Mau 2011-03 Quy Trinh Chuyen Tien Trong Nuoc

QUY TRÌNH

Thực hiện Tác nghiệp nghiệp vụ chuyển tiền trong nước

––––––––

TỔNG GIÁM ĐỐC

- Căn cứ Điều lệ Ngân hàng TMCP Bảo Việt đã được Thống đốc NHNN Việt Nam chuẩn y theo Quyết định số 3130/QĐ-NHNN ngày 16-12-2008;

- Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thanh toán.

QUY ĐỊNH:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy trình này hướng dẫn thống nhất về việc tác nghiệp chuyển tiền trong nước (bao gồm chuyển tiền đi tới/đến từ các Ngân hàng khác tại Việt Nam) của Ngân hàng TMCP Bảo Việt (BAOVIET Bank).

2. Quy trình này được áp dụng tại tất cả các Đơn vị kinh doanh thuộc Hệ thống BAOVIET Bank, gồm: Trung tâm Thanh toán, Ban Tài chính Kế toán thuộc Hội sở chính, Trung tâm Kinh doanh, Sở Giao dịch và các Chi nhánh (gọi chung là Chi nhánh), trong đó có các Phòng Giao dịch.

Điều 2. Mục đích ban hành

1. Quy định trình tự, thủ tục, cách thức thực hiện tác nghiệp nghiệp vụ chuyển tiền trong nước áp dụng cho toàn hệ thống BAOVIET Bank.

2. Quy định trách nhiệm, quyền hạn đối với các cá nhân, đơn vị tham liên quan trong nghiệp vụ chuyển tiền trong nước của BAOVIET Bank.

3. Đảm bảo hoạt động tác nghiệp chuyển tiền trong của hệ thống BAOVIET bank được kiểm soát chặt chẽ, an toàn.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Luật các Tổ chức tín dụng năm 2010.

2. Nghị định số 64/2010/NĐ-CP ngày 20/09/2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

3. Thông tư số 23/2010/TT-NHNN ngày 09/11/2010 của Thống đốc NHNN về việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng;

4. Quy chế số /QC-HĐQT ngày của HĐQT.

5. Quy định về số /QĐ-TGĐ ngày của Tổng Giám đốc.

6. Quy trình số /QĐ-TGĐ ngày của Tổng Giám đốc.

Điều 4. Các từ viết tắt và giải thích từ ngữ

1. Các từ viết tắt:

Lưu hành nội bộ Trang 1/19

Số: /2011/QT-TGĐ Hà Nội, ngày 01 tháng 4 năm 2011

BAOVIET Bank Hội sở chínhSố 8, phố Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, TP Hà NộiĐT: 04-3928.8989 - Fax: 04-3928.8899 - Website: www.baovietbank.vn

DỰ THẢO 1

Quy trình … TGĐ

a) NHNN: Ngân hàng Nhà nước

b) SGD NHNN: Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nướcc) TK: Tài khoảnd) TKTG: Tài khoản tiền gửi e) VCB: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Namf) TTTT: Trung tâm thanh toán thuộc Khối Tác nghiệp, Hội sở chínhg) ĐVKD: Đơn vị kinh doanh;h) Phòng DVKH: Phòng Dịch vụ Khách hàng

2. Giải thích từ ngữ

a) Hệ thống T24: Là hệ thống ngân hàng lõi – Corebanking của BAOVIET Bank;

b) Đơn vị khởi tạo lệnh thanh toán (ĐVKTLTT): Là các đơn vị thuộc hệ thống BAOVIET Bank được phân quyền sử dụng phân hệ Chuyển tiền (Fund transfer) trên hệ thống T24 để khởi tạo lệnh thanh toán và xử lý các lệnh thanh toán đến, bao gồm Phòng DVKH thuộc các ĐVKD, Ban Tài chính Kế toán thuộc Hội sở chính, Bộ phận TnKDTT thuộc TTTT;

c) Lệnh thanh toán (LTT): Là một tin điện do ĐVKTLTT lập trên phân hệ Fund transfer hệ thống T24, sau đó được kết xuất sang các hệ thống thanh toán trong nước thích hợp (Citad, VCB money và các hệ thống thanh toán song phương khác) để thực hiện một giao dịch thanh toán đến các ngân hàng khác tại Việt Nam;

d) Lệnh thanh toán Có/Lệnh chuyển Có (LCC): Là LTT nhằm ghi Nợ tài khoản của khách hàng mở tại BAOVIET Bank một khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người thụ hưởng tại ngân hàng nhận lệnh;

e) Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng (viết tắt là IBPS, còn được gọi là Hệ thống Citad): Là hệ thống thanh toán điện tử do NHNN làm chủ trì và thành viên là các TCTD mở tài khoản tiền gửi tại NHNN và được NHNN chấp thuận tham gia hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng;

f) Hệ thống thanh toán VCB money: Là hệ thống thanh toán điện tử do Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) chủ trì và thành viên là các Định chế tài chính và các Tổ chức kinh tế mở tài khoản tại tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank;

g) Thành viên trực tiếp của hệ thống IBPS: Là các đơn vị thuộc hệ thống NHNN hoặc các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được Ban điều hành Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng cho phép kết nối trực tiếp tham gia hệ thống IBPS;

h) Thành viên gián tiếp của hệ thống IBPS: Là các tổ chức có mở tài khoản tại thành viên trực tiếp, thực hiện thanh toán thông qua thành việ trực tiếp của hệ thống IBPS;

i) Lệnh thanh toán giá trị cao: Là LTT với số tiền bằng hoặc lớn hơn mức quy định về thanh toán giá trị cao (mức quy định hiện nay là 500 triệu đồng) và lệnh thanh toán giá trị thấp nhưng được khách hàng yêu cầu chuyển khẩn;


