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Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice. Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali. Casos de Exito. España Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) - PowerPoint PPT Presentation
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Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática
OpenOfficeExperiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali
Casos de Exito
España Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) Novell
Novell - Open DeskTop Initiative
Inicio Marzo de 2004 Mas de 5000 usuarios Julio de 2004 90% utilizando OpenOffice Mediados del 2005 Novell Linux Desktop
Porque migrar?
Reducción de costos– Hardware– Licencias
Independencia Tecnológica Personalización de aplicaciones
Preparación de la migración
Planeación y coordinación Establecer prioridad de aplicaciones Eje central “El Usuario” Crear entorno de retroalimentación Compartir información Grupo de Apoyo y Soporte
Usuarios
Categorizar usuarios Evaluar disposición Crear interés hacia el cambio Capacitación en las herramientas que se van a
utilizar Realizar un seguimiento en los adelantos Mantenerlos informados
Comenzando la migración
Emcali - PTI
Panorama
800 equipos nuevos 200 equipos anteriores (aprox) 1000+ usuarios Aplicaciones
– OpenOffice– Thunderbird– Firefox
Plazo 10 meses
Políticas de migración
Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos.
Guardar como PDF documentos informativos. Utilizar los formatos de MS Office cuando se
trabaje con empresas externas.
Tareas Paralelas
Sensibilización
Manuales
Instalación
Capacitación
Soporte
Sensibilización
Jornada de Sensibilización del PTI Ventajas del PTI en el ambiente laboral y
personal Actividad de preparación para la capacitación Explicación de Software Libre Abrir canales de comunicación Crear un ambiente de comunidad
Manuales
Manual de usuario Manual de macros Retroalimentación de los usuarios Creación de FAQ Disponibilidad de información pertinente
Instalación de los equipos
Software instalado– OpenOffice– Thunderbird– Firefox
Migración de la información Cambio de equipo Entrega
Capacitación
Nivel básico Jornada de 20 horas Temas
– OpenOffice– ThunderBird– Firefox
Instalación de las aplicaciones
Capacitación
Presentación de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones
Identificar el potencial de los usuarios Identificar posibles inconvenientes Evaluación de asistentes Evaluación de capacitadores
Soporte
4 tipos– Telefónico– Escritorio remoto– Correo electrónico– Presencial
Jornada laboral completa Mismos capacitadores
Soporte
Complementar la capacitación Solucionar los problemas que se presenten a
los usuarios Resolver las dudas en los temas de la
capacitación Prevenir los inconvenientes detectados en la
capacitación
Inconvenientes presentados
Rechazo al cambio Archivos con:
– Macros– Diagramas– Mas de 32000 filas en Hojas de calculo– Otros
Cruce de horarios en la capacitación
Solución de problemas
Creación de una plantilla Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos Re-escritura de algunas macros Exportar archivos de AS/400 como CSV Seguimiento y control a usuarios que lo
requieran Curso técnico al área de soporte
Resultados
Entorno de trabajo similar Bajo impacto en el cambio Equipos funcionales con aplicaciones libres 800 equipos nuevos en 23 edificios Capacitados hasta el momento mas de 300
usuarios 50 OpenOffice 2.0
Resultados
Mas del 90% de aceptación entre los asistentes a las capacitaciones
Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5
Conclusiones
La migración hacia OpenOffice es posible El éxito depende en gran medida de la
disposición del usuario OpenOffice y MS Office tienen el mismo
propósito Clasificar los usuarios en niveles de básico,
medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitación