Microsoft Office Excel 2007 VN

Giáo trình tin học phổ thông

ICDL

Spreadsheets Using Excel 2007

Học phần 4

© Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Trang 1

Mục lục1.1M VÀ ĐÓNG EXCELỞ .......................................................................................8

1. 1 . 1 K H IỞ NGĐỘ E XCE L .......................................................................................................................................8

1. 1 . 2Đ ÓN G E XC E L ...............................................................................................................................................9

1.2T O M T B NG TÍNH C B NẠ Ộ Ả Ơ Ả ..........................................................................11

1.2. 1 V NẬ HÀ N H TR O N G E XC E L ............................................................................................................................1 1

D u nh cấ ắ ...................................................................................................12Nút Office và thanh công cụ..............................................................................12B ng Ribbonả ...............................................................................................12Thanh công th c – Formula barứ .........................................................................14Menu t tắ ....................................................................................................15Thanh công c Mini ụ .......................................................................................15

1.2.2 N H PẬ DỮ LI UỆ VÀ O Ô B NGẢ TÍ N H ..................................................................................................................1 5

1.2.3 C H CỨ N NGĂ DÒ L IỖ – T RA C E ER R O R ...........................................................................................................1 6

1.2.4 Z OO M ........................................................................................................................................................1 7

1.3L U VÀ ĐÓNG B NG TÍNHƯ Ả ..............................................................................20

H p tho i Save Asộ ạ .........................................................................................201.3. 1 L UƯ CÁ C THA Y IĐỔ .....................................................................................................................................2 1

1.3.2Đ ÓN G M TỘ B NGẢ TÍ N H .................................................................................................................................2 1

1.5BIÊN T P N I DUNG Ô B NG TÍNHẬ Ộ Ả ....................................................................24

1.5. 1Đ NHỊ H N GƯỚ TR O N G M TỘ B NGẢ TÍ N H ............................................................................................................24

S d ng thanh cu n Scroll Bar:ử ụ ộ .........................................................................24S d ng các phím mũi tên trên bàn phím:ử ụ .............................................................24S d ng tính năng Go To:ử ụ ................................................................................25

1.5.2 T HA Y THẾ , THÊ M VÀ XO Á N IỘ DU N G Ô B NGẢ TÍ N H ...........................................................................................26

1.5.3 K HÔ I PH CỤ ................................................................................................................................................27

H Y KHÔI PH C (REDO)Ủ Ụ ...............................................................................28

1.6CÁC CÔNG TH C TÍNH Đ N GI NỨ Ơ Ả .....................................................................31

1.6. 1 N H PẬ VÀ THA Y IĐỔ CÁ C CÔ N G TH CỨ .............................................................................................................3 1

1.6.2 C ÁC HÀM ...................................................................................................................................................32

1.6.3 K I MỂ TRA CÔ N G TH CỨ .................................................................................................................................33

Ki m tra công th c:ể ứ .......................................................................................34

1.7TR GIÚPỢ ....................................................................................................36

1.7. 1 S Ử D NGỤ TRỢ GI Ú P ....................................................................................................................................36

2.1QU N LÝ CÁC T P B NG TÍNHẢ Ệ Ả .........................................................................43

2. 1. 1 M Ở M TỘ T PỆ B NGẢ TÍ N H CÓ S NẴ ..................................................................................................................43

H p tho i Open ộ ạ ...........................................................................................432. 1.2 L UƯ FI L E E XCE L V IỚ M TỘ TÊ N M IỚ ...............................................................................................................45

2. 1.3 T OẠ M TỘ T PỆ B NGẢ TÍ N H M IỚ .......................................................................................................................45

2. 1.4 L ÀM VI CỆ V IỚ NH I UỀ B NGẢ TÍ N H ....................................................................................................................48


2.2QU N LÝ CÁC B NG TÍNHẢ Ả ...............................................................................51

2.2. 1 Q U NẢ LÝ CÁ C B NGẢ TÍ N H .............................................................................................................................5 1

2.2.2Đ IỔ TÊ N , XO Á VÀ CH È N THÊ M M TỘ B NGẢ TÍ N H ................................................................................................5 1

Đ I TÊN M T B NG TÍNHỔ Ộ Ả ..............................................................................512.2.3D I CH U Y NỂ VÀ SA O CH É P B NGẢ TÍ N H .............................................................................................................55

2.3DI CHUY N VÀ SAO CHÉPỂ ...............................................................................59

2.3. 1 C H NỌ Ô ....................................................................................................................................................59

2.3.2D I CH U Y NỂ VÀ SA O CH É P SỬ D N GỤ C LIP B O A R D .............................................................................................6 1

M B NG CLIPBOARDỞ Ả ..................................................................................61DI CHUY N HO C SAO CHÉP D LI U T CLIPBOARDỂ Ặ Ữ Ệ Ừ ........................................62CÁC THI T L P TUỲ CH N Đ PASTE D LI UẾ Ậ Ọ Ể Ữ Ệ ..................................................62

2.3.3Đ NHỊ H N GƯỚ TR O N G M TỘ B NGẢ TÍ N H ............................................................................................................64

2.3.4A UT O -F ILL .................................................................................................................................................65

SAO CHÉP D LI U S D NG AUTO-FILLỮ Ệ Ử Ụ .........................................................65CHÈN CHU I D LI U S D NG AUTO-FILLỖ Ữ Ệ Ử Ụ ......................................................65SAO CHÉP M T CÔNG TH C S D NG AUTO-FILLỘ Ứ Ử Ụ .............................................66

2.3.5X OÁ VÀ CH È N THÊ M CÁ C Ô , HÀ N G VÀ C TỘ .....................................................................................................66

3.1Đ NH D NG B NG TÍNHỊ Ạ Ả ..................................................................................75

3. 1. 1Đ I UỀ CH N HỈ CH I UỀ CA O HÀ N G VÀ ĐỘ R NGỘ C TỘ .............................................................................................75

3. 1.2 C ÁC NHĐỊ D NGẠ SỐ .....................................................................................................................................77

3. 1.3 C NĂ CH N HỈ DỮ LI UỆ TR O N G Ô ......................................................................................................................79

3. 1.4 P HÔ N G CHỮ (FON T )...................................................................................................................................80

3. 1.5 C ÁC NGĐƯỜ VI NỀ .......................................................................................................................................8 1

3. 1 .6 T RA N G TR Í N NỀ ..........................................................................................................................................82

3. 1.7 C ÔN G CỤ BÚ T NHĐỊ D NGẠ ............................................................................................................................83

3. 1.8 C ÁC KI UỂ M UẪ CHO Ô B NGẢ TÍ N H .................................................................................................................84

3.2ĐI U CH NH M R NGỀ Ỉ Ở Ộ ...................................................................................87

3.2. 1 T ÌM KI MẾ VÀ THA Y THẾ ................................................................................................................................87

3.2.2C H CỨ N NGĂ KI MỂ TRA CH Í N H TẢ ...................................................................................................................89

3.2.3C ÁC CH CỨ N NGĂ KI MỂ CH N GỨ KHÁ C .............................................................................................................90

3.3IN...............................................................................................................93

3.3. 1 D UY TỆ TR CƯỚ TRA N G IN .............................................................................................................................93

PRINT PREVIEW ..........................................................................................93PAGE LAYOUT ............................................................................................94

3.3.2S Ự PH Â N TRA N G .........................................................................................................................................94

PAGE BREAK PREVIEW ................................................................................94NG T TRANGẮ .............................................................................................95

3.3.3T HI TẾ L PẬ TRA N G IN ....................................................................................................................................95

3.3.4I N B NGẢ TÍ N H ...........................................................................................................................................10 1

4.1M R NG S D NG CÁC CÔNG TH CỞ Ộ Ử Ụ Ứ .............................................................107

4. 1. 1 T HA M CH I UẾ TUY TỆ IĐỐ VÀ THA M CH I UẾ T N GƯƠ IĐỐ .....................................................................................107

4. 1.2 C HU Y NỂ SỐ VÀ K TẾ QUẢ ...........................................................................................................................108

4. 1.3 N H PẬ DỮ LI UỆ TRÊ N VÀ I B NGẢ TÍ N H CÙ N G LÚ C .............................................................................................108

4. 1.4 T OẠ CÔ N G TH CỨ V IỚ DỮ LI UỆ TỪ VÀ I B NGẢ TÍ N H ..........................................................................................109


THAM CHI U ÔẾ ..........................................................................................109CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả ................................109

4.2B NG TRONG EXCELẢ ....................................................................................113

4.2. 1 T OẠ B NGẢ TR O N G E XCE L ..........................................................................................................................1 1 3

4.2.2Đ NHỊ D NGẠ B NGẢ .....................................................................................................................................1 1 4

4.2.3L ÀM VI CỆ V IỚ B NGẢ ..................................................................................................................................1 1 6

Ch n các ph n trong m t b ngọ ầ ộ ả ........................................................................116Thêm hàng và c tộ ........................................................................................117Xoá hàng và c tộ ..........................................................................................117Di chuy n b ngể ả ...........................................................................................117Các tuỳ ch n b ng trong Excelọ ả .........................................................................118Làm vi c v i dòng tính k t qu Total Rowệ ớ ế ả ............................................................118B đi các hàng gi ng nhau trên m t b ngỏ ố ộ ả ............................................................119

4.2.4S PẮ X PẾ DỮ LI UỆ TRÊ N M TỘ B NGẢ (SOR T I N G ).............................................................................................1 1 9

4.2.5C H NỌ L CỌ DỮ LI UỆ TRÊ N M TỘ B NGẢ (LIST I N G )............................................................................................1 22

4.2.6C HU Y NỂ B NGẢ THÀ N H KH IỐ DỮ LI UỆ ...........................................................................................................1 23

5.1CÁC HÀM...................................................................................................128

5. 1. 1 C HÈ N CÁ C HÀ M .......................................................................................................................................1 28

H p tho i Insert Functionộ ạ ...............................................................................129H p tho i Function Argumentsộ ạ .........................................................................129

5. 1.2 S Ử D NGỤ CÁ C HÀ M ...................................................................................................................................1 32

Tìm ki m m t hàm trong h p tho i Insert Functionế ộ ộ ạ ..................................................1325. 1.3 C ÁC HÀM B TẤ BI NẾ ...................................................................................................................................1 33

Tính trung bình (AVERAGE) ............................................................................133Tính giá tr l n nh t (MAX) và nh nh t (MIN)ị ớ ấ ỏ ấ .......................................................133Tính t ng giá tr (COUNT)ổ ị ...............................................................................134

5. 1.4 C ÁC HÀM L OG I C ......................................................................................................................................1 35

HÀM LOGIC IF...........................................................................................1355. 1.5Đ I UỀ CH N HỈ HÀ M ......................................................................................................................................1 36

5. 1.6 C ÁC HÀM LÀ M TỘ PH NẦ C AỦ CÔ N G TH CỨ ....................................................................................................1 37

5. 1.7 T HÔ N G BÁ O L IỖ ........................................................................................................................................1 37

THAM CHI U ÔẾ ..........................................................................................138CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả ................................138

5.2HÌNH NH, WORDART VÀ SHAPESẢ ...................................................................142

5.2. 1 C HÈ N HÌN H NHẢ .......................................................................................................................................1 42

5.2.2C LIP A RT ................................................................................................................................................1 42

B ng tác v Clip Artả ụ ......................................................................................1435.2.3C HÈ N NHẢ TỪ T PỆ ....................................................................................................................................1 44

5.2.4C NĂ CH N HỈ M TỘ HÌ N H ................................................................................................................................1 46

5.2.5W OR D A RT (CHỮ TRA N G TR Í )....................................................................................................................1 47

5.2.6S HA P E S (H ÌNH H AỌ )................................................................................................................................1 5 1

5.2.7B I UỂ T N GƯỢ VÀ KÝ TỰ CĐẶ BI TỆ ................................................................................................................1 54

5.2.8C HÈ N CÁ C IĐỐ T N GƯỢ CHỮ .......................................................................................................................1 55

6.1BI U ĐỂ Ồ.....................................................................................................160

6. 1. 1 T OẠ BI UỂ ĐỒ ..........................................................................................................................................1 6 1


6. 1.2Đ I UỀ CH N HỈ BI UỂ ĐỒ.................................................................................................................................1 62

Thêm m t dãy d li u m i vào bi u độ ữ ệ ớ ể ồ...............................................................163T o tiêu đ /tên cho m t đ thạ ề ộ ồ ị..........................................................................164Thay đ i tr c c a m t dãy d li uổ ụ ủ ộ ữ ệ .....................................................................165Thay đ i d ng d li u trên m t bi u đ ho c các dãy d li u có s nổ ạ ữ ệ ộ ể ồ ặ ữ ệ ẵ .............................165Hi n th m t b ng d li u trong m t bi u để ị ộ ả ữ ệ ộ ể ồ..........................................................166Hi n th các nhãn/tên d li u (Data Labels) trên bi u để ị ữ ệ ể ồ...........................................167Đ nh d ng cho m t thành ph n c a bi u đị ạ ộ ầ ủ ể ồ..........................................................168T o và thay đ i các chú thích (Legend) c a bi u đạ ổ ủ ể ồ................................................168

6. 1.3 D I CH U Y NỂ VÀ THA Y IĐỔ KÍ C H CỠ BI UỂ ĐỒ...................................................................................................1 69

6. 1.4 S AO CH É P M TỘ BI UỂ ĐỒ............................................................................................................................1 70

6. 1.5 X ÓA M TỘ BI UỂ ĐỒ....................................................................................................................................1 70

6. 1.6 I N M TỘ BI UỂ ĐỒ........................................................................................................................................1 70

6.2CHUY N Đ I CÁC T P B NG TÍNHỂ Ổ Ệ Ả ...................................................................175

Các lo i và phiên b n ch ng trìnhạ ả ươ ...................................................................1756.2. 1 L UƯ B NGẰ NHĐỊ D NGẠ FI L E KH Á C ................................................................................................................1 76

6.2.2C ÁC TH I TẾ L PẬ M CẶ NHĐỊ TR O N G E XCE L .....................................................................................................1 78

Đi u ch nh v trí và tên t p m c đ nhề ỉ ị ệ ặ ị ..................................................................1796.2.3L UƯ D IƯỚ D NGẠ TRA N G W EB ....................................................................................................................1 80

Tr c khi t p b ng tính/ b ng tính đ c l u nh m t trang webướ ệ ả ả ượ ư ư ộ ..................................1806.2.4G IỬ QU A THƯ I NĐ Ệ TỬ ..............................................................................................................................1 82


GIỚI THIỆU TỔNG QUAN EXCEL Microsoft Excel 2007 là một chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2007. Chương trình này cho thấy khả năng vượt trội của nó trong việc tính toán, lưu trữ và quản lý tệp bảng tính, bảng tính một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Mục đích của tài liệu này là giúp bạn tìm hiểu và sử dụng hiệu quả các công cụ và chức năng trong Excel nhằm giúp bạn đọc nắm vững được hầu hết các khía cạnh của chương trình này. Không dừng lại ở đó, bạn đọc cũng sẽ học được thêm các chức năng chuyên sâu như các công thức và danh sách.

Tài liệu này dành cho người mới bắt đầu học Excel và vì vậy bạn đọc sẽ được hướng dẫn từng bước một qua từng phần sau:

• Cách sử dụng chương trình và định hướng trong bảng tính

• Quản lý bảng tính của bạn

• Biên tập nội dung ô bảng tính

• Di chuyển và sao chép dữ liệu

• Tạo các công thức cơ bản và nâng cao

• Tạo và sử dụng các danh sách

• Sử dụng các chức năng trong Excel

• Tạo các hình họa

• Tạo các biểu đồ

• ……

Với bố cục chặt chẽ, nội dung phong phú kèm theo các minh họa sinh động, chúng tôi hi vọng tài liệu này sẽ hỗ trợ thiết thực cho bạn đọc trong học tập cũng như trong công việc của mình.


BÀI 1: TẠO BẢNG TÍNH ĐẦU TIÊNTrong bài học này, bạn sẽ tạo bảng tính đầu tiên, nhập thông tin cơ bản và lưu nó. Đồng thời, bạn sẽ tìm hiểu các bảng tab khác nhau trong bảng Ribbon, thanh trạng thái và thanh công thức. Ngoài ra, bạn sẽ được học cách chỉnh sửa các dữ liệu đã nhập và tạo các công thức đơn giản.

Trong bài học này, bạn sẽ học được cách:

• Mở và đóng EXCEL

• Tạo một bảng tính cơ bản

• Lưu và đóng bảng tính

• Biên tập nội dung của bảng tính

• Các công thức tính đơn giản

• Trợ giúp


1.1 Mở và đóng ExcelMicrosoft Excel là một chương trình tính toán linh hoạt hơn các chương trình tính toán thông thường. Chương trình tính toán này có thể được sử dụng để định dạng số, thực hiện các phép tính và minh họa sự kết hợp giữa các số bằng cách sử dụng các biểu đồ.

Microsoft Excel 2007 có thể được thực hiện và sử dụng một cách độc lập, nhưng nó cũng được cài vào máy tính như một phần của chương trình Microsoft Office 2007.

1.1.1 Khởi động ExcelBạn có thể mở Excel bằng nhiều cách, như mở bằng đường dẫn tắt (shortcut) của Excel trên màn

hình và thanh tác vụ Quick Launch . Tuy nhiên, bạn cũng có thể mở Excel bằng cách sử dụng nút

Start , phương pháp này được mô tả như sau:

Cách mở Excel:

1. Nhấn vào nút Start.

2. Lựa chọn All programs.

3. Lựa chọn Microsoft Office.

4. Nhấn vào Microsoft Office Excel 2007.

Lúc này, Excel sẽ được mở ra.


1.1.2 Đóng ExcelKhi hoàn thành công việc trong Excel, bạn sẽ phải đóng chương trình. Ưu điểm ở đây là bạn không cần đóng bảng tính mà bạn đã làm việc trước khi bạn đóng Excel vì Excel luôn tự động đóng tất cả các bảng tính trước khi thoát khỏi chương trình.

Cách đóng Excel:

1. Nhấn vào nút Office .

2. Nhấn vào Exit Excel .

Nếu lúc này Excel đang chứa các bảng tính có các thay đổi nhưng chưa được lưu, một bảng thông báo sẽ hiển thị.

3. Nhấn vào Yes khi bảng thông báo hiển thị, sau đó chọn tên và vị trí lưu bảng tính.

Lúc này, Excel sẽ được đóng lại.

Gợi ý: Nếu chỉ có bảng tính đang làm việc, bạn có thể đóng Excel bằng cách nhấn vào nút Close ở góc trên cùng bên

phải cửa sổ chương trình hoặc nhấn vào nút Close ở dưới cùng trong danh sách trượt của nút Office để thoát khỏi Excel.


BÀI TẬP: Mở và đóng ExcelTrong bài tập này, bạn sẽ mở và đóng chương trình Excel.

CÁCH THỨC TIẾN HÀNH

1 Khởi động Excel.

• Nhấp vào nút Start .

• Chọn mục All Programs .

• Chọn mục Microsoft Office

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

.

2 Thoát Excel. • Nhấp vào nút Office .

• Nhấp vào nút Exit Excel .


1.2 Tạo một bảng tính cơ bảnKhi lần đầu bạn khởi động Excel, một bảng tính mới sẽ xuất hiện:

Một bảng tính là một lưới các ô để bạn gõ nhập dữ liệu và các công thức. Lưới này là phần quan trọng nhất vì đây là nơi b ạn thực hiện hầu hết các công việc ví dụ như nh ập dữ liệu, viết các công thức và xem lại kết quả.

Lưới chia bảng tính thành các hàng và các cột. Phần giao giữa hàng và cột được gọi là ô (bảng tính). Ô cũng chính là đơn vị nhỏ nhất trong bảng tính của bạn. Mỗi ô đều có tên của riêng nó, dựa trên số hàng và số cột. Ví dụ ô B3 là ô nằm ở cột B (cột thứ hai) và hàng 3 (hàng thứ ba).

Excel có thể chứa đến 32,000 ký tự trong ô.

Một bảng tính cũng có thể chứa hơn 16.000 cột và 1 triệu hàng. Vì vậy bạn sẽ không cần lo lắng về khoảng trống cho giữ liệu của bạn.

1.2.1 Vận hành trong ExcelKhi bạn khởi động Excel, một tệp bảng tính mới sẽ được mở ra. Nếu bạn đã mở Excel và bạn muốn tạo một tệp bảng tính khác, đơn gi ản chỉ cần chọn nút Office > New. Lập tức một hộp thoại có tên New Workbook sẽ xuất hiện như hình dưới.

© Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Trang 1 1

row

column

Ghi chú: Một tệp bảng tính là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng tính. Sự khác biệt này không hoàn toàn quan trọng ở đây vì hiện giờ bạn chỉ sử dụng một bảng tính cho mỗi tệp bảng tính mà bạn tạo.

Dấu nhắcTrong bảng tính, dấu nhắc văn bản sẽ hiển thị như một đường kẻ dọc nhấp nháy khi một ô được kích hoạt. Kể cả khi dấu nhắc đang nhấp nháy trong ô hiện hành hay trên thanh công thức, thì dữ liệu đã chèn sẽ vẫn được đặt trong ô đang đang kích hoạt.

Trái với dấu nhắc văn bản, trỏ chuột có thể được đặt bất kỳ vị trí nào trên màn hình, và khi bạn không sử dụng đến chuột thì vị trí của nó cũng không còn ý nghĩa gì hết.

Trỏ chuột được sử dụng để tương tác với các thành phần trên màn hình, vì vậy nó có thể được sử dụng để chọn các chức năng và đánh dấu dữ liệu.

Nút Office và thanh công cụNút Office được hiển thị ở góc trái phía trên màn hình. Khi bạn nhấn vào nó, danh sách mục Office sẽ được mở. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để tạo, mở, lưu và in các tệp bảng tính. Phía bên phải của nút Office là thanh công cụ Quick Access. Thông qua thanh công cụ này, bạn có thể lưu nhanh một văn bản và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn.

Gợi ý: Bạn có thể chèn thêm các nút vào thanh công cụ Quick Access bằng nút Customize Quick Access Toolbar được

hiển thị phía bên phải của thanh công cụ.

Bảng RibbonBảng Ribbon được hiển thị ngay dưới thanh tiêu đề.


Bảng Ribbon bao gồm nhiều tab khác nhau, mỗi bảng lại chia thành nhiều nhóm. Mỗi nhóm chứa một số các lệnh và tên nhóm được thống kê dưới mỗi nhóm. Nếu một nhóm gồm nhiều tùy chọn

hơn những gì hiển thị trực tiếp trên bảng, nút Dialogue Box Launcher sẽ được hiển thị phía bên phải của tên nhóm. Nhấn vào nút đồng thời mở bảng tác vụ hay một hộp thoại, nó sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn.

Tất cả các tab trong bảng Ribbon đều có chiều cao như nhau. Nội dung của các tab có thể được hiển thị với chiều rộng nhất, phụ thuộc vào chế độ phân giải và kích cỡ của màn hình được chọn. Nếu không đủ chỗ trống để hiển thị nội dung của tab trong chiều rộng nhất, một nút sẽ xuất hiện để giải quyết cho trường hợp này. Khi nhấn vào một nút kiểu như thế này, nội dung của một nhóm sẽ được hiển thị với chiều rộng nhất.


Nút OfficeCác Tab

Nhóm chức năng Tên nhóm Nút mở hộp thoại Nút mở rộng nhóm

Dưới đây là cái nhìn tổng thể về từng nội dung của các tab hiển thị trong bảng Ribbon:

Home: Chứa một số nút thường được sử dụng nhiều nhất như các nút để cắt và dán thông tin, định dạng dữ liệu và tìm các mẫu thông tin quan trọng bằng các công cụ tìm kiếm.

Insert: Cho bạn chèn thêm những thành phần đặc biệt như các bảng (table), hình đồ họa, biểu đồ và siêu liên kết (hyperlink).

Page Layout: Bạn có thể căn lề, chỉnh hướng trang và những xác lập trang khác tại đây. Và bảng tính của bạn đã được điều chỉnh sẵn sàng để in ra.

Formulas: Là các hướng dẫn toán học giúp cho bạn thực hiện các phép tính. Tab này giúp bạn xây dựng các công thức thông minh và giải quyết các lỗi.

Data: Cho phép bạn lấy thông tin từ những dữ liệu bên ngoài để bạn có thể phân tích chúng trong Excel. Nó cũng chứa công cụ cho việc giải quyết các số lượng lớn thông tin chẳng hạn như phân loại, lọc và phân nhóm.

Review: Bao gồm những công cụ kiểm chứng Office quen thuộc (như chức năng kiểm tra chính tả). Nó cũng gồm các nút có thể giúp bạn thêm những lời bình vào bảng tính và quản lý các phiên bản.

View: Cho phép bạn bật và tắt các tùy chọn hiển thị khác nhau.Nó cũng cho bạn áp dụng một vài thủ thuật thú vị nếu bạn muốn xem một số tệp bảng tính Excel riêng biệt cùng một lúc.

Thanh công thức – Formula barThanh công thức nằm ngay bên dưới bảng Ribbon và trên lưới bảng tính. Nó hiển thị thông tin về ô hiện hành. Ví dụ như hình bên dưới nó cho thấy ô hiện hành là B3 và nó chứa số 169:

Bạn có thể sử dụng thanh công thức để nhập và biên tập dữ liệu thay vì biên tập trực tiếp trong bảng tính. Điều này thật sự hữu dụng khi một ô chứa một công thức hoặc một lượng lớn thông tin vì thanh công thức cho bạn nhiều chỗ làm việc hơn một ô tính điển hình.

Với việc biên tập trong thanh công thức, bạn có thể nhấn Enter để xác nhận các thay đổi hoặc nhấn Esc để hủy bỏ chúng. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng chuột. Khi bạn bắt đầu gõ nhập vào thanh


công thức, một dấu kiểm và một biểu tượng “X” xuất hiện ngay phía bên trái ô nơi bạn đang gõ nhập. Nhấp vào dấu kiểm để xác nhận việc nhập hoặc “X” để phục hồi nó trở lại.

Thanh công thức thường là một dòng đơn. Nếu bạn nhập một nội dung dài, bạn cần cuộn từ bên này sang bên kia. Tuy nhiên bạn có thể định lại kích cỡ của thanh công thức bằng cách nhấp mép đáy thanh và kéo xuống. Khi bạn có được kích cỡ mong muốn, bạn có thể sử dụng nút mở rộng/thu gọn (Expand/Collapse) phía bên phải của thanh công thức để nhanh chóng mở rộng nó đến kích cỡ mà bạn muốn hoặc thu nhỏ nó lại đến chế độ xem dòng đơn.

Gợi ý: Bạn có thể làm ẩn/hiện thanh công thức bằng cách chọn View> Show/Hide>Formular Bar.

Menu tắtBên cạnh các menu thông thường, Excel (và cả các chương trình khác của Microsoft Office) cũng chứa các menu tắt. Một menu tắt chứa các lệnh liên quan đến tình huống hiện thời và sẽ được hiển thị tại vị trí đặt dấu nhắc chuột. Nếu bạn muốn sử dụng một menu tắt, bạn cần chỉ đến đối tượng bạn muốn và sau đó nhấn chuột phải.

Thanh công cụ Mini Excel chứa một thanh công cụ Mini giúp bạn xử lý các định dạng chữ.

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện theo kiểu mờ dần khi bạn chọn chữ bằng chuột. Thanh công cụ Mini được tìm thấy gần với phần chữ được chọn. Nếu bạn xóa trỏ chuột khỏi phần chọn, thanh công cụ Mini sẽ biến mất và nếu bạn chỉ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện rõ màu.

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện cùng với menu tắt khi nhấn chuột phải vào chữ.

Gợi ý: Nếu việc tự động hiển thị của thanh công cụ Mini làm phiền bạn, bạn có thể bỏ kích hoạt nó. Nhấn vào nút Office,

sau đó nhấn vào Excel Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái. Bỏ chọn ở mục

Show Mini Toolbar on selection. Cuối cùng nhấn vào OK.

1.2.2 Nhập dữ liệu vào ô bảng tínhBạn chỉ được nhâp một thông tin cho mỗi ô, ví dụ một tiêu đề cột hoặc một số. Mặt khác, Excel có thể sử dụng cả số liệu trong bảng tính cũng như khung của các biểu đồ. Khi nhập thông tin, thông tin sẽ được chèn vào ô đang được kích hoạt, nghĩa là ô đã được lựa chọn.

Cách kích hoạt hoặc chọn một ô bảng tính

• Nhấn vào ô bảng tính

hoặc

• Sử dụng các mũi tên trên bàn phím.

hoặc

• Nhấn phím Enter, nếu bạn muốn kích hoạt ô dưới ô hiện thời.

hoặc

• Nhấn phím Tab, nếu bạn muốn kích hoạt ô bên phải của ô hiện thời.


Gợi ý: Nếu bạn nhấn và giữ phím Shift trong khi nhấn phím Enter hoặc Tab, vị trí được đánh dấu sẽ di chuyển lên trên và

sang trái, cách này ngược với cách thông thường.

Chú ý: Nếu việc sử dụng các phím mũi tên hoặc các phím tắt để di chuyển màn hình thay cho việc đánh dấu ô là do khóa cuộn (Scroll Lock) đã được kích hoạt. Nhấn Scroll Lock để vô hiệu hóa chức năng này (các phím thường được đặt trên đỉnh của vùng phím số).

Cách kích hoạt các ô bên trong một vùng chọn trước

1. Kéo điểm đánh dấu đến vị trí bạn cần.

2. Nhấn phím Enter hoặc Tab để di chuyển ô được đánh dấu vào vị trí.

3. Nhấn bên ngoài vùng được đánh dấu để dừng việc đánh dấu và các hiệu ứng của nó.

Cách nhập chữ hoặc số trong một ô bảng tính

1. Kích hoạt ô bạn cần.

2. Nhập phần chữ hoặc các số mong

muốn.

3. Lúc này, phần chữ hoặc các số

được nhập hiển thị trong ô được lựa chọn

và trong thanh công thức.

4. Hoàn thành ô bảng tính bằng cách di chuyển chọn sang ô khác hoặc nhấn vào biểu tượng dấu tích

màu xanh trên thanh công thức.

Chú ý: Nếu bạn nhập thông tin mới vào một ô bảng tính, thông tin này sẽ thay thế cho thông tin cũ.

Gợi ý: Cách dễ nhất để nhập các số vào ô là sử dụng bàn phím số bên góc phải của bàn phím. Nếu phím số không sử dụng được bạn nhấn phím Num Lock bên góc trái của bàn phím số.

