Metodologii Manageriale - Proiect Newde La Silvia

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE. FACULTATEA DE MANAGEMENT

MANAGEMENTUL PE BAZA

CENTRELOR DE PROFIT

1


CUPRINS

Capitolul I - DIAGNOSTICAREA VIABILITATII ECONOMICE SI MANAGERIALE_3

1.1 Documentarea preliminara____________________________________________31.1.1. Caracteristici tipologice ale firmei____________________________________31.1.2. Situatia economico-financiara________________________________________31.1.3. Sistemul de management si componenetele sale_________________________5

1.2 Identificarea si interpretarea simptomelor semnificative____________________91.2.1.Analiza viabilitatii economice________________________________________91.2.2. Analiza viabilitatii manageriale_____________________________________11

1.3 Puncte forte economice si manageriale__________________________________21

1.4. Puncte slabe economice si manageriale_________________________________22

Capitolul II - STRATEGIA SOCIETATII AXA QY PROXIM SRL_________________25

2.1. Formularea misiunii firmei AXA QY PROXIM SRL_____________________25

2.2. Stabilirea obiectivelor strategice_______________________________________25

2.3. Conturarea principalelor optiuni strategice_____________________________26

2.4. Dimensionarea resurselor alocate______________________________________28

2.5. Precizarea termenelor_______________________________________________29

2.6. Stabilirea avantajului competitiv______________________________________29

2.7. Implementarea strategiei_____________________________________________29

Capitolul III - Reproiectarea manageriala a Societatii AXA QY PROXIM pe baza centrelor de profit_________________________________________________________30

3.1. Reproiectarea subsistemului metodologic al managementului societatii comerciale.____________________________________________________________30

3.1.2. Elaborarea componentelor manementului prin obiective__________________323.1.3. Delimitarea si dimensionarea centelor de profit_________________________333.1.4. Adaptarea structurala si functionala a celorlalte componente manageriale la cerintele managementului prin obiective si centre de profit_____________________363.1.5. Coordonarea si urmarirea realizarii obiectivelor_________________________363.1.6. Motivarea diferentiata a personalului Societatii AXA QY PROXIM________37

3.2. Reproiectarea sistemului decizional____________________________________373.2.1. Structurarea autoritatii decizionale pe niveluri ierarhhice_________________373.2.2. Modificari in tipologia deciziilor adoptate_____________________________393.2.3. Imbunatatirea calitatii deciziilor_____________________________________393.2.4. Apelarea unor metode si tehnici decizionale specifice____________________40

3.3. Reproiectarea sistemului informational_________________________________423.3.1. Principalele perfectionari informationale proiectate______________________423.3.3. Proiectarea configuratiei de detaliu a sistemului informational_____________433.4.Remodelarea componentei organizatorice a sistemului de management________443.4.1.Delimitarea si dimensionarea corespunzatoare a componentelor procesuale si structural-organizatorice ale firmei________________________________________44

2


3


Capitolul I - DIAGNOSTICAREA VIABILITATII ECONOMICE SI MANAGERIALE

1.1 Documentarea preliminara

1.1.1. Caracteristici tipologice ale firmei

Societatea comerciala SC. PALVIN. SRL este o firma infiintata in 1995, cu un personal in numar de 10 muncitori, 1 inginer si 1 subinginer, 1 casieră, 1 operator calculator, 2 contabili, 3 economisti, 1 director general si 1 asociat.

Obiectul de activitate conform statutului de infiintare este producerea de mobila (bucatarii, dormitoare, livinguri, biblioteci, mansarde etc.).

SC. PALVIN. SRL proiecteaza piese de mobila (mese pentru televizoare,canapele, coltare, fotolii, scaune) cu intentia de a le testa pe piata..

1.1.2. Situatia economico-financiara

Pentru realizarea studiilor de diagnosticar s-au luat in considerare informatii referitoare la situatia economico-finanaciara a societatii comerciale in dinamica in doi ani si anume 1997 si 1998.

Dinamica situatiei economico-financiarea inregistrata in perioada 1999-2000 este evidentiata prin intermediul unor indicatori economici dupa cum urmeaza:

Indicatori 1997 1998Active imobilizate 229.905.435 476.942.346 Active circulante 207.918.420 217.570.927 Capitaluri proprii 194.305.073 205.828.891 Datorii totale 245.997.787 502.522.119 Cifra de afaceri 1.534.890.035 3.500.076.476 Rezultatul exploatării 113.527.657 152.505.542 Rezultatul financiar 122.264.981 25.871.355 Rezultatul excepţional 6.619.016 2.170.884 Total Activ/Pasiv 440.306.147 708.346.154 Număr mediu de salariaţi 11 17 Număr de colaboratori 1 3 Salarii brute 48.303.558 123.604.287 Datorii pe termen scurt 245.997.787 502.522.119Datorii pe termen mediu şi lung - - Cheltuieli totale 1.453.779.740 3.371.063.100 Venituri totale 1.696.191.395 3.551.610.881 Stocuri 1.137.702 4.541.727 Creanţe 106.958.333 171.809.116 Capital social 3.205.381 3.205.381 Trezoreria activă 99.822.385 44.258.658

4


Indicatori economico-financiari 1997 1998

1. Fondul de rulment (FR) - 35.600.362 - 271.113.4562. Necesar de fond de rulment (NFR) - 137.901.752 - 326.171.276

3. Trezoreria netă 102.301.389 55.057.8204. Rata de finanţare a capitalului circulant - 17 - 125

5. Solvabilitatea patrimonială 44,13% 29,06%6. Rata generală a solvabilităţii (rata autonomiei

financ.)0,790 0,410

7. Solvabilitatea imediată (Db>Ob) 84,06 41,158. Rata lichiditatii generale=

Active circulante/Datorii pe termen scurt0,8452 0,4330

9. Rata lichiditatii imediate=Disponibilitati/Datorii pe termen scurt

0,4058 0,0881

10. Productivitatea muncii 139.535.458 205.886.85211. Rata generală a îndatorării 0,5587 0,7094

12. Grd. de utilizare a capitalului social 136,59 216,6713. Rata rentabilităţii comerciale=

[Profit brut/Cifra afaceri]*1000,1158 0,0317

14. Rata rentabilităţii resurselor consumate 0,1223 0,032915. Rata rentabilităţii economice 1,2475 0,877116. Rata rentabilităţii financiare=[Profit net/Capital propriu]*100

0,9155 0,5404

17. Rezultatul curent 235.792.638 178.376.89719. Capital permanent 194.305.073 205.828.891

20. Profit brut=Total venit – Total cheltuieli

242.411.655 180.547.781

21. Rata de finanţare a stocurilor - 31,29 - 59,6922. Rata profitului 15,79% 5,16%

Analiza indicatorilor economico-financiari:

1) Fondul de rulment are o tendinţă de scădere întrucât activele mobilizate cresc mai repede decât creşterea capitalurilor proprii aceasta fiind un atuu pentru firma.

2) Trezoreria netă este pozitivă deoarece necesarul de fond de rulment este mai mic decât fondul de rulment efectiv.

3) Solvabilitatea patrimonială este foarte favorabilă în 1997 fiind de 44,13% şi este mai puţin favorabilă în 1998 (29,06%).

4) Productivitatea muncii cunoaşte o creştere de 47.55% în 2000 faţă de 1999 întrucât şi numărul mediu de salariaţi permanenţi creşte cu 54.55%.

5) Rata generală a îndatoririi este în toţi cei doi ani analizaţi mai mică decât 1, ceea ce semnifică un grad de îndatorare mic al intreprinderii.

5


6) Lichiditatea imediată este foarte scăzută în 2000 ceea ce indică faptul că gradul de acoperire a datoriilor din trezoreria activă este foarte mic; este o situaţie nefavorabilă pentru întreprindere.

7) Rata rentabilităţii resurselor consumate are o tendinţă de scădere in 2000 fata de 1999 datorită scăderii profitului net şi creşterii cheltuielilor totale din unitate.

8) Rata de finanţare a stocurilor din fondul de rulment este foarte scăzută în 2000 (-59,66) datorită fondului de rulment negativ; intrprinderea nu-şi poate acoperi stocurile din fondul de rulment de care dispune.

9) Rata profitului scade in 2000 la 5,15% ceea ce indică faptul că la o cifră de afaceri foarte mare (de 2,28% mai mare faţă de 1999) are un profit brut foarte mic (de 1,34% mai mic faţă de 1999).

1.1.3. Sistemul de management si componenetele sale

Subsistemul metodologic

Subsistemul metodologic este alcatuit din instrumentarul managerial si elementele metodologice de concepere, functionare si perfectionare a celorlalte componente manageriale-subsistemul decizional, informational si organizatoric - subsistemul metodologic evidentiaza la Societatea AXA QY PROXIM SRL urmatoarele:

o Sistemele de management utlizate in mica masura, in formule metodologice simplificate : managementul prin obiective, este regasit sub forma unor liste de obiective, managementul prin bugete, este utilizat numai la elaborarea, realizarea si urmarirea bugetului de venituri si cheltuieli si mai putin in restul actiunilor in care acesta ar trebui sa apara.

o Metodele si tehnicile de management:

Sedinta : metoda raspandita, nu numai la nivelul celor doua oraganisme participative, ci si la alte nivele organizatorice, desfasurate fie periodic, fie ad-hoc

Tabloul de bord reprezentat de situatii informationale de sinteza ce sunt valorificate de managerii de nivel mediu si superior

Diagnosticarea regasita sub forma unor analize periodice in folosul managerilor de nivel superior sau sub forma raportului de gestiune al Consiliului de administratie

Delegarea –metoda ce presupune rezolvarea unor probleme de catre subordonati Metode de control Metode de calculatie a costurilor Analiza valorii

Subsistemul decizional

Lista deciziilor adoptate de cei doi administratori ce urmeaza a fi analizate:1. Adopta bilantul contabil si raportul de gestiune al administratorilor aferent

anului 1999;

6


2. Aproba bugetul de venituri si cheltuieli pe anul 2001,eventual si programul de activitate pe exercitiul urmator;

3. Aproba propunerile privind strategia globala de dezvoltare, tehnololgizare, modernizare, restructurare economico-financiara pentru perioada 2001-2004;

4. Aproba retehnologizarea;5. Stabileste nivelul salariilor si al indemnizatiilor lunare;6. Hotaraste contractarea unui imprumut bancar pe termen lung;7. Aproba structura orgnizatorica pentru 20008. Aproba numarul si structura personalului;

Incadrarea tipologica a deciziilor administratorilor este realizata in tabelul 2.Semnificatia prescurtarilor din acest tabel este urmatoarea:

C1 - natura variabilelor implicate; C2 - orizontul de timp si influenta asupra firmei; C3 - numarul de criterii decizionale; C4 - amploarea competentelor decidentilor C - certa I - incerta R - risc S - strategica T - tactica Cr - curenta U - unicriteriala M - multcriteriala Un - unica A - aleatoare P - periodica Av - avizata In - integrala

Tabelul 2 - Incadrarea tipologica a deciziilorDecizia C1 C2 C3 C4 C5

C I R S T CR U M. UN

A P AV IN

1 Decizia 1 # # # # #2 Decizia 2 # # # # #3 Decizia 3 # # # # #4 Decizia 4 # # # # #5 Decizia 5 # # # # #6 Decizia 6 # # # # #7 Decizia 7 # # # # #8 Decizia 8 # # # # #9 Decizia 9 # # # # #10 Decizia10 # # # # #

Total (%)50 50 - 20 8

0---- --- 100 --- 80 20 ---- 100

7


Deciziile luate in cadrul firmei pot fi incadrate pe functiile managementului si functiunile firmei.

