Medarbetarwebben - Användarmanual för W3D3...4 Användarmanual för W3D3 Version 1.2 2020-03-24 de ärenden som användaren står som handläggare på). Med denna grundbehörighet

Sektionen Juridik och dokumenthantering Avdelningen för dokumenthantering

Lunds universitets

Användarmanual för W3D3

Version 1.2 2020-03-24

Version 1.1 2019-02-27

Version 1.0 2014-01-01

1

Användarmanual för W3D3 Version 1.2 2020-03-24

Innehållsförteckning

Dokumentflödessystemet W3D3 3

Skrivregler 3

Elektroniska filer 3

Behörigheter 3

Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende? 4

Serier i W3D3 4

Diarienummer 4

Att välja serie 5

Allmänt avsnitt 5

Komma igång 5

Office Add-in 5

Kortkommandon för datum 6

Hjälp 6

Navigera i systemet 6

Personliga inställningar 7

Lösenord 7

Listvisningar 7

Förvald serie 8

Språk 8

Gränssnitt 8

Personlig startsida 8

Ärendekort 9

Fält på ärendekortet 9

Använda bevakningsdatum 10

Arbeta med arbetsdokument 13

Använda kategoriseringsmallar 14

Koppla handläggare till ett ärende 14

Favoritmarkera handläggare 15

Använda ärendestatus 15

Kopiera ärenden 16

Länka ärenden 16

Ta ut samlings-PDF för ett ärende 17

2


Öppna ett ärende 18

Att öppna ett studentärende 18

Att öppna ett upphandlingsärende 19

Att öppna ett mötesärende 20

Makulera ärende 21

Handlingskort 22

Fält på handlingskortet 23

Registrera handlingar 24

Registrera handling från ärendekort 24

Registrera handling med hjälp av Office Add-in 25

Sekretess 28

PDF-konvertering och diarienummerstämpling 29

Makulera handling 30

Att avsluta och arkivera ett ärende 30

Skriva ut ärendekort 31

Att skicka vidare ärenden inom Lunds universitet 31

Att söka i diariet 32

Direkt ärendeåtkomst 32

Se alla dina öppna ärenden 33

Söka ärenden där du är ansvarig handläggare 33

Söka bland dina avslutade ärenden 33

Söka bland dina arbetsdokument i öppna ärenden 33

Söka ärenden inom institutionen/motsvarande 33

Sök fastställd fil/dokument i ärendet 33

Söka via Sökbyggaren 33

Kortkommandon för sökning 35

Ta ut rapporter 36

3


Dokumentflödessystemet W3D3

Lunds universitet (LU) har en mängd olika system där vi registrerar information och uppgifter. Många

av dessa system är verksamhetsspecifika. Dokumentflödessystemet eller diariet är ett register över

handlingar vid Lunds universitet. Diariet innehåller övergripande information om ett ärende (vad det

rör, vem som är handläggare, diarienummer osv) och information om vilka åtgärder som förekommer i

ärendet. I diariet ska man snabbt kunna få en överblick över ett ärende utan att behöva läsa alla

handlingar i detalj. Registrerade handlingar ska finnas digitalt tillgängliga i systemet om det inte

förekommer synnerliga skäl.

LU har ett ärendediarium, vilket innebär att handlingar som hör till ett och samma ärende får samma

diarienummer. Ett ärende kan bestå av en eller flera handlingar.

Vad som ska diarieföras framgår i huvudsak av LU:s dokumenthanteringsplan. Den senaste

uppdaterade versionen av dokumenthanteringsplanen hittar du i W3D3 under fliken Manualer samt på

Medarbetarwebben: https://www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/juridik-dokument-och-

arendehantering/dokumenthantering

Webbläsaren som rekommenderas för att använda W3D3 är Google Chrome.

Skrivregler

Till varje ärende finns det ett diarienummer och en ärendemening. Ärendemeningen ska på ett

kortfattat och tydligt sätt beskriva ärendet i sin helhet. En person utanför LU bör kunna förstå vad

ärendet handlar om med utgångspunkt från ärendemeningen. Eftersom hela eller delar av

ärendemeningen ofta används för att hitta ett ärende är det viktigt att nedanstående skrivregler beaktas.

Skriv tydligt!

Skriv på svenska i ärendemeningen - engelsk text kan vara med som referens. Undantaget är

forskningskontakt där originaltiteln är på engelska.

Var noggrann med stavningen. (W3D3 saknar felstavningskontroll. Felstavningar kan

innebära att informationen blir svår att återsöka).

Var konsekvent vid benämning av ärenden/handlingar – använd färdiga kategoriseringsmallar

och ärendemeningar när sådana finns.

Skriv aldrig personnummer och personnamn i ärende-/handlingsmening. Använd istället fältet

motpart och fältet mottagare/avsändare på handlingskortet.

Årtal skrivs enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD; till exempel 2019-10-24.

Avsändare/mottagare/motpart kan skrivas in med både fullt namn samt förkortning,

exempelvis Vetenskapsrådet (VR).

Använd inte förkortningar i ärendemeningen.

Tänk på att ärendemeningen ska representera hela ärendet, inte en enstaka handling.

Elektroniska filer

Handlingar (dokument, information) i diariet ska vara elektroniskt tillgängliga såvida det inte

föreligger synnerliga skäl.

Det går att ladda upp handlingar/dokument i W3D3 på flera olika sätt. Läs mer under avsnitten:

Registrera handling från ärendekort och Registrera handling med hjälp av Office Add-in.

Behörigheter

Behörighet i systemet anpassas utefter vad användaren behöver för att utföra sitt arbete inom Lunds

universitets organisation. Utgångspunkten är att alla användare har tillgång till sina egna ärenden (dvs.

https://www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/juridik-dokument-och-arendehantering/dokumenthantering

https://www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/juridik-dokument-och-arendehantering/dokumenthantering

4


de ärenden som användaren står som handläggare på). Med denna grundbehörighet går det att

registrera handlingar i egna ärenden samt söka fram egna ärenden. Enda undantaget till detta är STYR-

serien där samtliga användare kan se samtliga ärenden. Behöver en användare mer behörighet utöver

detta, tilldelas denna per serie och utifrån var personen är anställd inom Lunds universitet och behöver

se och/eller registrera handlingar/ärenden för. Som handläggare kan användaren antingen se egna

ärenden, ärenden för eller flera institutioner/motsvarande, eller samtliga ärenden (inkluderar ej

sekretess).

Som registrator kan användaren öppna och se ärende, handlingar och dokument för en eller flera

institutioner/motsvarande, eller se samtliga ärenden (inkluderar ej sekretess). Det finns endast ett fåtal

registratorer och handläggare som kan se alla ärenden i samtliga serier på universitet.

Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende?

Om du har handläggarbehörighet i W3D3 och behöver öppna ett ärende kontaktar du den person vid

din institution/motsvarande som har registratorsbehörighet. Tänk på att du behöver meddela

ärendemening och ärendetyp (dessa finns listade i dokumenthanteringsplanen under rubriken KS-kod).

Beakta de skrivregler som finns när du formulerar ärendemeningen.

Möjligheten att göra olika saker i diariet (öppna/avsluta ärenden, registrera handlingar, söka ärenden)

styrs av användarens behörighet. Systemet är uppbyggt kring två behörigheter: handläggar- och

registratorsbehörighet.

Vid varje institution/motsvarande ska det finnas minst en användare som har registratorsbehörighet,

dvs. en behörighet som gör det möjligt att öppna ärenden i diariet. Vem som sköter den praktiska

registreringen skiljer sig åt mellan olika institutioner/motsvarande. Ibland är det en person som

diarieför samtliga handlingar, eller så kan det vara så att respektive person diarieför de handlingar som

han/hon hanterar. I dessa fall kan användaren med registratorsbehörighet fungera som en

koordinerande instans, som ansvarar för att ärenden ad actas och för att arkiverade ärenden med

pappersoriginal hålls ordnade tillsammans.

