Microsoft Access

Microsoft Access

Lektor

Informácie ku kurzu

kedykoľvek v priebehu kurzu sa PÝTAJTE (neznáme pojmy, súvislosti, odozvy počítača, ...)

je možné prispôsobiť tempo výkladu(pomalšie, detailnejšie - viac príkladov, rýchlejšie - menej príkladov, širší prehľad k danej téme)

Cieľ kurzu

zoznámiť sa s produktom Access naučiť sa používať databázové aplikácie získavať informácie z uložených dát upraviť, prispôsobiť vytvorenú databázovú

aplikáciu naučiť sa samostatne vytvárať jednoduché

databázové aplikácie

Vstupné požiadavky práca v prostredí Windows (95/98 alebo NT 4.0) vítané sú aspoň čiastočné skúsenosti s

– textovým programom (Word)– tabuľkovým programom (MS Excel)– prípadne ľubovoľným databázovým produktom

Ovládanie uvedených programov však nie je podmienkou účasti na kurze

Obsahová náplň kurzu

Úvod do databáz

prehľad produktov na tvorbu a používanie databáz

filozofia produktu Microsoft Access výhody/nevýhody Accessu-u

Tvorba databázovej aplikácie analýza, návrh, implementácia, testovanie,

zavedenie a údržba


Objekt Tabuľka (Table) vytváranie tabuliek (názvy polí, dátové typy,

vlastnosti, zjednodušenie zadávania) práca v tabuľkovom liste (vkladanie a editovanie,

prispôsobenie, triedenie, filtrovanie, hľadanie údajov, tlačenie vybraných záznamov)

import a export (text , tabuľka, databáza) pripojenie tabuliek (Excel, Access, ODBC)


Objekt Dotaz (Query) jednoduché výberové dotazy parameter a vypočítaný výraz v dotaze zoskupovacie dotazy krížový dotaz akčné dotazy (vytvárací, aktualizačný,

pridávací, odstraňovací)


Relácie (Relations) vytváranie relácií ( 1 : 1 , 1 : N , M : N ) referenčná integrita vlastnosti spojenia (vnútorné, vonkajšie) dotazy z prepojených tabuliek


Objekt Formulár (Form) vytváranie, úprava a vlastnosti formulárov

(stĺpcový, nekonečný) viazané a neviazané prvky formulára (text

box, label, combo box, check box, button, ...) vypočítané výrazy na formulároch formulár s podformulárom


Objekt Zostava (Report) vytváranie, úprava a vlastnosti tlačových

zostáv (stĺpcová, nekonečná) viazané a neviazané prvky zostáv (text box,

label, čiara, obdĺžnik, ...) vypočítané výrazy v zostave a zoskupovanie možnosti tlače


Objekt Makro (Macro) automatizácia úloh pomocou makra vytváranie jednoduchých makier

Objekt Modul (Module) úvod do problematiky programovania v

Accesse využitím Visual Basic for Applications


Ďalšie možnosti a vlastnosti Access-u zabezpečenie databázovej aplikácie (práva a

heslá) správa databázy (prevod, komprimácia, MDE, ...) analýza a dokumentácia replikácie nastavenia aplikácie (po spustení) nastavenia Access-u

Úvod do databáz databázové produkty

– malé (Access, FoxPro, dBase, Paradox, Clipper, ...)

– veľké (SQL server, Oracle, Sybase, IBM, ... )

filozofia produktu Microsoft Access– priblížiť tvorbu databáz používateľom

– integrácia do prostredia Office

– klient k SQL server

– orientácia na internet/intranet technológie

Úvod do databáz

výhody Accessu-u– náväznosť na

Office

– užívateľské prostredie

– vizuálne nástroje

– sprievodcovia

nevýhody Accessu-u

"problematický" run-time

slabší výkon pri obrovských objemoch

Úvod do databáz

Tvorba databázovej aplikácie analýza (cieľ, užívatelia, rozsah, ...) návrh (definícia objektov a vzťahov, vlastností, ...) implementácia (platforma, programovanie, ...) testovanie (dôkladné, test vstupu reálnych dát, ...) zavedenie a údržba (spustenie, udržiavanie,

zálohovanie, aktualizácia, ...)

