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Metodietecnologieperlagestionedeimateriali
nelReparto
Torino,14marzo2014
Corsobase:ilprocessodellalogisticafarmaceutica,prospettiveesfideperilfarmacistaSSN
CarloRafeleAnnaCorinna Cagliano
PaolaPezzattiPOLITECNICODITORINO
DipartimentodiIngegneriaGestionaleedellaProduzione
• Lalogisticasanitaria
• Ilprocessodigestionedelfarmaco
• IlProntuariodiReparto
• Laclassificazionedeimaterialielacodificaunica
• IflussiinformaticieilcollegamentoconlaFarmacia
• Ilcontrollodellescortenelmagazzinodireparto
• Metodietecnologieperlagestionedeimateriali
• Casieapplicazioni
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Indice
Macroemicro‐logisticasanitaria
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
MICRO‐LOGISTICA MACRO‐LOGISTICA
Sioccupadelladisponibilitàdelbene,delsuoconsumoedellarichiestadiripristinodelladisponibilitàedè vicinaallafasediutilizzo.
Sioccupadellalogisticadiapprovvigionamento,dellostoccaggio,deitrasportiedelladistribuzioneedè
lontanadallafasediutilizzo.
Ilciclodigestionedeimaterialisanitari
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
1.Paziente1.Paziente 2.Reparti2.Reparti 3.Farmacia/Economato3.Farmacia/Economato 4.Magazzino4.Magazzino 5.Fornitori5.Fornitori
Originedelladomanda
Consegnadirettadaifornitori
Provveditoratooufficioapprovvigionamento
Gared’acquisto
AnagraficaAnagrafica
FormazioneFormazione
InformativiSistemi
Informativi
TecnologieTecnologie
ModalitàdigestioneModalitàdigestione
Proprietàdibeni
Proprietàdibeni
Controlloscorte
Controlloscorte
GestioneobsoletiGestioneobsoleti
Resi/Emergenze/Urgenze
Resi/Emergenze/Urgenze
Tempisticheapprovvigionamento
Tempisticheapprovvigionamento
cambiamentoResistenzealcambiamento
Definizionedeiruoli
Definizionedeiruoli
FlussodeimaterialiFlussodelleinformazioni
Confrontoconaltrelogistiche
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Occorre sfatare il mito che la sanità sia altro dal resto deisistemi organizzati e che le logiche applicabili agli ambitiproduttivi e del terziario non lo siano in questo contesto.
La sanità ha standard di sicurezza alti, ma i flussi, i rapportioperativi, le procedure sono similari ad altri contestilavorativi.
La scarsa attenzione ai processi di supporto e alle possibiliibridazioni è una delle cause dell’arretratezza delleorganizzazioni sanitarie.
• Lalogisticasanitaria
• Ilprocessodigestionedelfarmaco
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Indice
Processogestioneclinica
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1.Paziente/Medico 2.Reparti2.Reparti 3.Farmacia/
Economato 4.Magazzino4.Magazzino 5.Fornitori5.Fornitori
Originedelladomanda
Consegnadirettadaifornitori
Provveditoratooufficioapprovvigionamento
1.1Necessitàdicure 2.1Gestionecartellecliniche
3.1Richiestematerialesanitariodaireparti
5.1Gestioneordiniprodottifarmaceutici
2.2Gestionescortefarmaci
2.3Stoccaggiomateriale
2.4Somministrazioneterapie
4.2Stoccaggiomerce
4.3Ricevimentomerce
4.4Caricamentodaticontabili
3.2Acquistomaterialesanitariodaifornitori
4.5Trasportocarrelliaireparti
5.2Consegnamerci
Rafele, Grimaldi, 2008
Gared’acquisto
ConsegnadirettaalB.O.
4.1Controllosoglieminimeescadenze
prodotti
Circuitodelfarmaco
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Alivellomicroperanalizzarelacatenalogisticaoccorreconsiderarecinquesotto‐processi:
• Determinazionedeifabbisogni• Stoccaggiocentralizzatoprodotti• Alimentazionedelreparto• Stoccaggioperifericoprodotti• Modalitàdisomministrazione
Sioperasudueambitiinteragenti:
• Farmacia• Reparto(oaltricentridiconsumo)
Unica catena logistica
Unico gestore logistico
Circuitodelfarmaco‐ FARMACIA
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Ricevimento• LaFarmaciariceveiprodottiprecedentementeordinati.
Stoccaggio• Dopoilricevimentodeiprodotti,questidevonoesserestoccatineglispaziopportuni.
Analisidellerichieste• Analisidellerichiestedeicentridiconsumoelorovalidazione.
Pickinginmagazzino• Apartiredallerichiestericevutedaireparti,glioperatoridimagazzinoverificanolapresenzadeimaterialieglieventualiscaduti.
Allestimentoedistribuzioneinreparto• Glioperatoriprelevanoilmaterialedalmagazzino,allestisconoilcarrellochevieneconsegnatoinrepartodoveifarmacivengonocontrollatiesistematinegliarmadi.Apartiredallerichiestericevutedaireparti,glioperatoridimagazzinoverificanolapresenzadeimaterialieglieventualiscaduti.
Ordinid’acquisto(OdA)esolleciti• L’ufficioacquististipulaicontratticonifornitori,emettegliordinieisollecitiincasodiconsegneinritardo.
Circuitodelfarmaco‐ REPARTO
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Prescrizionedelmedico• Ilmedicoindicalaterapiasullacartellaclinicadelpaziente.
Passaggiodellaprescrizione dalmedicoall’infermiere• L’infermieretrascrivelaterapiasul“quaderno”diterapia.
Allestimentocarrelloterapia• Ilcaposalaol’infermiereverificanolacorrispondenzatraquantoindicatosulquadernoditerapiaequantopresentesulcarrelloditerapia.Qualoramancasserodeifarmacisicompilanolerichiesteurgenti.
Preparazione esomministrazionedeifarmaciprescritti• L’infermiere,apartiredalleinformazionipresentisulquaderno,predisponeifarmacielisomministra.
Analisideifabbisognidireparto• Verificaperiodicadeifabbisognideifarmaciedelmaterialesanitario.
Richiestediprelievo(RdP)odiacquisto(RdA)• Ilcaposala,apartiredaifabbisogni,compilalerichiesteeleinviaallafarmacia.
CircuitodelfarmacoinReparto
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Prescrizione evalidazionedella cura
Preparazionedellaterapia
Consegnaesomministrazio‐nedelfarmaco
Gestionedeiprodottieritiro
deilotti
Il“circuitodelfarmaco”èuninsiemecomplessodicompitidasvolgereerichiedel’interventodidiversiattori.
Criticitàinreparto(sistematradizionale)
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• Coinvolgimentoeccessivodegliinfermieriinattivitànonattinentiallaloroprofessione
• Possibilierroridiprescrizionedovutaallamancanzadiinformazioni
• Erroriditrascrizioneointerpretazione,quandolaprescrizionenonvieneriportatacorrettamente
• Elevatovaloredelleimmobilizzazioniinrepartoerischioobsolescenza
• Mancataconoscenzadell’effettivoconsumatoinreparto• Elevatafrequenzadirichiesteurgenti• Imprevedibilitàdellerichiestedireparto• Gestionefisicadeimateriali“abuonsenso”• Elevataattivitàburocraticadiscritturaperilpassaggiodi
informazioni
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Prontuarioterapeuticodireparto[2/2]
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• èindispensabileperl’integrazione trairepartielafarmacia
• èlabaseperl’informatizzazione
• è interessatodaicontinuiaggiornamentidelleterapieedall’utilizzodeifarmacipersonalizzati.
Ilprontuarioterapeuticodireparto(PTR):
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Classificazionedeifarmaci
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I farmaci sono identificati con il codice A.I.C. (AutorizzazioneImmissione in Commercio) che riconosce in modo univoco ogniconfezione farmaceutica in commercio in Italia. Tale codice vienerilasciato dall'Agenzia Italiana del Farmaco (AIFA).
IlcodiceA.I.C.èunnumerodi9cifrestampatoobbligatoriamentesullaconfezionefarmaceutica(acuièancheassociatouncodiceabarreperfacilitarnelaletturaconstrumentielettronici)chepermettediidentificarlainmodocertoeunivoco,distinguendolaancheinbasealnumerodicompresse/unità,allapercentualediprincipioattivopresente,allaviadisomministrazione, etc.