Serier i W3D3

Seriestrukturen i W3D3 består av 7 serier och följer Lunds universitets klassificeringsstruktur (som är

uppdelad i 5 huvudgrupper). Av hänsyn till bestämmelser i Dataskyddsförordningen (GDPR) har

ärendetyper där det förekommer stora mängder personuppgifter samlats i två separata serier: Personal

och Student. Nedan listas serierna i W3D3 samt deras serieprefix.

Seriens namn: Prefix i W3D3:

Styra verksamhet STYR

Verksamhetsstöd V

Personal P

Utbildning U

Student STUD

Forskning F

Samverkan SAMV

Diarienummer

Alla diarieförda pappershandlingar (fysiska handlingar) ska vara försedda med diarienummer. Lunds

universitets diarienummer skrivs enligt principen; serieprefix år/löpnummer. T ex. STYR 2019/1.

5


Diarienumret genereras automatiskt av systemet första gången ett ärende sparas. Du kan även stämpla

diarienumret på dokument i systemet genom PDF-konvertering, se mer under avsnittet PDF-

konvertering och diarienummerstämpling.

Att välja serie

Serie, ärende- och handlingstyp i W3D3 följer Lunds universitets klassificeringsstruktur och

dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen anger de vanligast förekommande

handlingstyper som finns vid universitetet och hur dessa skall hanteras.

W3D3s serier motsvaras i huvudsak klassificeringsstrukturens fem verksamhetsområden.

Individärenden rörande studenter och personal finns i egna serier av hänsyn till bestämmelser i

Dataskyddsförordningen (GDPR) då dessa ärenden innehåller en stor mängd personuppgifter.

När du skall öppna ett nytt ärende måste du ta reda på i vilken serie den ärendetyp som ärendet tillhör

finns. Till din hjälp finns dokumenthanteringsplanen och kategoriseringsmallar över de ingående

ärendetyperna uppdelat per serie i W3D3. Eftersom diariet strikt följer universitetets

klassificeringsstruktur ska varje ärendetyp endast finnas i en serie.

Varje ärendetyp innehåller de specifika handlingstyper som förekommer i just det ärendet samt några

allmänna handlingstyper (avtal, beslut, fullmakt, PM, protokoll, protokollsutdrag, skrivelse,

tjänsteanteckning, yttrande). Handlingstyperna följer dokumenthanteringsplanen.

Allmänt avsnitt

Komma igång

För att använda W3D3 öppnar du din webbläsare och skriver in den URL-adress, som du har fått

tillsammans med dina användaruppgifter, i läsarens adressfält och trycker på Enter. Du hamnar då på

W3D3:s inloggningssida. Arbetar du ofta i W3D3 kan det vara praktiskt att spara en länk som

favorit/bokmärke. Du hittar även inloggningssidan under Administrativa system på Anställdsidorna på

LU:s webbplats.

Notera att systemets utseende kan skilja sig lite åt beroende på vilken webbläsare du använder.

Bild 1 – Fönster för att logga in i W3D3.

Skriv in de inloggningsuppgifter du har fått. Klicka på Logga in.

Office Add-in

Office Add-in är ett program som möjliggör en smidig överflyttning av e-post och dokument till

befintliga ärenden i W3D3. Du kan använda dessa funktioner om du använder Microsoft

6


Officeprodukterna Outlook, Word, Excel och Powerpoint. För att det ska fungera måste du få

programmet installerat på din dator, du sköter installationen själv under Software Center.

Kortkommandon för datum

Vill man inte skriva in hela datumet manuellt eller använda sig av den inbyggda kalendern kan man

istället använda W3D3:s kortkommandon. Då kan du skriva ett d i datumfältet och sedan lämna fältet

(genom att klicka någon annanstans eller genom att trycka på tabbtangenten) så ersätter W3D3 detta

med dagens datum i rätt format. För att ange ett annat datum än dagens, skriver du bara in hur många

dagar från dagens det önskade datumet är. Använd ett minustecken framför antalet om du avser antal

dagar bakåt i tiden.

Hjälp

Genomgående i systemet finns en -ikon uppe i funktionslisten i varje fönster. Klickar du på denna

ikon så kommer den inbyggda hjälpen att öppnas och den visar då det hjälpavsnitt som är specifikt för

det fönster du befinner dig i. Notera att LU kan använda vissa funktioner på ett annat sätt än vad

W3D3:s leverantör har tänkt sig.

Navigera i systemet

Utseendet på din startsida beror på vilken behörighet du har och kan också variera beroende på vilka

personliga anpassningar du har gjort i W3D3.

Längs med fönstrets vänstra sida finns en vertikal navigationslist. Den innehåller ett antal rubrikikoner

som t.ex. Registrera (registrera ärenden), Sök (söka efter ärenden, handlingar osv), Personligt (göra

personliga anpassningar som t.ex. byta lösenord). Exakt vilka ikoner du ser beror på vilken behörighet

du har i systemet. När du klickar på en av dessa ikoner med rubriker, öppnas den gruppen av

funktionsikoner medan den grupp som var öppen innan, stängs. För att utföra en uppgift klickar du

bara på ikonen för denna så får du upp relevant information i informationsfönstret.

I fönstrets överkant finns en rubrik- och funktionslist. Ikonerna med funktioner är anpassade efter vad

du kan göra på detta ställe i systemet. När du håller muspekaren över funktionsikonen får du en

hjälptext som förklarar vad symbolen betyder.

Informationsfönstret (utgörs av resten av ytan på fönstret) visar listor och annan information om det du

just arbetar med.

Beroende på vad du gör i W3D3 kommer du ibland att få upp nya underfönster, s.k. popup-fönster.

Därför är det viktigt att din webbläsare är inställd så att den tillåter popup-fönster.

7


Bild 2 – Uppdelning av grundfönstret i olika delar.

Personliga inställningar

Lösenord

När du loggat in i systemet för första gången ska du ändra det lösenord du blivit tilldelad, så att ditt

nya är ett som endast du känner till. Det gör du under rubrikikonen Personligt och ikonen

Inställningar. Eftersom ditt användarID är detsamma som ditt LucatID så bör lösenordet vara

detsamma som ditt Lucatlösenord.

Bild 3 - Fönster för ändring av personliga inställningar

Listvisningar

Under personliga inställningar kan du bestämma hur många poster eller träffar som ska visas i listor i

huvudfönstret respektive i underfönster. Antalet träffar avgör hur många av dina senast öppnade

ärenden som visas när du klickar på Sök i navigeringslisten. Har du en stor skärm och hög upplösning

8


så kanske du vill öka längden på listan och omvänt kanske du vill få en kortare lista, om du normalt

arbetar vid en liten skärm med låg upplösning, eller har en mycket långsam uppkoppling.

Förvald serie

Är du behörig i fler serier än den du normalt arbetar i kan du använda dig av alternativet Förvald serie.

Det innebär att denna i fortsättningen kommer att vara vald åt dig redan när du kommer in i systemet

och vara vald till dess att du uttryckligen väljer någon annan.

Språk

Under personliga inställningar och fältet Språk kan du markera vilket språk du önskar (svenska,

norska eller engelska). Språkinställningen avser alla s.k. ledtexter i systemet.

Gränssnitt

Längre ner till höger på fönstret för personliga inställningar kan du välja vilket gränssnitt du vill

använda dig av:

W3D3 Standard, enligt senaste W3D3-versionen.

W3D3 blue Gränssnittet fram till våren 2010.

W3D3 classic Gränssnittet fram till hösten 2007.

W3D3 LU Lunds universitets egna gränssnitt där ikoner som inte är relevanta för

vår verksamhet har dolts. Som LU-anställd är det denna version som

rekommenderas.