Aceasta incadrare va fi prezentata in tabelul 3. Semnificatia prescurtarilor folosite este urmatoarea:

Pv-previziune O-organizare Co-conducere A-antrenare C-E-control-evaluare PM-procesul de management C-D-cercetare-dezvoltare P-productie C-comerciala Ps-personal F-C-financiar contabila SC-societate comerciala in ansamblul sau

Tabelul 3 - Incadrarea deciziilor pe functii ale managementului si functiuni ale firmeiDecizia Functiile managementului Functiuni ale firmei obs

Pv O C-E

A C-E

PM C-D

P C Ps F-C SC

Decizia1 # #Decizia2 # #Decizia3 # #Decizia4 # #Decizia5 # #Decizia6 # #Decizia7 # #Decizia8 # #Decizia9 # #Decizia10 # #TOTAL 30 5

0- 1

010 - 20 - - 20 10 50

Modul in care se regasesc principalele cerinte de rationalitate este evidentiat in tabelul 4.

Semnificatia prescurtarilor din acest tabel este urmatoarea: C1-fundamentare stiintifica C2-“imputernicirea” deciziei C3-integrarea in ansabmlul deciziilor C 4-oportunitatea deciziei C5-formularea corespunzatoare a deciziei

8


Tabelul 4 - Parametrii calitativi ai deciziilorDecizia Cerinte de rationalitate

C1 C2 C3 C4 C5Decizia 1 # # # #Decizia 2 # # # #Decizia 3 # # # #Decizia 4 # # #Decizia 5 # # #Decizia 6 # # #Decizia 7 # # #Decizia 8 # # #Decizia 9 # # # #Decizia 10 # # # #

TOTAL 70 100 100 80

Subsistemul informational

Tabelul 5 - Lista documentelor elaborate de comapartimentele financiar-contabilitateNr. Crt. Denumirea documentului elaborat Tipul documentului

Tipizat/Netipizat1 Ordin de plata Tipizat2 Dispozitie de “plata”, “incasare” Tipizat3 Nota de contabilitate Tipizat4 CEC cu limita de suma Tipizat special editat de

banca5 Balanta de verificare sintetica luanara Tipizat6 Balanta analitica lunara a fiecarui cont Tipizat7 Bilant (rapoarte semestriale) Tipizat

Tabel 6-Lista documentelor care se indosariaza in comapartimentele financiar contabilitate Nr. Crt Denumire document elaborat Tipul documentului

Tipizat/Netipizat1 Nota de intrare receptie pentru

materiale,materii primeTipizat

2 Bonul de consum Tipizat3 Nota de predare Tipizat4 Fisa limita de consum Tipizat5 Procesul verbal Tipizat6 Bonul de miscare Tipizat7 Registrul de casa Tipizat8 Extrasul de cont Tipizat9 State de plata Tipizat

9


10 Nota de intrare receptie a mijlocului fix Tipizat11 Factura Tipizat12 Avizul de insotire a marfii Tipizat

Fiecare situatie informationala se delimiteaza prin continut, traseu informational specific, frecventa a intocmirii, numar de exemplare, particularitati constructive si functionale ale subdiviziunilor organizatorice implicate, elemente ce dau consistenta sistemului informational al componenetelor procesuale si structurale ale societatii.

Subsistemul organizatoric

Este ultima componenta manageriala si se regaseste sub forma organizarii procesuale si organizarii structurale.

In cadrul societatii AXA QY PROXIM SRL se regasesc doar 4 din cele 5 functiuni de baza ale intreprinderii: productie, comerciala, personal, financiar-contabila.

Organizarea structurala este evidentiata in documentele de formalizare a structurii organizatorice, respectiv regulamentul de organizare si functionare, organigrama si fisele de post.

Fisele de post sunt elaborate, atat pentru manageri, cat si pentru executanti, respectiv:

Postul: …Pozitia: …Cerinte: …

-studii-alte cerinte specifice

Relatii: - ierarhice - functionale - de colaborare - de reprezentare

Atributii, lucrari, sarciniLimite de competentaResponsabilitati

1.2 Identificarea si interpretarea simptomelor semnificative

1.2.1.Analiza viabilitatii economice

1.2.1.1.Consideratii generale

Pentru perioada analizata, situatia economico-financiara a societatii AXA QY PROXIM SRL este defavorabila.

Informatiile furnizate in tabelul 4-sunt relevante pentru a ilustra, pe ansamblu, aspectele negative ce au marcat, in dinamica, activitatea firmei.

Elementele de analiza ce vor fi prezentate in continuaree au rostul de a depista viabilitatea economica a intreprinderii, ca premisa a conturarii unor recomanadari ce pot fi utilizate in remodelarea manageriala.

10


1.2.1.2 Analiza potentialului intern

Viabilitatea economica a intreprinderii este dependenta de volumul, structura, si eficienta utilizarii resurselor materiale, financiare si umane.

RESURSELE UMANE pot fi abordate din 2 puncte de vedere. Pe de o parte, ca dimensiune si structura si, pe de alta parte, de pe pozitia eficientei utilizarii personalului.

In intervalul de timp analizat a inregistrat o crestere absoluta de 6 (de la 11 la 17 salariati).

Structura numarului mediu de personal a inregistrat urmatoarea situatie:

Nr. crt Categorii de personal Realizat1999 2000

1 Muncitori direct productivi 6 112 Muncitori indirect productivi 3 43 Total muncitori 9 154 Total personal 11 17

1.2.1.3.Analiza cheletuielilor

Evidentierea volumului, structurii si dinamicii costurilor reprezinta un element definitoriu al analizei-diagnosticului.

Bilantul conatabil al Societatii AXA QY PROXIM SRL si alte documente au pus la dispozitie informatii suficiente.

Comparativ cu dinamica cifrei de afaceri, dinamica cheltuielilor totale a inregistrat valorile ce sunt prezentate in tabelul urmator:

Nr. crt Indicatori(%) 1999/20001 Dinamica cifrei de afaceri 228,032 Dinamica cheltuielilor totale 231,883 Dinamica cheltuielilor materiale 256,54 Dinamica cheltuielilor cu personalul 133,335 Dinamica profitului brut 74,486 Dinamica profitului net 32,66

Se constata cresterea primilor 4 indicatori si scaderea ratei profitului. Acestea s-au produs datorita dezvoltarii accentuate a societatii si investitiilor foarte mari facute in echipamente de producere.

Un indicator eficient de corelare a cheltuielilor cu cifra de afaceri este coeficientul parghiei de exploatare calculat cu formula:

P/P0

------- =K1 Q/Q0

Unde:P0-profitul in anul de bazaP- modificarea profitului (P1-P0)

11


Q0-Productia in anul de bazaQ-modificarea productiei obtinute (Q1-Q0)

=> K1= -0,5739

1.2.1.4. Analiza rentabilitatii

Analiza rentabilitatii porneste de la Rezultate=Venituri –Cheltuieli.Informatiile ce vor fi prezentate in tabelul urmator sunt edificatoare pentru a reliefa

tendintele inregistrate de Societatea AXA QY PROXIM SRL in domeniul eficientei.

Indicatorii de rentabilitate %Nr.crt Indicatori Realizari

1999 20001 Rata rentabilitatii

costurilor(fondurilor consumate Rc)78,96 123,25

2 Rata rentabilitatii veniturilor(Rv) 15,8 35,23 Rata rentabilitatii fondurilor

avansate(Ra)180,6 384,6

4 Rata rentabilitatii economice(Re) 124,76 87,72

Formulele utilizate au fost: Rc=Profit brut/Costuri de productie*100 Rv= Profit brut/Cifra de afaceri*100 Ra= Profit brut/Active totale*100 Re= Profit brut/Capital permanent*100

Din analiza tabelului anterior se vede ca Societatea AXA QY PROXIM SRL a obtinut profit atat in 1999 cat si in 2000.

1.2.1.5.Analiza patrimoniala

Analiza patrimoniului societatii comerciale necesita atat analiza structurii acestuia cat si analiza functionala a situatiei financiar-patrimoniale.

Anliza functionala a situatiei financiar-patrimoniala, se axeaza pe fondul de rulment si pe necesarul de fond de rulment.

Fondul de rulment = Capital permanent - Active imobilizateNevoia de fond de rulment = Nevoile de finanatare - Resursele generate de

operatiunile ciclice.In tabelul urmator sunt prezentate informatii pentru analiza fondului de rulment si a

necesarului de fond de rulment.

Indicatori privind fondul de rulmentNr.crt Indicatori 1999 20001 Cpital permanent 194.305.073 205.828.891 3 Fond de rulment - 35.600.362 - 271.113.456 4 Nevoia de fond de rulment - 137.901.752 - 326.171.276 5 Trezoreria neta 102.301.389 55.057.820

12


1.2.2. Analiza viabilitatii manageriale

1.2.2.1.Analiza subsistemului metodologic

La nivelul Societatii AXA QY PROXIM SRL si al unor componente structurale ale acesteia se utilizeaza partial unele metode si tehinici manageriale, care usureaza exercitarea proceselor de management in conditii normale.

Analiza instrtumentarului de management folosit si a elementelor metodologice releva urmatoarele aspecte:

a) din punct de vedere cantitativ, numarul metodelor si tehnicilor de management la care se apeleaza zilnic este foarte redus, iesind in evidenta metodele sedintei, diagnosticarii, delegarii si a listelor de obiective. Fiecare interval de timp se caracterizeaza prin conturarea di dimensionarea unui sistem de indicatori economico-financiari, ce pot fi abordati ca obiective. Se mai adauga metoda pe comenzi, fiind centrata pe determinarea costurilor pe articole de calculatie dupa modelul

cheltuieli directe-ce se refera la cheltuielile cu materii prime, materiale directe si cheltuieli cu manopera directa

cheltuieli indirecte, ce cuprind cheltuieli comune sectiilor si cheltuieli generale ale intreprinderii

Diagnosticarea este regasita in analizele economico-financiare relizate la solicitarea directorului general, directorilo executivi sau Consiliului de administratie.Delegarea este folosita in mod frecvent de managerii aflati pe diferite nivele ierarhice.Sedinta este operationalizata prin intermediul unor tipuri diverse-sedinte de informare, decizionale sau eterogene.

b) nici una din metodele sau tehnicile utilizate nu respecta un scenariu metodologic propus de stiinta managementului, structurat in etape si faze. Acest lucru diminueaza sensibil efectele pe care le genereaza operationalizarea instrumentarului managerial la care s-a facut referire.Cauzele care provoaca manifestarea acestei situatii cuprind:

cauze cu caracter obiectiv, de natura contextuala, exogene firmei, concretizate in intensitatea mediului ambiant, lipsa unei strategii clare in domeniu, presiunile la care au fost supusi managerii , criza economica, financiara si manageriala care se manifesta in economie

Cauze de natura subiectiva, ce tin de intreprindere si subsistemele sale, de manageri de executanti. Printre acestea se numara tendinta de a pasa, pe verticala sistemului de conducere, rezolvarea unei probleme, metntalitate conforma careia, rezolvarea unei probleme necesita apelarea unui conducator de nivel superior, insuficienta utilizare a instrumentarului managerial evoluat, lipsa unei ordini de prioritati in abordarea decizionala si actionala a celor mai importatnte probleme cu care se confrunta Societatea AXA QY PROXIM SRL .

13


1.2.2.2.Consideratii privind subsistemul decizional

Componenta a managementului firmei, subsistemul decizional cuprinde atat deciziile microeconomice, cat si mecanismele de adoptare a acestora.

Analiza va surprinde cateva disfuctionalitati si atu-uri, abordate in stransa legatura cu celelalte componente manageriale.

Se remarca orientarea decizionala a conducerii Societatii AXA QY PROXIM SRL spre o mai buna pozitionare a intreprinderii in mediul concurential specific.

Din punct de vedere tipologic se remarca existenta unei ponderi ridicate a deciziilor:

a) Dupa orizontul de timp si implicatiile asupra firmei: tactice, cu intervale de timp ce nu depasesc decat ocazional un an, dar cu

influente directe asupra unor componente procesuale si structurale de mare importanta in economia firmei;

b) Dupa natura variabilelor implicate: certe (50%),cu variabile controlabile si anticipare cat mai exacta a

rezultatelor; partial certe (50%) cu unele variabile necontrolabile, in special cele ce

fac referire la piata;c) Dupa numarul de criterii decizionale

in exclusivitate multicriterialed) Dupa frecventa adoptarii

periodice si aleatorii, (80% aleatorii, 20% periodice)e) Dupa amploarea decidentului

de grup – pentru toate deciziile prezentateDin punct de vedere calitativ se remarca respectarea, de catre majoritatea deciziilor a unor cerinte precum:a) Fundamentarea stiintifica. Deciziile ce au fost supuse analizei la inceputul

lucrarii satisfac partial un astfel de parametru calitativa in sensul ca valorifica informatiile relevante, transmise operativ si in cantitatea solicitata de decident.

b) “Imputernicirea” deciziei, respectiv adoptarea acesteia de catre persoana sau grupul de persoane carora le este circumscrisa commpetenta necesara.

c) integritatea deciziei in ansamblul deciziilor microeconomice-necesita stabilirea unui sau unor obiective decizionale care sa faca parte din sistemul de obiective al firmei

d) Oportunitatea deciziei- care cere ca orice decizie sa fie adoptata si aplicata intr-un interval de timp considerat optim. Pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL situtia este favorabila pentru ca adoptarea respectivelor decizii a fost dictata de ratiuni economice si manageriale, de aparitia unor probleme majore, complexe, nerezolvate in trecut; este nefavorabila deoarece aplicarea, operationalizarea acestor decizii nu se urmareste intotdeauna cu acuratete, ceea ce face ca rezultatele preconizate de decident sa nu se inregistreze sau sa se produca in afara valorilor dorite;

e) Formularea corespunzatoare a deciziei are ca cerinta de baza posedarea unor parametrii care s-o faca comprehensibila. In felul acesta se creeaza premise favorabile pentru aplicarea deciziei. In privinta deciziilor esalonului superior

14


aceasta cerinta nu este respectata, niciuna dintre decizii neavand precizate, direct sau indirect:

obiectivul decizional modalitatea de realizare a acestuia decidentul data adoptarii data aplicarii locul aplicarii responsabilul aplicarea deciziei

Cu privire la procesele decizionale strategico-tactice se remarca faptul ca acestea trebuie sa fie structurate in mai multe etape dupa cum urmeaza:

definirea problemei decizionale stabilirea obiectivelor si criteriilor decizionale stabilirea variantelor decizionale alegerea variantei optime (deciderea) aplicarea deciziei evaluarea rezultatelor aplicarii deciziei

Respectarea acestor etape asigura posedarea parametrilor calitativi la care s-a facut referire si, implicit, un nivel calitativ adecvat sistemului decizional.

Deciziile adoptate de etajul superior de management nu sunt rezultatul unor astfel de procese decizionale, chiar daca unele din etapele prezentate se regasesc in intesitati reduse.

Stabilirea variantelor decizionale presupune precizarea mai multor variante de realizare a obiectivelor decizionale si a criteriilor decizionale ce-i influenteaza comportamentul si a consecintelor decizionale, ce-i influenteaza comportamentul si a consecitelor decizionale.

Determinarea variantelor decizionale este un demers complex ce cere creativitatea de grup si promovarea unor metode si tehnici specifice de stimularea a acesteia. Societatea AXA QY PROXIM SRL are minusuri importante mai ales in ceea ce priveste precizarea clara a consecintelor decizionale aferente variantelor decizionale.

Etapa cea mai importanta a procesului decizional strategico-tactic o constituie alegerea variantei optime de dorit de o maniera stiintifica si nu una empirica.

Aplicarea deciziei si evaluarea eficicacitatii acesteia reprezinta ultimele etape ale unui proces decizional strategico-tactic in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL prezinta uele minusuri mai ales in privinta urmaririi operationalizarii sale prin actiuni corespunzatoare.

1.2.2.3.Analiza sistmului informational

Sisemul informational este principalul furnizor de informatii din cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL , fara care nu pot exista si functiona celelalte subsisteme. Prin intermediul acestuia se asigura pe de o parte fundamentarea deciziilor si pe de alta parte, fundamentarea actiunilor necesare pentru aplicarea acestora.

Analiza acestuia cuprinde:a) fluxurile si circuitele informationale. Drumul parcurs de informatiile din diverse

documente, de la emitatori la beneficiari, este reflectata de fluxurile si circuitele informationale. Acestea nu sunt conturate pe compartimente functionale si

15


operationale, ci la nivel de document. Legaturile informationale dintre compartimente si activitatea informationala a fiecarui compartiment in parte ar trebui sa fie reflectata intr-un regulament de ordine interioara, lucru care in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL nu se respecta. Nu se fac nici referiri la fluxurile si circuitele informationale. Astfel accesul la informatie este mai greu, iar unele dintre ele ajung sa nu mai fie folosite corespunzator, atat din punct de vedere calitativ cat si din punct de vedere cantitativ.

b) Informatiile vehiculate in sistem. Totalitatea informatiilor care circula, prin fluxurile si circuitele informationale sunt foarte variate, lucru care solicita o multitudine de documente informationale. Nu toate informatiile cuprinse de acestea sunt valorificate in procesele decizionale. Excesul acestora complica sistemul informational si genereaza deficiente majore, cum ar fi redundanta sau supraincarcarea circuitelor informationale.

c) Procedurile informationale. Sunt precizate in situatiile informationale sub forma unor algoritmi de calcul.

d) Mijloacele de tratare a informatiilor. In mare parte sunt manule, lucru ce duce la intarzierea transmiterii catre decidenti sau executanti in timp util. Introducerea unor aplicatii informatice a permis orientarea catre informatizarea atat a proceselor de management cat si a celor de executie.

e) Analiza prin prisma unor principii de concepere si functionare a sistemului informational.

Acestea au fost analizate in tabelul urmator:

Nc.

Principiul Continut Deficiente sau aspecte pozitive

1 Principiul corelarii sistemului informational cu sistemul decizional organizatoric

Corelarea functionala cu sistemul decizional si constructiva cu sistemul organizatoric, ca premisa a functionarii adecvate a managementului firmei.

Inexistenta unei conceptii unitare a sistemului informational, situandu-se departe de un management eficient; functiile decizionala si operationala realizandu-se greu.

2 Principiul flexibilitatii sistemului informational

Adaptarea parametrilor sistemului informational la conditiile externe si interne firmei, modificarea caracteristicilor sistemului informational in conformitate cu necesitatile

In ciuda efectuarii unor cheltuieli pentru procurarea unor produse informatice, sistemul informational nu reflecta modificarile survenite.Continutul, circuitul si modalitatea de tratare a informatiilor a ramas aceeasi ca si cu multi ani in urma.

3 Prinicipiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor

In vederea asigurarii compatibilitatii intre componentele informationale si integrarea deplina a informatiilor pe

In marea majoritate a situatiilor sistemul informational functioneaza inertial, fara a lua in considerare cerintele sistemelor metodologic si

16


verticala sistemului managerial este necesara abordarea unitara a culegerii, inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor din punct de vedere metodologic

decizional.

4 Principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale

Transmiterea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management, respectiv a informatiilor ce reprezinta abateri importante de la obiective, criterii, mijloace

Utilizarea ca instrument managerial a bugetului duce la respectarea partiala a acestui principiu. Insa nu exista o agregare suficienta a informatiilor pe verticala sistemului de management-tabloul de bord aflandu-se intr-o stare incipienta.

5 Principiul asigurarii cu maximum de informatii finale din fondul de informatii primare

Valorificarea la maximum a informatiilor primare prin folosirea unor proceduri informationale mai rafinate, selectate in functie de cerintele proceselor de management.

Nerespectarea cerintelor precedentelor principii, genereaza vehicularea unei mari cantitati de informatii.Lipsa unor elemente metodologice, generale si specifice, mareste aceste neajunsuri.

In legatura cu subsistemul informational specific activitatilor financiare se pot trage urmatoarele concluzii:

frecventa intocmirii documentelor difera de la caz la caz, dar majoritatea se intocmesc de mai multe ori pe zi in cazul in care apare necesitatea lor;

majoritatea documentelor si situatiilor informationale se realizeaza pe formulare tipizate, lucru datorat conducerii Societatii AXA QY PROXIM SRL pentru reducerea volumului de munca a celor care intocmesc aceste documente;

Unele documente au fost tipizate pentru a fi exploatate informatic, dar in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL nu se realizeaza inca.

Toate documentele informationale trebuie proiectate in vederea prelucrarii lor in cadrul unui sistem informatic integrat.

1.2.2.4. Analiza subsistemului organizatoric

Analiza acestei componente manageriale se realizeaza dupa o metodologie specifica, structurata astfel:

17


analiza prin prisma posibilitatilor de realizare a obiectivelor fundamentale si derivate;

analiza prin prisma principiilor de concepere si functionare a structurii organizatorice;

analiza incadrarii cu personal; analiza unor documente de formalizare a structurii organizatorice; analiza conceperii si functionarii unor componente primare ale structurii

organizatorice;Metodologia are ca repere importante cerintele managementului stiintific si

tendintele manifestate in organizarea procesuala si structurala a intreprinderii.

Nr.crt Activitatea Situatia in actuala structura organizatorica1 Previzionarea (elaborarea

de strategii si politici globale)

Aceasta se exercita in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL intr-un compartimente mixt.

2 Organizare manageriala Se realizeaza in cadrul compartimentului de Management si Resurse umane. Se concretizeza in atributii referitoare la elaborarea de fise de post, organigrame, sau la asigurarea de conditii adecvate de organizare a productiei si muncii.

3 Acivitatea de marketing Se realizeaza in cadrul compartimentului de marketing.

4 Bugetare In cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL aceasta activitate nu exista din punct de vedere organizatoric, ea fiind preluata de compartimentul Financiar,fara sa aiba o extensie la nivel de subdiviziuni organizatorice (centre de gestiune)

5 Financiara Aceasta se regaseste in actuala structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL in cadrul compartimentului Financiar. Continutul acestei activitati are un caracter post operativ si uneori administrativ.

6 Contabila In cadrul acestui compartiment se resimte implicarea mangeriala ampla si astfel aceasta activitate este bine dimensionata si delimitata organizatoric si uman. Aceasta activitate se deruleaza conform metodologiilor contabile in vigoare

7 Control financiar de gestiune

Aceasta activitate se desfasoara in cadrul compartimentului financiar si este realizata de patru persoane

8 Selectia si incadrarea personalului

Aceste activitati se regasesc organizatoric in caadrul compartimentului Management-Resurse Umane

9 Evaluarea si motivarea personalului

Se face tot in cadrul compartimentului Management-Resurse Umane. Motivarea materiala a salariatilor are la baza sistemul de

18


salarizare si contractul colectiv de munca.10 Formarea si perfectionarea

personalului Se realiazeaza in acelasi compartiment ca si precedenta activitate. Societatea AXA QY PROXIM SRL asigurand angajatilor sai stadii de pregatire atat in tara cat si in strainatate.

11 Protectia salariatilor Atat protectia muncii cat si protectia sociala se desfasoara in cadrul compartimentului Management Resurse Umane.

12 Informatica Exista din punct de vedere organizatoric in compartimentul “Oficiul de calcul”

Tinand cont ca firma activeaza intr-un mediu concurential turbulent, este necesara o revigorare procesuala si structurala ale unor componente majore-functiuni, activitati, compartimente-ca premisa a amplificarii viabilitatii economice si manageriale a Societatii AXA QY PROXIM SRL . Acest lucru este posibil in conditiile remodelarii de ansamblu a sistemului de management si a componenetei organizatorice a acestuia.

Analiza prin prisma unor principii de concepere si functionare a structurii organizatorice

Nr.crt Principiul Cerintele principiului

Deficiente datorate nerespectarii principiului

Mod de manifestare Localizare in structura

organizatorica0 1 2 3 4

1 Principiul suprematiei obiecivelor

Conceperea si functionarea structurii organizatorice trebuie orientate spre realizarea obiectivelor fundamentale si derivate ale firmei

Actuala structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL nu asigura decat partial conditiile necesare realizarii obiectivelor fundamentale si derivate si uneori se ajunge la insuccese. Acest lucru este explicat pe de o parte de insuficienta dimensionare a unor activitati importante si pe de alta insuficienta pregatire a personalului la nivelul anumitor compartimente

Structura organizatorica de ansamblu a firmei

2 Principiului Constituirea si Prin infiintarea CA si Structura

19


managementului participativ

functionarea de organisme participative de management si crearea de conditii organizatorice necesare implicarii salariatilor in desfasurarea proceselor manageriale

AGA s-au constituit organismele ce rezolva decizional problemele strategico-tactice.

organizatorica de ansamblu a firmei

3 Principiul apropierii conducerii de executie

Necesitatea proiectarii unui numar cat mai redus de niveluri care sa asigure suplete structurii organizatorice

Structura organizatorica a Societatii AXA QY PROXIM SRL dispune de un numar de 7 niveluri ierarhice


4 Principiul reprezentarii structurii organizatorice

Formalizarea structurii organizatorice in documente specifice cum ar fi ROF, organigrama, fise de post

Aceste documente sunt intocmite si in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL dar acestea nu sunt intocmite in conformitate cu cerintele unui management stiintific


5 Principiul concordantei dintre natura postului si caracteristicile titularului de post

Corelarea continutului, a cerintelor posturilor de management si executie cu o serie de particularitati, de caracteristici profesionale si manageriale ale ocupantilor acestora

Structura socio-profesionala nu este corelata cu cerintele posturilor ocupate

Compartimente functionale si operationale

6 Principiul flexibilitatii structurii organizatorice

Nevoia adaptarii permanente a structurii

Principiu ce nu se respecta si datorita instabilitatii din cadrul Societatii AXA QY


20


organizatorice la modificarile ce intervin in variabilele exogene ce influenteaza firma si managementul acesteia

PROXIM SRL si a numeroaselor schimbari ce se realizeaza la nivelul managementului de varf; fiecare echipa de conducere venind cu noi viziuni

7 Principiul definirii armonizate a posturilor si functiilor

Existenta unor interdependente inter posturi is functiuni

Nu exista descrieri ale functiilor. Fisele de post nu delimiteaza foarte bine sarcinile si competentele


8 Principiul crearii unor colective intercompartimentale

Crearea si functionarea unor colective de specialisti recrutati din diverse compartimente pentru rezolvarea unor probleme complexe cu caracter inovational

Lucrul acesta se intampla destul de des, mai ales atunci cand se lanseaza un nou sortiment de mobila. Acest nu poate fi generalizat pentru a putea vorbi de o structura organizatorica de tip matriceal ce se regaseste in managementul prin proiecte

Structra de ansamblu a firmei

9 Principiul alegerii variantei optime

Alegerea celei mai bune variante de structura organizatorica din mai multe variante posibile

Pentru alegerea actualei structuri organizatorice conducerea Societatii AXA QY PROXIM SRL a fost pusa in situatia de a alege din mai multe variante, lucru incheiat cu alegerea prezentei variante organizatorice

Structura de management

10 Principiul permanentei conducerii

Existenta unui inlocuitor al managerului in lipsa acestuia

In genere acest principiu este respectat la toate nivelele organizatorice

Structura de management

11 Principiul eficientei structurii organizatorice

Compararea eforturilor reclamate de functionarea structurii organizatorice cu efectele generate de aceasta si

Structura organizatorica adoptata este una foarte buna.

Structura de ansamblu a firmei

21


obtinerea de eficienta

1.3 Puncte forte economice si manageriale

Nr. Puncte forte Termen de comparatie

Cauze Implcatii

1 Folosirea metodelor si tehnicilor de management cum ar fi managementul prin bugete,diagnosticarea, delegarea, managementul prin obiective

Cerintele managementului stiintific

-disfunctionalitati inregistrate de activitatile firmei-intensificarea concurentei pe piata mobilei

-cresterea gradului de fundamentare a deciziilor strategice si tactice-utilizarea mai buna a timpului de munca al managerilor

2. Folosirea unui numar ridicat de metode si tehnici manageriale: managementul prin bugetele, diagnosticarea, delegarea, managementul prin obiective

Solicitarile managementului stiintific

-Intensificarea si chiar agresivitatea concurentei in domeniul productiei si comercializarii de mobila-Disfunctionalitati inregistrate in activitatile firmei

-Cresterea gradului de fundamentare a deciziilor strategice si tactice

3. Situatie economico financiara de ansamblu buna. Firma a inregistrat profit

Nivelul realizat in 1999

- accentul pus pe dezvoltare si cresterea productivitatii si a calitatii produselor

-Cresterea prestigiului si marirea cotei de piata

22


1.4. Puncte slabe economice si manageriale

Nr.cr Puncte slabe Termen de comparatie

Cauze Implicatii

1 Inexistenta strategiilor politicilor realiste, centrate pe studii de piata, studii de diagnosticare si previziune macroeconomica

Cerintele managementului strategic

-Neacordarea atentiei pentru efectuarea unor studii de piata-Lipsa unor prioritati in abordarea decizional si actionala a problemelor cu care se confrunta

-Dificultati in adaptarea firemei la mediul concurential in care-si desfasoara activitatea-Utilizarea ineficienta a potentialului uman si material

2 Deficiente metodologice in conceperea si functionarea sistemului de management si a componentelor sale

Metodologia de reproiectare a managementului firmei

-Delimitarea insuficienta a unor componente structurale a firmei-Motivarea ineficienta a salariatilor-Cunoasterea superficiala a aspectelor metodologice de catre persoanele implicate in derularea demersurilor

-Adaptarea cu greu la cerintele si exigentele pietei

3 Delimitarea insuficienta intre componentele sistemului de management precum si neprecizarea conexiunile dintre acestea


-Cunoasterea diferita a sistemului de management de catre personal-Informatizarea redusa a proceselor de management-Insuficienta descentralizare manageriala si economica

-Dificultati in patrunderea firmei pe piata-Neincluderea managementului in categoria factorilor de amplificare a viabilitatii economica a firmei

4 Nerespectarea principiilor specifice de rationalizare si functionare

Cerintele si exigentele managementului stiintific

-Dificultati in selectia unor specialisti necesari anumitor compartimente-Inexistenta sistemului de obiective-Neinformatizarea sistemului de management

-Existenta unei duble subordonari-Diminuarea responsabilitatilor

23


5 Grad redus de informatizare a firmei


-Insuficienta implicare a managerilor in rezolvarea problemelor specifice firmei-Dotarea tehnica in domeniu deficitara

Neinformarea la timp a managerilor-Fundamentarea cu greu a deciziilor strategice si tactice

6 Folosirea accidentala(si nu generalizata) a instrumentelor manageriale moderne cum sunt managementul prin obiective, managementul prin proiecte


-Existenta altor prioritati ale managerilor firmei-Reticenta la nou a majoritatii angajatilor

-Greutati in fundamentarea deciziilor adoptate-Dificultati in adaptarea firmei la cerintele si exigentele din ce in ce mai accentuate a peietei mobilei

7 Lipsa unor documente organizatorice

Principiul reprezentarii structurii organizatorice

-Desele schimbari in statutul firmei

-Confuzii in exercitarea atributiilor compartimentelor functionale si operationale-Paralelism in exercitarea unor componente procesuale

8 Lipsa unui sistem de obiective in care sa fie implicate toate componentele procesuale

Cerintele managementului stiintfic

-Existenta unor politici motivationale care nu iau in considerare obiectivele si gradul de realizare a acestora in acordarea recompenselor banesti individuale-Reticenta unei parti a salariatilor la nou-Atitudinea necorelata a managerilor cu realitatile firmei

-Amplificarea caracterului empiric al managementului-Nestabilirea unor prioritati in abordarea decizionala si operationala a problemelor cu care se confrunta managerii de la toate

24


nivelele ierarhice

9 Folosirea metodei pe comenzi doar ca metoda de calculatie a costurilor


-Conservatorismul personalului-Insuficienta conditiilor materiale, manageriale si umane -Implicarea insuficienta a managerilor in derularea proceselor de management pe o baza informational reala

-Greutati in promovarea unor politici motivationale diferentiate-Dificultati in urmarirea abaterilor de la cheltuielile normate

10 Stocarea timp indelungat a mobilei in depozite

-Necontractarea intregii productii dinainte

-Cresterea cheltuielilor-Imobilizari de fonduri

11 Depasirea numerelor de ore de stationare a utilajelor

Valorile inregistrate in 1999

-reducerea numarului de personal direct productiv-invechirea utilajelor

-Cresterea cheltuielilor

12 Nerealizarea reviziilor anuale conform programului de reparatii

Valorile inregistrate in 1999

-defectari nenumarate ale utilajelor

-cresterea cheltuielilor-calitate inferioara a produselor

13 Cresterea numarului de ore de stationare a utilajelor

Valorile inregistrate inainte de 1999

-reducerea numarului de muncitori-diminuarea cererii si implicit a productiei

-cresterea cheltuielilor

25


Capitolul II - STRATEGIA SOCIETATII AXA QY PROXIM SRL

Pentru elaborarea strategiei este necesar ca mai intai sa se formuleze misiunea Societatii AXA QY PROXIM SRL . Aceasta presupune o enuntare a scopurilor si a conceptiei privind evolutia si desfasurarea activitatilor, prin care se delimiteaza de firmele similare. De aici decurge sfera (domeniul de activitate) si piata careia i se adreseaza.

2.1. Formularea misiunii firmei AXA QY PROXIM SRL

a) Scopul. Asigurarea cu mobila in cantitatea si calitatea necesara, care sa permita onorarea cu fermitate a cerintelor clientilor traditionali dar si a celor ocazionali din tara. Nerespectarea ducand la pierderea terenului in fata competitorilor din ce in ce mai multi.b) Ce realizeaza firma. Domeniul principal de activitate al Societatii AXA QY PROXIM SRL este producerea si comercializarea mobilei. Activitatea Societatii AXA QY PROXIM SRL va fi asa conceputa si derulata incat sa asigure buna functionare a firmei. Se vor analiza cauzele ce au dus la utilizarea ineficienta a resurselor materiale, financiare, umane si informationale.c) Unde actioneaza firma. Societatea AXA QY PROXIM SRL isi deruleaza mare parte a activitatii pe teritoriul Romaniei. Clientii principali sunt din tara. Furnizorii sunt localizati atat in Romania, cat si in strainatate.

2.2. Stabilirea obiectivelor strategice

Obiectivele strategice pentru urmatorii trei ani sunt urmatoarele: Pentru urmatorii trei ani obtinerea unui profit mai mare cu minimum 25% fata

de anul 1999 Amplificarea anuala a veniturilor din exploatare cu minimum 25% in 2001 iar

in urmatorii ani cu 30% Proiectarea unui sistem de management performant, ce sa se axeze pe

managementul prin obiective si pe managementul prin bugete; implementarea lui si atingerea performantelor proiectate pana in 2002

Asigurarea pe termen lung a principalelor corelatii dintre activitatile firmei, evidentiate de unele corelatii dintre obiective si indicatorii economici: ICA=>IFS=>INS si IW=>IS ,unde:

ICA= Indicele (dinamica) cifrei de afaceriIFS= Indicele (dinamica) fondului de salariiINS= Indicele (dinamica) numarului de salariatiIW= Indicele (dinamica) productivitatii munciiIS= Indicele (dinamica) salariului mediu

Imbunatatirea calitatii mobilei si alinierea la cerintele existente pe piata mondiala

Cresterea numarului de angajati

26


2.3. Conturarea principalelor optiuni strategice

Modalitatile de realizare a obiectivelor strategice se realizeaza prin operationalizarea unor modalitati specifice:

Retehnologizarea Societatii AXA QY PROXIM SRL este o optiune strategica pe care trebuie sa se bazeze societatea. Aceasta va avea impact asupra calitatii produselor care in prezent sufera in fata produselor concurentei. O astfel de actiune complexa de realizare a obiectivelor strategice este posibila si necesara daca se ia in vedere uzura fizica si implicit cea morala a utilajelor cu care este dotata Societatea AXA QY PROXIM SRL. Marea majoritate au fost cumparate la mana a doua si provin din anii 1985-1990.

