MỤC LỤC - sis.vn · Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0.... 17 1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp

1

MỤC LỤC

PHẦN MỀM KẾ TOÁN CẢNH BÁO & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP SAS

INNOVA 8.0 .................................................................................................................. 4

1. TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 ................ 4

2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA SAS INNOVA 8.0 .............................. 6

Chương 1: CÀI ĐẶT SAS INNOVA 8.0 ....................................................................... 8

1. Cách cài đặt phần mềm SAS INNOVA 8.0 .................................................. 8

2. Kết nối dữ liệu, trong trường hợp bị ngắt dữ liệu ....................................... 13

3. Yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt SAS INNOVA 8.0 ......... 16

Chương 2: GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17

1. Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0 .... 17

1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau .................. 17

1.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 8.0 ......................................... 17

2. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 8.0 ................................. 18

3. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin ....................................................... 20

3.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục .................................................................. 20

3.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty ...... 23

4. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA8.0 ................ 24

4.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi

ngân hàng ...................................................................................................................... 24

4.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng

thanh toán tiền ngay ...................................................................................................... 24

Chương 3: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 8.0 ................................. 25

1. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 8.0 ............................. 25

2. Các công việc chuẩn bị ............................................................................... 25

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán ......................................................... 25

2.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ .................................................. 26

2.3 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 8.0 ......................................................... 26

2.3.1 Danh mục tài khoản .................................................................................... 27

2.3.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá ........................................................................... 28

2.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở ............................................................................... 28

2.3.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán ................................................................... 28

2.3.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp .......................................................... 29

2.3.6 Danh mục khách hàng ................................................................................. 31

2.3.7 Danh mục vụ việc hợp đồng ....................................................................... 32

2.3.8 Danh mục kho hàng .................................................................................... 33

2.3.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư ................................................................ 34

2.3.10 Danh mục hàng hoá vật tư .......................................................................... 35

2.3.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng ...................................................... 37

2.3.12 Danh mục giá bán........................................................................................ 38

2.3.13 Danh mục và phân quyền trạng thái chứng từ ............................................ 38

2.3.14 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển ................ 38

3. Các thao tác khi cập nhật chứng từ ............................................................. 39

3.1 Kết cấu chung của một màn hình nhập chứng từ ................................................... 39

3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ ............................................................... 39

3.3 Quy trình vào mới một chứng từ ............................................................................ 39

2

3.4 Tiện ích khi cập nhật chứng từ ............................................................................... 40

4. Báo cáo trong SAS INNOVA 8.0 ............................................................... 41

4.1 Quy trình chung lên báo cáo ................................................................................... 41

4.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo ...................................................... 41

Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 8.0 ......................... 42

1. Phân hệ Hệ thống ........................................................................................ 42

1.1 Chức năng: .............................................................................................................. 42

1.2 Chức năng các Icon ở thanh công cụ ...................................................................... 42

1.3 Khai báo trường cho các danh mục ........................................................................ 43

1.4 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu ..................................................................... 43

1.5 Chức năng kiểm tra giữa Sổ kho và Sổ cái............................................................. 44

1.6 Chức năng Kiểm tra HĐ GTGT đầu vào ................................................................ 44

1.7 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu ........................................................................ 44

1.8 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu ...................................................................... 44

1.9 Quản trị người sử dụng ........................................................................................... 45

1.10 Khai báo các tham số tuỳ chọn ............................................................................ 47

1.11 Khai báo năm tài chính ......................................................................................... 52

1.12 Danh sách màn hình nhập chứng từ ..................................................................... 52

2. Phân hệ Tổng hợp ....................................................................................... 54

2.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................... 54

2.2 Cập nhật số liệu ...................................................................................................... 55

2.2.1 Phiếu kế toán ....................................................................................................... 55

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm ...................................................................................... 57

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động ................................................... 58

2.2.4 Khai báo cảnh báo trên chứng từ ......................................................................... 60

2.2.5 Khai báo cảnh báo dạng hạn mức ........................................................................ 61

2.3 Báo cáo tổng hợp .................................................................................................... 63

3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền .................................................................... 64

3.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................... 64

3.2 Cập nhật số liệu ...................................................................................................... 65

3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền ................................................................................ 71

4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) ....................... 71

5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) ...................... 83

5.1 Chức năng ............................................................................................................... 83

5.2 Sơ đồ tổ chức .......................................................................................................... 83

5.3 Cập nhật số liệu ...................................................................................................... 84

5.4 Báo cáo ................................................................................................................... 91

6. Phân hệ Vật tư hàng hoá ............................................................................. 92

6.1 Chức năng ............................................................................................................... 92

6.2 Sơ đồ tổ chức .......................................................................................................... 92

6.3 Cập nhật số liệu ...................................................................................................... 92

6.6 Báo cáo ................................................................................................................. 100

7. Phân hệ Giá thành ..................................................................................... 100

7.1 Phân loại và Lựa chọn phương án tính giá thành ................................................. 100

7.2 Gía thành giản đơn................................................................................................ 101

7.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị) .............................................................. 109

7.4 Phương pháp tính giá thành hệ số ........................................................................ 116

7.5 Báo cáo chi phí giá thành .................................................................................... 120

3

8. Phân hệ Tài sản cố định ............................................................................ 121

8.1 Chức năng ............................................................................................................. 121

8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định .................................................................. 121

8.3 Danh mục tài sản cố định ..................................................................................... 122

8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng ............................................. 124

8.5 Phân bổ khấu hao .................................................................................................. 124

8.6 Khai báo thôi khấu hao tài sản ............................................................................. 124

8.7 Khai báo giảm TSCĐ ........................................................................................... 125

8.8 Các báo cáo phân hệ TSCD .................................................................................. 125

8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần ................................................. 126

9. Phân hệ Báo cáo thuế ................................................................................ 127

9.1 Phân hệ kế toán thuế ............................................................................................. 127

9.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ............................................................................... 127

9.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra ................................................................................... 128

9.4 Báo cáo thuế ........................................................................................................ 129

10. Phân hệ báo cáo tài chính .......................................................................... 129

10.1 Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tư và Quyết định Nhà nước ban hành

trên phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0 ................................................................ 129

10.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính: .................................................... 130

11. Phân hệ Quản trị doanh nghiệp ................................................................. 134

4

PHẦN MỀM KẾ TOÁN CẢNH BÁO & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP SAS INNOVA 8.0

H , T Q

nh

1. TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0

Phần mềm SAS INNOVA 8.0 là phần mềm cảnh báo và quản trị DN, cảnh báo

trên các phương diện:

p

Một số cảnh báo thiết lập sẵn trên SAS INNOVA 8.0:

Cảnh báo mã số thuế doanh nghiệp bỏ trốn hay còn hoạt động, nhập đúng MST

hay chưa

Cảnh báo về chi phí tiếp thị quảng cáo giữa THỰC TẾ >< LUẬT

Cảnh báo về ãi vay so với lãi suất cơ bản

Cảnh báo về góp vốn

điều lệ

Cảnh báo về Hóa đơn xuất hàng bán trước ngày hóa đơn nhập về

Cảnh báo về Thu/Chi tiền mặt quá 20 triệu

Cảnh báo về Chi qua ngân hàng quá 500 triệu => Cảnh báo Giám đốc duyệt

Cảnh báo về Mua hàng có giá trị quá 500 triệu => Cảnh báo Giám đốc duyệt

Cảnh báo về Phiếu kế toán hạch toán bù trừ công nợ => Tự động nhắc nhở phải

làm biên bản xác nhận để làm chứng từ gốc

Cảnh báo về Xử lý chênh lệch TK 152 => Tự động cảnh báo bút toán chỉ thay

đổi về giá trị chứ số lượng không đổi.

Cảnh báo về Hàng bán có giá Bán < giá .v

Tự do mở rộng hoặc thay đổi những cảnh báo của Doanh

nghiệp cũng như những thay đổi của chính sách Nhà nước

5

:

Sẵn mã vạch 02 chiều tích hợp với HTKK, cho phép kết xuất dữ liệu thuế

sang HTKK

Cập nhật thông tư, quyết định mới nhất của Bộ tài chính như: TT28; Nghị

định 51, TT153; TT244; TT138; QĐ 15; QĐ 48 v.v.

:

ịnh khoản tự động hoàn toàn

Tự động lập chứng từ Thu/Chi khi Mua/Bán hàng hoá

Quản lý số liệu kế toán theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên,

nhiều mảng hoạt động.

Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục hoặc theo đơn đặt hàng. Phương

pháp có thể áp dụng: Giản đơn, Phân bước, Hệ số và Định mức.

Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD,

EURO, ...

Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song …

Cơ sở dữ liệu ứng dụng công nghệ SQL SERVER

Cơ sở dữ liệu sử dụng MS SQL*Server 2000: CSDL cho phép tính toán và

kết nối giữa nhiều CSDL.

Tăng cường tối đa khả năng tính toán của mạng LAN: tính toán hoàn toàn

theo mô hình Client/Server (khách/chủ). Một số tính toán sẽ do Máy chủ

6

đảm nhiệm và một số tính toán sẽ tận dụng khả năng của máy trạm. Giảm

tải cho máy chủ CSDL.

Khả năng truy cập song song tối đa trên CSDL: hàng chục cho tới trăm

người truy cập đồng thời vào máy chủ CSDL, vẫn đảm bảo tốc độ truy cập

và chia sẻ thông tin phù hợp với chức năng và quyền hạn của người sử

dụng.

Khả năng bảo mật ở nhiều lớp: lớp mạng, lớp hệ điều hành, lớp CSDL và

lớp ứng dụng.

Khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn: CSDL MS SQL*Server 2000 của

Microsoft có khả năng lưu đến hàng Terabytes, số lượng bản ghi tới hàng

tỷ. Đảm bảo an toàn cho các doanh nghiệp vừa và lớn không bị ngưng trệ

bất kỳ lúc nào.

2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA SAS INNOVA 8.0

Cảnh báo

Cho phép thiết lập sẵn các giao dịch, các nghiệp vụ bằng các khoản mục, các định

mức, các con số. Khi người sử dụng thực hiện các giao dịch, các nghiệp vụ ở các

phân hệ của chương trình phần mềm SAS INNOVA 8.0 thì sẽ tự động đưa ra các

CẢNH BÁO, NHẮC NHỞ với từng Người sử dụng, giúp người sử dụng tránh sai

sót, có quyết định đúng.

Vốn bằng tiền

Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân

hàng tức thời, quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày. Cho phép theo

dõi thanh toán tiền theo khách hàng, theo từng hoá đơn, đưa ra các cảnh báo chi

vượt (nếu được xây dựng cảnh báo)

Kế toán mua hàng

Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho. Theo dõi

thanh toán, công nợ với nhà cung cấp. Theo dõi hàng nhập khẩu, chi phí mua hàng.

Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinh

giao dịch, hạn thanh toán. Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhà

cung cấp. Theo dõi chi tiết tạm ứng..

Kê khai thuế GTGT đầu vào

Kế toán bán hàng

Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng. Đánh

giá lãi/lỗ theo sản phẩm, hàng hoá, vật tư. Theo dõi thanh toán công nợ của từng

khách hàng.

7

Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao

dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…

Kê khai thuế GTGT đầu ra

Cho phép in trực tiếp Hóa đơn giá trị tăng

Kế toán vật tư hàng hóa

Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phẩm. Có nhiều phương

pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá

đích danh. Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.

Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành

tài sản, theo mục đích sử dụng, cho từng lần tăng nguyên giá đặc biệt tự động tính

khấu hao theo ngày, tháng và định khoản chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc chi

phí khấu hao theo mã vụ việc.

Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ

Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm

Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, phân tích chi phí theo khoản

mục, yếu tố,... tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Khả năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phẩm cuối cùng.

Phương pháp áp dụng: hệ số, định mức, giản đơn và giá thành phân bước.

Kế toán thuế

Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuế

phải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất. Báo cáo thuế tích hợp

mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế hoặc có thể kết xuất trực tiếp

sang chương trình HTKK

Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp

Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính

(khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi). Tạo báo

cáo động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý. Cho phép tổng hợp số

liệu kế toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động. Cho phép tổng hợp từ các

công ty thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động.

8

Chương 1: CÀI ĐẶT SAS INNOVA 8.0

Để cài đặt SAS INNOVA 8.0 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 8.0 và bộ cài

SQL Server 2000 hoặc SQL Server2005.

1. Cách cài đặt phần mềm SAS INNOVA 8.0

Bước 1: Chạy file SASINNOVA 8.0.exe trong bộ cài (hoặc đĩa cài đặt phần mềm

SAS INNOVA 8.0)

Tiếp theo chọn “Next”

Chọn “I accept the terms in the license agreement”

9

Ở màn hình này cho phép chọn cài thư mục của chương trình vào ổ nào trong máy

tính. Mặc định chương trình đang cài vào ổ D:\SAS INNOVA 80

Nếu muốn cài sang ổ khác thì vào mục “Change..”

10

Nếu chọn “Complete” chương trình sẽ cài ở chế độ mặc định trong đó vừa cài MSDE

vừa cài phần mềm SAS INNOVA 8.0

Nếu trước đó máy tính đã cài SQL Server2000 hoặc SQL Server 2005 rồi thì khi cài

phần mềm SAS INNOVA 8.0 ta chọn chế độ “Custom”

Bỏ cài MSDE đi (như hình)

11

Tiếp theo chọn “Install” để cài đặt chương trình

Bước 2: Sau khi cài đặt xong chương trình Khởi động lại máy tính

Bước 3: Sau đó vào lại máy tính chạy chương trình bằng biểu tượng ngoài màn hình

Desktop

- Bỏ qua thông báo của màn hình Login -> chọn “Quản trị dữ liệu” chọn “Tạo cơ

sở dữ liệu”

Nhập tên quản trị = “SA”

Mật khẩu =

12

Máy chủ SQL server = Tên máy +‟\SAS‟ (hoặc xem trên SQL server service

manager)

- Chọn “Kết nối”. Nếu thông tin nhập đúng thì 5 Tab trên màn hình sẽ hiện toàn bộ

(như hình)

- Chọn “Khai báo truy cập” và “Thay đổi mật khẩu” với

Tên kết nối SQL: „F‟

Mật khẩu: „‟

13

- Chọn “Tạo CSDL có sẵn” với các thông tin

Cơ sở dữ liệu =‟SASINNOVA80‟

Thư mục: chọn file „SASINNOVA80.mdf‟ trong thư mục “Data” của chương trình

chọn “Tạo mới” chương trình thông báo thành công chọn „Huỷ bỏ” để vào

màn hình “Quản trị dữ liệu”

- Hoặc gõ tên máy chủ SQL (xem ở SQL server service Manager) và chọn CSDL

=“SASINNOVA80” -> „Nhận‟

Bước 4: Vào chương trình với User name = 'ABC', Pass = '

2. Kết nối dữ liệu, trong trường hợp bị ngắt dữ liệu

Kết nối dữ liệu phần mềm SAS INNOVA 8.0 vào cơ sở dữ liệu SQL

14

- Vào Start All Program Microsoft SQL Server Enterprise manager

- Tiếp theo Microsoft SQL server\ SQL server group\local (hoặc tên máy chủ)\

Databases. Kích chuột phải vào Databases chọn All Tasks chọn Attach

Database..

- Chương trình sẽ mở ra cửa sổ attachs database.