Glöm inte att spara genom att klicka på -ikonen uppe till vänster i funktionslisten, om du ändrat

någon av inställningarna. För att vissa ändringar i inställningar ska börja gälla kan det krävas att du

loggar ut och loggar in i systemet igen.

Personlig startsida

Den personliga startsidan är den du ser när du loggar in i systemet, du anpassar den utefter vad du

behöver för ditt arbete. För att redigera den klickar du på -ikonen. Du kan sedan välja att lägga till

nya moduler (vyer) och ta bort existerande.

För att ta fram din personliga startsida i senare skede klickar du på W3D3-ikonen uppe till vänster.

De alternativ som kan visas är:

Mina ärenden De ärenden där du står som handläggare Senast visade ärenden De ärenden som du senast har tittat på

Mina arbetsdokument Dina arbetsdokument som inte är fastställda ännu, endast de som du har varit inne och redigerat i som senaste användare syns här.

Mina arbetsuppgifter Används inte vid LU

Mina bevakningar Dina bevakningsdatum som ligger inom en 14-dagasrsperiod Organisationens bevakningar Alla bevakningsdatum inom en 14-dagars period. Ses endast

om du har registatorsbehörighet

Gruppärenden Används inte vid LU Sökreferens Kortkommandon och länkar till olika söksidor

Ärenden med mig som ansvarig De ärenden där du står som ansvarig handläggare Mina registrerade ärenden De ärenden som du själv har öppnat

Sökbyggarfrågor publika och personliga

De sökbyggarfrågor som byggts i sökbyggaren och ligger som antigen publika eller personliga för dig

Direkt ärendeåtkomst Ärenden där du blivit tilldelad direkt ärendeåtkomst

9


Ärendekort

Ärendekortet visar information som på ett eller annat sätt finns knuten till ärendet, som till exempel

handläggare, ärendetyp och institution/motsvarande m.fl. Användare med registratorsbehörighet eller

utökad handläggarbehörighet på ärendet kan göra ändringar på ärendekortet. Ärendets handläggare

kan enbart göra ändringar i fälten ärendestatus, bevakningsdatum samt motpart.

På ärendekortet finns en funktionslist med en rad ikoner för olika funktioner vilka sammanfattas i

nästa avsnitt, Funktionsikoner på ärendekortet. Informationsfönstret nedanför funktionslisten är

uppdelat i tre huvudavdelningar: en övre med ärendemening, ad acta- och JK-balansmarkering samt

eventuell motpart, en avdelning i mitten med handläggare, diverse kategoriseringar och datumfält,

samt en nedre avdelning där de åtgärder och handlingar som förts till ärendet finns listade.

Bild 4 – Ärendekort.

Fält på ärendekortet

Nedan följer en beskrivning av hur de olika fälten ska användas.

Ärendemening Obligatoriskt fält. Färdiga kategoriseringsmallar ska användas om sådana finns. Kortfattad beskrivning av ärendet. Beakta befintliga skrivregler.

Motpart Motpart avser den externa person/organisation som är LU:s motpart i ärendet. Vid studentärenden eller personalärenden ska motpart anges, personnamn ska inte förekomma i ärendemeningen.

Ad acta (kryssruta) Avslutar ärendet. Om det inte redan finns ett datum i fältet Avsl.datum fylls det fältet automatiskt med det datum som ärendet ad acta-läggs. För att kunna ad acta ett ärende behöver fältet Ärendestatus stå som Arkiverat.

10


JK-balans (kryssruta) Används när ärendet resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar enskilda. Exakt vilka handlingstyper som avses finns listade i dokumenthanteringsplanen.

Registrator Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt och anger namnet på den som öppnat ärendet.

Handläggare Obligatoriskt fält. Avser den person som är ansvarig för och handlägger ärendet digitalt i W3D3. Det kan finnas flera handläggare eller en grupp av handläggare kopplade till ärendet. Det ska alltid finnas en ansvarig handläggare.

Kontaktperson Kan användas om en person är involverad i/handlägger ärendet utanför W3D3 och inte finns valbar som handläggare i systemet. Tänk på att kontaktperson inte kan ersätta handläggare, utan en sådan måste alltid finnas på ärendet.

Jämför Avser ett diarienummer hos en extern part. Anges i detta fält om ärendet i sin helhet är förenat med ett sådant diarienummer. I annat fall anges diarienummer hos extern part i fältet Extern ref. på handlingskortet.

Förv.plats Används inte vid LU. Institution/motsv. Obligatoriskt fält.

Avser den institution (motsvarande) där ärendet bereds. I det fall beredningen berör flera organisatoriska enheter anges den enhet där ärendet avslutas och arkiveras.

Diariebeteckning Används inte efter 2013-12-01. Ärendestatus Används som handläggningsstöd eller som stöd för arbetsflödet

inom en enhet. Visar var i handläggningsprocessen ett ärende befinner sig. Tänk på att alternativet arkiverat behöver vara angivet när ärendet avslutas för att kunna ad acta ärendet.

Ärendetyp Obligatoriskt fält. I dokumenthanteringsplanen finns alla ärendetyper listade.

Reg.datum Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt med det datum då ärendet blivit registrerat.

Exp.datum Anger t.ex. när beslut expedieras. Kan vara viktigt att dokumentera när det rör sig om beslut som kan överklagas.

Avsl.datum Anger när ärendet är avslutat. Fylls i automatiskt med det datum som ärendet ad acta-läggs. Undvik att fylla i ett eget datum här.

Gallr.datum. Används inte vi LU i nuläget. Bevakningsdatum Avser eventuella påminnelser till handläggaren om olika åtgärder

i ärendet. Det går att lägga in flera bevakningar i ett och samma ärende, samt koppla påminnelse via e-post

Använda bevakningsdatum

Bevakningsdatum skiljer sig en aning från de övriga datumfälten, i det att de kan vara flera stycken på

ett och samma ärende. Du kan ange sista ansökningsdatum eller andra tidpunkter av vikt för ett ärende.

Som användare med handläggarbehörighet kan du på din startsida få en lista över de bevakningsdatum

som finns på de ärenden där du är handläggare (dock anges endast de som finns inom en 14-dagars

period).

För att sätta ett nytt bevakningsdatum på ett ärende klickar du på länken Bevakningsdatum, så öppnas

fönstret för att sätta ett nytt bevakningsdatum. Du kan ha flera bevakningsdatum samtidigt.

11


Bild 5 – Fönster för att lägga in nytt bevakningsdatum

Efter att du valt lämpligt datum, väljer du ett namn för bevakningsdatumet och sedan fyller du i

eventuell ytterligare information för att slutligen spara.

Om du istället vill ändra ett befintligt bevakningsdatum gör du på precis samma sätt med den enda

skillnaden att du i rullisten markerar det datum du vill ändra innan du klickar på länken

Bevakningsdatum. Tänk på att eftersom ett bevakningsdatum kan röra i princip vad som helst så kan

W3D3 inte gissa huruvida den avsedda handlingen, t.ex. ett utskick, ett samtal eller ett

sista ansökningsdatum, faktiskt har skett och därför kan systemet inte radera datumen bara för att de

har passerat. Det kan ju vara så att de är missade. Kom därför alltid ihåg att ta bort eller flytta fram

datumet när något är avklarat eller blivit uppskjutet, annars kommer det att dyka upp på listan som

försenade/missade bevakningar.

När du skapat ett bevakningsdatum kan du välja att koppla ett aviseringsmeddelande till detta. Det gör

du genom att klicka på -ikonen. Du får då upp ett e-postfönster (bild 6) i vilket du kan ange vad som

ska stå, till vilka det ska skickas samt om några bilagor ska bifogas. Det finns ingen skicka-ikon utan

du sparar meddelandet på bevakningsdatumet och talar sedan om när du vill att meddelandet ska

skickas (bild 7).

12


Bild 6 – E-postfönster för att skriva meddelande och b ifoga ev. filer.

Bild 7 – Datum för när e-postmeddelandet ska skickas.

