Microsoft Enterprise Project & Portfolio Management Architektúra a implementácia v praxiMichal Chorvatovič, Senior konzultant, AutoCont SK

Vlastimil Tesař, Information Worker Unit Manager, AutoCont CZ

(cc)Drahomír Dvořák, MicrosoftMartin Répal, AutoCont CZ

Jak funguje EPM 2007 v praxi?

Proč neplatí Řízení projektů = MS Project

Jaké jsou přínosy řízení projektů?

Jaká je budoucnost Enterprise Project

management?

Co se dozvíte?

Změny výstupů •Dodatečné změny v zadání bez vlivu na náklady/čas

Zpoždění projektů •Optimistické plány, chaos v jednání manažera

Snížení výkonnosti•Nedostatečná motivace•Slabá podpora managementu•Chybějící koncept systematického zlepšování

Jak to končí bez PM?

Iniciace• Schválení

projektu, Šablony, Definice rozsahu

Plánování• Dodávky,

Harmonogram, Zdroje, Náklady

Sledování• Skutečnost/

Plán, vykazování práce, reporty

Řízení• Realizace

změn, rizika, akceptační protokoly

Ukončení• Vyhodnocení

projektu, databáze znalostí

Řízení projektu = Řízený proces

EPM není pouze MS Project…

• Metodika– Chybí v projektu nějaké úkoly?– Jak odhadnout dobu trvání úkolu?– Kam vložit klíčový milník?

• Technologie– Jak zachytit záměr projektu a posoudit

jeho smysl?– Jak efektivně sledovat plnění projektu?– Jak hodnotit stav více projektů?

Řídit projekt ≠používat MS Project

Plánování

projektu

Týmová spoluprá

ce

Risk manage

ment

Vykazování

práce

Reporting

Resource manage

ment

Podpora řízení projektů

Architektura EPM 2007Pl

atfo

rmFr

ont-e

ndSe

rvic

es

Line of Business Systems

• Nástroj pro plánování a sledování projektů– Provedení (úkoly, struktura úkolů,

milníky)– Čas (doba trvání, vazby mezi úkoly)– Náklady (zdroje projektu – sdílení zdrojů

napříč projekty)– Srovnání skutečnost vs. plán

• Etalon pro nástroje podporující projekty– 15 let na trhu– Spolupracuje NEJEN s Project Server– Edice Standard (nelze připojit k proje

serveru) a Professional

MS Project 2007

MS Project 2007

• Nástroj pro členy týmu a management– Automatická aktualizace úkolů– Přehled projektů a jejich plnění– Analýza dat na OLAP kostce

• Rozhraní Project Web Access– Webový přístup k projektům– Založený na Sharepoint Services –

integrace do firemního portálu– Integrace úkolů do MS Outlook

MS Project Server 2007

MS Project Server 2007

Kdo EPM Používá?

EPM v praxi

14

Správa zo SRo v utorok 3.6.2006 o 9:00

„Premier Fico vykoná v priebehu nasledujúcich

2 týždňov kontrolu vládneho programu návštevami ministerstiev.

Začne dnes na Ministerstve zahraničných vecí“

17

Co si představujeme pod pojmem systémy pro projektové řízení ?

1. ERP a finanční plánování projektů– Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAVI, SAP...– Tyto systémy se zaměřují na rozpočet projektu, jeho čerpání, strukturu nákladů,

fakturace...– OTIFOB

2. Systémy pro řízení projektového portfolia, průběžné řízení a sledování projektů a zdrojů

– Microsoft Office Project Server, Microsoft Portfolio Server ...– OTIFOB

• Kde se tyto systémy doplňují a kde překrývají ?– Zatímco první skvěle ukazují finanční ukazatele, tak jsou těžkopádné v řízení

změn.– Druhé umožňují řízení změn, nabízí nástroje pro spolupráci na projektech, ale

řízení financí doporučujeme pouze při absenci prvních. Ideální je jejich propojení.