15

- Bấm vào dấu (…) để chọn đến đường dẫn file dữ liệu (Thường để trong thư mục

data) và chọn file dữ liệu có đuôi .mdf

16

Sau khi chọn thành công, nhấn OK để xác nhận. File dữ liệu sẽ được attach thành

công vào cơ sở dữ liệu SQL

Vào lại chương trình phần mềm SAS INNOVA 80 chọn CSDL =“SASINNOVA80”

„Nhận‟

Vào chương trình với User name = 'ABC', Pass = '

3. Yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt

SAS INNOVA 8.0

1. Ram 256

2. Pentium III 800

3. Ổ cứng: chỗ trống 500 MB

4. Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

17

Chương 2: GIỚI THIỆU CHUNG

1. Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS

INNOVA 8.0

1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau

Phân hệ nghiệp vụ Phân hệ SAS INNOVA 8.0

Khai báo tham số hệ thống Hệ thống

Cảnh báo

Quản trị Doanh nghiệp, biểu tượng

Kế toán tổng hợp Tổng hợp

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Vốn bằng bằng tiền

Kế toán công nợ phải thu Bán hàng

Kế toán công nợ phải trả Mua hàng

Kế toán hàng tồn kho Vật tư hàng hóa

Kế toán chi phí và giá thành Giá thành

Kế toán tài sản cố định, CCDC Tài sản, CCDC

Báo cáo thuế Báo cáo thuế

Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính

1.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 8.0

18

CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Sổ quỹ tiền

mặt, tiền gửi

ngân hàng

Báo cáo bán

hàng

Sổ chi tiết

nợ

Báo cáo mua

hàng

Sổ chi tiết nợ

Thẻ kho,

NXT

Thẻ TSCĐ

Bảng tính

khấu hao..

Vốn bằng tiền

phiếu thu, phiếu chi

Báo có, báo nợ NH

Sổ chi tiết tài khoản,

sổ cái tài khoản,nhật

ký chung, chứng từ

ghi sổ NKCT, bản kê

Bán hàng & phải thu

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn dịch vụ

Mua hàng & phải trả

hoá đơn mua hàng

Hàng tồn kho

Phiếu nhập/xuất

Điều chuyển kho

Nghiệp vụ khác

Bút toán phân bổ kết

chuyển, phiếu kế toán

Tài sản cố định

Cập nhật TSCĐTính khấu hao

Các báo cáo tài chínhBáo cáo chi phí và giá

thành Báo cáo quản trị

2. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 8.0

Các phân hệ của SAS INNOVA 8.0 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh theo cách như sau: Chứng từ gốc Nhập vào chương trình Các báo cáo

phục vụ quản lý. Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh

tương ứng với chức năng của mỗi phân hệ.

Phân hệ Chứng từ Báo cáo, sổ sách

Cảnh báo

Khai báo các tin nhứan cảnh

báo; các khoản mục; các

con số thống kê

Các tin nhắn cảnh báo; các cảnh báo

vượt hụt định mức;…

Vốn bằng tiền

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Chứng từ thu chi ngoại tệ

- Chứng từ ngân hàng

- Sổ quỹ

- Sổ chi tiết tiền mặt tiền gửi NH

- Các nhật ký, bảng kê…

19

Bán hàng

- Hoá đơn bán hàng (Tạo tự

động Phiếu thu tiền mặt)

- Hóa đơn bán dịch vụ

- Hàng bán bị trả lại

- Bút toán bù trừ công nợ

người mua

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải

thu

- Bảng cân đối phát sinh công nợ

các khoản phải thu...

Mua hàng

- Hoá đơn mua (Tạo tự

động Phiếu chi tiền mặt)

- Nhập khẩu (Tạo tự động

Phiếu chi tiền mặt)

- Hóa đơn mua dịch vụ (Tạo

tự động Phiếu chi tiền mặt)

- Hàng xuất trả lại nhà cung

cấp

- Phiếu nhập chi phí (Tạo tự

động Phiếu chi tiền mặt)

- Bút toán bù trừ công nợ

người mua

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải

trả nhà cung cấp

- Bảng cân đối phát sinh công nợ các

khoản phải trả,...

Vật tư hàng hóa

- Xuất kho

- Nhập kho

- Phiếu xuất điều chuyển

- Thẻ kho

- Bảng kê nhập xuất kho,...

- Báo cáo tổng hợp NXT,...

TSCĐ, CCDC

- Khai báo tài sản

- Khai báo tăng, giảm

TSCĐ, CCDC

- Tính khấu hao TSCĐ, tính

phân bổ CCDC

- Phân bố khấu hao

- Điều chỉnh khấu hao

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao

- Bảng tính khấu hao,...

- Báo cáo chi tiết CCDC,...

20

Giá thành

- Xây dựng các mã vụ việc,

mã khoản mục và nhập định

mức, hệ số cho tính giá

thành quản trị

- Xuất nhập kho vật tư,

thành phẩm

- Tập hợp, phân bổ, kết

chuyển CP

- Tính giá thành sản phẩm

- Báo cáo theo vụ việc

- Bảng tập hợp giá thành cho

từng sản phẩm

- Các báo cáo về giá thành,...

- Thẻ giá thành

Tổng hợp

- Phiếu kế toán

- Các bút toán khác, phân

bổ, kết chuyển.. để tạo ra

báo cáo

Các hình thức ghi sổ: nhật ký

chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký

chứng từ

Báo cáo thuế - Kê các hoá đơn đầu vào và

đầu ra

Báo cáo thuế GTGT; thuế TNCN;

thuế TNDN;…

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính theo thông tư và

Quyết định mới nhất của BTC như

QĐ48, 15

3. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin

3.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và

doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi

công trình thông qua trường vụ việc.

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS

INNOVA80 Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem danh mục nào phù

hợp cho đối tượng.

Đối tượng thông

tin cần quản lý

Phương án quản lý trong

SAS INNOVA 8.0 Ghi chú

Tài khoản sổ cái Danh mục tài khoản

Khoản mục phí

Danh mục tài khoản, tiểu

khoản

Danh mục khoản mục chi phí

Danh mục từ điển tự do

21

Khai báo bút toán mặc định cho

nghiệp vụ hạch toán

Danh mục Nghiệp vụ hạch

toán

Vi dụ: định khoản sẵn

cho một nghiệp vụ “

thu lãi tiền gửi Ngân

hàng” Nợ TK 112/Có

515”

Khách hàng Danh mục khách hàng

Phân loại khách hàng Danh mục phân loại khách

hàng

Ví dụ: Phân theo địa

lý, đại lý/khách lẻ.

Đối tượng công nợ phải thu Danh mục khách hàng

Đối tượng phải thu nội bộ Danh mục khách hàng

Đối tượng công nợ tạm ứng Danh mục khách hàng

Nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp

Danh mục nhà cung

cấp và danh mục

khách hàng để chung

trên một bảng.

Phân loại nhà cung cấp Danh mục phân loại nhà cung

cấp

Ví dụ: Phân theo

nước, bán buôn/bán

lẻ.

Đối tượng công nợ phải trả Danh mục khách hàng

Đối tượng phải trả nội bộ Danh mục khách hàng

Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân

hàng

Dùng để cung cấp các

thông tin cần thiết khi

in ủy nhiệm chi từ

chương trình

Vật tư, CCDC, hàng hoá, thành

phẩm Danh mục vật tư, hàng hoá

Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư,

hàng hoá

Kho hàng Danh mục kho hàng

Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất

Bộ phận kinh doanh, nhân viên

kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhân viên

kinh doanh

Danh mục giá bán Danh mục giá bán

Danh mục giá xuất kho theo giá Danh mục giá xuất kho theo

22

hạch toán giá hạch toán

Hạch toán các chứng từ được

đưa vào Sổ sách nào Danh mục trạng thái

Ví dụ khi làm xong

một phiếu nhập mua

hàng muốn số liệu của

phiếu lên sổ kho hay

sổ cái

Hạng mục công trình xây dựng Danh mục vụ việc

Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc

Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc

Đơn hàng gia công, sửa chữa,

lắp ráp cần phải theo dõi tính

giá thành

Danh mục vụ việc

Phân loại công trình, đề án, dự

án Danh mục phân loại vụ việc

Sản phẩm: tập hợp chi phí và

tính giá thành Danh mục vụ việc

Sử dụng trong trường

hợp phải tính giá

thành sản phẩm và số

lượng sản phẩm nhiều

và hay thay đổi.


khoản

Sử dụng trong trường

hợp chỉ tập hợp chi

phí mà không tính giá

thành sản phẩm và số

lượng sản phẩm

không quá nhiều và ít

thay đổi.

Hợp đồng (mua/bán) Danh mục từ điển tự do

Danh mục vụ việc

Đối với các doanh

nghiệp xây lắp, sản

xuất trong trường hợp

đã sử dụng trường vụ

việc vào việc tập hợp

chi phí và tính giá

thành sản phẩm.

Trong trường hợp

danh mục từ điển tự

do đã dùng vào việc

khác.

Đối với các doanh

23

nghiệp dịch vụ hoặc

thương mại.

Đối với các đơn vị sản

xuất có số lượng sản

phẩm không nhiều và

dùng các tiểu khoản

để tập hợp chi phí và

tính giá thành cho các

thành phẩm.

TSCĐ Danh mục tài sản cố định

Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ

Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ

Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm

TSCĐ

Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng

TSCĐ

CCDC theo dõi việc phân bổ

vào chi phí Danh mục CCDC

Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá

Nhân viên Danh mục từ điển tự do

Trong trường hợp

theo dõi các phát sinh

chi phí hoặc thu tiền

liên quan đến từng

nhân viên.

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi hạch toán chi phí

và doanh thu hoặc công nợ


khoản

Danh mục từ điển tự do

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi để lên được các

báo cáo kế toán như 1 đơn vị

độc lập

Danh mục đơn vị cơ sở

3.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty

24

Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường

hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa

lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về

văn phòng công ty.

Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu

riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn

vị thành viên gửi về thì sẽ được Sao chép vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và

vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và

khi số liệu gửi về thì Sao chép vào cơ sở dữ liệu chung.

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn

công ty. Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành

viên.

4. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA8.0

4.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền

gửi ngân hàng

Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,

chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào

máy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau:

Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàng

Giấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong

trường hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng

4.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán

hàng thanh toán tiền ngay

Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, sẽ phát sinh 2 chứng từ Phiếu

thu, Chi và Hoá đơn mua hàng, bán hàng cùng có chung định khoản kế toán. Nếu

không khử trùng thì về nguyên tắc sẽ đẩy vào sổ sách hạch toán 2 lần. Vì vậy chương

trình xử lý như sau:

Nhập chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhật vào Sổ

kho, chưa cập nhật vào sổ cái

Sau đó nhập chứng từ Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái

Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình tạo tiện ích cho phép tạo

phiếu thu, chi tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng. Việc này tránh kế

toán phải quay sang phân hệ vốn bằng tiền để làm chứng từ Thu và chi, giảm tải

công việc, tiết kiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số

liệu. (Chi tiết trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng)

25

Chương 3: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI

SAS INNOVA 8.0

1. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 8.0

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức

năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Tuy nhiên để hiểu

rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng

dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức

năng được sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúp

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục)

F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

- Chuyển định mức sang tháng sau

F6 - Đổi mã

F7 – In, kết xuất các báo cáo ra dạng tệp Excel, Dpf hay sửa mẫu báo cáo

F8 - Xoá một bản ghi

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo.

Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu.

^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)

^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình

xem số liệu.

Ctrl +F6 - Kết xuất dữ liệu thuế sang chương trình Hỗ trợ kê khai

Ngoài ra ở mỗi danh mục tích chuột phải vào tiêu đề cột chương trình sẽ cho

phép lọc theo chế độ lọc tự động

2. Các công việc chuẩn bị

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA 8.0 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

26

- Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

- Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

- Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Sổ cái

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình

thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 8.0 cho phép in ra tất cả

các báo biểu theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành theo QĐ15 và

QĐ48

2.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 8.0, cần xác định rõ

yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy

định hạch toán kế toán nội bộ.

- Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

- Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

- Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc

biệt

- Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

- Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào

- Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế

toán cần áp dụng

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

- Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

2.3 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 8.0

Khi sử dụng phần mềm kế toán, người sử dụng phải mã hoá toàn bộ các đối tượng như vật tư

hàng hoá, khách hàng, nhân viên,… công việc này là thao tác xây dựng các danh mục.

Một số lưu ý khi thực hiện xây dựng danh mục:

Mã phải là duy nhất trong danh mục

Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ

thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh sau.

Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật

tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh

điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng

danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao

giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC. Ví dụ: A0001 – cho khách

hàng 1; A9999 – cho khách hàng thứ 9999,…

27

Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ

gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo

tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta

chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3

cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể

nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều

bắt đầu bằng HN như HN0001, HN0002,…, TP HCM bắt đầu bằng HCM0001;

HCM0002,...

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập

nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối

với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh

mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại

là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã ABC và

ABC1, lúc này chương trình sẽ hiểu mã ABC1 là mã con của mã ABC. Trong

trường hợp này đặt mã đúng phải là ABC1 và ABC2, vì vậy nên mã hoá sao cho

các mã đều có độ dài ký tự bằng nhau.

2.3.1 Danh mục tài khoản

Chức năng:

Danh mục tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết

mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản

Thông thường các Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn

theo quy định của Bộ Tài chính.

Tuy nhiên các phần mềm vẫn cho phép thêm, sửa đổi, xóa,... tài khoản cho phù

hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh.

Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

Chương trình cho phép lấy sẵn danh mục tài khoản chuẩn theo QĐ15 hoặc QĐ48

bằng việc vào Báo cáo tài chính/ chọn TK (QĐ15/2006/TT- BTC) hoặc TK

28

(QĐ48/2006/TT- BTC)/ Nhấn phím F6 - chuyển sang danh mục tài khoản sử dụng

Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8... để khai báo

hoặc sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền

VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài

khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN

Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần

Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán

Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK

cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công

nợ chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho

từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu‟ Khai

báo “2” là TK theo dõi công nợ phải trả.

Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ

cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối

kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục

vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương

trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài

khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được

chọn trong danh mục phân loại các tài khoản.

2.3.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá

Chức năng:

Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán.

Danh mục ngoại tệ: khai báo các mã ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch

toán. Nếu ngoại tệ đó được coi là loại tiền tệ hạch toán trong kỳ thì tích vào

mục “tỷ giá ngược” để chương trình quy đổi ngược lại giữa VND và ngoại tệ

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời

gian cụ thể (theo ngày)

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

2.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng:

Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi nhánh,

kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các

báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động.

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

2.3.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

29

Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã

hạch toán. Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có

1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã

hạch toán.

Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán.

Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

Mã nghiệp vụ: Khai báo mã

Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ

Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mã

chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi

làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này.

Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản cho mã hạch toán

này

Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có:Kkhai báo cho các nghiệp vụ liên quan đến thuế đầu

vào và thuế đầu ra

Tài khoản thuế nhập khẩu: Khai báo cho bút toán nhập khẩu

Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu

2.3.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành

các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các

nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách. Chương trình phân cấp đến 3 mức

Ví dụ:

30

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai

báo mã nhóm trước và tên nhóm.

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng.

Cấp 1

Hải Dương

Tập hợp các khách hàng, nhà

cung cấp cá nhân

Miền Bắc (Loại nhóm =1) Miền Nam (Loại nhóm = 2)

Hải Phòng Hà Nội Cấp 2

Q. Cầu

Giấy

Q. Ba Đình Q. Đống

Đa

Cấp 3

Công ty SX

que hàn

Đại Tây

Dương

Công ty

XD & đầu

tư phát

triển HN

Xí nghiệp

giấy bao bì

Hà Nội Đối tượng

M·= MB

M·= HN

Mã = Mã khách hàng

31

Các thông tin cập nhật

Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng.

(Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần)

Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin.

Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng

Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách

hàng.

2.3.6 Danh mục khách hàng

Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà

cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336

và 3388).

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng.

