Upload
tranduong
View
225
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1 | P a g e
Microsoft Excel Advanced Level
สารบญ
บทท 1: การค านวณและการใชฟงกชน .................................................................................... 1
Review Microsoft Excel ..................................................................................................... 1
เทคนคการเรยกใชโปรแกรม ................................................................................................ 1
สรปคณสมบตใหม ของ Microsoft Excel 2007 .................................................................... 2
การซอน/แสดง สวนประกอบยอยตางๆของ Status Bar ....................................................... 4
รจกกบมมมองตางๆ ใน Microsoft Excel 2007 ................................................................... 4
การตกแตงขอมลในเซล ....................................................................................................... 6
การระบายสชองเซล ............................................................................................................ 6
เพมเวรกชท (Worksheet) แผนใหม ..................................................................................... 7
การเกบบนทกสมดงานเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน .............................................................. 7
การใสสตรค านวณปกต ...................................................................................................... 11
ล าดบความส าคญของเครองหมายทางการค านวณ ............................................................. 12
การสรางสตรอยางงายพรอมคาคงท ................................................................................... 12
การค านวณหาผลรวม ........................................................................................................ 13
การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอย ............................................................................... 13
เทคนคการค านวณแบบไมตองเขยนสตร ............................................................................ 14
Workshop1 ....................................................................................................................... 15
Workshop2 ....................................................................................................................... 16
การใช IF function ............................................................................................................. 18
ฟงกชนการคนหาและอางอง (Lookup and Reference) ..................................................... 19
Workshop-Vlookup .......................................................................................................... 20
การใช SUMIF ................................................................................................................... 21
การใช COUNTIF .............................................................................................................. 21
แปลงอกษรใหเปนตวพมพใหญ .......................................................................................... 22
Workshop 4 ..................................................................................................................... 22
บทท2. การท างานกบขอมล .................................................................................................. 25
การจดรปแบบขอมลในแผนงาน ......................................................................................... 25
การก าหนด Custom Formatting ....................................................................................... 26
การจดรปแบบแบบมเงอนไข Conditional Formatting ........................................................ 28
การเปลยนเงอนไขหรอรปแบบทก าหนด ............................................................................ 30
การลบรปแบบขอมลทก าหนดเงอนไข ................................................................................ 31
การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข .................................................................... 31
สรปเรองการปองกนขอมล Protection ............................................................................... 34
บทท 3. Working with Data Analysis ................................................................................... 39
รจกกบฐานขอมลใน Microsoft Excel................................................................................. 39
Data Validation ................................................................................................................ 42
Pivot Table....................................................................................................................... 45
การปรบแตงกราฟ ............................................................................................................. 48
การจดกรองและจดเรยงขอมล ............................................................................................ 49
การกรองขอมลแบบอตโนมต (AutoFilter) .......................................................................... 52
Workshop5 ....................................................................................................................... 58
บทท 4. การสราง Macro ...................................................................................................... 60
Recording Macro ............................................................................................................. 60
Running Macro ................................................................................................................ 64
Macro Button ................................................................................................................... 64