Classificazionedeidispositivimedici
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Il Ministero della Salute ha approvato la classificazione nazionale deidispositivi medici che impone l’uso della CND ai fini degli adempimentiinformativi delle Aziende Sanitarie.
La CND risulta incompleta per due motivi fondamentali:
1) Non arriva ad identificare il prodotto unitario e questo risulta inutile aifini della logistica.
2) La CND è stata implementata dai fabbricanti e vi sono casi dovefabbricanti diversi di uno stesso prodotto hanno attribuito codici diversidella CND.
Anagraficaunicasanitariaregionale
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Attualmente,inItalianonèancorastatarealizzataun’anagraficaunicaregionale perlacomplessitàdellavoro,anchesemolteRegionihannoottenutorisultatiparzialiinterminidiestensioneacategoriedi
prodottiodinumerodiAziendesanitariecoinvolte.
L’adozionediunauniformitàdilinguaggioèdeterminanteaifinidellacontrollabilitàdeiprodottiedell’appropriatezzadell’utilizzo.
Ilrepertoriounicoregionalerappresentaunostrumentoindispensabileperilgovernodellaspesasanitariaepermette:
• larazionalizzazionedegliacquistidapartedelSistemaSanitarioNazionale,
• lasemplificazionedeiprocessi,• ladefinizionedeiprezzidiriferimentoeilmonitoraggiodella
spesa.
Anagrafiche
REALTA’SANITARIAPIEMONTESE• Sono presenti 19 anagrafiche diverse per quanto concerne i codici diidentificazione dei singoli prodotti, le relative descrizioni ed i dettagliinformativi ad essi associati.
• Le “regole” da utilizzare per mantenere aggiornata l’anagrafica e perl’inserimento di nuovi articoli sono diverse e spesso assenti.
• L’anagrafica dei prodotti è rappresentata da quattro grosse macrocategorie: farmaci, reagenti, dispositivi medici e materiale economale esi aggira intorno ai 40.000 codici.
• L’ Assessorato alla Salute ha in corso un tavolo di lavoro per formulareun’ Anagrafica Unica.
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Criticitànellagestionedelleanagrafiche
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Tutte le aziende sono tradizionalmente impegnate in onerose operazionidi gestione e manutenzione delle proprie anagrafiche prodotto.Quando questo processo di alimentazione delle anagrafiche è gestito inmodo destrutturato, la filiera nel suo complesso va incontro a difficoltà.
NESSUNAFORMADIAUTOMATIZZAZIONENELLAGESTIONEDEIDATIperchéiformaticoncuileinformazionisonoinviateericevutesonodiversiperogni
azienda
PROCESSIDICONDIVISIONEFRAILFABBRICANTE/DISTRIBUTOREEL’AZIENDAOSPEDALIERAFRAMMENTATI
(Es.Incrocio tra codice REF.ecodice prodotto esteso)
ELABORAZIONEDIDATASETSULLABASEDILOGICHEINTERNE
Processodisincronizzazionedelleanagrafiche
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Stabilire pratiche standard di condivisione delle anagraficheprodotto NON vuol dire condividere un unico sistema informativo ouna particolare applicazione.
Bisognainvececondividere:
Il SETINFORMATIVOcheleaziendedovrannoscambiarsiinterminidiquanteequaliinformazionisarannooggettodelprocesso
disincronizzazione
IlFORMATODELLEINFORMAZIONI,stabilendonellasostanzaunasemanticacondivisa
IPROCESSIDISINCRONIZZAZIONEchedovrannoesserecompatibiliconiprocessiinternidellesingoleaziende
Soluzione
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LasoluzionestandardGS1 perlasincronizzazionedelleanagrafichediprodotto:
Soluzione GDSN(GlobalDataSyncronization Network)
• Sitrattadiunasoluzionemulti‐settoriale,dicuièstataprodotta,perilsettoreHeathcare unaspecificaestensione.
• Basatasulsistemadiidentificazionestandarddeiprodottiedeisoggetti,permettel’allineamentointemporealedelleanagrafichedelfabbricante/distributoreconquelledelleaziendeacquirenti(magazzinicentraliosingoleaziendeospedaliere).
• Permettel’aggiornamentodelleinformazionipressotuttiiclientiattraversoununicopuntoedun’unicainterfaccia.
DataModelGS1GDSNHealthcareItalia
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• Nella“GuidapraticaDataModelGS1GDSNHealthcareItalia”sonoraccoltetutteleinformazioninecessariepercaratterizzareundispositivomedicoalfinediottimizzareeomogeneizzareiprocessidigestioneoperativadelprodottopertuttigliutentidelsistema.
• LaGuidapraticaDataModelGS1GDSNHealthcareItaliaèundocumentodescrittivoeoperativodelsetdiinformazionichecaratterizzanoilprodottodalpuntodivistaanagraficoenesupportailprocessodiallineamentoconidiversipartnercommerciali.
• IlDataModelGS1GDSNHealthcareItaliaècostituitodaunsetdiinformazionicondivisedalleorganizzazionichepartecipanoal gruppodilavoro chelohaprodotto.
• IlGDSNpermetteaipartnercommercialidicondividereinformazionisempreaggiornateedirimaneresincronizzatidopoognimodifica.
Criticità
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La mancanza di una codifica univoca sia in termini di nomenclatura,sia di sintattica dei codici comporta:
DifficoltàdiLETTURA deicodicidiprodottoconinterruzionidelflussoinformativointerno
OstacoloallaTRACCIABILITA’deiprodotti
CommistionediPROCESSIINFORMATIZZATIEMANUALInelmedesimoflussologistico
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Integrazione
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L’integrazionedelleattivitàdiapprovvigionamentoelogisticahaunimpattosignificativosuisistemigestionalieorganizzativierichiedelosviluppodi
soluzioniinformativeevolute.
ICTnellamicro‐logisticasanitaria
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Unasoluzioneinformatizzataperl’interoprocessodimicro‐logisticasanitariapotrebbeprevedere:
• softwarediprescrizione
• somministrazionecontrollata
• gestionedellescorteinformatizzata.
Esempioconcarrelloinformatizzato
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SOFTWARECOINVOLTINELSISTEMAINFORMATIVO
SoftwareAmministrativo(anagrafica,ordini,carico,scaricogiacenze,ecc.)
Softwaredicartellaclinica
Giacenze
Aggiornamento
Vincolisullefuturegiacenze Prescrizione
Somministrazionealpaziente
Carrello
Anagrafica Propostareintegro
Fonte:L.Gubian,2009
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Soluzioni?
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Persuperarelecriticità,inalcunerealtàsanitariesonostatesviluppatealternativedigestionedelfarmacochepermettonodicontrollareilflussodeimaterialie
delleinformazionilungolacatenalogistica
Modalitàinnovativadigestionedeifarmaci
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GESTIONESUPREVISIONERichiestacartaceaoinformatizzatasullabasediunlimitemax
GESTIONESUCONSUMORipristinofisicovuotocontropieno
Richiestainformatizzataconosenzaprescrizioneelettronica
Modelloevolutivo[1/2]
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Ilmodelloevolutivoprevedeunosviluppoprogressivo emodulare,voltoaeliminareleinefficienzedelsistema
tradizionale.
Lelineegeneralidisvilupporiguardano:
• lagestionedeiprodottisecondolalogicadel“flusso teso”trafarmacia ereparti,
• l’identificazione elatracciabilità deiprodotti,
• lariduzionedelrischioclinico.
Modelloevolutivo[2/2]
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Gliinterventidarealizzareinrepartodevonoseguireleseguentimacrodirezioni:
• Standardizzazioneesemplificazionedelleattività,perpotercontrollaremeglioilsistema.
• Realizzazionediun“flussoteso”effettivotralaFarmaciaeilreparto(logicaPULL),doveladomandaallafarmaciaderivadirettamentedalleprescrizionienonpiùdavalutazionisoggettivedeicapisala.
• Gestionedeltipo“pienocontrovuoto”(sistemapull),pergarantireunalogicaFIFO(FirstIn‐ FirstOut)nellemovimentazioniinterne,richiedendosololequantitànecessarieneipuntidiutilizzo.