Kde nám mohou systémy pomoci, jak ohodnotit jejich přínosy1. Řízení zakázek

– Zákaznické projekty, dodávka ve formě projektů (stavebnictví, zakázkové strojírenství, IT dodavatelské projekty….)

– Dodáme zakázku včas, neplatíme penále, zákazník je spokojený– Zajistíme více zakázek, lidé vědí co mají dělat

2. Vývoj a uvedení produktu na trh– Vývoj nových produktů a služeb, které následně prodáváme (telekomunikační služby,

marketingové kampaně, automotive, farmacie)– Čím dříve dokážeme produkt uvést na trh, tím dříve dosáhneme zisku

3. Interní strategické projekty– Projekt je způsob jak dosáhnou změny– Změny jsou pro dosažení větší efektivity společnosti– Akviziční projekty– Projekty a systémy pro podporu zavedení procesů

4. Legislativní požadavky, kapitálový trh– Tam kde je projektové řízení podpořeno legislativní úpravou– Kapitalizace práce (banky), čerpání fondů EU (veřejné správa)

18

Implementace EPM v ČSA

• České aerolinie, a.s. jsou největší český letecký dopravce, součást skupiny SkyTeam

• Systém je využíván projektovou kanceláří i managementem– Jednotný přístup ke všem investicím– Správa, vedení a hodnocení projektů v rámci

projektového portfolia– Konzistentní správa projektů a rozvojových aktivit

ČSA– Podíl PK na přípravě finančního plánu (rozpočtu)– Čerpání financí během projektu

19

MS Project Server 2007 v ČSA– Konsolidovaný zdroj všech informací o projektech a

rozvojových aktivitách– Evidence o všech rozvojových záměrech (včetně archivu)– Správa informací o projektu řízena daným PM– Správa rizik a možných opatření– Zavedení jednotného poolu disponibilních kapacit ČSA– Kapacitní plánování, možná podpora pro sledování výkazů

práce– On-line reporting o stavu projektu– Projektová dokumentace– Diskusní fóra, celková propagace projektu … – Propojení na SAP

Kontaktní osoba – Martin Mareček

20

Portfolio Projektů

Project Dashboard

Reporty - PMO

Implementace EPM ve společnosti KORADO

• KORADO je předním evropským výrobcem ocelových topných těles

• Cíl:– Zavedení principů řízení projektů a SW podpory pro řízení

projektu výstavby nového technologického zařízení (velká investice do nové výrobní linky)

– Vybudování jedné centrální a efektivní platformy pro projektové informace

• Implementace jak technologie MS EPM, tak metodické podpory vlastního řízení investice

• Nástroj pro komunikaci s dodavatelem investice• Slovy zákazníka - video

Kontaktní osoba – Ing. Marek Musil24

Implementace EPM ve společnosti eBanka

• eBanka je leadrem v oblasti elektronického bankovnictví v ČR

• V procesu integrace s Raiffeisen Bank • Systém se využívá pro sledování interních projektů

– Vývoj legacy systémů banky– Projekty sloučení bank– Ostatní projektové aktivity

• Zaměření na – Přiřazení a řízení zdrojů na projektové úkoly– Výkazy odpracovaných činností a jejich kapitalizace dle

standardů IFRSKontaktní osoba – Ivan

Veselý25

Integrace Timesheets aplikace na MS Project Server, řešení vazeb mezi projekty a řízením linie, týmů

• Timesheets– Řeší specifika řízení a sledování vývoje aplikací– Příprava normalizace dat pro měsíční uzávěrky (výkazy

práce)

• Vazby mezi projektovým plánem a plánem linie– Projektové plány obsahují hlavní etapy a milníky– Detailní činnosti a alokace jsou na úrovni plánu linie

26

Timesheets v EB

27

Vazby mezi projekty a plány linií

28

Co Vám systémy EPM nepřinesou

• Nevyřeší problémy za Vás– Systém nevyřeší konflikty zdrojů, přetížení,

překročení budgetu, překročení termínů, pouze na ně upozorní

– Systémy jsou složitější nežli běžný Office, vyžadují školení a pravidelné používání