Workshop-Macro ............................................................................................................. 65
บทท 5. Collaborating with others ....................................................................................... 66
การใชง านไฟลรวมกน (Shared Workbook) ..................................................................... 66
ขอจ ากดทควรทราบ ภายหลงการ share file ...................................................................... 67
Tracking Changes: การตดตามการแกไข ......................................................................... 68
Excel 2007 New Feature .................................................................................................... 72
แบบฝกหดทายบท ................................................................................................................ 83
Excel Short Cut ................................................................................................................... 85
[email protected] Page | 1
บทท 1: การค านวณและการใชฟงกชน
Review Microsoft Excel ส าหรบบทนจะเปนการแนะน าการเรมตนใชงานโปรแกรม การสรางสมดงาน รวมทงเครองมอใชงานท
ส าคญ เพอเปนพนฐานการใชงานส าหรบงานสมดงานตางๆ
เทคนคการเรยกใชโปรแกรม เพอใหท าการเปดโปรแกรมไดเรวขน ใหคลกปม Start พมพชอโปรแกรมลงในชอง Search เชน
Excel แลวกดปม Enter โปรแกรมทเรยกใชกจะถกเปดขนทนท
สวนประกอบหนาตางโปรแกรม
Formula Bar (แถบสตร)
Ribbon (รบบอน) แทบ (Tab)
พนทใชงาน Work sheet
แถบเครองมอ Quick Access Tool bar
[email protected] Page | 2
Office Button เปนปมค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save
As, Print, Close, ฯลฯ
Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพม
ปมค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได
Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทเปดใชงานอย
แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงาย
ขน
Formula bar แถบแสดงสตรค านวณหรอขอมลทพมพ
Active cell ต าแหนงปจจบนทก าลงท างานอย
Worksheet พนทใชงานของโปรแกรม
Status bar แถบแสดงสถานะการท างานปจจบนบนหนาจอ
View bar แถบแสดงมมมองสมดงานในแบบตางๆ
สรปคณสมบตใหม ของ Microsoft Excel 2007 เมนค าสงรปแบบใหม เรยกวา Ribbon เปนการจดวางปมค าสงแยกเปนกลมตามการใชงานตางๆ โดย
แบงออกเปน 7 แทบ ไดแก Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View
[email protected] Page | 3
เพมขดความสามารถดานตางๆ เพอใชในการจดการกบขอมลไดมากขน ดงน
1. ใช File Format แบบใหมทผสมผสาน XML กบ การบบอดขอมลแบบ Zip ซงท าใหไดขนาดแฟมทเลกลงเมอเทยบกบแฟมในเวอรชนกอนๆ
2. สรางสตรไดงายขนกวาเดม ดวยคณสมบตของ Formula AutoComplete 3. เพมฟงกชนใหม ส าหรบชวยในงานท าผลสรปขอมล ดงน
ขดความสามารถดานตางๆ Excel 2003 Excel 2007 จ านวนคอลมนใน 1 Sheet 256 16,384 จ านวนแถวใน 1 Sheet 65,536 1,048,576 จ านวนสทใชไดทงหมดในแฟมงาน 56 ส 4,300 ลานส เงอนไขของ Condition Format ทใชไดใน 1 ชองเซล
สงสด 3 เงอนไข ไมจ ากด (ขนกบหนวยความจ า)
ความสามารถในการเรยงล าดบขอมลใน 1 ครง สงสด 3 ระดบชน
สงสด 64 ระดบชน
จ านวนตวอกษรสงสดทบนทกไดใน 1 ชองเซล 1,024 ตวอกษร 32,768 ตวอกษร สรางสตรทซอนกนได มากสด 7 ระดบชน 64 ระดบชน จ านวน Argument ของฟงกชน มไดมากสด 30 255
จ านวนคอลมนของ Pivot Table มไดมากสด 255 คอลมน 16,384 คอลมน
ชอฟงกชน การใชงาน AVERAGEIF ใชค านวณหาคาเฉลยแบบ 1 เงอนไข AVERAGEIFS ใชค านวณหาคาเฉลยแบบหลายเงอนไข SUMIFS ใชค านวณหาผลรวมแบบหลายเงอนไข COUNTIFS ใชนบแบบหลายเงอนไข IFERROR ใชแกไขผลลพธจากสตรทแสดงขอผดพลาด
[email protected] Page | 4
4. ปรบปรงคณสมบตดาน Graphic สามารถปรบแตงรปภาพ หรอสรางรปวาดตางๆไดสวยงาม รวดเรวและงายขนรวมถง Chart ทมรปแบบใหมๆ ทสรางใหอยางสวยงามและปรบแตงไดงายกวาเดม
การซอน/แสดง สวนประกอบยอยตางๆของ Status Bar 1. คลกเมาสปมขวา ลงบน Status Bar 2. คลกเลอกชอของสวนประกอบทตองการเพมใน Status Bar โดยจะเหนเครองหมายถกแสดงท
ดานหนาชอนน หากตองการยกเลกสวนประกอบนนออก ใหคลกทชอนนจนเครองหมายถกดานหนาหายไป
รจกกบมมมองตางๆ ใน Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel 2007 เพมรปแบบมมมองใหมเพอสะดวกกบการตรวจสอบเอกสารกอนพมพ และ
สามารถท างานในสมดงานไดพรอมกน โดยแตละมมมองจะมรปแบบ และการใชงานทแตกตางกน
ดงน
2
1
[email protected] Page | 5
ลกษณะมมมองของ Excel แบงเปน 3 ลกษณะดวยกน คอ
1. มมมอง Normal เปนมมมองทใชดานการค านวณหรอการใชงานทวไป
2. มมมอง Page Layout View ใชตรวจสอบเอกสารกอนการพมพ แทนการใชค าสง Print Preview เดม
จะใชรวมกบแทบ Page Layout ในการจดหนาสมดงาน
3. มมมอง PageBreak Preview
ชวยในการจดหนา
สมดงานกอนการ
พมพ สะดวกในการ
ก าหนดขอบเขต
การพมพ
[email protected] Page | 6
การตกแตงขอมลในเซล เพอความชดเจน และสวยงาม เครองมอทมมากบโปรแกรมชวยในดานการแตงรปแบบไดอยางงาย
โดยมเครองมอดงตอไปน
การระบายสชองเซล
1.ใชเมาสลากคลมพนท
ทตองการระบายส
คลกเลอกรายการส
3
2.คลกแทบ Home
และคลก ปม Cell Styles
[email protected] Page | 7
เพมเวรกชท (Worksheet) แผนใหม 1. คลกปม Insert Worksheet
Tip and Trick : สามารถใชคยบอรด
โดยกดปม Shift + F11
การตรวจสอบความเขากนไดของสมดงานตางเวอรชน (Run Compatibility
Checker) หากตองการน าสมดงานทสรางโดย Microsoft Excel 2007 ไปเปดใชโดย Microsoft Excel 97-2003
นน ควรตรวจสอบรปแบบตางๆ ทก าหนดในสมดงานวา มรายการใดบางทไมสามารถแกไขได
มขนตอนดงน
1. คลกปม Office Button 2. เลอก Prepare 3. คลกรายการ Run Compatibility Checker
[email protected] Page | 8
4. ดรายงานขอมลรายละเอยด วาสวนใดบางใชงานไมได จากกรอบทแสดงขนมา และหากตองการไปยงต าแหนงทมปญหานนใหคลกท Find
5. หากตองการจบการใชงานใหคลกปม OK
1
2
3
[email protected] Page | 9
TIPS AND TRICK
การเลอกบนทกเปน Version 97 -2003
จะปรากฏหนาตาง Microsoft Office Excel Compatibility Checker โดยอตโนมต
การเกบบนทกสมดงานเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน เมอท าการเพมเตมรายละเอยดในแฟมงาน หรอท าการแกไขขอมลในสมดงานแลว คลกปม
Save บน Quick Access Toolbar จะท าการบนทกลงแฟมงานเดมทนท ถาตองการ Save เปนแฟม
งานอนหรอไดรฟอน มข นตอนดงน
1. คลกปม Office Button 2. เลอกค าสง Save As 3. เลอก รปแบบการบนทก
[email protected] Page | 10
4. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยดตามตองการ
ปดไฟลสมดงาน
หากตองการเลกใชงาน หรอจบการท างานกบสมดงานใดๆ มข นตอนการปดไฟลสมดงานดงน
1. คลกปม Office Button 2. คลกปม Exit Excel
1
2
3