1.2.3 Chức năng dò lỗi – Trace errorKhi bạn nhập dữ liệu vào một ô bảng tính, bạn đôi khi sẽ nhận thấy Excel hiển thị một tam giác màu xanh lá cây ở phía trên góc trái. Tam giác màu xanh cho biết trong ô bạn nhập dữ liệu có chứa lỗi.

Khi một ô bảng tính có tam giác màu xanh được kích hoạt, nút phát hiện lỗi sẽ hiển thị gần kề ô.

Cách sửa hay bỏ qua một lỗi sử dụng nút Trace - error

1. Kích hoạt ô bảng tính có tam giác màu xanh lá cây.

2. Trỏ chuột vào Trace Error nếu bạn muốn một dẫn giải về lỗi hiện

hành mà Excel tin chắc ô đó chứa.


Khi ô bảng tính được hoàn thành, hai nút trên thanh công thức sẽ biến mất.

3. Nhấn chuột vào mũi tên trên nút phát hiện lỗi và chọn chức năng liên quan (nếu không có lỗi thì đơn

giản chọn Ignore Error).hoặc

3. Nếu bạn không nghĩ lỗi đó là một loại lỗi, bạn có thể làm Excel dừng việc đánh dấu loại lỗi

này. Lựa chọn Error Checking Options trong menu. Hộp thoại Excel Options xuất hiện. Bạn bỏ chọn các quy tắc lỗi có liên quan, nhấn OK để đóng hộp thoại.

Lúc này, nút Trace Error và tam giác màu xanh sẽ không hiển thị.

Gợi ý: Bạn có thể chọn nhiều ô có chứa các loại lỗi giống nhau và sau đó sử dụng nút Trace Error để xử lý các lỗi trong tất

cả các ô được chọn cùng một lúc.

1.2.4 ZoomKhi một bảng tính được hiển thị, kích thước hiển thị thông thường là 100 %. Điều này có nghĩa là bạn không cần phóng to hoặc thu nhỏ nữa. Đây là điểm thuận lợi ban đầu, nhưng khi làm việc với Excel, bạn có thể thấy được ưu iđ ểm từ chức năng phóng to và thu nhỏ.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiển thị trong các ô đơn lẻ, bạn có thể mở rộng bằng chức năng phóng to. Nếu bạn cần bao quát thêm nhiều ô trên màn hình bạn có thể thu hẹp bằng chức năng thu nhỏ.

Ghi chú: Excel cho phép bạn phóng to đến 400% và thu nhỏ đến 10%.

Cách phóng to và thu nhỏ trong bảng tính:

1. Di chuột tới tab View.

2. Chọn nút Zoom trong nhóm Zoom.

Hộp thoại Zoom xuất hiện.

3. Chọn tỷ lệ phần trăm mặc định có sẵn.

Hoặc


3. Nhập tỷ lệ phần trăm theo mong muốn trong ô Custom.

4. Nhấp nút OK.

Gợi ý: Bạn có thể sử dụng thanh trượt Zoom ở dưới thanh trạng thái để thu phóng bảng tính. Cách này sẽ nhanh hơn là bạn

phải thông qua hộp thoại Zoom

Bạn cũng có thể phóng đại một dãy ô. Khi dữ liệu của bạn mở rộng ra ngoài các cạnh của màn hình thì tùy chọn này cho phép bạn thu nhỏ một phần để vừa với mà hình. Trái lại, nếu bạn muốn thu nhỏ để xem toàn cảnh tất cả dữ liệu và bạn muốn tập trung vào một phần cụ thể, Excel sẽ cho phép bạn mở rộng phần đó để vừa với màn hình.

Cách phóng to một nhóm các ô trong bảng tính:

1. Chọn nhóm các ô theo mong muốn.


3. Chọn nút Zoom to Selection trong nhóm Zoom.

Hoặc

3. Chọn Zoom trong nhóm Zoom. Tiếp theo, chọn Fit selection trong hộp thoại Zoom vừa hiển thị.

Gợi ý: Nếu bạn sử dụng chuột với bánh xe cuộn thì bạn có thể phóng to thu nhỏ bằng cách nhấn giữ phím CTRL và cuộn

bánh xe lên hoặc xuống.


BÀI TẬP: TẠO BẢNG TÍNH CƠ BẢN ĐẦU TIÊNTrong bài tập này, bạn sẽ học cách tạo một bảng tính đơn giản qua các thao tác cơ bản như nhập dữ liệu và sắp xếp bảng tính.



• Nhấp vào nút Start.

• Chọn mục All Programs.

• Chọn mục Microsoft Office.


2 Nhập dữ liệu cho cột A như hình trên.

• Nhấp chuột vào ô A2, nhập chữ “Wages” rồi nhấn Enter.

• Nhấp các chữ còn lại: “Interest”; “Miscellaneous”; “Income totals of month” lần lượt vào các ô A3; A4; A5.

3Điều chỉnh lại độ rộng của cột (Các chữ trong ô lớn hơn độ rộng của ô đó).

• Nhập chuột vào ô cần điều chỉnh.

• Trên tab Home, bấm nút Format của nhóm Cells

• Chọn AutoFit Column Width.

4 Phóng to bảng tính lên 150%. • Chuyển sang tab View, bấm nút Zoom .

• Trên hộp thoại Zoom, chọn Custom, gõ 150, rồi bấm OK.

5 Nhập chữ cho dòng thứ nhất như trên hình

• Nhập các chữ “January”; “February”, “Totals” lần lượt vào các ô B1; C1;D1

6Nhập các ký tự “’287” vào ô B2, sử dụng chức năng Trace Error để đổi các ký tự đó sang dạng số

• Nhập: “’287” vào ô B2, gõ Enter

• Chọn lại ô B2, bấm vào nút Trace Error, chọn Convert to Number

7 Nhập các số còn lại như trên hình.

• Nhập các số 558; 133 vào cột B, 347; 421; 211 vào cột C.

8 Thoát Excel mà không cần lưu lại bảng tính.

• Nhấp vào nút Office.

• Nhấp vào nút Exit Excel


1.3 Lưu và đóng bảng tínhMột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là bạn cần nhớ lưu lại công việc đã thực hiện của mình. Cũng như vậy, trong Excel, bạn cần lưu các bảng tính để khi cần có thể lấy chúng ra. Vì công việc bạn đang thực hiện trong Excel sẽ biến mất khi bạn đóng lại mà không lưu chúng. Và bảng tính sẽ tự động đóng khi đóng Excel.

Khi một bảng tính đã được lưu lại, bạn có thể đóng nó bằng cách đóng Excel, nhưng bạn cũng có thể chỉ cần đóng bảng tính. Điều này sẽ là ưu điểm nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với một bảng tính khác.

Chú ý: Bạn cũng không phải lo lắng quá nếu quên lưu quá trình làm việc của bạn, vì Excel luôn nhắc nhở bạn lưu những

thay đổi lại trước khi bảng tính được đóng lại. Điều này cũng sẽ được thực hiện khi bạn yêu cầu tắt Windows trong khi Excel

vẫn đang hoạt động.

Trước khi lưu một bảng tính mới, bạn cần thông báo với Excel tên của bảng tính và vị trí lưu. Tên của bảng tính nên bao hàm nội dung để dễ dàng cho việc tìm kiếm khi cần sử dụng lại.

Hộp thoại Save As Ở đây, bạn có thể biết sẽ lưu văn bản vào

thư mục nào.Bạn cũng có thể chọn thư mục khác bằng cách chọn trong danh sách trượt.Danh sách thư mục sẽ được hiện ra.

Nội dung của thư mục sẽ được hiện ra ở

đây. Nếu bạn muốn mở bất cứ thư mục nào đang hiển thị bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào thư mục.

Bạn có thể tạo ra một thư mục con trong

thư mục đang mở bằng cách nhấp chuột vào đây. Bạn có thể đặt tên ngay trong khi tạo ra thư mục. Sẽ rất hợp lý nếu bạn đặt tên phù hợp, như thế sẽ dễ dàng cho bạn tìm thư mục sau này.

Phía bên trái của hộp thoại, bạn có thể thấy một số biểu tượng đặc trưng của Window.

Thư mục My Documents là mặc định, nhưng bạn cũng có thể chọn nhanh những thư mục khác bằng cách nhấp chuột lên

chúng.

Đây là các tùy chọn lưu mở rộng.

Bạn sẽ gõ tên văn bản muốn lưu ở đây.

Lưu ý chọn tên phù hợp để dễ dàng tìm lại văn bản.Cuối cùng nhấp chuột nút lưu văn bản. Hộp thoại sẽ tự động đóng.

Nhấp vào nút Save để lưu văn bản của bạn với tên và vị trí bạn đã chọn.

Nếu bạn vẫn chưa muốn lưu ngay bạn nên nhấp chuột vào Cancel.

Hộp thoại sẽ được đóng lại và văn bản sẽ không được lưu.


1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

2

3

54

67

8 9

Cách lưu một bảng tính mới

1. Nhấp vào nút Office sau đó nhấp vào Save As.

Hoặc

1. Nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Hoặc

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12.

Hộp thoại Save As xuất hiện.

2. Mở thư mục nơi bạn sẽ lưu bảng tính Excel.

3. Nhập tên cho bảng tính vào ô File name.

4. Nhấn vào nút Save.

Và lúc này, bảng tính đã được lưu với tên bạn chọn.

Chú ý: Chỉ khi lưu một bảng tính mới thì hộp thoại Save as mới hiển thị lúc bạn nhấn vào nút Save.

1.3.1 Lưu các thay đổiNếu bạn muốn lưu các thay đổi trong một bảng tính mà bạn đã lưu trước đó và bạn không muốn giữ lại bản trước này, bạn có thể thực hiện bằng cách lưu b ảng tính với cùng tên trong cùng thư m ục. Điều này có nghĩa là bản trước đó đã bị thay thế. Ưu iđ ểm ở đây là bạn không phải lưu và i bản của bảng tính có nội dung giống nhau. Và theo cách này, bạn sẽ chắc chắn rằng luôn làm việc với bảng tính hiện hành mới nhất.

Cách để lưu các bảng tính có sẵn:

1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Save.

Hoặc

1. Chọn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Và lúc này Excel sẽ lưu bảng tính thay thế cho bản cũ đã được lưu trước đó.

Gợi ý: Nhằm an toàn cho dữ liệu của bạn, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo

thời gian quy định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng này, bạn chọn nút Office/ Excel Options/ Save

và sau đó đánh dấu chọn mục

1.3.2 Đóng một bảng tínhKhi bạn đóng Excel, tất cả các bảng tính đang được mở cũng sẽ tự động đóng lại. Tuy nhiên, bạn có thể đóng một bảng tính mà không cần phải đóng Excel. Với tiện ích này bạn sẽ có được thuận lợi khi muốn tiếp tục làm việc trên Excel.

Cách đóng bảng tính mà không cần đóng Excel:


1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp Close.

Hoặc

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+W hay Ctrl+F4.

Hoặc

1. Nhấp vào nút Close Window ở góc trên bên phải thanh tiêu đề.

Nút này sẽ không có hiệu lực nếu một ô được mở.

Bảng tính hiện thời sẽ được đóng lại, trừ khi bảng tính hoặc những thay đổi cuối cùng vừa tạo chưa được lưu. Trong trường hợp này, hộp thoại sau sẽ hiển thị:

2. Nhấn Yes để lưu bảng tính trước khi đóng.

hoặc

Nhấn No để đóng bảng tính mà không muốn lưu nó.

Lúc này, bảng tính được đóng tức thời, còn Excel vẫn mở.


BÀI TẬP: LƯU VÀ ĐÓNG MỘT BẢNG TÍNHTrong bài tập này, bạn sẽ học cách tạo một thư mục mới để lưu một file bảng tính, sau đó bạn sẽ thêm dữ liệu cho bảng tính và lưu lại một lần nữa trước khi đóng Excel.

1.4








2 Lưu file trong thư mục mới với tên là “Excel_practice”.

• Mở nút Office, chọn Save As.

• Chọn My Documents

• Nhấp vào nút Create New Folder , gõ “Excel_practice”

• Gõ “Bài Thực hành 2”

3 Nhập dữ liệu giống như trên hình minh họa

• Nhập dữ liệu theo các bước ở bài thực hành trước.

4 Lưu tệp bảng tính một lần nữa. • Nhấn vào nút Save .

5 Đóng bảng tính mà không tắt chương trình Excel. • Nhấn nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ

6 Đóng Excel. • Nhấn nút Close .

1.5 Biên tập nội dung ô bảng tínhKhi làm việc với bảng tính, bạn thường cần thêm, viết đè hoặc xóa dữ liệu. Để làm điều này, bạn phải biết cách di chuyển dữ liệu xung quanh một trang bảng tính.

Trong bài này bạn sẽ học cách định hướng trong một bảng tính, chỉnh sửa nội dung ô bảng tính và hủy các hành động bạn tạo ra.

1.5.1 Định hướng trong một bảng tínhHọc cách di chuyển và bao quát toàn bộ việc sắp xếp trên màn hình Excel một cách nhanh chóng và tự tin là một kỹ năng quan trọng. Bạn có thể thực hiện bằng cách di chuyển ô đánh dấu, nhưng c n gũ

có th ể thay đổi một phần của bảng tính sẽ được hiển thị trên màn hình mà không cần di chuyển ô đánh dấu. Bạn có thể sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để thực hiện việc này.

Sử dụng thanh cuộn Scroll Bar:Nếu bạn muốn thay đổi một phần của bảng tính được hiển thị trên màn hình mà ko dịch chuyển dấu nhắc trong ô tính, bạn nên sử dụng thanh cuộn được mô tả trong minh họa dưới:

Chú ý: Minh họa trên chỉ hiển thị thanh cuộn dọc. Chức năng của thanh cuộn ngang cũng tương tự như vậy.

Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím:Khi di chuyển từ ô này sang ô khác, bạn sẽ thấy một hộp màu đen di chuyển sang ô hiện hành. Trong một vài trường hợp, bạn có thể muốn xử lý công việc một cách nhanh chóng hơn. Bạn có thể sử dụng bất kỳ tổ hợp phím tắt nào được đề cập dưới đây:

Tổ hợp phím Thực hiện

(hoặc Tab) Dịch chuyển một ô sang phải

(hoặc Shift+Tab) Dịch chuyển một ô sang trái

Dịch chuyển một ô lên trên


Nhấp vào đây để dịch lên một hàng.

Kéo hộp này để dịch chuyển từ hàng đầu tiên cho đến dòng đáy..

Nh ấp vào đây để dịch xuốngmột hàng.

dòng đáy..

Nhấp vào đây để dịch xuống phía dưới.

dòng đáy..

Nhấp vào đây để dịch lên phía trên.

dòng đáy..

(hoặc Enter) Dịch chuyển một ô xuống dưới

Page UpDịch chuyển lên một màn hình. Ví dụ nếu lưới của bạn hiển thị 10 ô cùng một lúc, phím này sẽ dịch chuyển sang một ô trong cùng cột, lên trên 10 hàng (trừ khi bạn đã ở trên cùng của bảng tính rồi).

Page Down Dịch chuyển xuống một màn hình. Ví dụ nếu lưới của bạn hiển thị 10 ô cùng một lúc thì phím này sẽ dịch chuyển một ô trong cùng một cột, nhưng xuống 10 hàng.

Home Dịch chuyển đến ô đầu tiên (cột A) của hàng hiện tại.

Ctrl+Home Dịch chuyến đến ô đầu tiên ở hàng trên cùng, tức là A1.

Ctrl+EndDịch chuyển đến cột cuối cùng của hàng cuối cùng. Ô này nằm ở góc phải dưới cùng của dữ liệu.

Excel cũng cho phép bạn di chuyển với khoảng cách lớn bằng cách sử dụng một tổ hợp phím Ctrl+ mũi tên. Những tổ hợp phím này di chuyển đến các cạnh của dữ liệu.

Các tổ hợp phím Ctrl+mũi tên cũng rất hữu dụng nếu bạn có nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng tính.

Ghi chú: Các tổ hợp phím tắt sử dụng dấu “+” phải được nhập cùng nhau. Ví dụ “Ctrl+Home” nghĩa là bạn phải nhấn giữ Ctrl

và Home cùng một lúc.

Sử dụng tính năng Go To:Nếu bạn biết chính xác nơi bạn cần dịch chuyển đến, bạn có thể sử dụng tính năng Go To để thực hiện sự di chuyến. Go To dịch chuyển đến địa chỉ ô mà bạn xác định. Nó trở nên hữu dụng trong các bảng tính rất lớn, nơi việc cuộn qua bảng tính rất mất thời gian.

Cách mở và sử dụng hộp thoại Go To:

1. Di chuyển đến tab Home.

2. Chọn Find&Select trong nhóm Editing.

3. Chọn Go to trong danh sách trượt.

Hoặc

3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+G.

Hộp thoại Go To xuất hiện.


Nhập địa chỉ ô bạn muốn dịch chuyển đến.

4. Cuối cùng, nhấp OK.

Và bây giờ bạn đã được dịch chuyển đến ô mong muốn.

1.5.2 Thay thế, thêm và xoá nội dung ô bảng tính

Trên thực tế, việc thay thế những số/ từ ngữ đơn giản còn dễ dàng hơn việc biên tập lại chúng. Trong trường hợp các số/ từ ngữ phức tạp hay các công thức tính toán, thì dĩ nhiên việc biên tập chúng sẽ tốt hơn là làm lại từ đầu.

Thay thếKích hoạt ô bảng tính và nhập dữ liệu. Dữ liệu sẽ tự động thay thế dữ liệu cũ khi hoàn thành ô.

Thêm Đặt dấu nhắc đến vị trí dữ liệu cũ nơi dữ liệu mới sẽ được chèn vào. Dữ liệu cũ sẽ tự động tạo khoảng trống cho dữ liệu mới chèn thêm vào.

Xóa Đặt dấu nhắc ngay phía trước dữ liệu bạn muốn xóa, và nhấn <Delete>, hay đặt dấu nhắc ngay sau dữ liệu bạn muốn xóa, và nhấn <Backspace>.

Cách thay thế nội dung ô có sẵn

1. Kích hoạt ô bảng tính (nghĩa là đánh dấu ô).

2. Nhập dữ liệu mới.

3. Dịch chuyển đánh dấu ô để hoàn thành ô vừa thao tác.

Hoặc


Backspace Delete

3. Nhấp vào trên thanh công thức để hoàn thành ô vừa thao tác.

Dữ liệu mới đã thay thế cho dữ liệu ban đầu.

Chú ý: Nếu bạn muốn xóa dữ liệu có sẵn mà không thay thế nó, thì bạn nên đánh dấu ô chứa dữ liệu đó và nhấn <Delete>.

Gợi ý: Nếu sau khi hoàn thành ô vừa thao tác, bạn lại muốn giữ lại dữ liệu ban đầu thì bạn nhấp vào trên thanh công thức hay nhấn <Esc>.

Cách biên tập nội dung ô có sẵn

1. Nhấp đúp vào ô bảng tính để kích họat ô.

Hoặc

1. Đánh dấu ô và nhấn <F2>.

2. Thay đổi thông tin cần thiết.

3. Hoàn thành ô.

Lúc này, ô sẽ chứa dữ liệu đã thay đổi.

Gợi ý: Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong thanh công thức bằng cách nhấp vào thanh công thức và thực hiện

những thay đổi cần thiết.

1.5.3 Khôi phụcTrong khi chỉnh sửa một bảng tính, bạn rất có thể mắc phải nhiều lỗi như sao chép các ô bảng tính đến sai vị trí, xóa một số chi tiết quan trọng hoặc nhập sai công thức..v.v. Với chức năng khôi phục Undo và Redo, bạn có thể không còn lo lắng và thấy nó sẽ rất hữu ích cho công việc của mình. Đặc biệt trong Excel 2007, chức này đã có một sự cải tiến lớn. Các phiên bản trước của Excel bị giới hạn bởi 16 cấp độ của Undo thì nay vói sự cải tiến nó đã lên tới 100 cấp độ cho phép bạn trở về các hành động cũ xa hơn. M ột sự cải tiến nữa là Excel 2007 không xóa lịch sử Undo khi bạn lưu cá c

tra n g b ảng tính của bạn. Trong các phiên bản trước của Excel, khi bạn quyết định lưu cô n g vi ệc của bạn, bạn sẽ không còn cơ h ội để lùi lại một hành động. Nhưng gi ờ đây lịch sử của Undo vẫn còn cho đến khi bạn đóng công việc lại.

Cách khôi phục lại các hành động sử dụng nút Undo:

1. Nhấp vào nút Undo trên thanh công cụ Quick Access.

2. Lặp lại bước 1 cho đến khi tất cả các hành động đã thực hiện được khôi phục lại.

Cách khôi phục lại các hành động sử dụng danh sách khôi phục Undo-list:

1. Nhấp vào danh sách trượt ngay bên phải nút Undo .

2. Một danh sách các hành động đã thao tác sẽ được hiển thị.

3. Kéo di chuột qua các hành động mà bạn muốn khôi phục.


4. Nhấp vào hành động cuối cùng bạn muốn khôi phục.

Lúc này, những hành động được chọn đã khôi phục lại.

Gợi ý: Thay vì phải thực hiện việc khôi phục các hành động bằng các thao tác thủ công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt

Ctrl+Z.

HỦY KHÔI PHỤC (REDO)Nếu sau khi khôi phục một hay nhiều hành động, bạn lại thay đổi ý định một lần nữa, bạn có thể lấy lại tình trạng đã được thay đổi. Bạn có thể hủy việc khôi phục như sau:

1. Nhấp vào nút Redo trên thanh công cụ Quick Access.

2. Lặp lại bước 1 cho đến khi các hành động đã khôi phục được lấy lại.

Gợi ý: Thay vì phải thực hiện việc hủy khôi phục bằng các thao tác thủ công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Y.

Ghi chú: Bạn cũng có thể hủy việc khôi phục bằng cách sử dụng danh sách hủy khôi phục (Redo-list). Sử dụng chức năng này hệt như chức năng Undo-list.


BÀI TẬP: BIÊN TẬP NỘI DUNG Ô BẢNG TÍNHVới bài tập này, bạn sẽ học cách định hướng và di chuyển trong bảng tính, bạn sẽ thay thế, thêm và xóa nội dung của các ô bảng tính. Ngoài ra, bạn sẽ học cách sử dụng chức năng Undo và Redo.







2 Nhập tên cho các ô A1, F60, Z60 bằng tên thật của nó.

• Nhấp chuột vào ô A1, gõ “A1”

• Kéo thanh cuộn dọc dến dòng 60, nhập “F60” vào ô F60

• Kéo thanh cuộn ngang đến cột Z, gõ “Z60” vào ô Z60

3 Đổi nội dung ô A1 bằng chữ “First Cell”

• Nhấn vào ô A1, gõ “First Cell”.

• Nhấn Enter

4 Đổi nội dung ô F60 thành “60th

Birthday”.

• Nhấp đúp vào ô F60

• Đặt dấu nhắc đằng trước chữ F, nhấn phím Delete

• Đặt dấu nhắc sau 60, gõ “th Birthday”

• Gõ Enter

5 Đổi nội dung ô Z60 thành “Zoo”.

• Nhấp đúp vào ô Z60

• Nhấn phím Backspace hai lần.

• Nhập “oo”

6 Mở danh sách khôi phục cạnh nút Undo. Đóng danh sách lại.

• Nhấn vào danh sách khôi phục của nút Undo

• Nhấn vào đó một lần nữa để đóng nó lại

7 Khôi phục lại hành động cuối cùng. • Nhấn nút Undo để đổi nội dung Z60 trở lại

“Z60”


8 Hủy khôi phục. • Nhấn nút Redo .

8 Đóng Excel. • Nhấn nút Close .


1.6 Các công thức tính đơn giảnExcel cung cấp một số cách khác nhau để xây dựng các công thức. Bạn có thể tạo chúng bằng tay hoặc bằng cách trỏ và nhấp. Trong phần này, bạn sẽ học về tất cả những kỹ thuật đó. Bạn sẽ bắt đầu bằng cách tìm hiểu những thành phần cơ b ản tạo nên bất kỳ một công thức nào và sau đó xem xét kỹ những quy tắc mà Excel sử dụng khi đánh giá một công thức.

1.6.1 Nhập và thay đổi các công thứcCác công thức toán học trong Excel đều có cùng đặc trưng cơ b ản là luôn luôn bắt đầu bằng dấu =.Excel phổ biến với các phép tính sau:(+) Phép cộng(-) Phép trừ(*) Phép nhân(/) Phép chia(^) Phép lũy thừa

Excel hoạt động theo các quy luật của toán học, nghĩa là bất kỳ phép nhân và phép chia nào cũng sẽ được thực hiện trước phép cộng và phép trừ. Tuy nhiên, kết quả trong dấu ngoặc đơn s ẽ được tính trước tiên. Như b ạn thấy quy luật của các phép tính có ý nghĩa quan trong đối với tất cả các phép tính, nên cần phải sử dụng các dấu ngoặc đơn ch o ph é p c ộng và trừ được thực hiện trước phép nhân và chia.

Cách để nhập một công thức trực tiếp vào thanh công thức:

1. Đánh dấu ô, nơi sẽ hiển thị kết quả của công thức.

2. Nhập dấu ”=”

3. Gõ nhập công thức mong muốn. Lưu ý thay đổi số cho phù hợp với ô tham chiếu.

4. Nhấn Enter khi công thức đã nhập xong.

Hoặc

4. Nhấp vào khi công thức đã nhập xong.

Chú ý: Bạn có thể thấy Excel hiển thị một hàng các dấu #### thay vì hiển thị kết quả của công thức. Điều này có nghĩa là cột

không có đủ kích thước để hiển thị kết quả. Nhấp vào ô đó và di chuột đến tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format/ AutoFit

Column Width để mở rộng kích thước cột.

Gợi ý: Bạn không cần phải nhập chữ in hoa vào ô tham chiếu. Khi bạn xác nhận công thức, Excel sẽ tự động thay đổi thành chữ in hoa trong ô tham chiếu.

Cách để tạo một công thức sử dụng chuột:


Nếu bạn muốn tạo một công thức bằng cách chọn các ô bảng tính đang kích hoạt trong công thức, bạn làm như sau:

1. Kích hoạt ô bảng tính nơi sẽ hiển thị kết quả.

2. Nhập dấu ”=”

3. Tạo công thức thích hợp. Khi công thức cần dùng một ô để tham chiếu, nhấp vào ô đó để chèn vào công thức.

4. Nhấn Enter khi nhập xong công thức.

Hoặc

4. Nhấp vào khi nhập xong công thức.

Kết quả của công thức sẽ được hiển thị trong ô kết quả.

Cách để chỉnh sửa một công thức:

1. Nhấp vào ô có chứa công thức, và chỉnh sửa công thức trong thanh công thức, có thể sử

dụng chuột.

Hoặc

1. Nhấp đúp vào ô có chứa công thức, và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô, có thể sử dụng chuột.

2. Nhấn Enter khi công thức đã chỉnh sửa xong.

Hoặc

2. Nhấp khi công thức đã chỉnh sửa xong.

Kết quả của việc chỉnh sửa công thức sẽ hiển thị trên ô kết quả.

Chú ý: Các số có liên quan đến tính toán được đặt trong ô cũng có thể được thay đổi như bình thường. Khi ô được đóng lại,

kết quả của các phép tính toán trong ô sẽ tự động thay đổi kết quả và đưa ra giá trị mới.

Chú ý: Nếu bạn tình cờ mở ra một ô chứa công thức, bạn có thể đóng ô đó bằng các nhấn phím Enter hoặc bạn có thể khôi phục lại việc mở bằng cách nhấn phím Esc.

1.6.2 Các hàmExcel được biết đến rộng rãi là do tập hợp các hàm mà nó cung cấp. Các hàm là những thuật toán đặc biệt được xây dựng sẵn mà bạn có thể đưa và o nh ững công thức riêng của bạn để thực hiện


các phép toán phức tạp. Các hàm làm việc như cá c ch ương tr ì n h má y tín h thu nh ỏ: bạn cung cấp dữ liệu, hàm sẽ thực hiện một phép tính và sau đó đưa ra k ết quả.

Hàm được sử dụng phổ biến nhất là Sum, nó được dùng để tính tổng các giá trị. Ngoài ra còn các hàm khác như Average (Tính Trung Bình), Count (Đếm số đơn v ị), Max (Hiển thị giá trị lớn nhất), Min (Hiển thị giá trị nhỏ nhất).

Hàm Sum còn có riêng nút AutoSum hiển thị trong nhóm Function Library trên tab Formulas, trong khi đó các hàm khác được tìm thấy trong danh sách trượt của nút AutoSum.

Cách sử dụng các hàm:

1. Nhấp vào ô bảng tính nơi sẽ hiển thị kết quả hàm.

2. Nhấp vào nút AutoSum .

Hoặc

2. Nhấp vào danh sách trượt của nút AutoSum và chọn hàm tương ứng

Excel sẽ đánh dấu các số và xác nhận hàm để tính toán.

3. Nếu Excel không đánh dấu đúng số, bạn cần tự đánh dấu số thích hợp – các số này không nhất thiết

phải theo chuỗi.

4. Nhấn Enter và nhấn

Kết quả tính toán lúc này được hiển thị trong ô.

Chú ý: Nếu hàm cộng Sum báo có lỗi, lỗi này có thể vì bạn đã cộng quá nhiều giá trị.

Gợi ý: Bạn có thể chèn hàm giống nhau vào nhiều ô cùng một lúc bằng cách đánh dấu các ô đó trước khi lựa chọn hàm.

1.6.3 Kiểm tra công thứcKhi tạo một bảng tính để thực hiện các phép toán quan trọng, bạn luôn cần kiểm tra các công thức. Excel không tính sai, tuy nhiên chương tr ì n h s ẽ tính những gì mà bạn nhập vào, vì vậy bất kỳ một lỗi nào trong công thức, một ký hiệu bị quên hay một ký tự không đúng cũng có thể tạo một kết quả sai.

Do đó, công thức đưa ra được kiểm tra như thế nào sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng của kết quả tính và cách bảng tính và công thức được sử dụng như thế nào:

• Trong trường hợp là một bảng tính được dùng như một mẫu mỗi tháng, ví dụ nhưng bản hạch toán của công ty hay nó được sử dụng chỉ một lần.

• Trong trường hợp là một công thức được coi như một mẫu xuất hiện ở nhiều vị trị trong bảng tính.


• Trong trường hợp của một công thức mà kết quả là cơ sở cho các công thức khác vì vậy kết quả trong bảng tính sai.