Các thông tin cập nhật:

32

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân

- Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp

- Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, .. của khách hàng

- Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng

- Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác

- Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên

- Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để

khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

- Hạn TT ngầm định: hạn thanh toán ngầm định, là khoảng thời gian ngầm định cho

bất cứ khoản nợ nào phát sinh cho đối tượng khách hàng này.

- Hạn mức nợ: là số tiền lớn nhất mà khách hàng được nợ

SAS INNOVA 8.0 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã

phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã

nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2

(theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn

nhập BD)

Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn

không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

2.3.7 Danh mục vụ việc hợp đồng

Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp các phát

sinh liên quan như doanh thu, chi phí,…theo hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng

khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành.

Đường dẫn: Giá thành\ Các danh mục\Vụ việc, hợp đồng

Hoặc Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng, bộ phận\ Danh mục hợp đồng, vụ việc

33


- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng

- Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng

- Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng

- Loại vụ việc SX: nếu vụ việc đang xây dựng thuộc loại vụ việc của sản xuất tức tập

hợp chi phí tính giá thành tương ứng với các cách tính giá thành theo: 1 – GT phân

bước; 2 – GT định mức; 3 – GT hệ số, hay vụ việc đó chỉ là tập hợp chi phí, doanh

thu,… cho một mục đích quản lý nào đó không phải tính toán giá thành thì chọn mã 0

– Không phải vụ việc SX

- Danh sách tài khoản : các tài khoản phát sinh ở vụ việc này

- Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng

- Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng

- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng

- Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng

- Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng

- Phân nhóm: nếu muốn đưa các mã vụ việc vào nhóm thì gắn các điều kiện phân

nhóm. Trong đó cách xây dựng điều kiện nhóm giống xây dựng nhóm khách hàng.

2.3.8 Danh mục kho hàng

34

Chức năng: Xây dựng các kho cho đơn vị.

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Danh mục\ Danh mục kho


- Mã đơn vị : Chỉ ra kho thuộc đơn vị cơ sở nào

- Mã kho : Khai báo mã kho

- Tên kho : Khai báo tên kho

- Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho

- Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho cho

các mã kho là kho đại lý

2.3.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư. Phân loại danh

mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư

- Loại nhóm: Phân cấp của nhóm tương tự như phân cấp nhóm khách hàng, nhóm 1

thường là nhóm có cấp cao nhất

- Mã nhóm vật tư: Quy định mã cho nhóm vật tư

- Tên nhóm vật tư: tên của mã nhóm vật tư

- Tên 2: Một tên khác của mã nhóm

35

- Nhóm mẹ: Khi mã nhóm vật tư thuộc nhóm nào đó.

Nếu hệ thống các báo cáo của DN nói chung và các báo cáo hàng tồn kho nói riêng

muốn xem theo dạng hình cây thì gắn mã nhóm mẹ nhưng bước đầu phải khai báo

trong tham số tuỳ chọn như sau:

Để được là nhóm mẹ thì mã nhóm vật tư đó phải được khai báo không phải là mã

“nhóm cuối” (ký hiệu là chữ K)

- Nhóm cuối: nếu mã nhóm vật tư đang khai báo vẫn còn các mã nhóm con thì để là

mã nhóm cuối là K, còn ngược lại nếu mã nhóm vật tư đang khai báo không có mã

nhóm con nào nữa thì để mã là C.

Trong trường hợp DN không xem các báo cáo theo dạng hình cây thì khi khai báo đến

“Nhóm cuối” đều gắn mã là C.

2.3.10 Danh mục hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư. Khai báo theo dõi chi

tiết vật tư, hàng hoá, thành phẩm.

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

36


- Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao

cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát

sinh sau này

- Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá

- Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường

có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu

- Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư

- Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư

- Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không

0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho

1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

1- Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình

2- Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh

3- Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước

4- Tính tồn kho theo phương pháp trung bình di động (sau mỗi một lần nhập tính giá

trung bình)

5- Tính tồn kho theo vụ việc, hợp đồng

37

Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của

hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá

đó.

- Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư

thì dùng TK 152, Thành phẩm 155, Hàng hoá TK156 )

- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư

- Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu

- Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại

- Tk sản phẩm dở dang: Khai báo tài khoản sản phẩm dở dang, dùng để hạch toán chi

phí, giá thành

- Số lượng tồn tối thiểu : Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư.

- Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư

- Thuộc nhóm vật tư: Nếu DN xem báo cáo hàng tồn kho theo dạng hình cây thì gắn

thêm thông tin vật tư này thuộc nhóm vật tư nào.

- Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không

- Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không

- Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không

Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo

Tk kho và Tk doanh thu

2.3.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được

các báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên.

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng, bộ phận\ Bộ phận, nhân viên


- Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban

38

- Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban

- Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận

2.3.12 Danh mục giá bán

Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo

từng mốc thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng

hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

- Mã vật tư

- Ngày bán

- Giá bán ngoại tệ

- Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

2.3.13 Danh mục và phân quyền trạng thái chứng từ

Khai báo các trạng thái của chứng từ và phân quyền cho các user thực hiện theo trạng

thái.

2.3.14 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho

đúng hoặc cho thống nhất.

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh

điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã

thành mã khác.

Chương trình SAS INNOVA 8.0 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này

được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6.

39

Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ

liệu và đổi về mã cần đổi.

3. Các thao tác khi cập nhật chứng từ

3.1 Kết cấu chung của một màn hình nhập chứng từ

Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn

phân hệ kế toán cho phù hợp.

SAS INNOVA 8.0 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần:

- Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số

chứng từ, mã khách hàng...

- Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng, kê khai thuế, phân bổ chi phí trong

chứng từ đó

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí...

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá,

mới...

3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong SAS INNOVA 8.0, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

- Mới: vào chứng từ mới

- Lưu: lưu chứng từ

- In ctừ: in chứng từ trên máy. Với bản SAS INNOVA 8.0 nếu chọn in chứng từ hiện thời.

Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt

lệnh in và ở màn hình in chọn ô „in tất cả hóa đơn”.

- Sửa: sửa chứng từ hiện thời

- Xoá: xoá chứng từ hiện thời

- Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ.

- Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra. Có thể

xem/sửa/xoá

- Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi

- Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước):

chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển.

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình

cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất

cả các xử lý cần thiết. Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các

ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó.

3.3 Quy trình vào mới một chứng từ

40

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá

đơn mua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng"

- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật

chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn

hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn

toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>.

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến

trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng

từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi

phí,...

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ.

3.4 Tiện ích khi cập nhật chứng từ

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SAS INNOVA 8.0 cung cấp một loạt các tiện ích

sau:

- Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ

hiện thời.

- Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật

trong lần cập nhật hiện thời. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời

sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực

hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và

toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của

mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục

cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong

màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có

chứa.

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ

thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên

và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa,

xoá các danh điểm trong danh mục.

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút

xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích

chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời

lại rồi)

41

4. Báo cáo trong SAS INNOVA 8.0

4.1 Quy trình chung lên báo cáo

Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất

Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn ->

chọn báo cáo cần thiết

Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiện

thị kết quả dưới dạng bảng số liệu. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem

các thông tin cần thiết.

Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như

sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách

hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn

kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có

thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ

việc dùng phím F10 một lần nữa.

Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng

phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in

hay tệp dữ liệu).

Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của

các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

4.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ

rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì

ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau

đó ấn F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu

in giống như ta sắp xếp.

Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách

dùng phím F5.

Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng

cách kích vào nút xem chứng từ gốc.

Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiền Việt hoặc tiếng Anh.

Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về

đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên

tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.

42

Chương 4: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG

SAS INNOVA 8.0

1. Phân hệ Hệ thống

1.1 Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống

thông tin kế toán. SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số thông tin chung về các

màn hình cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu.

Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

Xây dựng các hạn mức, các khoản mục để đưa ra cảnh báo ở các phân hệ khác

trong chương trình

1.2 Chức năng các Icon ở thanh công cụ

Gửi tin nhắn nội bộ cho các user:

- Dùng để gửi các thông tin, nhắc việc hay yêu cầu nội bộ cho các user sử dụng

phần mềm kế toán từ phần mềm.

Kết nối với SIS Việt Nam

- Khách hàng khi có nhu cầu liên lạc với Công ty Cổ phần SIS Việt Nam có thể sử

dụng chức năng này

- Khách hàng cũng có thể nhận được các thông tin về thông tư, quyết định mới, các

updates mới về sản phẩm được cung cấp bởi sisvn

-

43

Chương trình hỗ trợ từ xa Teamviewer:

- Đây là chương trình truy cập qua internet, giúp cán bộ của SIS VN truy cập vào

máy khách hàng để hỗ trợ sử lý các vấn đề phát sinh. Khi được cán bộ SIS VN

yêu cầu quý khách kích vào biểu tượng truy cập teamviewer.

- Sau đó cung cấp cho cán bộ SIS VN thông tin số ID:

1.3 Khai báo trường cho các danh mục

Việc khai báo trường cho các danh mục sẽ giúp khách hàng khai báo giảm các trường

không sử dụng đến ở trong các danh mục mặc định khi brow, giúp tăng thời gian truy

cập đến dữ liệu.

Đường dẫn: Hệ thống/ bảo trì kiểm tra dữ liệu/ khai báo trường cho các danh mục.

Trong cửa sổ sẽ có danh sách các danh mục mặc định, chọn danh mục cần khai báo

bằng cách kích chuột vào dòng chứa danh mục và sử dụng các phím chức năng

F3:sửa, F4: thêm mới, F8: xóa,…..

1.4 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể

bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương

trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a

table/DBF",...

44

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ

không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất

nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần

nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản

ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.

1.5 Chức năng kiểm tra giữa Sổ kho và Sổ cái

Đưa ra các màn hình thông báo về sự khồng đồng nhất của số liệu. Ví dụ số liệu đó

mới chỉ được đưa vào Sổ cái mà chưa đưa vào Sổ kho; số liệu đó định khoản và tài

khoản khác với tài khoản đã khai báo, phát sinh thiếu giữa Sổ cái và Sổ kho,…

1.6 Chức năng Kiểm tra HĐ GTGT đầu vào

Đưa ra bảng so sánh giữa tiền trên hoá đơn (tiền hàng và tiền thuế) với Sổ cái của các

tài khoản doanh thu và thuế, nếu có chênh lệch giữa hai sổ này thì phải vào chứng từ

phát sinh để điều chỉnh cho cả 2 sổ này phải có giá trị như nhau cho cùng một phát

sinh.

1.7 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví

dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao

chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ

thực hiện sao chép (copy) vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc.

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu.

1.8 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu

Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng. Mặc dù rất ít

khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá

nhầm nên số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng.

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất dữ chương trình cũng như số

liệu đã được cập nhật hàng ngày.

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày

ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát

ra khỏi chương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thẩm quyền lưu giữ

số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không. Nếu trả lời là có thì chương

trình sẽ thực hiện lưu số liệu.

Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu trong năm và lưu ra một tệp riêng.

Tuy nhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham số hệ

thống, chương trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất.

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức

năng lưu trữ số liệu.

45

Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup.

1.9 Quản trị người sử dụng

SAS INNOVA 8.0 cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử

dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán.

Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khẩu của người sử dụng

hiện thời.

Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức

năng sau:

46

Thêm NSD: là thêm mới người sử dụng.

Sửa đổi NSD: sửa thông tin người sử dụng đã khai báo

Xoá NSD: là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo

Phân quyền: Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừa

hưởng.

Chi tiết: phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ, từng danh mục.

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu)

Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng.

Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình, mật khẩu này để cho

NSD tự khai báo.

In HD lần thứ: số lần NSD này được in một số hoá đơn đến lần thứ bao nhiêu, nếu

NSD in quá số lần được phân quyền thì chương trình sẽ không cho in nữa và đưa

ra thông báo “không được quyền in”

Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta không

tích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng.

Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và

phân quyền cho các người sử dụng khác. Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các

thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình, và sử dụng các

chức năng được phân.

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng

là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này.

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức

năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng.

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết

trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng

được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền

hoặc thêm tất).

47

Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng

này trong danh sách chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được

đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền,

hoặc xoá tất).

Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, danh mục,

sửa, xoá một chứng từ, danh mục ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng

(chi tiết) người sử dụng được sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó

1.10 Khai báo các tham số tuỳ chọn

a. Chức năng

48

SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp

nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

- Mã đồng tiền hạch toán,...

b. Mô tả các tham số hệ thống

SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp

nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới

đây.

Trong đó:

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ

Mã số thuế của doanh

nghiệp

Mã số thuế của DN 0100727825-1

Số quyết định về chế độ

kế toán của Bộ tài chính

Số quyết định này sẽ được in

trên góc các báo cáo tài chính

Ban hành theo QĐ số

15/2006/QĐ-BTC

The number of dicision

about set of accounting

regulations

Số quyết định này sẽ được in

trên các báo cáo tài chính in

bằng tiếng Anh

According to Dicision No.

15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về chế

độ kế toán của Bộ tài

chính

Ngày quyết định này sẽ được in

trên các báo cáo tài chính

Ngày 20 tháng 03 năm 2006

của Bộ Tài chính

The date of dicision

about set of accounting

regulations

Ngày quyết định này sẽ được in

trên các báo cáo tài chính in

bằng tiếng Anh

dated 20 March 2006 of the

Ministry of Finance

Họ và tên của kế toán

trưởng

Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán

Nguyễn Thị Duyên

Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng

Anh

Nguyen Thi Duyen

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán

Lương Xuân Vinh

Director's name Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng

Anh

Luong Xuan Vinh

Mã đồng tiền hạch toán VND

Ngôn ngữ ngầm định của

báo cáo (1-Việt, 2-Anh)

1, 2

Báo cáo ngầm định là

VNĐ hay ngoại tệ (1-

1, 2

49

VNĐ, 2-Ngoại tệ)

Dấu phân cách hàng

nghìn khi viết các số

".", ",", " "

Dấu phân cách số thập

phân khi viết các số

".", ","

Khuôn dạng của trường

tiền

Khuôn dạng khi nhập và xem

báo cáo 999 999 999 999 999


ngoại tệ


báo cáo 9 999 999 999 999 999.99


tỷ giá


báo cáo 9 999 999.99


số lượng

999 999 999.999


giá

9 999 999 999.99


giá ngoại tệ

9 999 999 999.9999

Phông chữ khi lên báo

cáo

.VnTime

Phông chữ tiêu đề của

báo cáo

.VnHelvellnsH, 16, 0

Phông chữ của báo cáo ở

phần chữ ký

.VnArialH, 8, 0

Số tệp hàng tuần được

lưu giữ

Ví dụ khai báo là 50 thì số mỗi

lần lưu số liệu thì chương trình

sẽ lưu ra một tệp riêng, đến lần

lưu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi

đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

50

Thư mục copy vào/ra số

liệu

..\Copy\

Dấu phân cách giữa tài

khoản và tiểu khoản

.