เปนการ Save ไฟล2007 นามสกล .xlsx
บนทกไฟลเพอใชกบ Excel 97-2003 ได
ความสามารถใหมในการ Save ไฟลเปน PDF
เปนการเปดไดอะลอกบอกซของ Save As ให
เลอก Save As Type ในรปแบบอนๆ
[email protected] Page | 11
การใสสตรค านวณปกต
1. เลอกเซลลทตองการแสดงผลลพธ จากตวอยางน ต าแหนงเซลลอยท D4 2. พมพเครองหมาย = แลวตามดวยต าแหนงเซลล เชน =D2*D3 เสรจแลวกดปม Enter 3. ทเซลล D4 จะแสดงผลลพธ และท Formula bar จะแสดงสตรค านวณทก าหนดไว
Formula bar
1
2
[email protected] Page | 12
Tips and Trick เทคนคการเลอกต าแหนงเซลลในสตรค านวณ พมพเครองหมาย = แลวคลกเลอกเซลลทตองการใช
ล าดบความส าคญของเครองหมายทางการค านวณ การค านวณในเครองคอมพวเตอรกบการค านวณจากเครองคดเลข ผลลพธทไดจะตางกน เนองจากการค านวณใน เครองคอมพวเตอร โปรแกรมจะดความส าคญของเครองหมายทางการค านวณดวย จงเปนสงส าคญอยางยงท User จะตองทราบในเรองน เพอไมใหผลลพธทตองการผดเพยนไปจากปกต
เครองหมายทใช ความหมาย ( ) วงเลบ
^ ยกก าลง * , / คณ , หาร + , - บวก , ลบ
ความส าคญของเครองหมายทางการค านวณ จะไลจากบนลงลาง บนสดจะส าคญสงสด และลางสดจะส าคญต าสด ในสตรค านวณสตรหนง ถาเครองหมายใดส าคญกวากจะท าการค านวณเครองหมายนนกอนแลวไลตามล าดบไปเรอยๆ
การสรางสตรอยางงายพรอมคาคงท ในสตรค านวณบางครงตองการอางองคาต าแหนงเซลลเดยว เวลา copy สตร ไมตองการใหเปลยนแปลง เรยกวา การอางองแบบ Absolute ในตวอยางนตองการค านวณหาผลตางระหวางคาใชจาย (B3) กบคาเฉลย (C16) มขนตอนดงน 1. เลอกเซลลทตองการแสดงผลลพธ จากตวอยางน ต าแหนงเซลลอยท C3 2. ใสสตรค านวณ =B3-$C$16 เสรจแลวกดปม Enter
[email protected] Page | 13
3. ท าการ copy สตรค านวณลงมา จะเหนวาต าแหนง C16 จะเปนคาคงทตลอด ไมมการเปลยนแปลง
Tips and Trick เทคนคการอางองต าแหนงเซลลในสตรค านวณ
การอางองสตรค านวณปกต เรยกวา การอางองแบบ Relative ซงต าแหนงเซลลจะเปลยนแปลงทกคา เวลา copy สตรค านวณ ตามตวอยางน
การอางองสตรค านวณแบบสมบรณ เรยกวา การอางองแบบ Absolute จะเปนการตรงคาใดคา
หนงเปนคาคงท ไมใหเปลยนแปลงเวลา copy สตรค านวณ ตามตวอยางน รปแบบของการใช Absolute =$column$row (เครองหมาย $ ในสตรค านวณ เรยกวาเครองหมาย string)
ขอผดพลาดทวไปเมอสรางสตร #VALUE! หมายถง ในสตรค านวณปกตมการอางองต าแหนงเซลลทเปนตวอกษร #NAME? หมายถง ชอฟงกชนทใชพมพผด
การค านวณหาผลรวม ถาตองการหาผลรวมของตวเลขหลายๆ ต าแหนง ใหใชฟงกชนของการหาผลรวมเขามาชวย มข นตอนดงน 1. เลอกเซลลทตองการแสดงผลลพธ จากตวอยางน ต าแหนงเซลลอยท H4 2. ทแทบ Home 3. จะปรากฏสตรค านวณ =SUM(B4:G4) ใหดชวงขอมลตวเลขทจะค านวณวาถกตองหรอไม
สงเกตจากเสนประวงรอบๆ ขอมล ถาถกตองแลวกดปม Enter
การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอย โปรแกรม Excel จะท าการแบงชดของสตรค านวณตามประเภทการใชงาน ถาตองการใชสตรค านวณประเภทใด คลกเลอกปมนนไดเลย หรอคลกปม Insert Function กได สตรค านวณทน ามายกตวอยาง
[email protected] Page | 14
จะเปนสตรทใชงานบอยๆ มข นตอนดงน 1. เลอกเซลลทตองการแสดงผลลพธ จากตวอยางน ต าแหนงเซลลอยท C13 2. ทแทบ Formula จะแสดงประเภทของสตรค านวณใหเลอกใช ในทนคลกปมลกศรลงของ AutoSum
3. จะปรากฏสตรค านวณทใชงานบอยๆ ใหเลอก Average สตรการหาคาเฉลย Count Numbers สตรการนบจ านวนขอมล Max สตรการหาคาสงสด Min สตรการหาคาต าสด More Functions สตรอนๆ
เทคนคการค านวณแบบไมตองเขยนสตร ดผลการค านวณงาย ๆ โดยไมตองใสสตร (AutoCalculate)
1. คลกขวาทแถบแสดงสถานะ (Status Bar) ทอยดานลางของหนาตางโปรแกรม Excel
2. เลอกรายการสตรทตองการจากเมนลดดงภาพ
การใชงาน AutoCalculate
1. คลกเมาสลากคลมเซลทตองการเทานน
2. ผลลพธจากการค านวณตามโจทยททานก าหนดไวจะปรากฏใหเหนบนแถบสถานะ (Status Bar)
ทนท
[email protected] Page | 15
Workshop1 เปดไฟล function.xlsx ท าการค านวณดงน เซล D3:D7 ใช if function แสดงผลสอบ คอ ผาน หรอ ไมผาน เซล D9:D16 ใช function ทเหมาะสม
ผลลพธทแสดงบนแถบ Status Bar
[email protected] Page | 16
Workshop2 จากแบบฟอรม Quotation ทต าแหนง A21 ตองการใหแสดงขอความอานจ านวนเงนตามตวเลข ในชอง F21
[email protected] Page | 17
เตรยมงาน 1. เปดไฟล Form.xlsx
ขนตอน 1. คลกเซล A21 2. พมพ = b 3. ปรากฏ เครองมอ complete formular เพอชวยในการพมพฟงกชน
4. ดบเบลคลกท BAHTTEXT
[email protected] Page | 18
5. ปรากฏ ชอฟงกชนดงกลาวในชอง A21
6. คลกเซล F21 7. กดปม Enter
การใช IF function
=if(เงอนไข, จรง, เทจ)
สามารถซอนฟงกชนไดถง 64 ฟงกชน
ตวอยาง
[email protected] Page | 19
ฟงกชนการคนหาและอางอง (Lookup and Reference) ฟงกชนการคนหาขอมลเปนกลมฟงกชนทเหมาะสมทสด ส าหรบการท างานทางดานฐานขอมล
โดยเฉพาะอยางยงงานทตองมการคยรายการซ าๆ กนดวยรหสเปนจ านวนมาก แลวตองการ คนหา
ขอมลทคยลงไป
ฟงกชนการคนหาขอมลเปนกลมฟงกชนทเหมาะสมทสด ส าหรบการท างานทางดานฐานขอมล โดยเฉพาะอยางยงงานทตองมการคยรายการซ าๆ
กนดวยรหสเปนจ านวนมาก แลวตองการ คนหาขอมลทคยลงไป
VLOOKUP
Lookup_value เปนคาทตองการคนหาในคอลมนแรกของตาราง
Table-array เปนตารางของขอความ ตวเลข หรอคาตรรกะ ทมขอมลทคณตองการ
Col_index_num เปนหมายเลขคอลมนใน Table _array ซงมคาภายในทตรงกนทจะสงกลบ โดยนบคอลมนซายสดในตารางเปนคอลมนท 1
Range_lookup เปนคาตรรกะ ซงถาตองการคนหาคาทใกลเคยงทสดในคอลมนซายสด (ขอมลตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก)
HLOOKUP
Lookup_value เปนคาทตองการคนหาในแถวแรกของตาราง
Table-array เปนตารางของขอความ ตวเลข หรอคาตรรกะ ทมขอมลทคณตองการ
Row_index_num เปนหมายเลขแถวใน Table _array ซงมคาภายในทตรงกนทจะสงกลบ โดยนบแถวแรกสดในตารางเปนแถวท 1
Range_lookup เปนคาตรรกะ ซงถาตองการคนหาคาทใกลเคยงทสดในแถวบนสด(ขอมลตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก)
ฟงกชนการคนหาและอางอง (Lookup and Reference)
[email protected] Page | 20
Workshop-Vlookup ใชฟงกชน Vlookup เพอหาขอมลจากในตาราง แลวน ามาแสดงในแบบฟอรมใบเสรจ จากตาราง Product.xlsx เกบรายการสนคาทงหมดของบรษท
ตารางดานลางเปนแบบฟอรมใบเสนอราคา ทต าแหนง A10 เมอพมพรหสนคา เชน TB1 จะปรากฏรายการสนคา และ หนวยนบ พรอมกบ ราคาตอหนวยใหอตโนมต
[email protected] Page | 21
เตรยมงาน 2. เปดไฟล Product.xlsx 3. เปดไฟล Form.xlsx
ขนตอน 1. คลกเซล B10 2. พมพ =Vlookup ปรากฏชอฟงกชน Vlookup() 3. ท าการดบเบลคลกทฟงกชน Vlookup() ทปรากฏ ฟงกชนดงกลาวจะปรากฏในเซล B10
ดงน =VLOOKUP(A10,………\[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,2) 4. กดปม Enter เพอแสดงคา 5. ใชฟงกชนเดยวกนน ทต าแหนง C10 และ E10 ดงน C10 =VLOOKUP(A10,……..\[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,5) E10 =VLOOKUP(A10,……..\[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,4)
การใช SUMIF
