Samskabt styring

Metoden, erfaringerne og inspiration

v/ Marie Ramskov Balch, konsulent i KL og Christina Borries, konsulent i OAO

Netværksmøde for næstformænd i HovedMEDHorsens, den 10. oktober 2018

Hvem er Fremfærd?Fremfærd er et partssamarbejde om udvikling af de kommunale kerneopgaver.

Fremfærd samarbejder med 8 kommuner om at udvikle, afprøve og sprede forskellige metoder til at opnå en forenklet og meningsfuld styring.

Indsatserne har fokus på 3 bundlinjer: • bedre velfærd og kvalitet til borgerne• godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø for medarbejdere og ledere• effektivisering af opgaveløsningen

Hvad er styring?

Styring kan ses som bindinger på den autonomi, man vælger at give de ansatte.

Det kan være de mål, man skal arbejde hen imod, regler og proceskrav til, hvordan opgaverne skal løses og den dokumentation, der giver muligheder for at evaluere, sammenligne og kontrollere og et grundlag til at skabe læring og videndeling.

• En metode til at udvikle bedre styring til gennem involvering af chefer, ledere og medarbejdere på tværs af hele styringskæden.

• De, der har ”aktier” i en given regel, arbejdsgang eller opgave, skal involveres i at undersøge, udvikle og implementere meningsfuld styring, der understøtter arbejdet med kerneopgaven.

Hvad er samskabt styring?

at ’rydde op’ i styring, som ikke giver mening eller forstyrrer at kvalificere arbejdsgange, procedurer, dokumentation eller

større styringsmodeller at implementere nye styringskrav på et forvaltningsområde

eller på en institution at opbygge en bedre kultur, hvor ledere og medarbejder har

større ejerskab til styringen, løbende rydder op i styring der forstyrrer og implementerer nye love og regler så det understøtter kerneopgaven at give bedre velfærd til borgerne og styrke tilfredsheden

blandt medarbejderne

Hvad kan samskabt styring bruges til?

Samskabt styring – velfærdsområder

• Ældre- og børne området i Horsens og Høje Taastrup Kommune (Fremfærds bestyrelsen)

• Miljø og Teknikområdet i Københavns Kommune (Fremfærds bestyrelse)

• Det specialiserede socialområde i Odder og Herning Kommune (Fremfærd Særlige Behov)

• Ældreområdet i Haderslev, Stevns og Køge Kommune (Fremfærd Ældre)

Samskabt styring – styringsudfordringerne

Fokus på:• Bøvl i hverdagen, der forstyrrer arbejdet med kerneopgaven.• Dokumentation der ikke giver mening og ikke understøtte

arbejdet med kerneopgaven. • Større styringsredskaber som fx budgetmodel og

visitationsmodel.• Muligheder i ny lovgivning fx Servicelovens nye bestemmelser

om tidlig forebyggende indsats.• Styring i forhold til at nå effektmål.• Styring i forhold til attraktive arbejdspladser.

• Hvad er de største styringsudfordringer i jeres kommune?

• Hvilke konsekvenser har det for borgere og medarbejdere?

Drøftelse

Samskabt styring – lokal tilpasning

• Hele området eller 1-3 arbejdspladser • Alle ledere og medarbejdere deltager eller arbejdspladser

repræsenteret ved arbejdsgruppe, MED, TRIO (der involverer resten af arbejdspladsen)

• Arbejdspladserne udpeger styringsudfordringerne ellerudpeget på forhånd

Metoden: systematisk proces i 6 trin1. Intro og

fælles sprog

2. Udpege og prioritere udfordringer

3. Udvikle løsninger

4. Teste og implementere

løsninger

5. Måle om løsningerne giver effekt

6. Lære af processen og

beslutte næste skridt

Styringsudfordringen sætter holdet

Løsninger skal have øje for at….

Tillid og kontrol kan være samarbejdspartnere • når medarbejderne forstår formålet• når den understøtter videndeling, læring og udvikling • når den understøtter arbejdet med kerneopgaven• når medarbejderne opleves at have et tilpas handlerum

Løsninger bygger bl.a. på …

De 4 F’er:• Fjerne overflødigt og forældet styring• Forandre ikke optimalt fungerende styring,

der kan ændres• Forankre ikke optimalt fungerende styring,

der ikke kan ændres• Fastholde velfungerende styring, der

bidrager til opgaveløsningen

• Styringen bliver i højere grad et fælles fagligt redskab i arbejdet med kerneopgaven

• Mere sammenhængende borgerforløb på tværs af enheder og områder

• Mere fokuseret dokumentationspraksis, fordi de ved, hvem der skal bruge oplysningerne og til hvad

• Unødigt og forældet styring fjernes og giver mere tid til kerneopgaven

• Bedre balance mellem forskellige styringsmæssige hensyn og dilemmaer

Resultater: nye styringsløsninger

En kultur, hvor ledere og medarbejdere i højere grad:• anerkender styringsbehovene, • kritiserer konkret styring konstruktivt • løbende at fjerne unødvendigt, bøvlet bureaukrati• samarbejder om implementering af ny styring.

Resultater: Ændret kultur

Ændrede roller og kompetencer

Tna Øllgaard Bentzen fortæller om roller:

https://vpt.dk/innovation-afbureaukratisering/seks-trin-til-samskabt-styring

Hvis I skal arbejde med samskabt styring i jeres kommune, hvilken rolle og opgaver har skal HovedMED i forhold til:• Opbakning og ejerskab• Sikre fremdrift• Forankring.

Drøftelse

Ti vigtige erfaringer

1. Metoden skal tilpasses den styringsudfordring, man vil løse2. Involver altid berørte medarbejdere og relevante ledelsesniveau3. Ledelsen kan på forhånd udpege styring, men det kan være en

fordel at gøre det i fællesskab4. Vigtig forudsætning: Fælles sprog og ejerskab5. Topledelsen skal deltage, bakke op og fjerne sten på vejen6. Forankring i MED øger robusthed og legitimitet7. Undersøg udfordringerne, drag ikke for hurtige konklusioner8. Fra projekt til ny kultur9. Involvering af mange parter nødvendig, men tidskrævende10.Man kan starte i et hjørne og behøver ikke at sigte efter den

”perfekte” løsning i første hug

• Vi overvejer lige nu hvordan vi bedst hjælpe kommuner, der gerne vil køre et forløb

• Inspirationsoplæg • Rådgivning • Hjælp til at designe et forløb• Materialer – metoder, cases, interviews?

VPT samleside: https://vpt.dk/mere-kerneopgave-mindre-bureaukrati

Inspiration, rådgivning og hjælp

• Hvordan kan I være med til at sætte ”samskabt styring” på dagsordenen i jeres kommune og hvor ser I de største udfordringer?

• Hvordan kan vi bedst hjælpe jeres kommune i gang?

Drøftelse