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Logicheestrumentiperlagestionedeifarmaci
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Carrelloarmadiokanban
Somministrazioneinformatizzata
Prescrizioneecartellaclinicainformatizzate
Carrelliearmadi“intelligenti”
Doseunitariaepersonalizzata
Refilling
Sistemarefilling
Sistemarefilling
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• Ilsistemarefilling prevedecheifarmacipassinodallafarmaciaairepartisecondounalogicadireintegro delledotazionidirepartostudiatedacaposalaemediciingradodigarantireilnormalefunzionamentodelreparto.LalogicadeveesseredeltipoPULLconripristinodelconsumato
• Ilsistemarefilling,rispettoalsistematradizionale,rimaneinvariatoalivellodicorsia,lagestione deidocumentièinfatticartacea.
• Ilsistemavariaalivellodirepartoefarmaciadovecisonostrumentitecnologiciperlarilevazionedeifabbisogni.
Metodokanban
Metodokanban
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Ilkanban (cartellino)consistenell’organizzazionediunflussotesodeimaterialidovel’alimentazionedelreparto
avvienesolosecondolalogicadel“ripristinodelconsumato”,conlapossibilitàdiunforteabbattimentodellescorteedi
minorispazioccupati.
ModelloJustInTime(JIT)
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Il principio seguito dal modello JIT (Just In Time) è stato quello del“Pull” (letteralmente tirare), cioè richiedere i farmaci solo quando sonostati realmente consumati (terapie e pazienti) dal cliente (reparto),evitando così l’accumulo di farmaci all’interno dei reparti.
Per poter applicare questo principio si utilizza il metodo kanban in trediverse soluzioni:
• Carrelli farmaci gemelli
• Carrello supermarket
• Kanban elettronico
Ilcartellinokanban
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Il sistema con carrelli gemelli si basa sull’utilizzo di schede di accompagnamentomateriali che consentono di:
• ordinare il materiale necessario,• gestirlo nel magazzino centrale,• garantire il First In‐First Out nelle movimentazioni interne,• richiedere solo la quantità necessaria nei punti di utilizzo.
Il Kanban (letteralmente cartellino) ha in sé tutte le informazioni necessarie per larichiesta del farmaco: il codice, la descrizione, la quantità, le data di consegna e ilmagazzino di provenienza.
Logicadirifornimentoconcarrelligemelli
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
(a)Siparteconilcarrelloadarmadiopienoinrepartoconledotazionidifarmaciperlasettimana. (b)Conperiodicitàinfra‐
settimanale,vieneinviatoinrepartouncarrellopieno.Allaricezione,ilcarrellosemivuotoèinviatoinfarmacia.
(c)Infarmacia,siprocedealreintegrodelcarrellosemivuotoconlogicaFIFOperilsuccessivoinvioalreparto.
Reintegrodotazionepredefinita
Forn.1
…
Forn.i
…
Forn.N
Carrelloarmadiokanban
Carrellodicorsia
Flussofisico
Flussoinformativo
PazienteFarmaciamagazzino
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Il sistema con carrello Kanban è caratterizzato da soluzionisemplici e a basso contenuto tecnologico (gestione cartacea deidocumenti o addirittura assenza di documenti).
Il carrello ad armadio diventa un buffer periferico di reparto e nonpiù solo un semplice vettore di trasporto.
Logicadirifornimentoconcarrelligemelli
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Il Carrello Supermarket è il luogo dove sono ubicati, in quantità definite,tutti i farmaci necessari per la cura dei pazienti di un reparto.
Soluzioneconcarrellosupermarket
Contenitorisingolidispostinelcarrello
CarrelloSupermarketditipoindustriale
Proecontrodelmetodokanban
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BENEFICI CRITICITA’
Riduzionedimensionimagazzinodirepartoedeliminazionedell’armadiodireaparto
Presenzadidoppicarrelliadarmadio gemelliperognireparto
Controllodell’effettivoconsumatoinreparto Disponibilitàspaziocarrelliadarmadio perognireparto
Controllodapartedellafarmaciadieventualieccessisistematicidiritornieconseguenteadeguamentonelreintegro
Maggiorecomplessitàdellalogicaareintegrokanban
Decisionedireintegrononpiùalivellodireparto,madimagazzinocentraleconconseguentesgraviodilavoropericapisala
Maggiorcaricodilavoroe responsabilitàperlafarmaciacentrale
Minorcaricodilavoropergliinfermierichehannopiùtempoperipazienti
Rischionell’associazionepaziente– terapia
AdozionediunalogicadiconsumoFIFOeriduzionedellequantitàdiprodottiobsoleti
Tempi vincolatiperilripristino
Esempiodikanban elettronico
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Sistemawirelessperilripristinoautomaticodellescortedireparto
• Premendoilpulsantesitrasmetteintemporealelarichiestadiripristinodellescorte,indicandoancheillivellodiurgenza.
• Leinformazionivengonotrasmessealsistemadigestionedelmagazzinocentraleperl’elaborazioneelapreparazionedellarichiesta.
• Un’altrapressionedelpulsanteconfermaintemporealeilripristinodellascortadireparto,completandoilpercorsodellarichiesta.
Fonte:Grifols
SOLUZIONESTOCKEY®
Prescrizioneinformatizzata
Prescrizioneinformatizzata[1/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Il software di prescrizione è un valido supporto per il medico, l’infermiere e ilfarmacista e permette una gestione sicura e affidabile della prescrizione e dellasomministrazione.
Il medico è guidato durante l’inserimento dellaprescrizione su un palmare e i campi da compilaresono indicati in modo chiaro e relativi a:
• Farmaco• Via di somministrazione• Data inizio e termine• Frequenza• Orari di somministrazione• Dose• Velocità di infusione• Eventuali note
Prescrizioneinformatizzata[2/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Il medico può identificare il paziente grazie al braccialetto elettronico e puòprocedere a una corretta prescrizione aiutato dai seguenti supporti:
• Elenco dei farmaci presenti nel prontuario ospedaliero• Consultazione immediata delle terapie somministrate• Possibilità di realizzare associazione tra farmaci secondo protocolli• Controllo automatico delle interazioni tra farmaci• Compatibilità della terapia con elementi chiave del processo clinico (es.
allergie)
Alla prescrizione informatizzata si aggiunge la somministrazione controllatadei farmaci che permette agli infermieri di accedere, tramite palmare, alleterapie.
Prescrizioneinformatizzata[3/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
ASPETTI TECNOLOGICI
• Postazione fissa (PC o Laptop) per la Farmacia• Postazione fissa (PC o Laptop) in Reparto con stampante per la gestione della
terapia programmata• Bracciale elettronico con codice a barre o tag RFiD• Sistema di inizializzazione/scrittura dei codici a barre o tag RFiD in ogni
reparto• Strumenti per la prescrizione informatizzata della terapia. Esistono diverse
configurazioni:a) Tablet o pc portatile per il medico con lettore per
riconoscere il paziente, dotato di monitor sensibile perla scrittura e di penna ottica.
b) Penna digitale per il medico per la compilazione deimoduli cartacei caratterizzati da un motivo a punti checonsente l’identificazione di ciascun documento e irelativi campi. La penna oltre all’inchiostro è dotata diuna piccola fotocamera digitale che acquisisce leinformazioni che, collegando la penna a un supporto,possono essere trasferite al pc.
a b
• Palmari con lettore RFiD in cui gli infermieri ricevono la terapia• Rete informatica wireless per ogni reparto• Server per la cartella clinica informatizzata
Cartellaclinicainformatizzata
Cartellaclinicainformatizzata[1/2]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Attraverso la conoscenza di tutti gli aspetti legati alla patologiadel paziente permette la condivisione di essi tra tutti gli attoricoinvolti nel processo di assistenza.
Leinformazionicondivisesono:• Parametrivitalidelpaziente
• Risultatidegliesami
• Immagini
• Diariomedico
• Cartellainfermieristica
TecnologiaRFiD
TecnologiaRFiD
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
A differenza del barcode, l’etichetta RFiD è in grado di memorizzareun numero significativamente più elevato di informazioni. In ambitosanitario l’impiego di tale tecnologia rappresenta alcuni vantaggiquali:
• Identificazione automatica del paziente e tracciabilitàdi tutti i suoi spostamenti nelle diverse aree dell’ospedale;
• Visione real time delle scorte di reparto poiché per ognibene prelevato il sistema registra automaticamente lospostamento;
• Monitoraggio dello spostamento dei materiali, quali adesempio bisturi molto costosi e con un elevato rischio dismarrimento;
• Perfetta tracciabilità dei campioni biologici o sacche disangue ed immediata individuazione del paziente.
La tecnologia Radio Frequency Identifier è impiegata per l’identificazioneautomatica di beni o pazienti che avviene grazie alla memorizzazione dei dati suetichette RFiD.