13


Arbeta med arbetsdokument

Till varje ärende i W3D3 finns det en särskild arbetsyta kopplad som bara är åtkomlig för användare

med registratorsbehörighet samt handläggaren/handläggarna på det enskilda ärendet. Arbetsytan är

lämplig att använda när arbetet med att ta fram ett dokument pågår, speciellt då flera handläggare

gemensamt ska arbeta med ett eller flera dokument eller andra typer av filer. Det har också fördelen att

allt material finns på det ställe. Arbetsdokument kan vid behov sedan fastställas som en handling i

ärendet. Om det finns arbetsdokument i ett ärende syns det mitt på ärendekortet, alldeles under fältet

ärendetyp.

För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra ett befintligt, klickar du på -ikonen från

ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du kan se och ändra befintliga arbetsdokument samt lägga

upp nya.

Bild 8 – Lista över arbetsdokument.

För att ladda upp ett nytt arbetsdokument kan du dra det direkt in systemet eller så klickar du på -

ikonen uppe i funktionslisten.

Bild 9 – Fönster för att ladda fil från hårddisk.

Filen kommer då att laddas upp till W3D3 och hamna på arbetsytan.

För att arbeta med ett dokument på arbetsytan klickar du bara på dess namn. Filen kommer normalt att

öppnas automatiskt i det program som hör till filtypen, t.ex. Microsoft Word. Sedan arbetar du som

vanligt i dokumentet och spara när du är klar. Den sparade filen läggs på den arbetsyta du startade

dokumentet ifrån.

Notera att ändringar i dokumentet inte sparas om du bara stänger det!

Till vart och ett av de dokument som ligger på arbetsytan finns det 10 små funktionsikoner framför fil-

ikonen och länken med dokumentets namn. Håll muspekaren över ikonen så får du en förklaring till

hur den används.

Du måste ha installerat Office Add-in för att det ska fungera att arbeta med arbetsdokument. Läs mer

under avsnittet Office Add-in.

14


Använda kategoriseringsmallar

För att underlätta vid registrering finns det till varje serie knutet ett antal kategorier. De kan ses som en

förfining av de lite bredare ärendetyperna och består av mallar med information som läggs in

automatiskt. Finns det lämpliga kategoriseringsmallar ska dessa användas. Saknar du en kategori kan

förslag på kategoriseringsmallar mejlas till [email protected].

För att kategorisera ett ärende klickar du på -ikonen på ärendekortet och får då upp ett fönster där

du kan välja bland de kategorier som finns upplagda. Klicka på pilen till höger om fältet namn för att

få upp valbara alternativ.

Bild 10 – Fönster valbara kategoriseringsmallar.

När du valt en kategori så visas, nedanför avgränsningslinjen mitt i informationsfönstret,

informationen som finns förvald för de olika fälten. Tänk på att om du redan fyllt i information på

ärendekortet i något av dessa fält innan du väljer att kategorisera så kommer den informationen att

skrivas över.

När du valt kategori klickar du på -ikonen för att spara d.v.s. utföra kategoriseringen. Sedan måste

du komplettera vissa fält, t.ex. handläggare och motpart på ärendekortet. I vissa fall behöver du även

komplettera ärendemeningen. Glöm inte att klicka på spara när det är gjort.

Koppla handläggare till ett ärende

För att en användare med handläggarbehörighet ska kunna se och arbeta med ett visst ärende krävs det

att en användare med registratorsbehörighet tilldelar användaren med handläggarbehörighet ärendet.

mailto:[email protected]

15


Användare med handläggarbehörighet kan då lägga till handlingar, motpart, ändra ärendestatus och

använda bevakningsdatum vartefter arbetet fortskrider. Dessutom är det först vid tilldelningen som

arbetsytan med eventuella arbetsdokument görs tillgänglig för en användare med

handläggarbehörighet.

Klicka på det understrukna ordet Handläggare* på ärendekortet för att lägga till ny

handläggare.

Ett nytt fönster visas med en lista på valbara användare/handläggare. Till vänster om listan

med namn finns det fem klickbara rutor.

Användaren favoritmarkeras och hamnar överst i listan.

Utse handläggare, det går att välja flera handläggare på ett ärende.

Ge redan utsedd handläggare utökad behörighet på ärendet (innebär att användaren får

samma behörighet som en registrator på det specifika ärendet).

Ge redan utsedd handläggare begränsad behörighet på ärendet (endast läsbehörighet).

Markeras för den handläggare som är ansvarig för ärendet, det går bara att lägga till en

ansvarig per ärende (obligatoriskt fält).

När du valt handläggare klickar du på -ikonen för att utföra tilldelningen och stänga

fönstret. Om du istället bara vill utföra tilldelningen, men behålla fönstret öppet för att bläddra

vidare för att kunna göra ytterligare inställningar, så klickar du istället på -ikonen innan du

bläddrar vidare.

Att ge handläggare utökad behörighet bör ske restriktivt då handläggaren i och med detta ges

möjlighet att göra ändringar på ärendekortet såsom att ändra handläggare samt avsluta ärendet.

Bild 11 – Fönster för att tilldela handläggare.

Favoritmarkera handläggare

Är det så att du ofta tilldelar ärenden till samma handläggare kan det vara smidigt att markera dessa

personer som favoriter (stjärnan till vänster). Dessa handläggare kommer i fortsättningen att hamna

högst upp i listan av valbara handläggare så att du slipper söka efter dem. Tänk på att

favoritmarkeringen är per serie, så du kan ha olika favoritmarkeringar i olika serier

Använda ärendestatus

Fältet ärendestatus kan användas som ett stöd för ärendets handläggare eller som ett stöd för

arbetsflödet inom en institution/motsvarandet. Om fältet används behöver alternativet arkiverat vara

angivet när ärendet avslutas. Följande alternativ är valbara:

16


Arkiverat

Avvaktar svar/beslut

Handläggare ej tilldelad

Handläggare för ytterligare åtgärder

Handläggning pågår

Makulerat

Till registrator för ad acta

Kopiera ärenden

För dig som har registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet på ett ärende går det att

kopiera ett ärende till samma eller en annan serie. Det kan du behöva göra om du har öppnat ett ärende

i fel serie. Öppna det ärende du vill kopiera. Längst upp på ärendekortet klickar du på -ikonen. I

dialogrutan som visas väljer du först om endast ärendeinformationen ska kopieras eller om hela

ärendet inklusive handlingar ska kopieras. Därefter väljer du till vilken serie ärendet ska kopieras till.

När du gjort valen klickar du på -ikonen längst upp till vänster. Nu skapas ärendet och du kan nå det

via ärendelänken som visas i dialogrutan. Glöm inte att lägga till handläggare i det kopierade ärendet,

eftersom denna information inte följer med i kopieringen.

Om du kopierar ett ärende som är felregistrerat behöver du komma ihåg att makulera

ursprungsärendet. Läs mer om detta i avsnittet Makulera ärende.

Länka ärenden

Ett ärende kan på något vis höra samman med ett eller flera andra ärenden utan att vara så nära

relaterade att de bör vara ett och samma ärende. För att underlätta inför framtida sökningar kan du

välja att lägga in en länk till ett eller flera ärenden direkt från ett ärendes ärendekort. Du kan även

länka till ärenden som du inte står som handläggare på och till ärenden som är ad acta. Däremot kan du

inte se informationen i ärendet såvida du inte har behörighet att se det.

För att skapa en ny ärendelänk, klickar du på -ikonen. I det fönster som öppnas kan du se, ta bort

och ändra befintliga ärendelänkar samt skapa nya. Skapa en ny ärendelänk genom att klicka på -

ikonen, uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster öppnas. Fyll i ärendenumret på det ärende du vill

skapa en länk till. . När du är färdig klickar du på -ikonen för att spara ärendelänken. Om det finns

minst en ärendelänk till eller från ärendet så kommer en länk till listan med ärendelänkar att visas

direkt på ärendekortet under fältet ärendetyp.