Vytvorenie novej databázy

Celá databáza (všetky objekty: tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá, moduly) sú uložené v jednom súbore s príponou .mdb (napr. firma.mdb)

Postup

1) Soubor > Nový... OK / alebo klik na ikonu

2) Napísať názov súboru (napr. firma) a klik na

Objekt Tabuľka (Table) vytváranie tabuliek (názvy polí, dátové

typy, vlastnosti, zjednodušenie zadávania) práca v tabuľkovom liste (vkladanie a

editovanie, prispôsobenie, triedenie, filtrovanie, hľadanie údajov, tlačenie vybraných záznamov)

import a export (text , tabuľka, databáza) pripojenie tabuliek (Excel, Access, ODBC)

Vytvorenie novej tabuľky

1) Vložit > Tabulka / alebo klik na

2) označiť návrhové zobrazenie a klik na

Vytvorenie novej tabuľky3) zadať názvy polí, dátové typy, popis a vlastnosti

4) uložiť a zavrieť (zadať názov tabuľky)

Návrh tabuľky názov poľa ( nie por. čis. ale PorCis ) dátový typ

– text max. 255 znakov– memo max. 65 535 znakov– číslo číslo určené vlastnosťou Veľkosť poľa– dátum/čas od roku 100 do roku 9999– mena max. presnosť 15 miest pred 4 za des.čiar– automatické číslo - nedá sa zadať - vloží systém sám– ano/nie (napr. Je platcom DPH ? Ano/Nie)– objekt OLE (obrázok-foto, súbor-dokument, zvuk, ...)– hypertextový odkaz el. adresa alebo odkaz na internet

Návrh tabuľky popis zobrazí sa v stavovom riadku pri zadávaní

vlastnosti poľa– Veľkosť poľa pre text udáva počet znakov, pre číslo :

bajt (0 - 255)celočíselný (-32 768 - 32 767)dlhý celočíselný (+/- 2 147 483 647 ) jednoduchá presnsť (na 7 desatin.

miest)dvojitá presnosť (na 15 desatin. miest)replikačný identifikátor (GUID 16 Bytes)

– Formát najčastej. pri dát. type dátum, mena, číslo(napr. Dátum krátke)

Návrh tabuľky vlastnosti poľa

– Počet desatinných miest– Vstupná maska - kontroluje správnosť pri vstupe

• napr. pre RodCis 000000“/“0001;0;_

• al. pre novú ŠPZ >LL“-“000LL;0;_

0 - číslica povinne

9 - číslica nepovinne

L - písmeno povinne

? - písmeno nepovinne

> - od tejto pozície previesť na veľké (< malé) písmená

Návrh tabuľky vlastnosti poľa

– Titulok použije sa v popisoch (Por. čís.)– Výchzí hodnota vložené pri novom zázname– Overovacie pravidlo pri zadávaní testuje podmienku

(napr. Between 1 And 5)– Overovací text vypíše sa ak nie je splnené

overovacie pravidlo– Je nutno zadat nedovolí nevyplniť– Indexovat zabezpečí rýchlejšie zoradenie

zabezpečí duplicitu

*) Zmeny v návrhu tabuľky je nutné vždy ULOŽIŤ !

Návrh tabuľky

Zjednodušenie vkladania dát

Tabuľkový listPráca v tabuľkovom liste vkladanie, editovanie a odstraňovanie

záznamov zoradenie záznamov filtrovanie záznamov (podľa výberu, formulára) vyhľadanie záznamu tlač záznamov rýchly export do

Word-u a Excel-u

Tabuľkový list

Práca v tabuľkovom liste

Objekt Tabuľka

import – z textového súbotu (*.txt, *.csv, ...)

• oddelovač (čiarka, bodkočiarka, tabelátor, ...)

• pevná šírka

– z tabuľkového formátu (*.xls - Excel, ...)

– z databázového formátu (*.dbf - dBase, FoxPro)

(*.mdb - Access - tabuľka ale aj ostatné objekty)

pripojenie (Link)– Excel, Access, iné DB, ODBC, ...