Pentru efectuarea retehnologizarii este necesara o esalonare calendaristica si o dimensionare a cheltuielilor cu investitiile care vor fi in functie de potentialul firmei.

Alegerea este urmatoarea: In 2001

- Achizitia unei linii de fabricat mobila- Imbunatatirea sistemului de reparatii si intretinere si

eliminarea timpilor de stationare a utilajelor In 2002

- Achizitionarea unor utilaje pentru ambalt mobila- Achizitionarea unor sisteme de aerisire pentru depozitele in

care se pastreaza mobila. - Achizitionarea unor dispozitive de transport intern.

In cazul realizarii acestui program de investitii costisitor la prima vedere se vor genera efecte economice deosebite, care vor permite amortizarea/recuperarea intr-un interval de timp scurt.

Competitivitatea externa a produselor fabricate de Societatea AXA QY PROXIM SRL nu este satisfacatoare datorita calitatii inferioare.

Diversificarea productiei Dezvoltarea productiei de mobila Realizarea de noi produse de mobilier Daca diversificarea va fi corelata cu retehnologizarea, ambele avand

obiectiv imbunatatirea calitatii produselor, si marirea cotei de piata.

Remodelarea manageriala pe baza constituirii centrelor de profitPunctele slabe si forte relevate in capitolul anterior, precum si cauzele ce le-au

generat, reprezinta suportul pentru formularea unor recomandari strategico-tactice prin care se urmareste cresterea potentialului managerial al Societatii AXA QY PROXIM SRL .

Cele mai importante sunt: Reproiectarea sistemului de management al Societatii AXA QY PROXIM

SRL si a principalelor componente: metodologica, decizionala, informationala, organizatorica

Aplicarea unui instrumentar de management evoluat, care sa se bazeze pe mangementul prin obiective si managementul prin bugete

Optimizarea parametrilor subsistemelor decizional si informational in vederea imbunatatirii ciclului informatie-decizie-actiune, si in vederea indeplinirii functiilor in managementul firmei

27


Reproiectarea unor documente de formalizare a structurii organizatorice cum sunt REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE, ORGANIGRAMA, FISA DE POST etc.

Asigurarea unui cadru si climat organizatoric flexibil si eficient prin: a)delimitarea si dimensionarea componentelor procesuale si punerea lor in concordanta cu obiectivele fundamentale derivate, specifice si individuale; b) imbunatatirea structurii socio-profesionale a factorului uman; c)desfasurarea unor activitati ce sustin deschiderea spre mediu. Printre astfel de activitati se numara elaborarea de strategii si politici globale, marketing, bugete, informatica, asigurarea calitatii; d) remodelarea componentelor structurii organizatorice: posturi, functii, ponderi ierarhice, niveluri ierarhice, compartimente si relatii organizatorice;

Elaborarea unor strategii si politici realiste in domeniul managementului care sa fie corelate cu tendintele pe plan mondial din domeniu;

Perfectionarea personalului care va fi implicat in functionarea sistemului de management reproiectat in cadrul unor programe de formare si perfectionarea manageriala;

Informatizarea Societatii AXA QY PROXIM SRL Delimitarea clara a nivelulilor ierarhice si structurarea autoritatii pe baza

acestora prin delimitarea corespunzatoare a tipurilor de decizii ce urmeaza a fi adoptate de managerii situati pe diferite niveluri ierarhice;

Delimitarea, dimensionarea si functionarea de centre de gestiune, la nivelul carora se vor concepe si elabora bugete, desprinse din bugetul general al Societatii AXA QY PROXIM SRL ;

Informatizarea Societatii AXA QY PROXIM SRL

Chiar daca aceasta optiune strategica poate fi inclusa si in reproiectarea sistemului de management, importanta covarsitoare a acesteia face sa fie trata individual.

Informatizarea Societatii AXA QY PROXIM SRL presupune: Stabilirea numarului de calculatoare necesare si a modalitatilor de utilizare.

Minimum de calculatoare ce trebuie achizitionate este de 5. Acestea sunt vitale in departamentele: aprovizionare, desfacere

Diagnosticarea functionarii actualului sistem informational si a fiecarei componente;

Reproiectarea sistemului informational, in contextul reproiectarii sistemului de management

Elaborarea conceptiei de ansamblu a sistemului informatic global; Elaborarea conceptiei de detaliu a sistemului informatic, prin punctarea

domeniilor de aplicare, a situatiilor informationale specifice, a fluxurilor si circuitelor informationale pe care acestea le parcurg, a procedurilor de tratare a informatiilor;

Constituirea bancilor interne de date; Elaborarea programelor si constituirea bibliotecilor de programe; Testarea sistemului informatic; Efectuarea de corectii la nivelul unor aplicatii informatice; Formarea unei culturi informatice adecvate a personalului firmei; Generalizarea sistemului informatic la nivel de societate; Racordarea la reteaua internationala.

28


2.4. Dimensionarea resurselor alocate

In derularea procesului strategic sunt atrase urmatoarele resurse: Resursele materiale Resursele financiare Resursele umane Resursele informationale

Resursele materiale includ echipamentele de productie, materii prime, materiale, energie, combustibil ce urmeaza a fi dimensionate in functie de volumul, complexitatea si diversitatea obiectivelor strategice si tactice, precum si de natura si complexitatea modalitatilor strategice de realizare a acestora.

Liniile de fabricatie ce urmeaza a fi achizitionate provin din America, Asia si Europa.

Materiile prime de baza sunt: lemnul, aracetul, aluminiul, sticla si lacul.

Resursele financiareNecesarul de fonduri pentru derularea actiunii de retehnologizare se ridica la suma

de 15.000 de dolari SUA , din care 5.000 pentru 2001 iar restul de 10.000 pentru 2002 si 2003. Sursele de finantare vor fi asigurate de :

Amortizarea activelor fixe; Credite acordate de catre Banca Europeana pentru Reconstructie si Dezvoltare sau

Banca Internationala Reconstructie si Dezvoltare Atragerea unor investitori romani si straini in contextul privatizarii societatii

Resursele umane, poate cea mai importanata resursa pot fi asigurate astfel: Cantitativ , prin pastrarea numarului actual de salariati Structural , prin imbunatatirea nivelului de pregatire profesionala in

urma unor cursuri de perfectionare. Sunt necesare schimbari in structura personalului si anume cresterea ponderii personalului cu pregatire superioara. In cadrul acestei categorii cresterea ponderii economistilor, juristilor, amplificarea personalului de specialitate, amplificarea competentei profesionale si manageriale a managerilor situati la diferite niveluri ierarhice, dar si a executantilor din compartimentele functionale si operationale. Pentru obtinerea unei productivitati adecvate se recomanda o evaluare continua a capacitatilor personalului prin testarea periodica a cunostintelor, calitatilor si aptitudinilor in vederea asigurarii unei corespondente intre post si ocupantul postului.

Resursele informationale sunt foarte importante in contextul actualei revolutii informationale. Acestea vor fi asigurate atat prin sistemul de formare si perfectionare continua a salariatilor cat si de cooperarea cu firme de consultanta economica si manageriala romanesti si straine. Constituirea bibliotecii proprii va fi benefica pentru formarea si informarea continua a specialistilor.

29


2.5. Precizarea termenelorTermenul de finalizare a strategiei este de 3 ani. In capitolul anterior mai sunt

precizate si termenele intermediare pentru retehnologizare.

2.6. Stabilirea avantajului competitivUnul dintre obiectivele majore ale elaborarii si implementarii strategiei Societatii

AXA QY PROXIM SRL este de a obtine un avantaj competitiv in mediul concurential.Principalele actiuni care sunt recomandate:

a) Imbunatatirea raportului cost-pret care se poate obtine prin reducerea relativa si absoluta a costului de productie. Actiunile coroborate care pot duce la indeplinirea acestei actiuni sunt:

Determinarea pragului de rentabilitate pentru fiecare produs, dupa analiza in prealabil a necesitatii si oportunitatii fabricarii produsului;

Stabilirea locurilor in care se poate actiona pentru reducerea costurilor(consumuri de manopera, consumuri de materiale);

Evidentierea tuturor categoriilor de cheltuieli solicitate de fabricarea produselor si astfel determinarea unui cost de productie realist, lipsit de improvitatii si fundamentat astfel pe un management stiintific (managementul prin obiective si managementul prin bugete reprezentand solutii ideale);

Studierea raportului cerere-oferta si de la aceasta analiza sa fie precizate produsele rentabile si cele nerentabile, actionandu-se cu prioritate in directiile rentabilizarii celor ce sunt solicitate.

Recalcularea normelor de consum de materii prime, materiale si manopera in functie de modificarile aparute in urma retehnologizarii;

b) In domeniul mobilei obtinerea si comercializarea unor produse diferite de cele ale concurentei in ceea ce priveste unii parametrii constructivi, functionali si calitativi este mai greu de realizatc) Sustinerea unor proiecte pentru protectia mediului si a sanatatii consumatorilor;

2.7. Implementarea strategiei

Pentru implementarea strategiei globale este recomandat sa se faca pregatirea implementarii care presupune:

Reducerea rezistentei personalului la schimbare prin proiectia strategica ce consta in sensibilizarea si dezvoltarea cunostintelor personalului prin:

Pregatirea managerilor de nivel superior Pregatirea conducatorilor de compartimente operationale si functionale Pregatirea celorlalte categorii de specialisti implicate in implementarea

strategieiFiecare stadiu de pregatire se incheie cu testarea cunostintelor, aptitudinilor si

deprinderilor profesionale si manageriale ale personalului. Asigurarea bazei materiale, umane si financiare necesare pentru implementarea

strategiei Achizitionarea echipamentelor necesare retehnologizarii

30


Capitolul III - Reproiectarea manageriala a Societatii AXA QY PROXIM pe baza centrelor de profit

3.1. Reproiectarea subsistemului metodologic al managementului societatii comerciale.

Punctul de plecare in remodelarea manageriala a Societatii AXA QY PROXIM SRL il reprezinta imbogatirea si modernizarea instrumentarului managerial.

Pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL se incearca reproiectarea prin intermediul managementului prin obiective si managementul prin bugete. In cadrul acestora se vor folosi mai multe metode si tehnici manageriale (delegarea, diangnosticarea, metode decizionale cu fundament matematic, tabloul de bord si altele). Utilizarea managementului prin obiective implica utilizareaa managementului prin bugete datorita instrumentarului economic specific la care se apeleaza- bugetul.

Argumentarea alegerii managementului prin obiective pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL :

Complexitatea sistemului permite folosirea in cadrul sau a unei game variate de alte sisteme, metode si tehnici mangeriale ce usureaza derularea fiecarei etape a managementului prin obiective;

Asigura imbinarea obiectivelor, rezultatelor, recompenselor/sanctiunilor; Are o pronuntata dimensiune economica axata pe o puternica descentralizare

economica, facilitata si operationalizata de bugetele intocmite la nivel de firma si subdiviziuni ale acesteia, ce au statutul de centre de gestiune;

Permite descentralizarea manageriala. Aceasta descentralizare se realizeaza de la nivele inferioare spre cele superioare, prin asumarea de atributii, responsabilitati si competente de catre principalele subdiviziuni organizatorice ale firmei;

Are o dimensiune motivationala asigurand promovarea si utilizarea unor sisteme de cointeresare materiala, in gradul de realizare a obiectivelor si gradul de implicare, de participare la realizarea acestora constituie principalele elemente de conditionare a cuantumului recompenselor/sanctiunilor

Un loc important in operationalizarea managementului prin obiective il ocupa managementul prin bugete.