Bild 12 – Fönster där det går att lägga till, ändra och ta bort ärendelänkar.

17


Ta ut samlings-PDF för ett ärende

Ibland kan du behöva få ut flera handlingar i ett ärende, t.ex. vid ett utlämnande av allmän handling.

Ett smidigt sätt att göra detta på är att ta ut en samlings-PDF för ärendet. Klicka på -ikonen i

funktionslisten på ärendekortet och välj alternativet Samlings-PDF i rullistan.

Bild 13 – Ta fram samlings-PDF.

Du kan sedan välja vilka av filerna du vill ska finnas med i dokumentet, om du vill stämpla

diarienumret på dokumentet (läs mer under avsnittet PDF-konvertering och diarienummerstämpling)

samt om du vill ha sidnumrering. Klicka sedan på Skapa PDF.

Bild 14 – Skapa samlings-PDF.

18


Öppna ett ärende

Notera att det endast är användare med registratorsbehörighet som kan öppna ärenden.

Tryck på fliken Registrera och därefter -ikonen Initiera ärende.

Välj i vilken serie ärendet ska öppnas i längst till vänster på funktionslisten. Läs mer i avsnittet

Att välja serie.

Om du vanligtvis enbart öppnar ärenden i en specifik serie kan du ha den serien som förvalt

alternativ. Se under avsnittet Förvald serie.

Tryck på -ikonen. Klicka OK i den dialogruta som visas.

Börja med att trycka på -ikonen och sök efter en passande kategoriseringsmall under fältet

namn. Välj rätt alternativ (om sådant finns för det ärende du ska skapa) och tryck på -

ikonen för att tillämpa mallen på ärendet. Komplettera ärendemeningen i de fall det behövs.

Hittar du ingen lämplig kategoriseringsmall skriver du själv in en lämplig ärendemening. Tänk

då på att tillämpa befintliga skrivregler, se avsnittet Skrivregler. Fortsätt sedan att fylla i

ärendekortet. Glöm inte att tilldela handläggare och motpart.

Klicka på -ikonen på ärendekortet för att spara ärendet.

Det skickas ett automatiskt e-postmeddelande till handläggaren när denna tilldelas ärendet. I mejlet

finns en länk till ärendet.

Att öppna ett studentärende

Till vissa av ärendetyperna i serien Student (STUD) finns det ett utökat ärendekort där information om

program, datum för studieavbrott, studieuppehåll, beviljande/ej beviljande av tillgodoräknande kan

anges. Det finns även ett fritextfält Övrigt som kan användas vid behov.

Öppna ett ärende. Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett ärende.

Ange studentens namn och personnummer under motpart, inte i ärendemeningen.

Personnummer anges i fältet ID. Personnummer anges ÅÅMMDD-XXXX.

Ange vilket program studenten är inskriven vid. Klicka på pilen för att få fram en rullista med

valbara alternativ.

Beroende på vilken typ av ärende det rör sig om fylls följande fält i:

Studieavbrott (behöver numera inte registreras i W3D3 utan endast i Ladok)

Tillgodoräknande

Studieuppehåll fr.o.m.

Studieuppehåll t.o.m.

Övrigt

Klicka på -ikonen för att spara.

Meddela Servicedesk på [email protected] om du saknar valbara alternativ.

mailto:[email protected]

19


Bild 15 – Extra fält på ärendekortet för studentärenden.

Att öppna ett upphandlingsärende

Ärendetypen hantera offentliga upphandlingar har ett utökat ärendekort där det anges information om

upphandlingstyp, upphandlingens värde, om miljökrav har ställts, produkttyp samt produkt. Genom att

fylla i dessa extra fält blir det lättare att göra sökningar om universitetets upphandlingar. Det ökar

också möjligheten att ta fram relevant statistik.

Öppna ett ärende i serien Verksamhetsstöd (V). Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett

ärende. Välj alternativet Upphandling under kategorier.

Ange upphandlingstyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ.

Skriv in upphandlingens värde i SEK.

Ange om det är ställt miljökrav i upphandlingen. Klicka på pilen för att få fram en rullista med

valbara alternativ.

Ange produkttyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ.

Ange produkt i fritextfältet med samma namn.

Glöm i inte att kolla av så att samtliga fält på ärendekortet som behöver vara ifyllda är det.


20


Bild 16 – Extra fält på ärendekortet Hantera offentliga upphandlingar.

Att öppna ett mötesärende

Protokoll från beslutande organ ska diarieföras.

Öppna ett ärende i serien Styra (STYR). Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett ärende. Välj

alternativet Styrelseprotokoll under kategorier.

I fältet protokollförande organ anger du det organ som kallelsen/protokollet hör till. Klicka på

rullistan för att få fram valbara alternativ.

Glöm inte att kolla av så att samtliga fält på ärendekortet som behöver vara ifyllda är det.


Genom kombinationen protokollförande organ samt vald institution/motsvarande går det att söka fram

ärenden i de fall det finns flera organ med samma funktion inom universitetet i sökbyggaren. Till

exempel lärarförslagsnämnd + institution/motsvarande.

21


Bild 17 – Extra fält på ärendekortet Genomföra beslutsmöten.

Makulera ärende Det är normalt enbart användare med registratorsbehörighet som kan makulera ärenden. Användare

med utökad handläggarbehörighet i ett ärende kan makulera det specifika ärendet. När du behöver

makulera ett ärende (t.ex. på grund av att du öppnade ärendet i fel serie, dubbelregistrering) gör du på

följande sätt:

Makulera eventuella handlingar. För mer information se avsnittet Makulera handling.

Välj kategoriseringsmallen Makulerat ärende. Tryck på -ikonen så ändras fälten på

ärendekortet så att det syns att ärendet är makulerat. Viss information kan dock fortfarande stå

kvar såsom motpart och kontaktperson, så tänk på att manuellt rensa även dessa fält. För mer

information om hur man använder kategoriseringsmallar, se avsnittet Använda

kategoriseringsmallar.

Ta bort ursprunglig handläggare, Makulerad, ska stå som enda och ansvarig handläggare.

Bocka i kryssrutan ad acta.

Tryck på -ikonen.

22


Bild 18 – Kategoriseringsmall ”Makulerat ärende”.

Om du har öppnat ett ärende i fel serie går det bra att kopiera ärendet till rätt serie innan du makulerar

det. Se avsnittet, Kopiera ärenden.

Handlingskort

Handlingskortet innehåller information om de handlingar/åtgärder som förekommer i ett ärende. Till

handlingskortet bifogas de filer som utgör den handling som registreras, t.ex. ett e-postmeddelande

eller ett inskannat dokument. Det är genom registreringen av dessa handlingar i ett ärende som själva

diarieföringen görs. Att enbart öppna ett ärende betyder inte att enskilda handlingar är diarieförda.

23


Bild 19 – Handlingskort.

Fält på handlingskortet

Åtgärd/Handling Obligatoriskt fält. Kortfattad beskrivning av handlingen enligt skrivregler.

Riktning Obligatoriskt fält. Används för att beskriva om handlingen är Inkommande till LU (från extern part utanför LU), Upprättad vid LU, eller Utgående (till extern part utanför LU). Det går även att använda fältet för att beskriva hur handlingar skickas mellan verksamheter inom LU. Då kan kryssrutan intern markeras.

Ad acta (kryssruta) Används ej inom LU på handlingsnivå.

Intern (kryssruta) Används för att visa att handlingen skickas internt mellan verksamheter inom LU.

Skapad av Namnet på den som lägger in handlingen i W3D3 ska stå här.

Klickar du på -ikonen så fylls ditt namn i automatiskt.

Datum Avser det datum då handlingen inkom/upprättades till/hos LU. Var noga med att ändra detta om handlingen inte registreras i systemet samma dag som den kom in, eftersom systemet automatiskt sätter dagens datum.