Danh sách các đầu tài

khoản không có số dư

Khai báo này giúp cho chương

trình nhận biết khi cập nhật các

số dư đầu kỳ

5, 6, 7, 8, 9

Danh sách các tài khoản

công nợ

Dùng để kiểm tra việc khai báo

tài khoản công nợ khi khai báo

danh mục tài khoản

131, 136, 1388, 141, 331,

336, 3388

Tài khoản xác định kết

quả sản xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả sản

xuất kinh doanh 911

Danh sách các tài khoản

khử trùng trong mua bán

hàng hoá, vật tư

111, 112

Cách tính giá trung bình: 1, 2

50

1 - Giá chung, 2 - Giá

cho từng kho

Cách tính giá NTXT: 1 -

Đúng theo ngày, 2 -

Đúng theo tháng

1

Phương pháp tính KH

TSCĐ: 1 - theo tháng, 2 -

theo tỷ lệ

1, 2

Phương pháp tính khấu

hao TSCĐ: 1 - theo

nguyên giá, 2 - theo giá

trị còn lại

1, 2

Phần trăm thuế suất của

HD khấu trừ trực tiếp

Nếu tiền hàng bao gồm cả tiền

thuế (thuế trực tiếp) để tách thuế

chọn mã 3 - thuế khấu trừ lùi

3

Cập nhật trường b.phận

của v.vụ bán hàng ( 0 –

không, 1- có)

Khi trên HD bán hàng muốn

gắn hay không gắn mã nhân

viên, bộ phận bán hàng

0, 1

Đơn vị ngầm định Khi khai báo mã đơn vị ngầm

định sẽ lên cho tất cả các chứng

từ mặc định mã đơn vị này

Cty

Nhập danh mục theo sơ

đồ hình cây (0 – không,

1- Có)

Khi để mã 1- xem báo cáo theo

hình cây và ngược lại.

Số dòng trong phiếu Để khi in chứng từ mặc định

mẫu in ra có bao nhiều dòng 10

Kiểm tra MST khi nhập

số liệu 1 – Có; 0 - không

Nếu chọn mã 1, khi nhập MST

như ở danh mục khách hàng hay

khi nhập thông tin kê khai thuế

chương trình sẽ không nhận

MST nếu mã đó sai

Đường dẫn dữ liệu thư

mục HTKK

Chỉ ra đường dẫn để dữ liệu của

chương trình hỗ trợ kê khai thuế,

để số liệu thuế từ phần mềm có

thể kết xuất sang

C:\Program

Files\HTKK130\DataFiles

…..

c. Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống

Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là

do chưa được khai báo trong hệ thống.

51

Khai báo Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trường

Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập được mã BPKD

Hiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với

phát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các

“dấu hoa thị” như sau

Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại

chương trình.

Nếu để chương trình bắt lỗi nhập MST thì khi nhập Mã số thuế sai chương trình thông

báo

Tính giá vốn không lên: do khai báo phương pháp tính giá vốn cho vật tư khác với

cách chọn phương pháp khi tính giá vốn

52

Không có giá trị khấu hao đưa vào sổ cái của các tài khoản khấu hao: do chưa tạo bút

toán phân bổ khấu hao

1.11 Khai báo năm tài chính

Ngày đầu năm tài chính:

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùng

với năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12

hàng năm. Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính,

bắt đầu vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12.

Tuy nhiên đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính có thể

không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theo lịch

hành chính thông thường. Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc

vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết

thúc vào ngày cuối của tháng sau.

Ngày bắt đầu nhập liệu: là ngày bắt đầu nhập số liệu phát sinh vào phần mềm

VD: ngày đầu năm tài chính là 01/01 nhưng đến thời điểm 01/10 DN mới sử dụng và

hạch toán các phát sinh từ thời điểm 01/10 vào phần mềm.

1.12 Danh sách màn hình nhập chứng từ

Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho giao diện của màn hình nhập chứng từ

Trong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập

chứng từ ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu chi tiền mặt”, màn hình sẽ

xuất hiện sau

53

Mã ctừ

Mã chứng từ do SAS INNOVA 8.0 quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và

không được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật

từ màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên ctừ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 8.0 khai báo, nhưng có thể sửa

lại cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 8.0 khai báo, nhưng

có thể sửa lại cho phù hợp.

Mã ctừ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số thứ tự tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm

một chứng từ mới thì SAS INNOVA 8.0 tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp

các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số

chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho

chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn

hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Danh sách TK nợ ngầm định, TK có ngầm định:

54

Nếu khai báo các tài khoản ngầm định thì khi nhập chứng từ chương trình chỉ cho phép

hạch toán vào các TK ngầm định, muốn nhập các tài khoản khác thì phải bỏ danh sách

TK ngầm định đi

Sử dụng trường mã hạch toán:

Nếu để mã 1 – thì khi vào giao diện chứng từ này sẽ cho phép chọn định khoản tự động

và ngược lại nếu để mã 0 – thì không có trường mã hạch toán tự động.

Cho phép trùng số ctừ:

Chọn: Mã 0 – Cho phép lưu chứng từ trong mọi trường hợp

Mã 1 – Trong ngày không được lưu chứng từ trùng số

Mã 2 – Trong tháng không được lưu chứng từ trùng số

Mã 3, 4 – Trong tháng, quý không được lưu chứng từ trùng số

Ngược lại nếu để mã là -1; -2; -3; -4 thì lại cho lưu

2. Phân hệ Tổng hợp

2.1 Giới thiệu chung

2.1.1 Chức năng

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết

thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút

toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh.

Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ

khác.

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

2.1.2 Sơ đồ tổ chức

Chøng tõ

PhiÕu kÕ to¸n

Bót to¸n ®Þnh kú

Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng

Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng

ChuyÓn sè liÖu tõ

çc ph©n hÖ kh¸c

C«ng nî ph¶i thu

C«ng nî ph¶i tr¶

Vèn b»ng tiÒn

B¸n hµng

Mua hµng

Hµng tån kho

Ph©n hÖ kÕ to¸n

tæng hîp

ChuyÓn sè liÖu sang


B¸o ço

Çc b¸o ço tµi chÝnh

Sæ s¸ch kÕ to¸n

B¸o ço thuÕ

55

2.2 Cập nhật số liệu

Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các

phân hệ khác được sử dụng.

Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật

tư,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.

Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán tổng

hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác.

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau:

Phiếu kế toán tổng quát

Các bút toán phân bổ tự động

Các bút toán kết chuyển tự động

2.2.1 Phiếu kế toán

Chức năng

Phiếu kế toán tổng quát (PKT) dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh

hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta

phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều

Nợ.

Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên

quan cho từng dòng hạch toán một.

Cách cập nhật:

Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán.

56

Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên,

các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục

đơn vị cơ sở

Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ

Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán

Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ

Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD,...)

Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1).

Tài khoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳng

hạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ

Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận. Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER,

chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì

chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để

chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một

mã khách mới ngay tại cửa sổ này.

Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và

ngược lại.

Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ

kinh tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới.

Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc

Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều

có thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi

nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và

có thì không cần nhập

Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có

và số tiền phát sinh có tương ứng. Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng

nhau thì chương trình mới cho lưu.

57

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta

phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều

Nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau

ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp

định khoản thứ 2 là số 2 v.v.

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài

khoản. Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang

đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước

Đường dẫn: Tổng hợp\ Nhập số dư đầu năm

a. Vào số dư đầu năm của các tài khoản

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.

Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc

nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối

kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được

nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.

Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ

được tập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ.

b. Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

58

Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số

dư nợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng

Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vào

chương trình

c. Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ:

Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ”

d. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ

Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư

Tồn đầu: là số lượng hàng hoá

Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó.

e. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT

Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn

cứ vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất.

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động

a. Bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinh

doanh:

Kết chuyển giá vốn hàng bán

Kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập

Kết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khác

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế

toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút

toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài

khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực

hiện từ tài khoản ghi Có sang tài khoản ghi Nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ

511 - 911).

Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số

phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng SAS INNOVA 8.0 cho phép các khả năng khai báo sau:

Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.

Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi đó

SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài

khoản “nhận”.

Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác.

Khi đó SAS INNOVA 8.0 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết

“chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

59

Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai

báo các bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau

b. Bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp

(TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên

quan để tính giá thành (TK154). Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản

lý doanh nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK

911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả

chia nhỏ ra các tài khoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau).

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế

toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút

toán phân bổ cuối kỳ.

Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức

năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin Ghi chú

Stt bút toán

Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình

tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.

Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.

Tài khoản ghi có Tài khoản sẽ phân bổ đi.

60

Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu

khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai

báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.

Mã vụ việc Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc

này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc

này được phân bổ cho các vụ việc khác

Phân bổ theo 0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là

một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ

không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có

1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số

phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có

Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện

bảng sau:

Phần thông tin chi tiết:

Thông tin Ghi chú

Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.

Mã vụ việc Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết cho từng vụ việc.

2.2.4 Khai báo cảnh báo trên chứng từ

Khai báo thông tin cảnh báo trên chứng từ nhằm giúp cho việc cung cấp thông tin

cảnh báo về các con số trên chứng từ được phản ánh tức thời đến các đối tượng nhận

thông tin, kiểm soát được các rủi ro về mặt con số khi thực hiện việc cập nhật các

chứng từ theo yêu cầu quản lý.

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo thông tin/ Khai báo message:

Việc khai báo danh mục thông tin cảnh báo cho các chứng từ thực hiện bởi các phím

chức năng: F3 sửa, F4 thêm mới, F8: xóa.

Trên màn hình khai báo:

+ Mã chứng từ: Mã chứng từ cần cảnh báo (Mỗi chứng từ chỉ khai báo được 1

message).

61

+ Người gửi: người tạo chứng từ

+ Người nhận: Người nhận được tin nhắn cảnh báo

+ Nội dung cảnh báo: Khai báo thông tin cần cảnh báo về mặt con số cho các trường

trong chứng từ với các dấu lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=). Nếu cần nhập cả

cảnh báo dạng text thì để trong dấu ngoặc kép và đặt dấu bằng giữa chữ và công thức.

+ Các thông tin khi tạo message (thêm, sửa, xóa,… ): tích vào trường tương ứng với

yêu cầu

2.2.5 Khai báo cảnh báo dạng hạn mức

Khai báo cảnh báo theo hạn mức nhằm mục đích đưa ra các cảnh báo khi các khoản

mục được theo dõi vượt quá tỷ lệ về doanh thu hoặc chi phí theo yêu cầu quản lý. Các

khoản mục được theo dõi dựa trên số phát sinh của các tài khoản.

62

Mỗi đối tượng theo dõi được quy về một khoản mục, nên trước hết cần phải khai báo

các mã khoản mục để làm đối tượng theo dõi

Đường dẫn: Tổng hợp/ Danh mục khoản mục

Việc tạo mới, sửa, xóa các khoản mục được thực hiện bởi các phím chức năng F4, F3,

F8,

Mã khoản mục: Mã của khoản mục được khai báo

Tên khoản mục: Tên của khoản mục được khai báo

Danh sách tk nợ: Danh sách các tài khoản psinh nợ cần khai báo trong khoản mục

Danh sách tk có: Danh sách các tài khoản phát sinh có cần khai báo trong khoản mục.

Khai báo hạn mức cho các khoản mục: Mỗi khoản mục được khai báo sẽ theo dõi

được số phát sinh của khoản mục đó dựa theo số phát sinh của tài khoản. Khi cần khai

báo cảnh báo con số cho các khoản mục nhằm kiểm soát theo yêu cầu quản lý ta thực

hiện việc khai báo

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo hạn mức chi phí

63

Việc tạo mới, sửa, xóa các thông tin được thực hiện bởi các phím chức năng F4, F3,

F8,

- Năm: nhập năm cần so sánh hạn mức

- Mã khoản mục: nhập mã khoản mục cần so sánh

- Hạn mức theo doanh thu: Nhập tỷ lệ phần trăm cần cảnh báo so với tổng doanh

thu

- Hạn mức theo tổng chi phí: Nhập tỷ lệ phần trăm cần cảnh báo so với tổng chi phí

2.3 Báo cáo tổng hợp

Chương trình phần mềm SAS INNOVA8.0 cung cấp đầy đủ các sổ sách theo 4 hình thức

sau theo mẫu chuẩn của Quyết định 15 và Quyết định 48.

Khi Doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định nào thì vào Tham số tuỳ chọn để khai báo

(như hình), khi đó các Sổ sách theo đi theo mẫu biểu của quyết định đó

64

a. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

b. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

c. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

d. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Sổ cái

e. Báo cáo quản trị và tham khảo

Hệ thống các báo cáo mang tính chất quản trị, cung cấp thế cái nhìn đa chiều về số

liệu kế toán ở nhiều chỉ tiêu.

3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền

3.1 Giới thiệu chung

3.1.1 Chức năng:

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

- Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ

- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân

hàng

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo

các khoản mục chi phí

3.1.2 Sơ đồ tổ chức

65

Chøng tõ

PhiÕu thu, phiÕu chi

Sæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî)

Mua b¸n ngo¹i tÖ

Sè liÖu chuyÓn tõ

çc ph©n hÖ kh¸cPh©n hÖ kÕ to¸n

Vèn b»ng tiÒn



KÕ to¸n tæng hîp

C«ng nî ph¶i thu

C«ng nî ph¶i tr¶

B¸o ço

NhËt ký thu, nhËt ký chi

Sæ quü, sæ ng©n hµng

Sè d tiÒn mÆt, sè d ng©n hµng

Dßng tiÒn


3.2.1 Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng

Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt\ Thu qua ngân hàng

- Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật

- Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch

1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý được số tiền đó sẽ thu về của hoá

đơn bán hàng nào? Nếu chọn mã này thì chương trình sẽ kê danh sách các hoá

đơn của đối tượng khách hàng đó cho bạn lựa chọn.

2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng

có chung nghiệp vụ kinh tế nhưng nhiều định khoản

3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tượng khác nhau trên

một phiếu thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ

dưới, tương ứng với mỗi định khoản là một mã khách khác nhau.

66

Mã hạch toán: (Nếu ở khai báo Danh sách màn hình nhập chứng từ có khai báo sử

dụng mã hạch toán) Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây

dựng từ trước.

Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền

(thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay...). Đối với các tài khoản công nợ

thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ

đúng.

Địa chỉ : Chương trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong

Danh mục khách hàng.

Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc

Số phiếu thu: Chương trình tự đánh số hoặc gõ lại

Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ

Ngày hạch toán : Là ngày ghi chứng từ vào sổ (nếu DN áp dụng theo phương pháp kê

khai thường xuyên thì ngày lập chứng từ trùng với ngày hạch toán)

Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là "VND" và với tỷ giá

là 1. Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó

chương trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ

trong màn hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn nút

"Chọn". (Lưu ý, màn hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ

mà bạn đã khai báo ở "Danh mục tiền tệ")

Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền

mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111,

112. Bạn sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền

bán hàng: Có TK131, 141, …)

Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

*Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ.

- Phát sinh có: Số tiền phát sinh

67

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phẩm…

Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lưu" để lưu phiếu thu đó.

- Trạng thái: Chọn 1- Thông tin, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2-

Chứng từ đã được lưu nhưng các thông tin, số liệu chưa vào các sổ sách báo cáo liên quan

(ở chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về).

Để thực hiện tiếp thì chọn các ô chức năng tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn:

Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường

hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản

này để hạch toán.

Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa

đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa

thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số

tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng:

Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng

hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các

hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền

thu cho các hóa đơn tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng:

Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các

khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết.

Lưu ý chung:

Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã

giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.

68

3.2.2 Chi tiền mặt, chi qua ngân hàng

69

70

71

3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền

a. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Sổ quỹ

Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH

Báo cáo số dư tại quỹ và tại các NH

Sổ nhật ký thu tiền

Sổ nhật ký chi tiền

Bảng kê chứng từ

b. Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền gửi NH

Sổ quỹ (in từng ngày)

Sổ chi tiết công nợ

Bảng cân đối số phát sinh theo ngày của một tk

Bảng cân đối ps các tiểu khoản của một tk

BC lưu chuyển tiền tệ (pp trực tiếp)

BC lưu chuyển tiền tệ (pp gián tiếp)

Sổ nhật ký thu tiền

Sổ nhật ký chi tiền


B.kê c.từ theo k/h,v/v,tiểu khoản và tk đ/ư.

Tổng hợp ps k/h,v/v, tiểu khoản và tk đ/ư.

Báo cáo theo dõi lãi tiền gửi.