Armadiecarrelliintelligenti
Armadiintelligenti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
• Latecnologiahasviluppatocabinet conl’accessocontrollato
• Sullabasedellerichiestedell’operatorechehaeffettuatol’accessosiapreinautomaticoincompartoincuièimmagazzinatoilprodotto
• Alcunicabinetcontengonodosisingolepre‐allestite,consentendol’accessoaunsoloprodottoallavoltaenonatuttoilcassettoocomparto
• Armadiperladispensazioneautomaticadeimedicinaliinconfezioneoriginaleoindoseunitaria
Fonte:SPID
Carrelliintelligenti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
• AggiuntiallalogicaKanban,permettediaumentareipuntidicontrollorispettoallatracciabilitàdelfarmaco.
• Leconfezionidifarmaciconsegnateallafarmaciasonoetichettateconcodiceabarreotag RFiD.
• Leconfezionisonodistribuiteinrepartoattraversocarrelliintelligentidotatidilettorecodiciabarreotag RFIDcheconsentonoquindiloscaricocontabileautomatico deifarmaci.
• Leetichettecontengonoinformazioniessenzialiperilmonitoraggiodelflussoeilcontrollodegliscaduti.
• Seilpazienteèdotatodibraccialettoelettronicosigarantisceun’immediataesicuraidentificazione.
Carrelliintelligenti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
LOGISTICAJUSTINTIMEEKANBAN
58FarmaciaOspedaliera Reparto
58
Consegna
Riordinosullabasedelfabbisognoinformatizzato
MagazzinodirepartoStanzapaziente
Somministrazioneguidata
1
7
Prescrizionemedicainmobilità
Allestimento/PreparazioneGuidati
3
5
2
Eventualericonfezionamentomonodose
Pickingguidato4
Verifica/InventarioAutomatico
6
Fonte: IPSA S.r.l
Esempiodidistributoreperilreparto[1/2]
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DRUGINTELLIGENTDISPENSERPrototiposviluppatonellaboratoriodiLogisticaIndustriale
dell’UniversitàdiPadova
Ildispenserèsostanzialmentecostituitodauna“cassettieraintelligente”e“portatile”,versatile,grandequantobastaperpoterimmagazzinarelacuragiornalieradiunpazienteecontrollarneadistanzalacorrettaassunzione(dose‐tipologiaeorariodisomministrazione).Puòessereposizionatosulcomodinodifiancoalletto,ancheinposizionesospesa(mediantestaffe),pernonoccuparespaziod’appoggioutilealpaziente,epuòseguireilpazienteduranteedopolasuadimissionefavorendol’assistenzatelematicadellacuraadomicilio.
Fonte:Università diPadova
Esempiodidistributoreperilreparto[2/2]
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Fonte:Università diPadova
Iduepuntidicontrolloprincipaliprevistidalbrevettosono:1) nellapostazionediriempimentoblistercentralizzatadireparto,2) abordolettoduranteilriempimentodeldispenser.
Doseunitariaepersonalizzata
Doseunitaria
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• Leconfezionideifarmaciconsegnatevengonosuddiviseinmonodosemediantemacchinariautomatizzati.
• Notevoleaumentodiflessibilità:iprodottivengonomovimentatisolonellequantitàstrettamentenecessarie,evitandocosìglisprechi.
• Graziealbarcode presentesuognidose,sigarantiscetracciabilità lungotuttoilpercorsodallafarmaciaallettodelpaziente.
• L’investimentomaggioreconsistenelsistemadiproduzione difarmaciindoseunitaria.
Fonte:Swisslog
Dosepersonalizzata
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• Necessitadiunpercorsologisticodelfarmaco,dallaprescrizioneallasomministrazione,completamenteinformatizzato.
• Lafarmacia,ricevuteleprescrizionimedichedaivarireparti,preparalaterapiaprelevandoifarmaci(giàinmonodosi)dallepostazionidimagazzinocreandobustepersonalizzateperognipaziente.
• Suognibustavieneapplicataun’etichettaconcodiceabarrecontenenteidatidellasomministrazione(nomepaziente,reparto,farmacicontenuti,vieeorariodisomministrazione).
Confronti
Soluzionididistribuzioneavanzatadeifarmaci
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a)DISTRIBUZIONEINCONFEZIONEINTEGRA• Logisticadimagazzino:
• conarmadimeccanizzativerticalioorizzontali• consistemirobotizzati
• Distribuzioneinreparto:• conarmadiinformatizzati+carrelli• conarmadirobotizzati+carrelli• conarmadi+carrelliintelligenti
b)DISTRIBUZIONEINMONODOSE• Riconfezionamento inmonodoseinfarmaciainternaooutsourcing• Distribuzioneinreparto:
• conarmadiinformatizzati+carrelli• conarmadirobotizzati+carrelli• conarmadi+carrelliintelligenti
Fonte:IPSAS.r.l
Confezioniintegrevsmonodosi
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MantenimentodelprocessotradizionaleGestionedituttiitipidiconfezioneGestionedelleconfezionimultiple(caricoescarico)GestionedellatemperaturacontrollataGestioneditutteleformefarmaceuticheControllobasatosull’operatorePossibilitàditerapiapersonalizzataalettopazientePayback inannicontenuto
CambioradicaledelprocessoNecessitàdiriconfezionamento farmaciRiduzionedelledosidistribuiteinrepartoControllomaggioredilottoescadenzaPossibilitàditerapiapersonalizzatainfarmaciaPayback inannimoltoelevato
b)Processoaconfezionimonodose
a)Processoaconfezioniintegre
Fonte:IPSAS.r.l
Sistemaautomatizzatoperladoseunitaria[1/2]
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Sistemaautomatizzatoperilconfezionamentodellasingolacompressa
LasoluzioneBlisPack®consentediautomatizzareilprocessoditagliodiqualsiasitipodiblister,mettendoadisposizionesuogniunitàleinformazioninecessarieperottenereunatracciabilitàcompletadelfarmacoedicontrollarelacorrettadistribuzionedellesingoledosi,evitandoerroridisomministrazione.
Fonte:Grifols
Sistemaautomatizzatoperladoseunitaria[2/2]
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Sistemaautomatizzatoperilconfezionamentodellasingolacompressa
Fonte:Grifols
Letturadelcodiceabarredellaconfezioneoriginale
Caricamentodeiblister
Confermadelfarmacocaricato Taglioe
confezionamento
Armadiorobotizzatoperconfezioniintegre
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TracciamentodellottoedellasingolaconfezioneOperazionirobotizzatediprelievo
OperazionidicaricomanualeGestiscesoloalcunitipidiformefarmaceuticheGestisceconfezionididimensionelimitataNongestiscefarmaciinconfezionemultiplaNongestisceifarmaciatemperaturacontrollataTempidiattesaperprelievoResistenzaalcambiamentodell’operatorePayback inannielevato
DISTRIBUZIONEINREPARTO
Fonte:SPID‐ IPSAS.r.l
Armadioinformatizzatoperconfezioniintegre
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TracciamentodellottoedellasingolaconfezioneGestionedimolteformefarmaceuticheGestionedituttiitipidiconfezioneGestionedifarmaciatemperaturacontrollataConsuntivazionescaricoapazienteInventarioautomatico
OperazionimanualidicaricoescaricoDistribuzionefarmacipersingolopazienteResistenzaalcambiamentodell’operatorePayback inannielevato
DISTRIBUZIONEINREPARTO
Fonte:IPSAS.r.l
Armadiorobotizzatopermonodose
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PreparazioneterapiapersonalizzatainrepartoTracciamentodellottoedellasingolaconfezioneOperazionidiprelievorobotizzate
OperazionidicaricomanualiGestiscesoloalcunitipidiformefarmaceuticheNongestiscefarmaciinconfezionemultiplaPossibilitàdierrore/mancanzeinallestimentocassettiNongestisceifarmaciatemperaturacontrollataTempidiattesaperallestimentoPayback inannimoltoelevato
DISTRIBUZIONEINREPARTO
Fonte:IPSAS.r.l
Armadioinformatizzatopermonodose
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PreparazioneterapiapersonalizzatainrepartoTracciamentodellottoedellasingolaconfezione
OperazionimanualidicaricoescaricoGestiscesoloalcunitipidiformefarmaceuticheNongestiscefarmaciinconfezionemultiplaPossibilitàdierroreinallestimentocassettiNongestisceifarmaciatemperaturacontrollataTempidiattesaperallestimentoPayback inannielevato
DISTRIBUZIONEINREPARTO
Fonte:IPSAS.r.l
Carrelliintelligenti
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PreparazioneterapiapersonalizzatalettopazienteTracciamentodellottoedellasingolaconfezioneGestionedituttelediformefarmaceuticheRiduzionedirischioclinicoTracciamentodituttoilprocessoFunzionamentosiainconfezioneintegrachemonodoseOperazioniamanilibereAdattamentoaprocessoesistenteAdattamentoareparticonesigenzediverseROIElevato
OperazionidicaricoescaricoassistitemanualiPrelievodaarmaditradizionaliperallestimento
DISTRIBUZIONEINREPARTO
Fonte:IPSAS.r.l
Carrelliintelligenti
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Fonte:IPSAS.r.l
SCHEMAGESTIONETERAPIAMONODOSE CONCARRELLOINTELLIGENTE
Confrontoinreparto[1/4]
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Armadirobotizzati Carrelli intelligentiCaricoarmadio robotizzato/armadioreparto
1 confezioneogni15secondi <15sec ariga
Scarico/allestimentocarrello 1 confezioneogni12secondi <12secariga
Farmaci refrigerati/voluminosi Nongestiti Gestiti
Capienza 800confezioni Dipende damagazzinoreparto
Tipi confezionigestite scatolamax 4x18x25 Tutte
Prezzoaparitàdipostiletto 100 60
Formazionenecessaria Elevata Bassa
Sicurezza apostoletto Bassa Elevata
Gestioneinventario Non conteggialeconfezioniaperte
Totale
Dimensioni 210x195x95 cm Nonoccupaspazioaggiuntivo
Fonte:IPSAS.r.l
Confrontoinreparto[2/4]
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TECNOLOGIE
ASPETTIECONOMICI
Investimentolimitato
Rapiditàritorno
investimento
Indipendenzasolidità
finanziariafornitore
Riduzioneconsumifarmaci
Riduzionescortedireparto
Riduzionesignificativapremioass.vo
Kanban +++ ++ +++ ++ ++ \
Carrelliedarmadiinformatizzati
‐ ‐ ‐‐ ++ ++ ++
Prescrizioneinformatizzataeidentificazionetecnologicadelpaziente
+ ‐ + + + +++
DoseUnitariaepersonalizzata
‐‐ ‐‐‐ ‐‐ +++ +++ +++
Gestionemateriale conRFiD
+++ \ ‐‐ ++ ++ ++
Confrontoinreparto[3/4]
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TECNOLOGIE
ASPETTIGESTIONE DELRISCHIO‐RIDUZIONEDEGLIERRORI
Prescrizionemedica
Comprensioneetrascrizione
Gestionearmadiodireparto
Allestimentoterapia
Identificazionepaziente
Somministrazioneterapia
Kanban \ \ + \ \ \
Carrelliedarmadiinformatizzati
\ \ ++ + \ \
Prescrizioneinformatizzataeidentificazionetecnologicadelpaziente
+++ +++ \ \ ++ +++
DoseUnitariaepersonalizzata
\ \ +++ ++ +++ +++
Gestionemateriale conRFiD
\ \ ++ \ \ \
Confrontoinreparto[4/4]
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TECNOLOGIEASPETTIORGANIZZATIVIETECNOLOGICI
Facilitàdiintroduzione
Riduzionetempomedico
Riduzionetempoinfermieristico
Tracciabilitàinformazioni
Reversibilitàsoluzioni
tecnologiche
Kanban ++ \ + \ ++Carrelliedarmadiinformatizzati
‐ \ ‐ + +
Prescrizioneinformatizzataeidentificazionetecnologicadelpaziente
‐ ‐ +++ ++ +
DoseUnitariaepersonalizzata
‐‐ \ ++ ++ ‐
Gestione materialeconRFiD
++ \ +++ +++ +
Criticità
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Isistemiconcarrelliintelligenti eprescrizioneinformatizzatapresentanounelevatocontenutotecnologico.Sononecessariinvestimenti perlestrumentazionitecnologicheel’implementazionediunadeguatosistemainformativoperilmagazzinoeilreparto.
Isistemirefilling ekanban presentanomaggioriresponsabilitàperlafarmacia elanecessitàdiformazione eapprendimentodinuoveprocedurepergliinfermierieglioperatoridimagazzino.
Ilsistemadoseunitarianecessitadiunelevatoinvestimentoperl’acquisizionedellestrumentazionitecnologicheocomplessitàdiflussisede‐packagingesterno.
Ilsistemadosepersonalizzata,oltreaglialtiinvestimentiperl’acquistodituttiimacchinari,presentaladifficoltàdireinserimentoinmagazzinoditutteledosicreateenonutilizzateoaperteenonsomministrate.
Criticità:comerisolverle
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Inunsistemacomplessocomequelloospedalieroèimportanteoperarecongradualità.
Essendouncontestoriccodicapitaleumanononsipuòpensaredirisolveretuttelecriticitàconlesoleinnovazionitecnologiche.
Primadiimplementareunnuovosistematecnologicooccorreanalizzareprimaiprocessiperindividuarecriticitàesprechi.
L’applicazionedisistemiadaltogradotecnologicopuòavereun’adeguatarispondenzasolodopounariprogettazionedellemodalitàorganizzativeabassoimpattoeconomico,che
permettanodieffettuaremiglioramenticontinui.
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
CONFRONTONELLAGESTIONEDELLALOGISTICADELFARMACOINDIVERSEAREE:
• StatiUniti
• Europa
Confronti
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STATIUNITI• GliStatiUnitisonoilpaesechesperimentamaggiormentenuovemetodologieetecnologie,
attingendoanchedall’esperienzadelmondoindustriale.‒ Dueesempisonocostituitidall’AlleghenyGeneralHospitaledalMedical Center
Shadyside diPittsburghdovegiàdal2001vengonoapplicati,connotevolibenefici,modelliestrumentididerivazionedelToyotaProductionSystem.
• Isistemicomputerizzatidigestionedellaterapiahannovistolalorocomparsagiàalterminedeglianni’60.Nel1999il5%degliospedaliavevaadottatolaprescrizionecomputerizzatadellaterapiaeinquestiultimiannitalepercentualeèaumentataconsiderevolmente.
• Inmeritoalsistemadidispensazioneindoseunitaria,giàneiprimianni’70alcuniospedaliavevanosperimentatoquestosistemanellamodalitàmanuale.Oggimoltiospedaliprocedonoalladistribuzionedeifarmaciinmonodosemediantediversilivellidiautomazione.
• IlfarmacistadirepartoèunafiguramoltodiffusanegliospedalidegliStatiUniti,èilconsulentedelmedicoall’internodelreparto.
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
STATIUNITI
• Struttureindipendenti• Assenzadipolilogisticirilevanti• L’approvvigionamentodeimedicinaliègestitodagrandidistributori(CardinalHealth,MCKesson,AmeriSourceBergen)
Ilsistemadigestioneprevalenteèquelloindoseunitaria
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
STATIUNITI
Fattori chehannoportatoadun’elevatadiffusionedelsistemaadoseunitaria negliStatiUniti:
• Disponibilitàeconomica• Farmaciasempreaperta• Familiaritàcontecnologie(computer,softwarediprescrizione)• Altadisponibilitàdipersonale• Venditadelleconfezioniinbulk,dispensatesingolarmenteinfarmacia
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
EUROPA
Situazionemoltoeterogenea,perchélepolitichealivellogovernativosullagestionedeifarmaciesulla
lorodistribuzionedifferisconodapaeseapaese.
Esistono,moltitipidiinnovazionichesonostateapplicateunpo’intuttaEuropa,maunparagonetralediverseesperienzevieneresocomplessoacausadellediversedimensionidegliospedaliedellevariepolicydeisingolipaesi:alivelloeuropeovisononormativenonprecise,ovverosempliciragguaglisul
contenimentodellaspesainmateriadisanità.
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
EUROPA
• Ospedalididimensionieterogenee• Lestrutturesonoperlopiùindipendenti• Presenzadialcunipolilogistici(Aven inEmiliaRomagna,Bottropa
Oberhausen,Lione)• L’approvvigionamentoègestitodagrandiemedidistributori(Alliance
Healthcare,Fiege Logistics)
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
EUROPA• UnadelleprimenazioniinEuropaadadottarelaprescrizioneinformatizzataèstata
l’Olanda,pressol’Academic Medical CentrediAmsterdam.