SUMIF function: แสดงผล รวมตวเลขภายใน range ทระบเมอเงอนไขทก าหนดเปนจรง
รปแบบ =SUMIF( range, criteria, sum_range)
range คอชวงของ cells ทตองการน ามาเปนเงอนไข ดวยการเปรยบเทยบ
criteria คอเงอนไข ในรปแบบของการเปรยบเทยบ ซงสามารถก าหนดไดเพยง เงอนไขเดยวเทานน หากก าหนดโดยตรงภายใน function ตองก าหนดภายในเครองหมายค าพด (“ “)
sum_range คอชวงของ cells ทตองการค านวณผลรวม หากไมมการก าหนด จะน าเอา range มาท าการ ค านวณแทน
การใช COUNTIF
COUNTIF function: นบจ านวน cells ทมคาภายในเปนคาใดๆ โดยตรงตามเงอนไขทก าหนด
รปแบบ =COUNTIF( range, criteria)
[email protected] Page | 22
range คอ range หรอชวงของ cells ทตองการนบ
criteria คอ เงอนไข ในรปแบบของการเปรยบเทยบ ซงสามารถก าหนดไดเพยง เงอนไขเดยวเทานน หากก าหนดโดยตรงภายใน function ตองก าหนดภายในเครองหมายค าพด (“ “)
แปลงอกษรใหเปนตวพมพใหญ
รปแบบ =upper()
เปดไฟล NorthwindDB
เพม column ใหม
ท าการแปลงชอทไดท าจากแบบฝกหดทแลว ใหเปนตวพมพใหญ
Workshop 4 เปดไฟล Workshop4.xlsx ใชฟงกชนทเกยวของ ค านวณเซลตางๆ ของแบบฟอรม ใบสงสนคา/ใบก ากบภาษ
[email protected] Page | 23
ฟงกชนทเกยวของ
ใชฟงกชนและสตรค านวณ ตามรายการดงน
1. G11:G15 ใชฟงกชน Vlookup() แสดงรายการตาม CODE ในเซล F11:F15
2. H11:H15 ใชฟงกชน Vlookup() แสดงราคาตอหนวยตาม CODE ในเซล F11:F15
3. I11:I15 สรางสตรหาราคารวม โดยคดจาก จ านวน คณ ราคารวม
4. I24 ใชฟงกชน Sum() รวมเงน เซล I11:I15
5. I25 สรางสตร ภาษมลคาเพม โดยคดจาก I24 คณ 7%
6. I26 สรางสตร รวมทงสน โดยคดจาก I24 บวก I25
7. E25 ใชฟงกชน Bahttext() แสดงอกษรเลขในเซล I26
8. E29 ใชฟงกชน IF() แสดงขอความ โดยมเงอนไขดงน
8.1. ถาราคารวมทงสน ในเซล I26 ตงแต 7000 ขนไป จะแสดงขอความ "บรการจดสง"
8.2. ถาราคารวมทงสน ในเซล I26 ไมถง 7000 ขนไป จะแสดงขอความ "ไมมบรการจดสง"
if( ) การก าหนดเงอนไขในการแสดงผล
vlookup( ) คนหาคาในคอลมนซายสดของขอมล แลวสงกลบคาในแถวเดยวกนจากคอลมนทก าหนด
sum( ) หาผลรวม
bahttext( ) แปลงจ านวนเงนใหเปนตวอกษรภาษาไทย
[email protected] Page | 24
เฉลย
[email protected] Page | 25
บทท2. การท างานกบขอมล
การจดรปแบบขอมลในแผนงาน เมอพมพขอมลเสรจแลวกท าการตกแตงของมลใหสวยงาม มข นตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แถบ Ribbon ชอ Home คลกปมเครองมอบนทลบาร
หรอจดรปแบบขอมลโดยการใชเมน มข นตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. คลกขวาเลอกค าสง Format Cells
Number จดรปแบบตวเลข Alignment การจดวางขอความ Font ชนดของตวอกษร Border ก าหนดเสนขอบ Fill ก าหนดสพนและลาย Protection ปองกนการแกไขขอมล
3. ก าหนดรายละเอยดเสรจแลวคลกปม OK
ใชตกแตง
ตวอกษร
การจดวาง
ขอความ
จดรปแบบตวเลข
[email protected] Page | 26
การก าหนด Custom Formatting การใช Format ทก าหนดเอง บน Field Number หรอ Date สามารถก าหนดไดโดย
1. เลอกขอมล และคลกแทบ Home
2. ในกลม Number คลกไดอะลอกบอกซ
3. เลอก Tab Number และ เลอก Custom
4. ก าหนด Format ทตองการ ในชองใต Type:
ก าหนดรปแบบตวเลข สามารถใชสญลกษณ # หรอเลข 0
[email protected] Page | 27
เชน [Blue]#,##0.00; [Red](#,##0.00) หมายถง คาบวก จะแสดง , เมอมตวเลขหลกพนขนไป
ถาไมมตวเลขใดๆใน cell หรอ range จะแสดง 0.00
คาทงหมดจะแสดงดวยตวอกษรสแดง
คาลบ จะแสดง , เมอมตวเลขหลกพนขนไป ถาไมมตวเลขใดๆใน cell หรอ range จะแสดง 0.00 คาทงหมดจะแสดงอยภายในวงเลบเลก และมตวอกษรเปนสเปนแดง
Tips and Trick เทคนคการก าหนดจ านวน sheet ทตองการใชงาน คลกปม Office button เลอกปม จะปรากฎไดอะลอกบอกซ Excel Options ทแทบ Popular คลกเลอกจ านวน sheet จากค าสง ในทนก าหนดเปน 5 sheet เสรจแลวคลกปม OK จะมผลตงแตแฟมงานใหมเปนตนไป
[email protected] Page | 28
การจดรปแบบแบบมเงอนไข Conditional Formatting ใชในการปรบแตงขอมลตามเงอนไขทต งไว มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม
จะปรากฏรายการใหเลอกใช
3. ตวอยาง จากตาราง ขอมลดานลางใช Data Bars เนนขอมลตวเลข
Highlight เซลลทตรงตามเงอนไขทก าหนด
แสดงขอมลตวเลข 10 อนดบสงสดหรอต าสด
แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนแบบกราฟแทง
แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสตางๆ
แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสญลกษณไอคอน
สรางเงอนไขเอง
ลบเงอนไขทไมตองการใชงาน
จดการกบเงอนไขทก าหนด
[email protected] Page | 29
เทคนคการจดรปแบบตามกลมขอมลตวเลข เลอกชวงขอมลทจะจดกลม แลวคลกปม เลอกแบบทจะใชจาก มรปแบบยอยใหเลอกมากมายตามชวงขอมลทโปรแกรมตงคาไวใหโดยอตโนมต ถาตองการดหรอก าหนดรายละเอยดเพมเตม สามารถก าหนดไดโดยคลกปม More Rules
[email protected] Page | 30
การเปลยนเงอนไขหรอรปแบบทก าหนด Icon Set ทไดเลอกไว สามารถสรางเงอนไขใหตรงกบความตองการได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม 3. เลอกค าสง Manage Rules
4. คลกปม Edit Ruleจะปรากฏไดอะลอกบอกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอยด 5. คลกปม OK
คาเงอนไข รปแบบ
เงอนไข
[email protected] Page | 31
การลบรปแบบขอมลทก าหนดเงอนไข ชวงขอมลทมการจดรปแบบตามเงอนไขทต งไว เมอไมไดใชงานแลว คณสามารถท าการยกเลกเงอนไขนนได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกปม 3. เลอกค าสง Clear Rules
ในทนเลอกค าสง Clear Rules from Selected Cells
การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข 1. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Editing คลกปม 2. เลอกค าสง Conditional Formatting
จะแสดงชวงขอมลทมการก าหนดเงอนไขใหทนท Workshop5 จากไฟล Product.xls ใหท าการใสสญลกษณทคอลมน H รายการ Unit in Stock เพอใหเหนชดเจนวา
รายการใดควรสงซอ โดยมเงอนไข ดงน
จ านวนคงเหลอมากกวาเทากบ 50 ใหใชสญลกษณ
จ านวนคงเหลอนอยกวา 50 และมากกวาเทากบ 10 ใหใชสญลกษณ
จ านวนคงเหลอนอยกวา 10 ใหใชสญลกษณ หมายถงจ านวนคงเหลอนอย ตองสงซอเพม
จากนนท ารายงานสรป เฉพาะขอมลรายการสนคา ทตองสงซอ
[email protected] Page | 32
ขนการเตรยมการ
เปดไฟล product.xlsx
ขนตอน
1. คลกเลอกทชอคอลมน H (รายการ Unit in stock)
2. คลกแทบ Home และคลกปม
3. คลกเลอกแบบ Icon Sets เลอนเมาไปตามลกศรดานขวา เลอกแบบ 3 Symbols (Circled)
4. คลกปม และคลก Mange Rules
5. ปรากฏหนาตาง Conditional Formatting Rules Manager
6. คลกปม Edit Rules...
[email protected] Page | 33
7. บรเวณ Icon เปลยนคาตางๆ ตามภาพดานลาง
คลกเลอก Type = Number
ใหพมพตวเลขในชอง Value 50 และ 10 ตามล าดบ
8. คลกปม OK
[email protected] Page | 34
การตกแตงดวย Format as Table 1. เลอกพนทขอมลทตองการ 2. คลกแทบ Insert 3. คลกปม Table
4. คลกปม OK