Kết quả càng có ý nghĩa thì bảng tính, công thức và kết quả của công thức được sử dụng càng phải kiểm tra kỹ hơn.

Kiểm tra công thức:Nếu muốn kiểm tra một công thức, bạn có thể sử dụng một hay nhiều hình thức kiểm tra sau:

Đánh giá: Đưa ra đánh giá khi kết quả có vẻ bất hợp lý, ví dụ các chi phí sẽ không tạo ra lợi nhuận.

Tính toán lại: Kiểm tra lại việc tính toán bằng máy tính bỏ túi mà không cần nhìn công thức. Lưu ý rằng đây là công thức chứ không phải phép tính nên nó cần được kiểm tra. Nếu bảng tính và máy tính bỏ túi có kết quả giống nhau thì có thể bạn chỉ mắc một lỗi rất nhỏ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể mắc phải lỗi tương tự trong hai lần tính toán.

Thử kiểm tra: Chèn một tài liệu cũ hơn vào bảng tính. Nếu bản hạch toán của công ty đang được chuyển vào máy tính thì đơn giản chỉ cần nhập số từ bản hạch toán cũ và kiểm tra xem liệu kết quả có trùng với kết quả đang thực hiện trong bảng tính không.

Kiểm tra: Sử dụng phương pháp tính cũ và bảng tính mới song song cho đến khi bảng tính đã được kiểm tra hết mà vẫn không thấy sự khác biệt trong kết quả giữa hai phương pháp.


BÀI TẬP: CÁC CÔNG THỨC TÍNH ĐƠN GIẢNTrong bài tập này, bạn sẽ học cách tạo một bảng tính đơn giản để tính tổng thu nhập hàng tháng của một người.







2 Nhập dữ liệu cho bảng tính như hình trên.

• Nhập dữ liệu theo các bước của bài thực hành trước

3Tạo công thức tính tổng cho ô D2, công thức này sẽ tính số tiền lương nhận được trong hai tháng 1 và 2.

• Nhấp chuột vào ô D2,

• Gõ “=”

• Nhấp chuột vào B2, gõ “+” sau đó nhấn C2

• Chọn , hoặc nhấn Enter

• Công thức sẽ là B2+C2

4 Tạo công thức tương tự trên ô D3 và D4

• Các công thức sẽ là B3+C3, B4+ C4

5Sử dụng chức năng AutoSum để chèn công thức vào các ô B5 và C5

• Lần lượt nhấn vào ô B5 và C5

• Nhấn nút AutoSum

• Chọn , hoặc nhấn Enter

6Đổi số 347 trên ô C2 thành 47 để xem thay đổi kết quả tại ô D2 và C5

• Nhấn vào ô C2, nhập 47

• Nhấn Enter

7 Khôi phục lại thay đổi trên ô C2 sử dụng nút Undo • Nhấn

8 Thoát Excel mà không cần lưu lại bảng tính.




1.7 Trợ giúpExcel được trang bị với các chức năng trợ giúp, chức năng này giải thích ý nghĩa của từ hay đưa ra

cá c ch ỉ dẫn từng bước cách sử dụng một lệnh nào đó. Bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp trên thanh menu.

Khi đặt một câu hỏi, bạn có thể gõ nhập vào một số hạng hay tiền tệ có sẵn, hay bạn có thể nhập câu hỏi theo cách tương tự như bạn nói, ví dụ: cách để gạch dưới kết quả.

1.7.1 Sử dụng trợ giúpNếu có một vấn đề gì đó bạn cần sự hỗ trợ trong Excel thì bạn có thể sử dụng chức năng trợ giúp.

Nhấn vào đây để làm ẩn/hiện bảng các nội dung.

Nhấn vào đây nếu bạn muốn cửa sổ hỗ trợ hiển thị bên trên các cửa sổ

khác. Nó hiển thị bên trên khi hình ghim được bấm như minh họa ở đây.

Nếu bạn muốn tìm kiếm sự trợ giúp, bạn phải nhấp vào ô chữ và nhập

yêu cầu của bạn rồi nhấn Search để bắt đầu việc tìm kiếm.

Nếu bạn muốn tìm kiếm các chỉ dẫn trong các sách hỗ trợ bạn phải sử

dụng bảng nội dung. Nhấn vào một cuốn sách để xem nó bao hàm chủ đề gì rồi nhấn vào chủ đề để xem nội dung của nó.

Đây là kết quả của việc tìm kiếm của bạn hay nội dung chủ đề mà bạn

đã chọn trong bảng nội dung.

Các chữ màu xanh nổi bật đưa bạn vào phần câu hỏi trợ giúp liên quan

đến chủ đề mà bạn đang xem.

Tại đây bạn có thể xem Excel đang tìm kiếm sự trợ giúp thông qua

internet.

Cách tìm kiếm các chỉ dẫn trong các cuốn sách hỗ trợ của Excel:

1. Nhấn vào nút Help.

hoặc

1. Nhấn <F1>.

Cửa sổ hỗ trợ Help của Excel hiển thị.

2. Nhấn vào nút hiển thị bảng nội dung (Show Table of Content) nếu bảng nội dung bị ẩn.


1

2

3

4

5

6

7

3

1 2

4

6

5

7

3. Nhấn vào cuốn sách trong bảng nội dung có liên quan đến chủ đề được yêu cầu.

4. Nhấn vào chủ đề trong bảng nội dung mà bạn muốn đọc.

5. Đọc chữ và thực hiện các chỉ dẫn được mô tả.

6. Đóng cửa sổ trợ giúp Help khi bạn đã sử dụng xong nó.

Cách tìm kiếm trợ giúp:

1. Nhấn vào nút Help.

hoặc

2. Nhấn <F1>.

Cửa sổ hỗ trợ Help của Excel hiển thị.

3. Nhấn vào ô chữ và nhập câu hỏi của bạn/tìm kiếm từ.

4. Nhấn phím <Enter>.

hoặc

4. Nhấn vào nút

3. Search.

Excel sẽ tìm kiếm đáp án cho câu hỏi của bạn và hiển thị kết quả.

5. Nhấn vào chữ màu xanh mô tả chủ đề bạn cần hỗ trợ.

Nội dung của chủ đề hiển thị.

6. Đọc và thực hiện các bước được mô tả.

7. Đóng cửa sổ trợ giúp khi bạn đã sử dụng xong.


Chú ý: Bạn có thể nhận được sự trợ giúp trong nội dung của bất kỳ hộp thoại nào bằng cách nhấn trên đỉnh góc phải

của hộp thoại đó. Cửa sổ hỗ trợ của Excel sẽ hiển thị ngay lúc đó. Nó chứa các chỉ dẫn cho hộp thoại.

Gợi ý: Bạn có thể quay lại bước tìm kiếm trước đó trong cửa sổ trợ giúp bằng cách nhấn nút Back


BÀI TẬP: TRỢ GIÚPBạn sẽ thực hành sử dụng chức năng trợ giúp của Excel trong bài tập này







2 Mở cửa sổ trợ giúp của Excel • Nhấn phím F1 hoặc nhấn nút trên thanh Ribbon

3Nhập chữ sau đây vào ô tìm kiếm: “create a formula”, và mở chủ đề “Create and delete a formula” hiện ra sau đó

• Nhấp chuột vào ô tìm kiếm, nhập chữ “create a formula”

• Gõ Enter hoặc nút

4 Đọc nội dung của chủ đề, sau đó mở bảng nội dung.

• Nhấn vào nút Show Table of Contents

5 Chọn chủ đề “Move or Copy a fomula”

• Nhấn chuột vào chủ đề Move or Copy a formula

6 Kết nối Excel Help đến Internet • Nhấn nút Office Offline

• Chọn Show content from Office Online.

7 Đóng cửa sổ trợ giúp • Nhấn nút Close trên cửa sổ trợ giúp.


BÀI TẬP LỚN: TẠO BẢNG TÍNH ĐẦU TIÊNBạn sẽ thực hành tạo một bảng tính lương giống như bài tập trước, tuy nhiên có bổ sung thêm một số giá trị và công thức phức tạp hơn. Ngoài ra bài thực hành sẽ giúp bạn ôn tập các chức năng bạn đã học trong bài1 này.







2 Nhập dữ liệu cho cột A như hình trên.

• Nhấp chuột vào ô A2, nhập chữ “Wages” rồi gõ Enter.

• Nhấp các chữ còn lại: “Interest”; “Miscellaneous”; “Tax”; “Income totals of month” lần lượt vào các ô A3; A4; A5; A6.

3Điều chỉnh lại độ rộng của cột (Các chữ trong ô lớn hơn độ rộng của ô đó).

• Nhập chuột vào ô cần điều chỉnh.

• Trên tab Home, bấm nút Format của nhóm Cells

• Chọn AutoFit Column Width.

4 Phóng to bảng tính lên 150%. • Chuyển sang tab View, bấm nút Zoom .

• Trên hộp thoại Zoom, chọn Custom, gõ 150, rồi bấm OK.

5 Nhập sô cho B5 và C5 là 10 • Lần lượt nhấp vào ô B5 và C5, gõ “10”

6

Tạo thư mục tên với tên Lesson1_assignment trong thư mục My Documents, lưu văn bản với tên là “IncomewithTax”

• Nhấn nút Office

• Chọn Save As

• Chọn My Documents

• Nhấn nút Create New Folder

• Gõ “Lesson1_assignment”, nhấn phím Enter.

• Gõ “IncomewithTax” ở trường File name


7Tại ô D2; D3 lần lượt nhập công thức tính tổng cho 2 cột B và C

• Nhập lần lượt các công thức: B2+C2; B3+C3.

8Tại ô D4 nhập công thức tính tổng cho 2 cột B và C sử dung AutoSum

• Nhấn vào ô D4, nhấn AutoSum

9Tạo công thức tính thu nhập hàng tháng trừ thuế thu nhập cho ô B6

• Nhấp vào ô B6, nhập công thức sau: (B2+B3+B4) -((B2+B3+B4)*B5/100).

10 Tạo công thức tương tự cho ô C6

• Nhấp vào ô C6, nhập công thức: Sum(B2:B4)-(Sum(B2:B6)*B5/100)

11 Đổi C5 thành 5, rồi xem thay đổi của kết quả.

• Nhấp vào ô C5, nhập 5

• Nhấn Enter.

12 Khôi phục lại thay đổi trên ô C5

• Nhấp vào nút Undo .

13 Lưu bảng tính lại và đóng Excel

• Nhấp nút

• Nhấp nút


BÀI 2: QUẢN LÝ VÀ CHỈNH SỬA BẢNG TÍNHExcel cho phép bạn tạo các tập hợp bảng tính có nhiều trang dữ liệu, mỗi trang dữ liệu có thể trao đổi thông tin mới cho những trang khác một cách tiện lợi. Mỗi trang được gọi là một bảng tính (worksheet) và một tập hợp gồm một hay nhiều bảng tính được gọi là một tệp bảng tính (workbook). Trong bài này bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để thực hiện di chuyển, sao chép, chèn dữ liệu và các bảng tính. Bạn cũng sẽ được học nhiều cách để điều khiển các bảng tính và các tệp bảng tính mà được coi là điều kiện để tiếp tục các tệp bảng tính đã lưu trước đó.


• Mở một tệp bảng tính và lưu bằng một tên mới.

• Tạo một tệp bảng tính mới bằng cách sử dụng mẫu sẵn.

• Thay đổi giữa các tệp bảng tính và sắp xếp chúng lên trên màn hình.

• Thay đổi giữa các bảng tính trong tệp bảng tính.

• Đưa ra tên mới và màu cho các bảng tính.

• Xóa và chèn một bảng tính.

• Di chuyển và sao chép các bảng tính trong một tệp bảng tính liên quan và giữa các tệp bảng tính với nhau.

• Làm nổi bật, di chuyển và sao chép dữ liệu bằng cách sử dụng bảng Clipboard và chuột.

• Sử dụng AutoFill để sao chép các công thức.

• Xóa và chèn các ô, các dòng và các cột.


2.1 QUẢN LÝ CÁC TỆP BẢNG TÍNHBạn đã được làm quen một phần với các tệp bảng tính, ví dụ như việc bạn có thể lưu và đóng một tệp bảng tính. Nếu bạn muốn vận dụng hết các tùy chọn trong việc sử dụng lại các tài liệu sẵn có, bạn cũng nên học thêm các bước sau:

• Mở một tệp bảng tính có sẵn.

• Lưu một tệp bảng tính với một tên mới.

• Tạo một tệp bảng tính mới.

• Làm việc với nhiều tệp bảng tính đang mở cùng lúc.

2.1.1 Mở một tệp bảng tính có sẵnKhi bạn muốn bắt đầu lại công việc trên tệp bảng tính mà bạn đã lưu trước đó, thì bạn cần mở nó . Bạn có thể tiến hành việc này bằng cách sử dụng Excel, nhưng điều này có nghĩa rằng bạn phải truy nhập đến tệp bảng tính mà máy tính đang hoạt động.

Hộp thoại Open Khi bạn mở một tệp bảng tính sử dụng chương trình Excel, bạn sẽ thực hiện việc này thông qua hộp thoại Open.

Tại đây bạn sẽ thấy thư mục để

mở tài liệu ra.

Nếu bạn nhấp chuột vào danh sách trượt bên phải, một đường dẫn sẽ hiển thị và bạn có thể chọn thư mục khác.

Tại đây bạn sẽ thấy nội dung

của thư mục theo nhiều cách hiển thị, ví dụ như:

- Thumbnails

- Tiles

- Icons

- List

- Details...

Trong phần này của cửa sổ, bạn

sẽ thấy một số nút hoạt động như các biểu tượng tắt. Ví dụ bạn có thể chọn màn hình Desktop nếu tài liệu của bạn được lưu ở đó.

Tài liệu được chọn sẽ được đánh dấu màu xanh. Tiếp đó nhấp chuột vào để mở tài liệu.

Gợi ý! Bạn cũng có thể nhấn Enter để mở tài liệu.


1

2

3

4

1

4

3

5 6

7

2

Đây là các tùy chọn mở rộng. Nhấp vào từng phần trong danh sách trượt để tìm hiểu thêm.

Tại đây bạn có thể chọn loại định dạng tài liệu bạn muốn hiển thị trong cửa sổ.

Ví dụ bạn cũng có thể chọn chỉ đọc tệp tin Excel. Nó sẽ dễ dàng cho bạn tìm tệp tin bạn muốn mở.

Nhấp chuột vào đây để mở tài liệu bạn đã chọn.

Nếu bạn không muốn dùng tài liệu nữa, bạn có thể nhấn Cancel. Hộp thoại sẽ đóng lại.

Cách mở một tệp bảng tính có sẵn:

1. Chọn nút Office và chọn nút Open.

Hoặc

1. Nhấp nút Open (Ctrl+O) trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Và lúc này hộp thoại Open xuất hiện.

Hoặc

1. Chọn nút Office và nhấp nút New, sau đó nhấp vào New from existing…trong

Templates.

Và hộp thoại New from Existing Workbook xuất hiện (hộp thoại này tương đương hộp thoại Open)

2. Mở thư mục có chứa tệp bảng tính bạn muốn chọn.

3. Nhấp vào tệp bảng tính mong muốn.

4. Nhấp vào nút Create New.

Và bây giờ tệp bảng tính sẽ mở ra.

Chú ý: Nếu bạn muốn mở nhiều tệp bảng tính cùng một lúc, bạn cần mở các tệp bảng tính một cách bình thường.


5

6

7

Gợi ý: Bạn có thể tìm thấy tài liệu được mở gần đây nhất trong danh sách Recent Documents của Excel. Để thấy được danh sách này, chỉ cần mở nút Office, nó xuất hiện dưới dạng một cột riêng biệt nằm ở bên phải. Trong Excel 2007, có một điều thú vị về danh sách Recent Documents đó là cách bạn có thể ghim một tài liệu để nó có thể ở đó mãi mãi. Để giữ bảng tính của bạn trên danh sách Recent Documents, hãy nhấp vào hình cái ghim ở bên phải. Nó chuyển thành màu xanh, và bây giờ nó đã được ghim cố định tại một chỗ. Điều này có nghĩa nó sẽ không bao giờ rời khỏi danh sách dù bạn có mở bao nhiêu tài liệu. Nếu bạn quyết định để dừng làm việc với nó, hãy nhấp vào hình ghim một lần nữa để hủy chức năng. Xem hình dưới để

hiểu chi tiết:

2.1.2 Lưu file Excel với một tên mớiNếu bạn muốn lưu bản mới nhất của tệp bảng tính mà không cần xóa bản cũ, bạn cần lưu bản mới với tên mới. Chú ý rằng mỗi khi bạn lưu với một tên mới, bạn sẽ tạo ra một tệp bảng tính mới. Nhớ lưu tài liệu bằng cách sử dụng một tên gắn liền với nội dung để dễ dàng cho việc nhận dạng với các tệp bảng tính khác.

Cách để lưu tệp bảng tính với một tên mới:

1. Mở tệp bảng tính nếu nó chưa được mở.

2. Chọn nút Office và nhấp vào nút Save As.

Hộp thoại Save as sẽ hiển thị.

3. Chọn mở thư mục mà tệp bảng tính được lưu trong đó.

4. Nhập tên mới cho tệp bảng tính.

5. Nhấn Save

6. Lúc này, tệp bảng tính đã được lưu với tên mới.

Chú ý: Nếu bạn muốn giữ bản gốc của tệp bảng tính thì bạn hãy mở tệp bảng tính như một bản sao hoặc bản chỉ để đọc.

Bạn có thể thực hiện bằng cách lựa nhấn vào danh sách trượt của nút Open trong hộp thoại Open và lựa chọn Open Read-

Only hoặc Open as Copy.

2.1.3 Tạo một tệp bảng tính mớiKhi Excel được mở, một tệp bảng tính trống tự động được tạo ra. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự tạo một tệp bảng tính mới. Khi bạn muốn tạo một tệp bảng tính mới, nó sẽ không xảy ra vấn đề gì nếu


bạn đóng tệp bảng tính hiện hành. Nếu tệp bảng tính hiện hành không được đóng, tệp bảng tính mới được mở một cách dễ dàng trong một cửa sổ chương trình mới.

Khi bạn chọn tạo một tệp bảng tính trống, bạn tìm trong mẫu Blank Workbook. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn để tạo một tệp bảng tính dựa trên các mẫu có sẵn, chúng được thiết kế một cách đặc biệt cho các mục đích định sẵn.

Cách tạo một tệp bảng tính mới:

1. Nhấp vào nút Office và chọn New.

Hộp thoại New Workbook xuất hiện.

2. Kiểm tra lại Blank Workbook đã được chọn chưa và nhấp vào Create.

Hoặc

1. Nhấp vào nút New (Ctrl+N) trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Excel bây giờ đã tạo và hiển thị một tệp bảng tính trống.

Cách tạo một tệp bảng tính mới sử dụng Templates:

1. Nhấp vào nút Office và chọn New.

Hộp thoại New Workbook xuất hiện.

2. Chọn My templates… trong danh sách bên trái.


Hộp thoại New xuất hiện.

3. Trong My Templates, chọn mẫu mong muốn.

Một ví dụ hiển thị nội dung của mẫu đã chọn.

4. Nhấn OK.

Hoặc

Lặp lại như bước 1 ở trên.

1. Chọn Installed Templates trong danh sách bên trái.

2. Nhấn vào mẫu bạn muốn chọn trong danh sách Installed Templates.

3. Một ví dụ hiển thị nội dung của mẫu đã chọn.

4. Nhấn OK

Lúc này, Excel tạo một tệp bảng tính mới, không có tên dựa trên mẫu được chọn. Lúc này, bạn có thể làm việc trên bảng tính và lưu nó lại như bình thường.

Chú ý: Nếu bạn tạo một tệp bảng tính dựa trên mẫu có các đoạn lệnh, nó có thể chứa nhiều rủi ro ví dụ như chứa virus.


2.1.4 Làm việc với nhiều bảng tínhKhi có nhiều tệp bảng tính mở trong Excel cùng một lúc, các tệp bảng tính sẽ được đặt trong các cửa sổ chương trình riêng biệt. Bạn có thể chọn để chuyển đổi giữa các tệp bảng tính vì thế chỉ một tệp bảng tính được hiển thị. Đây là một ưu điểm bởi vì tệp bảng tính được kích hoạt có thể được trải rộng ra màn hình. Bạn cũng có thể chọn vài tệp bảng tính cùng hiển thị trên màn hình một lúc. Ưu điểm ở đây là bạn vẫn có thể xem được nội dung của tệp bảng tính đang mở khác khi bạn đang làm việc trên văn bản được kích hoạt.

Cách chuyển đổi giữa các tệp bảng tính thông qua thanh tác vụ:

1. Nếu bạn muốn chuyển tới tệp bảng tính khác bằng cách sử dụng thanh tác vụ, bạn phải làm như sau:

Nhấp vào nút của tệp bảng tính yêu cầu trong thanh tác vụ.

Lúc này, tệp bảng tính đã chọn được hiển thị.

Nếu có nhiều chương trình hoặc tệp bảng tính mở cùng lúc, Excel tập trung “các nút” của tệp bảng tính vào một danh mục. Nếu bạn muốn thấy danh mục này, bạn phải nhấp vào nút Microsoft Office Excel trên thanh tác vụ và sau đó lựa chọn tệp bảng tính mong muốn.

Gợi ý: Nếu bạn gặp vấn đề với chế độ nhóm các nút trên thanh tác vụ, bạn có thể tắt chế độ này. Chỉ cần nhấp chuột phải

vào khoảng trắng ở trên thanh tác vụ và chọn Properties. Khi đó hộp thoại Taskbar và Start Menu Properties vừa xuất

hiện, bỏ chọn trước tùy chọn “Group Similar taskbar buttons”.

Cách chuyển đổi giữa các tệp bảng tính thông qua bảng Ribbon:

Nếu bạn muốn chuyển tới tệp bảng tính đang mở khác bằng cách sử dụng Ribbon, bạn hãy làm như sau:

1. Chuyển tới tab View .

2. Nhấp vào Switch Windows trong nhóm Window .

3. Lựa chọn tệp bảng tính mong muốn trong danh mục phụ.

4. Tệp bảng tính được chọn bây giờ đã hiển thị.

Cách hiển thị tất cả các văn bản trên màn hình:

Nếu bạn muốn nhìn một cách tổng quát tất cả các tệp bảng tính đang mở, bạn hãy làm như sau:

1. Chuyển sang tab View.

2. Chọn Arrange All trong nhóm Window.

Bây giờ bạn có thể xem tất cả các tệp bảng tính đang mở trên màn hình.

3. Nhấp vào cửa sổ bạn muốn làm việc, nếu tất cả tệp bảng tính đang mở vẫn được hiển thị.


Hoặc

Nhấp vào nút Maximize trong cửa sổ mà bạn muốn làm việc nếu chỉ muốn cửa sổ này hiển thị.

Bây giờ bạn có thể làm việc trên tệp bảng tính đã được kích hoạt như bình thường.


BÀI TẬP: Quản lý các tệp bảng tínhTrong bài tập này, bạn sẽ mở, đóng, tạo mới và sắp xếp các tệp bảng tính của chương trình Excel.


1Mở tệp “Sweets”, tệp này được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’

• Khởi động Excel.

• Nhấn nút Open trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office

• Trỏ đến thư mục ‘Handle-workbook’

• Chọn tệp “Sweets” rồi nhấn nút Open.

2Mở lại file ‘Sweets’, dùng chức năng Arrange để hiển thị cả hai tệp theo chiều ngang.

• Nhân nút Office.

• Chọn file ‘Sweets’ trong phần Recent Documents.

• Chọn tab View, nhấn Arrange All.

• Chọn Horizontal, nhấn OK.

3Lưu tệp bảng tính vừa mở với tên ‘SweetsAndCakes’ trong thư mục ‘Handle-workbook’.


• Chọn Save as.

• Gõ ‘SweetsAndCakes’ vào hộp chữ File name.

• Nhấn Save.

4Tạo một tệp bảng tính mới từ template ‘Personal Monthly Budget’.


• Chọn New.

• Chọn Installed Template.

• Chọn template ‘Personal Monthly Budget’, rồi nhấn OK.

5Điền các giá trị vào các ô để thử xem hoạt động của bảng tính mới.

6 Đóng Excel mà ko cần lưu lại.• Nhân nút Office.

• Chọn Exit Excel.


2.2 Quản lý các bảng tínhBạn đã tạo ra một bảng tính cơ bản và bạn cũng đã quen thuộc với Excel cũng như giao diện mới của nó. Và bây giờ sẽ là lúc bạn học cách quản lý các bảng tính. Theo mặc định, một tệp bảng tính Excel sẽ bao gồm ba bảng tính với các tên Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Excel có nhiều chức năng để dễ dàng làm việc với các bảng tính. Trong phần này bạn sẽ học cách đặt lại tên, thêm, bớt, đổi màu…v.v..cho bảng tính.

2.2.1 Quản lý các bảng tínhĐặt các bảng liên quan vào các bảng tính độc lập để dễ dàng cho việc chuyển đổi giữa các bảng.

Cách chuyển giữa các bảng tính trong cùng một tệp bảng tính hiện hành:

1. Nhấp vào tab bảng tính mong muốn.

Bảng tính mong muốn lúc này đã được hiển thị.

Nếu bạn không thấy các tab của tất cả các bảng tính, bạn có thể sử dụng các mũi tên phía bên trái các tab trang để chuyển giữa các bảng tính.

Chú ý: Các mũi tên sẽ không có hiệu lực nếu tất cả các tab bảng tính đã hiển thị.

Gợi ý: Bạn có thể chuyển sang một bảng tính khác đích xác bằng cách nhấn chuột phải lên một trong số các mũi tên và lựa chọn bảng tính bạn cần trong danh sách đang hiển thị.

2.2.2 Đổi tên, xoá và chèn thêm một bảng tínhBạn có thể quyết định tên của các tab trong bảng tính của mình và bất kỳ lúc nào bạn cũng có thể xóa, chèn các bảng tính vào một tệp bảng tính. Một tệp bảng tính có thể chứa tới 255 bảng tính, nên bạn có thể dễ dàng tạo bảng tính khi cần.

ĐỔI TÊN MỘT BẢNG TÍNHCác tên mặc định mà Excel gán cho các bảng tính mới là Sheet1, Sheet2…không hữu dụng cho lắm đối với việc nhận biết nội dung mà chúng chứa. Ngoài ra, khi bạn đang làm việc với nhiều bảng tính, sẽ thật khó để nhớ bảng nào nằm trên bảng tính nào. Bạn có thể giải quyết những vấn đề này bằng cách đặt lại tên cho các bảng tính.

Cách đổi tên cho một bảng tính:

1. Nhấp chuột phải vào tab bảng tính mà bạn cần

đổi tên.


Chuyển về tab bảng tính đầu Chuyển về tab bảng tính cuối

Chuyển lùi về một tab bảng tính

Chuyển lên một tab bảng tính

2. Chọn Rename.

Hoặc

1. Nhấp đúp vào tab bảng tính mà bạn cần đổi tên.

2. Nhập một tên mới theo mong muốn.

3. Nhấn Enter.

Bảng tính lúc này đã được đổi tên.

Gợi ý: Tên bảng tính có thể dài tối đa 31 ký tự nhưng lưu ý rằng tên bảng tính càng dài thì các tab bảng tính mà bạn nhìn

thấy một càng ít hơn. Và bạn cần phải lệ thuộc nhiều hơn vào các nút cuộn ở bên trái của các tab bảng tính. Chính vì vậy bạn

cần đặt những tên ngắn gọn, súc tích cho phù hợp với nội dung bảng tính.

Cách tạo màu cho tab bảng tính:

Excel còn cho phép bạn thay đổi một màu nền của tab bảng tính. Với sự tiện ích này, bạn có thể nhanh chóng tìm ra một bảng tính quan trọng nếu nó có nhiều bảng tính cùng loại.

1. Nhấp chuột phải vào tab bảng tính theo mong muốn.

Chọn Tab Color.

Hoặc

1. Di chuyển đến bảng tính theo mong muốn.

Di chuột tới tab Home.

Nhấp vào nút Format trong nhóm Cells.

Chọn Tab Color.

Một danh sách chọn lựa màu xuất hiện.

2. Nhấp vào màu mong muốn.s

Lúc này tab bảng tính đã có màu bạn muốn.

Chú ý: Khi tab bảng tính có màu chuyển thì nghĩa là nó đang được kích hoạt. Còn khi không được kích hoạt nó sẽ có một

màu trơn như ảnh dưới:


Cách xóa một bảng tính:

Nếu tệp bảng tínhcủa bạn chứa nhiều bảng tính hơn bạn cần, bạn có thể xóa các bảng tính thừa đi. Bạn cũng có thể chèn thêm một bảng tính mới nếu cần. Nếu muốn xóa một bảng tính bạn làm theo các bước sau đây:

1. Nhấp chuột phải vào bảng tính mà bạn cần xóa.

2. Chọn Delete.

3. Nhấn vào Delete nếu bạn muốn xóa bảng tính kèm dữ liệu đó.

Hoặc

1. Nhấp chuột vào tab Home.

2. Nhấp vào danh sách trượt của nút Delete trong nhóm Cells.

3. Chọn Delete Sheet.

Và lúc này, bảng tính đã được xóa.

Chú ý: Nếu bảng tính của bạn rỗng thì bạn xóa một cách bình thường, nhưng nếu bạn xóa một bảng tính chứa dữ liệu, nó sẽ

đưa ra một thông điệp cảnh báo và yêu cầu xác nhận về hành động của bạn. Ở trang bảng tính cuối cùng, Excel sẽ không

cho phép bạn thực hiện lệnh xóa.

Chú ý: Hãy cẩn thận khi xóa các bảng tính bởi vì bạn không thể dùng lệnh Undo để khôi phục lại.

Cách chèn một bảng tính mới:

Khi bạn mở một tệp bảng tính mới trong Excel, bạn được nhận mặc định ba bảng tính trống. Nếu bạn cần thêm các bảng tính, bạn có thể dễ dàng chèn thêm chúng. Bạn thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột phải tại vị trí tab của bảng tính mà bảng tính mới sẽ được chèn.

2. Chọn Insert.

Hộp thoại Insert sẽ xuất hiện.


3. Chọn Worksheet trong tab General,nếu nó không được chọn .

4. Nhấp OK.

Hoặc

1. Nhấp chuột vào tab Home.

2. Nhấp vào danh sách trượt của nút Insert trong nhóm Cells.

3. Chọn Insert Sheet.

Hoặc

1. Nhấp vào nút Insert Worksheet (Shift+F11) trên tab bảng tính.

Lúc này, một bảng tính mới đã được chèn.