Quy trình … TGĐ

j) Lệnh thanh toán giá trị thấp: Là LTT với số tiền dưới mức quy định về thanh toán giá trị cao (dưới 500 triệu đồng);

k) Giao dịch viên (GDV): Là cán bộ nhân viên Phòng Dịch vụ khách hàng của các ĐVKD trong hệ thống BAOVIET Bank được phân quyền sử dụng phân hệ Chuyển tiền trên hệ thống T24 để tác nghiệp chuyển tiền với cấp độ người nhập liệu (inputter);

l) Kiểm soát viên (KSV): Là Trưởng phòng, KSV của ĐVKTLTT, hoặc người được ủy quyền thực hiện việc kiểm soát và duyệt bước 1 giao dịch chuyển tiền trên hệ thống T24. KSV được phân quyền sử dụng phân hệ Chuyển tiền của hệ thống T24 để duyệt bước 1 LTT với cấp độ Người duyệt 1 (Authorizer 1);

m) Cán bộ duyệt 2: là cán bộ nhân viên của TTTT được phân quyền sử dụng phân hệ Chuyển tiền của hệ thống T24 với cập độ Người duyệt 2 (Authorizer 2) để kiểm soát và duyệt bước 2 các LTT đã được duyệt bước 1 tại các ĐVKTLTT;

n) Thanh toán viên (TTV): là cán bộ nhân viên của TTTT được phân quyền sử dụng phân hệ Chuyển tiền trên hệ thống T24 để tác nghiệp chuyển tiền với cấp độ Người nhập liệu;

o) Cán bộ kiểm soát và phê duyệt (Cán bộ KS-PD): là Giám đốc Khối Tác nghiệp, Giám đốc TTTT, kiểm soát viên của TTTT hoặc cán bộ được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát và phê duyệt lệnh chuyển tiền trên các hệ thống truyền lệnh, được cấp phát chữ ký điện tử của người ký duyệt lệnh thanh toán (gọi tắt là Người duyệt lệnh);

Điều 5. Các bước thao tác

1. Quy trình tác nghiệp chuyển tiền đi trong nước

a) Tại ĐVKTLTT

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và kiểm tra lệnh chuyển

- Người thực hiện: GDV

- GDV tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền từ khách hàng và kiểm tra:

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ chuyển tiền của khách hàng: dấu và chữ ký chủ tài khoản hợp lệ;

Kiểm tra các yếu tố bắt buộc đối với lệnh thanh toán: thông tin người chuyển tiền, thông tin người hưởng (Tên, địa chỉ, số tài khoản hoặc số CMND, ngân hàng người hưởng, …);

Kiểm tra số dư khả dụng tài khoản khách hàng hoặc tài khoản nội bộ liên quan (tài khoản trung gian, tài khoản giải ngân, tài khoản tiền mặt, …);

- GDV xác định kênh thanh toán phù hợp để xử lý.

Bước 2: Nhập giao dịch vào hệ thống T24 của ĐVKTLTT

- Người thực hiện: GDV


Quy trình … TGĐ

- GDV truy nhập vào hệ thống T24, Phân hệ Chuyển tiền theo đường dẫn: Fund transfer/Domestic remittance và lựa chọn menu nhập liệu phù hợp với kênh thanh toán:

Nếu chuyển tiền qua hệ thống Citad, chọn menu “Create Citad transaction”

Nếu chuyển tiền qua hệ thống VCB money, chọn menu “Create VCB money transactions”

- Nhập liệu các thông tin hạch toán:

Nhập tài khoản ghi Nợ thích hợp (tài khoản CA, giải ngân, trung gian, …), loại tiền, số tiền ghi chuyển đi và ngày hiệu lực;

Nhập các dữ liệu thu phí (nếu có);

Nhập tài khoản ghi Có:

Trường hợp chuyển tiền qua hệ thống Citad, không phải nhập liệu trường này, hệ thống mặc định là tài khoản VND1272000010001 – Chuyển tiền đi năm nay – Citad;

Trường hợp chuyển tiền qua hệ thống VCB money, nhập số tài khoản Nostro mở tại Vietcombank Hội sở chính.

- Nhập thông tin LTT:

Thông tin người phát lệnh chuyển tiền: tên, địa chỉ, phù hợp với Ủy nhiệm chi chuyển tiền của khách hàng;

Thông tin người hường: tên, địa chỉ, số tài khoản hoặc số CMND hoặc giấy tờ tùy thân khác theo đúng chỉ dẫn trên Ủy nhiệm chi chuyển của khách hàng;

Nội dung của LTT;

Ngân hàng của người thụ hưởng.

- Nếu chuyển tiền qua hệ thống Citad, GDV phải nhập các thông tin sau:

Phương thức thanh toán giá trị cao/giá trị thấp:

Chọn phương thức thanh toán giá trị thấp khi: số tiền chuyển < 500 triệu và giờ khởi tạo và duyệt bước 1 tại ĐVKTLTT trước 14h45;

Chọn hình thức thanh toán giá trị cao khi: Số tiền chuyển >= 500 triệu; hoặc số tiền chuyển < 500 triệu, giờ khởi tạo và duyệt bước 1 tại ĐVKTLTT sau 14h45; hoặc số tiền < 500 triệu nhưng khách hàng yêu cầu chuyển gấp;

Citad code của ngân hàng người hưởng:

Nếu Ngân hàng người hưởng là thành viên trực tiếp, trường Receiving Bank Code (Citad code của ngân hàng nhận lệnh) và trường Indirect Bank code (Code ngân hàng gián tiếp) đều nhập Citad code trực tiếp của ngân hàng người hường;


Quy trình … TGĐ

Nếu Ngân hàng người hưởng là thành viên gián tiếp, trường Receiving bank code nhập mã ngân hàng trực tiếp có thể chuyển tiếp lệnh cho Ngân hàng người hưởng, trường Indirect bank code nhập mã gián tiếp của ngân hàng người hưởng;

Citad branch: GDV chọn Citad branch theo nguyên tắc sau để đảm bảo tối ưu về mặt chi phí chuyển tiền, thuận lợi cho quá trình tác nghiệp tại TTTT:

Chọn mã VN010001, tương ứng với lệnh chuyển tiền đi qua mã Citad hội sở 01359001: khi ngân hàng ở trường Receiving bank code là thành viên trực tiếp của IBPS thuộc địa bàn thành phố Hà Nội;

Chọn mã VN010003, tương ứng với lệnh chuyển tiền đi qua mã Citad chi nhánh HCM 79359001: khi ngân hàng nhận lệnh ở trường Receiving bank code là thành viên trực tiếp của hệ thống IBPS thuộc địa bàn thành phố HCM;

Trường hợp ngân hàng nhận lệnh không thuộc 2 địa bàn trên, chọn mã VN010001.