4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải

thu)

4.1 Chức năng

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán

dịch vụ. Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.

- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.

- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.

- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách

hàng.

- Phân hệ kế toán quản trị bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán

tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang

phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.

4.2 Sơ đồ tổ chức

72


4.3.1 Bán hàng

4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng

Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng

Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua, cán

bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn

73

bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin

thuế.

Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách

hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động

điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng

bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn

ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo

mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua.

- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng

- Người mua: Không bắt buộc

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ

- Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế

- Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra, được khai báo trong

mục Tham số tuỳ chọn/ Ký hiệu HD bán hàng

- Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn

là ngày hạch toán.

- Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

- Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi

doanh số,công nợ của bộ phận nào.

- Đơn hàng: Không bắt buộc

- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa

con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER.

- Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc.

- Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK

Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng

hóa

- Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc

nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá

trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phân hệ Vật tư hàng hoá thì giá vốn sẽ tự động

cập nhật vào các phiếu xuất kho này.

- Mã thuế: Là mã thuế suất

Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các

công việc sau:

+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là

số lẻ.

+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi

có.

+ Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh

dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.

Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số

thuế VAT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng

VAT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó,

hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về

khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích:

74

Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán

hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các

thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô

“Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ

tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

Để tạo điều kiện hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong việc lập và in Hoá đơn theo

NĐ51/2010/NĐ-CP, trên phần mềm SAS INNOVA 8.0 đáp ứng được cả 3 cách thức:

Hoá đơn tự in; Hoá đơn đặt in và Hoá đơn điện tử.

Khi in chứng từ có nhiều lựa chọn in ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán

hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 1 là in

Bảng kê để kiểm tra số liệu; chọn 2 in “Phiếu thu” và chọn 3 in “Phiếu xuất kho”, còn

khi in hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn số 4 (chỉ được in 1 lần), nếu in Hoá đơn GTGT .

Trong một số trường hợp số lượng hàng hoá xuất bán trên một hoá đơn vượt quá 16 dòng

thì chọn In theo mã 4 và tích vào ô “In kèm bảng kê”.

75

Khi đó chương trình sẽ cho in ra HĐ GTGT và bảng kê kèm theo

Chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm”

chứng từ lên các chứng từ muốn in.

Một tiện ích khác chương trình cho phép Kết xuất dữ liệu ra file excel ở các chứng từ

như Hoá đơn bán hàng; Phiếu nhập mua hàng; Phiếu nhập khẩu; Phiếu nhập kho; Phiếu

xuất kho; Phiếu xuất điều chuyển

Ví dụ: ở Hoá đơn bán hàng khi chọn chức năng “in ctừ” chọn “in theo” mã 1 – hoá đơn

bán hàng

Kết xuất dữ liệu ra excel: bằng việc chọn tệp dữ liệu sẽ lưu ở đâu “Tên tệp” -- Nhận

xong thao tác kết xuất dữ liệu ra excel

Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu,

giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho

76

từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo

hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.

Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn

đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương

trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu đã khai báo trong tham số hệ thống là

1 – có Kiểm tra MST khi nhập liệu thì khi khai báo MST phải khai báo đúng, Nếu để mã

0 thì nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương

trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến

khách hàng ở trường mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ.

Giá bán của mặt hàng sẽ được lưu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhưng có thể

sửa được trường giá bán. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần

cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán

thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết

khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa

tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu.

Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút

đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra

Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT.

Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số

tiền thuế GTGT bị quá lẻ.

4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất

Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn

một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người

sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức

xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh

nghiệp.

4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết

khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống

nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.

4.3.1.5 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

SAS INNOVA 8.0 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến

tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và

mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ

phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.

77

4.3.1.6 Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự

gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập

trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các

phiếu xuất bán.

4.3.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Đường dẫn: Bán hàng\ Hàng bán bị trả lại

Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho. Phiếu cho phép bạn

cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán. Căn cứ vào đó chương trình

sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận

doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.

Bạn phải tự nhập, chỉ ra được đúng số lượng, đơn giá của các mặt hàng nhập lại, từ đó

chương trình mới tính đúng công nợ phải thu giảm.

- Lưu ý:

Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng. TK Hàng bán

trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa

Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập

lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá TB cho vật tư tính giá TB, còn nếu

tính giá vốn theo các phương pháp khác thì bạn phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập

lại.

78

Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như hoá đơn đã xuất ra trước đó, Tk thuế là

TK thuế GTGT đầu ra

Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì bạn có

thể vào phiếu Hoá đơn mua hàng Dịch vụ để nhập lại

Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.Trong trường hợp

nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số

tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên

cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.

Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập

chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở

trên.

Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách

nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Vì vậy khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá

đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1

đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý

hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn

bán hàng xuất từ kho công ty.

4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ

Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ

Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng

mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê,

dịch vụ sửa chữa…

Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá.

79

4.3.4 Hoá đơn Xuất khẩu

Nếu Doanh nghiệp có nghiệp vụ xuất khẩu thì In Hoá đơn Xuất khẩu như sau

Đường dẫn: Bán hàng/ Chức năng/ Hoá đơn xuất khẩu

Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa

bàn của các tỉnh/thành khác nhau.

80

Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với

Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4%

thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi

công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và

tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%.

Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế

1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra

gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên

từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

4.3.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn

thu tiền của từng hoá đơn.

- Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền

kể từ ngày ta lập hoá đơn.

Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin

liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng. Và có thể sửa đổi số ngày ngầm

định này cho từng hoá đơn.

81

- Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ

hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn

theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải

gõ thời hạn thanh toán.

- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì

ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn".

- Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở

menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn” (Tổng hợp/ Sơ đồ/ Nhập số dư đầu năm).

- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các

phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất

ra. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền

hàng cho các hoá đơn”.

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán

hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự

động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng

số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng

"Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

4.4 Báo cáo

4.4.1 Báo cáo bán hàng

Các báo cáo bán hàng gồm có:

- Bảng kê hoá đơn bán hàng

- Sổ nhật ký bán hàng

- Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán

82

- Bảng kê hoá đơn của một khách hàng

- Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng

- Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng,

4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có:

Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng:

Báo cáo cung cấp công nợ chi tiết cho một khách hàng. Có 2 chế độ xem: mã 0 -

Chỉ xem công nợ theo phát sinh về mặt giá trị tiền; 1 – Xem công nợ vừa theo giá

trị tiền vừa chi tiết theo số lượng hàng hoá đã phát sinh.

Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng):

- Điều kiện xem có thể cho một mã khách hoặc theo nhóm khách hàng cho một

tài khoản công nợ, trong một khoảng thời gian

- Báo cáo sẽ lọc ra tất cả các đối tượng có phát sinh công nợ theo điều kiện lọc.

Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng: báo cáo cung cấp tổng hợp phát

sinh ở các tài khoản đối ứng với tài khoản công nợ.

Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản: Khi cần xem báo cáo tổng

hợp tất cả các phát sinh công nợ ở một tài khoản cho các khách hàng.

Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ: xem nhanh số dư công nợ ở thời điểm cuối

kỳ

Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ: xem nhanh số dư công nợ ở thời điểm đầu

kỳ

Bảng cân đối phát sinh công nợ vật tư trên nhiều tài khoản: xem công nợ của các

khách hàng phát sinh ở tất cả các tài khoản công nợ trong điều kiện thời gian đã

lọc.

4.4.3 Báo cáo quản trị

Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có:

Hỏi số dư của một khách hàng

Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn: Nếu DN theo dõi thanh toán công nợ của

một khách hàng chi tiết theo từng hoá đơn thì có thể vào báo cáo này để xem

công nợ chi tiết theo hoá đơn

Lưu ý: để lên được các báo cáo công nợ chi tiết theo từng hoá đơn thì công nợ

đầu kỳ của khách hàng cũng phải chi tiết theo từng hoá đơn phát sinh nợ; Khi

83

thực hiện thanh toán (thu; chi) cũng phải chi tiết theo từng hoá đơn (Trên phiếu

thu và chi chọn mã giao dịch 1)

Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn

Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán

Sổ nhật ký thu tiền bán hàng

Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng, vật tư)

Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1)

Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2)

Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu

Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán


Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.

Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.

4.4.4 Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc

Hệ thống báo cáo này cho phép xem báo cáo cho từng vụ việc hợp đồng đặc biệt là

báo cáo lãi lỗ.

Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc

Báo cáo lỗ, lãi theo hợp đồng, vụ việc

5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả)

5.1 Chức năng

Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung

cấp.

Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua

dịch vụ.

Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ.

Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

Phân hệ kế toán mua hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có

thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế

toán hàng tồn kho. Để tăng tính hiệu suất cho người sử dụng SAS INNOVA 8.0 đã

đưa thêm tiện ích tạo tự động Phiếu Chi tiền mặt trên chứng từ Hóa đơn nhập mua khi

mua trả tiền mặt.


84


5.3.1 Hoá đơn mua hàng:

Đường dẫn: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng

Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhập của những

nhà cung cấp trong nước. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng của

nhà cung cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào

các Phiếu nhập mua:

85

- Mã hạch toán: (Nếu khai báo ở Danh sách màn hình nhập chứng từ này có sử dụng

mã hạch toán) Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm,

chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã khách: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của

mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương

trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh

mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã

cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà

cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người

bán.

- Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung

cấp

- Người giao: Không bắt buộc

- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc

nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào.

- Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)

- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá

đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.

- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ

- Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.

- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn

ngoại tệ và tỷ giá

- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa

con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã

hàng mới.

- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.

- Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ

- TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá

- Mã tự do: không bắt buộc

- Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ,

vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này

cùng mã với nhà cung cấp hàng hoá).

86

Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia

tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Seri, số hoá đơn,

giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên

báo cáo thuế GTGT đầu vào.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua

hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các

thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động

ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt

ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

87

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua

hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu

chi

Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà

cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động

hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá,

vật tư ở phân hệ Vật tư hàng hoá.

5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập khẩu:

Dùng để nhập hàng hoá được nhập khẩu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ

khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhập giống

như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:

Phiếu nhập khẩu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ

giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi

đối chiếu công nợ.

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khẩu.

Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khẩu tương tự như Phiếu nhập mua hàng.

Một số thông tin thêm:

TK thuế nhập khẩu: Gõ tài khoản thuế nhập khẩu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên

cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, bạn sẽ tự cập nhật

thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý

trong trường hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất

thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự

động phân bổ thuế cho các mặt hàng.

Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khẩu chương trình sẽ hiện

lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như

phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập

khẩu, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu

chi

5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng

Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển,

chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác.

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và

cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc

cập nhật chi phí mua hàng:

Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập

mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí

mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ cho phép chọn các phiếu nhập

mua hàng đã phát sinh, chi phí mua hàng sẽ được phân bổ số tiền mua hàng cho từng

mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt

hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý

muốn.

88

Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số

lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập

bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng.

Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp

các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..

Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa

con trỏ vào ô “Chọn PN” ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và

ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ

cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoảng thời

gian nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đưa con trỏ

đến các phiếu nhập cần chọn để phân bổ chi phí, nhấn phím cách để đánh dấu các

phiếu này và nhấn ESC - Chọn “PB tự động” chương trình tự động phân bổ chi

phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập.

Sang tiếp Tab “HD thuế” để kê khai các thông tin về thuế, nếu không thì nhấn vào

“Lưu” để hoàn tất việc nhập liệu

Chương trình cũng tích hợp tạo Phiếu chi tự động ở màn hình nhập chi phí nếu chi phí

đó thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu

chi.

5.3.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

89

Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà

cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm

phiếu xuất này.

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp.

Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau:

Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp, nếu hàng hoá không phát sinh

thuế GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm

TK kho. Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào

thì DN có thể làm phiếu xuất hoá đơn bán hàng cho nhà cung cấp như một khách

hàng, lúc này hạch toán như một phiếu bán hàng thông thường.

5.3.5 Hoá đơn mua dịch vụ

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hoá đơn dịch vụ.

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng

nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài

khoản chi phí. Phiếu nhập này để dùng nhập các hoá đơn dịch vụ mua vào. Ví dụ:

Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ ….

90

5.3.6 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các

chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán

tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

5.3.7 Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng

như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền

kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định

phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp

ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng

hoá đơn nhập mua cụ thể.

Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương

trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta

chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì

không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hoá đơn thì

ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn".

Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật

ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

91

Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi

các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn

của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân

bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.

Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua

hàng. Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ

tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Một số trường hợp đặc biệt, vd do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền

còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính

lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".

5.4 Báo cáo

5.4.1 Báo cáo mua hàng

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

Bảng kê phiếu nhập

Bảng kê phiếu nhập của một vật tư

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

Tổng hợp hàng nhập mua

Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng

Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

Sổ nhật ký mua hàng

5.4.2 Báo cáo công nợ phải trả

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng

Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng

Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản

Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản

Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

5.4.3 Báo cáo quản trị

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn

Bảng kê công nợ của các hoá đơn theo hạn thanh toán

Sổ Nhật ký chi trả tiền mua hàng


Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

5.4.4 Báo cáo theo hợp đồng vụ việc

92

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc

Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc

Bảng cân đối phát sinh của các vụ việc

Báo cáo lãi lỗ theo hợp đồng vụ việc

6. Phân hệ Vật tư hàng hoá

6.1 Chức năng

- Cập nhật các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp

đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá NTXT, giá đích danh, giá trung bình

từng lần nhập.

- Kiểm tra tính đúng sai của việc tính giá NTXT (*)

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ Vật tư hàng hóa liên kết số liệu với phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng,

phân hệ tổng hợp, phân hệ chi phí giá thành


Chøng tõ

NhËp mua, nhËp tõ SX, nhËp hµng b¸n bÞ

tr¶ l¹i vµ nhËp kh¸c

XuÊt cho sx, xuÊt ®iÒu chuyÓn, xuÊt tr¶

l¹i nhµ cung cÊp vµ xuÊt kh¸c

Sã liÖu chuyÓn tõ


B¸n hµngPh©n hÖ kÕ to¸n

hµng tån kho



KÕ to¸n c.nî ph¶i tr¶

KÕ to¸n c.nî ph¶i thu

KÕ to¸n CF vµ gi¸ thµnh

KÕ to¸n tæng hîp

B¸o ço

B¸o ço hµng nhËp

B¸o ço hµng xuÊt

B¸o ço hµng tån kho (ThÎ kho, Sæ

chi tiÕt vËt t, Tæng hîp NXT)


6.3.1 Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sử dụng trong các trường hợp sau: Nhập hàng mượn, hàng đi thuê,

Nhập kho thành phẩm trong sản xuất, Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất thừa.

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Nhập kho

93

Cập nhật thông tin trong phiếu nhập kho

- Loại phiếu nhập: 4 - Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty

9 - Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm,

chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên

tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím

F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của

khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các

trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng

mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà

cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán.

- Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung

cấp

- Người giao: Không bắt buộc

- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)

- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá

đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.

- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ

- Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.

- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn

ngoại tệ và tỷ giá

94

- Mã hàng : gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư,

đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một

mã hàng mới.

- Mã kho : Gõ tên kho nhập hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua

- Giá tiền : Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phẩm thì sau

khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá. Nếu là nhập lại nguyên vật liệu, NVL

tính giá tồn theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá

trung bình cho vật tư tính giá trung bình

- TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá

- TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta

không chọn mã hạch toán thì phải tự gõ vào (154, 336...).

- Mã tự do: không bắt buộc

-Trạng thái: 1 - Ghi: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được

chuyển sang các báo cáo liên quan.

2 - Chưa: tạo lập chứng từ, số liệu của chứng từ này chưa chuyển sang

các báo cáo liên quan.