Cách chèn một bảng tính mới sử dụng mẫu có sẵn:

1. Nhấp chuột phải tại vị trí tab của bảng tính mà bảng tính mới sẽ được chèn.

2. Chọn Insert.

Hộp thoại Insert sẽ xuất hiện.


3. Chọn mẫu theo mong muốn trong tab Spreadsheet Solutions.

4. Nhấp OK.

Lúc này, tất cả bảng tính từ mẫu đã chọn được hiển thị.

2.2.3 Di chuyển và sao chép bảng tínhCác bảng tính có thể được di chuyển bằng cách sử dụng chuột. Nếu bảng tính của bạn không được sắp xếp theo trật tự logic, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách thay đổi vị trí của bảng tính.

Cách di chuyển một bảng tính sử dụng chuột:

1. Nhấp chuột vào bảng tính bạn muốn di chuyển.

2. Nhấn và giữ chuột.

Ngay sau lúc đó, trỏ chuột chuyển từ dạng mũi tên thành hình trỏ mũi tên trên một trang giấy và một tam giác màu đen sẽ xuất hiện.

3. Kéo bảng tính cho đến khi tam giác màu đen được đặt tại

đúng vị trí bạn muốn rồi nhả chuột.

Lúc này, bảng tính đã được di chuyển.

Cách sao chép một bảng tính sử dụng chuột:

Nếu bạn đã tạo một khung cho bảng tính và muốn sử dụng lại nó cho một hay nhiều bảng tính khác thì cách hợp lý nhất là bạn sao chép nó.

1. Nhấp chuột vào bảng tính bạn cần sao chép.

2. Nhấn và giữ phím Ctrl.

3. Nhấn và giữ chuột.


Ngay sau đó, trỏ chuột sẽ chuyển từ dạng mũi tên thành trỏ trên một trang giấy với một dấu + và một tam giác màu đen xuất hiện.

4. Kéo bảng tính đến khi tam giác màu đen trỏ đến vị

trí bạn muốn đặt để sao chép rồi nhả chuột.

Lúc này, bảng tính đã được sao chép.

Cách di chuyển hoặc sao chép một bảng tính tới một tệp bảng tính khác:

Nếu bạn muốn di chuyển hoặc sao chép một bảng tính tới một tệp bảng tính khác, bạn cần sử dụng hộp thoại Move or Copy và thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột phải vào bảng tính bạn muốn di chuyển hay sao chép.

2. Nhấp vào Move or Copy...trong menu tắt hiển thị.

Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.

3. Nhấp chuột vào danh sách trượt và chọn tệp bảng tính bạn muốn được di chuyển hay sao chép.

4. Sau đó nhấp vào tên của bảng tính tương ứng

Hoặc

4. tạo ra bản sao của bảng tính đó.

Nếu bạn muốn tạo một bản sao, bạn cần đánh dấu vào ô Creat a copy.

5. Nhấn OK.

Lúc này, bảng tính đã được di chuyển hoặc bản sao có tên giống tên của các bảng tính đã được chèn. Bản sao sẽ giữ nguyên tên của bản gốc thêm một số trong ngoặc.


BÀI TẬP: Quản lý các bảng tínhTrong bài tập này, bạn sẽ học cách xoá, chèn thêm, đặt tên các bảng tính.


1Mở tệp “Sweets”, tệp này được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’.





2 Lưu lại tệp với tên ‘More-sweets’.


• Chọn Save as.

• Gõ ‘More-sweets’ vào hộp chữ File name.

• Nhấn Save.

3 Xoá bảng tính ‘Sheet2’ và ‘Sheet3’.

• Nhập chuột phải vào tab của các bảng.

• Chọn Delete.

4 Đặt lại tên cho bảng tính còn lại là ‘Orange’

• Kích đúp chuột vào tab bảng tính

• Gõ ‘Orange’

5 Tạo một bảng tính mới, đặt tên là ‘Lemon’

• Kích chuột lên nút Insert Worksheet bên phải của các tab,

• Kích chuột phải lên tab đó, chọn Rename

• Gõ ‘Lemon’.

6 Mở file ‘Sweet-shop’ trong thư mục ‘Handle-workbook’



• Chọn tệp “Sweet-shop” rồi nhấn nút Open.

7Copy bảng tính ‘Sheet1’ từ tệp ‘sweet-shop’ sang tệp ‘More-sweet’.

• Kích chuột phải lên bảng tính ‘sheet1’,

• Chọn Move or Copy…

• nhấn vào danh sách To-books, chọn ‘More-sweets’

• đánh dấu tuỳ chọn Create a copy.

8 Đặt tên bảng tính vừa copy thành ’sweet-shop’.

• Làm giống bước 4

9 Đổi màu của các tab sang các màu xanh, đỏ và vàng

• Chuột phải lên tab bạn muốn đổi màu

• Chọn menu Tab color…

• Chọn màu theo ý muốn

10 Chuyển bảng tính ‘sweet-shop’ sang bên phải các bảng tính

• Nhấn chuột và kéo tab ‘Sweet-shop’ sang bên


khác. phải các bảng tính khác.

11 Lưu bảng tính và thoát khỏi Excel.

• nhấn nút Save trên thanh Quick access toolbar




2.3 Di chuyển và sao chépBên cạnh việc xóa và thay đổi dữ liệu, bạn cũng có thể di chuyển và sao chép chúng. Trước khi thực hiện những công việc này, bạn cần cho Excel biết bạn muốn di chuyển và sao chép cái gì.

Di chuyển Đánh dấu dữ liệu, cắt và dán chúng vào một vị trí mới.

Sao chép Đánh dấu dữ liệu, sao chép và dán chúng vào một vị trí mới.

2.3.1 Chọn ôTrước khi bạn làm bất kỳ thay đổi nào trong một bảng tính hiện có, bạn cần chọn các ô mà bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể thực hiện điều này theo nhiều cách khác nhau. Các cách chọn khác nhau tùy thuộc vào những tình huống khác nhau.

Khi một ô được chọn, nó sẽ được bao quanh bằng một khung màu đen. Khi các ô được chọn, chúng có nền màu xanh dương nhạt. Tuy nhiên, một trong các ô được chọn sẽ vẫn có màu trắng, đây là ô được kích hoạt. Nếu bạn nhập dữ liệu vào các ô đang được chọn thì dữ liệu sẽ được chèn vào ô kích hoạt (màu trắng).

Cách đánh dấu hoặc chọn một ô đơn:

1. Nhấp vào ô bạn muốn chọn.

Lúc này, ô đã được đánh dấu hay chọn.

Cách đánh dấu hoặc chọn nhiều ô liền nhau:

1. Đặt trỏ chuột đến ô đầu tiên sẽ được đánh dấu.

2. Nhấn và giữ chuột trái.

3. Kéo trỏ chuột tới ô cuối cùng sẽ được đánh dấu.

4. Nhả chuột.

Lúc này, vị trí đầu tiên, cuối cùng và các ô nằm ở giữa sẽ được đánh dấu.

Gợi ý: Bạn cũng có thể chọn các ô liền nhau bằng cách nhấn vào ô đầu tiên sẽ được chọn, nhấn F8 (Extend Selection sẽ

hiển thị trên thanh trạng thái). Nhấn đến ô cuối cùng sẽ được chọn và nhấn lại F8.

Cách đánh dấu hoặc chọn nhiều ô hay nhóm các ô không liền cạnh nhau:


1. Chọn ô/ nhóm các ô đầu tiên như bình thường.

2. Nhấn và giữ phím Ctrl.

3. Lựa chọn ô/nhóm ô tiếp theo như bình thường.

4. Lập lại bước ba đến khi bạn đã đánh dấu toàn

bộ các ô/ nhóm ô theo mong muốn.

5. Nhả phím Ctrl.

Lúc này, tất cả các ô/ nhóm ô đã chọn được đánh dấu.

Gợi ý: Thay vì việc nhấn và giữ phím Ctrl trong lúc chọn các ô không liền cạnh nhau, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Shift +

F8 (ký hiệu Add to Selection hiển thị trên thanh trạng thái), chọn các ô bạn cần một các bình thương và nhấn tổ hợp phím

Shift + F8 khi tất cả ô đã được đánh dấu xong.

Chú ý: Excel giới hạn những gì mà bạn có thể làm khi bạn chọn các ô không liền nhau. Ví dụ bạn có thể định dạng các ô không liền nhau, nhưng bạn không thể cắt hoặc sao chép sự lựa chọn này.

Cách chỉnh lại vùng chọn:

Nếu bạn muốn thay đổi ô đánh dấu cuối cùng, bạn làm như sau:

1. Nhấn và giữ phím Shift.

2. Nhấn ô mong muốn được đánh dấu, nó sẽ được coi như ô cuối cùng.

3. Nhả phím Shift.

Lúc này, phần đánh dấu đã được chỉnh sửa.

Cách chọn hoặc đánh dấu các cột, hàng và bảng tính:

Nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ các cột, hàng và bảng tính, cách thực hiện sau là cách dễ dàng nhất, cách này cũng phụ thuộc vào tình huống hiện hành:

Cả dòng Nhấp vào số hàng.

Các hàng liền kề Di chuột đánh dấu qua các số hàng mong muốn.

Các hàng không liền kề nhau Nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào các số hàng bạn muốn.

Toàn bộ bảng tính Nhấp vào ô nằm tại vị trí mà ký tự của cột và số dòng giao

nhau.

Chú ý: Cột cũng được đánh dấu hay chọn như cách thực hiện với hàng – Bạn chỉ cần sử dụng số cột thay cho số hàng.


Cách tự động chọn dữ liệu:

Excel cung cấp một lệnh tắt giúp bạn chọn một chuỗi các ô mà không cần di chuột hoặc nhấn phím Shift và nhấp bất kỳ thứ gì trong khi lệnh đang thực hiện. Đó là AutoSelect, nó là một lệnh đặc biệt để chọn tất cả các giá trị dữ liệu trong một hàng hoặc cột nào đó cho đến khi gặp một ô trống. Để thực hiện lệnh này, bạn làm như sau:

1. Di chuyển đến ô đầu tiên bạn muốn chọn.

Trước khi thực hiện tiếp, bạn cần quyết định hướng sẽ mở rộng vùng chọn.

2. Nhấn và giữ phím Shift.

3. Nhấp đúp chuột vào bất kỳ cạnh nào của ô hiện hành tương ứng với hướng mà bạn muốn AutoSelect.

Và lúc này, Excel tự động hoàn tất vùng chọn.

2.3.2 Di chuyển và sao chép sử dụng ClipboardKhi bạn muốn cắt hay sao chép nội dung thì phần nội dung được cắt hay sao chép đó sẽ được đặt trong bảng Clipboard. Nếu bạn sao chép hai mẫu dữ liệu thì chỉ các hạng mục gần nhất mà bạn sao chép mới được duy trì. Nhưng ngày nay, Excel có khả năng giữ đến 24 mục chọn các ô tách biệt nhau trong Office Clipboard. Thông tin này vẫn được giữ cho đến khi bạn có ít nhất một trình ứng dụng Office đang mở.

MỞ BẢNG CLIPBOARDThông thường bảng Clipboard được hiển thị như một thanh tác vụ khi bạn sao chép hoặc cắt hơn một mục trong một dòng. Nếu bảng Clipboard không tự động hiển thị thì bạn có thể tự mở nó theo cách thông thường.

Cách mở bảng Clipboard:

1. Nhấp chuột vào tab Home


2. Nhấp vào nút hiển thị hộp thoại Dialogue Box Launcher trong nhóm Clipboard.

Lúc này, bảng Clipboard và nội dung của nó đã hiển thị.

Gợi ý: Khi bảng Clipboard được mở ra, biểu tượng của bảng Clipboard sẽ được hiển thị bên phả thanh tác vụ mà không quan

tâm xem chương trình nào đang hoạt động. Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển sang chương trình Office khác, ví dụ như

Word, và có thể mở bảng Clipboard bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng của nó.

DI CHUYỂN HOẶC SAO CHÉP DỮ LIỆU TỪ CLIPBOARDDi chuyển Nếu bạn muốn di chuyển dữ liệu, bạn cần cắt dữ liệu và chèn các mục vào vị trí

mong muốn.

Sao chép Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu, bạn cần sao chép và chèn các bản sao vào vị trí mong muốn.

Trong phần tiếp theo, bạn sẽ được mô tả về cách di chuyển và sao chép sử dụng bảng Clipboard. Nếu bạn muốn di chuyển và sao chép nhiều hơn một mục thì bạn cần chọn Paste cho mục mong muốn trong bảng Clipboard.

Chú ý: Khi bảng Clipboard chứa 24 mục, thì nó sẽ đầy. Khi di chuyển hay sao chép mục thứ 25 thì điều này có nghĩa là mục

cũ nhất sẽ bị xóa.

Gợi ý: Nếu bảng Clipboard chứa dữ liệu mà tất cả chúng sẽ được chèn vào Excel cùng một lúc, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút Paste All.

CÁC THIẾT LẬP TUỲ CHỌN ĐỂ PASTE DỮ LIỆU

Khi dữ liệu được lấy ra từ bảng Clipboard, nút Paste Options sẽ được hiển thị . Nút này có khả năng dễ dàng truy cập để thay đổi cách dữ liệu được chèn vào nếu kết quả chèn dữ liệu không được như mong muốn.

Cách sử dụng các thiết lập tùy chọn của Paste:

1. Nhấp vào danh sách trượt của nút Paste

Options.

Một danh sách xuất hiện ngay dưới nút.

2. Chọn các thay đổi theo mong muốn.

Các chữ được chèn vào giờ đã thay đổi.

Chú ý: Nội dung các thiết lập tùy chọn của danh sách Paste Options phụ thuộc vào tình huống hiện hành.

Cách di chuyển một mục (clip):

1. Đánh dấu các ô hiện hành.

2. Nhấp vào tab Home.

3. Nhấp vào nút Cut trong nhóm Clipboard.


Lúc này, nội dung những ô được đánh dấu sẽ được đặt vào trong bảng Clipboard và những ô đó sẽ được bao quanh bằng những nét gạch chấm nhấp nháy.

4. Nhấp vào ô sẽ là điểm bắt đầu cho việc dán nội dung ô.

5. Nhấp vào nút Paste trong nhóm Clipboard.

Hoặc

5. Nhấn Enter.

Dữ liệu được chọn và dấu chấm gạch đã biến mất, và dữ liệu như mặc định sẽ được chèn vào ô kích hoạt. Dữ liệu lúc này đã được di chuyển.

Chú ý: Nếu bạn di chuyển dữ liệu tới ô đã chứa dữ liệu thì dữ liệu cũ sẽ bị thay thế.

Chú ý: Các đường gạch chấm có thể được hủy bằng cách sử dụng nút Esc.

Gợi ý: Trong Excel, dữ liệu được cắt có thể chỉ được chèn một lần bằng cách dùng nút Paste. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ vẫn có

trong bảng Clipboard và có thể được chèn không hạn chế.

Cách sao chép một mục (clip):

1. Đánh dấu các ô tương ứng.


3. Nhấp vào nút Coppy trong nhóm Clipboard.

Lúc này, nội dung những ô được đánh dấu sẽ được đặt vào trong bảng Clipboard và những ô đó sẽ được bao quanh bằng những nét gạch chấm nhấp nháy.

4. Nhấp vào ô sẽ là nơi bắt đầu đặt trỏ chuột.

5. Nhấp vào nút Paste trong nhóm Clipboard và nhấn Esc (để xóa đường gạchchấm).

hoặc

5. Nhấn Enter.

Lúc này, dòng gạch chấm đã được xóa và thông tin được chèn vào với dữ liệu của ô kích hoạt. Thông tin bây giờ đã được sao chép.

Chú ý: Nếu bạn sao chép thông tin tới các ô đã chứa sẵn thông tin thì những thông tin đang có sẽ bị xóa.

Gợi ý: Bạn có thể dễ dàng chèn các bản sao của tài liệu tới nhiều vị trí bằng cách lặp lại các bước 2 và 3, nhưng chỉ được sử dụng nút Paste ở bước 4, và tránh không nhấn Esc.

Cách di chuyển và sao chép một mục (clip) giữa các bảng tính và tệp bảng tính:

Bạn có thể di chuyển và sao chép dữ liệu giữa các bảng tính và các tệp bảng tính đang được kích hoạt như cách bạn di chuyển và sao chép dữ liệu từ vị trí này sang vị trí khác trong bảng tính. Bạn làm như sau:




3. Nhấn nút Cut hoặc nút Copy trong nhóm Clipboard.

4. Chuyển sang tệp bảng tính hoặc một bảng tính khác nơi mà bạn muốn chèn dữ liệu.

5. Nhấn vào ô bạn muốn chèn thông tin.

6. Nhấn nút Paste trong nhóm Clipboard.

Hoặc

6. Nhấn Enter.

Thông tin lúc này đã được di chuyển hoặc sao chép.

Chú ý: Bạn có thể di chuyển hoặc sao chép bằng cách dùng bàn phím. Nhấn <Ctrl>+<X> để cắt, <Ctrl>+<C> để sao chép

và <Ctrl>+<V> để dán.

2.3.3 Định hướng trong một bảng tínhBạn có thể di chuyển và sao chép dữ liệu trực tiếp bằng sử dụng chuột

Cách di chuyển dữ liệu sử dụng chuột:

1. Đánh dấu các ô.

2. Di chuột tới mép phần đã đánh dấu, sau đó nhấn và giữ chuột trái.

Trỏ chuột lúc này có hình tựa như các mũi tên.

3. Giữ chuột trong khi kéo tới vị trí mong muốn.

4. Nhả chuột.

Dữ liệu được đánh dấu lúc này đã được chuyển đi.

Chú ý: Nếu bạn di chuyển thông tin tới các ô đã chứa sẵn thông tin thì những thông tin đang có sẽ bị xóa.

Cách sao chép dữ liệu sử dụng chuột:


2. Nhấn và giữ phím Ctrl, và di chuột tới mép phần đã đánh dấu.

Một ô chú thích nhỏ sẽ xuất hiện gần trỏ chuột.

3. Kéo các ô đã đánh dấu đến vị trí mong muốn và nhả chuột.



Dữ liệu được đánh dấu lúc này đã được sao chép.

Chú ý: Nếu bạn di chuyển thông tin tới các ô đã chứa sẵn thông tin thì những thông tin đang có sẽ bị xóa.

2.3.4 Auto-FillAutoFill là một đặc tính hữu ích cho phép bạn tạo ra một cột hay hàng giá trị dựa vào chỉ một hoặc hai ô mà Excel có thể trích ra trong một chuỗi. Nói cách khác, AutoFill xem các ô mà bạn đã điền vào một cột hoặc hàng và sau đó đưa ra một tiên đoán hợp lý về các ô bổ sung mà bạn sẽ muốn thêm vào. Người ta thường sử dụng AutoFill cho các số trình tự, tháng hoặc ngày.

SAO CHÉP DỮ LIỆU SỬ DỤNG AUTO-FILLNếu bạn nhập một thông tin nào đó và muốn sao chép sang ô bên cạnh, sử dụng AutoFill lúc này quả thật hợp lý.

Cách sao chép sử dụng AutoFill:

1. Đánh dấu ô hay khu vực ô mà bạn muốn sao chép.

2. Di chuột về đáy dưới bên phải của viền quanh ô.

Trỏ chuột sẽ đổi thành hình dấu cộng màu đen.

3. Kéo viền ô có chứa dữ liệu tới ô bạn muốn sao chép.

Dữ liệu được lựa chọn lúc này đã được sao chép và AutoFill Options (các tùy

chọn của AutoFill) hiển thị ở góc phải của ô.

4. Nhấn vào các chế độ tùy chọn của AutoFill nếu muốn và lựa chọn các chế độ

mong muốn trong danh sách hiển thị. Nội dung của danh sách này tùy thuộc

vào từng tình huống.

CHÈN CHUỖI DỮ LIỆU SỬ DỤNG AUTO-FILLNếu dữ liệu bạn sao chép sử dụng AutoFill thuộc một phần của một chuỗi dữ liệu, ví dụ 10 bảng tính nhân hoặc ngày trong tuần, AutoFill sẽ hoàn thành chuỗi đó thay vì sao chép từng dữ liệu.

Ngoài ra, Excel còn có thể tạo những chuỗi các ngày, các tháng, các năm, giờ, các số theo thứ tự tăng dần.

Cách tạo một chuỗi dữ liệu sử dụng AutoFill

1. Nhập dữ liệu vào một hay nhiều ô cần tạo chuỗi.

2. Đánh dấu dữ liệu.


3. Di chuột về đáy dưới bên phải của viền quanh ô.

Trỏ chuột sẽ đổi thành hình dấu cộng màu đen.

4. Kéo viền ô có chứa chuỗi dữ liệu tới ô bạn muốn sao chép.

Một gợi ý sẽ hiển thị giá trị được chèn vào ô cuối cùng.

Các ô được chọn lúc này đã chứa các giá trị từ chuỗi thông tin tương ứng.

5. Nhấp vào Auto Fill Options (các chế độ tùy chọn của AutoFill) nếu muốn và

lựa chọn các chế độ mong muốn trong danh sách hiển thị.

SAO CHÉP MỘT CÔNG THỨC SỬ DỤNG AUTO-FILLMột bảng tính thường bao gồm các công thức tương tự nhau mà bạn có thể tái sử dụng các công thức của bạn. Nếu bạn có một dãy số ở các hàng mà các số được đặt trong các cột và các hàng thì sẽ được tính toán bằng phương pháp giống nhau, bạn có thể chỉ tạo công thức một lần rồi sau đó sao chép lại cho các cột/hàng khác. Khi bạn sao chép một công thức, Excel sẽ dùng cái gọi là sao chép thông minh, tức là Excel sẽ tạo công thức ở vị trí mới. Bạn có thể sao chép công thức bằng cách dùng bảng Clipboard, nhưng sẽ nhanh hơn nếu dùng chức năng AutoFill.

Cách sao chép một công thức sử dụng AutoFill:

1. Nhấp vào ô có công thức bạn muốn sao chép.

2. Di chuyển tới viền của ô.

Lúc này, trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu cộng màu đen.

3. Kéo tới ô bạn đánh dấu, nơi bạn muốn công thức được sao chép, sau đó nhả chuột.

Công thức giờ đã được sao chép và kết quả được hiển thị trên các ô tương ứng. Lưu ý rằng công thức sẽ thay đổi trong khi sao chép, vì tùy vào các ô tham chiếu thì kết quả sẽ được điều chỉnh.

Trong ví dụ này, công thức đã được sao chép từ hàng 3 tới 4, và sự liên quan của các hàng đã được thay đổi từ 3 tới 4. Công thức ở cùng cột, và được giữ nguyên ở cột A và D

.

2.3.5 Xoá và chèn thêm các ô, hàng và cộtKhi chỉnh sửa một bảng tính, đôi khi bạn sẽ nhận thấy giao diện hiển thị trông rất lạ, vì tất cả ô trống sẽ bất ngờ xuất hiện.Có thể không còn chỗ trống để bạn di chuyển dữ liệu. Bạn có thể giải quyết bằng cách xóa và chèn thêm các ô, hàng và cột. Khi xóa và chèn các ô, hàng, cột, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển cùng lúc đó.

Cách xóa các ô, hàng và cột:









2 Gõ ‘Monday’ và ‘Tuesday’ vào các ô A1 và B1.

• Lần lượt kích hoạt và gõ ‘Monday’ và ‘Tuesday’ vào các ô A1 va B1

3Sử dụng chức năng auto-fill để thêm những ngày còn lại trong tuần vào bảng tính,

• Chọn ‘Monday’, kéo sang ô ‘Tuesday’ rồi nhả chuột.

• kích và giữ chuột vào dấu cộng bên phải duới vùng chọn, kéo đến ‘Sunday’ rồi nhả chuột.

4 Thêm một cột nữa trước cột A.• Nhấn chuột phải vào ô A1 và chọn Insert…

• chọn Entire column và nhấn OK.

5 Gõ số ‘1’ và ‘2’ tại ô A2 và A3. • Nhập số ‘1’ sau đó gõ Enter để xuống ô dưới, gõ ‘2’.

6 Dùng auto-fill chèn thêm các số đến ‘7’.

• Chọn A2 và A3, kéo cho đến giá trị bằng 7

7 Xoá cột G sao cho mất chữ ‘Saturday’.

• nhấn chuột lên ký tự của cột G,

• Chọn Delete trên thanh Ribbon.

8Gõ ‘English’ vào B2 và sao chép chữ ‘English’ vào Clipboard.

• Gõ chữ ‘English’ vào ô b2 rồi nhấn Enter.

• chọn lại ô B2 rồi nhấn nút copy

9Đánh dấu các ô C4, C5, D6, E2, F5. Rồi chèn chữ ‘English’ vào các ô này

• Chọn ô C4, giữ phím Ctrl rồi lần lượt chọn các ô C5, D6, E2, F5.

• Nhấn nút Paste.

10Gõ Vacation vào B7 và dùng chuột sao chép Vacation vào E6

• Gõ Vacation vào B7, nhấn chuột và giữ phím Ctrl, kéo cạnh của ô được chọn sang E6 .

• Nhả Ctrl

11 Gõ Math vào B5 và dùng auto-fill để copy vào ô B6

• Chọn ô B5

• Gõ “Math”

• Kéo cạnh của ô được cho sang B6

12Di chuyển dội dung các ô B5, B6 tới các ô F4, F5 sử dụng Clipboard.

• Chọn các ô B5, B6

• nhấn nút Cut

• nhấn vào ô F4, chèn nội dung từ các ô được cắt sử dụng nút Paste

13 Xoá ô E4 và E5 và chuyển các ô dưới lên trên.

• Chọn ô E4, E5 và đưa các ô phía dưới lên.

• Kích chuột phải, chọn Delete…

• Chọn Shift cells up và nhấn OK.

14Lưu tệp thành ‘Time-table’ trong thư mục ‘Handle-workbook’ và thoát Excel

• Nhấn nút Save, mở thư mục ‘Handle-workbook’, gõ ‘Time-table’, nhấn Save.

1. Đánh dấu các ô bạn muốn xóa.


3. Nhấp vào danh sách trượt của nút Delete trong nhóm Cells.

4. Chọn Delete Sheet Rows hay Delete Sheet Columns, tùy theo mong muốn của bạn.

Hoặc

4. Chọn Delete Cells…

Hộp thoại Delete xuất hiện.

5. Nhấp vào lựa chọn mong muốn.

6. Nhấp OK.

Các ô đánh dấu đã được xóa, các ô khác vẫn giữ nguyên vị trí.

Gợi ý: Bạn có thể xóa cột một cách nhanh chóng bằng cách nhấn chuột phải ở số hàng hoặc cột đó và lựa chọn Delete.

Cách chèn các ô, hàng và cột:

1. Đánh dấu vào khu vực bạn muốn chèn các ô/hàng/cột.



4. Chọn Insert Cells…

Hộp thoại Insert xuất hiện.

5. Nhấp vào lựa chọn mong muốn.

6. Nhấp OK.

Các ô, hàng, và cột đã được chèn vào vị trí mong muốn.

Gợi ý: Bạn có thể chèn ô, hàng, cột một cách nhanh chóng bằng cách nhấn chuột phải ở ô, số hàng hoặc cột đó và lựa chọn

Insert.

Cách chèn thêm nhiều hàng hoặc cột cùng một lúc:

1. Đánh dấu số lượng hàng hoặc cột bạn muốn chèn.2. Nhấp vào tab Home.


4.Chọn Insert Sheet Rows để chèn số hàng mong muốn.

Hoặc


4. Chọn Insert Sheet Columns để chèn số cột theo mong muốn.

Lúc này, Excel đã chèn số hàng hay cột theo mong muốn của bạn.

Gợi ý: Bạn có thể chèn vào toàn bộ cột hoặc toàn bộ hàng nhanh chóng bằng cách nhấn chuột phải vào số thứ tự của hàng

hoặc chữ cái của cột, cột hoặc hàng mới sẽ được chèn vào sau khi bạn lựa chọn Insert.


BÀI TẬP: Di chuyển và sao chépTrong bài tập này, bạn sẽ học cách di chuyển và sao chép dữ liệu, sử dụng chức năng auto-fill để thêm những hàng mới.





BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VÀ INKhi bạn đã tạo ra một tệp bảng tính cơ bản, nếu bạn có dự định sẽ in dữ liệu và gửi nó cho các đồng nghiệp hoặc bạn mình xem, bạn cần nghĩ đến việc định dạng trang bảng tính của mình sao cho dễ xem nhất. Trong bài học này, bạn học được cách định dạng và chỉnh sửa cho bảng tính của bạn chuẩn bị sẵn sàng cho việc in. Ngoài ra, bạn còn học được cách điều chỉnh chức năng trang của bảng tính và điều chỉnh kết quả màn ảnh trước khi in. Và cuối cùng bạn sẽ học được cách in một bảng tính hoặc một phần của bảng tính.


• Điều chỉnh độ dài của hàng và độ rộng của cột.

• Định dạng và điều chỉnh dữ liệu.

• Sử dụng bút định dạng.

• Tìm và thay thể các số đặc biệt hay các chữ trong bảng tính của bạn.

• Tìm và sửa lỗi chính tả bằng cách dùng chức năng kiểm tra chính tả.

• Thêm, chỉnh sửa và xóa các trang tính.

• Điều chỉnh chế độ trang, ví dụ lề, đầu trang và kiểu in.

• In một bảng tính hoặc một phần của bảng tính.


3.1 Định dạng bảng tínhKhi bạn muốn nhập thông tin và tạo những công thức mong muốn vào bảng của bạn thì đây là lúc bạn tạo giao diện cho bảng. Giao diện của bảng sẽ làm cho bảng đó dễ dàng đọc và hiểu.

Excel sẽ cố đoán loại dữ liệu bạn nhập vào ô bảng tính và định dạng dữ liệu trong ô bằng cách sử dụng kiểu đã được định săn. Bạn có thể chèn một trong các loại dữ liệu dưới đây vào trong một ô bảng tính:

Số (Number) Định dạng số sử dụng một số lượng cố định các chữ số thập phân (mà bạn xác lập). Điều đó có nghĩa rằng các dấu thập phân luôn luôn nằm trên cùng một đường (giả sử rằng bạn định dạng cho toàn bộ cột). Định dạng Number cũng luôn luôn cho bạn sử dụng dấu phẩy như là một toán tử giữa các nhóm ba chữ số, vốn rất hữu ích nếu bạn làm việc với những số thật dài. Cuối cùng, bạn có thể chọn để có các số âm được hiển thị với dấu hiệu âm, trong dấu ngoặc hoặc mẫu tử có màu đỏ.

Chữ (Text) Một vài người sử dụng định dạng Text cho các số, tất nhiên điều này là hoàn toàn có thể. Định dạng Text đơn giản hiển thị một số dưới dạng văn bản, mặc dù bạn vẫn có thể thực hiện các phép tính với nó. Excel hiển thị các số chính xác như nó đã được lưu trong máy và đặt nó ở lề bên phải của cột. Bạn có thể có kết quả như vậy bằng cách đặt một dấu phẩy lửng (‘) trước số (cách này sẽ không cho phép bạn để sử dụng số trong việc tính toán).

Ngày tháng và thời gian Bạn có thể sử dụng mọi thứ từ các kiểu nén như 3/13/08 đến các định dạng dài hơn mà chứa ngày trong tuần, ví dụ như Sunday, March 13, 2008. Các định dạng thời gian cho bạn các tùy chọn tương tự, bao gồm khả năng để sử dụng một đồng hồ 12 giờ hoặc 24 giờ. Hiển thị giây, hiển thị các giây dưới dạng phân số, và bao gồm cả các thông tin ngày tháng.

Nhấn tổ hợp phím <Ctrl>+<;> (Dấu chấm phẩy) để chèn ngày tháng hiện hành, ví dụ 8/11/08.

Nhấn tổ hợp phím <Ctrl>+<:> (Dấu hai chấm) để chèn thời gian hiện hành, ví dụ 2:34.

Công thức Luôn bắt đầu bằng dấu =. Khi công thức được hoàn thành, kết quả của công thức sẽ được hiển thị trên ô bảng tính, trong khi đó bản thân công thức sẽ được đọc trên thanh công thức.

Hình ảnh Ví dụ như ClipArt, WordArt, các bức ảnh, tranh vẽ, các hình quét ...

Siêu liên kết Đường linh tới các tài liệu khác trong ổ cứng của bạn, ví dụ như văn bản chữ, hay các trang web trên mạng.

3.1.1 Điều chỉnh chiều cao hàng và độ rộng cộtExcel sẽ tự động điều chỉnh chiều cao của hàng và độ rộng của cột đến các số (không phải phần chữ) có trong những ô bảng tính đến khi bạn hài lòng. Vì lý do này, Excel cũng có chức năng để bạn điều chỉnh chiều cao của hàng và độ rộng của cột. Bạn có thể thực hiện việc này bằng một số cách.


Cách tự động điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng

Nếu bạn muốn cột của mình rộng hơn để vừa những thông tin dài nhất trong cột tương ứng, bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấn đúp chuột vào đường giữa ký tự của cột tương ứng và ký tự của các cột tiếp theo.

Lúc này, độ rộng của cột đã được điều chỉnh.

Chiều cao của hàng cũng được điều chỉnh tương tự như vậy, ngoại trừ những dòng ở giữa số hàng thì bạn phải nhấn vào.

Cách điều chỉnh độ rộng cột sử dụng chuột

1. Đặt trỏ chuột vào giữa ký tự của cột tương ứng và ký tự của các cột tiếp theo.

2. Kéo đường của cột tới vị trí mong muốn. Trong khi kéo, độ rộng

hiện hành của cột cũng được hiển thị ở ô nhỏ phía trên trỏ

chuột.

Lúc này, độ rộng của cột đã được thay đổi. Chiều cao của hàng cũng được thay đổi theo cách tương tự.

Gợi ý: Bạn có thể tạo nhiều cột với cùng một độ rộng cùng một lúc bằng cách lựa chọn các cột trước khi thay đổi độ rộng của

cột. Bạn có thể đánh dấu nhiều cột bằng cách nhấn phím Ctrl và chọn các cột tương ứng.

Cách điều chỉnh chính xác độ rộng của cột

1. Nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào ký tự của

các cột có độ rộng bạn muốn thay đổi.

2. Di chuột tới tab Home. Sau đó, nhấp vào nút Format trong nhóm Cells.

3. Chọn Column Width trong danh sách vừa hiển thị.

Hộp thoại Column Width được hiển thị.

4. Nhập độ rộng mong muốn cho cột.

5. Nhấn

OK.

Cột được chọn lúc này đã thay đổi độ rộng. Bạn có thể thay đổi chiều cao hàng bằng cách chọn tương tự nhưng thay vì chọn Column Width, bạn chọn Row Height.


3.1.2 Các định dạng sốTrong mục này, bạn sẽ được giới thiệu về tab Number trong hộp thoại Format Cells. Tab này cho phép bạn điều khiển cách Excel hiển thị dữ liệu số trong một ô bảng tính. Excel cho bạn một danh sách dài các định dạng sẽ được liệt kê dưới đây và nó cũng cho phép bạn tạo ra định dạng của riêng bạn. Cẩn thận sử dụng màu, các đường viền và phông chữ có thể làm nên điều khác giữa một mớ dữ liệu lộn xộn và một bảng tính làm việc vốn dễ hiểu.

Khi bạn tạo ra một bảng tính mới, Excel sẽ tự động định dạng số đó theo định dạng chuẩn, nghĩa là số đó sẽ được căn sang bên phải của ô. Tuy nhiên, các số sẽ dễ đọc hơn nếu bạn định dạng chúng phù hợp với các trường hợp cụ thể như tiền tệ, số điện thoại, ngày tháng và v.v…

Chú ý: Việc định dạng số không ảnh hưởng đến giá trị kết quả của số khi thực hiện tính toán trong Excel.

Bạn có thể tham khảo thêm các định dạng số khác nhau trong bảng liệt kê dưới đây:

General (Thông thường)

Number (Số)

Currency (Tiền tệ)

Accounting (Kế toán)

Date hay Time (Ngày tháng hay thời gian)

Percentage (Phần trăm)

Fraction (Phân số)

Scientific (Khoa học)

Text (Chữ)

Special (Đặc Biệt)

Custom (Tùy chọn)

Cách định dạng số trong ô

1. Đánh dấu những ô muốn định dạng.

2. Di chuột tới tab Home. Trong nhóm Number, nhấp vào nút Dialogue Box Launcher .

Hộp thoại Format Cells hiển thị.


Currency

3. Tại tab Number, lựa chọn loại định dạng số mong muốn tại danh sách phía bên trái.

Tùy theo loại bạn lựa chọn, các thiết lập sẽ được hiển thị phía bên phải của hội thoại.

4. Lựa chọn thiết lập mong muốn.

5. Nhấn OK.

Các ô đã đánh dấu lúc này đã hiển thị với định dạng số mong muốn. Nếu bạn đánh dấu các ô trống thì kể từ thời điểm này, khi nhập số vào ô, số sẽ tự động chuyển sang định dạng đã chọn.

Gợi ý: Khi bạn sử dụng cùng một định dạng số ba lần liên tiếp trong một cột thì định dạng số này sẽ tự động được dùng cho

tận cuối cùng của cột.

Cách định dạng số sử dụng nhóm Number

Sử dụng nhóm Number để thay đổi các định dạng số đơn giản chính là một ưu điểm trong Excel. Bạn chỉ cần đánh dấu ô muốn thay đổi định dạng số và nhấp chọn các nút, các nút danh sách trượt thay đổi tương ứng trong nhóm Number.s

Lưu ý rằng khi bạn chọn nút tiền tệ (Currency), ký hiệu tiền tệ sẽ nằm bên trái ô còn số lượng tiền tệ sẽ nằm bên phải. Còn nếu khi chọn định dạng tiền tệ trong hộp thoại thì tất cả đều cùng

nằm về phía bên phải.


Percent

Separator sign.

Decrease decimal

Increase decimal

Chú ý: Lượng số thập phân hiển thị thêm sẽ không ảnh hưởng tới kết quả tính toán của Excel.

3.1.3 Căn chỉnh dữ liệu trong ôNhư bạn đã học trong các phần trước, Excel tự động căn chỉnh các ô theo loại thông tin mà bạn đã nhập. Nhưng nếu kiểu căn chỉnh mặc định đó không như bạn mong muốn.

May mắn là trong hộp thoại Format Cells, tab Alignment cho bạn dễ dàng thay đổi kiểu căn chỉnh cũng như điều khiển một số xác lập thú vị khác như khả năng xoay nội dung.

Tab Alignment trong hộp thoại Format CellsTại đây bạn có thể chọn dữ

liệu nằm về phía bên trái hay bên phải ô tính. Còn theo mặc định thì chữ sẽ nằm phía bên trái và số nằm phía bên phải.

Tại đây bạn có thể chọn dữ

liệu sẽ nằm ở trên hay ở dưới cạnh của ô tính.

Tại đây bạn có thể định

hướng cho chữ như trong bảng (4). Nếu không thích, bạn có thể phục hồi bằng cách nhấp vào đây.

Kéo hình vuông đỏ để thay

đổi hướng của chữ. Bạn cũng có thể điều chỉnh hướng theo ý muốn trong hộp. Các ô vuông đen hiển thị các góc 45, 90, -45 và -90 độ.

Đánh dấu vào đây nếu

muốn chữ nằm thu gọn, vì nó sẽ cùng chiều rộng với cột và được thêm đủ số dòng cần thiết.

Đánh dấu vào đây nếu muốn toàn bộ nội dung của ô tính hiển thị chỉ trong ô tính đó. Excel sẽ tự giảm kích cỡ nhưng cỡ phông

chữ không thay đổi.

Đánh dấu vào ô này nếu muốn nhiều ô tính ghép thành một ô tính.


1

2

3

4

5

6

7

1

2 3 4

5

6

7

Cách thay đổi kiểu căn chỉnh

1. Đánh dấu những ô muốn căn chỉnh.

2. Di chuột tới tab Home. Trong nhóm Alignment, nhấp vào nút Dialogue Box Launcher .


3. Tại tab Alignment, chọn các căn chỉnh và hướng theo mong muốn.

4. Nhấn OK.

Mọi căn chỉnh lúc này đã được thực hiện.

Gợi ý: Để tạo các tiêu đề cột có một góc nghiêng, bạn có thể tạo thêm

chỗ trống cho tiêu đề dài hơn trong độ rộng cột.

Cách thay đổi kiểu căn chỉnh sử dụng nhóm Alignment

Để thay đổi căn chỉnh một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, bạn có thể sử dụng nhóm Alignment trên thanh Ribbon.

Đầu tiên, bạn cũng đánh dấu các ô muốn căn chỉnh.

Sau đó, nhấn vào các lựa chọn trên nhóm Alignment theo mong muốn.

3.1.4 Phông chữ (Font)Như trong hầu hết các chương trình Windows, bạn có thể tùy biến văn bản trong Excel, áp dụng nhiều màu thú vị và kiểu chữ lạ mắt. Bạn có thể thay đổi phông chữ cho phần chữ cũng như phần số. Điều này giúp cho việc đọc bảng tính của bạn sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể thực hiện mọi thứ từ mở rộng các tiêu đề chính cho đến tô màu các số lớn. Giao diện của phông chữ có thể thay đổi bằng cách thay đổi một trong những chức năng của phông chữ, nhưng bạn có thể thay đổi một vài chức năng cùng một lúc.

Cách thay đổi kiểu phông cho chữ và số

1. Đánh dấu những ô muốn thay đổi định dạng.

2. Di chuột tới tab Home. Trong nhóm Font, nhấp

vào nút Dialogue Box Launcher


3. Tại tab Font, thay đổi định dạng theo mong muốn.

Chú ý xem phần hiển thị ví dụ để kiếm tra xem bạn đã có kết quả như mong đợi chưa.

4. Nhấn OK.


Thông tin được đánh dấu đã hiển thị như bạn mong muốn.

Cách thay đổi phông sử dụng nhóm Font

Để thay đổi phông chữ và màu sắc một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, bạn có thể sử dụng nhóm Font trên thanh Ribbon.

1. Đầu tiên, bạn cũng đánh dấu vào các ô muốn thay đổi.

2. Sau đó, nhấn vào các lựa chọn trên nhóm Font theo mong muốn.

3.1.5 Các đường viềnĐường ghi sáng hiển thị trong bảng tính của bạn khi bạn xem trên màn hình gọi là những đường kẻ ô. Khi ở dạng chuẩn các đường đó không hiển thị khi in. Nếu bạn muốn tạo bảng, bạn có thể chọn chèn đường viền. Một thuận lợi nữa đó là bạn có thể chọn riêng những ô chứa đựng thông tin.

Tab Border trong hộp thoại Format Cells

Nếu bạn muốn chèn viền vào bảng tính, bạn có thể sử dụng tab Border trong hộp thoại Format Cells

Tại đây bạn có thể chọn loại đường kẻ thích hợp cho

viền khung.

Các đường viền thường có màu đen. Nếu muốn bạn có

thể thay màu bằng cách nhấp vào danh sách trượt và chọn màu.

Nhấp chuột vào đây nếu bạn muốn bỏ tất cả đường

viền khung.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn tạo một khung viền xung

quanh các ô tính đã chọn trong bảng tính.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn tạo viền giữa các ô tính đã

chọn trong bảng tính.

Nhấp vào một trong những nút này để tạo hoặc bỏ

đường viền.

Các lựa chọn viền sẽ được hiển thị tại đây. Bạn có thể tạo/bỏ các viền bằng cách nhấp chuột trực tiếp vào ô.

Cách chèn đường viền cho bảng tính

1. Đánh dấu vào ô bạn muốn chèn đường viền.

2. Di chuột tới tab Home. Trong nhóm Cells, nhấp vào nút Format .

3. Chọn Format Cells... nằm dưới dùng trong danh sách trượt.



1

2

3

4

5

6

7

1 3 4 5

6 7

2

4. Chọn tab Border.

5. Chọn các kiểu đường viền theo mong muốn.

6. Nhấn OK.

Lúc này, bảng tính đã được chèn kiểu đường viền theo mong muốn.

Gợi ý: Nếu bạn có phần chữ hẹp thì chọn đường viền bên trong sẽ tự động có kết quả giống như phần chữ.

Cách chèn đường viền sử dụng nút Border

Các kiểu mẫu đơn giản nhất cho đường viền có thể được chọn bằng nút Border trên nhóm Font

trong bảng Ribbon . Đánh dấu các ô muốn chèn đường viền, sau đó nhấp vào nút Border trên nhóm Font. Tiếp theo, chọn kiểu mẫu để áp dụng.

3.1.6 Trang trí nềnCách tốt nhất để gây sự chú ý đến thông tin quan trọng là bạn sử dụng trang trí nền. Excel cung cấp hàng chục cách khác nhau để làm nổi bật bất kỳ vùng chọn ô. Bạn có quyền lựa chọn một màu nguyên, nghĩa là một màu trơn không có mẫu trang trí (pattern).

Tab Fill trong hộp thoại Format Cells

Bạn có thể sử dụng tab Fill trong hộp thoại Format Cells để đổ màu cho bảng của bạn.

Nhấp chuột vào màu bạn cần.

Nếu bạn không cần màu, chọn No Color.

Bạn có thể chọn màu khác cho mẫu tô bằng cách nhấp

vào danh sách trượt, sau khi đã xác định, bạn chọn một màu.

Nếu bạn muốn đè một mẫu tô lên màu, bạn phải nhấp

chuột vào danh sách trượt và chọn mẫu tô. Bạn có thể thấy mẫu hiện ngay bên dưới cửa sổ.

Ngoài các màu đơn, bạn có thể chọn các hiệu ứng kèm

theo bằng cách nhấp vào nút Fill Effects...

Nếu các màu hiển thị ở trên chưa thích hợp theo ý

bạn. Bạn có thể nhấp vào nút More Colors...

Tại đây bạn có thể xem mẫu kết quả bạn đã chọn.

Cách đổ màu cho các ô bảng tính của bạn

1. Đánh dấu vào ô bạn muốn đổ màu.


1

2

3

4

5

6

7

1

2 3

4

5 67

2. Di chuột tới tab Home. Trong nhóm Cells, nhấp vào nút Format .

3. Chọn Format Cells... nằm dưới dùng trong danh sách trượt.


4. Chọn tab Fill.

5. Chọn các kiểu màu, mẫu tô và các hiệu ứng theo mong muốn.

6. Nhấn OK.

Và lúc này, ô bảng tính đã được đổ màu theo mong muốn của bạn.

Gợi ý: Bạn cũng có thể đổ màu cho các ô không liền kề ví dụ như ô ở các cột khác. Điều này sẽ giúp ích cho việc định dạng

bảng vì một mẫu tô có thể được lặp lại trên bất kỳ cột nào.

Cách đổ màu cho các ô bảng tính sử dụng nút Fill Color

Nếu bạn muốn đổ một màu nguyên cho ô bảng tính một cách nhanh nhất, bạn có thể sử dụng nút Fill Color nằm trên nhóm Font trong bảng Ribbon. Đánh dấu các ô bạn muốn đổ màu, sau đó nhấp

vào nút Fill Color trong nhóm Font, tiếp theo chọn màu theo mong muốn.

3.1.7 Công cụ bút định dạngFormat Painter là một công cụ đơn giản nhưng trang nhã, cho bạn sao chép tất cả xác lập định dạng của một ô bao gồm các phông, màu, vùng tô, các đường viền và thậm chí định dạng số từ một ô này sang ô khác.

Cách sử dụng bút định dạng

1. Di chuyển đến một ô có định dạng mà bạn muốn sao chép.

2. Di chuột đến tab Home.

3. Nhấp vào nút Format Painter trong nhóm Clipboard.

Lúc này trỏ chuột biến thành một biểu tượng cọ sơn, biểu thị Excel sẵn sàng sao chép định dạng.

4. Nhấp vào ô nơi bạn muốn áp dụng định dạng và nhả chuột.

Và lúc này Excel đã áp dụng định dạng được sao chép và con trỏ biến trở lại diện mạo bình thường của nó.

Gợi ý: Nếu bạn muốn sao chép định dạng được chọn sang một số ô cùng một lúc, chỉ việc di chuột để chọn một nhóm ô,

hàng hoặc cột thay vì nhấp một ô.


3.1.8 Các kiểu mẫu cho ô bảng tínhCác kiểu mẫu (style) cài sẵn của Excel được chia thành các hạng mục riêng biệt theo cách bạn có thể sử dụng chúng.

Hạng mục “Good, Bad and Neutral” cho bạn tách biệt tin tốt với tin xấu bằng cách sử dụng các phiên bản được tô bóng cẩn thận của các màu chung: đỏ, vàng và xanh lục.

Hạng mục “Titles and Headings” thêm định dạng đường viền để tạo nên các tiêu đề đẹp mắt.

Hạng mục “Themed Cell Styles” cho bạn một dãy các ô được tô màu, tô bóng khác nhau, được chọn để phù hợp hài hòa với một hạng mục khác dựa vào theme tệp bảng tính hiện hành.

Các kiểu mẫu cho bạn một tập hợp các xác lập định dạng được tùy biến, cho tập hợp đó một tên và lưu trữ nó trong một file bảng tính. Sau đó bạn có thể áp dụng những xác lập này ở bất cứ nơi nào bạn cần.

Mọi bảng tính Excel bắt đầu với một tập hợp kiểu mẫu tạo sẵn. Microsoft đã thiết kế các kiểu mẫu này với hai mục đích: cho bạn truy cập nhanh đến các lựa chọn định dạng phổ biến và thực tiễn nhất và tạo những tài liệu trông đẹp mắt.

Cách áp dụng kiểu mẫu cho ô bảng tính

1. Nhấp vào ô bạn muốn áp dụng kiểu mẫu.

2. Di chuột vào tab Home.

3. Nhấp vào nút Cell Styles trong nhóm Styles.

4. Chọn kiểu mẫu mong muốn trong một bảng mẫu tạo sẵn.

Lúc này, ô bảng tính đã được áp dụng kiểu mẫu theo mong muốn.


BÀI TẬP: Định dạng bản tínhTrong bài tập này, bạn sẽ mở, đóng, tạo mới và sắp xếp các tệp bảng tính của chương trình Excel.


1Mở tệp “Sweets”, tệp này được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’





2 Định dạng ô

• Chọn ô C2 tới ô C5

• Ấn nút trong nhóm Number.

• Chọn

• Ấn OK

• Nhấp nút

• Chọn ô B2 tới ô B5.

3 Chỉnh sửa ô Tiêu đề

• Chọn ô B2, C2

• Chọn kiểu phông Time New Roman font trong nhóm Font.

• Chọn cỡ 12

• Chọn Bold

• Chọn danh sách trượt trong và chọn .

4 Tạo đường viền

• Chọn ô A2 tới ô C5

• Chọn danh sách trượt trong

• Chọn

5 Chọn theme cho bảng tính• Ấn nút Customize Quick Access Toolbar .

• Chọn

• Trong danh sách trượt của “Choose command from”

• Chọn

• Kích đúp vào

• Ấn nút OK

• Ấn nút


• Chọn kiểu

6 Thoát Excel mà không lưu lại.• Ấn nút Office.



3.2 Điều chỉnh mở rộngMục đích của việc điều chỉnh mở rộng là để tạo nên sự thay đổi cuối cùng cho nội dung. Thường thì đó là một ý tưởng hay trong việc hội nhập các phần của một định dạng bảng tính khi chỉnh sửa toàn bộ giao diện bảng tính và vì trong việc định dạng bạn sẽ dễ dàng kết nối với phần nội dung hơn.

3.2.1 Tìm kiếm và thay thếNếu bạn muốn chỉnh sửa một vùng trên bảng tính nơi có các số và các chữ đặc biệt, bạn có thể sử dụng chức năng Find để tìm những vùng tương ứng. Nếu bạn muốn thay thế số/ chữ bạn có thể sử dụng chức năng Replace.

Tab Find trong hộp thoại Find and Replace

Nếu bạn muốn tìm kiếm số hay chữ nào đó, hãy sử dụng tab Find trong hộp thoại Find and Replace

Tại đây bạn sẽ gõ nhập số hay từ bạn

muốn tìm kiếm.

Nút này sẽ ẩn hoặc hiện tất cả các thiết

lập trong hộp thoại.

Tại đây bạn có thể chọn tìm kiếm chỉ

trong bảng tính hiện tại hay trong toàn bộ tệp bảng tính.

Tại đây bạn có thể chọn tìm kiếm các

công thức, các giá trị hay các nhận xét.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn thấy một danh sách gồm toàn bộ các ô được tìm thấy. Sử dụng danh sách đó để bạn chọn ô cần

tìm.

Nhấp vào đây để tìm và đánh dấu các ô tương ứng tiếp theo.

Cách tìm số hay chữ sử dụng chức năng Find

1. Nhấn vào một ô trên bảng tính mà bạn muốn tìm kiếm.

2. Di chuột vao tab Home.

3. Nhấp vào nút Find&Select trong nhóm Editing và chọn Find... trong danh sách trượt.

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

4. Nhập số/chữ mà bạn muốn tìm trên ô Find what.

5. Nhấn nút lựa chọn Options>> và lựa chọn cài đặt.


1

2

3

4

1

5

6

1

3

45 6

2

6. Nhấn nút Find next.

Nếu chức năng tìm kiếm tìm thấy được ô nào thỏa mãn thì ô đó sẽ được đánh dấu.

7. Nhấn vào ô và thực hiện thay đổi

hoặc

7. Nhấn tiếp nút Find next để tiếp tục tìm kiếm.

Nếu chức năng tìm kiếm không tìm thấy thêm một ô thỏa mãn điều kiện, chỗ đánh dấu sẽ chuyển sang giữa các ô được tìm. Nếu chỉ có một ô được tìm thấy, chỗ đánh dấu sẽ ở nguyên vị trí cũ.

8. Nhấn Close khi bạn sử dụng xong chức năng tìm kiếm.

Chú ý: Nếu bạn không thể nhớ chính xác Số/ Chữ mà bạn muốn viết, bạn có thể sử dụng các ký hiệu như ? và *.? Để thay

thế cho các Số/ Chữ xác định, * thay thế cho Số/ chữ ngẫu nhiên. Ví dụ: khi bạn gõ car* thì sẽ tìm được cả Car, cars, care

and cares. T?p sẽ tìm thấy Tip và Tap, nhưng không có chữ Tamp.

Chú ý: Nếu bạn lựa chọn giá trị, chương trình Excel sẽ tìm những gì thể hiện riêng biệt. Nếu bạn tìm kiếm số 1000 và gõ 1.000 trong ô, chương trình Excel sẽ không tìm giá trị này nếu nó không hiển thị đúng kiểu giá trị mà bạn tìm kiếm.

Cách tìm kiếm và thay thế sử dụng chức năng Replace

Nếu bạn muốn sử dụng chức năng thay thế để xác định vị trí của số/chữ và sau đó thay thế chúng bằng số/ chữ khác, bạn làm như sau:

1. Nhấn vào một ô trên bảng tính mà bạn muốn tìm kiếm.

2. Di chuột vao tab Home.

3. Nhấp vào nút Find&Select trong nhóm Editing và chọn Replace... trong danh sách

trượt.

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

4. Đánh vào số/chữ bạn muốn tìm kiếm vào mục Find what.

5. Nhập vào số/chữ bạn muốn thay vào ở mục Replace with.


6. Nhấn Options>> và lựa chọn chế độ bạn muốn.

7. Nhấn Find next.

8. Nhấn Replace nếu bạn đã xác định được vị trí số/chữ muốn thay thế, nếu không nhấn Find Next.

Chương trình Excel sẽ tìm những từ thỏa mãn điều kiện tiếp theo (nếu có)

9. Lặp lại bước 7 và 8 cho đến khi tất cả các số/chữ bạn muốn tìm xuất hiện.

Nhấn nút Close sau khi sử dụng xong chức năng thay thế.

Lúc này, bạn đã thay thế được số/chữ mong muốn.

Gợi ý: Nhấn Replace All nếu tất cả các kết quả số/chữ mà bạn tìm cần được thay thế.

Chú ý: Sử dụng chức năng thay thế tất cả các số, các ký tự là một phần của số/chữ cũng sẽ được thay thế. Ví dụ: khi thay thế từ You bằng từ Thou có nghĩa là từ Your sẽ chuyển thành Thour. Bạn có thể tránh điều này bằng cách nhấn nút Option và đánh dấu tìm kiếm toàn bộ nội dung của ô.

3.2.2 Chức năng kiểm tra chính tảThật bất cẩn nếu bạn tốn rất nhiều thời gian để làm bảng tính đẹp và gọn gàng nhưng lại chứa đầy sai sót về chính tả. Bạn có thể tránh được điều này bằng cách sử dụng chức năng kiểm soát lỗi chính tả trong chương trình Excel. Chức năng này đối chiếu những từ ngữ trong bảng tính của bạn với những từ đã có sẵn trong từ điển của Excel. Khi chức năng kiểm soát lỗi chính tả phát hiện một từ không có trên từ điển, nó sẽ hiện ra trên hộp thoại Spelling, do đó bạn có thể xem liệu nó có viết đúng hay không. Công cụ kiểm tra chính tả làm việc giống nhau trong hầu hết mọi trình ứng dụng Office, bao gồm Word, PowerPoint và Outlook.

Hộp thoại Spelling

Nếu bạn muốn kiểm soát chính tả trong bảng tính của mình, bạn cần sử dụng hộp thoại SpellingTừ được chức năng Spelling tìm sẽ hiển thị tại

đây. Nếu từ sai lỗi chính tả, bạn có thể sửa bằng cách viết từ đúng vào đây và nhấp chuột vào nút Change (6).

Tại đây máy tính sẽ cân nhắc từ được đánh vần

thế nào. Nếu bạn muốn sử dụng một từ, bạn phải nhấp chuột vào từ đó, nó sẽ xuất hiện trong ô Not in dictionary và sau đó nhấp vào nút Change.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn chức năng Spelling

bỏ qua từ lỗi được tìm thấy.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn chức năng Spelling

bỏ qua tất cả vị trí máy tính tìm thấy trong bảng tính.

Nhấp vào đây nếu từ tìm thấy đúng chính tả và bạn muốn chèn vào từ điển. Bạn chỉ được chèn vào từ điển nếu bạn chắc chắn

đúng chính tả.


1

2

3

4

5

Nếu bạn không chắc, tốt hơn bạn nên sử dụng chức năng bỏ qua.

Nhấp chuột vào đây nếu bạn muốn thay thế từ trong bảng tính bằng một từ trong bảng Suggestions.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn máy tính thay thế tất cả tìm được trong ô Not in Dictionary.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn khôi phục lại việc thay thế bạn vừa làm xong.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn đóng hộp thoại Spelling nếu lỗi chính tả của bảng tính là không đúng.

Cách sử dụng chức năng kiểm tra chính tả

1. Nhấn vào một ô bất kỳ trong bảng tính mà bạn muốn kiểm tra.

2. Di chuột tới tab Review.

3. Nhấn vào nút Spelling trong nhóm Proofing.

Hoặc

3. Nhấn phím F7

4. Lỗi chính tả sẽ được kiểm tra trên bảng tính của bạn, khi chức năng kiểm tra phát hiện ra một từ lạ, hộp thoại Spelling xuất hiện.

5. Bỏ qua, thêm vào hay thay thế từ đó theo ý bạn muốn.

Chức năng kiểm tra chính tả vẫn tiếp tục. Khi chức năng không tìm thấy thêm một từ nào để sửa, hộp thoại sẽ tự động được đóng. Nếu bạn muốn đóng hộp thoại trước khi toàn bộ bảng tính được kiểm tra, đơn giản bạn chỉ cần nhấn nút Cancel. Chú ý: Một từ có thể được đánh vần đúng mặc dù chức năng kiểm tra chính tả có thể không nhận ra nó. Bạn có thể thêm từ

vào từ điển của Exel. Khi một từ được thêm vào từ điển, từ đó sẽ tự động được phê chuẩn và có thể dùng những lần tiếp

theo. Một từ vẫn có thể đúng thậm chí khi chương trình kiểm tra phát hiện nó sai. Bạn có thể đưa nó vào chương trình kiểm

tra lỗi chính tả bằng cách thêm nó vào trong từ điển của Excel. Khi một từ được thêm vào từ điển, chức năng kiểm tra sẽ tự

động cập nhật từ lúc đó.

Gợi ý: Nếu bạn còn nghi ngờ về lỗi chính tả của một từ hay một mệnh đề, bạn có thể nhờ chức năng kiểm tra chính tả kiểm chứng bằng cách đánh dấu nó và nhấn vào nút Spelling.

