la universidad, estas son:

Al realizar el inventario se les puede dar el siguiente orden segn el grado de importancia con relacin a la misin de la Universidad XYZ

Una vez logrado el inventario podemos clasificar dichos procesos segn los macroprocesos a los que correspondan:

Gestin financiera Formacin Investigacin y Generacin de conocimiento Gestin de control. Desarrollo humano. Gestin de recursos tecnolgicos Planeacin institucional. Recursos humanos Extensin y proyeccin social.

1. Extensin y proyeccin social.2. Investigacin y Generacin de conocimiento.3. Formacin4. Planeacin institucional.5. Gestin de control.6. Gestin financiera7. Desarrollo humano.8. Gestin de recursos tecnolgicos


MAPA DE PROCESOS


15

Etapa 3: Clasificacin de Procesos deLa universidad XYZ

Etapa 4: Mapa de Procesos de La universidad XYZ

Procesos Estratgicos

1. Planeacin institucional.2. Gestin de control.

1. Extensin y proyeccin social.2. Investigacin y Generacin de conocimiento.3. Formacin

1. Gestin financiera2. Desarrollo humano.3. Gestin de recursos tecnolgico

ProcesosMisionales

Procesos de Apoyo

Pasando al primer Mapa de Procesos del caso La universidad XYZ.

UNIVERSIDAD XYZ

PLANEACIN

PROCESOS ESTRATGICOS

PROCESOS MISIONALES

NECESIDADES

CLIENTES

SATISFACCIONES

CLIENTES

PROCESOS DE APOYO

PROYECCIN INVESTIGACINF ORMACIN

GESTINFINANCIERA RRHH TECNOLGICOS

CONTROL

El conocimiento de la tcnica de diagramacin y mapeo de procesos constituyen elementos decisivos para lograr una adecuada coordinacin y el flujo eficiente de informacin en una entidad.


MAPA DE PROCESOS


16

En este ejercicio se realiza la caracterizacin del proceso de Apoyo denominado Gestin Financiera:

Seleccionado el proceso se pasa a su respectiva caracterizacin.

Proceso seleccionado para diagnosticar Situacin Actual: Gestin Financiera.

Etapa 5: Caracterizacin del Procesos Gestin Financiera de La universidad XYZ.

PROCESOS

GESTINFINANCIERA

UNVERSIDAD XYZ

Objetivo:

Alcance:

Responsable:

Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios

rea Financiera - Presupuesto Obligaciones de Vigencia anteriorCONSTITUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES

Informe de Constitucin de Reservas presupuestales Divisin Financiera

Rectora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP

Todas las dependencias

Divisin Financiera - Contabilidad

Ordenes de Pago PAGOS Comprobante de Egreso Divisin Financiera

Bancos Extracto Bancario CONCILIACIONES BANCARIAS Partidas conciliatorias Divisin Financiera - Tesorera

Dependencias que intervienen en el proceso contable

Boletines actualizacin de informacin CRUCE DE INFORMACION Estados Financieros

Alta Direccin y Organos de Control y Gestin

Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento

Sistema de informacinHardware y Software-RedSoftware SIDEF (Contralora)Software Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF-

PRO18DFN (Constitucin de Reservas) Certificado de disponibilidad presupuestal

Certificado de Registro presupuestalRegistro de cuentas por pagarRegistro de pagos efectivos

NTC-ISO 9001:2000Toda solicitud de contratacin, debe contar con un CDP, que ampare la reserva de recursos.

Indicador Formula FrecuenciaMedicin

Metas Fecha

Oportunidad expedicin CDP/CRP

Sumatoria (Fecha expedicin - fecha solicitud)/CDP y CRP Mensual

100% de CDP y CRP expedidos en 2 das

MACRO - PROCESO DE APOYOPROCESO: GESTIN FINANCIERA

Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la toma de decisiones de la altadireccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y egresos para ser controladosdurante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin de informes.

Este proceso es responsabilidad del rea Financiera.

Medicin

LINK A DIAGRAMAS NECESARIOS ( DE FLUJO, MAPA DE PROCESO CRUZADO, ETC )


MAPA DE PROCESOS


17

La caracterizacin puede incluir una referencia a una representacin grfica (diagrama de flujo de procedimiento), as puede apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, la representacin grfica logra evidenciar los problemas con mayor claridad dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora y el planteamiento de soluciones.

Con lo logrado hasta este momento se tienen insumos que permitirn, frente a la situacin actual, identificar los inconvenientes u oportunidades con relacin a la gestin de la informacin, de tal forma que se pueda plantear alternativas de solucin coherentes.

Etapa 5a: Diagrama de Flujo de una de las actividades del Proceso Gestin Financiera de La universidad XYZ

RECTORA GESTINFINANCIERATODAS LAS

DEPENDENCIAS

SI

NO


MAPA DE PROCESOS


18

Proceso: Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias en un determinado lapso de tiempo.

Procesos Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios

Procesos Estratgico: Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organizacin

Proceso Misional: Procesos que tienen contacto directo con el cliente

Glosario


MAPA DE PROCESOS


19

Cullar M, Guillermo A.(s.f.). Universidad del Cauca Modelado de procesos diagrama de flujo de datos especificacin de procesos. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/modelos.htm

Carestia, Nirva Ana. Garca, Mara Amalia.Universidad Nacional de San Juan. (s.f.). Sistemas de Informacin y Gestin por Procesos factores clave en la Responsabilidad Social Universitaria. Consultado el 27 de Diciembre de 2013 y disponible en: http://conaiisi.frc.utn.edu.ar/PDFsParaPublicar/1/schedConfs/7/99-468-1-DR.pdf

Recursos Bibliogrficos


MAPA DE PROCESOS


20

Control de documentoConstruccin Objeto de Aprendizaje

Fundamentos de Inteligencia de NegociosDesarrollador de contenido Experto temtico

Asesor pedaggico

Produccin Multimedia

Programador

Lder expertos temticos

Lder lnea de produccin

Documents

Mapa de Procesos PDF