• Amaggio2005,secondounostudiocondottodall’Health InformationNetworkEurope,31ospedaliinGermania,21inSpagna,11inSvezia,8inGranBretagnae7inFranciaeSvizzerautilizzavanounsoftwarediprescrizioneperlaterapiainformatizzata.
• Gliesempidiprescrizioneinformatizzata,associataallasomministrazionecontrollatadeifarmaci (attraversoilcontrollodelleprescrizionidapartedidiversioperatorisanitari),sonoinvecemenonumerosi.Atitoloesemplificativo,sicitanogliospedalidiLione (Francia),Tilburg (Olanda)edEsch‐sur Alzette (Lussemburgo).
• L’utilizzodiarmadidireparto“intelligenti”,ingradodierogareleconfezionidifarmacirichiestedalpersonaleinfermieristico,èdiffusoinSpagna (45strutturesanitarie)ePortogallo (3ospedali).
• Lagestionedelfarmaciindoseunitaria,invece,hatrovatodiffusionenegliultimianninellamaggiorpartedegliospedalid’Olanda,Belgio,Spagna eFrancia.Neipaesianglosassoni talemodalitàdidistribuzionedeifarmaciègiàunarealtàconsolidata,cosìcomelapresenzadipersonalefarmacistaalivellodireparto.
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
• AUSTRIA Ilsistemamonodoseèancorapocoutilizzato.Leprescrizionisonoricevutesiainformacartacea,cheperviaelettronicadaldipartimentodifarmaciamatuttelefarmacieospedaliereutilizzanoisistemiinformaticiperlostoccaggioeladistribuzionedeifarmaci.
• DANIMARCA Ilfarmacistaospedalieroèsempremenocoinvoltonelconfezionamentoenelladistribuzionedeifarmaciaipazienti,ovevienesostituitodaaltriimpiegatidellafarmaciagrazieall’automazioneportatadall’utilizzodelsistemadoseunitaria.
• SPAGNA Giànel1995piùdel54%degliospedaliavevapiùdel50%deipostilettocondistribuzionedifarmaciattraversoilmetododelladoseunitaria,ilchesignificachequestosistemaèdiffusonelPaese.
• FRANCIALalogicadelladoseunitariaèmoltoutilizzatanellamaggiorpartedellestrutturefrancesi.Tuttavia,inmoltiospedaliifarmacisonoancoradistribuiti,secondolalogicaclassica,ossia,stoccatineimagazzinidirepartoinscatolechecontengonolemedicineinformatomulti‐doseegliordinivengonoeffettuatidalpersonaledirepartosenzal’ausiliodelfarmacista.
Confronti
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
• REGNOUNITO Inmolti casi èstataintrodottalaprescrizioneelettronica.Semprepiùspessoifarmacivengonodispensatisecondoibisognideisingolipazientiricoverati,utilizzandoilsistemadelladoseunitaria,attraversoconfezionisingole.
• IRLANDA Ifarmacinecessarisonodispensatiinunpacchettoperognisingolopazienteoppureingrandipacchiperusodireparto:leautoritàsanitarieincoraggianoperòl’usodelladoseunitaria.
• OLANDA Inquasituttigliospedalièutilizzatoilsistemadidistribuzionedelladoseunitaria elaprescrizioneelettronicadeimedicièsemprepiùdiffusa.
• PORTOGALLOLamaggiorpartedegliospedaliportoghesihaadottatoilsistemadidistribuzionedelladoseunitaria.
Analisidifattibilitàdelladoseunica[1/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
L’analisidelprogetto“Logisticadelfarmacoindoseunica”èstatacondottanel2009dalgruppodiricercaRESLOG delDipartimentodiSistemidiProduzioneedEconomiadell’AziendadelPolitecnicodiTorinoconlapartecipazionedell’ASLdiAsti.
IlprogettoavevaloscopodifornireallaRegionePiemonteelementidivalutazionesullafattibilitàdelladoseunicaperavviareunprocessoestesocoinvolgenteanchelerealtàindustrialipartecipantialprocessodelladoseunitaria.
ORIGINEDELL’ANALISI
Analisidifattibilitàdelladoseunica[2/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
SOTTOINSIEMIDEIFARMACIDESTINABILIALLAMONODOSE
Analisidifattibilitàdelladoseunica[3/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Alfinedieseguireunavalutazioneeconomicapreventivasudellerealtàospedaliere, sonostaticomparatiidatiricevutidall’OspedaleCardarelli(un’analisiespostaduranteilcongressoXXIXCongressoSIFO,svoltosiaNapolinell’ottobre2008)conquellidiAstiricavatidalgruppodilavoro.Talidatisonostativalutatiinmodoomogeneotraleduerealtà.
L’obiettivo diquestaanalisièl’individuazionedellaeffettivaquantitàinvaloreenumerodicodicidifarmacigestibiliconlatecnologiadellamonodose,inrelazioneaiquantitativicomplessividifarmacigestitidall’ospedale.
VALUTAZIONIECONOMICHE
Analisidifattibilitàdelladoseunica[4/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
VALUTAZIONIECONOMICHE
TIPOLOGIACONFEZIONEFARMACI
QUANTITA’VALORE%QUANTITA’
VALOREECONOMICO
VALORE%ECONOMICO
Originalimonodose 605 36,4% 7.168.007€ 77,4%
Originalipluri dose 1.056 63,6% 2.092.614€ 22,6%
TOTALE 1.661 100% 9.260.621€ 100%
Analisidellaspesafarmaceuticacomplessivadeipresidiospedalieridell’ASLdiAsti
22,6%2,09 mln € 77,4%
7,16 mln € Originali monodoseOriginali pluri dose
Ripartizionedellaspesafarmaceuticatraconfezionioriginaliinmonodoseepluridose
Analisidifattibilitàdelladoseunica[5/7]
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VALUTAZIONIECONOMICHE
Analisidellaspesafarmaceutica deipresidiospedalieridell’ASLdiAstiesclusiifarmacioncologiciedemoderivati
TIPOLOGIACONFEZIONEFARMACI
QUANTITA’VALORE%QUANTITA’
VALOREECONOMICO
VALORE%ECONOMICO
Originalimonodose 494 81.7% 3.572.046€ 49.8%
Originalipluridose 977 92.5% 1.280.444€ 61.2%
TOTALE 1471 88.5% 4.852.490€ 52.4%
Analisidifattibilitàdelladoseunica[6/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
VALUTAZIONIECONOMICHE
77,40%7,16 mln €Orig ina li Monodose
22,6% 2,09 mln €Orig ina li P luridose
38,8%0,812 mln€
Oncolog ic i ed emoderiva ti
61,2%1,28 mln €farmac i uso comune
Ripartizionedellaspesafarmaceuticadelleconfezionioriginalipluridose perifarmacigestitidallafarmacia
Analisidifattibilitàdelladoseunica[7/7]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
VALUTAZIONIECONOMICHE
Confrontonumerodiunitàposologichecontenuteinriferimentoalprezzoperunitàesclusooncologiciedemoderivati
TIPOLOGIACONFEZIONEFARMACI
Tuttiifarmaci
Farmaciconcostomedioperdose<10Euro
Farmaciconcostomedioperdose>10Euro
Farmaciconcostomedioperdose>50Euro
Farmaciconcostomedioperdose>100Euro
Farmaciconcostomedioperdose>150Euro
Originalimonodose
494 33,6% 310 62,7% 104 21% 31 6,3% 10 2% 39 7,9%
Originalipluridose
977 66,4% 930 95,2% 30 3,1% 9 0,9% 1 0,1% 7 0,7%
Errorinellagestionedellaterapia
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
% DI ERRORE NELLA GESTIONE DELLA TERAPIA
39%
12%11%
38%
Prescrizione Trascrizione/InterpretazionePreparazione e Distribuzione Somministrazione
Percentualedierrorenellagestionedellaterapia
Errorinellagestionedellaterapia
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
UnostudiodiRisk ManagementeffettuatopressolaA.O.R.N.“A.Cardarelli”diNapolipresentatonelXXIXconvegnoSIFO(M.Cammarota),documentacomesuuncampionetotaledi315pazientiricoveratipresso5Divisionioggettodell’analisi,sonostatiriscontrati614erroriditerapia,cosìsuddivisi:
• il50% infaseprescrittiva,dovel’omessacompilazionesiadell’anamnesidelpaziente,chedellaterapiafarmacologicaharappresentatolatipologiad’errorepiùfrequente;
• il14,5% infasetrascrittiva,dovel’erroreprincipaleèdaricercarsinellamancatatrascrizione,dapartedelmedico,dellaterapiaincartellaclinica,che,quindi,vienetrasmessaoralmenteall’infermiere;
• il23,9% infasedipreparazionedellaterapia,dovutoadunmancatoutilizzodeiprincipalidispositividiprotezioneindividualeD.P.I.(mascherine,guanti,etc.),riscontratoinalcunefasidiallestimentodellaterapia;
• l’11,9% infasedisomministrazione/medicazione,acausadisomministrazionimancate/ritardatediunfarmaco.