Objekt Dotaz (Query)

jednoduché výberové dotazy parameter a vypočítaný výraz v dotaze zoskupovacie dotazy krížový dotaz akčné dotazy (vytvárací, aktualizačný,

pridávací, odstraňovací)

Definícia dotazu

Pomocou DOTAZOV možem získať informácie z uložených dát, alebo vybrané dáta viem manipulovať

Dotaz je SQL príkaz, ktorého výstupom je množina dát, ktorá spĺňa kritéria zadané v dotaze. Vstupom do dotazu može byť tabuľka ale aj výsledok iného výberového dotazu

Dotazy

výberový dotaz

tabuľkatabPracovnici

výsledná množina

qryKirkland

Rozdelenie dotazov

VÝBEROVÉ (Select)– výberový dotaz (Select query)– zoskupovací dotaz (Total /agregate/ query)

• krížový dotaz (Cross /pivot/ query)

AKČNÉ (Action)– vytvárací (Make table)– aktualizačný (UpDate)– pridávací (Append)– odstraňovací (Delete)

1) Vložit > Dotaz / alebo klik na

2) označiť návrhové zobrazenie a klik na

Vytvorenie nového dotazu

Vytvorenie nového dotazu

3) Pridať tabuľku

4) Navrhnúť dotaz4) dvojklik

1) označiť2) pridať

3) zavrieť

5) vyplniť zoradenie zobrazenie KRITÉRIA

Vyhodnocovanie kritérií

Pre zadávané kritéria platí, že kritéria v jednom riadku sú vyhodnocované akoA SÚČASNE a celé riadky kritérií sú vyhodnocované ako ALEBO.

Krititéria Porovnávacie operátory

> , < , >= , <= , <> , Between Logické operátory

And , Or , Not, Xor, Imp, Eqv Konštanty

True , False , Null , "" - prázdny reťazec Funkcie

Like , In , Now , ...

Krititéria - píklady Porovnávacie operátory

< 5 , >= # 1.1.1990 # , <>"Bratislava"

Betwwen 1 And 5 Or Null Logické operátory

>100 And <200 , "A" Or "B" Or "C" Konštanty

True , False , Null , ""

Funkcie

Like "[A-K]*" , In ("A";"B";"C";"D"), Now

Parameter v dotaze Keď potrebujem spraviť "všeobecnejší" dotaz

môžem použiť PARAMETER v kritériách dotazu

Konkrétnu hodnotu nahradím textom v hranatých zátvorkách

namiesto <5 napíšem <[Zadaj hodnotu] namiesto "Bratislava" napíšem [Aké mesto] al. Between [Od dátumu] And [Do dátumu]

Vypočítaný výraz v dotaze

V tabuľke definujeme iba primárne polia "Vypočítateľné" polia definujem v

dotaze Výpočet z polí v jenom riadku Tu zapíšem výraz

Vypočítaný výraz - príklady číselné

Spolu : [skladA]+[skladB]+[skladC]

Dan20 : [Plat]*0.2

Dan : IIf ([Plat]<10000;[Plat]*0.15;[Plat]*0.2) textové [Meno] & " " & [Priezvisko] Left ([Meno];1) & ". " & [Priezvisko]

Vypočítaný výraz - príklady

KodUpr : Left ("000000" ; 6-Len ([Kod])) & [Kod]

KodUpr : Right ("000000" & [Kod] ; 6)

Textove funkcie

Left ("Peter" ; 2) = "Pe"

Right ("Peter" ; 3) = "ter"

Mid ("Peter" ; 2 ; 3 ) = "ete"

Len ("Peter") = 5

Vypočítaný výraz - príkladyMF : Iff (Mid([RC] ; 3 ; 1 ) > "1" ; "žena" ; "muž" )

DatNar: DateSerial (

IIf ( Left ([RC] ; 2) < "54" And Len ([RC]) = 11; Val (Left ([RC] ; 2)) + 2000; Val (Left ([RC] ; 2)) + 1900 )

;

IIf ( Mid ([RC] ; 3 ; 1) > "1" ; Val (Mid ([RC] ; 3 ; 2)) - 50; Val (Mid ([RC] ; 3 ; 2)) )

;Val (Mid ([RC] ; 5 ; 2)) )

Vypočítaný výraz - príklady

dátumové

Príklad - posledný deň v mesiaciPoslDen :