Pentru rezolvarea unor probleme complexe, cu un caracter inovaational se va utiliza managementul prin proiecte (acesta presupune constituirea unor echipe multidiciplinare de specialisti), managementul prin exceptii si tabloul de bord pentru rationalizarea sistemului informational si asigurarea unei informari rapide si relevante a managerilor, sistemul cost-ora-productie (SCOP).

Regasirea acestora in practica manageriala a Societatii AXA QY PROXIM SRL va usura activitatea de redresare si obtinere de profit in anii urmatori si obtinerea unor produse de calitate ridicata.

31


Obiective fundamentale

Obiective derivate de gradul I

Obiective derivate de gradul II

Activitati necesare

1.Cresterea profitului fata de realizarile anului 1999

1.1 Amplificarea veniturilor cu minimum 25%

1.1.1. Cresterea cifrei de afaceri pe piata externa cu 20%

FabricatieVanzari MarketingAprovizionareOrganizare managerialaMotivarea personalului

1.2.Diminuarea relativa a costurilor de productie cu circa 11 %

1.2.1. Imbunatatirea calitatii sortimentelor fabricate si alinierea lor la parametrii internationali

CTCMotivarea personaluluiFabricatieInvestitiiPerfectionar personalului

1.3.Derularea activitatilor firmei in conditiile respectarii corelatiilor dintre cifra de afaceri, fondului de salarii, numarului de salariati pe de o parte si pe alta a productivitatii munci si a salariului mediuICA=>IFS=INS; IW=>IS

1.3.1 Ridicarea nivelului de competenta profesionala a personalului

FinanciaraPerfectionarea personaluluiMotivarea personalului

2. Remodelarea sistemului de management al Societatii AXA QY PROXIM SRL pana la 1 noiembrie, implementarea noului sistem managerial in anul 2001

2.1.Elaborarea studiului de reproiectare a sistemului de management pana la 20 aprilie 2001

2.1.1. Elaborarea de sutdii de remodelare pe principalele componente managerilale

PrevizionareInofrmaticaOrganizare manageriala

2.2. Implemenarea soulutiilor manageriale pana la sfarsitul anului 2001

2.2.1. Asigurarea ambientului de munca necesar punerii in aplicare a noului sistem de management, prin cursuri de formare si perfectionare a

Perfectionarea personaluluiBugetara FinanicaraMotivarea personaluluiPrevizionare

32


personalului.2.2.2.Delimitarea centrelor de gestiune, crearea climatului economic, tehnic si organizatoric

BugetareOrganizare managerialaInformaticaPrevizionare

3.Cresterea profitabilitatii capitalului social la circa 50% in anul 2001

4.1.Amplificarea anuala a veniturilor cu minimum 25%

4.1.1. Cresterea cifrei de afaceri pe piata interna cu 40 %

FabricatieVanzariAprovizionareMarketingMotivarea personaluluiOrganizare manageiala

4.1.2.Asigurarea comercializarii a cel putin 5% din productie pe piata externa

Marketing Export-importFabricatieAprovizionareCTC Organizare managerialaMotivarea personalului

Managementul prin obiective poate fi implementat in doua modalitati: “Managementul prin obiective axat pe echipa”, situatie in care defalcarea

sistemului de obiective se opreste la obiectivele specifice, in a caror realizare sunt implicate atributiile ce revin unor compartimente;

”Managementul prin obiective axat pe individ”, caracterizat prin ajungerea cu obiectivele pana la nivelul unor posturi, deci includerea in sistemul de obiective a obiectivelor fundamentale, derivate, specifice si individuale.

Datorita mediului ambiant intern si international in care evolueaza Societatea AXA QY PROXIM SRL este preferata cea de a doua varianta. Aceasta este capabila sa asigure o disciplina salariatilor, o implicare activa in realizarea obiectivelor firmei si in consecinta o motivare realista (atat materiala cat si morala).

Asfel este necesara formularea cu claritate a obiectivelor specifice de gradul I si a celor derivate de gradul II, a celor specifice si individuale.

Paralel cu dimensionarea acestor categorii de obiective trebuie precizate si componentele procesuale (functiuni, activitati, atributii) si strucutural organizatorice (compartimente, posturi, functii, niveluri ierarhice, relatii organizatorice) implicate in realizarea acestora.

3.1.2. Elaborarea componentelor manementului prin obiective

Elementele care vor fi tratate in aceasta etapa sunt: Elaborarea programelor de actiune. Acest lucru va fi realizat prin detalierea

principalelor decizii si actiuni ce vor fi luate in conformitate cu obiectivele prezentate in tabelul anterior;

33


Intocmirea unui calendar cu termene. In el vor fi precizate termenele de declansare a operationalizarii modalitatiilor de realizare a obiectivelor intermediare si finale de realizare a acestora;

Fundamentarea, elaborarea si lansarea bugetelor la nivelul Societatii AXA QY PROXIM SRL si la nivelul fiecarui centru de gestiune;

Formularea instructiunilor, generale si partiale, cu privire la elaborarea si realizarea obiectivelor. Acestea sunt in realitate indicatii metodologice necesare atat executantilor cat si managerilor din esaloanele medii si inferioare, referitoare la functionarea economica si manageriala a centrelor de gestiune.

Etapele metodologico-aplicative ale operationalizarii managementului prin bugete si particularitatile acestui demers in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL .

3.1.3. Delimitarea si dimensionarea centelor de profit

Societatea AXA QY PROXIM SRL , abordata ca sistem, este impartita in mai multe centre de profit sau gestiune, respectiv subdiviziuni organizatorice importante la nivelul carora se elaboreaza, lanseaza, executa si urmaresc bugete.

In delimitarea acestora se au in vedere doua categorii de criterii: Procesual. Astfel cele mai importante componente ale firmei sunt abordate

ca centre de gestiune; Structural-organizatoric. Fiecare compartiment functional si operational

sau grupe ale acestora devin si functioneaza ca centre de gestiune.Pentru oricare dintre cele doua criterii s-ar opta rezultatul ar fi tot aparitia unei

retele de centre de gestiune, careia ii corespunde o retea bugetara specifica.Centrele de gestiune din cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL dupa cel de al

doilea criteriu sunt urmatoarele: Centre de profit din sfera productiei. Aici se desfasoara procese de munca

generatoare de bunuri economice ce dau sens obiectului de activitate al societatii. Centre de gestiune auxiliare, ce asigura prestarea de servicii pentru centrele de

gestiune(intretinere si reparare de echipamente si altele).In cazul Societatii AXA QY PROXIM SRL este vorba de atelierul mecano-energetic

Centre de gestiune din sfera activitatilor administrativ-functionale, unde prioritatea se pune pe procesele de management sau pe pregatirea exercitarii acestora

34

Centre de profit din sfera productiei

Centre de gestiune auxiliare

Centre de gestiune din sfera

activitatilor functionale


In functie de natura centrului de gestiune se stabileste reteaua bugetara, respectiv tipurile de buget. Un alte aspect referitor la bugete este cel al continutului propriu zis al acestora. Aceste aspecte capata contur prin urmatoarele:

a) Lista centrelor de gestiune si modalitatea de decontare a cheltuielilor dintre acestea.

b) Continutul bugetelor evidentiat pe patru capitole majore, fiecare cu o metodologie distincta de fundamentare

In aceasta varianta apare si capitolul obiective care poate avea atat exprimare cantitativa cat si valorica.

Dupa delimitarea centrelor de profit acestea urmeaza sa fie dimensionate pentru delimitarea principalelor caracteristici constructive.

A) Elaborarea obiectivelor centrelor de gestiune. Din obiectivele fixate de firma se preiau doar obiectivele ce caracterizeaza fiecare centru de gestiune in parte. Acestea sunt obiective derivate si specifice iar in stabilirea lor sunt implicate mai multe compartimente.

B) Dimensionarea cheltuielilor la nivel de firma si centru de gestiune.Dimensionarea cheltuielilor se poate face in mai multe modalitati:

o Pe articole de calculatie: Cheltuieli directe: materii prime, materiale directe, salarii, CAS Cheltuieli indirecte: cheltuieli cu intretinerea si functionarea

utilajelor, cheltuieli generale ale sectiilor si cheltuieli generale ale administratiei

o Pe elemente de cheltuieli Cheltuieli materile: materii prime si materiale, combustibl,

energie, amortizare Cheltuieli cu manopera: salarii, CAS, somaj, protocol

o Pe articole de calculatie conform metodologiei sistemului cost-ora-productie, respectiv:

Cheltuieli cu materii prime si materiale directe, semifabricate, cooperari

Cheltuieli proprii de functionareC) Dimensionarea veniturilor la nivel de firma si centre de gestiune. In categoria

veniturilor intra, pentru firma, cifra de afaceri, respectiv:o Venituri din activitatea de baza (productia marfa vanduta si incasata)o Venituri din alte activitatio Diferit vor fi dimensionate veniturile la nivelul centrelor de gestiune

deoarece cele cu caracter auxiliar ori functional nu pot fi consemnate ca venituri in sens clasic. Pentru centrele de profit din sfera productiei veniturile apar in mai multe ipostaze.

o Expresia valorica a productiei fabricate fara taxa pe valoare adaugatao Productia in curs de executie la sfarsitul luniio Productia(cheltuielile) decontata altor centre de gestiune

D) Dimensionarea rezultatelor financiare la nivel de firma si cntre de gestiune. Profitul= Cifra de afaceri-Costuri de productie (la nivel de intreprindere). Pentru centrele de gestiune care finalizeaza obtinerea unor produse determinarea rezultatelor se face in mod similar.

35


E) Elaborarea bugetelor. Compartimentul “Bugete”, impreuna cu responsabilii centrelor de gestiune, asigura elaborarea bugetelor firmei si centrelor de gestiune prin inserarea in cele patru capitole prezentate anterior, a obiectivelor, cheltuielilor, veniturilor si rezultatelor financiare. Bugetele sunt completate si lansate lunar si anual. La nivel de centru de gestiune, bugetul are un continut partial schimbat datorita sferei de cuprindere a acestuia. Referitor la cheltuielile proprii de functionare se pot aborda mai multe probleme. Prima vizeaza repartizarea acestei categorii de cheltuieli pe centre de gestiune; cheltuieli proprii de functionare evidentiate de bugetul firmei si dimensionate dupa algoritmi specifici se repartizeaza pe centre de gestiune dupa criterii variate, mult mai legate de locul si cauza aparitiei acestor cheltuieli. In functie de numarul criteriilor pentru care s-a optat se elboreaza mai multe situatii decizionale.

In categoria cheltuielilor ce se pot determina la nivelul fiecarui centru de gestiune se includ:

o Salariio Somajo Amortizareo Energie electrica pentru scopuri tehnologiceo Etco Celelalte cheltuieli pot fi repartizate in functie de:o Valoarea activelor fixe ponderata cu numarul orelor de functionareo Suprafata ocupatao Numarul de salariatio Etc

Pentru criteriul “suprafata ocupata”, repartizarea se face dupa modelul:Total cheltuieli de repartizat-se iau pozitiile de cheltuieli din bugetul firmei,

capitolul “Cheltuieli” pentru care s-a stabilit drept crieriu de repartizare “Suprafata ocupata”.