5. พนทขอมลจะถกเปลยนใหกลายเปนตารางทมคณสมบตพเศษ โดยปรบแตงคณสมบตไดจาก Table Tools ซงประกอบดวยแทบ Design ดงรป
[email protected] Page | 35
การสรางแถวผลรวมใหขอมลโดยไมตองสรางสตรเอง เมอเปลยนพนทขอมลใหเปนตารางแบบพเศษแลว สามารถใชคณลกษณะพเศษตางๆเชน ใหสราง
แถวผลรวมอตโนมต ดงน
1. คลกเลอกตาราง 2. คลกแทบ Design 3. คลกแสดงเครองหมายถกทชองดานหนา Total Row 4. แถวผลรวมจะถกสรางขนมาใหอตโนมต
Tip and Trick
หากตองการเปลยนจากผลรวมเปน ผลสรปอน สามารถเปลยนไดโดยคลกเลอกชองเซลของ
ตวเลขผลรวม แลวคลกปมลกศรดานขางชองเซล เพอเลอกฟงกชนอนตามตองการ
คลกเลอก
ฟงกชน
[email protected] Page | 36
การแปลงตารางแบบพเศษใหกลบมาเปนขอมลธรรมดา 1. คลกเลอกตาราง 2. คลกแทบ Design 3. คลกเลอกค าสง Convert to Range
4. คลกปม Yes
สรปเรองการปองกนขอมล Protection 1.ปองกนการเปดสมดงาน แบบใสรหส
1.1 คลกปม Office Button Prepare Encrypt Document
[email protected] Page | 37
ปรากฎหนาตาง ใสพมพรหส และคลกปม OK
2.ปองการเขยนขอมลบน sheet (แทบ ReviewProtect Sheet)
[email protected] Page | 38
2.1ปองกนการแกไขทง sheet
2.2ใหเขยนบาง cell แทบ (ReviewAllow User to Edit Range)
2.3ซอนสตร (คลกเมาสขวาทเซลนน Format cell แทบ Protection Hidden)
3.ปองกนการแกไข workbook เชนการลบ เปลยนชอ
(แทบ Review ProtectionProtect Workbook )
2.1 2.2
3
[email protected] Page | 39
บทท 3. Working with Data Analysis
รจกกบฐานขอมลใน Microsoft Excel Excel มความสามารถในการจดการกบฐานขอมล ท าใหสะดวกในการจดเกบ คนหา แกไข/ลบ
ขอมล ตลอดจนน าขอมลมาประมวลในลกษณะของรายงานแบบตางๆ ได
Import from another program: การน าเขาขอมลจากภายนอก
การจดเกบขอมลใน Excel นอกจากจะท าการกรอกขอมลลงไปตรงๆ แลว Excel ยงสามารถน าขอมล
รปแบบอนทมอยน าเขามาใชได รปแบบไฟลท Excel สามารถน าเขาขอมลจากภายนอกได เชน ไฟล
จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟลอนๆ (*.xlsx) , ไฟลขอความหรอ Text files (*.txt) , ไฟลจาก
โปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)
มขนตอนการน าเขาขอมล ดงน
1. เลอกต าแหนงเซลทตองการใหน าขอมลจากภายนอกมาวาง
2. คลกแทบ Data
3. คลกปม Text to Columns
4. หนาตาง Select Data Source ใหเลอกรปแบบของไฟลขอมล และไฟลขอมลทตองการน าเขา
แลว Click ปม Open
[email protected] Page | 40
5. หนาตาง Text Import Wizard - Step 1 of 3 ตองก าหนดคาในสวนตางๆ แลวคลกNext
- Original data type จะมคาใหเลอก 2 คา คอ Delimited กรณทไฟลขอมลมการแบงขอความ
ดวยสญลกษณ และ Fixed width กรณทไฟลขอมลใชการเวนวรรคดวยชองวางแบงขอความ ตวอยาง
นใหเลอก Fixed width
เลอกไฟลทตองการ
น าเขา
เลอกรปแบบของไฟลเปน Text
files
[email protected] Page | 41
- Start import at row ใหเลอกวาจะน าเขาขอมลตงแตแถวทเทาใด ตวอยางนใหเลอกน าเขา
ตงแตแถวท 1
- File origin เปนการก าหนดภาษาของขอมลทจะน าเขา ตวอยางนใหเลอกภาษาไทย คอ 874 :
Thai (Windows)
6. หนาตาง Text Import Wizard : Step 2 of 3 Excel จะท าการแบงเสน Column ใหอตโนมต
โดยดจากขอมลในไฟลทจะน าเขาเปนหลก ตวอยางนใหปม Next ไดเลย
[email protected] Page | 42
7. หนาตาง Text Import Wizard : Step 3 of 3 เปนการก าหนดรปแบบของเซลขอมลวาแตขอมล
ในแตละ Column จะเปนรปแบบ General, Text, Date, หรอจะเลอกไมน าเขา Column นนโดย
การเลอก Do not import column (skip) ซงปกต Excel จะก าหนดใหเปน General ทก
Column ตวอยางนใหกด Finish ไดเลย
8. หนาตาง Import Data ใหก าหนดวาจะน าขอมลวางไวทเซลใดในชททปรากฎอย (Existing
worksheet) หรอใหน าไปวางในชททสรางใหม (New worksheet) ตวอยางนใหเลอกชทท
ปรากฎอย และเลอกวางทเซล A1 เสรจสนข นตอนการน าเขาขอมลจากภายนอก จะได
ตารางขอมลสนคา 6 Column 143 Rows
Data Validation
การปองกนการปอนขอมลทไมถกตองในแผนงาน
[email protected] Page | 43
เพอใหการกรอกขอมลมความถกตองมากยงขน คณควรจะก าหนดกฏขอบงคบในการปอนขอมล มข นตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการพมพ 2. ทแทบ Data หวขอ Data Tools คลกปม 3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Data Validation ทหวขอ Settings ใหก าหนดเงอนไข ในทนก าหนดวา
ขอมลตวเลขทปอนจะตองอยในชวงตงแต 8000-40000 เทานน
4. คลกหวขอ Input Message ระบขอความทตองการแสดงเมอต าแหนงเซลลอยในชวงนน เปนการบอกให user ทราบวาใหท าอะไร
เลอกวาขอมลทปอนเปน
ชนดไหน
เลอกเครองหมายในการ
เปรยบเทยบ
ก าหนดชวงตวเลขเรมตน
ก าหนดชวงตวเลขสดทาย
[email protected] Page | 44
5. 6. คลกหวขอ Error Alert เพอก าหนดวา ถา user ปอนขอมลไมตรงตามกฎขอบงคบ ใหแสดง
Message และไอคอนเตอน เสรจแลวคลกปม OK
ถาตองการยกเลกเงอนไขทก าหนด คลกปม
Tips and Trick เทคนคการเลอกแบบเพอแสดงไดอะลอกบอกซเตอน จากค าสง Data Validation
[email protected] Page | 45
Pivot Table
ขนตอนการสราง Pivot Table
จากขอมลในตาราง ถาตองการท า report โดยสรปยอด actual แยกในแตละ Region เพอเปรยบเทยบวาทใดขายไดมลคามาสด
1. Chart
2. ปรากฏแทบชทใหม ใหท าการลาก fied ทตองการทราบสงในชองแถบดานขวาดงภาพดานลาง
จะไดขอมลทตองการ พรอมกราฟ
[email protected] Page | 46
การแสดงขอมล ในรป แบบ Group
จากขอมลในตาราง ถาตองการท า report โดยสรปยอด actual แยกในแตละ Region เพอเปรยบเทยบวาทใดขายไดมลคามาสด
1. วางเคอรเซอร ในตาราง 2. แทบ Insert ค าสง Pivot table เลอก Pivot Chart
3. ปรากฏแทบชทใหม ใหท าการลาก fied ทตองการทราบสงในชองแถบดานขวาดงภาพดานลาง
จะไดขอมลทตองการ พรอมกราฟ
[email protected] Page | 47
[email protected] Page | 48
การปรบแตงกราฟ
[email protected] Page | 49
การจดกรองและจดเรยงขอมล การจดเรยงล าดบขอมลแบบเงอนไขเดยว สามารถท าไดดวยการ Click เลอกเซลขอมลใน
Column ทตองการ แลวเลอกเครองมอบนแทบ Data Sort Ascending หรอ Sort
Descending เพอจดเรยงล าดบขอมลจากนอยไปมาก หรอมากไปนอยตามล าดบ
การ Sort ขอมลฟลดเดยว
เปนการเรยงล าดบขอมลภายในคอลมน หรอแถว
เมอคณน างานฐานขอมลมาสรางในโปรแกรม Excel สวนใหญหลงจากสรางงานเรยบรอยแลว สงทจะ
ท าตอไป คอ การจดเรยงขอมล มข นตอนดงน
1. คลกต าแหนงเซลในหวขอทตองการจดเรยง จากตวอยางน เลอกเซลใดกไดในหวขอ Salary 2. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลกปมบนทลบาร เพอเลอกเกณฑการจดเรยง
Sort Smallest to Largest จดเรยงจากนอยไปมาก (AZ)
Sort Largest to Smallest จดเรยงจากมากไปนอย (ZA)
การ Sort ขอมลซอนกนหลายชน
ต าแหนงเซลอยในงาน Database 1. คลกปม เพอเปดไดอะลอกบอกซ Sort ก าหนดรายละเอยดเพมเตม
[email protected] Page | 50
2. ทชอง Sort by เลอกหวขอหลกในการจดเรยง
ทชอง Order เลอกเกณฑการจดเรยง 3. 4. คลกปม เพอเพมหวขอรอง, หวขอท 3, 4, 5 ในการจดเรยง เสรจแลวคลก
ปม OK
การ Sort ขอมลตามสพนและสตวอกษร Sort by Color