3 - Ghi Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái

4 - Ghi Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho

6.3.2 Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, Xuất dùng,

xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Xuất kho

Cập nhật thông tin:

95

- Loại phiếu xuất: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác

- Các thông tin khác tương tự như phiếu nhập kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản Có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động

hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá,

vật tư ở phân hệ vật tư hàng hóa ( TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK Nợ

138 (Xuất cho mượn, cho thuê); Nợ TK 642,641 ( Xuất dùng); Nợ TK 211 (Xuất làm

tài sản); Nợ TK 621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất) …

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung

bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất

kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương

trình sẽ không cập nhật lại giá cho các phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra

cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem

phiếu nhập

6.3.3 Phiếu xuất điều chuyển

Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hoá từ kho này sang

kho khác. Trường hợp này không làm thay đổi giá trị hàng hoá, Tk nợ - Có là như

nhau (không thay đổi giá trị tài khoản)

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Phiếu xuất điều chuyển

96

- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu

nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.

- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì

chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý

hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và

không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo

trong danh mục kho hàng.

- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp

trung bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là

phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá

NTXT, chương trình sẽ không cập nhật giá lại cho phiếu xuất này. Chương trình

còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất.

6.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SAS INNOVA 8.0 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 05 phương pháp khác nhau:

Giá trung bình tháng; Giá trung bình di động, Giá đích danh; Giá nhập trước xuất

trước; Giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình theo vụ việc, hợp đồng. Hơn thế

nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho

khác nhau.

6.4.1 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình

Trường hợp áp dụng: Áp dụng cách tính giá theo phương pháp này đối với những đơn

vị lượng hàng nhập xuất nhiều, lượng hàng tồn kho ít và có giá tương đối ổn định.

97

Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập

nhật xong tất cả các chứng từ. Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của

các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.

Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật

như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương

trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.

Trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn

kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở

mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng trên và khai báo

cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".

Trong trường hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì

các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung

bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra chương trình cũng sẽ trừ

đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá

đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.

Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công

ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối

tháng* Đơn giá trung bình” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng

biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này

có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở

các kho. Vì vậy khi ta lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì

nên chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá

trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị.

Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh

lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá

trung bình.

Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do

trong SAS INNOVA 8.0 đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập

phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng

nhập xuất tồn lớn.

Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung

bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự

động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình được thực hiện ở phần

khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu

“Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung

bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử

dụng.

Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong

cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu

xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại

98

từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho

A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng

nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhưng không có

điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật

tư cho từng kho.

Tương tự Phương pháp giá trung bình di động giống phương pháp trung bình chỉ thay

vào tính trung bình sau mỗi một lần nhập mới.

6.4.2 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị có giá nhập hàng

không ổn định và số lượng hàng bán ra không ổn định.

Giá NTXT được SAS INNOVA 8.0 tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các

phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy

chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SAS INNOVA 8.0 chỉ đưa ra đơn giá xuất

cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các

phiếu nhập nào.

Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và

phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong SAS INNOVA 8.0 được xác định theo thứ

tự ưu tiên như sau:

1. Ngày của các phiếu xuất

2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển

3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập

xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện

theo ưu tiên sau:

1. Số thứ tự ưu tiên của các kho

2. Số chứng từ của các phiếu xuất

3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập

4. Số chứng từ của các phiếu nhập.

Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:

Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá

nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác.

Trong SAS INNOVA 8.0 phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ

của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập

mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA

8.0 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.

99

Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình

không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số

theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh

số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên

số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực

hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.

Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ

khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu

xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên

cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA 8.0 quy định và có thể

xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực

hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá NTXT được thực

hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”. Chương trình cũng cho phép kiểm

tra tính đúng đắn của việc tính giá NTXT cho các vật tư tính giá NTXT là khi vật tư

đó tính sai chương trình sẽ chỉ ra trên cột “lệch tồn” (lệch số lượng) và “lệch dư”

(lệch giá trị). Trong trường hợp lệch thì phải tính lại tồn kho cho mã vật tư đó và tính

lại giá NTXT cho vật tư đó.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp Chi phí được nhập trên phiếu nhập chi phí mua

hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào

để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục

phiếu nhập chi phí.

6.4.3 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị cần phải hạch toán

một cách chính xác giá vốn hàng bán, những đơn vị bán hàng có số lượng sản phẩm

không nhiều những giá trị lớn hoặc cần phải tính chính xác kết quả kinh doanh theo

từng hợp đồng, vụ việc bộ phận.

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và

chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử

dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho.

6.4.4 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình theo vụ viêc, hợp đồng

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị theo dõi theo đơn

hàng, vụ việc, hợp đồng

6.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

SAS INNOVA 8.0 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn

tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... Ngoài ra, tài

100

khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài

khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...

6.6 Báo cáo

6.6.1 Báo cáo hàng nhập

- Bảng kê phiếu nhập

- Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

- Tổng hợp hàng nhập kho

- Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.2 Báo cáo hàng xuất

- Bảng kê phiếu xuất

- Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo hợp đồng

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng

- Tổng hợp hàng xuất kho

- Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng

- Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.3 Báo cáo hàng tồn kho

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho)

- Hỏi số tồn kho của một vật tư

- Tổng hợp nhập xuất tồn

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo tồn theo kho

- Báo cáo tồn kho đầu kỳ

- Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT)

- Bảng giá trung bình tháng

- Kiểm tra tính giá NTXT

7. Phân hệ Giá thành

7.1 Phân loại và Lựa chọn phương án tính giá thành

- SAS INNOVA 8.0 cho phép tập hợp và tính giá thành theo các cách sau:

Giá thành giản đơn

Giá thành định mức

Giá thành hệ số.

101

- Bài toán Giá thành giản đơn áp dụng trong trường hợp sản xuất mang tính tập hợp chi

phí cho từng loại thành phẩm. Có nghĩa là kế toán giá thành có thể hoàn toàn bóc tách

được tối thiểu một đầu mục chi phí (621 hoặc 622...)

- Bài toán Giá thành định mức áp dụng trong trường hợp sản xuất một nhóm các loại

thành phẩm có cùng cấu trúc khoản mục chi phí nguyên vật liệu như nhau, nhưng có

định mức khác nhau. Bài toàn giá thành định mức thường áp dụng đối với các công ty

sản xuất bánh kẹo, thực phẩm, gạch, xi măng.... Các chi phí xuất đi sản xuất chỉ có thể

bóc tách theo từng nhóm thành phẩm, sau đó chương trình sẽ căn cứ vào bảng định

mức chi tiết để tính chi tiết chi phí cho từng loại thành phẩm.

- Bài toán Giá thành hệ số áp dụng trong trường hợp sản xuất các thành phẩm gần

tương tự nhau, có kích cỡ khác nhau, các thành phẩm có thể quy đổi cho nhau theo

một hệ số nhất định

Bài toán giá thành hệ số thường được áp dụng đối với các công ty sản xuất giày dép,

may mặc, gương kính ....

7.2 Gía thành giản đơn

Quy trình tính giá thành như sau: Xuất NVL, trả lương, chi trả các chi phí khác (152,

334,111…) ---> Tập hợp chi phí (TK 621,622,627) ---> Kết chuyển vào Tài khoản chi

phí SXKD dở dang (TK154) ---> Nhập kho sản phẩm hoàn thành (TK155) ---> Tính

giá thành sản phẩm.

- Tạo mã sản phẩm:Vào Vật tư hàng hoá \ Danh mục\ Hàng hoá vật tư để mở mã sản

phẩm, chú ý phải điền đầy đủ các thông tin ví dụ: TK kho 155, tài khoản giá vốn 632,

tài khoản doanh thu 511, TK sản phẩm dở dang 154

- Tạo mã vụ việc: Vào Giá thành\ Các danh mục\ Vụ việc, hợp đồng\ Khai báo Loại

vụ việc sx chọn mã 1 – GT phân bước. Lưu ý để tiện cho việc theo dõi các khoản mục

chi phí cấu thành nên sản phẩm thì nên mở mã vụ việc và tên vụ việc giống như mã

sản phẩm và tên sản phẩm.

- Nhập kho hàng hoá vật tư sản xuất: Vào Mua hàng\ Sơ đồ \Phiếu nhập mua hàng

để nhập kho hàng hoá (như nhập hàng hoá mua thông thường)

- Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm : Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ

\Phiếu xuất kho để xuất kho vật liệu, trong phiếu xuất kho phải chỉ rõ vụ việc (Tên

sản phẩm).

- Tính giá vốn cho hàng xuất kho:Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \ Tính giá trung

bình hoặc Tính giá nhập trước xuất trước. ( Nếu phiếu xuất đã điền giá vốn đích danh

thì không cần tính qua bước này). Bước này nhằm mục đích tính giá vốn cho hàng

hóa vật tư đã xuất cho sản xuất hay để lên khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp.

- Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí: Vào Giá thành\ Danh mục\ Khai

báo phân bổ

Bước này nhằm mục đích khai báo các bút toán kết chuyển và phân bổ tự động, như

kết chuyển 621, 622 về 154 và phân bổ 627 về 154

102

Để thực hiện kết chuyển hay phân bổ tự động ta làm bước tiếp theo vào Giá thành \Bút

toán phân bổ tự động hoặc Bút toán kết chuyển tự động (hình)

Khai báo bút toán kết chuyển chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí

sản xuất chung…vào TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Ghi có TK 621,622,627/

Nợ TK 154; Chọn 1: Kết chuyển từ nợ sang có)

Lưu ý: Nếu phân bổ các chi phí theo tiêu chí phát sinh vụ việc thì phải chọn bút toán kết

chuyển xong mới thực hiện bút toán phân bổ. Vì sau bước kết chuyển chương trình mới

đưa ra được hệ số phân bổ để thực hiện phân bổ.

Khai báo bút toán phân bổ tự động : ở cửa sổ màn hình trên khai báo tài khoản ghi có

nhấn phím F4, ở cửa sổ màn hình dưới nhấn phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ

rõ phân bổ cho vụ việc nào.

Sau khi khai báo xong sẽ thực hiện các Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động

- Nhập kho thành phẩm: Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ \ Phiếu nhập kho để nhập kho số

lượng thành phẩm. (Phải gắn mã vụ việc cho từng phát sinh)

103

- Tính giá thành sản phẩm: Vào Giá thành\ Tính giá thành sản xuất để tính giá thành cho

từng mặt hàng, chương trình sẽ tự cập nhật giá thành vào thành phẩm

Chú ý: Sau các bước kết chuyển hay tính giá vốn nên vào sổ chi tiết các tài khoản liên

quan xem chương trình đã cập nhật vào chưa, nếu chưa cập nhật vào thì kiểm tra lại các

bước và tính lại.

Đối với quy trình tính giá thành phân bước tức là thành phẩm của giai đoạn trước sẽ là

đầu vào cho việc sản xuất sản phẩm giai đoạn tiếp theo thì lại xuất kho thành phẩm đó để

sản xuất và các bước lại được lặp lại.

Ví dụ bài toán về giá thành giản đơn

1. Ngày 01/01 nhập kho NVL sau:

NVL01: SL: 100 ĐG: 1,000,000 Đ

NVL02 : SL: 200 ĐG: 1,200,000 Đ

NVL03: SL: 50 ĐG: 800,000 Đ

NVL 04 SL: 80 ĐG: 600,000 Đ

2. Ngày 02/01 xuất kho NVL để SX

SPA: NVL 01 SL: 100

NVL 02 SL: 150

SPB: NVL 03 SL: 50

NVL 04 SL: 50

3. Ngày 15/01 nhập kho thành phẩm từ sản xuất :

SPA : 100

SPB: 50

4. Trong tháng 1 phát sinh từ phiếu chi các nghiệp vụ kinh tế sau:

- Chi phí mua ngoài cho phân xưởng : 8,000,000 VNĐ

- Chi trả lương cho CN TT SX :20,000,000 VND, trả lương cho NV quản lý phân xưởng

5,000,000 VNĐ

- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị: 6.000.000 VND

104

Hỏi: Tính giá thành của SP A và B trong tháng 01. Biết rằng các chi phí khác được

phân bổ cho thành phẩm theo nguyên vật liệu chính.

Cách làm:

Làm phiếu nhập mua NVL

105

Xuất NVL: Vào Vật tư hàng hoá\ Phiếu xuất kho - Làm phiếu xuất kho chỉ có số

lượng, không có giá trị (N621/C152- Nhớ vào mã vụ việc)

Nhập kho thành phẩm: Vào Vật tư hàng hoá \ Phiếu nhập kho --- Vào phiếu nhập

kho thành phẩm chỉ có số lượng không có giá trị (N152/C154 - Nhớ vào mã vụ việc)

Vào phiếu chi và phiếu kế toán hạch toán các phát sinh khác:

106

5. Tính giá vốn: Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \Tính giá trung bình tháng---

Kiểm tra Tk 621 xem chi phí vật liệu đã tập hợp chưa

6. Thực hiện kết chuyển và phân bổ chi phí về tài khoản 154

- Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ tự động

Vào Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo bút toán kết chuyển hoặc phân bổ tự động

- Khai báo bút toán KC tự động, F4 thêm mới: TK Nợ 154/ Có 621. Chọn kết

chuyển: 1

107

Vào bút toán kết chuyển tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần kết

chuyển và ấn F4

Bút toán phân bổ tự động: F4 thêm mới: Có TK 622 hoặc 627; Phân bổ theo 1, TK Nợ

154, TK Có 621

Nhấn Ctrl+ F4 ở cửa sổ dưới nợ TK 154 cho mã các vụ việc SPA, SPB tương ứng với

từng bút toán phân bổ

Vào bút toán kết chuyển tự động; Dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần KC và

nhấn phím F4

Vào bút toán phân bổ tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần phân bổ và

nhấn phím F4

108

7. Xem Tk 154 đã tập hợp đủ chi phí cho từng sản phẩm chưa, nếu chi phí chưa tập

hợp vào TK 154 thì phải kết chuyển lại

8. Nhập chi phí dở dang cuối kỳ: Nếu có dở dang vào phân hệ Giá thành\Chức

năng\Cập nhật dở dang\ Cập nhập tiền dở dang cuối kỳ: tại đây nhập ngày cuối của kỳ

tính giá thành và thường gắn dở dang vào khoản mục tiền.

9. Tính giá thành : Vào Giá thành\ Sơ đồ\ Tính giá thành, chọn tháng tính giá và khai

báo tài khoản tập hợp chi phí 154.

Note: Kỳ tính giá thành trong tính giá thành giản đơn vẫn là kỳ năm tài chính.

Đánh dấu vụ việc cần tính giá, nhấn phím F4, sau đó nhấn phím F5 để xem thẻ giá

thành lên chưa

109

10. Kiểm tra phiếu nhập kho thành phẩm xem chương trinh đã áp giá vào chưa

(Biết: nguyên vật liệu vật tư tính giá theo phương pháp trung bình tháng)

7.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị)

Tương tự với việc xây dựng các danh mục cho giá thành giản đơn như danh mục vụ

việc, danh mục kỳ tính giá thành thì ngoài ra khi làm bài toán giá thành định mức còn

thực hiện khai báo thêm một số danh mục sau:

- Khai báo danh mục khoản mục tính giá thành: mục đích khai báo danh mục này

nhằm chi tiết giá thành theo các khoản mục.

110

- Khai báo danh mục phân loại vụ việc sản xuất: Mục đích của việc phân loại vụ việc

sản xuất là nhằm liên kết giữa các vụ việc sản xuất với nhau qua trường “ Mã nhóm

vụ việc sản xuất”. Tức khi khai báo mã vụ việc thì gắn thêm tiêu chí thuộc mã nhóm

vụ việc sản xuất.