Suprafata ocupata, pe total intreprindere si pe centre de gestiune- se preia din lista centrelor de gestiune

Cheia de repartizare:K=Total cheltuieli de repartizat/Suprafata totala a firmei

Cheltuielile ce revin fiecarui centru de gestiune:Cheltuieli Cgi=Si*Ks

Unde: Si=suprafata ocupata de centrul de gestiune (Cgi).Pentru criteriul “numar de salariati” procedeul de repartizare este asemanator:Kp=Cheia de repartizare in functie de numarul de salariatiKp=Cheltuieli de repartizare/Numarul de salariati ai firmei

Cheltuielile ce revin fiecarui centru de gestiune:CGi=Nsi*Kp

Unde:Nsi=numarul de salariati ai centrului de gestiune iKp=cheia de repartizare

Mecanismul de repartizare a cheltuielilor in functie de criteriul “Valoarea activelor fixe ponderata cu numarul orelor de functionare” este asemanator:

Kv=cheia de repartizare a cheltuielilor

36


Kv=Cheltuieli de repartizat (din bugetul firmei)/Valoarea totala a activelor fixe*Numarul orelor de functionare

In sfarsit, este necesara fundamentarea costurilor unitare de productie, pe baza celor doua articole de calculatie.

3.1.4. Adaptarea structurala si functionala a celorlalte componente manageriale la cerintele managementului prin obiective si centre de profit

Pentru relizarea obiectivelor stabilite pentru perioada 2001-2004, trebuie schimbate si subsistemele managementului firemei: componenta decizionala, informationala si organizatorica. Astfel trebuie realizate schimbari ale parametrilor constructivi si functionali ce caracterizeaza aceste subsisteme.

3.1.5. Coordonarea si urmarirea realizarii obiectivelor

Dupa lansarea bugetelor la nivel de centru de profit urmeaza executia acestora, respectiv realizarea obiectivelor.

Acum se adopta decizii, sunt initiate actiuni la nivelul fiecarui centru de profit prin care se urmareste asigurarea conditiilor materiale, umane, organizatorice, financiare si altele solicitate de realizarea obiectivelor. Tot acum are loc armonizarea actiunilor si deciziilor managerilor centrelor de gestiune si ale personalului din interior. In aceasta etapa un rol important il are exercitarea functiei de coordonare-intre managerii de la diferite nivele ierarhice si executanti.

In aceasta perioada compartimentele functionale implicate in functionarea managementului prin obiective si a managementului prin bugete transmit indicatii metodologice celorlalte subdiviziuni organizatorice in legatura cu deciziile si actiunile ce trebuie adoptate si initiate pentru atingerea obiectivelor.

Se asigura functionarea componentelor managementului si in special a celei informationale si organizatorice prin intermediul compartimentului Management Resurse Umane si Strategii cat si a conducerii centrelor de profit. In acest moment este necesara operationalizarea documentelor organizatorice cum sunt: Regulamentul de ordine interioara, descrierea de functii, fise de post, adica atributiilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin compartimentelor si posturilor.

Sub aspect informational este necesara culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea operativa a informatiilor ce se refera la realizarea obiectivelor si regasirea lor in machete specifice tabloului de bord destinat conducerii centrului de profit si managementului de nivel superior al intreprinderii.

Prin completarea machetelor tabloului de bord se intra in zona urmaririi bugetelor.In acest domeniu se ridica doua probleme:

Depistarea, consemnarea, transmiterea si analiza abaterilor ce se inregistreaza la nivelul previzionat al obiectivelor, al cheltuielilor cu materii prime si materile directe, a cheltuielilor cu manopera directa si altele;

Valorificarea informatiilor obtinute anterior in procese decizionale potrivite, prin intermediul unor situatii informationale specifice tabloului de bord.

37


3.1.6. Motivarea diferentiata a personalului Societatii AXA QY PROXIM

Dupa comensurarea rezultatelor, perioadei pentru care au fost elaborate bugetele, este necesara compararea acestora cu nivelul previzionat al obiectivelor si stabilirea cauzelor care au generat abaterile fie pozitive fie negative, si pe aceasta baza stabilirea conduitei motivationale.

Aceasta este una dintre cele mai dificile ipostaze ale managerului. In functie de elementele motivationale si cuantumul acestora ales de manager este dependenta realizarea obiectivelor.

La nivelul Societatii AXA QY PROXIM SRL existenta celor 4 centre de profit din sfera productiei si a celor 2 din sfera activitatilor auxiliare si functionale implica probleme in plan motivational datorita specificului acestor subdiviziuni organizatorice pe de o parte, iar pe de alta datorita obisnuintei de a se actiona mai mult populist, colectivist, fara a se tine cont de gradul de realizare a obiectivelor individuale, a obiectivelor ce revin centrului de gestiune.

Pentru a aplica un management stiintific este nevoie sa se realizeze o motivare diferentiata atunci cand este posibila si utilizarea unui sistem flexibil de cointeresare materiala.

3.2. Reproiectarea sistemului decizional

Din cauza efectuarii unor schimbari in metodologia managementului prin utilizarea managementului prin obiective a managementului prin bugete, prin proiecte, a tabloului de bord si a altor metode de management conduc la modificari in cadrul sistemului decizional al Societatii AXA QY PROXIM SRL . Acestea vizeaza:

Structurarea activitatii pe niveluri ierarhice situate la fiecare din nivelele structurii organizatorice: inferioara, medie si suerioara

Derularea proceselor decizionale strategico-tactice dupa metodologii specifice

Descentralizarea manageriala in interiorul firmei prin aparitia centrelor de profit si astfel necesitatea modificarii tipologiei deciziilor adoptate

Fundamentarea stiintifica a deciziilor, imputernicirea corespunzatoare, adoptarea si aplicarea si integrarea in timp util a deciziilor adoptate

Folosirea unui instrumentar specific situatiei decizionale: de certitudine, incertitudine si risc

Elemente ale modificarilor produse in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL in contextul schimbrii manageriale propuse in lucrare.

3.2.1. Structurarea autoritatii decizionale pe niveluri ierarhhice

Pentru restructurarea pe verticala a sistemului decizional s-a actionat pe mai multe planuri:A) Delimitarea competentelor decizionale acordate in functie de pozitia ierarhica a

managerului, tipul, volumul, complexitatea si dificultatea obiectivelor postului respectiv si subdiviziunii organizatorice conduse, natura sarcinilor conferite acestora, nivelul competenetei profesionale si manageriale propriu-zise a managerului in cauza.

38


Competenta decizionala presupune: Competenta acordata, numita autoritate, reflectata de libertatea decizionala

de care se bucura ocupantul postului Competenta propriu-zisa, reflectata de cunostintele, calitatile si aptitudinile

si deprinderile pe care titularul postului le are pentru a-si exercita, in conditii normale autoritatea. Aceasta implica atat competenta profesionala cat si de competenta manageriala.

Functiunile manageriale existente la nivelul Societatii AXA QY PROXIM SRL si plasarea lor pe niveluri ierarhice este urmatoarea:

Nivelul 1- administratori (cei doi asociati)Nivelul 2- maistriiNivelul 3- executanti

Competentele acordate posturilor manageriale pot fi delimitate in: Comune –se regasesc in toate posturile dar cu intensitati si complexitati diferite in

functie de nivelul ierarhic la care se gasesc Formularea de propuneri referitoare la strategia si politica firmei sau a

subdiviziunii organizatorice din care respectivul manager face parte Propuneri privind motivarea personalului Luarea de masuri pentru operationalizarea strategiei si politicii Societatii AXA

QY PROXIM SRL Propuneri privind structura si continutul bugetului firmei si bugetelor elaborate

pe centre de gestiune Propuneri privind maniera de culegere, inregistrarea, transmiterea si preluarea

informatiilor ce dau consistenta unor machete ale tabloului de bord Specifice care sunt diferentiate pe manageri in functie de pozitia ierarhica pe care

se afla. Directorul general adopta decizii strategice si tactice prin care se asigura

indeplinirea obiectivelor fundamentale si a celor derivate de gradul I cuprinse in strategia Societatii AXA QY PROXIM SRL si se refera la : Stabilirea centrelor de gestiune care vor functiona in cadrul societatii Stabilirea preturilor produselor Definitivarea nivelului cifrei de afaceri pe care si-o propune societatea

comerciala in perioada urmatoare Stabilirea plafonului maxim al cheltuielilor la 1.000 lei venituri Stabilirea structurii sortimentale a productiei tinand seama atat de criteriul

eficientei cat si de cerintele pietei Stabilirea variantei de sistem de management ce se va implementa dupa

diagnosticarea starii existente in cadrul Societatii AXA QY PROXIM SRL Hotaraste asupra modaliltatilor de exercitare a a controlului indeplinirii

obiectivelor de catre fiecare centru de decizie si subordine Incadrarea si concedierea personalului Aprobarea nivelului de salarizare Aprobarea normativelor de consum Aprobarea programelor de restructurare tehnologica Aprobarea structurii programului de fabricatie Aprobarea programelor de :

Reducere a costului de productie Crestere a productivitatii muncii

39


Efectuare a lucrarilo de intretinere si reparatie a utilajelor de productie

B) Amplificarea autoritatii decizionale a managerilor (cei doi asociati). Modificarea s-a obtinut prin: Descentalizarea manageriala in interiorul firmei ca urmare a infiintarii centrelor de

gestiune. Promovarea managementului de tip participativ

Astfel apar noi competente care pana acum ori nu existau ori nu erau suficient conturate printre care cresterea autonomiei decizionale si operationala a centrelor de gestiune si a altor subdiviziuni organizatorice.

Participarea la fundamentarea si elaborarea bugetelor pe centre de gestiune Determinarea elementelor motivationale la nivel de centru de gestiune si

component al acestuia Participarea la stabilirea obiecetivelor centrelor de gestiune, dimensionarea

cheltuielilor, veniturilor si rezultatelor acestora Promovarea unor modalitati manageriale specifice care sa permita realizarea

obiectivelor asumate prin propriul buget Modificarea structurii socio-profesionale a personalului din subdiviziunile

organizatorice conduse in functie de cerintele impuse de realizarea obiectivelor

3.2.2. Modificari in tipologia deciziilor adoptate

Schimbarile tipologice se refera la cresterea sau scaderea ponderii unor categorii de decizii, in care sunt implicati managerii situati la anumite niveluri ierarhice.

Pentru managementul superior se impune o reconsiderare a deciziilor strategice. Concomitent, este necesara cresterea ponderii deciziilor in conditii de risc si

incertitudine. Acest lucru este dictat de ratiuni comerciale si tehnologice-patrunderea pe noi piete, achizitionarea unor echipamente de productie ori tehnologii, asimilarea in fabricatie a unor produse noi. Existenta mediului contextual instabil, complex si turbulent, cu variabile necontrolabile, reprezinta premise ale fundamentarii si adoptarii de decizii in conditii de risc si incertitudine.

3.2.3. Imbunatatirea calitatii deciziilor

Deciziile trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:a) Cresterea gradului de fundamentare a deciziilor

Transmiterea si valorificarea de informatii pertinente referitoare la domeniile conduse. Este necesara respectarea urmatoarelor conditii impuse informatiilor: dinamismul, realismul, oportunitatea, multilateralitatea, adaptabilitatea.

Fundamentarea stiintifica a deciziilor este conditionata de instrumentarul decizional folosit in adoptarea acestora

b) “Imputernicirea“ deciziilorc) Integrarea oricarei decizii in ansamblul deciziilor societatii este posibila prin elaborarea

sistemului de obiective la nivel de firma si subdiviziune organizatorica.d) Oportunitatea deciziilor este asigurata prin aplicarea acestora intr-un interval de timp

considerat optim prin apelarea tabloului de bord.