- Sau khi hoàn thành nhập liệu, GDV in trên Ủy nhiệm chi, Phiếu nhập liệu (Mẫu số: 01/2010/TnCT/BVB), ký trên các chứng từ chuyển cho KSV kiểm soát và duyệt bước 1.

Bước 3: Kiểm soát và duyệt bước 1 tại ĐVKTLTT

Căn cứ trên các chứng từ do GDV chuyển đến, KSV truy nhập vào hệ thống T24, đường dẫn Fund transfer/Domestic remittance, chọn menu Authorize outward clearing step 1, thực hiện đối chiếu, kiểm tra toàn bộ nội dung dữ liệu do giao dịch viên nhập trên hệ thống với chứng từ gốc của khách hàng, bao gồm dữ liệu hạch toán, nội dung lệnh chuyển tiền, kênh thanh toán, phương thức thanh toán, mã Citad và các nội dung khác do khách hàng yêu cầu ghi trên lệnh chuyển tiền đảm bảo khớp đúng và hợp lệ. Nếu phát hiện sai sót, KSV chuyển trả cho GDV chỉnh sửa lại cho đúng, nếu đúng thực hiện phê duyệt bước 1 giao dịch trên hệ thống T24 và ký trên các chứng từ gốc, chứng từ in từ hệ thống và chuyển trả lại cho GDV để lưu chứng từ.

b) Tại TTTT

Bước 4: Duyệt bước 2

- Cán bộ duyệt 2 vào chương trình T24/Fund transfer/Domestic remittance, chọn menu Authorize outward clearing step 2 để kiểm soát lại các bức điện do Đơn vị khởi tạo lệnh chuyển về.

- Cán bộ duyệt 2 có trách nhiệm kiểm tra:

Tính hợp lý của các trường thông tin trên lệnh chuyển tiền;

Tính hợp lý của mã Citad; phương thức thanh toán (giá trị cao, giá trị thấp) được lựa chọn (Nếu chuyển tiền qua hệ thống Citad);


Quy trình … TGĐ

Tính đầy đủ các thông tin của lệnh chuyển tiền;

- Nếu phát hiện lệnh chuyển tiền không đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ như quy định trên, Cán bộ duyệt 2 tại TTTT có trách nhiệm thông báo với ĐVKTLTT sửa lại cho hợp lý và đầy đủ.

- Nếu phát hiện lệnh chuyển tiền không đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ như quy định trên, Cán bộ duyệt 2 tại TTTT có trách nhiệm thông báo với ĐVKTLTT sửa lại cho hợp lý và đầy đủ.

- Nếu hợp lệ, Cán bộ duyệt 2 thực hiện phê duyệt trên hệ thống, in và ký trên Bảng kê LTT đã duyệt 2 (Mẫu số …/2010/TnCT/BVB) trên T24 để đối chiếu khi tạo tin điện.

- Sau khi duyệt bước 2, hệ thống tự động sinh ra bút toán chuyển tiền:Nợ: TK thích hợp (tiền mặt, CA, trung gian)Có: TK thu – chi hộ giữa CN và HONợ: Tk thu – chi hộ giữa HO và CNCó: TK chuyển tiền đi năm nay qua Citad (xxx)

Bước 5: Tạo tin điện và kết xuất tin điện từ T24 sang hệ thống truyền lệnh Citad/VCB money.

- Cán bộ duyệt 2 chọn menu tạo file phù hợp để tạo tin điện: Chọn menu Create Citad file để tạo tin điện Citad

Chọn menu Create VCB money file để tạo tin điện VCB money

đồng thời kiểm tra, đối chiếu với Bảng kê LTT đã duyệt 2 đảm bảo các giao dịch đã duyệt 2 được tạo tin điện đầy đủ.

- Sau khi tạo tin điện, các LTT qua Citad sẽ được tự động kết xuất sang hệ thống Citad. Cán bộ duyệt 2 in Bảng kê LTT đã tạo tin điện (Mẫu số …./2010/TnCT/BVB), vào hệ thống Citad/VCB money để kiểm tra đảm bảo các tin điện đã được kết xuất sang đầy đủ và chuyển Bảng kê LTT đã tạo tin điện cho cán bộ KS-PD kiểm soát và phê duyệt trên hệ thống

Bước 6: Kiểm soát, phê duyệt và truyền lệnh trên hệ thống Citad/VCB money

- Căn cứ vào Bảng kê LTT đã tạo tin điện do Cán bộ duyệt 2 chuyển đến, Cán bộ KS-PD thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin lệnh chuyển tiền trên Bảng kê và LCC trên hệ thống Citad, kiểm tra tính hợp lý và đầy đủ theo yêu cầu tại Bước 4 và phê duyệt, truyền lệnh đi theo đúng quy trình thanh toán qua hệ thống IBPS của NHNN.

- Nếu phát hiện sai sót, thoái lại lệnh chuyển tiền để Cán bộ duyệt 2 thông báo và xác nhận lại thông tin cần chỉnh sửa với ĐVKTLTT (xác nhận qua email, hoặc văn bản bằng fax) và chỉnh sửa lại LTT đúng. Căn cứ vào xác nhận điều chỉnh của ĐVKLTT, Cán bộ duyệt 2 chỉnh sửa lại giao dịch và chuyển toàn bộ chứng từ cho Cán KS-PD kiểm soát lại và đẩy lệnh đi.