- Khai báo danh mục vụ việc sản xuất: xem chương 2

- Nhập định mức nguyên vật liệu

- Nhập định mức về tiền

- Nhập hệ số cho sản phẩm (nếu là bài toán giá thành theo hệ số)

Quy trình tính giá thành định mức:

B1. Cập nhật nguyên vật liệu dở dang trên dây chuyền sản xuất cuối kỳ

B2. Cập nhật chi phí bằng tiền dở dang cuối kỳ

B3. Cập nhật sản phẩm dở dang tương đương cuối kỳ

B4. Thực hiện kết chuyển chi phí NVL và nhân công (nếu chi phí nhân công hạch

toán chi tiết)

B5. Khai báo bút toán phân bổ chi phí chung cho sản phẩm (hay cho các vụ việc),

tương tự như khi thực hiện phân bổ chi phí chung ở giá thành giản đơn

B6. Phân bổ chi phí chung cho từng SP (phân bổ chi phí chung từ một vụ việc cho

nhiều SP)

B7. Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương

B8. Tính giá thành định mức

Ví dụ bài toán giá thành định mức

Công ty Bánh kẹo và Nước giải khát X trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nhập mua nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm:

Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá

NLC05 Men Kg 5 20.000

NCL06 Nước Lít 20 1.500

NCL07 Đường Kg 200 4.500

NLC08 Trứng Quả 100 1.500

NCL09 Hoa quả Quả 10 15.000

Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm

Phiếu xuất kho số 01:

Mã hàng Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

NLC05 Men Kg NGK 2

NLC06 Nước Lít NGK 9

111

NLC07 Đường Kg NGK 3

Phiếu xuất kho số 02:

Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

NLC07 Đường Kg BK 45

NLC08 Trứng Lít BK 20

NLC09 Hoa quả Kg BK 1

Phiếu nhập kho thành phẩm

Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

TP03 Bia Két NGK 20

TP04 Coca Két NGK 15

TP05 Bánh Kg BK 20

TP06 Kẹo Kg BK 20

Yêu cầu: Tính giá thành định mức cho từng sản phẩm.

Bảng định mức như sau:

Mã khoản mục chi phí Mã thành

phẩm/ vật tư

Tên vật tư ĐVT Số lượng

621 – Chi phí NVL

(Định mức vật tư)

TP03 Bia

NLC05 Men Kg 0.2

NLC06 Nước Lít 0.3

TP04 Coca

NLC06 Nước Lít 0.2

NLC07 Đường Kg 0.2

TP05 Bánh

NLC07 Đường Kg 1

NLC08 Trứng Quả 1

TP06 Kẹo

NLC07 Đường Kg 1.5

NLC09 Hoa quả Kg 0.4

622 – Chi phí nhân công

(Định mức tiền)

TP03 Bia

Tiền lương đồng 14.000

TP04 Coca


TP05 Bánh


TP06 Kẹo


Lưu ý: Khi viết phiếu xuất và phiếu nhập kho thì cần chỉ rõ mã vụ việc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Khai báo các danh mục

112

- Danh mục vụ việc hợp đồng: “Giá thành\ Các danh mục\ Vụ việc, hợp đồng”. Vụ

việc thuộc sản xuất giá thành định mức điền vào trường “Loại vụ việc SX” mã 2 – Giá

thành định mức

- Danh mục khoản mục tính chi phí: Khi nhấn F4 để nhập thì nên để mã khoản mục là

621, 622, 627... để khi lên Thẻ giá thành ta có thể nhận biết dễ dàng đó là khoản mục

nào. Thường thì với các khoản mục thuộc NVL như khoản mục 621 lấy theo 1 - định

mức vật tư; Khoản mục 622- cho khoản mục lên theo tiền và khoản mục 627 – là

khoản mục lấy từ chi phí chung sau khi được phân bổ về cho từng vụ việc sản xuất.

Đường dẫn: vào Giá thành/ Các danh mục/ Danh mục khoản mục chi phí.

- Nhập danh mục kỳ tính giá thành: là khoảng thời gian tập hợp chi phí và lên giá

thành. Ngoài kỳ theo tháng, năm tài chính, chương trình còn cho phép chọn kỳ

theo khoảng thời gian theo từng ngày phát sinh. Ví dụ có thể từ ngày 01 đến ngày

10 là một kỳ.

Bước 2: Nhập định mức

113

- Nhập định mức nguyên vật liệu. Vào Giá thành\ Danh mục \Cập nhật định mức\

Nhập định mức nguyên vật liệu.

Nhập kỳ xây dựng định mức. Sau đó xây dựng định mức bằng cách nhấn phím F4,

nhập mã cho sản phẩm được xây dựng định mức và vật tư có trong định mức với số

lượng định mức cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự nhấn F4 để nhập định mức vật tư

khác cho sản phẩm.

- Nhập định mức tiền: tương tự như định mức vật tư nhập kỳ, chỉ khác phải nhập mã

khoản mục, trong đó tiền là chi phí tiền cho một đơn vị sản phẩm .

Bước 3: Phát sinh chi phí

- Khi chi lương cho các vụ việc thì phải ghi rõ mã vụ việc

- Đối với Phiếu xuất kho thì phải chỉ rõ vụ việc (Giải khát hay Bánh kẹo)

- Đối với Phiếu nhập kho thì cũng phải chỉ rõ vụ việc nào

- Tính giá vốn hàng tồn kho cho các phiếu xuất

- Nhập kho thành phẩm (gắn mã vụ việc)

Bước 4: Tập hợp chi phí

- Thực hiện kết chuyển tự động 621 về 154 (về các vụ việc) như giá thành giản đơn

- Thực hiện phân bổ chi phí chung về các vụ việc Bánh và Kẹo như giá thành giản

đơn

114

Lưu ý: Do chọn phân bổ chi phí sản xuất chung cho cả 2 vụ việc Bánh kẹo và Giải

khát là theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do đó ta phải thực hiện bút toán kết

chuyển trước khi thực hiện bút toán phân bổ. Tiếp tục sẽ phân bổ chi phí chung từ các

vụ việc Bánh và Kẹo về các sản phẩm thì ta phải tính Chi phí nguyên vật liệu và tiền

lương:

- Vào “Giá thành\ Tính các chi phí\ Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương

- Vào Giá thành\ Danh mục\ Khai báo phân bổ

Thực hiện bút toán phân bổ chi phí chung về các sản phẩm. Nhấn phím F4 khai báo

TK có 627 và mã vụ việc được phân bổ và phân bổ theo khoản mục chi phí nào. Sau

115

đó chuyển xuống cửa sổ dưới bằng phím Ctrl + F4 để nhập mã sản phẩm đó (Bánh,

Kẹo, Bia, Coca).

Thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung cho sản phẩm. Vào Giá thành\ Tính các chi

phí\ Phân bổ chi phí sản xuất chung.

Bước 5: Tính giá thành định mức

Vào Giá thành \ Chức năng \Tính giá thành định mức.

Chú ý phải vào tài khoản tập hợp.

116

Bước 6: Xem Thẻ giá thành

7.4 Phương pháp tính giá thành hệ số

Bước 1: Cập nhập các danh mục

- Xây dựng danh mục vụ việc

Đường dẫn: Giá thành/ các danh mục/ Vụ việc, hợp đồng

Nếu DN chỉ có một loại hình sản xuất thì chỉ cần xây dựng một mã vụ việc. Ví dụ: HS

(cho việc tính giá của nhiều thành phẩm trong cùng loại hình)

(Nếu DN có nhiều loại hình DN thì phải xây dựng tương ứng là các mã vv)

Để mã vụ việc có mã số 3 – Giá thành hệ số

117

- Danh mục kỳ tính giá thành

Đường dẫn: Giá thành/ các danh mục/ Danh mục kỳ tính giá thành

Khác với các phiên bản F, ở bản SQL tương ứng với từng kỳ tính giá thành là một mã kỳ

phải xây dựng trong danh mục kỳ giá thành.

Bước 2: Nhập các chứng từ phát sinh

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Làm các phiếu xuất kho NVL, gắn mã vv HS nếu chỉ có một loại hình sản xuất, nếu

nhiều loại hình thì gắn các mã vv tương ứng, định khoản Nợ 621…/ Có 152,…

Lưu ý: cuối tháng phải có bước tính giá vốn (giá trung bình hay NTXT..) để lên tài

khoản chi phí.

2. Chi phí nhân công trực tiếp

Có thể làm các chứng từ “Phiếu kế toán hoặc phiếu chi ghi nhận chi phí

VD: Nợ 622…/ Có 334, 111…. gắn mã vv nếu bóc tách chi phí nhân công cho vụ

việc, nếu không thì để phân bổ.

3. Chi phí xản xuất chung

Có thể làm “Phiếu kế toán” khi hạch toán tiền lương, tiền khấu hao, chi phí mua ngoài

chưa thanh toán… khi định khoản gắn mã vv nếu bóc tách được, nếu không để phân

bổ.

4. Nhập kho thành phẩm sản xuất trong kỳ

Vào Vật tư hàng hoá/ Nhập kho/ gắn chi tiết mã vụ việc cho các thành phẩm nhập kho

ghi Nợ 155/ Có 154

5. Kết chuyển và phân bổ chi phí

- Khai báo và thực hiện kết chuyển chi phí NVL trực tiếp theo vụ việc

118

- Nếu DN không có nhiều loại hình sản xuất thì chi phí nhân công và chi phí chung

đã gắn chi tiết cho mã vv trong quá trình phát sinh rồi thì chỉ cần thực hiện kết

chuyển về 154

Nếu có nhiều loại hình sản xuất mà các chi phí nhân công và chung không bóc

tách được cho loại hình sản xuất nào thì cần khai báo bút toán phân bổ chi phí

nhân công hoặc chi phí chung cho các vụ việc.

Sau khi thực hiện kết chuyển hoặc phân bổ chi phí đã được tập hợp ở tk 154

Bước 3: Tính giá thành hệ số

- Nhập hệ số quy đổi của các thành phẩm

Đường dẫn: Giá thành/ Cập nhật định mức/ Cập nhật hệ số cho các sản phẩm

Kỳ nhập: kỳ tính giá thành (đã xây dựng trong danh mục kỳ tính giá thành)

F4 – thêm mới

119

Tương tự nhập các hệ số cho các thành phẩm khác. Trong các mã thành phẩm nhập hệ

số của một vụ việc phải có một mã thành phẩm có hệ số bằng 1 - được coi là sản

phẩm chuẩn, làm đơn vị quy đổi cho các sản phẩm khác.

- Nhập dở dang đầu kỳ và cuối kỳ

Nhập dở dang đầu kỳ cho vụ việc (= ngày bắt đầu nhập liệu) thì nhập: Tổng hợp/ Cập

nhập số dư đầu năm/ Nhập số dư tồn kho đầu kỳ các vụ việc. Còn số dư cuối kỳ của

kỳ trước là số dư đầu kỳ cho kỳ sau.

Nhập cuối kỳ: Giá thành/ Chức năng/ Cập nhật dở dang/ Cập nhật tiền dở dang cuối

kỳ.

F4 – thêm mới

Ở mã khoản mục: Gắn bất kỳ một khoản mục nào có liên quan đến 1 trong 3 tài khoản

chi phí (621, 622, 627), chương trình thì nhặt các khoản mục đang để là khoản mục

nhặt theo định mức tiền lên.

- Tính giá thành: (Thao tác tính tương tự như giá thành giản đơn)

Đường dẫn: Giá thành/ Sơ đồ/ Tính giá thành (chính là giao diện tính giá thành giản

đơn)

120

Nhưng có điểm khác là cột “hệ số” ở cửa sổ thứ 3 chính là hệ số quy đổi đã nhập ở

mục “Cập nhật hệ số cho sản phẩm” không phải là số lượng thành phẩm nhập kho

như giá thành giản đơn.

Nhấn phím Space trên bàn phím để đánh dấu vụ việc được tính giá thành/ Nhấn F4/

F5 xem thẻ giá thành.

Chương trình tính ra giá thành sản phẩm chuẩn và quy đổi tính luôn giá thành cho các

sản phẩm khác.

7.5 Báo cáo chi phí giá thành

Báo cáo theo vụ việc

Nhóm các báo cáo nhặt theo vụ việc, hợp đồng. Trên này có báo cáo Thẻ giá thành

cho sản phẩm dịch vụ, báo cáo này là thẻ giá thành cho phương pháp tính giá theo

phương pháp phân bước

Báo cáo quá trình sản xuất

Nhóm các báo cáo lên cho phương pháp tính giá thành Định mức và Hệ số

Báo cáo chi phí theo tiểu khoản

Nhóm các báo cáo mang tính chất tham khảo cho mục đích xem chi phí

Báo cáo giá thành công trình xây lắp

Nhóm các báo cáo lên cho DN hạch toán tính giá thành cho công trình xây lắp

121

8. Phân hệ Tài sản cố định

8.1 Chức năng

Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ

phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...

Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.

Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định

Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc

lập với các danh mục khác trong chương trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ được xây

dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao. Những danh mục liên quan đến quản

lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục

bộ phận sử dụng TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trước khi khai báo Danh mục tài

sản thì cần khai báo các danh mục này.

Trong SAS INNOVA 8.0 tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích

sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.

8.2.1 Danh mục nguồn vốn :

Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định được tài sản đó thuộc nguồn vốn nào

Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Nguồn vốn

Cập nhập các thông tin về

Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn

Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…)

Lưu ý: Khi xây dựng danh mục nguồn vốn xây dựng tối đa 4 nguồn.

8.2.2 Danh mục tăng giảm tài sản:

Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của tài săn

Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Cập nhật các thông tin về

Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm

Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới)

Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới

8.2.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:

Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó.

Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Bộ phận sử dụng tài sản

Cập nhật các thông tin về:

Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ

122

Tên bộ phận: Phòng giám đốc

8.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản:

Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau

Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm tài sản

Cập nhật các thông tin về:

Loại nhóm: Đặt tài sản đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3

Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2

Tên nhóm tài sản: Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà cửa..

8.2.5 Danh mục phụ tùng TSCĐ:

Chức năng: Khai báo các phụ tùng kèm theo cho TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản, CCDC/ Báo cáo TSCĐ/ Danh mục phụ tùng TSCĐ

8.3 Danh mục tài sản cố định

Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập

xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính

khấu hao cho tài sản đó.

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Tài sản

- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị

123

- Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài

sản

- Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã TS, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian:

TS001, TS002.

- Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xưởng 1

- Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác.

- Đơn vị tính : Chiếc, bộ…

- Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó

(Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ)

- Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm

- Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng

giảm TS

- Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong

Danh mục bộ phận sử dụng.

- TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…)

- TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214)

- TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424)

- Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng

- Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS.

- Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS,

ngày bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ.

- Tính khấu hao : Có tính hay không, đối với các TSCĐ không tham gia gia vào

HĐ SXKD tại thời điểm đầu kỳ khi khai báo danh mục TS thì chọn mã 1 – không tính

khấu hao.

- Số tháng khấu hao (ĐVT: tháng): Nếu khai báo trong tham số tuỳ chọn phương

pháp tính khấu hao theo nguyên giá thì đây là tổng số tháng khấu hao cho TS. Nếu

khai báo phương pháp tính khấu hao theo giá trị còn lại thì nhập số tháng khấu hao

còn lại.

- Tỷ lệ khấu hao : Nếu ở tham số tuỳ chọn khai báo tính khấu hao theo tỷ lệ thì

chọn được còn nếu khai báo theo tháng thì chương trình tự tính tỷ lệ KH.

