Sistemi di elaborazione delle informazioni

Microsoft ExcelNozioni di base

Luca Bortolussi

SOMMARIO

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Introduzione

– Interfaccia Excel

Celle

– Immissioni dati

– Formattazione

Gestione fogli di lavoro

– Formattazione del foglio di lavoro

Formule

– errori

Riferimenti

Funzioni

Manipolazione dei dati

– Elenchi

Introduzione

Cos’è Excel?

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Excel è uno spreadsheet:Consente di effettuare calcoli e analisi sui dati, e rappresentare graficamente le informazioni in vari tipi di diagrammi.Supporta l’utente nelle operazioni di:

Modellazione di formule complesseRappresentazione grafica avanzataOrdinare e filtrare elenchi di informazioniImportazione/esportazione per lo scambio di dati con databaseetc.

Introduzione

Interfaccia di Excel

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Barra di stato

Barra degli strumenti

Altri fogli disponibili

Barra del titolo (cartella di lavoro)Barra dei menu

Cella attiva

Foglio attivo

Introduzione

Foglio di lavoro

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Composizione: celle disposte in 256 colonne e 65.536 righe.Identificativi colonne: A…Z, AA…ZZ, BA…BZ, …, IA…IV.Identificativi righe: 1…65.536Indirizzo di cella: combinazione di una lettera di colonna e di un numero di riga.

Exempla docet.Se ascolto, dimentico.Se vedo, ricordo.Se faccio, capisco.

Molinari

Create una cartella sul desktop ‘nome_corso_excel’Esempio luca_infermieristica_excel

Andate sul sito del corso e, dalla sezione materiali, esercizi, prelevate il file “Esercizio1.xls”,salvatelo sulla cartella appena creata. Apritelo.

Introduzione

Immissione dei dati

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Barra della formula: assiste l’utente nella creazione di funzioni. Si attiva ad ogni immissione di dati in una cella.Numeri: Excel usa automaticamente la notazione scientifica per visualizzare i numeri troppo lunghi perché la cella possa contenerli per intero. Se anche la notazione scientifica è troppo estesa, il valore viene sostituito con una serie di simboli di numero o cancelletto. Oltre le 11 cifre, Excel converte il numero in notazione scientifica e regola la larghezza della colonna di conseguenza.Testo: quando un numero deve essere interpretato come testo è sufficiente digitare un apostrofo prima del numero.Date/Orari: Excel converte l’informazione in numero progressivo, indicante il tempo che separa la data o l’ora dall’inizio del secolo. L’uso di questi numeri progressivi permette al programma di effettuare qualsiasi calcolo sulle date e gli orari immessi. I numeri progressivi sono mantenuti in background dal programma, che invece visualizza sul foglio le date e gli orari corrispondenti nel formato scelto

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [1/4]

Formati numerici: menu Formato/Celle, scheda Numero

8

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [1/4]

Formati numerici: menu Formato/Celle, scheda Numero

9

Pulsante Effetto

ValutaAggiunge al numero il simbolo di

valuta ed i separatori delle migliaia

EuroAggiunge al numero il simbolo di

valuta in euro

Stile percentualeApplica al numero il formato

percentuale

Stile separatoreAggiunge al numero i punti di

separazione delle migliaia

Aumenta decimali Aggiunge una cifra decimale

Diminuisci decimali Elimina una cifra decimale

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [2/4]

10

Orientamento del testo: orizzontale, verticale, o qualsiasi rotazione intermedia.Bordi: vari tipi di contorno da applicare alle celle.

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [3/4]

11

Stili: registrare tutti i formati applicati ad una cella o intervallo.Creazione:

Selezionare l’intervallo da formattare.Menu Formato/Stile, pulsante ModificaSelezionare i formati desiderati sulle singole schedeDalla finestra di dialogo principale, deselezionare le caselle di controllo che non sono di interesseAssegnare un nome allo stile

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [4/4]

Formattazione automatica: applicare i formati predefiniti ad un gruppo di dati disposti in forma tabellare.

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Esempio pratico

Formattazione del foglio di lavoro

Cella [4/4]

Formattazione condizionale: monitorare i dati immessi ed avvertire l’utente quando i valori digitati in un certo intervallo non soddisfano i criteri impostati precedentemente.

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Esempio pratico

Formattazione del foglio di lavoro

Gestione dell’area di lavoro [1/2]

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Disposizione delle cartelle di lavoro:Menu Finestra/Disponi

Spostamento e copia dei fogli di lavoro:Menu Modifica/Sposta o Modifica/CopiaRapidi:

Spostamento: drag & drop con il pulsante sinistro del mouseCopia: CTRL + drag & drop con il pulsante sinistro del mouse

Esempio pratico

Formattazione del foglio di lavoro

Gestione dell’area di lavoro [2/2]

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Selezione e modifica su fogli multipli: inserire le stesse informazioni, applicare lo stesso formato.