3.2.3 Các chức năng kiểm chứng khácChức năng kiểm tra chính tả bảng tính là một chức năng kiểm chứng hữu ích nhưng Excel không dừng lại ở đó. Excel 2007 đưa ra nhiều khả năng kiểm chứng để giúp bạn cải tiến các tệp bảng tính. Bạn sẽ tìm thấy tất cả chúng trong tab Review của bảng Ribbon. Cụ thể là nhóm Proofing:


6

7

8

9

Cùng với chức năng kiểm tra chính tả Spelling, Excel còn bao gồm các chức năng sau:

• Research : Nhấp nút này để mở cửa sổ Research nằm ở cạnh phải của cửa sổ Windows, nó cho phép bạn tìm lại tất cả thông tin từ trang Web. Cửa sổ Research cung cấp một tập hợp nhỏ các dịch vụ Internet đang hoạt động, bao gồm khả năng để tìm kiếm một từ điển với sự định nghĩa chi tiết, xem bộ bách khoa từ điển Encarta, hoặc một lời trích dẫn thị trường cổ phiếu bị trì trệ từ MSN Money.

• Thesaurus : Từ đồng nghĩa có thể giúp cho bạn lấy ngôn ngữ bình thường và biến đổi nó thành một biệt ngữ dễ nhớ. Hoặc nó có thể giúp bạn tìm ra một từ đồng nghĩa. Hãy sử dụng công cụ này một cách cẩn thận.

• Translate : Nhấp nút này để dịch các từ hoặc các cụm từ ngắn từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Tính năng này không bao gồm cài đặt Office chuẩn, bạn có thể cần có một DVD Office trong lần đầu tiên bạn nhấp vào nút này.


BÀI TẬP: Điều chỉnh mở rộngCÁCH THỨC TIẾN HÀNH

1Mở tệp “Sweets”, tệp này được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’.


• Nhấn nút Open trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office.



2 Tìm và thay thế tiêu đề cho ô

• Ấn nút

• Chọn

• Gõ Sweet trong ô

• Ấn nút

• Chọn tab Replace

• Gõ Cofe trong ô

• Ấn nút

• Gõ Cake trong ô box

• Gõ Cady trong ô box

• Ấn nút

• Ấn nút .

• Ấn nút Close.

3 Sử dụng chức năng Spell Check

• Chuyển tới tab Review

• Ấn nút

• Ấn nút để chuyển “Sussan” thành “Susan”

• Ấn nút để chuyển “Cofe” thành “Café”


• Nhấn nút Save trên thanh Quick access toolbar




3.3 InNhững sự thay đổi bạn tạo ra trên giao diện của tệp bảng tính sẽ được hiển thị trên màn hình. Tuy nhiên, nếu bạn cần in ra, bạn cần phải xem trước tệp bảng tính của bạn sẽ hiển thị thế nào trên trang giấy.

Sự sắp đặt này sẽ xác định bản in của bạn sẽ xuất hiện thế nào trên trang giấy. Điều này để tránh sự sắp đặt theo những cách lộn xộn, mỗi cách hiển thị phụ thuộc vào cách mà bạn thiết lập. Lời khuyên cho bạn để có thể hoàn thiện việc thiết lập là hãy thiết lập từ một vị trí trước khi chuyển tới vị trí khác.

Nhưng trước tiên, bạn nên hiểu những xác lập mặc định mà Excel sử dụng khi bạn nhấp nút Print.

• Trong bản in, Excel sử dụng tất cả đặc điểm định dạng mà bạn đã áp dụng vào các ô, bao gồm các phông, vùng tô và đường viền. Tuy nhiên, các đường lưới (gridline), tiêu đề hàng và tiêu đề cột của Excel không xuất hiện trong bản in.

• Nếu dữ liệu quá dài hoặc quá rộng, Excel sẽ in dữ liệu trên nhiều trang. Nếu dữ liệu vừa quá dài vừa quá rộng, Excel sẽ in theo thứ tự sau đây: tất cả hàng cho tập hợp cột đầu tiên vốn nằm vừa trên một trang in, rồi đến tất cả hàng cho tập hợp cột kế tiếp nằm vừa vặn…Khi bạn in trên nhiều trang, Excel sẽ không bao giờ in một phần của một cột hoặc hàng riêng lẻ.

• Excel in tệp tin bằng màu nếu bạn sử dụng các màu và bạn có một máy in màu.

• Excel xác lập các lề sang 0.75 inch tại đỉnh và đáy của trang và 0.7 inch trên cạnh trái và cạnh phải của trang. Excel thường không đưa vào các đề mục trên và đề mục dưới (do đó bạn không thấy bất kỳ số trang).

• Excel không đưa vào bản in các hàng và cột ẩn.

3.3.1 Duyệt trước trang inTrước khi quyết định in bảng tính, bạn nên xem trước bản in của bạn trông như thế nào. Bạn có thể chức năng xem trước bản in (Print Preview). Bạn nên biết rằng chương trình Excel được cài đặt mặc định sẽ chỉ in những bảng tính bạn lựa chọn chứ không in tất cả các tệp bảng tính. Nếu bạn không thay đổi cài đặt thì chỉ những bảng tính được lựa chọn sẽ hiện ra trong bản xem thử trước khi in.

PRINT PREVIEW Cách xem trước trang in sử dụng chế độ Print Preview

1. Chọn tab bảng tính của bảng tính tương ứng mà bạn muốn xem trước khi in.

2. Nhấp chuột vào nút Office .

3. Nhấp vào nút Print và chọn chế độ Print Preview.

Màn hình sẽ chuyển sang hiển thị ở chế độ Print Preview.

4. Nhấn Close Print Preview để trở lại cách hiển thị thông thường.

Như v ậy bạn đã thấy được diện mạo của bảng tính trước khi in.


PAGE LAYOUT

Bạn cũng có thể sử dụng chế độ Page Layout để kiểm tra diện mạo bảng tính trước khi chúng ra giấy. Chế độ này đặc biệt hữu dụng nếu bạn làm hỏng định dạng hoặc nếu bạn muốn tinh chỉnh nhiều xác lập trình bày trang khác nhau và bạn muốn xem những hiệu ứng sẽ thế nào trước khi in ra.

Cách xem trước trang in sử dụng chế độ Page Layout

1. Di chuột vào tab View.

2. Nhấp vào nút Page Layout trong nhóm Workbook Views.

Hoặc

2. Nhấp vào nút Page Layout nằm ngay cạnh thanh trượt zoom trên thanh trạng thái.

Và lúc này bạn sẽ thấy một chế độ xem trước được định dạng đẹp mắt.

3.3.2 Sự phân trangDù sớm hay muộn, bạn sẽ phải đối mặt với một bảng tính lớn đáng sợ mà khi được in ra nó sẽ bị cắt thành hàng chục trang rời rạc rõ rệt. Bạn sẽ phải dành thời gian để lắp ghép chúng lại với nhau hoặc bạn có thể kiểm soát tiến trình in và cho Excel biết chính xác nơi để tách dữ liệu thành các trang. Trong các phần sau đây, bạn sẽ học một số kỹ thuật để thực hiện điều đó.

PAGE BREAK PREVIEWBạn có thể sử dụng Page Break Preview để xem toàn bộ bảng tính của bạn trông thế nào. Nó đặc biệt hữu ích nếu bảng tính của bạn được hình thành từ nhiều cột. Đó là vì Page Break Preview thu nhỏ để bạn có thể nhìn thấy một lượng lớn dữ liệu cùng một lúc, mà nó sử dụng các đường nét gạch màu xanh dày để chỉ cho bạn biết vị trí mà các ngắt trang sẽ xuất hiện. Ngoài ra, Page Break Preview đánh số mỗi trang, ví dụ như Page 1 có màu xám ở giữa mỗi trang.

Chú ý: Excel không bao giờ ngắt một bản in ở giữa một cột hoặc hàng.

Cách xem trang sử dụng chế độ Page Break Preview


2. Nhấp vào nút Page Break Preview trong nhóm Workbook Views.

Hoặc

2. Nhấp vào nút Page Break Preview nằm ngay cạnh thanh trượt zoom trên thanh trạng thái.

Lúc này, trang được xem ở chế độ Page Break Preview.


NGẮT TRANG Cách chèn một ngắt trang

1. Đi đến cột tận cùng bên trái (cột A) và sau đó cuộn xuống ô đầu tiên mà bạn muốn xuất hiện

trên trang mới.

2. Di chuột tới tab Page Layout.

3. Nhấp vào nút Breaks trong nhóm Page Setup.

4. Chọn Insert Page Break trong danh sách trượt.

Bạn sẽ thấy một đường chấm chấm biểu thị các đường phân chia giữa các trang.

Cách loại bỏ ngắt trang

1. Di chuyển đến một ô gần kề.


3. Nhấp vào nút Breaks trong nhóm Page Setup.

4. Chọn Remove Page Layout. (Để chọn xóa tất cả các ngắt trang chọn Reset All Page Breaks)

Lúc này ngắt trang (hoặc tất cả ngắt trang) bạn chọn đã bị loại bỏ.

3.3.3 Thiết lập trang inViệc thiết lập trang sẽ ảnh hưởng đến cách bảng tính của bạn sẽ hiển thị sau khi in. Bạn chỉ có thể xem việc cài đặt sẽ ảnh hưởng đến bảng tính thế nào khi sử dụng chức năng xem trước văn bản Print Preview. Tất nhiên sự thay đổi cũng sẽ hiện ra trên bản in thật. Việc thiết lập trang có thể thay đổi được nhờ sử dụng bốn tab trong hộp thoại Page Setup.

Tab Page trong hộp thoại Page SetupNếu bạn muốn thay đổi chiều giấy và điều chỉnh kích cỡ của bảng tính, bạn cần sử dụng tab Page trong hộp thoại Page Setup.


Tại đây bạn có thể chọn chiều giấy bạn muốn. Nếu nội

dung trong trang giấy không vừa với chiều dọc giấy thì tốt hơn bạn nên chuyển trang sang chiều ngang.

Tại đây bạn có thể phóng to hay thu nhỏ bảng tính.

Excel sẽ tự động co giãn nếu bạn xóa thay đổi trong trang.

Lưu ý rằng bạn có thể thấy kết quả co giãn trong chế độ thường.

Tại đây bạn có thể chọn bao nhiêu bảng tính bạn muốn

điền vào. Sau đó Excel sẽ co dãn bảng tính để nó vừa với trang.

Kích thước trang chuẩn là A4.

Nếu bạn muốn in bảng tính theo cỡ khác như A3, bạn phải nhấp chuột vào danh sách trượt và chọn ở đây.

Nếu bạn muốn in bảng tính bằng chất lượng khác, bạn

phải nhấp vào danh sách trượt và chọn ở đây

Cách thay đổi chiều trang in và điều chỉnh kích cỡ của bảng tính

1. Chọn bảng tính tương ứng, lưu ý biểu đồ sẽ không được chọn.


3. Nhấp vào nút Dialog Box Launcher trong nhóm Page Setup.

Hộp thoại Page Setup xuất hiện.

4. Chọn tab Page và chọn chiều trang, điều chỉnh kích cỡ theo mong muốn.

5. Nhấp OK.

Lúc này, chiều trang và kích cỡ của bảng tính đã được chọn theo ý muốn.

Gợi ý: Bạn cũng có thể thay đổi chiều trang nhanh bằng cách nhấp vào nút Orientation trong tab Page Layout

trên bảng Ribbon. Tương tự như vậy để thay đổi kích cỡ của bảng tính một cách nhanh chóng, nhấp vào nút Size

nằm kề nút Orientation.

Tab Margins trong hộp thoại Page Setup


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Trong tab Margins (lề), việc cài đặt để kiểm tra vị trí của bảng tính sẽ được in ra giấy có thể được chỉnh sửa. Lề sẽ được đặt sao cho phần nội dung in được đặt phù hợp với tờ giấy. Theo cách này thì lề trái được đặt 2cm nghĩa là dòng chữ sẽ cách mép trái của tờ giấy 2cm.

Nếu bạn muốn thay đổi các lề, bạn cần sử dụng tab Margins trong hộp thoại Page Setup.

Sử dụng hộp căn chỉnh để đặt các đường lề.

Tại đây bạn sẽ chọn khoảng cách giữa để mục trên với

mép giấy.

Tại đây bạn sẽ chọn khoảng cách giữa để mục dưới với

mép giấy.

Đánh dấu vào đây nếu muốn bảng tính đặt giữa lề trái và

phải.

Đánh dấu vào đây nếu muốn bảng tính đặt giữa lề trên và

dưới.

Nếu bạn muốn xem kết quả thiết lập trang trên màn hình, bạn phải nhấp chuột vào nút Print Preview

Cách căn chỉnh lề





4. Chọn tab Margins và căn chỉnh lề theo mong muốn.

5. Nhấp OK.

Lúc này, lề trang đã được căn chỉnh theo mong muốn.

Gợi ý: Bạn cũng có thể thay đổi chiều trang nhanh bằng cách nhấp vào nút Margins trong tab Page Layout trên

bảng Ribbon.

Tab Header/Footer trong hộp thoại Page SetupĐề mục trên và đề mục đưới là những chữ/ số được lặp lại ở tất cả các trang trong bảng tính của bạn. Đề mục trên được đặt trên cùng của trang giấy, còn đề mục dưới thì được đặt dưới cùng trang giấy. Việc sử dụng đề mục trên và/ hay đề mục dưới tùy vào mục đích của bạn.

Nếu bạn muốn tạo hay thay đổi đề mục trên hoặc đề mục dưới, bạn cần sử dụng tab Header/Footer trong hộp thoại Page Setup.


1

22

3

4

5

1

3

2

4

56

6



1Mở file “Sweets” được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’.

• Mở Excel.

• Nhấp nút Open trên Quick access toolbar hoặc trong nút Office.

• Mở thư mục ‘Handle-workbook.’

• Chọn file “Sweets” và ấn nút Open.

2 Sử dụng chức năng Print Preview

• Nhấp vào danh sách trượt Customize Quick

Access Toolbar .

• Chọn

• Ấn nút

• Nhấp chuột trái để có thể Zoom in/Zoom out

3 Thay đổi Page setup

• Ấn nút trong nhóm Print

• Đánh dấu trong nhóm

• Chọn kiểu A4 trong danh sách trượt của Paper size

• Chuyển tới tab Margins

• Đánh dấu

• Đánh dấu

• Chuyển tới tab Header/Footer

• Ấn nút

• Chọn Left Section và ấn nút

• Chọn Center Section và ấn nút

• Chọn Right Section và ấn nút

• Ấn nút OK.

• Ấn nút OK.

4 In• Ấn nút

• Ân nút OK

5 Lưu và thoát khỏi Excel.• Ấn nút Save trên Quick access toolbar

• Ân nút Office.


Căn lề cho đề mục trên đã chọn được hiển thị

tại đây.

Mỗi đề mục trên gồm ba phần và được áp dụng căn lề trái, lề phải và lề giữa.

Bạn có thể chọn đề mục trên có sẵn tại danh

sách này.

Chú ý dùng dấu phẩy để tách từng phần.

Nếu bạn không thấy đề mục trên hay đề mục

dưới mong muốn có trong danh sách, bạn có thể tự tạo ra bằng cách nhấp vào đây và sử dụng hộp thoại.

Đánh dấu vào một trong những mục ở đây nếu

muốn bảng tính đặt ở giữa lề trên và dưới.

Cách sử dụng tab Header/Footer





4. Chọn tab Header/Footer.

5. Nhấp tùy ý vào danh sánh trượt của mục Header và lựa chọn theo mong muốn.

6. Nhấp tùy ý vào nút Custom Header..., điều chỉnh và thay đổi theo mong muốn, sau đó nhấp

OK.

7. Nếu muốn bạn có thể tạo và điều chỉnh đề mục dưới.

8. Nhấp OK.

Lúc này, đề mục trên hay đề mục dưới đã được tạo và thay đổi theo mong muốn.

Gợi ý: Bạn cũng có thể tạo đề mục trên hay đề mục dưới bằng cách nhấp và tab Insert, nhấp vào nút Header&Footer

trong nhóm Text, và điều chỉnh chúng trong tab Design xuất hiện ngay khi các đề mục được tạo.


1

2

3

4

2

3

1

4

Chú ý: Nếu bạn muốn xóa đề mục trên hay đề mục dưới, bạn cần nhấp vào danh sách trượt của mục Header hay Footer và chọn (none). Mục này được đặt ở trên cùng trong danh sách.

Tab Sheet trong hộp thoại Page SetupTrong tab Sheet, bạn có thể lựa chọn vùng in. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc bảng tính của bạn có những phần mà bạn không muốn in. Nhớ rằng vùng in vẫn sẽ được lựa chọn cho dù bạn thay đổi hay xóa nó. Tab Sheet cũng bao gồm chức năng Print Titles, nó sẽ trợ giúp bạn khi bản in ra của bạn có một số trang quá dài. Khi đặt một hàng hay cột tiêu đề của bảng tính như kiểu tiêu đề in, Excel sẽ đảm bảo rằng chúng sẽ được in ra trên tất cả các trang.

Nếu bạn không muốn in toàn bộ bảng tính, bạn có

thể chọn vùng in tại đây. Bạn có thể ẩn hộp thoại bằng cách nhấp vào nút này. Sau đó bạn có thể đánh dấu vùng in bằng chuột và tiếp theo nhấp vào nút ẩn hộp thoại lần nữa.

Nếu bảng tính chứa nhiều hơn một trang, bạn nên

lặp lại tiêu đề của cột và dòng vào trang khác. Trong trường hợp, bạn phải đặt tiêu đề đúng vào vị trí, bạn có thể tự viết vào ô tham khảo hay nhấp vào nút ẩn hộp thoại, đánh dấu ô tính bằng chuột và sau đó nhấn nút lần nữa. Bạn có thể đặt in phần tiêu đề của mỗi bảng tính trước phòng khi quên.

Tại đây bạn có thể chọn chất lượng in và nếu muốn

bạn có thể in cả đường kẻ ô. Ví dụ đánh dấu vào phần đường kẻ ô, chúng sẽ được in ra.

Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn ký tự cột và số

dòng cũng được in ra.

Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều hơn hai trang,

bạn có thể điều chỉnh trật tự ở đây. Trật tự được chọn sẽ hiển thị ví dụ bên.

Nếu bạn muốn xem kết quả thiết lập trang trên màn hình, bạn phải nhấp chuột vào nút Print Preview.

Cách sử dụng tab Sheet





4. Chọn tab Sheet.

5. Tùy ý chọn vùng in.

6. Tùy ý định ra phần in tiêu đề.


1

2

3

4

5

6

1

22

3

4

5

6

7. Đánh dấu chọn các mục thiết lập in.

8. Tùy ý chọn trong phần Page order.

9. Nhấp OK.

Lúc này, các thiết lập trang in theo mong muốn đã được chọn.

Gợi ý: Bạn có thể mở tab Sheet bằng một cách khác cũng nằm trong Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhưng bạn chỉ

cần nhấn vào nút Print Titles , tab Sheet của hộp thoại Page Setup sẽ hiển thị.

Chú ý: Bạn có thể đặt tiêu đề in trên từng trang, không phụ thuộc vào các tiêu đề in đã chọn.

3.3.4 In bảng tínhKhi bạn đã hoàn thành việc định dạng, chỉnh sửa tệp bảng tính và chỉnh sửa việc thiết lập trang thì bảng tính đã sẵn sàng được in. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn sử dụng chức năng xem trước trang in để tránh những sai sót có thể gặp phải trước khi bạn in ra bản in thật, việc này sẽ giảm thiểu những lỗi trong trang in của bạn. Việc in một bảng tính cũng tương tự như in bất cứ các trình ứng dụng nào khác của Windows.

Hộp thoại PrintNếu bạn muốn thay đổi các thiết lập trong trang in của bạn, hay muốn bảng tính nào và số lượng bảng tính in ra là bao nhiêu, bạn cần sử dụng hộp thoại Print.

Tại đây bạn có thể chọn máy in bạn

muốn in bảng tính ra. Nhấp chuột vào danh sách trượt để chọn máy in khác. Nếu máy in của bạn không nằm trong danh sách, bạn phải nhấp chuột vào nút tìm kiếm máy in.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn thay đổi

chế độ cài đặt cho máy in, ví dụ như chất lượng in.

Tại đây bạn có thể giới hạn số trang in

ra. Chọn các trang khác nhau và chú ý trang đầu và cuối.

Ở đây bạn có thể chọn khu vực in. Chú

ý! Chế độ trong hộp thoại Page Setup không thích ứng với những chế độ trong hộp thoại Print. Nghĩa là nếu bạn đặt phần in trong hộp thoại Page Setup, Excel chỉ in phần đó, thậm chí cả khi bạn đã chọn những phần khác còn lại trong văn bản.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn thấy bản in với các chế độ cài đặt khác nhau có hình dạng thế nào.

Tại đây bạn có thể chọn số lượng trang in ra.


1

2

3

4

5

6

1 2

63

4

5 7 8

Nhấp vào đây để in văn bản sau khi đã lựa chọn chế độ.

Nhấp vào đây để không in văn bản và đóng hộp thoại

Cách sử dụng hộp thoại Print

1. Chuẩn bị sẵn sàng bảng tính mà bạn muốn in bằng việc kích hoạt hay đánh dấu vùng bạn

muốn in

2. Nhấp vào nút Office

3. Nhấp vào nút Print

Hộp thoại Print xuất hiện.

4. Lựa chọn cài đặt theo ý bạn.

5. Nhấn OK.

Lúc này, bảng tính hay vùng đã chọn sẽ được in.

Gợi ý: Nếu biết rằng máy in được chọn hiện tại là máy in mà bạn muốn dùng và bạn muốn thay đổi bất kỳ cài đặt in nào

khác, bạn có thể lướt qua hộp thoại Print bằng cách sử dụng tính năng Quick Print. Chỉ cần nhấp vào nút Office, chọn

Print, chọn tiếp Quick Print để tạo ra một nội dung in phù hợp.


7

8

BÀI TẬP: In




BÀI 4: CÁC CÔNG THỨC VÀ BẢNG TRONG EXCEL

Excel cung cấp các cách khác nhau để xây dựng công thức, cho bạn các kỹ năng hoạt động với chúng bằng tay hoặc bằng cách trỏ và nhấp chuột vào chúng.Trong bài học này, bạn sẽ học được cách tạo ra các công thức phức tạp theo yêu cầu và sử dụng lại các công thức. Bạn cũng học được cách làm việc với nhiều bảng tính cùng một lúc cũng như tạo và làm việc với cách danh sách.

Trong bài học này, bạn sẽ được học cách:

• Sử dụng các ô tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp các ô tham chiếu.

• Chuyển dữ liệu từ cột này qua cột khác.

• Nhập dữ liệu vào các bảng tính tương tự nhau.

• Tạo công thức với dữ liệu từ các bảng tính.

• Sắp xếp dữ liệu, từ đó Exel sẽ tính toán và đưa vào danh sách.

• Sắp xếp thành một danh sách bình thường hay sắp xếp danh sách kiểu có sẵn.

• Làm việc và chỉnh sửa bảng.


4.1 Mở rộng sử dụng các công thứcViệc sử dụng nhiều kiểu tham chiếu ô là quan trọng nếu một công thức sử dụng hết các chức năng của nó trước khi nó được sao chép. Điều này lý giải tại sao bạn phải học chuyển giữa các kiểu ô khác nhau trong công thức. Bạn phải học cách làm sao tạo công thức từ những dữ liệu thu thập được ở cách bảng tính khác.

Nếu một số hay một kết quả được thể hiện ở nhiều vị trí trong bảng tính, sẽ là một lợi thể khi chương trình Excel thu thập những con số từ một ô mà kết quả đã hiển thị. Theo cách này chỉ một sự thay đổi ở số trong ô sẽ tự động dẫn đến sự thay đổi ở tất cả các vị trí mà nó hiển thị. Đây là lí do bạn phải học làm thế nào có thể chuyển số và kết quả.

4.1.1 Tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối

Thông thường, khi bạn gõ nhập tên một ô vào công thức, tên ô đó sẽ có chức năng như là một ô tham chiếu tương đối. Tương đối có nghĩa là chương trình Excel sẽ điều chỉnh ô tham chiếu trong ô kết quả khi công thức được sao chép. Đây cũng là một thuận lợi nhưng không phải lúc nào cũng thế.

Nếu bạn muốn tạo một ô tham chiếu mà luôn luôn tham chiếu đến cùng một hay nhiều ô, không quan tâm đến công thức được sao chép đến đâu, bạn phải biến nó thành tuyệt đối. Một công thức được tạo ra tuyệt đối bằng cách thêm một dấu $ ở đằng trước tên ô và số ô tham chiếu.

Một ô tham chiếu cũng có thể được kết hợp, do đó nó tham chiếu tuyệt đôi với chỉ với cột hoặc chỉ với dòng (ví dụ $J1) hoặc ngược lại ( ví dụ J$1)

Cách để biến đổi ô tham chiếu bằng cách thêm dấu $

Bạn cũng có thể biến đổi một ô tham chiếu bằng cách thêm vào kí hiệu $. Điều này có thể được thực hiện khi nhập một công thức vào thanh công thức hay khi chỉnh sửa công thức.

1. Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong ô tham chiếu bạn muốn thêm kí hiệu $

2. Nhấn và giữ nút Shift trong khi nhấn một lần vào nút $ (số 4 trong bàn phím).

3. Lặp lại bước 1 và 2 cho đến khi bạn thỏa mãn các sự chuyển đổi.

Cách để biến đổi ô tham chiếu sử dụng F4

Bạn có thể biến đổi ô tham chiếu bằng cách chuyển giữa các kiểu sẵn có. Khi một ô hoặc một khu vực ô được đánh dấu, bạn có thể chuyển giữa các ô tham chiếu bằng cách nhấn phím F4. Mỗi lần nhấn phím F4 là một ô tham chiếu được chuyển đổi.

1. Đánh dấu ô tham chiếu.

hoặc


1. Đặt con trỏ chuột đằng sau ô tham chiếu.

2. Nhấn phím F4 cho đến khi các ô tham chiếu được lựa chọn.

3. Lặp lại bước 1 và 2 cho đến khi tất cả các ô tham chiếu được thỏa mãn yêu cầu.

Chú ý: Khi di chuyển một công thức, chương trình Excel luôn coi ô tham chiếu là tuyệt đối.

Gợi ý: Khi tạo một công thức bằng cách sử dụng chuột, bạn có thể tiếp tục thay đổi kiểu tham chiếu bằng cách nhấn phím F4. Mỗi lần nhấn vào một ô thì sẽ chuyển thành một công thức.

4.1.2 Chuyển số và kết quảNếu bạn cần có số hay kết quả giống nhau hiện ra ở nhiều vị trí khác nhau trong bảng tính thì bạn đừng viết số một cách thủ công mà hãy chuyển đến ô có chứa số đó. Bằng cách này nếu có sự thay đổi nào về số hoặc kết quả, sự cập nhật thủ công của bảng là không cần thiết.

Cách để tham chiếu đến một ô

1. Nhấn vào ô mà số sẽ được chuyển đến.

2. Nhập dấu “=”.

3. Nhấn vào ô mà số sẽ được chuyển từ đó đi.

hoặc

4. Nhập tên ô mà số sẽ được chuyển từ đó đi .

5. Nhấn Enter hoặc nhấp dấu .

Lúc này, số đã được chuyển đến ô và tự động cập nhật khi ô đang tham chiếu được điều chỉnh.

Chú ý: Nếu bạn thay thế số đã được chuyển bằng một giá trị một số mới, sự chuyển đổi sẽ bị hủy. Do đó, bạn luôn phải sửa

số đúng ngay từ ô số sẽ được chuyển đi.

Gợi ý: Trong thanh công thức, bạn luôn có thể nhận thấy nếu ô đó chứa ô tham số.

4.1.3 Nhập dữ liệu trên vài bảng tính cùng lúcBạn có thể nhập dữ liệu vào các bảng tính cùng một lúc như sử dụng giấy than để viết lên các bảng gần giống nhau bằng cách chỉ viết lên trên cùng của lớp. Điều này sẽ làm cho bạn dễ dàng hơn trong việc tạo tiêu đề và công thức cho ngân quỹ và các công việc kế toán cùng một lúc.

Cách nhập chữ, dữ liệu và công thức cùng lúc


<F4><F4><F4>

Tương đốiTuyệt đối

kết hợp, hàng không đôi.

Mixed, permanent column.

<F4>

1. Nhấp vào tab bảng tính tương ứng nơi mà bạn muốn nhập dữ liệu.

2. Nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào tab bảng tính khác có chứa dữ liệu cũng được

nhập vào.


Tab bảng tính được chọn bây giờ sẽ có màu trắng và tên của bảng tính đang kích hoạt sẽ in đậm hơn.

4. Nhập chữ, dữ liệu và công thức như bình thường. Lúc này, thông tin sẽ được đưa vào tất cả

các bảng tính mà bạn đã lựa chọn.

5. Nhấp vào tab bảng tính không được đánh dấu để bỏ đánh dấu ở các bảng tính khác.

hoặc

5. Nhấp vào tab bảng tính đã được đánh dấu mà tên không được in đậm nếu tất cả các tab

bảng tính đã được đánh dấu.

Chú ý: Nếu có ít nhất một bảng tính không được đánh dấu, bạn có thể chuyển đến bảng tính đã được đánh dấu mà không

cần loại bỏ đánh dấu. Nhấp vào tab bảng tính đã được đánh dấu trên bảng tính mà bạn muốn chuyển đến.

Gợi ý: Bạn có thể đánh dấu tất cả các tab bảng tính bằng cách sử dụng danh mục phím tắt (shortcut) hiển thị khi nhấn chuột phải vào một tab.

Cách thay đổi kiểu căn chỉnh sử dụng nhóm Alignment

Để thay đổi căn chỉnh một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, bạn có thể sử dụng nhóm Alignment trên thanh Ribbon.

1. Đầu tiên, bạn cũng đánh dấu các ô muốn căn chỉnh.

2. Sau đó, nhấn vào các lựa chọn trên nhóm Alignment theo mong muốn.

4.1.4 Tạo công thức với dữ liệu từ vài bảng tínhBạn có thể chuyển số từ các bảng tính khác và bạn cũng có thể tạo các công thức có chứa dữ liệu từ các bảng tính khác.

THAM CHIẾU ÔKhi bạn tham chiếu các ô giữa các bảng tính khác nhau, tên của bảng tính phải là một phần của ô tham chiếu. Bảng tính sẽ có tên khác với tên ô với một dấu chấm than. Ô A1 ở bảng Sweet theo cách này sẽ được gọi là Sweet!A1.

CÁC CÔNG THỨC THAM CHIẾU ĐẾN CÁC BẢNG TÍNH KHÁCCông thức tham chiếu đến các ô trên các bảng tính khác cũng được tạo tương tự như các công thức thông thường, nhưng bạn sẽ mất công hơn một chút. Nếu công thức được nhập trực tiếp trên thanh công thức, bạn lưu ý rằng các ô tham chiếu trên các bảng tính khác phải chứa tên của bảng tính tương ứng đó ngăn cách bằng dấu chấm than.