Quy trình … TGĐ

2. Quy trình tác nghiệp chuyển tiền đến trong nước:

Các lệnh chuyển Có về qua các tài khoản Nostro do Hội sở chính quản lý sẽ được xử lý tập trung tại TTTT, Hội sở chính.

a) Tại TTTT

TTTT có trách nhiệm:

- Tiếp nhận các lệnh thanh toán/giấy báo có đến;

- Hạch toán vào tài khoản khách hàng, các tài khoản trung gian của các bộ phận nghiệp vụ;

- Xử lý tra soát và theo dõi trả lời trả soát cho các lệnh chuyển tiền đến sai thông tin người thụ hưởng (sai tên và/hoặc số tài khoản);

- Xử lý hoàn trả.

Bước 1: Tiếp nhận lệnh thanh toán/giấy báo có đến

- Nhận LTT đến trên hệ thống Citad: Hằng ngày, Cán bộ KS-PD của TTTT thường xuyên kiểm tra và duyệt điện về trên hệ thống Citad để kết xuất tự động vào T24, sau đó in và ký trên các LCC về và chuyển cho TTV phụ trách điện về làm căn cứ xử lý tiếp

- Nhận LTT đến trên hệ thống VCB money: Hằng ngày, TTV phụ trách điện về của TTTT thường xuyên vào các hệ thống VCB money nhận báo có online, in báo có để làm cơ sở hạch toán hạch toán;

- Đối với lệnh chuyển tiền đến bằng hình thức chứng từ báo Có giấy: Sau khi nhận chứng từ báo Có từ các ngân hàng Nostro, TTV phân loại báo Có theo từng tài khoản Nostro để hạch toán.

Bước 2: Xử lý và hạch toán lệnh chuyển tiền đến

- Tài khoản hạch toán:

Chứng từ báo Có cho khách hàng:

Người hưởng có tài khoản tại các chi nhánh BAOVIET Bank:

Trường hợp số tài khoản và tên người hưởng khớp đúng với khai báo trên hệ thống T24, hạch toán vào tài khoản khách hàng;

Trường hợp sai số tài khoản và/hoặc sai tên tài khoản, hạch toán treo vào tài khoản Chuyển tiền đến chờ thanh toán (Sai lầm) thích hợp với kênh thanh toán của company Hội sở (VN0010001). Sau đó, làm lệnh tra soát gửi ngân hàng phát lệnh. Nếu sau 3 ngày làm việc kể từ ngày lệnh thanh toán về mà không nhận được trả lời tra soát, TTTT sẽ làm lệnh hoàn trả và tất toán giao dịch này trên hệ thống T24.

Người hưởng nhận tiền bằng CMND tại các chi nhánh BAOVIET Bank:


Quy trình … TGĐ

LTT chỉ định đích danh chi nhánh BAOVIET Bank chi trả tiền cho người thụ hưởng: hạch toán vào tài khoản Chuyển tiền đến chờ thanh toán bằng CMND của chi nhánh được chỉ định trên LTT.

Lệnh chuyển tiền không chỉ định đích danh chi nhánh BAOVIET Bank chi trả tiền cho người thụ hưởng: hạch toán vào tài khoản Chuyển tiền đến chờ thanh toán bằng CMND của company Hội sở (VN0010001). Khi khách hàng đến nhận tiền tại bất kỳ chi nhánh BAOVIET Bank nào, các chi nhánh được phép chi trả các khoản chuyển tiền này cho khách hàng nếu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND, hộ chiếu) khớp đúng với các yếu tố trên lệnh thanh toán đến. Sau khi chi trả, chi nhánh fax chứng từ chi tiền về TTTT để lưu chứng từ tại TTTT. Nếu sau 30 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền về mà khách hàng vẫn chưa đến nhận tiền, TTTT lập lệnh tra soát gửi ngân hàng phát lệnh.

Chứng từ báo Có cho các chi nhánh, bộ phận nghiệp vụ khác (Bộ phận TnKDTT, TnTD, Ban TCKT): hạch toán vào tài khoản Trung gian chờ thanh toán (trung gian vế Có) thích hợp của chi nhánh, bộ phận nghiệp vụ đó.

Sau khi phê duyệt, T24 tự động sinh ra các bút toán:

Nợ TK Nostro (VCB, BIDV,..)/Chuyển tiền đến năm nay – CitadNợ TK thu chi hộ giữa HO - CNCó TK ghi Có thích hợp (TK khách hàng/TK trung gian vế Có của các chi nhánh/TK chờ đến chờ thanh toán (sai lầm/CMND); Có TK thu chi hộ giữa CN-HO

- Xử lý trên T24 các LCC về được kết xuất từ hệ thống Citad

Nhận các LCC do Cán bộ KS-PD chuyển tới, TTV vào menu Auto process Citad transaction để xử lý tự động các LCC đã được chuyển vào phân hệ Inward clearing.

Sau khi hệ thống T24 xứ lý Auto process, các LCC sẽ được phân loại như sau:

LCC đã được hệ thống tự động phê duyệt hạch toán vào tài khoản khách hàng: là những LCC có số tài khoản và tên người hưởng đúng với khai báo trên hệ thống T24;

LCC chưa được phê duyệt tự động (ở tình trạng unauthorized), bao gồm:

LCC sai số tài khoản hoặc không có số tài khoản (Ngưởi hưởng nhận bằng CMND), được nhận diện bằng trạng thái Susprocess;


Quy trình … TGĐ

LCC sai tên người thụ hưởng (tên người thụ hưởng không khớp với tên chủ tài khoản trên T24), được nhận diện bằng trạng thái Valprocess.

LCC bị lỗ ký tự (LCC chứa các ký tự mà T24 chặn, ở tình trạng Hold).

Kết thúc quá trình Auto process, TTV in Bảng kê LCC Citad về đã được xử lý tự động (Mẫu số …/2010/TnCT/BVB) để xử lý tiếp.