• Lalogisticasanitaria
• Ilprocessodigestionedelfarmaco
• IlProntuariodiReparto
• Laclassificazionedeimaterialielacodificaunica
• IflussiinformaticieilcollegamentoconlaFarmacia
• Ilcontrollodellescortenelmagazzinodireparto
• Metodietecnologieperlagestionedeimateriali
• Casieapplicazioni
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Indice
MetodoKanban
Alcuniesempifunzionantidikanban
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
OSPEDALEGRADENIGODITORINO
OSPEDALEDIBRA(parziale)
CLINICACITTA’DIBRA
OSPEDALEDIPOGGIBONSI
OSPEDALEDELMUGELLODIFIRENZE
A.O.UDITORVERGATA
GestioneKanbannell’ospedaleGradenigo [1/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Riorganizzazione del flusso logistico di farmaci e di dispositivimedici, applicando una metodologia che utilizza le tecniche kanban alrifornimento dei reparti dal magazzino centrale dell’ospedale.
Perrisolvereproblemidi:
SOVRADIMENSIONAMENTODELLESCORTE
RISCHIODISCADENZADEIMATERIALI
IMPREVEDIBILITA’DELLERICHIESTE
FREQUENZADIRICHIESTEINEMERGENZA
GestioneKanbannell’ospedaleGradenigo [2/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
ALIMENTAZIONEDEIREPARTICONDUECARRELLI
s s
INREPARTO INFARMACIA
1. Primocarrellocarico
2. Attivitàdireparto=consumoprodotti
l’operatoredirepartoprelevaipezziedevidenziailmaterialeprelevatosulla
schedaS3. Adataprefissata:
a) arrivodallafarmaciadelsecondocarrellopieno,
b) rientroinfarmaciadelprimocarrellosemivuoto.
1. Secondocarrellocarico
2. Adataprefissata:a) inviosecondocarrellocompletoal
reparto,b) rientrodalrepartodelprimo
carrellosemivuoto.3. Attivitàdifarmacia=rabboccodel
primocarrello semivuoto
l’operatoredifarmaciaripristinalascortastandard sulcarrello
pervenutodalreparto,leggendolaschedaSdelcarrello
GestioneKanbannell’ospedaleGradenigo [3/3]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
LOGICADIORDINAMENTODEIMATERIALINEICARRELLI
• Per la disposizione dei prodotti sui carrelli, si utilizza comeelemento principale di riferimento l’ordine alfabetico secondo ilprincipio attivo dei farmaci e non il nome commerciale (in quantole gare di acquisto si basano sul principio attivo).
• Per i dispositivi medici, raggruppando i prodotti perdenominazione d’uso, si è creato il termine gestionale di “famiglia”.Nel loro ambito i prodotti sono evidenziati anche in base alladenominazione commerciale.
GestionekanbaninLombardia[1/2]
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NeiPresidiOspedalieridiMonzaediCarateBrianza
GESTIONEAPUNTODIRIORDINOCONKANBAN
• Ridefinizionedellelogichedicalcolodellequantitàdellepropostediacquistoedeibuonid’ordinepericodici.
• Ridefinizionedeglispazi perimaterialiinfunzionedellenuovequantità.
Unavoltaeffettuatigliordini,leetichettevengonoposizionateinunabustainattesadelreintegrodallaFarmaciaodalfornitore.
Lariduzionedellequantitàhapermessodiridurreglispazinecessari.
GestionekanbaninLombardia[2/2]
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• Predisposizionedielementivisivichefacilitinolagestione(puntodiriordino,ordiniemessi,ordinidaemettere…).
Oltrealleinformazioniriportatesulleetichette(kanban),sonostatiinseritielementivisivicheevidenzianoilpuntodiriordino
GestionekanbaninToscana[1/2]
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Nell’OspedaledelMugellodiFirenze
GESTIONEPULLCONCARRELLISUPERMARKET ELOGICAKANBAN
Collaborazionetralafarmaciadell’ospedaleelaDucatiConsulting s.r.l.
IlcarrelloSupermarketcontiene,inquantitàdefinite,tuttiifarmacinecessariperlacuradeipazientidiunreparto.
IlKanban(cartellino)èlostrumentocheveicolalarichiestatrailRepartoelaFarmaciaediventa,essostesso,l’ordineperilreintegrodeifarmaciconsumati.
GestionekanbaninToscana[2/2]
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SistemiKanban adottati:
• Cartaceo perilriordinodelleflebo,
• Sistemacon2opiùcontenitoriperlecompresseelefiale.
Creazionedikitchirurgici
Kitchirurgici[1/12]
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Nell’A.S.O.S.CroceeCarle diCuneo
LaFarmaciadelBloccoOperatoriodell’AziendaOspedalieraSantaCroceeCarlediCuneonascedall’unificazionedeimagazzinidellesaleoperatorieedèformatada3locali:unmagazzinoperilricevimentoelosmistamento,unmagazzinoperlostoccaggioeunlocaleadibitoall’allestimentodeikitprocedurali.
Il KIT PROCEDURALE è un insieme standardizzato di dispositivi medici,associato a una o più pratiche chirurgiche.
Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[2/12]
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ilKITPERPAZIENTEoPERSONALIZZATOallestitoperlechirurgiedefiniteelettive,lasuapreparazioneèsubordinataaunarichiestapersingolopaziente.
Ikitproceduralipossonoesserediduetipi:
ilKITGENERICOpreparatociclicamenteelasciatoingiacenza
allesaleoperatorie.
Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[3/12]
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MATERIALIEMETODI
Predisposizione,perlevariespecialitàchirurgiche,dikitprocedurali,uniformandoerazionalizzandoidispositivicontenuti.
Adozionediunospecificoprogrammainformatico.
Pianificazione diunpercorso chevadall’allestimentodeikitdapartedelpreparatorefinoallorotrasportoeusoinsala.
Identificazionedelpersonalededicatoesuaformazione.
Riorganizzazionedellaproceduradicontrollosullepropostediacquistodelmaterialeancoragestitodallesale.
Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[4/12]
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KITPROCEDURALI
L’ideazionedeikitproceduralièrisultatadall’esperienzadelpersonaledellesingolespecialitàchirurgichechehapresentatoallaS.C.Farmaciaglielenchideimaterialinecessariperogniintervento.
SièdecisocheikitfosserocompostiesclusivamentedaDispositiviMedici(esclusifarmaci,protesi,galenici,ecc.).
Sonostatipredisposticirca300kit:
ChirurgiaGenerale
ChirurgiaPlastica
ChirurgiaToracica Ortopedia Urologia
OdontoMaxillo‐Facciale
ORL
58 23 11 138 41 8 21
Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[5/12]
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Fonte:R.Dutto,2011
PROGRAMMAGIORNALIERO
Kitchirurgici[6/12]
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Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[7/12]
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CREAZIONEDEIKIT
Siprocedeconl’allestimentodelkitsecondoilpercorsoprestabilitoadanello chevadallaposizioneAallaposizioneU.Inquestomodo,conununicogirodellocale,allafinedelpercorso,l’operatorehaterminatol’allestimentodelkit.
Dopol’allestimentodelkitsiottieneunastampadelreportdiaccompagnamentodotatodicodiciabarrecheindicalacomposizionequali‐quantitativadelkitstesso.