Date Serial ( Year ( Now () );

Mounth ( Now () ) + 1 ;

Day ( Now () )

) - 1

Zoskupovacie Doazy

Pomocou zoskupovacích dotazov môžem vyrátať hodnotu z viacerých riadkov,napr. Suma platov všetkých pracovníkov

Vytvárame ich rovnako ako výberové dotazy a v poslednom kroku stlačímea do riadku Súhrn /Total/ zadáme zoskupovacie funkcie

Zoskupovacie Dotazy1) zapnúť zoskupovacie dotazy

2) vybrať zoskupovaciu funkciu

Zoskupovacie Dotazy

Zoskupovacie funkcie Sum suma Avg priemer Countpočet Min minimum Max maximum StDev str.kv.odch. Var var. odch. First prvé Last posledné

Seskupit zoskupiť podľa(GroupBy)

Výraz použitý výraz(Expression)

Kde podmienka(Where)

Zoskupovacie Dotazy

Krížové Dotazy

Krížový dotaz zoskupuje dáta podľa dvoch polí pričom druhé zoskupenie sa zobrazuje v záhlaviach stĺpcov a na priesečníkoch riadku a stĺpca je zoskupená hodnota

Napríklad tabuľku pracovníci v riadku zoskupíme podľa mesta v stĺpci podľa oddelenia a na priesečníkoch bude priemerná hodnota platu pracovníkov z daného mesto a daného oddelenia

Krížové Dotazy

Vytváranie krížových dotazov

Použijeme sprievodcu Krížovým dotazom

V prípade, že potrebujeme vytvoriť krížový dotaz, v ktorom sú polia z viacerých tabuliek (spojených reláciou) , vytvoríme najprv podkladový dotaz, ktorý bude obsahovať potrebné polia a z tohto dotazu potom môžeme vytvoriť krížový

Akčné Dotazy Výsledkom akčného dotazu nie je množina

údajov, ale nejaká AKCIA v objekte tabuľka

vytvárací vytvorí nový objekt tabuľka

aktualizačný modifikuje dáta v tabuľke

pridávací pridá záznamy do tabuľky

odstraňovací odstráni záznamy z

tabuľky

Postup tvorby akčných dotazov

1) Najprv dotaz vytvoríme ako výberový

2) Otestujeme ho či "vyberá" správnu množinou

3) Prepneme a dokončíme ho ako konkrétny akčný v hlavnom menu Dotaz

alebo ikonou

4) Uložíť

5) Spustiť

6) Pozrieť výsledokv objekte tabuľka

RelácieRelácia je vzťah medzi dvoma tabuľkami na

základe rovnakej hodnoty v prepojovacom poli

1 : N ( 1 : )Príklad: Jeden zákazník urobil N objednávok, pričom opačne platí

jednu objednávku urobil práve jeden konkrétny zákazník)

1 : 1Príklad : K Jednému živnostníkovi pripadá práve jeden daňovník

M : N ( : )v praxi sa vyskytuje často prípad, že treba vyjadriť vzťah M : N, urobíme to vytvorením pomocnej tabuľky a dvomi reláciami 1 : N a 1 : M Príklad : Jeden zákazník si objednal viac druhov tovaru, ale aj jeden druh tovaru si objednalo viacej zákazníkov

Vytvorenie relácie

relácia sa dá vytvoriť iba medzi poliami rovnakého dátového typu a veľkosti poľa napr. (text - text, číslo - automatické číslo)

1) Nástroje > Relace

2) Vybrať tabuľky

3) Potiahnuť polena súvisejúce pole

4) príp. doplniť vlastnostia stlačiť Create

Vytvorenie relácie

relácia sa dá vytvoriť iba medzi poliami rovnakého dátového typu a veľkosti poľa napr. (text - text, číslo - automatické číslo)

Formuláre a zostavy

Formulár je grafický objekt, ktorý zobrazuje dáta z tabuľky alebo dotazu na obrazovku.

Dáta je možné editovať

Formulár je grafický objekt, ktorý pripravuje dáta z tabuľky alebo dotazu na tlačiareň.

Dáta nie je možné editovať

Documents

Microsoft Access