– Primárně je potřeba společnost připravit na projektové vedení – procesy, PM, projektová kancelář

– Systémy musí mít podporu managementu společnosti a vědět, proč je používáte

– Systém ukazuje pouze zadané informace a to v průběhu celého projektu 29

Další reference implementací a služeb v oblasti EPM

• ČSA• KORADO• eBanka• Eurotel Praha• Škoda Auto• Unicontrols• LIKO-S• SAT Automation• Home Credit

International• KKCG• Arca capital

30

• Magistrát města Brna• Magistrát hl. města Prahy• Magistrát města Ústí nad

Labem• Úřad vlády České republiky• VZP

• Další…

ČAS PRO VAŠE OTÁZKY…

Microsoft Office Project Server 2007

Ukázka

32

Enterprise Project Portfolio Management

Co je Project Portfolio Management?Project Portfolio Management představuje kontinuální proces identifikace, výběru a řízení portfolia projektů v návaznosti na

strategické a taktické cíle organizace v oblastech kvality, času a nákladů.

Napojení na cíle organizace

Nadhled a zacílení

Týmová spolupráce

PMO, Management zdrojů

Projektoví manažeři

Řízení projektů

Členové týmu

Vedení společnosti Manažeři portfolia

Řízení portfolií

Work Management

Výběr portfoliaPlánování kapacitPortfolio BI

Řízení ProgramůŘízení zdrojůFinanční řízeníProjektové BIPlánování projektů

Vykazování práceTýmová spolupráce a komunikace

Kde PPM pomáhá?

Procesy a nástroje

Proč standardizovat řízení projektového portfolia?

ManageSelectCreate Plan

Klíčové procesy PPM

Demand Management

Portfolio Selection

Capacity Planning

Resource Management

Financial Management

Time Reporting

Portfolio Reporting

Project Reporting

Team Collaboration

Project Scheduling

Program Management

ManageSelectCreate Plan

Workflow projektu

38

CreateStandardizace procesu sběru požadavků napříč celou organizací

• Zachycení různých typů požadavků – aktivity, projekty - programy

• Standardizace metrik, formulářů a kroků

• Standardizace pracovního postupu projektů (workflow)

ManageSelectCreate Plan

Evidence záměrů

40

SelectNapojení investičních záměrů na cíle organizace

• Objektivní a logická prioritizace projektů vůči cílům

• Jasné a objektivní pořadí projektů dle priority

• Volba portfolia maximálně reflektující strategii

ManageSelectCreate Plan

Napojení projektů na strategické cíle organizace

42

PlanFinalizace projektového plánu a přiřazení správných zdrojů

• Optimalizace vytížení zdrojů napříč celým portfoliem

• Přehledné a srozumitelné plánování

• Příprava plánů pro snadné sledování a řízení projektů

ManageSelectCreate Plan

Optimalizace portfolia

44

ManageSledování a hodnocení výkonů na úrovni projektů a celého portfolia

• Podpora týmové spolupráce a komunikace při plnění projektu

• Proaktivní monitoring a vizualizace trendů v projektech jako podklady pro správná rozhodnutí

• Jednoduchý přehled o projektech a snadné zacílení na problémy

ManageSelectCreate Plan

Reporting stavu projektů

Microsoft Confidential. 46

Reporting stavu portfolia

47

Architektura řešení PPM

Ředitelé Manažeři portflia

PMO, Zdroje, Projektoví manažeři LoB

Systems

+

Životní cyklus projektu a řešení PPM

Kdo používá PPM?

50

•Spojení aktivit s cíly organizace.•Objektivní prioritizaci záměrů.•Efektivní využití omezených zdrojů.

Portfolio

management

= systém

pro:

3 pomněnky pro zapamatování

51

ČAS PRO VAŠE OTÁZKY…

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007

Praktické ukázky

53