Aprire una nuova cartella di lavoroCliccare sulla scheda del primo foglio da modificareTenere premuto SHIFT e cliccare sulla scheda dell’ultimo foglio da modificare; per i fogli non adiacenti tenere premuto CTRL anziché SHIFT

Collegamenti ipertestualiMenu Inserisci/Collegamento ipertestuale

Esempio pratico

Formule e Funzioni

Creazionedi formule e funzioni

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Le formule sono equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro. È necessario che il primo carattere della formula sia un segno di uguale (=).

Ordine di priorità degli operatori:Elementi fra parentesi – Potenze – Moltiplicazioni –Divisioni – Somme – Sottrazioni

Formule e Funzioni

Errori legati alle formule [1/2]

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Errore #####: si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene una formula di data e/o di ora che genera un risultato negativo.

Correzioni:Ingrandimento della larghezza della colonnaApplicare un formato numerico differenteAccertarsi che le formule di data e di ora siano corrette

Formule e Funzioni

Errori legati alle formule [2/2]

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Messaggio Significato

#DIV/0! La formula contiene una divisione per zero

#N/D! Uno dei valori della formula non è disponibile

#NOME? Nella formula è stato usato un nome di intervallo non riconosciuto

#NULLO! La formula contiene un riferimento di cella non valido

#NUM! La formula contiene un numero non corretto

#RIF! La formula contiene un riferimento non valido ad una cella o intervallo

#VALORE! La formula contiene un argomento o un operatore non valido

Formule e Funzioni

Riferimenti di cella e intervallo [1/2]

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Operatori:Due punti: identifica l’intervallo di celle.

Es. A1:A4Punto e virgola: identifica l’unione di celle

Es. A1;A4Spazio: identifica l’intersezione di due intervalli

Es. A1:A4 A1:C4I riferimenti possono essere estesi anche

ad altri fogli della stessa cartella di lavoro:Es. =Foglio3!A1

a fogli di altre cartelle di lavoro:Es. =‘C:\dirname\filename.xls’!A1

Formule e Funzioni

Riferimenti di cella e intervallo [2/2]

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Stile A1: impostazione predefinitaRiferimento ad una cella: lettera della colonna seguita dal numero di riga.Riferimento ad un intervallo: riferimento della prima cella nell’angolo superiore sinistro, seguito da :, seguito dal riferimento della cella nell’angolo inferiore destro.

Formule e Funzioni

Creazionedi formule e funzioni

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EsempiCreare una formula semplice: =128+3451. Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula. 2. Digitare = (segno di uguale). 3. Immettere la formula. 4. Premere INVIO. Calcolare il valore di un incremento del 10% per uno stipendio di € 1.2001. In A2, digitare1200, riattivare A2, cliccare sul pulsante Euro2. In B2, digitare il 10%3. In C2, digitare =A2*B2

Esempio pratico

Formule e Funzioni

Riferimenti relativi e assoluti

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Relativo:conserva la distanza e non la posizione fisica della cellale copie sono aggiornate relativamente alla nuova posizione

Assoluto ($):conserva la posizione fisica della cellamantiene invariati i riferimenti di cella nelle formule

Passaggio da relativo ad assoluto:Selezionare il riferimento da modificare.Premere F4 per passare ad un diverso tipo di riferimento.

Formule e Funzioni

Funzioni

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Formule predefinite per il calcolo di espressioni matematiche complesse

Sintassi: =Funzione(arg1;arg2;…;argn)Categorie:

FinanziarieData e oraMatematiche e trigonometricheStatisticheRicerca e riferimentoDatabaseTestoLogicheInformativeDefinite dall’utente

Formule e Funzioni

Nomi di cella o intervallo

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I nomi consentono di identificare istantaneamente le celle a cui si riferiscono, a differenza dei riferimenti (impersonali e generici).Definizione:

Selezionare la cella o l’intervalloMenu Inserisci/Nome/Definisci

Esempio pratico

Manipolazione dei dati

Elenchi

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Raccolte di informazioni organizzate per righe (Record) e colonne (Campi).Per creare un elenco trattabile con Excel occorre rispettare alcune semplici regole:

un solo elenco per foglio di lavoroinserire le etichette dei campi nella prima riga dell’elenconon inserire righe vuote sotto la primainserire dati omogeneiusare lo stesso formato per tutti i dati di una stessa colonnanon inserire spazi davanti ai dati nelle celle

Manipolazione dei dati

Ordinamento

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Ordinare un elenco sulla base di:un campo (pulsanti )chiavi di ordinamento multiple:

Menu Dati/Ordinaconvenzioni non alfabetiche (es., per i nomi dei mesi)

Menu Strumenti/Opzioni, scheda ElenchiInserire l’elenco delle nuove voci nell’area di testo Voci di elenco

Esempio pratico

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Nel Foglio1 inserire i dati relativi alle spese fisse e alle spese ordinarie come mostrato nella tabella sottostante.Calcolare Totale1 come la somma delle spese fisseCalcolare Totale2 come la somma delle spese ordinarieCalcolare Totale Generale come la somma di Totale1 eTotale 2Calcolare Totale Finale come Totale Generale maggiorato del 10% (K5+K5*$G$15)Calcolare nella riga 13 le medie delle rispettive colonne

Esercizi

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Formattare la tabella di prima come illustrato sottoEsempio pratico