Tab 1: Thông tin chính

- Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS

124

- Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu

hao

- Giá trị còn lại :Chương trình tự động tính

- Giá trị KH 1 tháng : Chương trình tự động tính

Tab 2: Thông tin khấu hao

- Vụ việc: nhập lần lượt các mã vụ việc sẽ được phân bổ chi phí khấu hao của TS này

- Phần % vụ việc: tỷ lệ phân bổ khấu hao cho các vụ việc

Tab 3: Phụ tùng kèm theo

Đính các phụ tùng kèm theo cho TSCĐ

8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

SAS INNOVA 8.0 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và

có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ

khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo

các tham số hệ thống”.

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu. Nếu

có sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu mà ta đã khai báo ở phần thông

tin về tài sản bằng cách chạy chức năng “Tính khấu hao”

Tuy nhiên giá trị khấu hao kỳ có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng, do việc

trích lập khấu hao có lúc tăng lúc giảm, giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết

giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời…Cách thực hiện vào chức năng

“Điều chỉnh khấu hao tháng".

8.5 Phân bổ khấu hao

- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chương trình mới tính ra số khấu hao TSCD

của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào bút toán ghi Nợ các tài

khoản chi phí khấu hao tương ứng với TK Có 214, để thực hiện bút toán này ta

phải thực hiện phân bổ khấu hao

- Thao tác: Nhấn phím F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí

8.6 Khai báo thôi khấu hao tài sản

Vì một lý do nào đó như TS bị hỏng hóc TS thôi không tính khấu hao nữa thì vào

chức năng “Thôi khấu hao TS”.

Nhấn phím F3 vào dòng TS thôi khấu hao

125

Trong đó:

Thôi khấu hao (0/1): Chọn mã 1 – thôi khấu hao

Ngày thôi khấu hao: Nhập ngày thôi không tính khấu hao nữa

Khi khai báo Thôi khấu hao TSCĐ thì TS này sẽ không được tính khấu hao nữa, vì

vậy trên các báo cáo về khấu hao không lên giá trị tính khấu hao từ kỳ khai báo thôi

nữa nhưng ở các báo cáo chi tiết, kiểm kê TS thì vẫn còn.

8.7 Khai báo giảm TSCĐ

Đối với trường hợp tài sản đem nhượng bán, thanh lý, mất mát thì phải tiến hành khai

báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách TS

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Giảm TSCĐ

- N

h

ấ

n

p

h

í

m

F

- T

- Tích con trỏ vào dòng có mã TS giảm

Trong đó:

Mã tài sản (Số thẻ): là mã TS giảm

Giảm tài sản (0/1): để mã 1

Lý do giảm tài sản: gắn lý do giảm cho TS, phục vụ cho việc lên báo cáo TSCĐ theo

lý do tăng giảm

Ngày giảm tài sản: khai báo ngày giảm TS

Khi đã khai báo cho mã TS giảm thì khi tính khấu hao và khi xem các báo cáo sổ sách

liên quan đến TS sẽ không nhìn thấy TS này nữa.

8.8 Các báo cáo phân hệ TSCD

126

Báo cáo TSCĐ: Nhóm các báo cáo lên cho TSCĐ

- Bảng tính khấu hao theo NV

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Báo cáo kiểm kê TSCD

- Bảng tính khấu hao TSCD

- Bảng phân bổ khấu hao TSCD

- Bảng phân bổ khấu hao TSCD theo bộ phận

- Báo cáo tăng giảm tài sản

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ theo nguồn vốn

- Thẻ TSCĐ cho một TS

- Thẻ TSCĐ lên cho tất cả các TS

8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần

- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - > được theo dõi

tương tự như TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên tk 242,

142 để phân bổ dần.

- Cách khai báo và tính phân bổ, điều chỉnh phân bổ cũng như khai báo giảm

CCDC tương tự như mục TSCD

- Đường dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ

Tương tự TSCD, CCDC có các báo cáo:

- Báo cáo chi tiết CCDC

- Báo cáo kiểm kê CCDC

- Bảng tính khấu hao CCDC

- Bảng phân bổ khấu hao CCDC

- Báo cáo tăng giảm CCDC

127

9. Phân hệ Báo cáo thuế

9.1 Phân hệ kế toán thuế

- Chức năng: Lên các báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từ các phân hệ Mua

hàng, bán hàng và vốn bằng tiền để lên các báo cáo thuế đầu vào và đầu ra, tờ khai

thuế và các mẫu báo cáo khác về thuế TNDN, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài

nguyên...

- Ở chương trình SAS INNOVA 8.0 tích hợp Nghị định 51/2010/NĐ-CP nên DN có

thể thực hiện khai báo các văn bản liên quan như “Quyết định áp dụng HĐ tự in”

hay “Thông báo Phát hành hoá đơn”,…liên quan đến việc thực hiện Hóa đơn tự

in; đặt in hay In điện tử.

- Cho phép theo dõi và quản lý hoá đơn: huỷ Hoá đơn, xoá hoá đơn hay mất hoá

đơn

- Thực hiện In mẫu HĐ GTGT cũng thực hiện ở module này.

9.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:

- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá và

ở phần phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Đến phần nhập

hoá đơn GTGT đầu vào chương trình sẽ hiện lên một màn hình riêng để cập nhật

các thông tin liên quan các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép

nhập nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu

nhập mua).

- Đối với các hoá đơn trực tiếp được khấu trừ lùi thì khi nhập thuế suất trên màn

hình nhập chứng từ để chương trình nhận biết trừ lùi tiền thuế từ tiền hàng.

- Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp

khác tháng so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khẩu sẽ không nhập

thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì vào

phần chứng từ phải trả khác hoặc Phiếu kế toán nhập bút toán hạch toán thuế

GTGT hàng nhập khẩu và vào phần cập nhật chứng từ thuế GTGT đầu vào ở phân

hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khẩu để lên bảng kê thuế

GTGT đầu vào.

128

9.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra. Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế

GTGT đầu ra có các lưu ý sau:

- Chứng từ thuế GTGT đầu ra được lập khi phát sinh bán hoá đơn bán hàng hoá,

dịch vụ.

- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn có một loại thuế

suất. Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các

mặt hàng có cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.

- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác

với tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2

phần: 4% thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT

được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần

hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng

thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử

dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển

số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1

dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu

thuế của cả hoá đơn.

- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (vd: các đơn vị xây

lắp có công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài

khoản thuế là các tài khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách

hàng và khi nhập các tài khoản thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và

lên các báo cáo chi tiết cho từng cục thuế.

- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong

đó khai báo mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập

mã thuế suất và chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán

thuế.

- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn

khi nhập liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng

129

cộng, còn số liệu để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết; phần thuế

GTGT đầu ra được nhập riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.

- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong

danh mục khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự

động cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với

các trường hợp khách lẻ chỉ mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách

trong danh mục khách hàng ta có thể gộp chung vào một mã khách không có địa

chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình sẽ nhập thêm các thông tin cần

thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế.

9.4 Báo cáo thuế

SAS INNOVA 8.0 cung cấp đầy đủ các báo cáo thuế do Tổng cục Thuế quy định,

theo mẫu biểu mới nhất (Thông tư 28/TT-BTC, có tích hợp mã vạch 2 chiều cho

phép kết xuất trực tiếp số liệu sang chương trình HTKK).

Chương trình cung cấp các báo cáo sau:

Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)

Bảng kê thuế đầu ra (PL01-1/GTGT)

Bảng kê thuế đầu vào (PL01-2/GTGT)

Bảng kê số lượng xe ô tô, xe máy (PL01-3/GTGT)

Bảng phân bổ số thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào được khấu trừ

trong kỳ (PL01-4A/GTGT) Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phan bổ được khấu trừ năm

(PL01-4B/GTGT)

Bảng kê số thuế GTGT đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt,

bán hàng vãng lai ngoại tỉnh (PL01-5/GTGT)

Bảng phân bổ thuế GTGT cho địa phương nơi đóng trụ sở chính và cho các

địa phương có cơ sở sản xuất trực thuộc không thực hiện hạch toán kế toán

(PL01-6/GTGT)

Bảng giải trình khai bổ sung điều chỉnh (01/KHBS)

Thuế TNDN nộp theo quý (03/TNDN/TK)

Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN

Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt

Quyết toán thuế GTGT theo PP trực tiếp

Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn lại

Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được miễn giảm.

10. Phân hệ báo cáo tài chính

10.1 Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tư và Quyết định Nhà nước ban

hành trên phần mềm kế toán SAS INNOVA 8.0

Chương trình thiết kế các báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cho

phép doanh nghiệp được quyền lựa chọn các báo cáo tài chính theo mẫu quy định.

Chương trình cung cấp các báo cáo tài chính theo các quy định sau:

130

- Báo cáo tài chính theo theo Quyết định 15/QĐ-BTC.

- Báo cáo tài chính theo Quyết định 48/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ

BTC.

- Báo cáo tài chính theo theo thông tư 55/2002/TT-BTC.

- Báo cáo tài chính theo theo thông tư 105/2003/TT-BTC.

Các báo cáo tài chính gồm có:

- Bảng cân đối PS của các tài khoản

- Báo cáo cân đối kế toán

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 1. Lỗ lãi

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 2. NS

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 3. Thuế GTGT

- Báo cáo dòng tiền theo PP gián tiếp

- BC dòng tiền theo PP trực tiếp cho nhiều kỳ

- BC dòng tiền theo PP gián tiếp cho nhiều kỳ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

10.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính:

Kiểm tra số liệu trước khi lên các báo cáo tài chính

- Kiểm tra sổ cái các tài khoản giá vốn, các tài khoản chi phí đã lên đầy đủ chi phí

chưa. Vì có một số trường hợp kế toán quên chưa kết chuyển chi phí khấu hao hay

chưa cho tính giá vốn hàng xuất kho hoặc chưa làm bút toán hạch toán chi phí,

hạch toán chi phí phân bổ trong kỳ

- Kiểm tra Bảng cân đối phát sinh tài khoản trong báo cáo tài chính xem các tài

khoản loại 5, 6, 7, 8 và 9 đã kết chuyển hết số dư cuối kỳ chưa.

- Chạy bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình dà soát lại các bút toán hạch toán

và các phép tính.

Lên Bảng cân đối kế toán

- Sau khi kiểm tra hai trường hợp trên mà vào Bảng cân đối kế toán vẫn bị lệch, kế

toán có thể kiểm tra lại việc khai báo các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán xem

đã được khai báo đúng với hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng chưa.

Đối chiếu các tài khoản trên “Bảng cân đối phát sinh các tài khoản” với Bảng cân

đối kế toán nếu thấy các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán thiếu hoặc chưa đúng

thì người sử dụng vào mục “Tạo mẫu báo cáo” như sau:

131

- Sau đó người sử dụng tích vào chỉ tiêu chưa đúng và nhấn phím F3 để sửa các chỉ

tiêu đã khai báo chưa đúng và phím F4 để thêm mới một chỉ tiêu.

132

Lên thuyết Thuyết minh báo cáo tài chính: các trang của báo cáo TMTC vừa lên tự

động nhưng cũng có những trang người sử dụng phải khai báo.

Trang 1: người sử dụng cần điền các thông tin bằng việc mở trang 1 và tích vào từng

dòng sau đó khai báo ở cửa số

Ngoài các báo cáo tài chính theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính chương trình còn cho

phép người sử dụng tạo các mẫu báo cáo tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ

của doanh nghiệp.

Trang 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17: chương trình tự nhặt số liệu lên, nhưng có

thể chỉ tiêu khai báo chưa đúng với danh mục tài khoản đang sử dụng thì người dùng có thể

tích vào ô “ Sửa mẫu báo cáo” để kiểm tra, sửa chỉ tiêu đã khai báo ở các trang.

133

Các trang 6, 9: người sử dụng tự nhập số liệu bằng tay

Khi ra khỏi “Thuyết minh báo cáo tài chính” chương trình sẽ hỏi có lưu số liệu, người sử

dụng chọn Có để lưu lại dữ liệu và nhập tên dữ liệu được lưu. Từ các lần sau vào nếu muốn

in dữ liệu đã lưu hoặc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu đã lưu thì người sử dụng chỉ cần chọn lại tên

dữ liệu.

134

11. Phân hệ Quản trị doanh nghiệp

Chức năng: Đây là Module tập hợp các tính năng phục vụ cho công tác quản trị, cảnh báo

cho hoạt động của doanh nghiệp dưới góc độ kế toán, tài chính với các thông tin được cung

cấp dưới các góc nhìn đa chiều, từ tổng hợp đến chi tiết, thể hiện dưới dạng báo cáo, dạng

biểu đồ,….. Các thông tin này giúp nhà quản trị dễ dàng khai thác thông tin cũng như kiểm

soát tốt nhất hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Module này được hiện ra khi kích vào biểu tượng SAS (dưới module hệ thống)

Check Messege: Kiểm tra các tin nhắn được gửi đến trong phần mềm. Các tin nhắn đến từ

các hóa đơn, chứng từ vi phạm các cảnh báo do người dùng cài đặt sẵn nhằm hạn chế sai sót

và phát hiện sớm các vấn đề cho người sử dụng và quản trị doanh nghiệp.

135

Cảnh báo hóa đơn hủy, doanh nghiệp bỏ trốn: Tra cứu thông tin về hóa đơn (số hóa đơn

và ký hiệu hóa đơn) cũng như thông tin về mã số thuế của doanh nghiệp đã bỏ trốn hoặc hóa

đơn hủy nhằm giúp doanh nghiệp loại bỏ sớm các sai sót trong quá trình hạch toán kế toán.

Sức khỏe doanh nghiệp:

Phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp, khả năng quay vòng vốn, quay vòng kho và

khả năng sinh lời trên doanh thu, trên lợi nhuận và trên tiền vốn đầu tư.

136

Số liệu tổng hợp: Phản ánh tiền mặt, ngân hàng hiện có, tổng doanh thu chi phí hiện tại, lãi

ròng tại tính, công nợ phải thu phải trả của doanh nghiệp.

Phải thu Khách hàng:

Phản ánh tình hình phải thu hiện tại của từng khách hàng.

137

Phải trả Nhà cung cấp: Phản ánh tình hình phải trả hiện tại của từng Nhà cung cấp.

Tổng hợp Hàng bán:

Tổng hợp hàng bán hiện tại chi tiết cho từng mặt hàng, số lượng, thành tiền nhằm giúp cho

Ban lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh tức thời.

138

Tồn kho: Báo cáo tình hình tồn kho hiện tại của doanh nghiệp, báo cáo hiện tồn kho hiện tại

cho từng mặt hàng theo cả số lượng và tiền.

Chi phí theo khung: Kiểm tra các khoản mục chi phí theo khung doanh thu và chi phí đã

khai báo nhằm làm chuẩn mực để các khoản mục chi phí so sánh để đưa ra cảnh báo sớm cho

hoạt động của doanh nghiệp.

Cảnh báo số liệu theo luật: Kiểm tra một số chỉ tiêu theo quy định như chi phí quảng cáo

tiếp thị, chi phí lãi vay, kết chuyển lỗ, xuất hàng trước khi nhập (xuất âm) khi làm quyết toán.

Nhằm giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tốt việc tuân thủ pháp luật của mình, nhằm giảm sai

sót không đáng có.

139

Biểu đồ Doanh thu, Chi phí và so sánh doanh thu, chi phí:

Phần này thể hiện Doanh thu, Chi phí dưới dạng biểu đồ nhằm dễ dàng nhận thấy tình hình

kinh doanh tăng, giảm và dễ so sánh với các kỳ trong năm hoặc giữa các năm.

140

Biểu đồ so sánh Doanh thu và Chi phí giữa các tháng:

Documents

MỤC LỤC - sis.vn · Phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ các phân hệ của SAS INNOVA 8.0.... 17 1.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 8.0 có các phân hệ nghiệp