Fonte:R.Dutto,2011
• REPORTINSERITOALL’INTERNODELKITche verrà poisigillato edetichettato
• Sull’ETICHETTA sono indicati:NOMEDELKIT,DATIDELPAZIENTE,DATAEORADELL’INTERVENTO,TIPODIINTERVENTO,SALA
OPERATORIAPREVISTA
Kitchirurgici[8/12]
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Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[9/12]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Fonte:R.Dutto,2011
Kitchirurgici[10/12]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
Fonte:R.Dutto,2011
Ilnuovosistemainformaticopermette:
• Effettuazioneintemporealedelloscarico dituttiiDispositiviMediciutilizzati
• Attribuzionealpazientedelcosto deiDispositiviMedicieffettivamenteutilizzati
• CostanteverificainformaticadellegiacenzedeiDispositiviMedicinegliarmadidiSalacheconsenteuncontrollosullepropostediacquisto
Kitchirurgici[11/12]
Metodi e tecnologie per la gestione dei materiali Torino, 14 marzo 2014
CREAZIONEDEIKITDopol’allestimentodituttiikitprogrammati,siprovvedeallorotrasferimentonelleSaleOperatorieattraversoarmadimobili(carrelli).
ContemporaneamentesieffettuailritirodeicarrellicontenentiiDispositiviMedicinonutilizzatiduranteleprecedentiseduteoperatorie,perconsentirel’operazionedireso.
Lospostamentodeicarrelliavvieneseguendounpercorso“pulito”appositamenteideato,datocheicarrellistessisonodestinatiadentrarenelBloccoOperatorioeastazionareall’ingressodiognisingolasala. Fonte:R.Dutto,2011
TecnologiaRFiDeprescrizioneinformatizzata
TerapiaAssistita [1/5]
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È una soluzione innovativa per gestire l’interoprocesso della terapia farmacologica che riduce ilrischio clinico, abbatte i costi dei farmaci e liberatempo agli operatori sanitari.
È un sistema di distribuzione dei farmaci inreparto che comprende la prescrizione, lasomministrazione e la gestione logistica.
Si basa su speciali carrelli intelligenti, che fungonoda magazzini automatizzati mobili e guidanol’operatore in ogni sua attività.
Fonte:IPSAS.r.l
TerapiaAssistita [2/5]
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IlmedicoPRESCRIVEconilsupportoinformaticoinmodosemplice,completoedintuitivo.
Mediantel’usodicarrelliintelligenti,l’infermiereèassistitoefacilitatonellaDISTRIBUZIONEdelfarmacoessendoguidatoinognifasedalletecnologieadottate
Ilfabbisognodifarmaciècalcolatoinmodoautomaticoeilcarico/scaricosonosupportatitecnologicamente:l’inventarioèautomatico.
Fonte:IPSAS.r.l
TerapiaAssistita [3/5]
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ILCARRELLO
Ilcarrelloèdotatodicaratteristichetecnicheuniche.
• MonitorTouch screen,senzanecessitàdimouseotastiera.• Localizzazioneautomatica,identificazioneluogodi
somministrazione,contecnologiaRFId.• Riconoscimentoautomaticoaperturacassetto,con
tecnologiaRFId.• Identificazionepazienti,conlettorewirelessRFId /barcode.• Identificazionefarmaci,conlettorebarcode.• Utilizzocassettipergruppodifarmacioperpaziente.• Wifi,aggiornamentoterapieinrealtime inmobilità.• IndicazioniVisiveefficaci.
Fonte:IPSAS.r.l
TerapiaAssistita [4/5]
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ILSOFTWARE
Ilsistemasfruttailpotenzialedelletecnologiewebperlagestioneremotaeilmulticanale.
Ilsoftwareèmultilivello eflessibile persfruttarealmegliol’integrazioneconl’hardware.
IlsoftwareTerapiaAssistita™comprendeiseguentimoduli:
• Prescrizione (medici)
• Distribuzione delfarmaco (infermieri)
• Gestione logistica (infermieri)
• Reportistica estampa (gestionali)
• Webperlagestionedelleanagrafiche(gestionali)
Fonte:IPSAS.r.l
TerapiaAssistita [5/5]
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PRINCIPALIREFERENZE
• IMPLEMENTATANELLAR.S.A.VALGIOIE(TO2)
• INSPERIMENTAZIONENELL’A.O.CITTA’DELLASALUTEEDELLASCIENZADITORINO (RepartodiChirurgiad’Urgenza)
TecnologiaRFiDeriordinoautomatico
Resolution [1/8]
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è il sistema studiato e realizzato da Johnson&Johnson Medical per gestire ilcontrollo e gli approvvigionamenti dei medical devices di sala operatoriaattraverso l’integrazione della supply chain tra cliente e fornitore
è una nuova metodologia per ottimizzare i tempi di fornitura e monitorare icosti e i consumi del processo di approvvigionamento dei dispositivi medici disala operatoria
porta dei benefici operativi, economici e legati al rischio clinico nel processodi approvvigionamento e utilizzo dei medical devices
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [2/8]
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SCHEMATIZZAZIONEDEIPROCESSI
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [3/8]
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SEMPLIFICAZIONEDEIPROCESSICON
Blocchioperatoriesaleoperatorie• Eliminazionedelcontrollodellescorte.• Ordiniautomaticivsordinimanuali.• LetturaautomaticadeiprodottiinentrataconRFId Reader.• Nuoveattività:creazionedeltag interventoeletturadelsaccointervento.
Ufficiacquisti(farmaciaeprovveditorato)• EliminazionedellacreazionedituttigliordiniconOliamm (ricercadelleinformazioni).• Eliminazionedellatrasmissionedegliordiniviafax.• CaricamentomensiledeireportdiJ&J.
Magazzini (farmaciaeprovveditorato)• Gestionedellamerceincontodeposito.• Ottimizzazionedellescorte.• CostifinanziaridellescorteacaricodiJ&J.• Riduzionedellead time.• RiduzionedellamovimentazionedeimaterialigrazieallaconsegnadirettanelB.O.
Ufficiocontabilità• Riduzionedelletransazioni.• Riduzionedelleattivitàdiriconciliazione(ordini‐fatture)
Resolution [4/8]
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NUOVISTRUMENTINELBLOCCOOPERATORIO
LettoreRfid perlaletturadeiprodotticonsegnatinelBloccoOperatorio
Slate perlacreazionedeltag intervento
J&J Boxperlaletturadelsaccointervento
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [5/8]
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Gareeofferte
GestionedellescortenelB.O.
Gestioneordini
Ottimizzazionedeiconsumi
Gestionedellefatture
• Riduzionedelnumerodigareeofferte.• Procedurachirurgicavssingoloprodotto.
• Letturacontemporaneadinumerosiprodotti.• Riduzionedellescorte.• Riduzionedellead‐time.• Gestioneincontodeposito.• Riduzionedellamovimentazionedellamerce.
• Trasmissioneautomaticaerapidadeidativiaweb(ordiniautomatici).• Riduzionedelleattivitàamministrative.• Riduzionedeglierrorinegliordini.
• Limitazionedeglisprechi.• Eliminazionedeiprodottiscaduti.• Controllointemporeale.• Associazionedeidispositivimediciapaziente/interventochirurgico.
• Riduzionedelletransazioni(ordini,fatture,documentiditrasporto).• Riduzionedelleattivitàdiriconciliazione.
IMPATTASU…
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [6/8]
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TRACCIABILITÀERISCHIOCLINICO
• facilital’associazionedeidispositivimediciaunospecificointerventochirurgico/paziente;
• permetteunacompletatracciabilità(lotto‐datadiscadenza);
• evita lamancanzadiprodottispecifici;• evitale perdite,icaliinaspettatiegliacquistinonnecessari;
• elimina iprodottiscaduti;• èunostrumentoutileperl’anti‐contraffazione• facilita irichiamidiprodotto(recall);• permetteunatracciabilitàautomaticaetotale(le
aziendeconcorrentiutilizzanocodiciabarredaattaccaremanualmentesullecartelleclinicheenontraccianotuttiidispositivimedici).
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [7/8]
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PUNTIDIATTENZIONE
FORMAZIONEDELPERSONALE
ASSISTENZAALCLIENTECONTINUA(J&JSpecialist)
INTERFACCIAMENTOCONRESOLUTION
LAYOUTDELBLOCCOOPERATORIOCOERENTE
Fonte : Johnson&Johnson Medical
Resolution [8/8]
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PRINCIPALIREFERENZE
P.O.SANT’ANDREADIVERCELLI
P.O.SS.PIETROEPAOLODIBORGOSESIA
POLICLINICOMORGAGNIDICATANIA
A.O.CIVICODIPALERMO
POLICLINICOS.ORSOLA‐MALPIGHIDIBOLOGNA
Fonte : Johnson&Johnson Medical
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ADISPOSIZIONEPERULTERIORIINFORMAZIONI