กอนท าการเรยงล าดบตองท าการ format รปแบบอกษรใหเปนสตางๆ กอน
1. คลกวางเซลในตารางขอมล 2. คลกแทบ Data 3. คลกปม Filter
ปรากฏสญลกษณ
เครองกรองในตาราง
4. คลกปมกรอง 5. เลอกรายการ
Sort by Color
เลอกสน าเงน
[email protected] Page | 51
[email protected] Page | 52
การกรองขอมลแบบอตโนมต (AutoFilter) การท างานกบฐานขอมล อกเรองหนงทใชงานบอย นอกจากและส าคญนนคอการคนหาขอมลหรอ
การกรองขอมลเพอตอบสนองความตองการในการน าขอมลมาวเคราะห ซงมรปแบบการท างานดงน
การกรองขอมลตามคาในเซล
เปนการเลอกขอมลจากรายการโดยตรง ซงมรปแบบการใชงานใหมเพอใหผใชสามารถเลอกคาท
ตองการไดมากกวา 1 คา มข นตอนดงน
1.ต าแหนงเซลอยในงาน Database
2.ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลกปม จะปรากฏลกศรลงทกหวขอ
3.คลก
ปมลกศรลงของหวขอทจะคนหา เลอกขอมลทตองการ ในทนคลกหวขอ Department เลอก
Engineering
4. เสรจแลวคลกปม OK
[email protected] Page | 53
สงเกตแถบ Status bar ดานลาง จะแสดงจ านวน record ทคนหาได
การยกเลกขอมลทท าการกรอง (Filter)
1. ต าแหนงเซลอยในงาน Database 2. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลกปม บนทลบาร
การก าหนดเงอนไขในการกรองขอมล (Advanced Filter)
การกรองขอมลทกลาวมาแลวเปนการกรองขอมลแบบงายๆ แตมการกรองขอมลอกแบบหนงเปนการ
กรองขอมลทซบซอนขน นนคอสามารถก าหนดเงอนไขเพอกรองขอมลทตองการได
การก าหนดเงอนไขอยางงาย
การก าหนดเงอนไขดวยวธน ผลขอมลทไดจะแทนทคาขอมลเดม มข นตอนดงน
[email protected] Page | 54
เมอคลกปม เครองกรอง แลวคลกปมลกศรลงของหวขอทจะคนหา เลอกค าสง Text Filters หรอ
Number Filters (ขนอยกบขอมลในหวขอทเลอก) จะเปดค าสงใหเลอก
การก าหนดเงอนไขแบบระบต าแหนงใหมใหกบผล
วธนสามารถเลอกแสดงผลในต าแหนงอนได มข นตอนดงน
1.ท าการคดลอกขอมลและหวขอทใชเปนเงอนไขในการคนหา จากตวอยางน หวขอคอ Department
และขอมลคอ Admin. copy ไปวางไวท ต าแหนงเซล K1-K2
2.ต าแหนงเซลอยในงาน database
[email protected] Page | 55
3.ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter เลอกปม จะปรากฏไดอะลอกบอกซ
Advanced Filter ใหก าหนดรายละเอยด
4.หลงจากเลอกรายละเอยดตางๆ เสรจแลว คลกปม OK
จะปรากฏผลลพธดงรป และแสดงสรปทแถบ Status bar ดานลาง วามคนทอยในแผนก
Admin. 14 คน
ในจ านวนพนกงานทงหมด 114 คน
แสดงผลลพธทไดในงาน database นน
เลย
ชวงขอมลของงาน database ทงหมดท
ใชในการกรอง
เลย
เลอกต าแหนงเซลลทใชเปนเงอนไข คอ
K1-K2
เลย
แสดงเฉพาะขอมลทไมซ ากน
เลย
[email protected] Page | 56
การกรองคาทไมซ ากนหรอการเอาคาทซ ากนออก
ในงาน Database เมอท าการปอนขอมลจ านวนมากๆ อาจมบาง record ทพมพซ ากน คณสามารถเอา
คาทซ ากนออกได มข นตอนดงน
1. ต าแหนงเซลอยในงาน database 2. ทแทบ Data คลกปม จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Remove Duplicates
3. คลกเลอกหวขอฟลดทใหตรวจสอบขอมลซ า ในทนเลอกฟลด Emp ID 4. เสรจแลวคลกปม OK 5. จะปรากฏไดอะลอกบอกซแสดงจ านวน record ทซ ากน คลกปม OK
การกรองขอมลตามสพนและสตวอกษร Filter by Color กอนท าการกรองตองท าการ format รปแบบอกษรใหเปนสตางๆ กอน
1. คลกวางเซลในตารางขอมล 2. คลกแทบ Data 3. คลกปม Filter
ปรากฏลญลกษณเครองกรองในตาราง
[email protected] Page | 57
4. คลกปมเครองกรอง 5. เลอกรายการ Filter by Color 6. เลอกสแดง
จากตาราง Product.xlsx เกบรายการสนคาทงหมดของบรษท ตองการแสดงขอมลของรายการสนคา ทม category เปนสแดง และเรยงล าดง List Price จากมากไปนอย
เตรยมงาน เปดไฟล Product.xlsx
ขนตอน 1. ต าแหนงเซลลอยในงานตาราง 2. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลกปม จะปรากฏลกศรลงทกหวขอ
[email protected] Page | 58
3. คลกปมลกศรลงของหวขอ Category 4. เลอก Filter by Color และคลกสแดง
5. คลกต าแหนงเซลลหวขอ List Price 6. ทแทบ Data หวขอ Sort & Filter คลก ปม
เพอจดเรยงแบบ Sort Largest to Smallest เปนการจดเรยงตวเลขจากมากไปนอย (ZA)
Workshop5 เปดไฟล Workshop-Filter.xlsx 1. ชท Sort ท าการเรยงล าดบขอมลดงน
1.1. ชท Sort1 เรยงขอมลในคอลมน E “ภมภาค” จากนอย ไป มาก
1.2. ชท Sort 2 เรยงขอมลในคอลมน E “ภมภาค” จากนอย ไป มาก และในแตละภมภาคเดยวกน
ใหเรยงตวเลขในคอลมน F “เปาการขาย” จากมาก ไป นอย
[email protected] Page | 59
1.3. ชท Sort3เรยงขอมลในคอลมน D “ประเภทการขาย” โดยใหประเภทการขายสแดง อยดานบนสด
2. ชท Filter การกรองขอมลโดยมเงอนไขดงน 2.1. คอลมน D “ประเภทการขาย” แสดงเฉพาะรายการสแดง 2.2. คอลมน G “ยอดขายจรง” แสดงเฉพาะ ตวเลขทมคามากกวา100,000
[email protected] Page | 60
บทท 4. การสราง Macro
Recording Macro งานทมการท าบอยๆ เชนการจดรปแบบทซ าๆ การสรางกราฟ หรอแมแตการใชค าสงบาง ค าสงบอยๆ
ถาสามารถรวบรวมการท างานในทกๆขนตอนทเกยวของไวภายใตค าสงเดยวได กจะ ท าใหงานเปนไป
อยางรวดเรวและอตโนมต ชวยประหยดเวลาในการท างานมากขนอกดวย
Macro คอการบนทกการกระท าตางๆบน Program Excel เปรยบเทยบไดกบการบนทก เสยง
ลงบนเครองบนทกเสยงหรอ การบนทกภาพเคลอนไหวตางๆลงบน Videotape โดยหลงจาก ท าการ
บนทกเรยบรอยแลว สามารถน าสวนทบนทกไวเหลาน ออกมาแสดงหรอใชงานไดอก ตามความ
ตองการ
การบนทก Macro จะบนทกการท างาน หรอการกระท าไป พรอมกบการท างานจรง ตาม
ขนตอนตางๆ ทตองการ หลงจากนนจะสามารถเรยกการบนทกเหลานน กลบมาท างาน ซ าไดอก
หลายๆครง
ขนตอนในการ Record Macro
1 . แทบ View Macro Record New Macro
2. บนหนาตาง Record Macro ก าหนด..
2.1 Macro Name: ชอ Macro
2.2 Shortcut key: การเรยกใชดวย ctrl + ตวอกษร
[email protected] Page | 61
2.3 Store Macro in: การจดเกบ ค าสง
2.3.1 Personal Macro Workbook
2.3.2 New Workbook
2.3.3 This Workbook
2.4 Description: ค าอธบาย
2.5 Click OK
Macro Name:
1. ตองไมมการเวนวรรค หากตองการเวนวรรค ใหใช underscore “_” แทน
2. ตองไมก าหนดซ ากบ macro name ทเคยก าหนดไว ถามการก าหนดชอซ า จะปรากฏ
message box เตอน โดย click ปม Yes จะเปน replace ค าสงเดม
click ปม No จะเปน การยอนกลบไปก าหนดชอใหม
3. ตองไมเกน 64 ตวอกษร
Shortcut key:
1. ชวยใหการเรยกใช ค าสง จาก Macro งายขน โดยการกด Ctrl รวมกบ การกดตวอกษรท
ก าหนดไว ถาก าหนดดวยตวอกษรพมพใหญจะปรากฏ เปน Ctrl+Shift+ตวอกษร นนหมายถง
เมอม การเรยกใช Macro ตองกด Ctrl พรอมดวยการ กด Shift และตวอกษร จงจะไดค าสงนนมา
ท างาน
2. ไมอนญาตใหมการก าหนด Shortcut key ซ า กบทเคยก าหนดไปแลว หากก าหนดซ า จะ
ปรากฏ Message เตอนใหก าหนดใหม
3. ถามการ ก าหนด Shortcut key ซ ากบ Shortcut key ของระบบ เชน Ctrl + c
หรอ Ctrl + v จะมผลท าให Shortcut key ของระบบเหลานน ไมสามารถท างานได
[email protected] Page | 62
4. Shortcut key นนจะก าหนดหรอ ไมกได
Store Macro in:
การก าหนดทเกบ บนทกค าสง Macro สามารถก าหนดการจดเกบได 3 ทคอ..