Reg.datum Ej ändringsbart fält. Fylls i automatiskt med det datum då handlingen blivit registrerad.

Handlingstyp Obligatoriskt fält. Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan.

Handlingsstatus Obligatoriskt fält. Anger vilket format handlingen har. Följande alternativ finns: Digital handling - handling som är inkommen eller upprättad digitalt, finns endast i digitalt format (kan vara officedokument, e-post m.m.).

24


Går ej att skanna/ladda upp - handling som endast finns i fysiskt format (t.ex. bok, cd-skiva, usb, arbetsprov). Makulerad handling - fylls i automatiskt när en handling makuleras. Skannad handling - pappersoriginal - handling som är inskannad till systemet, originalet finns i pappersformat.

GDPR Används ej inom LU på handlingsnivå.

Extern ref. Kan användas för att hänvisa till ett externt diarienummer.

Information (vänster) Avser eventuell extra information om handlingen. Ifall en handling makuleras noteras anledningen till att handlingen makuleras i detta fält.

Avsändare/mottagare Kontaktuppgifter till avsändaren (den externa part som skickat in handlingen) eller mottagaren (den externa part som handlingen skickas till), du ska alltså inte fylla i ditt eget namn här. Om handlingen är upprättad behöver dessa fält inte fyllas i. Fälten är kopplade till W3D3 egna adressbok så finns avsändaren redan inlagd kommer du få upp förslag utifrån vad du fyller i, i fälten.

Information (höger) Avser eventuell information om avsändaren/mottagaren.

Registrera handlingar

Ärendets handläggare och användare med registratorsbehörighet kan registrera handlingar i ett ärende.

Det är ärendets handläggare som ansvarar för att de handlingar som ska diarieföras, enligt anvisningar

i dokumenthanteringsplanen, finns registrerade i ärendet. Rent praktiskt kan det vid enskilda

institutioner (motsvarande) lösas genom att det sköts av användare med registratorsbehörighet.

Det finns två sätt registrera handlingar i ett ärende. Det går att lägga till en ny handling/åtgärd genom

att klicka på -ikonen på ärendekortet. Läs mer i avsnittet Registrera handling från ärendekortet. För

användare av Microsoft Office produkterna Outlook, Word, Excel m.fl. går det även att registrera t.ex.

e-post eller dokument direkt från programmen. Läs mer i avsnittet Registrera handling med hjälp av

Office Add-in.

Notera att tilläggsprogrammet Office Add-in behöver installeras på din dator för att det ska fungera.

Läs mer i avsnittet Office Add-in.

Registrera handling från ärendekort

Sök fram ärendet där du vill registrera en handling/åtgärd. Läs mer under avsnitten under Att

söka i diariet.

Öppna ärendet.

Klicka på -ikonen uppe till vänster i funktionslisten.

För att bifoga fil/filer klickar du på -ikonen på funktionslisten. Då öppnas fönstret Ladda

upp fil. Klicka på knappen Välj filer så får du upp ett vanligt filväljarfönster i Windows. Med

hjälp av det kan du leta dig fram till den/de fil/filer du vill bifoga till handlingskortet. Du kan

även använda dig av drag-och släpp funktionen och dra de filer du vill ladda upp på

handlingen direkt in på handlingskortet. Ha även för vana att förhandsgranska filen via -

ikonen innan du sparar så att du ser att den blivit korrekt uppladdad.

Fyll i handlingskortet enligt instruktion i avsnittet Fält på handlingskort.


25


Registrera handling med hjälp av Office Add-in

Klicka på W3D3 i menyraden på Outlook, Word m.fl.

På listan med alternativ väljer du Ny handling i ärende

Bild 20 – Valbara alternativ i dialogrutan i Office-programmet.

Se till att det står https://dfs.adm.lu.se i fältet sökväg. Sedan loggar du in med dina

inloggningsuppgifter. Gör du det från den dator du vanligen arbetar ifrån kryssar du i kom

ihåg inloggning så behöver du inte logga in fler gånger. Klicka på OK.

Bild 21 – Fönster för inloggning till Office Add-in.

Du får fram ett fönster för att söka fram det ärende där du ska registrera din handling. Har du

vanligtvis ett begränsat antal ärenden öppna räcker det att klicka på ”sök” så listas dina öppna

ärenden. Det går att begränsa antalet sökträffar utifrån serie, diarienummer, ärendemening,

registreringsdatum, motpart, motparts e-post och handläggare.

Bild 22 – Fönster för att söka fram tillgängliga ärenden.

https://dfs.adm.lu.se/

26


Välj det ärende där du vill registrera en handling. Klicka på OK.

Bild 23 – Markera det ärende där handlingen ska registreras.

Fyll i handlingskortet. Notera att handlingskortet ser olika ut beroende på om du registrerar en

handling från t.ex Outlook eller Word.

Tid och datum Systemet gissar på det datum när t.ex. ett e-postmeddelande togs emot i din inkorg. Behöver du ändra det så bocka ur kryssrutan. Skriv manuellt eller använd kalendern för att ange korrekt datum. Tänk på att datumet ska ange när en handling inkom till eller upprättades vid LU.

Handlingsnamn När ett e-postmeddelande registreras via Outlook anger systemet e-postmeddelandets ämnesrad som förvalt alternativ. Handlingsnamnet ska vara en kort beskrivning av handlingen, och behöver generellt ändras. Behöver du ändra det bockar du ur kryssrutan och skriver in det korrekta handlingsnamnet.

Handlingstyp Klicka på pilen för att få fram en rullista för att få fram valbara alternativ. Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan.

Riktning Bocka ur kryssrutan alternativt klicka på pilen för att få fram valbara alternativ.

Avsändare/Mottagare Använder du Office Add-in från Outlook gissar systemet på e-postmeddelandets avsändare/mottagare. Det kan behöva ändras. I annat fall skriver du in avsändare/mottagare själv.

Handlingsstatus Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ.

Information Informationsfältet fylls automatiskt i med Sparat från Outlook när du registrerar handling via Outlook.

Extern ref. Kan användas om handlingen även är associerad med ett annat nummer (ex. externt diarienummer).

Bifoga Det går att bestämma vad man vill ska bifogas, valbart är:

27


Meddelandetext Meddelandehuvud Bilagor msg.filen

Filnamn För bättre återsökningsmöjligheter rekommenderas att filnamnet är beskrivande för handlingen ifråga (tänk på att inte använda specialtecken i filnamnet så som %;&# och liknande). Du kan ändra filnamnet på ärendekortet i W3D3 genom att använda dig av -ikonen.

Information Registrerar du handlingar via Word, Powerpoint och Excel får du på handlingskortet även ett informationsfält under Avsändare/Mottagare. Det är avsett för information om avsändare/mottagaren.

Bild 24 - Handlingskort när du registrerar från Outlook med hjälp av Office Add-in.

28


Bild 25 – Handlingskort när du registrerar från Word, Excel och Powerpointmed Office Add-in.

Sekretess

När en handling innehåller sekretesskyddade uppgifter ska det markeras på handlingskortet. Då är det

endast ärendets handläggare, användare med direktåtkomst till ärendet, samt den centrala registraturen

som kan öppna och ta del av handlingen. Det gäller även den information som anges på

handlingskortet.

Det är även möjligt att markera sekretess på ärendet i sin helhet (sekretess på ärendekort). Den

möjlighet ska inte användas eftersom ärendet då markeras som *** HEMLIGT *** vilket gör att

registratorer på institution/motsvarande kan inte längre komma åt ärendet för att kunna ad acta det.

Dessutom väcker det onödigt stort intresse hos de personer som tar del av universitetets diarium.

När en handling sekretessmarkeras ska relevant lagrum anges, d.v.s. det ska anges enligt vilken

paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som uppgifter i handlingen är sekretessreglerade. De

paragrafer som är aktuella inom LU finns inlagda som en rullista i det fönster som öppnas när du

sekretessmarkerar en handling.