Xử lý và hạch toán các LCC ở tình trạng unauthorized và hold:

TTV vào menu Process inward unauthorized FT transaction để kiểm tra và hạch toán các LCC ở tình trạng unauthorized, vào từng bản ghi để kiểm tra tên, số tài khoản giữa LCC và khai báo trên hệ thống T24 và hạch toán vào các tài khoản thích hợp theo quy định ở trên.

TTV vào menu Manual credit to customer A/C để xử lý các LCC bị lỗi ký tự và hạch toán vào các tài khoản thích hợp theo quy định ở trên.

+ Lưu ý: TTV không cần nhập tài khoản ghi Nợ, hệ thống mặc định tài khoản số ……. Chuyển tiền đến năm nay – Citad.

- Hạch toán các LTT đến qua hệ thống VCB money: Sau khi in báo có online trên VCB money, TTV kiểm tra tính duy nhất của báo có và ghi vào Bảng kê báo có VCB online đã xử lý (Mẫu số …/2010/TnCT-TTTT/BVB). Sau đó vào menu Manual Process inward VCB transaction để nhập liệu và hạch toán vào các tài khoản thích hợp. TTV đảm bảo tin

- Sau khi xử lý và hạch toán, TTV in Phiếu nhập liệu (Mẫu số …/2010/TnCT-TTTT/BVB), ký trên chứng từ và chuyển cho Cán bộ KS-PD để kiểm soát và phê duyệt trên hệ thống T24.

b) Tại các Chi nhánh

Bước 3: Chi tiền cho khách hàng- Chi tiền mặt cho khách hàng vãng lai:

Khi khách hàng đến nhận tiền, GDV vào chương trình T24, menu Inward Inward FT for non-account holder, kiểm tra lệnh chuyển tiền đến trên 2 sub- menu:

Inward FT for non-a/c holder (branch’s A/C)Inward FT for non-a/c holder (HO’s A/C)

Chọn giao dịch đúng và hạch toán chi tiền vào tài khoản tiền mặt như sau:

Nợ TK Chuyển tiền chờ thanh toán (CMND) – Chi nhánh/HOCó TK Tiền mặt


Quy trình … TGĐ

Trường hợp chi tiền từ menu Inward FT for non-a/c holder (HO’s A/C), sau khi chi tiền, chi nhánh fax chứng từ chi tiền về TTTT để lưu chứng từ.

- Chi các khoản chuyển tiền đến bị sai lầm: Đối với những lệnh chuyển tiền đến sai số tài khoản và/hoặc sai tên đã

được hạch toán treo vào tài khoản Chuyển tiền đến chờ thanh toán (Sai lầm) của company Hội sở mà vẫn nhận biết được là khách hàng của chi nhánh BAOVIET Bank, chi nhánh đó được phép chi trả khoản tiền này nếu khách hàng xác nhận và cam kết bằng văn bản khoản tiền đó thuộc sở hữu của khách hàng và sẽ trả lại nếu ngân hàng phát lệnh yêu cầu hoàn trả. Chi nhánh chi trả phải chịu trách nhiệm về việc chi trả này. Sau khi chi trả, chi nhánh chi trả fax chứng từ chi tiền về TTTT để lưu chứng từ tại TTTT.

Khi chi tiền từ tài khoản Chuyển tiền đến chờ thanh toán (Sai lầm), GDV vào menu Inward FT (Sai lầm), chọn giao dịch đúng và hạch toán chi tiền cho khách hàng:

Nợ TK Chuyển tiền đến chờ thanh toán (Sai lầm)Có TK khách hàng

3. Đối chiếu cuối ngày tại TTTT

- Sau giờ ngừng giao dịch trên hệ thống T24, Cán bộ KS-PD của TTTT thực hiện kiểm soát trên hệ thống T24 đảm bảo các lệnh thanh toán đi không còn tồn đọng trên hệ thống ở các queue (chờ duyệt, tạo tin điện) trên T24.

- Đối chiếu giao dịch chuyển tiền qua hệ thống IBPS: Cuối ngày, khi nhận được kết quả thanh toán từ NHNN qua hệ thống Citad, TTV thực hiện:

In bảng kê số 18 (Đối chiếu chuyển tiền đi), 19 (Đối chiếu chuyển tiền về) trên hệ thống Citad;

In sao kê tài khoản Chuyển tiền đi năm nay qua Citad, Chuyển tiền về năm nay qua Citad trên hệ thống T24;

Đối chiếu số món và doanh số giữa bảng kê 18 với sao kê tài khoản Citad đi, nếu khớp đúng, TTV hạch toán:

NỢ: TK Chuyển đi năm qua Citad Doanh số chuyển tiền đi qua Citad trong ngày

CÓ: TK Nostro SBV HO

+ Đối chiếu số món và doanh số giữa bảng kê 19 với sao kê tài khoản Citad về, nếu khớp đúng, TTV hạch toán:

NỢ: TK Nostro SBV HO Doanh số chuyển tiền về qua Citad trong CÓ: TK Chuyển tiền về năm nay


Quy trình … TGĐ

qua Citad ngày

Nếu có sự chênh lệch giữa bảng kê 18 và sao kê TK Citad đi và/hoặc giữa bảng kê 19 và sao kê TK, TTV phải kiểm tra, tìm nguyên nhân để có phương án xử lý thích hợp.

- Đối chiếu giao dịch chuyển tiền qua hệ thống VCB money: Cuối ngày, sau khi hoàn thành xử lý giao dịch VCB money, TTV thực hiện:

In sao kê các tài khoản Nostro VCB của hội sở chính trên hệ thống VCB money;

In Liệt kê giao dịch chuyển tiền đi qua VCB money trên T24;

Đối chiếu số món, doanh số phát sinh Nợ trên sao kê tài khoản Nostro VCB in từ hệ thống VCB money với Liệt kê giao dịch chuyển tiền VCB money đi đảm bảo khớp đúng ;

Đối chiếu số món, doanh số phát sinh Có trên tài khoản Nostro VCB với Bảng kê báo có VCB money online đã xử lý đảm bảo khớp đúng

Bước 2: Xử lý và hạch toán lệnh chuyển tiền đến- TTV hạch toán, in phiếu nhập liệu đính kèm với LCC/giấy báo có chuyển

cho cán bộ KS-PD kiểm soát và phê duyệt trên hệ thống T24.Tại chi nhánhBước 3: Chi tiền cho khách hàng- Chi tiền mặt cho khách hàng vãng lai:

Khi khách hàng đến nhận tiền, GDV vào chương trình T24, menu Inward Inward FT for non-account holder, kiểm tra lệnh chuyển tiền đến trên 2 sub- menu:

Inward FT for non-a/c holder (branch’s A/C)Inward FT for non-a/c holder (HO’s A/C)

Chọn giao dịch đúng và hạch toán chi tiền vào tài khoản tiền mặt.