Nếu công thức được tạo bằng cách sử dụng chuột, bạn phải nhớ hoàn thành tham chiếu trước khi tạo thay đổi đến một bảng tính khác. Tham chiếu có thể được hoàn thành bằng cách thêm vào các ký hiệu tính toán ( + - * / ^ ) hoặc bằng cách hoàn thành công thức. Nếu bạn chuyển đến một bảng khác trong khi ô tham chiếu đang kích hoạt, chương trình Excel sẽ chuyển tham chuyến đến bảng mà bạn muốn chuyển đến.

Cách tạo một công thức tham chiếu đến bảng tính khác

1. Kích hoạt ô mà kết quả của công thức được hiển thị.

2. Gõ nhập dấu “=”.

3. Nhập công thức vào thanh công thức như bình thường.

4. Khi tham chiếu đến một ô từ một bảng tính khác bạn cần phải nhập tên của bảng tính và một dấu chấm than trước tên ô (ví dụ: Sweet!A1).

5. Nhấp vào hoặc ấn phím Enter khi nhập xong công thức.

Lúc này, kết quả của công thức đã xuất hiện trên ô kết quả.

Cách tạo một công thức tham chiếu đến bảng tính khác sử dụng chuột

1. Kích hoạt ô mà bạn muốn kết quả công thức hiển thị.

2. Gõ nhập dấu “=”.

3. Nhập công thức vào thanh công thức như

bình thường.

Khi tham chiếu đến một ô ở bảng tính khác, bạn cần thay đổi bảng tính tương ứng và nhấp vào ô tương ứng. Hãy nhớ hoàn thành tham chiếu trước khi bạn chuyển đến một bảng tính khác.

4. Nhấp vào hoặc nhấn phím Enter khi hoàn thành công thức trước khi bạn có thể chuyển

đến bảng tính khác có chứa công thức.

Lúc này, kết quả của công thức đã hiển thị trên ô kết quả.

Gợi ý: Bạn có thể mở vài cửa sổ của cùng một công việc và trong nhiều bảng tính giống nhau. Lựa chọn tab View, trong

nhóm Window chọn nút New window và sắp xếp các cửa sổ đang mở bằng cách chọn Arrange All cũng trong cùng nhóm

Window và lựa chọn cửa sổ bạn muốn làm việc.

© Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Trang 1 1 0

Th e ce l l on Sh e e t 2 is hi g h l i g h t e d Re f e r e n c e is now go i n g to she e t 3 in s t e a d of Sh e e t 2 .

BÀI TẬP: Sử dụng công thức mở rộngTrong bài tập này, bạn sẽ nhập dữ liệu cho nhiều bảng tính cùng một lúc. Các bảng tính khác nhau sẽ sử dụng cùng một dữ liệu trên một hoặc nhiều bảng.


1 Khởi động Excel, mở file “Salary”




• Chọn tệp “Salary” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Salary-Calculation” vào thư mục “Handle_workbook”

• Nhấn nút Office Button

• Chọn Save as

• Trỏ tới thư mục “Handle_workbook”

• Nhập “Salary-Calculation” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Nhập dữ liệu như trong hình dưới cho sheet “Salary” và “Basic” cùng một lúc (bắt đầu từ ô A3)

• Chọn tab Basic

• Chọn ô A3

• Giữ Ctrl, chọn tab Salary

• Nhả Ctrl

• Nhập dữ liệu như hình bên

• Nhấn chuột sang một tab khác để bỏ chọn 2 tab Basic và Salary

4

Chuyển dữ liệu từ ô B3 của sheet “Basic” sang ô B3 của sheet “Salary”.

Chú ý chuyển dữ liệu không có nghĩa là copy dữ liệu.

• Chọn tab Salary

• Chọn ô B3

• Nhập “=Basic!B3”

• Gõ Enter

5Sử dụng Auto-Fill để nhập dữ liệu cho các ô tương ứng còn lại (từ B4 đến B7)

• Nhấp chuột lên ô B3

• Đưa trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô

• Khi trỏ chuột biến thành hình chữ thập , kéo chuột xuống ô B7.

6Trên sheet “Salary”, tạo công thức tính tỉ giá từ USD sang VND (ô C3) sử dụng dữ liệu từ bảng “Rate”

• Chọn ô C3

• Nhập công thức “=B3*Rate!C3”


7Sử dụng Auto-Fill để tạo công thức cho các ô tương ứng còn lại (từ C4 đến C7)

• Nhấp chuột lên ô C3


• Khi trỏ chuột biến thành hình chữ thập , kéo chuột xuống ô C7.

8

Quan sát kết quả của chức năng Auto-Fill vừa tạo ra.

Nhấn nút Undo trên thanh Ribbon

• Nhân nút Undo

9Nhập lại công thức cho bảng “Salary” sử dụng tham chiếu tuyệt đối tới bảng “Rate”


• Nhập công thức “=B3*Rate!$C$3”

10Sử dụng Auto-Fill để tạo công thức cho các ô tương ứng còn lại (từ C4 đến C7)



• Khi trỏ chuột biến thành hình chữ thập , kéo chuột xuống ô C7.

11Tại ô B11 trên bảng Salary, sử dụng chức năng Auto-Sum để tính tổng các số,

• Chọn ô B11

• Nhấn nút Auto-Sum

9 Lưu tệp lại và thoát Excel

• Nhấn nút Save trên Quick Access Toolbar




4.2 Bảng trong ExcelMột trong những chức năng mới nổi bật nhất của Excel 2007 là bảng. Một bảng là một khối dữ liệu và thường có một hàng trên cùng chứa các tiêu đề mô tả các nội dung của mỗi cột. Bản chất của Excel là các bảng, tuy nhiên tính năng mới này giúp hoàn thành dễ dàng những công việc thông thường và có diện mạo đẹp hơn. Quan trọng hơn, chức năng bảng mới này có thể giúp giảm bớt đi một số lỗi thường gặp.

Khi bạn đã xác định rõ ràng khối dữ liệu như một bảng, Excel có thể sử lý một cách thông minh hơn các thao tác của bạn đối với khối dữ liệu đó. Ví dụ, nếu bạn tạo một biểu đồ từ bảng đó, thì biểu đồ này sẽ tự động mở rộng khi bạn thêm các hàng vào bảng này.

Chú ý: Excel 2003 đã giới thiệu một phiên bản thô sơ của chức năng tạo bảng. Trong phiên bản này, chức năng Listing hoạt

động giống như các bảng. Sự nâng cấp trong Excel 2007 thực sự tốt hơn rất nhiều.

4.2.1 Tạo bảng trong ExcelExcel cho phép bạn tạo bảng từ khối dữ liệu có sẵn hoặc bạn có thể tạo trước bảng và nhập dữ liệu sau đó. Hướng dẫn sau đây giúp bạn tạo bảng khi bạn đã có sẵn dữ liệu để tạo bảng.

Cách tạo bảng trong Excel

1. Đầu tiên, khối dữ liệu không được chứa bất cứ hàng hay cột rỗng nào.

2. Kích chuột lên bất cứ ô nào của khối dữ liệu.

3. Di chuột vào tab Insert trên bảng Ribbon.

4. Nhấp vào nút Table trong nhóm Tables.

Hoặc

4. Nhấn Ctrl+T.

Hộp thoại Create Table sẽ hiện ra.

Excel sẽ tự tìm khối dữ liệu để tạo ra một bảng với hàng đầu tiên chứa các tiêu đề. Hầu hết các trường hợp, Excel đều sử lý chính xác, nếu không bạn sẽ phải tự sửa lại trước khi nhấn OK.

5. Nhấn OK.


Lúc này bảng đã được tạo ra từ khối dữ liệu theo mong muốn.

4.2.2 Định dạng bảngKhi bạn tạo bảng, Excel sẽ sử dụng một mẫu bảng mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các kiểu bảng có sẵn, hoặc tự tạo các kiểu mới.

Cách thay đổi kiểu bảng

1. Nhấp vào bất kì ô

nào trong bảng đã tạo ra.

2. Di chuột vào tab

Design trên bảng Ribbon.

3. Nhấp vào nút

Quick Styles trong

nhóm Table Styles.

4. Chọn kiểu bảng bạn mong muốn.

Lúc này bảng đã được chọn kiểu theo mong muốn.

Chú ý: Bạn có thể xem các lựa chọn của mình thay đổi trực tiếp trên bảng của mình. Khi thây kiểu mình mong muốn, bạn

nhấp chuột để chọn kiểu đó.

Cách thay đổi kiểu màu bảng

1. Di chuột vào tab Page Layout trên bảng Ribbon.

2. Nhấn vào nút Themes trong nhóm Themes.

3. Chọn kiểu mầu bạn thích trên bảng mầu.


Lúc này, bạn có thể xem hình chú thích đã hoàn thiện.

Gợi ý: Bạn có thể thay đổi phông chữ của hình chú thích một cách bình thường. Bôi đen chữ, menu ngữ cảnh xuất hiện và

bạn chọn theo mong muốn.

Cách chỉnh sửa hình họa

Bạn có thể thay đổi phần chữ của các hình họa và định dạng một cách bình thường sử dụng tab Format như phần trên đã hướng dẫn với WordArt. Nếu bạn muốn thay đổi vị trí đường nét của hình họa, bạn làm như sau:

1. Nhấn vào một trong các đường nét của hình họa.

2. Kéo biểu tượng hình thoi màu vàng cho đến khi các hình họa có hình dáng đã chọn.

3. Nhấp ra bên ngoài hình họa.

Lúc này, các đường nét của hình họa đã được dịch chuyển.

Chú ý: Nếu bạn muốn di chuyển hình họa một cách toàn khối, kéo một trong các đường hoặc khung của hình họa.

Gợi ý: Bạn có thể thay đổi hình họa sang kiểu khác mà không làm mất chữ và định dạng hình họa bằng cách chọn hình

họa(không chọn hộp chữ), nhấp vào danh sách trượt của nút Edit Shape , sau đó chọn Change Shapes và lựa chọn hình họa bạn muốn.

Cách xóa hình tự động

1. Nhấp vào hình họa bạn muốn xóa.

2. Nhấp vào khung nét liền của hình họa.

3. Bằng cách này bạn sẽ phải đảm bảo rằng đó là hình họa chứ không phải là hộp chữ được lựa chọn

4. Nhấn phím Delete.


Lúc này, hình họa đã được xóa.

5.2.7 Biểu tượng và ký tự đặc biệtBạn có thể chèn các biểu tượng và ký tự đặc biệt như © vào Excel. Mỗi phông có nhiều biểu tượng và ký hiệu đi kèm. Một vài phông chủ yếu được cấu thành bởi các số và các ký tự, trong khi các phông khác được cấu thành bởi các biểu tượng. Webdings và Wingdings phụ thuộc các loại phông cuối cùng.

Cách chèn một biểu tượng hoặc ký tự đặc biệt

1. Kích hoạt ô bạn muốn chèn biểu tượng/ ký tự vào.

2. Nhấp vào tab Insert.

3. Nhấp vào nút Symbol trong nhóm Text.

Hộp thoại Symbol sẽ hiển thị.

4. Chọn tab bạn mong muốn.

5. Lực chọn một phông và nhấn biểu tượng bạn cần.

hoặc

5. Nhấn vào biểu tượng bạn cần.

6. Nhấn Insert để chèn biểu tượng/ ký hiệu.

7. Nhấn Close.

Lúc này, biểu tượng/ ký hiệu được lựa chọn đã được chèn vào ô tương ứng.

Chú ý: Các biểu tượng được chèn không được thay đổi bằng phông của chữ đã được thay đổi, nhưng kích thước của các

biểu tượng phụ thuộc vào kích thước phông. Theo cách này bạn có thể thay đổi kích thước của các biểu tượng bằng cách

thay đổi kich thước phông của chúng.


5.2.8 Chèn các đối tượng chữNếu bạn cần đoạn chữ để miêu tả trong bảng tính, bạn nên viết nó trong chương trình soạn thảo chữ (text-program), ví dụ Microsoft Word. Ưu điểm này cho phép bạn tránh phải viết nó trong một ô của bảng tính và chữ sẽ được coi như một đối tượng có thể di chuyển tự do.

Cách chèn một chữ của Microsoft Word

Trước tiên bạn phải có sẵn chương trình Microsoft Word trong máy, bạn sẽ chèn chữ vào theo cách sau:

1. Mở Word và nhập chữ bạn muốn.

2. Bôi đen chữ.

3. Nhấp vào tab Home. Nhấp vào nút Copy trong nhóm Clipboard.

4. Sử dụng các nút trên bảng Ribbon. Sau đó, chuyển tới bảng tính chữ sẽ được chèn vào.

5. Nhấn vào ô mà bạn sẽ chèn chữ vào.

6. Nhấp vào tab Home. Nhấp vào danh sách trượt của nút Paste trong nhóm Clipboard.

7. Sau đó chọn Paste Special…

Hộp thoại Paste Special sẽ hiển thị.

8. Tại mục As, Microsoft Office Word Document Object phải được lựa chọn.


9. Nhấn OK.

Bản sao của phần chữ Word sẽ được nhập vào bảng tính. Vị trí và kích thước của đối tượng chữ có thể thay đổi một cách bình thường.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa chữ, bạn nhấn đúp vào nó. Lúc này, chữ có thể được chỉnh sửa từ bên trong bảng tính.

Nhấp ra bên ngoài đối tượng khi đã chỉnh sửa xong.

Chú ý: Chữ trong Word được chèn vào sẽ chỉ hiển thị khi Word đã được cài trong máy tính. Phòng trường hợp khi bảng tính

có chứa chúng được chuyển sang máy tính khác.


BÀI TẬP: Hình ảnh, WordArt và AutoShapesCÁCH THỨC TIẾN HÀNH

1Mở tệp “Sweets_order_list”, tệp này được lưu trong thư mục ‘Handle-workbook’.


• Nhấn nút Open trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office.


• Chọn tệp “Sweets_order_list” rồi nhấn nút Open.

2 Tạo Money logo

• Chọn ô A1

• Chuyển tới tab Insert.

• Ấn nút .

• Gõ “money” trong ô Search và Nhấp nút Go.

• Tìm và chọn hình .

3 Tạo một tiêu đề bắt mắt

• Chuyển tới tab Insert.

• Ấn nút

• Chọn

• Gõ “TOTAL PRICE “

• Ấn Enter

• Kéo hộp chứ tới ô G1 cell

4 Tạo ảnh cho sản phẩm

• Chọn ô A4

• Chuyển tới tab Insert

• Ấn nút

• Tìm và chọn một số ảnh trong máy tính của bạn nếu có

• Lặp lại các bước trên với ô A5 tới ô A14

5 Tạo banner cho Candy Shop • Chuyển tới tab Insert.


của bạn

• Ấn nút .

• Chọn (thuộc nhóm Start and Banner) trong danh sách trượt

• Di chuyển chuột tới nơi bạn muốn tạo banner

• Kéo chuột cho tới khi tạo được banner mong muốn

• Gõ “Candy Shop”.

6 Tạo nền cho Bảng tính

• Chuyển tới tab Page Layout.

• Ấn nút .

• Chọn ảnh bản muốn trong máy tính của bạn

• Ấn nút Insert.


• nhấn nút Save trên thanh Quick access toolbar




BÀI 6: Biểu đồ, thư điện tử và các phần khácTrong bài học này, bạn sẽ được học cách tạo và chỉnh sửa biểu đồ. Bạn cũng sẽ học được nhiều cách chuyển đổi giữa các tệp bảng tính.

Bài học này sẽ chỉ cho bạn cách:

• Tạo vô số các loại biểu đồ.

• Chèn dữ liệu vào biểu đồ đã có sẵn.

• Định dạng một biểu đồ.

• In một biểu đồ.

• Lưu một tệp bảng tính dưới một dạng tệp tin khác.

• Lưu một tệp bảng tính dưới dạng một trang web.

• Gửi một tệp tin vào trong một thư điện tử.

• Trao đổi các tệp bảng tính.


6.1 Biểu đồCác biểu đồ thể hiện dữ liệu bằng trực quan, do đó bạn có thể nhận ra nhanh toàn bộ những xu hướng. Chúng là một cách tuyệt vời để giúp bạn tìm ý nghĩa ẩn giấu trong các lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể tạo nhiều loại biểu đồ khác nhau trong Excel, bao gồm các biểu đồ tròn trình bày các kết quả thăm dò, các biểu đồ đường vẽ tài sản tăng lên hoặc giảm xuống theo thời gian và các biểu đồ vùng ba chiều cho thấy những mối quan hệ giữa các điều kiện môi trường trong một cuộc thử nghiệm khoa học.

Tích hợp Một biểu đồ tích hợp theo mặc định có thể được đặt vào như một đối tượng trong bảng tính chứa dữ liệu. Kích thước của biểu đồ và vị trí đặt có thể được thay đổi. Sử dụng biểu đồ hợp nhất nếu biểu đồ và dữ liệu hiển thị cùng một lúc.

Bảng biểu đồ Một biểu đồ đặt trên một bảng tính có nghĩa nó sẽ choán hết diện tích của bảng tính. Việc đặt biểu đồ trên một bảng tính sẽ là một ưu điểm nếu biểu đồ đó sẽ được diễn giải, ví dụ như ở phần trên cùng.

Excel có nhiều loại biểu đồ khác nhau. Mỗi loại được thiết kế tùy ý để minh họa cho phù hợp với dữ liệu tương ứng. Có một số loại lại không hiển thị như đúng dữ liệu nó đang liên kết. Đây là một bảng tổng quát chung về các loại biểu đồ có trong Excel.

Column, Bar, Thích hợp cho sử dụng các con số so sánh ví dụ tính quỹ, ngân sách.

Pie, Doughnut.Thích hợp cho minh họa việc phân phối, ví dụ như tính giá cả thị trường.

Line, Area.Thích hợp để minh họa sự phát triển, ví dụ như minh họa sự phát triển thương mại trong một năm.

XY (Scatter), Bubble.

Hiển thị các khoảng cách không đều hoặc một nhóm dữ liệu. Đặc biệt hay được sử dụng trong các dữ liệu khoa học.

Radar.Hiển thị sự biến động hay tần số trung bình.

Surface.Sử dụng trong việc tìm kiếm điểm chung nhất giữa hai nhóm dữ liệu.

Stock.Đặc biệt thích hợp để theo dõi giá trị cổ phần.


Các kiểu biểu đồ được hiển thị phù hợp nhất phụ thuộc vào mục đích sử dụng. Có rất nhiều trường hợp là kiểu biểu đồ mong muốn đã được chọn nhưng lúc hiển thị lại khác với dự tính. Nó cũng phụ thuộc vào xem bạn đánh giá kiểu nào là phù hợp nhất.

Gợi ý: Tốt nhất là bạn nên thử các loại biểu đồ khác nhau trước khi quyết định chọn sử dụng một kiểu nào.

6.1.1 Tạo biểu đồ Tạo biểu đồ trong Excel 2007 dễ dàng hơn nhiều so với các phiên bản trước của nó.

Excel 2007 có thêm một số các tính năng thiết kế bố cục chuyên nghiệp và tuỳ chọn định dạng để bạn sử dụng mà không cần làm theo thứ tự khi tạo hoặc sửa các biểu đồ.

Cách tạo biểu đồ

1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng trên biểu đồ, bao gồm các nhãn/tên hàng và cột

2. Nhấn chuột vào tab Insert, một loại biểu

đồ mà bạn muốn trong nhóm chức năng

Charts

Excel hiển thị một gallery các kiểu thuộc loại biểu đồ đó

3. Chọn một kiểu mà bạn muốn từ gallery. Nếu bạn đưa chuột lên trên

các loại hay kiểu biểu đồ , Excel sẽ hiển thị một bảng chú thích nhỏ

để giúp bạn sử dụng loại biểu đồ đó.

Sau khi bạn chọn một loại biểu đồ, Excel sẽ tạo ra một biểu đồ và trên thanh Ribbon cũng sẽ xuất hiện các tab ngữ cảnh chứa các chức năng điều chỉnh biểu đồ.

Chú ý: Nếu các thành phần của biểu đồ mà Excel đã tạo ra không giống như bạn muốn, thì bạn có thể chọn kiểu bố cục mới

từ gallery Chart Layouts


6.1.2 Điều chỉnh biểu đồKhi tạo ra một biểu đồ, bạn cần biết các thành phần của nó để biểu diễn các dữ liệu một cách rõ ràng nhất. Quá nhiều thông tin sẽ làm cho biểu đồ khó đọc hoặc quá ít thông tin sẽ làm cho biểu đồ khó hiểu.

Dưới đây là các thành phần mà một biểu đồ trong Excel có:

Trục hoành : Ở hầu hết các biểu đồ, trục này chứa các nhãn mục (category labels). Một category là bất kì một đối tượng dữ liệu nào không phải số. Tháng, Quý và Sản phẩm đều là dữ liệu của các category (mục). Với category là Month, thì các nhãn (label) sẽ là Jan, Feb, Mar và các tháng tiếp theo. Biểu đồ hiển thị các nhãn với các khoảng bằng nhau trên trục. Với các biểu đồ cột, biểu đồ tạo độ, biểu đồ hình bóng, trục hoành sẽ hiển thị một tỉ lệ giá trị. Một biểu đồ có thể có một trục hoành chính và một trục hoành phụ.

Tiêu đề trục hoành: Hiển thị tên của các mục (category).

Trục tung : Với hầu hết các biểu đồ, trục này hiển thị một tỉ lệ giá trị cho dãy dữ liệu. Với biểu đồ hình cột, trục tung sẽ hiển thị các hạng mục (category). Một biểu đồ có thể có một trục tung chính và một trục tung phụ.

Tiêu đề trục tung : Hiển thị tên của một tỉ lệ giá trị tương ứng với trục hoành


Tiêu đề trục tung chính Tiêu đề biểu đồ

Vùng biểu đồ

Trục tung chính

Vùng biểu diễn đồ thị

Nhãn biểu diễn dữ liệu Trục tung phụ

Đường kẻ lưới

Tiêu đề trục tung phụ

Chú thíchHình biểu diễn dữ liệu

Các đầu mục (category) của

trục

Trục hoành chínhTiêu đề trục hoành

Bảng dữ liệu

Dãy dữ liệu : (Data series) Một nhóm các giá trị tương ứng với một hạng muc (category). Ví dụ, kế hoạch kinh doanh và thực tế kinh doanh có thể là hai dãy liên kết đến một category Month.

Toạ độ dữ liệu : (Data points) Một giá trị tương ứng với một nhãn mục (category label). Ví dụ, các nhãn có thể là các giá trị của các toạ độ dữ liệu.

Bảng dữ liệu : Dãy dữ liệu hiển thị trong bảng và được dặt trực tiếp dưới trục hoành.

Tiêu đề biểu đồ : (Chart title)Một tiêu đề mà bạn sẽ đặt cho biểu đồ

Chú thich : (Legend) bao gồm các chú thích mô tả các dãy dữ liệu trên biểu đồ

Đường kẻ lưới : (Gridlines) Các đường đặt trên đồ thị để giúp đọc các giá trị của các điểm toạ độ

Vùng đồ thị : (Chart area) Tất cả các vùng thuộc đồ thị bao gồm tất cả các thành phần nằm trong nó.

Thêm một dãy dữ liệu mới vào biểu đồHộp thoại Select Data Source

Để thay đổi nguồn dữ liệu

trong biểu đồ, bạn chọn một khối dữ liệu có sẵn và nhập một khối dữ liệu mới. Bạn cũng có thể kích chuột vào hộp chữ Chart data range sau đó chọn một khối dữ liệu trong bảng dữ liệu. Nút

Collapse Dialog bên phải của hộp chữ có chức năng thu nhỏ tạm thời hộp thoại để bạn chọn dữ liệu trên bảng một cách dễ dàng.

Nút Switch Row/Column

có chức năng chuyển các dãy dữ liệu được trong biểu đồ từ các hàng hoặc các cột trong bảng tính.

Những tên mục chú thich được liệt kê ở đây

Bạn có thể thay đổi, thêm hoặc xoá các dãy dữ liệu từ biểu đồ này mà không cần tác động vào dữ liệu trên bảng tính.

Nhấn vào các nút này bạn sẽ thay đổi thứ tự vị trí những dãy dữ liệu trên biểu đồ.

Ở đây liệt kê các nhãn/mục (label) có trên trục hoành

Nút Edit giúp bạn chỉnh sửa lại các nhãn/mục trên trục hoành

Chức năng Hidden and Empty Cells sử dụng để đặt các giá trị ẩn trên bảng dữ liệu.


1

2

3

4

5

6

7

8

1

2

3

7

6

4

5

8

Cách thêm một dãy dữ liệu mới vào biểu đồ

1. Kích hoạt biểu đồ

2. Nhấn vào tab ngữ cảnh Design

3. Nhấn vào nút Select Data

Lúc này Excel sẽ hiển thị hộp thoại Select Data source (xem hình trên)

4. Nhấn vào nút Add.

Excel hiển thị hộp thoại Edit Series

Nếu tham chiếu trên hộp Series Name là chưa chính xác, thì bạn xoá dữ liệu trong đó và nhập tên của dãy

hoặc nhấn vào ô trên bảng tính có chứa tên các dãy. Bạn cũng có thể để hộp này trống

5. Nhấn OK để trở lại hộp thoại Select Data Source. Tên dãy dữ liệu mới sẽ xuất hiện trong ô chứa các

mục chú thích (Legend entries)

6. Nhấn Ok

Chú ý: Một cách khác để thêm một dãy dữ liệu mới vào đồ thị đó là chọn một khoảng dữ liệu mà bạn muốn thêm vào (bao

gồm cả tên của các mục hay dãy dữ liệu), và nhấn nút Copy trên thanh Ribbon. Sau đó kích hoạt biểu đồ, kích chuột vào mũi

tên trên nút Paste, và chọn Paste Special từ menu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special. Nhập thông tin vào hộp thoại để

và nhấn OK để hoàn thành việc thêm dữ liệu mới.

Tạo tiêu đề/tên cho một đồ thịTên của đồ thị thường xuất hiện trên đỉnh của đồ thị, Khi bạn tạo ra một đồ thị, bạn có thể chọn một bố cục (layout) mà nó có sẵn hộp tiêu đề.


Cách tạo tiêu đề cho một đồ thị:

1. Kích hoạt đồ thị

2. Kích chuột vào tab Layout để hiển thị các chức năng Chart Layout trên thanh Ribbon

3. Kích chuột vào nút Chart Title, sau đó chọn một tuỳ chọn từ menu. Excel sẽ tạo một tiêu đề cho biểu

đồ

Nếu bạn muốn sửa lại tiêu đề của biểu đồ, bạn có thể sử dụng những

tuỳ chọn chuẩn trong nhóm Font trên thanh Ribbon, hoặc bạn có thể sử

dụng WordArt và các chức năng khác trên tab Format

Thay đổi trục của một dãy dữ liệuCó những lúc, bạn sẽ muốn đặt 2 hay nhiều dãy và có tỉ lệ giá trị lớn trên biểu đồ. Nếu bạn đặt tất cả chúng trên một trục, thì sẽ có một dãy dữ liệu hiển thị không rõ ràng trên đồ thị. Trong trường hợp đó, bạn có thể đặt những dãy có những giá trị lớn vào trục tung chính (primary vertical axis) và dãy có giá trị nhỏ trên một trục tung phụ.

Cách đặt một dãy dữ liệu trên trục phụ

1. Chọn dãy dữ liệu mà bạn muốn đặt trên trục phụ

2. Kích chuột phải lên hình hoặc đường biểu diễn giá trị của dãy dữ

liệu đó

3. Chọn Format Data Series…

4. Trong Series Options chọn Plot Series On là Secondary Axis, sau

đó nhấn Close để đóng hộp thoại.

Trục giá trị phụ sẽ xuất hiện trên biểu đồ. Theo mặc định, Excel không hiển thị các trục giá trị phụ.

Chú ý: Khi bạn đặt một dãy dữ liệu trên trục dữ liệu phụ, dãy này sẽ nằm trên các dãy đặt trên trục chính. Tùy thuộc vào

dạng biểu đồ mà bạn chọn, các dãy đặt trên trục phụ có thể làm cho các dãy đặt trên trục chính hiển thị không rõ ràng nếu

bạn không cẩn thận.

Thay đổi dạng dữ liệu trên một biểu đồ hoặc các dãy dữ liệu có sẵnExcel hỗ trợ rất nhiều dạng biểu đồ (biểu đồ cột, biểu đồ tròn v.v). Sau khi tạo ra một biểu đồ, bạn sẽ xem xét biểu đồ đó có hợp để biểu diễn dữ liệu của bạn không. Bạn cũng có thểtạo ra một biểu đồ pha trộn giữa các loại bằng cách chọn các kiểu biểu đồ cho từng dãy dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo một biểu đồ cột kết hợp với một biểu đồ đường thẳng.


Cách thay đổi kiểu đồ cho một biểu đồ có sẵn hay cho một dãy dữ liệu


2. Chọn tab Design trên thanh Ribbon

3. Để thay đổi kiểu đồ thị cho tất cả các dãy dữ liệu, nhấn nút Change Chart Type, để thay đổi kiểu đồ thị

cho một dãy dữ liệu, chọn dãy dữ liệu đó trước khi nhấn nút Change Chart Type.

Excel xuất hiện hộp thoại Change Chart Type

4. Chọn kiểu biểu đồ thich hợp, sau đó trên gallery chọn kiểu đồ thị cụ thể.

5. Nhấn OK

Hiển thị một bảng dữ liệu trong một biểu đồTrong Excel, bạn có thể cho hiển thị một bảng dữ liệu mà bạn đang sử dụng cho biểu đồ đó. Bảng dữ liệu xuất

hiện phía bện dưới của biểu đồ. Khi bạn tạo ra một biểu đồ, bạn có thể chọn một bố cục có sẵn để hiển thị

bảng dữ liệu này.

Cách hiển thị bảng dữ liệu trên biểu đồ


2. Chọn tab Layout trên thanh Ribbon để hiển thị chức năng Layout biểu đồ.

3. Nhấn nút Data Table và chọn một tùy chọn từ bảng menu.

4. Bảng dữ liệu hiển thị ngay bên dưới biểu đồ.

5. Để xem thêm các tùy chọn cho bảng dữ liệu, chọn More Data Table Options từ menu.