Registrera handlingen på ärendet.

Klicka på -ikonen i funktionslisten högst upp på handlingskortet. När du gör det öppnas ett

nytt fönster.

Välj rätt lagrum i rullistan med samma namn. Klicka på -ikonen för att spara.

Kontrollera att handlingskortet är orangemarkerat och att -ikonen med syns bredvid

handlingen på ärendekortet.

29


Notera att en sekretessmarkering i W3D3 enbart utgör en teknisk sekretess. Den verkliga

sekretessprövningen sker om/när någon begär att ta del av handlingen.

Bild 26 – Handlingskort med sekretessmarkering.

PDF-konvertering och diarienummerstämpling

I systemet kan du konvertera filer till PDF-format och samtidigt även stämpla diarienumret på

dokumentet. För att konvertera en uppladdad fil klickar du på -ikonen för att skapa en PDF-kopia.

Detta går att göra oavsett om ärendet är öppet eller avslutat. Du kan döpa om filen eller låta

existerande namn stå kvar. För att stämpla diarienumret klickar du i alternativet standardstämpel så

kommer diarienumret hamna uppe i högra hörnet på dokumentet. Klicka sedan på Ja. Du kan även

välja att konvertera i bakgrunden och meddela resultat per e-post, men det behöver endast användas

när det är riktigt stora filer, vid normalstora filer tar konverteringen bara några sekunder.

Bild 27 – Konvertera till PDF och stämpla med diarienummer.

30


Makulera handling

Har du av misstag registrerat en handling i ett ärende går det att makulera den. Klicka på -ikonen

som finns till vänster om handlingen på ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du ska fylla i av

vilken anledning du makulerar handlingen. Klicka därefter på Ja.

Handlingen kommer nu, av säkerhetsskäl, att läggas i något som kallas seriens inkorg. Medarbetare på

den centrala registraturen hanterar denna inkorg. Det är därför viktigt att de får besked om varför du

makulerar handlingen.

På ärendekortet kommer det alltid att synas att en handling har varit registrerad, när och av vem den

har makulerats.

Bild 28 – Dialogruta för att ange orsak till makulering, ange alltid orsaken!

Bild 29 – Notering på ärendekort om makulerad handling.

Att avsluta och arkivera ett ärende När ett ärende är färdigbehandlat skall det avslutas i W3D3. Det görs genom att kryssmarkera rutan ad

acta på ärendekortet. Det är endast användare med registratorsbehörighet eller utökad

handläggarbehörighet på ärendet som kan ad acta ett ärende.

Det är ärendets handläggare som ansvarar för arkiveringen av ärendet, medan det är registratorn som

avslutar (ad acta) ärendet i systemet. När ett ärende är ad acta syns den här -ikonen till vänster om

ärendet i en söklista. Tittar du på ett ärende som är ad acta märker du att det inte går att registrera nya

handlingar eller ändra uppgifter på ärendekortet.

Att ta omhand ett ärende för arkivering innebär för handläggare:

Att du säkerställer att alla handlingar som tillför ärendet sakkunskap finns registrerade i

ärendet.

Att ärendestatus sätts till Till registrator för ad acta.

Att samtliga pappersoriginal i ärendet finns inskannade i W3D3, samt att dessa arkiveras

tillsammans med det utskrivna ärendekortet för ärendet.

Att ta omhand ett ärende för arkivering innebär för registrator:

Att du söker upp ärenden (förslagsvis på veckobasis) som har ärendestatus Till registrator för

ad acta.

Att du ändrar ärendestatus till arkiverat samt kryssmarkerar rutan ad acta på ärendekortet.

Klicka sedan på -ikonen så avslutas ärendet.

31


För ärenden som endast innehåller handlingar som inkommit till, eller upprättats hos oss, i digitalt

format räcker det att avsluta ärendet i diariet. Handlingarna förvaras i W3D3 tills de förs över till ett e-

arkiv.

Handlingar som inkommer till universitetet på papper och handlingar som upprättas inom universitet

där det krävs en signatur för att vara giltigt (t.ex. avtal, protokoll) ska arkiveras i det fysiska arkivet. I

det första fallet eftersom vi är skyldiga att bevara det som inkommer till oss i originalformat, i det

andra eftersom vi behöver bevara våra juridiskt giltiga dokument.

I sökbyggaren går det att ta ut en lista över de ärenden som innehåller handlingar där pappersoriginal

förekommer. Läs mer i avsnittet, Att söka i diariet.

Skriva ut ärendekort

När du har avslutat ett ärende behöver du skriva ut ett ärendekort i de fall det förekommer

originalhandlingar på papper i ärendet. Klicka på -ikonen i funktionslisten på ärendekortet. Välj

alternativet ärendekort. Skriv sedan ut ärendekortet och sortera pappershandlingarna bakom

ärendekortet i löpnummerordning, förvara sedan handlingarna tillsammans med

institutionens/motsvarandes övriga diarieförda handlingar. Förekommer det även digitala

originalhandlingar i ärendet bevaras dessa i W3D3 tillsvidare. Det är enbart pappersoriginalen som

behöver arkiveras tillsammans med ärendekortet, om det endast finns digitala originalhandlingar i

ärendet behöver inget ärendekort skrivas ut.

Bild 30 – Ta fram ärendekort.

Att skicka vidare ärenden inom Lunds universitet

När ett ärende bereds inom olika delar av LU kan ett ärende behövas skickas vidare till en ny

handläggare inom en annan organisatorisk enhet. Detta kan endast registratorer göra.

När du skickar vidare ett ärende till en annan handläggare inom universitetet lägger du till honom eller

henne som ansvarig handläggare. Därefter ändrar du i fältet institution/motsvarande så att det

överensstämmer med den institution/motsvarande som den nya handläggaren tillhör. Det senare är

viktigt eftersom ansvaret för ärendet flyttas och ärendet kommer att arkiveras hos den nya

institutionen/motsvarande.

Om den ursprungliga handläggaren behöver ha fortsatt tillgång till ärendet kan hen ligga kvar som

handläggare, så länge den som övertagit ärendet är markerad som ansvarig handläggare.

32


När ansvaret för ett ärende övergår till en ny handläggare övertar den nya handläggaren även ansvaret

för förvaring av ärendet, eventuell hantering av JK, samt att ärendet ad acta-läggs och arkiveras när det

är färdigbehandlat. Det är därför viktigt att den nya handläggaren även får eventuella

originalhandlingar på papper som tillhör ärendet i fråga.

Att söka i diariet

Normalt har du tillgång till och kan söka bland ärenden där du är tilldelad handläggare. Beroende på

vad du behöver för ditt arbete kan din behörighet anpassas efter detta.

Det finns olika sökfunktioner och nedan ges en beskrivning av hur de används. Via ärendekort – här kan du söka utifrån den information som finns ifylld på

ärendekortet och till viss del på handlingskortet.

Sökbyggaren – sök via samtliga fält i olika kombinationer. Du kan även välja hur du

vill ha sökresultatet presenterat. OBS! Våra anpassade fält i utökade ärendekort kan

endast sökas via sökbyggaren (studentärende, upphandlingsärende, fastighetsärenden

m.fl.).

Fritextsökning – sök via handlingar och ärenden eller bland metadata i form av

filnamn på bifogade filer.

Övriga sök – En lista över kortkommandon för sökning i systemet.

Bevakningsdatum – listar alla bevakningsdatum som finns på något ärende där du är

handläggare.

Mina ärenden – listar alla öppna ärenden där du är handläggare.

Gruppärenden – Används inte vid LU i nuläget.

Ärendekö – Används inte vid LU i nuläget.

Att göra – Används inte vid LU i nuläget.

Mina arbetsdokument – listar alla arbetsdokument du har arbetat med.