Personal Macro Workbook
เกบบนทก Macroไวใน file ทชอ "Personal.xls" ซงจะท าใหสามารถเรยกใช Macroได
ตลอดเวลา ไมวาก าลงท างานอย บน file ใดกตาม
Personal.xls น Microsoft Excel จะเปนผสรางให เมอมการสราง Macro ในครงแรกและ เลอก
ทเกบเปน Personal Macro Workbook โดยจะถกเกบไวใน folder ทชอ "XLSTART" ซงเปน folder
ทถกสรางขนพรอมกบการ Install Program
เมอมการเปดเขาส Program Microsoft Excel เมอใดกตาม file Personal.xls กจะถกเปดขน
มาทนท และจะถกซอนโดยอตโนมต
ถาตองการแสดง Personal.xls
New Workbook :
เกบบนทก Macro ไวท file ใหม ซงจะตองท าการ save และเมอตองการน าค าสง มาใชตอง
open file น
This Workbook:
เกบค าสงไวท file ทสรางค าสงน โดยตรง
[email protected] Page | 63
Description :
ค าอธบายทตองการ ก าหนดหรอไมกได ค าอธบายจะชวยให ทราบการท างานของค าสงได
3. หลงจาก OK แลว จะปรากฏ Toolbar ทชอ “Stop Recording “ ทมปมค าสงในการหยด การ
record และการ
บนทกกจะเรม โดยการท างานในแตละขนตอน จะถกบนทกตามล าดบการท างาน
Relative Reference
การอางองต าแหนงผลลพธเมอมการเรยกใช Macro แบงไดเปน 2 ลกษณะคอ..
1. Absolute การอางองต าแหนงคงท หมายถงเมอมการเรยกใช Macro เมอใดจะมการแสดง
ผลลพธลงบนต าแหนงเดมทกครง เชน ระบต าแหนงท A2 ไวเมอมการเรมตนบนทก Macro
หลงจากนนเมอมการเรยกใช Macro จะแสดงผลลพธ ณ. ต าแหนง A2 เสมอ
การก าหนดลกษณะ Absolute น ไมตอง Click เลอก ปม Relative Reference แตกอนจะเรม
ท าการบนทกขนตอนการท างาน ใหเลอกต าแหนงทตองการกอนเปนล าดบแรก
2. Relative การอางองต าแหนงแบบสมพนธ หมายถงเมอมการเรยกใช Macro เมอใดจะม
การแสดงผลลพธ ณ. ต าแหนงปจจบน เสมอ ซงต าแหนงปจจบนนน อาจไมใชต าแหนงเดยวกนใน
ทกๆครง ทมการเรยกใช Macro
Stop Recording เมอตองการ
หยดบนทกให Click ทปมน แตถาไม
ปรากฏ Toolbar น
[email protected] Page | 64
การก าหนดลกษณะ Relative น ให Click เลอกปม Relative Reference กอนจะเรมท าการ
บนทกขนตอนการท างาน
Running Macro เมอท าการบนทก Macro ไวเรยบรอยแลว สามารถเรยกใช ค าสงการท างานทบนทกไวใน Macro ได
ดวยวธเบองตนคอ ใช Shortcut key ทก าหนดไว
Macro Button แสดงเครองมอในการสรางปม
1. คลกปม Office Button
2. คลก Excel Options และ เลอก
3. คลกปม Insert
4. คลก Button ท าการวาดปมทตองการ จะปรากฏหนาตาง Assign Macro
5. คลกเลอกรายการ macro ทสราง และคลกปม OK
[email protected] Page | 65
Workshop-Macro เปดไฟลชอ Workshop-Macro.xlsx
[email protected] Page | 66
บทท 5. Collaborating with others
ปกต การท างานกบ file บน Excel นนมกถกจ ากดดวย การท างานทละ 1 user ซงท าให file ทตองใชรวมกน หลายๆ users ในเวลาเดยวกนท าไดยาก เนองจาก หาก user ท1 ก าลงใชงานใน file นนๆอย user รายอนจะไมสามารถเขาท างานพรอมกนได หรอหากเขาท างานไดกจะเปนการท างานแบบ read only
ปจจบน Excel ไดพฒนาให users หลายๆราย สามารถ open หรอ update file เดยวกน พรอมกนได ดวยการ Share Workbook
การใชง านไฟลรวมกน (Shared Workbook) วธการก าหนด..
1. แทบ Review Share Workbook
2. บน Editing tab ใสเครองหมาย เพอ อนญาตให แกไขพรอมกน ไดมากกวา 1 user
3. Click Advanced tab เพอก าหนดเงอนไขในการตดตามการแกไข Track changes
[email protected] Page | 67
Keep change history for
ก าหนดจ านวนวนทตองการบนทกการแกไข
Don’t keep change history ไมมการบนทก
Update changes
When file is saved หลงการ save file
Autometically every ปรบปรงอตโนมตโดยก าหนดเวลาเปนนาท
Save my changes and see other’s change
save และแสดงการแกไขของ user อนดวย
Just see other user’s change
แสดงการแกไขของผอน
Conflicting changes between users
Ask me which changes win ใหม message ถามถงการยอมรบในการแกไขวาเปน
ของ user ใด
The change being save win การแกไขของ user ทก าลงถก save จะไดรบการ
ยอมรบ
4. Click OK จะปรากฏ message ใหท าการ save file
5. Click OK จะปรากฏ การ Shared ใหทราบ บน Titlebar
ขอจ ากดทควรทราบ ภายหลงการ share file 1. ไมอนญาต ให Insert หรอ Delete cells ยกเวน Insert หรอ Delete rows และ columns
2. ไมอนญาต ให Delete Worksheet
3. ไมอนญาต ให Insert หรอ Edit charts, pictures, objects หรอ hyperlinks
[email protected] Page | 68
4. ไมอนญาต ให ใชเครองในการวาดบน Drawing Toolbar
5. ไมอนญาต ให ใชค าสง Group and Outline
6. ไมอนญาต ให ใชค าสง Subtotals
7. ไมอนญาต ให ใชค าสง Validation
8. ไมอนญาต ให ก าหนด Password ใหกบ Worksheet หากมการก าหนด ไวกอนทจะมการ
share file กจะไมสามารถยกเลก หรอแกไขได
Tracking Changes: การตดตามการแกไข เมอมการ share file ใหสามารถเขาถง และแกไขไดพรอมกน หลายๆ users ยอมจะตองมขอจ ากด
และมกเผชญกบปญหา ในเรองขอมลบน file นนๆ Excel สามารถแบงเบาปญหาเหลานได ดวยค าสง
ในการตดตามการแกไข โดยบนทกการแกไขเกบไว เมอตองการคนหาการแกไขกจะสามารถแสดงการ
บนทกนนได 2 วธดงน
1. แสดงดวย comment ซงมลกษณะเปน สามเหลยมสน าเงน บนดานซายของ cellหลงการ แกไขและ save file แลวจะปรากฏ สญลกษณ ของ comment เมอเลอน mouse ชลงบน cell ทมสญลกษณ จะปรากฎขอความทแสดงถง user ทไดท าการแกไข, วนทเวลาทไดแกไข comment จะแสดงใหเหนเพยงครงเดยวเทานน คอการเปลยนแปลงลาสด หลงจากนนเมอปด file ลง comment จะไมปรากฏอก จนกวาจะมการเปลยนแปลงครงใหมเกดขน
2. แสดงดวย History ซงเกบบนทกไวชวคราวบน Worksheet นนๆ ดวยวธการก าหนดดงน
[email protected] Page | 69
แทบ Review Track Changes Highlight Changes
When: ใหท าการตดตาม บนทกเมอใด
Who: ใหท าการตดตาม บนทก วาใคร เปลยนแปลง
Where: ใหท าการตดตาม บนทก cell หรอ range ใด ถาไมก าหนด หมายถง ทงหมด
Highlight changes on screen แสดงการเปลยนแปลงใหเหนทนท เปน comment
List changes on a new sheet แสดงรายการเปลยนแปลงบน sheet ใหม