Excel hiển thị hộp thoại Format Data Table


6. Chọn các định dạng rồi nhấn Close.

Hiển thị các nhãn/tên dữ liệu (Data Labels) trên biểu đồKhi bạn muốn biểu đồ của bạn hiển thị giá trị dữ liệu cho từng điểm trên đồ thị, hoặc bạn muốn hiển thị các tên mục dữ liệu cho từng điểm dữ liệu, Bạn có thể chọn một layout có sẵn hiển thị các nhãn mục của dữ liệu.

Cách hiển thị các nhãn mục/tên cho một dãy dữ liệu

1. Kích hoạt đồ thị

2. Chọn tab Layout trên thanh Ribbon để hiển thị chức năng

Layout biểu đồ.

3. Chọn một điểm biểu diễn dữ liệu, thao tác này sẽ chọn tất cả

các dãy dữ liệu

4. Nhấn nút Data Labels và chọn một tùy chọn trong đó

5. Tên nhãn mục sẽ xuất hiện trên biểu đồ

6. Để thêm các tùy chọn cho các nhãn, chọn More Data Labels

Options từ menu.

Excel hiển thị hộp thoại Format Data Labels


7. Chọn các tùy chọn trong bảng rồi nhấn OK

Chú ý: Các nhãn mục được lien kết với bảng tính (worksheet), vì thế nếu dữ liệu của bạn thay đổi thì các nhãn cũng thay đổi

theo.

Gợi ý: Nếu Excel không hiển thị chính xác vị trí của các nhãn mục dữ liệu, bạn có thể chọn một nhãn riêng và kéo nó vào vị trí chính xác, để tạonhãn riêng, nhấn chuột vào nhãn hai lần.

Định dạng cho một thành phần của biểu đồBạn có thể điều chỉnh các thành phần trong một đồ thị theo một vài cách. Ví dụ, bạn có thể thay đổi màu sắc, độ rộng của đường viền hoặc phông chữ. Bạn thay đổi giá trị của chúng trong hộp thoại Format.

Cách thay đổi cho một thành phần của biểu đồ


2. Nhấn chuột trực tiếp lên thành phần của biểu đồ,

Hoặc

2. Nhấn mũi tên lên hoặc xuống để chọn lân lượt các thành phần. Nếu bạn chọn dãy dữ liệu, nhấn chuột

sang trái hoặc phải để chọn các điểm biểu diễn giá trị

Hoặc

2. Nhấn lên tab Format trên thanh Ribbon, và chọn một thành phần của biểu đồ từ menu Chart Elements

3. Vào hộp thoại Format của thành phần đó

4. Chọn các chức năng

5. Nhấn OK

Chú ý: Bạn có thể thay đổi màu của một số các thành phần – ví dụ như các tùy chọn fill color hoặc line color. Bạn cũng có thể

chọn cho biểu đồ có màu theo theme hoặc không theo theme của Excel.

Tạo và thay đổi các chú thích (Legend) của biểu đồMột chú thích của biểu đồ chứa tên của các dãy dữ liệu. Một legend bao gồm chữ và các key

Một key là một hình họa biểu diễn một dãy dữ liệu.

Cách thêm một phần chú thich cho một biểu đồ

Khi bạn tạo một biểu đồ, bạncó thể chọn một bố cục có sẵn một phần chú thích. Nếu không bạn có thể tạo ra nó sau

1. Kích hoạt biểu đồ chọn tab Layout.

2. Nhấn nút Legend và chon một tùy chọn từ menu.

Excel hiển thị phần chú thích trên biểu đồ


key

text

Cách đổi tên trên bảng chú thích

Nếu bạn không chọn hàng hoặc cột tên khi chọn dữ liệu, Excel sẽ hiển thị tên mặc định là Series 1, Series 2… Để đổi tên này, ta làm như sau

1. Kích hoạt biêu đồ và nhấn tab Design

2. Nhấn nút Select Data

Hoặc

2. Kích chuột phải lên đương viền của biểu đồ và chọn Select Data từ menu

Excel hiển thị hộp thoại Select Data Source

3. Chọn một trông các tên Series 1, Series 2 trong

phần Legend Entries, và nhấn Edit

Excel hiển thị hộp thoại Edit Series

4. Xóa tên cũ đi và nhập tên hoặc trỏ vào ô bảng tính có tên mà bạn muốn sử dụng

5. Nhấn Ok

6. Làm lại bước 4 nếu bạn muốn đổi tên của từng dãy

7. Nhấn Ok

6.1.3 Di chuyển và thay đổi kích cỡ biểu đồNếu đồ thị của bạn là một biểu đồ được tạo trực tiếp trên bảng tính (embedded chart), bạn có thể dichuyển và thay đổi kích cỡ của nó một cách thoải mái

Cách di chuyển biểu đồ


2. Nhấn chuột vào bên cạnh của biểu đồ

3. Giữ và kéo chuột để đưa biểu đồ đến nơi bạn muốn

Chú ý: Bạn cũng có thể sử dụng kĩ thuật cut and paste thông thường để dịch chuyển đồ thị. Trong thực tế thì đây là cách duy

nhất để di chuyển đồ tị từbảng tính này sang bảng tính khác.


Cách đổi kích cỡ biểu đồ


2. Nhấn chuột vào “tay cầm”(handle) bên cạnh của biểu đồ

3. Giữ và kéo chuột để thay đổi kích cỡ biểu đồ

Hoặc


5. Chọn tab Format

6. Trong nhóm chức năng Size, thay đổi thông số của chiều dài và rộng của biểu

đồ

6.1.4 Sao chép một biểu đồ Cách sao chép một biểu đồ

1 Kích hoạt biểu đồ đó

2 Nhấn phím Ctrl

3 Kích chuột lên biểu đồ

4 Giữ chuột và kéo đến nơi mà bạn muốn sao chép

5 Thả chuột

Chú ý: Với bảng biểu đồ bạn cũng làm với các thao tác trên nhưng là với các tab của bảng tính

Chú ý: Bạn cũng có thể sử dụng các kĩ thuật copy và paster thông thường để sao chép biểu đồ

6.1.5 Xóa một biểu đồĐể xóa một biểu đồ, nhấn Ctrl và kích chuột và biểu đồ (kiểu chọn này sẽ chọn các biểu đồ như một đối tượng). Sau đó nhấn Delete. Khi Ctrl được nhấn xuống, bạn có thể chọn nhiều biểu đồ một lúc, và sau đó xóa các biểu đồ nay chỉ cần nhấn một lần vào phím Delete

Để xóa một bảng biểu đồ, kích chuột phải và tab bảng (sheet) của nó, sau đó chọn Delete từ bảng menu. Để xóa nhiều bảng biểu đồ, chọn các biểu đồ này bằng cách nhấn Ctrl sau đó nhấn lần lượt vào các tab.

6.1.6 In một biểu đồIn một biểu đồ tích hợp (embedded/integrated chart) thì không có gì đặc biệt, bạn sẽ in nó như in một bảng (sheet) thường. Khi bạn in biểu đồ này thì excel sẽ in như nó đang hiển thị trên màn hình. Khi in một bảng có chứa biểu đồ tích hợp, bạn nên xem lại trước khi in (sử dụng Page Layout View)


để chắc chắn biểu đồ của bạn không tràn sang các trang khác khi in. Nếu đó là bảng biểu đồ, Excel sẽ luôn in nó riêng ra một trang như hiển thị.

Chú ý: Nếu bạn chọn một biểu đồ tích hợp, sau đó sử dụng chức năng in, Excel sẽ in biểu đồ đó trên một trang riêng mà

không in toàn bộ bảng (sheet).

Nếu bạn không muốn in ra biểu đồ tích hợp, chọn biểu đô đó, chọn tab Format bật hộp thoại Size and Properties trong nhóm chức năng Size. Chọn tab Properties và bỏ đi dấu tích ở hộp Print Object.


Bài tập: Biểu đồTrong bài tập này bạn sẽ tạo ra một biểu đồ hình tròn 3-D để so sánh dân số của 3 thành phố Hà Nội, Huế và thành phố Hồ Chí Minh như hình dưới


1 Khởi động Excel, mở file “Bieudo”




• Chọn tệp “Bieudo” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Bieudo_moi” vào thư mục “Handle_workbook”


• Chọn Save as


• Nhập “Bieudo_moi” vào ô File name

• Nhấn OK

3Tạo một biểu đồ tích hợp (integrate chart) để minh họa dân số của 3 thành phố theo từng phần riêng biệt

• Chọn khối ô A2-D3

• Chọn tab Insert trên thanh Ribbon

• Trong nhóm chức năng Chart chọn loại biểu đồ hình tròn (Pie Chart),

• Chọn kiểu Pie in 3D

4 Dịch chuyển biểu đồ sao cho nó nằm trên các ô A17-E37

• Nhấn chuột vào vùng biểu đồ (Chart area)

• Kéo biểu đồ để vị trí của nó bắt đầu từ ô A17

• Bạn có thể chỉnh lại kích cõ nếu cần thiết


5 Tách các mảng khác nhau ra khỏi khối tròn

• Nhấp chuột lên hình biểu diễn dữ liệu (Data series)

• Kích chuột phải, chọn Format Data Series

• Trong phần Series Option, chỉnh thanh trượt Together của chức năng Pie Explosion lên 10%

• Chỉnh thanh trượt No Rotation thành 80 trên hộp chức năng Angle of first slice

• Quan sát các thay đổi của biểu đồ

6Sử dụng chức năng xoay đồ thị 3 chiều (3D-rotate) để xoay biểu đồ ở góc như trên

• Nhấp chuột lên vùng biểu diễn đồ thị (Plot area)

• Kích chuột phải, chọn Format Plot Are

• Chọn phần 3-D Rotation

• Trong nhóm tùy chọn Rotation, nhập giá trị cho X là 80, Y là 30, Perspective là 150

• Quan sát thay đổi của biểu đồ

6 Sửa Data Label từ % thành các số

• Kích chuột phải lên hình biểu diễn dữ liệu

• Chọn Format Data Labels…

• Bỏ chọn Percentage, chọn Value trong nhóm tùy chọn Label Contains

7 Lưu tệp lại và thoát Excel• Nhấn nút Save trên Quick Access Toolbar





6.2 Chuyển đổi các tệp bảng tínhNếu bạn cần chia sẻ các tệp bảng tính của bạn với người khác để họ có thể làm việc trên máy tính, bạn nên biết vị trí tệp mở rộng nơi bạn lưu tệp bảng tính trong đó. Nếu địa chỉ nhận tệp bảng tính có phiên bản giống chương trình bạn sử dụng, ví dụ như Microsoft Excel 2007 thì không có vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu địa chỉ nhận sử dụng phiên bản chương trình cũ, ví dụ Excel 2003 hoặc chương trình hoàn toàn khác, ví dụ Lotus 1-2-3 thì bạn cần xem xét trường hợp này khi lưu tệp bảng tính. Bạn thực hiện bằng cách lưu tệp bảng tính trong một định dạng mà địa chỉ nhận có thể đọc...Trong bài học này bạn sẽ học cách để chuyển đổi tệp bảng tính thành các dạng tệp định dạng khác.

Chú ý: Nếu bạn không lưu tệp bảng tính của bạn trong một tệp mở rộng mà các chương trình nhận có thể đọc, địa chỉ nhận

có thể không mở được tệp bảng tính hoặc nội dung sẽ hiển thị sai ngữ pháp.

Nếu những người khác cần tiếp tục làm việc trên tệp bảng tính mà bạn đã tạo thì họ cần truy cập đến tệp chứa tệp bảng tính. Sẽ không có vấn đề gì nếu người liên quan truy cập đến chương trình bạn tạo tệp bảng tính trong Excel 2007. Nếu họ không truy cập đến chương trình, nó thường cần lưu tệp như tệp mở rộng khác (kiểu tệp tương tự như định dạng file).

Khi lưu tệp bảng tính trong Excel 2007, nó được lưu chuẩn như kiểu tệp tệp bảng tính Microsoft Office Excel. Khi bạn làm việc với tệp bảng tính trong Excel 2007, thường có lợi khi nó được lưu trong định dạng này. Nếu những người không truy cập đến Excel 2007 thì khi làm việc với tệp bảng tính của bạn cần lưu nó như một kiểu tệp có khả năng đọc bởi chương trình được sử dụng bởi địa chỉ nhận.

Các loại và phiên bản chương trìnhCác chương trình khác không thể mở các tệp khác. Điều này cũng có nghĩa các kiểu chương trình, ví dụ các chương trình bảng tính và chương trình chữ và cũng có những chương trình khác nhau của các công ty khác nhau, ví dụ chương trình Lotus 1-2-3 không thể mở các tệp được làm bởi Excel. Đó là lý do quan trọng để biết sự mở rộng tệp của địa chỉ nhận.

Khi một phiên bản chương trình mới được tạo ra, nó có thể mở được các công việc đã được tạo ra trong phiên bản cũ của cùng chương trình. Theo cách này các tệp bảng tính đã tạo bằng Excel 2003 có thể được mở trong Excel 2007. Tuy nhiên, hiếm khi mà các công việc được tạo ra trong phiên bản mới lại có thể mở bằng phiên bản chương trình cũ. Đây là lý do chưa chắc chắn mà các tệp bảng tính được tạo bằng Excel 2007 lại có thể được mở trong Excel 2003. Đây là lý do quan trọng để bạn cần phải biết cả tên và phiên bản chương trình của tệp nhận.

Chú ý: Nếu bạn không biết phiên bản chương trình bạn đang sử dụng, bạn có thể tìm số phiên bản trong phần trợ giúp tệp

của chương trình. Trong Excel bạn phải chọn Office/ Excel Options/ Resources.

Nếu bạn tạo một tệp bảng tính mà có ý định sẽ sử dụng lại sau này, thì sẽ rất thuận tiện nếu bạn lưu tệp bảng tính này dưới dạng bản mẫu. Theo cách này, bạn sẽ dễ dàng tạo ra các tệp bảng tính giống hệt nhau mà không lo tới các lỗi viết đè, viết nhầm khác với bản nguyên gốc.

Một bản mẫu cũng giống như một tệp bảng tính thông thường, được lưu lại dưới định dạng tệp Template. Thật dễ dàng cho bạn điều chỉnh lại bản mẫu này về sau, bạn chỉ cần bỏ những chữ không cần sử dụng và gõ nhập những nội dung mới theo mong muốn.


6.2.1 Lưu bằng định dạng file khácKhi lưu một tệp bảng tính trong Excel, nó sẽ được lưu như một chuẩn theo kiểu tệp Excel Workbook mà phổ biến là kiểu đuôi tệp *.xlsx.

Nếu bạn biết chương trình và phiên bản mà các tệp bảng tính của bạn đang sử dụng, bạn có thể lưu tệp bảng tính theo kiểu tệp như vậy, nếu nó hiển thị trên danh sách các loại tệp có sẵn. Khi lưu một tệp bảng tính theo kiểu tệp khác (chuyển đổi nó) bạn có nguy cơ bị mất một vài định dạng của nó, ví dụ đường viền ô có thể bị mất.

Chú ý: Phiên bản mới nhất của chương trình thường chứa một vài chức năng mà không được hỗ trợ bởi các phiên bản cũ.

Đó là lý do tại sao cần phải biết tên và phiên bản chương trình của địa chỉ nhận đang sử dụng.

Cách lưu một tệp bảng tính dưới định dạng tệp mở rộng

1 Nhấp chọn nút Office .

2 Nhấp vào Save As.

Hộp thoại Save As sẽ hiển thị.

3 Nhấp vào danh sách trượt của phần Save as type và lựa chọn kiểu tệp tương thích với chương trình và phiên

bản chương trình phù hợp với địa chỉ nhận (Sử dụng thanh cuộn của trỏ danh sách để hiển thị nhiều kiểu tệp

hơn).


4 Nhập tên tệp bạn muốn và xác định vị trí (ví dụ trên cổng USB).

5 Nhấn Save.

Nếu kiểu tệp đã lựa chọn không hỗ trợ nhiều tệp bảng tính thì sẽ có một cảnh báo hiển thị chỉ bảng tính đang làm việc sẽ được lưu. Nhấn OK. Và chọn các bảng tính khác từ tệp bảng tính theo phương thức tương tự.

Lúc này, tệp đã được lưu sử dụng kiểu tệp mở rộng đã chọn.

Cách lưu một tệp bảng tính như một bản mẫu

1 Mở tệp bảng tính chứa bố cục như yêu cầu.

hoặc

1 Tạo một tệp bảng tính mới và tạo bố cục như bạn muốn.


3 Nhấp vào Save As.


4 Nhấp vào danh sách trượt của phần Save as type và lựa chọn định dạng Excel Template. Thư mục mẫu

Template của Excel sẽ tự động được mở ra.


5 Nhập tên cho mẫu và nhấp Save.

Lúc này, tệp bảng tính đã được lưu như một mẫu và từ mẫu này một tệp bảng tính mới có thể được tạo.

6.2.2 Các thiết lập mặc định trong ExcelKhi đang sử dụng Excel, bạn có nhiều cách để thay đổi diện mạo của Excel và cách thức các chức năng làm việc trong Excel. Một vài thay đổi có liên quan đến mẫu, theo cách này thì chỉ các tệp bảng tính liên quan mới bị ảnh hưởng. Một số thay đổi khác liên quan đến Excel và ảnh hưởng đến toàn bộ các tệp bảng tính cũng như mẫu.

Do đó kiểu thiết lập cuối cùng sẽ được gọi là toàn diện và có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Excel Options.

Hộp thoại Excel Options mở ra 5 mục chính, mỗi mục chính chứa các thiết lập nhất định để bạn lựa chọn.

Cách sử dụng hộp thoại Excel Options


2 Nhấp vào nút Excel Options .


3 Hộp thoại Excel Options sẽ hiển thị.

4 Chọn mục bạn cần quan tâm.

5 Chọn các thiết lập mong muốn.

6 Tiếp tục lặp lại các bước 3 và 4 đến khi thích hợp .

7 Nhấn OK.

Lúc này, các thiết lập được lựa chọn đã được áp dụng đến tất cả các tệp bảng tính trong Excel.

Gợi ý: Bạn có thể xem thông tin chi tiết về các thiết lập trong hộp thoại Excel Options bằng cách nhấp vào dấu hỏi chấm

trên đỉnh góc phải của hộp thoại Excel Options và nhấn vào thiết lập bạn muốn biết thông tin.

Chú ý: Các chức năng đã thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Excel Options không thể được phục hồi bằng cách sử dụng lệnh Undo. Nếu bạn muốn phục hồi chế độ, bạn phải chọn các chế độ gốc trong hộp thoại Excel Options. Điều này có nghĩa bạn phải nhớ những gì bạn đã thay đổi.

Điều chỉnh vị trí và tên tệp mặc địnhTên và vị trí tệp có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Excel Options.

Mục Save trong hộp thoại được sử dụng để đưa ra vị trí Excel sẽ lưu các tệp bảng tính theo mặc định. Nếu bạn muốn lưu các tệp bảng tính trong một thư mục khác thư mục My Documents, bạn có thể thay thư mục tại Default file location. Excel sẽ tự động mở thư mục này khi bạn muốn lưu hoặc mở một tệp bảng tính.

Trong khi đó, chế độ User name được sử dụng để Excel ghi nhận các thay đổi và thêm các chỉ dẫn thông qua mục Popular.

Cách thay đổi vị trí về tên tệp


2 Nhấp vào nút Excel Options .

Hộp thoại Excel Options sẽ hiển thị.

3 Nhấp vào mục Save.

Trong phần Save workbooks, nhập đường dẫn tới vị trí bạn muốn lưu tệp bảng tính tại ô Default file

location.


4 Tiếp theo, bạn nhấp sang mục Popular.

Trong phần Personalize your copy of Microsoft Office, nhập tên mong muốn vào ô User name.

5 Nhấp OK.

Lúc này, các thiết lập vừa tạo ra đã được kích hoạt.

Chú ý: Nếu thư mục My Documents là thư mục mặc định và bạn muốn tệp bảng tính được đặt trong thư mục My Documents,

bạn có thể đưa ra đường dẫn mới bằng cách đặt trỏ chuột sau đường dẫn bạn cần, đánh dấu xược (\) và đánh tên thư mục.

Nếu bạn muốn tạo thư mục tệp Exercise được đặt trong thư mục My Documents, bạn cần tạo như sau: \Exercise files

6.2.3 Lưu dưới dạng trang WebBạn có thể lưu tệp bảng tính của bạn hoặc bảng tính như một trang Web (định dạng html), vì như vậy bạn có thể đưa nó lên internet và được đọc như một trình duyệt Microsoft Internet Explorer.

Các bảng tính và các tệp bảng tính được lưu như các trang tĩnh, có nghĩa là các tệp bảng tính như các bức tranh của bảng tính. Bảng tính (không phải toàn bộ tệp bảng tính) có thể được lưu như các trang tương tác, có nghĩa rằng khi trang trên internet, các số và các công thức có thể được chèn sẽ được tính sau đó. Các trang tương tác có thể được sử dụng mà không chú ý tới liệu người sử dụng có truy cập đến Excel hay không. Đó là bởi vì phần tương tác được điều khiển bằng tập các điều khiển ActiveX được gọi là các thành phần Web văn phòng (Office Web Components).

Trước khi tệp bảng tính/ bảng tính được lưu như một trang webBạn nên luôn luôn phải lưu tệp bảng tính theo kiểu tệp Excel Workbook trước khi bạn lưu nó như một trang web, vì một trang web không có chức năng giống như một tệp bảng tính. Bên cạnh đó, bạn nên xem xét xem trang web đó có chức năng và hiển thị như thế nào. Nếu trang web được những người mà chưa bao giờ nhìn thấy nó sử dụng thì điều quan trọng là viết những gì mà trang web sẽ hiển thị và cách sử dụng ra sao.

Cách lưu một tệp bảng tính/ bảng tính như một trang Web


2 Nhấp vào nút Save As.



3 Trong ô Save as type, chọn định dạng tệp Web Page.

Hộp thoại Save As sẽ hiển thị thêm một số chức năng.

4 Đánh dấu vào mục Entire Workbook (toàn bộ tệp bảng tính).

Hoặc Selection: Sheet (Bảng tính được chọn).

5 Nhấp vào Change Title và nhập tiêu đề sẽ được hiển

thị trên dòng tiêu đề của trình duyệt và nhấp OK.

6 Nhấp vào Tools, một danh sách trượt sẽ hiển thị và

chọn mục Web Options...

Hộp thoại Web Options hiển thị.


7 Trong hộp thoại có 6 tab để bạn làm việc. Bạn chọn tab cần điều chỉnh theo ý muốn và nhấp OK.

8 Nhập tên cho tệp như thường lệ.

9 Chọn vị trí để lưu tệp như thông thường.

10 Cuối cùng, nhấp Save.

Tệp bảng tính/ bảng tính đã được lưu như một trang web. Bạn có thể điều khiển trang web bằng cách mở trang web đã lưu trong trình duyệt của bạn (ví dụ Microsoft Internet Explorer). Nếu trang web đúng thì nó sẽ sẵn sàng để đưa lên Internet.

Chú ý: Bạn nên lưu tệp bảng tính/ bảng tính theo kiểu tệp Excel Workbook trước khi lưu nó như một trang web bởi vì một

trang web không chứa chức năng tương tự như một tệp đề tài.

Gợi ý: Nút Publish trong hộp thoại Save As cung cấp thêm các chế độ cũng như chức năng để mở trang web trong trình duyệt ngay lập tức.

6.2.4 Gửi qua thư điện tử Nếu bạn có thể gửi thư điện tử từ máy tính thì bạn cũng có thể gửi thư điện tử từ Excel. Đây là một lợi thế khi bạn làm việc trên tệp bảng tính mà bạn vẫn muốn xem các phần khác trong lúc đang làm việc.

Các thiết lập để bạn chỉnh sửa một thư điện tử phụ thuộc vào chương trình thư điện tử bạn sử dụng. Ví dụ được đề cập dưới đây là chương trình Outlook Express, đó là phần miễn phí của Windows.

Gợi ý: Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Outlook như là một chương trình gửi thư thì bạn có thể gửi dữ liệu từ Excel cũng

giống như phần chữ trong lời nhắn thay vì việc bạn gửi kèm như một tệp.

Cách gửi một tệp bảng tính qua thư điện tử


2 Di chuột vào nút Send, một bảng lựa chọn hiển thị.


3 Chọn E-mail.

Một thông báo trông giống một hộp thư sẽ hiển thị đã đính kèm tệp bảng tính của bạn.

4 Nhập địa chỉ của người nhận tại To…

hoặc

4 Nhấp vào nút To.., nhấn đúp lên tên địa chỉ nhận và nhấn OK.

5 Nhập phần nội dung tin nhắn vào phần khoảng trắng phía dưới của bảng thông báo.

6 Nhấp vào nút Send để gửi thư.

Lúc này, thư sẽ đươc gửi đến địa chỉ đã nêu ra nếu bạn có kết nối Internet.


Bài tập: Chuyển đổi các tệp bảng tínhTrong bài tập này bạn sẽ lưu bảng tính (spreadsheet) thành một trang web tĩnh và dạng file của phần mềm CSV sử dụng trên máy Macintosh


1 Khởi động Excel, mở file “Bieudo2”




• Chọn tệp “Bieudo2” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên là “Bieudo2_share” vào thư mục “Handle_workbook”


• Chọn Save as


• Nhập “Bieudo2_share” vào ô File name

• Nhấn OK

3Lưu cả tệp bảng tính dưới dạng một trang web – với tên là Webpage

• Nhấn vào nút Save as

• Hộp thoại Save as xuất hiện, chọn đinh dang file

là Webpage

• Trên hộp thoại xuất hiện thêm các tùy chọn của Webpage, để phần Save là Entire Workbook

• Nhập tên cho file là Webpage

• Nhấn Save

4Lưu bảng tính đầu tiên dưới dạng một trang web – với tên là ‘Webpage2’. So sánh ‘Webpage’ và ‘Webpage2’

• Nhấn vào nút Save as

• Hộp thoại Save as xuất hiện, chọn đinh dang file là Webpage

• Trên hộp thoại xuất hiện thêm các tùy chọn của Webpage, để phần Save là Selection: Sheet

• Nhập tên cho file là ‘Webpage2’

• Nhấn Save

• Vào thư mục ‘Handle documents’, mở hai file ’Webpage’ và ‘Webpage2’ cùng một lúc bằng trình duyệt IE hoặc Firefox

5 Xóa 2 bảng tính ‘Sheet2’ và ‘Sheet3’

• Giữ phím Ctrl

• Kích chuột phải lên tab Sheet2 và Sheet3, chọn Delete từ menu ngữ cảnh

6 Lưu tệp bảng tính để nó có thể • Nhấn vào nút Save as


đọc được bằng chương trình CSV trên máy Mac với tên là CSVExchange

• Hộp thoại Save as xuất hiện, chọn đinh dang file

là CSV

• Nhập tên cho file là ‘CSVExchange’

• Nhấn Save

7Mở file CSVExchange bằng MSExcel 2007. Quan sát các thay đổi nếu có

• Nhấn nút Open trên Quick Access Toolbar

• Chọn file CSVExchange

• Ấn nút Open

8 Thoát Excel• Nhân nút Office.



Bài tập: Chuyển đổi các tệp bảng tínhTrong bài tập này bạn sẽ tạo một biểu đồ giống như hình dưới đây. Sau đó bạn sẽ lưu tệp file như là một mẫu (template) và sử dụng lại nó trong Excel


1 Khởi động Excel, mở file “Trading”




• Chọn tệp “Trading” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên là “Trading_chart” vào thư mục “Handle_workbook”


• Chọn Save as


• Nhập “Trading_chart” vào ô File name

• Nhấn OK

3Tạo một biểu đồ, minh họa cho việc kinh doanh kẹo trên nhiều vùng khác nhau

• Chọn các ô từ A3 – E8

• Nhấn tab insert, chọn loại biểu đồ cột Column Chart

• Chọn kiểu đầu tiên của Column chart

4Thay phần chú thích, thay vì các Series từ 1 đến 4, nó sẽ chú thích tên các vùng

• Kích chuột lên biểu đồ

• Chọn tab Design

• Nhấn nút Select Data

• Trong phần Legend Entry, nhấn Edit

• Bảng Edit Series xuất hiện, nhấn chuột chọn các ô từ B2 – E2


5

Thay đổi vị trí của biểu đồ, biểu đồ sẽ được đặt trên một bảng riêng, bảng biểu đồ (chart sheet) sẽ có tên là RegionTrading.

• Kích chuột phải lên biểu đồ

• Chọn Move Chart từ menu ngữ cảnh

• Hộp thoại Move Chart xuất hiện

• Chọn New sheet, nhập RegionTrading vào ô nhập chữ tương ứng

6Thay đổi loại biểu đồ thành biểu đồ Bar, kiểu Clustered Bar

• Kích chuột lên biểu đồ

• Chọn tab Design trên thanh Ribbon

• Nhấn nút Change Chart Type

• Trên hộp thoại Change Chart Type, chọn loại biểu đồ Bar, chọn kiểu Clustered Bar

7 Đặt giá trị lớn nhất cho trục giá trị là 1500000

• Kích hoạt biểu đồ,

• Kích chuột phải lên trục giá trị, chọn Format Asis

• Trong Asis Option, đánh dấu tùy chọn Fixed

8 Đặt màu nền của biểu đồ

• Kích hoạt biểu đồ

• Kích chuột phải lên vùng biểu đồ (Chart Area)

• Chọn Format Chart Area

• Chọn Gradient fill ở phần Fill

• Chọn bất cứ mẫu nào bạn muốn

9 Đặt lại username cho tệp bảng tính, lấy tên bạn.


• Chọn Excel Options

• Nhấn vào Popular

• Trong phần

Kích chuột vào hộp User name

• Nhập tên của bạn

10 Lưu tệp bảng tính lại• Nhân nút Office.

• Chọn Save.

11 Xóa nội dung từ ô B3 đến E8 trên bảng Archieved

• Chọn từ B3 đến E8

• Gõ vào phím Delete

12Lưu tệp lại dưới dạng mẫu template với tên là Exchange_currency


• Chọn Save as

• Chọn Excel Template tại Save as type


• Gõ Exchange_currency ở hộp File name

13 Đóng template• Nhân nút Office.

• Chọn Close.

14 Tạo một tệp bảng tính mới sử dụng mẫu vừa lưu.


• Chọn New

• Chọn My template…

• Chọn Exchange_currency

15Nhập một số giá trị cho tab Archieved và xem các giá trị được hiển thị ra sao trên biểu đồ

• Nhập các giá trị trong khoang ô từ B3 - E8

16 Thoát Excel• Nhân nút Office.