Direkt ärendeåtkomst

Funktionen direkt ärendeåtkomst kan användas för att ge användare behörighet till ett eller flera

specifika ärenden i systemet som personen normalt inte har tillgång till. T.ex. vid ett

utlämnandeärende när handläggaren är på semester. Behörigheten kan ges i både öppna och stängda

ärenden genom -ikonen på ärendekortet. Endast registratorer kan tilldela direkt ärendeåtkomst men

åtkomsten kan ges till alla användare i systemet. Tänk på att när du tilldelar någon denna behörighet

ser personen även eventuella sekretessmarkerade handlingar i ärendet.

På den personliga startsidan kan du anpassa en/flera av modulerna (vyerna) att enbart visa

ärenden där du blivit tilldelad direkt ärendeåtkomst. Välj då Direkt ärendeåtkomst.

OBS! Notera att det enbart är tillåtet att göra sökningar och ta del av information som du

behöver för att utföra dina arbetsuppgifter. Detta gäller även information som i sig utgör

allmänna handlingar vid Lunds universitet. Du kan begära ut informationen men det är inte

tillåtet att själv söka fram informationen, såvida du inte behöver den för att utföra dina

arbetsuppgifter.

33


Se alla dina öppna ärenden


öppna ärenden där du är handläggare. Välj då Mina ärenden.

I navigationslisten får du fram alla dina öppna ärenden via Mina ärenden.

I Via ärendekort markerar du Endast öppna ärenden och fyller i ditt namn i fältet handläggare.

Söka ärenden där du är ansvarig handläggare


ärenden där du är ansvarig handläggare. Välj då Ärenden med mig som ansvarig.

I Via ärendekort kombinerar du din sökning med att markera Ansvarig i kryssrutan för

handläggare (du som har registratorsbehörighet behöver också fylla i ditt eget namn).

Söka bland dina avslutade ärenden

I Via ärendekort kombinerar du din sökning med att markera Endast ad acta i kryssrutan och

fyller i ditt namn i fältet handläggare.

Söka bland dina arbetsdokument i öppna ärenden

Möjligheten att se arbetsdokument skiljer sig inte mellan handläggare eller användare med

registratorsbehörighet.


arbetsdokument du arbetat i. Välj då Mina arbetsdokument. Vi rekommenderar inte denna

modul då du endast ser de arbetsdokument där du var den som senast redigerade, om någon

annan varit inne och redigerat i dokumentet efter dig syns det inte längre här.

I navigationslisten får du fram dina arbetsdokument i öppna ärenden via Mina

arbetsdokument. Observera att alla arbetsdokument som tillhör dina ärenden inte visas här

utan endast de dokument du själv arbetat i.

Söka ärenden inom institutionen/motsvarande

Du som har registratorsbehörighet kan söka efter ärenden inom den egna institutionen genom att

använda Via ärendekort. Om du har registratorsbehörighet i samtliga öppna serier se till att alternativet

ALLA står i seriefältet längst upp till höger på fönstret. Välj namnet på din institution i fältet

institution/motsvarande och klicka på -ikonen.

Du kan även söka efter institutionens/motsvarandes ärende i en specifik serie. Välj då vilken i vilken

serie du vill söka fram ärenden.

Sök fastställd fil/dokument i ärendet

Om du letar efter en fil i ett visst ärende så kan du istället för de allmänna sökfunktionerna

klicka på -ikonen på ärendekortet för att få upp ett sökfönster för att söka efter filer i just

det aktuella ärendet. Du söker då på del av filnamnet.

Söka via Sökbyggaren

Det finns en sökbyggare i systemet där du kan bygga sökfrågor. För att bygga en sökfråga börjar du att

välja vilket objekt (till exempel ett ärende) du är intresserad av och därefter, i nästa rullista, den

egenskap hos objektet (till exempel ärendemening) som du vill använda. Därefter talar du, med hjälp

av den tredje rullistan, om huruvida poster du söker efter måste innehålla, börja på eller vara lika med

något visst för att komma med i din träfflista. T.ex. kan du välja alla poster där ärendets egenskap

Registrator innehåller ditt namn för att se hur många ärenden du skapat i systemet. I den första

34


kolumnen på raden kan du negera kriteriet för att välja ut alla poster som inte stämmer med kriteriet du

valt för din sökning.

När du har byggt din fråga eller med andra ord, lagt in sökkriterier, måste du ange behörighetsgrupp.

Beroende vilken behörighet du har och om du söker i de serier som införts 2014 eller i tidigare serier

kan här finnas olika alternativ. Du kommer endast få upp de behörigheter du har tilldelade på dig, inga

andra behörigheter kommer att finnas valbara. När du fyllt i sökkriterier kan du klicka på Visa antal

för att se hur många träffar sökningen gav; alternativt använder du returtangenten eller klickar på Visa

träfflistan för att se träffarna. Om du behöver fler än ett sökkriterium väljer du OCH eller ELLER från

rullisten sist i raden, för att tala om hur nästa kriterium förhåller sig till det förra. Du får då en rad till.

Så snart du har mer än en rad kan du välja att ta bort rader med hjälp av -ikonen framför den rad du

inte behöver.

Bild 31 – Fält för att lägga in sökkriterier.

Nedanför sökdelen av fönstret finns träfflistan där antalet träffar visas. Om du vill se andra fält än de

tre förvalda i kolumnerna i träfflistan, kan du välja från rullisterna i rubrikraderna. Du väljer då

aktuellt objekt från den övre och egenskap från den nedre av de två rullisterna för respektive kolumn.

Om du vill ange en annan sorteringsordning klickar du på den lilla fyrkanten till höger om den kolumn

du vill sortera på. Klicka igen om du vill ändra ordningen mellan stigande och fallande och avsluta

med att klicka på Visa träfflistan för att hämta träffarna med den nya sorteringen.

35


Bild 32 – Fält för att bestämma vilka sökträffar som ska visas.

Kortkommandon för sökning Ctrl + 0 Öppna ditt senast öppnade ärende i den aktuella serien

Ctrl + shift + 1 Öppna senast registrerade ärendet i den aktuella serien

Ctrl + 1 Sök via ärendekort

Ctrl + 2 Sök i ärende med sökbyggare

Ctrl + 3 Sök i dokument (egentligen fritext, då det söker i ärendenas metadata också)

Ctrl + 4 Sök på åtgärd-/handlingsnamn

Ctrl + 5 Sök på filnamn

Ctrl + shift + 5 Sök namn på arbetsdokument

Ctrl + 6 Sök på avsändare/mottagare

Ctrl + 7 Sök på diarienummer

Ctrl + 8 Sök på ärendemening

Ctrl + 9 Sök på motpart

Ctrl + shift + 9 Sök på motparts id-nummer

https://dfstest.adm.lu.se/Asp/SearchReference_L.asp













36


Ta ut rapporter

Det finns ett flertal standardrapporter i systemet. Det går att ta ut rapporter både på ärendenivå och på

serienivå.

Bild 33 – Tillgängliga rapporter

Beslutslista: Lista över alla ärenden med beslut under en vald period.

Bevakningslista: Lista över alla bevakningsdatum under en vald period.

Delegationsordning: Ej relevant inom LU.

Förtroendemän: Ej relevant inom LU.

Förtroendemän med uppdrag: Ej relevant inom LU.

JK arbetslista/Öppna ärenden: Lista över öppna ärenden som ska underställas JK.

JK-lista: Lista över ärenden som ska underställas JK.

Nya ärenden: Lista över alla nya ärenden under en vald period.

Nämnd: Ej relevant inom LU.

Postlista: Lista över inkomna handlingar baserat valbart på handlingarnas registreringsdatum

eller ankomstdatum.

RS_Handläggarhistorik: Listar handläggare inom en serie.

Documents

Medarbetarwebben - Användarmanual för W3D3...4 Användarmanual för W3D3 Version 1.2 2020-03-24 de ärenden som användaren står som handläggare på). Med denna grundbehörighet