ถาตองการเปลยนรปหรอยกเลกรปภาพพนหลงของเวรกชตกใชค าสง ( รปแบบ -> แผนงาน -> ลบ
พนหลง )
[email protected] Page | 70
หลงจากสรางงานและตกแตงเรยบรอบแลว คณสามารถบนทกไฟลเวรกบคนใหเปนไฟลเวบเพจได
ดงน
ไฮเปอรลงค
ไฮเปอรลงค หรอ Link คอการสางจดเชอมโยงเอกสารจากจดหนงไปยงอกจดหนง หรอไปยงเอกสาร
อน โดยใช ขอความ รปภาพ ปมกด หรอเมน เปนตวน าทางไปยงเอกสารดงกลาว ซงเนอหาขอมลอาจ
เกยวของกนหรอไมเกยวของกนกได
องคประกอบของไฮเปอรลงค
ตนทาง ( Source Anchor ) หมายถงตวทเลอนเมาสไปชแลวพอยเตอรจะเปลยนเปนรปมอ และเมอ
คลก เอกสารปลายทางกจะถกเรยกขนมา
ปลายทาง ( Destination Anchor ) คอ URL ทอางถงเอกสาร หรอแหลงขอมลในอนเทอรเนต
ใน Excel สามารถ ลงคไดหลายแบบเชน
การลงคระหวางไฟลหรอเวบเพจ ( Existing File or Web Page )
การลงคภายในเอกสารเดยวกน ( Place in this Document )
การลงคไปยงเอกสารใหม ( Create New Document )
การลงคไปยงทอยอเมล (E- Mail Address )
[email protected] Page | 71
การลงคระหวางไฟล
1. เลอกขอความหรอรปภาพทจะสรางเปนลงค
2. คลกปม Insert Hyperlink ( แทรกการเชอมโยงหลายมต )
3. คลกเลอก Existing File or Web Page ( แฟมหรอเวบเพจทมอย )
4. คลกเลอก Current Folder ( โฟลเดอรปจจบน ) เพอเลอกจากโฟลเดอรเดยวกบโฟลเดอรตนทาง
หรอเลอกโฟลเดอรอนในชอง Look in: ( มองหาใน )
5.เลอกชอไฟลทตองการ ใหเปนไฟลปลายทาง
6. ขอความทเปนไฮเปอรลงคทสรางแลวปกตจะมขดเสนใตอย เมอเลอนเมาสไปทขอความลงคจะเหน
กรอบขอความเลกๆสเหลอง คอยบอกต าแหนงวาขอความนเชอมโยงไวกบไฟลใด การทดสอบลงคใน
Excel ท าไดโดยเลอนเมาสไปคลกทลงคนน จะปรากฏเอกสารทอางถงแสดงขนมาในวนโดวของ
โปรแกรมบราวเซอร
หรอเลอกค าสง File -> Web Page Preview
[email protected] Page | 72
Excel 2007 New Feature
[email protected] Page | 73
[email protected] Page | 74
[email protected] Page | 75
[email protected] Page | 76
[email protected] Page | 77
[email protected] Page | 78
[email protected] Page | 79
[email protected] Page | 80
[email protected] Page | 81
[email protected] Page | 82
[email protected] Page | 83
แบบฝกหดทายบท ระยะเวลา 1 ชม
1. การค านวณ
การใช Function แบบก าหนดเงอนไข
การใช Pivot Table
Function ในกลม Lookup and Reference
จงใชแทบชท cal ค านวณหา เงนทจายจรง ในชอง E2:E9 โดยคดจาก ราคาสนคา หก เปอรเซนต สวนลด
จงใชแทบชท function หาเงนเดอนชอง C5:C12 โดยเงนเดอนเรมตน เงนเดอนเรมตน กรณมเกยรตนยม = ฿8,000 เงนเดอนเรมตน กรณไมมเกรตนยม =฿10,000
จากแทบชท Region Sales ใหท ารายงานในรปแบบ Pivot Table ตามตวอยางดานลางลงในแทบชท Pivot
Row Labels Sum of Actual
East 703000
Midwest 385000
South 425000
West 380000
Grand Total 1893000
แทบชท vlookup ในชอง E5 จงใช Vlookup คนหายอดรวมการขาย Actual ของ East จากตารางในแทบชท Pivot
2. การเรยงล าดบขอมล จากแทบชท filter จงกรองขอมลในตาราง โดยเรยง region จากมากไปนอย
[email protected] Page | 84
และในแตละ region ใหเรยง Target จากมากไปนอยเชนกน
4. Validation : การตรวจสอบความถกตองในการกรอกขอมล
ใชตาราง validation ท าการใสเงอนไข ดงตอไปน
คณตองท าการเกบขอมลลกคาทส งซอสนคาในแตละวน ดงนนการบนทกขอมลของลกคาอาจเกดความผดพลาด คณจงวางแผนทจะใช Data Validation ในการตรวจสอบการปอนขอมล โดยมขอมล และเงอนไขของขอมลดงน
- ชอสนคา คณตองการเลอกรายชอสนคาจาก List รายการ แทนการพมพ เพอปองกนการพมพผด และเพมความรวดเรว โดยมรายการสนคาดงน
1. เครองถายเอกสาร 2. เครอง Fax 3. เครองคอมพวเตอร 4. เครองโทรศพท 5. เครองคดเลข
- ชอลกคา ก าหนดใหปอนคาไดเปนตวหนงสอความยาวไมเกน 100 ตวอกษร
- จ านวนสนคาทส งซอ ก าหนดใหปอนคาเปนตวเลขเทานนโดยจ านวนในการสงซอ ตองไมเทากบ 0
- วนทส งซอสนคา ตองปอนคาเปนวนทปจจบนเทานน
- ชอผรบใบสงสนคา ก าหนดใหเปนตวหนงสอความยาวไมเกน 75 ตวอกษร
5. Working with Macro สรางปม Macro ใหท างานอะไรกไดทคณคดวาชวยในการท างานกบ Excel ไดสะดวกขน
[email protected] Page | 85
Excel Short Cut คยลด การใชงาน
Ctrl + Down Arrow Key เลอนลงไปยงชองเซลทอยแถวลางสด
Ctrl + Up Arrow Key เลอนขนไปยงชองเซลทอยแถวบนสด
Ctrl + Right Arrow Key เลอนไปยงชองเซลทอยในคอลมนขวาสด
Ctrl + Left Arrow Key เลอนไปยงชองเซลทอยในคอลมนซายสด
Ctrl + Home เลอนไปยงชองเซล A1
Ctrl + Shift + Down Arrow Key
เลอกชวงของเซลตงแต Active Cell ไปถงชองเซลทอยแถวลางสด
Ctrl + Shift + Up Arrow Key เลอกชวงของเซลตงแต Active Cell ไปถงชองเซลทอยแถวบนสด
Ctrl + Shift + Right Arrow Key
เลอกชวงของเซลตงแต Active Cell ไปถงชองเซลทอยคอลมนขวาสด
Ctrl + Shift + Left Arrow Key เลอกชวงของเซลตงแต Active Cell ไปถงชองเซลทอยคอลมนซายสด
Ctrl + * เลอกชวงเซลในพนทซงมขอมลอยตดตอกนทงหมด
Alt + ; เลอกเฉพาะชองเซลทมองเหนเทานน (Visible Cells Only)
F5 เรยกกรอบค าสง Goto
Ctrl + F3 จดการเกยวกบ Range Name เชน สรางใหม หรอ ลบทง
Ctrl + Shift + F3 สราง Range Name จากปายชอขอมล
F3 เรยกใช Range Name
Ctrl + ; แทรกวนทปจจบน
[email protected] Page | 86
Ctrl + Shift + ; แทรกเวลาปจจบน
Ctrl + D คดลอกขอมลจากเซลทอยดานบน
Ctrl + Enter คดลอกขอมลจาก Active Cell ไปใสในชองเซลทงหมดทถกเลอกอย
Alt + Down Arrow Key กรอกขอมลจาก list
Alt + Enter ตดขอมลทอยในชองเซลใหขนบรรทดใหม แตยงอยในชองเซลเดม
F11 สรางแผนภมจากขอมลทเลอก ลงบน Sheet ใหม
Shift + F11 แทรก Sheet ใหม
Ctrl + 1 (แปนแถวบน) เรยกกรอบค าสง Format Cells
Ctrl + 8 (แปนแถวบน) สราง Out Line อตโนมต
Ctrl + Shift + ~ ลางเฉพาะรปแบบตวเลขออกจากชองเซล
Ctrl + 9 (แปนแถวบน) ซอนแถวทเลอกอย
Ctrl + Shift + 9 (แปนแถวบน)
เลกซอนแถวในบรเวณทเลอกครอมอย
Ctrl + 0 (แปนแถวบน) ซอนคอลมนทเลอกอย
Ctrl + Shift +0 (แปนแถวบน) เลกซอนคอลมนในบรเวณทเลอกครอมอย