Trường hợp chi tiền từ menu Inward FT for non-a/c holder (HO’s A/C), sau khi chi tiền, chi nhánh fax chứng từ chi tiền về TTTT để lưu chứng từ.

- Chi các khoản chuyển tiền đến bị sai lầm:

Đối với những lệnh chuyển tiền đến sai số tài khoản và/hoặc sai tên mà vẫn nhận biết được là khách hàng của chi nhánh BAOVIET Bank, chi nhánh đó được phép chi trả khoản tiền này nếu khách hàng xác nhận và cam kết bằng văn bản khoản tiền đó thuộc sở hữu của khách hàng và sẽ trả lại nếu ngân hàng phát lệnh yêu cầu hoàn trả. Chi nhánh chi trả phải chịu trách nhiệm về việc chi trả này. Sau khi chi trả, chi nhánh chi trả fax chứng từ chi tiền về TTTT để lưu chứng từ tại TTTT.

4. XỬ LÝ SAI SÓT VÀ ĐIỀU CHỈNH

a) Sai sót và điều chỉnh trong nghiệp vụ chuyển tiền đi


Quy trình … TGĐ

- Điều chỉnh sai sót các giao dịch chưa được duyệt 2 tại TTTT bằng chức năng hủy giao dịch (reverse) trên hệ thống T24.

Bước 1: ĐVKTLTT kiểm tra giao dịch cần hủy

Khi phát hiện sai sót, GDV vào hệ thống T24 kiểm tra giao dịch đã được duyệt 2 chưa. Nếu giao dịch chưa được duyệt 2, GDV của ĐVKTLTT phải báo ngay lập tức cho TTTT về việc ngừng duyệt 2 giao dịch cần hủy.

Bước 2: Hủy giao dịch

GDV sử dụng menu FT reverse và nhập giao dịch cần hủy và ghi rõ lý do hủy giao dịch trong phần nội dung, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho KSV duyệt.

Bước 3: Phê duyệt giao dịch hủy

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, KSV kiểm tra lại giao dịch hủy trên hệ thống, kiểm tra lý do hủy, nếu đúng, phê duyệt giao dịch và trả lại chứng từ cho GDV.

- Điều chỉnh sai sót các giao dịch đã được duyệt 2 tại TTTT nhưng LTT chưa ra ngoài hệ thống. Sai sót này phải được điều chỉnh bằng bút toán hạch toán (hạch toán ngược vế)

Bước 1: ĐVKTLTT kiểm tra giao dịch cần hủy

Khi phát hiện giao dịch sai sót và đã được duyệt trên hệ thống T24, GDV ngay lập tức liên lạc với TTTT để kiểm tra giao dịch đã chuyển đi thành công trên các hệ thống truyền lệnh hay chưa. Nếu LTT chưa được Cán bộ KS-PD ký chữ ký điện tử để truyền đi hoặc đã ký chữ ký điện tử và truyền lệnh đi nhưng còn trong hàng đợi (do thiếu số dư), GDV xác nhận việc hủy LTT bằng điện thoại và ngay sau đó phải lập Giấy đề nghị hủy LCC (Mẫu số …/2010/TnCT-TTTT/BVB) gửi về TTTT.

Bước 2: TTTT hủy lệnh thanh toán

Nếu LTT chưa được Cán bộ KS-PD ký chữ ký điện tử và truyền đi, TTTT hủy LTT trên hệ thống truyền lệnh, sau đó xác nhận đã hủy trên Giấy đề nghị hủy LCC và gửi lại cho ĐVKTLTT để điều chỉnh trên hệ thống T24. Giấy đề nghị hủy LCC được lưu cùng với Bảng kê LTT đã tạo tin điện để đối chiếu cuối ngày.

Nếu LTT đã được Cán bộ KS-PD ký chữ ký điện tử và truyền đi nhưng còn trong hàng đợi (do thiếu số dư – đối với LTT qua Citad hoặc chưa được NH nhận lệnh accept – đối với LTT qua VCB money), TTTT lập Lệnh hủy LTT gửi đi. Khi hủy lệnh thành công, TTTT xác nhận đã hủy trên Giấy đề nghị hủy LCC và gửi lại cho ĐVKTLTT để điều chỉnh trên hệ thống T24.

Bước 3: Điều chỉnh tại ĐVKTLTT

Khi nhận được xác nhận đã hủy lệnh từ TTTT, ĐVKTLTT điều chỉnh như sau:

Nếu phải lập lại lệnh chuyển tiền đúng để chuyển đi:


Quy trình … TGĐ

GDV hạch toán hủy số tiền chuyển đi của LTT đã bị hủy vào tài khoản Trung gian vế Có dịch vụ khách hàng:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay – Citad/TK Nostro VCB

Có TK Trung gian vế Có DVKH

Sử dụng chương trình Domestic remittance để lập lại lệnh thanh toán như một lệnh chuyển tiền mới, ghi Nợ số tiền chuyển đi từ tài khoản Trung gian vế Có DVKH;

Trường hợp sai thừa, hoàn trả lại số tiền thừa vào tài khoản đã ghi Nợ ban đầu (tài khoản khách hàng, trung gian, …); trường hợp sai thiếu, hạch toán bổ sung số tiền thiếu vào tài khoản Trung gian vế Có DVKH để lập lại LTT đúng để chuyển đi.

