UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE PANAMÁ OESTE

MATERIA INFORMÁTICAINTEGRANTES

YURI DE LEÓNLAINETH MENDIETA

KAROL PINZÓNMARISOL VARGAS

QUE ES EL MICROSOFT ACCESS

• Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la

pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia,

aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede

realizar en un momento determinado -ordenar libros, archivar documentación, etc..

EN LA TERMINOLOGÍA PROPIA DE LAS BASES DE DATOS HAY TRES CONCEPTOS CLAVES DENTRO DE LAS TABLAS

• Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

• Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

¿PARA QUÉ NOS SIRVE EL ACCESS?

• Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

¿CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE ACCESS?

• Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:

• Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.

• Informes

• Tablas

• Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e Macros informes

• Módulos

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

• Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basico.

CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS• Campo: puede ser, por ejemplo, el nombre de una

persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser:

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

• Numérico: para introducir números

• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

• Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

• Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

• Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada. Propiedades generales de los campos

• Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

¿CÓMO CREAR UNA TABLA? Para crear una tabla se selecciona la pestaña y se pulsa el botón Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

• 1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

• 2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.

• 3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

• 4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

• 5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.

LAS VISTAS DE LA TABLA

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas.

Vista Diseño Y Vista Hoja de datos

Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botón Vista, se abrirá la vista Hoja de datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.

Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripción.

Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos pulsando el botón Vista.

En la Vista Hoja de datos el menú añade todo lo relacionado con "Registros" ya que en esta vista se pueden introducir datos.

VISTA DE HOJA DE DATOS

• Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en una base de datos. A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar.

• En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".

• Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.

• Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.

• Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un registro.

• Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador.

• Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

• Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.

VISTA DISEÑO

• Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un nombre a la tabla. Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar. A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual.

• Después de pulsar "No", se abrirá la ventana de diseño de la tabla ya creada con el tipo de dato definido por Access de forma automática

• Nombre del campo: los nombres de los campos.

• Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.

• Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.

• Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

• Por ahora se introduce el nombre del campo y se selecciona el tipo de dato