40


Pentru cresterea calitatii procesului decizional se poate proiecta derularea proceselor decizionale strategice dupa mecanisme metodologice adecvate, structurate pe mai multe etape:

Definirea problemei decizionale Stabilirea obiectivelor si a criteriilor decizionale Stabilirea variantelor decizionale Alegerea variantei optime (deciderea) Aplicarea deciziei Evaluarea deciziei

In cazul problemei decizionale prezentate anterior face trimiterea la implicarea activa a managerilor si specialistilor in:

Culegerea si interpretarea unei game variate de informatii referitoare la caracteristicile tipologice, piata, implicatii economice, tehnice, tehnologice, comerciale

Stabilirea obiectivelor si a criteriilor decizionale, prin luarea in considerare a obiectivelor firmei si a variabilelor contextuale ce influenteaza direct si indirect, problema decizionala

Stabilirea si caracterizarea complexa a variantelor decizionale Folosirea unor metode si tehnici adecvate de culegere, inregistrare, transmitere

si prelucrare a informatiilor, de stimulare a creativitatii ori a unor metode decizionale corespunzatoare naturii situatiei decizionale in care se inscrie problema

3.2.4. Apelarea unor metode si tehnici decizionale specifice

Aceste metode si tehnici difera in functie de tipul deciziei, situatia decizionala in care se incadreaza problema supusa rezolvarii, amploarea competentelor decidentului, situatia economico-financiara a Societatii AXA QY PROXIM SRL , nivelul pregatirii managerilor.

O tehnica specifica de concretizare a perfectionarilor decizionale pentru fiecare manager o reprezinta fisa decizionala. In tabelul urmator este prezentata fisa decizionala pentru managerul general al Societatii AXA QY PROXIM SRL .

Nr.crt

Tipul deciziei Periodicitatea

Metode fundamentare si adoptare recomandate

Obs.

0 1 2 3 41 Stabileste si aproba

varianta de sistem de management a societatii

Cand este nevoie

-Tabloul de bord-Managementul prin obiective-Metoda scenariilor-Managementul prin bugete-Managementul prin exceptii-Managementul prin proiecte-Metoda delegarii

41


2 Stabileste si aproba strategia si politica societatii

Anual -Managementul prin obiective-Metoda ELECTRE-Metoda etrapolarii-Metoda simularii previzionale

3 Aproba strategia de marketing

trimestrial -Metoda segmentarii pietei-Metoda ELECTRE- Metoda ONICESCU

4 Avizeaza infiintarea centrelor de profit ale societatii

La schimbarea variantei de management

- Metoda arborelui decizional

-Managementul prin obiective-Managementul prin bugete

5 Stabileste modalitati de exercitare a controlului indeplinirii obiectivelor de catre fiecare centru de decizie din subordine

Zilnic si decadal

-Grila de analiza a informatiilor-Analiza diagramei de atributii-Analiza variabilelor organizationale-Tabloul de bord-Diagnosticarea

6 Aproba programul Societatii AXA QY PROXIM SRL

Anual -Managementul prin obiective-Metoda ELECTRE-Managementul prin bugete

7 Hotaraste in legatura cu evaluarea si motivarea personalului

Lunar -Metoda parghiilor financiare- Managementul prin

obiective- Managementul

participativ- Managementul prin

colaborare8 Elaboreaza masuri pentru

imbunatatirea strategico-tactica a activitatilor firmei

Zilnic - Metodele extrapolarii- Managementul

participativ- Metoda arborelui

decizional- Metoda ELECTRE - Diagrama de atributii- Organigrama

9 Decide asupra datelor, informatiilor, in general a a situatiilor informationale privind Societatea AXA QY PROXIM SRL si a

Conform termenelor legale de raportare

-Grila de analiza a informatiilor-Tabloul de bord

42


competivitatii10 Hotaraste asupra pretului

produselor in baza calculatiilor de cost, pentru aigurarea profitabilitatii societatii si a competitivitatii

Lunar si trimestrial

-Analiza valorii-Metoda pe comenzi-Metoda ELECTRE

11 Hotaraste asupra cifrei de afaceri

Lunar -Metoda extrapolarii- Managementul

participativ- Managementul prin

rezultate- Managementul prin

obiective- Managementul prin

bugete12 Decide asupra variantelor

de restructurarea a societatii

Anual - Managementul participativ

- Metoda ELECTRE- Metoda ONICESCU- Algoritmul Deutch -

Martin13 Hotaraste asupra

definitivarii structurii sortimentale a productiei

Semestrial si anual

-Managementul participativ-Metoda descompunerii pe factori de influenta

14 Hotaraste asupra modalitatilor de exercitare a controlului indeplinirii obiectivelor de catre fiecare centru de decizie din subordine

lunar - Managementul prin obiective

- Analiza variabilelor organizationale

- Diagrama de atributii- Organigrama - Interviul

3.3. Reproiectarea sistemului informational

Disfunctionalitatile si punctele forte semnalate in legatura cu conceperea si functionarea sistemului informational al Societatii AXA QY PROXIM SRL permit conturarea unor modalitati de rationalizare.

3.3.1. Principalele perfectionari informationale proiectate

Perfectionari informationale majore proiectate pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL .

Delimitarea principalelor categorii de informatii necesare managerilor si executantilor si dimensionarea corespunzatoare a acestora, tinand cont de pozitia ierarhica a beneficiarilor, de volumul, complexitatea si dificultatea obiectivelor, de

43


cerintele decizionale si actionale, precum si necesitatea documentarii intr-un domeniu sau altul

Rationalizarea documentelor informationale pentru evitarea unor suprapuneri de informatii si informarea corecta a utilizatorilor acestora

Rationalizarea circuitelor si fluxurilor informationale ale documentelor astfel incat sa se asigure o degajare a structurii organizatorice si o flexibilizare a sistemului iformational

Precizarea detaliata a procedurilor informationale necesare a fi utilizate pentru tratarea informatiilor, respectiv culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea acestora, conform cerintelor decizionale si actionale

Informatizarea proceselor de munca si in special pentru mangement ca premisa a imbunatatirii calitatii deciziilor ce urmeaza a fi adoptate si a cresterii gradului de fundamentare a actiunilor solicitate de aplicarea deciziilor

Trecerea treptata la informatica distribuita in conditiile utilizarii unor retele de calculatoare la care sa fie conectate, practic, toate posturile de mangement

Pentru aceasta este necesara dezvoltarea bazei materiale, prin achizitionarea calculatoarelor implicate in tratarea informatiilor. Fiecare subdiviziune organizatorica trebuie sa dispuna de calculatoare, prin intermdiul carora sa se asigure un management in timp real, deci si in centrele de profit.

In aceasta etapa se: Stabileste necesarul de tehnica de calcul Achizitioneaza calculatoarelor Precizarea elementelor metodologice de tratarea a informatiilor Nominalizarea administratorului de retea Stabilirea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor personalului implicat in

culegerea, inregistratarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor necesare functionarii managementului prin obiective si managementului prin bugete

Stabilirea atributiilor, competentelor si responsabilitatilor de natura informatica ale compartimentelor functionale si operationale ale intreprinderii si reflectarea lor in documente organizatorice corespunzatoare

3.3.3. Proiectarea configuratiei de detaliu a sistemului informational

In stabilirea configuratiei de detaliu a sistemului informational, trebuie avute in vedere urmatoarele aspecte:

Necesitatile informationale ale conducerii firmei si ale conducerii fiecarui compartiment functional si operational

Lista de decizii pe care managerii sa le adopte Termenele impuse de functionarea managementului prin obiective si prin

bugete Configuratia de ansmblu a sistemului informational Gradul de dotare tehnica a intreprinderii in domeniul informaticii

Rezultatele proiectarii de detaliu se regasesc in: Principalele fisiere necesare managementului firmei Lista situatiilor informationale necesare la nivel de centru de gestiune Circuitele si fluxurile informationale pe car vor circula aceste documente Procedurile informationale utilizate in tratarea informatiilor

44


3.4.Remodelarea componentei organizatorice a sistemului de management

Recomandarile strategico-tactice, punctele forte si slabe inregistrate in conceperea si functionarea subsistemului organizatoric permit conturarea unor solutii de remodelare organizatorica pentru Societatea AXA QY PROXIM SRL si sunt urmatoarele:

Delimitarea si dimensionarea componentelor procesuale-functiuni, activitati, atributii, sarcini- gruparea acestora in componente structural-organizatorice adecvate-posturi, functii, compartimente- si corelarea lor cu principalele categorii de obiective. Aceasta solutie, ca de altfel si multe din cele care urmeaza a fi prezentate, se concretizeaza in elaborarea unor documente organizatorice specifice, regulamebtul de organizare si functionare, organigrama, descrieri de functii si fise de post

Infiintarea/desfiintarea/comasarea de compartimente functionale si operationale Redimensionarea umana a unor compartimente si asigurarea “dotarii”

corespunzatoare a unor posturi cu personal cu competenta necesara Asigurarea unui echilibru in exercitarea proceselor de management la nivelul

managerilor din esalonul superior al Societatii AXA QY PROXIM SRL Structurarea judicioasa a autoritatii pe niveluri ierarhice si la nivelul posturilor

de management amplasate in cadrul acestora Infiintarea/desfiintarea/comasarea unor posturi de management si executie Elaborarea unor documente de formalizare a subsistemului organizatoric cu un

continut nou - ROF, organigrama, descrieri de functii si fise de post Asigurarea unei abordari corelative a organizarii formale si informale, a

grupurilor formale si informale, in contextul unui cadru si climat organizational nou

Imbunatatirea competentei profesionale si manageriale a personalului de management si executie

Operarea de modificari la nivelul unor componente primare ale structurii organizatorice

3.4.1.Delimitarea si dimensionarea corespunzatoare a componentelor procesuale si structural-organizatorice ale firmei

O asemenea solutie presupune o serie de clarificari procesuale in sensul delimitarii cat mai riguros a functiunilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor si gruparea lor pe compartimente, functii si posturi. Aceasta grupare trebuie sa urmareasca indeplinirea obiectivelor fundamentale, derivate de gradul I si II, specifice si individuale regasite in sistemul de obiective ale Societatii AXA QY PROXIM SRL .

Continutul fiecarei functiuni si concretizarea actiunilor specifice in compartimentele functionale si operationale sunt prezentate in continuare.a) Functiunea cercetare-dezvoltare, la nivelul careia se exercita activitati cu un

pronuntat caracter inovationale care cuprinde: Activitatea de previzionare, concretizata in elaborarea strategiei si, politici globale,

deci a proiectiei viitorului firmei pe intervale de timp variabile ce are corespondent structural-organizatoric compartimentul “Management-strategii si politici”, subordonat managerului general

Activitatea de organizare manageriala prin care se asigura proiectarea/reproiectarea/perfectionarea sistemului de management si a componentelor acestuia, precum si intretinerea functionarii managementului la cote

45


de performanta prestabilite, se exercita in compartimentul “ Management-strategii si politici”, subordonata managerului general

Activitatea de investitii-constructii orientata spre operationalizarea unui proiect de retehnologizare si modernizare, se regaseste in compartimentul “Investitii-mecano-energetic”, subordonata directorului tehnic si de productie

Activitatea de conceptie tehnica, regasita in proiectarea constructiva si tehnologica de noi produse, ori modernizarea celor existente, se exercita in compartimentul “Proiectare”, subordonat directorului tehnic si de productie

Activitatea de estetica apartine tot compartimentului “Proiectare” subordonata directorului tehnic si de productie.

b) Functiunea comerciala cuprinde: Activitatea de marketing, ce asigura prospectarea pietei si elaborarea de solutii de

marketing, se deruleaza la nivelul compartimentului “Marketing”, subordonat directorului general

Activitatea de vanzari, prin care se asigura comercializarea produselor firmei, se exercita in cadrul compartimentului “Desfacere” subordonata directorului comercial

Activitatea de asigurarea a resurselor materiale se regaseste in compartimentul de “Aprovizionare”, subordonata directorului comercial

Activitatea de depozitare se exercita in compartimentul “Aprovizionare” aflat in subordinea directorului comercial

Activitatea de transporturi se asigura prin intermediul compartimentului “Desfacere” din subordinea directorului comercial

Activitatea de export-import se regaseste in cadrul compartimentului “Desfacere” subordonata managerului general

c) Functiunea de personal, ce include activitatile de selectie, incadrare, evaluare, motivare, formare si perfectionare, promovare, protectia muncii si protectie sociala, administrativ-pompieri, secretariat-protocol si public relations se exercita de catre cei doi asociati.

46

Documents

Metodologii Manageriale - Proiect Newde La Silvia