Lưu ý: trường hợp phải lập lại lệnh chuyển tiền đúng, không được phép hạch toán hủy vào tài khoản khách hàng. Sử dụng tài khoản Trung gian vế Có DVKH để hạch toán hủy và lập lệnh chuyển tiền mới.

Nếu không phải lập lại lệnh chuyển tiền để chuyển đi (trường hợp sai thừa do lập 2 lệnh trên 1 chứng từ gốc), GDV hạch toán bút toán hoàn trả vào tài khoản đã ghi Nợ ban đầu:

Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay – Citad/TK Nostro VCB

Có TK ghi Nợ ban đầu

Sau khi hoàn thành việc điều chỉnh, GDV ký chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ cho KSV để phê duyệt điều chỉnh.

- Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi LTT đã truyền đi thành công. Các sai sót này phải được điều chỉnh bằng bút toán hạch toán, không điều chỉnh được bằng chức năng Reverse trên hệ thống T24

Điều chỉnh LTT sai số tiền chuyển (sai thừa, sai thiếu) hoặc sai ngược vế

Chuyển tiền thiếu:

Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, GDV căn cứ vào chứng từ gốc và LTT đã chuyển để lập LTT bổ sung số tiền chuyển thiếu. Nội dung lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ “chuyển tiền bổ sung cho LTT số … ngày …” và hạch toán như các lệnh thanh toán đi bình thường. Quy trình xử lý thực hiện theo quy trình chuyển tiền đi.

Chuyển tiền thừa:

Bước 1: ĐVKTLTT lập Biên bản chuyển tiền thừa và hạch toán điều chỉnh số tiền chuyển thừa

Khi phát hiện chuyển tiền thừa, ĐVKTLTT nhanh chóng lập Biên bản chuyển tiền thừa (Mẫu số …/2010/TnCT-TTTT/BVB) xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm cả nhân liên quan gửi về TTTT. Đồng thời, hạch toán điều chỉnh số tiền thừa vào TK Các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót):

NỢ TK Các khoản phải thu (tiểu khoản của


Quy trình … TGĐ

cá nhân gây sai sót) Số tiền chuyển thừaCÓ TK Nostro thích hợp/Chuyển tiền đi

năm nay - Citad

Và ghi Nhập “Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả LCC gửi đi”

Bước 2: TTTT lập và gửi Lệnh/Thư yêu cầu hoàn trả

Khi nhận được Biên bản chuyển tiền thừa của ĐVKTLTT, TTTT liên lạc ngay với NHNL bằng phương tiện nhanh nhất (điện thoại, fax, email,…), để có biện pháp xử lý kịp thời.

Trường hợp LTT được truyền đi qua hệ thống IBPS: căn cứ vào Biên bản chuyển tiền thừa của ĐVKTLTT, TTTT lập Lệnh yêu cầu hoàn trả LCC số tiền đã chuyển thừa, gửi ngay cho NHNL.

Trường hợp LTT được truyền qua hệ thống VCB money: căn cứ vào Biên bản chuyển tiền thừa, TTTT lập Thư yêu cầu hoàn trả, ngửi NHNL.

Bước 3: Xử lý kết quả

Trường hợp nhận được LTT hoàn trả của NHNL, TTTT hạch toán hoàn trả vào tài khoản Trung gian vế Có DVKH của ĐVKTLTT, sau đó ĐVKTLTT sẽ hạch toán:

NỢ TK Nostro thích hợp/Chuyển tiền đi năm nay - Citad Số tiền được

hoàn trảCÓ TK Các khoản phải thu (tiểu khoản của cá nhân gây sai sót)

Và ghi Xuất “Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả LCC gửi đi”Trường hợp đã tìm mọi biện pháp nhưng không thu hồi được hoặc thu hồi không đủ số tiền chuyển thừa, căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan, ĐVKTLTT lập Hội đồng xử lý, xác định số tiền chưa thu hồi được và cá nhân chịu trách nhiệm để xử lý theo quy định hiện hành của BAOVIET Bank.

Điều chỉnh sai sót khác: Khi phát hiện các sai sót khác như tên người hưởng, số CMND, số tài khoản,…, ĐVKTLTT lập điện tra (Mẫu số …./2010/TnCT-TTTT/BVB) gửi về TTTT để thực hiện tra soát.

b) Sai sót và điều chỉnh trong nghiệp vụ chuyển tiền đến

- Chuyển tiền đến sai thiếu:Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, TTTT kiểm tra lệnh thanh toán thiếu trước đó, đối chiếu với lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán lệnh thanh toán bổ sung như LTT đúng bình thường khác.


Quy trình … TGĐ

- Chuyển tiền đến sai thừa: Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng:

Nếu nhận được thông báo của NHPL trước khi nhận được LTT về, TTTT phải ghi Sổ theo dõi LTT đến bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.

Khi nhận được LTT đến, TTTT kiểm tra, đối chiếu với nội dung thông

báo nhận được và hạch toán như sau:

NỢ TK Nostro thích hợp/ Chuyển tiền đi năm nay - Citad

Số tiền chuyển đến

CÓ TK tiền gửi của khách hàng Số tiền đúng

CÓ TK phải trả Số tiền chuyển thừa

Khi nhận được yêu cầu hoàn trả của NHPL, hạch toán và tạo lệnh chuyển tiền để hoàn trả số tiền thừa (sau khi đã trừ các khoản phí chuyển tiền) cho NHPL như một lệnh chuyển tiền đi:

NỢ TK Nostro thích hợp/ Chuyển tiền đi năm nay - Citad Số tiền chuyển thừa

CÓ TK tiền gửi của khách hàng

Phát hiện khi đã hạch toán vào tài khoản khách hàng:

Bước 1: Tiếp nhận Lện yêu cầu hoàn trả của NHPL, Nhập sổ theo dõi và thông báo cho ĐVKD quản lý tài khoản khách hàngKhi nhận được Lệnh yêu cầu hoàn trả (trường hợp thanh toán qua hệ thống IBPS) hoặc Công văn thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, TTTT kiểm tra nếu đúng sẽ fax Lệnh yêu cầu hoàn trả/Công văn thông báo chuyển tiền thừa của NHPL cho ĐVKD quản lý tài khoản khách hàng và ghi Nhập Sổ theo dõi yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán tại TTTT.Bước 2: Xử lý thu hồi số tiền chuyển thừa:ĐVKD quản lý tài khoản khách hàng có trách nhiệm xử lý như sau: Nếu tài khoản của khách hàng chưa sử dụng tiền hoặc TK khách hàng

có đủ số dư hoặc chưa chi tiền cho khách hàng (người hưởng là khách hàng vãng lai): căn cứ vào Lệnh yêu cầu hoàn trả/Thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, lập lệnh thanh toán hoàn trả trên hệ thống T24 để chuyển trả NHPL số tiền chuyển thừa và hạch toán:

NỢ TK tiền gửi của KH/TK

Số tiền chuyển thừaCÓ TK Nostro thích hợp/Chuyển tiền đi năm nay - Citad


Quy trình … TGĐ

Đồng thời gửi lại cho TTTT Lệnh yêu cầu hoàn trả/Thông báo chuyển tiền thừa ghi rõ số giao dịch của LTT hoàn trả đã lập và xác nhận của đơn vị chuyển số tiền thừa để TTTT xuất Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả.

Nếu tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thu hồi, yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hoàn trả này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, ĐVKD quản lý tài khoản khách hàng tạo lệnh thanh toán số tiền chuyển thừa theo hướng dẫn trên.

Trường hợp khách hàng không còn khả năng thành toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, ĐVKD quản lý tài khoản khách hàng/ĐVKD chi trả có trách nhiệm phối kết hợp với các cơ quan chức năng để thu hồi. Trong trường hợp đã tìm mọi biện pháp để thu hồi nhưng không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ, ĐVKD quản lý tài khoản khách hàng/ĐVKD chi trả lập thông báo từ chối Yêu cầu hoàn trả LTT ghi rõ lý do từ chối, gửi về TTTT để trả lời cho NHPL và TTTT xuất sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả LTT.

Sai sót khác như sai địa chỉ (người thụ hưởng mở tài khoản tại NH khác), sai tên và/hoặc tài khoản người thụ hường:Bước 1: TTTT hạch toán vào TK sai lầm và làm lệnh tra soát gửi NHPLKhi nhận được LTT về có các sai sót trên, TTTT hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ thanh toán (sai lầm), đồng thời làm lệnh tra soát gửi NHPLBước 2: TTTT xử lý khi nhận được trả lời tra soát của NHPL.Khi nhận được trả lời tra soát của NHPL, TTTT in điện trả lời tra soát kèm các chứng từ liên quan, sau đó tùy theo nội dung trả lời của điện tra soát, TTTT xử lý: Trường hợp NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót: TTV hạch toán vào

tài khoản khách hàng. Trường hợp NHPL trả lời đã lập theo đúng nội dung chứng từ gốc và đề

ghị trả lại:Nếu chưa chi trả cho khách hàng: TTV hạch toán tất toán tài khoản sai lầm và tạo lệnh để hoàn trả lại lệnh cho NHPL.Nếu đã chi trả cho khách hàng dựa trên văn bản cam kết của khách hàng: ĐV chi trả phải yêu cầu khách hàng hoàn trả lại số tiền đã nhận và lập LTT chuyển trả lại cho NHPL sau khi đã trừ các khoản phí chuyển tiền liên quan như một lệnh chuyển tiền đi thông thường.

Điều 6. Phụ lục và mẫu biểu

1. PL 01/2011/PL- : .


Quy trình … TGĐ

2. PL 02/2011/PL- : .

3. PL 03/2011/PL- : .

4. MB 01/2011/ -BVB: .

5. MB 02/2011/ -BVB: .

Điều 7. Điều khoản thi hành

1. Quy trình này có hiệu lực sau 7 ngày kể từ ngày ký.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Tổng Giám đốc quyết định.

3. Giám đốc các Khối; Giám đốc các Chi nhánh; Giám đốc các Ban và các đơn vị, cá nhân có liên quan của BAOVIET Bank có trách nhiệm thực hiện Quy trình này.

N ơ i nhận:

- CT HĐQT & TBKS (để b/c);

- TGĐ và các PTGĐ;

- GĐ các Khối;

- TTKD, SGD và các CN;

- Các Phòng, Ban HSC;

- Lưu PC; VT.

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHAN ĐÀO VŨ


Quy trình … TGĐ

Phụ lục 01/2011/PL-

LƯU ĐỒ

ABC

TT Trách nhiệm Nội dung Tài liệu

1 Bộ phận Mẫu /2011/ -BVB

2.1

Chuyên viên

Mẫu /2011/ -BVB

2.2

Mẫu /2011/ -BVB

3Chuyên viên

Mẫu /2011/ -BVB

4 Quản lý Mẫu /2011/ -BVB

5 Chuyên viên Phụ lục /PL-

6.1

Chuyên viên Phụ lục /PL-

6.2

Phòng Phụ lục /PL-

7 Chuyên viên Phụ lục /PL-

8 Quản lý Mẫu /2011/ -BVB

9 Bộ phận Mẫu /2011/ -BVB


Abc

Abc

Xyz

Abc

Abc

Abc

Abc

Quy trình … TGĐ

MỤC LỤC

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh....................................................................................1

Điều 2. Mục đích ban hành....................................................................................1

Điều 3. Tài liệu tham chiếu....................................................................................1

Điều 4. Giải thích từ ngữ.......................................................................................1

Điều 5. Các bước thao tác......................................................................................2

Điều 6. Phụ lục và mẫu biểu..................................................................................2

Điều 7. Điều khoản thi hành..................................................................................2

Phụ lục 01/2011/PL-...............................................................................................3


Documents

Mau 2011-03 Quy Trinh Chuyen Tien Trong Nuoc